‫أنظمة التوثيق واألرشفة الرقمية‬

‫دبي ‪ 31-31‬فبراير ‪1133‬‬
‫ماستر مايند للتدريب والتطوير‬
‫دورة تدريبية تطبيقية‬

‫أنظمة التوثٌق واألرشفة الرقمٌة‬
‫دبً ‪ 31-31‬فبراٌر ‪1033‬‬

‫الفهرس‬
‫‪.3‬‬

‫مقدمة ‪1 ....................................................................................................................................................‬‬
‫‪ .3.3‬تعرٌؾ علم التوثٌق ‪1 ...................................................................................................................................‬‬
‫‪ .3.1‬لمحة تارٌخٌة ‪1 ..........................................................................................................................................‬‬
‫‪ .3.1‬نظم التوثٌق التقلٌدٌة ‪1 ..................................................................................................................................‬‬
‫‪ .3.1‬نظم التوثٌق الحدٌثة ‪1 ...................................................................................................................................‬‬
‫‪ .3.1‬نظم األرشفة الضوئٌة ‪1 ................................................................................................................................‬‬
‫‪ .3.1‬نظام األرشٌؾ الرقمً ‪1 ...............................................................................................................................‬‬
‫‪ .3.1‬النظم المتكاملة المندمجة ‪1 .............................................................................................................................‬‬

‫‪.1‬‬

‫تطبٌقات األرشفة اإللكترونٌة ‪8 .......................................................................................................................‬‬
‫‪ .1.3‬لماذا تحتاج المإسسات إلى األرشفة االلكترونٌة‪8 .................................................................................................‬‬
‫‪ .1.1‬سلبٌات األرشفة التقلٌدٌة داخل المإسسات‪8 ...................................................................................................... :‬‬
‫‪ 2.3.‬األنظمة الرقمٌة‪9 ........................................................................................................................................‬‬
‫‪ .1.1.3‬تجارب رائدة ‪9 ....................................................................................................................................‬‬
‫‪ .1.1.1‬مزاٌا النظم الرقمٌة فً األرشٌؾ ‪30 ..........................................................................................................‬‬
‫‪ .1.1.1‬الوسائط‪33 .........................................................................................................................................‬‬
‫‪ .1.1.1‬التجهٌزات ‪31 .....................................................................................................................................‬‬
‫‪ .1.1.1‬البرمجٌات ‪31 .....................................................................................................................................‬‬
‫‪ .1.1.1‬استخدام األرشفة الضوئٌة كنظام للعمل‪31 ...................................................................................................‬‬
‫‪ .1.1.1‬أرشٌؾ اإلنترنت ‪31 .............................................................................................................................‬‬

‫‪.1‬‬

‫برنامج األرشفة االلكترونٌة"‪31 ...................................................................................................... "InfoDoc‬‬
‫‪ .1.3‬ما هو برنامج األرشفة االلكترونٌة"‪31 ............................................................................................... "InfoDoc‬‬
‫‪ .1.1‬طرٌقة العمل لبرنامج األرشفة االلكترونٌة "‪"InfoDoc‬بالمإسسات‪31 .................................................................... :‬‬
‫‪ .1.1‬سرٌة وأمن الملفات بالبرنامج ‪31 .....................................................................................................................‬‬
‫‪ .1.1‬سمات برنامج األرشفة االلكترونٌة"‪31 .............................................................................................. "InfoDoc‬‬
‫‪ .1.1‬مزاٌا برنامج األرشفة االلكترونٌة"‪38 ............................................................................................... "InfoDoc‬‬

‫‪.1‬‬

‫المقٌاس الدولً لوصؾ مإسسات األرشٌؾ ‪10 ...................................................................................................‬‬

‫‪.1‬‬

‫جانب من إشكالٌة األرشفة اإللكترونٌة ‪11 ..........................................................................................................‬‬

‫‪Page 1‬‬

‬وفً إطار التوثٌق فً تارٌخ العالم القدٌم ٌمكن تحدٌد المحطات‬ ‫الرئٌسٌة اآلتٌة ‪:‬‬ ‫ـ وصلت الحضارتان السورٌة والمصرٌة إلى مستوى عال من الكتابة التصوٌرٌة‪ ،‬التً اسـتوعبت تدوٌن الشـعر والطب والمعتقدات‬ ‫الدٌنٌة والعلوم‪.‬‬ ‫ـ فً الفترة (‪3111 -3110‬م) أخرجت مطبعة ٌوحنا ؼوتنبرغ أول كتاب مطبوع ٌتكون من ‪ 11‬سطراً من اإلنجٌل‪ ،‬مما منح البشرٌة‬ ‫إمكانٌة النشر الواسع للنصوص المكتوبة‪.‬‬ ‫ـ ظهرت أولى المكتبات المنظمة والمصنفة فً العالم فً مصر وبالد ما بٌن النهرٌن فً األلؾ الثانٌة قبل المٌالد‪.1‬لوحح ذاريخيح‬ ‫تعود بداٌات التوثٌق ‪ Documentation‬إلى العصور القدٌمة‪ ،‬أي إن بداٌات التوثٌق سبقت التدوٌن الكتابً‪ ،‬ذلك أن التوثٌق بمفهومه‬ ‫الواسع‪ :‬أي حفظ األحداث التارٌخٌة والمعلومات العلمٌة ونقلها إلى األشخاص الذٌن ٌمكنهم االستفادة منها‪ٌ ،‬نطبق أٌضا ً على التناقل‬ ‫الشفاهً للمعلومات والمعـارؾ والمهارات‪ ،‬فؤسهم الشعر الجاهلً فً توثٌق تارٌخ العرب قبل اإلسـالم‪ ،‬وكانت مالحـم هومٌروس‬ ‫الشاعر اإلؼرٌقً «وثقت» فترة تارٌخٌة كانت ؼائرة فً عمق الذاكرة اإلؼرٌقٌة‪ ،‬وإن التناقل الشفاهً لملحمتً األودٌـسة واإللٌاذة كان‬ ‫من أول أشكال التوثٌق الشفاهً وذلك قبل تدوٌنهما بقرون عدٌدة‪ .‬‬ ‫ذلك أن هذا التعرٌؾ ٌنطبق على نظم التوثٌق التقلٌدٌة‪ .1‬ذعريف علن الرىثيق‬ ‫تختلؾ تعرٌفات علم التوثٌق باختالؾ المجاالت المطلوبة‪ ،‬ولعل أهم وأفضل هذه التعرٌفات هو‪" :‬التوثٌق هو علم السٌطرة على‬ ‫المعلومات"‪.‫أنظمة التوثٌق واألرشفة الرقمٌة‬ ‫دبً ‪ 31-31‬فبراٌر ‪1033‬‬ ‫‪ .1‬هقذهح‬ ‫‪ .‬كما أن مفهوم السٌطرة‬ ‫ٌتضمن العملٌات الفنٌة التقلٌدٌة كالتجمٌع واالختزان والفهرسة والتصنٌؾ والتكشٌؾ‪ ،‬كما ٌتضمن االتجاهات الحدٌثة كمحركات البحث‬ ‫والمكانز والفهرسة اآللٌٌن‪.‬‬ ‫ـ فً القرن التاسع عشر ظهر نظام تصنٌؾ دٌوي‪ ، Melvil Dewey‬وهو أشهر وأهم نظم تصنٌؾ المكتبات حتى الٌوم ‪.‬‬ ‫ـ فً القرن الثامن قبل المٌالد ظهرت فً سـورٌة أول أبجدٌة فتحت الطرٌق أمام االنتشار الواسع للكتابة فً العالم القدٌم‪ّ ،‬‬ ‫وأثرت على‬ ‫األبجدٌة الٌونانٌة والتً انطلقت منها فٌما بعد األبجدٌة الالتٌنٌة‪.‬‬ ‫ـ اكتشؾ المصرٌون من نحو ‪ 1100‬قبل المٌالد ورق البردي‪ ،‬وبذلك أصبح من الممكن تبادل الوثائق‪ ،‬ونقل المعلومات المدونـة من‬ ‫مكان إلى آخر‪.1.‬كما ٌستوعب االتجاهات الحدٌثة لهذا العلم‪ ،‬فالمعلومات ٌمكن أن تتضمن جمٌع‬ ‫األشكال بدءاً من الوثٌقة والكتاب وانتهاء بالصورة والتسجٌالت الصوتٌة والفٌدٌوٌة والنصوص اإللكترونٌة‪ .‬‬ ‫‪ .‬‬ ‫‪Page 2‬‬ .‬‬ ‫ـ اكتشؾ السومرٌون نحو ‪ 3100‬قبل المٌالد وسـٌطا ً آخر وهو الكتابة على ألواح فخارٌة (الرقم) وسـجلوا علٌها بالكتابة المسمارٌة‬ ‫تارٌخهم وعلومهم ومبادالتهم التجارٌة‪ ،‬وذلك بعد أن طوروا كتابتهم التصوٌرٌة القدٌمة إلى كتابة مسمارٌة‪.1.

1.‬‬ ‫وٌمكن القول أن علم التوثٌق الحدٌث انطلق فً القرن التاسع عشر‪ ،‬مع والدة نظام دٌوي للتصنٌؾ‪ ،‬وشهد انطالق معظم األسالٌب‬ ‫المستخدمة فٌما بعد فً مجال التوثٌق ووضع أسسها العلمٌة وفٌما ٌلً أهم األدوات المستخدمة فً نظم التوثٌق التقلٌدٌة ‪:‬‬ ‫ـ الكشافات‪ :‬هً إحدى األدوات األساسٌة المستخدمة فً استرجاع المعلومات‪ ،‬وتعنـى الكشافات بتنظٌم المقاالت والدراسـات والبحوث‬ ‫داخل الدورٌات أو الصحؾ أو الكتب‪ ،‬وٌكون تنظٌم الكشافات إما موضوعٌا ً أو ألفبائٌا ً أو زمنٌا ً أو رقمٌا ً‪.‬‬ ‫وإننا عندما ننظر إلى تارٌخ بالدنا القدٌم نجد أن رجال األرشٌؾ كانوا ٌحتلون أفضل المواقع فً اإلدارة الحكومٌة ‪ ،‬وكذلك نجد أن الدول‬ ‫المتقدمة فً عصرنا تتعامل باحترام كبٌر مع العمل األرشٌفً وتعطٌه معناه الدٌنامٌكً المتكامل‪ ،‬على عكس ما هو متعارؾ فً البلدان‬ ‫العربٌة الٌوم من نظرة دونٌة إلى العمل األرشٌفً‪ ،‬حٌث تتعامل معظم المإسسات الرسمٌة والخاصة مع األرشٌؾ على أنه عمل ثانوي‪،‬‬ ‫وحٌث ٌعتقد الجمهور ؼٌر المتخصص أن عمل األرشٌؾ ٌبدأ عندما تنتهً الحاجة إلى الوثائق الرسمٌة‪ ،‬ومن المإسؾ أن بعض‬ ‫المسإولٌن فً بعض المإسسات العربٌة ٌتبنون هذه النظرة‪ ،‬وال ٌتوانون عن التؤكٌد بؤن نقل أحد الموظفٌن فً مإسستهم للعمل فً مٌدان‬ ‫األرشٌؾ هو بمثابة عقوبة له‪ ،‬وإن استمرار هذا الفصل بٌن العمل األرشٌفً وبٌن العمل الحكومً الٌومً‪ٌ ،‬إدي إلى إضعاؾ عالقة‬ ‫العاملٌن فً األرشٌؾ بالمإسسات الحكومٌة‪ ،‬وٌإدي فً النهاٌة إلى هذا اإلهمال وهذه النظرة الدونٌة‪ ،‬والمشكلة األخطر التً تنتج عن‬ ‫هذا الوضع هو عدم احترام المإسسات الرسمٌة النصوص القانونٌة التً تلزمها بتسلٌم الوثائق عند انتهاء الحاجة إلٌها‪ ،‬بعد مدة محددة‬ ‫قانونٌاً‪ ،‬إلى مركز الوثائق أو دار األرشٌؾ‪.‬وتتنوع المستخلصات‬ ‫وفقا ً للهدؾ من إنشائها فهنالك المستخلصات الوصفٌة والمستخلصات اإلعـالمٌة والمستخلصات الموجـزة (التلؽرافٌة)‪.‬وتعاقبت الدول واألسر الحاكمة فً مشرق الوطن العربً ومؽربه‪ ،‬فكان مصٌر وثائق الدول القدٌمة التً انقضى عهدها‬ ‫ٌإول ؼالبا ً إلى اإلبادة التامة‪ ،‬ولم ٌنج منها إال القلٌل وأمام هذا الخطر المستمر الذي أحاط بوثائق الدولة‪ ،‬كان حفظ الوثائق الرسمٌة‬ ‫لألجٌال القادمة أحد الهموم األساسٌة لرجال الدولة على مدى العصور ‪ ،‬وقد نظرت سلطات الشعوب القدٌمة إلى الوثائق الرسمٌة على‬ ‫أنها أحد المظاهر الهامة لهٌبة الدولة وسٌادتها وقوتها وسٌطرتها‪ ،‬وحاولت من خالل هذه الوثائق تسجٌل الوقائع التً تراها هامة فً‬ ‫تارٌخ دولتها‪ ،‬والتً تثبت مدى النفوذ الذي حققه حكامها‪ ،‬وفً الحضارات القدٌمة فً بالد الرافدٌن وسورٌة ومصر‪ ،‬سجل رجال الدولة‬ ‫أهم الوقائع التارٌخٌة والشرائع والقوانٌن والمعامالت والحسابات واآلداب واألساطٌر‪ ،‬وحفظوها بطرٌقة ٌسرت وصولها إلى أٌدٌنا فً‬ ‫العصر الحدٌث‪.1‬نظن الرىثيق الرقليذيح‬ ‫فً القرن التاسع عشر بدأت مالمح ظاهرة انفجار المعلومات باإلعالن عن نفسها‪ ،‬مما دفع بالموثقٌن إلى استكشاؾ أسالٌب جدٌدة‬ ‫تساعدهم فً مواجهة هذه الظاهرة‪ .‬‬ ‫ـ المستخلصات‪ :‬هً ملخصات دقٌقة تبنى بصورة علمٌة وفقا ً لقواعد االستخالص التً تتوخى تضمٌن الملخص كل العناصر الموجودة‬ ‫فً المادة األصلٌة‪ ،‬وتصاغ بؤسلوب مشـابه للوثٌقة األصلٌة مع وصؾ ببلٌوؼرافً ٌسهل استرجاع الوثٌقة األصلٌة‪.‬وكان التحذٌر الذي ورد على لسان جوزٌؾ هنري‪ ،‬وهو أحد أهم العاملٌن فً مجـال المكتبات فً‬ ‫الوالٌات المتحـدة وبرٌطانٌة‪ ،‬أسهم فً إنشاء ‪ 180‬مكتبة فً هذٌن البلدٌن‪ ،‬وعبر عن قلقه تجاه مستقبل التوثٌق عام ‪ 3813‬قائالً ‪:‬‬ ‫"لقد أثبتت التقدٌرات أن مقدار ما ٌنشر سنوٌا ً من مصادر المعلومات‪ٌ ،‬بلػ نحو عشرٌن ألفا ً من المجلدات‪ ،‬بما فٌها النشرات‪ ،‬وتعد كلها‬ ‫إضافة إلى رصٌد المعرفة البشرٌة‪ ،‬وما لم ترتب هذه الكمٌات الضخمة بطرٌقة مالئمة فسوؾ ٌضل الباحثون سبٌلهم بٌن أكداس اإلنتاج‬ ‫الفكري‪ ،‬كما أن تل المعلومات سوؾ ٌتداعى تحت وطؤة وزنه"‪.‬‬ ‫‪Page 3‬‬ .‬‬ ‫‪ .‫أنظمة التوثٌق واألرشفة الرقمٌة‬ ‫دبً ‪ 31-31‬فبراٌر ‪1033‬‬ ‫عرؾ التارٌخ اإلنسانً كوارث كبٌرة أدت على فترات إلى دمار أجزاء هامة من التراث الوثائقً العالمً‪ ،‬وفً بالدنا مثالً نعرؾ أن‬ ‫حرٌق مكتبة اإلسكندرٌة بمصر القدٌمة دمر المخزون التراثً الهائل لذلك العصر حتى بدت الوثائق بعد الحرٌق وكؤنها قصاصات ورق‬ ‫ٌتعذر تمٌٌزها‪ ،‬وقد رمى المؽول بالكتب والوثائق التارٌخٌة فً عاصمة اإلمبراطورٌة العربٌة اإلسالمٌة بؽداد فً النهر حتى اسودت مٌاه‬ ‫دجلة لعدة أٌام‪ .

‬‬‫أدلة الدورٌات‪ :‬تع ِّرؾ بالدورٌات وتخصصها وأماكن صدورها‪.1..‬‬‫ـ نظم التصنٌؾ‪ :‬هً إحدى األدوات األساسٌة المستخدمة فً تنظٌم المكتبات ودور األرشـٌؾ‪ ،‬وٌؽلب على نظم تصنٌؾ المكتبات ونظم‬ ‫تصنٌؾ مراكز المعلومات الصحفٌـة الطابع الموضوعً‪ ،‬واالنتقال من رأس الموضـوع العام إلى رإوس الموضوعات الفرعٌة‪ ،‬فً حٌن‬ ‫تعتمد دور األرشـٌؾ على تصنٌؾ الوثائق الورادة إلٌها وفقا ً للجهة التً أصدرتها‪.‬‬ ‫وفٌما ٌؤتً أهم األدوات المستخدمة فً نظم التوثٌق اإللكترونٌة الحدٌثة ‪:‬‬ ‫ـ محرك البحث‪ :‬وهو برنامج ذكً ٌبحث عن الكلمات ومرادفاتها فً نصوص الكتب أو الوثائق المخزنـة رقمٌاً‪ ،‬أو إذا لم تكـن النصوص‬ ‫مخزنة بشكلها الكامل فإنه ٌستطٌع البحث فً نصوص الملخصات‪ .‫أنظمة التوثٌق واألرشفة الرقمٌة‬ ‫دبً ‪ 31-31‬فبراٌر ‪1033‬‬ ‫ـ األدلـة‪ :‬تفٌد فً الوصول إلى المعلومات الجارٌة والمتجددة وتعرؾ بؤنواعها وأماكن وجودها‪ ،‬وهنالك أنواع عدٌدة من األدلة أهمها ‪:‬‬ ‫أدلة األفراد‪ :‬تعرؾ بالخبراء المتخصصٌن فً مجال معٌن ‪.‬‬ ‫ـ المكانز‪ :‬هً النظم التً تتضمن كلمات البحث الرئٌسة (الكلمات المفتاحٌة) والتً تستخـدم فً تخزٌـن المعلومات ومن ثم استرجاعها‪،‬‬ ‫وؼنً عن البٌان أن المكانز هً لؽة مقٌدة‪ ،‬أي أن الواصفات المستخدمة فً اإلدخال ٌجب أن تكون هـً ذاتها المستخدمة فً االسترجاع‪.‬‬‫أدلـة الهٌئات والجمعٌات والمنظمات الدولٌـة‪ :‬تعرِّ ؾ بهـذه الجهات وأعمالها وأقسامها ومهامها وأنظمتها وخدماتها‪.‬‬ ‫ـ نظم الفهرسة‪ :‬وهً إحدى األدوات األساسٌة المستخدمة فً تنظٌم مـواد المكتبات ودور األرشٌؾ‪ ،‬وتدل هذه النظم على طرٌقـة وصؾ‬ ‫أوعٌة المعلومات وفقا ً لقواعد علمٌة موضوعة سلفا ً على أن تؽطً وصؾ وعاء المعلومات من جمٌع الجوانب الممكنة‪.‬والعقل البشـري ال ٌعمل بهذه الطرٌقة‪ ،‬وإنما ٌعمل بتداعً المعانً أو ترابط األفكار‪ ،‬فهو عندما ٌحصل على إحـدى المواد ٌنتقـل‬ ‫فً التو واللحظة إلى األخرى التً اقترحها تداعً المعانً»‪ ..‬وبذلك ٌكون فانٌفار بوش أول من دعا إلى تجاوز نظم التوثٌق التقلٌدٌة‪،‬‬ ‫وكان ال بد أن تنتظر قبل تحقٌقها ما ٌقارب نصؾ قرن من الزمن‪ ،‬مع تطوٌـر تقنٌات البحث واالسترجاع واعتماد محركات البحث‬ ‫والمكانز اآللٌة والشبكات العصبونٌة‪ ،‬ومع ظهور النص الفائق (الممنهل ‪)Hypertext -‬‬ ‫والٌوم تعتمد المكتبات الكبرى فً العالم على نظم استرجاع متطورة‪ ،‬وقامت مكتبة الكونؽرس والمكتبة البرٌطانٌة بتحوٌل مالٌٌن الكتب‬ ‫من شكلها الورقً إلى الشكل الرقمً‪ ،‬إذ صار باإلمكان الٌوم إجراء بحث متطوِّ ر لٌس فقط فً عناوٌن الكتب وموضوعاتها وكلماتها‬ ‫المفتاحٌة‪ ،‬بل من خالل البحث عن أي كلمة وردت فً الكتاب‪.‬‬‫أدلة المإتمرات وحلقات البحث‪ :‬تعرِّ ؾ بالندوات وؼاٌاتها وأنواعها وأعمالها وتوصٌاتها والبحوث الصادرة عنها‪.‬‬ ‫‪ .‬‬ ‫‪Page 4‬‬ .1‬نظن الرىثيق الحذيثح‬ ‫لعل أول من أشار إلى ضرورة فتح آفاق جدٌدة أمام نظم استرجاع المعلومات‪ ،‬بشكل ٌتجاوز نظم التوثٌق التقلٌدٌة هو فانٌفار بوش الذي‬ ‫كتب مقاالً عام ‪ 3911‬قال فٌه‪ٌ« :‬رجع عجزنا عن الوصول إلى الوثٌقة‪ ،‬إلى حد بعٌد إلى االفتعال وعدم الدقة فً نظم التكشٌؾ‪ ،‬فحٌنما‬ ‫توضع بٌانات من أي نوع فً مكان االختزان فإنها ترتب هجائٌا ً أو رقمٌاً‪ ،‬وٌتم الوصول إلى المعلومات (إذا تحقق) بتتبعها من فرع إلى‬ ‫آخر‪.‬‬‫أدلة المواد السمعٌة والبصرٌة‪ :‬تعرِّ ؾ باألشـرطة الصوتٌة والفٌدٌوٌة واألفالم والصور والشرائح الثابتة واألقراص اللٌزرٌة‪.‬كما تتمٌز بعض هذه المحركات بذكائها وبإمكانٌـة التعلم‪،‬أي أنها ٌمكن‬ ‫أن تطور أسالٌب بحثها ذاتٌا ً من خالل تقوٌم نتائج البحث ومدى مطابقتها وتلبٌتها لحاجات المستفٌد فً كل مرة‪.

‫أنظمة التوثٌق واألرشفة الرقمٌة‬ ‫دبً ‪ 31-31‬فبراٌر ‪1033‬‬ ‫ـ المكنز اآللً‪ :‬وهو نظام ذكً ٌعتمد على استخراج الواصفات من النصوص المخزنة وإقامة عالقات ترابط فٌما بٌنها من العام إلى‬ ‫الخاص وعالقات ترادؾ‪ .‬‬ ‫ـ النصوص الفائقة (الممنهلة)‪ :‬تقوم النصوص الفائقة باإلحالة فوراً من نص ٌعالج موضـوعا ً محـدداً إلى نصوص أخرى متعلقة بكلمة‬ ‫وردت فً النص‪ ،‬مما ٌش ِّكل أساسا ً متطوراً للمعلومات المتكاملة‪ ،‬باالنتقال من فكرة إلى أخرى وفقا ً لتداعً المعانً‪ .‬وتحتفظ بنسـخ عن الوثٌقـة األصلٌة مع معلومات عن تارٌخ إنشائها والجهة التً أنشؤتها‪ ،‬كما تحتفظ بنسخ عن أي‬ ‫تعدٌالت أو إضافات تطرأ علٌها مع تارٌخ التعدٌل والجهة التً قامت به‪.‬‬ ‫ـ البد من حفظ المعطٌات الوصفٌة ‪ Meta Data‬حول الوثٌقة‪ ،‬وهً المعطٌات التً تبٌن كٌفٌة تسجٌل الوثٌقة ونوعها وموضوعها‪،‬‬ ‫وتوضح خلفٌة الوثٌقة واألجزاء والسالسل‪ ،‬كما تتضمن معلومات عن محتوى الوثٌقة‪.‬‬ ‫‪Page 5‬‬ .‬‬ ‫‪ .‬وٌقوم بتطوٌر وتعدٌل هذه العالقات بشكل آلً‪ ،‬من خالل تقوٌم نتائج البحث ومدى مطابقتها وتلبٌتها لحاجات‬ ‫المستفٌد‪.‬‬ ‫تربط النظم األحدث لألرشفة الضوئٌة صورة الوثٌقة بنظام التعرؾ على األحرؾ ضوئٌا ً‪ ، OCR‬ومن ثم ٌستطٌع المستفٌد أن ٌشاهد‬ ‫صورة الوثٌقة بشكلها األصلً مع األختام والتواقٌع‪ ،‬وفً الوقت نفسه ٌستطٌع أن ٌستفٌد من البحث فً النص الكامل للوثٌقة بعد قراءتها‬ ‫آلٌا ً باستخدام نظام‪OCR.1.1‬نظام األرشيف الرقوي‬ ‫شهد العقد األخٌر من القرن العشرٌن تطورات كبٌرة فً مجال تطبٌقات تقنٌات المعلومات واالتصاالت فً مجال اإلدارة‪ ،‬وبذلك أمكن‬ ‫تقنٌا ً معالجة المعلومات المطلوبة ونقلها فً جمٌع أقسام المإسسات الرسمٌة المتباعدة جؽرافٌاً‪ ،‬تماما ً كما لو أن موظفً المإسسة ٌعملون‬ ‫فً مبنى واحد‪ ،‬وهكذا ظهر اهتمام األرشٌفٌٌن بحفظ واسترجاع هذه الوثائق الرسمٌة اإللكترونٌة التً تجري ضمن بٌئة إلكترونٌة بحتة‪،‬‬ ‫وفً جزء هام من هذه الحاالت دون استخدام الورق‪ .‬‬ ‫ـ ال بد من حفظ جمٌع المعلومات المتعلقة ببنٌة الوثٌقة كالتنسٌق وتسجٌل استخدام المصطلحات والشكل والوسط والحقول والجداول‬ ‫والهوامش والفصول واألجزاء والصور واألشكال المتضمنة فً الوثٌقة‪.‬إال أن نجاح نظام األرشٌؾ الرقمً ٌتطلب عدة شروط أهمها‪:‬‬ ‫ـ ال بد أن تتوفر فً النظام المنشود حماٌة قوٌة تتحكم بؤي تعدٌل ٌطرأ على الوثٌقة األصلٌة‪ ،‬وذلك من خالل إجراءات تحـدد صالحٌات‬ ‫إنشاء الوثٌقة بدقـة‪ .‬ومن الطبٌعً أن الخطوة األولى فً هذا المجال هً إنشاء قواعد معطٌات لتوصٌؾ هذه الوثائق وتسهٌل الوصول إلٌها‪ ،‬أما‬ ‫الخطوة الثانٌة فهً ربط هذه القاعدة مع مكنز للواصفات التً تح ِّدد بدقة الموضوعات المتعلِّقة بهذه الوثائق‪ .1.‬‬ ‫ـ البد من حفظ جمٌع المعلومات المتعلقة بالسٌاق‪ ،‬مثل عالقة الوثٌقة بالوثائق األخرى‪ ،‬والجهة التً أنشؤت الوثٌقة‪ ،‬والفعالٌة التً أنشئت‬ ‫فٌها الوثٌقة‪.‬ولكن هذا االنتقال ال‬ ‫ٌعتمد على تداعً المعانً لدى القارىء‪ ،‬وإنما لدى المإلـؾ الذي ٌتوقع أٌن ٌكمن تداعً المعانً فً النص فٌحٌل فً هذه المواقع أو‬ ‫الكلمات على نصوص أخرى مترابطة مع النص األصلً ‪.‬‬ ‫‪ .1‬نظن األرشفح الضىئيح‬ ‫مع تعاظم حجم الوثائق الحكومٌة المخزنة فً دور األرشٌؾ‪ ،‬صار من العسٌر الوصـول إلى هذه الوثائق دون استخـدام الوسائل‬ ‫اإللكترونٌة‪ .‬إال أن الشكل األحدث لحفظ‬ ‫الوثائق الورقٌة ٌتمثل دون شك فً إنشاء نظام األرشفة الضوئٌة‪ ،‬الذي ٌضمن عدم المساس بالوثٌقة األصلٌة‪ ،‬فهو ٌحٌل المستفٌد على‬ ‫صورة الوثٌقة المخزنة فً الحاسوب بسهولة وسرعة‪.

‬وال بد من التؤكٌد أن هذه النظم صارت متاحة على شبكة المعلومات الدولٌة (اإلنترنت)‪ ،‬وتعتمد هذه النظم على‬ ‫محركات بحث عن الكلمة المفتاحٌة ومرادفاتها‪ ،‬كما تقبل فً الوقت نفسه أسئلة باللؽة الطبٌعٌة‪.‬‬ ‫ومن المهم جداً تؽٌٌر هذه النظرة إلى عمل رجل األرشٌؾ ‪ ،‬فهو المإتمن على تارٌخ الوطن وذاكرته‪ ،‬وال ٌمكنه فعالً الحفاظ على هذه‬ ‫األمانة ما لم تمنحه الدولة والمجتمع المكانة المعنوٌة والسلطة القانونٌة الفعلٌة لتؤدٌة مهمته على الوجه األكمل‪ ،‬وذلك ال ٌمكن تحقٌقه إال‬ ‫‪Page 6‬‬ .‬‬ ‫ـ المرحلة الثالثة ‪ :‬وتبدأ عندما تنتهً فترة الحفظ الوسٌط‪ ،‬وعندها تزول كل حقوق المإسسة المعنٌة بالتصرؾ بوثائقها‪ ،‬وتإول هذه‬ ‫الوثائق إلى مراكز األرشٌؾ‪ ،‬وٌتقرر حفظها بصورة دائمة أو إتالفها بعد انتهاء حاجة اإلدارة إلٌها‪ .‫أنظمة التوثٌق واألرشفة الرقمٌة‬ ‫دبً ‪ 31-31‬فبراٌر ‪1033‬‬ ‫ـ ال بد من الحفاظ على الوثٌقة نفسها بصورة مالئمة لالستخدام عبر التطور التقنً المتسارع‪ ،‬وهذا ٌتطلب نسخ الوثٌقـة من النظام القدٌم‬ ‫إلى النظام األحدث مع تؤكٌد الحفاظ على معلومات السٌاق والبنٌـة والمعطٌات الوصفٌة دون تؽٌٌر‪ ،‬بما فً ذلك شكل الوثٌقة وتنسٌقها‬ ‫الداخلً‪.1.‬‬ ‫وٌتوجب على المراكز العربٌة لألرشٌؾ‪ ،‬أن تسعى إلى تطبٌق مفهوم ألرشٌؾ المتكامل بمراحله الثالث‪ ،‬وبذلك ٌمكن أن ٌرتبط عمل‬ ‫األرشٌؾ بشكل دٌنامٌكً بالعمل الٌومً لإلدارة الحكومٌة ‪ ،‬وٌساهم فً تطوٌر العمل اإلداري الحكومً‪ ،‬وتلبٌة رؼبة المسإولٌن فً‬ ‫استرجاع المعلومات بسرعة ودون إهمال أي عنصر منها‪ ،‬وذلك باالعتماد على الوثائق الرسمٌة الجارٌة والمنظمة بصورة جٌدة‪.‬‬ ‫والبد أن نشٌر إلى أن المستفٌدٌن والباحثٌن وصانعً القرار‪ ،‬على حد سواء‪ٌ ،‬حتاجون إلى نتائج ملموسة تفٌدهم فً عملهم وفً أبحاثهم‬ ‫ودراساتهم ‪ ،‬وما لم تتوفر هذه النتائج الملموسة لن تتؽٌر النظرة إلى رجل األرشٌؾ ‪ ،‬ولن تتؽٌر صورته كموظؾ متخصص بالتعامل مع‬ ‫الوثائق القدٌمة التً انتهت حاجة الحكومة إلٌها‪ ،‬والتً ال ٌستطٌع الباحثون والمستفٌدون االطالع علٌها بفعل قوانٌن الحفاظ على سرٌة‬ ‫المعلومات الحكومٌة‪.‬‬ ‫وتلتزم مراكز األرشٌؾ فً البلدان المتقدمة باإلشراؾ على الوثائق فً مراحلها الثالث‪ :‬النشٌطة والوسٌطة و األرشٌفٌة النهائٌة‪ ،‬فً حٌن‬ ‫أن واقع عمل مراكز األرشٌؾ العربٌة ٌنحصر فعلٌا ً بالمرحلة الثالثة فقط‪ ،‬وهً فً بعض األحٌان ال تملك السٌطرة الفعلٌة على هذه‬ ‫المرحلة‪ ،‬إذ أن بعض المإسسات ال تلتزم بتسلٌم وثائقها المنتهٌة إلى مراكز األرشٌؾ‪.‬‬ ‫‪ .‬ومن المعروؾ أن عمر الوثٌقة ٌنقسم إلى‬ ‫ثالثة مراحل‪:‬‬ ‫ـ المرحلة األولى ‪ :‬وتنطبق على الوثائق الجارٌة‪ ،‬أي المستخدمة بتواتر كبٌر‪ ،‬وٌسمى األرشٌؾ الجاري‪.‬‬ ‫وبالمقابل ٌعتمد مفهوم العمل األرشٌفً فً البلدان المتقدمة على رعاٌة الوثائق من لحظة إنشائها فً اإلدارات وسائر الجهات الحكومٌة‬ ‫والعامة‪ ،‬ومتابعة هذه الوثائق حتى ٌتقرر مصٌرها النهائً سواء بالحفظ الدائم أم باإلتالؾ‪ .‬‬ ‫ـ المرحلة الثانٌة ‪ :‬وتبدأ عندما تؽلق الملفات وتنتهً معالجة القضاٌا المتعلقة بها فٌصبح استخدام الوثائق عرضٌا ً وٌسمى األرشٌؾ‬ ‫الوسٌط‪.‬وٌسمى األرشٌؾ النهائً‪.‬‬ ‫وإن هذا المفهوم المتكامل لألرشٌؾ ٌدعم مكانته فً الدولة والمجتمع‪ ،‬وخاصة لدى صناع القرار الذٌن سٌلمسون المردود الفوري للنشاط‬ ‫األرشٌفً فً اإلدارة الحكومٌة التً ٌشرفون علٌها‪.‬كل ذلك إلى جانب الوثائق الرسمٌة الصادرة عن الحكومات التً دخلت الحرب فً بداٌتها‪ ،‬ونظم التوثٌق هذه دخلت طور العمل‬ ‫فعلٌا ً منذ عدة سنوات‪ .1‬النظن الوركاهلح الونذهدح‬ ‫تتجه نظم التوثٌق الحدٌثة حالٌا ً إلى نظم متكاملة تتٌح للمستفٌد الذي ٌستفسر عن موضوع محدد‪ ،‬مثالً‪ :‬إعالن الحرب العالمٌة الثانٌة‪ ،‬أن‬ ‫ٌقرأ هذا الخبر من الصحؾ‪ ،‬ثم ٌستمع إلى التسجٌل الصوتً للخبر من اإلذاعة‪ ،‬ثم ٌمكن أن ٌشاهد أفالما ً وثائقٌة تسجٌلٌة ألحداث بداٌة‬ ‫الحرب‪ .

‬‬ ‫وٌواجه األرشٌؾ العربً تحدٌات أساسٌة على مشارؾ األلفٌة الثالثة‪ ،‬أهمها تحدي إثبات موقعه المتمٌز فً الدولة والمجتمع وترسٌخ‬ ‫وتطبٌق مفهوم األرشٌؾ المتكامل بمراحله الثالث‪ ،‬إال أن التحدي األهم ٌبقى دون شك استٌعاب التطورات التكنولوجٌة الجدٌدة فً العالم‬ ‫وخاصة فً مجال تكنولوجٌا المعلومات واالتصاالت‪ ،‬واختٌار المناسب من هذه التكنولوجٌا لظروؾ عمل المراكز األرشٌفٌة العربٌة‪.‫أنظمة التوثٌق واألرشفة الرقمٌة‬ ‫دبً ‪ 31-31‬فبراٌر ‪1033‬‬ ‫باعتماد المفهوم الدٌنامٌكً المتكامل لألرشٌؾ الذي ٌمنح عمل رجل األرشٌؾ أهمٌة استثنائٌة من خالل مشاركته فً تنظٌم العمل‬ ‫الحكومً الٌومً‪ ،‬ومن خالل المشاركة فً دعم اتخاذ القرار بما ٌوفره من معلومات مستقاة من الوثائق‪ ،‬ومن خالل المشاركة فً تهٌئة‬ ‫الشروط المالئمة من أجل تنفٌذ القرار وتتبعه ومراقبة التنفٌذ وصوالً إلى التقٌٌم والمراجعة واتخاذ اإلجراءات الالزمة لتدارك أي تقصٌر‬ ‫أو سوء تطبٌق حصل بعد اتخاذ القرار‪.‬‬ ‫‪Page 7‬‬ .‬‬ ‫ولن تإدي محاولة النهوض باألرشٌؾ إلى الحفاظ على تراثنا فقط‪ ،‬بل ستإدي أٌضا ً إلى تكرٌس مفهوم دولة المإسسات وإلى إعالء هٌبة‬ ‫الدولة‪ ،‬وإلى شد الجٌل الجدٌد إلى المثل الوطنٌة والقومٌة وتعزٌز انتمائه الوطنً‪.

1‬ذطثيقاخ األرشفح اإللكررونيح‬ ‫‪ .‬‬ ‫‪Page 8‬‬ .‬‬ ‫النقل والتداول ‪:‬‬‫نظراً لعدم توافر معدات نقل الملفات والمستندات بما ٌتناسب مع شكلها وحالتها المادٌة وما تحتوٌه من بٌانات هامة‪ ،‬وحٌث ٌصعب نقل‬ ‫الملفات والمستندات وتداولها من مكان حفظها إلى أماكن عملها إال عن طرٌق أشخاص ال ٌقدرون أهمٌة تلك الملفات والمستندات وكٌفٌة‬ ‫التعامل معها‪ ،‬مما ٌإثر بالتالً على حركة سٌر العمل‪ ،‬بل وعلى الملفات والمستندات نفسها‪ ،‬وما ٌمكن أن تتعرض له من تلؾ أو ضٌاع‬ ‫أو تداخل فٌما بٌنها ‪.1‬سلثياخ األرشفح الرقليذيح داخل الوؤسساخ‪:‬‬ ‫ان الهدؾ من أنظمة المعلومات بالمإسسات والوزارات والشركات لم ٌكن فقط القٌام بعملٌات الرصد والجمع والمعالجة والتخزٌن‪ ،‬وإنما‬ ‫ٌكمن الهدؾ النهائً منها هو عملٌات االسترجاع والتداول إلى تقدٌم إجابات فورٌة ودقٌقة فً ضوء الوثائق والبٌانات المخزنة فً قاعدة‬ ‫البٌانات‪ ،‬وذلك إلى جانب مٌكنة اإلجراءات لتوفٌر الوقت والجهد وضمان السرٌة عند التداول حٌث ٌتم تحدٌد المسارات التً ٌتم من‬ ‫خاللها إنجاز اإلجراءات داخل كل إدارة وقسم فً المإسسة من خالل ما ٌسمى باألرشٌؾ اإللكترونً الذي ٌتناول إدارة البٌانات‬ ‫والمستندات والوثائق داخل المإسسة منذ إنشاءها أو استقبالها حتى االنتهاء منها متفادٌا بذلك العدٌد من مشاكل األرشٌؾ التقلٌدي‪.‬‬ ‫العاملون ‪:‬‬‫نتٌجة لصعوبة الحصول على الملفات والمستندات‪ ،‬واحتماالت فقدانها وتلفها‪ ،‬فإن ذلك ال ٌساعد اإلدارة والعاملون على القٌام باألنشطة‬ ‫المختلفة من تسٌٌر إجراءات العمل الٌومٌة من تخطٌط ورقابة واتخاذ قرارات‪ ،‬وبالتالً ٌعود على المإسسة بالخسارة فً الوقت‬ ‫والمجهود ‪.1.‫أنظمة التوثٌق واألرشفة الرقمٌة‬ ‫دبً ‪ 31-31‬فبراٌر ‪1033‬‬ ‫‪ .1.‬‬ ‫‪ .‬‬ ‫الوقت ‪:‬‬‫فالنظام الٌدوي بطًء حٌث ٌحتاج الحصول على مستند إلى فترة زمنٌة طوٌلة للبحث عنه والحصول علٌه‪ ،‬وخاصة فً حالة تكدس‬ ‫المستندات والملفات وعدم توافر المكان المناسب‪ ،‬مع عدم توافر نظام حفظ واسترجاع جٌد من عملٌات التصنٌؾ والفهرسة والتكشٌؾ‪.1‬لوارا ذحراج الوؤسساخ إلى األرشفح االلكررونيح‬ ‫تزداد المستندات الورقٌة فى عددها زٌادة هائلة نتٌجة لزٌادة النشاط فً المإسسات الحكومٌة والخاصة‪ ،‬كما أن زٌادة عمر المإسسة ٌنتج‬ ‫عنه أعداداً أكثر من تلك المستندات نتٌجة للزٌادة المطردة فً إنتاج واستخدام المستندات‪ ،‬ومع استخدام النظم الٌدوٌة التقلٌدٌة فً حفظ‬ ‫واسترجاع وتداول تلك المستندات وما بها من معلومات‪ ،‬أدى هذا إلى ظهور العدٌد من المشاكل التً تقؾ حائالً أمام تنظٌم أماكن الحفظ‬ ‫وتطبٌق النظم العلمٌة إلدارة الملفات والمستندات واستخراج كافة المعلومات التً ٌمكن أن ٌتطلبها نظام العمل فً المإسسة‪ ،‬ومن هذه‬ ‫المشاكل ما ٌلً‪:‬‬ ‫المكان ‪:‬‬‫ٌحتاج حفظ الملفات الورقٌة إلى مكان كبٌر وحٌز ضخم لوضع معدات الحفظ المناسبة للملفات‪ ،‬وؼالبا ما ٌكون هذا المكان ؼٌر متوافر‬ ‫فً معظم المإسسات مما ٌإدى إلى تكدس هذه الملفات‪ ،‬وبالتالً صعوبة حفظها‪ ،‬وأٌضا استرجاعها وتداولها‪ ،‬وحتى فً حالة توفر‬ ‫المكان الكبٌر فانه قد ٌكون ؼٌر مناسبا ً لحفظ تلك الملفات مثل اختٌار البدرومات وما بها من الرطوبة العالٌة‪.

‬‬ ‫أما فً لندن فتستخدم المكتبة البرٌطانٌة األرشفة الضوئٌة لحفظ المخطوطات القدٌمة التً تعود إلى القرون الوسطى‪.‬‬ ‫كثرة نسخ الوثٌقة الواحدة فً أكثر من مكان لٌمكن تداولها بٌن األشخاص المعنٌٌن بالموضوع واالضطرار إلى تصوٌرها عدة‬ ‫مرات أو إرسالها بالفاكس مما ٌعرض الوثٌقة الحتمالٌة اإلطالع علٌها من قبل أشخاص ؼٌر أصحاب الصالحٌة‪.‬‬ ‫ضٌاع المستندات بسبب تداولها ٌدوٌا ً أو عدم رجوعها إلى مكانها األصلً مما ٌإدى إلى فقدانها‪.1000‬‬ ‫‪Page 9‬‬ .000‬مجلد‪ ،‬تستوعب معظم التارٌخ والثقافة الفرنسٌٌن‪.‬‬ ‫عدم وجود نظم أمان وسرٌة محكمة على المستندات‪.1‬‬ ‫‪.30‬‬ ‫‪.1.‬وتتٌح النظم الرقمٌة اطالع الباحثٌن على هذا التراث الثقافً من مكاتبهم ودون االضطرار إلى االنتقال إلى المكتبات‬ ‫ودور األرشٌؾ‪ ،‬وعندما تكتمل هذه العملٌة ستبدو خدمات اإلنترنت الحالٌة باهتة وستظهر وكؤنها مجرد أعمال هواة مبتدئٌن ونستعرض‬ ‫فٌما ٌلً بعضا ً من هذه التجارب وفوائدها وفقا ً لرأي المختصٌن‪:‬‬ ‫‪ .1‬‬ ‫‪.‬‬ ‫البطء فً فعالٌة العمل الجماعً بٌن العاملٌن وبعضهم البعض وصعوبة تحدٌد المسإولٌات فٌما بٌنهم بشكل قاطع‪.‬‬ ‫االعتماد الكلى على قدرات األفراد فً عملٌات التخزٌن واالسترجاع مما ٌجعلها مقصورة على أفراد ومعتمدة على الخبرات‬ ‫الشخصٌة‪.3‬‬ ‫‪.‬‬ ‫‪ .33‬‬ ‫التداول الٌدوي للمستندات الذي ٌإدى إلى تلؾ الملفات والمستندات والى فقدانها فً كثٌر من األحٌان‪.1‬‬ ‫‪.‫أنظمة التوثٌق واألرشفة الرقمٌة‬ ‫دبً ‪ 31-31‬فبراٌر ‪1033‬‬ ‫ومن خالل الدراسات المٌدانٌة واالستبٌانات داخل بعض المإسسات سواء الحكومٌة أواألهلٌة والتً لدٌها الرؼبة األكٌدة فً تؽٌٌر الوضع‬ ‫الحالً لمستقبل إدارة الوثائق بها‪ ،‬وأسفرت عن مجموعة من الصعوبات والمشكالت والسلبٌات داخل فً نظم األرشفة التقلٌدٌة ومنها‪:‬‬ ‫‪.1.1‬‬ ‫‪.‬‬ ‫تقسٌم المستندات الخاصة بٌن أكثر من إدارة معنٌة مثال على ذلك ٌتم تقسٌم المنافسات إلى جزء مالً وجزء فنً مما ٌجعل‬ ‫استرجاع موضوع متكامل األطراؾ ال ٌتم بالدقة المطلوبة‪.‬‬ ‫عدم الوصول إلى كل أطراؾ الموضوع والبٌانات والمستندات الخاصة به فً الوقت المناسب التخاذ إجراء أو قرار فٌه‪.000‬معلقة من مقتنٌاتها المسماة جوداٌكا ‪ Judaica‬بمعدل ‪ 3000‬معلقة كل ٌوم‪،‬‬ ‫وقد قامت مكتبة الكونؽرس األمرٌكٌة بتحوٌل خمسة مالٌٌن كتاب إلى الشكل الرقمً مع بداٌة عام ‪.،‬الخ‪.‬‬ ‫مشاكل التخزٌن الناتجة عن تراكم المستندات من تلؾ‪ ،‬تؽٌٌر لونها‪ ،‬األتربة‪ ،‬التآكل ‪ .‬‬ ‫مشاكل استرجاع المستندات والمعلومات والتً تإدى إلى ضٌاع للوقت والمجهود مما ٌإثر فً اتخاذ القرارات فً الوقت‬ ‫المناسب‪.1‬‬ ‫‪.9‬‬ ‫‪.‬‬ ‫وفً الوالٌات المتحدة قامت جامعة هارفارد بتحوٌل ‪ 80..‬‬ ‫عدم وجود طرٌقة عملٌة لتصمٌم تقارٌر وإحصائٌات عن الوثائق وتصنٌفاتها‪.1‬ذدارب رائذج‬ ‫ٌستطٌع الٌوم رواد المكتبة الوطنٌة الفرنسٌة استخدام النظم الرقمٌة فً مبنى المكتبة الوطنٌة الجدٌد فً مجمع أبراج تولبٌاك فً بارٌس‬ ‫وستكون المكتبة الوطنٌة جاهزة الستقبال ‪ 11‬ملٌون كتاب على رفوؾ ٌبلػ مجموع أطوالها ‪ 191‬كٌلو متراً‪ ،‬وتضع المكتبة تحت تصرؾ‬ ‫روادها مئات محطات العمل الحاسوبٌة التً تسمح بالوصول إلى ‪ 330.1.8‬‬ ‫‪.1‬‬ ‫‪.1‬األنظوح الرقويح‬ ‫تتسارع وتٌرة انتشار النظم الرقمٌة فً جمٌع مجاالت العمل والحٌاة االجتماعٌة والثقافٌة‪ ،‬وقد بدأت مراكز الوثائق واألرشٌؾ والمكتبات‬ ‫الوطنٌة‪ ،‬باستخدام النظم الرقمٌة على نطاق واسع‪..‬‬ ‫لقد انطلقت عملٌة ضخمة فً جمٌع أنحاء العالم تتمثل بإنشاء نسخ رقمٌة طبق األصل عن الكتب والصور والتسجٌالت التً تحفظ التراث‬ ‫الثقافً للبشرٌة‪ .

1‬هزايا النظن الرقويح في األرشيف‬ ‫ٌرى المختصون عدة فوائد فً استخدام النظم الرقمٌة فً مجال األرشٌؾ ‪ ،‬نوجزها فٌما ٌلً‪:‬‬ ‫‪‬‬ ‫المساعدة فً الحفاظ على الوثائق النادرة والسرٌعة العطب من دون حجب الوصول إلٌها من الراؼبٌن فً دراستها‪ ،‬فعلى‬ ‫سبٌل المثال تحتفظ المكتبة البرٌطانٌة فً لندن بالنسخة الوحٌدة لمخطوطة بٌوولؾ ‪ Beowulf‬التً تعود إلى القرون الوسطى‪،‬‬ ‫ولم ٌكن مسموحا ً برإٌتها إال لقلة من الباحثٌن المختصٌن حتى قام كٌرنان من جامعة كنتكً األمرٌكٌة بتصوٌرها ‪ ،‬وكذلك‬ ‫قامت مكتبة داٌت الوطنٌة فً طوكٌو بإنشاء ‪ 3111‬نسخة رقمٌة لمطبوعات خشبٌة وملفوفات فنٌة تراثٌة لكً ٌستطٌع‬ ‫الباحثون تفحصها دون المساس بالنسخ األصلٌة‪.‬‬ ‫‪‬‬ ‫سهولة االسترجاع وفقا ً لموضوع لوثٌقة‪ :‬تصنؾ الوثائق ورقٌا ً وفقا ً للجهة التً وردت منها ووفقا ً للتسلسل الزمنً لظهورها‪،‬‬ ‫وبالتالً ٌصعب استرجاع جمٌع الوثائق التً تتعلق بموضوع معٌن‪ ،‬أما النسخ الرقمٌة فٌمكن أن ترتب وفقا ً لألسس المتبعة فً‬ ‫األرشٌؾ الورقً‪ ،‬ولكن استرجاعها ٌمكن أن ٌكون وفقا ً للموضوع أو للمنطقة الجؽرافٌة أو للشخصٌة أو للتسلسل الزمنً أو‬ ‫للجهة التً صدرت عنها الوثٌقة ‪ ،‬وبالتالً تتوافر إمكانات لسهولة االسترجاع ال تتوفر فً طرق التصنٌؾ الٌدوٌة‪.‫أنظمة التوثٌق واألرشفة الرقمٌة‬ ‫دبً ‪ 31-31‬فبراٌر ‪1033‬‬ ‫‪ .‬‬ ‫‪‬‬ ‫التوفٌر فً مكان التخزٌن‪ :‬ال تشؽل النسخ اإللكترونٌة سوى حٌزاً بسٌطا ً ‪ ،‬حٌث تستطٌع ملٌمترات بسٌطة من قرص التخزٌن‬ ‫أن تحفظ أمتاراً من الرفوؾ ‪ ،‬فإذا علمنا أن معظم دور الوثائق تعانً من مشاكل مكان التخزٌن ‪ ،‬نجد فً التحول إلى النظم‬ ‫الرقمٌة حالً مناسبا ً لمشكلة ضٌق مكان التخزٌن ولخفض كلفة التخزٌن‪ ،‬حٌث ٌمكن حفظ الوثائق الورقٌة فً مكان بعٌد وتتاح‬ ‫النسخ اإللكترونٌة للباحثٌن ‪ ،‬ذلك أن تكلفة توسٌع أبنٌة مراكز الوثائق والمكتبات العامة فً ازدٌاد مستمر‪ ،‬فقد أنفقت جامعة‬ ‫كالٌفورنٌا فً بركلً ‪ 11‬ملٌون دوالر على بناء طابق تحت أرض مكتبتها لوضع ‪ 3.1.1‬ملٌون كتاب أي بتكلفة قدرها ‪10‬‬ ‫دوالراً للكتاب الواحد ‪ ،‬وكان ٌمكن تخزٌن هذه الكتب فً مكان بعٌد‪ ،‬واستبدال الكتب بنسخها اإللكترونٌة حٌث انخفضت تكلفة‬ ‫التخزٌن إلى دوالر لكل ‪ 30000‬عشرة آالؾ صفحة وتتابع هذه الكلفة انخفاضها مما ٌجعل اإلفادة من هذه المزٌة أعلى فً‬ ‫المستقبل‪.‬أما الخٌارات التقنٌة المتاحة فهً ‪:‬‬ ‫المسح وتحوٌل الصفحة إلى صورة أو المسح مع استخدام نظام التعرؾ على األحرؾ ‪ ، COR‬أو إدخال الوثٌقة من جدٌد عن‬ ‫‪Page 10‬‬ .1.‬‬ ‫‪‬‬ ‫الخٌارات التقنٌة‪ :‬عندما تقرر أٌة مإسسة استخدام النظم الرقمٌة فال بد لها من دراسة الخٌارات التقنٌة ومزاٌا وعٌوب كل منها‬ ‫‪ ،‬والبد لها من الموازنة بٌن ثالثة أمور ‪ :‬الحفاظ على الوثائق ـ التكلفة ـ سهولة االستخدام‪ .‬‬ ‫‪‬‬ ‫سرعة االسترجاع وسهولة االستخدام‪ :‬عندما تحول الوثائق إلى الشكل الرقمً ٌمكن للمرء استرجاعها بثوان بدالً من عدة‬ ‫دقائق ‪ ،‬وكذلك ٌمكن لعدد من األشخاص قراءة الوثٌقة نفسها أو رإٌة الصورة نفسها فً الوقت نفسه ‪ ،‬كما أن القائمٌن على‬ ‫حفظ الوثائق سٌسترٌحون من عملٌة جلب وإعادة الوثائق ‪ ،‬وسٌتفرؼون لعملٌة تصنٌؾ الوثائق وفهرستها بدقة تسمح‬ ‫باسترجاعها بسهولة ‪ ،‬ومن ناحٌة أخرى سٌسمح وجود النسخ الرقمٌة للوثائق للباحثٌن‪ ،‬باالطالع علٌها عبر اإلنترنت دون أن‬ ‫ٌكونوا مضطرٌن للحضور شخصٌا ً إلى مقر دار الوثائق‪.‬‬ ‫‪‬‬ ‫إظهار تفاصٌل ال ٌمكن رإٌتها مباشرة على الوثٌقة ‪ ،‬فمثالً إذا عدنا إلى مثال مخطوطة بٌوولؾ نرى أن السٌد كٌرنان من‬ ‫جامعة كنتكً قام بتصوٌر هذه المخطوطة بوساطة الماسح مستخدما ً ثالثة مصادر مختلفة للضوء‪ ،‬مبٌنا ً بذلك تفاصٌل ال ترى‬ ‫بالعٌن المجردة ‪ ،‬وقد نشرت هذه الصور على اإلنترنت وهً ثالث صور ‪ ،‬األولى مؤخوذة بعملٌة مسح الوثائق بالضوء‬ ‫العادي‪ ،‬والثانٌة باإلنارة الخلفٌة والثالثة بالضوء فوق البنفسجً ‪ ،‬وتكشؾ هذه الصور الثالث تفاصٌل ال تظهر على‬ ‫المخطوطة عندما ننظر إلٌها بالعٌن المجردة‪ ،‬حٌث ٌستطٌع الباحثون تفحص المخطوطة على اإلنترنت بٌنما تبقى المخطوطة‬ ‫محفوظة بؤمان فً المكتبة البرٌطانٌة فً لندن‪.

1.‬‬ ‫التوزٌع عبر الشبكات الحاسوبٌة المختلفة‪.1‬تحتاج الى سعة تخزٌن كبٌرة‬ ‫‪ .1‬‬ ‫‪.1‬بطٌئة جداً‪.83‬مكلفة جداً‬ ‫إدخال الوثٌقة وفق معٌار النصوص الفائقة‬ ‫‪HTML‬‬ ‫‪ -2.1‬‬ ‫‪.‬‬ ‫ومن الواضح إن الطرٌقة األولى هً األنسب بالنسبة لمراكز الوثاثق ‪ ،‬فهً تحافظ على شكل الوثائق كما هو فً شكلها‬ ‫الورقً مع األختام واألرقام ‪ ،‬والمالحظات المكتوبة على هوامش الوثٌقة ‪ ،‬وهً الطرٌقة األرخص دون شك بالمقارنة مع‬ ‫الطرق الثالث األخرى‪ .1‬الىسائظ‬ ‫تعتمد النظم الرقمٌة على تحوٌل النص أو الصورة أو الصوت إلى شكل رقمً‪ ،‬وٌتؤلؾ الشكل الرقمً من خانات ثنائٌة ‪ٌ bit‬مكن لها أن‬ ‫تؤخذ إحدى قٌمتٌن إما واحد ‪ 3‬أو صفر ‪ 0‬أما الحرؾ الحاسوبً أو الباٌت ‪ Byte‬فهو ٌتؤلؾ من ثمانً خانات ثنائٌة وبالتالً ٌستطٌع‬ ‫ترمٌز‪ 111 = 18‬حالة‪ ،‬وهو ٌستطٌع ترمٌز حروؾ اللؽة المستخدمة ‪ ،‬أما نقل الصورة إلى الشكل الرقمً فٌعتمد على ترمٌز كل نقطة‬ ‫فً الصورة بعدد ٌعبر عن درجة السواد ‪ ،‬وأخٌراً تحتاج الصورة الملونة إلى ثالثة أضعاؾ سعة الصورة السوداء والبٌضاء ألنها ترّمز‬ ‫األلوان األساسٌة الثالثة كل على حدة ‪ .1‬سرٌعة‬ ‫‪ .1‬‬ ‫‪.1‬ال تحتاج إلى سعة تخزٌن كبٌرة‪.‬‬ ‫‪ .1.‬ؼٌر أن عملٌة المسح ٌجب أن تترافق مع فهرسة دقٌقة للوثٌقة وتحدٌد واصفات وكلمات مفتاحٌة‬ ‫بهدؾ استرجاعها بصورة مالئمة موضوعٌاً‪ ،‬ذلك أن اإلجراءات الداخلة فً عملٌة األرشفة هً كالتالً‪:‬‬ ‫‪.3‬حروؾ قابلة للتحرٌر‪.‬‬ ‫الخزن فً قاعدة معطٌات أو فً ملفات على حوامل مؽنطٌسٌة او ضوئٌة‬ ‫ضمان إمكانٌة االسترجاع اآللً للوثٌقة‪.$3.3‬صورة ولٌست حروؾ‬ ‫‪ .‬ونورد فٌما ٌلً أنواع حامل المعلومات الرقمً‪:‬‬ ‫‪Page 11‬‬ .‬‬ ‫‪ .3‬‬ ‫‪.3‬حروؾ قابلة للتحرٌر‬ ‫‪ .1‬ال تحتاج إلى سعة تخزٌن كبٌرة‬ ‫‪ .‬‬ ‫‪ .‬‬ ‫ً‬ ‫ً‬ ‫ضؽط المعلومات (حفظ الصورة بحٌث ال تؤخذ حٌزا كبٌرا من القرص )‪.1‬‬ ‫الحصول على الوثٌقة بشكلها القابل لألرشفة ثم مسحها إلكترونٌا‪.1‬متوسطة السرعة‬ ‫‪ .3‬حروؾ قابلة للتحرٌر‬ ‫‪ .1‬متوسطة السرعة‬ ‫‪ .5$‬مكلفة للؽاٌة‬ ‫‪‬‬ ‫ميزات عملية التحويل الى الشكل الرقمي‬ ‫‪ .1‬بطٌئة‬ ‫‪ .$ 0.1‬‬ ‫‪.‫أنظمة التوثٌق واألرشفة الرقمٌة‬ ‫دبً ‪ 31-31‬فبراٌر ‪1033‬‬ ‫طرٌق لوحة المفاتٌح ‪ ،‬أو إدخال الوثٌقة وفق معٌار النصوص الفائقة ‪ HTML‬ونورد فٌما ٌلً جدوال للمقارنة بٌن المٌزات‬ ‫والتكلفة لكل طرٌقة‪:‬‬ ‫التقانة المستخدمة‬ ‫المسح وتحوٌل الوثٌقة إلى صورة‬ ‫تكلفة التحويل للصفحة‬ ‫‪ .011‬رخٌصة‬ ‫المسح واستخدام ‪ OCR‬وتصحٌح األخطاء ٌدوٌا ً‬ ‫‪ .1‬مكلفة اكثر‬ ‫إدخال الوثٌقة من جدٌد عن طرٌق لوحة‬ ‫المفاتٌح‬ ‫‪ .$0.1‬ال تحتاج إلى سعة تخزٌن كبٌرة‬ ‫‪ .30 – 0.‬‬ ‫فهرسة الوثٌقة ‪Indexing .

‬‬ ‫‪ .1‬أبراج األقراص الضوئٌة‪:‬‬ ‫وهً نظم تحفظ فٌها عدة أقراص ضوئٌة وإذا كانت سعة هذه األقراص كبٌرة فٌمكن أن ٌصل حجم تخزٌن البرج إلى ‪100-300‬‬ ‫تٌراباٌت أي ما ٌتسع لتخزٌن ‪ 8-1‬ملٌار صفحة على شكل صورة‪ ،‬ولكن سلبٌة هذه األبراج أن زمن االنتقال من قرص إلى قرص‪ ،‬كبٌر‬ ‫نسبٌا ً وٌتراوح بٌن ‪ 8‬ثوان و‪ 10‬ثانٌة‪.‬‬ ‫‪ .3‬القرص المتراص ‪(Compact Disk – Read Only Memory) CD-ROM :‬‬ ‫وهو قرص بقطر ‪ 31‬سم مصنوع من مادة بالستٌكٌة مطلٌة بسطح ؼشاء رقٌق من األلمنٌوم‪،‬وقد ظهرت مإخراً عدة طبقات وٌمكن رفع‬ ‫سعته حتى ‪ 10‬ؼٌؽا باٌت وله عدة أنواع (المعطٌات ـ أفالم الفٌدٌو ـ الصور الفوتوؼرافٌة ـ التفاعلٌة‪) .1‬القرص المؽناطٌسً الضوئً‪:‬‬ ‫وهً أقراص قابلة للكتابة والقارئة مالٌٌن المرات وٌكون حجمها عادة ‪ 1.1.1‬قرص ‪Worm disk : Write once .1‬األقراص المؽناطٌسٌة الصلبة ‪Hard disk‬‬ ‫‪ .1‬الردهيزاخ‬ ‫تختلؾ تجهٌزات نظام األرشفة باختالؾ حجم الوثائق والؽرض المطلوب من نظام األرشفة‪ ،‬وٌمكن إٌجاز مواصفات هذه التجهٌزات فٌما‬ ‫ٌلً‪:‬‬ ‫‪Page 12‬‬ .1‬األشرطة المؽناطٌسٌة الرقمٌة ‪Streamers‬‬ ‫وسائط ضوئٌة ‪:‬‬ ‫وهً التً ٌستخدم فٌها اللٌزر األحمر ومإخراً األزرق واألخضر ومن أنواعها‪:‬‬ ‫‪ .1‬بوصة بسعة ‪ 318‬مٌؽا باٌت ‪ ،‬وبحجم ‪ 1.1‬األشرطة الضوئٌة‪:‬‬ ‫وهً الوسط األضخم سعة وتعتبر من التقانات الواعدة وتستطٌع أن تخزن الصور بكل سهولة‪ ،‬إذ أن طولها ٌصل إلى ‪ 380‬متراً‪ ،‬وسعتها‬ ‫تعادل ‪ 3‬تٌراباٌت أو ‪ 3000.‬‬ ‫‪ .‬‬ ‫‪ .‫أنظمة التوثٌق واألرشفة الرقمٌة‬ ‫دبً ‪ 31-31‬فبراٌر ‪1033‬‬ ‫وسائط مؽناطٌسٌة ‪:‬‬ ‫‪ .Read many‬‬ ‫وهذا النوع هو األنسب لألرشٌؾ ألنه عندما تدخل صورة الوثٌقة ال ٌمكن تؽٌٌرها وإعادة الكتابة فوقها‪ ،‬وٌكون حجمها (‪31-1.‬‬ ‫‪ .11‬‬ ‫بوصة) لسعات تتراوح بٌن (‪ 100‬مٌؽاباٌت و ‪ 1000‬مٌؽا باٌت)‪.3‬األقراص المؽناطٌسٌة اللٌنة ‪Flopy disk‬‬ ‫‪ .11‬بوصة وسعة‬ ‫‪ 100‬مٌؽا باٌت للوجه الواحد‪.000‬مٌؽا باٌت ‪ ،‬وهذه السعة ٌمكنها تخزٌن نحو ملٌار صفحة نصٌة أو ‪ 10‬ملٌون صورة وثٌقة مإلفة من‬ ‫صفحة واحدة‪ ،‬وٌمكن استخدامها فً أنظمة األرشٌؾ‪.1.

‬‬ ‫‪.1‬الثرهدياخ‬ ‫تستخدم األرشفة الضوئٌة عدة برمجٌات لتحقٌق الؽرض من نظام األرشفة وهً‪:‬‬ ‫‪.1‬‬ ‫‪.1‬اسرخذام األرشفح الضىئيح كنظام للعول‬ ‫من أهم مهام مراكز الوثائق الحفاظ على الوثائق فً مراحلها النشطة والوسٌطة والنهائٌة‪ ،‬وبالطبع المقصود هنا الوثائق الورقٌة‪ ،‬ولكن‬ ‫كثٌر من المإسسات تستخدم الٌوم نظما ً رقمٌة متكاملة تتضمن األرشفة الضوئٌة‪ ،‬فمثالً تعمل المصارؾ بؤنظمة رقمٌة حٌث تتضمن‬ ‫إمكانٌة أرشفة الوثائق والصكوك والشٌكات الورقٌة التً تدخل إلى النظام بعد مسحها بالماسحات الضوئٌة وٌجري التحقق من التوقٌع‬ ‫الموجود على الشٌك عبر مقارنته مع توقٌع الزبون المخزن فً النظام‪ ،‬ثم ٌجري العمل باستخدام نظم تدفق العمل ‪ Work flow‬الذي‬ ‫ٌنظم سٌر العمل من موظؾ إلى آخر‪ ،‬كما تستخدم مإسسات أخرى رسمٌة مثل الوزارات هذه األنظمة الرقمٌة‪ ،‬فنحن نعرؾ مثالً أن‬ ‫وزارات هامة مثل وزارات الدفاع والخارجٌة فً البلدان المتقدمة تستخدم األنظمة الرقمٌة‪ ،‬وال تطبع ورقٌا ً إال جزءاً من الوثائق المتداولة‬ ‫إلكترونٌاً‪ ،‬مما ٌجعل أصول الوثائق الرسمٌة متوفرة بؤكملها بالشكل الرقمً‪ ،‬بٌنما ال تشكل الوثائق الورقٌة سوى جزءاً من مجموع‬ ‫الوثائق‪.1‬‬ ‫برمجٌات إدارة الشبكة واالتصاالت‪.1‬‬ ‫‪.1‬‬ ‫‪.‬‬ ‫وٌمكن للنظام أن ٌستخدم هذه البرمجٌات كلها أو أن ٌستخدم بعضا ً منها وٌستبعد البعض اآلخر‪ ،‬وفقا ً الحتٌاجات العمل‪.1‬‬ ‫‪.1‬‬ ‫محطات إدخال‪ :‬تستخدم إلدخال الماسحات الضوئٌة‪ ،‬وٌمكنها أن تعمل فً الوقت نفسه كمحطات استرجاع‪.‬‬ ‫محطات استعراض‪ :‬حواسٌب شخصٌة تستخدم الستعراض الوثائق المدخلة‪ ،‬وٌمكنها أن تطبع المناسب منها‪.1‬‬ ‫‪.1.1.1.‬‬ ‫برمجٌات مسح الوثائق‪.‬‬ ‫‪ .‬‬ ‫برمجٌات أتمتة العمل‪.1‬‬ ‫‪.‬‬ ‫مخدم إلدارة الوثائق تخزن فٌه الوثائق وٌتضمن نظاما ً إلدارة الشبكة ونظاما ً إلدارة الوثائق واسترجاعها‪.‬‬ ‫ً‬ ‫برمجٌات تعرؾ الحروؾ ضوئٌا ‪ٌ OCR‬مكن بواسطتها تحوٌل صورة الكلمات المدخلة عبر الماسح إلى رموز الحروؾ المشكلة‬ ‫لهذه الكلمات‪ ،‬أي أن الحاسوب ٌمكن أن ٌتعامل مع النص كما لو أنه مدخل بلوحة المفاتٌح‪ ،‬وبالتالً ٌمكنه أن ٌبحث عن كلمة محددة‬ ‫أو جملة معٌنة‪ ،‬بٌنما ال ٌستطٌع الحاسب أن ٌبحث عن كلمة معٌنة ضمن صورة الوثٌقة‪.1‬‬ ‫‪.‬‬ ‫‪Page 13‬‬ .‬‬ ‫‪ .‫أنظمة التوثٌق واألرشفة الرقمٌة‬ ‫دبً ‪ 31-31‬فبراٌر ‪1033‬‬ ‫نظام استثمار أرشٌؾ محدود جاهز مبنً حول حاسوب وحٌد‪ٌ ،‬مكن أن ٌتؤلؾ من حاسوب شخصً مزود بقارئ ‪ CD-ROM‬مع مجموعة‬ ‫من األقراص اللٌزرٌة التً تحتوي صور األرشٌؾ الجاهز‪ ،‬وتكون تكلفة مثل هذا النظام عدة آالؾ دوالرات فقط‪.1‬‬ ‫‪.‬‬ ‫طابعة لٌزرٌة (أبٌض وأسود) أو ملونة‪.‬‬ ‫مسحات ‪ Scaners‬وٌمكن أن تكون ملونة أو ؼٌر ملونة وبؤحجام مختلفة ‪ A4‬و ‪ A3‬أو أكبر‪.1.‬‬ ‫وتبلػ كلفة مثل هذا النظام من بضعة آالؾ الدوالرات إلى أكثر من ملٌون دوالر‪.‬‬ ‫برج أقراص ضوئٌة‪ٌ :‬كون مرتبطا ً مع مخدم إدارة الوثائق وٌتضمن األقراص الضوئٌة المحتوٌة على صور الوثائق‪.‬‬ ‫نظام استرجاع الوثائق‪.‬‬ ‫نظام إدخال واسترجاع مزود بوسائل إدخال الوثائق النصٌة (الماسحات الضوئٌة) ووسائل استرجاعها (محطات عمل حاسوبٌة) وهذه‬ ‫الوسائل والمحٌطٌات مربوطة على شبكة محلٌة بحٌث ٌتضمن النظام عدة محطات إدخال وعدة محطات استعراض‪.3‬‬ ‫‪.3‬‬ ‫‪.

000‬صفحة‬ ‫حاوٌة صوراً وهذا ما ٌعادل أربعٌن كتاب جٌب وبعد تخزٌن الوثائق تتم القراءة باستخدام مفتاحٌن لقلب الصفحة إلى األمام وإلى الخلؾ‬ ‫أو التؤشٌر إلى أٌقونات ظاهرة على الشاشة وذلك تبعا ً لنوع الجهاز وٌتراوح سعر هذه الكتب اإللكترونٌة بٌن ‪ 100‬و ‪100‬‬ ‫دوالر‪،‬والمشكلة األكبر هنا أن بعض معاٌٌر التنضٌد ال ٌمكن تحوٌلها إلى ؼٌرها دون فقدان بعض المعلومات‪ ،‬على األقل التنسٌق‬ ‫األصلً وشكل الهوامش فً الوثٌقة‪ ،‬ولذلك ٌسعى المختصون الٌوم إلى توحٌد معاٌٌر التنضٌد بٌن األنظمة المختلفة للتؽلب على هذه‬ ‫المشكلة ‪ ،‬كما تشٌر بعض الدراسات إلى أن عمر الوثٌقة الرقمٌة ال ٌتجاوز ‪ 10‬عاما ً وفً الحقٌقة ال ٌوجد ما ٌإكد مثل هذه التوقعات‬ ‫وعلى العكس ٌمكن لألقراص أن تعمر أكثر من ذلك بكثٌر‪.1.‬‬ ‫ففً أرشٌؾ المستقبل‪ ،‬إذا توانت إحدى المإسسات عن نقل وثائقها ؼٌر المتداولة إلى النظم األحدث فإنها ستجد نفسها بعد خمسٌن سنة أو‬ ‫أقل من ذلك‪،‬مضطرة للبحث عن حجر رشٌد جدٌد لفك رموز هذه الوثائق المنسٌة ‪ ،‬وبالتالً ستكون هذه المإسسات مضطرة دائما ً إلى‬ ‫تحدٌث مخزونها وذلك بما ٌشابه عمل النساخ فً العصور القدٌمة‪.‬‬ ‫ولعل العمل فً أرشٌؾ المستقبل إلكترونٌا ً سٌسهل عمل مراكز الوثائق التً ستستطٌع بسهولة أن تتابع الوثائق الرسمٌة فً جمٌع‬ ‫مراحلها‪ ،‬طالما أنها على اتصال مستمر بجمٌع المإسسات المعنٌة بها‪.1.‬‬ ‫‪ .‬‬ ‫والٌوم نشاهد أول محاولة جادة إلنشاء أرشٌؾ لإلنترنت من خالل عمل مجموعة صؽٌرة من المختصٌن فً جامعة كالٌفورنٌا‪ ،‬حٌث‬ ‫عملوا مع بداٌة عام ‪ 3998‬على تتبع الوثائق الموجودة على اإلنترنت وأنشؤوا نسخ عنها على حاسب جامعة كالٌفورنٌا‪ ،‬واستطاعوا‬ ‫‪Page 14‬‬ .‬وإحدى المشكالت الهامة التً ٌواجهها األرشٌؾ الرقمً هو أن الوثٌقة‬ ‫الورقٌة ٌمكن االطالع علٌها ومشاهدتها دون أي وسٌط‪ ،‬بٌنما نحتاج دائما ً إلى جهاز لالطالع على الوثٌقة اإللكترونٌة ‪ ،‬وقد حاولت‬ ‫الشركات المنتجة للتجهٌزات المساهمة فً حل هذه المشكلة من خالل اختراع جهاز مخصص للقراءة‪ ،‬وقد تم اختراع جهاز قراءة‬ ‫إلكترونً بحجم كتاب الجٌب الصؽٌر وٌتراوح وزنه بٌن ‪ 180‬ؼرام و ‪ 3‬كٌلو ؼرام وٌستطٌع تخزٌن بٌن ‪ 1000‬إلى ‪ 300.‫أنظمة التوثٌق واألرشفة الرقمٌة‬ ‫دبً ‪ 31-31‬فبراٌر ‪1033‬‬ ‫إن هذا الواقع الجدٌد ٌجعل من مهمة األرشٌؾ الوطنً فً كل بلد مهمة معقدة فهو مسإول عن الوثائق الورقٌة القدٌمة ‪ ،‬ولكنه مضطر‬ ‫للتعامل مع الوثائق فً المرحلة النشطة والوسٌطة إلكترونٌاً‪ ،‬وبالتالً سٌقوم بالحفاظ علٌها عندما تصل إلى المرحلة النهائٌة بشكلها‬ ‫اإللكترونً ‪،‬ؼٌر أن الحفاظ على الوثائق بشكلها اإللكترونً لٌس عملٌة سهلة فالوثائق لكً تظهر على الحاسب تستخدم أنظمة متعددة‪:‬‬ ‫نظام تشؽٌل الحاسب‪ ،‬نظام إدارة الشبكة‪ ،‬نظام معالجة الكلمات‪ ،‬وهذه األنظمة متطورة باستمرار فإذا افترضنا أن إحدى اإلدارات حفظت‬ ‫وثائقها على حاسب معٌن ٌعمل وفق نظام تشؽٌل محدد ثم أرادت استرجاعها بعد خمسٌن سنة فإنها ستواجه مشكلة إعادة إحٌاء البٌئة‬ ‫الحاسوبٌة التً ولدت هذه الوثائق‪ ،‬فمع التبدل السرٌع لنظم التشؽٌل والمعالجة تصبح الوثٌقة بحاجة إلى نقل معطٌاتها من النظام القدٌم إلى‬ ‫النظام األحدث باستمرار للحفاظ علٌها بشكل قابل لالسترجاع والتخزٌن فً الوسائط الحدٌثة المتطورة باستمرار‪ ،‬تماما ً كما كان ٌفعل‬ ‫النساخ فً العصور القدٌمة للحفاظ على الكتب من عوامل الزمن‪.‬‬ ‫ولقد انتقلت حملة االنتخابات الرئاسٌة األمرٌكٌة ألول مرة من الصحافة واإلذاعة إلى التلفزٌون عام ‪ ،3910‬وشهدت انتخابات عام ‪3991‬‬ ‫استثماراً جٌداً لشبكة اإلنترنت‪ ،‬إال أن عام ‪ 1001‬سٌشهد نقالً حٌا ً بالصوت والصورة لحملة االنتخابات الرئاسٌة األمرٌكٌة‪ ،‬ولقد ضاعت‬ ‫بعض أجزاء هامة من حملة عام ‪ 3991‬على اإلنترنت دون أن ٌسجلها أحد‪.1‬أرشيف اإلنررند‬ ‫تتجه كثٌر من المإسسات فً عصرنا إلى التوسع فً استخدام اإلنترنت ونشر معلوماتها األساسٌة علٌها‪ ،‬ؼٌر أن بعض المإسسات بدأت‬ ‫أٌضا ً باستخدام اإلنترنت كوسٌط للتخاطب مع الموظفٌن ومع فروع المإسسة ومع الزبائن والمصارؾ والشركاء والموزعٌن والمزودٌن‬ ‫والمعلنٌن‪ ،‬مما ٌجعل معظم نشاط المإسسة الفعلً موجوداً بالفعل على اإلنترنت‪ ،‬وقد ساعدت البرمجٌات المكتبٌة الحدٌثة على تحوٌل‬ ‫عمل الموظؾ فً المكتب إلى جزء من مخزون اإلنترنت‪ ،‬وال ٌقتصر ذلك على الشركات الخاصة‪ ،‬فطرٌقة العمل هذه بدأت تدخل‬ ‫المإسسات الرسمٌة من أوسع األبواب‪ ،‬وال ٌستثنً من ذلك بعض أهم الوزارات وأكثرها خوفا ً على أسرارها مثل وزارة الدفاع‬ ‫األمرٌكٌة‪.

‫أنظمة التوثٌق واألرشفة الرقمٌة‬ ‫دبً ‪ 31-31‬فبراٌر ‪1033‬‬ ‫تجمٌع أكثر من ‪ 1‬تٌراباٌت (‪ 1‬ترٌلٌون حرؾ) من الملفات النصٌة أو الصوتٌة أو من الصور المنشورة على اإلنترنت ‪ ،‬وللمقارنة فإن‬ ‫مكتبة الكونؽرس ال تحتوي أكثر من ‪ 10‬ترٌلٌون حرؾ‪.‬‬ ‫وإن استخدام اإلنترنت فً البلدان العربٌة سٌشهد تطورات مماثلة فً بعض المإسسات العربٌة خالل خمس سنوات أو عشر سنوات‪ ،‬إال‬ ‫أن هذا التوجه مهما كان بعٌداً فإنه سٌصل فً النهاٌة ‪ ،‬ذلك أن بعض الدول العربٌة بدأت منذ الٌوم بتطبٌق مفهوم ( الحكومة اإللكترونٌة‬ ‫) كما فً ‘عمان ودبً والكوٌت ‪ ،‬وعلى دور األرشٌؾ العربٌة أن تحضر من اآلن لمواجهة احتماالت المستقبل‪ ،‬وعلٌها أن تبنً أبحاثا ً‬ ‫جدٌدة تحدد فٌها معاٌٌر األرشٌؾ فً األلفٌة الثالثة ومعاٌٌر السرٌة وطرق إتاحة الوثٌقة وحقوق استرجاعها‪ ،‬وإذا لم نفعل ذلك من اآلن‬ ‫نكون كمن ٌجلس مفكراً فوق سكة الحدٌد مطمئنا ً إلى أن القطار ما ٌزال بعٌداً‪.‬‬ ‫‪Page 15‬‬ .

1‬طريقح العول لثرناهح األرشفح االلكررونيح "‪"InfoDoc‬تالوؤسساخ‪:‬‬ ‫والبرامج المدمجة توفر جمٌع اإلجراءات التً تتم داخل المإسسة بد ًء من استالم الوارد إلى المإسسة وإجراءات تسجٌله والعملٌات التً‬ ‫تتم علٌه من فهرسة وتصنٌؾ وتوجٌه فً المسارات المختلفة تبعا ً لتخصص كل إدارة وقسم وذلك من خالل الدورة المستندٌة بالمإسسة‬ ‫التً ٌوفرها برنامج األرشٌؾ اإللكترونً وتحدٌد مسار كل ملؾ بما ٌحتوٌه من مستندات وصفحات هذا المسار عن طرٌق مخطط معٌن‬ ‫”‪ٌ“ Plan‬حتوى على عدد من الخطوات أو المراحل ”‪ “nodes‬كل خطوة ٌتم تحدٌد نوعها واألعمال التً ٌجب القٌام بها واألشخاص‬ ‫القائمٌن علٌها‪ ،‬كما ٌمكن تٌسٌر أكثر من مخطط فً نفس الوقت‪.‬‬ ‫‪ .‬‬ ‫وقد نال برنامج األرشفة االلكترونٌة "‪ "InfoDoc‬أفضل برنامج إلدارة نظم الوثائق خالل عام ‪ 1009‬على مستوى الشرق األوسط‬ ‫بشهادة الشركات العالمٌة‪ ،‬من حٌث الجودة وسرعة األداء والسرٌة القصوى للملفات والٌة عملها وللتحكم باستخدام الموظفٌن كال حسب‬ ‫صالحٌاته حتى داخل الوثٌقة‪.1.‫أنظمة التوثٌق واألرشفة الرقمٌة‬ ‫دبً ‪ 31-31‬فبراٌر ‪1033‬‬ ‫‪ .1‬ها هى ترناهح األرشفح االلكررونيح"‪"InfoDoc‬‬ ‫ٌتضمن برنامج األرشٌؾ اإللكترونً "‪ "InfoDoc‬مجموعة من البرامج المدمجة التً تساعد المستخدم فً االستفادة القصوى من‬ ‫البرنامج فً الحصول على صور المستندات عن طرٌق الماسح الضوئً ""‪ Scanner‬أو من ملفات معدة مسبقا ً عن طرٌق الحاسب اآللً‬ ‫"‪ ،"Computer Files‬لربط هذه المستندات بقاعدة البٌانات ‪ ""Data Base‬التً ٌتم تكوٌنها لسهولة ترتٌب وتصنٌؾ المستندات وحفظها‬ ‫بالحاسب‪ ،‬وإٌجاد الوسٌلة المناسبة السترجاع أي مستند من هذه المستندات‪ ،‬وٌقوم البرنامج بعرض هذه المستندات على شاشة الحاسب‬ ‫اآللً ومعالجتها بعدة طرق مثل التكبٌر والتصؽٌر "‪ ،"Zooming‬ولؾ وتدوٌر المستندات بدرجات مختلفة‪ ، ""Rotating‬ثم طباعة‬ ‫المستند للحصول على نسخة طبق األصل منه‪ ،‬وٌتم تداولها وما تحتوٌه من بٌانات ومعلومات من خالل إجراءات العمل داخل الهٌكل‬ ‫التنظٌمً للمإسسة إما فً شكلها اإللكترونً من خالل شبكة الحاسب اآللً للمإسسة أو إرسالها إلى جهات خارجٌة عن طرٌق اإلنترنت‪.1.1‬ترناهح األرشفح االلكررونيح "‪"InfoDoc‬‬ ‫قامت مإسسة قرٌة المعلومات على تصمٌم برنامج األرشٌؾ اإللكترونً ""‪ InfoDoc3.‬‬ ‫‪Page 16‬‬ .1‬فى إصداره الجدٌد لتسهٌل إجراءات العمل‬ ‫اإلداري المرتبطة بالمستندات والوثائق التً تتعامل معها المإسسات على اختالؾ أشكالها الورقٌة من سجالت وأوراق ومواد سمعٌة‬ ‫وبصرٌة من اسطوانات وشرائط فٌدٌو وأقراص مدمجة لتعطى إمكانٌة تصوٌر ونسخ وفهرسة المستندات والوثائق واالسطوانات بشكل‬ ‫شامل وفى ذات الوقت توفر للمستخدم طرق كثٌرة السترجاع تلك الوثائق‪.‬‬ ‫وٌتٌح برنامج األرشفة االلكترونٌة "‪ "InfoDoc‬أرشفة الوثائق واالحتفاظ بها على شكل ملفات الكترونٌة ٌسمح باستؽالل األماكن‬ ‫المخصصة لحفظ الوثائق الورقٌة واستخدامها ألمور حٌوٌة أخرى ولزٌادة فاعلٌة أنظمة األرشفة اإللكترونٌة إمكانٌة تطبٌقها على مستوى‬ ‫الشبكة الداخلٌة فً اإلدارة وإمكانٌة توسٌعها فً المستقبل دون أي عائق بحٌث ٌمكن لكل مستخدم استعراض الوثائق حسب الصالحٌات‬ ‫الممنوحة له من قبل مدٌر النظام داخل المإسسة أو الشركة أو الوزارة‪.‬‬ ‫وعملت مإسسة قرٌة المعلومات على تطوٌر برنامج األرشفة االلكترونٌة والذي استؽرق إعداده سنوات عدٌدة من قبل مصممٌن وفنٌٌن‬ ‫على درجة عالٌة من الكفاءة والخبرة فً مجال البرمجٌات والتصمٌم االلكترونً والشبكات حتى خرج برنامج "‪ "InfoDoc‬فً إصداره‬ ‫الجدٌد معتمداً على تقنٌات حدٌثة ومتطلبات فرضتها طبٌعة المإسسات اإلدارٌة فً الوقت الحاضر لٌعطى حال متكامال للمإسسات التً‬ ‫تعانى من النظم التقلٌدٌة فً التخزٌن والحفظ والفهرسة للوثائق والملفات‪.‬‬ ‫‪ .

11‬‬ ‫‪.‬‬ ‫تنظٌم الوثائق وربطها بنظام الفهرسة آلٌا ً حسب حقول خاصة‪.11‬‬ ‫‪.‬‬ ‫الحصول على جمٌع أنواع التقارٌر واإلحصائٌات بطرق مبسطة جداً‪.‬‬ ‫توحٌد المعاٌٌر فً التعامل مع الوثائق‪ ،‬الربط بٌن المعلومات فً أكثر من قاعدة معلومات سواء داخل المإسسة األم أو خارجها‪.‬‬ ‫‪ .‬‬ ‫التقاط ‪ Capturing‬نسخة الكترونٌة للوثائق الورقٌة المعٌارٌة ذات المقاسات العالمٌة ابتداء) ‪( A0 .11‬‬ ‫‪.A5‬‬ ‫تخزٌن الصور والوثائق‪Storage .31‬‬ ‫‪.‬‬ ‫التقلٌل من المراجعة للدوائر الحكومٌة‪.13‬‬ ‫‪.‫أنظمة التوثٌق واألرشفة الرقمٌة‬ ‫دبً ‪ 31-31‬فبراٌر ‪1033‬‬ ‫باإلضافة إلى أن قسم الوارد ٌقوم بحفظ صور المستندات الواردة إلٌه عن طرٌق الماسح الضوئً فً الملؾ الخاص بها حتى تكون متاحة‬ ‫للمستخدم حسب الصالحٌة المخصصة له‪ ،‬وفى نفس الوقت تحفظ أصول المستندات الواردة فً قسم حفظ المستندات تبعا لخطة تصنٌؾ‬ ‫المستندات الخاصة بالمإسسة‪ ،‬وبذلك ٌتم التعامل مع صور المستندات فً شكلها االلكترونً من خالل الدورة المستندٌة التً تحدد أن‬ ‫تسٌر فٌها إلكترونٌا ً "‪ "Work flow‬حٌث ٌظهر لكل مستخدم عند تسجٌل اسمه ”‪ “Log in‬الملفات المطلوب أن ٌقوم بؤي عملٌة علٌها‬ ‫واإلجراء المطلوب أن ٌقوم به والرسائل المرتبطة بهذه الخطوة‪ ،‬كما ٌمكنه أٌضا مشاهدة المخطط األصلً الذي ٌتحكم فً تسٌٌر الملفات‪،‬‬ ‫وٌمكن للقائم على البرنامج بالمإسسة “ ‪ “ Administrator‬أن ٌشاهد كل العملٌات الجارٌة وٌمكنه التحكم فٌها ‪.31‬‬ ‫‪.10‬‬ ‫‪.‬‬ ‫‪Page 17‬‬ .1.11‬‬ ‫‪.‬‬ ‫كما أنه قد ٌكون للمستخدم إمكانٌات معٌنة تختلؾ من قسم آلخر فمثال ٌمكن إعطاء مستخدم القدرة على إضافة ملفات فً قسم معٌن‬ ‫ولكنه ٌستطٌع فقط اإلطالع على ملفات قسم آخر وكل ذلك من خالل الصالحٌات التً ٌمكن إعطائها لكل مستخدم داخل النظام فً األقسام‬ ‫المختلفة‪.31‬‬ ‫‪.31‬‬ ‫‪.1‬سريح وأهن الولفاخ تالثرناهح‬ ‫ٌتضمن برنامج األرشٌؾ اإللكترونً "‪ "InfoDoc‬إمكانٌة تقسٌم مستوى سرٌة التعامل واإلطالع على المستندات إلى أكثر من مستوى‬ ‫للسرٌة مثل " سرى – سرى جداً – سرى للؽاٌة‪ ،‬وهكذا"‪ ،‬وذلك ٌمكن تطبٌقه على مستوى المستند‪ ،‬والملؾ‪ ،‬والحافظة‪ ،‬والرؾ‪،‬‬ ‫والدوالب‪ ،‬حٌث ٌمكن تحدٌد صالحٌة كل مستخدم من حٌث الوظٌفة مثل اإلطالع واإلضافة والتعدٌل واإللؽاء‪ ،‬كما ٌمكن تحدٌد أي عدد‬ ‫من اإلدارات واألقسام وتحدٌد تبعٌة الملفات ألي عدد من هذه اإلدارات واألقسام‪ ،‬فمثال ٌمكن تحدٌد أن ملؾ معٌن ٌتبع قسمً الحسابات‬ ‫والمالٌة‪ ،‬وفً هذه الحالة المستخدمٌن التابعٌن ألحد هذٌن القسمٌن حسب صالحٌتهم هم الوحٌدٌن القادرٌن على التعامل مع الملؾ‪.38‬‬ ‫‪.‬‬ ‫عرض الوثائق المحفوظة فً مستودع النظام‪Document View .‬‬ ‫بحث واسترجاع ‪ Search / retrieval‬سرٌع جداً لما تم حفظه من صور للوثائق‪.‬‬ ‫حفظ الوثائق بشكل نهائً بؤقل كلفة‪.‬‬ ‫‪ .39‬‬ ‫‪.‬‬ ‫سهولة نقل الرسائل والوثائق االلكترونٌة‪.‬‬ ‫تعدد وسائل اإلدخال واإلخراج حسب رؼبة المستفٌد‪.31‬‬ ‫‪.1.1‬سواخ ترناهح األرشفح االلكررونيح"‪"InfoDoc‬‬ ‫وفً نقاط مختصرة نبرز أهم السمات الرئٌسٌة لنظام األرشفة االلكترونٌة لمإسسة قرٌة المعلومات للتجارة عن ؼٌره من النظم اإلدارٌة‬ ‫ما ٌلً‪:‬‬ ‫‪.‬‬ ‫تقلٌل مخاطر فقد أو ضٌاع الوثائق‪.‬‬ ‫عدم التضارب والتكرار فً إصدار األوامر أو القرارات‪.‬‬ ‫توفٌر الحٌز المكانً‪.11‬‬ ‫القضاء على مشكالت الحفظ وتوفٌر المساحات المكانٌة بنسبة قد تصل إلى ‪ %90‬تقرٌبا ً‪.31‬‬ ‫‪.

‬‬ ‫تقلٌل االعتماد على األصول وبالتالً حماٌتها واالستعانة بالنسخ الرقمٌة من خالل شاشات الحاسب‪.18‬‬ ‫‪.30‬‬ ‫الواجهات الخاصة بالبرنامج باللؽة العربٌة واللؽة االنجلٌزٌة‪.13‬‬ ‫‪.1‬‬ ‫‪.1‬‬ ‫‪.‬‬ ‫إمكانٌة إرسال إعالن برٌدي أو تعمٌم لمجموعة كاملة من المستخدمٌن فً نفس الوقت‪.11‬‬ ‫‪.‬‬ ‫سرعة إمكانات التداول واالسترجاع والبث ونقل الوثائق والمعلومات إلى الؽٌر فً أماكن متعددة لحظٌا ً‪.11‬‬ ‫ارتفاع مستوى األمن والسرٌة للوثائق وسهولة التحكم بالصالحٌات‪.‬‬ ‫تبادل رسائل البرٌد اإللكترونً الداخلً للمتعاملٌن مع البرنامج دون الحاجة ألي خادم برٌد الكترونً خارجً‪.19‬‬ ‫‪.1‬‬ ‫‪.‬‬ ‫‪ .‬‬ ‫إتاحة فرصة التعامل للعاملٌن مع األنظمة الفنٌة للوثائق والمعلومات على المستوى الدولً من خالل تعاملهم مع منظمات أخرى‬ ‫محلٌة ودولٌة‪.‬‬ ‫ضمان سرعة اتخاذ القرار لوجود إمكانٌة اإلطالع السرٌع على الوثائق‪.11‬‬ ‫‪.‬‬ ‫الطباعة‪Print .‬‬ ‫امكانٌة الربط مع مجموعة برامج ‪ MS Office‬ولجلب الوثائق المخزنة فً البرنامج من خاللها أو التخزٌن مباشرة من واجهة ‪MS‬‬ ‫‪Office‬فً البرنامج‪.11‬‬ ‫‪.‬‬ ‫إجراء االتصاالت مع الؽٌر فً نفس الوقت دون مشكالت فً بث الوثائق والمعلومات‪.10‬‬ ‫‪.‬‬ ‫السرعة فً تقدٌم الخدمة للمستفٌدٌن‪.11‬‬ ‫‪.‬‬ ‫ٌدعم قاعدة بٌانات‪Oracel or SQL Server .1‬‬ ‫‪.1‬‬ ‫‪.‬‬ ‫توفٌر الوقت والجهد وترشٌد اإلنفاق المالً بما ٌعمل على تحسٌن االستؽالل األمثل للموارد االقتصادٌة المتاحة‪.9‬‬ ‫‪.19‬‬ ‫‪.‬‬ ‫تؤكٌد مصداقٌة وصالحٌة األنظمة الفنٌة للوثائق والمعلومات عند التعامل مع الؽٌر بثقة عالٌة‪.11‬‬ ‫‪.‬‬ ‫الدقة والسرعة والتامٌن والحفاظ على الملفات والمعلومات ضد كافة أنواع المخاطر بوجود نسخ بدٌلة فً أماكن متعددة‪.3‬‬ ‫‪.18‬‬ ‫‪.‬‬ ‫تحقٌق التكامل والتنسٌق فً عملٌات تداول الوثائق والمعلومات داخل المإسسة أو خارجها‪.‫أنظمة التوثٌق واألرشفة الرقمٌة‬ ‫دبً ‪ 31-31‬فبراٌر ‪1033‬‬ ‫‪.‬‬ ‫‪Page 18‬‬ .1‬هزايا ترناهح األرشفح االلكررونيح"‪"InfoDoc‬‬ ‫كانت حتمٌة مإسسة قرٌة المعلومات للتجارة إلى االتجاه نحو استخدام ما توفره التكنولوجٌا الحدٌثة وتقنٌات المعلومات من إمكانٌات‬ ‫متمثلة فً برنامج األرشٌؾ اإللكترونً"‪ ، "InfoDoc‬حٌث ٌتم تمثٌل الدورة المستندٌة داخل كل إدارة وقسم بشكل أكثر مرونة على قدر‬ ‫اإلمكان‪ ،‬وإعداد قواعد البٌانات التً تشتمل على جمٌع البٌانات التً ٌتم تداولها داخل المإسسة‪ ،‬والتً ٌتم تشؽٌلها من خالل تطبٌقات‬ ‫الحاسب اآللً التً تحاكى جمٌع إجراءات العمل الروتٌنً الٌومٌة‪ ،‬وٌتمٌز برنامج األرشٌؾ اإللكترونً "‪ "InfoDoc‬بؤنه ٌعمل على‪:-‬‬ ‫‪.1.‬‬ ‫تقدٌم خدمات البث اإلنتقائى للمعلومات والوثائق فور تحدٌث البٌانات والوئائق‪.10‬‬ ‫‪.‬‬ ‫إمكانٌة التوسع راسٌا أو أفقٌا أو كلٌهما معا فً حجم نظام األرشفة وإمكانٌة زٌادة عدد المستخدمٌن وكمٌات الملفات والوثائق‬ ‫المخزنة مستقبال‪.‬‬ ‫إمكانٌة الوصول إلى البرنامج من أي مكان فً العالم من خالل االنترنت وبؤمان كبٌر‪.‬‬ ‫مراقبة الوثائق وتحوٌالتها ومتابعة تطورها داخل المإسسة‪Workflow .‬‬ ‫إلؽاء الفاصل الزمنً والجؽرافً بٌن فئات المستفٌدٌن لتلبٌة حاجاتهم الفورٌة من المعلومات والوثائق‪.1‬‬ ‫‪.11‬‬ ‫‪.11‬‬ ‫‪.‬‬ ‫ربط أجزاء المإسسة مهما تباعدت‪.13‬‬ ‫‪.‬‬ ‫تقلٌل األعمال الورقٌة كمرحلة أولٌة فً اتجاه الحكومة االلكترونٌة‪.‬‬ ‫السهولة فً إدارة الوثائق‪.‬‬ ‫تعرٌؾ كلمة سر لكل مستخدم‪.8‬‬ ‫‪.

31‬‬ ‫‪.‬‬ ‫إٌجاد وعاء بدٌل واحتٌاطً للمستندات والوثائق األصلٌة‪.‬‬ ‫إدارة الدورة المستندٌة منذ بداٌتها حتى االنتهاء من جمٌع اإلجراءات بها وإمكانٌة متابعة جمٌع اإلجراءات على الشبكة ‪ ،‬وطباعة‬ ‫التقارٌر فى جمٌع مراحل الدورة المستندٌة‪.33‬‬ ‫‪.31‬‬ ‫‪.‫أنظمة التوثٌق واألرشفة الرقمٌة‬ ‫دبً ‪ 31-31‬فبراٌر ‪1033‬‬ ‫‪.38‬‬ ‫االسترجاع السهل والسرٌع للوثٌقة بالبرنامج من خالل تعدد نقاط الوصول‪ ،‬أو مداخل البحث للوثائق المحفوظة الكترونٌا ً( بالرقم‪،‬‬ ‫بالموضوع‪ ،‬اسم المرسل أو المرسل إلٌه‪ ،‬كلمات مفتاحٌه للوثٌقة‪ ،‬التارٌخ‪ .31‬‬ ‫‪. ،‬الخ)‬ ‫إمكانٌة االسترجاع المتعدد للوثٌقة الواحدة فً الوقت نفسه‪ ،‬بمعنى العمل بمبدأ المشاركة فً اإلطالع على الوثٌقة فً نفس الوقت‬ ‫ومن أماكن مختلفة‪.31‬‬ ‫‪.31‬‬ ‫‪..‬‬ ‫إمكانٌة الحصول على تقارٌر وإحصائٌات وجداول مقارنة بسهولة وٌسر من خالل قواعد البٌانات التً تحتوى على البٌانات وكل ما‬ ‫ٌتعلق بالوثائق والمستندات الخاصة بالمإسسة‪.‬‬ ‫توفٌر التكالٌؾ العالٌة جراء الخزن واالسترجاع التقلٌدي‪.31‬‬ ‫‪.‬‬ ‫سرعة الوصول إلى المحتوى الموضوعً للملفات والمعلومات مباشرة نتٌجة ألنظمة التصنٌؾ والفهرسة المستخدمة‪.‬‬ ‫تقلٌل حجم المخزون األصلً ومكانٌة إتالؾ الوثائق ؼٌر الضرورٌة‪.‬‬ ‫‪Page 19‬‬ .

1‬أشكال األسماء الموازٌة‬ ‫‪ .1‬أشكال األسماء المسموح بها‬ ‫‪ .1.1.1.3.1.3‬حقل التعرٌؾ‬ ‫‪ .8‬أدوات البحث‪ ،‬األدلة و المنشورات‬ ‫‪ .1.1‬أسماء أخرى‬ ‫‪ .3‬خدمات المساعدة فً البحث‬ ‫‪ .1.1‬السٌاق الجؽرافً و الثقافً‬ ‫‪ .1.1.1.1.1.3.1.1.1‬األرصدة و السالسل األخرى‬ ‫‪ .1‬حقل االتصال‬ ‫‪ .1‬الوقياس الذولي لىصف هؤسساخ األرشيف‬ ‫لقد أصدر المجلس الدولً لألرشٌؾ عن طرٌق فرٌق عمل لجنة المقاٌٌس و أفضل الممارسات‪ ،‬مواصؾ قٌاسٌة جدٌدة مكملة للمقٌاس‬ ‫الدولً للوصؾ األرشٌفً )‪Committee of Best Practices and Standards (CBPS‬‬ ‫و هو تحت عنوان "المقٌاس الدولً لوصؾ مإسسات األرشٌؾ" و هو متوفر على الموقع الرسمً للمجلس الدولً لألرشٌؾ على الرابط‬ ‫التالً‪:http://www.1‬‬ ‫‪.1.1‬البناٌات‬ ‫‪ .1‬‬ ‫‪.1‬‬ ‫‪.3‬تارٌخ مإسسة الحفظ‬ ‫‪ .3‬‬ ‫‪.1‬الخدمات‬ ‫‪ .1‬أنواع مإسسات الحفظ‬ ‫‪ .1.1‬شروط الدخول و االستخدام‬ ‫‪ .1‬‬ ‫المقدمة‬ ‫المواصفات و التوجٌهات ذات الصلة‬ ‫قائمة المصطلحات و التعارٌؾ‬ ‫هٌكل المواصفة و طرٌقة استخدامها‬ ‫عناصر الوصؾ‬ ‫‪ .1.3.3.1.1.‬‬ ‫‪.1.3.1.1.1.1.1.1.1‬أسماء األشخاص لالتصال‬ ‫‪ .1.3‬الموقع و العناوٌن‬ ‫‪ .1.1‬الهٌكل اإلداري‬ ‫‪ .1‬حقل الوصؾ‬ ‫‪ .1‬الهاتؾ‪ ،‬الفاكس و العنوان اإللكترونً‬ ‫‪ .1.1‬الدخول إلى المإسسة‬ ‫‪ .1.1‬خدمات النسخ‬ ‫‪Page 20‬‬ .1.1.1.1.‫أنظمة التوثٌق واألرشفة الرقمٌة‬ ‫دبً ‪ 31-31‬فبراٌر ‪1033‬‬ ‫‪ .1.1.1.1‬النصوص المراجع‬ ‫‪ .3‬المعرؾ‬ ‫‪ .3‬ساعات الدخول‬ ‫‪ .1‬إدارة الوثائق الجارٌة و الوسٌطة و سٌاسة التجمٌع‬ ‫‪ .1‬قابلٌة اإلطالع‬ ‫‪ .org/en/node/38884‬‬ ‫قائمة المحتوٌات لهذه المواصفة‪ ،‬مترجمة إلى اللؽة العربٌة حٌث أن ترجمة المواصفة كاملة لم تصدر بعد‪.1.1.1.1.1.ica.1.

1.1‬الملحقات‬ ‫‪ .1.1.1.9‬مالحظات متعلقة بتحدٌث الوصؾ‬ ‫‪ .1‬لؽة الوصؾ اإلنجلٌزٌة (المملكة المتحدة)‬ ‫‪ .1.1.1‬لؽة الوصؾ األسبانٌة (أسبانٌا)‬ ‫‪ .8‬المصادر‬ ‫‪ .1.1.1‬القواعد و‪/‬أو االصطالحات‬ ‫‪ .1.3‬لؽة الوصؾ الفرنسٌة (فرنسا)‬ ‫‪ .1.1.1.1‬لؽة الوصؾ األلمانٌا (ألمانٌا)‬ ‫‪Page 21‬‬ .1.1.1‬مستوى التفاصٌل‬ ‫‪ .1‬اللؽات‬ ‫‪ .‫أنظمة التوثٌق واألرشفة الرقمٌة‬ ‫دبً ‪ 31-31‬فبراٌر ‪1033‬‬ ‫‪ .1‬تارٌخ اإلنشاء و المراجعة أو اإلتالؾ‬ ‫‪ .1‬مستوى االنجاز‬ ‫‪ .1.1‬المراقبة‬ ‫‪ .1.1‬العالقات بٌن مإسسات األرشٌؾ و األرشٌؾ و المنتجٌن‬ ‫‪ .1.1‬األشكال المسموح بها السم و معرؾ البطاقة المرجعٌة المتصلة‬ ‫‪ .1‬الفضاءات المفتوحة للجمهور‬ ‫‪ .1.1‬تارٌخ العالقة‬ ‫‪ .1‬معرؾ المصلحة المسإولة عن الوصؾ‬ ‫‪ .1.1‬وصؾ العالقة‬ ‫‪ .1.1.1.3‬معرؾ الوصؾ‬ ‫‪ .3‬عنوان و معرؾ وثائق األرشٌؾ ذات الصلة‬ ‫‪ .1.1.1.1.1‬لؽة الوصؾ اإلٌطالٌة (إٌطالٌا)‬ ‫‪ .1.1.1.1.

1‬‬ ‫‪..3‬‬ ‫‪.‬و البعض منها أخذ وقتا طوٌال و القى صعوبات ناهٌك عن الكلفة الباهضة و ضرورة استمرار توفر الموازنات إلخ‪ .1‬‬ ‫القٌمة القانونٌة للوثٌقة اإللكترونٌة‬ ‫التقادم السرٌع لألوعٌة و األجهزة و البرامج‬ ‫التؽٌٌر الجذري فً أسالٌب العمل لدى المستخدمٌن‬ ‫تكامل األنظمة اإللكترونٌة‬ ‫هشاشة األوعٌة اإللكترونٌة‬ ‫حاجز األجهزة اإللكترونٌة بالنسبة للمستخدم‬ ‫وما أردت التنبٌه إلٌه هو أن األرشفة اإللكترونٌة فً مجال األرشٌؾ تختلؾ عن ما ٌقال عنها أرشفة إلكترونٌة فً مجال المكتبات حٌث‬ ‫أن األرشفة فً مجال الوثائق تحتاج من األساس إلى نظام أرشٌفً ٌدوي دقٌق تكون بالنسبة إلٌه مكملة و لٌست معوضة‪.1‬‬ ‫‪..‬‬ ‫‪Page 22‬‬ ..‬و‬ ‫هً إشكالٌة عولجت كثٌرا فً عدة مقاالت و مإتمرات قد ٌطول النقاش فٌها وقد تلخص فً النقاط التالٌة‪:‬‬ ‫‪.‫أنظمة التوثٌق واألرشفة الرقمٌة‬ ‫دبً ‪ 31-31‬فبراٌر ‪1033‬‬ ‫‪ .1‬‬ ‫‪.‬‬ ‫حٌث أن العوامل الرئٌسٌة لنجاح مشارٌع األرشفة اإللكترونٌة هً إٌجاد أدوات عمل مثل نظام التصنٌؾ و خطة الملفات و توحٌد عناصر‬ ‫المٌتاداتا وشمولٌتها و ؼٌر ذلك؛ و هذه األدوات تتكامل فً ظل نظام شامل من شؤنه أن ٌعمل على ضبط الكمٌات الهائلة من األرشٌؾ‬ ‫الورقً و تحضٌره لٌكون قابال لالستٌعاب ضمن أنظمة األرشفة اإللكترونٌة‪.‬‬ ‫بناءا على ذلك‪ ،‬ال ٌمكن اعتبار عامل التراكم مشكلة تإدي إلى حتمٌة إتالؾ القدٌم و تعوٌضه بالحدٌث ألن األرشٌؾ ٌتمٌز عن المكتبات‬ ‫بمٌزة فرٌدة و هً أن الوثٌقة تزٌد قٌمتها بالتقادم فال ٌمكن إتالفها أو االستؽناء عنها إذا تقررأنها ذات قٌمة من جراء عملٌة التقٌٌم‬ ‫األرشٌفً‪.‬‬ ‫فعلم األرشٌؾ ٌقرر أنه لٌس من الضروري حفظ جمٌع الوثائق المنتجة بل هناك مراحل تمر بها هذه األخٌرة تتناقص من خاللها الكمٌات‬ ‫حسب القٌمة اإلدارٌة المتناقصة للوثائق و فً األخٌر ال ٌبقى على العموم إال ‪ 30‬بالمائة من اإلنتاج األصلً فبالتالً ال ٌشكل عامل‬ ‫الكمٌة و التراكم مشكال إذا قامت المصالح و المإسسات األرشٌفٌة بدورها بشكل متواصل فً تقٌٌم األرشٌؾ و فرزه و اإلتالؾ المدروس‬ ‫و العقالنً للنسخ المتكررة و المسودات ؼٌر الضرورٌة باحترام القوانٌن و التشرٌعات التً تنظم مجال األرشٌؾ و بالتالً ٌمكن تركٌز‬ ‫الجهد على الكمٌات المتبقٌة بالشكل الذي ٌضمن حسن تنظٌمها و حماٌتها و إتاحتها فً الشكل الورقً إن اقتضى األمر ذلك أو باستخدام‬ ‫أنظمة األرشفة اإللكترونٌة لتسرٌع عملٌات البحث و االسترجاع و تفادي تداول األصول الثمٌنة و بالتالً المحافظة علٌها أكثر‬ ‫و هكذا ٌمكن القول أن لألرشفة اإللكترونٌة دور مكمل لألرشفة الٌدوٌة و ال ٌستؽنى عن هذه و ال عن تلك فً الوقت الحالً و الواقع‬ ‫على الصعٌد الدولً و فً الدول المتقدمة ٌبٌن بوضوح كٌؾ أن المإسسات هتاك مازالت تعتمد على األرشفة الورقٌة و إن اعتمدت‬ ‫األرشفة اإللكترونٌة‪.1‬‬ ‫‪.1‬خانة هن إشكاليح األرشفح اإللكررونيح‬ ‫إن لألرشفة اإللكترونٌة مزاٌا و إٌجابٌات كثٌرة من حٌث السهولة و السرعة و استرجاع المساحات المكتبٌة وترشٌد استخدام قاعات‬ ‫الحفظ كما أنها تساعد فً نشر الوثائق إلكترونٌا و تقاسمها على الشبكات المعلوماتٌة و ؼٌر ذلك من اإلٌجابٌات مما أدى بجل المإسسات‬ ‫و اإلدارات إلى التهافت على اقتنائها ظنا منهم أنها الحل السحري الذي سٌحل مشاكل األرشفة نهائٌا و لكن ماذا كانت النتٌجة ؟‬ ‫الكثٌر من المشارٌع كانت فاشلة ولم تإدي إلى النتائج المرجوة بل كانت النتائج عكسٌة حٌث كان هناك عزوؾ عن األنظمة‬ ‫اإللكترونً‪..

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful