Manual de

Operaciones
Se presenta el siguiente Manual de Operaciones para el
funcionamiento adecuado de una franquicia editorial,
denominada “Revista Sala de Espera”

“Sala de Espera” es el primer medio de comunicación creado

especialmente para salas de espera, constituyéndose en el pionero en esos
escenarios de lectura.

Tiene el costo por mil –lectores– más bajo del mercado.

Se lee en el escenario de lectura más cercano al momento de la compra.
Posee un contenido editorial original, ameno e inteligente.
Actividades
Actividades diarias
Todos los días se debe comprar el diario de mayor circulación.
En el se debe revisar toda la publicidad de productos y servicios relacionados;
se debe prestar atención a las actividades de los médicos tales como
Congresos y Seminarios;
Toda presentación de servicios bancarios y de seguros así como toda la
información referida a los productos y servicios que tengan que ver con el
perfil del lector de “Sala de Espera”.
De tal forma que será posible inventariar el amplio espectro de anunciantes
que pueden tener en SE, un vehículo para anunciar.
Una vez hecho el inventario pueden ser dados los potenciales clientes a un
Ejecutivo de Cuentas o contactarse directamente.
En el caso de Congresos o Seminarios, debe cubrirse este evento,
distribuyendo la revista y tomando nota de los stands que allí se ubiquen
para luego, visitarlos.
Revisión de Correos Electrónicos
La Gerencia debe chequear los mensajes recibidos a través de Internet.
Es muy importante la revisión y respuesta de los mensajes de Internet ya que son
un indicativo del compromiso y seriedad de la empresa.
Los mensajes típicos están relacionados con:
La solicitud de tarifas.
Información general sobre los servicios de nuestra empresa.
Actividades en el periodo previo a la circulación
Revisión de la revista en circulación para determinar fallas.
Tomar los correctivos necesarios.
Comenzar la distribución.
Primero a los anunciantes con la correspondiente factura y enseguida en los
puntos de distribución. Luego se hará la distribución del mailing entre los
potenciales anunciantes y en los Congresos o Seminarios de los que
hablábamos antes.
Gerencias
Gerencia en correspondencia con la distribución
Se hará una distribución a los anunciantes
En este caso se hará una relación de los anunciantes.
A los mismos se les entregará:
Dos revistas.
La factura de Cobro.
Se hará la distribución a los puntos de lectura
Previo a la distribución inicial, se enviará una carta (según modelo adjunto) con
motivo de presentación de la revista a la junta directiva de la clínica de modo de
contar con su aprobación. Esto es muy importante ya que se crea una relación
formal y de respeto entre ambas partes.
En este caso se hará lo siguiente:
Cada punto de distribución tendrá asignado un número de ejemplares.
Se organizarán las zonas de acuerdo con su ubicación en el plano de la
ciudad de Panamá.
Se pondrán x cantidad de revistas, de acuerdo al volumen de consultorios,
dejando el número de revistas que se haya adjudicado a cada punto.
En el caso de Peluquerías, se pondrán 3 ejemplares por Peluquería.
En el caso de Aeropuertos se dejarán una cantidad de revistas.
En los otros puntos de distribución se dejará 3 revistas por Punto.
Mientras se esté realizando la distribución y se localice a algun visitador
médico se le debe entregar la revista.
Al momento de entregar la revista se debe decir “Aquí tiene SALA DE
ESPERA”, para que nos recuerden.
El primer mes de entrega se debe presentar la revista a las secretarias en
los consultorios para que sepan que vamos a llegar mensualmente.
En cuanto al mailing de cortesía
Se realizará previamente un listado de Cortesía. En el se incluirán:
Medios de Comunicación. (Difusores – No competencia)
Potenciales Anunciantes
Directivos de Clínicas
Directivos de Asociaciones de Laboratorios.
Directivos de Asociaciones Médicas
Personalidades
Los mismos se dividirán por zonas, en las cuales se incluirán los distintos tipos
de Cortesía. Se hará un listado por cada zona, incluyendo a cada uno de los
destinatarios quienes deberán firmar y sellar recibido.
El listado luego deberá revisarse a efectos de saber quienes han recibido
correctamente.
El mailing de directivos de clínicas debe ser entregado el mismo día que se
entregue por primera vez la revista a la clínica.
Esto para que sean los primeros en verla y para no ir dos veces a un mismo
sitio.
Gerencia en correspondencia con Administración
La edición del mes deberá ser enviada junto con la factura a cada anunciante.
Con la revista en la mano y revisando que estén todos los anuncios se debe
 hacer una hoja de cálculo en donde se indique por columnas:
La razón social a quién va dirigida la factura,
Producto o nombre del anuncio,
Tamaño de la pauta (1 página, ½ página, etc.),
Vendedor,
Valor bruto,
Descuentos aplicados,
Valor neto de la pauta (monto que se va a indicar en la factura),
Iva,
Total,
Comisión para el vendedor (aplicando fórmula para el porcentaje),
Observaciones (en donde se indicarán algunos terminos importantes o
referencias como Nro. de Contrato ó Nro. de Orden de Inserción).
La facturación deberá hacerse siguiendo todos los requerimientos de la ley.
Se aconseja la compra de un programa básico de contabilidad y facturación
para tales efectos.
El monto a indicar en la factura será el resultante neto después de aplicado el
descuento acordado en la negociación. No es aconsejable indicar los valores del
descuento en la factura.
Se verificará la facturación de los clientes directos (vendidos por la gerencia) y
de los vendidos por Ejecutivos.
En caso de que en la venta se haya establecido como forma de pago el
intercambio, se debe proceder a elaborar una factura según los términos
acordados entre las partes y “cruzar” contablemente las mismas en la
medida de los consumos entre ambas partes. Esta venta también debe estar
insertada en la hoja de cálculo de las ventas.
Se deberá corroborar que todas las facturas hayan sido enviadas a los clientes
y que las mismas tengan el sello o la firma autorizada que las valide e
indique su recepción.
Gerencia en correspondencia con el Dpto. de Ventas
Verificar con cada Vendedor las características de la Venta, escritas en el
Contrato. El mismo deberá tener:
Bien identificado el nombre del cliente, el número de RIF y sus teléfonos.
Verificar con cada Contrato los servicios a prestar.
Verificar con cada Contrato las condiciones de Pago concedidas a cada
cliente y los Descuentos en caso de aplicarse.
Verificar con cada Vendedor que haya entregado a sus clientes las revistas,
(no más de tres revistas por cliente) y la factura a cada uno de los clientes
que hayan pautado en la revista.
Entrega a Administración de las facturas recibidas y firmadas por los clientes.
Gerencia
Selección de los avisos encontrados en los Diarios.
Entrega de avisos a los Vendedores para que inicien el proceso de Venta.
Inicio de contactos de venta para la próxima edición.
Confirmar con los clientes las repeticiones y las modificaciones de sus
avisos.
Contacto con potenciales clientes que no han pautado en la revista.
Seguimiento a los Vendedores para conocer los espacios vendidos.
Confirmación de espacios vendidos y recepción de los artes.
Administración
Seguimiento de pagos de la publicidad a la revista.
Contenido Editorial, Diseño Gráfico y Web
Contenido Editorial
La revista se ha impuesto un límite: no vamos nunca a tratar temas
relacionados con la política, los negocios ni la salud.
El contenido será, fundamentalmente, un espacio para la lectura ágil e
inteligente.
Las secciones de la revista, serán las mismas de Sala de Espera Venezuela:
Secciones Fijas
Portada
Casos y Rostros
Letras y Tiempos
Urbano y Actual
Equipaje
Cuerpos y Mentes
Galería de la Belleza
Noticias
Exclusivamente a cargo y por cuenta del franquiciado estará el contenido y las
imágenes y fotografías de las secciones siguientes:

Portada Debe hacerse en la región.

Urbano y Actual Debe hacerse en la región.

Periodista Local

Secciones Opcionales

Presente y Futuro Suministrada

La ultima vez que Debe hacerse en la región

3 de 3 Debe hacerse en la región

Curiosidades Suministrada

Cómo Hacer Suministrada

Galería de la Debe hacerse en la región.

Belleza Contactos previos con las
compañias de esos
productos que serán
también clientes
publicitarios.

Noticias Todas las relacionadas con la

región. Contactos previos
con las compañias de esos
productos que serán
también clientes publicitarios

Resto del contenido

Estará disponible para su uso el Banco de Notas de Sala de Espera, para el
 resto de las secciones.
Serán seleccionadas por el franquiciado y será de su responsabilidad el
adecuarlas al lenguaje usado en su región.
Si la revista pasa de las 32 páginas, es recomendable utilizar un periodista
local para una o dos notas de las secciones.
Asimismo, todas las notas nuevas aparecidas en la revista franquiciada
pasarán a formar parte del Banco de Notas de Sala de Espera y podrán ser
usadas por las otras revistas que formen parte del grupo.
De igual manera estarán disponibles el banco de imágenes y fotos, siempre y
cuando éstas no hayan sido proporcionadas con derechos exclusivos o con
alguna limitación en su publicación y divulgación.
Diseño Gráfico
El diseño de la revista será elaborado por el equipo de Sala de Espera Caracas,
con un cargo al franquiciado según contrato.
Esto garantizará la calidad y uniformidad del diseño.
Todo el diseño de artes publicitarios que sea necesario elaborar para
anunciantes que así lo soliciten, serán cobrados por el franquiciado a su
cliente, según las tarifas mínimas estipuladas en su momento porSala de
Espera.

Página web
El diseño, modificaciones y todo lo relacionado con la página web, estará a
cargo de la franquicia master. En su formato actual están incluidas todas las
revistas del Grupo.
Se incluyen además, banners publicitarios de los principales anunciantes de cada una
de las revistas, como un valor agregado muy importante a ofrecer al cliente.
Estamos ahora (finales de mayo 08) en proceso de actualización y
modernización de la revista en formato digital con la finalidad de acentuar la
imagen corporativa.
El proyecto, entre otras cosas, permitirá la realización de foros, permitirá a los
periodistas crear su blog dentro del sitio para interactuar con los lectores y
usuarios.
Se realizarán encuestas y se permitirá la inclusión de noticias corporativas y de
espectáculos aún después de subir la edición del mes.
Se trabajará ya de una manera más formal en la inclusión de los banners de los
anunciantes; para ello deben enviar su anuncio también en formato digital.
Los lectores y usuarios de la página podrán entrar a la página web del
anunciante solamente haciendo clic en su banner.
También estará disponible un reporte a cada cliente de cuantas personas
accesaron a su página desde nuestro sitio web. Esto se convertirá en un
argumento adicional de venta para el espacio publicitario que nos hará
distinguir de los demás medios.
Cuando esté concluido el nuevo proyecto, la subida de la revista del mes de
cada país al sitio web, será realizada por cada franquiciado, previo
entrenamiento por parte nuestra así como también la actualización de
noticias y otros eventos a destacar.
Condiciones de entrega material digital
Sumario:
Se detallará el contenido de la portada y las 4 notas principales. Cada
descripción no debe exceder los 250 caracteres con espacios.
Portada:
Cada país realizará la nota de portada, por lo que se recomienda tener en
cuenta todos los factores para producirla. Es fundamental conseguir las
imágenes para ilustrar la nota, bien sea suministrada por el entrevistado o la
posibilidad de realizar una sesión fotográfica exclusiva.
Fotografía:
Las imágenes se entregan en formato JPG, TIF o RAW. Por cuestiones de
peso, sólo pueden ser enviadas por correo aquellas imágenes que no
excedan los 20MB. Si su peso fuera superior a los 20MB se les dará
instrucciones de como reducir su tamaño para el correcto envío por correo
electrónico o al FTP de Sala de Espera.
Las cámaras digitales capturan la imagen a 72 d.p.i. Es preferible no
escalarlas o modificar su resolución.
Con una cámara de 6 megapíxeles puede capturarse una foto a tamaño
página, aunque lo ideal sería que las cámaras superaran los 8
megapíxeles.
Enviar las imágenes juntas, con su nombre de archivo detallado y numerado
para poder identificar las fotos. Ejemplo: pda_arjona_001.jpg
Pedir los créditos del fotógrafo.
Enviar las fotografías a los correos: arte@saladeespera.com.ve y
carolina82@saladeespera.com.ve
Textos:
Los textos pueden ser enviados en Microsoft Word o cualquier programa de
texto aplicando al documento las negritas y las cursivas necesarias.
El texto debe ser revisado para evitar el envío de múltiples versiones de un
mismo documento.
Enviar los textos a los correos: arte@saladeespera.com.ve y
amonasterio@saladeespera.com.ve
Casos y Rostros - Cuerpos y Mentes:
El contenido de la sección es, en su mayoría, tomado de ediciones anteriores de las
revistas del grupo, por lo que se pueden copiar de las respectivas páginas web. Es
fundamental hacerlo con la debida antelación para así ubicar las imágenes en el
respaldo de revistas.
El contenido de las notas debe ser respetado. Las fuentes y las citas no se pueden
alterar. Dicho contenido va a estar publicado en web en sus versiones originales y las
alteraciones están expuestas en nuestra propia edición digital. Es vital verificar la
actualidad de los artículos, en muchos casos pueden perder vigencia, y en el caso de
los listados y rankings la información cambia constantemente.
Fotografía:
Se sacaran del banco de imágenes de la revista siempre que no se planteen
limitaciones con los derechos de las imágenes. En muchos casos son
otorgadas o autorizadas para la publicación en un país y no pueden
 usarse en otro.
Textos:
Se copian en la web y se trasladan a un documento word para su corrección,
actualización y adaptación.
Enviar los textos a los correos: arte@saladeespera.com.ve y
amonasterio@saladeespera.com.ve
Urbano y Actual:
En esta sección es fundamental contar con las fotografías para ilustrar las
reseñas. Si no tienen la imagen, no se molesten en hacer la reseña. Las
fotografías tienen que estar en las condiciones necesarias para su publicación
en impresos. No todas las imágenes que llegan por correo tienen la resolución
necesaria. Tengan en cuenta que una imagen en pantalla es aproximadamente
cuatro veces más grande que su reproducción en imprenta.
Fotografía:
Las fotografías son suministradas por las oficinas de prensa de los
espectáculos, canales de tv y distribuidoras de cine. En la mayoría de los
casos cuentan con material de calidad para su publicación.
Contamos con acceso a servicios de prensa de cine y cable, pero de la
agenda de teatro, exposiciones y espectáculos, así como de la televisión
local de cada país, el periodista encargado debe pedir el material para
cada reseña.
Es importante identificar las imágenes con su nombre de archivo detallado
para poder identificar las fotos:
Ejémplo: uya_agenda_expo_fotografia_madrid.jpg
Enviar las fotografías a los correos: arte@saladeespera.com.ve y
carolina82@saladeespera.com.ve
Textos:
Enviar en word, en una sola entrega, un documento por sección: agenda,
cine, tv, libros, lugares, discos.
Enviar los textos a los correos: arte@saladeespera.com.ve y
amonasterio@saladeespera.com.ve
Presente y futuro:
El material es suministrado por nosotros. Se debe verificar el contenido,
modismos, expresiones y precios (dólar, euro, moneda local). Si algún
anunciante está interesado en reseñar algún producto, pedir que suministre las
imágenes en alta resolución.
Galería de la belleza - Noticias:
Cada publicación deberá suministrar el material para realizarla.
Fotografía:
Las imágenes se entregan en formato JPG, TIF o RAW. Por cuestiones de
peso, sólo pueden ser enviadas por correo aquellas imágenes que no
excedan los 20MB. Si su peso fuera superior a los 20MB, se les dará
instrucciones de como reducir su tamaño para el correcto envío por correo
electrónico o al FTP de Sala de Espera.
Para noticias, las imágenes pueden ser pequeñas: unos 150 KB de peso es
suficiente.
 Enviar las fotografías a los correos: arte@saladeespera.com.ve y
carolina82@saladeespera.com.ve
Textos:
Enviar en word, en un sólo documento.
Los textos no deben exceder los 500 caracteres con espacio por producto
(aproximadamente 4 productos por página para galería y 8 para noticias)
Enviar los textos a los correos: arte@saladeespera.com.ve y
amonasterio@saladeespera.com.ve
Avisos:
Los avisos van a ser enviados por correo electrónico o copiados al FTP de Sala
de Espera.
Se recomienda en lo posible enviarlos con un par de días antes de la entrada a
imprenta para revisar formatos, tamaños, sangrados y resolución. De esta
manera tenemos la posibilidad de pedirlos nuevamente adaptados a nuestros
requerimientos. En algunos casos es posible corregirlos, en la mayoría es
complicado y puede acarrear problemas con el cliente si el aviso no es
publicado como lo espera.
No aceptar avisos en Microsoft Word, PowerPoint o Publisher, a menos que sean
enviados con la suficiente antelación para que los avisos se reconstruyan en
aplicaciones de diseño y sean reenviados al cliente para su aprobación.
En caso de que el cliente no cuente con un arte para la publicación de su
anuncio, lo realizaremos, siempre que sea solicitado con siete días antes del
cierre de imprenta.
Información técnica para el anunciante
Los avisos deben estar en formato JPG, PSD, EPS, TIF o PDF (PDF/X-1a:2001) en
CMYK a un mínimo de 300 d.p.i. al tamaño exacto requerido para publicación y
con la totalidad de sus textos convertidos a curvas (path); sin cantoneras
(marcas de corte o registro).
Alejar de los bordes contenido importante como textos, o logos de agencia.
Las pruebas impresas, Laser o Inkjet, se manejarán como referencia de
contenido más no como prueba de color. Si el cliente requiere soportar su
aviso con una prueba de color, la misma debe ser enviada en físico,
impresa en plotter y debidamente perfilada.
Los textos en negro deben de ser a 100% de negro y no compuestos por los 4
colores.
El overprint (sobreimpresión de color) debe ser aplicado exclusivamente al
negro.
Las imágenes encapsuladas en Archivos PDF o EPS deben de estar a tamaño a
300 d.p.i. y en CMYK.
Construya los colores en el espacio CMYK, no use Pantones o tintas directas.
Enviar los avisos a el correo: arte@saladeespera.com.ve
Glosario de términos:
DPI: dot per inches (puntos por pulgada), cuando pedimos una imagen a 300
d.p.i. queremos que la fotografía tenga una densidad de 300 puntos o pixels
en una pulgada lineal. (2.54cm).
Formatos (TIF, PSD, JPG, RAW): son distintas maneras de guardar una fotografía
digital. Cada formato tiene diferentes formas de compresión y calidad: el JPG es el
que más comprime -en algunos casos a costa de la calidad-, por lo que las
 imágenes pesan menos y pueden ser enviadas por correo; el TIF maneja distintos
tipos de compresión sin pérdida de calidad. El RAW es llamado el “Negativo
Digital”, conserva toda la calidad de la captura, es un documento pesado y puede
superar los 20MB.
PDF: (Portable Document Format) documento de formato portátil. Es un
documento complejo compuesto por texto, imágenes y gráficos vectoriales.
Puede hacerse en distintos niveles de calidad y compresión.
PDF/X-1a:2001: Es un estandar ISO para la generación de un documento PDF, de
esta manera se garantiza la posibilidad de procesar dicho documento en
cualquier dispositivo que soporte el estándar. Cualquier servicio de preprensa
(fotolito, fotomecánica) cuenta con herramientas adaptadas a los estándar ISO.
CMYK: (Cyan, Magenta, Yellow y Key) es un modelo de colores que se utiliza en
la impresión a colores. Este modelo se basa en la mezcla de pigmentos de
los siguientes colores para crear otros más:
C = Cyan - Cian
M = Magenta
Y = Yellow - Amarillo
K = Black ó Key - Negro
Perfil de Color: Cada dispositivo tiene una capacidad limitada de reproducir el
espectro de color, mientras los monitores y las cámaras manejan millones
de colores, la impresión en imprenta, Plotters o impresoras de escritorio,
sólo manejan miles. El perfil de color es lo que nos permite visualizar en un
dispositivo el resultado que se va a obtener en otro. (ver en pantalla un
aproximado a la impresión de imprenta o ver en una prueba plotter el
resultado de bastante aproximado del resultado impreso).
Textos convertidos a curvas (path): Las tipografías en los programas de
diseño, son librerías en formatos Truetype, Opentype o Postscript. Cada vez
que abrimos un documento, el programa pide a la librería la tipografía
necesaria para cada archivo. Para evitar que el cliente envíe junto con el
arte, todas las tipografías o fuentes que utilizó para construir el aviso. Se les
solicita guardar sus documentos con los textos convertidos a curvas, (dibujo
o path) para evitar errores, producto de abrir un documento con una
tipografía incorrecta. Es la manera más segura de manejar un aviso para su
publicación pero presenta el inconveniente de que los textos no pueden ser
modificados una vez sean convertidos a dibujo.