GUIA BÁSICO DE UTILIZAÇÃO

2005/2006
Microsoft Excel XP

Índice
1. Introdução .................................................................................................. 3
1.1. Conceitos iniciais ................................................................................. 3
2. Edição de dados ........................................................................................ 4
2.1. Inserção de dados................................................................................ 4
2.2. Seleccionar células .............................................................................. 5
2.3. Inserir células....................................................................................... 8
2.4. Eliminar células .................................................................................. 10
2.5. Tipos de dados .................................................................................. 13
3. Formatação.............................................................................................. 15
4. Gestão dos dados.................................................................................... 20
5. Referências.............................................................................................. 21
5.1. Referências externas ......................................................................... 22
5.2. Tipos de referências........................................................................... 23
6. Fórmulas .................................................................................................. 26
6.1. Operadores ........................................................................................ 26
7. Funções ................................................................................................... 28
7.1. Função SOMA ................................................................................... 28
7.2. Função MÉDIA................................................................................... 29
7.3. Função CONTAR............................................................................... 30
7.4. Função MÁXIMO................................................................................ 31
7.5. Função MÍNIMO................................................................................. 32
7.6. Função HOJE .................................................................................... 33
8. Gráficos....................................................................................................34
8.1. Como criar um gráfico........................................................................ 35
9. Impressão ................................................................................................48
1. Introdução
Uma folha de cálculo é um programa que permite processar e apresentar
dados numéricos, podendo ser utilizadas em variadíssimas situações. Desde
que a primeira folha de cálculo electrónica foi concebida (o Visicalc em 1979),
novas funcionalidades têm sido incorporadas, aumentando a capacidade das
novas folhas de cálculo.
1.1. Conceitos iniciais
A janela do Excel tem vários componentes, mas o mais importante é a área de
trabalho. É na área de trabalho que o utilizador insere os dados que serão
processados pelo Excel.
Figura 1 - A janela do Excel e alguns dos seus componentes

A área de trabalho é composta por células, linhas e colunas (Figura 2). Uma célula
é o elemento mais básico de uma folha de cálculo, e é onde são inseridos os dados.
Um conjunto de células dispostas na vertical formam colunas e são representadas
por letras (A, B, C, etc.). Um conjunto de células dispostas na horizontal formam
linhas e são representadas por números (1, 2, 3, etc.). Um ficheiro Excel pode
conter uma ou mais folhas de cálculo. Por poder conter múltiplas folhas de
cálculo, um ficheiro de Excel também é conhecido como livro.
Figura 2 - Área de Trabalho

2. Edição de dados

2.1. Inserção de dados

A inserção de dados é feita

essencialmente através do teclado,
sendo o rato utilizado para outras
operações como cortar, copiar, etc.
A tabela seguinte mostra as teclas
utilizadas na inserção de dados.
Teclas Descrição
.
2.2. Seleccionar células
É possível seleccionar determinadas partes de uma folha de cálculo de modo a
aplicar operações sobre todo o conjunto seleccionado. A selecção pode ser feita
através do teclado ou através do rato. Atenção - Apenas devem ser seleccionadas
células utilizando o rato, quando o ponteiro apresenta o formato ╬ , já que outros
formatos de ponteiro têm outros significados.

Seleccionar uma célula

Clicar com o rato na célula, ou utilizar as teclas de cursor. A célula seleccionada é
conhecida como célula activa, ou seja, é a célula que recebe os dados digitados
pelo utilizador.

Figura 4 - Exemplo de selecção de uma célula

Seleccionar um conjunto de células
Clicar com o botão esquerdo do rato e arrastar, ou seleccionar premindo a tecla
SHIFT e utilizando as teclas de cursor.

Figura 5 - Exemplo de selecção de um bloco de células adjacentes

Caso as células que se desejam seleccionar não sejam adjacentes, isto é, não sejam
imediatamente próximas umas das outras, a selecção terá de ser feita utilizando a
tecla CTRL (apenas se aplica ao rato): após a selecção do primeiro bloco, premir a
tecla CTRL e seleccionar os restantes blocos.

Figura 6 - Exemplo de selecção de dois blocos de células não adjacentes

Seleccionar colunas inteiras
Para seleccionar uma coluna inteira basta clicar no cabeçalho da coluna (onde se
encontra a letra que identifica a coluna). Podem ser seleccionadas colunas
adjacentes ou não adjacentes.

Figura 7 - Exemplo de selecção de uma coluna inteira

Seleccionar linhas inteiras
Para seleccionar uma linha inteira basta clicar no cabeçalho da linha (onde se
encontra o número que identifica a coluna). Podem ser seleccionadas linhas
adjacentes ou não adjacentes.

Figura 8 - Exemplo de selecção de uma linha inteira

Seleccionar toda a folha de cálculo
Para seleccionar toda a folha de cálculo basta clicar no botão Seleccionar tudo
(no canto superior esquerdo da folha).

Figura 9 - Exemplo de uma folha de cálculo completamente seleccionada

2.3. Inserir células
Por vezes é necessário acrescentar novas células a uma folha de cálculo, algo que é
bastante fácil de fazer. Embora existam vários métodos de inserir células, apenas
são analisados dois métodos, em cada tipo de inserção.

Inserir colunas inteiras

Para inserir uma coluna inteira podem ser utilizados dois métodos:
1. Seleccionar a coluna e utilizar a opção Inserir do menu de contexto

(Figura 10).
Figura 10 - Inserir uma coluna inteira através do menu de contexto

2. Ou, utilizar a opção Colunas do menu Inserir.

Para inserir mais do que uma coluna, devem-se seleccionar várias colunas antes de
inserir.

Inserir linhas inteiras

Para inserir uma linha inteira podem ser utilizados dois métodos:
1. Seleccionar a linha e utilizar a opção Inserir do menu de contexto
(Figura 11).
Figura 11 - Inserir uma linha inteira através do menu de contexto
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2. Ou, utilizar a opção Linhas do menu Inserir.
Para inserir mais do que uma linha, devem-se seleccionar várias linhas antes
de inserir.
Inserir células individuais
Para inserir uma célula individual, seleccionar o local onde se pretende inseri-la
e clicar na opção Inserir do menu de contexto, ou clicar na opção Células do
menu Inserir. Seleccionar a opção pretendida na janela Inserir (Figura 12).
Figura 12 – Inserção de células individuais
2.4. Eliminar células
A eliminação de células é uma operação que pode ser necessária
frequentemente, sendo bastante fácil de executar.
Eliminar colunas inteiras
Para eliminar colunas inteiras podem ser utilizados dois métodos:
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1. Seleccionar a(s) coluna(s) e utilizar a opção Eliminar do menu de
contexto (Figura 13).
Figura 13 - Eliminar uma coluna inteira através do menu de contexto
2. Ou, seleccionar a(s) coluna(s) e utilizar a opção Eliminar do menu
Editar.
Eliminar linhas inteiras
Para eliminar linhas inteiras podem ser utilizados dois métodos:
1. Seleccionar a(s) linha(s) e utilizar a opção Eliminar do menu de
contexto (Figura 14).
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Figura 14 - Eliminar uma linha inteira através do menu de contexto
2. Ou, seleccionar a(s) linha(s) e utilizar a opção Apagar do menu Editar.
Eliminar células individuais
Para eliminar uma célula individual, seleccionar a célula pretendida e clicar na
opção Eliminar do menu de contexto, ou clicar na opção Eliminar do menu
Editar. Seleccionar a opção pretendida na janela Eliminar (Figura 15).
Figura 15 - Eliminar células individuais
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2.5. Tipos de dados
No Excel o utilizador pode inserir diferentes tipos de dados e permite aplicar
operações apropriadas a cada tipo. Basicamente existem quatro tipos de
dados:
Strings
As strings são conjuntos de caracteres alfanuméricos. As strings são utilizadas
muitas vezes para efeitos informativos.
Números
Os dados numéricos são os mais importantes já que a principal função de uma
folha de cálculo é o processamento de números, possuindo variadas
funcionalidades orientadas para esse fim. No Excel existem diferentes tipos de
dados numéricos:
• Números inteiros;
• Números reais;
• Percentagens;
• Valores monetários.
Datas
As datas são outro tipo de dados que podem ser tratados de forma específica.
Geralmente o modo como as datas são apresentadas na folha de cálculo tanto
dependem das definições regionais do sistema operativo como de definições
especificadas pelo utilizador.
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Fórmulas
As fórmulas são expressões matemáticas que permitem efectuar cálculos de
complexidade variada. As fórmulas permitem tratar automática e rapidamente
dados, o que constitui uma das grandes vantagens das folhas de cálculo em
relação a métodos não informáticos de tratamento de dados numéricos.
Formatação do tipo de dados
Através do separador Número da janela Formatar células do menu Formatar
é possível definir com maior especificidade qual o tipo de dados de uma ou
mais células, qual o formato dos dados, etc.
Figura 16 – Formatar células
Também é possível formatar o tipo de dados de uma ou mais células através
da barra de ferramentas Formatação (Figura 17).
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Figura 17 – Formatação de dados
3. Formatação
As células podem ser formatadas relativamente a diversos aspectos, tais como:
tipo de letra, alinhamento, cores, limites, etc.
Tipo de letra
O tipo de letra pode ser formatado utilizando o separador Tipo de letra da
janela Formatar células, ou utilizando os ícones da barra de ferramentas
Formatação.
Figura 18 – Formatação do tipo de letra utilizando os ícones da barra
Formatação
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Figura 19 - Formatação do tipo de letra utilizando a janela Formatar
células
Alinhamento
O texto numa célula ou conjunto de células pode ser formatado quanto ao
alinhamento (horizontal e vertical).
Figura 20 - Exemplo de alguns tipos de alinhamento
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O alinhamento horizontal pode ser formatado com os ícones da barra de
ferramentas Formatação.
Figura 21 - Formatação do alinhamento utilizando os ícones da barra
Formatação
Para ter todas as opções de formatação do alinhamento pode ser utilizado o
separador Alinhamento da janela Formatar células.
Figura 22 - Formatação do alinhamento utilizando a janela Formatar
células
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Limites
Os limites de uma célula ou conjunto de células são linhas, com uma
determinada cor e estilo, desenhadas nos lados ou no interior de uma célula.
Os limites podem ser aplicados através do ícone na barra de ferramentas
Formatação.
Figura 23 - Formatação de Limites
Os limites podem também ser aplicados através do separador Limite na janela
Formatar células, o qual oferece mais controle sobre a formatação.
Figura 24 - Formatação de limites utilizando a janela Formatar células
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Sombreado
O sombreado diz respeito ao preenchimento de uma célula ou conjunto de
células. O sombreado pode ser uma cor de fundo e/ou um padrão. A cor de
fundo pode ser aplicada directamente a partir da barra de ferramentas
Formatação.
Figura 25 - Sombreado
Para mais opções de formatação deve ser utilizado o separador Padrões da
janela Formatar células.
Figura 26 - Formatação do sombreado utilizando a janela Formatar células
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4. Gestão dos dados
Através da gestão dos dados pretende-se abordar as potencialidades do Excel
em operações de bases de dados.
Os objectivos principais consistem em armazenar, aceder e gerir informação
estruturada, de acordo com determinados critérios.
A base de dados consiste numa tabela, em que as colunas servem de campos
e as linhas de registos. No entanto, não podem existir linhas ou colunas em
branco, entre os dados.
Ordenação de listas
Para ordenar a lista é possível, depois de a seleccionar, escolher uma das
seguintes opções:
1. Pressionar os botões Ascendentes ou Descendentes da barra
de ferramentas padrão;
2. Escolher Dados > Ordenar e definir as colunas de ordenação.
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5. Referências
Uma referência é o endereço de uma célula, ou seja, uma indicação ao Excel
para ir buscar a uma determinada célula (ou conjunto de células), um valor ou
um conjunto de valores. As referências são utilizadas em fórmulas e funções.
Referências a uma célula
As referências a uma célula têm o seguinte formato: colunalinha (exemplo:
A10). Ao fazer referência a uma célula, está-se a fazer referência ao valor da
célula. Por exemplo:
Figura 27 - Exemplos de referências
Referências a um conjunto de células
As referências a um conjunto de células têm o seguinte formato: início:fim (em
que inicio = colunalinha e fim = colunalinha). Por exemplo:
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Figura 28 - Exemplos de referências em conjunto
5.1. Referências externas
Ao criar uma fórmula é por vezes necessário fazer referências a células
exteriores à folha de cálculo corrente. Existem dois tipos de referências
externas:
• Referências a células de outras folhas de cálculo;
• Referências a células de outros ficheiros (ou livros).
Referência a células de outras folhas de cálculo
É possível fazer referência a células contidas noutras folhas de cálculo (no
mesmo livro). É necessário ter em atenção que quaisquer alterações ao valor
da(s) célula(s) referenciada(s), irão afectar a fórmula.
Quando o nome da folha tiver mais que uma palavra deverá fiar entre plicas
Sintaxe
folha!célula(s)
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‘folha nome’!células(s)
Exemplo
=5 + Folha2!A1
=5+’Folha nova’!A!
Referência a células de outros ficheiros
É possível fazer referência a células contidas noutros ficheiros do Excel (livros).
É necessário ter em atenção que quaisquer alterações ao valor da(s) célula(s)
referenciada(s), irão afectar a fórmula.
Sintaxe
[livro]folha!célula(s)
ou
‘[caminho do livro]folha!’célula(s)
Exemplo
=5 + [Despesas]Folha1!A1
=5 +’c:\meus documentos\[Despesas]Folha1!’A1
5.2. Tipos de referências
Existem três tipos de referências no Excel:
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• Referências relativas;
• Referências absolutas;
• Referências mistas.
Referências relativas
As referências relativas são as habitualmente utilizadas, e tem sido este o tipo
de referências analisadas até agora. As referências relativas têm o seguinte
formato: colunalinha (exemplo: A1). Quando uma fórmula que está numa
determinada célula e que contém uma referência relativa, é copiada para outra
célula, a referência é automaticamente actualizada de modo a adaptar-se à
nova posição, ou seja, a referência é relativa à posição da fórmula (Figura 29).
Figura 29 - Exemplo de uma referência relativa
Referências absolutas
Nos casos em que há necessidade de efectuar uma referência a uma
determinada célula (ou conjunto de células) mas sem que essa referência
nunca mude (mesmo que a fórmula seja copiada) então são utilizadas
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referências absolutas (Figura 30). As referências absolutas têm o seguinte
formato: $coluna$linha (exemplo: $A$1).
Figura 30 – Exemplo de uma referência absoluta
Referências mistas
As referências mistas são ao mesmo tempo relativas e absolutas. As
referências mistas têm o seguinte formato: $colunalinha (exemplo: $A1) ou
coluna$linha (exemplo: A$1).
Assim, dependendo do cifrão estar antes da coluna ou da linha, é mantido esse
elemento na cópia da fórmula.
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6. Fórmulas
As fórmulas são expressões que efectuam cálculos matemáticos. Uma fórmula
é composta por operandos (números e/ou referências a outras células) e
operadores. Uma fórmula é sempre iniciada com o carácter igual (=), para que
o Excel saiba que os caracteres que se seguem constituem a fórmula.
6.1. Operadores
Embora existam vários tipos de operadores (matemáticos, de comparação, de
texto, etc.)
Operador Significado Sintaxe
+ Adição número + número
-
Subtracção
Negação
número – número
-número
* Multiplicação número * número
/ Divisão número / número
% Percentagem (divide por 100) número%
^ Potenciação base ^ expoente
Figura 31 - Operadores matemáticos
Exemplo
Imaginemos uma folha de cálculo com os seguintes valores:
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Figura 32 – Exemplo de uma folha de cálculo com valores
Fórmula Resultado
=2 + 4 6
=1 + A3 3
=A1 + A2 3
=A2 + A4 -2
=A5 - A6 0
=C4 ^ 2 100
=A5 + A6 * 2 15
=(A5 + A6) *
2
20
=A5% 0,05
=C6% 0,3
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7. Funções
O grande poder do Excel reside nas várias funções que permitem processar e
analisar dados numéricos (e não só), rápida e facilmente (nesta secção serão
analisadas apenas algumas das mais importantes funções). Importa referir que
os nomes das funções variam de acordo com a versão do Excel, ou seja, na
versão de língua Inglesa do Excel existe a função SUM que na versão
Portuguesa, é conhecida como SOMA: nesta secção são analisadas as
funções da versão Portuguesa, embora sejam indicados os nomes
correspondentes da versão de língua Inglesa.
Para utilizar uma função é necessário que esta esteja inserida numa fórmula
(exemplo: =SOMA(...))
O formato de uma função é FUNÇÃO(argumentos). Os argumentos são valores
que são passados para a função e são tratados por esta.
7.1. Função SOMA
A função SOMA (SUM) permite somar um conjunto de números.
Sintaxe
SOMA(número1; número2; ... ; número30)
Os argumentos da função podem ser números ou referências a células (existe
um limite de 30 argumentos). Caso a(s) célula(s) referenciada(s) contenham
dados não numéricos, estes não afectam o resultado final, sendo ignorados.
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Exemplo
Imaginemos uma folha de cálculo com os seguintes valores:
Figura 33 - Exemplos da Soma
7.2. Função MÉDIA
A função MÉDIA (AVERAGE) calcula a média aritmética dos argumentos.
Sintaxe
MÉDIA(número1; número2; ... ; número30)
Os argumentos da função podem ser números ou referências a células (existe
um limite de 30 argumentos). Caso a(s) célula(s) referenciada(s) contenham
dados não numéricos, estes não afectam o resultado final, sendo ignorados.
Exemplo
Imaginemos uma folha de cálculo com os seguintes valores:
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Figura 34 - Exemplos para a função Média
7.3. Função CONTAR
A função CONTAR(COUNT) conta os números da lista de argumentos.
Sintaxe
CONTAR(número1; número2; ... ; número30)
Os argumentos da função podem ser números ou referências a células (existe
um limite de 30 argumentos). Caso a(s) célula(s) referenciada(s) contenham
dados não numéricos, estes não afectam o resultado final, sendo ignorados.
Exemplo
Imaginemos uma folha de cálculo com os seguintes valores:
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Figura 35 - Exemplos da função Contar
7.4. Função MÁXIMO
A função MÁXIMO(MAX) calcula o valor máximo de uma lista de argumentos.
Sintaxe
MÁXIMO(número1; número2; ... ; número30)
Os argumentos da função podem ser números ou referências a células (existe
um limite de 30 argumentos). Caso a(s) célula(s) referenciada(s) contenham
dados não numéricos, estes não afectam o resultado final, sendo ignorados.
Exemplo
Imaginemos uma folha de cálculo com os seguintes valores:
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Figura 36 - Exemplo da função Máximo
7.5. Função MÍNIMO
A função MÍNIMO(MIN) calcula o valor mínimo de uma lista de argumentos.
Sintaxe
MÍNIMO(número1; número2; ... ; número30)
Os argumentos da função podem ser números ou referências a células (existe
um limite de 30 argumentos). Caso a(s) célula(s) referenciada(s) contenham
dados não numéricos, estes não afectam o resultado final, sendo ignorados.
Exemplo
Imaginemos uma folha de cálculo com os seguintes valores:
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Figura 37 - Exemplos para a função Minimo
7.6. Função HOJE
A função HOJE (TODAY) retorna a data corrente.
Sintaxe
HOJE()
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8. Gráficos
Os gráficos são outra característica poderosa das folhas de cálculo, já que
permitem que o utilizador possa visualizar e sintetizar, grandes quantidades de
informação numérica. Através de um gráfico é possível efectuar comparações
ais facilmente entre dados, reconhecer tendências e padrões, etc.
Figura 38 - Um gráfico criado no Excel
Existem muitos tipos de gráficos no Excel porque existem muitos tipos de
informações numéricas, além de que as informações podem estar organizadas
de diferentes maneiras. Esta é uma condição importante para a criação de um
gráfico: uma organização correcta da informação, de modo que seja adequada
ao tipo de gráfico que se pretende criar.
Para criar um gráfico é necessário:
• Inserir e organizar os dados necessários;
• Seleccionar os dados;
• Escolher o tipo de gráfico e formatá-lo.
De salientar que um gráfico pode estar colocado dentro de uma folha de
cálculo normal (diz-se que o gráfico está embebido na folha), ou pode residir
numa folha própria. Onde quer que o gráfico esteja colocado, caso os dados
seja mudados, o gráfico também muda.
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8.1. Como criar um gráfico
Para compreender como é criado um gráfico no Excel será analisado nesta
secção o gráfico da Figura 38, o qual mostra a evolução das notas escolares
de um aluno/a fictício, ao longo de dois anos lectivos, em determinadas
disciplinas.
A barra de ferramentas Gráfico
A barra de ferramentas gráfico contém várias opções úteis para a edição e
formatação de gráficos.
Figura 39 - A barra de ferramentas Gráfico
Tipo de gráfico
Após a organização dos dados, a escolha do tipo de gráfico é o passo seguinte
para a construção do mesmo. Existem vários tipos de gráficos no Excel, sendo
cada tipo mais apropriado para determinados tipos de dados numéricos. Além
disso, cada tipo divide-se em vários subtipos, o que proporciona uma ampla
gama de escolhas. Para iniciar a construção do gráfico é utilizada a opção
Gráfico do menu Inserir.
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Figura 40 - A janela Tipo de gráfico
Intervalo de dados
O intervalo de dados especifica quais os dados que irão fazer parte do gráfico.
O intervalo de dados é especificado no separador Intervalo de dados, na
janela Dados de origem.
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Figura 41 – Intervalo dos dados num gráfico
Embora o Excel determine automaticamente (e com um certo grau de precisão)
quais as células que contêm os dados necessários, o utilizador pode
especificar manualmente o intervalo de dados (geralmente para os casos em
que os dados não estão colocados em células contíguas).
Figura 42 – Especificação manual do intervalo de dados
Séries
As séries de um gráfico correspondem às diferentes categorias de dados, o
que tem implicações sobre a forma como se pretende visualizar os dados no
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gráfico. No exemplo que tem vindo a ser analisado, os dados podem ser
visualizados de duas formas:
• Os dados podem ser categorizados pelas disciplinas, ou seja, para cada
disciplina são comparadas as notas em cada ano lectivo (Figura 38);
• Ou os dados podem ser categorizados pelos anos lectivos, ou seja, para
cada ano lectivo são comparadas as notas de cada disciplina (Figura
43).
Figura 43 - Séries
No exemplo analisado, os dados são visualizados da primeira forma. Neste
caso as séries são séries por linhas, ou seja, cada linha de dados corresponde
a uma série de dados (Figura 44).
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Figura 44 – Exemplos de séries
Figura 45 – Definição das séries num gráfico
Títulos
Os títulos num gráfico são elementos informativos, cuja função é ajudar a
interpretar o gráfico. Existem basicamente três tipos de títulos:
• O título do gráfico;
• O título do eixo dos valores (eixo dos YY);
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• O título do eixo das categorias (eixo dos XX).
Figura 46 - Um gráfico com títulos
Os títulos são formatados no separador Títulos da janela Opções de gráfico.
Figura 47 – Criação de títulos
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Eixos
Um gráfico é composto por dois ou três eixos. Um eixo é uma linha com uma
determinada escala, e que serve para medir ou comparar valores num gráfico.
Geralmente os gráficos possuem dois eixos (X e Y), correspondentes a um
gráfico de duas dimensões: no eixo dos YY são desenhados os valores
enquanto que no eixo dos XX são desenhadas as categorias. Um gráfico com
três eixos (X, Y e Z) corresponde a três dimensões: no terceiro eixo (Z) são
também desenhadas categorias.
Figura 48 – Eixos num gráfico
O eixo dos valores (eixo dos YY) é criado a partir dos dados da folha de
cálculo. Neste gráfico os valores mínimo (0) e máximo (20) foram calculados
automaticamente, de modo a englobar a gama de valores presentes na folha
de cálculo (Figura 49).
Figura 49 - Eixos
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O eixo das categorias (eixo dos XX) é criado também a partir dos dados da
folha de cálculo. Neste gráfico foram utilizados os cabeçalhos das colunas dos
dados, ou seja, os nomes das disciplinas (Figura 50). Neste gráfico poderiam
ter sido utilizados os cabeçalhos das linhas dos dados (ou seja, os anos
lectivos), o que mudaria a apresentação do gráfico (Figura 51).
Figura 50
Figura 51 – Um gráfico cujas categorias são os anos lectivos
Os eixos são formatados no separador Linhas de grelha, na janela Opções
de gráfico.
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Figura 52 – Formatação dos Eixos
Linhas de grelha
As linhas de grelha (gridlines) são linhas desenhadas no gráfico, cuja função é
a de orientar o olhar de modo a tornar o gráfico mais fácil de perceber. Existem
dois tipos de linhas de grelha:
• Linhas principais;
• Linhas secundárias.
As linhas principais mostram as divisões de maior dimensão, num dos eixos, do
que as linhas secundárias (mostram pequenas divisões).
Figura 53 - Um gráfico com linhas de grelha principais (em ambos os
eixos)
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As linhas de grelha são formatadas no separador Linhas de grelha, na janela
Opções de gráfico.
Figura 54 - O separador Linhas de grelha
Legenda
A legenda de um gráfico é um componente importante, pois possibilita uma
melhor compreensão da informação que este pretende transmitir.
Figura 55 - Um gráfico com legenda embaixo
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As legendas são formatadas no separador Legenda da janela Opções de
gráfico.
Figura 56 - Legenda
Rótulos de dados
Os rótulos de dados (data labels) são os valores de cada ponto no gráfico. Os
rótulos de dados permitem ver qual o valor exacto de um determinado ponto no
gráfico. O uso de rótulos de dados nem sempre é recomendado, porque podem
tornar a leitura dos gráficos confusa. Os rótulos de dados são formatados no
separador Rótulos de dados da janela Opções de gráfico.
Figura 57 - Um gráfico com rótulos de dados
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O formato dos rótulos de dados é igual ao formato dos dados que estão
localizados na folha de cálculo. Se por exemplo, os dados forem compostos por
número com duas casas decimais, então os rótulos de dados serão números
com duas casas decimais.
Figura 58 - O separador Rótulos de dados
Tabela de dados
É possível inserir junto ao gráfico a tabela com os dados originais, de modo a
complementar a apresentação gráfica dos dados.
Figura 59 - Um gráfico com tabela de dados
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A tabela de dados é formatada no separador Tabela de dados da janela
Opções de gráfico.
Figura 60 - O separador Tabela de dados
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9. Impressão
Existem no Excel vários métodos de impressão de folhas de cálculo e/ou
gráficos, tanto através dos menus, como da barra de botões.
Como todas as aplicações Office têm grandes semelhanças em termos de
impressão, irei destacar apenas aqueles que representam diferenças em
relação ao Word.
Definição do que queremos imprimir
Para imprimir uma folha de trabalho no Excel temos, como habitualmente, dois
botões na barra de ferramentas:
• O botão “Imprimir” ;
• O botão “Ver Antes” .
No menu Ficheiro, temos também diversos itens que dizem respeito à
impressão ou à preparação para isso, nomeadamente:
• Configurar Página;
• Área de impressão;
• Ver Antes;
• Imprimir.
O botão Imprimir dá inicio de imediato ao processo de impressão – o que nem
sempre é recomendável, pois poderemos obter resultados imprevistos, como
por exemplo:
• Páginas com a informação cortada em locais não desejados;
• A impressão de um gráfico em vez da folha de trabalho; etc.
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Antes de mandar imprimir um trabalho no Excel, é recomendável começarmos
por definir com precisão o que queremos imprimir.
Em geral, é sempre aconselhável pedir uma pré-visualização do que vamos
imprimir; para isso temos:
• O item “Ver antes” do menu Ficheiro;
• O botão “Ver antes” na barra de ferramentas.
Qualquer destes elementos permite-nos aceder a uma secção específica do
Excel, onde podemos ter uma visualização antecipada das páginas a imprimir,
bem como a aparência daquilo que vai ser impresso.
Visualização prévia do que queremos imprimir
A secção “Ver antes” permite-nos ter não apenas uma visualização prévia do
que vai ser impresso como nos permite também controlar diversos aspectos
relacionados com o processo da impressão ou aceder a outras secções do
Excel para configurar a página ou a impressora.
Ao fundo da janela “Ver antes”, a barra de estado dá-nos a indicação do
número de páginas em que a nossa folha de trabalho foi dividida para ser
impressa.
No entanto, como veremos, não ficamos obrigados a aceitar a divisão de
páginas feitas automaticamente pelo Excel; temos vários recursos para alterar
esta divisão.
No caso de o nosso trabalho ter mais que uma página para imprimir, podemos
passar de uma página para outra de várias maneiras:
• Com os botões “Seguinte” e “Anterior”;
• Com as teclas “Page Up” e “Page Down”;
• Com os botões de elevador da barra de deslocamento.
Microsoft Excel XP
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Configurações de páginas
Um conjunto diversificado de definições de configuração das páginas a imprimir
pode ser efectuado num quadro Configurar Página. Este quadro pode ser
acedido a partir de dois pontos distintos:
• Menu Ficheiro;
• Secção Ver antes.
Na primeira secção do quadro Configurar Página, podemos:
• Definir a orientação da impressão no papel: Vertical ou Horizontal;
• Escolher o definir o tamanho do papel (A4 ou outros);
• Definir a escala de impressão.
Na secção Cabeçalho/Rodapé podemos escolher nas respectivas caixas os
cabeçalhos e os rodapés mais usuais ou pedir uma definição mais
personalizada desses elementos.