Escuela Nacional de Departamento de

Biblioteconomía y Archivonomía Selección de Aspirantes 2007 Psicopedagogía

V CONGRESO DE ARCHIVOLOGIA DEL MERCOSUR

XIII JORNADAS DE ARCHIVEROS DE ARGENTINA
“Política archivística e identidad”
28 al 30 de agosto de 2003 - Pcia. de Córdoba – Argentina

MISION Y VISION DEL PROFESIONAL DE ARCHIVO EN EL SIGLO XXI 1

Arch. Sylvia Gagliardi 2

sgagliardi@adinet.com.uy

1
Se quiso englobar en “Profesional de Archivo” distintas denominaciones: “Archivero”, “Archivista”, “Archivólogo”
2
Prof. Ayudante de Clasificación y Ordenación en la carrera de Archivología de la Escuela Universitaria de
Bibliotecología y Ciencias Afines “Ing. Federico E. Capurro” (EUBCA) - Universidad de la República – Uruguay
Funcionaria de la Organización de los Estados Americanos (OEA), ocupando cargo de Técnica en Archivo en el
Instituto Interamericano del Niño (IIN), con sede en Montevideo, Uruguay (esta intervención no es de carácter oficial)
INTRODUCCION

A través de esta presentación se espera compartir algunos comentarios y reflexiones sobre el

posicionamiento y el rol del profesional de Archivo en el presente siglo, en el contexto de la
llamada sociedad de la información y, para algunos, sociedad del conocimiento.

Ya desde los albores de la llamada revolución tecnológica, a mediados del siglo XX, prestigiosos
profesionales de la ciencia archivística, vislumbrando los cambios que se provocarían por la
aplicación de las nuevas tecnologías de la información y la comunicación (TIC) en las estructuras
burocráticas, en la organización del trabajo, en los procedimientos administrativos y en los
documentos generados como resultado de los mismos, manifestaron su preocupación sobre la
necesidad que los profesionales de archivo se capacitaran para poder cumplir eficientemente su
rol en la nueva realidad, que comenzó a definirse como “la oficina sin papeles” o la “oficina
electrónica” para evitar así la “brecha digital”.

Reconociendo las diferencias existentes entre la realidad de los países de la región y aquéllos
otros donde ya el comercio, el gobierno y el aprendizaje en ambiente electrónico están más
incorporados a la cotidianeidad, no se puede desestimar la incidencia, aunque sea en menor
grado, de estas nuevas tecnologías en nuestras organizaciones y en nuestros archivos.

BREVE RESEÑA

A pesar de la temprana toma de conciencia de algunos sectores, fundamentalmente en países

como Australia, Canadá, Estados Unidos de América y los que integran la Unión Europea, sobre
los profundos cambios que introducirían estas nuevas tecnologías (TIC), su vertiginoso e
irreversible desarrollo y el crecimiento exponencial en la generación de documentos electrónicos 3,
aunque no todos terminarán siendo documentos de archivo, este tema sigue ocupando y
preocupando actualmente a los responsables de archivos, a la comunidad académica, a los
creadores de documentos del nivel público y privado y a la industria tecnológica.

A nivel de la ciencia archivística, lo anterior ha dado lugar a profundos análisis, cuestionamientos,

revisiones y debates conceptuales sobre la teoría tradicional, sus principios básicos y su vigencia
en el entorno electrónico. Desde la década de los ’80 del siglo pasado, algunos autores (Hugh
Taylor, Terry Cook, David Bereman, etc.) reconocieron la necesidad de un cambio de paradigma,
llegándose a la formulación del “paradigma de la post-custodia” y, en el marco de este nuevo
paradigma, a la propuesta de parte de archiveros australianos del modelo del “continuum”,
desarrollado por Frank Upward, y dentro del cual se enmarca la gestión documental integrada
4
denominada “recordkeeping” ; a encuentros técnicos y académicos, a foros y seminarios
3
Conceptualmente, siguiendo las definiciones del Consejo Internacional de Archivos (CIA), nos estamos refiriendo “...
un documento adecuado para ser transmitido o procesado por una máquina (binaria) digital” que es de archivo cuando
se produce o recibe en el curso de un proceso administrativo de una institución o una actividad de un particular y que
tiene tres elementos cuya conservación es indispensable garantizar: el contenido, la estructura y el contexto que dan
evidencia a esa actividad. INTERNATIONAL COUNCIL ON ARCHIVES-CONSEIL INTERNATIONAL DES
ARCHIVES. “Guide for Managing Electronic Records From an Archival Perspective”. París, Francia, 1997. Accesible:
http://www.ica.org/biblio/cer/guide_eng.txt. Versión libre: CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS. Comité de
Documentos Electrónicos. “Guía para la Administración de documentos electrónicos desde la perspectiva archivística”.
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Cuadernos de Archivística, Ciudad de México, 1999. El concepto de
documento electrónico de archivo ha sido debatido en distintos ámbitos y dentro del propio Comité de Documentos
Electrónicos del CIA, que ha preparado un trabajo analizando y comparando once fuentes y marcando algunas
debilidades, incluyendo, su “Guía” de 1997. CARUCCI, Paola, “Terminology and Current Records”, ICA/CECR,
Committee on electronic and Other Current Records, 2000.
Accesible: http://www.ica.org/biblio/cer/terminology_eng.html
4
Se sugiere la lectura del interesantísimo artículo del Grupo Foris “¿Evolución o Revolución? Nuevas Perspectivas en
la Gestión de Documentos Electrónicos”, págs. 7-77, incluido en Revista TABULA, Número 5, 2002, ACAL,
“Documentos Electrónicos”. En el mismo, se hace un breve pero sustantivo análisis, se comparan distintas iniciativas y
se incluye una nutrida bibliografía. Con respecto al modelo del “continuum” dice que “la gestión documental será vista
como un proceso continuo desde el momento de la creación hasta su inactividad en el cual estarán involucrados los dos

1
permanentes ya sea presenciales o a distancia, de altísimo nivel 5; a la creación de comités
específicos y programas que estudian las distintas áreas de esta nueva realidad 6; a la búsqueda
de normalización en conceptos y terminología, con especial atención en las equivalencias
idiomáticas 7; a la generación de proyectos de normalización para la organización y para la
descripción 8; a una profunda preocupación por el proceso de evaluación y selección de los
documentos electrónicos 9 ; a la revisión de los currículos de formación académica y elaboración
de proyectos de actualización permanente 10; a la propuesta de requisitos y modelos relacionados
a la administración de los documentos y los archivos electrónicos 11 y a la generación y difusión de
estrategias y guías de mejores prácticas para la administración, la conservación y el acceso de los
nuevos documentos.12

tipos de profesionales que actuaran sobre todos los puntos o estadios del ‘continuum’ “ y se conceptualiza
“Recordkeeping”, citando al Archivo Nacional de Canadá, como “Acción de capturar y mantener documentos
de forma comprensible, disponible y utilizable con el fin de que reúnan los requisitos de gestión
y evidencia a lo largo de su vida”. Nacional Archive of de Canada: “Recordkeeping in the electronic
environment: vision.” Accesible en: http//www.archives.ca
Véase también la iniciativa del Archivo Nacional de Australia y el “Manual DIRKS: A Strategic Approch to Managing
Business Information”, 2001.
Accesible: http://www.naa.gov.au/recordkeeping/dirks/summary.html así como la norma australiana AS 4390-1996:
“Records Management, promulgates international best practice records management”, antecedente de la “Standard on
Records Management”, ISO 15489, de octubre de 2001, que normaliza la gestión de los archivos administrativos y sus
documentos en todo tipo de soporte, incluidos los documentos electrónicos.
Accesible: http://www.naa.gov.au/recordkeeping/rkpubs/advices/advice58.html
Se sugiere la lectura del artículo de MORO CABRERA, Manuela “La gestión de los documentos electrónicos en la
NORMA ISO 15489 sobre gestión de documentos administrativos”, incluido en TABULA Nº 5, op. citado, pág. 97-129
y el trabajo del ICA/CECR “Alternative Service Delivery Record Keeping Issues and Questions A Summary Cheklist.
Accesible: http://.www.ica.org/biblio/cer/devolica_eng.html
5
Siendo un importantísimo ejemplo el emprendimiento nacido en 1994 en el seno de la Comisión de la Unión Europea,
el “ DLM-Forum Electronic Records”, entonces “Documentos Legibles por Máquina” y ahora “Gestión del ciclo vital
del documento”, se reunió por primera vez en diciembre de 1996, en Bruselas, Bélgica buscando ser una guía para
mejores prácticas sobre documentos legibles por máquina y documentos electrónicos. A raíz del éxito obtenido se
convocó para octubre de 1999 un segundo encuentro, también en Bruselas, “European Citizens and electronic
information: the memory of the Information Society”, desde donde se hizo un llamado a la Industria de las Tecnologías
de la Comunicación para que cooperaran con la administración pública proveyendo de soluciones prácticas, lo que dio
lugar a la publicación de seis documentos, en el año 2002, “AIIM Industry White Papers on Records, Documents and
Enterprise Content Management for the Public Sector”, que abarcan: 1. Captura, indexacion y autocategorización; 2.
Conversión y formatos de documentos; 3. Gestión de contenidos; 4. Acceso y protección; 5. Disponibilidad y
preservación; 6. Educación, formación y aplicación. En mayo de 2002, en Barcelona, España, se llevó a cabo el “
DLM-FORUM 2002 @ccess and preservation of electronic information: Best practices and solutions“ cuyas actas han
dado origen a una excelente publicación, EUROPEAN ARCHIVES NEWS, INsAR (Information summary on
Archives), Supplement VII, 2002.
Accesible: http://europa.eu.int/historical_archives/dlm_forum/doc/dlm-proceed2002.pdf Durante esta última reunión,
realizada en mayo de 2002, se propuso el lanzamiento de una Red europea especializada en el ámbito de los
documentos electrónicos y el Comité Científico del DLM creó el Comité de Seguimiento a estos fines, destacando la
creación de una asociación de trabajo interdisciplinar que abarcará el sector académico, las organizaciones, el área de
tecnología, etc.
Ver también “Foro de Archivos Abiertos” (Foro AA). Accesible: http://www.oa_forum.org
ARXIFORUM, de la Associació d'Arxivers de Catalunya, dedicado a la coordinación de recursos, información y
opinión sobre la teoría y práctica archivística. Accesible: http://www.rediris.es/list/info/arxiforum.es.html
6
Sólo por citar alguno de los más relevantes: en el marco del Consejo Internacional de Archivos (CIA), el “Committee
on Current Records in Electronic Environments” (denominación desde 1997; anterior: Comittee on Electronic Records);
en el marco del Archivo Nacional de los Estados Unidos de América (NARA), Electronic Records Management (ERM)
http://www.archives.gov/electronic_records_archives/records/electronic_records.html#erm y Program Management
Information; accesible:
http://www.archives.gov/electronic_records_archives/program_management.html#pmo
7
Véase cita en nota 3 de este trabajo; en el marco del Proyecto InterPARES, de la “School of Library, Archival and
Information Studies” de la University of British Columbia, Canada: “The Long-term Preservation of Authentic
Electronic Records: Findings of the InterPARES Project”, véase “InterPARES terminology” y “The InterPARES
Glossary”, accesible: http://www.interpares.org/book/interpares_book_q_gloss.pdf

2
SITUANDONOS EN EL MERCOSUR

Ante lo reseñado, surgen algunas preguntas orientadas a reflexionar sobre:

1. Dónde estamos posicionados hoy los países del MERCOSUR en lo que refiere a la
Archivística, a la administración de los archivos electrónicos y a la gestión de los documentos
electrónicos y de su información.
2. Si los profesionales de archivo hemos tomado conciencia de esta situación y ya se ha
intervenido en las áreas antes esbozadas.
3. Si se ha procurado llegar al nivel político de nuestros países para incidir en la planificación de
políticas archivísticas nacionales o regionales que contemplen esta realidad y en la legislación
que lo ampare.
4. Si se ha incluido el tema de la preservación del patrimonio documental en el sentido más
amplio y con reconocimiento de los requerimientos específicos de los documentos generados
en entorno electrónico, en las Agendas de los Foros Políticos de la región.
5. Si las autoridades de nuestras organizaciones consideran a los fondos documentales que
testimonian sus actividades, que brindan transparencia administrativa y que forman parte
sustantiva de la memoria institucional como activos dignos de inversión en recursos humanos
y recursos materiales que permitan su gestión y conservación.

8
Como, por ejemplo, “Dubin Core Metadata Initiative” Accesible: http://dublincore.org/; HOFMAN, Hans. “Metadata
and the Management of Current Records in Digital Form”, ICA/CECR, July 2000. Accesible:
http://www.ica.org/biblio/cer/metadata_eng.html; Norma para metadatos de archivos “NRKMS”, desarrollada en Nueva
Gales del Sur. Accesible: http://www.records.nsw.gov.au/. Proyecto Proyecto InterPARES ya citado.
ERPANET (Electronic Resource Preservation and Access Network). Accesible: http://www.erpanet.org/
Véase también: Normas ISAD (G): General International Standard Archival Description, Second Edition, adopted by
the Comité on Descriptive Standards, Stockholm, Sweden, 19-22 September 1999 y Exposure Draft of the Second
Edition of the International Standard Archival Authority Record (Corporate Bodies, Persons and Families)- ISAAR
(CPF) y su aplicación en el entorno digital. Accesibles: http://www.ica.org/ La traducción al español de las Normas
ISAD (G), realizada por Carlos Travesí de Diego, fue presentada al XIV Congreso Internacional de Archivo, Sevilla,
setiembre de 2000.
Asimismo, en noviembre de 2001, el Comité de normalización del CIA, respondió a una solicitud realizada por
UNESCO con respecto a un instrumento de descripción codificado basado en ISAD (G) e ISAAR (CPF). Accesible:
http://www.ica.org/ http://www.hmc.gov.uk/icacds/eng/encoded/htm
http://www.unesco.org/webworld//public_domain/projects/eafa.shtml
Desde 1993, en los Estados Unidos, a iniciativa de la Universidad de California y actualmente disponible en lista
administrada por la Biblioteca del Congreso y la Sociedad de Archivistas Americanos, se está desarrollando la norma
EAD (Encoded Archival Description) o Descripción Archivística Codificada que es una norma internacional para
codificar la descripción en fondos de archivos y colecciones documentales, consistente en la definición de tipos de
documentos (DTD) y es una aplicación de ISO 8879, SGML (Standard Generalizad Markup Language) / XML
(eXtensible Markup Languge). Versión oficial 2002 accesible: http://lcweb.loc.gov.ead/
GUERCIO, Marcia “Clasificación de documentos y gestión de contenidos: funciones antiguas y nuevos requisitos en
las legislaciones y normas para el sistema electrónico de mantenimientos de archivos”, págs. 432-439, Actas DLM-
Forum 2002, Barcelona, mayo de 2002, ya citado (véase nota 5.)
Model Requirements for the management of electronic records (MoReq), INsAR (Information summary on Archives)
European Archives News, Supplement VI, 2002. Accesible: http://dlmforum.eu.org
9
Véase “The Long-term Preservation of Authentic Electronic Records: Findings of the InterPARES Project”, ya citado.
DURANTI, Luciana. “Autenticidad y valoración: la teoría de la valoración enfrentada a los documentos electrónicos,
TABULA, Número 6, 2003, ACAL, “El refinado arte de la destrucción: la selección de documentos”.
10
Véase: RIBEIRO HIERRO, Fernanda. “E-Term(European Training in Electronic Records Management): Orientar la
formación hacia los nuevos desafíos de la realidad informacional”, págs. 147-155, TABULA, Número 5, 2002, ACAL,
“Documentos Electrónicos”. El Proyecto “E-Term” está accesible en: http://www.ucl.ac.uk/e-term/
11
Véase ERA Program Management Office, “Requirements Document (RD)-Draft”, abril 2003. Accesible:
http://www.archives.gov/electronic_records_archives/pdf/requirements.pdf
MoReq- ya citado (véase nota 8.)
12
DESERNO, Ineke; CANELA, Montserrat; GILIIS, Marsha, “Aplicación del sistema de gestion de documentos y de
archivos electrónicos en el ANUR y el COI”, págs. 381-389 en Actas del DLM-Forum 2002, ya citado (véase nota 5.)
Mc DONALD, John. “Archives and Current Records: Towards a Set of Guiding Principles”, ICA/CECR, 2000. Con
relación a: “Guide for Managing Electronic Records From an Archival Perspective”. Accesible:
http://www.ica.org/biblio/cer/principles_eng.html

3
6. Si el usuario final, en definitiva la sociedad en su conjunto, siente que nosotros somos los
profesionales que les brindaremos la posibilidad que los documentos electrónicos que
testimonian sus derechos como ciudadanos, que conforman la identidad nacional y preservan
la memoria colectiva 13van a estar en el futuro accesibles, entendibles y utilizables, tutelando
su derecho al acceso a la información sin por ello permitir que se vulnere su privacidad.

Creo que la respuesta, en este momento, no puede ser demasiado optimista. Lamentablemente,
cuando nos presentamos como profesionales de archivo, con frecuencia aún tenemos que
acompañarlo de una explicación sobre nuestra profesión y nuestras funciones específicas.

ENTRAR EN ACCION

Todos somos conscientes de las diferencias sustantivas que en todos los ámbitos nos separan de
los países más desarrollados y a las que no son ajenas las organizaciones que, en el
cumplimiento de sus funciones sustantivas generan y reciben los documentos de archivo. Sin
lugar a dudas, esas diferencias se reflejan también en sus estructuras, en sus modalidades de
trabajo, en sus presupuestos, etc.

Pero debemos pensar si lo anterior justifica que nosotros permitamos que la brecha que nos
separa, en lo que refiere a la gestión documental y a la administración de los archivos en formato
electrónico, se ensanche cada vez más, hasta llegar a ser insalvable.

Personalmente, creo que no. Estoy convencida que el primer paso a dar es tomar conciencia que,
ya sea como gestores de documentos y como profesionales de archivo, o mejor aún como “
profesionales del recordkeeping”14, somos actores clave en la custodia del patrimonio documental,
cualquiera sea su soporte y formato y somos los responsables de garantizar el acceso al
valiosísimo recurso que supone su información. Y tenemos el derecho y el deber de presentarnos
así frente a los distintos sectores vinculados. Pero, también, tenemos que ser autocríticos y admitir
nuestros puntos débiles y, algunas veces, la poca valoración desde nosotros mismos hacia
nuestra profesión que nos pone en una situación de desventaja. No podemos pretender el
reconocimiento a nuestra profesión y el respeto hacia nosotros y nuestros cargos mientras
permitamos que esos puestos sean ocupados por otros funcionarios (profesionales o no) y que
nuestra disciplina sea cuestionada y hasta ignorada.

Reconocer la imperiosa necesidad de una formación profesional adecuada y una actualización

permanente y actuar en consecuencia, nos permitirá sentirnos consolidados en nuestro rol y
seguros en la interacción con los sectores relacionados y los profesionales involucrados en los
nuevos procesos, hasta lograr que nos visualicen como los interlocutores válidos que somos.
Pasó el tiempo de estar “detrás de la escena”.

Es cierto que muchas veces nuestros países no tienen legislación acompasada a las nuevas
circunstancias y nuestras instituciones y nuestros archivos tienen presupuestos restringidos,
cuentan con limitados recursos humanos, muchas veces sin la formación profesional pertinente,
carecen de la normativa interna que reglamente los procesos y los acervos no son debidamente
tratados con las técnicas archivísticas. Pero, al mismo tiempo, en la mayoría de las
organizaciones, en mayor o en menor medida, se han introducido las nuevas tecnologías de la
información y la comunicación, se han automatizado algunos de sus procesos, se ha microfilmado
y/o digitalizado (muchas veces indiscriminadamente), se están produciendo documentos
electrónicos, se trabaja en redes internas, se envían y reciben correos electrónicos, se generan
páginas Web, se navega por Internet, etc.

13
KETELAR, Eric. “Los Archivos: una máquina del tiempo. La asociación entre las tecnologías de la información, la
telecomunicación y el sector público: promover la conservación del patrimonio archivístico europeo y su accesibilidad
”. Actas DLM-Forum, mayo 2002, op. cit., págs. 576-581
14
Denominación que se recoge en el artículo del Grupo Foris ya citado y que ya es posible en la Universidad de Monash
en Australia (véase nota 4.)

4
Nos enfrentamos entonces a un complejo escenario en el que se presentan situaciones aún sin
resolver en lo que refiere a la organización, a la descripción, a la evaluación y selección y a la
conservación de nuestros acervos integrados, principalmente, por documentos en soporte papel
( y en menor medida en otros soportes) a los que se suman los documentos digitalizados y
aquéllos generados en formato electrónico. Si bien la “oficina sin papeles” 15y los archivos
totalmente virtuales son aún una utopía en las realidades de los países más avanzados es
innegable que conviven en nuestras organizaciones documentos en distintos soportes y formatos
y que ya hay procesos automatizados, aunque no siempre debidamente planificados como para
lograr una gestión documental racional y eficiente.

Entonces, se nos plantea el mismo reto que ya enfrentaron los países más avanzados y al que
están respondiendo desde hace años y sin pausa 16con proyectos, estrategias, modelos y guías
de prácticas exitosas procurando que, a pesar de la obsolescencia tecnológica, en el futuro los
documentos electrónicos de archivo estén accesibles, comprensibles y usables, preservando su
contenido, su estructura y su contexto de forma tal de garantizar su autenticidad, su integralidad y
su confiabilidad.

NUESTRA ACTITUD

Podremos adoptar una posición pasiva y lamentarnos que no hemos sido incluidos en la
racionalización de los procesos administrativos en el entorno electrónico ni hemos incidido en la
generación de sus documentos o podremos cuestionarnos si nosotros estamos reclamando
“nuestro lugar”, si lo estamos defendiendo y si lo estamos ganando. Si estamos haciendo todo lo
posible para lograr que las organizaciones y la sociedad comprendan que si no preservamos los
documentos que se están generando hoy estaremos perdiendo “la memoria de la sociedad de la
información”.17

Y, aún sin haber sido consultados, podremos:

1. Ofrecer nuestra participación en el proceso documental automatizado, sugiriendo una gestión

integrada, en la que se prevea desde la fase de diseño la evaluación y selección documental.
2. Enfatizar en la necesidad de una organización funcional que incluya el respeto a la
procedencia y al orden original, lo cual será más dificultoso porque en el nuevo entorno la
definición de fondo documental es más conceptual que física 18 así como una descripción
normalizada con metadatos que reflejen los datos técnicos y las relaciones contextuales de
los documentos, de forma tal de tenerlos accesibles y comprensibles, permitiendo el control
intelectual del fondo documental y la recuperación de la información.
3. Resaltar que en las fases previas a la transferencia al Archivo General o Archivo Nacional,
mientras los documentos electrónicos permanezcan en las instituciones creadoras, se deberán
tomar las medidas técnicas y medioambientales para su conservación que los haga utilizables,
supuestamente, en coordinación con dichos Archivos. Y, en el caso que se adhiriera a la teoría
del “continuum” y de la “post-custodia”, y los documentos electrónicos permanecieran en las
instituciones productoras una vez superadas las primeras fases (o simplemente porque no se
cumple con los plazos para las transferencias), habría que enfatizar más aún el contacto con
los Archivos Generales o Nacionales.

15
Se presenta incluso la contradicción de la impresión indiscriminada de documentos generados en formato electrónico
con las consiguientes dificultades para identificar las distintas versiones.
16
Tal cual lo reconoce, por ejemplo, John W. Carlin, Archivist of the United Status, U.S. Nacional Archives & Records
Administration, en cada uno de los discursos y exposiciones que realiza ante sus colegas, en foros internacionales,
frente a miembros de la industria tecnológica, etc. Accesible: http://www.archives.gov/about_us/archivists_speeches/
17
Palabras del Sr. Erkki Liikanen, Comisario europeo responsable de Empresa y Sociedad de la Información, durante la
sesión inaugural del DLM-Forum, Barcelona, mayo de 2002, págs. 21-22. Op. citada (véase nota 5.)
18
En el marco del nuevo paradigma archivístico y según lo señalan iniciativas recogidas en el artículo del Grupo Foris
ya citado (véase nota 4.)

5
4. Brindar lineamientos para que en las sucesivas migraciones se mantenga el contenido y la
estructura y se preserve la autenticidad, la integridad y la confiabilidad de los documentos
(eliminando la dependencia mediante la utilización de tecnología estándar -software no
propietarios- seleccionando las normas más adecuadas según el tipo de datos que contengan
los documentos –imágenes, gráficos, texto, audio, video, etc.-; buscando mantener la
estructura mediante definición de tipo de documentos (DTD) con norma XML 19, etc.)
5. Aclarar que lo anterior abarcará a todos los documentos electrónicos, incluyendo los correos
electrónicos, los documentos electrónicos compuestos y los links relacionados, los
documentos multimedia, las firmas electrónicas que pudieran, eventualmente, acompañar a
los documentos y cuya conservación supone otra complejidad.
6. Reafirmar que el acceso a la información es reconocido como un derecho. 20

Y, pasando a un plano más práctico, pensemos si hemos tratado de acercanos a los usuarios y
explicarles que:

a. Los correos electrónicos que se reciben y se envían, cada vez más también en nuestros
países, cuando sean documentos de archivo deberán registrarse y archivarse como tales,
aún aquéllos que circunstancialmente reciban o envíen desde sus direcciones electrónicas
particulares y que deberán ingresar al sistema de gestión institucional y no permanecer en
sus PCs, laptops, etc., generando una especie de archivo paralelo. 21
b. Cuando, la mayoría de las veces, a los documentos que son enviados por correo
electrónicos no se les incluyen algunos caracteres internos se está atentando contra su
autenticidad y no es excusa válida que porque “sean e-mails no precisan mayor
formalidad”, como se puede oír. A veces no sabremos, quién es el autor, no tendremos la
firma ni la fecha y tendremos que recurrir a las propiedades de la dirección electrónica para
averiguar quién y de dónde lo envía; y tendremos que conformarnos con la fecha que nos
da el equipo que reflejará diferencias horarias (de un país a otro y a veces dentro del
mismo país) y que, quizás, por algún problema de funcionamiento (como una pila
agotada), puede estar atrasada hasta meses o años.
c. Cuando llega un correo electrónico con adjuntos (attachments) éstos deben ser registrados
y procesados juntos, para no alterar la integridad porque, de hecho, en la mayoría de los
casos, el correo electrónico será un mensaje que nos avisa que nos están remitiendo
adjunto un documento que será el más sustantivo. Lo anterior tampoco significa que se
deba eliminar el mensaje que es el que, generalmente, no sólo presenta sino contextualiza
al documento. Esto evitará que los usuarios busquen desesperadamente en la red interna
los adjuntos que “se perdieron” o que, por error involuntario, han archivado en algún
directorio que ahora no ubican con el consiguiente riesgo que, en el mientras tanto, esos
documentos que pueden requerir cierta reserva o confidencialidad sean accedidos y leídos
por personas no autorizadas o, incluso, puedan ser borrados.

19
Extensible Markup Language. Véase: Internacional Organization for Standarization (ISO). Accesible:
http://www.iso.ch/iso/en
20
Art. 19 de la Declaración Universal de Derechos Humanos, aprobada y proclamada por la Asamblea General de las
Naciones Unidas el 10 de diciembre de 1948; Art. 13 de la Convención sobre los Derechos del Niño, aprobada por las
Naciones Unidas el 20 de noviembre de 1989. Accesibles: http://www.un.org/
Art. 13 de la Convención Americana sobre Derechos Humanos, suscrita en San José de Costa Rica el 22 de noviembre
de 1969, en la Conferencia Especializada Interamericana sobre Derechos Humanos; XXXIII Período Ordinario de
Sesiones de la Asamblea General de la OEA, 8 al 10 de junio de 2003,Santiago, Chile “Declaración de Santiago sobre
democracia y confianza ciudadana: un nuevo compromiso de gobernabilidad para las Américas”, que en uno de sus
párrafos de fundamentación dice “RECONOCIENDO que la democracia se fortalece con el pleno respeto a la libertad
de expresión, al acceso a la información y a la libre difusión de las ideas, ....” y en su párrafo declarativo número seis
establece: “La gobernabilidad democrática demanda la profundización de los procesos de modernización del Estado,
incorporando las nuevas tecnologías, con el fin de elevar los niveles de eficiencia, probidad y transparencia de la
gestión pública”. Accesibles: http://www.oas.org
21
Véase: Nacional Archives of Canada “Consultation Draft E-Mail Guidance”. Accesible:
http://www.archives.ca/06/060404_e.html y KETELAR, Eric “Los Archivos: una máquina del tiempo”, en Actas DLM-
Forum 2002, op. cit., págs. 576-581

6
 d. Es necesario identificar debidamente las distintas versiones de un documento electrónico y
que nosotros podemos hacer el seguimiento describiéndolos con metadatos que reflejan
las modificaciones.
e. Cuando se difunden en la red interna o se publican en los sitios Web de las instituciones
los documentos de archivo digitalizados o generados en formato electrónico se pueden
usar aplicaciones y formatos adecuados o determinar privilegios de acceso de forma tal
que se evite alterar sus contenidos o su estructura y entonces no será necesario que se le
borren elementos como, por ejemplo, las firmas manuscritas digitalizadas porque se teme
que se les dé un mal uso. De esta manera, evitaríamos la difusión de documentos que no
son ni un original auténtico ni una copia auténtica.
f. Las sucesivas migraciones en procura de combatir el deterioro de los soportes pero, más
aún, la obsolescencia tecnológica que dificulta e imposibilita el acceso cuando no tenemos
el equipo y/o el software adecuado, para terminar con una dependencia que nos ha
llevado, probablemente a todos en alguna ocasión, a tener un soporte inaccesible y
documentos que ya no leeremos si no se ha conservado algún equipo antiguo o si no
tenemos una aplicación que emule a aquélla que se usó en su momento para crear el
documento y que sería, probablemente, un software propietario.
g. Al recuperar las bases de datos o las hojas de cálculo, si no fueron archivadas con las
previsiones correspondientes, probablemente perderán su estructura y los datos que nos
proporcionen carecerán de utilidad. Y que al no guardar los links en un documento virtual,
llegaremos sólo a una “página no disponible”.
h. Que será conveniente archivar las versiones anteriores de las páginas Web 22
institucionales así como de los documentos multimedia, en los formatos más adecuados y
contando con el asesoramiento de los profesionales informáticos (porque nosotros ni
podemos ni tenemos porqué ser expertos informáticos) para evitar la pérdida de
información así como la inversión de recursos y tiempo buscando, por ejemplo, la versión
final de aquel discurso importante o aquella presentación multimedia que una autoridad
brindó durante una reunión pero cuya última versión no se guardó en el disco duro del
computador personal donde se generó el primero borrador, ni en la red interna -cuando se
circuló para sucesivas correcciones- , ni se repaldó en un diskette o en un disco óptico
porque ya se había archivado en el laptop que el referido expositor llevó para esa
presentación, desde donde se copió luego al sitio Web institucional para darle amplia
difusión hasta que éste se actualizó y se borró. Parece un poco extremo, pero sucede.

Hacer estos planteos y conseguir que sean escuchados y tomados en consideración, sin dudas
que no es tarea fácil y, probablemente, muchos hemos experimentado en algún momento
sentimientos de frustración y hasta de impotencia.

Para acrecentar más la ambigüedad, si bien el archivo, sus documentos y sus profesionales no
son valorados y, generalmente, no acceden a la jerarquía correspondiente en los escalafones
institucionales, es frecuente que en los distintos ámbitos, cuando se quieren evidenciar hechos, se
citen los “archivos fotográficos”, los “archivos de prensa”, los “archivos audiovisuales”, los
“archivos privados”, etc. Nos hace dudar si esto supondría, implícitamente, un reconocimiento
desde la sociedad hacia los documentos que avalan los hechos que le interesa testimoniar.

TRANSITAR CAMINOS YA DELINEADOS

Como hemos visto ya, las organizaciones y los Archivos de los países más avanzados llevan
adelantado camino, con experiencias exitosas, en estos ámbitos. Han definido cuál es la
planificación estratégica necesaria para la gestión de los documentos y archivos electrónicos y
cuáles son los profesionales involucrados en el proceso.

22
Véase “Networked Electronic Information in the Internet & Intranet Environments. Perspective
of the ICA Committee on Electronic And Other Current Records”, ICA/CECR, 2000.
Accesible: http://www.ica.org/biblio/cer/icawebgd_eng.html

7
Reconociendo, nuevamente, las diferencias existentes podríamos valorar que no comenzaremos
de cero y capitalizar esas experiencias buscando su adecuación, dentro de lo posible, a nuestras
realidades.

Si ellos, enfrentadas a estas mismas dificultades, buscando posibles soluciones han optado por
las alianzas estratégicas entre la comunidad académica, el sector público y privado y el área
tecnológica, nos preguntamos si no sería ése un buen comienzo. 23

En el modelo de la Unión Europea así como en otros ejemplos han quedado comprobados los
buenos resultados del acercamiento con el sector tecnológico que pudo aportar soluciones
prácticas. Sin duda, en esta cooperación nosotros brindaríamos las especificaciones y siempre
mantendríamos como referente nuestra perspectiva archivística.

Aunque no será sencillo, no se puede dilatar más el acercamiento al nivel político que,
probablemente, será más efectivo a través de la representatividad de las asociaciones
profesionales, y así gestionar un lugar entre los temas emergentes de la Agenda para la región.

Interesarnos por los archivos de empresas y de la sociedad civil, que también integran el
patrimonio documental de cada país y de la región y que, quizás hasta en mayor medida, están
trabajando en ambiente electrónico y, en algunos sectores, contando con cooperación
internacional y cuyos acervos requieren atención especial por su especificidad, por ejemplo, el
área de la industria farmacéutica, de la seguridad, de la generación de energía, etc. 24

Siempre se ha aspirado a incentivar el conocimiento de los fondos documentales y a la difusión de

su información, abarcando a la sociedad desde los primeros niveles de educación hasta ampliar el
espectro de los investigadores más tradicionales. Ahora contamos con las herramientas que
ofrecen las nuevas tecnologías y que permiten acceder a los instrumentos de descripción y a los
documentos en texto completo en forma remota.

Sabemos que la actualización y adecuación de los currículos básicos será una tarea ardua pero
no por eso se puede seguir dilatando. Con respecto a la formación profesional y la capacitación
permanente, sería ideal que, ante la evidencia de los “productos” que brindamos a nuestras
organizaciones éstas, que en su mayoría nos están evaluando periódicamente en nuestro
rendimiento funcional, se hicieran cargo de esas capacitaciones que permitirán mantener
actualizados a sus funcionarios quienes, como profesionales de la información, administran un
bien dinámico. Con relación a la formación en línea, si bien el costo de las conexiones a Internet
es oneroso para nuestros países, debemos reconocer que la mayoría de nosotros, de todas
formas “navegamos”; entonces, ¿por qué no invertir, aunque más no sea, una parte de los
recursos disponibles, con este propósito?

CONCLUSION

No creo que debamos conformarnos con nuestra situación poco ventajosa ni continuar
lamentándonos por ella así como tampoco dispararnos a deambular por el terreno de la utopía,
pretendiendo que estaremos en breve al mismo nivel que las organizaciones de otras latitudes
han alcanzado en décadas. Pero si debemos optar por la acción y aprovechar al máximo el
acceso a esas experiencias, procurando su adaptación y aplicación, en lo que sea posible, a
nuestro medio. Dar pequeños pasos, y probablemente cometer algunos errores, siempre será
mejor que permanecer inmóviles.

Muchas gracias.

23
DLM-Forum 2002 (véase nota 5.)
Véase iniciativa del Archivo Nacional de Australia e Industria, “SPIRIT Project”. Accesible:
http://rcrg/dstc/edu.au/research/spirit/index.html
24
Mc DONALD, John, ICA/CER, op. cit. (véase nota 12.)

8
BIBLIOGRAFÍA

AAVV, Revista TABULA, ACAL, Número 5, 2002, “Documentos Electrónicos”.

AAVV, Revista TABULA, Número 6, 2003, ACAL, “El refinado arte de la destrucción: la selección de documentos”.
ALBERCH i FUGUERAS, Ramón; CRUZ MUNDET, José R. Archívese. Los documentos del poder y el poder de los
documentos”. Alianza Editorial S.A., Madrid, 1999.
INTERNATIONAL COUNCIL ON ARCHIVES-CONSEIL INTERNATIONAL DES ARCHIVES. “Guide for
Managing Electronic Records From an Archival Perspective” (ICA). París, Francia, 1997. Versión libre. ARCHIVO
GENERAL DE LA NACIÓN, “Guía para la Administración de documentos electrónicos desde la perspectiva
archivística.” Cuadernos de Archivística. Ciudad de México, 1999.
DLM-FORUM 2002. ACTAS de la reunion “@ccess and preservation of electronic information: Best practices and
solutions”. EUROPEAN ARCHIVES NEWS, InsAR, Supplement VII, 2002.
DURANTI, Luciana. “Diplomática. Usos nuevos para una Antigua Ciencia”. Córdoba, 1995. Traducción de Manuel
Vázquez
HEREDIA, Antonia. “La nueva versión de la norma ISAD (G)”. En ARCHIVAMOS, Número 36-37, 2º y 3er trimestres
2000
LOBATO YANES, Elena. “Una década de normalización, dos versiones de la ISAD (G)”. En ARCHIVAMOS,
Número 36-37, 2º y 3er trimestres 2000,
MARCOS, Mari Carmen. “Los Archivos Digitales en la era digital”. En EL PROFESIONAL DE LA
INFORMACIÓN, vol. 8, Número 6, junio de 1999.
PITTI, D. “Encoded Archival Description. An Introduction and Overview”. En D-LIB MAGAZINE, noviembre 1999,
volumen 5, Número 11.
ROTHENBERG, Jeff. “¿Son perdurables los documentos digitales?” En INVESTIGACIÓN Y CIENCIA, marzo 1995.
SANTAMARIA G., Abelardo. “EAD: una norma para facilitar la distribución e intercambio de instrumentos de
descripción en la red”, en Boletín ACAL, 3er trimestre 1999.

RECURSOS INFORMATICOS

ARXIFORUM http://www.rediris.es/list/info/arxiforum.es.html
Arxiu Municipal de Barcelona http://www.bcn.es/arxiu
Consejo Internacional de Archivos (CIA) http://www.ica.org/
DLM-Forum – Electronic Records http://www.dlmforum.eu.org/
http://www.europa.eu.int/historical_archives/dlm_forum/
Dublin Core Metadata Initiatives http://es.dublincore.org/
Electronic Records Archives (ERA) http://nara.gov/era/index.html
Foro de Archivos Abiertos (Foro AA) http://www.oa_forum.org
International Organization for Standarization (ISO) http://www.iso.ch/iso/en
Naciones Unidas (ONU) http://un.org/Depts/archives
National Archives of Australia http://www.naa.gov.au
National Archives of Canada http://www.archives.ca
Organización de los Estados Americanos OEA http://www.oas.org/
PKI – Firma Digital http://www.pki.gov.ar
Proyecto InterPARES http://interpares.org/
Proyecto E-Term http://www.ucl.ac.uk/e-Term
State Records New Wales South http://www.records.nsw.gov.au/