EL CUADRO DE MANDO DE TESORERÍA

Resumen del artículo

En los últimos años las funciones de las unidades de tesorería en las empresas
españolas, has evolucionado de manera importante, gestionando los riesgos
financieros a los que está sometida su empresa, actuando como asesores del
resto de la organización y participando en el área de finanzas corporativas.

Para el correcto desarrollo de estas funciones, unidades de tesorería necesitan

unos sistemas de información específicos y especializados en su función con
unas características distintas a las del resto de sistemas de información, es
decir, un Cuadro de Mando de Tesorería entendido como sistema integral de
gestión del área.

Un Cuadro de Mando de Tesorería debe permitir mejorar la eficacia de los

procesos, identificar y gestionar los riesgos, organizar la función de tesorería y
obtener el reconocimiento que la función de tesorería merece dentro de la
empresa, haciendo partícipe a la alta dirección de la información crítica que
necesita conocer, actuando como una herramienta de apoyo para la aplicación
de las “mejores prácticas” en el desempeño de la misión que tiene asignada el
área de Tesorería.

Palabras clave

Integración de sistemas.
Automatización de rutinas y procesos.
Reporting específico y continuo de tesorería.
Diagnóstico y control.
Mejores prácticas.

Un nuevo planteamiento de la unidad de tesorería

En los comienzos del siglo XXI, es ya hora de que las empresas españolas se
planteen seriamente la importancia de la unidad de tesorería. Ya no estamos

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en los tiempos en que sus funciones se limitaban a la gestión de los cobros y
los pagos, y a verificar que las entidades financieras cumplían adecuadamente
las instrucciones que se le habían cursado y realizaban en tiempo y forma
aquello que se les había solicitado.

Actualmente a las unidades de tesorería de las empresas se les pide mucho

más. Cada vez son más las que realizan una gestión de riesgos integral y
las que se plantean su actividad como una labor de asesoramiento global
al resto de la organización en todo aquello que tiene que ver con la gestión
del activo y del pasivo circulante, y con la neutralización de los riesgos
financieros y de otro tipo a los que su actividad está sometida.

Las responsabilidades actuales de las unidades de tesorería abarcan todas las

cuestiones relativas a la gestión de la liquidez, la inversión de los excedentes
de tesorería, la obtención y gestión de la financiación, la gestión de los riesgos
de divisas (tanto el riesgo de transacción como el de traslación), de tipos de
interés, la gestión de la relación y la negociación bancaria, al gobierno
corporativo en todo lo relativo al reporting específico de su gestión, al control y
seguridad de los procesos de los que es responsable y a cuestiones de
cumplimiento, especialmente relacionado con la adecuación de los productos
financieros derivados utilizados a la exigencias de la nuevas IAS/NIC, sin
olvidar las relaciones con inversores y el control de la acción.

Su implicación en las finanzas corporativas es creciente a la hora de participar

en la evaluación de proyectos, análisis de inversiones y de cooperar con otras
áreas. Muchas empresas se han dado cuentas que las capacidades de análisis,
planificación y negociación de las unidades de tesorería estaban
desaprovechadas, y han comenzado a utilizarlas adecuadamente,
implicándolas en los procesos del resto de la organización, integrándose en la
cadena de suministros y participando en la gestión del circulante desde una
perspectiva global, ayudando a los gestores comerciales a fijar los términos de
cobro y de crédito a clientes, facilitando las ventas mediante la financiación a
los clientes e implicándose en el control de los nivel de inventarios y de clientes.

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Necesidad de sistemas específicos

Para cumplir adecuadamente con sus nuevas responsabilidades, son

necesarios unos sistemas de información específicos, expertos en
tesorería y diseñados para la gestión de tesorería. De esta manera, se
consigue liberar al tesorero de aquellas actividades administrativas que
consumen la mayor parte de su tiempo y que aportan escaso valor a la
empresa, y facilitan el control y la obtención de la información que necesita
para realizar su labor adecuadamente, permitiéndole concentrar sus esfuerzos
en actividades de gestión, análisis y toma de decisiones.

La inexistencia de un sistema de tesorería específico, suele provocar que se

incurra en los tradicionales problemas de gestión, producidos por un
conocimiento tardío de los saldos bancarios, que conducen a un
desconocimiento de la posición de tesorería global y a un escaso control e
incluso desconocimiento de la liquidez e incluso a una incapacidad para
evaluar las condiciones y el negocio bancario, o producidos por una insuficiente
proyección presupuestaria, que conduce a decisiones erróneas en relación a la
obtención de las necesidades de financiación o de los excedentes de tesorería,
siendo todo ello fruto de lentos procesos administrativos de conciliación
bancaria que conducen a unos elevados costes financieros y administrativos

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por la falta de herramientas adecuadas para la adecuada toma de decisiones
operativas.

Los sistemas de información en la empresa

Es habitual que las empresas dediquen la mayor parte de su presupuesto para

sistemas de información, a productos dedicados principalmente a ofrecer
información económica contable, ERP o similares. Es un hecho que,
comparativamente, la inversión realizada en Sistemas de Gestión de Tesorería,
es muy reducida.

En muchas ocasiones, cuando se acomete en las empresas la implantación de

un nuevo sistema de información económica, se intenta encajar en el proyecto
un módulo de gestión de tesorería “integrado”, entendiendo indebidamente que
éste término significa que se debe convertir en un módulo más del sistema
contable. Normalmente los resultados son poco satisfactorios, lo que es lógico
dada la distinta filosofía que debe inspirar cada uno de estos sistemas.
Encuestas del sector, realizadas en el resto de Europa, indican que
apenas un 5% de las empresas que realizan una gestión activa de su
tesorería, utilizan un módulo de tesorería integrado o derivado de un ERP.
Por el contrario, la gran mayoría utiliza sistemas especializados en gestión de
tesorería.

La información que necesita la unidad de tesorería, se basa en la fecha valor y

en la fecha de operación bancaria de las operaciones realizadas, mientras que
los sistemas contables se basan en la fecha contable. Los sistemas contables
están diseñados para recoger hechos económicos, mientras que la información
que necesita la unidad de tesorería debe recoger también previsiones y
estimaciones. En muchas ocasiones se dice que el tesorero necesita saber
cuándo, cómo y cuánto se va a pagar de aquello que aún no se ha comprado, y
cuándo, cómo y cuánto se va a cobrar se aquello que aún no se ha vendido. La
contabilidad debe registrar cifras exactas mientras que a la tesorería le basta
con cifras estimadas, siempre es mejor una mala previsión o estimación que
ninguna. Por la misma razón la contabilidad se rige por criterios de certidumbre
mientras que el entorno de la tesorería es de incertidumbre debido a la, en
ocasiones, escasa certeza del momento en que se van a obtener los cobros, y

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dada la volatilidad de los mercados de divisas, de tipos de interés e incluso de
crédito, en base a los que la unidad debe tomar sus decisiones.

La contabilidad mira al pasado, mientras que la tesorería mira al futuro, a lo que

va a suceder, anticipándose a las necesidades y problemas que puedan
aparecer, con una actitud proactiva y de anticipación a las necesidades y
riesgos. Las decisiones de tesorería deben ser inmediatas, y la rectificación es
difícil y los cierres se tienen que producir diariamente y no mensualmente como
sude en la contabilidad. Cualquier error que comete la unidad de tesorería se
convierte de manera inmediata en un menor ingreso o un mayor gasto en la
cuenta de gastos bancarios y de intereses, sin que sea posible rectificar,
puesto que el saldo ocioso o el descubierto o la toma de financiación
innecesaria, ya se ha producido.

Últimamente se hable mucho de los procedimientos de “Fast Close” como el

conjunto de técnicas que permiten realizar un cierre contable más rápido, mejor
y menos costoso, sin necesidad de obtener y cuadrar la información existente
en diversos sistemas, tendiendo a integrar toda la información contable en un
único sistema integrado. En tesorería el “Fast Close” se produce
diariamente y no mensualmente como sucede en contabilidad, de ahí que
la agilidad y flexibilidad de los sistemas deba ser mucho mayor.

Sistemas tradicionales de Gestión de Tesorería

La información que recogen los sistemas tradicionales de gestión de tesorería

se puede resumir en facilitar la comunicación bancaria y la obtención y
contabilización de los extractos diariamente, gestionar la posición diaria de
tesorería, las previsiones y los presupuestos, y sirven de apoyo para
comprobar las condiciones y comisiones aplicadas y las liquidaciones de las
cuentas corrientes, ayudando a realizar la conciliación tesorera de las cuentas
corrientes.

Es decir, ayudan a controlar los principales procesos diarios de tesorería, pero

carecen en ocasiones de módulos avanzados de gestión del endeudamiento o
de las inversiones y de productos financieros derivados, y en general de
indicadores, que resultan ser de gran utilidad, relativos a la actividad de la
unidad de tesorería. En muchos casos, las funcionalidades de estos sistemas

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son las mismas que se venían ofreciendo hace diez años, y no han
evolucionado suficientemente, mientras que en el mismo periodo, la función de
tesorería dentro de las empresas ha cambiado drásticamente.

Por esta razón los clientes debemos pedir a las empresas que comercializan
este tipo de productos, que introduzcan nuevas funcionalidades y contenidos
con el fin, no solamente de ayudar en la globalidad de las funciones
desempeñadas en las tesorerías y a que antes hacíamos referencia, sino de
contribuir a la implantación de las mejores prácticas en el sector.

La importancia de contar en estas empresas especializadas en la venta de

sistemas de gestión de tesorería, con unos profesionales cualificados que
comprendan el funcionamiento y la problemática de la unidad de tesorería, es
fundamental para la implantación de las mejores prácticas. La trascendencia de
contar con consultores competentes, que enseñen, entiendan los problemas y
conozcan las posibilidades de sus productos, es esencial.

En este sentido es muy importante que el servicio de mantenimiento que

prestan estas empresas permita subsanar rápidamente los errores de

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funcionamiento, que las actualizaciones y nuevas versiones incluyan las
mejoras y desarrollos implantadas en otros clientes, y que en consecuencia, las
sugerencias de mejoras en los programas realizadas por los mismos, sean
incorporadas con prontitud y consideradas como mejoras del sistema, lo que
supone que, tanto los programas como las empresas que los distribuyen,
deben ser lo suficientemente flexibles para poder satisfacer estas demandas.
Es decir, productos cuya filosofía sea la de introducir mejoras continuas
frente a la alternativa de comprar productos predestinados a una
obsolescencia creciente.

El Cuadro de Mando de Tesorería

Cuando nos referimos al Cuadro de Mando de Tesorería (CMT), estamos

hablando de una herramienta integral de gestión de tesorería, es decir, de
un programa informático que sea capaz de integrar en un único sistema la
totalidad de la información que la unidad de tesorería suele gestionar en
módulos distintos y dispersos, como son las hojas de cálculo, el sistema de
gestión de tesorería tradicional (SGT), programas específicos de
endeudamiento, inversiones o derivados, sistemas de difusión de precios, el
propio ERP, u otros programas que gestiona o utiliza en su actividad habitual.

Es decir, es un sistema integrador de toda la información del área e

integrado con el ERP y con otros módulos, en el sentido de que debe ser un
sistema abierto y flexible capaz de recibir y de enviar información a otros
sistemas. Este aspecto es fundamental puesto que se trata precisamente de
agrupar la información para poder obtener la información que necesita la
unidad de tesorería.

El Cuadro de Mando de Tesorería es un sistema integral que debe

contener los módulos transaccionales necesarios que precisa la unidad
de tesorería para su actividad diaria y cuya información procesa para
emitir los informes necesarios, y ello de manera rápida, ágil y sencilla,
para evitar convertir la herramienta en algo excesivamente complejo cuya
utilización a medio plazo se pueda resentir.

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Un CMT debe ofrecer un “reporting” específico de la unidad de tesorería
que cubra los principales procesos, y que esté disponible en todo
momento y en tiempo real con el fin, no solamente de reportar nuestra
actividad, sino también de poder adoptar las decisiones más convenientes,
mediante el adecuado diagnóstico, analizando los datos disponibles y
evaluando posibles situaciones de riesgo, mediante una adecuada planificación,
adoptando medidas para conseguir unos objetivos previamente establecidos, y
permitiendo posteriormente realizar un adecuado control de gestión,
comprobando en qué medida lo realizado se ha ajustado a lo planificado. Es un
“Fast Close” permanente y continuo, puesto que la unidad de tesorería no
puede esperar a un cierre mensual para tomar sus decisiones.

A diferencia de otros sistemas tradicionales, el CMT no solamente debe

contener herramientas que nos permitan controlar los principales
procesos de tesorería, es decir, herramientas de control, sino también
herramientas de diagnóstico que nos permitan averiguar las causas o los
síntomas de lo que sucede en la tesorería de nuestra empresa.

Implantación de un cuadro de Mando de Tesorería en la empresa.

La implantación de un Cuadro de Mando de Tesorería, debe transformar el

reporting habitual de tesorería, mediante informes planos de seguimiento

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de situaciones determinadas o de evolución de ciertas magnitudes, en un
sistema de reporting orientado al cumplimento de determinados objetivos.
Supone por tanto un cambio radical de filosofía. El objetivo final debe ser poder
demostrar el valor que la unidad de tesorería aporta a la compañía, sin por ello
tener que adoptar un planteamiento de la misma como centro de beneficios,
planteamiento que últimamente se está abandonando, frente al de un centro de
servicios y asesoramiento al resto de la organización.

Y esto debe conseguirse mediante un conjunto de indicadores de

cumplimiento, algunos particulares, que cada empresa deberá diseñar,
desarrollar y adaptar a sus necesidades, estructura y objetivos marcados,
y otros con un carácter más general, que indiquen que se están aplicando
adecuadamente algunos de los procesos de tesorería que se consideran
mejores practicas. Estas prácticas en muchas ocasiones se desconocen o no
son aplicadas por muchas empresas, y por esta razón, una implantación con
éxito de un CMT debe conseguir e ir dirigida a la consecución de este objetivo,
es decir, a tener a nuestra disposición una herramienta que nos permita
implantar en nuestra empresa las Mejores Prácticas de tesorería y que nos
enseñe a gestionar adecuadamente nuestros procesos y responsabilidades.
Una adecuada implantación de un CMT debe conseguir enseñar a
gestionar mejor, implicando a toda la unidad y a la organización en su
conjunto, para la consecución de unos objetivos comunes.

Con una adecuada implantación de los procesos y determinación de los

objetivos de la unidad, se conseguirá un mejor control, ahorros importantes de
tiempo y fiabilidad a la hora de obtener la información, se facilitará la
realización de un “check list” de los principales procesos y la comprobación de
que éstos se están aplicando adecuadamente, y permitirá dedicar los recursos
a la gestión, reduciendo sustancialmente el tiempo dedicado habitualmente a la
obtención y cuadre de la información y a la elaboración de informes.

Información que debe contener el Cuadro de Mando de Tesorería

Cuadro de Mando Operativo

El primer grupo de información es la que denominaremos Operativa, y debe

ofrecer los datos necesarios agregados de la información contenida en otros

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módulos, relativa a las posiciones netas mantenidas (en el pasado, en la
actualidad o previstas en el futuro), en todos aquellos productos que estemos
utilizando (financiaciones, inversiones, cuentas corrientes en moneda local o en
divisas, garantías, avales, productos financieros derivados…), con el fin de
poder realizar un adecuado control de las distintas posiciones existentes.

Esta información vendrá complementada con un detalle de los saldos

existentes en las cuentas corrientes abiertas en las distintas entidades
financieras, permitiendo incorporar las previsiones en función de fiabilidad.

Asimismo ofrecerá información parametrizable de las previsiones de tesorería,

realizadas y pendientes, tanto por conceptos como por soporte o instrumento
de cobro o pago utilizado, así como una información relativa a los presupuestos
de tesorería, con la posibilidad de utilizar distintos supuestos o escenarios, y de
realizar comparaciones y analizar desviaciones entre los mismos.

Por otro lado contendrá un seguimiento de los volúmenes comprometidos y

realizados con las distintas entidades financieras para realizar un adecuado
seguimiento del cumplimiento de los compromisos alcanzados y evitar errores
de distribución. Las condiciones de cuentas corrientes, líneas de financiación,
información de divisas y cuentas corrientes, deberán ser accesibles en todo
momento en este módulo.

Los indicadores que deben contener, son relativos a alertas sobre descubiertos,
a la calidad de las previsiones en importe y plazo y a la coherencia de los

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saldos bancarios y de las operaciones de tesorería registradas, de los recursos
disponibles previstos, de desviaciones entre los distintos niveles de
presupuesto y de coherencia de los saldos presupuestarios

Cuadro de Mando Directivo

El segundo tipo de cuadro de mando, contendrá lo que llamaremos información

Directiva, con información más elaborada que la anterior. Aquí ya deben
figurar datos e informes relativos al coste y a la rentabilidad de la financiación y
las inversiones, del resultado de las coberturas, saldos medios del periodo
analizado, seguimiento de presupuesto de gastos financiaros, desviaciones y
proyecciones del mismo.

Los indicadores que se deben incluir en el Cuadro de Mando directivo, son

relativos al diagnóstico de la tesorería, es decir, indicadores de ahorros
potenciales (que se podrían haber obtenido con una gestión óptima de los
flujos), análisis del coste de la relación bancaria con cada una de las entidades
financieras con las que se opera, y desglose de la distribución del riesgo
bancario y de la concentración de operaciones por entidades, desviaciones al
presupuesto de gastos financieros desviaciones en el negocio bancario e
indicadores de resultados reales.

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 Cuadro de Mando Estratégico

El tercer tipo de cuadro de mando es el denominado Estratégico, y debe reflejar el

grado de cumplimiento de determinados objetivos marcados en la Política de
Tesorería de la empresa. El contenido de esta política suele contener referencias
(Benchmarks) para la medición del desempeño, requerimientos de información,
contrapartidas e instrumentos autorizados, límites, autorizaciones y delegaciones, y
directrices relativas a la gestión de riesgos.

La manera en la que la unidad de tesorería demuestra que está alineada con la

estrategia financiera de la empresa, es precisamente cumpliendo con las políticas
establecidas y demostrando que éstas se han seguido adecuadamente. Esto se
realizará mediante el seguimiento de los correspondientes indicadores, tanto
cualitativos como cuantitativos, que informen del cumplimiento de los objetivos
encomendados a la unidad. En unas ocasiones el origen de esta información será la
contenida en los Cuadros Operativo y Directivo, y en otras, datos externos
incorporados al Cuadro de Mando Estratégico.

Estos indicadores reflejarán las cuestiones más relevantes establecidas en la

política de tesorería de cada empresa, y se referirán al seguimiento de un objetivo
establecido con carácter previo. Algunos ejemplos de estos indicadores, son los
siguientes:

1. Estructura de la deuda (plazo medio de vencimiento, tipo de instrumentos

autorizados, nivel de riesgo de las activos, proporción fijo/variable …)
2. Liquidez, financiación o recursos disponibles en un periodo
3. Coste del endeudamiento o rentabilidad de las inversiones
4. Volumen y porcentaje de riesgo cubierto en un periodo, tanto en divisas
como en tipos de interés
5. Desviaciones al presupuesto de gastos financieros
6. Desviaciones del presupuesto de tesorería
7. Margen real medio ponderado de la relación bancaria
8. Desviaciones en el negocio bancario y errores de distribución
9. Operativa de confirming e ingresos obtenidos
10. Plazo medio de cobro y de pago

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Conclusión

Un Cuadro de Mando de Tesorería debe permitir mejorar la eficacia de los

procesos, identificar y gestionar los riesgos, organizar la función de tesorería
y obtener el reconocimiento que la función de tesorería merece dentro de la
empresa, haciendo partícipe a la alta dirección de la información crítica que
necesita conocer. Son mucos los tesoreros que manifiestan en diversas encuestas
su preocupación por el enorme conocimiento que los directivos de su empresa
tienen de su negocio, frente al profundo desconocimiento de los riesgos financieros
a los que puede verse sometido, y poner en riesgo una adecuada gestión del “core
business”.

Un Sistema de Tesorería, y el Cuadro de Mando de Tesorería lo es, ha de

actuar como una herramienta de apoyo para la aplicación de las “mejores
prácticas” en el desempeño de la misión que tiene asignada el área de
Tesorería dentro de la empresa, y especialmente relacionada con la gestión del
riesgo de liquidez, el control efectivo del endeudamiento, el coste real de los
recursos financieros, la gestión de los riesgos financieros, y el diagnostico y control
permanente.

Un Sistema de Tesorería moderno ha de ir dirigido a la empresa en su conjunto

(desde el Director General hasta el Auxiliar de Tesorería) por lo que ha de
contemplar la normalización e informatización de todo tipo de actividades, desde las
administrativas y de contabilización, las operativas y de toma de decisiones, hasta
las directivas y las estratégicas, sin que el carácter especifico de las funcionalidades
que cubre el Sistema de Tesorería sea un obstáculo para su completa integración
con el resto de los Sistemas de Información de la empresa.

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