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Cadernos Interlegis para Capacitação a Distância

Administração e Tecnologia da Informação

NOÇÕES BÁSICAS DE ADMINISTRAÇÃO

Carlos Roberto Stuckert e Mateus G. de Sant'anna


Ficha Técnica

SENADO FEDERAL INTERLEGIS

Senador José Sarney José Alexandre Girão Mota da Silva


Presidente Diretor da SINTER

Senador Marconi Pirilo Francisco Etelvino Biondo


1º Vice-Presidente Diretor da Subsecretaria de Apoio
Técnico e Relações Institucionais
Senadora Serys Selhessarenko
2º Vice-Presidente Robison Gonçalves de Castro
Diretor da Subsecretaria de Planejamento
Senador Heráclito Fortes e Fomento
1º Secretário
Cláudio Alves Cavalcanti
Senador João Claudino Diretor da Subsecretaria de
2º Secretário Administração

Senador Mão Santa Petrônio Carvalho


3º Secretário Diretor da Subsecretaria de Tecnologia da
Informação
Senadora Patrícia Saboia
4º Secretário James Raymundo Menezes de
Carvalho
Haroldo Feitosa Tajra Diretor da Subsecretaria de Formação e
Diretor Geral Atendimento à Comunidade do Legislativo

Mauricio Silva
Chefe do Serviço de Capacitação
Legislativa

Maurício Silva
Elaboração (original)
Álvaro Augusto Xavier dos Anjos Neyara Kelna de Aguiar e Mauricio
Projeto Visual gráfico Silva
Desenho educacional e avaliação
Carlos Alberto Álvaro Augusto Xavier dos Anjos,
Revisão Gramatical Luciana Villela Mendes, Neyara Kelna
de Aguiar e Mauricio Silva
Arte Final

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Serviço de Capacitação Legislativa
ÍNDICE

Unidade 1 – Evolução Histórica ........................................................................... 4

Introdução ................................................................................................................... 4

Lição 1 - Influências no Processo de Evolução .................................................... 5


Lição 2 – Teorias Administrativas ........................................................................... 6
Lição 3 - A Participação do Homem nesse Contexto .......................................... 8
Resumo ..................................................................................................................... 10

Unidade 2 – Administração e seus Atores ........................................................ 11

Introdução ................................................................................................................. 11

Lição 4 – Conceito de Administração ................................................................... 12


Lição 5 - Princípios Gerais da Administração ..................................................... 14
Resumo ..................................................................................................................... 15

Unidade 3 – Funções Administrativas............................................................... 16

Introdução ................................................................................................................. 16

Lição 6 - Trabalho Humano na Organização - Diferenciação do Trabalho


Técnico e do Trabalho Administrativo .................................................................. 17
Resumo ..................................................................................................................... 23

Unidade 4 – Áreas de Atuação ........................................................................... 25

Introdução ................................................................................................................. 25

Lição 6 – Administração Geral............................................................................... 26


Lição 7 - Recursos Humanos................................................................................. 30
Resumo ..................................................................................................................... 33

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Unidade 1 – Evolução Histórica

Introdução

Nesse Capítulo iremos aprender um pouco sobre a história da


Administração, sua evolução, seus principais pensadores e teorias, além da
importante participação do homem nesse processo de crescimento.

Ao término deste Capítulo você deverá saber sobre:

O desenvolvimento do pensamento da Administração como ciência;


As principais teorias influentes na sua evolução; e
Como é a participação do homem nesse contexto.

Boa Aula!

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Lição 1 - Influências no Processo de Evolução

A Administração, atualmente estudada e integrada à sociedade, nada


mais é do que um processo evolutivo resultante da contribuição de uma série
de estudiosos, como por exemplo, filósofos, físicos, economistas, além de
estadistas, e até mesmo empresários, que cada um, a partir de suas
experiências, compreendeu e desenvolveu uma “Teoria”.

Por esse motivo, podemos observar que a Administração utiliza, em sua


estrutura, conceitos das mais diversas áreas das ciências humanas e das
ciências exatas. Tal característica faz com que a Administração seja um campo
de estudo amplo e de aplicação generalizada, tanto na esfera particular, como
por exemplo, nas empresas, quanto na esfera pública, como a administração
pública.

O filósofo grego Sócrates ( 470 a. C. – 399 a.C.) em seu ponto de vista


afirmava ser a Administração uma habilidade pessoal separada do
conhecimento técnico e da experiência.(Platão, Discurso de Sócrates, Livro III,
cap. 04, Porto Alegre, Ed. Globo, 1955)

Da Igreja Católica adveio a experiência da organização hierárquica, uma


vez que a mesma mostrava-se tão simples e eficiente, capaz de fazer funcionar
toda a organização mundial desta. Esse modelo de funcionamento foi utilizado
por inúmeras organizações que buscavam experiências bem-sucedidas para
aprimorar o seu funcionamento.

Mas foi na Revolução Industrial que a Administração como Ciência teve


seu auge. No período do século XVIII, na Europa Ocidental, foram “iniciados”
os avanços tecnológicos, de cultivo e mecanização das fábricas. A invenção e
o uso da máquina permitiram o aumento da produtividade, a diminuição dos
preços e o crescimento do consumo e dos lucros.

Com a Revolução Industrial, consolidou-se o sistema capitalista, baseado


no capital e no trabalho assalariado, surgindo um grande número de novas e
desorganizadas fábricas, resultando no início dos “estudos” da organização
institucional.

A Inglaterra foi o país pioneiro da industrialização. Como conseqüência da


mecanização da produção surgiu à figura do proletariado rural e urbano,
composto de homens, mulheres e crianças, submetido a um trabalho diário
exaustivo, no campo ou nas fábricas.

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Lição 2 – Teorias Administrativas

No período em que se apresentou a Revolução Industrial, houve um


enorme crescimento no estudo da Administração, passando, inclusive, a ser
vista como uma ciência. Tal crescimento deu-se em um momento onde foi
observada a necessidade de sofisticação dos princípios tradicionais de
organização.

Os primeiros trabalhos desenvolvidos sob a visão da Administração foram


realizados por dois engenheiros, Frederick Winslow Taylor e Henri Fayol, que
deram início à Teoria Clássica da Administração.

Essa abordagem clássica da Administração foi uma das consequências


geradas pela Revolução Industrial, que conforme já foi dito, foi o ponto de
partida para o crescimento acelerado e desorganizado das empresas, e a
necessidade de aumentar a eficiência e a competência das organizações.

Frederick Taylor, americano, desenvolveu a Escola da Administração


Científica, que se preocupava principalmente em aumentar a eficiência da
indústria por meio da racionalização do trabalho. Essa racionalização, estudada
por Taylor, dava ênfase principalmente na análise e na divisão do trabalho dos
operários.

Por outro lado, Henry Fayol, europeu, criou a chamada Escola de


Anatomia e Fisiologia da Organização. A Escola de Fayol preocupava-se em
aumentar a eficiência da empresa por meio de sua organização e da aplicação
de princípios gerais de Administração em bases científicas. Fayol preocupou-se
com a empresa por meio de sua forma e disposição de seus órgãos, assim
como suas inter-relações estruturais. Para melhor entender, a anatomia
estudada por essa Escola é a estrutura da empresa, enquanto fisiologia é seu
funcionamento.

Tanto a Escola de Taylor quanto a de Fayol tinham como fim maior a


melhor organização da instituição, onde o primeiro se preocupa com a
produtividade e o segundo volta-se à estrutura organizacional da instituição.

Ainda na Teoria Clássica encontramos o trabalho de Henry Ford, o qual,


através da racionalização dos elementos de produção, idealizou e aplicou a
linha de montagem, permitindo o desenvolvimento industrial da produção em
série. Para tanto, Ford adotou alguns princípios básicos em sua linha de
produção, qual sejam:

Intensificação: diminuir o tempo de produção, fazendo com que os produtos


fabricados fossem de imediato colocados à venda;
Economicidade: reduzir ao mínimo o volume no estoque; e

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Produtividade: aumentar a capacidade de produção por intermédio da
especialização.

Com a inovação de sua linha de produção, Ford conseguiu aumentar


suas vendas e principalmente seus lucros. A especialização se dava no
momento em que cada funcionário tinha apenas uma única função, fazendo-a
de maneira correta e rápida.

Como toda ciência a Administração está em constante evolução, sendo


que durante o período da Teoria Clássica houve, ainda, a abordagem
humanística, por meio da teoria das relações humanas, que tinha como
enfoque a psicologia organizacional, que tinha como principal objetivo o estudo
da liderança. Houve também a abordagem Neoclássica da Administração, que
segundo Chiavenato (1997, p. 195) é:

“a redenção da Teoria Clássica devidamente atualizada e redimensionada


aos problemas administrativos atuais e ao tamanho das organizações.”

Dentre uma série de Teorias originadas, durante a evolução da ciência da


Administração, é importante ressaltar, ainda, a Teoria Geral dos Sistemas e a
Teoria da Contingência. A primeira afirma que as organizações fazem parte de
uma sociedade maior, um sistema, constituída de partes menores,
subsistemas. Já a Teoria Contingencial, segundo Chiavenato, diz que:

“a estrutura de uma organização e seu funcionamento são dependentes


das características do ambiente externo, que a envolve. É o tipo de
ambiente externo que determina as características organizacionais mais
adequadas à sobrevivência”

Em outras palavras, o ambiente põe as limitações ao funcionamento da


organização, cabendo ao administrador adequar a sua gestão ao meio, para
assim alcançar o seu objetivo.

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Lição 3 - A Participação do Homem nesse Contexto

Com o aumento das fábricas nas cidades houve a necessidade de


contratar pessoas para trabalhar, surgindo à classe operária. Tal classe não
tinha o respeito que lhe era merecido, chegando a trabalhar em turnos longos e
sem benefício algum.

Sabe-se que o conceito de capital humano vem sofrendo modificações


nas últimas décadas, e com isso pode-se observar que há uma preocupação
generalizada com o recurso vivo de uma organização.

Tal apreensão se dá em um momento que o desenvolvimento tecnológico


está cada vez mais desenfreado, e a busca por pessoas mais qualificadas em
constante crescimento. As instituições percebem que é menos oneroso
aprimorar seu capital humano, do que ter uma alta rotatividade de funcionários.

O artigo escrito pela HSM Managment, o mundo coorporativo está ciente


de que “as pessoas são o ativo mais importante” para as instituições. Essa
visão atual ocorre, pois são as pessoas, também, as responsáveis por fazer a
imagem da instituição, e também por onde as empresas podem obter
vantagens no mercado competitivo.

Segundo Idalberto Chiavenato, em sua obra Recursos Humanos – O


Capital Humano das Organizações, as pessoas “constituem o único recurso
vivo e dinâmico da organização”, e ainda segundo o autor, são elas que
decidem manipular os demais recursos, constituindo o único com vocação para
o crescimento e desenvolvimento da instituição.

As grandes organizações dificilmente têm a capacidade de quantificar os


efeitos de cada prática relacionada ao capital humano, sobre os resultados
empresariais. Isso porque as instituições, em uma mentalidade voltada para os
resultados financeiros não fazem conexão entre o capital humano e o capital
“lucrativo” da empresa.

Em continuidade ao pensamento, instituição x capital humano,


Chiavenato afirma que há uma “interação psicológica” entre o indivíduo e a
empresa, que pode ser representado por um processo de reciprocidade,
espécie de troca entre ambas as partes, onde uma espera da outra o melhor
desempenho da sua função, naquilo que lhe couber. O que se percebe é que,
ma maioria das organizações, a força de trabalho, o capital humano é
considerado uma área propícia para cortes de custos.

Pode-se observar que os parâmetros para o capital humano vem sofrendo


alterações. A criação de uma estratégia para se trabalhar com o mesmo
necessita de fatores específicos, colhidos na própria empresa.

Observa-se nesse momento a preocupação de dar ao funcionário a


atenção que lhe é merecida, vez que se preocupa com real perfil do
profissional, trabalhando, com isso, o aumento dos rendimentos para ambos.

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Sendo assim, pode-se afirmar, que quanto antes à empresa agir, para
identificar e mensurar os fatores humanos, mais rápido serão os resultados
positivos que ela terá. O resultado positivo acontece pelo fato de que a
empresa passará a buscar melhores “condições” para o capital humano,
fazendo com que o mesmo seja mais produtivo e participe melhor da cultura
institucional.

Finalizando podemos destacar que a importância do tema para a


sociedade organizacional vem ganhando espaço a cada dia, e evoluindo, assim
como a ciência da Administração. A melhor utilização do capital humano gera o
aprimoramento dos processos dentro da instituição, sendo que as empresas
ganham em lucratividade, e os funcionários ganham em bem-estar e melhoria
nas condições de trabalho.

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Resumo

Nesse primeiro capítulo vimos que:

A administração é utilizada para organizar as instituições empresarias,


fazendo com as mesmas sejam capazes de ser mais eficientes e
competitivas;
A Administração que conhecemos e estudamos atualmente é um composto
de Teorias, estudos e experiências de pessoas das mais diversas áreas
das ciências;
As principais teorias sobre a Administração são resultantes das Escolas de
Taylor e Fayol, onde um se preocupava com a produção e outro com a
organização, respectivamente; Ford foi o primeiro a estabelecer a linha de
montagem para fabricação em série; e,
O homem é peça importante para o crescimento e aprimoramento das
empresas, sendo que no período de evolução da organização das
instituições tanto seu comportamento, quanto suas formas de pensar são
vistas como peça chave para o lucro da empresa.

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Unidade 2 – Administração e seus Atores

Introdução

Neste capítulo iremos estudar um pouco mais sobre a administração


como uma ciência. Assim veremos sua conceituação e seus principais atores.
Ao final você deverá saber sobre:

A definição de Administração e seus princípios;


As funções do Administrador;
O que vem a ser uma organização.

Boa Aula!

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Lição 4 – Conceito de Administração

O termo administração vem do latim, ad (junto de) e ministratio (prestação


de serviço), portanto, administração é uma ação de prestar um serviço. Com o
decorrer dos tempos, a administração não pôde ser somente relacionada ao
governo ou a condução de uma empresa, mas sim a todas as atividades que
envolvem planejamento, organização, direção e controle.

(...) a tarefa da administração é a de interpretar os objetivos propostos pela


organização e transformá-los em ação organizacional por meio de
planejamento, organização, direção e controle de todos os esforços
realizados em todas as áreas e em todos os níveis da organização, a fim de
alcançar tais objetivos de maneira mais adequada à situação.

Assim, Administrar uma organização, ou qualquer outro ramo de


atividade, caracteriza-se pelo processo de trabalho com as pessoas e com os
recursos que a integram, tornando possível alcançar os objetivos estipulados.
Administrar requer, então, a tomada de decisões e a realização de ações.

Segundo STONER (1999, p.5) a administração já foi chamada como a


arte de fazer coisas através de pessoas. Até hoje, nenhuma definição para a
Administração foi universalmente aceita, pois as definições mudam com o
passar do tempo. Ainda segundo o autor, Administração é o processo de
planejar, organizar, liderar e controlar os esforços realizados pelos membros da
organização e o uso de todos os outros recursos organizacionais para alcançar
os objetivos estabelecidos.

Chiavenato, citando Rensis Likert, considera a administração como:

(...) um processo relativo onde não existem normas e princípios válidos


para todas as circunstâncias e ocasiões. Ao contrário, a Administração
nunca é igual em todas as organizações e pode assumir feições diferentes,
dependendo das condições internas e externas da organização.

Segundo Chiavenato “a tarefa básica da administração é a de fazer as


coisas por intermédio de pessoas”. As novas concepções da administração
estão sendo consideradas pelos autores, pesquisadores e profissionais a
chave para a solução de muitos problemas no mundo moderno.

Drucker (1970), citado por Chiavenato, afirma que:

Não existem países desenvolvidos e países subdesenvolvidos, mas sim


países que sabem administrar a tecnologia existente e seus recursos

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disponíveis e potenciais e países que ainda não o sabem. Em outros
termos, existem países administrados e países subadministrados.

Em suma, a Administração é uma Ciência que está em constante


mutação, sendo que apresenta características diferentes dependendo do local
onde à organização se encontra seus funcionários e principalmente seu
administrador.

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Lição 5 - Princípios Gerais da Administração

No ambiente globalizado, competitivo e de constantes mudanças em que


vivemos a administração tornou-se uma das mais importantes áreas da
atividade humana, uma vez que seus princípios são aplicados em diversas
áreas, mas sempre buscando a eficiência e a eficácia.

No que se refere aos princípios da Administração, Chiavenato afirma que


a administração não é uma ciência exata. Ela não pode se basear em leis
rígidas. Portanto, a administração deve pautar-se em princípios flexíveis.

Sendo assim, ainda segundo o autor ora citado os princípios são


condições ou normas dentro das quais o processo administrativo deve ser
aplicado e desenvolvido. Não esquecendo que tais condições devem observar
as peculiaridades de cada organização e o meio ambiente com a qual esta se
inter-relaciona.

Dentre uma série de princípios que norteiam a Administração, destacam-


se a seguir:

Princípio da divisão do trabalho e da especialização – princípio que visa


racionalizar o trabalho, decompondo-o em partes para resolução em áreas
específicas da empresa;
Princípio da autoridade e responsabilidade – explícita a importância da
definição de competências para a tomada de decisão, vinculando assim a
responsabilidade;
Princípio da hierarquia – estabelece a cadeia de comando e orienta o fluxo
de decisões;
Princípio da unidade de comando – o subordinado só responde a um
superior hierárquico, para evitar duplicidade de comando; e,
Princípio da amplitude administrativa – limita o número de subordinados
diretos do administrador, pois além destes o administrador deve gerenciar
diversos processos.

Com os princípios apresentados fica claro no que resultou a influência


que essa Ciência teve no decorrer dos tempos. Como já vimos a Administração
como ciência é resultado de diversas teorias, advindas das mais diferentes
áreas e experiências do homem, resultantes em escolas e períodos.

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Resumo

Chegamos ao fim do Capítulo II, o qual fala sobre o conceito de


administração e seus atores. Após esse estudo você deverá saber:

Administrar uma organização, ou qualquer outro ramo de atividade,


caracteriza-se pelo processo de trabalho com as pessoas e com os recursos
que a integram, tornando possível alcançar os objetivos estipulados.
Administrar requer, então, a tomada de decisões e a realização de ações;

Existem vários princípios que regem a ciência da Administração, mas os


mais importantes são: Princípio da divisão do trabalho e da especialização;
Princípio da autoridade e responsabilidade; Princípio da hierarquia; Princípio da
unidade de comando; e Princípio da amplitude administrativa;

Os personagens principais da mesma. Tais atores são: o administrador e


a organização;

Na Gestão Organizacional o administrador é a pessoa responsável pelas


atividades principais de comando, podendo ser classificado pela amplitude de
sua direção que é definido pelo cargo que exerce;

No que diz respeito à característica do administrador este precisa ter


várias habilidades, dentre as quais estão à habilidade técnica, a interpessoal ou
humana, e a habilidade conceitual.

O conceito de organização é: A organização é a forma de toda


associação humana para a realização de um fim comum. A técnica de
organização pode ser descrita como a técnica de correlacionar atividades
específicas ou funções num todo coordenado.

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Unidade 3 – Funções Administrativas

Introdução

Neste Capítulo você irá conhecer alguns conceitos importantes para


aquele que exerce um cargo de gerência, seja em uma organização particular
ou então em uma repartição pública.

Ao final você deverá saber sobre:

Trabalho humano na organização, diferenciação do trabalho técnico e


trabalho administrativo;
As funções Administrativas: Planejar, Organizar, Dirigir e Controlar.

Boa Aula!

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Lição 6 - Trabalho Humano na Organização - Diferenciação do Trabalho
Técnico e do Trabalho Administrativo

No que se refere ao trabalho humano, este é a aplicação do esforço de


um indivíduo a fim de alcançar seus objetivos. Em outras palavras: o objetivo
do trabalho humano é conseguir resultados, pela aplicação do esforço mental e
físico.

Os seres humanos, que possuem a atividade de comandar, garantem os


resultados por dois meios:

a. Diretamente - por meio de seus próprios esforços; e,


b. Indiretamente - através dos esforços dos outros.

Quando se fala em garantir diretamente os resultados a serem


alcançados, podemos relacionar esses esforços com o trabalho técnico, qual
seja a aplicação direta do esforço físico e mental a fim assegurar resultados
através da pessoa que o está realizando. Tal trabalho pode ser executado com
ou sem ajuda direta de máquinas, equipamentos ou quaisquer outros
instrumentos.

O trabalho administrativo, o qual se relaciona com a obtenção de


resultados de forma indireta, é a aplicação do esforço físico e mental por uma
pessoa, em uma função de gerência, com o propósito de garantir os resultados
por meios de outras pessoas (seus gerenciados).

No que se refere à escolha da melhor alternativa, a Organização precisa


coletar e processar o maior número de informações. No entanto, o tempo hábil
para a coleta de informações, que auxiliam o administrador na tomada de
decisão é limitado.

Tendo em vista tal disposição, o tomador de decisão, segundo Chiavetato


(1999, 220), não possui condições de analisar todas as situações muito menos
procurar todas as alternativas possíveis para a solução de tal ocorrência.
Sendo assim, o comportamento do homem, na função administrativa, não é
otimizado, nem procura a melhor maneira, mas procura a maneira satisfatória
entre aquelas que conseguir comparar.

Apesar de ser observado como Homem Administrativo, dentro de uma


instituição, qualquer cargo ou função em uma organização que tenha como
responsabilidade a chefia de pessoas é entendido como de natureza gerencial.
Sendo assim, além de ser o Homem Administrativo, aquele que procura a
satisfação, aquele que ocupa posto de liderar outras pessoas é o Homem
Gerencial.

Sendo assim, no processo de divisão e subdivisão do trabalho, dentro de


uma organização, são estabelecidos vários níveis intermediários de chefia

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desde o mais alto até o mais baixo. De acordo com recomendação da ABNT,
têm-se cinco níveis gerenciais, a saber: diretoria, departamento, divisão, seção
e setor. As denominações para os titulares dos cargos variam muito: diretor,
gerente, superintendente, supervisor, encarregado, chefe e assim por diante.

Fase 1 - Funções Administrativas

De uma forma geral são quatro as funções administrativas, que são


denominadas de: Planejamento, Organização, Direção e Controle.

Das funções administrativas apresentadas, cabe ressaltar que é através


da função de Organização que se estabelece a divisão e subdivisão do
trabalho dentro de uma instituição. Isto se materializa no organograma e
descrições de Funções das diversas unidades orgânicas do Sistema-Empresa,
sendo que em toda e qualquer organização humana, são desempenhadas
funções técnicas e administrativas.

O chamado Sistema-Empresa é dividido em subsistemas, que podem ser


chamados de subsistema administrativo, ou gerencial, e o subsistema técnico,
ou operacional. O gerencial, conforme o próprio nome diz, tem a
responsabilidade de gerir, tomar decisões, sobre todos os assuntos
relacionados à organização, dependo do posto que ocupe na cadeia
hierárquica da empresa. O segundo, operacional, tem a função de “fazer
funcionar” a empresa, é o que recebe as diretrizes da gerência e as coloca em
prática. A soma dos subsistemas procura a melhor combinação dos recursos
disponíveis a fim de alcançar as metas estipuladas pela instituição.

As funções administrativas, listadas acima, estão relacionadas


diretamente com o subsistema de Gerência das Organizações, também
denominado subsistema gerencial.

Basicamente este tem como objetivo conseguir a cooperação permanente


das pessoas, nas diversas áreas de especialização, para alcançar os objetivos
organizacionais.

Ao contrário das funções técnicas, que se distinguem conforme as


particularidades de cada empresa, as funções administrativas se aplicam sem
exceção a qualquer tipo de organização.

Fase 2 - Planejamento

Dentre as Funções Administrativas, que norteiam as organizações


destaca-se aquela que vislumbra o futuro das instituições. Essa função que
pensa a frente diz respeito a ter-se algum tipo de controle sobre o futuro,
colocam-se atividades como a elaboração de previsões, fixação de objetivos,
programação, orçamento e a definição de políticas e procedimentos.

Tal função administrativa identifica-se pelo Planejamento que por


definição, deve preceder todas as ações, de fato, no início de grande parte das
ações humanas, individuais ou coletivas, percebe-se algum tipo de
Secretaria Especial do Interlegis 18
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planejamento. O planejamento de uma organização pode ser sistemático ou
assistemático, externalizado ou internalizado e a curto, médio ou longo prazo.

Planejamento sistemático é aquele que se realiza através de técnicas


apropriadas e em prazos regulares. Por outro lado, o Planejamento se diz
externalizado quando participam de sua elaboração as pessoas envolvidas no
processo, e seu prazo dependem do horizonte de tempo sobre o qual a
organização pretende ter algum tipo de controle.

O Planejamento é geralmente considerado a principal função dentro do


processo administrativo. A sua importância não se limita ao simples
atendimento dos objetivos organizacionais. Ele é também responsável por
determinar os métodos e tipos de controle necessários, bem como que
mecanismos administrativos a empresa deve adotar.

O planejamento ocorre em todos os tipos de atividades e pode ser


conceituado como o processo básico pelo qual se decidem quais são os
objetivos e como iremos atingi-los.

Seria muito conveniente se o planejamento não precisasse ser mudado,


uma vez que ele foi definido. Mas, em virtude das condições externas sempre
mutáveis, o planejamento deve ser um processo contínuo no qual se devem
adequar os mecanismos internos aos cenários externos. Por essa razão
flexibilidade é um fator importante no processo de planejamento sendo
indispensável a um sucesso organizacional duradouro, não podemos esquecer
que o Planejamento reflete acima de tudo perspectivas futuras.

Antes de começar a organizar uma empresa, a liderar, a controlar, devem


ser elaborados planos que estabeleçam propósitos e direções a essas
atividades. Um planejamento bem elaborado é a chave de uma administração
eficiente. “O Bom estrategista traz um exército dentro da cabeça (A pessoa que
sabe improvisar e planejar com habilidade é tão poderosa quanto um exército)”.

O planejamento é o processo de determinar como a organização pode


chegar onde deseja e o que fará para executar seus objetivos. Em termos,
mais formais, planejamento é:

“O desenvolvimento sistemático de programas de ação destinados a


alcançar objetivos de negócio estabelecidos de comum acordo por meio de
análise, da avaliação e da seleção das oportunidades previstas”.

O planejamento é uma gerência fundamental, independentemente do tipo


de organização que esteja sendo gerenciado. Os gerentes modernos
enfrentam o desafio de realizar um planejamento sólido tanto em organizações
pequenas e relativamente simples, quanto nas grandes e mais complexas, e
tanto em organizações não lucrativas, como em bibliotecas, quanto em
organizações com fins lucrativos.

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Fase 3 - Organização

Em continuidade ao estudo das Funções Administrativas, identificamos a


função de Organizar, que decorre de algum tipo de Planejamento. Tal fato se
dá, tendo em vista que ao se planejar uma ação que será desenvolvida por
uma coletividade de pessoas, cooperando de forma permanente, define-se
também a forma como as pessoas estarão agrupadas e a forma como irão
trabalhar.

Certos autores discutem se a função de Organização que, embora não


seja menos importante em relação às outras, não poderia ser considerada
como parte da função de Planejamento, desde que o seu trabalho resulte em
planos permanentes da Organização, na forma de organogramas, definições
de relações hierárquicas e funcionais, descrições de cargos e funções etc. Em
outras palavras, a organização referida seria o planejamento do quadro
funcional da empresa.

Dentro desta função, encontram-se as atividades de definição da


estrutura: de unidades orgânicas a serem criadas, para desempenhar as
diversas finalidades; a definição das responsabilidades a serem atribuídas a
cada uma dessas unidades; as relações hierárquicas e funcionais entre as
mesmas.

Em suma, a forma de organizar depende em grande parte dos


pressupostos que o “organizador” tem sobre o comportamento das pessoas,
sua capacidade de se envolver com o trabalho, de assumir responsabilidades,
motivação etc. O responsável por organizar uma empresa necessita estar
ciente da capacidade intelectual de cada um de seus colaboradores, para
assim fazer com que a empresa funcione de forma eficiente.

Fase 4 - Direção

Após a definição do plano e da estrutura do empreendimento, podemos


aprender um pouco mais sobre a função de Dirigir, que também pode ser
relacionada a fazer com que as coisas se façam. Em fim a Função de Direção
é a aquela que conduz a ação para que se alcance o objetivo planejado.

Esta função engloba atividades como a tomada de decisão, a


comunicação com os subordinados, superiores e pares, a obtenção, motivação
e desenvolvimento de pessoal. O gestor que exercita a função de direção
necessita ter características específicas de gerente, no que diz respeito ao
processo de aplicação de recursos e principalmente no relacionamento com os
subordinados, clientes, fornecedores, concorrentes e também com
representantes das entidades governamentais.

Nesse sentido, aquele que exerce a Função de Direção está em posição


de destaque e seus atos estão em constante acompanhamento por parte dos
demais membros da organização.

Secretaria Especial do Interlegis 20


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Assim, aquele que exerce a função de Direção tem que ter habilidades e
atitudes que condizem com sua função, os quais aglutinam os interesses e
mitigam os conflitos naturais e os derivados do processo produtivo.

Em suma, aquele que tem a competência da Função Administrativa há


que ter um posicionamento claro e objetivo afinado com as metas e estratégias
da Organização em que atua, transite bem por todos os setores da
organização, atue com justiça, tenha capacidade de influenciar os comandos e
acima de tudo dê exemplos positivos.

Fase 5 - Controle

Esta função está intimamente associada com o Planejamento. Uma vez


que o planejamento define os objetivos a serem alcançados, cabe ao Controle
as atividades de estabelecer os padrões de desempenho, manter registros de
processos e resultados alcançados, avaliar resultados e estabelecer as
medidas corretivas necessárias para o melhor desempenho da empresa.

Assim, podemos afirmar que a Função de Controle tem como objetivo a


garantia de que o trabalho executado corresponda ao que foi planejado, em
outras palavras, que o trabalho alcance as metas estipuladas.

Como as organizações não devem operar na base da improvisação e


nem ao acaso, elas precisam ser devidamente controladas, requerendo
considerável esforço de controle em suas várias operações e atividades. O
controle constitui a última das funções administrativas, tendo em vista que
todas as outras requerem, ao final, uma forma de cumprimento do que foi
definido.

Controlar significa garantir que o planejamento seja bem executado e que


os objetivos estabelecidos sejam alcançados adequadamente. A função
administrativa de controle está relacionada com a maneira pelas quais os
objetivos devem ser alcançados através da atividade das pessoas que
compõem a organização.

A Função Administrativa de Controle tem o condão de monitorar,


acompanhar, avaliar, medir e assegurar que a organização esteja no rumo
certo, produzindo os resultados esperados e alcançando os objetivos
propostos.

O controle é algo universal: todas as atividades humanas – quaisquer que


sejam – sempre fazem uso do controle, consciente ou inconscientemente.
Quando uma pessoa dirige o automóvel, dança ou escreve uma carta, ela
compara continuamente a direção, o ritmo ou o significado; e se a atividade de
dirigir o carro, dançar ou escrever a carta não estiver de acordo com seus
planos, ela efetua as devidas correções.

O controle consiste basicamente em um processo que guia a atividade


exercida para um fim previamente determinado. A essência do controle reside
em verificar se a atividade controlada está ou não alcançando os resultados
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desejados. Quando se fala em resultado, pressupõe-se que eles sejam
conhecidos e previstos (definidos no planejamento). Isso significa que o
conceito de controle não pode existir sem o conceito de planejamento.

Aliás, os controles requerem planos. Na verdade, o controle é o outro lado


da moeda do planejamento.

Em suma, o controle é o processo pelo qual são fornecidas as


informações e retroação para manter as funções dentro de suas respectivas
trilhas. É a atividade integrada e monitorada que aumenta a probabilidade de
que os resultados planejados sejam atingidos da melhor maneira.

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Resumo

Chegamos ao final de mais um capítulo do nosso estudo sobre as Noções


Básicas da Administração. Sendo assim, vamos revisar alguns pontos
importantes do que estudamos.

O Homem é peça chave no processo de evolução de uma organização,


cabendo a ele todas as funções administrativas estudadas neste capítulo;
Apesar de ser observado como Homem Administrativo, dentro de uma
organização, qualquer cargo ou função em uma instituição que tenha como
responsabilidade a chefia de pessoas é entendido como de natureza
gerencial. Em outras palavras, além de ser o Homem Administrativo, ou
seja, aquele que procura a satisfação, o homem também é aquele que
ocupa posto de liderar outras pessoas, é o Homem Gerencial;
São quatro as Funções Administrativas, Planejar, Organizar, Dirigir e
Controlar;
O planejamento serve para definir os objetivos, traçar as estratégias para
alcançá-los e estabelecer os planos de ação. A organização serve para
estruturar as pessoas e recursos de maneira a se trabalhar de forma
organizada e racional. A direção mostra os rumos e dinamiza as pessoas
para que utilizem os recursos da melhor maneira possível. Por fim, o
controle serve para que tudo funcione da maneira certa e no tempo certo
(pré-definidos);

Cabe ao Planejamento:

 Determinar Procedimentos;
 Definir Cronograma;
 Definir Orçamento;
 Definir Políticas;
 Elaborar Previsões;
 Determinar Objetivos; e,
 Programar.

Cabe à Organização:

 Estabelecer Relações;
 Definir Estrutura; e,
 Delegar Funções e Atribuições.

Cabe à Direção:

 Tomar Decisão;
 Comunicação;
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 Obter Pessoal;
 Motivação de Pessoal; e,
 Desenvolvimento de Pessoal.

E por fim, cabe ao Planejamento:

 Definir Padrões de Desempenho;


 Medir Resultados;
 Avaliar Resultados; e,
 Corrigir Desempenho.

*FONTE: Administração Profissional - Louis A.Allen.

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Unidade 4 – Áreas de Atuação

Introdução

Neste Capítulo iremos aprender como a Ciência da Administração pode


ser trabalhada. Assim teremos uma base das principais áreas de atuação da
mesma, seus requisitos e peculiaridades.

Ao final você deverá saber um pouco mais sobre:

Administração Geral;
A importância do Marketing e dos Recursos Humanos;
A questão Financeira e Orçamentária de uma instituição.

Boa Aula!

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Lição 6 – Administração Geral

Função e Estrutura Organizacional - 1

Como já foi dito no Capítulo I, a Administração é utilizada para organizar


as instituições empresarias, fazendo com que as mesmas sejam capazes de
ser mais eficientes e competitivas. Nesse momento é de extrema importância,
complementado a afirmativa feita, dizer que uma organização considerada
mais eficiente e competitiva é “dividida” em quatro áreas de atuação, quais
sejam: a Produção, o Marketing, a Financeira, e a de Recursos Humanos,
também chamados de Funções Organizacionais.

As Funções Organizacionais, nada mais são do que o conjunto de tarefas


essenciais e interdependentes que têm como objetivo contribuir para a
realização da missão da instituição, sendo que, por tal motivo podem ser
encontradas em quase todas as organizações.

Cada uma dessas Funções representa uma tomada de decisão diferente


dentro de uma instituição. Em outras palavras, em cada uma dessas áreas
existe um fluxo de “interesse” que funciona respeitando uma hierarquia, onde
inicialmente são tomadas as decisões estratégicas, que conseqüentemente
darão início às estratégias que serão a base para a tomada das decisões
táticas, ou práticas.

Em suma, a organização de uma instituição por meio das Funções


Organizacionais faz com que a mesma se apresente de uma forma estruturada
e conseqüentemente capaz de lidar com as dificuldades do mercado
competitivo.

Administração de Produção - 2

Tendo em vista que toda organização é criada para a produção de algo,


sejam produtos ou serviços, a Administração de Produção e Sistemas tem
relativa importância dentro da meta a ser alcançada pela instituição. Neste
contexto, cabe ressaltar que embora as empresas possuam Funções
Organizacionais distribuídas semelhantemente, o que se refere à Produção
e Sistemas, esses diferem de empresa para empresa, dependendo do
produto ou serviço o qual a organização produz.

A Administração de Produção caracteriza um sistema, sendo que este é


formado por subsistemas. Os subsistemas da Produção podem ser
caracterizados pelo planejamento da produção, pela engenharia do produto e
pela engenharia do processo.

Tendo como parâmetro a função organizacional do planejamento, que


trata do planejamento da organização como um todo, desde a sua criação, o
planejamento de produção refere-se à localização física do empreendimento e
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o que está a seu redor, assim como a sua capacidade de produção, o mercado
consumidor do produto, as horas em que a fábrica estará operando, em outras
palavras, o Administrador de Produção é responsável pelo produto desde o
momento inicial de sua criação, até o bem estar do funcionário que fabrica
aquele produto.

Ainda no que diz respeito ao planejamento da produção, não podemos


deixar de falar sobre a programação do produto, o controle de qualidade do
mesmo e o custo da produção. A programação do produto é a etapa que
procura combinar as necessidades de produção com os recursos e
equipamentos disponíveis. No que se refere à qualidade do produto, a
preocupação principal é atingir as exigências do mercado, fixando padrões de
qualidade necessários ao produto e estabelecer um programa para inspeção,
que tem como meta estabelecer o responsável pela inspeção, a quantidade de
verificações e o local da mesma.

Cabe à Engenharia do Produto o desenvolvimento de pesquisas para que


seja possível a realização detalhada do planejamento do produto em si. Assim,
as atividades gerenciais nesse subsistema concentram-se na elaboração de
um novo produto, ou apenas na melhoria de um produto já existente, ou, ainda,
na resolução de problemas de produção em relação ao projeto do produto que
se encontra em fase de execução (Kwasnicka, 2004).

Por fim, na Engenharia de Processo há a definição do arranjo físico da


fábrica, levando em consideração o fluxo de materiais, ao longo do sistema
produtivo, e a escolha do arranjo físico das instalações. Pode-se afirmar que a
engenharia de processo busca a melhor forma de elaboração de seus
produtos, unindo o físico da organização com o produto que pretende criar.

Apesar do relevante papel que desempenha em uma organização, a


administração de produção vem perdendo seu espaço para a administração de
projetos, tendo em vista a flexibilidade da mesma oferecida pelo conceito de
projeto. No entanto cabe ressaltar, que uma produção bem planejada e
organizada traz benefícios inquestionáveis à empresa.

Administração de Marketing - 3

Continuando a descrever as áreas de Atuação da Administração, vamos


agora falar um pouco sobre a Administração de Marketing. Antes, porém, de
entrarmos diretamente no tema em questão precisamos saber o que é
representado pela palavra Marketing.

Segundo Philip Kottler Marketing é:

Um processo social e gerencial pelo qual indivíduos e grupos obtêm o que


necessitam e desejam através da criação, oferta e troca de produtos de
valor com outros.

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Complementando o conceito apresentado, o autor ainda afirma que tal
conceito é embasado nos conceitos gerais de necessidade, custo, troca,
relacionamento entre outros. Cada um desses conceitos gerais representa um
tipo de influência para o marketing, visto que o mesmo é voltado para o que
individualmente e ou conjuntamente esses conceitos anseiam.

Agora que já sabemos qual é a definição de Marketing, podemos entrar


na questão específica do que venha a ser Administração de Marketing.
Segundo Kottler, a administração de marketing se dá quando pelo menos uma
parte de uma troca em potencial reflete sobre os meios de atingir as respostas
desejadas de outras partes.

Assim podemos definir Administração de Marketing como sendo o:

Processo de planejamento e execução da concepção preço, promoção e


distribuição de idéias, bens e serviços para criar trocas que satisfaçam
metas individuais e organizacionais...

No mercado consumidor o administrador responsável por gerenciar essa


tarefa pode ser chamado de gerente de vendas, vendedores, gerentes de
propaganda e promoção, pesquisadores de Marketing, gerentes de produtos e
marcas, entre outras. Os administradores ocupantes desses postos possuem
obrigações distintas, ou seja, cada nomenclatura apresentada representa uma
forma de programar a administração de marketing.

Podemos observar que para muitos o gerente de marketing é visto como


aquele que tem a tarefa principal de estimular a demanda pelos produtos da
empresa. No entanto, além de estimular a demanda, tem também à “obrigação”
de influenciar o nível, o momento e a composição da demanda de forma a
ajudar a organização a atingir as metas estipuladas no planejamento da
empresa.

Assim, podemos afirmar que os gerentes de marketing administram a


demanda realizando pesquisas de marketing, planejamento, e controle. Os
gerentes de marketing têm todas as funções administrativas necessárias para
um bom desempenho de suas funções.

A Administração de Marketing deve preocupar-se basicamente em fazer a


prospecção de clientes potenciais para determinar produtos/serviços,
traduzindo a mesma em produtos e ou linhas de produtos, desenvolvendo e
implementando um plano que torne o produto disponível sob a forma de oferta.

Finalizando, a função principal da Administração de Marketing é criar


oportunidades de lucro e oferecer idéias sempre melhores, que visem à
ampliação da vantagem competitiva da empresa no mercado.

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Administração Financeira - 4

Vista como uma das áreas mais complicadas, a Administração Financeira


trata da análise e solução de problemas associados à aquisição, conservação e
uso eficiente dos recursos financeiros de uma empresa. Em outras palavras, a
Administração Financeira cuida do dinheiro da instituição.

Para se ter uma Administração Financeira consistente e voltada para a


consecução das metas da organização, há a necessidade de os
administradores tomarem decisões voltadas para a escolha de
investimentos, distribuição de lucros e financiamento do empreendimento.
Para tanto, é necessário que se busquem informações internas e externas
à organização, com vistas a fundamentar a escolha feita, daí a necessidade
de se ter um planejamento financeiro fundamentado nas outras funções da
organização.

A principal, e constante, preocupação para o Administrador Financeiro, é


a obtenção de capital suficiente para o bom funcionamento da organização,
não podendo deixar de fora os meios para multiplicar e conservar os recursos
obtidos. Assim, a função do Administrador financeiro é de extrema importância,
sem desmerecer as outras formas de administração, pois é por meio de um
planejamento financeiro que se terão recursos financeiros suficientes para
fomentar todas as outras áreas da Administração, seja o Marketing, os
Recursos Humanos ou algum outro.

A Administração Financeira está diretamente relacionada à tomada de


três tipos de decisão, quais sejam: a decisão sobre a distribuição de dividendo,
preocupada com a percentagem de lucro relativa a cada acionista; a decisão
de investimento, decidir e priorizar os novos investimentos da empresa; e a
decisão de financiamento, que busca selecionar a origem dos recursos que
financiarão as atividades da empresa.

Em suma, a Administração Financeira, como importante área de atuação


em uma empresa, possui uma série de atividades especializadas, como por
exemplo, a tesouraria, a área de controladoria e auditoria, além da diretoria
financeira e dos comitês financeiros. A Administração Financeira é aquela que
busca a melhor maneira de alocar os recursos da empresa de maneira
equilibrada e sem prejuízos.

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Lição 7 - Recursos Humanos

Atualmente a Administração em Recursos Humanos vem garantindo seu


espaço no mundo coorporativo, vez que as instituições estão começando a
observar a importância de tal área para o bom andamento do empreendimento.

Importância do Rh nas Instituições – 1

A área de Recursos Humanos, mas conhecida como RH, pode ser


considerada, para muitos, como uma peça fundamental para o sucesso de uma
organização, vez que a mesma é responsável por cuidar do elemento vivo da
instituição, qual seja as pessoas, ou o elemento humano.

Conforme já afirmado, o elemento humano dentro da empresa é o único


que pode ser visto como dinâmico e realmente capaz de comprometer a
organização, seja de forma positiva ou negativa. Assim, é correto afirmar que
as pessoas que fazem parte de uma instituição são a sua maior riqueza, não
podendo ser deixada em segundo plano.

Vez que vem sendo crescente a importância dada ao RH dentro de uma


organização, podemos observar que a mesma possui características que de
certa forma programam as demais funções administrativas, encontradas dentro
da empresa.

Dentre as características mais marcantes da Administração em Recursos


Humanos, podemos afirmar que a valorização do funcionário é a principal,
sendo a necessidade de que a mesma há de manter-se em sincronia com a
realidade dos negócios, cada vez mais complexos, mutáveis e dinâmicos. A
Administração em RH efetivamente acredita que o capital humano faz a
diferença, tratando do assunto com a mesma relevância com que tratam
assuntos estratégicos.

O sucesso de uma organização bem sucedida está basicamente em


alinhar o seu capital humano e a realidade do empreendimento, fazendo com
que caminhando juntos ambos sejam capazes de gerar mais satisfação a todos
os integrantes do processo de produção, tornando o mesmo eficaz e eficiente.

Conclui-se então que se envolver diretamente com o capital humano,


atuando nos processos é agir pro-ativamente para a melhoria continua e,
consequentemente, para o sucesso empresarial. A constatação de que capital
humano é importante para a empresa é o primeiro passo para o sucesso da
mesma, vendo que é por meio do reconhecimento e valorização de seus
funcionários que a instituição possuirá o melhor marketing, os melhores
produtos, e os melhores serviços oferecidos aos clientes.

Vez que é por meio da valorização dos funcionários que se tem a


excelência dos serviços de uma maneira geral tem-se nesse momento que a
importância dada a essa área resulta no alcance da qualidade da instituição

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como um todo, seja no atendimento ao cliente, na elaboração dos produtos, ou
na qualidade de vida dos funcionários. Todos saem vitoriosos.

Processo de Administração de Pessoal - 2

Na Administração em Recursos Humanos há uma série de fatores que


influenciam o bom desempenho da administração de pessoal em uma
organização. Por tal motivo o gerente de RH há que trabalhar com um conjunto
de questões relevantes para que assim possa desempenhar sua função da
maneira mais adequada, tornando a organização ainda mais competitiva.

Tais questões podem ser caracterizadas por:

Identificar as necessidades em termo de pessoal das áreas funcionais da


organização;
Escolher o candidato mais adequado para ocupar determinada função;
Administrar demissões;
Poder aumentar o nível de lealdade e motivação do funcionário;
Encontrar a melhor maneira de avaliar o desempenho de cada indivíduo;
Definir uma equipe bem treinada para atuar com alta qualidade e
produtividade;
Garantir a saúde física e mental da força de trabalho; e,
Acompanhar as regulamentações que afetam as práticas da administração
de pessoal.

Há que se ressaltar que em tempos de competição acirrada, o segredo de


um bom gerente de RH, está na escolha de onde melhor alocar pessoas certas
em locais certos, para que assim possa obter certa vantagem competitiva, vez
que com as pessoas nos lugares certos há o melhor implemento financeiro,
pois com essa dinâmica o perfil da pessoa é melhor utilizado, não havendo
assim gastos extras.

Como afirmado em outro capítulo, existem as funções administrativas que


tratam do funcionamento da empresa como um todo. Na administração em RH
há também a influência de algumas dessas funções, para que o trabalho do
gerente possa ocorrer da forma mais harmônica possível.

Para tanto, podemos destacar que na primeira etapa do processo de


administração em RH ocorre o planejamento, no qual são observadas a
necessidade e a qualidade adequada do pessoal, para atuar nos inúmeros
setores da organização. Com esse planejamento o administrador verificará a
necessidade contratação ou desligamento de funcionários.

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Complementando, para melhor qualificar o funcionário há o processo de
treinamento, o qual ocorre geralmente após o processo de seleção de novos
candidatos, ou quando se avalia o desempenho dos funcionários.

Em suma, o gerente de RH tem que estar disposto a lidar com as


necessidades individuais de cada elemento humano e aplicá-las, de maneira
mais eficiente ao funcionamento da organização. Segundo Lamcombe e
Heilborn (2006, p.240), podemos afirmar que:

“(...) a sobrevivência e o processo de uma grande empresa dependem, em


grande parte da sua capacidade de selecionar, treinar e posicionar
corretamente, no presente, as pessoas para atuar, no futuro, na
administração superior da empresa, assumindo responsabilidades e agindo
como uma equipe integrada”.

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Resumo

Após vermos quais os ramos de atuação na Administração, temos que ter


em mente alguns pontos importantes, quais sejam:

A aplicação da Administração em nossas organizações pode ser divida em


vários ramos, quais sejam: a área de Produção, a de Marketing, a
Financeira, a de Recursos Humanos, dentre outras, que surgem a cada dia;
A necessidade de se ter dentro de uma instituição essas áreas ocorre pelo
motivo de que uma é complemento da outra, e trabalhando juntas, a
eficiência da empresa é salutar;
Em todas as áreas apresentadas, o gerente responsável tem que ter a
capacidade de tomar decisões de forma rápida sem esquecer a importância
que a tomada de decisão tem para o bom andamento dos trabalhos da
organização.

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