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SISTEMA DE EVALUACIÓN DE
DESARROLLO ORGANIZACIONAL
(SEDO)
MANUAL
DE APLICACIÓN
Versión 2.0
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Sistema de Evaluación de Desarrollo Organizacional (SEDO)
INDICE Página
INTRODUCCIÓN. 1
Análisis de Transparencia. 14
Análisis de la Administración. 19
Análisis de Impacto. 26
Análisis de legalidad. 28
EL INFORME DE LA EVALUACIÓN. 29
OPORTUNIDADES DE MEJORA 35
ANEXOS. 36
Anexo 1. Hojas de trabajo.
Anexo 2. Matriz de Calificación
Anexo 3. Ejemplo de aplicación del sistema de calificación.
Anexo 4. Ejemplo de evolución del desarrollo organizacional por indicadores.
Anexo 5. Bibliografía.
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Sistema de Evaluación de Desarrollo Organizacional (SEDO)
I. INTRODUCCIÓN.
No siempre sin embargo estos grupos tienen las habilidades requeridas para “institucionalizar”
esas ideas y llevarlas a la práctica de manera tal que el impacto de la organización sea
importante. Por ello, estas organizaciones afrontan frecuentemente debilidades
organizacionales que dificultan su sostenibilidad en el tiempo, y su crecimiento. Dificultades
que hacen a la planificación estratégica y financiera de la organización, a su orga nización
contable, administrativa y de control interno, a su metodología de trabajo, y a su capacidad de
gerenciamiento. Aquellas que logran sobrevivir por lo general lo hacen aprendiendo de otras
organizaciones que tuvieron éxito en la misma materia o merced a algún apoyo para
desarrollarse institucionalmente. Por su parte, las agencias donantes también afrontan
dificultades para seleccionar las organizaciones más sólidas institucionalmente.
No se conoce un instrumento que permita calificar a las organizaciones desde este punto de
vista y determinar al mismo tiempo las necesidades de fortalecimiento que ellas requieren.
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Sistema de Evaluación de Desarrollo Organizacional (SEDO)
En mayo del 2002, bajo el patrocinio de AVINA, nace el Colegio de Organizaciones para el
Desarrollo Social, con el objetivo de fortalecer el desarrollo de dichas instituciones y para
apuntalar el cumplimiento del importante rol que estas tienen en la solución de necesidades de
la sociedad civil. En este contexto se puede mencionar lo expuesto por Stephan Schmidheiny
en el marco de la ética de los negocios y aplicable a nuestras organizaciones en cuanto al
Sentido de la Responsabilidad Social, que significa que las generaciones presentes guíen su
comportamiento pensando en el bienestar de las generaciones futuras. El respeto al medio
ambiente deviene de la aplicación de este valor a nuestras acciones.
Las organizaciones que integran el Colegio son agentes de cambio en el desarrollo nacional,
complementando la tarea del Gobierno y de las demás entidades dedicadas al desarrollo. En la
actual coyuntura resulta importante elevar el nivel de desarrollo de las mismas y establecer
estándares de desempeño que aseguren a la sociedad civil y al Gobierno la pureza de
intención, seriedad y profesionalismo de dichas entidades.
La sociedad y al Gobierno deben tener la certeza de que las organizaciones de desarrollo son
entidades serias, legales, gobernadas por personas representativas, administradas
institucionalmente y con transparencia.
Igualmente, los donantes deben tener medios para comprobar que las ONGs miembros del
Colegio tienen las condiciones para recibir y utilizar apropiadamente los recursos solicitados.
Para ello, hemos desarrollado el Sistema de Evaluación de Desarrollo Organizacional
(SEDO) que es una herramienta basada en estándares internacionales que servirá para medir la
evolución organizacional de las instituciones, determinar en que punto se encuentran y
proveerá una guía para su mejoramiento.
El Colegio de Organizaciones para el Desarrollo Social es una entidad abierta a la cual podrán
incorporarse todas aquellas ONGs que compartan los principios y valores comunes, apliquen
el SEDO y se comprometan a buscar la Certificación de Calidad ISO.
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Sistema de Evaluación de Desarrollo Organizacional (SEDO)
El SEDO es abierto en el sentido de que el evaluado tiene acceso previo al instrumento, a fin
de prepararse para la evaluación.
Se busca no solo que la organización sea una entidad correcta y eficientemente administrada,
sino también certificar que:
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Sistema de Evaluación de Desarrollo Organizacional (SEDO)
3. Contenido de la evaluación.
a)Análisis de transparencia.
Buscamos determinar que se trata de organizaciones transparentes desde todo punto de vista y
cuyos objetivos y actividades no se deben a intereses privados.
Buscamos determinar que la organización esta dirigida efectivamente por sus miembros y no
por factores o grupos ajenos a la misma
El análisis de transparencia no solo tiene que ver con el manejo financiero de la organización,
sino también con la divulgación de sus objetivos y actividades, el manejo de un código de
ética y de una política de conflictos de interés.
b)Análisis de la administración.
•Planificación
•Sistemas administrativos: estructura interna, organigrama, políticas y
procedimientos, comunicación interna, contabilidad, tesorería, presupuesto,
balance.
•Manejo gerencial
•Finanzas
•Recursos Humanos
•Tecnología
c)Análisis de impacto.
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Sistema de Evaluación de Desarrollo Organizacional (SEDO)
4. Terminología utilizada
Áreas de Análisis: Cada una de las 4 áreas recibe una calificación del 1 al 5. A su vez tiene
una ponderación en la calificación global de la institución.
Indicadores: Para llegar a la calificación del área, el evaluador analiza los elementos de
análisis que comprende el área. Cada uno de ellos recibe una calificación y tiene una
ponderación en el total del área. El resultado de la ponderación permite llegar a la calificación
del área.
Preguntas guía: Cada indicador cuenta a su vez con preguntas guía que facilitan el análisis
del evaluador y llevan la evaluación al nivel de detalle. No son calificadas individualmente.
Todas estas herramientas son utilizadas por el evaluador en su Hoja de Análisis (ver Anexo 1)
y deben necesariamente responderse para sustentar la calificación. Además, sirven de base a la
preparación del Informe SEDO y Listado de Oportunidades de Mejora.
Todas las consideraciones adicionales del evaluador, sobre todo aquellas que tienen
implicancia en la reducción de la calificación de la entidad deben reflejarse en su informe.
Conforme avance la evaluación, el resultado final será una calificación como la que se
describe más adelante y el correspondiente Plan de Oportunidades de Mejora. Sin embargo, el
evaluador tiene varias alternativas que puede seguir conforme a la convicción que vaya
arribando en el transcurso de la evaluación.
El siguiente cuadro muestra las diversas alternativas y resultados que pueden darse.
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Sistema de Evaluación de Desarrollo Organizacional (SEDO)
6. Sistema de Calificación.
a)Primer paso.
El evaluador asignará a cada Indicador una calificación basado en las preguntas guía (ver
descripción de términos en el punto II 4) determinando el nivel de atención y mejora requerida
y el carácter de prioridad de los mismos. Cada calificación recibe un puntaje determinado
conforme a la siguiente escala:
Calificación Puntuación
No necesita mejoras inmediatas 4,50 – 5,00
Hay oportunidades para algunas mejoras 4,00 – 4,49
Necesita atención en aspectos específicos, pero no urgentes 3,00 – 3,99
Necesita atención 2,00 – 2,99
Necesita atención y mejoras inmediatas 0,00 – 1.99
Esta calificación permitirá asignar un puntaje que, multiplicado por el factor del Indicador, nos
brindara la contribución del indicador a la calificación total del área.
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La calificación obtenida por cada área de análisis deberá ser multiplicada por el factor
multiplicador del área a fin de determinar la calificación general de la Orga nización.
Cabe mencionar que la Transparencia es un requisito para la aplicación del SEDO, de ser
detectada la falta de la misma, el presente instrumento no debe ser aplicado.
Acorde al puntaje general obtenido las organizaciones pueden ser calificadas como:
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Puntaje Denominación
4,50 – 5,00 Organización Institucionalizada
4,00 – 4,49 Organización Establecida
3,50 – 3,99 Organización Emergente
2,00 – 3,49 Organización Naciente.
0,00 - 1,99 Organización sin Calificación
Organización naciente.
Organización emergente.
Organización establecida.
La Organización tiene antecedentes de éxito reconocido por los grupos meta, el gobierno, el
sector privado, la sociedad civil y por otras organizaciones del sector. Lleva a cabo acciones
concretas hacia su sostenibilidad.
Organización institucionalizada.
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(1)El Colegio podrá establecer una secretaría técnica para la mantener la filosofía y velar por
la calidad de aplicación del instrumento.
(2)Esta secretaria sería la responsable de coordinar la aplicación del mismo, pero el SEDO
no podrá ser aplicado por miembros del Consejo, o profesionales que trabajen en relación
de dependencia permanente para organizaciones del mismo sector.
(4)Todas las organizaciones que manifiesten interés en ser evaluadas por el SEDO tendrán
acceso previo, con el tiempo que requieran, al instrumento de evaluación; de manera a que
puedan prepararse suficientemente para obtener la mejor evaluación posible.
(7)El Colegio determinará los criterios que deben reunir los evaluadores y los habilitará para
la aplicación del instrumento.
(8)El SEDO será aplicado por evaluadores externos habilitados por el Colegio y contratados
por la institución a ser evaluada.
(10)El Colegio propondrá a cada organización una nómina de los evaluadores seleccionados
para aplicar el instrumento en esa organización y la organización los nominará.
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Los mismos deberán ser independientes a las Organizacione s a ser evaluada y haber firmado
un certificado de ausencia de conflicto de interés y un acuerdo de confidencialidad con la
misma.
d)Metodología de Aplicación
Previa solicitud de la organización al Colegio para la aplicación del SEDO y selección de los
evaluadores, el Colegio comunicará por escrito la fecha de inicio de la evaluación y recordará
la documentación que debe ser presentada para efecto.
Una vez concluida la presentación los evaluadores recibirán la documentación preparada por
la organización y, en caso que la hubiere, tomarán contacto con la persona que asumirá el rol
de contraparte y canal de comunicación formal.
Llegado a cierto punto de la evaluación, el equipo evaluador realizará un corte al proceso, a fin
de revisar el grado de avance del mismo y si se cuenta con información suficiente para
responder cada una de las preguntas guías y alcanzar el grado de convencimiento que permita
calificar los indicadores de manera objetiva. Como resultado de esta revisión podrá surgir el
pedido de documentación adicional o una nueva agenda de entrevistas; o la decisión de
continuar con el programa establecido.
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•Tengan por objeto el desarrollo social con grupos meta claramente identificados. Al efecto,
efectuará en primer lugar el análisis del Objeto de la entidad conforme esta previsto en el
Análisis de Transparencia que se describ e en este instrumento mas adelante.
•Que tenga personería jurídica o esté en trámite para el caso de una ONG de reciente creación.
•Que esté suficientemente claro el origen de sus recursos y uso de sus recursos.
•Que sus gastos administrativos y de obtención de recursos no supere el 50% del total del
presupuesto.
•La organización apunta claramente al bien publico y sus recursos tienen origen claro. En
consecuencia, proseguirá la evaluación y posteriormente recomendará la certificación.
•La organización apunta al bien público pero tiene importantes debilidades relacionadas a la
transparencia de sus operaciones que deben ser subsanadas antes de los siguientes 6 meses.
En este caso proseguirá con la evaluación y posteriormente recomendará la certificación
condicional.
•No están claros los objetivos de la organización y la relación de los programas y proyectos en
ejecución con los mismos. Como consecuencia se suspenderá la aplicación del SEDO y
recomendará que no se otorgue de la certificación.
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1. ANÁLISIS DE TRANSPARENCIA.
a) Objeto de la organización.
b) Consejo Directivo.
c) Transparencia contable – administrativa.
d) Transparencia de gestión.
a) Objeto de la Organización.
El evaluador utilizara las siguientes preguntas guía como orientadoras de su función, sin
ser limitantes:
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5. ¿Es la relación gasto operativo / gasto total igual similar al promedio de otras
organizaciones que se dedican al mismo tema?
b) Consejo Directivo.
El evaluador busca con este indicador identificar la validez jurídica y vigencia del mandato del
Consejo Directivo de la Organización, el grado de dirección y control que ejerce sobre ella y
la presentación de informes a la Asamblea de Socios.
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2.1.1. Responsabilidad.
q ¿Los Consejeros entienden que ellos son responsables de velar
por la ejecución de las acciones previstas y la coherencia de las
mismas con los fines, principios y valores de la Organización?
q ¿Cumplen y hacen cumplir las disposiciones estatutarias?
2.1.2. Planificación.
q ¿Han evaluado ellos la vigencia de la Misión, Visión, Políticas y
Estrategias de la Organización?
q ¿Tienen aprobado un Plan Estratégico para alcanzar la
sostenibilidad operativa y financiera a largo plazo?
q ¿Aprueban anualmente el Presupuesto y el Plan Operativo?
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1. Auditoria Interna.
q ¿Tiene la organización auditoria interna?
q ¿Responde a la más alta instancia de la organización?
q ¿Existen informes formales internos?
q ¿Son respondidos y adoptadas las medidas internas derivadas de ellos?
2. Auditoria Externa
q ¿Tiene Auditoria Externa?
q ¿Existen informes publicados de dichas auditorias?
q ¿Existen cartas de control interno?
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3. Síndico
q ¿Cuenta la organización con un Sindico?
q ¿Por quién está nombrado?
q ¿Verifica el Sindico los Estados Contables y Financieros?
d) Transparencia de gestión.
El evaluador busca con este indicador identificar que la organización goce de reconocimiento
social, mantenga relaciones con la prensa, otras organizaciones del sector y organizaciones
privadas y públicas, que se trata de una organización abierta en cuanto a su gestión operativa y
posición patrimonial y que cuenta con principios, código de ética y políticas de conflicto de
intereses.
Las preguntas guía, como siempre no limitativas, que se utilizarán en este indicador son:
1. Relaciones externas.
1.1 Trascendencia social de la organización.
q ¿Es la organización conocida dentro del sector?
q ¿Es la organización reconocida por el sector privado o publico a
través de un contrato, convenio, resolución u otro mecanismo
formal?
1.2. Relaciones con la Prensa y Medios de Comunicación
q ¿Tiene la organización un plan de comunicación con la prensa?
q ¿Logra los resultados esperados?
q ¿Tiene la organización un responsable formal de comunicación con
la prensa?
q ¿Esta definida formalmente la imagen institucional?
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2. ANÁLISIS DE LA ADMINISTRACIÓN.
a) Estructura de la Organización.
1. Organización interna.
q ¿Existe un organigrama formal aprobado por el Consejo Directivo?
q ¿Esta difundido y es conocido por todos los funcionarios?
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2. Metodología y tecnología.
2.1.Metodología de trabajo.
q ¿Utiliza una metodología de trabajo efectiva para sus fines?
q ¿Tiene la organización acceso a información sobre metodologías
y prácticas modernas en la materia de su incumbencia?
q ¿Tiene un plan de actualización del personal en la materia?
2.2 Equipamiento (informático y otros)
q ¿Es el equipamiento (informático, de comunicación, mobiliario,
etc.) apropiado para las actividades que realiza?
2.3. Tecnología.
q ¿Ha desarrollado la organización tecnología propia? (Entiéndase
por tecnología cualquier forma comprobada de hacer algo mejor
o más rápido. Puede ser dura - un equipo/herramienta - o blanda
- un procedimiento).
q Si así fuere, ¿la ha registrado y protegido legalmente?
q ¿Está su software actualizado?
q ¿Utiliza software legal en todos sus equipos informáticos?
2.4.Ubicación física.
q ¿Es la ubicación física / geográfica de sus oficinas apropiada
para la Misión de la organización?
2.5. Oficinas.
q ¿Son sus instalaciones apropiadas para la misión de la
organización?
q ¿Poseen la cantidad de locales necesarios para el logro de la
misión?
b) Manejo gerencial.
Por medio de este indicador el evaluador busca identificar si el equipo gerencial tiene el perfil
adecuado, si está actualizado y capacitado, y la efectividad con que ejerce funciones de
liderazgo comunicación y motivación. Las preguntas que guiarán el análisis son:
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c) Planificación.
El evaluador busca con este indicador que la organización tiene una Misión y Visión y
Plan Estratégico Marco vigentes, aprobados por el Consejo Directivo y conocidos por
todos en la institución y que el Plan Estratégico se traduce en un plan operativo que
establece las metas operativas de la organización, al menos para el mediano plazo. Busca
además determinar que existen responsabilidades personales asignadas a funcionarios para
lograr las metas y objetivos establecidos en la planificación.
1. Planificación estratégica.
q ¿Existe un plan estratégico coherente con la visión y misión,
consensuado por los miembros de la organización y aprobado por el
Consejo Directivo?
q ¿Esta el Plan Estratégico en ejecución y existen informes de avance en
las distintas áreas de la organización?
q ¿Es un plan de largo plazo (3 años o más)?
q Incorpora el Plan Estratégico los elementos claves:
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2. Planificación operativa.
q ¿Esta el Plan Estratégico traducido en un plan operativo anual coherente
con los recursos humanos y financieros disponibles?
q ¿Existe en la organización la práctica de evaluar el desarrollo e
implementación del plan operativo anual y habilidad para hacer ajustes
oportunos?
q ¿Están claramente determinados los responsables finales (operativos) de
su ejecución y tienen metas claras y escritas?. (Apunta a determinar si la
organización ha establecido responsables “finales” u “operativos” por el
logro de las metas de ingresos de recursos principalmente)
q ¿Ha alcanzado las metas de sus planes operativos en los últimos 2
años?.
d) Finanzas.
Con este indicador el evaluador busca identificar si los Planes Estratégicos y Operativos están
vinculados a un Plan Financiero en el que se establecen metas para el mediano plazo como
mínimo, si cual es el nivel de autosuficiencia financiera de la organización y el grado de
diversificación de sus fuentes de financiamiento, si esta alcanzando sus proyecciones
financieras y si se utiliza información financiera en los procesos de toma de decisiones.
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4. Flujo de caja
q ¿Tiene la organización una proyección del flujo de caja para los próximos 6
meses?
q ¿Ha sido precisa la aplicación de la proyección del flujo de caja en los pasados 6
meses?
q ¿Es el resultado de la actual proyección positivo?
q Si no lo es, ¿existe un plan de contingencia?
7. Indicadores financieros
q Gastos de Personal / Costos Fijos
q N° de personal / N° de beneficiarios directos.
q N° de personal operativo / N° de personal administrativo.
q Donaciones / Presupuesto total de Ingresos.
q ¿Reflejan capacidad de aumento patrimonial los resultados de los 3 últimos
periodos fiscales?
e) Contabilidad.
1. Administración contable.
q ¿Existe un plan para el financiamiento y presupuesto de ejecución aprobado por
el Consejo Directivo?
q ¿Existen controles e informes periódicos del nivel de ejecución del mismo?
q ¿Existen procedimientos aprobados por el Consejo Directivo para introducir
ajustes en el presupuesto?
q ¿Poseen un sistema de Contabilidad y Tesorería informatizado?
q ¿Refleja todas las actividades económicas de la institución?
q ¿Tiene dictamen favorable de los auditores externos?
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f) Recursos humanos
Con este indicador el evaluador busca determinar la existencia y el nivel de desarrollo del
sistema y subsistemas de administración de recursos humanos en la organización. Las
preguntas que guiarán el análisis de este indicador son:
5. Evaluación de desempeño
q ¿Tiene la organización un sistema de evaluación de desempeño del personal?
q ¿Es aplicado de maner a constante?
q ¿Son sus resultados utilizados en la promoción, determinación de salarios u otros
del personal?
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g) Voluntariado.
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3. ANÁLISIS DE IMPACTO
a) Coherencia Programática.
b) Enfoque en los Destinatarios y la Comunidad.
c) Cobertura.
d) Objetivos e Informes de Gestión.
e) Evaluación del Impacto.
a) Coherencia programática
Con este indicador, el evaluador busca identificar el grado de enfoque de la organización hacia
su población meta, determinando si tiene una descripción de ella y está bien delimitada y
cuantificada y determinando la existencia de mecanismos de participación de los beneficiarios
y la comunidad.
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c) Cobertura.
El evaluador busca con este indicador determinar la porción de la población meta identificada
por la organización que está siendo atendida y el porcentaje del problema que esta siendo
cubierto por los programas. Las preguntas que guiarán el análisis son:
Por medio del análisis de este indicador, el valuador busca determinar si la organización a
determinado objetivos cuantitativos y cualitativos, si realiza evaluaciones del grado de alcance
de los mismos y si se cuentan con informes al respecto. Para el efecto se utilizarán las
siguientes preguntas guía:
El evaluador busca determinar con este indicador cual es la tendencia en el impacto que
está logrando; lo hará con las siguientes preguntas guía:
4. ANÁLISIS DE LEGALIDAD.
Objeto del Análisis
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a) Personería Jurídica.
b) Cumplimiento de Leyes Laborales.
c) Pago de Impuestos, Tasas y Contribuciones.
d) Otras Leyes y Resoluciones.
a) Personería jurídica.
El evaluador busca con este indicador determinar que la organización está legalmente
constituida; utilizando las siguientes preguntas guía:
q ¿Tiene personería jurídica reconocida por el Poder Ejecutivo o por el Poder
Judicial?
q Si no la tiene. ¿Esta en proceso?
Por medio de este indicador el evaluador determinará si la organización cumple con otras
leyes o resoluciones que le sean aplicables por la naturaleza de las actividades que realiza; por
ejemplo, en particular para actividades relacionadas a la educación formal, se necesitará una
Resolución del Ministerio de Educación y Cultura que habilite a la organización, o en general
se podría considerar Derechos de Autor y Propiedad Intelectual.
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V. EL INFORME DE LA EVALUACIÓN.
INFORME DE EVALUACIÓN
q Nombre de la Organización
q Dirección
q Director/a Ejecutivo/a
q Fecha de Evaluación
2. EQUIPO DE EVALUADORES
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3. DATOS DE LA ORGANIZACIÓN
Fecha de
Constitución
Programas que
desarrolla
Cantidad de
Clientes o
Beneficiarios
Número de
Personal
4. CALIFICACIÓN SEDO
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Transparencia
0,00
Administración 0,00
Impacto
0,00
Legalidad
0,00
1. ÁREA TRANSPARENCIA
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2. ÁREA ADMINISTRACIÓN
INDICADOR C: PLANIFICACIÓN
Puntuación y Calificación
INDICADOR D: FINANZAS
Puntuación y Calificación
INDICADOR E: CONTABILIDAD
Puntuación y Calificación
INDICADOR G: VOLUNTARIADO
Puntuación y Calificación
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3. ÁREA IMPACTO
INDICADOR C: COBERTURA
Puntuación y Calificación
4. ÁREA LEGALIDAD
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7. OPORTUNIDADES DE MEJORA
(Listado de las tareas que debe encarar la organización para mejorar su calificación SEDO.)
8.ANEXOS
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Como resultado del análisis puntual de las distintas áreas evaluadas, se origina un check list,
que pasa a complementar el informe de evaluación, permitiendo contar con un listado de
tareas, que permitirán a la organización evaluada aplicar las mismas a fin de mejorar en su
siguiente evaluación y de esta forma mejorar su calificació n.
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VII. ANEXOS.
ANEXO 5. BIBLIOGRAFÍA.
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ANEXO 5.
BIBLIOGRAFÍA.
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