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Organización y Sistemas
República Bolivariana de Venezuela
Ministerio de Educación Superior
Fundación Misión Sucre
Asesor de Contenido
Prof. Tania Salazar, IUT Dr. Federico Rivero Palacio
Diseñadora Instruccional
Prof. Rosaura Torres Utrera, IUT Dr. Federico Rivero Palacio
Organización y Sistemas
UNIDADES CURRICULARES ESPECIALIZADAS
ESPECIFICACIÓN CURRICULAR
ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS
horas
Trabajo Acompañado 3
Trabajo Independiente 3
Horas por semana 6
Total horas por trimestre 42
Organización y Sistemas
Organización y Sistemas
Competencias a desarrollar
Organización y Sistemas
Organización y Sistemas
INDICE.
Pág.
• Programa instruccional
• Introducción
Unidad II DIAGRAMACIÓN
• Definición
• Objetivos
• Técnicas para formular diagramas
• Clasificación de los diagramas
• Características de los diagramas..
• Definición
• Objetivos
• Tipos de organigramas
• Símbolos y referencias convencionales de mayor uso en los
organigramas.
• Criterios para la elaboración de organigrama.
Unidad V FLUJOGRAMAS
• Definición
• Características de los flujogramas
Organización y Sistemas
• Tipos de flujogramas
• Simbología de los flujogramas
• Diseño y elaboración de flujogramas
• Recomendaciones para el uso y aplicación
Unidad VI FORMULARIOS
• Definición
• Objetivo
• Diseño del formulario
• Consideraciones para la elaboración del formulario
• Sistema de control de formularios
• Ventajas
• Desventajas
• Clasificación de los manuales administrativos
• tipos de manuales
• Procedimiento general para elaborar manuales admnistrativos
Organización y Sistemas
PROGRAMA INSTRUCCIONAL
OBJETIVO GENERAL
SINOPSIS DE CONTENIDO
UNIDAD I
ORGANIZACIÓN Y SISTEMA.
1) Origen, antecedentes
2) Definición.
3) Naturaleza de las funciones de la unidad de Organización y Sistemas.
4) Características de los análisis de Organización y Sistemas.
5) Perfil del analista de Organización y Sistemas
Unidad II DIAGRAMACION
1) Definición
2) Objetivos
3) Técnicas para formular diagramas
4) Clasificación de los diagramas
5) Características
1) Definición
2) Objetivos
3) Utilidad
4) Tipos de organigramas
5) Símbolos y referencias convencionales de mayor uso en un Organigrama
6) Criterios para la elaboración de organigrama
Organización y Sistemas
UNIDAD IV. NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
1) Norma.
2) Procedimiento
3) Características de los procedimientos
4) Clasificación de los Procedimientos
5) Descripción de los procedimientos.
6) Redacción.
7) Diagramación de los procedimientos
UNIDAD V FLUJOGRAMAS
1) Definición
2) Características de los flujogramas
3) Tipos de flujogramas
4) Simbología de los flujogramas
5) Diseño y elaboración de flujogramas
6) Recomendaciones para el uso y aplicación de los flujogramas
UNIDAD VI FORMULARIOS
1) Definición
2) Objetivo
3) Diseño del formulario
4) Consideraciones para la elaboración del formulario
5) Control de formularios
1) Ventajas
2) Desventajas
3) Clasificación de los manuales administrativos
4) Tipos de manuales
5) Procedimiento general para elaborar manuales administrativos
Organización y Sistemas
Estrategias Metodológicas
Estrategia de evaluación
Organización y Sistemas
INTRODUCCIÓN
El individuo como tal no puede vivir aislado, sino en continua interacción con
sus semejantes, por tanto es un ente sociable. Los individuos tienen que cooperar
unos con otros, por sus restricciones personales, y deben constituir
organizaciones que les permitan lograr algunos objetivos que el trabajo individual
no alcanzaría realizar.
Entonces, una organización se define como: un sistema de actividades
conscientemente coordinadas formado por dos o más personas. La cooperación
entre ellas es esencial para la existencia de la organización, y ésta existe cuando:
Hay personas capaces de comunicarse y dispuestas a actuar conjuntamente.
Este modulo instruccional ha sido concebido para servir de apoyo a los
participantes, ya que su contenido esta orientado a brindar los elementos
necesarios para comprender y utilizar técnicas que permitan lograr mejores
resultados en el área de organización y sistemas.
El trabajo que se verá a continuación se hace con la finalidad de establecer y
distinguir los diferentes conceptos de un sistema de Organización y sistemas, para
comparar las funciones que realiza de acuerdo con la dependencia en la cual
trabaja y las características que debe contener los analistas del mismo.
Para comprender esas definiciones se hablará un poco de la creación y de los
antecedentes de este sistema de mejoramiento en el campo laboral administrativo.
Se profundizará en las funciones que cumple la unidad de O y S, para poder
destacar la mejor ubicación del mismo en una empresa u organismo, basándose y
teniendo en cuenta la coordinación y las normativas de dicho órgano.
El contenido, ha sido seleccionado cuidadosamente con el objeto de proveer al
lector información útil, sencilla y relevante que le permita comprender con facilidad
los tópicos principales del área. Consta de ocho unidades, en la primera se aborda
el estudio de organización y sistemas, concepto, Origen, antecedentes, Naturaleza
de la carrera, funciones Características de los analista de Organización y
Sistemas, Perfil y Definición de términos propios del área.
En la segunda unidad se incorporan elementos vinculados con diagramación
entre ellos: Definición, Características, Utilidad, Criterios fundamentales para su
elaboración y Tipos de diagramas.
La tercera unidad desarrolla la plataforma técnica para definir y plasmar la
estructura de la organización de forma tal que traduzca su objeto y razón de ser en
función de su contexto, con este fin se revisan su Definición, Objetivos, Utilidad,
Tipos de organigramas, Criterios para la elaboración y Características.
Organización y Sistemas
La cuarta unidad señala los aspectos correspondientes a normas y
procedimientos: definición, características y Tipos de procedimientos así como la
forma adecuada de Redactarlo.
La quinta unidad ilustra en forma grafica el proceso o sucesión de operaciones
necesarios para realizar una actividad, allí encontramos la definición, Símbolos
usados en lo diagramas de flujo, Técnica para realizar los flujogramas,
Recomendaciones para usar y aplicar símbolos.
La sexta unidad aborda la Definición, Objetivo, Diseñó del formulario y algunas
consideraciones para su elaboración y control.
La séptima unidad reseña los aspectos que deben orientar el planteamiento,
elaboración, implantación y seguimiento de manual administrativos se incluyen.
Nociones generales, Características de los manuales, Clasificación, Tipos de
manuales y procedimiento general para elaborarlos.
La octava unidad refiere la Metodología de simplificación del trabajo con el
objeto de encontrar el mejor modo de proporcionar un buen servicio, aquí se
describe la forma adecuada de hacer el Planteamiento del problema (oportunidad
de Mejora), Recolectar los datos, Análisis de los datos, Formulación de
recomendación, implementación, Seguimiento, evaluación, control y Redacción del
informe técnico
Cada unidad contiene los objetivos que se persiguen alcanzar mediante su
estudio y actividades que permitan emplear de manera específica la técnica
trabajada.
Al final se incluye bibliografía que pueden ser consultada para profundizar en
cada uno de los tópicos desarrollados.
Organización y Sistemas
UNIDAD I ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS
1) Origen, antecedentes
2) Definición.
3) Naturaleza de las funciones de la unidad de organización y sistemas.
4) Características de los análisis de Organización y Sistemas
5) Perfil del analista de Organización y Sistemas
Organización y Sistemas
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Organización y Sistemas
ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS
La Oficina de Organización y Sistemas es una unidad asesora a la Gerencia
General, que tiene como objetivo fundamental el adecuar la estructura
organizativa funcional y procedimental, a fin de cumplir con la misión institucional.
Igualmente, tiene a su cargo, evaluar la operatividad y/o vigencia de los Manuales
de Organización y Sistemas, Normas y Procedimientos así como Formularios e
Instructivos implantados con miras a la simplificación, agilización y/o actualización
de los procesos administrativos y operativos que así lo requieran.
Esta oficina, tiene como función principal planificar, supervisar, coordinar y
controlar las actividades relativas a los sistemas administrativos, así mismo, tiene
la responsabilidad de la selección de paquetes preprogramados o de su desarrollo
(junto a la Red de Computación), prueba e instalación, contemplando el desarrollo
de los manuales de los sistemas y el entrenamiento a los usuarios.
Finalmente se puede afirmar que una oficina de Organización y sistemas es
vital para cualquier empresa ya que en la ubicación donde se presente o
departamento en el que se localice, ayudará de manera directa en el mejoramiento
y en la innovación de los procesos que se planifiquen y se lleven a cabo, tomando
como asesor las funciones en las cuales se basa la organización.
Esta unidad ha venido evolucionando para modernizar la estructura organizativa
de las empresas donde se encuentre y las ideas de los proyectos para trabajar de
una manera más rápida, eficaz y consolidada; trabajando directamente pero sin
influir en las decisiones tomadas por los directivos o el máximo nivel jerárquico de
la empresa.
ORIGEN DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS
La creación de las unidades de Organización y Sistemas se vincula, por una
parte, a los esfuerzos de reorganización administrativa tendientes a racionalizar y
hacer más eficiente, circunstancias que remontan a 1821, fecha de la aparición del
Estado Mexicano y de la era moderna y por otra parte, al establecimiento del
proceso de modernización administrativa que se inicia en 1965.
La evolución que ha seguido, se puede dividir en dos fases importantes: una
refiere a su origen y formación y otra concerniente a su consolidación.
Esta primera fase abarca el período de 1917 a 1964, fecha en la cual se da
inicio a la creación de los departamentos administrativos y termina con la
instalación de las unidades de Organización y sistemas en toda la administración.
Este período se caracteriza por la confusión manifiesta ya que se confundió la
función de Organización y sistemas con las funciones de contabilidad, auditoria y
con funciones de mejoramiento administrativo, ya que éstas se encargan de
racionalizar el aprovechamiento de los recursos.
La segunda fase es, a partir de 1965, en donde se dedican a modernizar la
administración e introducen las técnicas administrativas experimentadas en el
Organización y Sistemas
sector privado y consolidan su acción de revisión permanente tanto de la
estructura como del funcionamiento.
Las unidades de organización y sistemas se legalizan en 1971 a través de
varios acuerdos
Paralelamente a la evolución de la Administración, como ciencia, hemos podido
observar una serie de denominaciones para referirse al área de organización y
sistemas, por ejemplo organización y métodos o sistemas y procedimientos entre
otras, el comienzo de esta situación, según señala Luís Salazar Larrain, fue
originado en países como Alemania, Estados Unidos, Inglaterra, Bélgica en otros,
donde inicialmente se realizaron investigaciones asociadas a normas, métodos y
organización del trabajo.
En realidad, todas las denominaciones asociadas a organización y sistemas,
persiguen el mismo objetivo, lograr obtener mayor productividad y para lograrlo,
emplean métodos reglamentados y fundamentados en las enseñanzas cartesianas
de (Descartes) cuyo principio fundamental estuvo basado en no considerar nada
como verdadero (“la duda sistemática”) a menos que no sea reconocido como tal
en toda evidencia.
DEFINICIÓN
El desarrollo incesante de la complejidad en la Administración y todos los
evidentes defectos que ella acusa, ha generado una serie de inquietudes entre los
miembros de las empresas los cuales han buscado los medios necesarios para
sistematizar, controlar y dar mayor eficiencia a su administración.
Es así, como en la mayoría de las organizaciones han sido creadas Centrales
de Organización y Sistemas para dar eficiencia y simplicidad al mecanismo
administrativo; Organización y Sistemas es uno de los términos que integran la
labor general de la racionalización.
Sobre la Teoría de Organización y Sistemas observamos definiciones como
"Una forma de consulta ideada para proveer asesoramiento sobre como dividir las
actividades, como agrupar las tareas, como disponer procedimientos y llevar
trabajos administrativos mecánicos con la mayor economía de esfuerzo y con el
máximo de eficacia en los resultados". Y por extensión, se llama unidad, equipo o
servicio de Organización y Sistemas al conjunto de funcionarios especializados en
la aplicación de la técnica del mencionado servicio.
Organización y Sistemas estudia los problemas de estructura y funcionamiento
de la Administración, cumpliendo como función el aconsejar a los funcionarios
interesados en mejorar la organización y métodos empleados por los servicios que
dirigen. La finalidad de una unidad de Organización y Sistemas es asegurar el
máximo de eficiencia en el financiamiento de la aparato administrativo, y mediante
la aplicación adecuada de métodos científicos de organización; conseguir
economías en el costo de la producción y en la utilización de mano de obra, pero
Organización y Sistemas
como regla general a Organización y Sistemas no se le concede autoridad sobre
otras unidades en administración.
Se suele preguntar ¿Por qué es necesario emplear un servicio especializado, si
el deber de los administradores es asegurar que las actividades sean bien
organizadas y se apliquen los métodos adecuados? Y la respuesta a esta
interesante interrogante es que utilizando este servicio, los administradores
adquieren los conocimientos necesarios de Organización y Sistemas, y sea capaz
de dirigir un departamento sin ayuda, haciéndose totalmente responsable de sus
actividades. Cada administrador tiene una clara responsabilidad de asegurar que
su sector en los negocios sea conducido eficientemente y cuando tiene un papel
directivo, debe trazar la forma de la organización y crear los instrumentos
apropiados o métodos para llevar a cabo la función.
La ventaja principal que Organización y Sistemas tiene sobre un administrador
es, que su responsabilidad es estudiar los problemas administrativos y que puede
tomarse el tiempo para pensar e indagar sin tener que preocuparse de abandonar
otras responsabilidades, haciendo estas considerando el hecho de reunir datos y
obtener la mayoría de su información a través de personas encargadas de la
actividad que se analiza.
Otra de las ventajas, es el desarrollo de las Facultades Críticas, es decir,
pensar en términos de propósitos en vez de medios, a interrogar sobre lo que se
hace y el por qué de ello.
NATURALEZA DE LAS FUNCIONES
DE LA UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS.
Dentro de una organización las funciones de las diferentes unidades se
encuentran agrupadas, considerando su naturaleza asesora o de línea, en
consecuencia la oficina de organización y sistemas también puede ser clasificada
atendiendo los mismos aspectos.
Considerando la opinión de varios autores la unidad de organización y sistemas
debe tener una función de carácter asesor, sin embargo se presentan situaciones
especiales dentro de una organización en las cuales pareciera determinante la
necesidad de que ésta ejerciera dentro de la institución un carácter ejecutivo.
Características de la Función Asesora:
Analizar el estudio.
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pusieran en practica, en consecuencia considerar o no la propuesta depende de la
unidad ejecutiva.
Características de la función ejecutiva o de línea
Dirigir el estudio.
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Adición: Introducir nuevos sistemas o programas.
Muestreo: A través del uso de varios diseños, el muestreo hace posible las
inferencias acerca de las características del personal.
Simulación: Usada para imitar una operación antes de su ejecución real, para
así proporcionar datos aproximados que permiten tomar decisiones, haciendo
grupos complejos de variables.
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5.-Perfil del analista de Organización y Sistemas
El personal que labora en la unidad de Organización y Sistemas se conoce
como analistas. Éste se encarga de recopilar y analizar información con el fin de
presentar soluciones alternativas a problemas, así como asesorar en la
implantación de las modificaciones que proponga. El analista puede ser un técnico
o profesional que requiere conocimientos, los cuales se agrupan en dos tipos:
Organización y Sistemas
ACTIVIDADES PARA EL PARTICIPANTE
Organización y Sistemas
Unidad II DIAGRAMACIÓN
1) Definición
2) Objetivos
3) Técnicas para formular diagramas
4) Clasificación de los diagramas
5) Características
Organización y Sistemas
OBJETIVOS ESPECÍFICOS.
Organización y Sistemas
DIAGRAMACIÓN
La representación a través de gráficos es para la profesión de sistemas lo que
un sistema numérico es en el campo de las matemáticas; es decir, un lenguaje
abreviado que permite entender los fenómenos complejos en lapsos de tiempo
relativamente cortos.
Definición
(Benjamín. 2004).
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correctos y completos. Una vez recopilada toda la información, hace uso del
diagrama del movimiento, un recurso sencillo que transformará la enorme
mezcla de detalles sin conexión en un sencillo mapa-ruta que señala en su
totalidad los procedimientos.
El diagrama es un producto final deseado, a través del cual el analista refleja el
procedimiento. Al analizar el diagrama detectamos amplios campos de
perfeccionamiento y lo que ha sido una simple investigación, ahora empieza a
marcar el rumbo; principal y contribuye señalando las áreas con necesidades de
perfeccionamiento.
Estas dos fases, comprensión de los procedimientos actuales e indicación del
mejor camino para la acción futura, constituyen el valor fundamental en el usa de
diagramas.
Organización y Sistemas
y qué información deberán contener dichos diagramas. Debe determinarse cuál es
el enfoque más expedito y menos costoso, que armonice con la ejecución de un
trabajo comprensible.
La evaluación es el proceso de adaptación y esto debe aplicarse continua y
conscientemente, conforme va adelantando el trabajo y se va conociendo mejor la
operación que se analiza. El estudio de sistemas, casi sin excepción, depende en
cierto grado de métodos de tanteo. El analista continuamente debe valorar sus
técnicas y sus resultados, comparándolos con los propósitos finales de la
organización. Este será afinado poco a poco conforme progresa el trabajo.
Durante la fase de investigación, el analista debe interesarse primordialmente
en los diagramas de flujo o de proceso. Cuando se enfoca un procedimiento
desconocido por completo, a menudo es posible que el analista especifique el
tamaño y el número de hojas en las que se acomodarán los diagramas, pero es
necesario además considerar la información verbal recabada en su momento.
Sin embargo, cuando es factible hacer un diagrama de un borrador, este
recurso constituye un valor inapreciable por tres razones: primera, ahorra el
tiempo de escritura y permite que la entrevista progrese más rápidamente, ya que
las operaciones pueden describirse en menor tiempo usando símbolos y no
palabras; segunda, permite al analista proseguir la entrevista con orden y lógica;
finalmente el diagrama borrador sirve para indicar los puntos en que se han
omitido los detalles informativos. A este respecto, el analista quizá encuentre útil
asociar cada símbolo de las gráficas con una lista de comparaciones y de
preguntas acerca de la clase de informes que él necesita. Por ejemplo, el símbolo
del archivo podrá llevar preguntas como éstas: ¿Archivado por quién? ¿Retenido
por cuánto tiempo? ¿En qué orden? ¿Cuántos al mes? ¿Qué clase de archivero
está usando?
En la práctica muchos analistas combinan secciones de diagramas borradores y
notas escritas para registrar los informes que obtienen en las entrevistas, El arte
de entrevistar mejora con la práctica y el conocimiento y, con frecuencia, el
analista experto usa, o deja de usar la técnica de diagrama-borrador,
acomodándose a las circunstancias del momento.
Simbología básica
Un diagrama de flujo elaborado con un lenguaje gráfico inconsistente o no
convencional trasmitirá un mensaje deformado o será ineficaz para la comprensión
del proceso que se pretende estudiar. De ahí la necesidad de concebir y admitir
determinados símbolos a los que se les confiera convencionalmente un significado
preciso y convenir también en determinadas reglas en cuanto a su aplicación.
La American Society of Mechanical Engineers (ASME) ha desarrollado los
signos convencionales, a pesar de la amplia aceptación que ha tenido esta
simbología, en el trabajo de diagramación administrativa es limitada, porque no ha
surgido algún símbolo convencional que satisfaga mejor todas las necesidades.
Organización y Sistemas
La American National Standard Institute (ANSI) ha desarrollado una simbología
para que sea empleado en los diagramas orientados al procesamiento electrónico
de datos (EDP) con el propósito de representar los flujos de información, se han
adoptado ampliamente algunos símbolos para la elaboración de los diagramas de
flujo dentro del trabajo de diagramación administrativa.
Organización y Sistemas
SÍMBOLOS
SÍMBOL
Organización y Sistemas
Organización y Sistemas
CLASIFICACIÓN DE LOS DIAGRAMAS
La bibliografía existente ofrece varios tipos de diagramas. Sin embargo, a
continuación señalaremos aquellos más conocidos.
a. Diagramas de operaciones, para representar el flujo de las operaciones.
b. Diagramas arquitectónicos, para representar un bosquejo de terrenos físicos.
c. Diagramas de las relaciones del personal para indicar las jerarquías de
autoridad, responsabilidad y función.
d. Diagramas estadísticos, para resumir las relaciones numéricas y cronológicas.
Aunque tiene gran valor el conocimiento de la razón fundamental de los tipos
mencionados y sus objetivos, se facilita la presentación de las diversas clases
de diagramas de sistemas, si se verifica en función del campo que describe
cada tipo. Las descripciones que siguen pertenecen a tres categorías.
e. Diagrama de flujo. Se refieren, básicamente, al flujo de operaciones e incluyen
gráficas que se relacionan con el manejo de formas, así como diagramas
lógicos relativos a programas de computadoras.
f. Gráficas de organización. Se refieren a las relaciones del personal.
g. Gráficas diversas. Las que no quedan comprendidas en los campos antes
mencionados.
Organización y Sistemas
El siguiente es un mapa genérico que aplica a cualquier caso, como ejemplo
tenemos como una persona analiza y entiende las eras geológicas.
Organización y Sistemas
Convención para trazar los diagramas
a. La información para identificar cada diagrama debe ser la siguiente:
1. Nombre del proceso, indicando los puntos iniciales y finales.
2. Nombre del departamento o los departamentos involucrados.
3. Nombre de la persona que preparó el diagrama.
4. Número de personas o puestos involucrados.
5. Número de pasos.
b. Identificar cada columna con el nombre de la persona o puestos que realiza uno
de los pasos.
c. Representar las formas o documentos, mediante rectángulos proporcionales a
las formas o documentos representados. Sin embargo, como lo principal es la
claridad, esta convención puede eliminarse empleando solamente el buen
juicio.
d. Cada forma debe representarse siempre por un rectángulo de las mismas
dimensiones.
e. Cada vez que se crea una forma, se le pone en el original y copias un triángulo
negro en la esquina inferior derecha.
f. Cuando las dimensiones del rectángulo lo permitan, es conveniente el nombre
de la forma en cada paso que aparezca.
g. El original y las copias siempre deben ponerse en el mismo orden. Se coloca un
número en la esquina superior derecha. Para el original siempre se usará el
número uno; las siguientes copias tendrán numeración ascendente.
h. En cada paso deben presentarse todos los documentos que intervienen.
i. Cuando se transportan dos o más papeles, que van unidos, ya sea con grapa o
broche o en sobre, se reúnen los rectángulos identificando cada uno de ellos, El
movimiento se representa por una sola línea.
j. Cuando se muevan Juntos, pero no unidos, el transporte se representa por
medio de una línea para cada forma o grupo de formas.
k. La secuencia se muestra haciendo que las líneas de transportes tengan una
ligera tendencia hacia abajo.
l. El orden cronológico de los pasos se representa por el orden en que aparecen
los rectángulos, de arriba hacia abajo.
m.Debe identificarse cada paso con un número y hacer una pequeña descripción
del mismo, mediante la escritura del verbo que identifica la acción.
Organización y Sistemas
n. Si es posible, hacer que lo firme el jefe del departamento o el empleado que ha
proporcionado la información.
Presentación de las Formas en el Diagrama
a. Las figuras deben hacerse en forma de cuadros o rectángulos, imitando hasta
donde sea posible la forma y tamaño de las originales reducidas a escala.
Indicando en la parle inferior y al centro el nombre con una sola palabra, y en la
esquina superior y al centro el nombre con una sola palabra, en la esquina
superior derecha, el número de la copia en cuestión. Cuando en el dibujo
aparecen dos formas del mismo tamaño, forma o nombre, o ambos, es
conveniente usar un número para identificarlas
b. Las formas con copias deben representarse como sigue.
En caso de tener muchas copias, deben presentarse así.
c. Si una forma se destruye se representa de este modo.
Si se tiene una alternativa, se traza una línea horizontal y se anota con un lápiz
usando para toda la gráfica el camino normal a partir de uno de los extremos de la
línea.
En el extremo de la línea se desarrolla la alternativa, pero usando un lápiz de
color distinto que permita diferenciar los dos caminos; si sólo se tuviera un color,
entonces úsese línea de puntos o más clara.
En general, cuando se tienen alternativas es preferible dejar en el diagrama
aquella que ocurre más frecuentemente y la(s) otra (s) en un diagrama por
separado para evitar confusiones y obtener mayor claridad.
Para representar dos o más alternativas que se originen en un proceso se usará
el símbolo.
d. Si las líneas tuvieran que encontrarse entre sí, se usará la siguiente convención
e. Cuando se tenga que hacer una distribución de formas, se recomienda empezar
con la más alejada para evitar que se crucen.
f. Toda forma debe mostrar cual fue su origen.
g. La nueva forma se marca con un triángulo en la orilla inferior izquierda y con
ello se identifica el hecho de que la forma aparece por primera vez en el
proceso.
h. Cuando se termine el espacio disponible en el papel y sea necesario pasar otra
hoja o a otra parte de la misma hoja, la liga del proceso se muestra mediante
"conectores" que consisten en dos círculos con la letra W, uno en el plinto en
que se cortó el proceso y otro igual en el lugar en que se reinicia.
i.
Organización y Sistemas
CARACTERÍSTICAS DE LOS DIAGRAMAS
Es necesario que todo diagrama reúna las siguientes características:
Sintética. La representación que se haga de un sistema o un proceso deberá
quedar resumida en pocas hojas, de preferencia en una sola.
Los diagramas extensivos dificultan su comprensión y asimilación, por tanto,
dejan de ser prácticos.
Simbolizada. La aplicación de la simbología adecuada a los diagramas de
sistemas y procedimientos evita anotaciones excesivas, repetitivas y confusas en
su interpretación. La razón primordial para el empleo de símbolos es que éstos
estandarizan las actividades, "encasillándolas" en grupos compactos de
actividades similares.
Los diagramas nos permiten observar todos los pasos de un sistema o proceso
sin necesidad de leer notas extensas. Un diagrama es comparable, en cierta
forma, con una fotografía aérea que contiene los rasgos principales de una región,
y que a su vez permite observar estos rasgos o detalles principales.
A continuación se anexa un ejemplo aplicado a nuestro medio en el que están
presentes los símbolos que con más frecuencia se utilizan, así como su aplicación.
La redacción empleada trata de clasificar al máximo el entendimiento del flujo
del proceso; sin embargo, en la práctica se procurará que las anotaciones sean lo
menos extensas posibles, sin sacrificar, desde luego, la claridad y la fluidez del
diagrama.
Cuando se tiene una estructura mental adecuada , resulta sencillo el desarrollo
de un diagramado; así pues, se recomienda que se forme esa estructura mental
tan necesaria en el empleo de esta técnica, llevando a la práctica el diagramado
de algún proceso que se conozca; una vez realizado, debe analizarse
detenidamente con el fin de afinar detalles.
Formatos para captura de información.
La recopilación de la información para el diseño o mejoramiento de los
procedimientos se realiza generalmente a través de: la investigación documental,
la encuesta, la observación. Los cuestionarios que se utilizan en la encuesta, y
que sirven para obtener la información deseada, están constituidos por series de
preguntas escritas, predefinidas, secuenciadas y separadas por capítulos. Este
medio de captación de información permite ahorrar recursos económicos y tiempo;
sin embargo, la calidad de la información que se obtenga dependerá del diseño y
la presentación que se dé a los cuestionarios.
Las técnicas de entrevista, observación directa, muestreo una vez que se ha
recabado la información de las áreas involucradas en el estudio se procede a
ordenar y sistematizar los datos agrupados, a efecto de poder concatenar las
Organización y Sistemas
operaciones implicadas en el procedimiento que se investiga, las áreas que
intervienen y los formatos que se utilizaran.
En este tipo de diagramas se incluyen los siguientes aspectos.
a. La secuencia en que se realizan los pasos del proceso.
b. El tipo de operación mediante un símbolo.
1. Operación.
2. Transporte.
3. Inspección
4. Demora
5. Almacenamiento.
c. El tiempo neto en que se realiza la operación.
d. El tiempo total empleado para realizar las operaciones.
e. Las demoras incurridas (por diferencia entre los dos tiempos anteriores).
f. Iniciación en: definir el momento preciso en que comience el proceso.
g. Terminación en: definir el momento preciso en que finaliza el proceso.
Organización y Sistemas
ACTIVIDADES PARA EL PARTICIPANTE
Organización y Sistemas
UNIDAD III LOS ORGANIGRAMAS.
1) Definición
2) Objetivos
3) Tipos de organigramas
Organización y Sistemas
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Organización y Sistemas
ORGANIGRAMAS
Dentro de una Organización, los organigramas constituyen la representación
grafica de la estructura, en ella, se pone de manifiesto la relación formal existente
entre las diversas unidades que la integran, sus principales funciones, los canales
de supervisión y la autoridad relativa de cada cargo, en consecuencia todas las
organizaciones, independientemente de su naturaleza o campo de trabajo,
requieren un marco de actuación para funcionar. Este marco está constituido por
la estructura orgánica, que es la división ordenada y sistemática de sus unidades
de trabajo de acuerdo con el objeto de su creación.
Los organigramas son considerados instrumentos auxiliares del administrador,
a través de los cuales se fija la posición, la acción y la responsabilidad de cada
servicio, puede entenderse como el método más sencillo para expresar la
estructura, jerarquía e interrelación de los órganos internos de una organización
en términos concretos y accesibles.
Todas las organizaciones cuentan al menos con un organigrama general, sin
embargo, es frecuente observar, diferencias en los criterios y enfoques
considerados al momento de su preparación. Por ello es importante tener una
base de información homogénea, que permita dar cohesión a este tipo de
recursos.
DEFINICIÓN DE ORGANIGRAMA.
(Anderson 1981).
(Benjamín. 2004).
Organización y Sistemas
OBJETIVO DE LOS ORGANIGRAMAS.
Los organigramas constituyen un instrumento que permite representar y
transmitir en forma grafica y objetiva la composición de una organización. En
consecuencia, a continuación se expresa la finalidad de un organigrama:
1 Constituyen un medio para reflejar las unidades existentes.
2 Refleja los diversos tipos de trabajo, especializados o no, que se realizan en la
organización debidamente asignados por áreas de responsabilidad o función.
3 Establece un medio para comunicar al personal la estructura de la organización
y donde encaja cada uno dentro de ella.
4 Constituye un fundamento para determinar las necesidades de personal
directivo.
5 Indica relaciones de trabajo.
6 Representa las líneas formales de autoridad.
7 Reflejar los cambios organizativos
Utilidad
Organización y Sistemas
Por su ámbito:
Forma. Debe usarse un solo tipo de figura para simbolizar cada elemento del
organigrama.
Organización y Sistemas
SÍMBOLOS Y REFERENCIAS CONVENCIONALES DE MAYOR USO EN UN
ORGANIGRAMA.
1. Líneas llenas sin interrupciones: son aquellas que indican autoridad formal,
relación de línea o mando, comunicación y la vía jerárquica.
Las líneas llenas verticales indican autoridad sobre. Las horizontales señalan
especialización y correlación.
Cuando la línea llena cae sobre la parte media y encima del recuadro indica
mando.
Organización y Sistemas
Cuando la línea llena se coloca a los lados de la figura geométrica indica
relación de apoyo.
Se puede destacar una unidad para llamar la atención. Para ello se utiliza
medio recuadro, bastante coloreado, para cada unidad que se vaya a resaltar.
Organización y Sistemas
Las líneas con zigzagueos al final y una flecha indican continuación de la
estructura.
Organización y Sistemas
Uniformidad. Homogenizar las líneas y figuras que se utilicen en su diseño
Autorización
- Integración del equipo de trabajo
- Captación de la información
- Análisis de la información
Organización y Sistemas
ACTIVIDADES PARA EL PARTICIPANTE
Organización y Sistemas
UNIDAD IV. NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
1) Norma.
2) Procedimiento
3) Características de los procedimientos
4) Clasificación de los Procedimientos
5) Descripción de los procedimientos.
6) Redacción.
7) Diagramación de los procedimientos
Organización y Sistemas
OBJETIVOS ESPECÍFICOS.
Organización y Sistemas
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
En esta unidad se desarrollan aspectos vinculados con la necesidad de
reconocer la importancia que tiene en la organización mantener al día una serie
de documentos que enmarcan las actividades de rutina, en sus procesos
productivos. Estos documentos se refieren a normas internas y procedimientos
cuya utilidad debe ser conocida por todos los empleados, ya que permiten que la
empresa pueda evolucionar independientemente de que sus dueños o accionistas
principales estén presentes permanentemente.
Con la implementación de unas reglas de juego claras y conocidas por todos los
empleados, se requiere un control de gestión básico para hacer el seguimiento y
aplicar correctivos de manera oportuna para que los procesos normales de
producción no se detengan y toda la empresa se mantenga en sintonía.
Es necesario estar consciente de la necesidad de mantener a la empresa en el
mercado. Esto último es una ardua tarea que requiere el mayor de todos los
esfuerzos. Para lograr que una empresa permanezca en el mercado esta debe
adaptarse a continuos cambios generados por la dinámica.
La importancia de la implementación de normas y procedimientos se ve
reflejado en la reducción del tiempo ocioso, optimización de los procesos
administrativos, mejorar la interacción entre los diferentes equipos de trabajo de la
empresa, obteniendo finalmente una reducción de costos, mejoramiento en la
capacidad de reacción de la empresa ante el mercado, una estructura
organizacional mas ágil, entre otros tantos beneficios.
A continuación se explica en que consiste la norma para una organización.
NORMA
Es un dispositivo que condiciona el desarrollo de un procedimiento durante su
ejecución, o antes, son orientaciones o guías que fijan los límites previamente
definidos por la dirección general en las políticas, para la acción y la búsqueda de
los objetivos organizacionales.
Es necesario destacar que el termino norma se deriva del establecimiento de
las políticas organizacionales, vista como una idea visionaria sobre la totalidad de
los objetivos o como una concepción general destinada a dirigir las acciones que
se van a realizar.
La norma dentro de una organización, es considerada como un punto de
conexión que permite el desarrollo de un procedimiento durante su ejecución o
previamente, en ella se registran entre otros, los datos vinculados con la empresa,
la fecha en la cual se elabora, así como las acciones y responsables.
El objetivo principal de una norma consiste en asegurar paso a paso el
cumplimiento de ciertas pautas específicas, necesarias para el buen desempeño
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de las operaciones de un procedimiento maximizando la utilización de los recursos
disponibles.
Las normas tienen un amplio ámbito de aplicación entre los cuales
mencionaremos los siguientes:
Organización y Sistemas
Los procedimientos responden a cada situación particular, ya que no son de
aplicación general: han de tener estabilidad y al mismo tiempo flexibilidad para
poder adaptarse a nuevas situaciones. Son de gran utilidad para ser aplicados en
trabajos que se repitan, así la gerencia se evita tomar decisiones una y otra vez
dentro de la ejecución de las actividades. Es por ello que un procedimiento es un
tipo de toma de decisión estructurada porque nos dice como debemos hacer un
proceso dentro de una determinada área.
CARACTERÍSTICAS DE UN PROCEDIMIENTO
Los procedimientos se pueden identificar a través de ciertas características
comunes que los diferencian de otras acciones dentro de una organización, entre
ellas tenemos:
- El procedimiento es un instrumento o dispositivo administrativo que indica como
se procede.
- El resultado de un paso compromete o da origen al siguiente, es decir, los
pasos son secuenciales.
- Cubre un ciclo de acción.
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Una empresa cuyo objetivo es la fabricación y venta de productos alimenticios,
tendrá como procedimientos sustantivos los siguientes:
Procedimiento: Preparación de los alimentos.
Procedimiento: Enlatado de los alimentos.
Procedimiento: Etiquetado.
Procedimiento: Venta a crédito.
Procedimiento: Exportación de enlatados.
Procedimiento adjetivo, auxiliar o interno. Son aquellos procedimientos que
sirven de base, contribuyen o auxilian para que los procedimientos sustantivos se
cumplan, se relacionan con las funciones complementarias o de staff
(asesoramiento o apoyo) que desarrolla la organización.
Siguiendo con el ejemplo anterior, podemos distinguir procedimientos que
subyacen al procedimiento sustantivo:
Procedimiento: Selección de personal.
Procedimiento: Orden de compra.
Procedimiento: Pago de sueldos y salarios.
Por su recorrido.
1) Procedimientos Institucionales. Son aquellos procedimientos cuyas
acciones se desarrollan dentro de la organización.
Ejemplo:
Procedimiento: Solicitud de suministro.
Procedimiento: Enlatado de alimentos.
Procedimiento: Elaboración de nóminas.
Procedimientos sectoriales. Son aquellos procedimientos cuyas acciones se
desplazan por instituciones que se encuentran interrelacionadas dentro de una
misma problemática.
Ejemplo:
Contratación de profesores del I.U.T (Instituto Universitario de Tecnología) en
este caso el contrato es elaborado por la institución antes señalada, pero luego
debe remitirse al Ministerio de Educación Superior para su aprobación y firma y
luego éste lo remite nuevamente a la institución.
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Procedimientos intersectoriales. Son aquellos procedimientos cuyas acciones
se desarrollan en distintas dependencias.
Ejemplo:
Elaboración del presupuesto del I.U.T. (Instituto Universitario de Tecnología) la
Dirección del Instituto elabora el anteproyecto del presupuesto general y lo envía a
la Dirección General de Educación Superior del Ministerio de Educación, éste lo
remite a la oficina Sectorial de Planificación y Presupuesto del Ministerio de
Educación, para luego enviarlo al Ministerio de Hacienda para su reajuste,
posteriormente pasa a la Asamblea Nacional que analiza y sanciona la Ley de
Presupuesto Del Ejercicio Fiscal del Año correspondiente y se da a conocer a
todas las dependencias antes señaladas.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO.
Describir un procedimiento consiste en presentar en forma ordenada los datos
identificativos del éste y la secuencia lógica de las acciones, para lo cual es
necesario tener claro, que cada procedimiento varia dependiendo de las
características del mismo así como de las necesidades de información de la
Institución y el estilo de los analistas.
A continuación se presenta la relación de datos, que deben incluirse en la
descripción de un Procedimiento Administrativo.
Nombre del procedimiento: Se indica en forma clara y precisa el nombre del
Procedimiento.
Nombre de la Dependencia: Indicar la dependencia responsable del
Procedimiento.
Código: Es el número asignado al Procedimiento, tomando como base el código
de la Dependencia. (opcional).
Concepto: Definir qué es y quien hace el Procedimiento.
Objetivo: Definir lo que se persigue con el Procedimiento.
Base legal: Mencionar los dispositivos legales y normas que sustentan el
Procedimiento. (opcional).
Normas: Indicar las pautas que regulan el Procedimiento (opcional).
Requisitos: Indicar los requisitos y formalidades que deben dar inicio al
Procedimiento (opcional).
Descripción: Considerar el nombre de las Unidades responsables de la acción,
así como la descripción secuencial de las acciones que se realizan en cada etapa,
mencionando previamente los cargos de quienes la efectúen.
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REDACTAR UN PROCEDIMIENTO.
Al momento de redactar un procedimiento debemos tener presente que la
intención es brindar información clara y precisa, de tal manera que permita al
lector extraer rápidamente y sin falsas interpretaciones la información contenida en
el manual.
Por lo tanto, al momento de redactar un procedimiento es pertinente considerar
las siguientes recomendaciones.
1) Emplear frases claras y cortas.
2) Utilizar únicamente terminología técnica imprescindible.
3) Tono formal.
4) Evitar ambigüedades.
5) Uniformidad en el estilo.
Redactar, implica asumir con propiedad un estilo que conduzca de manera
exitosa la elaboración del manual. En consecuencia se recomienda como
referencia consultar: como se elabora un libro de cocina o un guión teatral, ya que
en éstos se expresan de manera clara ordenada y precisa todas las instrucciones
en cuanto a tareas y acciones que deben seguirse para alcanzar con éxito los
objetivos propuestos, en el caso que nos ocupa, considerar si se esta describiendo
un procedimiento interno de un departamento, o por una sección o departamento,
si el proceso tiene lugar entre varios.
A continuación se describe un fragmento de un manual de procedimiento en la
parte relativa a Reposición de bienes de cambio.
Ejemplo de un procedimiento de elaboración de documentos
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LOGO DE LA
EMPRESA
OBJETIVO:
Elaborar toda la documentación de la empresa INVERSIONES DECORA SUEÑOS, C.A. de
manera estandarizada a fin de garantizar la eficacia de los procesos administrativos de la misma.
RESPONSABILIDADES:
NORMAS:
3.- Todo documento elaborado debe estar ajustado de acuerdo a los establecido en el
procedimiento “Criterios para la elaboración de documentos”, Cod, MGC_PyD_ 00356.
Elaborado Por
Revisado por Autorizado por:
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PROCEDIMIENTO: ELABORACION DE DOCUMENTOS
RESPONSABLES. ACCIONES.
Unidad solicitante 1.- Llena formato “Solicitud de Elaboración, Emisión,
Actualización de Documentos, Cod. MGC_......
2.- Entrega formato a la Unidad de Organización y
sistemas, copia y original.
Unidad de Organización y Sistemas 3.- Recibe formato MGC… , firma en señal de recibido y
entrega copia a la unidad solicitante.
4.- Procede a levantar la información, de acuerdo al área
señalada en la solicitud, en conjunto con el experto en el
área.
5.- Elabora borrador de procedimiento y lo lleva a la unidad
solicitante para su revisión, corrección y /o aprobación
Unidad Solicitante 6.- Recibe borrador de documento y.
• realiza las correcciones, si las hay
• Si no hay correcciones, aprueba documento
elaborado
7.- Entrega documento al analista de organización y
sistemas para su normalización, autorización, copia y
distribución
Unidad de Organización Y sistemas 8.- Recibe procedimiento aprobado por el experto:
• Realiza correcciones, si las hay
• Si no hay correcciones, asigna código y registra en
el Control “Lista Maestra de Documento”, Cod.
MGC_Py D 00034
9.- Saca original y entrega al jefe de la unidad para su
autorización.
Jefatura de la Unidad 10.- Recibe documento elaborado, revisa y firma.
Fin
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DIAGRAMACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS
Los diagramas de flujo permiten representar gráficamente, con claridad y
precisión las operaciones que integran la dinámica de circuitos o flujos
administrativos. Existen distintos tipos de diagramación administrativa. Todos ellos
tienen como denominador común el análisis de los siguientes elementos:
Símbolos abstractos
Símbolos figurativos.
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ACTIVIDADES PARA EL PARTICIPANTE
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UNIDAD V FLUJOGRAMAS
1) Definición
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OBJETIVOS ESPECÍFICOS.
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FLUJOGRAMAS
Las organizaciones precisan recursos técnicos que les permitan ubicar
mediante un diagrama y mapas de proceso, los elementos necesarios para llevar
a cabo sus funciones en forma lógica y consistente.
En consecuencia un Flujograma es la representación gráfica de hechos,
situaciones, movimientos o relaciones, por medio de símbolos, también se
conocen como diagrama de flujo y muy rara vez fluxogramas, estos gráficos
ilustran la sucesión de operaciones que implican movimiento, desplazamiento o
curso de todo tipo, que bien puede ser una actividad, un formulario, un informe,
materiales, personas o recursos, son de gran importancia para toda empresa y
persona ya que brinda elementos de juicio idóneos para la representación de
procedimientos y procesos, así como las pautas para su manejo en sus diferentes
versiones.
DEFINICION
El Flujograma o Fluxograma, es un diagrama que expresa gráficamente las distintas
operaciones que componen un procedimiento o parte de este, estableciendo su
secuencia cronológica. Según su formato o propósito, puede contener información
adicional sobre el método de ejecución de las operaciones, el itinerario de las
personas, las formas, la distancia recorrida e tiempo empleado etc”.
(Gómez C.1997).
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CARACTERÍSTICAS DE LOS FLUJOGRAMAS
Según Gómez Cejas, Guillermo. Año 1.997:
1. Sintética: La representación que se haga de un sistema o un proceso deberá
quedar resumido en pocas hojas, de preferencia en una sola. Los diagramas
extensivos dificultan su comprensión y asimilación, por tanto dejan de ser
prácticos.
2. Simbolizada: La aplicación de la simbología adecuada a los diagramas de
sistemas y procedimientos evita a los analistas anotaciones excesivas,
repetitivas y confusas en su interpretación.
3. De forma visible a un sistema o un proceso: Los diagramas nos permiten
observar todos los pasos de un sistema o proceso sin necesidad de leer notas
extensas. Un diagrama es comparable, en cierta forma, con una fotografía
aérea que contiene los rasgos principales de una región, y que a su vez permite
observar estos rasgos o detalles principales.
Según Chiavenato, Idalberto. Año 1.993:
1. Permitir al analista asegurarse que ha desarrollado todos los aspectos del
procedimiento.
2. Dar las bases para escribir un informe claro y lógico.
3. Es un medio para establecer un enlace con el personal que eventualmente
operará el nuevo procedimiento.
Según Gómez Rondón, Francisco. Año 1.995:
4. De uso, permite facilitar su empleo.
5. De destino, permite la correcta identificación de actividades.
6. De comprensión e interpretación, permite simplificar su comprensión.
7. De interacción, permite el acercamiento y coordinación.
8. De simbología, disminuye la complejidad y accesibilidad.
9. De diagramación, se elabora con rapidez y no requiere de recursos sofisticados.
TIPOS DE FLUJOGRAMAS
Según Gómez Cejas, Guillermo. Año 1.997:
Según su forma:
a. Formato Vertical: En él el flujo o la secuencia de las operaciones, va de arriba
hacia abajo. Es una lista ordenada de las operaciones de un proceso con toda
la información que se considere necesaria, según su propósito.
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b. Formato Horizontal: En él el flujo o la secuencia de las operaciones, va de
izquierda a derecha.
c. Formato Panorámico: El proceso entero está representado en una sola carta y
puede apreciarse de una sola mirada mucho más rápidamente que leyendo el
texto, lo que facilita su comprensión, aun para personas no familiarizadas.
Registra no solo en línea vertical, sino también horizontal, distintas acciones
simultáneas y la participación de más de un puesto o departamento que el
formato vertical no registra.
d. Formato Arquitectónico: Describe el itinerario de ruta de una forma o persona
sobre el plano arquitectónico del área de trabajo. El primero de los flujogramas
es eminentemente descriptivo, mientras que los últimos son fundamentalmente
representativos.
Por su propósito:
a. De Forma: Se ocupa fundamentalmente de una forma con muy pocas o ninguna
descripción de las operaciones. Presenta la secuencia de cada una de las
operaciones o pasos por los que atraviesa una forma en sus diferentes copias,
a través de los diversos puestos y departamentos, desde que se origina hasta
que se archiva. Retrata la distribución de múltiples copias de formas a un
número de individuos diferentes o a unidades de la organización.
Las formas pueden representarse por símbolos, por dibujos o fotografías
reducidas o por palabras descriptivas. Se usa el formato horizontal. Se retrata o se
designa la forma en el lado izquierdo de la gráfica, se sigue su curso al proceso de
progresión horizontal, cruzando las diferentes columnas asignadas a las unidades
de la organización o a los individuos.
b. De Labores (¿qué se hace?): Estos diagramas abreviados sólo representan las
operaciones que se efectúan en cada una de las actividades o labores en que
se descompone un procedimiento y el puesto o departamento que las ejecutan.
El término labor incluyendo toda clase de esfuerzo físico o mental. Se usa el
formato vertical.
c. De Método (¿cómo se hace?): Son útiles para fines de adiestramiento y
presentan además la manera de realizar cada operación de procedimiento, por
la persona que debe realizarla y dentro de la secuencia establecida. Se usa el
formato vertical.
d. Analítico (¿para qué se hace?): Presenta no solo cada una de las operaciones
del procedimiento dentro de la secuencia establecida y la persona que las
realiza, sino que analiza para qué sirve cada una de las operaciones dentro del
procedimiento. Cuando el dato es importante consigna el tiempo empleado, la
distancia recorrida o alguna observación complementaria. Se usa formato
vertical.
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e. De Espacio (¿dónde se hace?): Presenta el itinerario y la distancia que recorre
una forma o una persona durante las distintas operaciones del procedimiento o
parte de él, señalando el espacio por el que se desplaza. Cuando el dato es
importante, expresa el tiempo empleado en el recorrido. Se usa el formato
arquitectónico.
f. Combinados: Presenta una combinación de dos o más flujogramas de las
clases anteriores. Se usa el flujograma de formato vertical para combinar
labores, métodos y análisis (qué se hace, cómo se hace, para qué se hace).
Se usa el formato panorámico para combinar varias formas y labores de varios
puestos o departamentos. Según Chiavenato, Idalberto. Año 1.993: Existen tres
tipos de Flujogramas o Diagramas de Flujo
a. Diagrama de flujo vertical: También denominado gráfico de análisis del proceso.
Es un gráfico en donde existen columnas verticales y líneas horizontales. En la
columnas verticales están los símbolos o convencionales ( de operación,
transporte, control, espera y archivo), los funcionarios involucrados en la rutina,
el espacio recorrido para la ejecución y le tiempo invertido.
El diagrama de flujo vertical destaca la secuencia de la rutina y es
extremadamente útil para armar una rutina o procedimiento para ayudar en la
capacitación del personal y para racionalizar el trabajo.
b. Diagrama de flujo horizontal: Es diferente al anterior, al revés de la secuencia
que se traslada verticalmente, esta lo hace de manera horizontal; este utiliza los
mismos símbolos y convenciones que el vertical.
El Diagrama de flujo horizontal destaca a las personas u organismos que
participan en una determinada rutina o procedimiento. Es muy usado cuando
una rutina involucra varios organismos o personas, ya que permite visualizar la
parte que corresponde a cada uno y comparar la distribución de las tareas para
una posible racionalización o redistribución del trabajo.
c. Diagrama de flujo de bloques: Es un diagrama de flujo que representa la rutina
a través de una secuencia de bloques, cada cual con su significado y
encadenados entre sí. Utiliza una simbología mucho más rica y variada que los
diagramas anteriores, y no se restringe a líneas y columnas preestablecidas en
el gráfico.
Los analistas de sistemas utilizan mucho este diagrama para representar los
sistemas, es decir, para indicar entradas, operaciones, conexiones, decisiones,
archivado, etc., que constituyen el flujo o la secuencia de las actividades de los
sistemas.
Según Gómez Rondón, Francisco. (1.995) existe una clasificación que
considera los Flujogramas o Diagramas de Flujo
Por su presentación:
Organización y Sistemas
a. De bloque: Se representan en términos generales con el objeto de destacar
determinados aspectos.
b. De detalle: Plasman las actividades en su más detallada expresión.
Por su formato:
a. De formato vertical: En el que el flujo de las operaciones va de arriba hacia
abajo y de derecha a izquierda
b. De formato horizontal: En el que la secuencia de las operaciones va de
izquierda a derecha en forma descendente
c. De formato tabular: También conocido como de formato columnas o
panorámico, en el que se presenta en una sola carta el flujo total de las
operaciones, correspondiendo a cada puesto o unidad una columna
d. De formato arquitectónico: Muestra el movimiento o flujo de personas, formas,
materiales, o bien la secuencia de las operaciones a través del espacio donde
se realizan
Por su propósito:
a. De forma: El cual se ocupa fundamentalmente de documentos con poca o
ninguna descripción de operaciones con poca o ninguna descripción de
operaciones.
b. De labores: Indica el flujo o secuencia de las operaciones, así como quién o en
donde se realiza y en qué consiste ésta.
c. De método: Muestra la secuencia de operaciones, la persona que las realiza y
la manera de hacerlas.
d. Analítico: Describe no sólo el procedimiento quién lo hace, y cómo hacer cada
operación, sino para qué sirven.
e. De espacio: Indica el espacio por el que se desplaza una forma o una persona.
f. Combinados: Emplean dos o más diagramas en forma integrada.
g. De ilustraciones y texto: Ilustra el manejo de la información con textos y dibujos.
h. Asistido por computadora: El flujo de información se hace con recursos de
software.
Organización y Sistemas
1. Principio y/o terminación del diagrama: Este símbolo representa tanto la
disponibilidad de la información para su procesamiento (entrada), como la
mención de que la información ya ha sido procesada.
2. Actividad u operación: Se utiliza siempre que una actividad o grupo de ellas
tengan como objetivo un cambio, ya sea en el valor, forma o disposición de la
información.
3. Anotación, aclaración, o ambos casos: Siempre que se quiera algún comentario
al margen, notas explicatorios, aclaraciones, etc.; se trazará indistintamente una
línea punteada que vaya de la nota aclaratoria al símbolo en que se requiere
esa nota.
4. Conector: Este símbolo se utiliza siempre que las condiciones físicas de nuestro
diagrama obligue a interrumpir el graficado de la información que se tiene y
deba seguirse el diagrama en otro lugar, o bien cuando interese unir
informaciones aisladas.
5. Documento: El símbolo se utilizará cuando se desee representar un documento
cualquiera. Puede ser una forma, un control, una ficha, un listado, etc.
(excluidas la tarjeta perforadora y la cinta magnética). Siempre que un
documento tenga varias copias, estas deberán presentarse dentro del diagrama
y numerarse con cero el original: uno para la copia y así sucesivamente.
6. Destrucción: Este símbolo indica la destrucción de cualquier documento o
información. Es conveniente aclarar siempre que documentos se están
destruyendo.
7. Transferencia: Este símbolo se utiliza cuando en el flujo del proceso o sistema
interviene otra sección o departamento que no sea el estudiado, siempre o
cuando nos interesen los pasos o trámites que se realizan en ese lugar.
8. Alternativa: Este símbolo representa el momento en que una actividad u
operación cualquiera implica tomar uno o varios caminos diferentes.
9. Actividad fuera del ámbito de investigación: Este símbolo se utiliza cuando se
considera necesario conocer en el diagrama el detalle de las actividades que
realizan en otro lugar, o bien para indicar que las actividades que se realizan en
otro lugar, o bien para indicar que las actividades que se realizan en el proceso
o sistema se encuentran diagramadas en otro lugar (tal es el caso del proceso o
sistemas muy parecidos o similares, que nada más varían en su inicio o su final.
Dirección de flujo: ( ): Indica la secuencia de la información y se utiliza para unir
símbolos, según sea su flujo, o para indicar los principios de alternativas.
1. Canalización: Este símbolo se utiliza en tres formas diferentes, cuando se
recibe información de varias fuentes o condensa en una sola:
2. Cuando se recibe información de una sola fuente y se canaliza por diferentes
fuentes:
Organización y Sistemas
3. bien, cuando se recibe información de varias fuentes y se canaliza a otras
fuentes:
Según Chiavenato, Idalberto 1.993:
1. El circulo; significa una operación (una etapa o una subdivisión del proceso).
Una operación se realiza cuando se crea, se altera, se aumenta o se sustrae
algo. Ejemplo: emisión de un documento.
2. La flecha o pequeño círculo corresponde a un transporte o tarea de llevar algo
de un lugar a otro. Ocurre cuando un objeto, mensaje o documento es
trasladado de un lugar a otro.
3. El cuadrado significa una inspección o control, ya sea de cantidad o de realidad.
Es el acto de verificar o fiscalizar sin que se realicen operaciones. Ejemplo:
verificación de una firma.
4. La letra D, representa una demora o retraso, ya sea por congestionamiento,
distancia o por espera de alguna provisión por parte de otra persona. Significa
una espera o un desplazamiento por agenda o la llegada de alguna cosa de
quien se dependa para proseguir el proceso.
5. El triángulo con el vértice hacia abajo o hacia arriba representa una interrupción
casi definitiva o muy prolongada. Puede ser un almacenamiento (cuando se
trata de materiales) o que algo se archiva (cuando se trata de documentos).
Según Gómez Rondón, Francisco. Año 1.995:
1. Operación: Indica las principales fases del proceso, método o procedimiento.
2. Inspección: Indica que se verifica la calidad y/o cantidad de algo.
3. Desplazamiento o transporte: Indica el movimiento de los empleados, material y
equipo de un lugar a otro.
4. Depósito provisional o espera: Indica demora en el desarrollo de los hechos.
5. Almacenamiento permanente: Indica el depósito de un documento o
información dentro de un archivo, o de un objeto cualquiera en un almacén.
Organización y Sistemas
SIMBOLO REPRESENTA
Inicio o término. Indica el principio o el fin del
flujo, puede ser acción o lugar, además se usa
para indicar una unidad administrativa o
persona que recibe o proporciona información.
Actividad. Describe las funciones que
desempeñan las personas involucradas en el
procedimiento.
Organización y Sistemas
c. Representar las formas o documentos, mediante rectángulos proporcionales a
las formas o documentos representados. Sin embargo como lo principal es la
claridad, esta convención puede eliminarse empleando solamente el buen
juicio.
d. Cada forma debe representarse siempre por un rectángulo de las mismas
dimensiones.
e. Cada vez que se crea una forma, se le pone en el original y copias un triángulo
negro en la esquina inferior derecha.
f. Cuando las dimensiones del rectángulo lo permitan, es conveniente poner el
nombre de la forma en cada paso que aparezca.
g. El original y las copias siempre deben ponerse en el mismo orden. Se coloca un
número en la esquina superior derecha. Para el original siempre se colocará el
número uno; y las siguientes copias tendrán numeraciones ascendentes.
h. En cada paso deben presentarse todos los documentos que intervienen.
i. Cuando se transportan dos o más papeles, que van unidos, ya sea con grapa o
broche o en sobre, se reúnen los rectángulos identificando cada uno de ellos. El
movimiento se presenta por una sola línea.
j. Cuando se muevan juntos, pero no unidos, el transporte se representa por
medio de líneas para cada forma o grupo de formas.
k. La secuencia demuestra haciendo que las líneas de transportes tengan una
ligera tendencia hacia abajo.
l. El orden cronológico de los pasos se representa por el orden en que aparecen
los rectángulos, de arriba hacia abajo.
m.Debe identificarse cada paso con un número y hacer una pequeña descripción
del mismo, mediante la escritura del verbo que identifica la acción.
n. Si es posible hacer que lo firme el jefe del departamento o el empleado que ha
proporcionado la información.
Presentación de las formas en el diagrama:
1. Las figuras deben hacerse en forma de cuadros o rectángulos, imitando hasta
donde sea posible la forma y tamaño de las originales reducidas a escala,
indicando en la parte superior y al centro el nombre con una sola palabra.
2. Las formas con copias deben representarse como sigue.
3. Cuando se tenga que hacer una distribución de formas, se recomienda empezar
con la más alejada para evitar que se crucen.
4. Toda forma debe demostrar cual fue su origen.
Organización y Sistemas
5. La nueva forma se marca con un triángulo en la orilla inferior izquierda y con
ello se identifica el hecho de que la forma aparece por primera vez en el
proceso.
6. Cuando se termine el espacio disponible en el papel y sea necesario pasar otra
hoja o a otra parte de la misma hoja, la liga de procesos se muestra mediante
"conectores" que consisten en dos círculos con la letra W, uno en el punto en
que se cortó el proceso y otro igual en el lugar en que se reinicia.
Según Chiavenato, Idalberto. Año 1.993:
Se rige por una serie de símbolos, normas y pautas convencionales entre las
cuales tenemos:
a. El formato o esqueleto del flujograma debe dividirse en partes que representan
a los departamentos, secciones o dependencias involucradas en el
procedimiento. Cada departamento o sección debe mostrarse una sola vez en
el flujograma y en el mismo orden o secuencia cronológica de su aparición en el
procedimiento que se describe de izquierda a derecha.
b. Mostrar una misma dependencia más de una vez en el flujograma aun cuando
las acciones del procedimiento regresen a la misma.
c. Las líneas indicadoras del flujograma deben ser mas delgadas que las líneas
divisorias del formato, rectas y angulares, dotadas de flechas en sus extremos
terminales.
d. Cada paso o acción del procedimiento debe enumerarse con claridad y
describirse brevemente con muy pocas palabras.
e. Cuando algún documento queda retenido en alguna dependencia del
flujograma se indica según sea archivado: definitivamente, temporalmente o
retenido por algunos días ("D"), horas ("O") o minutos (´).
f. Cuando hay que destruir algún documento luego de ser utilizado en el
procedimiento se indica con una (X) grande.
g. Cuando en el procedimiento algún documento da origen a otro se indicará en el
flujograma mediante una flecha interrumpida.
h. Al igual que los organigramas, los flujogramas en ocasiones presentan varias
líneas que se cruzan sin tener relación, en este caso se indica mediante una
inflexión en cualquiera de ellas.
i. Siempre resultará mejor que el flujograma se muestre en una sola hoja, pero
cuando en su extensión se tenga que continuar en otra página, se señala
mediante un símbolo cualquiera dentro de un círculo, en la página donde se
interrumpe y el mismo que suele llamarse conector se colocará en otra página
como sigue.
Organización y Sistemas
Según Gómez Rondón, Francisco. Año 1.995:
El analista experto adoptará su propio método al momento de elaborar un
flujogramas o diagrama de flujo, es importante considerar entre otras las siguientes
pautas:
a. Especificar el objetivo del flujograma o diagrama de flujo.
b. Pasar de lo conocido a lo desconocido. Es decir, identificar los subsistemas que,
según se sabe, debe aparecer y desarrollar los que se relacionan con ellos.
c. Utilizar símbolos autorizados y de una plantilla, o sea un dispositivo de plástico con
los símbolos recortados.
d. Empezar a construir el flujograma o diagrama de flujo en la parte superior de cada
página; deben ir de arriba hacia abajo o de izquierda a derecha.
e. Cada página debe tener un encabezado que identifique claramente el proyecto, la
gráfica, la flecha (de revisión, si la hay), el autor y el número de páginas.
f. Cuando las líneas de flujo son numerosas en diagramas complejos, utilizar
conectores para reducir su número.
g. Establecer el nivel en que van a construirse los flujogramas o diagramas de flujo.
h. Reunir los flujos de entrada, de modo que las líneas de flujo que aparecen entrando
en un símbolo sean las menos posibles, lo mismo se harán con las líneas que salen.
i. Escribir en los símbolos, usando el menor número posible de palabras.
1. La redacción del contenido del símbolo de operación debe ser realizada con frases
breves y sencillas
2. Evitar usar siglas, procure utilizar anotando el nombre completo de las unidades
administrativas.
3. El símbolo de documento debe contener el nombre original de la forma que se
utilice.
4. El símbolo de conector puede ser alfabético o numérico, pero debe coincidir en los
conectores de entrada y salida, cuando existen una gran cantidad de conectores, es
conveniente adicionar un color al símbolo.
5. Debe realizarse de forma limpia y ordenada.
6. realizarlas al principio en forma de borrador, sin emplear plantillas.
Organización y Sistemas
ACTIVIDADES DEL PARTICIPANTE.
1. ¿Qué es un flujograma?
3. Todo flujograma expone información básica sobre tres aspectos ¿Cuáles son
estos tres aspectos?
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UNIDAD VI FORMULARIOS
1) Definición
2) Objetivo
3) Diseño Del Formulario
4) Consideraciones Para La Elaboración Del Formulario
5) Control De Formularios
6) Sistema De Control De Formularios
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OBJETIVOS ESPECIFICOS.
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FORMULARIOS
Actualmente, en la mayoría de las tareas realizadas por el hombre, se emplean
formularios, éstos son papeles o documentos que se utilizan para recopilar y
transmitir información que es de suma importancia en la realización efectiva de
los actos de cada unos de los miembros de la organización, dentro y fuera del
área de trabajo.
Los formularios son instrumentos de trabajo, por lo tanto si éstos no son
funcionales y no están diseñados para adaptarse adecuadamente al uso que se
les da, pueden entorpecer e impedir la operación del procedimiento o sistema en
el cual está involucrado, ocasionando confusiones, demoras y errores aun en los
procedimientos y sistemas diseñados con un alto grado de perfección. Por otra
parte, la ventaja de los formularios es que al rediseñarlos o simplificarlos, se
puede llegar a producir un mejoramiento notable; por ello, el análisis, diseño y
control de formularios es indispensable en toda organización para garantizar una
adecuada sistematización del flujo de documentos en las diferentes dependencias
que la conforman, tomando en cuenta tanto la creación, impresión y
almacenamiento de los formularios, así como su procesamiento y circulación.
DEFINICIÓN.
Es una pieza de papel que contiene datos y espacios en blanco para registrar
información variable, el cuál tendrá diferente utilización según el área funcional a
la cual pertenezca. Puede considerarse también como un instrumento de trabajo
cuyo objetivo es trasportar información para simplificar y facilitar el desarrollo de
los procedimientos administrativos. En ellos se imprime información constante y
que tiene una serie de espacios para asentar información variable. Es todo papel
que contenga información, texto, epígrafes, impresos o en blanco para rellenarlos
posteriormente.
Cuando una forma se completa pasa a ser un documento y, según el tipo de
información y el grado de dificultad para su llenado, puede acompañarse de un
instructivo.-
OBJETIVO:
Llenar las necesidades que las oficinas demandan, son aquellos medios para
alcanzar un fin.
Representan un vehiculo de transmisión de datos e información organizacional
sencillo, claro y funcional, ya que permite ordenar sistematizar y orientar el
manejo de cualquier otro recurso en términos escritos.
Objetivos específicos
Facilitar el flujo de información y el procesamiento de datos, imprimir
uniformidad en los procedimientos, sintetizar y relacionar información y por ultimo,
dar valor legal a determinadas transacciones.
Organización y Sistemas
DISEÑO DEL FORMULARIO
El proceso de elaboración del formulario comienza con el diseño del mismo,
siguiendo las pautas para el desarrollo exitoso del proceso y para ello se deben
cumplir la fase del pre-diseño, diseño y post-diseño.
Fases para el diseño.
Debemos considerar ciertos aspectos para elaborar un formulario exitosamente,
el primer aspecto a considerar es realizar una revisión y determinar la necesidad
del formulario y si existen formularios que compartan en mismo objetivo.
Posteriormente elegir el tamaño estándar de papel y letra adecuada para el diseño
e impresión, y de ahí elaborar una lista con toda la formación que contendrá el
formulario
El proceso de elaboración del formulario comienza con el diseño del mismo,
siguiendo las pautas para el desarrollo exitoso del proceso y para ello se deben
cumplir la fase del pre-diseño, diseño y post-diseño.
Fase prediseño:
En esta fase se debe realizar una lista de comprobación y determinar con
detalles las necesidades que se han de satisfacer. Para cumplir con los
requerimientos de esta fase, se realiza una serie de preguntas para comprobar la
efectividad del pre-diseño y proceder a realizar la fase del diseño.
Organización y Sistemas
¿Con qué frecuencia se va a usar el formulario?
Organización y Sistemas
¿Se han aprovechado por completo todas las posibilidades de las casillas?
Organización y Sistemas
El instructivo esta divido en:
- Generalidades
- Medio de obtención
- Tiempo estimado
Características de impresión:
- Numero de copias
- Encolados
- Indicar lado
Organización y Sistemas
Linotipo: Consiste en la formación de líneas con letras de tipos y tamaños
distintos hasta completar textos para su impresión.
Fotograbado: Se utiliza la fotografía, a partir del original se hace un negativo,
que es revelado por la acción de la luz y tintas especiales y después queda
grabado en una placa metálica plana.
Organización y Sistemas
FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS
UNIDAD SOLICITANTE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS JEFATURA DE OY S
inicio
Solicitud de Solicitud de
Emisión de Emisión de
documentos documentos
Levanta información
con la ayuda del
Entrega solicitud al
analista de experto
organización y
sistemas
Elabora borrador del
documento
Lo envía al experto
para su revisión
Revisa
procedimiento Recibe Revisa y firma
procedimiento y procedimiento
lo normaliza
1
Hay Entrega documento
correcciones Entrega al jefe de
al analista para su
unidad de O y S
copia y distribución
para su autorización
1/2
Firma y entrega al
analista para su
normalización
Recibe documento,
saca copias necesarias
y distribuye
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UNIDAD SOLICITANTE UNIDAD DE ORGANIZACIÓN JEFE DE UNIDAD DE OYS
Y SISTEMAS
2/2
Recibe documento
autorizado
Documento
autorizado
Saca Nº copias
necesarias
copias
original
Distribuye copias,
archiva original
Recibe
documento Archivo
Copias
Documento
Fin
Organización y Sistemas
SISTEMAS DE CONTROL DE FORMULARIOS.
Es un plan o método usado por la gerencia para guiar y regular las operaciones
de oficina, mediante la normalización del flujo de papeles, donde se detecta la
necesidad de realizar ajustes o para utilizar los formularios en forma más eficiente
y mantener el seguimiento a cada formulario implantado.
Consideraciones generales de los sistemas de control.
Eliminar formularios innecesarios y evitar su creación, consolidar formularios
que se complementen, rediseñar formularios para aumentar la eficiencia y
disminuir lo errores. Mantener cantidades adecuadas de formularios en existencia.
Establecer un procedimiento adecuado para suministrar formularios a los usuarios.
Trabajar en coordinación con el departamento de compras para evitar la
adquisición de formularios no autorizados. Revisar muestras de los formularios
antes de su impresión final a fin de lograr del impresor lo que se quiere.
Nivel de organización.
El control de formularios se debe centrar en un lugar suficientemente alto dentro
de la organización como para dar una visión amplia, necesaria para la revisión,
coordinación y mejora de la instalación de los formularios. Se debe tomar en
cuenta la opinión del analista y de los usuarios, ya que el analista es quien decide
cómo deben ir distribuidos los datos y el usuario decide cuáles son los datos
necesarios.
Control de formularios.
En la etapa del control de formularios se incluye el establecimiento de un
programa de control como política de la empresa y la comprensión de los factores
que componen el problema. Debe existir relación entre el control y, los sistemas y
procedimientos. Los componentes básicos de este programa deben ser la función
que efectúa la forma, el tema principal de la forma y el tema secundario.
El Índice Funcional
Es la principal herramienta en la unidad de control, contiene los formularios
agrupados de acuerdo con el propósito a que sirven. El índice funcional es para
uso exclusivo de quienes son responsables del control de formularios. Los
formularios destinados a propósitos similares pueden ser analizados para
determinar cuál puede ser eliminado y cuál puede ser más ampliamente usado.
Organización y Sistemas
Para las necesidades de nuestras empresas, es suficiente con los propósitos de
acordar autorizar, facturar, instruir, notificar, registrar, reportar y requerir.
Pasos para elaborar el índice funcional
Tomar muestra de todos los formularios, posteriormente agrupar los formularios
por los que se hayan escogido, así como las subdivisiones de esos temas, y
codificar por temas, agrupar por función, codificar por función, preparar carpetas
para archivar las muestras, preparar una lista tabulada con la información del
número y nombre del formulario, y el número de índice funcional que le
corresponde.
Ejemplo de formulario:
FECHA DE ÁREA DE
REQUISITO DOCUMENTO CÓDIGO IMPLANTACIÓN INCUMBENCIA OBSERVACIONES
1 2 3 4 5 6
Organización y Sistemas
Analista responsable:___________________________________________________
Departamento: ________________________________________________________
Organización y Sistemas
ACTIVIDADES PARA EL PARTICIPANTE
1. ¿Que importancia tiene para una organización el uso adecuado de los
formularios?
2. ¿En que medida los formularios contribuyen a racionalizar el trabajo de una
organización?
3. ¿Qué aspectos deben considerarse al momento de elaborar un formulario?
4. ¿Ubique en su comunidad una organización pública o privada y aplique
todas las interrogante previstas en el diseño de formularios?
Organización y Sistemas
UNIDAD VII MANUALES ADMINISTRATIVOS
1) Definición
2) Ventajas Y Desventajas
3) Clasificación De Los Manuales Administrativos
4) - Tipos De Manuales
5) Procedimiento General Para Elaborar Manuales.
Organización y Sistemas
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Organización y Sistemas
MANUALES ADMINISTRATIVOS
Los Manuales constituyen una de las herramientas mas utilizadas por Ias
organizaciones para facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas y
operativas, son indispensables debido a la complejidad de sus estructuras, el
volumen de sus operaciones, los recursos que se les asignan, la demanda de
productos, servicios o ambos y la adopción de tecnologías avanzada para atender
adecuadamente la dinámica organizacional.
En este trabajo no se pretende abarcar todas las posibilidades existentes para
su formulación, sino aportar elementos de juicio útiles a toda persona o instancia
encargada de realizar y aplicar un manual administrativo ya que estos, tienen por
objeto señalar a las autoridades de cada unidad de manera escrita aspectos
vinculados con lo que se espera de él, en materia de funciones, tareas,
responsabilidades, autoridad, comunicaciones, e interrelaciones dentro y fuera de
Ia empresa.
Deben distribuirse completos a todos los jefes, ya que el conocimiento que
todos tengan de este, contribuye con una buena comunicación entre todos los
miembros de la organización, en consecuencia, son fundamentalmente un
instrumento de comunicación. Si bien existen distintos tipos de manuales podemos
Definirlos como un cuerpo sistemático, que contiene:
Organización y Sistemas
3. Clarifican la acción a seguir o la responsabilidad a asumir en aquellas
situaciones en las que pueden surgir dudas respecto a qué áreas debe actuar o
a que nivel alcanza la decisión o ejecución.
4. Mantienen la homogeneidad en cuanto a la ejecución de la gestión
administrativa y evitan La formulación de la excusa del desconocimiento de las
normas vigentes.
5. Sirven para ayudar a que la organización se aproxime al cumplimiento de las
condiciones que configuran un sistema.
6. Son un elemento cuyo contenido se ha ido enriqueciendo con el transcurso del
tiempo.
7. Facilitan el control por parte de los supervisores de las tareas delegadas al
existir un instrumento que define con precisión cuáles son los actos delegados.
8. Son elementos informativos para entrenar o capacitar al personal que se inicia
en funciones a las que hasta ese momento no había accedido
9. Economizan tiempo, al brindar soluciones a situaciones que de otra manera
deberían ser analizadas, evaluadas y resueltas cada vez que se presentan.
10. Ubican la participación de cada Componente de la organización en el lugar que
le corresponde, a los efectos del cumplimiento de los objetivos empresariales.
11. Constituyen un elemento que posibilita la evaluación objetiva de la actuación de
cada empleado a través del cotejo entre su asignación de responsabilidades
según el manual, y la forma en que las mismas se desarrollan.
12. Permiten la determinación de los estándares más efectivos, ya que estos se
basan en procedimientos homogéneos y metódicos.
Desventajas.
1. Existe un costo en su redacción y confección que, indudablemente, debe
afrontarse.
2. Exigen una permanente actualización, dado que la pérdida de vigencia de su
contenido acarrea su total inutilidad.
3. No incorporan los elementos propios de la organización informal, la que
evidentemente existe pero no es reconocida en lo manuales.
4. Resulta difícil definir el nivel óptimo de síntesis o de detalle a efectos de que
sean útiles y suficientemente flexibles.
5. Su utilidad se ve limitada o es nula cuando la organización se compone de un
número reducido de personas y, por lo tanto, la comunicación es muy fluida y el
volumen de tareas reducido.
Organización y Sistemas
CLASIFICACIÓN DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS.
Comúnmente en las organizaciones empresariales se elaboran seis tipos de
manuales de aplicación, entre ellos tenemos
A.- Manual de Organización.
B.- Manual de Políticas.
C.- Manual de procedimientos y normas.
D.- Manual del especialista.
E.- Manual del empleado.
F.- Manual de Propósito múltiple.
Estos manuales satisfacen distintos tipos de necesidades, en tanto constituyen
un cuerpo sistemático que contiene la descripción de las actividades que deben
ser desarrolladas por los miembros de la organización y los procedimientos a
través de los cuales esas actividades son cumplidas
En las organizaciones en que no se utilizan manuales, las comunicaciones o
instrucciones se transmiten a través de comunicados internos. Si bien el propósito
de transmitir información se cumple por medio de estos últimos instrumentos, no
se logra el objetivo de que constituyan un cuerpo orgánico, por lo que resultará
difícil en un momento dado conocer cuál es el total de esas disposiciones
registradas a través de comunicados aislados. A continuación se agrega otra
clasificación:
Por su Contenido
Se refiere al contenido del manual, abarca una variedad de materias, dentro de
este tipo tenemos los siguientes:
Organización y Sistemas
sobre el cual se basan todas las acciones. Una adecuada definición de
políticas y su establecimiento por escrito, permite:
a) Agilizar el proceso de toma de decisiones
b) Facilitar la descentralización, al suministrar lineamientos a niveles intermedios.
c) Servir de base para una constante y efectiva revisión.
Puede elaborarse manuales de políticas para funciones operacionales tales
como: producción, ventas, finanzas, personal, compras, etc.
Organización y Sistemas
ventas es necesario darle un marco de referencia para tomar decisiones
cotidianas.
Organización y Sistemas
• Comenzaría con el primer paso activo del proceso. El manual de
adiestramiento también utiliza técnicas programadas de aprendizaje o
cuestionarios de auto evaluación para comprobar el nivel de
comprensión del contenido por el usuario. Otra clasificación aceptada de
los manuales administrativos se refiere a las necesidades que tienen las
oficinas y de acuerdo a su ámbito de aplicación; pueden elaborarse
manuales con una cobertura mayor o menor.
General:
Se refiere a todo el organismo en su conjunto, dentro de este tenemos a los
siguientes manuales:
Organización y Sistemas
TIPOS DE MANUALES
Aunque todos los manuales son útiles para la organización, los más
representativos por su uso y bondades son los de organización, porque sientan las
bases estructurales de funcionamiento; los de procedimientos porque traducen en
forma operativa las funciones; y los de calidad porque consignan el sistema que
una organización debe adoptar para mejorar sus productos y/o servicios, en
consecuencia a continuación se explicaran detalladamente cada uno de ellos.
Manual De Organización
Los Manuales de Organización y Funciones son documentos operativos que
detallan la estructura, funciones, relaciones de coordinación y tareas de las
diferentes unidades orgánicas de una institución, en estrecha relación con el
Reglamento de Organización y Funciones; Así mismo establece los cargos y
requisitos para ocuparlos por las personas dentro de la estructura orgánica.
Objetivos del manual de organización
a. Indicar las funciones básicas de cada unidad orgánica, delimitando la
naturaleza y amplitud del trabajo.
b. Determinar la ubicación y las tareas específicas que cumplirán los cargos,
dentro de la institución.
c. Precisa las interrelaciones jerárquicas y funcionales internas y externas de la
dependencia.
d. Proporciona información a los funcionarios y trabajadores sobre sus funciones,
ubicación dentro de la estructura general de la empresa, de las interrelaciones
formales y funcionales (de autoridad, responsabilidad y de coordinación).
e. Sirve como instrumento básico para la racionalización de los procedimientos
administrativos, en concordancia con la Ley de Simplificación Administrativa.
Describe la Organización Formal de la Empresa asignando:
• Misiones: enunciación sintética del objetivo que persigue el área de la
Organización.
• Funciones Básicas
• Autoridad: Quienes dependen de el y él que quien depende
• Responsabilidad
• Características, y
• Especificaciones de la Posición.
Organización y Sistemas
Esquema Para La Elaboración Del Manual De Organización
TITULO I:
GENERALIDADES
Organización y Sistemas
• De Control
• De descentralización
Relación jerárquica de unidades orgánicas
Precisar niveles de Autoridad, Grados de Responsabilidad y de Líneas de
Coordinación.
Organigrama de la institución
Establecer el diseño gráfico de la estructura orgánica de la empresa.
Cuadro de distribución de cargos por órganos
Consignar la relación de cargos, precisando su nomenclatura, estructural y
clasificada.
TITULO III
DEL MANUAL
Organización y Sistemas
Manual de procedimientos.
Para Silvia R. “El manual de procedimientos administrativo es un conjunto de
instrucciones y normas reunidas en un cuerpo orgánico, que explican el desarrollo
de los procedimientos administrativos.
Es una fuente de información permanentemente actualizada que facilita al
personal de una organización la correcta ejecución de las tareas normalizadas.
Además, regula la participación de los distintos sectores de una organización, así
como también de entes externos (usuarios, organismos de control, proveedores,
etc.)”
Describe en detalle las operaciones que integran los procedimientos
administrativos en orden secuencial de su ejecución y las normas a cumplir por los
miembros de la organización compatibles con dichos procedimientos.
La estructura de un Manual de Procedimientos debe contemplar:
• Objetivos y Alcance
• Glosario
• Índice Temático.
Organización y Sistemas
Este manual debe incluir en primer término los datos siguientes:
• Identificación
1. Logotipo de la organización.
2. Nombre de la organización.
3. Nombre del manual.
4. Numero de procedimientos.
5. Nivel de revisión y/o aplicación.
6. Titulo del procedimiento.
7. Fecha de revisión.
8. Área responsable de manejar el procedimiento.
9. Lugar y fecha de elaboración.
10. Unidades responsables de su elaboración, revisión y autorización.
11. Numero de páginas.
12. Las siglas tanto de la organización como de la unidad administrativa
responsable de elaborar la forma.
• Índice O Contenido.
En esta parte del manual de calidad debe ubicarse la relación de capítulos que
constituye el cuerpo del documento.
• Alcance.
Cobertura de los requerimientos de calidad especificados por el cliente y las
normas internacionales aplicables.
• Introducción.
Se expone la situación, filosofía y perspectivas de crecimiento de la
organización.
• Objetivos generales
Planteamiento de los propósitos de la organización en términos de.
1. La mejora de los procesos.
2. adecuada atención a los clientes.
Organización y Sistemas
3. rentabilidad.
4. El liderazgo en el mercado.
5. El desarrollo del capital humano
• Estructura organizacional.
Muestra la composición de las unidades administrativas que la integran y sus
relaciones.
• Responsabilidades.
Se establece la responsabilidad general que asumen en relación con el sistema
de calidad.
• Definiciones.
Conceptos de carácter técnico, relacionado con los procedimientos del manual
de calidad.
• Lista de distribución
Registro que controla el número de copias y áreas a las que se le entrega el
manual.
Organización y Sistemas
Marco Introductorio
a. Identificación: En este apartado se incluyen los siguientes datos:
responsables de su elaboración; y
Organización y Sistemas
• Estructura: indica la disposición de las partes en que está
ordenado el manual;
• información requerida;
• información a contener;
Organización y Sistemas
registrar una secuencia de tareas y sus relaciones funcionales con las unidades
involucradas en los circuitos administrativos analizados.
Formularios
Deben contener las instrucciones y referencias para la utilización de todos los
documentos y comprobantes que circulan, sus diseños y especificaciones; el
manual debe incluir modelos de llenado. Además, se sugiere incluir y describir a
los responsables de la emisión de cada formulario, el momento en que deben ser
emitidos, la cantidad de copias, el tratamiento y la distribución prevista para cada
copia, ejemplares de los formularios, listados, planillas, pantallas activas y todo
tipo de impresos a utilizar.
Anexos varios.
Este apartado podrá contener tablas, cuadros, gráficos, ejemplos de aplicación
de los procedimientos descriptos en el manual, etc. Otro contenido optativo del
manual de procedimiento es el “glosario” que se usa para listar las definiciones de
los términos técnicos utilizados con el objetivo de unificar y facilitar la
interpretación.
Organización y Sistemas
ACTIVIDADES PARA EL PARTICIPANTE.
a) Objetivos
c) Estructura.
d) Funciones asignadas.
e) Normas.
f) Procedimientos, formularios.
g) Instructivos.
Organización y Sistemas
Unidad VIII.
Metodología de simplificación del trabajo
1) Planteamiento Del Problema
2) Recolección De Los Datos
3) Análisis De Los Datos
4) Formulación De Recomendaciones
5) Implantación
6) Seguimiento, Evaluación Y Control
Organización y Sistemas
OBJETIVOS
Organización y Sistemas
METODOLOGÍA DE SIMPLIFICACIÓN DEL TRABAJO.
El concepto de simplificación del trabajo no es más que aplicar el sentido
común, en cuanto a la necesidad de observar permanentemente las operaciones
de cualquier empresa con el objeto de encontrar el mejor modo de proporcionar
un buen servicio, para hacerlo debemos seleccionar cuidadosamente los
proyectos a estudiar, y analizarlos a través de graficas, estimando, al final nuestra
capacidad para conseguir un resultado efectivo.
Se necesita entonces poseer un conocimiento de las técnicas y este
conocimiento debe estar al alcance de todos los supervisores y empleados
afectados por la medidas de simplificación y mejoramiento, los factores básicos
con los cuales debemos trabajar tienen que ver con interrogantes vinculadas al por
que?, dónde, cuándo, quién y cómo, y las conductas inmediatas a seguir están
vinculadas con eliminar, combinar, cambiar secuencias, cambiar lugares, cambiar
personas, todo con el objeto de hacer mejoras, adicionalmente se hace necesario
conocer el número de unidades, el elemento tiempo, la distribución etc.
Es de suponer que los especialistas que tienen una larga experiencia en
trabajos técnicos de nacionalización de estructura y procedimientos, hayan
establecido y aplicado con sus propias líneas de actuación y por consiguiente
ellos, con muy buen criterio, sabrán determinar que cosas deben omitirse y a
cuales debe dársele especial importancia, dentro del ámbito de la metodología que
se desarrolla.
Esta metodología no es más que el uso organizado del sentido común para
encontrar formas más fáciles y mejores de realizar una tarea. La simplificación del
trabajo posibilita la racionalización de las tareas, lo que permite la disminución de
costos, menor inversión de capital y el mejoramiento de la rentabilidad de nuestros
recursos y de los interesados en la empresa, presupone el mejor método de
trabajo" el más fácil; proporciona también un enfoque organizado que no sólo hace
que la superación personal sea más fácil, sino que además se ajusta como una
modalidad conveniente y continua.
Toda organización requiere establecer niveles de productividad vinculados con
la necesidad de prestar un mejor servicio al menor costo y en plazo conveniente,
por los cual es necesario simplificar o racionalizar las instancias y formalidades
costosas e innecesarias del trámite o procedimiento, sea cual fuere su naturaleza.
Para lo cual se debería desarrollar las siguientes fases:
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA.
En esta etapa es necesario precisar la naturaleza del problema, visualizar el
alcance, los resultados que se espera, las acciones a desarrollar, el potencial
humano requerido y otros recursos, en tal sentido, se hacen necesarios:
Organización y Sistemas
Identificar el problema.
Identificar el problema, teniendo cuidado de no confundirlo con las causas que lo
generan.
Definir el problema
Precisar en que consiste el problema, su naturaleza y como se manifiesta dentro
de la organización, si están incidiendo factores internos como (recursos humanos,
materiales, financieros, tecnológicos, etc.) o externos como (medio ambiente,
situación económica, política, social del país etc.).
Objetivo del estudio.
Precisar los beneficios que se pretenden alcanzar en la organización mediante la
investigación del problema.
Alcance.
Señalar que unidades estarán involucradas en el estudio, o por el contrario si es
toda la organización.
Profundidad.
Indicar a que nivel llegara el estudio, especificando (estructura, procedimientos,
servicios etc.)
Actividades.
Aquí deben indicarse las acciones a seguir durante el estudio.
Recursos.
Se deben especificar que recursos serna necesarios para llevar a cabo la
investigación desde el punto de vista humano, material y de tiempo.
En relación a los datos obtenidos hasta el momento se establecen prioridades
para atender los aspectos potencialmente racionalízables, teniendo en cuenta las
limitaciones en cuanto a recurso humano y los recursos pertinentes en cada
dependencia.
RECOLECCIÓN DE DATOS.
Organización y Sistemas
d. Aspectos cualitativos y cuantitativos del equipo de oficina existente.
e. Ambientación material.
f. Relación o contactos con otras unidades.
g. Actitudes de los usuarios y trabajadores relacionados con las actividades de la
unidad.
Los datos recopilados deben ser completos, correctos y pertinentes, estos
serán obtenidos a través de instrumentos como el cuestionario, la entrevista, la
observación directa y la investigación documental, dependiendo de las variables o
elementos que se hayan decidido estudiar y del tipo particular de datos que se
desea obtener, posteriormente conviene ordenarlos y sistematizarlos de forma
escrita para su análisis, haciendo uso de herramientas como el organigrama,
gráficos de distribución de espacios, planes y programas de trabajo, cuadros de
distribución del trabajo, diagramas de recorrido, diagramas de flujo entre otros.
ANÁLISIS DE LOS DATOS.
Organización y Sistemas
INTERROGANTES PARA EL ANÁLISIS CRÍTICO
¿Qué se hace? ¿Dónde se hace? ¿Cuándo se ¿Quién lo hace? ¿Cómo se hace? ¿Qué cantidad de
hace? trabajo realiza?
¿Para qué se ¿Por qué se hace ¿Por qué se hace ¿Por qué lo hace ¿Por qué se hace ¿Qué constante
hace? allí? entonces? esa persona? de ese modo? es el trabajo?
¿Qué otra cosa ¿En que otro ¿Cuándo podría ¿Qué otra ¿De que otro ¿Cuáles son las
podría hacerse? lugar podría hacerse? persona podría modo podría tareas que
hacerse? hacerlo? hacerse? absorben mayor
tiempo
¿Qué deberá ¿Dónde debería ¿Cuándo debería ¿Quién debería ¿Cómo debería ¿Cuánto cuesta?
hacerse? hacerse? hacerse o hacerlo? hacerse?
realizarse?
¿Están
comprendidos
todos?
¿Por qué es
necesario este
paso?
¿Dónde debería
realizarse este
Organización y Sistemas
paso?
1) FORMULACIÓN DE RECOMENDACIONES.
Luego de culminar la etapa de análisis de datos, se deben formular alternativos
de solución al problema en estudio. Para el efecto se debe tener presente lo
siguiente:
a. Poner en practica el conocimiento, iniciativas y experiencias obtenidas con la
participación de los trabajadores y usuarios que intervienen.
b. Tomar como base las experiencias similares de otras dependencias a fin de
confrontarlas y determinar las ventajas y/o desventajas de la posible solución.
c. Tratar al problema en forma integral, a fin de considerar las acciones positivas y
negativas del mismo.
d. Coordinar con los organismos de otros sectores que tengan que ver con el
procedimiento.
e. No perder de vista el objetivo del estudio.
f. Priorizar las recomendaciones practicas y objetivas que se ajustan a la realidad.
g. Revisar los dispositivos legales vigentes, especialmente aquellos que presentan
dificultad para la modificación e implantación de los sistemas o procedimientos
racionalizados.
h. Evitar soluciones que requieran de complejos esquemas de implantación.
i. Aprovechar toda ayuda disponible que permita la solución del problema.
Las recomendaciones que resulten de un estudio deben orientarse a los siguientes
aspectos:
a. Eliminación de pasos, fases o etapas del sistema o procedimiento: reemplazo
de formularios, registros o informes; eliminación de tareas y movimientos
inútiles, disminución de la carga de trabajo de cada puesto, eliminación de
equipos obsoletos. Etc.
b. Incorporación de nuevos procesos, siempre y cuando se justifique a través de la
estructura orgánica, en la normativa o producto del aumento en la planta.
c. Combinación del orden de los procesos, operaciones y pasos del sistema o
procedimiento.
d. Codificación de los procesos, y operaciones que puedan motivar la modificación
de la estructura de los dispositivos legales y administrativos o de la forma de
trabajo.
Organización y Sistemas
e. Simplificación de los métodos de trabajo, de las funciones, de la estructura
orgánica, de los sistemas de comunicaciones, de coordinación, así como el de
toma de decisiones.
Es importante destacar que una vez formuladas las recomendaciones, estas
deben ser recogidas en un informe que contenga, la argumentación necesaria que
fundamente los cambios propuestos y exponga las razones que lo justifican, de tal
manera que la alta gerencia pueda tomar con rapidez decisiones correctas y
oportunas, es conveniente que la estructura del informe contenga: introducción, un
cuerpo principal que especifique hechos, argumentos y justificaciones,
conclusiones y recomendaciones y finalmente los anexos o apéndices.
IMPLANTACIÓN
Organización y Sistemas
Para la puesta en marcha del nuevo sistema es necesario reunir el potencial
humano para su capacitación en función de que realice de manera correcta y
adquiera un conocimiento de la parte que le corresponde desarrollar del sistema o
procedimiento, también se hará necesario evaluar los recursos materiales que
previamente se estimaron necesarios.
Cuando se inicie la implementación será necesario enviar comunicaciones con
el objeto de hacerla conocer a los usuarios y trabajadores.
SEGUIMIENTO, EVALUACIÓN Y CONTROL.
Organización y Sistemas
BIBLIOGRAFÍA RECOMENDADA
Organización y Sistemas