Professional Documents
Culture Documents
de
Microsoft Office
Excel
2003
INDICE
II . GESTÃO DE DOCUMENTOS
1. Criar um documento
2. Abrir um documento
3. Gravar um documento
4. Imprimir o documento
5. Configurações de impressão do documento
6. Propriedades do documento
7. Fechar o documento e sair da aplicação
IV . FORMATAR CÉLULAS
1. Inserção de Gráficos
2. Fórmulas Internas
3. Inserção de Símbolos
4. Inserção de objectos
VI . OPERAÇÕES DIVERSAS
1. Barra de Ferramentas
2. Ordenação de Dados
I . AMBIENTE E FERRAMENTAS DE
TRABALHO
1. Folha de Cálculo – conceito e potencialidades
Uma folha de cálculo é uma aplicação informática que, basicamente,
permite efectuar cálculos matemáticos de grande e pequena
complexidade. Com o Excel é possível efectuar esses cálculos
matemáticos, proporcionando todo o tipo de ferramentas tanto para
a construção de quadros/tabelas, como para a criação de gráficos,
como ainda para a gestão de bases de dados e a inserção de
fórmulas estatísticas, financeiras, de lógica, entre muitas outras.
Tal como outras folhas de cálculo, o Excel está construído de forma a
permitir uma grande flexibilidade, permitindo, por exemplo a criação
de tabelas dinâmicas, a inserção de programação, entre outras. Por
outro lado, num mesmo documento é possível a existência de
diversas folhas ou “sheets” o que facilita a criação de documentos
com maior grau de complexidade (desta forma, o documento
funciona não apenas como uma folha de cálculo, mais antes como
um livro composto por diversas folhas de cálculo.
De referir ainda que este programa tem ainda uma funcionalidade
que aumenta o nosso interesse pela sua utilização - com o Excel
podemos converter todos os nossos documentos em páginas Web e
posteriormente coloca-los disponíveis online.
2. Janela do Excel
Todas as aplicações desenhadas para Windows funcionam em
janelas. O Excel funciona, portanto, numa janela de aplicação do
Windows.
Cada documento do Excel funciona, por sua vez, dentro de uma
janela do Excel: uma janela documento. O Excel permite que
vários documentos estejam abertos em simultâneo (em diferentes
janelas documento), que se circule entre eles e que,
inclusivamente, se copie ou transfira informação/dados de um para
outro ou outros.
Toda a janela do documento pode ser reduzida a um ícone ou
maximizada para ocupar todo o espaço da janela da aplicação
(neste caso do Excel).
A figura seguinte mostra a janela aplicação do Excel e a janela
documento activa (a de um documento cujo nome é Book1). Não
corresponde, necessariamente, à normal utilização do Excel, mas
permite compreender o modo de funcionamento do Windows e
suas aplicações.
A legenda que a acompanha referencia as zonas que, numa
primeira abordagem, mais interessa conhecer.
Barra de
títulos
Barra de
menus
Barra de
ferramentas
Barra de
ferramentas
Barra de
fórmulas
Zona de
edição
Barra de
livros
Barra de
ferramentas
Barra de
estado
2. Abrir um documento
Tal como qualquer outro documento criado com uma aplicação do
Microsoft Office, um documento de Excel gravado antes pode ser
aberto directamente através das janelas do Windows ou através
do Windows Explorer, bastando para isso localiza-lo na unidade de
disco e fazer duplo click no icon que o representa.
Para abrir um documento gravado antes, quando já se está na
aplicação Excel, deverá ser aberto o menu File e escolher a opção
“Open”.
3. Gravar um documento
Para que o documento fique disponível para poder ser acedido
mais tarde, é necessário que este seja gravado. Para gravar um
4. Imprimir o documento
Para imprimir o documento (ou parte do documento) pode ser
+ adição
- subtração
* multiplicação
/ divisão
^ potência
IV . FORMATAR CÉLULAS
3. Formatar Números
São vários os formatos que podem ser atribuídos aos números,
entre os quais a definição do número de casas decimais a serem
mostradas, a inclusão ou não de separadores dos milhares, a
atribuição de formato de data, a apresentação em formato
percentagem, a apresentação em notação científica, a
apresentação em fracção e a inclusão de outros caracteres junto
dos números.
As formatações mais frequentes como sejam o número de casas
decimais, a apresentação em formato percentagem e a inclusão
do separador de milhares estão disponíveis na Barra de
Ferramentas “Formatting”:
1. Inserção de Gráficos
Existe uma variada gama de gráficos que podem ser inseridos na
folha de cálculo, entre os quais gráficos de linhas, gráficos de
barras, gráficos de colunas e gráficos circulares.
2. Fórmulas Internas
Apesar de ser possível efectuar todo o tipo de operações
construindo as fórmulas pretendidas com os operadores
matemáticos, o Excel possui uma vasta listagem de funções que
facilitam a sua utilização. Por exemplo, para calcular uma média
aritmética simples de uma determinada série, não é necessário
construir toda a fórmula; basta aceder às funções do Excel e
procurar a função “average”. Existem mesmo alguns casos em
que seria impossível efectuar o cálculo matemático através da
construção da fórmula com os operadores matemáticos: é, por
exemplo, o caso de cálculos para os quais não existem fórmulas
matemáticas, obrigando a que o cálculo seja efectuado através de
interacções sucessivas. Para o cálculo da TIR (Taxa Interna de
Rentabilidade), por exemplo, não existe uma fórmula matemática
impedindo que esta possa ser cálculada através de uma fórmula
matemática – neste caso, apenas é possível efectuar o seu cálculo
recorrendo à função respectiva disponibilizada pelo Excel.
Para aceder às funções do Excel poderá ser utilizado o botão
“Insert Function” existente junto à Barra de Fórmulas ou,
alternativamente, aceder através da opção “Fuction” existente no
menu Insert.
Ao escolher qualquer uma das referidas opções, é apresentada
uma caixa de diálogo onde são apresentadas diversas categorias
de funções, cada uma das quais contendo diversas funções.
3. Inserção de Símbolos
Por vezes existe a necessidade de colocar determinados símbolos
nos textos que são colocados nas células e que não estão
disponíveis no teclado. Por exemplo, as letras gregas não estão
disponíveis no teclado (estão disponíveis escolhendo uma
determinada fonte mas não estão visíveis nas teclas, ou são
obtidos através de combinação de teclas sendo difícil a sua
inserção); contudo é possível facilmente inseri-las recorrendo à
opção “Symbol” no menu Insert. Ao ser executada esta opção, é
apresentada uma caixa de diálogo com uma variada gama de
fontes, cada uma delas com numerosos símbolos. As letras gregas
estão disponíveis quando se escolhe a fonte “Symbol”.
De seguida são apresentados outros símbolos e as fontes onde
poderão ser encontradas:
− Symbol: ∉ ± ≥ Σ Ω ⇔ ⊆ ζ ≅ ϕ ≠ ≈ ƒ ♣
− Arial: ™ √ ⅓ ╣ ♪ ♫ ► ▲ س پ₪ ℅ ℓ ₫
− Webdings:
− Wingdings:
4. Inserção de objectos
O Excel, tal como outras aplicações do Office, permite a inserção
de diverso tipo de objectos, entre os quais: Imagens do Paintbrush;
Documentos do Word; Imagens do “Clip Art”; Equações;
Organogramas; Gráficos; Video Clips;…
Para aceder aos diversos objectos proporcionados pelo Excel, deve
ser escolhida a opção “Object…” no menu Insert. Ao escolher esta
opção, é apresentada uma caixa de diálogo onde é escolhido o
tipo de objecto a inserir no documento.
Como exemplo iremos apresentar a construção de uma equação
utilizando diversos símbolos matemáticos. O objecto para inserir
equações é o “Microsoft Equation 3.0”. Ao ser escolhida esta
opção é aberto o editor de equações e é apresentada uma caixa
de diálogo, onde é possível escolher os diversos tipos de símbolos
para desenhar a equação (por exemplo, o primeiro botão contem
os símbolos de maior ou igual, menor ou igual, diferente,
aproximadamente, entre outros):
1. Barra de Ferramentas
As Barras de Ferramentas normalmente apresentadas no Excel são
as barras “Standard” (contem os botões New, Open, Save, Print,
Print Preview, Cut, Copy, Past, entre outros) e a “Formating”
(contem, entre outros, botões para formatação de caracteres e
parágrafos). Contudo, é possível alterar as Barras de Ferramentas
apresentadas no Excel segundo as preferências ou necessidades
do utilizador. Para alterar as Barras de Ferramentas apresentadas,
deve ser escolhida a opção “Toolbars” no menu View e escolher a
barra a retirar ou a acrescentar.
2. Ordenação de Dados
Através da opção “Sort” existente no menu Data é possível colocar
por ordem alfabética ou por ordem crescente/decrescente uma
determinada série de dados. Por exemplo, para colocar alfabética
dos nomes a tabela abaixo, basta seleccionar toda a área da
tabela, incluindo os títulos dos campos (“Nome” e “Idade”) e
escolher a opção “Sort” no menu Data. De seguida, na caixa de
diálogo que surge, é necessário identificar a série pela qual se
presende efectuar a ordenação, optar por ordenação crescente ou
decrescente e escolher a opção “Header Row”.