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CLIENTE: FOLHA:
ROSTO
PROGRAMA: C.C:
ÁREA: SEP:
TÍTULO:
CONTROLE DE REGISTROS
DOC Nº: RESPONSÁVEL:
42.758-D
ÍNDICE DE REVISÕES
REV. DESCRIÇÃO E/OU FOLHAS ATINGIDAS
0 PARA INFORMAÇÃO
A PARA UTILIZAÇÃO
DATA REV.0 REV.A REV.B REV.C REV.D REV.E REV.F REV.G REV.H
DATA
PROJETO
EXECUÇÃO NAVARRO
Código:
Data:
Revisão:
Página: 1/21
VERIFICAÇÃO
APROVAÇÃO NAVARRO
As informações deste documento foram elaboradas pelo Eng. ANTONIO FERNANDO NAVARRO, para divulgação da metodologia.
A presente manual não deverá ser empregado para fins comerciais e tão somente para a disseminação de conhecimento, livremente, citando-se o
autor.
Cliente:
Escopo:
CONTROLE DE REGISTROS
CONTROLE DE REGISTROS
ÍNDICE
1 OBJETIVO ..................................................................................................................... 3
2 REFERÊNCIAS ............................................................................................................. 3
3 ABRANGÊNCIA ............................................................................................................. 3
5 RESPONSABILIDADES ................................................................................................ 4
7 ANEXOS ........................................................................................................................ 6
CONTROLE DE REGISTROS
1 OBJETIVO
2 REFERÊNCIAS
3 ABRANGÊNCIA
4 TERMOS E DEFINIÇÕES
4.1 Data-book
4.2 Registro
CONTROLE DE REGISTROS
5 RESPONSABILIDADES
6 MÉTODO OPERACIONAL
Os registros devem estar disponíveis para avaliação pelo Cliente durante os prazos de
retenção previstos.
Não deve haver restrições ao Cliente quanto ao acesso e manuseio dos registros,
porém, deve ser evitada a emissão de cópias destes, já que cópia de todos os registros
necessários serão repassados para o Cliente na forma de “Data Book”.
Os registros devem ser organizados em seqüência ordenada conforme sua indexação.
Esta pode ser por área do projeto, datas de atualização, por numeração cronológica,
por classe de documento, por disciplina / especialidade, por origem ou outra forma que
facilite o acesso e recuperação.
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Página: 5/21
Título:
CONTROLE DE REGISTROS
6.3 Recuperação
CONTROLE DE REGISTROS
Para permitir um rápido acesso a um registro, o órgão responsável pela sua guarda
deverá seguir a metodologia estabelecida neste procedimento para o arquivamento e
armazenamento.
A recuperação dos registros deve ser facilitada, quer pela consulta de índices quer pela
correta organização dos arquivos.
7 ANEXOS
CONTROLE DE REGISTROS
Anexo II: Registros requeridos pelo Sistema de Gestão Integrada da Segurança, Meio
Ambiente e Saúde.
CONTROLE DE REGISTROS
COLETA
ELEMENTO DA IDENTIFICAÇÃO DOS ACESSO / LOCAL DE PRAZO DE
INDEXAÇÃO
NORMA ISO 9001 REGISTROS PROCEDIMENTO DE RESPONSÁVEL RECUPERAÇÃO ARMAZENAMENTO RETENÇÃO
REFERÊNCIA PELA COLETA
5.6 Responsabilidade Formulário “Análise Crítica Gerente de Sistema de Pelo período da Disponível para leitura, Original em papel:
da Administração do Sistema de Gestão da Gestão. análise. na Rede de
Qualidade pela Alta Microcomputadores - Arquivo magnético: em diretório
Direção”, devidamente específico da Rede
preenchido com base no 5 anos
relatório, para subsidiar a
análise emitida pela
Gerência de Sistema de
Gestão.
6.2.2 Competência, Pasta dossiê de cada Gerente Administrativo e Pelo nome do Restrito a Gerência de Na Administração do Órgão de
Conscientização e funcionário contendo: Financeiro. funcionário. Administração e Treinamento.
Treinamento Finanças – GAF
Formulário “Avaliação da - Responsável pelo Órgão
Competência de de Treina-mento.
Funcionários” devidamente Pela identificação do
preenchido. treinamento efetuado Restrito aos
responsáveis pela coleta 5 anos
Cópia de Diplomas e dos órgãos SGQ/SGI
Certificados de Cursos.
Currículum Vitae
Lista de Presença de
Treinamentos Internos
CONTROLE DE REGISTROS
COLETA
ELEMENTO DA IDENTIFICAÇÃO DOS ACESSO / LOCAL DE PRAZO DE
INDEXAÇÃO
NORMA ISO 9001 REGISTROS PROCEDIMENTO DE RESPONSÁVEL RECUPERAÇÃO ARMAZENAMENTO RETENÇÃO
REFERÊNCIA PELA COLETA
Gerente de Contrato.
7.1 Planejamento da Relatório Mensal do Engº de Planejamento Vide procedimento Restrito às Gerências do
Realização do Produto Projeto/ Master de referência. Contrato 5 anos
Empreendimento/Operação
7.2.2. Análise Crítica Formulário Preenchido da Gerente de Nº do Aditivo Restrito a Gerência do Na Gerência de Administração de 5 anos
dos Requisitos Análise Crítica de Contrato Administração Contratual Empreendimento. Contratos.
Relacionados ao e Planificação (No caso de
Produto auditores)
7.3 Projeto e
Desenvolvimento
7.3.2 Entradas de Documentos de referência Centro de Conforme sistema de Aberto a todos os Original no CDA.
Projeto e recebidos Documentação e Arquivo numeração dos usuários através da rede
Desenvolvimento Órgãos emissores de micro computadores e Arquivo de leitura na rede de micros.
5 anos
cópia controlada.
Cópia controlada com os líderes de
Disciplina.
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COLETA
ELEMENTO DA IDENTIFICAÇÃO DOS ACESSO / LOCAL DE PRAZO DE
INDEXAÇÃO
NORMA ISO 9001 REGISTROS PROCEDIMENTO DE RESPONSÁVEL RECUPERAÇÃO ARMAZENAMENTO RETENÇÃO
REFERÊNCIA PELA COLETA
7.3.4 Análise crítica do projeto Gerente de Engenharia Vide procedimento Aberto à Equipe de
de referência Engenharia do - 5 anos
Empreendimento ... .
7.3.5 Verificação de projeto MA-5230.00-9100-912-QGI-208 Gerente de Engenharia Vide procedimento Aberto à Equipe de
de referência Engenharia do - 5 anos
Empreendimento ... .
7.3.6 Validação de projeto MA-5230.00-9100-912-QGI-209 Gerente de Engenharia Vide procedimento Aberto à Equipe de
de referência Engenharia do - 5 anos
Empreendimento ... .
7.3.7 Controle das Notificação de Modificação MA-5230.00-9100-912-QGI-210 Gerente de Engenharia NMP-HDS-001 a 999 Restrito à Gerência do
Alterações de Projeto de Projeto – NMP Empreendimento
e Desenvolvimento -
5 anos
(Continuação)
7.4 Aquisição Formulário “Avaliação Responsável pelo Setor Pelo nome do Restrito à Adminis-tração 1 ano
de Fornecedores para de Qualificação de subcontratado/ razão do Órgão Contratante,
Fins de Contratação”, Fornecedores social do selo Gerentes e Líderes das (Nota 4)
devidamente contratado. Especialidades Técnicas
preenchido e seus e Órgão de
anexos. Administração de
Contratos.
Formulário “Avaliação de Responsável pelo Setor Pelo nome do Sub- Restrito à Administração
Serviços Prestados” devida- de Qualificação de contratado/ razão do Órgão Contratante,
mente preenchido. (Nota 9) Fornece-dores. social do Sub- Gerentes e Líderes das
contratado. Especialidades Técnicas 5 anos
e Órgão de
Administração de
Subcontratos.
Formulário “Qualificação de Responsável pelo Setor Pelo nome do Restrito à Gerência de 1 ano
Fornecedor - Classificação de Qualificação de Fornecedor Suprimento e Gerência
Final” devidamente Fornecedores da de Sistemas da (Nota 4)
preenchido e seus anexos Gerência de Suprimento Qualidade.
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COLETA
ELEMENTO DA IDENTIFICAÇÃO DOS ACESSO / LOCAL DE PRAZO DE
INDEXAÇÃO
NORMA ISO 9001 REGISTROS PROCEDIMENTO DE RESPONSÁVEL RECUPERAÇÃO ARMAZENAMENTO RETENÇÃO
REFERÊNCIA PELA COLETA
7.5 Produção e
Fornecimento de
Serviço
7.5.2 Validação dos Controle das Máquinas de Controle da Qualidade Pelo número do Restrito à Supervisão/ 5 anos
Processos de Solda e Cochichos. equipamento Coordenação do SGQ
Produção e
Fornecimento de
Qualificação dos processos Controle da Qualidade Pelo número do Restrito à Supervisão/ 5 anos
Serviço
de END procedimento/ativida Coordenação do SGQ
de
7.5.3 Documentos-produto do Responsável pelo Centro Pelo número do Restrito aos funcionários
Projeto onde são indicados de Documentação e documento e sua do CDA.
Identificação e os documentos de Arquivo - CDA. revisão 5 anos
Rastreabilidade referência utilizados - última
revisão.
YYY – seqüencial
iniciando-se em
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COLETA
ELEMENTO DA IDENTIFICAÇÃO DOS ACESSO / LOCAL DE PRAZO DE
INDEXAÇÃO
NORMA ISO 9001 REGISTROS PROCEDIMENTO DE RESPONSÁVEL RECUPERAÇÃO ARMAZENAMENTO RETENÇÃO
REFERÊNCIA PELA COLETA
001.
8.2
Medição e
Monitoramento
8.2.1 Relatório de Auditoria - RA Gerentes da Gerência de Data da Auditoria Restrito aos órgãos de 5 anos
e seus anexos, Sistemas de Gestão. supervisão de SGQ/SGI
Auditoria Interna e gerentes
8.2.2 Solicitação de Ação Gerente de Sistemas de Número do SAC Restrito aos órgãos de 5 anos
Corretiva - SAC Gestão. supervisão de SGQ/SGI
Auditoria Interna devidamente preenchida. e gerentes
(continuação)
8.2.4 Cópias da Verificação de Responsável pelo Centro Pelo número do Restrito aos funcio-
Projeto e seus anexos, se de Documentação e documento e sua nários do CDA.
Medição e houver. (Nota 8) Arquivo - CDA. revisão.
Monitoramento de
Produto
Documentos-produto do Responsável pelo Centro Pelo número do Restrito aos funcio-
Projeto devidamente de Documentação e documento e sua nários do CDA.
aprova-dos por pessoal Arquivo - CDA. revisão.
autorizado - última revisão.
(Nota 8)
CONTROLE DE REGISTROS
COLETA
ELEMENTO DA IDENTIFICAÇÃO DOS ACESSO / LOCAL DE PRAZO DE
INDEXAÇÃO
NORMA ISO 9001 REGISTROS PROCEDIMENTO DE RESPONSÁVEL RECUPERAÇÃO ARMAZENAMENTO RETENÇÃO
REFERÊNCIA PELA COLETA
Produto
Certificado de Liberação de Controle da Qualidade CLM-HDS-YYY Restrito à Super-
(Continuação) Material – CLM e onde: YYY – visão/Coordenação do
Certificados da Qualidade seqüencial, Sistema de Gestão da
anexos. (Nota 7) iniciando-se em 001. Qualidade.
Listas de Preservação. Pelo Empreendimento, caso Controle da Qualidade Pelo SGC Restrito à Supervi-
(Nota 7) necessário são/Coordenação do
SGQ e à Equipe de
Preservação.
8.3 Relatório de Produto Não- Supervisor/Coordenador Vide procedimento Restrito ao SQ. Na Supervisão/ Coordenação do
Conforme (RNC). do Sistema da Qualidade de referência Sistema da Qualidade.
Controle de Produto - SQ.
Não-Conforme
Vide procedimento
8.5.2 Formulário de Registro dos Gerente de Sistemas de de referência Restrito aos Gerentes, Na Administração da Gerência de
Resultados da Execução de Gestão ou Gerente SQ’s e GSG. Sistemas de Gestão.
Ação Corretiva Ação Corretiva responsável pela ação
8.5.3 Formulário de Registro dos Gerente de Sistemas de Vide procedimento Restrito aos Gerentes, Na Administração da Gerência de
Resultados da Execução de Gestão ou Gerente de referência SQ’s e GSG. Sistemas de Gestão.
Ação Preventiva Ação Preventiva contendo o responsável pela ação
resultado de ações
executadas.
NOTA:
1- Ao final do Empreendimento os registros devem ser mantidos no Empreendimento ... empresa líder do Empreendimento ... .
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ELEMENTO DA IDENTIFICAÇÃO DOS ACESSO / LOCAL DE PRAZO DE
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NORMA ISO 9001 REGISTROS PROCEDIMENTO DE RESPONSÁVEL RECUPERAÇÃO ARMAZENAMENTO RETENÇÃO
REFERÊNCIA PELA COLETA
4.3.1 Identificação e Avaliação de Gerência da SMS Pela Área/Setor e Restrito à Na Gerência da SMS
Aspectos, Impactos e Data. Gerência/Coordenação/S
Aspectos Ambientais Riscos Ambientais - LAIA upervisão da SMS. 5 anos
(ISO 14001)
4.3.1 Análise Preliminar de Gerência da SMS Pela Área/Setor e Restrito à Na Gerência da SMS
Riscos - APR Data. Gerência/Coordenação/S
Planejamento para upervisão da SMS.
Identificação dos
Perigos e Avaliação e 5 anos
Controle dos Riscos
(OHSAS 18001)
4.4.2 Em Nível Empresa: - Responsável pelo Pela identificação do Restrito aos Na Administração do Órgão de
Órgão de Treina-mento. treinamento efetuado responsáveis pela coleta Treinamento.
Treinamento, Lista de Presença de e SMS. 5 anos
Competência e Treinamentos Internos
Conscientização
4.4.6 Programa de Prevenção de Gerência da SMS Pelo Área/Setor e Restrito à Na Gerência da SMS
Riscos Ambientais – PPRA Data. Gerência/Coordenação/S
Controle Operacional upervisão da SMS.
Programa de Controle 5 anos
Médico e Saúde
Ocupacional - PCMSO
Programa de Condições e Coordenação/ Pelo nome do Restrito à Coordena Na Coordenação/ Supervisão da 15 anos
Meio Ambiente de trabalho
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ELEMENTO DA IDENTIFICAÇÃO DOS ACESSO / LOCAL DE PRAZO DE
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NORMA ISO 9001 REGISTROS PROCEDIMENTO DE RESPONSÁVEL RECUPERAÇÃO ARMAZENAMENTO RETENÇÃO
REFERÊNCIA PELA COLETA
4.5.2 Lista de Verificação de Gerente/ LV RL – XXXXX/YY Restrito aos Gerentes e Na Gerência/ Coordenação/
Atendimento a requisitos Coordenador/Super-visor onde: Área da SMS Supervisão da SMS
Avaliação do legais. de SMS
Atendimento a XXXXX – número do
Requisitos Legais e (PI) ou Centro de
Outros Custos.
(ISO 14001)
4.5.3 (ISO 14001) Relatório de Acidente ou Gerente/Coordena- XXXXX-YY, onde: Restrito ao pessoal da Na Gerência/ Supervi-são/ 25 anos
Incidente do Trabalho dor/Supervisor da SMS área de SMS. Coordenação da SMS
4.5.2 ( OHSAS 18001) devidamente preenchido. SYY – seqüencial
Precedido da letra
Acidentes, Incidentes, Relatório de Tratamento de “S” que significa
Não Conformidades e Não-Conforme - RNC. Supervisor/Coordenador SMS . Órgão de Supervisão do
Ações Corretivas e do Sistema da SMS SGQ/SGI 5 anos
Preventivas
Formulário de Registro dos Gerência da SMS ou ACP – XXXXX-SYY, Restrito aos Gerentes, Órgãos de supervisão do SGQ/SGI 5 anos
Resultados da Execução de Gerente responsável onde: SQ’s e SMS.
Ação Corretiva e Ação pela ação.
Preventiva contendo o XXXXX – número do
resultado de ações Pedido Interno (PI)
executadas. ou Centro de Custo;
SYY – seqüencial da
ACP precedido da
letra “S” que significa
SMS. (Nota 5)
4.5.5 Relatório de Auditoria - RA Gerente da SMS. RA ou LVA - XXXXX/ Restrito aos funcio- GSG
e seus anexos, LVA (Lista YY, onde: XXXXX - nários da Gerência da
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REFERÊNCIA PELA COLETA
Solicitação de Ação Gerente da SMS. SAC - XXXXX/YY- Restrito aos funcio-nários GSG
Corretiva - SAC ZZ, onde: XXXXX - da Gerência da SMS e
devidamente preenchida. número do Pedido auditores.
Interno (PI) ou
Centro de Custos
da organização ou
operação auditada;
YY - seqüencial da
auditoria; ZZ -
seqüencial do SAC.
4.6 Formulário “Análise Crítica Gerente da SMS. Pelo período da Disponível para leitura, Original em papel:
do Sistema de Gestão análise. na Rede de
Análise Crítica pela Integrada da SMS pela Alta Microcomputadores, para GSG
Administração Direção”, devidamente todos os usuários.
Arquivo magnético: em diretório
preenchido com base no
específico da Rede
Relatório para subsidiar a
análise emitida pela QSMS.