A comunicação no trabalho

Querendo ou não somos responsáveis pelas mensagens que enviamos e

recebemos. Quando emitimos uma opinião, mandamos um e-mail ou mesmo
realizamos uma palestra, estamos projetando signos e códigos que expressam
nossa personalidade, habilidades, capacidades, além de outros aspectos a nós
pertinentes. Por isso, é fundamental nos aprimorar cada vez mais para que
possamos, sim, fazer um bom marketing pessoal - expressar nossos atributos e
qualidades de forma adequada e positiva para os públicos que interagem conosco
em nossas esferas pessoal e profissional.

Além de ajudar-nos em nosso dia a dia, os métodos de comunicação quando bem

conhecidos e aplicados colaboram na formação de equipes de trabalho mais
produtivas e eficientes, na redução de conflitos e na criação de um ambiente mais
harmônico em nossa organização. Estudos realizados em diferentes empresas
registram que muitos empregados mencionam a falta de comunicação como a
maior fonte de desperdício de tempo, esforços e de materiais, juntamente com os
conflitos internos e externos.

Veja alguns exemplos dos diferentes tipos de comunicação presentes em nosso

cotidiano profissional:

- Conversas
- Ordens que recebemos
- Apresentações
- Informativos escritos, memorandos e planos
- Chamadas e mensagens telefônicas
- E-mails
- Fax

Esta diversidade de formas de comunicação exige grande atenção de nossa parte,

uma vez que as possibilidades de obtermos êxito ou fracasso em nossas
atividades profissionais são enormes, não é mesmo? O ponto principal é que cada
um de nós deve ser o grande responsável pela nossa comunicação, seja a que
recebemos ou a que enviamos. Mas vamos a questão: - como posso ser
responsável pela comunicação que recebo?

Em primeiro lugar, nunca pense que toda a massa de informação que você recebe
está totalmente certa. Por exemplo, nunca suponha que a data de uma
comunicação recebida está correta até que possa verificar especificamente se foi
enviada por alguém que você não conhece bem ou que já tenha enviado
informações incorretas para você.

Caso não se sinta seguro, o procedimento ideal é verificar a procedência das

informações, além de dados adicionais sobre a solicitação. Lembre-se que
ninguém vai considerá-lo incompetente caso solicite mais explicações de algo que
não compreendeu.

Outro ponto importante é considerar a necessidade de ensinar seus funcionários a

se comunicarem com você de maneira mais eficiente. Diga as pessoas o que
espera delas, nunca espere que elas consigam ler a sua mente. Seja sempre um
excelente ouvinte. Você nunca pode estar demasiado ocupado para escutar algo
importante das pessoas que convivem profissionalmente com você.

Dar informações por escrito também é muito importante. Por este motivo, não
adianta apenas saber falar bem o português ou idiomas se não consegue se
comunicar bem. Nunca aceite uma informação verbal quando você necessita dela
por escrito. Freqüentemente, a comunicação verbal é aceita quando na forma de
um documento.

Também devemos considerar as situações em que informações são passadas por

telefone sem serem gravadas. Quando a mensagem chega à última pessoa, ela
nunca é igual à mensagem original.

Para usar a comunicação com responsabilidade, você pode fazer o seguinte:

. Seja breve e claro em suas conversas e nas comunicações por escrito. Assim
como você, as pessoas estão quase sempre ocupadas.

. Seja honesto, porém não utilize a honestidade para diminuir aos outros. Com
certeza você já deve ter escutado ou conheceu pessoas que dizem coisas como:
“Serei rigorosamente sincero". Este tipo de pessoa utiliza a verdade como uma
arma para querer destruir os outros.

. Não há nenhuma vantagem em dizer a alguém que não é possível ser

promovido. Isto pode ser feito de maneira mais positiva e construtiva, sugerindo à
pessoa que faça algum curso, treinamento ou algo especial para aprimorar suas
habilidades. Ou seja, é possível ser honesto e, ao mesmo tempo, educado.

. Comunique-se por escrito sempre que possível.

. Se você tem dificuldades para escrever, exercite-se mais. Existem muitos cursos
de português que proporcionam excelentes resultados. Quando você dominar esta
habilidade, todos notarão e você ganhará muito atuando assim.

. Aprenda a fazer boas apresentações. Esta é uma habilidade que mostra o

quanto uma pessoa é boa no que faz.

. Saiba dar total atenção às pessoas que se comunicam com você.

. Elimine o excesso de palavras técnicas. Em geral isto irrita os seus interlocutores

e oferece o risco de que você não seja compreendido.
. Quando se tornar um bom comunicador, ensine e incentive os demais que
trabalham com você.

. Antes de realizar algum contato com um cliente potencial ou cliente atual,

estabeleça o tipo de comunicação que necessitam para você possa desenvolver
seu trabalho com excelência.

. Adote um estilo de comunicação que una as pessoas. Isto será extremamente

valioso no momento de discutir planos e trabalhos em conjunto.

José Angelo Lopes Hasselmann é Consultor de Recursos Humanos com

especialização em Gestão de Pessoas