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MANUAL DE CORRESPONDENCIA
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MANUAL DE CORRESPONDENCIA
04/12/2007
MDI 09:01 Versión 1
CONTENIDO
1 OBJETIVO______________________________________________________2
2 ALCANCE ______________________________________________________2
3 RESPONSABILIDADES __________________________________________2
4 DEFINICIONES _________________________________________________2
5 DESCRIPCIÓN __________________________________________________3
5.1 CORRESPONDENCIA RECIBIDA _______________________________________ 3
5.1.1 LIBRO DE CONTROL DE CORRESPONDENCIA ____________________ 3
5.1.2 PASOS PARA EL TRATAMIENTO DE LA CORRESPONDENCIA
RECIBIDA ___________________________________________________________ 3
5.1.3 DIGITALIZACIÓN DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA ____________ 5
5.2 CORRESPONDENCIA DESPACHADA (CITES) ____________________________ 5
5.3 COMUNICACIÓN INTERNA ___________________________________________ 7
5.4 CIRCULARES ________________________________________________________ 8
5.5 ESTRUCTURA Y FORMA ______________________________________________ 9
5.6 ARCHIVO ___________________________________________________________ 9
5.6.1 REQUERIMIENTO DE DOCUMENTOS____________________________ 9
5.7 USO DEL SISTEMA __________________________________________________ 10
6 REGISTROS ___________________________________________________10
7 REFERENCIAS ________________________________________________10
8 ANEXOS ______________________________________________________10
TABLA DE ILUSTRACIONES
Códigos de Cites por oficina _______________________________________________________ 6
Códigos de Comunicaciones Internas por oficina ______________________________________ 7
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1 OBJETIVO
El presente manual complementario, tiene como principal objetivo normar el manejo de la
correspondencia recibida y despachada a nivel nacional, para un adecuado control de la misma.
2 ALCANCE
Oficinas a nivel nacional, personal encargado de recibir y digitalizar la correspondencia, todo el
personal al momento de generar correspondencia o comunicaciones internas.
3 RESPONSABILIDADES
Son responsables del funcionamiento y cumplimiento del presente instructivo, la Asistente de
Vicepresidencia Ejecutiva, asistentes de gerencia y todo el personal de las oficinas a nivel
nacional, vinculado a las áreas de recepción, despacho y archivo de correspondencia.
4 DEFINICIONES
a) Circulares: Es la forma exclusiva de la Vicepresidencia Ejecutiva, para poner en marcha
disposiciones acerca de políticas institucionales, normas internas u operativas, que deben ser
de cumplimiento obligatorio.
d) Correspondencia recibida: Son las cartas, faxes, correo electrónico formal y documentos
recibidos oficialmente por la empresa en cada oficina y que llevan un sello de constancia de
recepción.
g) TIFF: Formato de imagen de alta resolución basado en etiquetas. TIFF se utiliza para el
intercambio universal de imágenes digitales.
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5 DESCRIPCIÓN
5.1 CORRESPONDENCIA RECIBIDA
El libro de control de correspondencia debe contar con los siguientes siete campos
(ANEXO # 1):
Nombre: REC-BER01-0004-10042003.tif
b) Una vez asignado el cite, el sistema se encarga de crear un documento Word con la
cabecera y lo graba en el servidor con el siguiente formato de nombre:
h) La empresa debe estar respaldada en todo momento, con el sello de la entidad que
recibe la correspondencia en la copia 1 y debe ser archivada por la persona encargada
en cada oficina.
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Las comunicaciones internas (CI), son documentos que se generan y envían entre miembros y
oficinas dentro de la empresa. Los pasos a seguir son:
CI-<CódigoRecinto>-<correlativo (4 caracteres)>-<fecha(ddmmaaaa)>-<asunto>.doc
Ej.: documento con número de C.I. 342 generado en Santa Cruz en fecha 03/08/2003
c) Toda comunicación interna de la empresa con otras oficinas, vía correspondencia, debe
tener un orden correlativo y ser codificada de la manera siguiente:
e) Imprimir una copia en papel membretado en blanco y negro y fotocopiar otras dos, el
original debe enviarse al destinatario, una de las copias al archivo correlativo y la
segunda copia para el sello de recepción.
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5.4 CIRCULARES
Las circulares son de uso exclusivo de Vicepresidencia Ejecutiva. Ninguna oficina puede
emitir circulares.
b) Una vez asignada la circular, el sistema se encarga de crear un documento Word con la
cabecera y graba en el servidor con el siguiente formato de nombre:
CIRC-<CódigoRecinto>-<correlativo(5carac.)>-<fecha(ddmmaaaa)>-<asunto>.doc
d) Las circulares preferentemente deben ser enviadas mediante correo electrónico a sus
destinatarios. No obstante se pueden enviar también físicamente, dependiendo la situación
y a criterio de la Vicepresidencia Ejecutiva.
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A pie de página debe llevar el nombre del redactor y el firmante de la nota, una referencia
indicando que la nota tiene una copia en correlativo y si tuviera adjuntos mencionar todos los
que existen.
5.6 ARCHIVO
a) Toda documentación, tanto enviada como recibida debe ser archivada por gestiones y
manteniendo el orden del correlativo.
c) La 1ª copia sellada puede mantenerse en carpetas separadas por tema u oficina, a criterio
de la misma.
6 REGISTROS
a) Libro de control de correspondencia.
7 REFERENCIAS
a) Reglamento de Concesión.
8 ANEXOS
LIBRO DE CONTROL DE CORRESPONDENCIA