‫أنظمة التوثيق واألرشفة الرقمية‬

‫دبي ‪ 31-31‬فبراير ‪1133‬‬

‫ماستر مايند للتدريب والتطوير‬
‫دورة تدريبية تطبيقية‬
 ‫أنظمة التوثٌق واألرشفة الرقمٌة‬
‫دبً ‪ 31-31‬فبراٌر ‪1033‬‬

‫الفهرس‬
‫مقدمة ‪1 ....................................................................................................................................................‬‬ ‫‪.3‬‬
‫‪ .3.3‬تعرٌؾ علم التوثٌق ‪1 ...................................................................................................................................‬‬
‫‪ .3.1‬لمحة تارٌخٌة ‪1 ..........................................................................................................................................‬‬
‫‪ .3.1‬نظم التوثٌق التقلٌدٌة ‪1 ..................................................................................................................................‬‬
‫‪ .3.1‬نظم التوثٌق الحدٌثة ‪1 ...................................................................................................................................‬‬
‫‪ .3.1‬نظم األرشفة الضوئٌة ‪1 ................................................................................................................................‬‬
‫‪ .3.1‬نظام األرشٌؾ الرقمً ‪1 ...............................................................................................................................‬‬
‫‪ .3.1‬النظم المتكاملة المندمجة ‪1 .............................................................................................................................‬‬
‫تطبٌقات األرشفة اإللكترونٌة ‪8 .......................................................................................................................‬‬ ‫‪.1‬‬
‫‪ .1.3‬لماذا تحتاج المإسسات إلى األرشفة االلكترونٌة‪8 .................................................................................................‬‬
‫‪ .1.1‬سلبٌات األرشفة التقلٌدٌة داخل المإسسات‪8 ...................................................................................................... :‬‬
‫‪ 2.3.‬األنظمة الرقمٌة‪9 ........................................................................................................................................‬‬
‫‪ .1.1.3‬تجارب رائدة ‪9 ....................................................................................................................................‬‬
‫‪ .1.1.1‬مزاٌا النظم الرقمٌة فً األرشٌؾ ‪30 ..........................................................................................................‬‬
‫‪ .1.1.1‬الوسائط‪33 .........................................................................................................................................‬‬
‫‪ .1.1.1‬التجهٌزات ‪31 .....................................................................................................................................‬‬
‫‪ .1.1.1‬البرمجٌات ‪31 .....................................................................................................................................‬‬
‫‪ .1.1.1‬استخدام األرشفة الضوئٌة كنظام للعمل‪31 ...................................................................................................‬‬
‫‪ .1.1.1‬أرشٌؾ اإلنترنت ‪31 .............................................................................................................................‬‬
‫برنامج األرشفة االلكترونٌة"‪31 ...................................................................................................... "InfoDoc‬‬ ‫‪.1‬‬
‫‪ .1.3‬ما هو برنامج األرشفة االلكترونٌة"‪31 ............................................................................................... "InfoDoc‬‬
‫‪ .1.1‬طرٌقة العمل لبرنامج األرشفة االلكترونٌة "‪"InfoDoc‬بالمإسسات‪31 .................................................................... :‬‬
‫‪ .1.1‬سرٌة وأمن الملفات بالبرنامج ‪31 .....................................................................................................................‬‬
‫‪ .1.1‬سمات برنامج األرشفة االلكترونٌة"‪31 .............................................................................................. "InfoDoc‬‬
‫‪ .1.1‬مزاٌا برنامج األرشفة االلكترونٌة"‪38 ............................................................................................... "InfoDoc‬‬
‫المقٌاس الدولً لوصؾ مإسسات األرشٌؾ ‪10 ...................................................................................................‬‬ ‫‪.1‬‬
‫جانب من إشكالٌة األرشفة اإللكترونٌة ‪11 ..........................................................................................................‬‬ ‫‪.1‬‬

‫‪Page 1‬‬
 ‫أنظمة التوثٌق واألرشفة الرقمٌة‬
‫دبً ‪ 31-31‬فبراٌر ‪1033‬‬

‫‪ .1‬هقذهح‬

‫‪ .1.1‬ذعريف علن الرىثيق‬

‫تختلؾ تعرٌفات علم التوثٌق باختالؾ المجاالت المطلوبة‪ ،‬ولعل أهم وأفضل هذه التعرٌفات هو‪" :‬التوثٌق هو علم السٌطرة على‬
‫المعلومات"‪.‬‬

‫ذلك أن هذا التعرٌؾ ٌنطبق على نظم التوثٌق التقلٌدٌة‪ .‬كما ٌستوعب االتجاهات الحدٌثة لهذا العلم‪ ،‬فالمعلومات ٌمكن أن تتضمن جمٌع‬
‫األشكال بدءاً من الوثٌقة والكتاب وانتهاء بالصورة والتسجٌالت الصوتٌة والفٌدٌوٌة والنصوص اإللكترونٌة‪ .‬كما أن مفهوم السٌطرة‬
‫ٌتضمن العملٌات الفنٌة التقلٌدٌة كالتجمٌع واالختزان والفهرسة والتصنٌؾ والتكشٌؾ‪ ،‬كما ٌتضمن االتجاهات الحدٌثة كمحركات البحث‬
‫والمكانز والفهرسة اآللٌٌن‪.‬‬

‫‪ .1.1‬لوحح ذاريخيح‬
‫تعود بداٌات التوثٌق ‪ Documentation‬إلى العصور القدٌمة‪ ،‬أي إن بداٌات التوثٌق سبقت التدوٌن الكتابً‪ ،‬ذلك أن التوثٌق بمفهومه‬
‫الواسع‪ :‬أي حفظ األحداث التارٌخٌة والمعلومات العلمٌة ونقلها إلى األشخاص الذٌن ٌمكنهم االستفادة منها‪ٌ ،‬نطبق أٌضا ً على التناقل‬
‫الشفاهً للمعلومات والمعـارؾ والمهارات‪ ،‬فؤسهم الشعر الجاهلً فً توثٌق تارٌخ العرب قبل اإلسـالم‪ ،‬وكانت مالحـم هومٌروس‬
‫الشاعر اإلؼرٌقً «وثقت» فترة تارٌخٌة كانت ؼائرة فً عمق الذاكرة اإلؼرٌقٌة‪ ،‬وإن التناقل الشفاهً لملحمتً األودٌـسة واإللٌاذة كان‬
‫من أول أشكال التوثٌق الشفاهً وذلك قبل تدوٌنهما بقرون عدٌدة‪ .‬وفً إطار التوثٌق فً تارٌخ العالم القدٌم ٌمكن تحدٌد المحطات‬
‫الرئٌسٌة اآلتٌة ‪:‬‬

‫ـ وصلت الحضارتان السورٌة والمصرٌة إلى مستوى عال من الكتابة التصوٌرٌة‪ ،‬التً اسـتوعبت تدوٌن الشـعر والطب والمعتقدات‬
‫الدٌنٌة والعلوم‪.‬‬

‫ـ اكتشؾ المصرٌون من نحو ‪ 1100‬قبل المٌالد ورق البردي‪ ،‬وبذلك أصبح من الممكن تبادل الوثائق‪ ،‬ونقل المعلومات المدونـة من‬
‫مكان إلى آخر‪.‬‬

‫ـ اكتشؾ السومرٌون نحو ‪ 3100‬قبل المٌالد وسـٌطا ً آخر وهو الكتابة على ألواح فخارٌة (الرقم) وسـجلوا علٌها بالكتابة المسمارٌة‬
‫تارٌخهم وعلومهم ومبادالتهم التجارٌة‪ ،‬وذلك بعد أن طوروا كتابتهم التصوٌرٌة القدٌمة إلى كتابة مسمارٌة‪.‬‬

‫ـ ظهرت أولى المكتبات المنظمة والمصنفة فً العالم فً مصر وبالد ما بٌن النهرٌن فً األلؾ الثانٌة قبل المٌالد‪.‬‬

‫ـ فً القرن الثامن قبل المٌالد ظهرت فً سـورٌة أول أبجدٌة فتحت الطرٌق أمام االنتشار الواسع للكتابة فً العالم القدٌم‪ّ ،‬‬
‫وأثرت على‬
‫األبجدٌة الٌونانٌة والتً انطلقت منها فٌما بعد األبجدٌة الالتٌنٌة‪.‬‬

‫ـ فً الفترة (‪3111 -3110‬م) أخرجت مطبعة ٌوحنا ؼوتنبرغ أول كتاب مطبوع ٌتكون من ‪ 11‬سطراً من اإلنجٌل‪ ،‬مما منح البشرٌة‬
‫إمكانٌة النشر الواسع للنصوص المكتوبة‪.‬‬

‫ـ فً القرن التاسع عشر ظهر نظام تصنٌؾ دٌوي‪ ، Melvil Dewey‬وهو أشهر وأهم نظم تصنٌؾ المكتبات حتى الٌوم ‪.‬‬

‫‪Page 2‬‬
 ‫أنظمة التوثٌق واألرشفة الرقمٌة‬
‫دبً ‪ 31-31‬فبراٌر ‪1033‬‬

‫عرؾ التارٌخ اإلنسانً كوارث كبٌرة أدت على فترات إلى دمار أجزاء هامة من التراث الوثائقً العالمً‪ ،‬وفً بالدنا مثالً نعرؾ أن‬
‫حرٌق مكتبة اإلسكندرٌة بمصر القدٌمة دمر المخزون التراثً الهائل لذلك العصر حتى بدت الوثائق بعد الحرٌق وكؤنها قصاصات ورق‬
‫ٌتعذر تمٌٌزها‪ ،‬وقد رمى المؽول بالكتب والوثائق التارٌخٌة فً عاصمة اإلمبراطورٌة العربٌة اإلسالمٌة بؽداد فً النهر حتى اسودت مٌاه‬
‫دجلة لعدة أٌام‪ .‬وتعاقبت الدول واألسر الحاكمة فً مشرق الوطن العربً ومؽربه‪ ،‬فكان مصٌر وثائق الدول القدٌمة التً انقضى عهدها‬
‫ٌإول ؼالبا ً إلى اإلبادة التامة‪ ،‬ولم ٌنج منها إال القلٌل وأمام هذا الخطر المستمر الذي أحاط بوثائق الدولة‪ ،‬كان حفظ الوثائق الرسمٌة‬
‫لألجٌال القادمة أحد الهموم األساسٌة لرجال الدولة على مدى العصور ‪ ،‬وقد نظرت سلطات الشعوب القدٌمة إلى الوثائق الرسمٌة على‬
‫أنها أحد المظاهر الهامة لهٌبة الدولة وسٌادتها وقوتها وسٌطرتها‪ ،‬وحاولت من خالل هذه الوثائق تسجٌل الوقائع التً تراها هامة فً‬
‫تارٌخ دولتها‪ ،‬والتً تثبت مدى النفوذ الذي حققه حكامها‪ ،‬وفً الحضارات القدٌمة فً بالد الرافدٌن وسورٌة ومصر‪ ،‬سجل رجال الدولة‬
‫أهم الوقائع التارٌخٌة والشرائع والقوانٌن والمعامالت والحسابات واآلداب واألساطٌر‪ ،‬وحفظوها بطرٌقة ٌسرت وصولها إلى أٌدٌنا فً‬
‫العصر الحدٌث‪.‬‬

‫وإننا عندما ننظر إلى تارٌخ بالدنا القدٌم نجد أن رجال األرشٌؾ كانوا ٌحتلون أفضل المواقع فً اإلدارة الحكومٌة ‪ ،‬وكذلك نجد أن الدول‬
‫المتقدمة فً عصرنا تتعامل باحترام كبٌر مع العمل األرشٌفً وتعطٌه معناه الدٌنامٌكً المتكامل‪ ،‬على عكس ما هو متعارؾ فً البلدان‬
‫العربٌة الٌوم من نظرة دونٌة إلى العمل األرشٌفً‪ ،‬حٌث تتعامل معظم المإسسات الرسمٌة والخاصة مع األرشٌؾ على أنه عمل ثانوي‪،‬‬
‫وحٌث ٌعتقد الجمهور ؼٌر المتخصص أن عمل األرشٌؾ ٌبدأ عندما تنتهً الحاجة إلى الوثائق الرسمٌة‪ ،‬ومن المإسؾ أن بعض‬
‫المسإولٌن فً بعض المإسسات العربٌة ٌتبنون هذه النظرة‪ ،‬وال ٌتوانون عن التؤكٌد بؤن نقل أحد الموظفٌن فً مإسستهم للعمل فً مٌدان‬
‫األرشٌؾ هو بمثابة عقوبة له‪ ،‬وإن استمرار هذا الفصل بٌن العمل األرشٌفً وبٌن العمل الحكومً الٌومً‪ٌ ،‬إدي إلى إضعاؾ عالقة‬
‫العاملٌن فً األرشٌؾ بالمإسسات الحكومٌة‪ ،‬وٌإدي فً النهاٌة إلى هذا اإلهمال وهذه النظرة الدونٌة‪ ،‬والمشكلة األخطر التً تنتج عن‬
‫هذا الوضع هو عدم احترام المإسسات الرسمٌة النصوص القانونٌة التً تلزمها بتسلٌم الوثائق عند انتهاء الحاجة إلٌها‪ ،‬بعد مدة محددة‬
‫قانونٌاً‪ ،‬إلى مركز الوثائق أو دار األرشٌؾ‪.‬‬

‫‪ .1.1‬نظن الرىثيق الرقليذيح‬

‫فً القرن التاسع عشر بدأت مالمح ظاهرة انفجار المعلومات باإلعالن عن نفسها‪ ،‬مما دفع بالموثقٌن إلى استكشاؾ أسالٌب جدٌدة‬
‫تساعدهم فً مواجهة هذه الظاهرة‪ .‬وكان التحذٌر الذي ورد على لسان جوزٌؾ هنري‪ ،‬وهو أحد أهم العاملٌن فً مجـال المكتبات فً‬
‫الوالٌات المتحـدة وبرٌطانٌة‪ ،‬أسهم فً إنشاء ‪ 180‬مكتبة فً هذٌن البلدٌن‪ ،‬وعبر عن قلقه تجاه مستقبل التوثٌق عام ‪ 3813‬قائالً ‪:‬‬

‫"لقد أثبتت التقدٌرات أن مقدار ما ٌنشر سنوٌا ً من مصادر المعلومات‪ٌ ،‬بلػ نحو عشرٌن ألفا ً من المجلدات‪ ،‬بما فٌها النشرات‪ ،‬وتعد كلها‬
‫إضافة إلى رصٌد المعرفة البشرٌة‪ ،‬وما لم ترتب هذه الكمٌات الضخمة بطرٌقة مالئمة فسوؾ ٌضل الباحثون سبٌلهم بٌن أكداس اإلنتاج‬
‫الفكري‪ ،‬كما أن تل المعلومات سوؾ ٌتداعى تحت وطؤة وزنه"‪.‬‬

‫وٌمكن القول أن علم التوثٌق الحدٌث انطلق فً القرن التاسع عشر‪ ،‬مع والدة نظام دٌوي للتصنٌؾ‪ ،‬وشهد انطالق معظم األسالٌب‬
‫المستخدمة فٌما بعد فً مجال التوثٌق ووضع أسسها العلمٌة وفٌما ٌلً أهم األدوات المستخدمة فً نظم التوثٌق التقلٌدٌة ‪:‬‬

‫ـ الكشافات‪ :‬هً إحدى األدوات األساسٌة المستخدمة فً استرجاع المعلومات‪ ،‬وتعنـى الكشافات بتنظٌم المقاالت والدراسـات والبحوث‬
‫داخل الدورٌات أو الصحؾ أو الكتب‪ ،‬وٌكون تنظٌم الكشافات إما موضوعٌا ً أو ألفبائٌا ً أو زمنٌا ً أو رقمٌا ً‪.‬‬

‫ـ المستخلصات‪ :‬هً ملخصات دقٌقة تبنى بصورة علمٌة وفقا ً لقواعد االستخالص التً تتوخى تضمٌن الملخص كل العناصر الموجودة‬
‫فً المادة األصلٌة‪ ،‬وتصاغ بؤسلوب مشـابه للوثٌقة األصلٌة مع وصؾ ببلٌوؼرافً ٌسهل استرجاع الوثٌقة األصلٌة‪.‬وتتنوع المستخلصات‬
‫وفقا ً للهدؾ من إنشائها فهنالك المستخلصات الوصفٌة والمستخلصات اإلعـالمٌة والمستخلصات الموجـزة (التلؽرافٌة)‪.‬‬
‫‪Page 3‬‬
 ‫أنظمة التوثٌق واألرشفة الرقمٌة‬
‫دبً ‪ 31-31‬فبراٌر ‪1033‬‬

‫ـ األدلـة‪ :‬تفٌد فً الوصول إلى المعلومات الجارٌة والمتجددة وتعرؾ بؤنواعها وأماكن وجودها‪ ،‬وهنالك أنواع عدٌدة من األدلة أهمها ‪:‬‬

‫‪-‬أدلة األفراد‪ :‬تعرؾ بالخبراء المتخصصٌن فً مجال معٌن ‪.‬‬

‫‪-‬أدلـة الهٌئات والجمعٌات والمنظمات الدولٌـة‪ :‬تعرِّ ؾ بهـذه الجهات وأعمالها وأقسامها ومهامها وأنظمتها وخدماتها‪.‬‬

‫‪-‬أدلة الدورٌات‪ :‬تع ِّرؾ بالدورٌات وتخصصها وأماكن صدورها‪.‬‬

‫‪-‬أدلة المإتمرات وحلقات البحث‪ :‬تعرِّ ؾ بالندوات وؼاٌاتها وأنواعها وأعمالها وتوصٌاتها والبحوث الصادرة عنها‪.‬‬

‫‪-‬أدلة المواد السمعٌة والبصرٌة‪ :‬تعرِّ ؾ باألشـرطة الصوتٌة والفٌدٌوٌة واألفالم والصور والشرائح الثابتة واألقراص اللٌزرٌة‪.‬‬

‫ـ نظم التصنٌؾ‪ :‬هً إحدى األدوات األساسٌة المستخدمة فً تنظٌم المكتبات ودور األرشـٌؾ‪ ،‬وٌؽلب على نظم تصنٌؾ المكتبات ونظم‬
‫تصنٌؾ مراكز المعلومات الصحفٌـة الطابع الموضوعً‪ ،‬واالنتقال من رأس الموضـوع العام إلى رإوس الموضوعات الفرعٌة‪ ،‬فً حٌن‬
‫تعتمد دور األرشـٌؾ على تصنٌؾ الوثائق الورادة إلٌها وفقا ً للجهة التً أصدرتها‪.‬‬

‫ـ نظم الفهرسة‪ :‬وهً إحدى األدوات األساسٌة المستخدمة فً تنظٌم مـواد المكتبات ودور األرشٌؾ‪ ،‬وتدل هذه النظم على طرٌقـة وصؾ‬
‫أوعٌة المعلومات وفقا ً لقواعد علمٌة موضوعة سلفا ً على أن تؽطً وصؾ وعاء المعلومات من جمٌع الجوانب الممكنة‪.‬‬

‫ـ المكانز‪ :‬هً النظم التً تتضمن كلمات البحث الرئٌسة (الكلمات المفتاحٌة) والتً تستخـدم فً تخزٌـن المعلومات ومن ثم استرجاعها‪،‬‬
‫وؼنً عن البٌان أن المكانز هً لؽة مقٌدة‪ ،‬أي أن الواصفات المستخدمة فً اإلدخال ٌجب أن تكون هـً ذاتها المستخدمة فً االسترجاع‪.‬‬

‫‪ .1.1‬نظن الرىثيق الحذيثح‬

‫لعل أول من أشار إلى ضرورة فتح آفاق جدٌدة أمام نظم استرجاع المعلومات‪ ،‬بشكل ٌتجاوز نظم التوثٌق التقلٌدٌة هو فانٌفار بوش الذي‬
‫كتب مقاالً عام ‪ 3911‬قال فٌه‪ٌ« :‬رجع عجزنا عن الوصول إلى الوثٌقة‪ ،‬إلى حد بعٌد إلى االفتعال وعدم الدقة فً نظم التكشٌؾ‪ ،‬فحٌنما‬
‫توضع بٌانات من أي نوع فً مكان االختزان فإنها ترتب هجائٌا ً أو رقمٌاً‪ ،‬وٌتم الوصول إلى المعلومات (إذا تحقق) بتتبعها من فرع إلى‬
‫آخر‪...‬والعقل البشـري ال ٌعمل بهذه الطرٌقة‪ ،‬وإنما ٌعمل بتداعً المعانً أو ترابط األفكار‪ ،‬فهو عندما ٌحصل على إحـدى المواد ٌنتقـل‬
‫فً التو واللحظة إلى األخرى التً اقترحها تداعً المعانً»‪ .‬وبذلك ٌكون فانٌفار بوش أول من دعا إلى تجاوز نظم التوثٌق التقلٌدٌة‪،‬‬
‫وكان ال بد أن تنتظر قبل تحقٌقها ما ٌقارب نصؾ قرن من الزمن‪ ،‬مع تطوٌـر تقنٌات البحث واالسترجاع واعتماد محركات البحث‬
‫والمكانز اآللٌة والشبكات العصبونٌة‪ ،‬ومع ظهور النص الفائق (الممنهل ‪)Hypertext -‬‬

‫والٌوم تعتمد المكتبات الكبرى فً العالم على نظم استرجاع متطورة‪ ،‬وقامت مكتبة الكونؽرس والمكتبة البرٌطانٌة بتحوٌل مالٌٌن الكتب‬
‫من شكلها الورقً إلى الشكل الرقمً‪ ،‬إذ صار باإلمكان الٌوم إجراء بحث متطوِّ ر لٌس فقط فً عناوٌن الكتب وموضوعاتها وكلماتها‬
‫المفتاحٌة‪ ،‬بل من خالل البحث عن أي كلمة وردت فً الكتاب‪.‬‬

‫وفٌما ٌؤتً أهم األدوات المستخدمة فً نظم التوثٌق اإللكترونٌة الحدٌثة ‪:‬‬

‫ـ محرك البحث‪ :‬وهو برنامج ذكً ٌبحث عن الكلمات ومرادفاتها فً نصوص الكتب أو الوثائق المخزنـة رقمٌاً‪ ،‬أو إذا لم تكـن النصوص‬
‫مخزنة بشكلها الكامل فإنه ٌستطٌع البحث فً نصوص الملخصات‪ .‬كما تتمٌز بعض هذه المحركات بذكائها وبإمكانٌـة التعلم‪،‬أي أنها ٌمكن‬
‫أن تطور أسالٌب بحثها ذاتٌا ً من خالل تقوٌم نتائج البحث ومدى مطابقتها وتلبٌتها لحاجات المستفٌد فً كل مرة‪.‬‬

‫‪Page 4‬‬
 ‫أنظمة التوثٌق واألرشفة الرقمٌة‬
‫دبً ‪ 31-31‬فبراٌر ‪1033‬‬

‫ـ المكنز اآللً‪ :‬وهو نظام ذكً ٌعتمد على استخراج الواصفات من النصوص المخزنة وإقامة عالقات ترابط فٌما بٌنها من العام إلى‬
‫الخاص وعالقات ترادؾ‪ .‬وٌقوم بتطوٌر وتعدٌل هذه العالقات بشكل آلً‪ ،‬من خالل تقوٌم نتائج البحث ومدى مطابقتها وتلبٌتها لحاجات‬
‫المستفٌد‪.‬‬

‫ـ النصوص الفائقة (الممنهلة)‪ :‬تقوم النصوص الفائقة باإلحالة فوراً من نص ٌعالج موضـوعا ً محـدداً إلى نصوص أخرى متعلقة بكلمة‬
‫وردت فً النص‪ ،‬مما ٌش ِّكل أساسا ً متطوراً للمعلومات المتكاملة‪ ،‬باالنتقال من فكرة إلى أخرى وفقا ً لتداعً المعانً‪ .‬ولكن هذا االنتقال ال‬
‫ٌعتمد على تداعً المعانً لدى القارىء‪ ،‬وإنما لدى المإلـؾ الذي ٌتوقع أٌن ٌكمن تداعً المعانً فً النص فٌحٌل فً هذه المواقع أو‬
‫الكلمات على نصوص أخرى مترابطة مع النص األصلً ‪.‬‬

‫‪ .1.1‬نظن األرشفح الضىئيح‬

‫مع تعاظم حجم الوثائق الحكومٌة المخزنة فً دور األرشٌؾ‪ ،‬صار من العسٌر الوصـول إلى هذه الوثائق دون استخـدام الوسائل‬
‫اإللكترونٌة‪ .‬ومن الطبٌعً أن الخطوة األولى فً هذا المجال هً إنشاء قواعد معطٌات لتوصٌؾ هذه الوثائق وتسهٌل الوصول إلٌها‪ ،‬أما‬
‫الخطوة الثانٌة فهً ربط هذه القاعدة مع مكنز للواصفات التً تح ِّدد بدقة الموضوعات المتعلِّقة بهذه الوثائق‪ .‬إال أن الشكل األحدث لحفظ‬
‫الوثائق الورقٌة ٌتمثل دون شك فً إنشاء نظام األرشفة الضوئٌة‪ ،‬الذي ٌضمن عدم المساس بالوثٌقة األصلٌة‪ ،‬فهو ٌحٌل المستفٌد على‬
‫صورة الوثٌقة المخزنة فً الحاسوب بسهولة وسرعة‪.‬‬

‫تربط النظم األحدث لألرشفة الضوئٌة صورة الوثٌقة بنظام التعرؾ على األحرؾ ضوئٌا ً‪ ، OCR‬ومن ثم ٌستطٌع المستفٌد أن ٌشاهد‬
‫صورة الوثٌقة بشكلها األصلً مع األختام والتواقٌع‪ ،‬وفً الوقت نفسه ٌستطٌع أن ٌستفٌد من البحث فً النص الكامل للوثٌقة بعد قراءتها‬
‫آلٌا ً باستخدام نظام‪OCR.‬‬

‫‪ .1.1‬نظام األرشيف الرقوي‬

‫شهد العقد األخٌر من القرن العشرٌن تطورات كبٌرة فً مجال تطبٌقات تقنٌات المعلومات واالتصاالت فً مجال اإلدارة‪ ،‬وبذلك أمكن‬
‫تقنٌا ً معالجة المعلومات المطلوبة ونقلها فً جمٌع أقسام المإسسات الرسمٌة المتباعدة جؽرافٌاً‪ ،‬تماما ً كما لو أن موظفً المإسسة ٌعملون‬
‫فً مبنى واحد‪ ،‬وهكذا ظهر اهتمام األرشٌفٌٌن بحفظ واسترجاع هذه الوثائق الرسمٌة اإللكترونٌة التً تجري ضمن بٌئة إلكترونٌة بحتة‪،‬‬
‫وفً جزء هام من هذه الحاالت دون استخدام الورق‪ .‬إال أن نجاح نظام األرشٌؾ الرقمً ٌتطلب عدة شروط أهمها‪:‬‬

‫ـ ال بد أن تتوفر فً النظام المنشود حماٌة قوٌة تتحكم بؤي تعدٌل ٌطرأ على الوثٌقة األصلٌة‪ ،‬وذلك من خالل إجراءات تحـدد صالحٌات‬
‫إنشاء الوثٌقة بدقـة‪ .‬وتحتفظ بنسـخ عن الوثٌقـة األصلٌة مع معلومات عن تارٌخ إنشائها والجهة التً أنشؤتها‪ ،‬كما تحتفظ بنسخ عن أي‬
‫تعدٌالت أو إضافات تطرأ علٌها مع تارٌخ التعدٌل والجهة التً قامت به‪.‬‬

‫ـ البد من حفظ جمٌع المعلومات المتعلقة بالسٌاق‪ ،‬مثل عالقة الوثٌقة بالوثائق األخرى‪ ،‬والجهة التً أنشؤت الوثٌقة‪ ،‬والفعالٌة التً أنشئت‬
‫فٌها الوثٌقة‪.‬‬

‫ـ ال بد من حفظ جمٌع المعلومات المتعلقة ببنٌة الوثٌقة كالتنسٌق وتسجٌل استخدام المصطلحات والشكل والوسط والحقول والجداول‬
‫والهوامش والفصول واألجزاء والصور واألشكال المتضمنة فً الوثٌقة‪.‬‬

‫ـ البد من حفظ المعطٌات الوصفٌة ‪ Meta Data‬حول الوثٌقة‪ ،‬وهً المعطٌات التً تبٌن كٌفٌة تسجٌل الوثٌقة ونوعها وموضوعها‪،‬‬
‫وتوضح خلفٌة الوثٌقة واألجزاء والسالسل‪ ،‬كما تتضمن معلومات عن محتوى الوثٌقة‪.‬‬

‫‪Page 5‬‬
 ‫أنظمة التوثٌق واألرشفة الرقمٌة‬
‫دبً ‪ 31-31‬فبراٌر ‪1033‬‬

‫ـ ال بد من الحفاظ على الوثٌقة نفسها بصورة مالئمة لالستخدام عبر التطور التقنً المتسارع‪ ،‬وهذا ٌتطلب نسخ الوثٌقـة من النظام القدٌم‬
‫إلى النظام األحدث مع تؤكٌد الحفاظ على معلومات السٌاق والبنٌـة والمعطٌات الوصفٌة دون تؽٌٌر‪ ،‬بما فً ذلك شكل الوثٌقة وتنسٌقها‬
‫الداخلً‪.‬‬

‫‪ .1.1‬النظن الوركاهلح الونذهدح‬

‫تتجه نظم التوثٌق الحدٌثة حالٌا ً إلى نظم متكاملة تتٌح للمستفٌد الذي ٌستفسر عن موضوع محدد‪ ،‬مثالً‪ :‬إعالن الحرب العالمٌة الثانٌة‪ ،‬أن‬
‫ٌقرأ هذا الخبر من الصحؾ‪ ،‬ثم ٌستمع إلى التسجٌل الصوتً للخبر من اإلذاعة‪ ،‬ثم ٌمكن أن ٌشاهد أفالما ً وثائقٌة تسجٌلٌة ألحداث بداٌة‬
‫الحرب‪ .‬كل ذلك إلى جانب الوثائق الرسمٌة الصادرة عن الحكومات التً دخلت الحرب فً بداٌتها‪ ،‬ونظم التوثٌق هذه دخلت طور العمل‬
‫فعلٌا ً منذ عدة سنوات‪ .‬وال بد من التؤكٌد أن هذه النظم صارت متاحة على شبكة المعلومات الدولٌة (اإلنترنت)‪ ،‬وتعتمد هذه النظم على‬
‫محركات بحث عن الكلمة المفتاحٌة ومرادفاتها‪ ،‬كما تقبل فً الوقت نفسه أسئلة باللؽة الطبٌعٌة‪.‬‬

‫وبالمقابل ٌعتمد مفهوم العمل األرشٌفً فً البلدان المتقدمة على رعاٌة الوثائق من لحظة إنشائها فً اإلدارات وسائر الجهات الحكومٌة‬
‫والعامة‪ ،‬ومتابعة هذه الوثائق حتى ٌتقرر مصٌرها النهائً سواء بالحفظ الدائم أم باإلتالؾ‪ .‬ومن المعروؾ أن عمر الوثٌقة ٌنقسم إلى‬
‫ثالثة مراحل‪:‬‬

‫ـ المرحلة األولى ‪ :‬وتنطبق على الوثائق الجارٌة‪ ،‬أي المستخدمة بتواتر كبٌر‪ ،‬وٌسمى األرشٌؾ الجاري‪.‬‬

‫ـ المرحلة الثانٌة ‪ :‬وتبدأ عندما تؽلق الملفات وتنتهً معالجة القضاٌا المتعلقة بها فٌصبح استخدام الوثائق عرضٌا ً وٌسمى األرشٌؾ‬
‫الوسٌط‪.‬‬

‫ـ المرحلة الثالثة ‪ :‬وتبدأ عندما تنتهً فترة الحفظ الوسٌط‪ ،‬وعندها تزول كل حقوق المإسسة المعنٌة بالتصرؾ بوثائقها‪ ،‬وتإول هذه‬
‫الوثائق إلى مراكز األرشٌؾ‪ ،‬وٌتقرر حفظها بصورة دائمة أو إتالفها بعد انتهاء حاجة اإلدارة إلٌها‪ .‬وٌسمى األرشٌؾ النهائً‪.‬‬

‫وتلتزم مراكز األرشٌؾ فً البلدان المتقدمة باإلشراؾ على الوثائق فً مراحلها الثالث‪ :‬النشٌطة والوسٌطة و األرشٌفٌة النهائٌة‪ ،‬فً حٌن‬
‫أن واقع عمل مراكز األرشٌؾ العربٌة ٌنحصر فعلٌا ً بالمرحلة الثالثة فقط‪ ،‬وهً فً بعض األحٌان ال تملك السٌطرة الفعلٌة على هذه‬
‫المرحلة‪ ،‬إذ أن بعض المإسسات ال تلتزم بتسلٌم وثائقها المنتهٌة إلى مراكز األرشٌؾ‪.‬‬

‫وٌتوجب على المراكز العربٌة لألرشٌؾ‪ ،‬أن تسعى إلى تطبٌق مفهوم ألرشٌؾ المتكامل بمراحله الثالث‪ ،‬وبذلك ٌمكن أن ٌرتبط عمل‬
‫األرشٌؾ بشكل دٌنامٌكً بالعمل الٌومً لإلدارة الحكومٌة ‪ ،‬وٌساهم فً تطوٌر العمل اإلداري الحكومً‪ ،‬وتلبٌة رؼبة المسإولٌن فً‬
‫استرجاع المعلومات بسرعة ودون إهمال أي عنصر منها‪ ،‬وذلك باالعتماد على الوثائق الرسمٌة الجارٌة والمنظمة بصورة جٌدة‪.‬‬

‫وإن هذا المفهوم المتكامل لألرشٌؾ ٌدعم مكانته فً الدولة والمجتمع‪ ،‬وخاصة لدى صناع القرار الذٌن سٌلمسون المردود الفوري للنشاط‬
‫األرشٌفً فً اإلدارة الحكومٌة التً ٌشرفون علٌها‪.‬‬

‫والبد أن نشٌر إلى أن المستفٌدٌن والباحثٌن وصانعً القرار‪ ،‬على حد سواء‪ٌ ،‬حتاجون إلى نتائج ملموسة تفٌدهم فً عملهم وفً أبحاثهم‬
‫ودراساتهم ‪ ،‬وما لم تتوفر هذه النتائج الملموسة لن تتؽٌر النظرة إلى رجل األرشٌؾ ‪ ،‬ولن تتؽٌر صورته كموظؾ متخصص بالتعامل مع‬
‫الوثائق القدٌمة التً انتهت حاجة الحكومة إلٌها‪ ،‬والتً ال ٌستطٌع الباحثون والمستفٌدون االطالع علٌها بفعل قوانٌن الحفاظ على سرٌة‬
‫المعلومات الحكومٌة‪.‬‬

‫ومن المهم جداً تؽٌٌر هذه النظرة إلى عمل رجل األرشٌؾ ‪ ،‬فهو المإتمن على تارٌخ الوطن وذاكرته‪ ،‬وال ٌمكنه فعالً الحفاظ على هذه‬
‫األمانة ما لم تمنحه الدولة والمجتمع المكانة المعنوٌة والسلطة القانونٌة الفعلٌة لتؤدٌة مهمته على الوجه األكمل‪ ،‬وذلك ال ٌمكن تحقٌقه إال‬

‫‪Page 6‬‬
 ‫أنظمة التوثٌق واألرشفة الرقمٌة‬
‫دبً ‪ 31-31‬فبراٌر ‪1033‬‬

‫باعتماد المفهوم الدٌنامٌكً المتكامل لألرشٌؾ الذي ٌمنح عمل رجل األرشٌؾ أهمٌة استثنائٌة من خالل مشاركته فً تنظٌم العمل‬
‫الحكومً الٌومً‪ ،‬ومن خالل المشاركة فً دعم اتخاذ القرار بما ٌوفره من معلومات مستقاة من الوثائق‪ ،‬ومن خالل المشاركة فً تهٌئة‬
‫الشروط المالئمة من أجل تنفٌذ القرار وتتبعه ومراقبة التنفٌذ وصوالً إلى التقٌٌم والمراجعة واتخاذ اإلجراءات الالزمة لتدارك أي تقصٌر‬
‫أو سوء تطبٌق حصل بعد اتخاذ القرار‪.‬‬

‫ولن تإدي محاولة النهوض باألرشٌؾ إلى الحفاظ على تراثنا فقط‪ ،‬بل ستإدي أٌضا ً إلى تكرٌس مفهوم دولة المإسسات وإلى إعالء هٌبة‬
‫الدولة‪ ،‬وإلى شد الجٌل الجدٌد إلى المثل الوطنٌة والقومٌة وتعزٌز انتمائه الوطنً‪.‬‬

‫وٌواجه األرشٌؾ العربً تحدٌات أساسٌة على مشارؾ األلفٌة الثالثة‪ ،‬أهمها تحدي إثبات موقعه المتمٌز فً الدولة والمجتمع وترسٌخ‬
‫وتطبٌق مفهوم األرشٌؾ المتكامل بمراحله الثالث‪ ،‬إال أن التحدي األهم ٌبقى دون شك استٌعاب التطورات التكنولوجٌة الجدٌدة فً العالم‬
‫وخاصة فً مجال تكنولوجٌا المعلومات واالتصاالت‪ ،‬واختٌار المناسب من هذه التكنولوجٌا لظروؾ عمل المراكز األرشٌفٌة العربٌة‪.‬‬

‫‪Page 7‬‬
 ‫أنظمة التوثٌق واألرشفة الرقمٌة‬
‫دبً ‪ 31-31‬فبراٌر ‪1033‬‬

‫‪ .1‬ذطثيقاخ األرشفح اإللكررونيح‬

‫‪ .1.1‬لوارا ذحراج الوؤسساخ إلى األرشفح االلكررونيح‬

‫تزداد المستندات الورقٌة فى عددها زٌادة هائلة نتٌجة لزٌادة النشاط فً المإسسات الحكومٌة والخاصة‪ ،‬كما أن زٌادة عمر المإسسة ٌنتج‬
‫عنه أعداداً أكثر من تلك المستندات نتٌجة للزٌادة المطردة فً إنتاج واستخدام المستندات‪ ،‬ومع استخدام النظم الٌدوٌة التقلٌدٌة فً حفظ‬
‫واسترجاع وتداول تلك المستندات وما بها من معلومات‪ ،‬أدى هذا إلى ظهور العدٌد من المشاكل التً تقؾ حائالً أمام تنظٌم أماكن الحفظ‬
‫وتطبٌق النظم العلمٌة إلدارة الملفات والمستندات واستخراج كافة المعلومات التً ٌمكن أن ٌتطلبها نظام العمل فً المإسسة‪ ،‬ومن هذه‬
‫المشاكل ما ٌلً‪:‬‬

‫‪-‬المكان ‪:‬‬

‫ٌحتاج حفظ الملفات الورقٌة إلى مكان كبٌر وحٌز ضخم لوضع معدات الحفظ المناسبة للملفات‪ ،‬وؼالبا ما ٌكون هذا المكان ؼٌر متوافر‬
‫فً معظم المإسسات مما ٌإدى إلى تكدس هذه الملفات‪ ،‬وبالتالً صعوبة حفظها‪ ،‬وأٌضا استرجاعها وتداولها‪ ،‬وحتى فً حالة توفر‬
‫المكان الكبٌر فانه قد ٌكون ؼٌر مناسبا ً لحفظ تلك الملفات مثل اختٌار البدرومات وما بها من الرطوبة العالٌة‪.‬‬

‫‪-‬الوقت ‪:‬‬

‫فالنظام الٌدوي بطًء حٌث ٌحتاج الحصول على مستند إلى فترة زمنٌة طوٌلة للبحث عنه والحصول علٌه‪ ،‬وخاصة فً حالة تكدس‬
‫المستندات والملفات وعدم توافر المكان المناسب‪ ،‬مع عدم توافر نظام حفظ واسترجاع جٌد من عملٌات التصنٌؾ والفهرسة والتكشٌؾ‪.‬‬

‫‪-‬العاملون ‪:‬‬

‫نتٌجة لصعوبة الحصول على الملفات والمستندات‪ ،‬واحتماالت فقدانها وتلفها‪ ،‬فإن ذلك ال ٌساعد اإلدارة والعاملون على القٌام باألنشطة‬
‫المختلفة من تسٌٌر إجراءات العمل الٌومٌة من تخطٌط ورقابة واتخاذ قرارات‪ ،‬وبالتالً ٌعود على المإسسة بالخسارة فً الوقت‬
‫والمجهود ‪.‬‬

‫‪-‬النقل والتداول ‪:‬‬

‫نظراً لعدم توافر معدات نقل الملفات والمستندات بما ٌتناسب مع شكلها وحالتها المادٌة وما تحتوٌه من بٌانات هامة‪ ،‬وحٌث ٌصعب نقل‬
‫الملفات والمستندات وتداولها من مكان حفظها إلى أماكن عملها إال عن طرٌق أشخاص ال ٌقدرون أهمٌة تلك الملفات والمستندات وكٌفٌة‬
‫التعامل معها‪ ،‬مما ٌإثر بالتالً على حركة سٌر العمل‪ ،‬بل وعلى الملفات والمستندات نفسها‪ ،‬وما ٌمكن أن تتعرض له من تلؾ أو ضٌاع‬
‫أو تداخل فٌما بٌنها ‪.‬‬

‫‪ .1.1‬سلثياخ األرشفح الرقليذيح داخل الوؤسساخ‪:‬‬

‫ان الهدؾ من أنظمة المعلومات بالمإسسات والوزارات والشركات لم ٌكن فقط القٌام بعملٌات الرصد والجمع والمعالجة والتخزٌن‪ ،‬وإنما‬
‫ٌكمن الهدؾ النهائً منها هو عملٌات االسترجاع والتداول إلى تقدٌم إجابات فورٌة ودقٌقة فً ضوء الوثائق والبٌانات المخزنة فً قاعدة‬
‫البٌانات‪ ،‬وذلك إلى جانب مٌكنة اإلجراءات لتوفٌر الوقت والجهد وضمان السرٌة عند التداول حٌث ٌتم تحدٌد المسارات التً ٌتم من‬
‫خاللها إنجاز اإلجراءات داخل كل إدارة وقسم فً المإسسة من خالل ما ٌسمى باألرشٌؾ اإللكترونً الذي ٌتناول إدارة البٌانات‬
‫والمستندات والوثائق داخل المإسسة منذ إنشاءها أو استقبالها حتى االنتهاء منها متفادٌا بذلك العدٌد من مشاكل األرشٌؾ التقلٌدي‪.‬‬
‫‪Page 8‬‬
 ‫أنظمة التوثٌق واألرشفة الرقمٌة‬
‫دبً ‪ 31-31‬فبراٌر ‪1033‬‬

‫ومن خالل الدراسات المٌدانٌة واالستبٌانات داخل بعض المإسسات سواء الحكومٌة أواألهلٌة والتً لدٌها الرؼبة األكٌدة فً تؽٌٌر الوضع‬
‫الحالً لمستقبل إدارة الوثائق بها‪ ،‬وأسفرت عن مجموعة من الصعوبات والمشكالت والسلبٌات داخل فً نظم األرشفة التقلٌدٌة ومنها‪:‬‬

‫التداول الٌدوي للمستندات الذي ٌإدى إلى تلؾ الملفات والمستندات والى فقدانها فً كثٌر من األحٌان‪.‬‬ ‫‪.3‬‬
‫البطء فً فعالٌة العمل الجماعً بٌن العاملٌن وبعضهم البعض وصعوبة تحدٌد المسإولٌات فٌما بٌنهم بشكل قاطع‪.‬‬ ‫‪.1‬‬
‫االعتماد الكلى على قدرات األفراد فً عملٌات التخزٌن واالسترجاع مما ٌجعلها مقصورة على أفراد ومعتمدة على الخبرات‬ ‫‪.1‬‬
‫الشخصٌة‪.‬‬
‫تقسٌم المستندات الخاصة بٌن أكثر من إدارة معنٌة مثال على ذلك ٌتم تقسٌم المنافسات إلى جزء مالً وجزء فنً مما ٌجعل‬ ‫‪.1‬‬
‫استرجاع موضوع متكامل األطراؾ ال ٌتم بالدقة المطلوبة‪.‬‬
‫عدم وجود طرٌقة عملٌة لتصمٌم تقارٌر وإحصائٌات عن الوثائق وتصنٌفاتها‪.‬‬ ‫‪.1‬‬
‫كثرة نسخ الوثٌقة الواحدة فً أكثر من مكان لٌمكن تداولها بٌن األشخاص المعنٌٌن بالموضوع واالضطرار إلى تصوٌرها عدة‬ ‫‪.1‬‬
‫مرات أو إرسالها بالفاكس مما ٌعرض الوثٌقة الحتمالٌة اإلطالع علٌها من قبل أشخاص ؼٌر أصحاب الصالحٌة‪.‬‬
‫ضٌاع المستندات بسبب تداولها ٌدوٌا ً أو عدم رجوعها إلى مكانها األصلً مما ٌإدى إلى فقدانها‪.‬‬ ‫‪.1‬‬
‫مشاكل التخزٌن الناتجة عن تراكم المستندات من تلؾ‪ ،‬تؽٌٌر لونها‪ ،‬األتربة‪ ،‬التآكل ‪ ...،‬الخ‪.‬‬ ‫‪.8‬‬
‫عدم وجود نظم أمان وسرٌة محكمة على المستندات‪.‬‬ ‫‪.9‬‬
‫مشاكل استرجاع المستندات والمعلومات والتً تإدى إلى ضٌاع للوقت والمجهود مما ٌإثر فً اتخاذ القرارات فً الوقت‬ ‫‪.30‬‬
‫المناسب‪.‬‬
‫عدم الوصول إلى كل أطراؾ الموضوع والبٌانات والمستندات الخاصة به فً الوقت المناسب التخاذ إجراء أو قرار فٌه‪.‬‬ ‫‪.33‬‬

‫‪ .1.1‬األنظوح الرقويح‬
‫تتسارع وتٌرة انتشار النظم الرقمٌة فً جمٌع مجاالت العمل والحٌاة االجتماعٌة والثقافٌة‪ ،‬وقد بدأت مراكز الوثائق واألرشٌؾ والمكتبات‬
‫الوطنٌة‪ ،‬باستخدام النظم الرقمٌة على نطاق واسع‪.‬‬

‫لقد انطلقت عملٌة ضخمة فً جمٌع أنحاء العالم تتمثل بإنشاء نسخ رقمٌة طبق األصل عن الكتب والصور والتسجٌالت التً تحفظ التراث‬
‫الثقافً للبشرٌة‪ .‬وتتٌح النظم الرقمٌة اطالع الباحثٌن على هذا التراث الثقافً من مكاتبهم ودون االضطرار إلى االنتقال إلى المكتبات‬
‫ودور األرشٌؾ‪ ،‬وعندما تكتمل هذه العملٌة ستبدو خدمات اإلنترنت الحالٌة باهتة وستظهر وكؤنها مجرد أعمال هواة مبتدئٌن ونستعرض‬
‫فٌما ٌلً بعضا ً من هذه التجارب وفوائدها وفقا ً لرأي المختصٌن‪:‬‬

‫‪ .1.1.1‬ذدارب رائذج‬

‫ٌستطٌع الٌوم رواد المكتبة الوطنٌة الفرنسٌة استخدام النظم الرقمٌة فً مبنى المكتبة الوطنٌة الجدٌد فً مجمع أبراج تولبٌاك فً بارٌس‬
‫وستكون المكتبة الوطنٌة جاهزة الستقبال ‪ 11‬ملٌون كتاب على رفوؾ ٌبلػ مجموع أطوالها ‪ 191‬كٌلو متراً‪ ،‬وتضع المكتبة تحت تصرؾ‬
‫روادها مئات محطات العمل الحاسوبٌة التً تسمح بالوصول إلى ‪ 330.000‬مجلد‪ ،‬تستوعب معظم التارٌخ والثقافة الفرنسٌٌن‪.‬‬

‫أما فً لندن فتستخدم المكتبة البرٌطانٌة األرشفة الضوئٌة لحفظ المخطوطات القدٌمة التً تعود إلى القرون الوسطى‪.‬‬

‫وفً الوالٌات المتحدة قامت جامعة هارفارد بتحوٌل ‪ 80.000‬معلقة من مقتنٌاتها المسماة جوداٌكا ‪ Judaica‬بمعدل ‪ 3000‬معلقة كل ٌوم‪،‬‬
‫وقد قامت مكتبة الكونؽرس األمرٌكٌة بتحوٌل خمسة مالٌٌن كتاب إلى الشكل الرقمً مع بداٌة عام ‪.1000‬‬

‫‪Page 9‬‬
 ‫أنظمة التوثٌق واألرشفة الرقمٌة‬
‫دبً ‪ 31-31‬فبراٌر ‪1033‬‬

‫‪ .1.1.1‬هزايا النظن الرقويح في األرشيف‬

‫ٌرى المختصون عدة فوائد فً استخدام النظم الرقمٌة فً مجال األرشٌؾ ‪ ،‬نوجزها فٌما ٌلً‪:‬‬

‫المساعدة فً الحفاظ على الوثائق النادرة والسرٌعة العطب من دون حجب الوصول إلٌها من الراؼبٌن فً دراستها‪ ،‬فعلى‬ ‫‪‬‬
‫سبٌل المثال تحتفظ المكتبة البرٌطانٌة فً لندن بالنسخة الوحٌدة لمخطوطة بٌوولؾ ‪ Beowulf‬التً تعود إلى القرون الوسطى‪،‬‬
‫ولم ٌكن مسموحا ً برإٌتها إال لقلة من الباحثٌن المختصٌن حتى قام كٌرنان من جامعة كنتكً األمرٌكٌة بتصوٌرها ‪ ،‬وكذلك‬
‫قامت مكتبة داٌت الوطنٌة فً طوكٌو بإنشاء ‪ 3111‬نسخة رقمٌة لمطبوعات خشبٌة وملفوفات فنٌة تراثٌة لكً ٌستطٌع‬
‫الباحثون تفحصها دون المساس بالنسخ األصلٌة‪.‬‬

‫إظهار تفاصٌل ال ٌمكن رإٌتها مباشرة على الوثٌقة ‪ ،‬فمثالً إذا عدنا إلى مثال مخطوطة بٌوولؾ نرى أن السٌد كٌرنان من‬ ‫‪‬‬
‫جامعة كنتكً قام بتصوٌر هذه المخطوطة بوساطة الماسح مستخدما ً ثالثة مصادر مختلفة للضوء‪ ،‬مبٌنا ً بذلك تفاصٌل ال ترى‬
‫بالعٌن المجردة ‪ ،‬وقد نشرت هذه الصور على اإلنترنت وهً ثالث صور ‪ ،‬األولى مؤخوذة بعملٌة مسح الوثائق بالضوء‬
‫العادي‪ ،‬والثانٌة باإلنارة الخلفٌة والثالثة بالضوء فوق البنفسجً ‪ ،‬وتكشؾ هذه الصور الثالث تفاصٌل ال تظهر على‬
‫المخطوطة عندما ننظر إلٌها بالعٌن المجردة‪ ،‬حٌث ٌستطٌع الباحثون تفحص المخطوطة على اإلنترنت بٌنما تبقى المخطوطة‬
‫محفوظة بؤمان فً المكتبة البرٌطانٌة فً لندن‪.‬‬

‫سهولة االسترجاع وفقا ً لموضوع لوثٌقة‪ :‬تصنؾ الوثائق ورقٌا ً وفقا ً للجهة التً وردت منها ووفقا ً للتسلسل الزمنً لظهورها‪،‬‬ ‫‪‬‬
‫وبالتالً ٌصعب استرجاع جمٌع الوثائق التً تتعلق بموضوع معٌن‪ ،‬أما النسخ الرقمٌة فٌمكن أن ترتب وفقا ً لألسس المتبعة فً‬
‫األرشٌؾ الورقً‪ ،‬ولكن استرجاعها ٌمكن أن ٌكون وفقا ً للموضوع أو للمنطقة الجؽرافٌة أو للشخصٌة أو للتسلسل الزمنً أو‬
‫للجهة التً صدرت عنها الوثٌقة ‪ ،‬وبالتالً تتوافر إمكانات لسهولة االسترجاع ال تتوفر فً طرق التصنٌؾ الٌدوٌة‪.‬‬

‫سرعة االسترجاع وسهولة االستخدام‪ :‬عندما تحول الوثائق إلى الشكل الرقمً ٌمكن للمرء استرجاعها بثوان بدالً من عدة‬ ‫‪‬‬
‫دقائق ‪ ،‬وكذلك ٌمكن لعدد من األشخاص قراءة الوثٌقة نفسها أو رإٌة الصورة نفسها فً الوقت نفسه ‪ ،‬كما أن القائمٌن على‬
‫حفظ الوثائق سٌسترٌحون من عملٌة جلب وإعادة الوثائق ‪ ،‬وسٌتفرؼون لعملٌة تصنٌؾ الوثائق وفهرستها بدقة تسمح‬
‫باسترجاعها بسهولة ‪ ،‬ومن ناحٌة أخرى سٌسمح وجود النسخ الرقمٌة للوثائق للباحثٌن‪ ،‬باالطالع علٌها عبر اإلنترنت دون أن‬
‫ٌكونوا مضطرٌن للحضور شخصٌا ً إلى مقر دار الوثائق‪.‬‬

‫التوفٌر فً مكان التخزٌن‪ :‬ال تشؽل النسخ اإللكترونٌة سوى حٌزاً بسٌطا ً ‪ ،‬حٌث تستطٌع ملٌمترات بسٌطة من قرص التخزٌن‬ ‫‪‬‬
‫أن تحفظ أمتاراً من الرفوؾ ‪ ،‬فإذا علمنا أن معظم دور الوثائق تعانً من مشاكل مكان التخزٌن ‪ ،‬نجد فً التحول إلى النظم‬
‫الرقمٌة حالً مناسبا ً لمشكلة ضٌق مكان التخزٌن ولخفض كلفة التخزٌن‪ ،‬حٌث ٌمكن حفظ الوثائق الورقٌة فً مكان بعٌد وتتاح‬
‫النسخ اإللكترونٌة للباحثٌن ‪ ،‬ذلك أن تكلفة توسٌع أبنٌة مراكز الوثائق والمكتبات العامة فً ازدٌاد مستمر‪ ،‬فقد أنفقت جامعة‬
‫كالٌفورنٌا فً بركلً ‪ 11‬ملٌون دوالر على بناء طابق تحت أرض مكتبتها لوضع ‪ 3.1‬ملٌون كتاب أي بتكلفة قدرها ‪10‬‬
‫دوالراً للكتاب الواحد ‪ ،‬وكان ٌمكن تخزٌن هذه الكتب فً مكان بعٌد‪ ،‬واستبدال الكتب بنسخها اإللكترونٌة حٌث انخفضت تكلفة‬
‫التخزٌن إلى دوالر لكل ‪ 30000‬عشرة آالؾ صفحة وتتابع هذه الكلفة انخفاضها مما ٌجعل اإلفادة من هذه المزٌة أعلى فً‬
‫المستقبل‪.‬‬

‫الخٌارات التقنٌة‪ :‬عندما تقرر أٌة مإسسة استخدام النظم الرقمٌة فال بد لها من دراسة الخٌارات التقنٌة ومزاٌا وعٌوب كل منها‬ ‫‪‬‬
‫‪ ،‬والبد لها من الموازنة بٌن ثالثة أمور ‪ :‬الحفاظ على الوثائق ـ التكلفة ـ سهولة االستخدام‪ .‬أما الخٌارات التقنٌة المتاحة فهً ‪:‬‬
‫المسح وتحوٌل الصفحة إلى صورة أو المسح مع استخدام نظام التعرؾ على األحرؾ ‪ ، COR‬أو إدخال الوثٌقة من جدٌد عن‬

‫‪Page 10‬‬
 ‫أنظمة التوثٌق واألرشفة الرقمٌة‬
‫دبً ‪ 31-31‬فبراٌر ‪1033‬‬

‫طرٌق لوحة المفاتٌح ‪ ،‬أو إدخال الوثٌقة وفق معٌار النصوص الفائقة ‪ HTML‬ونورد فٌما ٌلً جدوال للمقارنة بٌن المٌزات‬
‫والتكلفة لكل طرٌقة‪:‬‬

‫ميزات عملية التحويل الى الشكل الرقمي‬ ‫تكلفة التحويل للصفحة‬ ‫التقانة المستخدمة‬
‫‪ .3‬صورة ولٌست حروؾ‬ ‫‪ - $ 0.30 – 0.011‬رخٌصة‬ ‫المسح وتحوٌل الوثٌقة إلى صورة‬
‫‪ .1‬سرٌعة‬
‫‪ .1‬تحتاج الى سعة تخزٌن كبٌرة‬
‫‪ .3‬حروؾ قابلة للتحرٌر‬ ‫‪ - $0.1‬مكلفة اكثر‬ ‫المسح واستخدام ‪ OCR‬وتصحٌح األخطاء ٌدوٌا ً‬
‫‪ .1‬متوسطة السرعة‬
‫‪ .1‬ال تحتاج إلى سعة تخزٌن كبٌرة‬
‫‪ .3‬حروؾ قابلة للتحرٌر‬ ‫‪ - $3.83‬مكلفة جداً‬ ‫إدخال الوثٌقة من جدٌد عن طرٌق لوحة‬
‫‪ .1‬متوسطة السرعة‬ ‫المفاتٌح‬
‫‪ .1‬بطٌئة‬
‫‪ .1‬ال تحتاج إلى سعة تخزٌن كبٌرة‬
‫‪ .3‬حروؾ قابلة للتحرٌر‪.‬‬ ‫‪ -2.5$‬مكلفة للؽاٌة‬ ‫إدخال الوثٌقة وفق معٌار النصوص الفائقة‬
‫‪ .1‬بطٌئة جداً‪.‬‬ ‫‪HTML‬‬
‫‪ .1‬ال تحتاج إلى سعة تخزٌن كبٌرة‪.‬‬

‫ومن الواضح إن الطرٌقة األولى هً األنسب بالنسبة لمراكز الوثاثق ‪ ،‬فهً تحافظ على شكل الوثائق كما هو فً شكلها‬ ‫‪‬‬
‫الورقً مع األختام واألرقام ‪ ،‬والمالحظات المكتوبة على هوامش الوثٌقة ‪ ،‬وهً الطرٌقة األرخص دون شك بالمقارنة مع‬
‫الطرق الثالث األخرى‪ .‬ؼٌر أن عملٌة المسح ٌجب أن تترافق مع فهرسة دقٌقة للوثٌقة وتحدٌد واصفات وكلمات مفتاحٌة‬
‫بهدؾ استرجاعها بصورة مالئمة موضوعٌاً‪ ،‬ذلك أن اإلجراءات الداخلة فً عملٌة األرشفة هً كالتالً‪:‬‬

‫الحصول على الوثٌقة بشكلها القابل لألرشفة ثم مسحها إلكترونٌا‪.‬‬ ‫‪.3‬‬

‫فهرسة الوثٌقة ‪Indexing .‬‬ ‫‪.1‬‬
‫ً‬ ‫ً‬
‫ضؽط المعلومات (حفظ الصورة بحٌث ال تؤخذ حٌزا كبٌرا من القرص )‪.‬‬ ‫‪.1‬‬
‫الخزن فً قاعدة معطٌات أو فً ملفات على حوامل مؽنطٌسٌة او ضوئٌة‬ ‫‪.1‬‬
‫ضمان إمكانٌة االسترجاع اآللً للوثٌقة‪.‬‬ ‫‪.1‬‬
‫التوزٌع عبر الشبكات الحاسوبٌة المختلفة‪.‬‬ ‫‪.1‬‬

‫‪ .1.1.1‬الىسائظ‬

‫تعتمد النظم الرقمٌة على تحوٌل النص أو الصورة أو الصوت إلى شكل رقمً‪ ،‬وٌتؤلؾ الشكل الرقمً من خانات ثنائٌة ‪ٌ bit‬مكن لها أن‬
‫تؤخذ إحدى قٌمتٌن إما واحد ‪ 3‬أو صفر ‪ 0‬أما الحرؾ الحاسوبً أو الباٌت ‪ Byte‬فهو ٌتؤلؾ من ثمانً خانات ثنائٌة وبالتالً ٌستطٌع‬
‫ترمٌز‪ 111 = 18‬حالة‪ ،‬وهو ٌستطٌع ترمٌز حروؾ اللؽة المستخدمة ‪ ،‬أما نقل الصورة إلى الشكل الرقمً فٌعتمد على ترمٌز كل نقطة‬
‫فً الصورة بعدد ٌعبر عن درجة السواد ‪ ،‬وأخٌراً تحتاج الصورة الملونة إلى ثالثة أضعاؾ سعة الصورة السوداء والبٌضاء ألنها ترّمز‬
‫األلوان األساسٌة الثالثة كل على حدة ‪ .‬ونورد فٌما ٌلً أنواع حامل المعلومات الرقمً‪:‬‬

‫‪Page 11‬‬
 ‫أنظمة التوثٌق واألرشفة الرقمٌة‬
‫دبً ‪ 31-31‬فبراٌر ‪1033‬‬

‫وسائط مؽناطٌسٌة ‪:‬‬

‫‪ .3‬األقراص المؽناطٌسٌة اللٌنة ‪Flopy disk‬‬

‫‪ .1‬األقراص المؽناطٌسٌة الصلبة ‪Hard disk‬‬
‫‪ .1‬األشرطة المؽناطٌسٌة الرقمٌة ‪Streamers‬‬

‫وسائط ضوئٌة ‪:‬‬

‫وهً التً ٌستخدم فٌها اللٌزر األحمر ومإخراً األزرق واألخضر ومن أنواعها‪:‬‬

‫‪ .3‬القرص المتراص ‪(Compact Disk – Read Only Memory) CD-ROM :‬‬

‫وهو قرص بقطر ‪ 31‬سم مصنوع من مادة بالستٌكٌة مطلٌة بسطح ؼشاء رقٌق من األلمنٌوم‪،‬وقد ظهرت مإخراً عدة طبقات وٌمكن رفع‬
‫سعته حتى ‪ 10‬ؼٌؽا باٌت وله عدة أنواع (المعطٌات ـ أفالم الفٌدٌو ـ الصور الفوتوؼرافٌة ـ التفاعلٌة‪) .‬‬

‫‪ .1‬قرص ‪Worm disk : Write once - Read many‬‬

‫وهذا النوع هو األنسب لألرشٌؾ ألنه عندما تدخل صورة الوثٌقة ال ٌمكن تؽٌٌرها وإعادة الكتابة فوقها‪ ،‬وٌكون حجمها (‪31-1.11‬‬
‫بوصة) لسعات تتراوح بٌن (‪ 100‬مٌؽاباٌت و ‪ 1000‬مٌؽا باٌت)‪.‬‬

‫‪ .1‬القرص المؽناطٌسً الضوئً‪:‬‬

‫وهً أقراص قابلة للكتابة والقارئة مالٌٌن المرات وٌكون حجمها عادة ‪ 1.1‬بوصة بسعة ‪ 318‬مٌؽا باٌت ‪ ،‬وبحجم ‪ 1.11‬بوصة وسعة‬
‫‪ 100‬مٌؽا باٌت للوجه الواحد‪.‬‬

‫‪ .1‬األشرطة الضوئٌة‪:‬‬

‫وهً الوسط األضخم سعة وتعتبر من التقانات الواعدة وتستطٌع أن تخزن الصور بكل سهولة‪ ،‬إذ أن طولها ٌصل إلى ‪ 380‬متراً‪ ،‬وسعتها‬
‫تعادل ‪ 3‬تٌراباٌت أو ‪ 3000.000‬مٌؽا باٌت ‪ ،‬وهذه السعة ٌمكنها تخزٌن نحو ملٌار صفحة نصٌة أو ‪ 10‬ملٌون صورة وثٌقة مإلفة من‬
‫صفحة واحدة‪ ،‬وٌمكن استخدامها فً أنظمة األرشٌؾ‪.‬‬

‫‪ .1‬أبراج األقراص الضوئٌة‪:‬‬

‫وهً نظم تحفظ فٌها عدة أقراص ضوئٌة وإذا كانت سعة هذه األقراص كبٌرة فٌمكن أن ٌصل حجم تخزٌن البرج إلى ‪100-300‬‬
‫تٌراباٌت أي ما ٌتسع لتخزٌن ‪ 8-1‬ملٌار صفحة على شكل صورة‪ ،‬ولكن سلبٌة هذه األبراج أن زمن االنتقال من قرص إلى قرص‪ ،‬كبٌر‬
‫نسبٌا ً وٌتراوح بٌن ‪ 8‬ثوان و‪ 10‬ثانٌة‪.‬‬

‫‪ .1.1.1‬الردهيزاخ‬

‫تختلؾ تجهٌزات نظام األرشفة باختالؾ حجم الوثائق والؽرض المطلوب من نظام األرشفة‪ ،‬وٌمكن إٌجاز مواصفات هذه التجهٌزات فٌما‬
‫ٌلً‪:‬‬

‫‪Page 12‬‬
 ‫أنظمة التوثٌق واألرشفة الرقمٌة‬
‫دبً ‪ 31-31‬فبراٌر ‪1033‬‬

‫نظام استثمار أرشٌؾ محدود جاهز مبنً حول حاسوب وحٌد‪ٌ ،‬مكن أن ٌتؤلؾ من حاسوب شخصً مزود بقارئ ‪ CD-ROM‬مع مجموعة‬
‫من األقراص اللٌزرٌة التً تحتوي صور األرشٌؾ الجاهز‪ ،‬وتكون تكلفة مثل هذا النظام عدة آالؾ دوالرات فقط‪.‬‬

‫نظام إدخال واسترجاع مزود بوسائل إدخال الوثائق النصٌة (الماسحات الضوئٌة) ووسائل استرجاعها (محطات عمل حاسوبٌة) وهذه‬
‫الوسائل والمحٌطٌات مربوطة على شبكة محلٌة بحٌث ٌتضمن النظام عدة محطات إدخال وعدة محطات استعراض‪.‬‬

‫محطات إدخال‪ :‬تستخدم إلدخال الماسحات الضوئٌة‪ ،‬وٌمكنها أن تعمل فً الوقت نفسه كمحطات استرجاع‪.‬‬ ‫‪.3‬‬
‫مسحات ‪ Scaners‬وٌمكن أن تكون ملونة أو ؼٌر ملونة وبؤحجام مختلفة ‪ A4‬و ‪ A3‬أو أكبر‪.‬‬ ‫‪.1‬‬
‫طابعة لٌزرٌة (أبٌض وأسود) أو ملونة‪.‬‬ ‫‪.1‬‬
‫محطات استعراض‪ :‬حواسٌب شخصٌة تستخدم الستعراض الوثائق المدخلة‪ ،‬وٌمكنها أن تطبع المناسب منها‪.‬‬ ‫‪.1‬‬
‫مخدم إلدارة الوثائق تخزن فٌه الوثائق وٌتضمن نظاما ً إلدارة الشبكة ونظاما ً إلدارة الوثائق واسترجاعها‪.‬‬ ‫‪.1‬‬
‫برج أقراص ضوئٌة‪ٌ :‬كون مرتبطا ً مع مخدم إدارة الوثائق وٌتضمن األقراص الضوئٌة المحتوٌة على صور الوثائق‪.‬‬ ‫‪.1‬‬
‫وتبلػ كلفة مثل هذا النظام من بضعة آالؾ الدوالرات إلى أكثر من ملٌون دوالر‪.‬‬ ‫‪.1‬‬

‫‪ .1.1.1‬الثرهدياخ‬

‫تستخدم األرشفة الضوئٌة عدة برمجٌات لتحقٌق الؽرض من نظام األرشفة وهً‪:‬‬

‫برمجٌات إدارة الشبكة واالتصاالت‪.‬‬ ‫‪.3‬‬

‫برمجٌات مسح الوثائق‪.‬‬ ‫‪.1‬‬
‫نظام استرجاع الوثائق‪.‬‬ ‫‪.1‬‬
‫برمجٌات أتمتة العمل‪.‬‬ ‫‪.1‬‬
‫ً‬
‫برمجٌات تعرؾ الحروؾ ضوئٌا ‪ٌ OCR‬مكن بواسطتها تحوٌل صورة الكلمات المدخلة عبر الماسح إلى رموز الحروؾ المشكلة‬ ‫‪.1‬‬
‫لهذه الكلمات‪ ،‬أي أن الحاسوب ٌمكن أن ٌتعامل مع النص كما لو أنه مدخل بلوحة المفاتٌح‪ ،‬وبالتالً ٌمكنه أن ٌبحث عن كلمة محددة‬
‫أو جملة معٌنة‪ ،‬بٌنما ال ٌستطٌع الحاسب أن ٌبحث عن كلمة معٌنة ضمن صورة الوثٌقة‪.‬‬

‫وٌمكن للنظام أن ٌستخدم هذه البرمجٌات كلها أو أن ٌستخدم بعضا ً منها وٌستبعد البعض اآلخر‪ ،‬وفقا ً الحتٌاجات العمل‪.‬‬

‫‪ .1.1.1‬اسرخذام األرشفح الضىئيح كنظام للعول‬

‫من أهم مهام مراكز الوثائق الحفاظ على الوثائق فً مراحلها النشطة والوسٌطة والنهائٌة‪ ،‬وبالطبع المقصود هنا الوثائق الورقٌة‪ ،‬ولكن‬
‫كثٌر من المإسسات تستخدم الٌوم نظما ً رقمٌة متكاملة تتضمن األرشفة الضوئٌة‪ ،‬فمثالً تعمل المصارؾ بؤنظمة رقمٌة حٌث تتضمن‬
‫إمكانٌة أرشفة الوثائق والصكوك والشٌكات الورقٌة التً تدخل إلى النظام بعد مسحها بالماسحات الضوئٌة وٌجري التحقق من التوقٌع‬
‫الموجود على الشٌك عبر مقارنته مع توقٌع الزبون المخزن فً النظام‪ ،‬ثم ٌجري العمل باستخدام نظم تدفق العمل ‪ Work flow‬الذي‬
‫ٌنظم سٌر العمل من موظؾ إلى آخر‪ ،‬كما تستخدم مإسسات أخرى رسمٌة مثل الوزارات هذه األنظمة الرقمٌة‪ ،‬فنحن نعرؾ مثالً أن‬
‫وزارات هامة مثل وزارات الدفاع والخارجٌة فً البلدان المتقدمة تستخدم األنظمة الرقمٌة‪ ،‬وال تطبع ورقٌا ً إال جزءاً من الوثائق المتداولة‬
‫إلكترونٌاً‪ ،‬مما ٌجعل أصول الوثائق الرسمٌة متوفرة بؤكملها بالشكل الرقمً‪ ،‬بٌنما ال تشكل الوثائق الورقٌة سوى جزءاً من مجموع‬
‫الوثائق‪.‬‬

‫‪Page 13‬‬
 ‫أنظمة التوثٌق واألرشفة الرقمٌة‬
‫دبً ‪ 31-31‬فبراٌر ‪1033‬‬

‫إن هذا الواقع الجدٌد ٌجعل من مهمة األرشٌؾ الوطنً فً كل بلد مهمة معقدة فهو مسإول عن الوثائق الورقٌة القدٌمة ‪ ،‬ولكنه مضطر‬
‫للتعامل مع الوثائق فً المرحلة النشطة والوسٌطة إلكترونٌاً‪ ،‬وبالتالً سٌقوم بالحفاظ علٌها عندما تصل إلى المرحلة النهائٌة بشكلها‬
‫اإللكترونً ‪،‬ؼٌر أن الحفاظ على الوثائق بشكلها اإللكترونً لٌس عملٌة سهلة فالوثائق لكً تظهر على الحاسب تستخدم أنظمة متعددة‪:‬‬
‫نظام تشؽٌل الحاسب‪ ،‬نظام إدارة الشبكة‪ ،‬نظام معالجة الكلمات‪ ،‬وهذه األنظمة متطورة باستمرار فإذا افترضنا أن إحدى اإلدارات حفظت‬
‫وثائقها على حاسب معٌن ٌعمل وفق نظام تشؽٌل محدد ثم أرادت استرجاعها بعد خمسٌن سنة فإنها ستواجه مشكلة إعادة إحٌاء البٌئة‬
‫الحاسوبٌة التً ولدت هذه الوثائق‪ ،‬فمع التبدل السرٌع لنظم التشؽٌل والمعالجة تصبح الوثٌقة بحاجة إلى نقل معطٌاتها من النظام القدٌم إلى‬
‫النظام األحدث باستمرار للحفاظ علٌها بشكل قابل لالسترجاع والتخزٌن فً الوسائط الحدٌثة المتطورة باستمرار‪ ،‬تماما ً كما كان ٌفعل‬
‫النساخ فً العصور القدٌمة للحفاظ على الكتب من عوامل الزمن‪.‬‬

‫ففً أرشٌؾ المستقبل‪ ،‬إذا توانت إحدى المإسسات عن نقل وثائقها ؼٌر المتداولة إلى النظم األحدث فإنها ستجد نفسها بعد خمسٌن سنة أو‬
‫أقل من ذلك‪،‬مضطرة للبحث عن حجر رشٌد جدٌد لفك رموز هذه الوثائق المنسٌة ‪ ،‬وبالتالً ستكون هذه المإسسات مضطرة دائما ً إلى‬
‫تحدٌث مخزونها وذلك بما ٌشابه عمل النساخ فً العصور القدٌمة‪.‬وإحدى المشكالت الهامة التً ٌواجهها األرشٌؾ الرقمً هو أن الوثٌقة‬
‫الورقٌة ٌمكن االطالع علٌها ومشاهدتها دون أي وسٌط‪ ،‬بٌنما نحتاج دائما ً إلى جهاز لالطالع على الوثٌقة اإللكترونٌة ‪ ،‬وقد حاولت‬
‫الشركات المنتجة للتجهٌزات المساهمة فً حل هذه المشكلة من خالل اختراع جهاز مخصص للقراءة‪ ،‬وقد تم اختراع جهاز قراءة‬
‫إلكترونً بحجم كتاب الجٌب الصؽٌر وٌتراوح وزنه بٌن ‪ 180‬ؼرام و ‪ 3‬كٌلو ؼرام وٌستطٌع تخزٌن بٌن ‪ 1000‬إلى ‪ 300.000‬صفحة‬
‫حاوٌة صوراً وهذا ما ٌعادل أربعٌن كتاب جٌب وبعد تخزٌن الوثائق تتم القراءة باستخدام مفتاحٌن لقلب الصفحة إلى األمام وإلى الخلؾ‬
‫أو التؤشٌر إلى أٌقونات ظاهرة على الشاشة وذلك تبعا ً لنوع الجهاز وٌتراوح سعر هذه الكتب اإللكترونٌة بٌن ‪ 100‬و ‪100‬‬
‫دوالر‪،‬والمشكلة األكبر هنا أن بعض معاٌٌر التنضٌد ال ٌمكن تحوٌلها إلى ؼٌرها دون فقدان بعض المعلومات‪ ،‬على األقل التنسٌق‬
‫األصلً وشكل الهوامش فً الوثٌقة‪ ،‬ولذلك ٌسعى المختصون الٌوم إلى توحٌد معاٌٌر التنضٌد بٌن األنظمة المختلفة للتؽلب على هذه‬
‫المشكلة ‪ ،‬كما تشٌر بعض الدراسات إلى أن عمر الوثٌقة الرقمٌة ال ٌتجاوز ‪ 10‬عاما ً وفً الحقٌقة ال ٌوجد ما ٌإكد مثل هذه التوقعات‬
‫وعلى العكس ٌمكن لألقراص أن تعمر أكثر من ذلك بكثٌر‪.‬‬

‫ولعل العمل فً أرشٌؾ المستقبل إلكترونٌا ً سٌسهل عمل مراكز الوثائق التً ستستطٌع بسهولة أن تتابع الوثائق الرسمٌة فً جمٌع‬
‫مراحلها‪ ،‬طالما أنها على اتصال مستمر بجمٌع المإسسات المعنٌة بها‪.‬‬

‫‪ .1.1.1‬أرشيف اإلنررند‬

‫تتجه كثٌر من المإسسات فً عصرنا إلى التوسع فً استخدام اإلنترنت ونشر معلوماتها األساسٌة علٌها‪ ،‬ؼٌر أن بعض المإسسات بدأت‬
‫أٌضا ً باستخدام اإلنترنت كوسٌط للتخاطب مع الموظفٌن ومع فروع المإسسة ومع الزبائن والمصارؾ والشركاء والموزعٌن والمزودٌن‬
‫والمعلنٌن‪ ،‬مما ٌجعل معظم نشاط المإسسة الفعلً موجوداً بالفعل على اإلنترنت‪ ،‬وقد ساعدت البرمجٌات المكتبٌة الحدٌثة على تحوٌل‬
‫عمل الموظؾ فً المكتب إلى جزء من مخزون اإلنترنت‪ ،‬وال ٌقتصر ذلك على الشركات الخاصة‪ ،‬فطرٌقة العمل هذه بدأت تدخل‬
‫المإسسات الرسمٌة من أوسع األبواب‪ ،‬وال ٌستثنً من ذلك بعض أهم الوزارات وأكثرها خوفا ً على أسرارها مثل وزارة الدفاع‬
‫األمرٌكٌة‪.‬‬

‫ولقد انتقلت حملة االنتخابات الرئاسٌة األمرٌكٌة ألول مرة من الصحافة واإلذاعة إلى التلفزٌون عام ‪ ،3910‬وشهدت انتخابات عام ‪3991‬‬
‫استثماراً جٌداً لشبكة اإلنترنت‪ ،‬إال أن عام ‪ 1001‬سٌشهد نقالً حٌا ً بالصوت والصورة لحملة االنتخابات الرئاسٌة األمرٌكٌة‪ ،‬ولقد ضاعت‬
‫بعض أجزاء هامة من حملة عام ‪ 3991‬على اإلنترنت دون أن ٌسجلها أحد‪.‬‬

‫والٌوم نشاهد أول محاولة جادة إلنشاء أرشٌؾ لإلنترنت من خالل عمل مجموعة صؽٌرة من المختصٌن فً جامعة كالٌفورنٌا‪ ،‬حٌث‬
‫عملوا مع بداٌة عام ‪ 3998‬على تتبع الوثائق الموجودة على اإلنترنت وأنشؤوا نسخ عنها على حاسب جامعة كالٌفورنٌا‪ ،‬واستطاعوا‬

‫‪Page 14‬‬
 ‫أنظمة التوثٌق واألرشفة الرقمٌة‬
‫دبً ‪ 31-31‬فبراٌر ‪1033‬‬

‫تجمٌع أكثر من ‪ 1‬تٌراباٌت (‪ 1‬ترٌلٌون حرؾ) من الملفات النصٌة أو الصوتٌة أو من الصور المنشورة على اإلنترنت ‪ ،‬وللمقارنة فإن‬
‫مكتبة الكونؽرس ال تحتوي أكثر من ‪ 10‬ترٌلٌون حرؾ‪.‬‬

‫وإن استخدام اإلنترنت فً البلدان العربٌة سٌشهد تطورات مماثلة فً بعض المإسسات العربٌة خالل خمس سنوات أو عشر سنوات‪ ،‬إال‬
‫أن هذا التوجه مهما كان بعٌداً فإنه سٌصل فً النهاٌة ‪ ،‬ذلك أن بعض الدول العربٌة بدأت منذ الٌوم بتطبٌق مفهوم ( الحكومة اإللكترونٌة‬
‫) كما فً ‘عمان ودبً والكوٌت ‪ ،‬وعلى دور األرشٌؾ العربٌة أن تحضر من اآلن لمواجهة احتماالت المستقبل‪ ،‬وعلٌها أن تبنً أبحاثا ً‬
‫جدٌدة تحدد فٌها معاٌٌر األرشٌؾ فً األلفٌة الثالثة ومعاٌٌر السرٌة وطرق إتاحة الوثٌقة وحقوق استرجاعها‪ ،‬وإذا لم نفعل ذلك من اآلن‬
‫نكون كمن ٌجلس مفكراً فوق سكة الحدٌد مطمئنا ً إلى أن القطار ما ٌزال بعٌداً‪.‬‬

‫‪Page 15‬‬
 ‫أنظمة التوثٌق واألرشفة الرقمٌة‬
‫دبً ‪ 31-31‬فبراٌر ‪1033‬‬

‫‪ .1‬ترناهح األرشفح االلكررونيح "‪"InfoDoc‬‬

‫قامت مإسسة قرٌة المعلومات على تصمٌم برنامج األرشٌؾ اإللكترونً ""‪ InfoDoc3.1‬فى إصداره الجدٌد لتسهٌل إجراءات العمل‬
‫اإلداري المرتبطة بالمستندات والوثائق التً تتعامل معها المإسسات على اختالؾ أشكالها الورقٌة من سجالت وأوراق ومواد سمعٌة‬
‫وبصرٌة من اسطوانات وشرائط فٌدٌو وأقراص مدمجة لتعطى إمكانٌة تصوٌر ونسخ وفهرسة المستندات والوثائق واالسطوانات بشكل‬
‫شامل وفى ذات الوقت توفر للمستخدم طرق كثٌرة السترجاع تلك الوثائق‪.‬‬

‫وعملت مإسسة قرٌة المعلومات على تطوٌر برنامج األرشفة االلكترونٌة والذي استؽرق إعداده سنوات عدٌدة من قبل مصممٌن وفنٌٌن‬
‫على درجة عالٌة من الكفاءة والخبرة فً مجال البرمجٌات والتصمٌم االلكترونً والشبكات حتى خرج برنامج "‪ "InfoDoc‬فً إصداره‬
‫الجدٌد معتمداً على تقنٌات حدٌثة ومتطلبات فرضتها طبٌعة المإسسات اإلدارٌة فً الوقت الحاضر لٌعطى حال متكامال للمإسسات التً‬
‫تعانى من النظم التقلٌدٌة فً التخزٌن والحفظ والفهرسة للوثائق والملفات‪.‬‬

‫وقد نال برنامج األرشفة االلكترونٌة "‪ "InfoDoc‬أفضل برنامج إلدارة نظم الوثائق خالل عام ‪ 1009‬على مستوى الشرق األوسط‬
‫بشهادة الشركات العالمٌة‪ ،‬من حٌث الجودة وسرعة األداء والسرٌة القصوى للملفات والٌة عملها وللتحكم باستخدام الموظفٌن كال حسب‬
‫صالحٌاته حتى داخل الوثٌقة‪.‬‬

‫وٌتٌح برنامج األرشفة االلكترونٌة "‪ "InfoDoc‬أرشفة الوثائق واالحتفاظ بها على شكل ملفات الكترونٌة ٌسمح باستؽالل األماكن‬
‫المخصصة لحفظ الوثائق الورقٌة واستخدامها ألمور حٌوٌة أخرى ولزٌادة فاعلٌة أنظمة األرشفة اإللكترونٌة إمكانٌة تطبٌقها على مستوى‬
‫الشبكة الداخلٌة فً اإلدارة وإمكانٌة توسٌعها فً المستقبل دون أي عائق بحٌث ٌمكن لكل مستخدم استعراض الوثائق حسب الصالحٌات‬
‫الممنوحة له من قبل مدٌر النظام داخل المإسسة أو الشركة أو الوزارة‪.‬‬

‫‪ .1.1‬ها هى ترناهح األرشفح االلكررونيح"‪"InfoDoc‬‬

‫ٌتضمن برنامج األرشٌؾ اإللكترونً "‪ "InfoDoc‬مجموعة من البرامج المدمجة التً تساعد المستخدم فً االستفادة القصوى من‬
‫البرنامج فً الحصول على صور المستندات عن طرٌق الماسح الضوئً ""‪ Scanner‬أو من ملفات معدة مسبقا ً عن طرٌق الحاسب اآللً‬
‫"‪ ،"Computer Files‬لربط هذه المستندات بقاعدة البٌانات ‪ ""Data Base‬التً ٌتم تكوٌنها لسهولة ترتٌب وتصنٌؾ المستندات وحفظها‬
‫بالحاسب‪ ،‬وإٌجاد الوسٌلة المناسبة السترجاع أي مستند من هذه المستندات‪ ،‬وٌقوم البرنامج بعرض هذه المستندات على شاشة الحاسب‬
‫اآللً ومعالجتها بعدة طرق مثل التكبٌر والتصؽٌر "‪ ،"Zooming‬ولؾ وتدوٌر المستندات بدرجات مختلفة‪ ، ""Rotating‬ثم طباعة‬
‫المستند للحصول على نسخة طبق األصل منه‪ ،‬وٌتم تداولها وما تحتوٌه من بٌانات ومعلومات من خالل إجراءات العمل داخل الهٌكل‬
‫التنظٌمً للمإسسة إما فً شكلها اإللكترونً من خالل شبكة الحاسب اآللً للمإسسة أو إرسالها إلى جهات خارجٌة عن طرٌق اإلنترنت‪.‬‬

‫‪ .1.1‬طريقح العول لثرناهح األرشفح االلكررونيح "‪"InfoDoc‬تالوؤسساخ‪:‬‬

‫والبرامج المدمجة توفر جمٌع اإلجراءات التً تتم داخل المإسسة بد ًء من استالم الوارد إلى المإسسة وإجراءات تسجٌله والعملٌات التً‬
‫تتم علٌه من فهرسة وتصنٌؾ وتوجٌه فً المسارات المختلفة تبعا ً لتخصص كل إدارة وقسم وذلك من خالل الدورة المستندٌة بالمإسسة‬
‫التً ٌوفرها برنامج األرشٌؾ اإللكترونً وتحدٌد مسار كل ملؾ بما ٌحتوٌه من مستندات وصفحات هذا المسار عن طرٌق مخطط معٌن‬
‫”‪ٌ“ Plan‬حتوى على عدد من الخطوات أو المراحل ”‪ “nodes‬كل خطوة ٌتم تحدٌد نوعها واألعمال التً ٌجب القٌام بها واألشخاص‬
‫القائمٌن علٌها‪ ،‬كما ٌمكن تٌسٌر أكثر من مخطط فً نفس الوقت‪.‬‬

‫‪Page 16‬‬
 ‫أنظمة التوثٌق واألرشفة الرقمٌة‬
‫دبً ‪ 31-31‬فبراٌر ‪1033‬‬

‫باإلضافة إلى أن قسم الوارد ٌقوم بحفظ صور المستندات الواردة إلٌه عن طرٌق الماسح الضوئً فً الملؾ الخاص بها حتى تكون متاحة‬
‫للمستخدم حسب الصالحٌة المخصصة له‪ ،‬وفى نفس الوقت تحفظ أصول المستندات الواردة فً قسم حفظ المستندات تبعا لخطة تصنٌؾ‬
‫المستندات الخاصة بالمإسسة‪ ،‬وبذلك ٌتم التعامل مع صور المستندات فً شكلها االلكترونً من خالل الدورة المستندٌة التً تحدد أن‬
‫تسٌر فٌها إلكترونٌا ً "‪ "Work flow‬حٌث ٌظهر لكل مستخدم عند تسجٌل اسمه ”‪ “Log in‬الملفات المطلوب أن ٌقوم بؤي عملٌة علٌها‬
‫واإلجراء المطلوب أن ٌقوم به والرسائل المرتبطة بهذه الخطوة‪ ،‬كما ٌمكنه أٌضا مشاهدة المخطط األصلً الذي ٌتحكم فً تسٌٌر الملفات‪،‬‬
‫وٌمكن للقائم على البرنامج بالمإسسة “ ‪ “ Administrator‬أن ٌشاهد كل العملٌات الجارٌة وٌمكنه التحكم فٌها ‪.‬‬

‫‪ .1.1‬سريح وأهن الولفاخ تالثرناهح‬

‫ٌتضمن برنامج األرشٌؾ اإللكترونً "‪ "InfoDoc‬إمكانٌة تقسٌم مستوى سرٌة التعامل واإلطالع على المستندات إلى أكثر من مستوى‬
‫للسرٌة مثل " سرى – سرى جداً – سرى للؽاٌة‪ ،‬وهكذا"‪ ،‬وذلك ٌمكن تطبٌقه على مستوى المستند‪ ،‬والملؾ‪ ،‬والحافظة‪ ،‬والرؾ‪،‬‬
‫والدوالب‪ ،‬حٌث ٌمكن تحدٌد صالحٌة كل مستخدم من حٌث الوظٌفة مثل اإلطالع واإلضافة والتعدٌل واإللؽاء‪ ،‬كما ٌمكن تحدٌد أي عدد‬
‫من اإلدارات واألقسام وتحدٌد تبعٌة الملفات ألي عدد من هذه اإلدارات واألقسام‪ ،‬فمثال ٌمكن تحدٌد أن ملؾ معٌن ٌتبع قسمً الحسابات‬
‫والمالٌة‪ ،‬وفً هذه الحالة المستخدمٌن التابعٌن ألحد هذٌن القسمٌن حسب صالحٌتهم هم الوحٌدٌن القادرٌن على التعامل مع الملؾ‪.‬‬

‫كما أنه قد ٌكون للمستخدم إمكانٌات معٌنة تختلؾ من قسم آلخر فمثال ٌمكن إعطاء مستخدم القدرة على إضافة ملفات فً قسم معٌن‬
‫ولكنه ٌستطٌع فقط اإلطالع على ملفات قسم آخر وكل ذلك من خالل الصالحٌات التً ٌمكن إعطائها لكل مستخدم داخل النظام فً األقسام‬
‫المختلفة‪.‬‬

‫‪ .1.1‬سواخ ترناهح األرشفح االلكررونيح"‪"InfoDoc‬‬

‫وفً نقاط مختصرة نبرز أهم السمات الرئٌسٌة لنظام األرشفة االلكترونٌة لمإسسة قرٌة المعلومات للتجارة عن ؼٌره من النظم اإلدارٌة‬
‫ما ٌلً‪:‬‬

‫القضاء على مشكالت الحفظ وتوفٌر المساحات المكانٌة بنسبة قد تصل إلى ‪ %90‬تقرٌبا ً‪.‬‬ ‫‪.31‬‬
‫التقاط ‪ Capturing‬نسخة الكترونٌة للوثائق الورقٌة المعٌارٌة ذات المقاسات العالمٌة ابتداء) ‪( A0 - A5‬‬ ‫‪.31‬‬
‫تخزٌن الصور والوثائق‪Storage .‬‬ ‫‪.31‬‬
‫بحث واسترجاع ‪ Search / retrieval‬سرٌع جداً لما تم حفظه من صور للوثائق‪.‬‬ ‫‪.31‬‬
‫عرض الوثائق المحفوظة فً مستودع النظام‪Document View .‬‬ ‫‪.31‬‬
‫تنظٌم الوثائق وربطها بنظام الفهرسة آلٌا ً حسب حقول خاصة‪.‬‬ ‫‪.31‬‬
‫تعدد وسائل اإلدخال واإلخراج حسب رؼبة المستفٌد‪.‬‬ ‫‪.38‬‬
‫الحصول على جمٌع أنواع التقارٌر واإلحصائٌات بطرق مبسطة جداً‪.‬‬ ‫‪.39‬‬
‫توفٌر الحٌز المكانً‪.‬‬ ‫‪.10‬‬
‫سهولة نقل الرسائل والوثائق االلكترونٌة‪.‬‬ ‫‪.13‬‬
‫التقلٌل من المراجعة للدوائر الحكومٌة‪.‬‬ ‫‪.11‬‬
‫عدم التضارب والتكرار فً إصدار األوامر أو القرارات‪.‬‬ ‫‪.11‬‬
‫توحٌد المعاٌٌر فً التعامل مع الوثائق‪ ،‬الربط بٌن المعلومات فً أكثر من قاعدة معلومات سواء داخل المإسسة األم أو خارجها‪.‬‬ ‫‪.11‬‬
‫حفظ الوثائق بشكل نهائً بؤقل كلفة‪.‬‬ ‫‪.11‬‬
‫تقلٌل مخاطر فقد أو ضٌاع الوثائق‪.‬‬ ‫‪.11‬‬
‫‪Page 17‬‬
 ‫أنظمة التوثٌق واألرشفة الرقمٌة‬
‫دبً ‪ 31-31‬فبراٌر ‪1033‬‬

‫ارتفاع مستوى األمن والسرٌة للوثائق وسهولة التحكم بالصالحٌات‪.‬‬ ‫‪.11‬‬

‫تقلٌل األعمال الورقٌة كمرحلة أولٌة فً اتجاه الحكومة االلكترونٌة‪.‬‬ ‫‪.18‬‬
‫السهولة فً إدارة الوثائق‪.‬‬ ‫‪.19‬‬
‫السرعة فً تقدٌم الخدمة للمستفٌدٌن‪.‬‬ ‫‪.10‬‬
‫تقلٌل االعتماد على األصول وبالتالً حماٌتها واالستعانة بالنسخ الرقمٌة من خالل شاشات الحاسب‪.‬‬ ‫‪.13‬‬
‫إمكانٌة التوسع راسٌا أو أفقٌا أو كلٌهما معا فً حجم نظام األرشفة وإمكانٌة زٌادة عدد المستخدمٌن وكمٌات الملفات والوثائق‬ ‫‪.11‬‬
‫المخزنة مستقبال‪.‬‬
‫ضمان سرعة اتخاذ القرار لوجود إمكانٌة اإلطالع السرٌع على الوثائق‪.‬‬ ‫‪.11‬‬
‫سرعة إمكانات التداول واالسترجاع والبث ونقل الوثائق والمعلومات إلى الؽٌر فً أماكن متعددة لحظٌا ً‪.‬‬ ‫‪.11‬‬
‫إلؽاء الفاصل الزمنً والجؽرافً بٌن فئات المستفٌدٌن لتلبٌة حاجاتهم الفورٌة من المعلومات والوثائق‪.‬‬ ‫‪.11‬‬
‫إجراء االتصاالت مع الؽٌر فً نفس الوقت دون مشكالت فً بث الوثائق والمعلومات‪.‬‬ ‫‪.11‬‬
‫تحقٌق التكامل والتنسٌق فً عملٌات تداول الوثائق والمعلومات داخل المإسسة أو خارجها‪.‬‬ ‫‪.11‬‬
‫إتاحة فرصة التعامل للعاملٌن مع األنظمة الفنٌة للوثائق والمعلومات على المستوى الدولً من خالل تعاملهم مع منظمات أخرى‬ ‫‪.18‬‬
‫محلٌة ودولٌة‪.‬‬
‫تقدٌم خدمات البث اإلنتقائى للمعلومات والوثائق فور تحدٌث البٌانات والوئائق‪.‬‬ ‫‪.19‬‬
‫تؤكٌد مصداقٌة وصالحٌة األنظمة الفنٌة للوثائق والمعلومات عند التعامل مع الؽٌر بثقة عالٌة‪.‬‬ ‫‪.10‬‬
‫الدقة والسرعة والتامٌن والحفاظ على الملفات والمعلومات ضد كافة أنواع المخاطر بوجود نسخ بدٌلة فً أماكن متعددة‪.‬‬ ‫‪.13‬‬
‫توفٌر الوقت والجهد وترشٌد اإلنفاق المالً بما ٌعمل على تحسٌن االستؽالل األمثل للموارد االقتصادٌة المتاحة‪.‬‬ ‫‪.11‬‬

‫‪ .1.1‬هزايا ترناهح األرشفح االلكررونيح"‪"InfoDoc‬‬

‫كانت حتمٌة مإسسة قرٌة المعلومات للتجارة إلى االتجاه نحو استخدام ما توفره التكنولوجٌا الحدٌثة وتقنٌات المعلومات من إمكانٌات‬
‫متمثلة فً برنامج األرشٌؾ اإللكترونً"‪ ، "InfoDoc‬حٌث ٌتم تمثٌل الدورة المستندٌة داخل كل إدارة وقسم بشكل أكثر مرونة على قدر‬
‫اإلمكان‪ ،‬وإعداد قواعد البٌانات التً تشتمل على جمٌع البٌانات التً ٌتم تداولها داخل المإسسة‪ ،‬والتً ٌتم تشؽٌلها من خالل تطبٌقات‬
‫الحاسب اآللً التً تحاكى جمٌع إجراءات العمل الروتٌنً الٌومٌة‪ ،‬وٌتمٌز برنامج األرشٌؾ اإللكترونً "‪ "InfoDoc‬بؤنه ٌعمل على‪:-‬‬

‫الواجهات الخاصة بالبرنامج باللؽة العربٌة واللؽة االنجلٌزٌة‪.‬‬ ‫‪.3‬‬

‫ٌدعم قاعدة بٌانات‪Oracel or SQL Server .‬‬ ‫‪.1‬‬
‫تبادل رسائل البرٌد اإللكترونً الداخلً للمتعاملٌن مع البرنامج دون الحاجة ألي خادم برٌد الكترونً خارجً‪.‬‬ ‫‪.1‬‬
‫إمكانٌة إرسال إعالن برٌدي أو تعمٌم لمجموعة كاملة من المستخدمٌن فً نفس الوقت‪.‬‬ ‫‪.1‬‬
‫إمكانٌة الوصول إلى البرنامج من أي مكان فً العالم من خالل االنترنت وبؤمان كبٌر‪.‬‬ ‫‪.1‬‬
‫تعرٌؾ كلمة سر لكل مستخدم‪.‬‬ ‫‪.1‬‬
‫امكانٌة الربط مع مجموعة برامج ‪ MS Office‬ولجلب الوثائق المخزنة فً البرنامج من خاللها أو التخزٌن مباشرة من واجهة ‪MS‬‬ ‫‪.1‬‬
‫‪Office‬فً البرنامج‪.‬‬
‫الطباعة‪Print .‬‬ ‫‪.8‬‬
‫ربط أجزاء المإسسة مهما تباعدت‪.‬‬ ‫‪.9‬‬
‫مراقبة الوثائق وتحوٌالتها ومتابعة تطورها داخل المإسسة‪Workflow .‬‬ ‫‪.30‬‬

‫‪Page 18‬‬
 ‫أنظمة التوثٌق واألرشفة الرقمٌة‬
‫دبً ‪ 31-31‬فبراٌر ‪1033‬‬

‫االسترجاع السهل والسرٌع للوثٌقة بالبرنامج من خالل تعدد نقاط الوصول‪ ،‬أو مداخل البحث للوثائق المحفوظة الكترونٌا ً( بالرقم‪،‬‬ ‫‪.33‬‬
‫بالموضوع‪ ،‬اسم المرسل أو المرسل إلٌه‪ ،‬كلمات مفتاحٌه للوثٌقة‪ ،‬التارٌخ‪ .. ،‬الخ)‬
‫إمكانٌة االسترجاع المتعدد للوثٌقة الواحدة فً الوقت نفسه‪ ،‬بمعنى العمل بمبدأ المشاركة فً اإلطالع على الوثٌقة فً نفس الوقت‬ ‫‪.31‬‬
‫ومن أماكن مختلفة‪.‬‬
‫إٌجاد وعاء بدٌل واحتٌاطً للمستندات والوثائق األصلٌة‪.‬‬ ‫‪.31‬‬
‫توفٌر التكالٌؾ العالٌة جراء الخزن واالسترجاع التقلٌدي‪.‬‬ ‫‪.31‬‬
‫تقلٌل حجم المخزون األصلً ومكانٌة إتالؾ الوثائق ؼٌر الضرورٌة‪.‬‬ ‫‪.31‬‬
‫إدارة الدورة المستندٌة منذ بداٌتها حتى االنتهاء من جمٌع اإلجراءات بها وإمكانٌة متابعة جمٌع اإلجراءات على الشبكة ‪ ،‬وطباعة‬ ‫‪.31‬‬
‫التقارٌر فى جمٌع مراحل الدورة المستندٌة‪.‬‬
‫سرعة الوصول إلى المحتوى الموضوعً للملفات والمعلومات مباشرة نتٌجة ألنظمة التصنٌؾ والفهرسة المستخدمة‪.‬‬ ‫‪.31‬‬
‫إمكانٌة الحصول على تقارٌر وإحصائٌات وجداول مقارنة بسهولة وٌسر من خالل قواعد البٌانات التً تحتوى على البٌانات وكل ما‬ ‫‪.38‬‬
‫ٌتعلق بالوثائق والمستندات الخاصة بالمإسسة‪.‬‬

‫‪Page 19‬‬
 ‫أنظمة التوثٌق واألرشفة الرقمٌة‬
‫دبً ‪ 31-31‬فبراٌر ‪1033‬‬

‫‪ .1‬الوقياس الذولي لىصف هؤسساخ األرشيف‬

‫لقد أصدر المجلس الدولً لألرشٌؾ عن طرٌق فرٌق عمل لجنة المقاٌٌس و أفضل الممارسات‪ ،‬مواصؾ قٌاسٌة جدٌدة مكملة للمقٌاس‬
‫الدولً للوصؾ األرشٌفً )‪Committee of Best Practices and Standards (CBPS‬‬

‫و هو تحت عنوان "المقٌاس الدولً لوصؾ مإسسات األرشٌؾ" و هو متوفر على الموقع الرسمً للمجلس الدولً لألرشٌؾ على الرابط‬
‫التالً‪:http://www.ica.org/en/node/38884‬‬

‫قائمة المحتوٌات لهذه المواصفة‪ ،‬مترجمة إلى اللؽة العربٌة حٌث أن ترجمة المواصفة كاملة لم تصدر بعد‪.‬‬

‫المقدمة‬ ‫‪.3‬‬
‫المواصفات و التوجٌهات ذات الصلة‬ ‫‪.1‬‬
‫قائمة المصطلحات و التعارٌؾ‬ ‫‪.1‬‬
‫هٌكل المواصفة و طرٌقة استخدامها‬ ‫‪.1‬‬
‫عناصر الوصؾ‬ ‫‪.1‬‬
‫‪ .1.3‬حقل التعرٌؾ‬
‫‪ .1.3.3‬المعرؾ‬
‫‪ .1.3.1‬أشكال األسماء المسموح بها‬
‫‪ .1.3.1‬أشكال األسماء الموازٌة‬
‫‪ .1.3.1‬أسماء أخرى‬
‫‪ .1.3.1‬أنواع مإسسات الحفظ‬
‫‪ .1.1‬حقل االتصال‬
‫‪ .1.1.3‬الموقع و العناوٌن‬
‫‪ .1.1.1‬الهاتؾ‪ ،‬الفاكس و العنوان اإللكترونً‬
‫‪ .1.1.1‬أسماء األشخاص لالتصال‬
‫‪ .1.1‬حقل الوصؾ‬
‫‪ .1.1.3‬تارٌخ مإسسة الحفظ‬
‫‪ .1.1.1‬السٌاق الجؽرافً و الثقافً‬
‫‪ .1.1.1‬النصوص المراجع‬
‫‪ .1.1.1‬الهٌكل اإلداري‬
‫‪ .1.1.1‬إدارة الوثائق الجارٌة و الوسٌطة و سٌاسة التجمٌع‬
‫‪ .1.1.1‬البناٌات‬
‫‪ .1.1.1‬األرصدة و السالسل األخرى‬
‫‪ .1.1.8‬أدوات البحث‪ ،‬األدلة و المنشورات‬
‫‪ .1.1‬الدخول إلى المإسسة‬
‫‪ .1.1.3‬ساعات الدخول‬
‫‪ .1.1.1‬شروط الدخول و االستخدام‬
‫‪ .1.1.1‬قابلٌة اإلطالع‬
‫‪ .1.1‬الخدمات‬
‫‪ .1.1.3‬خدمات المساعدة فً البحث‬
‫‪ .1.1.1‬خدمات النسخ‬

‫‪Page 20‬‬
‫أنظمة التوثٌق واألرشفة الرقمٌة‬
‫دبً ‪ 31-31‬فبراٌر ‪1033‬‬

‫‪ .1.1.1‬الفضاءات المفتوحة للجمهور‬

‫‪ .1.1‬المراقبة‬
‫‪ .1.1.3‬معرؾ الوصؾ‬
‫‪ .1.1.1‬معرؾ المصلحة المسإولة عن الوصؾ‬
‫‪ .1.1.1‬القواعد و‪/‬أو االصطالحات‬
‫‪ .1.1.1‬مستوى االنجاز‬
‫‪ .1.1.1‬مستوى التفاصٌل‬
‫‪ .1.1.1‬تارٌخ اإلنشاء و المراجعة أو اإلتالؾ‬
‫‪ .1.1.1‬اللؽات‬
‫‪ .1.1.8‬المصادر‬
‫‪ .1.1.9‬مالحظات متعلقة بتحدٌث الوصؾ‬
‫‪ .1‬العالقات بٌن مإسسات األرشٌؾ و األرشٌؾ و المنتجٌن‬
‫‪ .1.3‬عنوان و معرؾ وثائق األرشٌؾ ذات الصلة‬
‫‪ .1.1‬وصؾ العالقة‬
‫‪ .1.1‬تارٌخ العالقة‬
‫‪ .1.1‬األشكال المسموح بها السم و معرؾ البطاقة المرجعٌة المتصلة‬
‫‪ .1‬الملحقات‬
‫‪ .1.3‬لؽة الوصؾ الفرنسٌة (فرنسا)‬
‫‪ .1.1‬لؽة الوصؾ اإلنجلٌزٌة (المملكة المتحدة)‬
‫‪ .1.1‬لؽة الوصؾ األسبانٌة (أسبانٌا)‬
‫‪ .1.1‬لؽة الوصؾ اإلٌطالٌة (إٌطالٌا)‬
‫‪ .1.1‬لؽة الوصؾ األلمانٌا (ألمانٌا)‬

‫‪Page 21‬‬
 ‫أنظمة التوثٌق واألرشفة الرقمٌة‬
‫دبً ‪ 31-31‬فبراٌر ‪1033‬‬

‫‪ .1‬خانة هن إشكاليح األرشفح اإللكررونيح‬

‫إن لألرشفة اإللكترونٌة مزاٌا و إٌجابٌات كثٌرة من حٌث السهولة و السرعة و استرجاع المساحات المكتبٌة وترشٌد استخدام قاعات‬
‫الحفظ كما أنها تساعد فً نشر الوثائق إلكترونٌا و تقاسمها على الشبكات المعلوماتٌة و ؼٌر ذلك من اإلٌجابٌات مما أدى بجل المإسسات‬
‫و اإلدارات إلى التهافت على اقتنائها ظنا منهم أنها الحل السحري الذي سٌحل مشاكل األرشفة نهائٌا و لكن ماذا كانت النتٌجة ؟‬

‫الكثٌر من المشارٌع كانت فاشلة ولم تإدي إلى النتائج المرجوة بل كانت النتائج عكسٌة حٌث كان هناك عزوؾ عن األنظمة‬
‫اإللكترونً‪...‬و البعض منها أخذ وقتا طوٌال و القى صعوبات ناهٌك عن الكلفة الباهضة و ضرورة استمرار توفر الموازنات إلخ‪ ...‬و‬
‫هً إشكالٌة عولجت كثٌرا فً عدة مقاالت و مإتمرات قد ٌطول النقاش فٌها وقد تلخص فً النقاط التالٌة‪:‬‬

‫القٌمة القانونٌة للوثٌقة اإللكترونٌة‬ ‫‪.3‬‬

‫التقادم السرٌع لألوعٌة و األجهزة و البرامج‬ ‫‪.1‬‬
‫التؽٌٌر الجذري فً أسالٌب العمل لدى المستخدمٌن‬ ‫‪.1‬‬
‫تكامل األنظمة اإللكترونٌة‬ ‫‪.1‬‬
‫هشاشة األوعٌة اإللكترونٌة‬ ‫‪.1‬‬
‫حاجز األجهزة اإللكترونٌة بالنسبة للمستخدم‬ ‫‪.1‬‬

‫وما أردت التنبٌه إلٌه هو أن األرشفة اإللكترونٌة فً مجال األرشٌؾ تختلؾ عن ما ٌقال عنها أرشفة إلكترونٌة فً مجال المكتبات حٌث‬
‫أن األرشفة فً مجال الوثائق تحتاج من األساس إلى نظام أرشٌفً ٌدوي دقٌق تكون بالنسبة إلٌه مكملة و لٌست معوضة‪.‬‬

‫حٌث أن العوامل الرئٌسٌة لنجاح مشارٌع األرشفة اإللكترونٌة هً إٌجاد أدوات عمل مثل نظام التصنٌؾ و خطة الملفات و توحٌد عناصر‬
‫المٌتاداتا وشمولٌتها و ؼٌر ذلك؛ و هذه األدوات تتكامل فً ظل نظام شامل من شؤنه أن ٌعمل على ضبط الكمٌات الهائلة من األرشٌؾ‬
‫الورقً و تحضٌره لٌكون قابال لالستٌعاب ضمن أنظمة األرشفة اإللكترونٌة‪.‬‬

‫بناءا على ذلك‪ ،‬ال ٌمكن اعتبار عامل التراكم مشكلة تإدي إلى حتمٌة إتالؾ القدٌم و تعوٌضه بالحدٌث ألن األرشٌؾ ٌتمٌز عن المكتبات‬
‫بمٌزة فرٌدة و هً أن الوثٌقة تزٌد قٌمتها بالتقادم فال ٌمكن إتالفها أو االستؽناء عنها إذا تقررأنها ذات قٌمة من جراء عملٌة التقٌٌم‬
‫األرشٌفً‪.‬‬

‫فعلم األرشٌؾ ٌقرر أنه لٌس من الضروري حفظ جمٌع الوثائق المنتجة بل هناك مراحل تمر بها هذه األخٌرة تتناقص من خاللها الكمٌات‬
‫حسب القٌمة اإلدارٌة المتناقصة للوثائق و فً األخٌر ال ٌبقى على العموم إال ‪ 30‬بالمائة من اإلنتاج األصلً فبالتالً ال ٌشكل عامل‬
‫الكمٌة و التراكم مشكال إذا قامت المصالح و المإسسات األرشٌفٌة بدورها بشكل متواصل فً تقٌٌم األرشٌؾ و فرزه و اإلتالؾ المدروس‬
‫و العقالنً للنسخ المتكررة و المسودات ؼٌر الضرورٌة باحترام القوانٌن و التشرٌعات التً تنظم مجال األرشٌؾ و بالتالً ٌمكن تركٌز‬
‫الجهد على الكمٌات المتبقٌة بالشكل الذي ٌضمن حسن تنظٌمها و حماٌتها و إتاحتها فً الشكل الورقً إن اقتضى األمر ذلك أو باستخدام‬
‫أنظمة األرشفة اإللكترونٌة لتسرٌع عملٌات البحث و االسترجاع و تفادي تداول األصول الثمٌنة و بالتالً المحافظة علٌها أكثر‬

‫و هكذا ٌمكن القول أن لألرشفة اإللكترونٌة دور مكمل لألرشفة الٌدوٌة و ال ٌستؽنى عن هذه و ال عن تلك فً الوقت الحالً و الواقع‬
‫على الصعٌد الدولً و فً الدول المتقدمة ٌبٌن بوضوح كٌؾ أن المإسسات هتاك مازالت تعتمد على األرشفة الورقٌة و إن اعتمدت‬
‫األرشفة اإللكترونٌة‪.‬‬

‫‪Page 22‬‬