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CHECK-LIST PARA A ORGANIZAÇÃO DE UM EVENTO

PRÉ-EVENTO

REGIÃO DO EVENTO
• Nível de interesse técnico, científico, político e social da região
• Potencial da região para o sucesso do evento
• Reputação da região
• Apoio de autoridades
• Preço relativo (comparado às outras regiões candidatas)
• Infra-estrutura local
• Capacidade hoteleira
• Meios de transporte
• Restaurantes
• Comunicações
• Segurança
• Atrações turísticas

LISTAGEM DOS PARTICIPANTES:

• Serão feitos convites impressos ?
• Quantos acompanhantes por convidado poderão participar ?
• Será passado algum questionário de participação ?
• O telemarketing de confirmação será executado ?
• Os diretores e chefes serão convidados ? Quem ?
• Ofícios e Circulares serão preparados ?
• Programa do evento será preparado ?
• Os conferencistas confirmou ?
• Os equipamentos necessários foram definidos ?

TRAJE
• Definido ? Qual ?

CONVIDADOS E ACOMPANHANTES
• Foram avisados dos horários e locais ?
• Receberam a programação ?

CONTRATO COM FORNECEDORES

• Há um modelo padrão da sua empresa ?

DO TRANSPORTE
• Após o questionário, definir o meio de transporte de acordo com o número de participantes
(incluindo a companhia aérea oficial, se necessário) e um ônibus caso haja visita para outros locais
fora do local onde se realizará o evento.

DOS EQUIPAMENTOS
• Serão contratados (som, retroprojetor, tela, microfone, filmes, telão, gravadores, púlpito,
bandeiras, computadores) ? Quais ?

MATERIAL AOS PARTICIPANTES

• Serão fornecidos (diplomas, mapas, pastas, brindes, etc.) ?

CRACHÁS DE IDENTIFICAÇÃO
• Providenciados ?

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COORDENADORES DA SUA EMPRESA

• Preparados e orientados para receber os convidados e acompanhantes ?

PROGRAMAÇÃO VISUAL
• Preparados (mensagem de boas vindas, filmes, vídeos, faixas, banners, programa, etc.) ?

PRODUTOS DA SUA EMPRESA A SEREM EXPOSTOS

• Transporte foi acertado, local foi preparado, pessoal técnico foi escalado ? Tomada 110 ou 220 foi
solicitada ?

DIVULGAÇÃO
• Como será feita a divulgação do evento (tipos de mídia, freqüência, etc.) ?
• Peças publicitárias específicas serão feitas ?

IMPRENSA
• Material de assessoria de imprensa (press-release, fotos e folhetos) será distribuído ? Está
disponível ?
• Jornalistas, especialistas, celebridades foram convidados ?

RECURSOS HUMANOS
• Haverá uma cerimônia inicial?
• Haverá coquetel de boas vindas?

MESTRE DE CERIMÔNIA
• Haverá um mestre de cerimônia?
• Programação e sistema de integração dos convidados foram definidas ?

TRADUÇÃO SIMULTÂNEA
• Foram contratados tradutores ?

RECEPCIONISTAS
• Com uniforme da cor da sua escola para informar, conduzir, secretariar, anotar a presença,
colocar crachás, etc. Foram contratadas ?

OPERADORES
• Contratados ?
• Vídeo, som, luz
• Fotógrafo
• Segurança
• Digitadores

LOCAL DO EVENTO
• Bloqueado ?
• Vistoriado ?
• Cartão de boas vindas e de citação ?
• Serviço de informações ?
• Meios de comunicação ?
• Entrega de credenciais ?
• Local para jantar / coquetel / show ?
• Comitê de recepção ?
• Ensaio ?
• Exposição paralela ?
• Seguro ?
• Assistência Médica ?
• Valet parking ?

EVENTO – CAFÉ DA MANHÃ / ALMOÇO / COQUETEL / JANTAR

• Espaço e alimentação foram dimensionados ?

• Bebidas definidas ? Quantas ? Só durante as refeições ?
• Bebidas alcoólicas, inclusas ?
• Telefone à disposição ?
• Púlpito à disposição ?
• Microfone ?

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• Disposição das mesas e mesa principal ?

• Decoração está de acordo ?
• Iluminação ?
• Ar condicionado ?
• Música ambiente, DJ ou ao vivo ?
• Formato do salão / auditório ?
• Sala VIP ?
• Estacionamento / valet parking incluso ?
• Plano de assentos ?
• Ponto de luz e tomadas ?
• Decoração ?
• Mesa principal ?
• Mesa diretoria ?
• Palco ?

CERIMONIAL
• Mesa para o receptivo
• Lista dos confirmados
• Reserva de mesas
• Mesa para a imprensa
• Lugares especiais
• Mesa principal (dimensionar)
• Ordem do dia

SHOW
• Analisar o perfil dos participantes (idade, nível cultural, financeiro, interesses...)

PÓS-EVENTO

• Notas Fiscais
• Impostos
• Prestação de Contas
• Relatório Final
• Ofícios de agradecimento
• Material para a imprensa
• Edição de vídeo
• Álbum de fotos
• Anais do evento

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