GUIA FÁCIL – SECRETARIA DA JUBA

Por Igor Bonan dos Santos¹

CARTA COMERCIAL

Uma carta comercial é um documento escrito, trocado por empresas entre si ou com
seus clientes e vice-versa, visando iniciar, manter ou encerrar transações.

 O papel para uso dela é em geral, timbrado, no alto, com o nome e

especialidade da firma.
 Logo abaixo e a direita do timbre, deve estar o nome da localidade e a data.
 O nome e o endereço do destinatário ficam à esquerda do papel, abaixo da
epígrafe (localidade e data).
 Abaixo do endereço, com espaços intermediários, vem a invocação, que deve
ser impessoal (prezado(s) Sr(s), Senhor Presidente, etc.).
 O texto deve ocupar o centro das folhas e ser redigido com clareza e concisão.
 O fecho é em geral imutável e consta de votos de amizade e de respeito (ex:
Atenciosamente, Respeitosamente).
 Toda correspondência comercial deve ser digitada com cópia e ainda manter o
arquivo no computador.
 A margem esquerda será mais larga que a direita.
 Pode conter exposição de assunto na referência.

ATA

Secretariar uma reunião é muito mais do que tomar notas e posteriormente preparar e
distribuir a ata. O secretário ou a secretária designada precisa exercitar a sua voz ativa,
pois pode e deve assumir a responsabilidade de registrar quem está presente,
controlar o horário de início e término, solicitar que pontos expostos sem clareza
suficiente sejam adequadamente re-expostos ainda durante a reunião, acompanhar as
questões não concluídas ao longo da reunião, sumarizando-as antes do encerramento
e propondo que se delibere a respeito delas, e muitos outros papéis de grande
importância operacional para a reunião.
As características básicas da formatação de atas são:

texto completamente contínuo, sem parágrafos ou listas de itens – ou seja,

reduzido como se o texto inteiro fosse um único e longo parágrafo;
números, valores, datas e outras expressões sempre representados por
extenso;
sem emprego de abreviaturas ou siglas;
sem emendas, rasuras ou uso de corretivo;
todos os verbos descritivos de ações da reunião usados no pretérito perfeito do
indicativo (disse, declarou, decidiu…);

Caso a ata esteja sendo registrada diretamente em livro de atas manuscrito, os

confortos da edição do texto não estarão disponíveis. Neste caso, se houver erro do
Secretário, o mesmo deverá ser imediatamente corrigido sem rasurar ou emendar,
mas sim usando o “digo”, como no exemplo: “(…) O diretor propôs adquirir
imediatamente vinte mil, digo, trinta mil unidades de matéria-prima (…)”. Caso
perceba-se o erro apenas ao final da composição da ata, mas antes que a mesma seja
assinada, pode-se retificar no término do texto, como no exemplo: “Em tempo: onde
consta ‘vinte mil unidades de matéria-prima’, leia-se ‘trinta mil unidades de matéria-
prima’”

Uma coisa legal: não se deixe levar pelo formalismo! O importante de uma ata é
registrar com fidelidade e clareza o que se discutiu, sem deixar margem para
alterações posteriores. Pense mais no conteúdo e menos no modelo, e você fará as
atas mais efetivas.

OFÍCIOS

O ofício é um tipo de documento endereçada à uma autoridade com o objetivo de

comunicar um fato ou realizar uma solicitação em caráter oficial.

Ao se dirigir ao Presidente da Associação, Poder Público em geral, pra solicitar algo de

alguma igreja, use ofícios, que deverão ser feitos em duas cópias e ser assinada pelo
destinatário quando o receber, constando a data do recebimento. Pode conter os
motivos e deve ter numeração.

MEMORANDO

O memorando é a modalidade de comunicação entre unidades administrativas de um

mesmo órgão, que podem estar hierarquicamente em mesmo nível ou em níveis
diferentes. Trata-se, portanto, de uma forma de comunicação eminentemente interna.
Pode ter caráter meramente administrativo, ou ser empregado para a exposição de
projetos, idéias, diretrizes, etc. a serem adotados por determinado setor.

CIRCULAR

A circular é uma carta destinada a funcionários de um determinado setor, remetida

pelo chefe da repartição ou do departamento. Tem o objetivo de transmitir normas,
ordens, avisos, pedidos, ou seja, de delimitar comportamentos e homogeneizar
condutas de um grupo de pessoas.

Tem o nome de circular porque indica a função de divulgar as informações entre todos
os destinatários.

Este documento oficial deve ter:

1. Timbre (logotipo do órgão, brasão, símbolo do departamento);

2. Título e número (circular nº 02/2009);

3. Data (sem a localidade, nome da cidade);

4. Ementa (síntese do assunto que será abordado no texto);

5. Vocativo ou invocação com o pronome de tratamento adequado;

6. Texto (bem explicado e claro);

7. Despedida breve

8. Assinatura (sem linha e sobre o nome, com o cargo de quem assina)

RELATÓRIO

Um relatório é um conjunto de informações, utilizado para reportar resultados parciais

ou totais de uma determinada atividade, experimento, projeto, ação, pesquisa, ou
outro evento, esteja finalizado ou ainda em andamento.

No nosso caso, as JUBAS precisam dar relatório conciso de suas atividades, pontuando
cada coisa realizada. Um bom relatório mostra a organização da JUBA.

¹Igor Bonan dos Santos é jornalista, membro da Primeira Igreja Batista em Cordeiro e vice-
presidente da Juventude Batista Brasileira (JUMOC). Presidiu a JUBERJ entre 2008 e 2009.
MODELO - CARTA COMERCIAL

Niterói, 18 de outubro de 2010.

Prezados irmãos,

A JUBALEIA tem a honra de convidar os amados irmãos para o I CONJUBALEIA, a

realizar-se nos dias 20 a 23 de fevereiro de 2011, no Acampamento Batista
Fluminense. O orador será o Pr. Felipe Oliver. Nosso tema é O Peso da Palavra, a divisa
“Pesos diferentes são abomináveis ao SENHOR, e balança enganosa não é boa.”
Provérbios 20.23 e nosso hino Oficial a Última Estrofe do Hino 7 do CC. Segue em
Anexo a Ficha de Inscrição.

Certos de contar com uma participação de peso desta igreja, aproveitamos para
reiterar votos de elevada estima e fraternidade cristã.

Marcio Jhonatan Valadão

Presidente Emérito

Às Igrejas Batistas do Estado do RJ

Nesta
MODELO ATA

Ata da Reunião do Conselho Deliberativo da Juventude Batista do Amor, JUBALOVE,

realizada aos três dias do mês de outubro do ano de 2010, na sede da Associação
Batista do Amor ABALOVE, sita a Rua do Coração, duzentos e um, Centro, São Gonçalo,
Estado do Rio de Janeiro. ABERTURA: Às dez horas e dezoito minutos, o presidente
Nelson Barreto de Freitas declara aberta a presente reunião lendo a primeira Carta do
Apóstolo Paulo aos Coríntios, capítulo treze, versículo treze, tecendo comentários a
respeito.Ora o secretário irmão Igor Bonan dos Santos. EXPEDIENTE: O secretário lê a
ata anterior que é aprovada sem emendas. Lê-se uma carta da JUBALEIA convidando
para seu primeiro CONJUBALEIA. ORDEM DO DIA: Foram assim apresentados os
seguintes assuntos: I – Relatório Financeiro: O Tesoureiro, irmão Marcio Jonathan
Valadão apresenta o seguinte relatório referente ao mês de outubro de dois mil e dez:
Saldo Anterior: Vinte e Três Reais; Entradas: cento e cinqüenta reais. Saldo Total: cento
e setenta e três reais; Saídas trinta e um reais; Saldo para Outubro: Cento e quarenta e
dois reais. O relator do Conselho Fiscal, Leonardo Pereira de Souza, posiciona-se
favoravelmente a aprovação do Relatório, como apresentado e sem emendas. II -
CONJUBALOVE: O CONJUBALOVE será realizado em data a ser definida e eleito o
irmão Rômulo Abreu de Souza como o Coordenador dos Projetos do CONUBALOVE. III
– RELATÓRIO DO PRESIDENTE: O presidente apresenta seu relatório que destaca o
ingresso de mais pessoas a JUBALOVE. ENCERRAMENTO: Ás onze horas, o presidente
encerra a presente reunião com uma oração feita pelo tesoureiro. E eu, Igor Bonan dos
Santos, em testemunho da verdade, declaro que a tudo assisti e que lavrei a presente
ata que vai por mim assinada e pelo presidente após a sua aprovação. São Gonçalo, em
03 de outubro de 2010.

Igor Bonan dos Santos

Secretário

Nelson Barreto de Freitas

Presidente
MODELO – MEMORANDO

Memorando nº (informar) Em, (dia) de (mês) de (ano).

Aos Secretários Adjuntos da JUBERJ

Assunto: Elaboração de Calendário

Nos termos do plano de estratégia estabelecido na reunião mensal de julho deste ano,
solicitamos a Vossa Senhoria que apresente seus projetos para o ano de 2011, para
que possamos elaborar o Calendário de Atividades da JUBERJ em 2011.

As especificações deverão ser obtidas junto ao Escritório da JUBERJ, e as datas deverão

ser apresentados na próxima reunião que ocorrerá no próximo dia 28 para deliberação
do Conselho Deliberativo..

Atenciosamente,

(assinatura)
Isaias Alves Machado
Secretário Geral Interino
MODELO – CIRCULAR

Juventude Batitsta do Estado do Rio de Janeiro

CNPJ: 12.345.678/0001-90
Rua Visconde de Moraes, 231, Ingá
24210-145 – Niterói – RJ

CIRCULAR Nº 02/2010. Em 18 de outubro de 2010.

Ementa: Voe Alto

Senhores Coordenadores de Região:

Comunicamos que nos dias 07 a 07 de novembro realizaremos o Voe Alto, no
Acampamento Batista Fluminense. O empennho de vocês trará o sucesso ao nosso
evento e o crescimento do trabalho da JUBERJ em nosso estado.

Atenciosamente,

Isaías Alves Machado

Secretário Geral Interino
MODELO RELATÓRIO

Relatório de Atividades da JUBALEIA.

1- Visita as Igrejas: Foi intensificado as visitas as Igrejas, com o objetivo de

aglutinar as diversas igrejas de nossa associação.
2- Projeto Financeiro: Já está em elaboração.
3- Reunião do Conselho: Tem acontecido com regularidade e é onde nós
decidimos sobre a nossa JUBALEIA

Sendo o que se apresenta para o momento.

Márcio J. Valadão
Presidente
MODELO - OFÍCIO

Niterói, 18 de outubro de 2010.

Ofício: 010/2010
Assunto: Encaminhamento, faz

Prezados irmãos,

Cumprimentado-os, encaminhamos em anexo a V. Sas o relatório financeiro da

JUBALEIA referente ao mês de setembro de 2010, para vossa apreciação e posterior
parecer.

Certos de contar com vossas senhorias, aproveitamos o ensejo para reiterar votos de
elevada estima e consideração.

Atenciosamente,

Márcio J. Valadão
Presidente

Ilmo. Sr.
JORDAN ABREU
MD. Relator do Conselho Fiscal
Rua Visconde de Moraes, 231, Ingá
24210-145 Niterói-RJ