GERENCIAMENTO DE

DOCUMENTOS E
REGISTROS QSMS

Prof. Vanessa Jorge

E-mail: vanessaajorge@yahoo.com.br
Assuntos que serão abordados durante o curso:

 A sociedade do conhecimento (criação, gestão e

organização)
 Informação x documentos (origem de estudos,
conceitos e bases teóricas)
 Gestão de documentos (convencionais e
eletrônicos)
 Segurança da informação e preservação digital
 Controle de documentos e registros (requisitos
das normas)
 A sociedade do conhecimento:
Criação, gestão e organização
 Criação do conhecimento

Conhecimento: Ato de conhecer, ter uma idéia, noção.

Também associado a experiência

Dados + informação + pessoas = CONHECIMENTO

Tipos:
 Tácito – subjetivo, pessoal, experiência, intangível

 Explícito – objetivo, racional, documentado,

sistematizado (palavras, números, símbolos)
Modos de conversão do conhecimento:

 Socialização : COMPARTILHAR - tácito x tácito

 Externalização : CONCEITUAR - tácito x explícito

 Combinação : SISTEMATIZAR - explícito x explícito

 Internalização : OPERACIONALIZAR – explícito x

tácito
 Gestão do conhecimento

“É o processo sistemático de procura, seleção, organização, análise e

disponibilização da informação, de modo que se possibilite aos
trabalhadores de uma Organização a compreensão necessária e
suficiente numa área de interesse específico” (Knowlwdge
Management, Glossary)

Em relação aos objetivos e benefícios da GC, segundo Davenport &

Prusak (1998), pode-se citar:

 Criar repositórios de conhecimento

 Proporcionar ou aumentar o acesso à informação e ao conhecimento
 Criar ambiente positivo
 Reconhecer o conhecimento como um bem
Elementos para implantação e sustentabilidade:

 Alta direção e liderança

 Tecnologia da informação

 Gestão de pessoas

 Serviços de informação
 Organização do conhecimento

Segundo Prosbst (2002), 6 processos essenciais para

organização do conhecimento:

 Identificação
 Aquisição
 Desenvolvimento
 Compartilhamento e distribuição do conhecimento
 Utilização
 Retenção
  Informação x documentos:
Origem de estudos, conceitos e bases
teóricas
 Origem

Grandes marcos na história dos estudos arquivísticos:

 Criação do Arquivo Nacional da França durante

revolução francesa;

 Período pós Segunda Guerra Mundial;

 Computadores pessoais e redes trabalhos.

 Conceitos

 Informação: Conjunto de dados estruturados que

transmite relevância, um conhecimento ou um
propósito.
 Documento: Registro de uma informação
independente da natureza do suporte que a contém.
 Arquivo: É o conjunto de documentos produzidos e/ou
recebidos por órgãos públicos, entidades privadas e
pessoas físicas em decorrência do exercício de suas
atividades, qualquer que seja o suporte da informação.
 Finalidade

 Principal finalidade servir a administração, constituindo-

se, conseqüentemente, em base do conhecimento da
História.

 Função

 São funções básicas do arquivo a guarda e a

conservação dos documentos, visando à utilização.
 Classificação dos arquivos
 Extensão da atuação
- Setoriais
- Centrais

 Natureza dos documentos

- Especial (fotografias, CDs, fitas)
- Especializado (médicos, engenharia,imprensa)

 Entidade mantenedora
- Públicas
- Privadas

 Estágios de evolução
- Idade corrente
- Idade intermediária
- Idade Permanente
 Princípios e bases

- Princípio da proveniência ou respeito aos fundos

 Consiste em deixar agrupados, sem misturar com

outros, os arquivos provenientes de uma administração
pública, de uma empresa ou de uma pessoa física

 Vantagens da aplicação

- Garantir a integridade administrativa

- Trabalhar com conjuntos documentais
- Facilidade na recuperação da informação
- Elimina a possibilidade de dispersão dos documentos
- Teoria das Três idades - Ciclo vital dos documentos

 Fase corrente (arquivos correntes): Abrigam os documentos

durante seu uso funcional, administrativo, jurídico. Sua
utilização está ligada às razões pelas quais foram criados.

 Fase intermediária (arquivos intermediários): Abrigam

documentos que já cumpriram seus valores legais ou que não
estão sendo utilizados com freqüência pelo produtor.

 Fase permanente (arquivos permanentes): é a preservação

definitiva do documento. Neste momento o documento
ultrapassa o seu uso primário e inicia-se o uso secundário
(valores científicos, social e cultural).
- Duplo valor dos arquivos

 Valor primário – está ligado diretamente à razão pela

qual o documento foi criado. Utilização dos documentos
para fins administrativos.

 Valor secundário – são os valores intrínsecos ao

documento que se avultam no decorrer do tempo. Não
são todos os documento que possuem este valor. É
necessária a identificação a partir da avaliação
 Gestão de documentos:
Convencionais e eletrônicos
 Gestão documental
 “Considera-se gestão de documentos o conjunto de
procedimentos e operações técnicas referentes à sua
produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em
fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação
e ou recolhimento para guarda permanente” [1]

- Objetivos:

 Assegurar, de forma eficiente, a produção,

administração, manutenção e destinação dos
documentos;
[1] Lei Federal nº 8.159, de 8/1/1991
 Garantir que a informação / documento esteja sempre
acessível quando necessária;

 Assegurar o uso adequado da micrográfica,

processamento automatizado e outras técnicas de
gestão da informação;

 Garantir racionalização de recursos e processos no que

diz respeito a documentação;

 Agilizar a eliminação de documentos sem valor

permanente;

 Garantir a preservação e o acesso aos documentos com

valor permanente.
- Problemas com a falta de gestão de documentos:

 Causa problemas com a fiscalização;

 Gera despesas por ocupar espaço;
 Impede a adoção de tecnologias adequadas para a
informatização dos arquivos;
 Inviabiliza a obtenção de Certificados de Qualidade;
 Mostra uma imagem de desorganização da empresa;
 Prejudica a velocidade e a qualidade na tomada de
decisões.
- Curiosidades:

 Um executivo pode perder 4 semanas em um ano

procurando informações e documentos;
 Gasta-se 250 dólares para recuperar um documento
extraviado;
 Guarda-se 3 vezes mais documentos do que o
necessário;
 Em cada 20 documentos, um é perdido;
 Gasta-se 120 dólares para achar um documento
perdido;
 Faz-se 19 cópias de um documento.
- Fases:

 Produção – Ato de elaborar o documento. Atentar para

importância da padronização na fase de produção do
documento;

 Utilização – Fluxo percorrido pelo documento. É nesta

fase que se utilizam métodos de controle e as técnicas a
seguir apresentadas;

 Destinação dos documentos – Análise, seleção e

fixação de prazos de guarda.
- Técnicas:

 Protocolo
 Classificação
 Ordenação
 Avaliação
 Seleção
 Destinação final: Descarte ou Recolhimento /
Transferência
 Conservação e Preservação
- Código de classificação de documentos

 Utilizado para classificar todo e qualquer documento

produzido ou recebido;

 Agrupa os documentos sob um mesmo tema, como

forma de agilizar sua recuperação e facilitar as tarefas
arquivísticas relacionadas com a avaliação, seleção,
eliminação, transferência, recolhimento e acesso aos
documentos.

 Recomenda-se a classificação de documentos por

assunto
- Tabela de temporalidade de documentos

 Instrumento de destinação, aprovado pela autoridade

competente, que determina prazos e condições de
guarda, tendo em vista transferência, recolhimento ou
destinação final de documentos.

- Instrumento de pesquisa

 Instrumento de referência que identifica, localiza,

resume ou transcreve, em diferentes acervos
arquivísticos, com finalidade de controle e acesso.
- Conservação de documentos

 “Conjunto de procedimentos e medidas destinadas a

assegurar a proteção física dos documentos contra
agentes de deteriozação.”(Dicionário de Terminologia
Arquivística, 1996, p.18).

- Objetivos:

 Preservar as informações;
 Adotar medidas a fim de prolongar a vida dos
documentos e a qualidade do acesso as informações.
- Alguns fatores de deterioração de documentos:

 Umidade e temperatura;

 Radiações luminosas;

 Poeira e poluição atmosférica;

 Ataques biológicos (insetos e microorganismo);

 Catástrofes (enchentes e incêndios);

 Manuseio e acondicionamento inadequados

 Documentos eletrônicos

• São arquivos de documento gerados por um

programa de computador ou arquivos com
imagens digitalizadas de documentos em papel,
filme ou som.
- Classificação de documentos eletrônicos:

• Recomenda-se o uso da mesma metodologia aplicada

para documentos em papel em estruturas de servidores,
facilitando a busca de ambas as informações
(eletrônicas e físicas)

• Vantagens:
- Redução de utilização da funcionalidade de “busca” de
documentos
- Padronização
- Controle de versões
Exemplo:
Pasta – Arquitetura e Projetos

Sub-Pasta 1

Estudo de viabilidade Técnica

Sub-Pasta 2
Projetos de Arquitetura

Sub-Pasta 3
Projetos Estruturais

Sub-Pasta 4
Projeto de instalações

Sub-Pasta 5
Projetos de fundações

Sub-Pasta 6 Projetos de Alvenaria

Sub-Pasta 7 Projetos de tratamentos especiais

 Gerenciamento eletrônicos de documentos

 “Os sistemas de Gerenciamento Eletrônico de

Documentos não são simplesmente sistemas de
gerenciamento de arquivos. O GED é mais, pois ele
programa a categorização de documentos, tabelas de
temporalidade, ações de disposição e controla níveis de
segurança. É vital para a manutenção das bases de
informação e conhecimento das empresas.” [2]

[2] http://www.cenadem.com.br/ged01.php
- Tecnologias associadas ao tratamento da documentação nos
sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos:

 Imaging – Tratamento de imagens por scanning a partir de originais

em papel ou microfilme;

 Workflow – Fluxo de atividades associado a um ou mais

documentos e / ou processos;

 COLD (Computer Output to Laser Disk) – (ERM = enterprise report

management) – Armazenamento e recuperação digital de grandes
volumes de dados em mídia magnético-óptica;

 Document Management (EDMS) – Gerenciamento da

documentação em meio digital;

 WEB Content Management – Gerenciamento de conteúdo de

websites;
- Vantagens:

 Reduzem o espaço de armazenamento;

 Maior controle dos documentos;
 Auxiliam na tomada de decisões;
 Fator diferencial competitivo;
 Absoluto controle dos processos de negócio;
 Diminuição no tempo de tramitação dos documentos;
 Eliminação dos riscos de extravios de documentos;
 Possibilidade de um mesmo documento ser examinado,
simultaneamente, por várias pessoas e até mesmo
diversos departamentos;
 Diminuição dos custos operacionais.
- Desafios:

 Mercado confuso (variedade e diversidade de produtos)

 Alto investimento

 Resistência às mudanças

 Pouca padronização
- Curiosidades:

 Mil páginas de texto requerem 2MB de armazenamento;

 Um arquivo de 4 gavetas comporta, 10 mil páginas
(imagem);
 Um CD-R armazena, em média
- 13 mil páginas imagens
- 325 mil páginas de texto
 Escritórios criam cerca de 1 bilhão de páginas de papel /
dia
- 600 milhões de páginas de relatórios de computador
- 234 milhões de fotocópias
- 24 milhões de documentos diversos. Isso somente nos EUA
 Segurança da informação e
preservação digital
 Segurança da informação:

 Confidencialidade – garantia de que a informação é

acessível somente por pessoas autorizadas;

 Integridade – salvaguarda da exatidão e totalidade da

informação;

 Disponibilidade – garantia de que os usuários

autorizados obtenham acesso à informação sempre que
seja necessário.
 Dicas e boas práticas em segurança da informação no
dia-a-dia de seu trabalho:

 Mesa limpa e tela limpa

 Recolhimento de documentos em impressoras
copiadoras ou fax
 Descarte de informações
 Segurança em correio eletrônico
 Uso de senhas
 Conversas em ambientes públicos
 Cuidados com uso de notebooks
 Legislação - Sigilo e Segurança da informação:

 Decreto Nº 4.553, de 27 de Dezembro de 2002 que trata a

salvaguarda de dados, informações,documentos e
materiais sigilosos de interesse da segurança da
sociedade e do Estado, no âmbito da Administração
Pública Federal, e dá outras providências.

 Segundo legislação, documentos sigilosos podem ser

classificados como:
- Ultra-secretos;
- Secretos;
- Confidenciais;
- Reservados.
- Conservação e Preservação digital:

 Como na gestão dos documentos físicos, deve ser

adotada política de avaliação dos documentos.

 Atenção para documentos que tem longo prazo de sigilo

para que no momento de sua desclassificação o acesso
seja possível.

 Importante preservar a informação (não o suporte).

- Conservação e Preservação digital:

 Cuidados com deterioração de equipamentos e

programas:
- Para CDs, limpar sempre de dentro para fora
- Não pegar nos equipamentos com mãos sujas
- Manter temperatura estável
- Não expor as camadas magnéticas a poeira, luz etc
- Conservação e Preservação digital:

 Alternativas para questão da obsolescência de

equipamentos e programas:
- Criação de museu tecnológico
- Preservação da cadeia de bits
- Encapsulamento (equipamentos e software)
- Formatos padronizados
- Migração de suporte e software
- Emulação
 Controle de documentos e registros:
Requisitos das normas
 Gestão da qualidade

• Definições clássicas da qualidade:

 Conformidade com as exigências – Crosby

 A qualidade deve ter como objetivo as necessidades do
usuário, presentes e futuras – Deming
 Adequação à finalidade ou uso – Juran
 O total de características de um produto ou de um serviço
referente a marketing, engenharia, manufatura e
manutenção, pelas quais o produtos ou serviços, quando em
uso, atenderá as exigências dos clientes - Feigenbaum
 Gestão da qualidade

• “ Conjunto de procedimentos que incluem planejamento

estratégico, alocação de recursos e outras atividades
sistêmicas como o próprio planejamento, o controle e a
melhoria da qualidade” (Zacharias, 2001, p. 43)

• Enfoque por processos:

“Conjunto de atividades inter-relacionadas ou interativas
que transformam insumos (entradas) em produtos
(saídas)” (ABNT, 2000, p. 10)
 Gestão da qualidade
Inputs e outputs de um processo
Inputs Outputs
Materias
Procedimentos Produtos
Métodos
Informação (incluindo especificação) Serviços
Pessoal
Habilidades Informações
Conhecimento
Treinamento Documentos
Instalações / Equipamentos

Fonte: Adaptado de OAKLAND, 1994, p. 24

Um sistema de gestão pode incluir diferentes
sistemas específicos:

GESTÃO DA QUALIDADE
GESTÃO AMBIENTAL
GESTÃO DA SAÚDE E SEGURANÇA
OCUPACIONAL

O que eles têm em comum?

 A importância da gestão da informação e
documentos para os sistemas de gestão

“Dispor da informação correta e no tempo certo pode fazer a

diferença entre o lucro e o prejuízo, entre o sucesso e o fracasso
de muitas organizações”
Fundação Nacional da Qualidade

• Atividade essencial para realização e melhoria dos processos

• Vantagem competitiva na chamada sociedade do conhecimento

• A gestão de documentos é um dos alicerces do
sistema da qualidade, pois assegura o
cumprimento dos requisitos estabelecidos, os
colaboradores da empresa tem a informação
atualizada sobre como desenvolver cada
atividade e garante a melhoria continua nos
processos trabalho.
• Em um sistema de gestão da qualidade, a
organização diz o que vai fazer (documentação
normativa), faz o que pretende (fato) e prova o
que fez (por meio de documentos - registros).
 Antes Fato Depois

Procedimento Fato Registro

Procedimento sobre Auditoria realizada em Relatório da auditoria

auditoria interna Julho/ 2004

Fonte: Valls, 1995, p.6

- A documentação fundamenta o funcionamento adequado
do sistema quando:

 Atende às necessidades declaradas ou implícitas da

organização, dos clientes e de outras partes
interessadas;

 Possibilita o treinamento adequado;

 Assegura a rastreabilidade e repetibilidade do processo;

 Prova a evidência objetiva;

 Avalia a eficácia e a contínua adequação do sistema.

 Documentação normativa:

 Descreve, em meio físico ou eletrônico, a forma como

as atividades são desenvolvidas, suas inter-relações e
as responsabilidades de cada funcionário.

 Cada organização determina a extensão da

documentação necessária e os meios a serem
utilizados.

 Fatores a serem considerados:

- Tipo e tamanho da organização
- Complexidade e interação dos processos
- Grau necessário a ser demonstrado para atendimento aos requisitos
- Tipo de documentos:

 Manual da qualidade

 Procedimentos

 Instruções de trabalho

 Registros da qualidade
Manual da qualidade

Procedimentos

Instruções de trabalho

Registros
 Controle de documentos:

 A empresa deve estabelecer e manter procedimentos

documentados para controle, alteração e aprovação
dos documentos integrantes do sistema de qualidade;

 Devem existir processos de trabalho documentados

para elaboração / emissão / aprovação, alteração /
revisão / cancelamento, distribuição / recolhimento e
controle de todos os documentos do sistema da
qualidade em operação;
 Os documentos devem definir claramente os métodos e
responsabilidades na execução dessas tarefas;

 Os documentos devem estar disponíveis nos locais de

trabalho e quando obsoletos devem ser prontamente
removidos e substituídos.

 Segundo a ISO 9004-2, controle de documentos nos

sistemas da qualidade deve ser:
Toda documentação deve ser legível, datada (incluindo as datas de
revisão), clara, prontamente identificável, além de incluir a devida
autorização.

Devem ser estabelecidos métodos para controle da emissão,

distribuição e revisão de documentos.

Os métodos devem assegurar que os documentos sejam:

- Aprovados pelo pessoal autorizado;

- Liberados e colocados à disposição nas áreas em que as
informações são necessárias;
- Compreensíveis e aceitáveis pelos usuários;
- Analisados criticamente, caso seja necessária alguma
revisão;
- Retirados de circulação ao se tornarem obsoletos.
Fonte: Valls, 1998
 Controle de registros
 A implementação deste requisito requer a instiuição de
um procedimento documentado para definir os controles
necessários para:

 Identificação – código ou título pelo qual o documento é

conhecido

 Armazenamento – forma e o local onde os registros são

guardados

 Proteção – o tipo de proteção necessária para impedir

um possível perda ou deterioração
 Recuperação – a forma ou ordem como os registros são
recuperados para consulta depois de armazenados

 Tempo de retenção – o tempo necessário que o registro

deve ser mantido para fins de comprovação da
qualidade praticada

 Descarte – a forma de disposição do registro da

qualidade depois de vencido tempo de retenção

 Deve existir uma sistemática que permita a verificação

da responsabilidade e autoridade sobre os registros
emitidos e a interação entre as áreas da empresa;
Matriz de Registros do Sistema de Gestão da Qualidade

Documentos Identificação Armazenamento Proteção Recuperação Tempo de Descarte

de Retenção
Referência
PSGQ/4.2-01 Guia de GDOC Arquivo Nº da obra / nº 1 ano após Destruir
Remessa de controlado da GRD o término
documento * da obra

*Apenas para Gerentes, Coordenador, líderes e GDOC

 Visando atender os requisitos da norma, é necessário
que o profissional responsável pela documentação,
atente para os seguintes itens:

 Participação na elaboração de documentos no que diz

respeito a respeitos a padrões e formatos indicados pelo
cliente (utilizar check list de verificação);

 Atentar para atribuições e responsabilidades

previamente estabelecidos em matriz de
responsabilidade;
 Garantir que os documentos emitidos estejam
disponíveis em meio físico e eletrônico para acesso em
qualquer tempo;

 Garantir que o grupo trabalhe sempre com revisões

atuais, evitando problemas com desperdício de tempo
em trabalhos feitos com revisões obsoletas;

 Considerar que muitas vezes um projeto é desenvolvido

a partir de informações externas (normas
regulamentadoras, normas clientes, documentos de
referência) e por isso essas informações devem ser
controladas;
 Garantir registro de todas as ações de emissão através
de guia específica, podendo assim comprovar a
realização do trabalho;

 Manter controle de todas as entradas e saídas

pertinentes a documentação atualizadas e disponíveis
para funcionários.
Fim