Manual de Usuario Sistema de Facturación v4

Sistema de Facturación e Inventario
MANUAL DE USUARIO
DEL SISTEMA DE
FACTURACIÓN E INVENTARIO WEB
VERSIÓN 4.0
21/MARZO/2009
Fecha: 21/03/2009
SISTEMA DE FACTURACIÓN E INVENTARIO WEB Versión: 4.0
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Tabla de Contenidos
1. INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................................... 4
2. INSTALACIÓN Y CONFIGURACIÓN INICIAL DEL SISTEMA.......................................................... 5
3. INTERLOCUTORES COMERCIALES......................................................................................................... 6
3.1 PROVEEDORES ................................................................................................................ 6
3.2 CLIENTES ....................................................................................................................... 9
4. PRODUCTOS................................................................................................................................................. 12
4.1 ARTÍCULOS ................................................................................................................... 12
4.2 FAMILIAS ..................................................................................................................... 17
5. VENTAS CLIENTES ..................................................................................................................................... 19
5.1 VENTAS EN EL MOSTRADOR ............................................................................................. 19
5.2 IMPRESIÓN DE TICKET DE VENTA ...................................................................................... 22
5.3 FACTURAS .................................................................................................................... 24
5.3.1 BUSCAR FACTURAS ................................................................................................ 24
5.3.2 CREAR UNA FACTURA ............................................................................................. 26
5.3.3 MODIFICAR UNA FACTURA ...................................................................................... 31
5.3.4 VISUALIZAR UNA FACTURA ..................................................................................... 32
5.3.5 IMPRIMIR UNA FACTURA ........................................................................................ 33
5.3.6 ELIMINAR UNA FACTURA ........................................................................................ 35
5.4 ALBARANES (GUÍAS DE DESPACHO) .................................................................................. 37
5.4.1 BUSCAR GUÍAS DE DESPACHO ................................................................................. 37
5.4.2 CREAR UN ALBARÁN (GUÍA DE DESPACHO)................................................................ 38
5.4.3 MODIFICAR UN ALBARÁN (GUÍA DE DESPACHO) ......................................................... 43
5.4.4 VISUALIZAR UN ALBARÁN (GUÍA DE DESPACHO)........................................................ 44
5.4.5 IMPRIMIR UN ALBARÁN (GUÍA DE DESPACHO) ........................................................... 44
5.4.6 ELIMINAR UN ALBARÁN (GUÍA DE DESPACHO) ........................................................... 47
5.4.7 IMPRIMIR CODIGO DE BARRAS EN ALBARÁN (GUÍA DE DESPACHO) ............................... 48
5.4.8 FACTURAR ALBARÁN (GUÍA DE DESPACHO) DIRECTAMENTE ......................................... 49
5.5 FACTURAR ALBARANES (GUÍAS DE DESPACHO) ................................................................... 51
6. COMPRAS PROVEEDORES....................................................................................................................... 52
6.1 FACTURAS .................................................................................................................... 52
6.1.1 BUSCAR FACTURAS ................................................................................................ 52
6.1.2 CREAR UNA FACTURA ............................................................................................. 53
6.1.3 MODIFICAR UNA FACTURA ...................................................................................... 58
6.1.4 VISUALIZAR UNA FACTURA ..................................................................................... 59
6.1.5 IMPRIMIR UNA FACTURA ........................................................................................ 60
6.1.6 ELIMINAR UNA FACTURA ........................................................................................ 62
6.2 ALBARANES (GUÍAS DE DESPACHO) .................................................................................. 64
6.2.1 BUSCAR GUÍAS DE DESPACHO ................................................................................. 64
6.2.2 CREAR UN ALBARÁN (GUÍA DE DESPACHO)................................................................ 66
6.2.3 MODIFICAR UN ALBARÁN (GUÍA DE DESPACHO) ......................................................... 70
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6.2.4 VISUALIZAR UN ALBARÁN (GUÍA DE DESPACHO)........................................................ 71

6.2.5 IMPRIMIR UN ALBARÁN (GUÍA DE DESPACHO) ........................................................... 72
6.2.6 ELIMINAR UN ALBARÁN (GUÍA DE DESPACHO) ........................................................... 74
6.2.7 FACTURAR ALBARÁN (GUÍA DE DESPACHO) DIRECTAMENTE ......................................... 75
6.3 FACTURAR ALBARANES (GUÍAS DE DESPACHO) ................................................................... 77
7. TESORERIA................................................................................................................................................... 78
7.1 COBROS ....................................................................................................................... 78
7.1.1 INGRESAR UN PAGO A UNA FACTURA ......................................................................... 79
7.2 PAGOS ......................................................................................................................... 81
7.2.1 INGRESAR UN PAGO A UNA FACTURA DE PROVEEDOR ................................................... 81
7.3 CAJA DIARIA ................................................................................................................ 84
7.4 LIBRO DIARIO .............................................................................................................. 84
8. MANTENIMIENTOS.................................................................................................................................... 86
8.1 ETIQUETAS DE CÓDIGO DE BARRAS ................................................................................... 86
8.1.1 ESTÁNDAR CODIGO DE BARRAS EAN 13 ................................................................... 88
8.1.2 CÓDIGO DE BARRAS EN LOS ARTÍCULOS..................................................................... 89
8.2 IMPUESTOS .................................................................................................................. 90
8.3 ENTIDADES BANCARIAS .................................................................................................. 92
8.4 UBICACIONES ............................................................................................................... 94
8.5 EMBALAJES ................................................................................................................... 96
8.6 FORMAS DE PAGO .......................................................................................................... 98
9. COPIAS DE SEGURIDAD ........................................................................................................................ 100
9.1 HACER COPIA ............................................................................................................. 100
9.2 RESTAURAR COPIA ...................................................................................................... 100
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1. INTRODUCCIÓN
El sistema es una aplicación para controlar la facturación y gestionar el almacén de una pequeña o mediana
empresa. Su gran virtud está en la facilidad de uso y en cubrir las necesidades de las PYMES. CodeKa es
una aplicación bajo licencia GPL. Está desarrollada sobre entorno Web, lo que la hace ser muy versátil. Es
independiente del sistema operativo y además permite el trabajo en red. Las funciones principales del
sistema son:
• Gestión de Interlocutores comerciales [Clientes y proveedores]

• Gestión de Artículos y Familias
• Gestión de Facturas y Guías de Despacho de los clientes
• Gestión de Facturas y Guías de Despacho de los proveedores
• Ventas en mostrador, terminal de punto de venta [TPV]
• Gestión de los cobros y pagos [Tesorería]
• Creación y configuración de códigos de barras de los artículos
• Gestión de copias de seguridad
• Listados en formato PDF
El funcionamiento a través de entorno Web permite su uso multiplataforma, tanto en sistemas operativos
Windows como Linux. El software ha sido desarrollado en lenguaje PHP y utilizando como motor de base de
datos MySQL.
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2. INSTALACIÓN Y CONFIGURACIÓN INICIAL DEL SISTEMA

Para poder iniciar a utilizar el sistema requiere de algunas tareas de instalación y configuración básicas,
estas tareas están completamente explicadas con lujo de detalles y pantallas incluidas en el manual de
instalación de AppServ y Codeka que debes haber bajado en conjunto con este manual.
El manual de usuarios de Codeka, asume que tienes instalado correctamente Codeka, a continuación te
indicamos las actividades iniciales para utilizar codeka:
Para comenzar a utilizar Codeka, se requiere ingresar la siguiente información en la secuencia que
especificamos:
1. Impuestos
2. Entidades Bancarias
3. Ubicaciones
4. Embalajes
5. Formas de Pago
6. Clientes
7. Proveedores
8. Familia de Artículos
9. Artículos
El detalle de cómo ingresar esta información la encuentras en este documento en los capítulos
correspondientes, favor referirse a ellos para el detalle.
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3. INTERLOCUTORES COMERCIALES
El sistema permite administrar a los interlocutores comerciales como proveedores y clientes.
3.1 PROVEEDORES
El sistema permite administrar una nómina de proveedores, para lo cual debes ingresar al menú
“Proveedores” del menú Inter. Comerciales:
Se desplegará la siguiente pantalla con las opciones de imprimir, buscar o ingresar un nuevo registro:
Al presionar “nuevo proveedor” se desplegará la siguiente pantalla para hacer el ingreso:
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Al presionar el botón aceptar se despliega la pantalla con la lista de todos los registros ingresados con la
opción de buscar e imprimir:
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3.2 CLIENTES
El sistema permite administrar una nómina de clientes, para lo cual debe ingresar a la opción “Clientes” del
menú “Inter. Comerciales” como indica la siguiente pantalla:
Al presionar “nuevo cliente” se desplegará la siguiente pantalla para hacer el ingreso:
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opción de buscar, imprimir o ingresar otro registro nuevo:
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4. PRODUCTOS
El sistema permite administrar artículos y familias de artículos incluida una imagen del artículo y su etiqueta
de código de barras.
4.1 ARTÍCULOS
Para administrar artículos debes ingresar al menú Artículos del menú Productos:
Al presionar “nuevo articulo” se desplegará la siguiente pantalla para hacer el ingreso:
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Al presionar el botón “SELECCIONAR ARCHIVO” se desplegará la siguiente pantalla para buscar la imagen
del artículo. Debe ser en formato JPG y con dimensiones de 200 x 200 pixeles:
Luego de seleccionar la imagen del artículo debe presionar “Open” y luego aceptar. El sistema genera en
forma automática el código de barras y asocia la imagen del artículo como se ve en la siguiente pantalla:
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Luego de seleccionar la imagen del artículo debe presionar “Open” y luego aceptar, con lo cual se despliega
la pantalla con la lista de todos los registros ingresados con la opción de buscar, imprimir o modificar:
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Si consultas el artículo presionando la imagen de la lupa, se despliega la siguiente pantalla:
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4.2 FAMILIAS
Para administrar familias de artículos debes ingresar al menú Familias del menú Productos:
Al presionar “nueva familia” se desplegará la siguiente pantalla para hacer el ingreso:
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5. VENTAS CLIENTES
5.1 VENTAS EN EL MOSTRADOR
La opción ventas en el mostrador, permite hacer la venta de artículos y generar la factura y el ticket de la
venta.
Para acceder a la información de ventas en el mostrador, debe ingresar al menú Ventas Clientes:
Con lo cual ingresas a la pantalla principal de Ventas Clientes:
El ingreso es tal cual como se describe en el número 5.2 Facturas, una vez ingresados todos los datos de
los artículos se despliega la siguiente pantalla:
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Acá tienes la opción de presionar el botón aceptar, imprimir o la imagen de la caja; si presionas aceptar, la
factura queda hecha e ingresada y vuelves a la pantalla principal de venta en el mostrador.
Si presionas imprimir, se despliega el Acrobat Reader con la factura generada lista para imprimir, como
muestra la siguiente pantalla:
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Luego para imprimir, presione el icono de la impresora que aparece en la esquina superior izquierda.
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5.2 IMPRESIÓN DE TICKET DE VENTA
Si presionas la imagen de la caja que aparece luego de ingresar una factura en la opción Ventas Mostrador
del menú Ventas Clientes; podrás recibir el dinero en la caja, calcular el vuelto e imprimir el ticket o boleta
de la compra, como muestra la siguiente pantalla:
En este caso, el valor a pagar es de 23 euros, y el cliente pago con 30 euros, entonces el sistema calcula
que se debe devolver 7 euros.
Luego debes presionar Aceptar antes de imprimir para aprobar el pago:
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Luego se despliega el ticket o boleta de compra para imprimirla:
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5.3 FACTURAS
La opción facturas, permite buscar, crear, modificar, revisar, eliminar e imprimir facturas de ventas a
Clientes.
Para acceder a la información de facturas, debe ingresar a la opción Facturas del menú Ventas Clientes:
Con lo cual se desplegará la siguiente pantalla:
5.3.1 BUSCAR FACTURAS
Para buscar facturas de un cliente, presione la imagen de la lupa en el campo código del cliente:
Se desplegará una ventana de selección de clientes como se muestra a continuación:
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Debes seleccionar el cliente al cual buscaremos sus facturas. Luego presionar el botón buscar, con lo cual
se despliega la siguiente pantalla conteniendo las facturas del cliente seleccionado:
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5.3.2 CREAR UNA FACTURA
Para crear una nueva factura de venta, debes presionar el botón “Nueva Factura” de la pantalla principal de
la opción Facturas del menú Ventas Clientes:
Al presionar el botón se despliega la siguiente pantalla:
Primero debes seleccionar al cliente, presionando la lupa, se despliega la lista de clientes para
seleccionarlo:
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Con esto se llenan en forma automática los campos del cliente:
Luego debes presionar la lupa del campo referencia para seleccionar un artículo, como indica la siguiente
pantalla:
Luego de seleccionar un artículo, se llenan en forma automática los campos relacionados al artículo como
indica la siguiente pantalla:
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Luego puedes modificar los siguientes datos:
El precio, la cantidad de artículos y el descuento. El importe se calcula automáticamente como el factor de:
Precio * Cantidad * % Descuento = Importe
Luego, si estas de acuerdo con el artículo debes presionar el botón “Agregar” para insertar el artículo a la
factura, como indica la siguiente pantalla:
Al ingresar un artículo a la factura en forma automática se rebaja el stock de la tabla de artículos. Cuando
se ingresa un artículo en la tabla de artículos se puede especificar que el sistema avise cuando el stock
llega a un nivel determinado, la siguiente pantalla muestra este aviso:
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Puedes ingresar todos los artículos que se requiera, finalmente presiona la tecla aceptar, para finalizar el
ingreso de la factura, y se desplegará la siguiente imagen:
Al presionar el botón aceptar, se despliega la siguiente pantalla donde se muestra la lista de las facturas
ingresadas incluyendo la última factura ingresada:
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5.3.3 MODIFICAR UNA FACTURA
Para modificar una factura de un cliente, debes presionar el botón (modificar), en la pantalla
principal de facturas como muestra la siguiente pantalla:
Al presionar se despliega la siguiente:
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En ella se pueden modificar los datos de la factura, tales como; Agregar, modificar o eliminar artículos en la
factura.
Al ingresar un artículo a la factura, en forma automática se rebaja el stock de la tabla de artículos. Cuando
se ingresa un artículo en la tabla de artículos se puede especificar que el sistema avise cuando el stock
llega a un nivel determinado, la siguiente pantalla muestra este aviso:
5.3.4 VISUALIZAR UNA FACTURA
Para visualizar una factura de un cliente, debes presionar el botón (visualizar), en la pantalla principal
de facturas como muestra la siguiente pantalla:
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Luego de presionar la lupa, se despliega la siguiente pantalla:
5.3.5 IMPRIMIR UNA FACTURA
Para imprimir una factura de un cliente, debes presionar el botón (visualizar), en la pantalla principal
de facturas y luego el botón imprimir, como muestra la siguiente pantalla:
Luego de presionar el botón imprimir, se abre la factura generada en el Acrobat Reader en formato PDF
como muestra la siguiente pantalla:
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Luego para imprimir presione el icono de la impresora que aparece en la esquina superior izquierda para
imprimir la factura.
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5.3.6 ELIMINAR UNA FACTURA
Para eliminar una factura de un cliente, debes presionar el botón (eliminar), en la pantalla principal
de facturas como muestra la siguiente pantalla:
Luego de presionar el botón (eliminar), se despliega el cuadro de diálogo solicitando confirmar la

eliminación de la factura:
Al aceptar la eliminación se despliega la siguiente pantalla de confirmación:
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Finalmente al aceptar la eliminación se despliega la siguiente pantalla:
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5.4 ALBARANES (GUÍAS DE DESPACHO)
La opción albaranes o guías de despacho permite administrarlas, tal como buscar, crear, modificar,
eliminar, ver, o imprimir etiquetas de códigos de barras.
Para acceder a la información de Guías de Despacho, debes ingresar a la opción Albaranes del menú
Ventas Clientes:
Se desplegará la siguiente pantalla principal de Guías de Despacho:
5.4.1 BUSCAR GUÍAS DE DESPACHO
Para buscar guías de despacho de un cliente, presione la imagen de la lupa en el campo código del cliente:
Se desplegará una ventana de selección de clientes como se muestra a continuación:
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Debes seleccionar el cliente al cual buscaremos sus guías de despacho. Luego presionar el botón buscar,
con lo cual se despliega la siguiente pantalla conteniendo las facturas del cliente seleccionado:
5.4.2 CREAR UN ALBARÁN (GUÍA DE DESPACHO)
Para crear una nueva guía de despacho, debes presionar el botón “Nuevo Albarán” de la pantalla principal
de la opción Albaranes del menú Ventas Clientes:
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Primero debes seleccionar al cliente, presionando la lupa, se despliega la lista de clientes para
seleccionarlo:
Con esto se llenan en forma automática los campos del cliente:
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pantalla:
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guía de despacho, como indica la siguiente pantalla:
ingreso de la guía de despacho, y se desplegará la siguiente imagen:
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Al presionar el botón aceptar, se despliega la siguiente pantalla donde se muestra la lista de las guías de
despacho ingresadas incluyendo la última ingresada:
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5.4.3 MODIFICAR UN ALBARÁN (GUÍA DE DESPACHO)
Para modificar una guía de despacho de un cliente, debes presionar el botón (modificar), en la
pantalla principal de guías de despacho como muestra la siguiente pantalla:
En ella se pueden modificar los datos de la guía de despacho, tales como; Agregar, modificar o eliminar
artículos.
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5.4.4 VISUALIZAR UN ALBARÁN (GUÍA DE DESPACHO)
Para visualizar una guía de despacho de un cliente, debes presionar el botón (visualizar), en la
5.4.5 IMPRIMIR UN ALBARÁN (GUÍA DE DESPACHO)
Para imprimir una guía de despacho de un cliente, debes presionar el botón (visualizar), en la
pantalla principal de guías de despacho y luego el botón imprimir, como muestra la siguiente pantalla:
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Luego de presionar el botón imprimir, se abre la guía de despacho generada en el Acrobat Reader en
formato PDF como muestra la siguiente pantalla:
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imprimir la guía de despacho.
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5.4.6 ELIMINAR UN ALBARÁN (GUÍA DE DESPACHO)
Para eliminar una guía de despacho de un cliente, debes presionar el botón (eliminar), en la pantalla
principal de guías de despacho como muestra la siguiente pantalla:
Luego de presionar el botón (eliminar), se despliega la siguiente pantalla:
Fecha: 21/03/2009
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5.4.7 IMPRIMIR CODIGO DE BARRAS EN ALBARÁN (GUÍA DE DESPACHO)
Para imprimir el código de barras en una guía de despacho de un cliente, debes presionar el botón
(imprimir código de barras), en la pantalla principal de guías de despacho como muestra la siguiente
pantalla:
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Luego para imprimir presione el icono de la impresora que aparece en la esquina superior izquierda.
5.4.8 FACTURAR ALBARÁN (GUÍA DE DESPACHO) DIRECTAMENTE
Para facturar directamente una guía de despacho de un cliente desde la pantalla principal de guías de
despacho, debes presionar el botón (facturar guía de despacho), en la pantalla principal de guías de
despacho como muestra la siguiente pantalla:
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Al presionar el botón aceptar se despliega la siguiente pantalla confirmando que la guía de despacho se
convirtió en factura:
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5.5 FACTURAR ALBARANES (GUÍAS DE DESPACHO)
La opción facturar albaranes o guías de despacho permite convertir guías de despacho en facturas.
Para acceder a la información de Facturar Guías de Despacho, debes ingresar a la opción Facturar
Albaranes del menú Ventas Clientes:
Se desplegará la siguiente pantalla principal de Facturar Guías de Despacho:
Para facturar una guía de despacho debes marcar el tick del lado izquierdo de todas las guías de despacho
que requieras facturar y luego presionar el botón “Facturar Albaranes”. Se desplegará el siguiente cuadro
de dialogo para que confirme la operación:
Al presionar OK, las guías de despacho serán facturadas.
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6. COMPRAS PROVEEDORES
6.1 FACTURAS
La opción facturas, permite buscar, crear, modificar, revisar, eliminar e imprimir facturas de compras a
proveedores.
Para acceder a la información de facturas, debe ingresar a la opción Facturas del menú Compras
Proveedores:
Con lo cual se desplegará la pantalla principal de facturas proveedores:
6.1.1 BUSCAR FACTURAS
Para buscar facturas de un proveedor, presione la imagen de la lupa en el campo código del cliente:
Se desplegará una ventana de selección de proveedores como se muestra a continuación:
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Debes seleccionar el proveedor al cual buscaremos sus facturas. Luego presionar el botón buscar, con lo
cual se despliega la siguiente pantalla conteniendo las facturas del proveedor seleccionado:
6.1.2 CREAR UNA FACTURA
Para crear una nueva factura de compra, debes presionar el botón “Nueva Factura” de la pantalla principal
de la opción Facturas del menú Compras proveedores:
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Primero debes seleccionar al proveedor, presionando la lupa, se despliega la lista de proveedores para
seleccionarlo:
Con esto se llenan en forma automática los campos del proveedor:
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Luego debes ingresar el número de factura del proveedor:
Luego presionar la lupa del campo referencia para seleccionar un artículo, como indica la siguiente pantalla:
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factura, como indica la siguiente pantalla:
Al ingresar un artículo a la factura de compra en forma automática se actualiza el stock de la tabla de

artículos, aumentando la cantidad en stock según sea la compra.
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ingreso de la factura, y se desplegará la siguiente imagen:
Al presionar el botón aceptar, se despliega la siguiente pantalla donde se muestra la lista de las facturas
ingresadas incluyendo la última factura ingresada:
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6.1.3 MODIFICAR UNA FACTURA
Para modificar una factura de un proveedor, debes presionar el botón (modificar), en la pantalla
Al presionar se despliega la siguiente pantalla:
En ella se pueden modificar los datos de la factura, tales como; Agregar, modificar o eliminar artículos en la
factura.
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Al ingresar un artículo a la factura de compra en forma automática se actualiza el stock de la tabla de

artículos, aumentando la cantidad en stock según sea la compra.
6.1.4 VISUALIZAR UNA FACTURA
Para visualizar una factura de un proveedor, debes presionar el botón (visualizar), en la pantalla
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6.1.5 IMPRIMIR UNA FACTURA
Para imprimir una factura de un proveedor, debes presionar el botón (visualizar), en la pantalla
principal de facturas y luego el botón imprimir, como muestra la siguiente pantalla:
Luego de presionar el botón imprimir, se abre la factura generada en el Acrobat Reader en formato PDF
como muestra la siguiente pantalla:
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imprimir la factura.
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6.1.6 ELIMINAR UNA FACTURA
Para eliminar una factura de un proveedor, debes presionar el botón (eliminar), en la pantalla
principal de facturas, si una factura está pagada, no se puede eliminar, por lo cual se desplegará el
siguiente cuadro de dialogo:
Luego de presionar el botón (eliminar), se despliega el cuadro de diálogo solicitando confirmar la

eliminación de la factura:
Al aceptar la eliminación se despliega la siguiente pantalla de confirmación:
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6.2 ALBARANES (GUÍAS DE DESPACHO)
La opción albaranes o guías de despacho proveedores permite administrarlas, tal como buscar, crear,
modificar, eliminar, ver, o imprimir etiquetas de códigos de barras.
Para acceder a la información de Guías de Despacho, debes ingresar a la opción Albaranes del menú
Compras Proveedores:
Se desplegará la siguiente pantalla principal de Guías de Despacho:
6.2.1 BUSCAR GUÍAS DE DESPACHO
Para buscar guías de despacho de un proveedor, presione la imagen de la lupa en el campo código del
proveedor:
Se desplegará una ventana de selección de proveedores como se muestra a continuación:
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Debes seleccionar el proveedor al cual buscaremos sus guías de despacho. Luego presionar el botón
buscar, con lo cual se despliega la siguiente pantalla conteniendo las guías de despacho del proveedor
seleccionado:
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6.2.2 CREAR UN ALBARÁN (GUÍA DE DESPACHO)
Para crear una nueva guía de despacho, debes presionar el botón “Nuevo Albarán” de la pantalla principal
de la opción Albaranes del menú Compras Proveedores:
Primero debes seleccionar al proveedor, presionando la lupa, se despliega la lista de proveedores para
seleccionarlo:
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Con esto se llenan en forma automática los campos del proveedor:
Luego debes ingresar el código de la guía de despacho del proveedor:
pantalla:
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guía de despacho, como indica la siguiente pantalla:
Puedes ingresar todos los artículos que se requiera, finalmente presiona el botón aceptar, para finalizar el
ingreso de la guía de despacho, y se desplegará la siguiente imagen:
Fecha: 21/03/2009
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Al presionar el botón aceptar, se despliega la siguiente pantalla donde se muestra la lista de las guías de
despacho ingresadas incluyendo la última ingresada:
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6.2.3 MODIFICAR UN ALBARÁN (GUÍA DE DESPACHO)
Para modificar una guía de despacho de un proveedor, debes presionar el botón (modificar), en la
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En ella se pueden modificar los datos de la guía de despacho, tales como; Agregar, modificar o eliminar
artículos.
6.2.4 VISUALIZAR UN ALBARÁN (GUÍA DE DESPACHO)
Para visualizar una guía de despacho de un proveedor, debes presionar el botón (visualizar), en la
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6.2.5 IMPRIMIR UN ALBARÁN (GUÍA DE DESPACHO)
Para imprimir una guía de despacho de un proveedor, debes presionar el botón (visualizar), en la
pantalla principal de guías de despacho y luego el botón imprimir, como muestra la siguiente pantalla:
Luego de presionar el botón imprimir, se abre la guía de despacho generada en el Acrobat Reader en
formato PDF como muestra la siguiente pantalla:
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imprimir la guía de despacho.
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6.2.6 ELIMINAR UN ALBARÁN (GUÍA DE DESPACHO)
Para eliminar una guía de despacho de un proveedor, debes presionar el botón (eliminar), en la
Luego de presionar el botón (eliminar), se despliega la siguiente pantalla:
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6.2.7 FACTURAR ALBARÁN (GUÍA DE DESPACHO) DIRECTAMENTE
Para facturar directamente una guía de despacho de un proveedor desde la pantalla principal de guías de
despacho, debes presionar el botón (facturar guía de despacho):
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Debe ingresar en número de factura del proveedor para convertir la guía en factura proveedor y presionar
el botón aceptar, con lo cual se despliega la siguiente pantalla:
Al presionar el botón aceptar se despliega la siguiente pantalla indicando en el estado que la guía de
despacho se convirtió en factura:
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6.3 FACTURAR ALBARANES (GUÍAS DE DESPACHO)
La opción facturar albaranes o guías de despacho permite convertir guías de despacho en facturas.
Para acceder a la información de Facturar Guías de Despacho, debes ingresar a la opción Facturar
Albaranes del menú Compras Proveedores:
Se desplegará la siguiente pantalla principal de Facturar Guías de Despacho:
Para facturar una guía de despacho debes marcar el tick del lado izquierdo de todas las guías de despacho
que requieras facturar y luego presionar el botón “Facturar Albaranes”. Se desplegará el siguiente cuadro
de dialogo para que confirme la operación:
Al presionar OK, las guías de despacho serán facturadas.
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7. TESORERIA
En la opción tesorería se administra la gestión de cobros a clientes y pagos a proveedores.
7.1 COBROS
La opción cobros permite administrar los pagos de clientes pendientes de cobro.
Para acceder a la información de cobros, debes ingresar a la opción Cobros del menú Tesorería:
Se desplegará la pantalla principal de Cobros:
En esta pantalla se despliegan las facturas de clientes pagadas y no pagadas, cada registro muestra el
monto de la factura y el monto de lo pendiente pagado.
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7.1.1 INGRESAR UN PAGO A UNA FACTURA
Para ingresar un pago parcial o total a una factura desde la pantalla principal de cobros, debes presionar el
botón (Pago de factura), con lo cual se desplegará la siguiente pantalla:
En esta pantalla se ingresa el estado de la factura, o se ingresa un pago parcial, se selecciona la forma de
pago, si es con cheque se puede ingresar el numero del documento y un campo de texto para
observaciones.
En la pantalla siguiente se muestran los datos ingresado, un pago parcial por 10 euros, con lo cual aparece
una lista de los pagos hechos a esta factura.
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Presionando el icono se pueden ver las observaciones escritas al pago en la siguiente pantalla:
Presionando el ícono , se puede eliminar un pago parcial.
Finalmente si se paga el total de la factura, se da por pagada y puede cambiar el estado de la factura a
“Pagada”.
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7.2 PAGOS
La opción Pagos permite administrar los pagos a proveedores pendientes.
Para acceder a la información de Pagos, debes ingresar a la opción Pagos del menú Tesorería:
Se desplegará la pantalla principal de Pagos:
En esta pantalla se despliegan las facturas de proveedores pagadas y no pagadas, cada registro muestra el
monto de la factura y el monto de lo pendiente por pagar.
7.2.1 INGRESAR UN PAGO A UNA FACTURA DE PROVEEDOR
Para ingresar un pago parcial o total a una factura de proveedor desde la pantalla principal de pagos,
debes presionar el botón (Pago de factura), con lo cual se desplegará la siguiente pantalla:
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En esta pantalla se ingresa el estado de la factura, y se ingresa un pago parcial, se selecciona la forma de
pago, si es con cheque se puede ingresar el numero del documento y un campo de texto para
observaciones.
En la pantalla siguiente se muestran los datos ingresados, un pago parcial por 10 euros, con lo cual
aparece una lista de los pagos hechos a esta factura.
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Presionando el icono se pueden ver las observaciones escritas al pago en la siguiente pantalla:
Presionando el ícono , se puede eliminar un pago parcial.
Finalmente si se paga el total de la factura, se da por pagada y puede cambiar el estado de la factura a
“Pagada”.
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7.3 CAJA DIARIA
Para acceder a la información de Caja Diaria, debes ingresar a la opción Cada Diaria del menú Tesorería:
Se desplegará la siguiente pantalla con la opción de seleccionar el día para buscar los valores de venta:
Al ingresar la fecha y presionar el botón buscar, se despliega el rango de tickets vendidos, el valor neto, el
valor del IVA, el valor total, el valor total cancelado con al contado y el valor total cancelado con tarjeta.
Si presionas el botón imprimir puedes imprimir esta pantalla.
7.4 LIBRO DIARIO
La opción libro diario, permite desplegar todos los movimientos realizados, compras y ventas, también
permite buscar los movimientos por un rango de fechas.
Para acceder a la información de Libro Diario, debes ingresar a la opción Libro Diario del menú Tesorería:
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Se desplegará la siguiente pantalla con la opción de seleccionar el rango de fechas para buscar los
movimientos diarios de compras y ventas:
Al ingresar la fecha de inicio y fin y luego presionar el botón buscar, se desplegará los movimientos
efectuados en ese rango de fachas.
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8. MANTENIMIENTOS
El módulo de mantenimientos permite ingresar parámetros al sistema para personalizarlo a nuestras
necesidades.
8.1 ETIQUETAS DE CÓDIGO DE BARRAS
El sistema permite administrar etiquetas en código de barras asociadas a cada artículo que se ingresa, para
lo cual debe ingresar a la opción “Etiquetas” del menú principal tal como lo indica la siguiente pantalla:
Se desplegará la siguiente pantalla donde puede presionar la “Lupa” para hacer una búsqueda de artículos:
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Luego de seleccionar el artículo se llenará la pantalla con los datos del artículo, el código de barras y la
descripción:
Luego de seleccionar el artículo se llenará la pantalla con los datos del artículo, el código de barras y la
descripción, ahora podemos hacer click sobre la imagen de código de barras y se despliega la siguiente
imagen que corresponde a un archivo en formato PDF con la imagen del código de barras del artículo:
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Con este archivo se puede imprimir la etiqueta cuantas veces sea necesario para etiquetar los artículos y
luego al momento de la venta por el mostrador leer los códigos de barra con una pistola lectora para
acelerar la venta.
8.1.1 ESTÁNDAR CODIGO DE BARRAS EAN 13
El sistema utiliza el código de barras EAN, European Article Number, el cual es un sistema de códigos de
barras adoptado por más de 100 países y cerca de un millón de empresas. En el año 2005, la asociación
EAN se ha fusionado con la UCC (Uniform Code Council) para formar una nueva y única organización
mundial identificada como GS1, con sede en Bélgica.
El código EAN más usual es EAN13, constituido por 13 dígitos y con una estructura dividida en cuatro
partes:
Los primeros dígitos del código de barras EAN identifican el país que otorgó el código, no el país de origen
del producto. Por ejemplo, en Bolivia se encarga de ello una empresa responsable adscrita al sistema EAN y
su código es el '777'.
Referencia del ítem, compuesto de:
Código de empresa. Es un número compuesto por entre 5 y 8 dígitos, que identifica al propietario de la
marca.
Código de producto. Completa los 12 primeros dígitos.
Dígito de control. Para comprobar el dígito de control (por ejemplo, inmediatamente después de leer un
código de barras mediante un escáner), numeramos los dígitos de derecha a izquierda. A continuación se
suman los dígitos de las posiciones impares, el resultado se multiplica por 3, y se le suman los dígitos de
las posiciones pares. Se busca la decena inmediatamente superior y se le resta el resultado obtenido. El
resultado final es el dígito de control. Si el resultado es múltiplo de 10 el dígito de control será 0.
Por ejemplo, para 123456789041 el dígito de control será:
Numeramos de izquierda a derecha: 140987654321

Suma de los números en los lugares impares: 1+0+8+6+4+2 = 21
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Multiplicado × 3: 21 × 3 = 63
Suma de los números en los lugares pares: 4+9+7+5+3+1 = 29
Suma total: 63 + 29 = 92
Decena inmediatamente superior = 100
Dígito de control: 100 - 92 = 8
El código quedará así: 1234567890418.
8.1.2 CÓDIGO DE BARRAS EN LOS ARTÍCULOS
Los códigos de barras se imprimen en los envases, embalajes o etiquetas de los productos. Entre sus
requisitos básicos se encuentran la visibilidad y fácil legibilidad por lo que es imprescindible un adecuado
contraste de colores. En este sentido, el negro sobre fondo blanco es el más habitual encontrando también
azul sobre blanco o negro sobre marrón en las cajas de cartón ondulado. El código de barras lo imprimen
los fabricantes (o, más habitualmente, los fabricantes de envases y etiquetas por encargo de los primeros)
y, en algunas ocasiones, los distribuidores.
Para no entorpecer la imagen del producto y sus mensajes promocionales, se recomienda imprimir el
código de barras en lugares discretos tales como los laterales o la parte trasera del envase. Sin embargo,
en casos de productos pequeños que se distribuye individualmente no se puede evitar que ocupe buena
parte de su superficie: rotuladores, barras de pegamento, etc.
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8.2 IMPUESTOS
Para ingresar un nuevo impuesto se debe ingresar a la siguiente opción del menú principal:
Al presionar “nuevo impuesto” se desplegará la siguiente pantalla para hacer el ingreso:
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8.3 ENTIDADES BANCARIAS
El Sistema te permite administrar las entidades bancarias, para lo cual debes seleccionar la opción indicada
en la siguiente imagen:
E ingresas el nombre de la entidad y presionas aceptar.
Una vez que la entidad ha sido ingresada la siguiente pantalla se despliega:
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8.4 UBICACIONES
Para administrar las ubicaciones de los productos debes ingresar a la opción Ubicaciones del menú de
Mantenimiento:
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8.5 EMBALAJES
El sistema permite administrar tipos de embalajes de productos, para lo cual debes seleccionar la opción
Embalajes del menú Mantenimientos:
Al presionar nuevo embalaje, puedes ingresar uno nuevo:
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8.6 FORMAS DE PAGO
El sistema permite administrar varias formas de pago, para lo cual debes seleccionar la opción “Formas de
Pago” del menú Mantenciones:
Al presionar nueva forma de pago, puedes ingresar una nueva:
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9. COPIAS DE SEGURIDAD
9.1 HACER COPIA
Esta opción permite hacer una copia de los datos almacenados en la Base de Datos, para lo cual debe
seleccionar la opción “Hacer Copia” del menú “Copias de Seguridad”
Luego ingrese en el campo denominación el nombre que dará al respaldo y presione aceptar.
Finalmente cuando termina esta copia de seguridad, crea un archivo SQL en el directorio “copias”.
9.2 RESTAURAR COPIA
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Para restaurar una copia de seguridad debe ingresar a la opción “restaurar copia” del menú “Copias
Seguridad”.
Se desplegará la siguiente pantalla con las opciones de buscar o imprimir nuevo registro:
Debe seleccionar la copia de seguridad hecha anteriormente y presionar , con lo cual se restauran los
datos anteriormente respaldados.
Fecha: 21/03/2009
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Manual de Usuario Sistema de Facturación v4

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Sistema de Facturación e Inventario

6.2.4 VISUALIZAR UN ALBARÁN (GUÍA DE DESPACHO)........................................................ 71

• Gestión de Interlocutores comerciales [Clientes y proveedores]

2. INSTALACIÓN Y CONFIGURACIÓN INICIAL DEL SISTEMA

Al presionar “nuevo proveedor” se desplegará la siguiente pantalla para hacer el ingreso:

Al presionar “nuevo cliente” se desplegará la siguiente pantalla para hacer el ingreso:

Al presionar “nuevo articulo” se desplegará la siguiente pantalla para hacer el ingreso:

Si consultas el artículo presionando la imagen de la lupa, se despliega la siguiente pantalla:

Al presionar “nueva familia” se desplegará la siguiente pantalla para hacer el ingreso:

5.1 VENTAS EN EL MOSTRADOR

Con lo cual ingresas a la pantalla principal de Ventas Clientes:

5.2 IMPRESIÓN DE TICKET DE VENTA

Luego debes presionar Aceptar antes de imprimir para aprobar el pago:

Luego se despliega el ticket o boleta de compra para imprimirla:

Con lo cual se desplegará la siguiente pantalla:

5.3.1 BUSCAR FACTURAS

Se desplegará una ventana de selección de clientes como se muestra a continuación:

5.3.2 CREAR UNA FACTURA

Al presionar el botón se despliega la siguiente pantalla:

Con esto se llenan en forma automática los campos del cliente:

Luego puedes modificar los siguientes datos:

Precio * Cantidad * % Descuento = Importe

5.3.3 MODIFICAR UNA FACTURA

Al presionar se despliega la siguiente:

5.3.4 VISUALIZAR UNA FACTURA

Luego de presionar la lupa, se despliega la siguiente pantalla:

5.3.5 IMPRIMIR UNA FACTURA

5.3.6 ELIMINAR UNA FACTURA

Luego de presionar el botón (eliminar), se despliega el cuadro de diálogo solicitando confirmar la

Al aceptar la eliminación se despliega la siguiente pantalla de confirmación:

Finalmente al aceptar la eliminación se despliega la siguiente pantalla:

5.4 ALBARANES (GUÍAS DE DESPACHO)

Se desplegará la siguiente pantalla principal de Guías de Despacho:

5.4.1 BUSCAR GUÍAS DE DESPACHO

Se desplegará una ventana de selección de clientes como se muestra a continuación:

5.4.2 CREAR UN ALBARÁN (GUÍA DE DESPACHO)

Al presionar el botón se despliega la siguiente pantalla:

Con esto se llenan en forma automática los campos del cliente:

Luego puedes modificar los siguientes datos:

Precio * Cantidad * % Descuento = Importe

5.4.3 MODIFICAR UN ALBARÁN (GUÍA DE DESPACHO)

Al presionar se despliega la siguiente:

5.4.4 VISUALIZAR UN ALBARÁN (GUÍA DE DESPACHO)

Luego de presionar la lupa, se despliega la siguiente pantalla:

5.4.5 IMPRIMIR UN ALBARÁN (GUÍA DE DESPACHO)

5.4.6 ELIMINAR UN ALBARÁN (GUÍA DE DESPACHO)

Luego de presionar el botón (eliminar), se despliega la siguiente pantalla:

Finalmente al aceptar la eliminación se despliega la siguiente pantalla:

5.4.7 IMPRIMIR CODIGO DE BARRAS EN ALBARÁN (GUÍA DE DESPACHO)

Al presionar el botón se despliega la siguiente pantalla:

5.4.8 FACTURAR ALBARÁN (GUÍA DE DESPACHO) DIRECTAMENTE

Al presionar el botón se despliega la siguiente pantalla:

5.5 FACTURAR ALBARANES (GUÍAS DE DESPACHO)

Se desplegará la siguiente pantalla principal de Facturar Guías de Despacho:

Al presionar OK, las guías de despacho serán facturadas.

Con lo cual se desplegará la pantalla principal de facturas proveedores:

6.1.1 BUSCAR FACTURAS

Se desplegará una ventana de selección de proveedores como se muestra a continuación:

6.1.2 CREAR UNA FACTURA

Al presionar el botón se despliega la siguiente pantalla:

Con esto se llenan en forma automática los campos del proveedor:

Luego debes ingresar el número de factura del proveedor:

Luego puedes modificar los siguientes datos:

Precio * Cantidad * % Descuento = Importe