RESUMEN DE ASESORIA DE RECURSOS
FINANCIEROS DE LA ASOCIACION DE PADRES
DE FAMILIA.
1° El Director: Es la columna vertebral de la institución por lo tanto
fundamentará el trabajo en la coordinación, comunicación y
respeto entre mesa directiva y dirección.
2° La Revisión: Deberá apegarse a la calendarización y al acudir
a la revisión presentará: (Se recuerda que Junio, Julio, y Agosto se
reportarán por separado para su revisión individual).
 Informe Mensual (Formato No. 2) Actualizado, original y
2 copias con firmas y sellos originales. Evitando
presentar enmendaduras o tachaduras.
 Copia del estado de cuenta del banco (Original y 2
copias). Lo presentaran cada mes para que al revisar,
coincida con la conciliación del formato No2.
 Formato No. 4 se utiliza cuando un cheque que ya fue
girado no aparece en el estado de cuenta porque
todavía no ha sido cobrado por lo que el cheque se
encuentra en tránsito. Original y 2 copias si los hay.
 Formato anual No.3 se presentara en borrador cada vez
que se presente a revisión para detectar cualquier error
que se presente al momento y no a fin de año.
3° Llenado del Diario:
 Lado izquierdo: INGRESOS
 Se anotara en cada Columna.
 Fecha.
 Folio
 Concepto
 Aportación Voluntaria
 Tienda Escolar
 Eventos Especiales
 Interés Bancario
 Donaciones
 Parcela Escolar
 Otros Ingresos y
 Total.
4° INGRESOS: Por cada ingreso se expedirá recibo foliado por
imprenta el cual contará: el nombre de quién entrega, Alumno,
Fecha, Cantidad (aunque sea parcialidad o totalidad de cantidad),
Domicilio, Concepto y Firma de Recibido por Tesorería y se
entregara sin importar cantidad.
5° Talonarios:
 Indispensable presentarlos para su revisión al igual que
cada actividad que se registre en el diario.
 Anotarse en el diario el folio donde empieza y dónde
termina con la cantidad correspondiente en el renglón y
columna y así sucesivamente todos los ingresos que le
continúen como kermesse, rifa, lotería, exámenes,
funciones de payasos, cine, etc.
6° Tienda Escolar: Si se concesiona, deberá ser a una persona
ajena tanto a la Asociación como a familiares del personal de la
escuela.
El dinero deberá ser depositado en el banco diariamente por el
concesionario y traer su ficha de depósito para comprobar y
respaldar el formato de ingresos generales que presentaran en la
revisión. Este formato se debe foliar cada vez que empieza el
ciclo escolar (es consecutivo). NOTA: anotar el número de días
hábiles del mes por la cantidad diaria que debe aportar al
concesionario, en caso de no ingresar la cantidad completa,
justificar el motivo de la falta de ingreso en el apartado de ingresos
en el libro-diario.
7° Uniformes: Sobre este punto se les aconseja que para evitar
pérdida de tiempo, trabajo y problemas sobre compra venta y
utilidad, tenga un acuerdo entre Asociación y Proveedor para
determinar el donativo a recibir en la cuenta de la APF de la
escuela por la venta de cada uno de ellos y en donde el proveedor
se encarga de compra y venta de los mismos.
8° Eventos Especiales: Se debe desglosar y presentar la
información detallada para conocer la utilidad de la actividad.
Registrando en el diario de ingresos y egresos solamente la
utilidad. Pero presentando los justificantes detallados de dicha
actividad.
9° Cierre de Ingresos: Cuando se termina de descargar todos los
ingresos y egresos en el diario contable se hace la suma de cada
columna y deberá cuadrar con el total de los ingresos. Se le
anotara en el último renglón del diario y se cancelaran las páginas
de uno y otro con una Z contable anotando las sumas iguales del
balance.
Saldo Anterior + Ingresos = 1 Egresos + Saldo Actual = 2
NOTA: todos los ingresos que no se amparen con recibos, no
se depositen en la cuenta bancaria o no se apliquen a la
institución educativa será motivo de denuncia ante las
autoridades correspondientes por parte de cualquier miembro
de la Asociación (inciso 7.4 de ingresos).
10° Conciliación: Va en la parte izquierda de el diario. Debe de
cuadrar con lo que queda para el próximo mes. Tener cuidado de
empezar con la cantidad que se termina el mes anterior a fin de
iniciar con la cantidad correcta. En caso de error al transcribir la
conciliación se cancela y se coloca en otro lugar ya que no se
debe contener tachaduras ni enmendaduras.
11° Motivos por lo que no coincide la conciliación y la cuenta
bancaria:
a) No anotan todos los ingresos del mes en el diario
contable.
b) No anotan todos los egresos del mes en el diario
contable.
c) Presentan cheques en tránsito y no presentan el
formato No. 4 que es el que corresponde.
d) Pagan notas y facturas de su dinero y no retiran del
banco la cantidad que les corresponde alterando la
conciliación.
12° Caja Chica: Se utiliza para gastos imprevistos como para
copias, urgencias, donde se pagan cantidades menores en la nota
que presentan o bien cantidades menores en la nota que
presentan o bien cantidades pequeñas (menores a $ 100.00), ya
que cuando se trata de pagar una cantidad grande se les expide
el cheque y así evitan tomar de los ingresos para los gastos que
se presentan. Máximo que se puede tener en la caja chica es
hasta 50 veces el salario mínimo que es de $ 45.00 dando un total
de $ 2,250.00 o siempre y cuando no rebase el 10 % del total de la
cuenta bancaria.
13° Cuenta del Banco: Es indispensable abrir una cuenta
bancaria ya que todos los ingresos se deben depositar así como
presentar las fichas correspondientes a fin de justificar los ingresos
que se reportan en el diario. Estos deberán ser reflejados en los
estados de cuenta mes por mes y en su informe. Cuando se gire
un cheque, favor de consultar su saldo para evitar cargos de
comisión.
14° Importante: Todos los ingresos que no se amparen con
recibos no se depositen en la cuenta bancaria o no se
apliquen a la institución educativa será motivo de denuncia
ante las autoridades correspondientes por parte de cualquier
miembro de la asociación, inciso 7.4 de ingresos.
15° El Diario Contendrá: 3 firmas y 2 sellos (presidente(a),
tesorero(a) y Director(a) irán de lado izquierdo del diario. Los
comprobantes de egresos, ya sean recibos, remisiones o facturas
deberá también ir firmados y sellados.
16° El formato No. 9: de gastos sin factura tiene un máximo de
hasta $ 100.00 y se utiliza cuando realizamos una compra menor a
esta cantidad y recibimos como comprobante una remisión
informal (sin encabezado) o un ticket, anexando credencial de
elector de quien realiza la compra. En caso de rebasar esta
cantidad del mismo lugar al mes se solicitara factura.
17° Uso del Formato F-14: Se utiliza cuando se justifica un
servicio (NO COMPRA) que realiza la persona dentro de la
institución Educativa y no cuenta con factura siempre y cuando no
rebase la cantidad de 14 veces el salario mínimo estipulado por el
reglamento.
a) Servicios de Electricidad.
b) Servicios de Pintura.
c) Servicios de Albañilería.
d) Transporte (Hasta $150.00 por mes mesa directiva)
e) Desyerbar Patio.
f) Honorarios, fletes.
Nota: El formato F-14 tiene como límite máximo $ 700.00 y se
pueden hacer máximo 4 del mismo concepto agregándole su
credencial de elector y el Visto Bueno de todos: Mesa Directiva,
Testigos y Director(a).
18° El Formato No. 145: Se utiliza cuando la compra es mayor a
$ 5,000.00 y se presentaran 3 cotizaciones de proveedores o bien
contratistas depende de lo que vayan a realizar, ya sea una
compra o una obra a fin de solicitar la autorización correspondiente
a la Oficina Regional para su regularización. Se agregan: el
informe mensual revisado, así como el estado de cuenta para su
autorización. Todo con firmas y sellos originales.
22° Cierre de Egresos: Cuando se termina de descargar todos los
ingresos y egresos en el diario contable se hace la suma de cada
columna y deberá cuadrar con el total de los ingresos. Se anotara
en el último renglón del diario y se cancelaran las páginas de uno y
otro con una Z contable anotando las sumas iguales del balance.

19° Llenado del Diario Lado Derecho Egresos: 23° Cierre del Ciclo Escolar (Mayo 2010 – Mayo 2011)
Se anotara en cada columna:
 Fecha • Formato No: 2
 Folio • Formato No. 3
 Concepto • Estado de Cuenta
 Numero de Cheque. • Traer en el diario transcrito el concentrado anual
 Equipo y Material de Oficina. después de descargar el mes de mayo en el diario JEFATURA DE SECTOR 5
 Material Didáctico. avalado con las firmas y sellos correspondientes.
PARTICIPACION CIUDADANA
 Equipo y Material de Laboratorio. RECURSOS FINANCIEROS DE
 Equipo y material de Talleres. Transcribir en el diario la convocatoria, las actas de formación
de mesa directiva, las firmas de asistencia, el plan de trabajo, ASOCIACION DE PADRES DE FAMILIA
 Gastos Generales y REGION 3
acuerdos, sustituciones, actas de juntas y demás todo lo
 Total.
relacionado con la Mesa Directiva.
Egresos. Hay proveedores que dan notas que traen como leyenda.
24° Llenado del Anual: Se llenara el formato No. 3, Ejemplo:
a) Régimen de ley ASESORIA DE INICIO DE CICLO
b) Régimen Intermedio  Se antara el saldo remanente del ciclo anterior.
2010-2011
c) Régimen simplificado  En las siguientes Columnas se anota: los ingresos,
d) Régimen de Pequeños Contribuyentes. egresos y saldo del mes, así hasta terminar.
e) Régimen de Propietarios.  Al terminar Mayo se suman los ingresos y se anotan en
f) Actividad Empresarial. el total. También se suman los egresos y se anotan
NOTA: Se tomaran como factura ya que estos proveedores igualmente quedando así como el saldo remanente para
declaran ante hacienda como pequeños contribuyentes. También
pueden recibir notas de remisión o venta y acumularlas pero
pedirán la factura al proveedor al final del mes.
el próximo ciclo escolar.

NOTA: para comprobar que está correctamente llenando se Suma

20° Para Descargar Notas, Ticket o Factura: En las columnas de la
pagina de egresos de el diario hay un catalogo de cuentas y
subcuentas en los lineamientos que les indica la columna en la
que se anotara cada nota o factura.
NOTA. Desde el primer comprobante de egresos que se anota
en el diario se le asigna un folio que será consecutivo hasta el
término del ciclo escolar.
21° Gastos Sociales: Se tramitaran en las siguientes fechas:
 4 de Julio de 2011 únicamente.
 Posadas: { limite 3 de diciembre de 2010.
 Día del niño / estudiante. Limite 11
 Día de madres y de Abril 2011
 Día del maestro
Y se respalda la autorización con las facturas, notas o formatos
correspondientes dependiendo de lo que se vaya a hacer.
*(Deberá ser respetada la cantidad autorizada para los Gastos
Sociales).
MANEJO DE LOS
Ingresos + Remanente – Suma de Egresos = Saldo Remanente
Próximo Ciclo Escolar. Fecha de cierre Mayo de 2011. RECURSOS
25° Chequera y Documentación: Correspondiente del ciclo
escolar deberá conservarse en la escuela en un lugar seguro para
cualquier aclaración.
FINANCIEROS
26° Cambio de Mesa Directiva: Se realizara las últimas 2
semanas del ciclo escolar.
 Las convocatorias se giraran entre los días del 16 al 3º
de Junio de 2011 únicamente.
 Las juntas se realizaran entre los días del 17 de Junio al
 Las actas se entregaran en el departamento de
Recursos Financieros del 18 de Junio al 17 de Julio de
2011. En original y 5 copias con firmas y sellos
originales, sin tachaduras ni enmendaduras y anexando
credenciales de elector.
27° Cualquier Duda o Aclaración: estamos a sus órdenes en el
teléfono 20-20-53-62.
Nota: Lo no previsto en este instructivo será resuelto por las
Autoridades Competentes.
GUADALUPE, NUEVO LEÓN, OCTUBRE DE 2010.