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Projetos
Administração Por
Projetos
Aplicando o Método PERT/CPM e o Software
MS-PROJECT®
Versões 4.x, 95, 98 e 2000
• SUMÁRIO
1. Apresentação
Introdução a APP
Planejamento
Organização
Direção
Controle
Administração do Projeto
A Descrição de
A Meta do
Objetivos do
Construa o Esboço do
Defina as Exigências de
Estime os Custos do
Reuniões
Check-List de Reuniões
Entrevistas Produtivas
Apresentações Produtivas
Encorajando a Criatividade
Administrando Conflitos
Resumo da APP
A Rede de Precedências
Gerenciando Tempos
3. Aplicações da APP
Obras
Empreendimentos
Expansão
Viagens
Escola
Treinamento
Consultoria
Contabilidade
Auditoria
Manutenção
Planos de Governo
Planos de Marketing
Desenvolvimento de Produtos
ou Programa de Televisão
Implantação de Uma Nova Metodologia Operacional − só interna ou que também envolva os clientes
e/ou fornecedores
Tipos de Folgas
Folga Total
Folga Livre
Folga Dependente
Folga Independente
ED = Eficiência do Planejamento
Planejamento
Conceito de Recursos
……………….............................
Conceito de Custos
Aplicação de Custos
Conceituação do Projeto
2º entrar as atividades
Iniciando
2º entrar as atividades
……
LAG e LEAD
OUTLINE
CONSTRAINT
Obtenção das Folhas da Rede PERT/CPM do Exemplo "Projeto CCP - Construção da Casa
Própria" ……
Relatórios
Telas
Características em Geral
Administração e Programabilidade
Telas Disponíveis
Filtros Disponíveis
Filtros de Atividades
Filtros de Recursos
Grupos Disponíveis
Grupos de Atividades
Grupos de Recursos
Como Fazer Estimativas Precisas para as Durações das Atividades no Project 2000
O que é a Data Estimada? (Estimated Duration) − Campo da Ficha de Atividades (Task Field)
Gráfico da Curva S
Estabelecendo as Probabilidades de
Dicas Úteis para Aproveitar Mais o Sistema: os 6 Passos Básicos para bem trabalhar com o
5. Desenvolvimento do Sistema
7. Treinamento
8. Documentação do Sistema
Estrutura Funcional da Execução do Planejamento & Controle de um Projeto com o Project(c) 2000
Recurso de Trabalho
Recursos Materiais
11. Glossário
12. Bibliografia
14. Conclusão...
ANEXO Arquivos diversos com várias pastas com arquivos de testes de modelo para usar no Project,
Agradecimentos...
1. APRESENTAÇÃO
E ste livro sobre Planejamento & Controle de Projetos é um livro completo para
profissionais da área de Gerência de Projetos, e acadêmicos de Administração,
Economia, Ciências da Computação, Engenharia, Arquitetura, e demais alunos de cursos
desta matéria, que engloba Técnicas de Planejamento − seja Empresarial, Planejamento
Orçamentário e Planejamento de Projetos, também a Administração Por Projetos, e a
Administração de Tempos, Recursos e Custos, através do uso do método das Redes de
Precedência PERT/CPM.
Este livro também não possui o escopo específico de ensinar a calcular redes PERT/CPM,
nem o de ensinar a operar o MS-PROJECT pois este já tem extensa documentação, nem
é contraditório qual a versão dele que está abordada aqui, sua proposta é, dar ao leitor,
condições de exercer bem a Administração − planejamento, direção e controle − pela
Metodologia APP (Administração Por Projetos), aplicando a isso a Técnica PERT/CPM
através de um bom aproveitamento dos recursos de automação do MS-PROJECT.
Assim, aquele que precisa administrar recursos para implementar planos que envolvam
a execução de atividades não-usuais a sua rotina empresarial, ou usuais, mas
concatenadas entre si e qye exijam controle estrito de prazos, datas, recursos e custos, ou
projetos propriamente ditos (1), tem nesse livro uma ferramenta útil e até indispensável.
A explanação prática contida no quarto capítulo deste manual, dará os conceitos básicos
necessários à um melhor aproveitamento e aplicação do PROJECT, pois o total
desconhecimento de PERT/CPM, ou seu conhecimento incipiente, são claramente
desaconselháveis ao Gerente de Projetos e aos Operadores do Sistema PROJECT, esse
desconhecimento só é possível no nível dos Usuários dos “output” do Sistema.
Este livro mostrará a você o que é APP − Administração por Projetos, uma técnica
administrativa voltada a Planejar, Organizar, Dirigir e Controlar um conjunto de Eventos
e Atividades estanques e, ainda como fazer uso do PROJECT© para facilitar esta tarefa
e maximizar os seus resultados.
É importante salientar ao leitor, que este livro se divide em duas partes conceituais: a
primeira, que compreende os capítulos 1 a 5, irá lhe introduzir em todas as teorias e
técnicas desta especialidade de gerenciamento (de projetos), de forma básica e completa,
1
Project / Projeto: Atividade executada de acordo com um plano a fim de realizar um dado objetivo
dentro de um certo tempo, e que cessará quando o objetivo for atingido. Fonte: Glossário Executivo do
Dicionário DIC-MICHAELIS versão 4.00
Dirce Quandt de Oliveira 23
Administração Por Projetos
mas numa linguagem crescente de dificuldade, de forma a que sirva também ao leitor
experiente para este recapitular e rememorar os princípios da matéria, os quais não se
deve esquecer jamais e até para complementar-lhe os conhecimentos com alguma
“novidade”.
Deixamos claro desde já que para a APP e o PERT/CPM, não há como não se utilizar, de
um software, como ferramenta de trabalho, pois é um contra-senso hoje em dia se
elaborar e atualizar as redes PERT “a mão” como até fazíamos nos anos 60 e 70 em
pequenos projetos. Atualmente mesmo redes de poucas dezenas de atividades, ou menos,
não justificam o planejamento e cálculo manual. Por isso optamos por concentrar a
essência do nosso texto, a parte mais complexa da teoria da APP e do PERT/CPM nos
capítulos 6 a 10. Lá o leitor encontra profundas, complexas e completas explicações e
propostas para administrar um projeto em todos os aspectos práticos envolvendo
qualquer tipo/tamanho de projeto.
livro, onde se encontram algumas explicações para parte dos termos usados nos dois
sistemas.
INTRODUÇÃO A APP
C
omo nos dizia a Mestra Yolanda Ferreira Balcão, da FEA / USP: “A empresa é um
sistema organizado e por sua complexidade, sua administração é uma atividade
especializada, sendo assim os administradores devem ter conhecimentos técnicos,
sobre as funções administrativas”.
Ela ainda dizia que: “As funções do administrador são divididas em: Planejamento,
Organização, Direção e Controle”.
Direção: função mediante a qual o administrador faz com que os seus parceiros,
subordinados e colaboradores, executem o planejamento; seja através da transmissão
dos planos, do estímulo e motivação para atingir as metas, do esclarecimento e
encorajamento.
Até aí todos conhecem e praticam os conceitos acima; então qual é o objetivo deste livro,
afinal?
Bem, como o título do livro diz, vamos falar do software PROJECT© da Microsoft , que é
uma ferramenta de Planejamento e Controle. Mas o PROJECT© não se aplica apenas
para o Planejamento e Controle de Projetos? Não exatamente! Por quê ?
2
Orgãos de Linha são aqueles que executam as ações operacionais da empresa (no organograma
são representados verticalmente uns sobre os outros) e, Orgãos Funcionais são aqueles que
assessoram a organização (são indicados no organograma de forma horizontal entre um nível de
orgão de linha e outro subordinado).
Dirce Quandt de Oliveira 27
Administração Por Projetos
Daí o software PROJECT ter uma utilidade diária para o Administrador, porque ele é o
único no mercado de informática que é capaz de operar os dados econômicos de micro ou
grandes empresas, granjeando ao Administrador uma informação rápida, atualizada e
confiável. Basta apenas que o Administrador da empresa se garanta de aplicar à Gestão
Orçamentária os princípios da APP.
Até o início dos anos 50, no mundo empresarial e governamental, só havia um modo
primário de se administrar, a APO – Administração Por Objetivos, que englobava vários
enfoques, abordagens, métodos e procedimentos, mas contemplava sempre os processos
contínuos de execução de trabalho.
Mas os profissionais percebiam cada vez mais, que haviam casos em que os trabalhos
não eram rotineiros, e assim cabia a necessidade de prever o que fazer, com mais cuidado
e previsionamento. Principalmente por que, percebeu-se que nestes casos não se conhecia
antecipadamente quem deveria executar o trabalho e em quanto tempo.
Não sabemos se houve outras tentativas de se usar algum método para isso, mas quando
nasceu o PERT e o CPM na citada década de 50, para uso em contratos do governo dos
EUA com fornecedores para as Forças Armadas americanas, se deselvolveu uma série de
técnicas de administração, que por fim se convencionou chama-las de Administração
Por Projetos – APP, em contraposição às APO existentes até então.
Mais adiante neste capítulo vamos lhes explicar em detalhes essa técnica, mas
antecipadamente queremos lhes passar que a principal característica, o “pulo do gato”
desta nova abordagem administrativa, foi a de se usar a chamada “Organização
Deste modo isso se parece realmente com uma obra de engenharia, mas também com
muitas situações similares a quase todas as empresas, como, por exemplo, organizar e
executar um Pacote Turístico numa Agência de V iagens, ou a Elaboração e Controle da
Execução de Orçamentos: Econômico/Financeiro, de V endas, de Materiais, e outros
Orçamentos Empresariais e/ou Econômico/Financeiros.
Disso ocorre que a administração da agência pode decidir por incluir na sua estrutura, um
“Setor de Excursões”, com toda uma estrutura permanente. Então se pergunta: E na baixa
estação? Como fica a ociosidade? E se aparecer uma demanda (temporária) para mais
Pacotes do que este novo Setor está estruturado para suportar?
E agora? V ejamos por outro lado, como é que uma firma de engenharia normalmente faz:
É simples; ela mantém uma estrutura funcional permanente de acordo com os seus
objetivos empresariais e, mantém uma capacitação numa equipe fixa de projetos, que na
falta destes, opera na linha, mas ao se detonar um projeto, este terá sua gerência e sua
equipe, formada de maneira matricial ou seja, transpassando horizontalmente a
estrutura vertical, absorvendo na passagem, recursos humanos e materiais, que serão
alocados no projeto em tempo parcial ou integral, bem como recursos humanos e
materiais externos à empresa. Esta estrutura só funciona durante a vida útil do projeto.
V eja a figura a seguir:
Direç ã o
Geral
Gerê ncia
de Projetos
V oltando ao nosso exemplo: se a Agência de V iagens aplicasse este Método, ela manteria
uma estrutura leve, compatível com suas atividades normais, mas pronta para gerir
Projetos de viagens específicos. Tudo sem excesso de custos e com maior eficiência nos
resultados!
Para operacionalizar este modelo, a empresa deve em primeiro lugar ter em seus quadros
um profissional que conheça APP, caso não seja viável ter um técnico que domine ambos
os segmentos − o ramo da empresa e APP, então pode-se optar pelo treinamento de um
elemento que tenha mais índole e potencial, ou seja uma tendência especial, com perfil
psicológico e conhecimentos relacionados ou específicos, para: Planejamento e Análise.
Este elemento será um Gerente de Projetos (GP). Poderão existir outros, dependendo não
tanto do porte da empresa, mas da incidência de “Projetos” em sua agenda
operacional/comercial. Este GP deverá se reportar ao escalão mais alto, pois terá uma
atividade do mesmo nível das demais Gerências de 2º escalão.
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Desde já fazemos as seguintes ressalvas, antes que o leitor ache a APP muito complexa: o que
estará exposto a seguir é uma “receita de bolo” completa, mas ela se repete sempre, de modo que
para um profissional de APP, ou até para um novato, o mais difícil é a primeira aplicação do método
numa empresa/caso; depois, para cada caso típico, o procedimento se repete quase que totalmente
e daí para a frente o que vale é o gerenciamento propriamente dito, para manter o projeto nos seus
tempos/prazos e nos seus recursos/custos.
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Técnica de Cronograma de Barras onde se permite visualizar para cada atividade a sua duração
prevista e realizada e a duração remanescente, e qual é a sua atividade sucessora (no tempo
apenas). Gantt é o sobrenome do seu criador.
Dirce Quandt de Oliveira 32
Administração Por Projetos
Esta fase de Planejamento e Organização tem uma etapa inicial e uma permanente; a
inicial vai das atividades já citadas até a aprovação final do orçamento e autorização
para alocação dos recursos materiais, humanos e financeiros, e a formação definitiva da
equipe do projeto, tanto interna como externa, e assim dar-se início efetivo ao projeto na
data planejada.
ADMINISTRAÇÃO DO PROJETO
Iniciado o projeto, cabe ao GP agir como maestro, pois numa estrutura matricial ele não
age como “chefe”, pois o projeto não é um órgão, não tem funcionários, nem produz nada
no sentido funcional. Assim os tópicos do dia-a-dia do GP, são:
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Diagrama de Blocos, onde se vêem as atividades, suas datas e prazos, suas interelações e suas
dependências totais ou parciais. Tem como destaque a visualização do “caminho crítico” ou a
seqüência de atividades interelacionadas com a maior somatória de prazos de execução. PERT =
Project Evaluation and Review Technique. CPM = Critical Path Method.
Dirce Quandt de Oliveira 33
Administração Por Projetos
O projeto não tem local, não tem sala, etc.; ele tem RECURSOS, os quais poderão ser: de
uma sala, de um telefone, mas isso é de acordo com as necessidades. O GP por ser uma
figura fixa pode ter sua sala, telefone/fax/computador, etc., mas deve usar a estrutura de
apoio do escalão superior.
Como os funcionários são cedidos, seu desempenho deve ser controlado pelo GP que os
reportará ao chefe funcional de cada um deles. No caso de um projeto pago por cliente
externo, como é o caso da maioria das consultorias e empresas de engenharia, a empresa
pode até usar uma Folha de Tempo, onde o funcionário anotará as horas gastas em cada
Projeto/Fase/Etapa. Ele ficará responsável pela gestão do contrato das entidades
externas.
O GP não executa o projeto, só o coordena para sua boa consecução e atingimento das
metas e datas e prazos previstos. O que a equipe não executar será feito por órgãos
internos ou externos à empresa, nos moldes de prestadores de serviços. No entanto o
responsável pelo produto final é a empresa, ou o órgão que requisitou o projeto.
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Atividade: é um procedimento ou uma ou mais tarefas, que demandam um certo prazo e recursos
para sua execução.
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Evento: é um acontecimento ou uma tarefa que não consome, ou quase não consome, tempo e
recursos, porém é um fato que delimita um momento no projeto, e que pode (ou não) anteceder e/ou
suceder uma ou mais atividades.
Dirce Quandt de Oliveira 34
Administração Por Projetos
dependência inversa, ou seja, uma atividade não começa, desde o seu início ou após
certo ponto, se outra não tiver iniciado, ou não tiver concluído parte, ou concluído
tudo.
• Caso uma atividade atrase, tente sempre injetar nela recursos alocados em outras
atividades cujo eventual atraso não seja tão impactante ou de preferência
atividades com “folga”, ou seja, que podem começar ou terminar em datas mais
tarde. Por isso mesmo sempre procure adiantar o início das atividades com “folga”
para poder usar esse “lag” de tempo.
Além dessa Ficha, poderão e deverão existir Fichas de Coleta de Dados como: Duração
Otimista e Duração Pessimista quando os responsáveis não estiverem seguros na
informação; “lag” da interelação, quando a atividade é precedida de uma e sucedida de
outra, mas com uma diferença de tempo ou porcentagem; nome, unidade e quantidade
dos Recursos e seu Custo unitário e total; e se uma atividade é um Marco Importante,
uma obrigação contratual, por exemplo.
Portanto elabore a Ficha de Coleta de Dados que mais se adapte ao seu Plano, de qualquer
modo esta simples Ficha é o ponto de partida mais importante de seu plano, sem elas
devidamente preenchidas com toda atenção sem “chutar” informações, é a principal
garantia de sucesso na aplicação do MS-Project© . Dada a importância do item vamos
dar outro exemplo de Ficha de Coleta de Dados:
Atividade Predecessora:
Evento Inicial :
Atividade Sucessora:
Evento Final:
Restrições de Tempo ou Duração:
|
WBS Tempo: Tempo: Tempo: Tempo: Dura- Dura- Recur- Recur- Respon Respon OBS.
(EDT) ótimo + pessi- médio ção: ção: sos: sos: sável: sável:
prová- mista previst real previst utiliza- inform execu-
vel a o dos ação ção
Estas fichas é que permitem que nós iniciemos a fase de elaboração da rede, e isso
representa 50% a 80% do método PERT/CPM, coração da APP. Lembre-se:
Alerta:
Sem a Rede PERT/CPM elaborada previamente não se pode nem não se consegue usar
o MS-Project©!
Com esse aviso inexorável na cabeça, vamos partir firme para o desenvolvimento da rede
PERT/CPM, e é aí que precisaremos dos dados coletados na ficha, entre os quais
explicaremos melhor, os seguintes dados: os Eventos Inicial e Final, eles permitem que
Quanto aos prazos, salienta-se que aí reside um aspecto crucial, pois há tendências
dos informantes em fornecer datas pessimistas ou otimistas, dependendo de sua
visão ou até interesses no projeto. Cabe ao GP e sua equipe, levantar estes 2 prazos, e
a seguir a equipe irá discutir e definir o tempo mais provável (há até uma fórmula
matemática para isso, que deve ser mais usada, como consta no Capítulo 3 — item
“Procedimento para Determinar o Caminho Crítico...”). Isso é importante porque o
prazo otimista pode (quase certamente) causar o atraso na atividade, porque se
alocarão recursos aquém do necessário para sua execução, e a previsão pessimista
com certeza será cumprida num prazo até menor, porém com um custo elevado pela
alocação desnecessária de recursos maximizados. Estes desequilíbrios afetarão a
lógica, a coerência, e a veracidade do conjunto da rede, pois esta tem obrigatoriamente
de ser harmoniosa.
se o custo desta antecipação compensar. O importante é que a equipe saiba que isso é
possível, analise todos os prós e contras, para que no futuro, saiba como replanejar em
caso de atrasos, e este adiantamento pode significar “fôlego” para “atacar” outras
atividades críticas.
A lista deve ser fruto de entrevistas feitas com os envolvidos na execução do projeto,
tanto do escalão gerencial como do operacional, sendo que estas entrevistas são
cruciais, devendo ser feitas e refeitas, para que nenhuma informação passe
despercebida. Todas elas devem ser cruzadas entre si, até termos certeza da
informação mais ponderada e verdadeira.
Deve se proceder da mesma forma com a relação dos recursos alocados para cada
atividade; deve se confrontar a posteriori toda “lógica” do que é informado, pois há
muita disparidade nas informações normalmente fornecidas. Este é um dado
fundamental, tanto para o planejamento e administração do tempo, como dos custos.
Os níveis do WBS devem ser identificados por um número. Podem incluir, neste
mesmo número do WBS, além do código numérico dos Responsáveis, um código para
indicar a EDT e outro código para indicar a EDP. A seguir veja 2 formas de estrutura:
WBS DA TELEAULA
(nivelado por responsáveis hierárquico/funcionais)
PRODUTOR PROFESSOR
ASSISTENTE
DE PRODUÇÃO
CHEFIA GRAVAÇÃO VT CHEFIA CENOGRAFIA CHEFIA ARTE CHEFIA MECANOGRAFIA CHEFIA CINEMA
WBS DA TELEAULA
(NIVELADO POR FUNÇÕES)
DIREÇÃO
PRODUÇÃO
Por isso a equipe de projeto precisa ser coesa e harmoniosa, com todos satisfeitos e
motivados, e tudo isso é tarefa do Gerente do Projeto. Cabe a este estar sempre “olhando
a floresta” primeiro, para depois “olhar as árvores” e, ao passo que faz a tarefa solitária
Dirce Quandt de Oliveira 43
Administração Por Projetos
de administrar sozinho o todo, não deve deixar de discutir com a equipe para a tomada de
decisões e principalmente a correção de desvios no gasto de tempo, recursos e custos.
Parabéns! Há pouco lhe pediram que fosse o gerente de projeto para um projeto pequeno.
Na maioria das organizações, isto significa uma carga além de seu "trabalho normal", lhe
pediram que “apertasse” seu horário em mais outro projeto. Embora você esteja fazendo
tudo ou a maioria do trabalho no projeto, você pode estar confiando em outros, como
um(a) colega, ou um funcionário(a) de outros departamentos como o de Finanças,
Marketing, o centro de cópia ou até os seus fornecedores. Um Projeto pequeno pode
significar que lhe pediram que planejasse um stand numa feira de exposições ou outro
evento especial, desenvolva um panfleto, crie instruções multi-língue para um produto ou
escreva um manual.
Neste tópico a intenção é a de lhe prover diretrizes para planejar um projeto muito
pequeno, usando o planejamento de uma excursão de verão como um exemplo.
Um projeto, como bem sabemos, é uma coleção de objetivos, atividades e tarefas que se
tenta realizar numa data específica. Um projeto pequeno é um projeto com algo como não
mais que vinte e cinco tarefas aproximadamente. Freqüentemente projetos deste
tamanho são administrados por uma pessoa que confia em parceiros de outros
departamentos, como o centro de cópias e as secretárias.
O que segue é um processo passo por passo que pode ser usado para projetos com
aproximadamente 25 tarefas ou menos.
A Descrição de Projeto
Para começar a planejar seu projeto, você precisa desenvolver uma descrição do projeto
que tenha um escopo abrangente. A descrição deve retratar o intento e âmbito do projeto
em termos do produto, serviço ou outro produto-fim. A descrição também pode incluir
uma definição de problemas ou declaração de oportunidade. V ocê pode querer descreve-la
como uma nota para a atividade inicial do projeto.
A Meta do Projeto
Em uma frase, a meta de projeto descreve o objetivo específico do projeto, e inclui uma
data de término. A meta para esta data expressa o resultado desejado de todo o esforço
do projeto. Neste momento você está fazendo sua primeira estimativa da data de fim do
projeto. Para a maioria dos projetos, esta data muda depois de um planejamento mais
detalhado estar completo.
A Meta do Projeto para uma excursão de verão seria: Reservar nossa excursão de verão no
sábado, 20 de janeiro de 2000 (considerar as chuvas a tarde comuns nesta época).
Objetivos do Projeto
O que são as categorias principais de trabalho para o projeto? Enquanto olhando o projeto
globalmente, use dispositivos criativos, como, “mapeamento mental”, “pensamento
divergente” e necessariamente o “brainstorming”, e daí gerar uma lista das principais
categorias do trabalho que devem ser realizadas. Este é o método “top-down” (do geral
para o particular). Outra alternativa é primeiro desenvolver uma lista de tarefas que
precisam ser realizadas. Então, uma vez que a lista de tarefas é gerada, monte tarefas
relacionadas numa rede de precedências (PERT/CPM) definindo as atividades principais
e os marcos do projeto.
Desde que você tenha uma meta e vários objetivos e tarefas, você pode desenvolver um
esboço. Quando estiver listando objetivos para a excursão de verão acima, você também
pode começar a listar as tarefas e subtarefas que são parte do projeto. Agora você precisa
organizar os objetivos, e tarefas em “famílias” como mostrado no Quadro abaixo.
Enquanto a equipe desenvolve a lista, uma pessoa pode começar um arquivo novo e pode
construir o esboço. O propósito final aqui é definir todo o trabalho de projeto.
Fale às pessoas. Se outras pessoas estão trabalhando com você, colabore para delegar
responsabilidades, por tarefas, para pessoas específicas. De quem você precisa
aprovações, dados ou relatórios? Peça compromissos com as datas, e esteja seguro quanto
ao follow-up (acompanhamento, seguimento) delas. V ocê precisará de equipamento,
materiais ou software? Chame os fornecedores potenciais para ofertas.
Quanto tempo levará? Tente determinar quanto tempo levará para inspecionar todos os
empregados, e realizar todas as outras tarefas. Em seguida, defina o fluxo, de preferência
na forma de fluxograma do projeto, entrando todas as relações de precedência entre as
atividades. Quais tarefas podem começar imediatamente? O que acontece depois? Quais
tarefas podem ser feitas concorrentemente, ou mais ou menos, ao mesmo tempo? O que
deve ser feito serialmente?
Para projetos pequenos como a excursão de verão, muitas organizações escolhem não
controlar custos de mão de obra, porque o custo é considerado imaterial. Para a excursão
de verão, o Departamento de Recursos Humanos escolheu não localizar custos de mão de
obra, mas foi pedido determinar o custo de transporte, hospedagem e alimentação. A
dotação de custos totais para o lazer foi de R$ 3.000,00, comidas e bebidas suaves serão
R$ 6.000,00.
Uma vez que você criou um esboço, calculou duração, e identificou o fluxo das atividades
do projeto, você tem um gráfico de Gantt. O Cronograma de Barras pode ser o único
quadro que você precisará administrar num projeto muito pequeno.
Embora os passos ilustrados aqui sejam adequados para um projeto pequeno, este
processo seria muito diferente para projetos maiores. Relações de precedência são muito
mais complexas; a administração dos recursos, contratos, e o escopo do projeto,
requererão outras ferramentas como um diagrama da REDE PERT/CPM completa e
outros gráficos e tabelas, as quais podem ser fornecidas computadorizadamente pelo MS-
PROJECT©.
REUNIÕES PRODUTIVAS
8
NA = Facilitar é uma palavra em voga usada para indicar um conjunto de ações no sentido de auxiliar,
colaborar, promover, orientar, divulgar, esclarecer, etc., eventos de natureza cognitiva, troca de
conhecimentos, treinamento, etc.
Dirce Quandt de Oliveira 48
Administração Por Projetos
Antes de agendar reuniões individuais ou com várias pessoas, esteja seguro dos objetivos
da reunião. Por que é necessário se reunir? Talvez a equipe precise planejar ou re-
planejar o Projeto, talvez a equipe do Projeto precise tomar uma decisão. Uma
teleconferência ou video conferência é possível? Quando estiver elaborando uma agenda,
esteja consciente sobre quando cada item da agenda estará
terminado/esclarecido/decidido, como você saberá que ele estará terminado, e quanto
tempo será gasto para isso.
Use o seguinte “checklist” para lhe ajudar a confirmar que todas as reuniões terão um
uso produtivo do tempo gasto.
As indicações abaixo são aplicáveis para lhe ajudar a identificar as suas potencialidades
como facilitador, e para identificar áreas que você gostaria de desenvolver. Elas contêm
subsídios para sua reflexão, análise e ponderação de fatos gerais que colaboram num
aprimoramento desta situação específica. Isso lhe ajudará a ser mais objetivo na
condução das reuniões.
Responda as questões da tabela a seguir, fazendo uma marca de “x” abaixo do número o
qual identifica o seu nível atual de competência. Use a seguinte escala:
1 = Sempre
2 = Quase sempre
3 = Aproximadamente metade do tempo
4 = Raramente
5 = Nunca
Provavelmente você desejará mudar algumas frases nesta tabela, para combinar melhor
com o seu padrão de auto-avaliação. A tabela personalizada deve ser feita e usada na sua
empresa, inclusive para ajudar a desenvolver futuros líderes de projeto na sua empresa.
ENTREVISTAS PRODUTIVAS
Para entrevistas você pode tirar muitas ilações do que foi dito antes sobre Reuniões, pois
a postura do Gerente do Projeto e do membro da Equipe do Projeto, também deverá ser a
de facilitador para a expressão dos envolvidos na execução das diversas Atividades,
principalmente dos Responsáveis pelo controle da execução da Atividade.
Assim alguns pontos que você deve considerar ao obter informações de forma direta e
pessoal, via entrevistas, são:
9
NA = “Aprendi que ainda tenho muito a aprender.”, H. Jackson Brown, aos 92 anos de idade.
Dirce Quandt de Oliveira 53
Administração Por Projetos
d) Não entreviste a pessoa se ela estiver ocupada, tensa, cansada, etc., neste
caso só “bata um papo” para manter o contato em “bom astral”, se o horário
estiver sido marcado procure remarcar,
g) Anote tudo, mas não tanto que você perca o “fio-da-meada”, ou seja, não ouça
outras coisas que o entrevistado falou, anote “telegraficamente”,
i) Cruze informações, diga por alto (sem revelar a fonte) que você soube “que
isso ou aquilo”, e depois se for o caso telefone para a outra fonte de novo,
APRESENTAÇÕES PRODUTIVAS
Antes de o Plano estar pronto, ou quando ele estiver pronto, ao entregar a primeira
emissão da Rede PERT/CPM, você deverá fazer apresentações públicas gerais ou por
nível funcional, mas através de palestras em locais em que: as pessoas envolvidas no
projeto, de preferência, estejam todas juntas e não sejam interrompidas e, possam
conversar entre si descontraidamente, pelo menos nos “coffee-break”.
Damos abaixo uma lista de considerações que você deve usar para sua reflexão, também
ao lado da sua própria capacidade, intuição e experiência profissional; algumas delas são
válidas, como você já viu, para Reuniões e Entrevistas.
(k) Olhe para TODOS indistintamente, quanto a sua cabeça, varie o movimento e a
velocidade do movimento,
(o) V arie o tipo e a quantidade de recursos audio/visuais, tenha um cartaz bem visível
constando os tópicos mais globais da palestra, use um flip-chart para anotar os
pontos principais de cada tópico, use outro flip-chart ou uma lousa, para fazer
anotações no momento de explanar cada tópico, use um retro-projetor para
(p) V ez por outra, de forma elegante, “finja” de não localiza uma transparência e
reclame disso em voz alta com o seu assistente, derrube um copo d’água, faça com
que alguém apague as luzes do recinto por alguns segundos, apague os microfones
momentaneamente (mas nunca deixe sair ruídos agudos do microfone), enfim
alguns pequenos “desastres” para dar chance das pessoas se mexerem nas
cadeiras, etc.,
(q) Entregar na saída da palestra uma pasta com o material completo sobre o
objetivo do evento (se entregar antes vai distrair a platéia e até leva-los a pensar
“já sei tudo logo posso ir embora”),
(r) Agradecer aos membros por suas contribuições que possibilitaram a criação do
plano, bem como agradecer a presença de todos à palestra,
(t) Ter umas notícias “bomba”, umas piadinhas, insira umas fotos de gente de
biquíni na praia ou até fotos “picantes” ou “piadistas” entre as transparências
com se fosse “por engano”,
(u) Em cada tópico sempre faça um sumário antes e um resumo depois de cada
explanação tópica, enfatizando que é uma concisão, pois parece que a maioria
entende mais o compacto, e no final também faça um compacto geral,
(w) No final peça e estimule perguntas para perceber o grau de apreensão do exposto,
estimule até o debate, mas não deixe que isso se circunscreva a poucas pessoas,
se a maioria demonstrar não participar e querer ir embora, então encerre,
Todos os projetos precisam exigir toda a criatividade dos membros da sua equipe.
Criatividade é instrumental indispensável no desenvolvimento da conceituação de
projeto novos, na prontificação de tarefas inesperadas, na análise de situações e
problemas, e na negociação e administração de conflitos. Em ambientes de engenharia
criativa, são estudadas alternativas de desenvolvimento de projetos, para criar
verdadeiras soluções alternativas que aperfeiçoem todas as exigências do escopo do
projeto. Criatividade é um “bicho” que deve ser solto ao iniciar um projeto.
ENCORAJANDO A CRIATIVIDADE
Como gerente de projeto, ou técnico de uma equipe de projeto, parte de seu trabalho é
encorajar o pensamento criativo. Em particular, durante o processo natural de
desenvolvimento de conceitos (fase de Concepção do Projeto), o pensamento divergente e
mesmo conflitante dos membros da equipe de projeto, permite que cada técnico da equipe
venha a pensar muito mais amplamente sobre o projeto e possibilidades do produto. A
partir do momento que há um consenso de que um elenco de idéias criativas resultou
numa boa conceituação, a equipe deverá/precisará então pensar de forma convergente.
Eles precisarão planejar e organizar o conceito deles em um plano de trabalho coerente e
consistente. Neste momento é que o planejamento do projeto detalhado começa.
• Procure conhecer bem os membros da sua equipe Até onde for possível ir
sem invadir a privacidade, aprenda sobre os interesses, preferências no trabalho,
estilos de comunicação e de pensamento, de todos os membros da equipe, e com
base nisso designe tarefas adequadamente sempre que possível. Proporcione para
os membros da equipe bastante do seu próprio espaço para eles serem mais criativo.
Alguns podem precisar serem guiados “com rédeas curtas" às vezes, enquanto outros
podem precisar de encorajamento para pensar em idéias "selvagens e loucas”.
•
Como regra, negociadores rígidos não valorizam a relação "de longo prazo". Eles
podem jogar pouco eticamente, como mentir, ou fazendo falsas ofertas. Uma pessoa
com este estilo, freqüentemente faz afirmações do tipo “pegar ou largar” e exigências
exageradas. Este tipo de negociador tentará apreender as limitações e expectativas
da outra parte — mas se recusa a revelar as suas limitações e expectativas.
Negociadores inflexíveis tentam ganhar nas negociações e "bater" os opositores.
•
Este estilo de negociador pode tentar manipular a outra parte na negociação para a
compreensão de que o outro lado pode não estar atento no instante em que eles
perderam. Quando negociações acontecem em uma base de uma única vez, e não é
provável que as partes negociem novamente, então este estilo é comum e até aceito.
Perdas para os dois lados acontecem mais freqüentemente com este estilo que com o
estilo suave ou o estilo de seguir normas. Solucionando os conflitos do projeto, uma
pessoa com este estilo, pode tentar reter informações, ou dar informações enganosas.
Eles podem explodir, quando solicitados por mais informações.
•
Um negociador “normal” (de seguir normas da sua empresa e da negociação
equilibrada) busca colaboração e lucro mútuo de negociações. Ele quer ter as
necessidades dele satisfeitas e não obliterar a satisfação das necessidades da outra
parte. Este é um estilo afirmativo. Negociadores “normais” estão dispostos a fazer
concessões significativas e satisfazer as necessidades dele e da outra parte. Ele
estima a relação de longo prazo, e tenta desenvolver uma reputação como um
negociador justo. Um resultado de ganhos mútuos é claramente o intento de um
negociador “normal”. Ele não aceitará um ganhar-perder como resultado da
perspectiva de qualquer parte numa negociação. No ambiente de projeto, gerente de
projeto, e um gerente de linha, ambos os negociadores “normais”, poderiam usar um
software de administração de projeto como o MS-Project© para experimentar com
vários "cenários" alternativos se ache a melhor solução de planificação para alocar
os recursos do projeto.
ADMINISTRANDO CONFLITOS
Se você trabalha como um solista, você tem autonomia completa; se você trabalha em
concerto com outros, você tem que se conformar até certo ponto. Em projetos, como
qualquer outra situação na qual duas ou mais pessoas interagem, acontecerão conflitos.
Num ambiente de pressão contínua e crescente, conhecer prazos finais, melhorar
qualidade, e ficar dentro de limites de custo, o conflito é inevitável. Trabalhar em meio a
uma equipe de projeto que trabalhe em harmonia com outros órgãos, colegas e superiores
ou empresas externas, requer algum grau de conformidade e aceitação.
Infelizmente, muitos de nós não adquiriram esta informação até agora. Nós, em nível de
formação humana, temos recebido/obtido muitas mensagens diferentes da TV , pais,
professores e outras fontes, sobre as causas dos conflitos, assim a aceitabilidade do
conflito quase não existe, por isso o como solucionar conflitos é algo quase sempre não
ensinado (a agressividade sim).
Para lidar com conflitos, producentemente, ajudará se você vestir sua "mente analítica".
Como uma equipe, você pode precisar olhar o que é importante, no que você pensa (os
valores), por que você sente positivamente ou negativamente (a atitude), e o que você
tentou fazer (comportamento) para lidar com conflitos na implementação do projeto.
Gerentes de projeto, e membros de equipe, bem sucedidos, planejam lidar com conflito de
forma a que ninguém perca. Para alcançar isto, tentam ver o conflito tão objetivamente
quanto possível. Um conflito pode ser, uma disputa em cima de dados ou fatos que são
mais ou menos, objetivos, sólidos, ou factuais em sua substância. O conflito pode ser
causado pela desinformação, interpretações diferentes de dados, ou a relevância ou não
dos dados.
Indivíduos que são capazes de escutar pontos de vista diferentes, e que têm a humildade
para reconhecer e aceitar uma idéia que é melhor que a deles própria, terão êxito em
virtualmente em qualquer ambiente de projeto.
RESUMO DA APP
Em suma, a APP - Administração Por Projetos, tem três segmentos maiores:
10
fol.low - [f'ólou] s. seguimento m.; perseguição f. || v. seguir, suceder no lugar de alguém; resultar de,
seguir-se; deduzir-se; continuar; escoltar, servir, atender; perseguir, caçar; imitar, observar, usar,
obedecer a; visar, correr no encalço de. Do you follow me?: compreende-me?, follow my advice!: siga o
meu conselho!, as follows: como segue, it follows that: logo, portanto.
Dirce Quandt de Oliveira 63
Administração Por Projetos
menos esperamos, eles nos agarram pelos calcanhares e aí se não tivermos esta técnica
dominada, como solução, somos dominados pelo problema. (11)
Por outro lado, a complexidade da APP não é grande; assim o Administrador terá pouca
dificuldade em sua apreensão e conseqüente aplicação, o que torna seu conhecimento e
uso quase obrigatório pelo administrador-empreendedor, aquele que ousa sempre novos
empreendimentos, e também busca inovar com sucesso na sua arte-ciência de
Administrar.
11
Como “case history” citamos uma experiência que tivemos numa empresa, proprietária da única
empresa privada de telefonia (em 1985), onde fazíamos outro tipo de trabalho, mas dado que havia
grande entusiasmo pela mudança para “a nova sede”, onde também se instalaria a maior estação
telefônica da região; fomos lá “bisbilhotar” e perguntando daqui e dali, fizemos uma Rede PERT a
mão, e percebemos que algo estava errado e confirmamos, que na data da mudança/inauguração
NÃO HAVERIAM TELEFONES, pois a rede interna não estaria pronta, o CPD (informática) não teria
piso-falso para instalar os “main-frame”, e outros esquecimentos comprometedores. Elaboramos
então a 1ª Rede PERT/CPM computadorizada, e o prazo apontado para a Inauguração, era de meses
posteriores ao informado anteriormente para a Diretoria, mas com a Rede PERT visualizaram-se
melhor as folgas e a possibilidade de re-alocação dos recursos e com algum esforço de re-
planejamento, lá pela 4ª tentativa de re-processamento da Rede PERT/CPM já tínhamos melhorado
muito os prazos, contudo a inauguração se deu atrasada, mas bem mais cedo e menos conturbada
do que se alguém (no caso nós) não estivesse lá para lembrar do uso da APP.
Dirce Quandt de Oliveira 64
Administração Por Projetos
7) Antecipar problemas,
A REDE DE PRECEDÊNCIAS
g) Ouvir, ver e ler − recolher muitas informações, sempre, para antecipar o que
possa ocorrer de errado.
GERENCIANDO TEMPOS
SEU PROJETO
T RABALHO + T RABALHO
MAT ERIAIS EXECUTADO
SISTEMA
FECHADO
MEDIÇÃO RELACIONADA
COM
DAT AS & PRAZOS +
ORÇAMENT O - BÁSICOS
Muitos ambientes de Projeto são tão instáveis, turbulentos até, que você tem que
trabalhar muito para controlar o Projeto como um sistema fechado. Isso significa que você
precisa gerenciar o escopo, custos e programação de datas e prazos, de tal modo que você
compreenda e possa genericamente quantificar qualquer coisa que altere o avanço do
Projeto. O caminho primário para fazer isso é por várias formas de controles básicos.
V ocê precisa ser capaz de medir o trabalho que está sendo realizado no Projeto em
termos de valores monetários e horas trabalhadas, e a produtividade que se depreende do
Projeto, em porcentagens de avanço, e em Atividades completadas. Sem um Plano Básico
estável e a medição das entradas e saídas, o Projeto não poderá ser mensurável e
controlável.
Dirce Quandt de Oliveira 69
Administração Por Projetos
Estes são os nossos alertas finais para que você como Gerente do Projeto ou como
membro da Equipe do Projeto, perceba que o Plano Básico deve ser rigorosamente
mantido atualizado e coerente com a realidade de modo a realmente controlar a sua
execução e medir a produtividade e a qualidade dos trabalhos. Novamente alertamos
para não se gerenciar um plano “morto” aquele que não reflete mais a realidade e que os
envolvidos atualizam por mera formalidade mas, não serve para mais nada e nem como
referência para projetos futuros.
A
té agora passamos ao leitor um conjunto de definições que formam uma “cesta
de conhecimentos” em Administração de Projetos a qual lhe provê o
entendimento de uma estrutura para definir o escopo do que é o gerenciamento
das atividades do projeto. Entretanto, há uma necessidade importante e indispensável
que é a de prover uma ênfase extra em certas áreas, de tal modo que o Gerente do Projeto
não é apenas confrontado por uma opressiva lista de técnicas, claramente excessiva para
alguns ambientes de projeto.
Um projeto bem sucedido é alcançado com mais sucesso por uma aplicação inteligente de
princípios sadios, de bom senso, do que apenas pela mera implementação de uma longa
lista de técnicas padronizadas. Genericamente, podemos dizer que, a Administração de
Projetos é mais comumente aprendida pela experiência eficiente, dedicada e atenciosa, e
aí ela tem validade universal, para todos os tipos de projetos. Esse conhecimento eficaz
do bom senso em gerenciar de projetos, chega até você ao aplica-lo inteligentemente aos
seus projetos.
Já salientamos isso claramente até aqui, neste capítulo, ou seja: que o GP deve ser um
profissional que goste do que faz, que tenha uma índole para isso, tenha uma visão maior
que os demais para “enxergar” o que realmente deve ser feito, e principalmente o que está
sendo feito, por menor que seja, mas que pode fracassar e afetar outras atividades ou
todo o projeto, daí não é demais o leitor dar toda a sua atenção a estas “dicas” a seguir.
É também uma questão de enfatizar o que é importante, essencial; os tópicos abaixo são
muito importantes para uma aplicação inteligente das técnicas de Administração de
Projetos pelo GP:
Mentalize o seu Negócio pense em que tipo de negócio você está e então mentalize o
seu negócio. Se você estiver no negócio errado ou escolheu o projeto errado, nada do que
você fizer daí por diante será capaz de reparrar esse erro. Defina claramente o que seu
Projeto fará e o que não fará. E então fique esperto
Testes “Se isso não tiver sido bem testado então não vai funcionar!”, esse velho
axioma é muito verdadeiro para um GP. É bom sempre nos lembrar-mos dele, pois no
mínimo é um bom, sincero e honesto conselho. Esteja sempre buscando maneiras de
testar sua Rede PERT/CPM, sua programação em geral, para identificar eventuauis
riscos que possam afetar o desempenho e o resultado da Administração do Projeto.
Iniciativa Os problemas do Projeto não se resolvem por si, mas requerem uma
dedicação constante e até integral, por isso o GP e sua equipe tem que ser pro-ativos em
detectar, diagnosticar e solucionar problemas no Projeto. Num processo cansativo e
estressante, não caia na rotina e não fique na inação e na inatividade frente aos
acontecimentos do dia-a-dia do Projeto, esteja sempre alerta e atuante, à frente das
conseqüências dos acontecimentos negativos.
3. APLICAÇÕES DA APP
Obras
Empreendimentos
Expansão
Viagens
Escola
Treinamento
Consultoria
Contabilidade
Auditoria
Manutenção
Planos de Governo
Desenvolvimento de Sistemas / Software
Planos de Marketing
Campanhas Publicitárias feitas por Agências de Propaganda
Desenvolvimento de Produtos
Procurement (gestão do processo de compra)
Administração da Empresa pelo seu Orçamento Físico e
Econômico−Financeiro
Administração da Produção nas Industrias de Fabricação “By-
Order”
Administração de Bibliotecas e Centros de Informação
Planejamento de uma Operação Cirúrgica nova ou complexa
Dirce Quandt de Oliveira 74
Administração Por Projetos
E
Stas aplicações são exemplos, apenas idéias, porque a vivência de cada um é
que dará corpo à aplicação da APP na sua tarefa de administrar. E conseqüente
utilização do MS-Project© no microcomputador. Lembre-se: serão sempre
situações fora da nossa rotina de trabalho − a não ser que a nossa rotina não seja
rotineira! − e exigindo um controle preciso de Tempos/Recursos/Custos. Mas vamos olhar
melhor cada uma dessas propostas, sem todavia pensarmos em exemplos voltados a
grandes empresas/entidades, pois para estas a utilização é ampla, o que justifica a
existência permanente de uma Área de Administração de Projetos (AP).
MANUTENÇÃO: esta é uma das mais interessantes aplicações para APP e o MS-
Project©, pois permite que as empresas que tenham frotas (de ônibus, carros, caminhões,
barcos, aviões, etc.) façam o planejamento, programação e controle de todas as atividades
de manutenção preventiva em cada um de seus veículos, a um custo muito mais baixo do
que um sistema informatizado do tipo “especialista”,
PLANOS DE GOVERNO: todo novo governo tem um prazo certo (com ou sem reeleição!)
para implementar suas promessas de campanha, e a APP e o MS-Project© são
ferramentas fáceis, dinâmicas e eficazes para que se monte uma “Sala da Situação” para
uma Prefeitura ou Governo Estadual, Órgãos Públicos, etc., propiciar ao Executivo,
informações globais e confiáveis, sobre o cumprimento dos Planos/Projetos do
Governo/Entidade,
Technology Instititute, uma parte da informação dizia: “ Administration of Lib raries and
Information Centers. Author: Gull, C.D. The widespread introduction of electronic digital
computer systems for information processing has produced significant advances in
management theory and practice in recent years. For example, two management devices,
PERT and CPM, undeveloped and impractical b efore computers, have b een b asic to the
success of our outer space program. It is perhaps overlate in lib rary development, b ut
appropriate in this memorial to Miss Esther J. Piercy, to explore the application of new
management knowledge and practice to the administration of lib raries and information
centers, and to sketch some directions in which research could b e undertaken to b enefit
the management of information. “ Para maiores detalhes visite-o na Rede pelo enderêço
eletrônico = http://tesla.lcs.mit.edu/~bvelez/std-colls/cisi/cisi-982.html .
Casos assim que são sempre identificáveis a partir de que exijam a administração
de um conjunto de eventos e atividades, ao longo de um prazo definido, com
execução, datas e prazos interdependentes, com data de início e data de fim, e
requerendo a administração de recursos e custos. APP e o MS-Project© são a
solução administrativa que auxilia tanto o GP como informam a todos os
envolvidos.
“CASE HISTORY : nº 1
Mercado: Bancário e Financeiro
Cliente: NEDCOR BANK
Projeto: Conversão da Plataforma MVS de Tecnologia de Informática
Descrição do Projeto: O Nedcor Bank Ltd., uma das instituições líderes do mercado
financeiro da África do Sul, considerava este um dos seus mais importantes projetos pelo
desafio de tecnologia da informação. O Nedcor Bank Ltd. é classificado como o 4º maior
b anco do sudoeste africano. O Nedcor emprega mais de 16 000 pessoas e tem uma b ase
de depósitos de mais de 50 b ilhões de Rands sul-africanos ou 13.8 b ilhões de dólares
americanos. O Nedcor Bank é uma instituição totalmente de varejo, oferecendo produtos
e serviços b ancários às empresas privadas e o setor internacional. O Nedcor Bank possui
mais de 1.500 agências no sudoeste da África, assim como representações em outros
locais e áreas. Para assisti-lo na definição, conceituação, planejamento, monitoramento e
facilitação do avanço físico deste projeto de classe mundial, os serviços da X-PERT
Project Management Services foram procurados pelo Nedcor Bank Ltd. Com os altos
níveis de serviços que o Nedcor Bank oferece aos seus clientes, o provisionamento e a
manutenção do sistema on-line de serviços b ancários eletrônicos de 24 horas diárias, era
uma premissa b ásica indispensável e imovível. O b anco tinha mais de 100 sistemas
informatizados, rodando mais de 4.000 programas de computador e aproximadamente
4,5 milhões de linhas de código eram computadas anualmente. A Divisão de Tecnologia
da Informação empregava mais de 900 pessoas para executar os serviços e manter sua
maçiissa plataforma de computadores e suas redes espalhadas por todo país,
funcionando 24 horas por dia, 7 dias por semana, 365 dias por ano. Como parte do
esfôrço da iniciativa de oferecer a sua b ase de clientes um serviço "Best-Of-Class" (o
melhor da categoria), o NEDCOR emb arcou num projeto mastodôntico de converter todos
os sistemas existentes no b anco para um amb iente computacional inteiramente novo,
atualizando-o para o estado-da-arte na informática. Não apenas a conversão por si só
seria extremamente complexa, mas ela teria que ser feita sem qualquer degradação nos
atuais serviços aos clientes. Ele deveria ser realizado num prazo não superior a 9 meses
Dirce Quandt de Oliveira 79
Administração Por Projetos
de calendário. O escopo deste gigantesco projeto consistiu em uma equipe de mais de
250 pessoas trab alhando uma média de 13 horas diárias para completar o trab alho em 9
meses. Eles deveriam converter mais de 100 sistemas, testar e re-testar mais de 4.500
programas de computador, consistindo perto de 4,5 milhões de linhas de código de
programação de computador. Tudo isso deveria ser feito para alcançar uma nova
plataforma de hardware que era o estado-da-arte em computadores. O orçamento
aprovado para o projeto foi de 50 milhões de Rands (moeda sul-africana) ou sejam 13.8
milhões de dolares americanos. Atrib uições da empresa de consultoria X-PERT: os
serviços especializados da firma X-PERT PROJECT MANAGEMENT SERVICES foram
procurados para assessorar na definição do escopo, conceituação, planejamento,
monitoramento e acompanhamento do avanço físico, deste projeto de classe mundial. O
núcleo da equipe do projeto consistiu em 16 Gerentes de Sub -Projeto, responsáveis pela
conceituação, controle dos custos, controle do desempenho, análise dos riscos, controle
da qualidade, desenvolvimento da equipe, gerenciamento dos recursos humanos,
comunicações, contratos e gerenciamento dos processos de compra relativos aos seus
Sub -Projetos. Os 16 Gerentes de Sub -Projeto nomeados, se reportavam diretamente ao
Gerente-Geral do Macro-Projeto. Este Gerente-Geral por sua vez era o responsável
finalíssimo por toda a contab ilização, e principal responsável pela entrega − aos usuários,
clientes, e patrocinadores − do projeto, dentro do escopo definido previamente,
perfeitamente dentro das restrições de tempo, custo, desempenho e qualidade. A
dinâmica da equipe refletiu as dificuldades com falta de dedicação e ab senteísmo comuns
de ocorrerem numa equipe muito grande, multidisciplinar e matricial-funcional. Durante o
período de pico da fase de execução do projeto, mais de 20 tipos de disciplinas estavam
ativas; as disciplinas variavam da Gerência Superior, Usuários, Patrocinadores (os donos
do projeto), Engenheiros de Software, Engenheiros de Hardware, Programadores,
Técnicos, Operadores, Administradores de Projetos de Sistemas, Especialistas em Redes
LAN e WAN etc., e um b atalhão de consultores externos como a MSS, PERSETEL, IBM e a
própria X-PERT. O NEDCOR BANK sustentou o treinamento − em disciplinas de
gerenciamento e direção, e gerência de projetos − em mais de 200 dos seus recursos
humanos alocados ao projeto. Os recursos receb eram treinamento na arte e na ciência da
gerência profissional de projetos, e na disciplina da X-PERT, ou seja o método da
“Administração Por Projetos (APP) Aplicada ao Sucesso nos Negócios”. O NEDCOR BANK
enviou sub seqüentemente um adicional de 150 delegados de todo o corpo diretivo e
gerencial para se sub meter ao programa de treinamento em gerência de projetos da X-
PERT. Uma série de Seminários e Deb ates iniciais sob re o Projeto, no início do trab alho
da X-PERT, foram levados a efeito para garantir que o escopo do projeto fosse ab sorvido e
fosse criado um clima de motivação e aceitação por todas as partes envolvidas. Os
Seminários e Deb ates iniciais foram facilitados por um facilitador de projetos neutro da X-
PERT. O uso do facilitador foi crítico para influenciar a filosofia de oportunidades iguais
(EOTI)12. Os Seminários iniciais de nível macro, foram efetuados num ponto de encontro
neutro em Setemb ro de 1994. Ele incluiu o âmago da equipe do projeto que seria
responsável pelo gerenciamento de 16 sub -projetos, fornecedores chave, o gerente-geral
nomeado, e os patrocinadores do projeto. Durante este Seminário inicial do projeto, o
12
NA = O EOTI é uma regra governamental de estímulo à miscigenação racial induzida, na nova
República da África do Sul democrática, política e racialmente, pós era da infame Lei do “Apartheid”
Racial.
Dirce Quandt de Oliveira 80
Administração Por Projetos
Escopo-do-Trab alho do macro projeto foi formulado, e foram estab elecidas as regras
b ásicas para o projeto. O Seminário e Deb ate inicial, ajudaram a definir as seguintes
áreas chave do Escopo-do-Trab alho do projeto:
• Declaração do Ob jetivo de Negócio do Projeto
• Ob jetivos e Escalação da Equipe do Projeto
• O que o projeto É, e o que o projeto Não é
• Especificação da Missão, Diretrizes e Metas do Projeto
• Fatores Críticos de Sucesso do Projeto
• Riscos do Projeto e Ações para Reduzir os Riscos
• Partes Impactadas no Projeto
• Núcleo da Equipe do Projeto e Estrutura Organizacional do Projeto
• Relatórios Gerenciais e de Revisão da Programação de Datas & Prazos
• Programação de Datas & Prazos, Lista de Atividades, e Diagrama da Rede
PERT/CPM
• Padrões de Controle e Mudanças no Projeto
• Controle e Garantia de Qualidade do Projeto
• Finanças do Projeto e seus aspectos jurídicos e legais
• Controle e Informação do Projeto
• Informações da Administração do Projeto
• Comunicações Internas e Externas do Projeto
• Regulamento, Normas e Regras da Equipe do Projeto
• Revisar os Marcos Importantes do Projeto
• Montagem, e Incentivos, da Equipe do Projeto
O sistema de controle do projeto cob riu em detalhes as regras e normas acerca da
programação de datas & prazos, qualidade, finanças e aspectos legais, controle de
alterações, recursos e ISO 9000. Algumas estatísticas e dados reais interessantes são:
• 16 Sub -Projetos Principais
• 85 Macro-Atividades
• 17.000 Atividades nos Sub -Projetos
• 36 Reuniões de Avanço sob re os Macro-Projetos
• Mais de 500 Reuniões sob re os Sub -Projetos
• Despesas de Capital - Orçamento Previsto (rands) $ 2.7 milhões - Realizado
$ 1.58 milhão, igual a uma economia de $ 222,000.00 ou 42.14% do orçado.
• Demonstrativo de Receitas - Orçamento Previsto (rands) $ 8.13 milhões -
Realizado $ 7.68 milhões, igual a uma economia de $ 488,000.00 ou 5.46%
do orçado.
• Orçamento Total - Previsto (rands) $ 10.8 milhões - Realizado $ 9.1
milhões, igual a uma incrível economia de $ 1.3 milhão ou 15.46% do
orçado.
Os Resultados: o projeto de conversão do MVS foi completado de acordo com o
programado no dia 30 de Junho de 1995, nove meses após o início da aceitação do
contrato com a X-PERT e montagem da equipe do projeto. Todas as exigências do projeto
atingiram uma qualidade satisfatória e indicadas como positivas pelo auditor do projeto,
pelo gerente-geral do macro projeto e pelo patrocinador. Todos os critérios de
mensuração de sucesso do projeto foram atingidos ou superados. O custo total ao término
foi de marcantes 45.6% ab aixo do estimado nas despesas de capital e 5.46% ab aixo do
previsto nas despesas contab ilizadas. Comentários do Cliente: o Gerente do Projeto pelo
Case History nº 2
ESTUDO DE UM CASO COMERCIAL
Mercado: INFORMAÇÕES DE RISCO
Cliente: INDEPENDENT TRUST COMPANY (ITC)
Project: Projeto do Serviço Centralizado de Crédito Bancário
Descrição do Projeto: A Independent Trust Company é uma das empresas líderes na
Repúb lica da África do Sul no ramo de crédito b ancário. 20% do capital da ITC é
propriedade da Dunn and Brad Street, a líder mundial informação empresarial de risco
comercial (empresarial) e 80% da Trans Union, que é a segunda maior empresa norte-
americana de informações de crédito comercial (individuais). A ITC se comprometeu com
a programação de um projeto delicado mas amb icioso, a conversão para o seu sistema
informatizado, da b ase de dados das informações do Escritório Centralizado de Crédito
Bancário da África do Sul. Isto era para garantir o sub seqüente encerramento do ECCB de
modo a não impactar nada no b om nível atual dos serviços deste órgão. O projeto foi
completado no prazo e na data, dentro do valor orçado, e de acordo com o escopo do
trab alho. A equipe do projeto pela ITC era de um pessoal muito dedicado e
profissionalmente multi-disciplinar, e b em gerenciada. Atrib uições da empresa de
consultoria X-PERT: a X-PERT Serviços de Administração de Projetos foi extensivamente
utilizada nafunção de facilitação do projeto para trazer uma ab ordagem neutra e
profissional à definição do escopo e conceituação do projeto inteiro. Os serviços da X-
PERT tamb ém foram facilitadores nas reuniões de controle do avanço do projeto. Este
serviço garantiu que o escopo e o planejamento que a equipe criou e se comprometeu, de
fato estivesse se realizando. Treinamento da X-PERT: a ITC tamb ém usou os serviços da
X-PERT para proceder a definição de todo o seu Treinamento em Gerência de Projetos o
qual foi depois padronizado pela metodologia de APP (administração por projetos) da X-
PERT. Esta consiste em 8 módulos dinâmicos variando desde os parâmetros e definições
para o Escritório do Macro projeto até o Início do Projeto, Planejamento do Projeto,
Finanças e Riscos do projeto, Manual de Gerência do Projeto e Administração do Projeto.
Os Resultados: O Projeto do ECCB resultou no atingimento pleno das expectativas. A ITC
agora está no controle das informações dos seus consumidores e capacitada para
fornecer facilmente mais informações positivas aos seus clientes para a importante tarefa
de gerenciamento de risco de crédito. A Metodologia de APP da X-PERT ajudou muito a
13
NA = não conseguimos entender claramente a tradução possível para “Clinton In’t Veld” pois “veld”
significa um tipo de campo rasteiro com poucas árvores títpico do sudeste da África, mas não sabemos se
aqui é empregado como um nome próprio, bem como “In’t” poderia ser “interna” ou “internacional”. Mas de
qualquer modo é um nome para a equipe do projeto pela X-PERT alocada no cliente.
Dirce Quandt de Oliveira 82
Administração Por Projetos
ITC a padronizar a sua ab ordagem por projetos e garantiu consistência em todas as suas
iniciativas de projetos empresariais. Comentários do Cliente: o Gerente do Projeto pela
ITC, Irene Rennie, disse: “O aspecto mais significativo deste projeto foi o prazo apertado
para sua execução. Nós deixamos muito claro a importância crucial do cumprimento em
dia dos prazos e datas. O processo de planejamento e de definição do projeto pela X-
PERT nos deu um resultado preciso para uma data final de término ab solutamente não-
negociável. As interdependência entre as várias atividades nos sub -projetos nos levaram
a identificar o caminho-crítico. Eu penso que o projeto teria sido um desastre sem a
implementação do planejamento e das metodologias de APP e de PERT/CPM da X-
PERT.” − Irene Rennie telefone da ITC: +27(21)401-4200. Estatísticas: assessoria da X-
PERT designada para este projeto: Clinton In’t Veld, Craig Allan. Gerente de Projeto pelo
Cliente: Irene Rennie. Duração do Projeto: 6 semanas. Início do Projeto: 24 de Fevereiro
de 1994. Término do Projeto: 07 de Ab ril de 1997.
Case History nº 3
ESTUDO DE CASO DE VAREJO
Cliente: Lojas Pick 'n' Pay 14
Projeto: Vuselela 1 e Vuselela 2
Descrição do Projeto: A Pick n’ Pay é uma das cadeias de lojas líder de mercado na
Repub lica da África do Sul, com um giro de +/- $ 5 b ilhões de rands anuais, e emprega
mais de 23.000 trab alhadores. Esta companhia emb arcou num dos nossos mais
excitantes projetos até então, chamado de "Vuselela". Vuselela é uma comb inação das
palavras das etnias Xhosa e Zulu para “Renascer” e é demonstrativa como pedra-angular
da identidade desta dinâmica organização. O Plano Vuselela foi queb rado em 3 projetos
princiapais: Vuselela 1 - mudança nos corações e nas mentes do corpo funcional da Pick
n’ Pay. Vuselela 2 - a implantação de um programa de “refurb ishment”15 a nível do país
todo. Vuselela 3 uma grande e valiosa virada de inovação que levará a um salto nos
investimentos de Vuselela 1 e 2 agigantando esta empresa varejista. O valor total do plano
foi estab elecido em mais de $ 133 milhões de rands! Atrib uições da empresa de
consultoria X-PERT: muitos dos produtos da X-PERT Serviços de Administração de
Projetos, foram usados extensivamente numa função de facilitadores do projeto, que
trouxesse a neutralidade e uma ab ordagem profissional a definição do escopo de todo
este plano. A montagem da equipe de serviços da X-PERT foi usada para transformar o
âmago do grupo do projeto numa equipe de alto desempenho. Os serviços financeiros e
de risco, da X-PERT, foram usados para formular os planos e individualmente para o
projetos, os aspectos de casos de negócios, orçamentos e b enefícios nos negócios. A
função de administração de projetos da X-PERT, foi usada para administrar o plano total,
desde organizar as reuniões do projeto, até atualizar os planos e distrib uir as
comunicações do projeto. A divisão de planejamento da X-PERT foi usada para
planejar todo o plano no Software PROJECT© da MICROSOFT™ e para
administrar o plano de um plano básico inicial até as atualizações e controle das
mudanças e a execução dos marcos-importantes. Os Resultados: os resultados foram
14
PICK n’ PAY significa aproximadamente PEG & PAG.
15
REFURB = palavra que designa os aparelhos e utensílios domésticos fabricados com pequenos
defeitos, ou novos e reparados, e postos a venda por um preço de oferta. Refurbishment é executar este
conserto/recuperação do bem e re-coloca-lo a venda com garantia de novo e preço muito barato.
Dirce Quandt de Oliveira 83
Administração Por Projetos
muitíssimo acima do esperado. A avaliação mais pessoal/humana é de que houve uma
reviravolta radical nas atitudes e motivações para todos os empregados. O grupo
empresarial ob teve 26% de aumento nos lucros líquidos (deduzidos os impostos) e as
inovações do projeto levaram a colocar a Pick n’ Pay entre os maiores varejistas DO
MUNDO. Comentário do Cliente: Gayleen Wilson da Pck n’ Pay trab alhou com a X-PERT
no Projeto Vuselela 1. Quando perguntado o que ela achou dos serviços prestados pela X-
PERT, ela disse: “Este projeto requereu uma facilitação sem preconceitos, desapaixonada
e imparcial e a X-PERT desempenhou 100% este papel”. No Vuselela 2, Sakkie Joub ert, o
gerente do projeto ficou b aseado na Cidade do Cab o. Ele disse: “Nós usamos a X-PERT
para o Vuselela-1 e Vuselela-2 e agora a estamos usando no Vuselela-3. Isso por sí só
mostra a confiança que nós temos na X-PERT. O planejamento para o Vuselela-2 tomou 5
meses de trab alho e sem a X-PERT nós mal sab eríamos por onde começar.” Estatísticas:
pessoal da X-PERT alocado neste contrato: Clinton In’t Veld e Caraig Allan. Gerentes do
Projeto pelo Cliente: Gayleen Wilson e Sakkie Joub ert. Duração do projeto: Vuselela 3
ainda estava em andamento no início de 1999.”
O PERT e o CPM são métodos indispensáveis até hoje, para fazermos Administração
Por Projetos, ou seja, para se aplicar a APP aos nossos planos.
V amos agora falar mais detalhadamente do PERT/CPM; todavia não atribuímos a esse
texto conter uma explicação detalhada desta técnica, daremos apenas os tópicos básicos
para ajudar a orientar o leitor no uso do PERT/CPM no MS-PROJECT , porque este
sistema automatiza o processamento dos cálculos PERT/CPM, dispensando o usuário de
um conhecimento mais profundo do PERT/CPM, mas fica aqui recomendada a
bibliografia anexa para o aprofundamento no assunto, e a leitura deste Capítulo 3:
Qualquer procedimento, rotina ou método, requer TEMPO para sua execução. para a
realização de um objetivo qualquer, dentro de uma certa meta de tempo, pois
Dirce Quandt de Oliveira 85
Administração Por Projetos
Assim temos as atividades do Caminho Crítico (CC), que são portanto aquelas que tem
uma, e apenas uma, data de início e uma única data de término, Temos depois as
atividades que não estão no CC, que são aquelas que tem Data de Início Mais Cedo e
Data de Início Mais Tarde, e Data de Término Mais Cedo e Data de Término Mais Tarde
(e portanto existe uma diferença entre as duas datas, que é a chamada FOLGA TOTAL
da atividade).
Para ficar tudo mais claro, vamos examinar um pequeno exemplo, sem nenhuma
complexidade, e sem que haja necessariamente uma relação com a realidade: uma Rede
PERT da Produção de Aula Pela Televisão (16), conforme citado a seguir:
16
Livro do Curso de Administração de Empresas, pela televisão, da Fundação Padre Anchieta/TV
Cultura-SP, vol. 1, pág. 46.
Dirce Quandt de Oliveira 86
Administração Por Projetos
As atividades descritas podem ser consideradas básicas e dão uma idéia geral do
trabalho de produção de um programa de televisão desse tipo (tele-aula). As seqüências
de procedimentos desse trabalho podem ser representadas, graficamente, em forma de
Cronograma, ou de Rede PERT (vide figuras a seguir).
Citamos este “caso” aqui pois ele reflete o exemplo de um trabalho de elaboração da Rede
PERT/CPM na forma anteriormente descrita, levantando-se as atividades/eventos,
datas, prazos, responsáveis, relações e interelações. Apenas com este levantamento
preciso e criterioso é que se deve partir para a elaboração da Rede PERT/CPM, cujo
resultado neste caso, é mostrado a seguir:
Este padrão de rede PERT trabalha com os Eventos representados por círculos, e as
Atividades representadas pelas linhas ou “flechas” de ligação entre os círculos, é por
vezes chamado de Método Americano. Existe também uma outra notação, ou Método
Francês, onde os Eventos + Atividades são representados por retângulos. Seu uso teve
mais difusão porquanto todos o acharam de melhor “legibilidade” e de certo modo mais
Dirce Quandt de Oliveira 89
Administração Por Projetos
O PERT é similar ao CPM pois em ambos temos a orientação para Redes, a qual é
oriunda da TEORIA DOS GRAFOS da PO − Pesquisa Operacional (vide também a Teoria
das Redes e a Teoria das Filas). O CPM entretanto é uma metodologia
DETERMINÍSTICA, na qual para cada Atividade é considerada de uma estimativa de
duração de tempo fixa exata. Já o PERT considera cada Atividade estocasticamente, cuja
duração tem uma variabilidade permitida em cada atividade.
Esta diferença permite um melhor encaixe dos dados do mundo real para as atividades
planejadas, ou seja, as durações determinísticas estabelecidas pelos envolvidos na
Diversas abordagens são possíveis de se fazer ao método PERT. Numa modelagem mais
complexa, cada atividade deverá ser estabelecida como uma variável de Distribuição
Beta, e o(s) Caminho(s) Crítico(s) pode(m) ser determinado(s) deste modo. Observe o
plural no contexto da frase anterior, por causa da natureza estocástica de cada atividade,
o Caminho Crítico pode mudar a medida que mudem (se atualizem) as durações
restantes estimadas das atividades. Quando se está modelando a rede PERT de um
projeto deste modo, a estratégia alternativa de modelagem pelo método CPM pode ser
usada para determinar o caminho crítico da Rede PERT.
• Cada Atividade requer Recursos em pessoal e equipamentos, o que por fim gera
custos.
Quanto aos Tempos, ou seja, às Durações das Atividades, o método conjunto PERT/CPM
indica que:
• Folga Positiva é igual a maior Duração que um evento pode gastar para ser
atrasado, sem prejuízo do término do projeto;
Ex.:
A B C
A B C
Ex.:
• Sua vantagem maior é a clareza visual do que compõe cada Atividade seu
Código e Descrição, sua Duração, suas Datas de Início e Término (Mais Cedo e
Mais Tarde), seu Responsável, e eventualmente seus Recursos e Datas Planejadas
e Reais;
com a Duração Zero ou de uma unidade de tempo, tornando-se ela (esta atividade)
antecessora das que só podem ocorrer após este Evento, mesmo que ele não
consuma tempo significativo e de cuja data não se tem certeza absoluta para o
planejamento inicial.
1. Nro. da Atividade,
2. Descrição,
3. Responsável (EDT e WBS),
4. Duração, e datas de inicio e/ou término se tiver, se não tiver o sistema calculará,
mas a Atividade inicial obrigatoriamente terá que ter a Data de Início, e a
Atividade final poderá ter a Data de Término se ela tiver sido estabelecida (caso
contrário o sistema a calculará)
Dirce Quandt de Oliveira 95
Administração Por Projetos
B C
A D E F I L
G H
5
15
At iv. "B"
Ativ."D"
I+C=02/ 01/2001
I+C=27/ 01/2001
1 T+C=06/01/2001 10 1
I+T=12/01/2001 T+C=10/02/2001
T+T=16/01/2001 I+T=06/02/2001
Ativ. "A" Ativ. "C" At iv."F"
Folga=10d T+T=20/02/2001
I+C=01/01/2001 Folga=10d I+C=21/02/2001
T+C=01/01/2001 15 I+C=17/01/2001 T+C=21/02/ 2001
25
I +T=01/01/2001 T+C=26/01/2001 I+T=21/02/2001
T+T=01/01/ 2001 Ativ. "C" I +T=17/012001 T+T=21/02/2001
Folga=0dias Ativ."E"
T+T=26/ 01/2001 Folga=0d
Folga=0d
I+C=02/ 01/2001 I+C=27/01/2001
T+C=16/01/2001 T+C=20/02/2001
I+T=02/01/2001
I+T =27/01/ 2001
T+T=16/01/2001
T+T=20/02/2001
Folga=0d
Folga = 0d
Obs.: I+C=data início + cedo, T+C=data término + cedo, I+T=data início + tarde, T+T=data término +
tarde, flecha de união mais forte em negrito = Caminho-Crítico; forma de calcular: 1º colocam-se as
datas calculadas a partir da 1ª atividade e ao se deparar com 2 ou mais atividades em paralelo opta-
se pela data da mais tarde, até se chegar na última atividade, então a partir desta data mais longa,
ou seja o término do projeto, volta-se para trás, para o início, usando-se o dia anterior a data de início
da última atividade e esta data será a data de término das atividades antecessoras, é claro que uma
ou mais atividades terão a sua data de término iguais a essa, mas outras serão diferentes, pois esta
diferença é a FOLGA, deve-se continuar o cálculo retroativo, até a primeira atividade, aquela ou
aquelas seqüências de atividades que não tiverem folga, ou seja, cujas datas de Início e de Término
entre si não evidenciem diferenças, então este caminho é o, (ou os), Caminho-Crítico. Recapitulando:
caminho crítico é a seqüência de atividades com datas de Início e de Término iguais tanto no cálculo
da “ida” como da “volta”. Esta é a forma básica de cálculo do MS-Project©.
• Agora faça o mesmo só que do fim para o começo, ou seja, considerando que as datas e
durações do Caminho Crítico são imutáveis, verifique a diferença destas datas para as
datas duplas em que cada atividade que não está no CC pode conter, ou sejam, as
Datas de Início Mais Cedo e Mais Tarde, e a Data de Término Mais Cedo e Mais
Tarde, e a diferença entre elas é a Folga Total de cada atividade.
Esses em resumo são os cálculos básicos que o MS-PROJECT faz para você
automaticamente, os quais mudam sempre que se alterar uma única data, portanto
manualmente é inviável controlar qualquer rede com mais de, digamos, 30 atividades.
Mas apenas para ilustrar continuamos abaixo a demonstrar as fórmulas e formas de
cálculo.
f) - Se a questão for determinar que você tem que iniciar, com uma certa
porcentagem do projeto sendo concluída numa certa data, então aplique o contrário
do citado no subítem “e)” , veja:
Quando você está fazendo uma Análise Crítica, você precisa sempre recalcular a
Rede de Precedências para verificar se o Caminho Crítico mudou, pois somente as
atividades no Caminho Crítico afetam a Data de Término Prevista para o Projeto.
TIPOS DE FOLGAS
Genericamente podemos dizer que Folga de uma determinada Atividade é o
intervalo contido entre a subtração da Data de Término Mais Cedo e a Data de
Término Mais Tarde. Como a Folga é sempre representada por um número positivo,
então uma Folga igual a Zero indica que aquela atividade está no Caminho Crítico.
FOLGA LIVRE (FL) é o atraso máximo que uma atividade pode ter sem alterar a data
fixada para a Data de Término Mais Cedo da Atividade. Ela é resultado da subtração
FL = ( DIMC – DTMT ) – d
FD = ( DTMT – DIMT ) – d
FI = ( DTMT – DIMT )
“Por meio de certos resultados podemos analisar determinados estados que nos
apresentam apreciações da rede de planejamento sob certos aspectos”.
17
O texto entre aspas foi extraído do livro “Planejamento com PERT/CPM” de Henrique Hirshfeld,
editora Atlas, 7ª edição, 1982, página 224.
Dirce Quandt de Oliveira 101
Administração Por Projetos
ED = EFICIÊNCIA DO PLANEJAMENTO
Assim se numa rede de planejamento a ED for 90%, significará que o Prazo Final
Planejado será cumprido com uma exatidão de 90% ou seja com um atraso de 10%. Ao
contrário se a ED for 104% a exatidão é de 104% ou seja um adiantamento de 4%. Atraso
Máximo é o número máximo de dias em atraso em relação ao planejado e que poderá ser
recuperado até a próxima atualização dos dados do progresso da execução do projeto.
Quando o atraso é um número negativo significa um adiantamento.
Após o término de uma atividade podemos calcular para ela a Eficiência de Exatidão das
Durações Avaliadas no Planejamento. Teremos desta forma uma idéia numérica se as
atividades foram ou não bem avaliadas. A Eficiência de Exatidão das Durações
Avaliadas no Planejamento de uma atividade é um número em porcentagem, que fornece
o grau de perfeição do prazo previsto desta atividade. A Duração Diferencial é o valor
absoluto (módulo) da diferença entre as durações planejada e realizada, de uma
atividade. Já a
Eficiência da Exatidão (EE) da Duração Avaliada no Planejamento de uma Atividade tem
por fórmula de cálculo a expressão:
Duraçao _ Diferencial
EE = 100 x 100
Duraçao _ Planejada
Pode-se ainda analisar este quesito pela fórmula da Eficiência de Exatidão Média das
Durações Avaliadas no Planejamento que considera todas as atividades numa certa
data de atualização, podendo ser avaliada sob mais dois aspectos específicos, em relação
a Data da Atualização dos Dados ou em relação ao período, conforme segue:
∑
n1
1
EE
EEM(geral) =
n1
EEMgeral
EEMno-período
∑
n2
1
EE
EEM(no período) = n2
Devemos alertar que para atividades de longo prazo as análises da EEM vão perdendo a
consistência estatística ao longo do tempo, considerando como longa uma atividade com
mais de 6 meses de duração por exemplo. O arquivo destas análises vai nos dando cada
vez mais autoridade tanto para o planejamento como para o gerenciamento da execução
dos projetos. V ale a pena usa-las, podendo ser usado o MS-EXCEL para automatizar um
pouco mais os cálculos e ainda emitir relatórios.”
Agora, só nos resta dizer que, em resumo, de nada adianta toda a técnica PERT/CPM e o
poder do MS-PROJECT, se o seu processamento não refletir a realidade passo-a-passo
e se suas informações não forem levadas em conta para a execução e a gerência.
A tarefa de administração do projeto é uma tarefa de qualidade total, ela tem que ser
desempenhada num nível de ótimo a perfeito desde o início do plano até o final do projeto.
A técnica PERT/CPM e Rede de Precedências do MS-PROJECT, tem que ser elaborada,
implantada e monitorada com exatidão de “Zero-Erro”, e sua equipe não é qualificada só
pela capacidade formal, mas principalmente pela capacitação de cada indivíduo de ter
uma visão ampla do negócio, um sentimento largo e profundo dos meandros do trabalho
todo, e da tarefa a ser feita, e uma capacidade de análise e síntese muito alta para
consolidar todo o quebra-cabeças de dados e transforma-los em informações gerenciais,
para que o projeto se cumpra no prazo e nos custos previstos com os recursos planejados.
Mas, ao usa-los, com certeza e confiança, você sentirá que ai realmente o seu projeto está
sob controle, pois se lembre que para executar cada atividade você tem que despender
recursos materiais e/ou humanos, os quais às vezes são os mesmos que no mesmo
dia/hora deveriam estar sendo usados noutras atividades, e você (se for precipitado no
seu plano) só perceberá isso no momento da execução, e ai? O que fazer? Registrar o
atraso e indicar uma nova data de término? E o resto do projeto como é que fica? Some
cada caso deste e imagine a data final aonde irá parar!
Isso tudo para não falar dos Custos, esse então para cada atraso destes acima, onde além
do atraso no tempo, houve um acúmulo e mal uso de recursos, o dispêndio de dinheiro
aumenta e aumenta, e se tem algo finito num projeto é o DINHEIRO! Por isso,
independente do controle de custos feito pela área contábil/financeira da empresa ou do
setor de administração do projeto, você enquanto Gerente do Projeto deve
obrigatoriamente, criar o seu módulo de Custos (o qual dependerá fundamentalmente da
existência dos seus módulos anteriores de Tempos e Recursos).
Mas talvez uma das causas principais seja a disponibilidade cada vez maior de
facilidades e sofisticação no processamento eletrônico por microcomputadores, redes
PERT/CPM de tamanho cada vez maior, o que de fato justifica este aumento no uso do
Módulo de Gerência de Recursos, pois é fato que fazer esta administração ou seja alocar
e nivelar os recursos é muito difícil manualmente, e os softwares mais antigos não o
faziam de forma fácil nem mesmo muito eficazmente, e agora softwares como o MS-
PROJECT o fazem de formas cada vez mais amigável mas com incremento na
capacidade de processamento, pois nivelamento ou como outros dizem, nivelação, de
recursos, tem que ser feita normalmente umas 2 ou 3 vezes por semana, e “na mão” como
antigamente, é humanamente impossível e quase um desastre.
Uma conseqüência disso, é que a Rede PERT/CPM mesmo que superdetalhada, não será
realísta, pois somente o fator TEMPO foi considerado nos seus cálculos, por isso às vezes
dizemos que “uma rede PERT bonita só serve para enfeitar paredes” e os usuários se
afastam cada vez mais de nós, Gerentes do Projeto, para obter informações sobre o
andamento real do Projeto.
Mas de fato aplicar as restrições de Recursos aos Tempos, é uma tarefa bem mais difícil
do que apenas aplicar as restrições de Tempo, à Rede PERT/CPM do Projeto, e exige
vários e vários testes simulados para o Gerente e sua equipe se acostumarem com esta
facilidade opcional do Método.
Outra coisa básica que deve ser considerada é que a visão, a leitura, que se deve fazer dos
prazos e datas extraidos do processamento de uma Rede PERT/CPM elaborada, é
bastante diferente quando se usa a Alocação e Nivelamento dos Recursos, pois apenas
como exemplo citamos que o Caminho-Crítico obtido pelo sistema MS-PROJECT para
a sua Rede PERT/CPM é diferente substancialmente daquele REAL se você considerar o
impacto e a influência da disponibilidade ideal dos Recursos (pelo menos enquanto você
não atualizar tanto datas e prazos com as precedências e dependências na sua Rede
PERT/CPM).
Da mesma forma que com a Alocação e Nivelamento dos Recursos, o Controle de Custos
afetará as Datas-de-Início-Mais-Cedo, e o Caminho-Crítico, pois obviamente um
Caminho mais custoso será o que mais Recursos dispende, e será também o prioritário
para um acompanhamento ou re-planejamento.
Devemos advertir o leitor que há dois problemas que aparecem quando você passa a
gerenciar Tempos - Recursos - Custos na sua Rede PERT/CPM do seu Projeto:
Mas o mais grave e problemático, que devemos alertar com firmeza o leitor, é que
JAMAIS o Controle de Recursos e Custos será eficaz e útil num projeto, e mesmo
podemos dizer, de aplicação viável, diz respeito ao Nivelamento, do próprio
planejamento, de TEMPOS das Atividades e suas Durações, pois uma Rede PERT/CPM
pode ser desnivelada nos seus Tempos, se for só para controle de Datas e Prazos, mas se
entrar o Controle de Recursos e Custos, o desnivelamento dos Tempos nas Atividades,
tornará inviável a sua Administração (de Recursos e Custos), pois as Atividades serão
desniveladas também na utilização dos Recursos e daí dos Custos. Isso é o que você deve
observar mais firmemente.
CONCEITO DE RECURSOS
RECURSOS são os meios que utilizamos para executar as Atividades, isso compreende,
entre outros, os Recursos de pessoal, seja pessoal funcionário da empresa executante do
Projeto, seja pessoal contratado para o Projeto durante um prazo fixo e parcial, que
receba pagamento pela Atividade ou conjunto de Atividades, outro por todo prazo do
Projeto até o final, recebendo periodicamente (semanal ou mensalmente), há também o
Recurso de uso de máquinas e equipamentos, próprios (nesse caso é lançado valor da sua
taxa de utilização) e os alugados ou comprados para o projeto, e há os materiais de
consumo de uso direto ou indireto, existem os Recursos de serviços de empresas
prestadoras de diversos tipos de serviço também. Por fim existe o rateio de diversas
despesas de Recursos que são originalmente uso/gasto da empresa, mas parcialmente
usadas pelo Projeto, como Luz, Água, Telefone, Fax, Copiadora, Aluguel de Imóvel,
V igilância, impostos, etc. Tudo são recursos.
Agora para entendermos como o Project trabalha com os Recursos, vamos analisar bem
os conceitos abaixo:
O Project© usa o termo WORK, que se refere ao trabalho executado pelo conjunto de
recursos humanos e recursos de materais alocados por tempo de utilização, que nós
consideramos como diferente de “trabalho”, então preferimos chamar, ou de TAREFA, ou
de CARGA-DE-TRABALHO, pois conforme a definição da própria Microsoft™ no
Project©: “Trabalho (work) é o esforço necessário para se fazer uma tarefa”.
Duração é o valor atual do tempo que ocorre antes que atividade termine,
Carga-de-Trabalho (work) é o esforço necessário por um certo período de tempo
para se executar a atividade,
Esforço-do-Recurso (resource effort) é o valor do esforço dos recursos designados
para a atividade e a sua alocação,
Por exemplo,
Se 3 pintores trabalham por 2 dias numa atividade, com um esfôrço de 8 horas por
dia, a carga-de-trabalho para cada recurso é de 16 horas (2 dias X 8 horas),
Na Barra de menus clique em V IEW (exibir) e escolha qualquer tela relativa a Recursos
(Resource Graph por exemplo), depois clique em PROJECT na mesma Barra de Menus, e
escolha uma das abas, RESOURCE INFORMATION (informações sobre recursos) ou
RESOURCE NOTES (notas sobre recursos), e surgirão respectivamente as telas a seguir:
Com os dados entrados e associados a cada Atividade, o Project© tem diversos meios de
analisar as informações sobre Recursos, as duas principais já pré-existentes, são as 2
seguintes, ambas obtidas no Menu V IEW (exibir):
CONCEITO DE CUSTOS
Assim, após alguns anos, outra equipe de especialistas, se debruçou sobre a necessidade
que de qualquer modo existe, e muito, de se controlar os dispêndios de valores financeiros
ocorridos num Projeto, e criaram o método PERT/CUSTO, que é um conjunto de
procedimentos e fórmulas matemático/estatísticas que permitiu daí em diante se
planejar o orçamento do Projeto e medir/registrar a sua execução, tudo perfeitamente
ajustado e relacionado aos conceitos de TEMPO do PERT/CPM.
De fato isto era necessário porquanto o fator CUSTO, o qual advém primeiro da definição
dos RECURSOS necessários a execução de cada Atividade, pois sem os Recursos não
teríamos uma unidade para relacionar percentual e proporcionalmente os valores
previstos e realizados, ou seja o fator Custo impacta e muito nos TEMPOS, portanto não
é uma questão meramente de se registrar os gastos ocorridos. Como já lhes dissemos
R$
A
Ca CUSTOS DIRETOS
APROXIMAÇÃO
LINEAR
N
Cn
O
Cot
T EMPOS
ta tn tot
18
Fonte: livro Planejamento com PERT/CPM de Henrique Hirschfeld, editora Atlas, 7ª ed., 1982.
Dirce Quandt de Oliveira 121
Administração Por Projetos
APLICAÇÃO DE CUSTOS
Pode-se dizer que a Administração do Projeto sugere uma comparação com um triângulo,
conforme a figura a seguir, porque o controle da Administração do Projeto é alcançado
firmemente quando Custos, Datas & Prazos, e Objetivos Técnicos (o escopo alvo do
projeto) estão consistentemente documentados, realisticamente obtidos, e
ponderadamente gerenciados.
Dirce Quandt de Oliveira 122
Administração Por Projetos
PROGRAMAÇÃO
CUSTOS DE DATAS &
PRAZOS
OBJETIVOS
TÉCNICOS
Devem ser feitos estudos não envolvidos com as atividades-fim do negócio, harmonizando
desempenho técnico, programação de datas e prazos, e custos, os quais devem ser usados
para ajustar os parâmetros do projeto, para que eles possam se adaptar às prioridades
organizacionais determinantes do Projeto. A realidade e a precisão com que for tratada a
determinação destes 3 parâmetros (o Triângulo da Administração) do Projeto, podem
encaminhar grandemente para a obtenção de sucesso, ou a ocorrência do fracasso do
Projeto.
Um típico ambiente de Projeto usualmente envolve pressões para adicionar mais escopo,
acelerar a execução, e (contraditoriamente a isso) diminuir os Custos. Todavia, mudanças
no escopo do Projeto, e a aceleração da execução do Projeto, tendem a causar que os
Custos sejam afetados prejudicialmente, causando a sua expansão, como se
estivéssemos num balão que enche sem parar, assim é fácil prever o que vai acabar
acontecendo.
EN TR AD A
ESTIMATIVA
ANÁLISE DA DA PROGRAM.
CONCEITUAÇÃO DE DATAS &
DO PROJETO EQUIPE DE PRAZOS
PLANEJ. DO
PROJETO
RECONCILIAR
DEFINIÇÃO IDENTIFICAR ESTIMATIVA CUSTOS E
DO ESCÔPO AT IVIDADES DE CUSTOS LIMITAÇÕES
DE DATAS &
PRAZOS
PLANO
BÁSICO
REALISTA
SA ÍD A
Quando definindo e alocando Custos aos Recursos e Atividades, pode-se determinar como
eles serão acumulados. Se o fluxo-de-caixa no Projeto é um fator crítico (e via de regra o
é!), pode-se querer alterar a maneira como os Custos são acumulados em Atividades
individuais, para garantir que os Custos de uma Atividade ocorrem quando há “caixa”
para paga-los. Exceto pelos Custos de Recursos que são utilizados uma vez e pagos uma
vez, o qual é sempre acumulado no início da Atividade, o padrão do MS-Project© é lançar
os Custos pelo método Pró-Rata (19), assim a acumulação dos Custos é baseada numa
porcentagem da execução e completação da Atividade e distribuído ao longo da sua
Duração. De qualquer modo, pode-se também:
19
Verbete: Pro Rata [Lat., 'em proporção'.] - 1. Pagando ou recebendo cada um a parte que lhe toca
num rateio. - Adj. - 2.Proporcional: - Adv. - 3.De forma proporcional (diz-se de divisão ou rateio) - Fonte:
Dicionário Aurélio Eletrônico – Versão 3.0. ↔ Pro Rata = rateio. Que é proporcional a alguma coisa.
Em geral, relaciona-se à distribuição de um valor em base eqüitativa (Fonte: Dicionário Michaelis
Eletrônico Versão 4).
Dirce Quandt de Oliveira 125
Administração Por Projetos
V ocê pode usar o MS-Project© para monitorar o fluxo-de-caixa do Projeto. Assim que for
montada a programação de datas e prazos do Projeto, pode-se elaborar cenários do tipo
“what-if...”20 para analisar o Projeto, ajustando Recursos, e então, revisando o efeito das
alterações nos Custos e na sua programação de datas e prazos. Pode-se determinar
quanto custará para terminar uma Atividade. Conseguindo saber os custos aproximados
para certas Atividades, ajudará a elaborar um registro histórico dos custos ocorridos, o
qual poderá ser usado para se fazer melhores estimativas de Custos nos futuros Projetos.
Dependendo do valor que seja necessário reduzir, pode-se usar uma combinação de
técnicas estratégicas para reduzir custos. Por exemplo, para manter o equilíbrio do
orçamento do Projeto, pode-se por exemplo, reduzir a quantidade de Recursos alocados
para cada Atividade, reduzir o montante da carga de trabalho em outras Atividades, e
combinar tudo isso com o alívio do impacto de Custo de algumas Atividades, combinando
sua execução com outras, incorporando duas atividades ou mais em uma. Se o Custo do
Projeto é mais importante do que outras metas, pode-se também reduzir o escopo do
projeto eliminando-se Atividades ou reduzindo a carga de trabalho em várias Atividades.
20
NA = esta expressão inglesa indica a técnica da montagem de simulaçoes e alternativas de ação,
diferentes entre sí, visando uma tomada de decisão antecipada a um/uns acontecimento/s futuro/s.
Dirce Quandt de Oliveira 126
Administração Por Projetos
6. VERSÕES ANTERIORES A 98 -
EXEMPLO DE USO PRÁTICO DOS MS-
PROJECT 4, 4.1 E 95
O
exemplo seguinte, de utilização prática, foi elaborado sob ambiente Windows
3.1, com o Project 4.0 inserido no Office 4.2 , e a versão do Project 4.1 ou a 95
para o Windows 95, todos da Microsoft , em microcomputador PC. A
explanação sobre o exemplo a seguir não vai esgotar todas as nuances e recursos do
PROJECT , ela objetiva apenas uma iniciação trivial, de modo a atender aos que pouco
ou muito sabem sobre APP com PERT/CPM. Posteriormente os que tem muita
familiaridade com a técnica podem ir usando exemplos de redes mais complexas e
profissionais, e assim ir “esmiuçando” os muitos, variados, e complexos recursos do
software PROJECT. Já os mais leigos deverão “decorar” os comandos básicos aqui
expostos e aplica-los em suas primeiras redes experimentais, até a segurança de, com
apoio do manual da Microsoft , irem sofisticando sua utilização.
Iniciando: estando na Caixa de Diálogo do “Welcome”, clique na opção “Up And Running”
e você poderá entrar os dados que já possui, com o apoio valioso dos “Cue-Cards”; passo-
a-passo, através desta seleção, você poderá digitar os dados do seu projeto. Há 9
operações principais para se “montar” o seu projeto no sistema, todas, e mais outras,
disponíveis pelo caminho do “Up And Running”. São elas:
2º : Entrar as Atividades
É importante notar que o padrão do MS-PROJECT é que a tela usual seja a do Gráfico
de Gantt (21), por ser a de mais abrangente visualização do projeto, por isso mesmo, para
se entrar com os dados das atividades, use sempre esta tela (embora a Rede PERT seja
mais clara quanto as dependências e interrelações das atividades). Caso o gráfico não
esteja visível, clique no menu V IEW (exibir) na Barra de Menus, e depois no comando
GANTT CHART (gráfico de gantt), para digitar os dados das atividades.
Observe que na tela do GANTT CHART você tem 2 colunas principais; a da esquerda com
os dados gerais das atividades, e a da direita com os dados de tempo. Embaixo na tela
você vê 2 Barras de Rolagem, a da esquerda lhe permite visualizar outros dados das
atividades, que além de Nº, Nome e Duração da Atividade, você verá: Data de Início, Data
de Fim, Nº Atividade Predecessora e Nomes dos Recursos Alocados a esta atividade. Na
Barra de Rolagem da direita você verá o avanço ou recuo da escala de tempo do Gráfico de
Gantt.
21
O Gráfico de Gantt no MS-Project tem uma vantagem, ele gera um Cronograma de Barras com as
dependências entre elas, de modo que se pode ver para onde vai cada atividade e de onde ela vem, ou
seja: as predecessoras e as sucessoras de cada atividade, através de flechas indicativas de fácil
visualização.
Dirce Quandt de Oliveira 130
Administração Por Projetos
Um recurso muito ágil e flexível do MS-PROJECT é que ele trabalha com Atividades e
Sub-atividades (Tasks e Sub-Tasks) com muita desenvoltura. Isso lhe dá a liberdade de
nivelar seu PERT/CPM num nível mais alto, mais abrangente, mas ao mesmo tempo
descer o nível dos detalhes em certos segmentos do seu controle. Sua operação é muito
simples:
Mais tarde quando você for olhar o PERT CHART, o diagrama da Rede PERT/CPM, você
verá que as sub-atividades aparecem “soltas”, mas embaixo da atividade principal, o que
deixa tudo muito claro.
Para alocar Recursos Humanos ou Materiais para as Atividades do seu Projeto, marque
a Atividade desejada, e clique no menu INSERT na Barra de Menus, depois no comando
RESOURCE ASSIGNMENTS (alocação de recursos), que provoca o surgimento de uma
Caixa de Diálogo bastante amigável, como aliás todo o MS-PROJECT o é, para que você
crie os nomes e quantidades de Recursos por Atividade.
O PROJECT lhe oferece várias alternativas de ver o seu projeto na tela e principalmente
imprimir relatórios sob os mais variados enfoques. O mais importante antes de
SALV AR, é você ver o seu projeto na tela, para conferir se tudo está correto.
A primeira visão é pelo próprio GANTT CHART que já deverá estar visível; examine-o
detalhadamente rolando as Barras de Rolagem, para conferir os dados, sua correção e
sua lógica. Clique em V IEW (exibir) na Barra de Menus e depois no comando ENTIRE
PROJECT (projeto inteiro) para ter uma visão mais circunstancial.
Confira agora os dados básicos do projeto; clique no menu FILE (arquivo) e no comando
SUMMARY INFO (propriedades) para ver a Ficha completa e as Estatísticas.
Clique no menu V IEW (exibir) na Barra de Menus, aí pode-se ver primeiro o Calendário
do Projeto, clicando no comando CALENDAR, depois no comando GANTT CHART para
ver o Cronograma de Barras, e por fim para ver a Rede PERT/CPM clique no comando
PERT CHART neste clique em ZOOM TO, seguido do clique em ENTIRE PROJECT
para ver a rede inteira ou em % variadas. Caso a alocação das atividades no desenho
estejam ilógicas, clique em FORMAT na Barra de Menus e depois em LAYOUT NOW...
para ele arrumar tudo sozinho.
Nesta etapa você já criou o seu Projeto no MS-PROJECT , pois já entrou com a
programação no tempo (SCHEDULE), já organizou atividades com sumarização, já criou
o relacionamento entre as atividades e, já designou recursos. Logo o próximo passo será
Salvar o trabalho num arquivo: para isso clique no menu FILE, depois clique no comando
SAV E AS... digite um nome para o seu arquivo do projeto, com a extensão padrão MPP,
para ela poder ser identificada por outros softwares Microsoft , e recorde-se que o
sistema automaticamente salvará o arquivo anterior com a extensão .BAK, assim você
terá as 2 versões, a atual e a anterior. Aconselha-se que o usuário, antes, crie uma pasta
(ou, sub-diretório) onde armazenar seus arquivos .MPP, por exemplo com o nome
PROJETOS, debaixo da pasta (ou diretório) WINPROJ.
V ocê tem uma ampla variedade de Relatórios para imprimir rapidamente, como também
pode ajusta-los e personaliza-los às suas necessidades particulares e ás suas
características operacionais. Para Imprimir Relatórios pode-se clicar em FILE na Barra
de Menus e depois PRINT, se o que você quer é imprimir o conteúdo da tela; para alterar
o conteúdo da tela use basicamente o comando V IEW (exibir) e escolha o que ver e depois
mande imprimir especificamente aquela tela.
No menu FILE da Barra de Menus, não deixe de ajustar antes os detalhes de impressão,
através dos comandos: PAGE SETUP (Configurar Página), PRINT PREV IEW...
(V isualizar Impressão), e PRINT (Imprimir).
Para atualizar os dados de avanço físico do seu projeto, na Barra de Menus clique em
TOOLS (Ferramentas) depois clique no comando TRACKING (Acompanhando) para
atualizar os dados do Projeto e de cada Atividade e indicar um Plano Interino para
melhor controle comparativo. Esta é a maneira mais rápida e direta de atualizar seu
projeto, mas pode-se também usar a própria Ficha das Atividades (Task Information em
Insert) e do Projeto (Summary Info [propriedades] em File [arquivo]).
1. Quando estiver numa Caixa de Diálogo, use o botão HELP, ele é sensível ao contexto;
2. Quando estiver na Janela Principal se você tiver alguma dúvida, clique e depois arraste
o botão INTERROGAÇÃO, com a tecla < ?>, da Barra de Ferramentas, até o lugar da
dúvida, ou tecle <shift> + <F1> simultaneamente no lugar e no momento em que você
tiver uma dúvida;
4. Para ajuda-lo no Gráfico de Gantt clique o botão do “Gantt Chart Wizard” que fica ao
lado do botão do “Cue-Card”, na Barra de Ferramentas; e no geral, para uma orientação
ampla, clique no HELP na Barra de Menus, que você terá acesso ao manual on-line ou
pesquisar por palavra-chave.
Numa etapa mais familiar, com mais segurança e auto-confiança, explore as alternativas
constantes nas opções da Barra de Menus, que incluem sofisticações que agradarão e
serão familiares aos “experts” em APP e PERT/CPM. Todas são muito seguras pois no
caso de erro você conta com o recurso UNDO no menu EDIT (algumas raras vezes não...).
Apenas para citar há opções de: Comparação de Estratégias, Múltiplos Projetos
simultâneos, Classificação e Filtragem de Dados, Personalizar o Calendário para cada
Projeto, fazer Nivelamento Automático ou Manual de Recursos, usar o V isual-Basic no
seu Projeto, ter várias Opções de Barra de Ferramenta, criar Tabelas (personalizadas) de
Atividades e de Recursos para consulta na tela e para exportar, Criar/Manter Atividade
Recorrente, pode-se Formatar letras, linhas, bordas, estilo do texto, estilo das caixas do
PERT, etc., pode-se usar 13 Macros prontas ou criar novas, e muitas, muitas outras
alternativas.
Os eventos e atividades abaixo são fictícios e não correspondem a uma situação real.
Agora vamos introduzir os dados acima no sistema; normalmente o seu software MS-
PROJECT estará instalado no Grupo da suite MS-OFFICE o que lhe facilitará a
convivência com outros aplicativos da Microsoft:
Em seguida surge a tela do Welcome, que você deve manter ativada para aparecer sempre
no início, até que tenha ampla segurança de usar o aplicativo;
Agora temos a tela padrão de trabalho, é o Gráfico de Gantt, circundado: pela Barra de
Menus e Barra de Ferramentas em cima; a coluna com o número das atividades à
esquerda, e as Barras de Rolagem, à direita e embaixo.
Pela ordem natural, primeiro vamos identificar o Projeto: clicando no menu FILE e depois
no comando SUMMARY INFO (propriedades), e aí preencher a Caixa de Diálogo a seguir:
Após identificado o Projeto (seu nome só aparecerá na Barra de Título após ser Salvo)
você então poderá entrar os dados das Atividades; isso como já dissemos, pode ser
digitado diretamente na tela do Gráfico de Gantt, ou clicando no comando INSERT e
depois no comando TASK INFORMATION.
Para fazer o relacionamento das atividades (indicar de qual ou quais atividades uma
certa atividade depende), pode ser usado o método de “marcar” ou “selecionar” as
atividades que serão ligadas e depois clicar no Botão “Link Tasks” (vide figura abaixo),
ou, rolar para a direita a Barra de Rolagem no final da tela, correspondente a coluna das
atividades, e na coluna “Predecessors” digitar o número das Atividades Predecessoras,
separados por um sinal de “ponto e vírgula”.
Interrelação. Não esqueça de “selecionar” (vide CUT no Glossário) antes a atividade para
que a Caixa abra na Atividade desejada.
Nos campos TYPE e LAG, da Caixa de Diálogo acima, é que definimos os parâmetros do
interrelacionamento da atividade. O tipo (TYPE) pode ser de 4 padrões, como já
demonstra a tela a seguir:
Com o tempo do LEAD, você pode programar uma sobreposição entre duas atividades, de
modo que uma atividade comece antes que sua predecessora termine. Adicionando um
LAG, você pode postergar o início de uma atividade sucessora.
Dirce Quandt de Oliveira 141
Administração Por Projetos
V ocê pode expressar o tempo do LAG ou do LEAD como unidades de tempo da duração ou
como uma porcentagem da duração, da atividade predecessora, nunca da sucessora. Por
exemplo, se a pintura da parede precisa secar por um dia antes que você possa pintar o
mural, você pode especificar um LAG de um dia entre o término da atividade “Pintar
Parede” e o início da atividade “Pintar o Logotipo da Loja”. Ou, se o eletricista pode
iniciar a instalar a fiação das luminárias após metade do forro estar instalado, você pode
especificar que a atividade “Instalação das Luminárias” pode iniciar quando a atividade
“Colocação da Laje e Forro” estiver 50% completada, independente da duração da
atividade predecessora.
Por que fazer um OUTLINE (Sumarização) na programação da sua rede PERT ? Quando
você faz um OUTLINE, “sumarizando” as atividades na programação do seu projeto, você
o organiza de forma a poder ver a estrutura do seu projeto, tornando a Rede PERT mais
fácil de ser gerenciada. Com o OUTLINE você pode:
Lembre-se que a duração, custos e outros dados, DA ATIV IDADE, serão a soma dos
mesmos dados DAS SUBATIV IDADES. Não se esqueça, que na Rede PERT/CPM, as
Atividades Sumarizadoras aparecerão normalmente, ligadas as suas Predecessoras e
Sucessoras, mas as suas Subatividades aparecerão “soltas” logo abaixo das suas
respectivas Atividades Sumarizadoras, à qual estão vinculadas.
Com ela você pode escolher uma data específica, pré-definida, para controlar o início ou o
término de uma atividade (desde que você esteja seguro de que a atividade precise iniciar
ou terminar nesta data). Isto poderá criar uma folga artificial na sua Rede PERT, um
“balão” de tempo solto, isto porque uma data fixa se sobrepõe ao efeito de
interrelacionamento das atividades.
Como regra geral você deve deixar o MS-PROJECT determinar a data de início ou de
término, baseado nos interrelacionamentos que você mesmo designou para as atividades.
Por outro lado, se você mover uma atividade, arrastando-a com o mouse no Gráfico de
Gantt, o MS-PROJECT usará ou a restrição SNET ou a SNLT (a seguir explicadas).
Como padrão, o sistema entende que todas as atividades são padronizadas para iniciar
numa data o mais cedo possível, ou seja o padrão é o código ASAP (As Soon As Possible).
Há 8 códigos dos tipos de restrições de datas, disponíveis no MS-PROJECT :
ASAP = (As Soon As Possible), dispara o início da atividade o mais cedo possível,
baseado nos outros interrelacionamentos e nas outras restrições. Usado para a maioria
das atividades enquanto estiver montando a Rede PERT. Não entre uma data para usar
esta Restrição.
ALAP = (As Late As Possible), dispara o início da atividade o mais tarde possível,
baseado nas outras interrelações e/ou restrições. Usado para a maioria das atividades
enquanto estiver montando a Rede PERT. Não entre uma data para usar esta Restrição.
SNET = (Start No Earlier Than), não inicia a atividade antes da data especificada.
Inicia a atividade na data especificada ou após ela. Use-a quando uma atividade NÃO
PODE INICIAR ANTES de uma data especificada. Quando você entra uma Data de Início
da Atividade, automaticamente o sistema assume esta data como tipo SNET.
SNLT = (Start No Later Than), não inicia a atividade após a data especificada. Inicia a
atividade na data especificada ou antes dela Use-a quando uma atividade deve iniciar
por volta de uma data especificada.
MSO = (Must Start On), inicia a atividade na data especificada. Use-a quando você
precisa que uma atividade comece especificamente numa certa data.
FNET = (Finish No Earlier Than), não termina a atividade antes da data especificada.
Use quando uma atividade não pode terminar antes de uma data especificada. Quando
você entra uma data de término de uma atividade, o sistema assume automaticamente
esta data como FNET. É o mesmo que, na pratica, terminar a atividade na data
especificada ou após a data informada inicialmente.
FNLT = (Finish No Later Than), não termina a atividade após a data especificada. O
mesmo que terminar a atividade na data especificada ou antes desta data. Use quando
uma atividade deve terminar por volta de uma data especificada.
MFO = (Must Finish On), termina a atividade na data especificada. Use quando você
precisar que uma atividade termine especificamente numa certa data.
As opções ASAP e ALAP são os códigos mais recomendáveis, pois com eles o sistema
pode programar e reprogramar as atividades com relativa flexibilidade em relação às
suas atividades antecessoras e sucessoras. Todas as demais opções amarram o início ou
o fim da atividade a uma data especifica, limitando a flexibilidade do sistema
automaticamente calcular sua programação de datas, bem como limitam a habilidade do
MS-PROJECT em nivelar recursos com sobre-alocação e, se uma Restrição de Datas
conflitar com um interrelacionamento de uma atividade, a Restrição superestima este
interrelacionamento. Porisso as opções SNET, SNLT, MSO, FNET, FNLT e MFO, podem
e devem ser usadas, mas com o usuário entendendo e controlando as repercussões que
acarretarão nos cálculos do sistema. Tratar-se-a de um efeito controlado e neste caso
benéfico a administração do projeto.
Para reverter as Restrições você deve de tempos em tempos verificar se as restrições que
você fez são necessárias. Para isso, estando com o Gráfico de Gantt na tela, escolha o
comando TABLE no Menu V IEW (exibir) e, depois escolha MORE TABLES. Na Caixa de
Diálogo TABLES, selecione o comando “Constraint Dates” e depois clique no botão
“Apply”. O MS-PROJECT substitui as colunas na tabela do Gantt para listar as
restrições de datas para suas atividades. Confira-as e confirme se as restrições de datas
continuam válidas.
Muito bem, agora que, basicamente, já entramos com a nossa Rede Pert/CPM, então
vamos salvá-la num arquivo, para não perdermos nada e podermos depois fazer os
ajustes e alterações que se façam necessárias. Clique no menu FILE e depois no comando
SAV E AS... seguido do nome que queremos dar ao arquivo (sugere-se um nome
relacionado com o nome do Projeto, seguido da extensão-padrão .MPP). Aceite a
“sugestão” do Wizard, de gravar com BaseLine, como já dissemos antes.
Com todas estas providências, é a hora de examinar a Rede Pert/CPM; para isso clique
no menu V IEW (exibir) e depois no comando PERT CHART. e você terá a Rede em 100%
da sua visão, caso você deseje aumentar ou reduzir esta aproximação, clique em V IEW
(exibir) e depois em ZOOM, assim você terá uma Caixa de Diálogo para isso. As
atividades com o perímetro desenhado em vermelho, indicam o CC-Caminho Crítico.
Tudo que estiver na tela pode ser impresso, clicando em FILE e depois em PRINT, ou
clicando em V IEW (exibir) e depois em REPORTS, e aí usando a Caixa de Diálogo abaixo,
a qual requer um duplo clique para cada opção:
Em primeiro lugar, é importante frisar que o que você irá gerenciar é o projeto, ou seja, os
tempos, recursos e custos envolvidos na execução do plano para se alcançar um
determinado objetivo. Não é seu trabalho fazer considerações sobre o objetivo do projeto,
e o PROJECT cumpre a função dele, em lhe ajudar nesta tarefa, facilitando a
administração do planejamento. Assim sua meta é cumprir o plano no menor prazo, com
os menores custos, que advirão do menor e melhor uso dos recursos.
Dirce Quandt de Oliveira 149
Administração Por Projetos
Portanto, montada a Rede PERT faça diversas avaliações e altere o que acha necessário
para maximizar a eficácia do plano, procure nesta hora enxergar quais atividades podem
ser sobrepostas com o LEAD TIME, que interrelacionamentos podem ser feitos com o
LAG TIME, que data e prazos podem ser amarrados com a RESTRIÇÃO e o
MILESTONE.
Procure tornar a Rede menos detalhada para não ficar confusa, mas use a
SUMARIZAÇÃO (OUTLINE) para indicar e visibilizar detalhes amplamente. Nesta
ocasião use o WBS, criando uma codificação para suas atividades e subatividades,
lembre-se que o código WBS permite até 16 caracteres, onde facilmente você pode
identificar dados importantes como Nº da Atividade, Nº da Subatividade, Responsável e
Nº EDT ou EDP (este nº EDT ou EDP, independente do WBS, permitirá que você
classifique e separe os grupos de atividades afins). Distribua aos usuários junto a Rede
PERT e o Gráfico de Gantt, uma lista dos códigos WBS e se você os criar, os códigos EDT e
EDP, bem como a explicação de cada nome de atividade, os quais provavelmente terão
que ser em muitos casos muito abreviados na sua descrição.
Outro recurso para detalhar a Rede PERT é usar o Grau de Prioridade (PRIORITY), ela
permite ao sistema nivelar melhor os recursos pelo desempate quando houver conflitos no
uso dos recursos. Também permite a classificação via seleção do menu TOOLS na Barra
de Menus e depois do comando SORT.
O mais importante será conferir, alterar e ver, as fichas das atividades clique no
menu V IEW (exibir), depois no comando MORE V IEWS (mais telas) e aí escolha TASK
DETAILS FORM. Esta ficha é completa e ainda permite se avançar ou recuar na lista de
atividades. Nela você pode conferir e fazer toda e qualquer inclusão/alteração de dados
nas atividades.
Claro que para ter uma visão melhor para fazer estas avaliações e reavaliações, você deve
preferencialmente imprimir o GANTT CHART e o PERT CHART, pois ambos lhe
permitem ter uma visão global mais clara que olhar só na tela do monitor de vídeo.
Entre com os Recursos após ter revisado e confirmado a programação dos Tempos das
atividades. Da mesma forma, só entre os Custos após ter entrado com os Recursos e
revisado-os. Isto porque cada aspecto deste (Tempos, Recursos e Custos) tem suas
particularidades e deve ser tratado cuidadosamente e por inteiro, para melhores
resultados. Após os 3 terem sido incorporados e com tudo integrado, aí então o controle e
a avaliação devem ser globais e completos.
É importante que você adapte o padrão do sistema a cada projeto, para isso clique no
Menu TOOLS na Barra de Menus e depois no comando OPTIONS. Nele você terá outras
opções numa Caixa de Diálogo chamada OPTIONS, a qual tem as seguintes abas:
GENERAL (Configuração Geral de Operações), V IEW (Configuração dos Parâmetros de
Exibição), EDIT (Configurações de Edição dos Dados), SPELLING (Configurações de
Correção Ortográfica, que na versão em inglês do sistema é pouco útil à nós brasileiros),
MODULE GENERAL (Especificações das Opções Gerais para Aplicações em V B-V isual
Basic), MODULE FORMAT (Especificações de Fontes e Cores para Aplicações em V B-
V isual Basic), SCHEDULE (Configurações dos Cálculos de Datas/Tempos),
CALCULATION (Especifica com o Sistema fará os Cálculos do(s) Projeto(s) ),
CALENDAR (Especifica Ajustes para o Calendário do Sistema).
O
exemplo seguinte, de utilização prática, foi elaborado sob ambiente
Windows©98, incluído na Suíte Office©95, com o Project©98, todos
desenvolvidos e produzidos pela Microsoft™, em microcomputador PC (mas
deixemos claro para o leitor que as instruções aqui descritas são compatíveis com as
requeridas para o uso do Project© 4, 4.1 e 95 contidos no Capítulo 5, qualquer pequena
diferença será sanada através do “Help” do seu sistema mas a meta do nosso texto é
fornecer não um “Manual do Usuário” pois este a Microsoft já fornece, e sim dar-lhe
instruções para trab alhar com qualquer MS-Project© como Gerente de Projeto e/ou para
exercer eficazmente tarefas de administração de projetos).
A explanação sobre o exemplo a seguir não vai esgotar todas as nuances e recursos do
Project 98, ela objetiva apenas uma iniciação trivial, de modo a atender aos que pouco ou
muito sabem sobre APP com PERT/CPM. Posteriormente os que tem muita
familiaridade com a técnica podem ir usando exemplos de redes mais complexas e
profissionais, e assim “esmiuçando” os muitos, variados, e complexos recursos do
software Project 98. Já os mais leigos deverão “decorar” os comandos básicos aqui
expostos e aplica-los em suas primeiras redes experimentais, até a segurança de, com
apoio do manual da Microsoft™, irem sofisticando sua utilização.
A facilidade operacional do Project 98, é tanta, que após se clicar no ícone do software,
aparecerá a caixa de diálogo “Welcome to Microsoft Project” (bem-vindo ao MS-
Project©98), a qual lhe dá 3 alternativas, entre elas, uma que você deve repetir pelo
menos por 2 a 3 vezes, é a “Watch a Quick Preview” (assista uma prévia rápida). Mas a
sua primeira vez no sistema faça-a através da opção “Navigate With a Map” (navegando
com um mapa). Já a opção “Learn While You Work” (aprenda enquanto trabalha) você
deve usar com este livro na mão, de modo a aplicar como exemplo, a rede PERT que se
segue.
INICIANDO
Estando na Caixa de Diálogo do “Welcome”, clique na opção “Learn While You Work”, e
você poderá entrar os dados que já possui, com o apoio valioso do What’s This? O que é
isso?) clique Shift+F1 o qual faz mudar a ponta do seu mouse para <⇑ ?> (uma
flecha com ponto de interrogação) que você usará para apontar para onde quer que você
tenha dúvidas, e e ela faz aparecerem janelinhas com detalhadas instruções para aquele
estágio do trabalho no qual você se encontra; através desta seleção, passo-a-passo, você
poderá digitar os dados do seu projeto.
Saiba que você ainda conta nesta viagem inicial e sempre, com a assistência do Assistant
CLIPPIT, um simpático clips com olhos piscantes, o qual você deve logo ao iniciar o uso
do Project©98, apertar a tecla F1 para ativa-lo, daí para frente ele estará pronto a
responder qualquer pergunta que você digite (em inglês), não esqueça que também pode
usar o botão direito do mouse sobre ele.
2º : Entrar as Atividades
É importante notar que o padrão do MS-Project©98 é que a tela usual seja a do Gráfico
de Gantt (22), por ser a de mais abrangente visualização do projeto, por isso mesmo, para
se entrar com os dados das atividades, use sempre esta tela (embora a Rede PERT seja
mais clara quanto as dependências e interelações das atividades). Caso o gráfico não
esteja visível, clique no menu V IEW (exibir) na Barra de Menus, e depois no comando
GANTT CHART (gráfico de gantt), para digitar os dados das atividades.
Observe que na tela do GANTT CHART você tem 2 colunas principais; a da esquerda com
os dados gerais das atividades, e a da direita com os dados de tempo. Embaixo na tela
você vê 2 Barras de Rolagem, a da esquerda lhe permite visualizar outros dados das
atividades, que além de Nº, Nome e Duração da Atividade, você verá: Data de Início, Data
de Fim, Nº Atividade Predecessora e Nomes dos Recursos Alocados a esta atividade. Na
Barra de Rolagem da direita você verá o avanço ou recuo da escala de tempo do Gráfico de
Gantt.
Um recurso muito ágil e flexível do MS-Project©98 é que ele trabalha com Atividades e
Sub-atividades (Tasks e Sub-Tasks) com muita desenvoltura. Isso lhe dá a liberdade de
nivelar seu PERT/CPM num nível mais alto, mais abrangente, mas ao mesmo tempo
descer o nível dos detalhes em certos segmentos do seu controle. Sua operação é muito
simples:
22
O Gráfico de Gantt no MS-Project(c)98 tem uma vantagem, ele gera um Cronograma de Barras com as
dependências entre elas, de modo que se pode ver para onde vai cada atividade e de onde ela vem, ou
seja: as predecessoras e as sucessoras de cada atividade, através de flechas indicativas de fácil
visualização.
Dirce Quandt de Oliveira 155
Administração Por Projetos
Mais tarde quando você for olhar o PERT CHART, o diagrama da Rede PERT/CPM, você
verá que as sub-atividades aparecem “soltas”, mas embaixo da atividade principal, o que
deixa tudo muito claro.
V ale a pena aproveitar para lhe avisar que é nesta mesma ficha acima que você pode
entrar com os dados de CUSTOS bem como entrar com os Feriados no seu calendário (os
dias não trabalhados ou “non-working days”).
Depois que você tiver definido os seus Recursos na ficha acima, então entre com os
Recursos para cada Atividade especificamente, primeiro clicando em V IEW (exibir),
depois escolhendo GANTT CHART, aí posicione o cursor sobre uma Atividade, então
clique em PROJECT e depois em TASK INFORMATION, lá você pode entrar com os
dados dos Recursos (ou altera-los) bem como outras informações importantes as quais
vamos tratar mais adiante.
O Project©98 lhe oferece várias alternativas de ver o seu projeto na tela e principalmente
imprimir relatórios sob os mais variados enfoques. O mais importante antes de
SALV AR, é você ver o seu projeto na tela, para conferir se tudo está correto.
A primeira visão é pelo próprio GANTT CHART que já deverá estar visível; examine-o
detalhadamente rolando as Barras de Rolagem, para conferir os dados, sua correção e
sua lógica. Clique em FORMAT na Barra de Menus e depois no comando
GANTTCHARTWIZARD para criar uma visão mais circunstancial e pessoal.
Clique no menu V IEW (exibir) na Barra de Menus, aí pode-se ver primeiro o Calendário
do Projeto, clicando no comando CALENDAR, depois no comando GANTT CHART para
ver o Cronograma de Barras, e por fim para ver a Rede PERT/CPM clique no comando
PERT CHART neste, clique em ZOOM seguido do clique em ENTIRE PROJECT para
ver a rede inteira ou em % variadas. Caso a alocação das atividades no desenho estejam
ilógicas, clique em FORMAT na Barra de Menus e depois em LAYOUT para definir
parâmetros para o desenho da Rede PERT, e também em LAYOUT NOW... para ele
arrumar tudo sozinho.
Este menu V IEW (exibir) ainda permite ver: GRÁFICO DE RECURSOS, FOLHA DE
RECURSOS e UTILIZAÇÃO DE RECURSOS, através dos comandos deste menu, você
pode selecionar: RESOURCE GRAPH, RESOURCE SHEET e RESOURCE USAGE, e
mais: as ótimas opções do comando MORE V IEWS (mais telas), que abre um ampla
gama de MAIS FORMAS DE EXAME através de uma Caixa de Diálogo própria.
Estando com a coluna drop-down da opção V IEW (exibir) abaixada, escolha uma das 5
primeiras opções (Calendar, Gantt Chart, PERT Chart, Task Usage e Tracking Gantt) e
então clique no menu PROJECT na Barra de Menus, clique então ou no comando TASK
INFORMATION ou no TASK NOTES, sendo a primeira seleção a melhor maneira de
examinar cada atividade em todos os seus detalhes, bem como a entrada de dados sobre
Recursos usados pela Atividade, e o mais importante, fazer alterações e ajustes − ela
ainda permite a navegação atrás e adiante no arquivo de atividades. Estando em
qualquer uma das 5 telas de Atividades, experimente clicar com o botão direito do mouse
apontado para a tela, para ter várias opções de trabalhar as Atividades.
Se estiver com a coluna drop-down da opção V IEW (exibir) abaixada, você escolher a 7º, ou
a 8º ou a 9º opção, referentes a Recursos, então poderá clicar no menu PROJECT na Barra
de Menus, e clique então, ou no comando RESOURCE INFORMATION, ou no
RESOURCE NOTES, sendo a primeira seleção a melhor maneira de examinar cada
Recurso em todos os seus detalhes, e o mais importante, fazer alterações e ajustes. Não
deixe de também usar as 8 alternativas de manipulação de Recursos e Custos que clicar
com o botão direito do mouse causa quando você está com qualquer das 3 telas de
Recursos disponíveis em V IEW (exibir).
Nesta etapa você já criou o seu Projeto no MS-Project©98, pois já entrou com a
programação no tempo (SCHEDULE), já organizou Atividades com Sumarização, já criou
o relacionamento entre as atividades e, já designou Recursos. Logo o próximo passo será
Salvar o trabalho num arquivo: para isso clique no menu FILE, depois clique no comando
SAV E AS... digite um nome para o seu arquivo do projeto, com a extensão padrão MPP,
para ela poder ser identificada por outros softwares Microsoft™, e recorde-se que o
sistema automaticamente salvará o arquivo anterior com a extensão .BAK, assim você
terá as 2 versões, a atual e a anterior. Aconselha-se que o usuário, antes, crie uma pasta
(ou, sub-diretório) onde armazenar seus arquivos .MPP, por exemplo com o nome
PROJETOS, debaixo da pasta (ou diretório) WINPROJ.
V ocê tem uma ampla variedade de Relatórios para imprimir rapidamente, como também
pode ajusta-los e personaliza-los às suas necessidades particulares e ás suas
características operacionais. Para Imprimir Relatórios pode-se clicar em FILE na Barra
de Menus e depois PRINT, se o que você quer é imprimir o conteúdo da tela; para alterar
o conteúdo da tela use basicamente o comando V IEW (exibir) e escolha o que ver e depois
mande imprimir especificamente aquela tela.
No menu FILE da Barra de Menus, não deixe de ajustar antes os detalhes de impressão,
através dos comandos: PAGE SETUP (Configurar Página), PRINT PREV IEW...
(V isualizar Impressão), e PRINT (Imprimir).
Para atualizar os dados de avanço físico do seu projeto, na Barra de Menus clique em
TOOLS (Ferramentas) depois clique no comando TRACKING (Acompanhando) para
atualizar os dados do Projeto e de cada Atividade e indicar um Plano Interino, em SAV E
BASELINE, para melhor controle comparativo. Esta é a maneira mais rápida e direta de
atualizar seu projeto, mas pode-se também usar a própria Ficha das Atividades (Task
Information em Insert) e do Projeto (Properties em File e Project Information em Project).
1. Quando estiver numa Caixa de Diálogo, use o botão HELP, ele é sensível ao contexto;
2. Quando estiver na Janela Principal se você tiver alguma dúvida, clique e depois arraste
o botão <⇑ ? > (botão flecha-para-esquerda c/ ponto de interrogação), na Barra de
Ferramentas, ou no drop-down da opção HELP na Barra de Menus, ou teclando
<Shift+F1>, aí causará a troca da ponta do seu mouse por este símbolo, o qual você deve
apontar na tela, para aonde você tem alguma dúvida, e surge uma janelinha com a
explicação.
4. Para ajuda-lo no Gráfico de Gantt clique na opção GANTT CHART WIZARD que fica
na coluna “drop-down” da opção FORMAT da Barra de Menus, ou também há um botão
específico na Barra de Ferramentas, que permitirá você personalizar bastante o seu
Gráfico de Gantt.
Numa etapa mais familiar, com mais segurança e autoconfiança, explore as alternativas
constantes nas opções da Barra de Menus, que incluem sofisticações que agradarão e
serão familiares aos “experts” em APP e PERT/CPM. Todas são muito seguras, pois no
caso de erro você conta com o recurso UNDO no menu EDIT (algumas raras vezes não...).
Apenas para citar há opções de: Comparação de Estratégias, Múltiplos Projetos
simultâneos, Classificação e Filtragem de Dados, Personalizar o Calendário para cada
Projeto, fazer Nivelamento Automático ou Manual de Recursos, usar o V isual-Basic no
seu Projeto, ter várias Opções de Barra de Ferramenta, criar Tabelas (personalizadas) de
Atividades e de Recursos para consulta na tela e para exportar, Criar/Manter Atividade
Recorrente, pode-se Formatar letras, linhas, bordas, estilo do texto, estilo das caixas do
PERT, etc., pode-se usar 13 Macros prontas ou criar novas, e muitas, muitas outras
alternativas.
Finalmente, para que você faça agora o seu teste real, temos a seguir uma relação de
todos os dados necessários para você montar um Projeto-Piloto, e assim explorar na
pratica todos as opções citadas até agora e descobrir mais ainda por sua própria
capacidade, curiosidade e perspicácia.
Faça a sua escolha no WELCOME, procurando deixar sem marcar a frase “Don’t
Display...” (no canto inferior esquerdo da janela do Welcome) pois você poderá querer
rever alguma dessas utilidades mais tarde, até que tenha ampla segurança de usar o
aplicativo. Embora elas também possam ser acionadas através da opção HELP na Barra
de Menus.
Use as Barras de Rolagem para avançar e retroceder no tempo, que está definido na
barra superior, dividido em meses, semanas e dias. OBS.: Para aumentar ou diminuir a
escala do Gráfico de Gantt na tela, ou da Rede PERT, clique em V IEW (exibir) na Barra
de Menus seguido de um click em ZOOM, escolha então entre as opções percentuais de
redução ou a sua definição no campo CUSTOM.
Repare na sua tela, que automaticamente o sistema assume que a data de início do
projeto é o dia de hoje do sistema, mais tarde você poderá alterar esta data, bastando
mudar a data de início mais cedo da primeira atividade do projeto.
Agora salve imediatamente o seu trabalho até aqui, clique em FILES na Barra de Menus
e em seguida em SAV E AS... indo depois para a Pasta que você criou para os seus
Projetos gerados no Project©98 (ou crie agora pelo EXPLORER).
Após ser identificado o Projeto (seu nome só aparecerá na Barra de Título após ser Salvo)
você então poderá entrar os dados das Atividades; isso como já dissemos, pode ser
digitado diretamente na tela do Gráfico de Gantt, ou clicando no comando INSERT e
depois no comando TASK INFORMATION. Ou também clicando-se com o botão direito do
mouse sobre uma tela de Atividades, como o GANTT GRAPH, PERT CHART, etc.
V á preenchendo o nome das atividades e a sua duração como entrada básica dos dados do
projeto. No nome das atividades é aconselhável não usar acentos, cedilhas, etc., do
alfabeto português pois o programa é em inglês, além do que é mais fácil e rápido digitar
sem acentos, etc. Ao entrar com duração em Horas apague a padrão (default) que é Days
entrando com a abreviatura h ou hr. Ao entrar mais do que uma atividade predecessora
para uma atividade, separe cada número da atividade com o sinal ; (ponto-e-vírgula)
sem espaço depois.
Para fazer o relacionamento das atividades (indicar de qual ou quais atividades uma
certa atividade depende), pode ser usado o método de “marcar” ou “selecionar” as
atividades que serão ligadas e depois clicar no Botão “Link Tasks” (vide figura a seguir),
ou, rolar para a direita a Barra de Rolagem no final da tela, correspondente a coluna das
Muito bem, agora que, basicamente, já entramos com boa parte da nossa Rede
PERT/CPM, então vamos salvá-la novamente num arquivo, para não perdermos nada e
podermos depois fazer os ajustes e alterações que se façam necessárias. Faça isso
periodicamente a intervalos curtos mesmo que você tenha um No-Break, não se arrisque,
não confie na sorte! Assim sendo clique no menu FILE e depois no comando SAV E AS...
seguido do nome que queremos dar ao arquivo (sugere-se um nome relacionado com o
nome do Projeto, seguido da extensão-padrão .MPP).
Aceite a “sugestão” do Wizard, de gravar com BaseLine, como já dissemos antes, mas
com a seguinte ressalva: QUANDO V OCÊ TIV ER CERTEZA DE QUE CHEGOU A UM
PLANO ESTÁV EL, QUE SERÁ CONSIDERADO COMO O SEU PLANO FIRME E
CONSISTENTE PARA INICIAR O PROJETO, ENTÃO GRAV E O BASELINE PLAN
PELA ÚLTIMA V EZ E DAÍ EM DIANTE NÃO ACEITE MAIS A SUGESTÃO DO
WIZARD DE GRAV AR COM BASELINE. No entanto, mais adiante se você quiser ter um
arquivo inermediário do projeto, então grave o ÍNTERIM PLAN (plano interino) como já
explicamos antes, o Ínterim-Plan é o mesmo que o baseline mas de uma posição mais
adiantada do projeto (já em andamento e execução).
Em seguida você deve designar, ou seja, atribuir, − os Recursos que devem ser alocados a
cada Atividade durante a sua execução ao longo do tempo. Mas na nossa opinião prática,
é interessante você “afastar” para a direita a barra separadora do
calendário/cronograma, arrastando-o para a direita até deixar a coluna dos recursos
“descoberta” a vista, de forma a que você já digite todos os dados das atividades, caso
contrário poderá faze-lo mais tarde, mas terá dois trabalhos para a mesma tarefa.
Outra dica importante para você personalizar a sua visualização do GANTT CHART é
clicando em PROJECT na Barra de Menus e depois em SORT ou FILTERED FOR: ALL
Dirce Quandt de Oliveira 175
Administração Por Projetos
Agora clique na barra de ferramentas de fundo cinza escuro a sua esquerda e clique em
PERT CHART, e examine a rede de precedências resultante do cadastramento das
atividades. V eja que as atividades em vermelho compõem o caminho crítico, analise bem
a rede, para isso clique no menu V IEW (exibir) e depois no comando PERT CHART e você
terá a Rede em 100% da sua visão, caso você deseje aumentar ou reduzir esta
aproximação, clique em V IEW (exibir) e depois em ZOOM, assim você terá uma Caixa de
Diálogo para isso. As atividades com o perímetro desenhado em vermelho indicam o CC-
Caminho Crítico.
Tudo que estiver na tela pode ser impresso, clicando em FILE e depois em PRINT, ou
clicando em V IEW (exibir) e depois em REPORTS, e aí usando a Caixa de Diálogo abaixo,
a qual requer um duplo clique para cada opção.
Para ajudar mais ainda nesta avaliação você tem a opção MORE V IEWS (mais telas)
vide a seguir na mesma barra de ferramentas de fundo cinza a sua esquerda e surgirá
a tela a seguir, com as muitas opções de relatórios na tela os quais você pode em seguida
mandar imprimir.
Marque TASK DETAILS FORM e clique no botão APPLY para ver a ficha de cada
atividade e assim, além de examinar a atividade individualmente, poder fazer as
alterações que quiser, seja por atualização periódica dos dados, seja para refinar as
informações.
Para avançar ou retornar para outra atividade dentro do arquivo, aperte o o botão NEXT
para avançar ou o botão PREV IOUS para retornar.
Repare que aqui talvez seja o lugar mais pratico para você entrar os dados de: Nomes dos
Recursos alocados por atividade (Units=Unidade e Work=Carga), bem como o dado
importantíssimo, que é o Type of Precedence = Tipo de Ligação, e o respectivo Lag se
houver.
Para se obter uma visão concisa e atualizada, clique em V IEW (exibir) depois em MORE
V IEWS (mais telas), e clique no último formato disponível na relação: TRACKING
GANTT (acompanhamento pelo gantt) seguido de APPLY (aplicar). Leia também a
importante dica contida no GLOSSÁRIO, no item TABLE.
LAG E LEAD 23
RESUMINDO:
23
NA: lead time = tempo de cobertura, de moldar; lag time = tempo de retardo, de atraso. Fonte: software
tradutor Globalink Power Translator Pro - versão 6.2 e Dicionário Eletrônico Michaelis Inglês-Português.
Dirce Quandt de Oliveira 184
Administração Por Projetos
Com o tempo do LEAD, você pode programar uma sobreposição entre duas atividades, de
modo que uma atividade comece antes que sua predecessora termine. Adicionando um
LAG, você pode postergar o início de uma atividade sucessora.
V ocê pode expressar o tempo do LAG ou do LEAD como unidades de tempo da duração ou
como uma porcentagem da duração, da atividade predecessora, nunca da sucessora. Por
exemplo, se a pintura da parede precisa secar por um dia antes que você possa pintar o
mural, você pode especificar um LAG de um dia entre o término da atividade “Pintar
Parede” e o início da atividade “Pintar o Logotipo da Loja”. Ou, se o eletricista pode
iniciar a instalar a fiação das luminárias após metade do forro estar instalado, você pode
especificar que a atividade “Instalação das Luminárias” pode iniciar quando a atividade
OUTLINE
Por que fazer um OUTLINE (Sumarização) na programação da sua rede PERT ? Quando
você faz um OUTLINE, “sumarizando” as atividades na programação do seu projeto, você
o organiza de forma a poder ver a estrutura do seu projeto, tornando a Rede PERT mais
fácil de ser gerenciada. Com o OUTLINE você pode:
24
Endentação = endentação significa criar recuos para o que está ligado a algo maior, como se
costuma fazer num texto quando se insere um Item e embaixo um Subitem, este tem sempre um recuo à
direita, isto é a endentação. A desendentação é o ato de desfazer esta relação de subordinação.
Dirce Quandt de Oliveira 189
Administração Por Projetos
Lembre-se que a duração, custos e outros dados, DA ATIV IDADE, serão a soma dos
mesmos dados DAS SUBATIV IDADES. Não se esqueça, que na Rede PERT/CPM, as
Atividades Sumarizadoras aparecerão normalmente, ligadas as suas Predecessoras e
Sucessoras, mas as suas Subatividades aparecerão “soltas” logo abaixo das suas
respectivas Atividades Sumarizadoras, à qual estão vinculadas.
CONSTRAINT
Com ela você pode escolher uma data específica, pré-definida, para controlar o início ou o
término de uma atividade (desde que você esteja seguro de que a atividade precise iniciar
ou terminar nesta data). Isto poderá criar uma folga artificial na sua Rede PERT, um
“balão” de tempo solto, isto porque uma data fixa se sobrepõe ao efeito de
interelacionamento das atividades.
Como regra geral você deve deixar o MS-Project©98 determinar a data de início ou de
término, baseado nos interelacionamentos que você mesmo designou para as atividades.
Por outro lado, se você mover uma atividade, arrastando-a com o mouse no Gráfico de
Gantt, o MS-Project©98 usará ou a restrição SNET ou a SNLT (a seguir explicadas). Já
como padrão, o sistema entende que todas as atividades são padronizadas para iniciar
numa data o mais cedo possível, ou seja, o padrão é o código ASAP (As Soon As Possible).
Há 8 códigos dos tipos de restrições de datas, disponíveis no MS-Project©98:
ASAP = (As Soon As Possible), disparar o início da atividade o mais cedo possível,
baseado nos outros interelacionamentos e nas outras restrições. Usado para a maioria
das atividades enquanto estiver montando a Rede PERT. Não entre uma data para usar
esta Restrição.
ALAP = (As Late As Possible), disparar o início da atividade o mais tarde possível,
baseado nas outras interelações e/ou restrições. Usado para a maioria das atividades
enquanto estiver montando a Rede PERT. Não entre uma data para usar esta Restrição.
SNET = (Start No Earlier Than), não iniciar a atividade antes da data especificada.
Iniciar a atividade na data especificada ou após ela. Use-a quando uma atividade NÃO
PODE INICIAR ANTES de uma data especificada. Quando você entra uma Data de Início
da Atividade, automaticamente o sistema assume esta data como tipo SNET.
SNLT = (Start No Later Than), não iniciar a atividade após a data especificada. Iniciar a
atividade na data especificada ou antes dela Use-a quando uma atividade deve iniciar
por volta de uma data especificada.
MSO = (Must Start On), iniciar a atividade na data especificada. Use-a quando você
precisa que uma atividade comece especificamente numa certa data.
FNET = (Finish No Earlier Than), não terminar a atividade antes da data especificada.
Use quando uma atividade não pode terminar antes de uma data especificada. Quando
você entra uma data de término de uma atividade, o sistema assume automaticamente
esta data como FNET. É o mesmo que, na pratica, terminar a atividade na data
especificada ou após a data informada inicialmente.
FNLT = (Finish No Later Than), não terminar a atividade após a data especificada. O
mesmo que terminar a atividade na data especificada ou antes desta data. Use quando
uma atividade deve terminar por volta de uma data especificada.
Dirce Quandt de Oliveira 192
Administração Por Projetos
MFO = (Must Finish On), terminar a atividade na data especificada. Use quando você
precisar que uma atividade termine especificamente numa certa data.
As opções ASAP e ALAP são os códigos mais recomendáveis, pois com eles o sistema
pode programar e reprogramar as atividades com relativa flexibilidade em relação às
suas atividades antecessoras e sucessoras. Todas as demais opções amarram o início ou
o fim da atividade a uma data especifica, limitando a flexibilidade do sistema
automaticamente calcular sua programação de datas, bem como limitam a habilidade do
MS-Project©98 em nivelar recursos com sobre-alocação e, se uma Restrição de Datas
conflitar com um interelacionamento de uma atividade, a Restrição superestima este
interelacionamento. Por isso as opções SNET, SNLT, MSO, FNET, FNLT e MFO, podem
e devem ser usadas, mas com o usuário entendendo e controlando as repercussões que
acarretarão nos cálculos do sistema. Tratar-se-a de um efeito controlado e neste caso
benéfico a administração do projeto.
Para reverter as Restrições você deve de tempos em tempos verificar se as restrições que
você fez são necessárias. Para isso, estando com o Gráfico de Gantt na tela, escolha o
comando TABLE no Menu V IEW (exibir) e, depois escolha MORE TABLES. Na Caixa de
Diálogo TABLES, selecione o comando “Constraint Dates” (restrição de datas) e depois
clique no botão “Apply” (aplicar). O MS-Project©98 substitui as colunas na tabela do
Gantt para listar as restrições de datas para suas atividades. Confira-as e confirme se as
restrições de datas continuam válidas.
Agora que você entrou com os dados e montou sua Rede PERT/CPM preliminar, só nos
resta acrescentar algumas poucas sugestões a mais, para que você comece realmente a
gerenciar o projeto com o Project©98.
Em primeiro lugar, é importante frisar que o que você irá gerenciar é o projeto, ou seja os
tempos, recursos e custos envolvidos na execução do plano para se alcançar um
determinado objetivo. Não é seu trabalho fazer considerações sobre o objetivo do projeto,
e o Project©98 cumpre a função dele, em lhe ajudar nesta tarefa, facilitando a
administração do planejamento. Assim sua meta é cumprir o plano no menor prazo, com
os menores custos, que advirão do menor e melhor uso dos recursos.
Portanto, montada a Rede PERT/CPM faça diversas avaliações e altere o que acha
necessário para maximizar a eficácia do plano, procure nesta hora enxergar quais
atividades podem ser sobrepostas com o LEAD TIME, que interelacionamentos podem
ser feitos com o LAG TIME, que data e prazos podem ser amarrados com a RESTRIÇÃO
e o MILESTONE.
Procure tornar a Rede menos detalhada para não ficar confusa, mas use a
SUMARIZAÇÃO (OUTLINE) para indicar e visibilizar detalhes amplamente. Nesta
ocasião use o WBS, criando uma codificação para suas atividades e subatividades,
lembre-se que o código WBS permite até 16 caracteres, onde facilmente você pode
identificar dados importantes como Nº da Atividade, Nº da Subatividade, Responsável e
Nº EDT ou EDP (este nº EDT ou EDP, independente do WBS, permitirá que você
classifique e separe os grupos de atividades afins). Distribua aos usuários junto a Rede
PERT e o Gráfico de Gantt, uma lista dos códigos WBS e se você os criar, os códigos EDT e
EDP, bem como a explicação de cada nome de atividade, os quais provavelmente terão
que ser em muitos casos muito abreviados na sua descrição.
Outro recurso para detalhar a Rede PERT é usar o Grau de Prioridade (PRIORITY), ela
permite ao sistema nivelar melhor os recursos pelo desempate quando houver conflitos no
uso dos recursos. Também permite a classificação via seleção do menu TOOLS
(ferramentas) na Barra de Menus e depois do comando SORT (classificação).
O mais importante será conferir, alterar e ver, as fichas das atividades clique no
menu V IEW (exibir), depois no comando MORE V IEWS (mais telas) e aí escolha TASK
DETAILS FORM (ficha de detalhes das atividades). Esta ficha é completa e ainda
permite se avançar ou recuar na lista de atividades. Nela você pode conferir e fazer toda e
qualquer inclusão/alteração de dados nas atividades.
Claro que para ter uma visão melhor para fazer estas avaliações e reavaliações, você deve
preferencialmente imprimir o GANTT CHART e o PERT CHART, pois ambos lhe
permitem ter uma visão global mais clara que olhar só na tela do monitor de vídeo.
Entre com os Recursos após ter revisado e confirmado a programação dos Tempos das
atividades. Da mesma forma, só entre os Custos após ter entrado com os Recursos e
revisado-os. Isto porque cada aspecto deste (Tempos, Recursos e Custos) tem suas
particularidades e deve ser tratado cuidadosamente e por inteiro, para melhores
resultados. Após os 3 terem sido incorporados e com tudo integrado, aí então o controle e
avaliação, deve ser global e completo.
É importante que você adapte o padrão do sistema a cada projeto, para isso clique no
Menu TOOLS (ferramentas) na Barra de Menus e depois no comando OPTIONS (opções).
Nele você terá outras opções numa Caixa de Diálogo chamada OPTIONS, a qual tem as
seguintes abas: GENERAL (Configuração Geral de Operações), V IEW (Configuração dos
Parâmetros de Exame e Exibição dos Dados/Informações), EDIT (Configurações de Edição
dos Dados), SPELLING (Configurações de Correção Ortográfica, que na versão em inglês
do sistema é pouco útil à nós brasileiros), MODULE GENERAL (Especificações das
Opções Gerais para Aplicações em V B-V isual Basic), MODULE FORMAT
(Especificações de Fontes e Cores para Aplicações em V B-V isual Basic), SCHEDULE
(Configurações dos Cálculos de Datas/Tempos), CALCULATION (Especifica com o
Sistema fará os Cálculos do(s) Projeto(s) ), CALENDAR (Especifica Ajustes para o
Calendário do Sistema).
8. MS-PROJECT© VERSÃO EM
PORTUGUÊS, DIFERENÇAS DA VERSÃO EM
INGLÊS
N
ão existem diferenças fundamentais entre as duas versões em termos de
linguagem, mas cabe ressaltar que a tradução, se de um lado foi bem feita em
termos idiomáticos, perde no que diz respeito ao uso do jargão digamos,
clássico, da área de Project Management (Administração de Projetos / Gerência de
Projetos) no Brasil, onde tradicionalmente se usou sempre mais o inglês, de resto, com
em todo o mundo.
Como por outro lado o técnico e o usuário de um sistema como esse deve, por obrigação
profissional dominar o idioma inglês, pelo menos na parte que lhe permita o uso
tranqüilo de qualquer software e métodos ou técnicas norte-americanas (e mesmo as
européias e japonesas usam o inglês como idioma padrão).
Então é bem mais recomendável que o usuário faça uso da versão em inglês, pois terá
nela a totalidade dos termos do linguajar do assunto, e não nomes em português, que às
vezes nos remetem a novos conceitos criados dentro do software específico da Microsoft™,
por interesse empresarial dela, ou por que o(s) tradutor(es) contratado(s) não são(eram)
“do ramo” do PM, e não sabiam quais sãos os termos que os GP preferiram adotar em
português e quais os termos que os GP preferiram manter em inglês (aliás a maioria), e
assim esses termos “criados” ou no original pela Microsoft™ ou na tradução da
Microsoft™ poderão não existir em outras publicações do gênero em inglês ou português
(neste caso porque traduções são personalisadas e variam entre si).
Há termos/palavras como TASK (tarefa ??) que tanto podem indicar atividade como
servir para ser uma das possíveis traduções para ASSIGNMENT dependendo do
contexto, pois esta palavra (assignment) conforme a situação pode ser traduzida como
DESIGNAÇÃO (termo mais usado há mais de 20 anos), ou ATRIBUIÇÃO (usado na
tradução da Microsoft), que são os 2 um pouco diferentes do sentido do original, e até
podemos traduzir como TAREFA (quando for um “assignment” de “work”), e dependendo
do momento.
Por isso na nossa tentativa de tradução, usamos às vezes mais de uma palavra para um
mesmo termo em inglês, para que houvesse ao leitor novato, uma maior facilidade de
compreender o SENTIDO da palavra, até que ele (leitor) captasse bem o significado
intrínseco, o sentido, e o respectivo termo orinal da PM em inglês, e daí em diante
dominasse a terminologia, esse é o nosso objetivo, ajudar o leitor a compreender todas
essas técnicas de PM e, apreender e dominar a terminologia em inglês e português.
Fizemos o possível nesse sentido. Qualquer crítica ou sugestão nos enviem, por favor.
Se você amanhã for participar de um congresso de PM, por exemplo, outros colegas
profissionais da área poderão se usar outros software que não o MS-Project© e ai a sua
terminologia “Microsoftiana” não será compreendida por eles, e até pior, você poderá não
entender termos lá falados pelos palestrantes.
Isso nos lembra que quando você for ler algum livro em inglês ou mesmo traduzido, nem
sempre os termos traduzidos serão coincidentes com aqueles usados pela Microsoft™
mas nos livros em si sempre há uma preocupação dos tradutores em manter glossários ou
algo assim, que remeta você ao termo original em inglês caso você se confunda com a
tradução, o que já não ocorre nos termos traduzidos nas telas e caixas-de-diálogo do
Project© cujos espaços exíguos às vezes exigem “contorcionismos” dos tradutores para
“inventar” ou adaptar palavras que ao mesmo tempo traduzam uma palavra em inglês e
caibam no espaço determinado na tela do software. Deu para perceber? Assim se você
dominar o jargão, o dialeto dos Gerentes de Projeto, ou Project Managers, mundialmente
falados, o benefício será seu em ler, escrever e falar uma língua padrão mundial.
Esta é a nossa opinião, por isso mantemos o Glossário ao final para que o leitor conheça
os termos técnicos do sistema e ao mesmo tempo facilite-o no uso do Project© em inglês.
Mostraremos abaixo, como referência, a lista tripla dos termos originais do Project© 98,
em inglês, seguido do português, e depois da tradução(ões) que fizemos/usamos 25 neste
livro:
25
NA – usamos a seguinte nomenclatura: 1) Se houver um “idem” então nós concordamos com a
tradução da Microsoft™ e a usamos também no livro, 2) Se houver um “idem” seguido de outro(s) termo(s)
indica que concordamos com a tradução mas usamos também outro(s) termos no livro, e 3) Senão houver
um “idem” então discordamos da tradução e indicamos o(s) termo(s) de nossa preferência profissional
usados no livro.
Dirce Quandt de Oliveira 199
Administração Por Projetos
PLANILHA NA TELA
PLANILHA NA TELA
N
este capítulo procuramos desenvolver com o leitor, passo-a-passo, um pequeno
mas completo projeto, que aborde a maioria dos recursos do Project©98 na
realidade do dia-a-dia empresarial. Como já explicamos no capítulo anterior,
preferimos utilizar a versão em inglês, por nos parecer mais fiel com os termos clássicos e
já dominantes do jargão do PM 26 internacional, e também porque pelos inúmeros
contatos que temos com os nossos leitores, a inglesa com certeza é a versão mais
utilizada, bem mais do que a em português.
Aliás deixamos aqui uma sugestão para a Microsoft™: por que ela não elabora uma
versão “brasileira”, com o aplicativo em inglês, mas toda a documentação, seja a
impressa em papel, seja a digital dentro do aplicativo como HELP, etc., em português?
Creio que seria a solução híbrida ideal. E mais, poderia até haver uma tecla tipo F1 que
apertada sobre um campo determinado, daria, na dúvida do usuário, a tradução para o
português, do termo em inglês contido na tela naquele momento.
No papel de efetivo ou nomeado Gerente de Projeto, o que vai lhe ocorrer em primeiro
lugar é receber um objetivo, ou mesmo apenas uma idéia, para analisar visando o seu
gerenciamento. O “problema” a resolver enquanto “Técnico em APP” é montar um Plano
de Execução que viabilize a consecução do objetivo da forma mais rápida, econômica em
termos de pessoal, material e dinheiro, e que atinja a melhor qualidade possível.
Para exemplificar, tomamos um caso real da nossa vivência recente, qual seja o da
construção de uma casa para mim, meu marido e 3 filhos, aqui na capital do Mato Grosso
do Sul, que também tenha acomodações para receber a visita de parentes e amigos do
sul, sudeste e nordeste, onde temos colegas, amigos e parentes.
26
PM = Project Management
Dirce Quandt de Oliveira 210
Administração Por Projetos
Sendo assim aproveitamos este caso real para quase que encerrar o nosso livro, com um
exemplo que aplique todos os conhecimentos e experiências que colocamos ao leitor até
este ponto, tanto em termos de APP como de uso do Project©98.
Já os aspectos menores, mais detalhados, devem ser obtidos particularmente com cada
responsável por cada fase/etapa/segmento da obra, de um lado por que ele é que têm a
obrigação de conhecer o seu “métier”27 e de outro por que cabe ao GP (e em parte a sua
equipe) ser o único elemento a ter a visão ampla, geral e aglutinadora de todo o projeto, e
para ter essa visão o GP deve ter uma certa isenção no envolvimento com problemas
particulares, deve ter a capacidade de, mesmo para um problema específico, manter o
foco amplo para enxergar a solução num recurso que está alocado noutra área (por
exemplo). Então reiterando não aceite gerenciar algo que você não conheça bem, ou
peça tempo para se ambientar com segurança, que é para assim saber um pouco de tudo e
conseqüentemente elaborar o planejamento e a Rede PERT com segurança; mas procure
estar sempre observando TODOS os aspectos específicos, particulares, para então usar a
sua ampla visão generalista e saber replanejar no sentido de resolver os problemas que
sempre e constantemente surgem.
Desta forma neste caso da construção da casa estes princípios agora propostos se
aplicam bem, pois nós temos um domínio geral do assunto, tanto no aspecto teórico como
prático, e para consolidar procuramos observar algumas obras semelhantes em
andamento, buscamos nos atualizar em livros e vídeos sobre aspectos técnicos da
construção de casas, contatamos fabricantes de materiais como cimento,
impermeabilizantes, e outros materiais para saber como eles indicavam que devia ser
sua utilização (para aprendermos seu uso e aplicação corretas, o que costuma ser
27
NA: mé.tier [met'je] sm trabalho; profissão; emprego; experiência; habilidade. avoir du métier ter jeito,
habilidade. métier à bas máquina de malharia. Fonte: Dicionário DIC-Michaelis Eletrônico.
Dirce Quandt de Oliveira 211
Administração Por Projetos
diferente do que muitos engenheiros e mestres-de-obra fazem), enfim termos a tal visão
geral de maneira firme e auto-confiante, deixando os detalhes para o refinamento do
plano e o seu controle cuidadoso, mas sermos capazes as vezes de rebater falsas verdades
que os técnicos responsáveis por partes do projeto costumam colocar, dificultando e
atrasando a solução de problemas às vezes sérios.
Como exemplo disso para fixar bem o conceito deste papel aglutinador do GP,
principalmente no que tange a sempre buscar rapidamente a solução dos problemas para
não deixar o tempo passar, e com ele os atrasos, que aumentam os custos e baixam a
qualidade, lembramos aqui um caso ocorrido com meu marido em 1974 numa
multinacional fabricante de equipamentos para telecomunicações e que era fornecedora
contratada da EMBRATEL, e no caso de um contrato de fornecimento de equipamentos a
serem desenvolvidos e fabricados especificamente para sanar uma dificuldade daquela
empresa estatal em operar o seu Tronco-Nordeste de Microondas (ligação de telefonia e
TV entre o nordeste e o sudeste do país), esse fabricante estava atrasado na entrega dos
equipamentos, estava pagando multas por este atraso, a contratante EMBRATEL estava
atrasada com a operação do seu sistema e os seus técnicos tentavam corrigir o problema,
mas quando vinha a equipe de testes de aceitação da EMBRATEL, o equipamento não
funcionava dentro dos parâmetros exigidos.
Com o uso dos conceitos de APP e montando uma Rede PERT detalhada, aplicada ao
software PCS-Project Control System da IBM, num computador IBM /360 (o maior da
época), meu marido foi rapidamente chegando no fulcro do problema, que era um
componente de uma placa de circuito impresso, um relé encapsulado, portanto de difícil
visualização, mas que estava se oxidando por dentro da cápsula, e ele, desempenhando
corretamente o papel de GP e fazendo sempre entrevistas com diretores, gerentes,
engenheiros, técnicos e operários da fábrica, portanto mantendo uma visão ampla da
situação, descobriu junto a um funcionário do almoxarifado que naquele bairro da capital
paulista era comum a oxidação de materiais armazenados por muito tempo (que era o
caso) em virtude da poluição ácida, à qual ninguém estava dando importância e ele com a
visão macro que o seu papel de GP exigia, rebateu a informação em vários níveis, com
técnicos de Controle de Qualidade, engenheiros do Laboratório, conseguiu testes daquele
componente e da placa; então confirmou-se a hipótese, e apesar de ainda ter-se demorado
mais algum tempo para se obter a sua substituição, o contrato foi cumprido e encerrado
facilitando as telecomunicações da época, e meu marido ganhou um aumento no salário!
28
NA = Verbete: encalacrar [De en-3 + calacre + -ar2.] V. t. d. Pop. 1. Meter em empresa prejudicial,
meter em embaraços, em dificuldades; entalar: Fez o amigo entrar num péssimo negócio, e encalacrou -o.
V. p. 2. Meter-se em embaraços, em dificuldades. 3. Endividar-se. − Fonte: Dicionário Aurélio Eletrônico.
Dirce Quandt de Oliveira 212
Administração Por Projetos
Daí em diante a própria tarefa de gerenciar este projeto ficou mais fácil e logo pudemos
assumir outro projeto em paralelo, éramos interrompidos apenas pelas visitas de outros
coordenadores do mesmo sistema em outros estados, da TELESC, TELEMIG, TELERJ e
outras empresas, que vinham conhecer e até copiar o nosso trabalho, pela bem sucedida
aplicação e uso da APP e do PERT/CPM.
Houve muitos outros casos, pois este papel de GP é essencialmente para isso, agilizar o
projeto, colaborar na solução de problemas e garantir prazos, custos e qualidade. Noutra
feita o problema era que numa obra para o Governo do Estado de São Paulo, em 1976, a
equipe de engenheiros do projeto estava tão envolvida na busca da melhor e mais
sofisticada solução técnica, que a conclusão do projeto estava atrasando, e sem o projeto
não se poderia fazer o orçamento da sua implantação, atrasando a construção e operação,
enfim um atraso difícil de se recuperar. Ocorre que nós, e a equipe do projeto, procurando
sempre nos mantermos a par de tudo que se relacionava ao projeto, e por isso mantendo
contatos em todos os órgãos possivelmente envolvidos ou que viessem a se envolver com o
projeto, um dos técnicos da equipe detecta que a informação que se recebera da área
econômico/financeira sobre os prazos de orçamento estavam equivocados e
29
NA = consistência é o nome que se dá ao sistema que: 1º) recebe as fichas e planilhas preenchidas
pelos usuários, 2º) estas são digitadas pelo corpo de digitadores, e 3º) estes dados digitados são
submetidos ao sistema de consistência para verificação/indicação de possíveis erros, ou de
preenchimento das fichas, ou de digitação. É’ uma sistematica usada nos sistemas de processamento
centralizado, comum nos anos 60 a 80.
Dirce Quandt de Oliveira 213
Administração Por Projetos
Levada esta informação a direção da empresa estatal, a princípio não queriam dar
importância a informação, mas feitas simulações na Rede PERT computadorizada num
Burroughs 6700 do CCE-Centro de Computação Eletrônica, da Escola Politécnica da
USP, foi possível convencer a equipe de engenharia a simplificar a solução técnica para
reduzir prazos e custos, bem como fazer com que a equipe econômica já começasse a
montar o orçamento, e a Diretoria a fazer um trabalho político para obter apoio para o
projeto junto ao Governador e Secretários concernentes ao caso.
Espero que estes, entre muitos outros exemplos que seria extenso citar aqui, tenham
ajudado a alertar o leitor e faze-lo perceber a importância do GP (e sua equipe) ser uma
pessoa que domine o assunto do projeto a ser gerenciado por ele e que procure extrair dos
especialistas de cada matéria pertinente ao projeto, conhecimentos que ampliem este seu
domínio do assunto, mas que mantenha durante do processo de execução do projeto uma
certa distância, uma visão macro e generalista, para só descer nos detalhes quando for
oportuno e propositado, procurando arrematar soluções, recursos e principalmente idéias
(criatividade para o GP é “pão nosso de cada dia”) para então, junto com a equipe, de
forma pragmática e eclética, debater e encontrar a saída para os problemas.
Mas em primeiro lugar vamos ao básico: a lista das atividades, com responsáveis,
durações e precedências. No nosso caso, conversando com arquitetos, engenheiros,
financiadores (Caixa Econômica Federal) e outros, e nós mesmos a própria família,
chegamos as tabelas e relações abaixo, as quais servem para compor a Rede PERT do
Projeto, bem como muitas e muitas folhas de anotações que formarão o “Diário de
Bordo” do Projeto, pois ele é uma memória indispensável sob todos os aspectos, e uma
maneira de todos na equipe poderem saber o que está acontecendo no projeto.
Não esqueça de observar que nas tabelas a seguir a unidade DIAS é em dias úteis, no
Project©98 o calendário interno padrão automaticamente salta os sábados e domingos.
Já os Feriados dependem do usuário criar um calendário personalizado.
Responsável = Duração:_dias = d
Nro. e Descr ição da Atividade
cód. WBS horas = h
1. Compra do terreno
1.1 Consulta a corretores e jornais CONTR 10d
1.2 Visitas no bairro desejado FAM 10d
1.3 Negociação e compra CONTR 10d
1.4 Registro da documentação em cartório FAM 15d
2. Planejamento Geral
2.1 Avaliação das Necessidades da
Família FAM 45d
2.2 Consulta a Livros e Revistas de
FAM 60d
Arquitetura e Engenharia
2.3 Visitas a Obras Próximas ao Terreno e CONTR 15d
Semelhantes a Desejada
2.4 Compra de Software para Desenho de CONTR 2d
Plantas
2.5 Discussão do Croqui Preliminar c/ a CONTR 5d
Família
2.6 Elaboração do Croqui Definitivo CONTR 5d
2.7 Elaboração de Lista de Necessidades
FAM 3d
da Família
2.8 Elaboração dos Requisitos FAM 3d
Construtivos
2.9 Preparação de Dossiê dos Objetivos CONTR 30d
da Família e dos Limites de Tamanho,
Padrão e Preços CONTR
Responsável = Duração:_dias = d
Nro. e Descr ição da Atividade
cód. WBS horas = h
4. Contratação de Arquiteto
4.1 Observação de obras semelhantes
FAM
perto do terreno 2d
4.2 Consultas a amigos etc. que já
contrataram bom arquiteto FAM 5d
4.3 Visita a alguns escritórios de
arquitetura para conversa inicial CONTR 5d
4.4 Definição de 3 profissionais para pedir
proposta FAM
2d
4.5 Pedido de proposta e orçamento a
CONTR
partir do dossiê
3d
4.6 Avaliação das propostas e definição do CONTR
arquiteto 3d
4.7 Elaboração e assinatura do contrato
com o arquiteto CONTR 5d
4.8 Pagamento da parcela inicial dos
serviços do arquiteto CONTR 1h
4.9 Pagamento da parcela parcial dos
CONTR 1h
serviços do arquiteto
5. Projetos da Casa
5.1 Levantamento topográfico do terreno ARQ 2h
5.2 Sondagem do terreno ARQ 2h
5.3 Limpeza do terreno CONTR 2d
5.4 Medição e marcação de limites ARQ 2h
5.5 Elaboração do 1.o ante-projeto
arquitetônico ARQ 5d
5.6 Análise crítica pela família e devolução
CONTR 2d
-- 1
5.7 Elaboração do 2.o ante-projeto
ARQ 5d
arquitetônico
5.8 Análise crítica pela família e devolução CONTR 2d
-- 2
5.9 Elaboração do projeto arquitetônico ARQ 5d
definitivo.
5.10 Análise e aprovação pelo contratante CONTR 1d
Responsável = Duração:_dias = d
Nro. e Descr ição da Atividade
cód. WBS horas = h
5.11 Subcontratação do
CONTR 2d
Engenheiro-Projetista/Calculista
5.12 Reunião para discussão dos
CONTR 2h
parâmetros dos Projetos Elétrico e
Hidráulico-Sanitário
5.13 Elaboração do Projeto Elétrico ENG 5d
5.14 Elaboração do Projeto ENG 5d
Hidráulico-Sanitário
5.15 Elaboração do Projeto Estrutural ENG 5d
5.16 Análise e devolução pela família CONTR 3d
ENG 10d
5.17 Elaboração dos 3 projetos definitivos
5.18 Análise e aprovação pelo contratante
CONTR 1d
5.19 Emissão da ART e seu registro no 3d
ARQ
CREA
5.20 Elaboração e entrada na SEMURB da ARQ 5d
documentação técnica exigida pela
Prefeitura
5.21 Solução de pendências e emissão ARQ 30d
pela Prefeitura do Alvará para Construção
5.22 Preenchimento das Fichas da CAIXA..
ARQ 10d
5.23 Pagamento final dos serviços do
CONTR 1h
arquiteto e engenheiro
Responsável = Duração:_dias = d
Nro. e Descr ição da Atividade
cód. WBS horas = h
Responsável = Duração:_dias = d
Nro. e Descr ição da Atividade
cód. WBS horas = h
Agora que temos a relação das atividades, vamos definir a constituição, o conjunto e a
estrutura hierárquica dos responsáveis, para isso podemos usar o instrumento já
explicado anteriormente, chamado de WBS (ou EDT).30 V eja logo abaixo a aplicação a
este caso da Construção da Casa Própria.
CONTR
Contratantes
(esposa e
m arido)
Ní vel 1
FAM EQUI
Equipe do
Família
Projeto
Nível 1.1
Mestre de
Arquiteto CAIXA Engenheiro
Obras
Nível 2
30
WBS = work breakdown structure ou EDT = estrutura da divisão do trabalho.
Dirce Quandt de Oliveira 221
Administração Por Projetos
Devido a dificuldade de se exibir uma Rede PERT por inteiro num livro, as páginas
seguintes contém as partes da Rede PERT do nosso caso exemplo, de maneira que você
pode tirar uma xerox de cada página e montar o “quebra-cabeças”, utilizando a
numeração das páginas e as indicações de seqüência, para analisar o conjunto.
É desnecessário dizer que este exemplo não é absolutamente real já que na realidade nós
não passamos da etapa inicial na construção da nossa casa, e por isso a maioria dos
dados, principalmente de Recursos e Custos, são bastante imaginários e minimizados,
para não ocuparem muito espaço, mas são abrangentes o bastante para servirem como
um exemplo bem completo.
0. Início do Projeto -- 0 -- -- 0 --
1. Compra do terreno
1.1 Consulta a corretores e jornais 0 Esposa, Marido, c arro
1.2 Visitas no bairro desejado 1. 1 SS3d Esposa, Marido, c arro
1.3 Negociação e compra 1.1, 1.2 FF4d Esposa, Marido, Corretor
1.4 Registro da documentação em cartório 1.3 Esposa, Marido
2. Planejamento Geral
2.1 Avaliação das Necessidades da
Família 0 Esposa, Marido, Filhos
2.2 Consulta a Livros e Revistas de
0 Esposa, Marido, Filhos
Arquitetura e Engenharia
2.3 Visitas a Obras Próximas ao Terreno e
2.1 SS10d Esposa, Marido, Filhos
Semelhantes a Desejada e 2.2 SS10d
2.4 Compra de Software para Desenho de 2.1 SS15d Marido
Plantas
2.5 Discussão do Croqui Preliminar c/ a 2.4 Marido, Esposa, Filhos
Família
2.6 Elaboração do Croqui Definitivo 2.1,2.2,2. 3 Marido
e 2.5
2.7 Elaboração de Lista de Necessidades
2.6 Marido, Esposa, Filhos
da Família
2.8 Elaboração dos Requisitos 2.7 Marido
Construtivos
2.9 Preparação de Dossiê dos Objetivos 2.8 Marido, Esposa
da Família e dos Limites de Tamanho,
Padrão e Preços
4. Contratação de Arquiteto
4.1 Observação de obras semelhantes
perto do terreno 2.7 Esposa, Marido, Carro
4.2 Consultas a amigos etc. que já
2.7 Esposa, Marido, Carro,
contrataram bom arquiteto
Telefone
4.3 Visita a alguns escritórios de Marido, Esposa
2.9, 4.1, 4.2
arquitetura para conversa inicial
4.4 Definição de 3 profissionais para pedir 4.3 Esposa, Marido, Filhos
proposta
4.5 Pedido de proposta e orçamento a 3.7, 4.4
partir do dossiê Marido
4.6 Avaliação das propostas e definição do
4.5 Esposa, Marido
arquiteto
4.7 Elaboração e assinatura do contrato
4.6 Marido
com o arquiteto
4.8 Pagamento da parcela inicial dos Marido
4.7
serviços do arquiteto
4.9 Pagamento da parcela parcial dos 4.8, 5.19 e Marido
serviços do arquiteto 5.20
5. Projetos da Casa
5.1 Levantamento topográfico do terreno 4.7 Arquiteto
5.2 Sondagem do terreno 5.1 Geologo
5.3 Limpeza do terreno 5.1 Operarios, Trator
5.4 Medição e marcação de limites 1.4, 5.3 Topógrafo
5.5 Elaboração do 1º ante-projeto
arquitetônico 2.9, 5.4 Arquiteto
5.6 Análise crítica pela família e devolução
5.5 Marido, Esposa, Filhos
-- 1
5.7 Elaboração do 2º ante-projeto 5.6 Arquiteto
arquitetônico
5.8 Análise crítica pela família e devolução 5.7 Esposa, Marido
-- 2
5.9 Elaboração do projeto arquitetônico 5.8 Arquiteto
definitivo.
5.9 Marido
5.10 Análise e aprovação pelo contratante
Prezado leitor: você tem 2 modos para obter as folhas da Rede PERT/CPM do Projeto
CCP, um é vendo/imprimindo o arquivo PROJ_CCP.MPP nas pastas
EXEMPLOS/TESTES contidas no diskette em anexo; o outro modo é, através de um
programa de tratamento de desenhos e imagens, como o PAINT contico em ACESSÓRIOS
no WINDOWS, imprimindo então as folhas da Rede PERT conforme descrito no
ANEXO ao final do livro.
Se quiser imprima as folhas desta Rede PERT do Projeto CCP, e monte-as como indicado
pela numeração das Atividades e das páginas, para plena visualização. O mesmo se dá
com a mesma Rede obtida via o MS-PROJECT, mas a visualização − impressa − das
interdependências no Project© não é das melhores, embora no monitor de vídeo ela seja
boa.
Assim procedendo, agora o você leitor tem o plano pronto, com todos os dados já
levantados e devidamente planificado conforme mostra a Rede PERT, certo? Errado! Na
verdade antes de passarmos estes dados para o MS-Project© processar, temos que
reavaliar e replanejar, mais do que uma vez. Lembre-se da antiga máxima dos
profissionais de computação: “Garbage In, Garbage Out” (se você entrar com lixo no
sistema, ele lhe devolverá... LIXO). E então, o que fazer?
Fazer um PERT é algo como traçar o melhor caminho para uma viagem entre duas
cidades distantes 3000km pelo menos uma da outra, há sempre várias rotas diferentes,
para cada rota as atividades, tarefas, os recursos e custos necessários serão diferentes,
etc., se formos apressados nessa fase de planejamento, nossa viagem será um inferno de
problemas e dificuldades, e o plano não servirá para nada, tendo tudo que ser resolvido
“na raça”.
Dirce Quandt de Oliveira 228
Administração Por Projetos
Infelizmente nós temos uma grande experiência em ver empresas até grande, que
entregaram o PERT para pessoas inexperientes de planejamento o fazerem, de modo que,
na aparência saiu uma maravilha de visual de Rede, com 5000 atividades, controle de
recursos e custos, relatórios diários e semanais, relatórios gerenciais, etc., mas acontecia
sempre que na prática não tinha nada de compatível com a realidade, os fatos
atropelavam e passavam por cima sempre do plano, daí ninguém confia nele, ninguém o
respeita, os gerentes dos setores acabam nem lendo mais os relatórios e por mera
formalidade e rotina, mandam o funcionário mais simples preencher a atualização do
relatório, o qual por sua vez não reflete a realidade...
É o triste fim de uma grande ferramenta, ela passa a ser desacreditada e nunca mais
esse pessoal quer saber de PERT/CPM e depois vão para outras empresas com a mesma
cultura, resolvendo os problemas a medida que aparecem. Por isso gaste o tempo que for
necessário mas só libere o planejamento manual para ser introduzido no computador
quando tiver certeza que ele está BOM. Só não se deve tentar calcular datas, prazos e
Caminho Crítico manualmente, pois aí é que está a grande utilidade do computador, mas
o arranjo, o “design”, do plano conceitual é uma tarefa intelectual que o computador não
fará.
Aproveite este exemplo dado aqui, o Projeto CCP, que está na sua primeira aproximação
de planejamento, e aplique à ele todos os tópicos de APP já colocados anteriormente, e
toda informação sobre a matéria de Planejamento que você tiver conhecimento, e repasse
a lógica, a coerência, a consistência, do PERT do “Projeto Construção da Casa Própria”,
tornando essa Rede capaz de acelerar os prazos do projeto, aumentar sua qualidade e
servir de forte auxiliar ao trabalho gerenciador das áreas e pessoas envolvidas na
implementação do projeto, como se fosse um caso real. Nós mesmos ao terminarmos esta
primeira visão da Rede já percebemos muitas coisas que podiam ser melhoradas para
dar um aumento de desempenho e produtividade, caso fosse “para valer”, deixamos
assim então para você, no sentido de lhe servir de estímulo ao treino e aperfeiçoamento,
antes de usar o Project©98, principalmente, e também depois é claro.
Para transferir os dados das FLD para o MS-Project©98, abra o sistema e depois
automaticamente surge a tela do GANTT CHART, daí siga os passos a seguir:
31
NA = supomos que estas palavras-chave sejam para busca de arquivo, o que o HELP explica, mas
isso não nos ficou claro, até porque já existe o comando FIND no menu EDIT na barra de menus. A
Microsoft deve uma explicação melhor aos seus usuários.
Dirce Quandt de Oliveira 230
Administração Por Projetos
Não se esqueça de em cada aba da caixa, clicar em “set as default” para que essas
escolhas prevaleçam no próximo projeto, acarretando menos alterações. Lembramos a
você que Marcar e Desmarcar significa clicar num quadradinho para inscrever um “X” ou
apagar um “X”.
Dirce Quandt de Oliveira 232
Administração Por Projetos
Nesta janela digite um nome que você queira dar ao seu Calendário, mais embaixo
escolha qual tipo de calendário do sistema o leitor quer usar, e clique no botão OK,
em ambas as abas você tem como ajustar o seu calendário, principalmente no que tange
as característicos especiais do calendário. No caso do nosso projeto-exemplo não há nada
a alterar do padrão do sistema, salvo, na aba NONWORKING TIME, em “Calendar:”
escolher o nome do calendário recém criado. Não se esqueça, também, de ir agora em
FILE na Barra de Menus e escolha PROPERTIES para lá redefinir o seu calendário,
escolhendo agora aquele que você acabou de criar.
5) Por fim, no nosso caso, inclua uma coluna na tela de entrada de dados de formato
GANTT CHART, para os nossos dados dos códigos de WBS Work Breakdown
Structure ou EDT - Estrutura da Divisão do trabalho, que é um tipo de organograma dos
executivos e executantes do projeto da nossa Rede exemplo. Fica entendido que no
nosso exemplo atual o “Código WBS” é o mesmo que o de RESPONSÁV EL, pois o
Project©98 não tem um campo específico para “Cód. de Responsável” como outros
softwares. Para isso estando na tela GANTT CHART, clique com o botão direito do
mouse sobre a primeira coluna após a coluna da descrição das atividades, que é a coluna
de Duração, de modo a que a nova coluna a ser criada se insira entre as duas, aí
surgirá a tela a seguir, na qual, para criar a coluna para o código de WBS preencha os
dados como segue, e para encerrar clique em BEST FIT (melhor ajuste).
Dirce Quandt de Oliveira 234
Administração Por Projetos
A seguir veja um modo de você entrar os dados propriamente ditos da Rede PERT/CPM
do projeto:
2º - Entre com a atividade 0 do projeto, aquela que “amarra” as outras e fixa a Data de
Início do Projeto, não esquecendo é claro de digitar a Duração igual a Zero e a data inicial
--- START (no nosso caso atual é 03/01/2000).
5º - Para entrar uma nova atividade sumarizadora, basta que você entre uma descrição e
depois clique em PROJECT na Barra de Menus e depois clique em OUTLINE e depois em
OUTDENT.
7º - Fique atento também para outra característica do Project©98 que a luz da nossa
experiência temos certeza que é negativa, trata-se da inexistência de um campo próprio
para a informação do Responsável pela Atividade; pois todos os sistemas de PERT/CPM
para computadores de grande porte, contemplam essa necessidade bem como o problema
citado no item 6º acima, inclusive alguns dão chance para se estabelecer um Responsável
Gerencial e um Responsável Operacional pela Atividade. É óbvio que a principal
utilidade deste campo é permitir a seleção de informações na tela ou impressas, para
cada Setor ou Funcionário/Pessoa Responsável, criando na prática uma agenda de
trabalho, que se for semanal é útil e prática, numa seleção por exceção pode-se obter um
conjunto de dados de “Atividades em Atraso por Responsável”, “Atividades Iniciadas e
Não Terminadas por Responsável”, “Atividades a Iniciar Dentro de 5 a 10 Dias”, “Lista
de Recursos por Responsável”, e assim por diante. Nós recomendamos que você sempre
faça um WBS baseado no organograma da empresa ou coisa semelhante, de forma a
montar uma estrutura dos responsáveis, pessoas ou órgãos, e usar esse código de WBS
que existe no sistema para o cadastramento. Embora a WBS possa e deva ser usada para
11º - Derradeiramente entre com os dados de CUSTOS, para isso clique em V IEW
(exibir) na Barra de Menus, depois em MORE V IEWS... (mais tipos de telas) e
finalmente escolha a “view” RESOURCE FORM (formulário de recursos) e clique em
“Apply” (aplicar os dados entrados) para acionar. Surgirá a tela como segue, que lhe
permite entrar o valor do custo por hora de utilização de cada recurso pré-estabelecido,
sendo que a cada entrada deve-se clicar em OK e depois em NEXT para chamar a tela do
próximo recurso a ter os seus custos valorizados.
12º - Se for do seu costume e interesse usar o método probabilístico de cálculo das datas
do PERT/CPM, então faça o seguinte: clique em TOOLS na Barra de Menus, a seguir em
Basicamente é isso o que basta para o leitor ir em frente e cadastrar todos os dados
anteriormente definidos nas FLD e na Rede PERT do Projeto Construção da Casa
Própria, e não esqueça de de tempos em tempos (curtos), mesmo que o leitor possua
um No-Break salvar o seu arquivo, sendo que na primeira salva use a opção SALV AR
COMO... (SAV E AS...) e defina o nome do arquivo, neste exemplo atual use
PROJ_CCP.MPP (crie antes uma pasta/diretório específica para os seus trabalhos com o
Project© 98), caso contrário o sistema assume o nome como Project1 na pasta default, e
assim por diante.
Porém num caso real, num caso seu, leitor, faça uma avaliação geral primeiro, para eleger
os veículos que tragam as melhores informações para cada futuro usuário do sistema,
faça um pequeno manual desta sua aplicação para distribuir aos usuários numa palestra
de apresentação do sistema aplicado, ou um memorando, uma folha mesmo, para cada
pessoa envolvida, contendo além da explicação geral do sistema o “caminho” para
extração das suas informações individuais processadas, afora o suporte seu e da equipe
do projeto. Se possível mesmo, o melhor é dar um treinamento de 1 dia ao menos para o
pessoal de nível gerencial e outro dia para o pessoal de nível de execução, que vão
trabalhar com o Project©98 não para os operários, fornecedores, etc., porque esses
nada tem a ver com o sistema.
O importante é que você leitor, enquanto Gerente do Projeto, evite que o usuário se dirija
ao sistema sem orientação nenhuma, e fique “garimpando” pelas informações, é óbvio que
ocorrerão 2 coisas, uma que os que gostam mais de operar o computador vão perder
tempo útil do seu trabalho para isso, e outra que os que não tem muita paciência irão
pouco a pouco deixando o sistema de lado.
RELATÓRIOS
Na verdade em nossa opinião, essas alternativas não são muito criativas e completas,
muito embora é evidente que o leitor deve avaliar cada uma pois sempre haverá algo que
lhe servirá de imediato, ou após uma pequena adaptação, o que é facilitado pelo sistema.
Mas na opção CUSTOM (personalizar) o leitor encontra uma ferramenta poderosa para
criar relatórios “sob-medida” para qualquer usuário, de nível operacional ou gerencial, e
para qualquer ocasião, uma reunião de emergência, por exemplo. A seguir a tela que
surge após se selecionar CUSTOM na tela anterior:
Nesta janela você encontra 25 tipos variados de pré-formatos aos quais pode-se clicar
num desses REPORTS (relatórios), como base do seu trabalho, e depois clicar em NEW
(novo) o que provocará o surgimento da seguinte janela:
Digamos que se façam as seleções abaixo, as quais indicam que queremos um relatório
da Programação de Datas & Prazos (SCHEDULE), com o FILTER (filtro) das Atividades
do Caminho Crítico, agrupadas por semana (PERIOD), organizadas pelas datas de início
mais cedo das atividades (EARLY START), e separadas por Responsável (WBS):
Nós estamos querendo definir um relatório classificado com a lista das atividades
separadas por semana, e por código de WBS (responsável) e classificada por data de
início mais cedo, e com o título (NAME) “Rel. Ativ. Semanais por Data de Início +Cede e
WBS”.
Na aba DETAILS (detalhes) marque SCHEDULE (programação de datas & prazos) para
indicar a vinculação do relatório com a programação. Depois defina o SORT (classificação)
dos dados, marcando por exemplo as seguintes opções na próxima tela:
Tudo feito clique em OK para processar as instruções e surge a opção do novo relatório
criado, conforme se vê na janela seguinte:
Acionando-se o botão PREV IEW (prévia) faz surgir a imagem do relatório, que você criou,
e que poderá também ser impressa pelo botão PRINT (imprimir).
TELAS
A seguir vamos examinar as principais alternativas de consulta aos dados via tela do
monitor. Na Barra de Menus há opção V IEW (exibir), a qual apresenta o principal leque
de telas prontas. Elas são:
Além dessas, há a opção MORE V IEWS (mais telas de exame), as quais, seguem o
mesmo padrão do que acabamos de expor sobre a personalização de Relatórios, pode-se
assim criar telas “sob-medida” de utilidade específica.
Como já passamos quase todos os tópicos informativos nesse sentido, vamos itemizar
abaixo os quesitos principais para o leitor não esquecer de aplica-los, não sem antes
lembra-lo que, a premissa é que quanto mais acelerado e quanto mais retardado estiver
um projeto, mais caro ele vai sair, o mais econômico é descobrir-se a velocidade certa, e
ela vem de uma boa análise da alocação de Recursos:
folga, podemos verificar junto aos executores se não podemos deixar suas datas
de início ajustadas para outra data mais tarde.
d) Não se esqueça de reexaminar as atividades que sejam ou devam ser marcadas
como, MILESTONES, que são os marcos importantes a nos indicar as
“encruzilhadas” do projeto, as quais o plano deve se subordinar como referência.
e) O principal, o fundamental, é se reexaminar o plano na caça aos “esquecimentos”,
se não esquecemos de inserir e considerar nenhuma atividade. Por exemplo, certa
vez trabalhamos numa empresa multinacional que ia nacionalizar um
equipamento da sua matriz, o qual era de tecnologia complexa e de grande porte,
fizemos o PERT para a diretoria e gerências envolvidas, e quase no final foi
lembrado de se incluir o treinamento no exterior, da equipe técnica que iria
receber a documentação e o equipamento. Aí alguém se lembrou de que o pessoal
deveria ser treinado num aperfeiçoamento de inglês que era a língua da
documentação e a que seria usada lá no treinamento, isso já causou um inevitável
atraso geral, pois não havia como se ganhar tempo, era uma atividade pré-
requisito para a viagem da equipe, e o pior foi quando após se chegar a última
reunião de planejamento, alguém se lembrou de incluir as atividades referentes a
tradução dos manuais de operação do equipamento que deveriam estar
disponíveis em português quando da entrega da primeira instalação no Brasil, a
qual já tinha cliente e já estava contratada e com as datas acertadas em
contrato, com multa, etc. Muito bem, incluímos as atividades pertinentes
(contratar tradutor, traduzir, conferir, etc.) e concluímos que aí estava o Caminho
HIPER-Crítico que conduziria quase que ao fracasso. Mas tirando-se o erro do
Departamento. Comercial e do Jurídico que induziram a empresa a assinar o
contrato sem convocar a equipe de Gerencia de Projetos e avaliar antes um
Cronograma bem elaborado, mas foi ainda possível (com aumento do gasto na
contratação da melhor e maior equipe de tradução de São Paulo, mais viagens ao
exterior, etc.) que essas atividades quase não dilatassem a data final já pré-
fixada em contrato.
f) Enfim aplique tudo que foi ensinado aqui em termos de técnica de APP, procure
ter atividades com a duração calculada com segurança, na dúvida não hesite
mesmo, use a técnica probabilística, jamais mas nunca mesmo, aceite um “chute”
de datas ou prazos, o próprio nome diz, duração determinística, ou o informante
tem essa certeza, ou então você tome 3 tempos com 3 pessoas diferentes, o
método probabilístico.
g) Já o GANTT CHART do Project©98, é principalmente uma forma de setores, e
principalmente cada Responsável por Atividades, individualmente, ter uma
ferramenta de análise e controle da sua parte do plano. Este é o principal alvo do
Gantt. Então a maneira de bem usa-lo segue praticamente os mesmos conceitos,
preceitos e dicas, já expostos para o bom uso do PERT.
h) Não podemos esquecer porém que o Project©98, por sua versatilidade operacional
e computacional, nos permite tirar várias ilações das diversas relações entre o
cruzamento de dados e informações, usando-se o recurso MORE V IEWS (mais
telas) no item V IEWS (exibir) da Barra de Menus.
i) Por exemplo, o Gráfico de Gantt que você obtém no Project©98 indo em V IEWS
depois em MORE V IEWS e finalmente escolhendo o LEV ELING GANTT (gráfico
de nivelamento de recursos). O Gantt que analisa para você a conseqüência nas
datas e prazos referentemente ao atual nivelamento dos recursos, cuja descrição é
de que a parte esquerda é como uma relação das informações sobre as atividades
e suas interelações, e a direita exibe informações do projeto em forma de tabela.
O lado direito mostra o antes e o depois do Nivelamento de Recursos, mostra
cada tarefa graficamente, a maioria quase sempre como uma barra. A posição da
barra na linha do tempo o seu início e fim. Também é indicada a relação de uma
atividade para outra, inclusive quanto a sobre posição ou paralelismo. A melhor
utilização do Gantt de Nivelamento é no sentido de se visualizar a diferença de
tempo entre as atividades, sejam atrasos, ou LAGs, ou Folgas, de uma forma
gráfica, bem mais visual do que no PERT, ao mesmo tempo, que do lado esquerdo
você tem os dados detalhados da atividade em questão. Útil também para se
revisar as mudanças feitas às Atividades durante o processo de Nivelamento.
Permite se observar os efeitos do Nivelamento de Recursos na data de término da
Atividade. A coluna LEV ELING DELAY (retardamento do nivelamento de
recursos) contém o valor do tempo que uma designação de recurso provoca na
programação da Data de Início como conseqüência do nivelamento de recursos. O
retardamento do nivelamento da designação de recursos, é expresso em unidades
de duração normal, enquanto que o retardamento do nivelamento é expresso em
unidades de durações decorridas efetivamente.
j) Dito assim no papel parece difícil de analisar, mas todas as alternativas de
Telas tanto do Gráfico de Gantt (principalmente destes) como da Rede PERT,
obtidos através do MORE V IEWS em V IEWS (exibir) na Barra de Menus são
complexos mas muito sofisticados na sua capacidade de análise crítica do
planejamento e portanto valiosas a administração do projeto.
Uma das recomendações que lhes dissemos antes, foi a de ter um “Diário de Bordo” de
cada dia desde que o planejamento do projeto começou, e outra dica mais importante
ainda é a de que todas as informações recebidas que resultaram no planejamento, o por
que de cada atividade, o por que de cada duração, o por que da designação de cada
responsável, etc., devem formar uma Memória de Projeto bem organizada, de preferência
transcrita em hiper-texto para facilitar a sua localização.
Outra dica importante é que o Gerente de Projetos não deve se deixar levar cega e
inexoravelmente pela tarefa de atualizar as datas do andamento do projeto, sob pena de
Dirce Quandt de Oliveira 248
Administração Por Projetos
se transformar num mero “cobrador” ao qual os usuários e envolvidos não vão dar o
devido valor, o GP deve procurar em primeiríssimo lugar logo após a conclusão do
planejamento, enquanto sua equipe digita os dados no Project©98, deve prioritariamente
estabelecer uma rotina de atualização, quais os relatórios que cada responsável vai
receber, sobre os quais ele deve anotar em caneta vermelha, as novas datas, fazer riscos e
anotações, e devolver para o GP semanalmente, com uma Ficha de Atualização, a qual
deverá ir junto com o Relatório Semanal de cada responsável.
Não se esqueça que pelo menos quinzenalmente, com base na nova Rede PERT e todas as
análise críticas do GP, seja feita uma Reunião Quinzenal de Revisão, com os
Responsáveis, porque de 15 em 15 dias normalmente (salvo alguma diferença particular
no caso do SEU projeto) há que se olhar, analisar e revisar em conjunto a Rede PERT de
uma perspectiva macro, bem global, com todos os envolvidos observando as atividades de
todos. De preferência, no caso de empresa, com a presença de diretores, de gerente
financeiro, etc.
Outra dica importante, que aprendemos na prática, é que na fase de planejamento deve
haver a busca de um nível ótimo médio de detalhamento das Atividades, assim tanto não
se deve criar muitas atividades de duração maior que 30 dias como não se deve criar
muitas Atividades de menos que 10 dias de Duração, por exemplo, afinal cada caso é um
caso. Mas, quando da fase de atualização, de realização, nestes intervalos semanais ou
pelo menos quinzenais, é normal e prudente, que se use o recurso de “abrir” as atividades
daquele período, pelo menos as do Caminho Crítico, ou no mínimo aquelas de execução
mais complexas.
O que é isso? Se temos definida uma Atividade, definida como “Montagem do Telhado”
por exemplo, consumindo 30 dias na nossa Rede PERT, na quinzena anterior a sua
execução podemos buscar informações mais detalhadas e quebrá-la em mais detalhes,
neste caso podemos quebrar a sua execução em 6 atividades de 5 dias de Duração cada,
hipoteticamente, ficou claro. Esse procedimento é útil, permite um controle muito melhor,
com mais segurança para todos, e com certeza trará mais coincidência entre os prazos
previstos e realizados.
Não meu amigo, isso não importa, o valioso neste método é que há um replanejamento
antecipado num nível micro, de modo a que ANTES da execução as coisas fiquem mais
claras, o que é que tem que ser feito quase que dia-a-dia se for o caso, e a possibilidade de
se visualizar um detalhe que pode “pegar”, que pode comprometer.
DEPOIS não importa mais, pois provavelmente tudo deve ocorrer no prazo e aí é só
atualizar a Atividade como ela era antes da quebra. Se o leitor quiser, poderá manter um
cópia da Rede PERT onde ele incorpore essas quebras, será como se fosse esta um “Zoom
In” e a primeira mais macro um “Zoom Out”. Apenas dará mais trabalho manter as 2
Redes no Project©98 mas de fato é interessante como registro e para memória e
aproveitamento em futuros projetos parecidos ou iguais.
R
ealmente a Microsoft “caprichou” desta vez, a V ersão 2000 melhorou bastante
em relação a 98, bem mais do quando do upgrade da V ersão 95 para a 98. V eja os
pontos principais a seguir, conforme informações da própria MS, obtidas na
documentação do HELP e com o nosso uso em testes intensos e satisfatórios da nova
versão do sistema e apropriados aqui para divulgação das qualidades do produto
Project© 2000 e ajudar os seus usuários a aproveitar melhor os seus novos recursos:
É importante salientar que não citamos aqui todos os novos recursos ou todas as
alterações em recursos já existentes nas outras versões do Project©, mas citamos sim as
que nos pareceram mais destacáveis e úteis, no sentido geral, pois para usuários mais
específicos, outras poderão lhes parecer as vantagens da nova versão.
• Agora você pode definir uma “deadline date” ou seja, uma ÚLTIMA DATA FINAL,
que permite ao Project 2000 alertar você se uma atividade está programada para
acabar após esta data.
• A duração de uma atividade agora pode ser entrada como uma DURAÇÃO
ESTIMADA (estimated duration), durações estimadas permitem a você encontrar
rapidamente, atividades com durações que podem não ser firmes, usando o novo filtro
“Tasks With Estimated Durations” (atividades com durações estimadas).
Características em Geral
• No Microsoft Project 2000 você pode agora, agrupar atividades e recursos; esse
agrupamento permite a você examinar atividades ou recursos em grupos, os quais você
define, e ver de forma analítica, os totais para esses grupos.
• V ocê pode especificar a sua própria estrutura da divisão do trabalho (WBS), no que
tange a formatação da sua numeração e codificação, pode também criar múltiplas
estruturas de sumarização de subatividades em atividades, nos campos definidos por
você, de tal modo que você possa classifica-los e agrupa-los de acordo com essas
estruturas de sumarização de atividades e subatividades.
• Isto permite que você crie uma máscara de sumarização baseada, por exemplo, na lei-
de-formação da estrutura de codificação da sua empresa para custos e para centros-
de-custo e de projetos, etc.
• V ocê pode facilmente filtrar, classificar, e agrupar atividades e/ou recursos através
dos códigos que você mesmo definir.
• No Microsoft Project 2000, assim como no Microsoft Excel, você pode editar as
células diretamente nelas bem como na barra de edição; para usar a edição direto na
célula, apenas clique direto dentro da célula que você quer editar.
• V ocê também pode expandir ou reduzir os níveis de sumarização das atividades mais
eficientemente na versão 2000. V ocê pode selecionar diretamente o nível de
sumarização das atividades as quais você quer ver/mostrar/consultar.
• Agora você pode regular colunas individuais para diferentes alturas de colunas,
apenas arrastando a linha da coluna entre as atividades até a altura desejada.
• Esta versão também opera a unidade MÊS/MESES como uma unidade de duração,
digitando “3mon” por exemplo no campo da duração ele reconhece como três meses.
• O Project© 2000 agora inclui uma função de uso de hiperlinks, como encontrado em
outros softwares da linha MS-Office 2000; você pode agora selecionar um hiperlink
de uma lista de links já acessados e personalizar a ScreenTip (tela de dicas) de
hiperlinks.
• O Microsoft Project 2000, agora inclui uma opção permitindo à você limpar o
arquivo do Plano-Básico (Baseline) ou o Plano-Interino (Interim Plan) de um Projeto.
• A versão 2000 lhe traz mais Ferramentas de Dicas (ToolTips), se você apontar para a
escala-de-tempo, agora ela mostra a data para uma unidade de escala-de-tempo
específica. Se você apontar para uma célula onde a largura de uma coluna é muito
estrita para exibir completamente o conteúdo da célula, então o conteúdo pode ser
visto numa ToolTip (basta pousar o cursor sobre a célula que está com o conteúdo
semiencoberto); e cada cabeçalho de coluna da mesma forma exibe todo o seu título e
ainda um acesso ao HELP respectivo, caso você pouse o cursor sobre ele.
• O Project 2000 processa “value lists” (listas utilitárias) (32) para uma entrada de
dados mais fácil e mais perfeita, p. ex., quando você precisar entrar fórmulas pré-
definidas por você, para processar cálculos em dados personalizados, e indicadores
gráficos (33) para representar dados nos campos personalizados e definidos pelo
usuário.
• V ocê agora tem a opção de salvar automaticamente o seu projeto a cada poucos
minutos. V ocê pode personalizar o intervalo de tempo, e ainda pode escolher entre
salvar apenas o projeto ativo ou todos os arquivos abertos de projetos. V ocê também
pode optar por ser avisado automaticamente antes que um salvamento automático for
ocorrer.
• V ocê pode agora selecionar uma atividade clicando na sua barra correspondente no
Gráfico de Gantt. Este recurso facilita em muito a determinação de qual barra de
atividade você selecionou.
• Na V ersão 2000 você pode especificar o diretório (pasta) padrão (default) onde você
32
Você pode pré-definir uma lista de valores possíveis que um campo definido por você pode aceitar.
Esta Lista Utilitária aparecerá numa lista drop-down no próprio campo que você definiu, para tornar a
entrada de dados rápida e fácil. Você pode limitar estes valores para aqueles constantes da lista
original que você criou, ou pode ajustar o campo para aceitar novos valores. Se você permitir novos
valores na lista, você pode especificar entre novos valores quais poderão ser adicionados
automaticamente à lista, ou requerer a verificação do operador. Você também pode importar Listas
Utilitárias de outros campos personalizados.
33
Indicador gráfico de campo definido pelo usuário, permite a você transferir informações visualmente,
exibindo-a como uma imagem, num campo definido pelo usuário, no lugar dos dados atualizados. Por
exemplo, você pode criar um indicador gráfico para alertar quando um valor de um campo do usuário
exceder os limites do parâmetro especificado. Um indicador gráfico pode ajudar você avisando-o sobre
atividades que terminem mais cedo ou que estejam estourando o orçamento. O Microsoft Project avalia
os dados num campo do usuário, e se você aplicar este recurso do sistema, será mostrado um indicador
gráfico, se, a avaliação coincidir com o valor da variação de valores que você parametrizou. Este valor
pode vir diretamente de dados entrados, do resultado do cálculo da aplicação de uma fórmula num
campo definido pelo usuário, ou de uma seleção de uma lista de valores (Lista Utilitária) que aparece por
drop-down no campo definido pelo usuário. Se os dados não coincidirem com nenhum critério definido
no indicador, o campo ficará em branco.
Dirce Quandt de Oliveira 255
Administração Por Projetos
quer armazenar os seus arquivos. V ocê pode especificar diferentes diretórios para os
diferentes arquivos de projetos, redes-modelo ou redes-padrão feitas por você.
A versão 2000 vem com o Microsoft Project Central, que é um produto da empresa que
permite capacitar os colaboradores a trocarem informações sobre o planejamento e o
acompanhamento do andamento do projeto, entre os membros da equipe do projeto, os
gerentes de projeto, e outros participantes e colaboradores internos e externos, por
facilitar à eles a troca e o trabalho com as informações do projeto num site da Internet,
esta “Central do MS Project©” (Microsoft Project Central) já existia na V ersão 98, mas
na 2000, este recurso vem incrementado, com a personalização dos Gráficos de Gantt,
filtragem, classificação, agrupamento, delegação de atividades, relatórios, e uma
capacidade ampliada em gerar formatos de consulta, mais a habilidade de operar off-
line, definir regras de mensagens, e muitas outras facilidades e capacidades.
Administração e Programabilidade
• Exatamente como outros aplicativos do Office 2000, o Microsoft Project 2000 usa
a Microsoft Installer Technology (Tecnologia de Instalação Microsoft) onde somente os
arquivos que você use são instalados no seu sistema, se um arquivo crítico for
esquecido ou estiver inexistente, a tecnologia de instalação re-instala a parte faltante;
para maiores informações leia os arquivos “Readme” (Leia-me) incluídos no pacote.
(34)
34
Os “Readme Files” (arquivos “README”, ou Leia-me) incluídos no Project© 2000; os arquivos citados a
seguir contém importantes informações sobre a instalação e a configuração do Microsoft Project e da
Microsoft Project Central: 1. readme.txt – localizado na raiz do CD do Microsoft Project ou no ponto de
instalação; contém diversas informações de “última hora” e a ERRATA. 2. prjsetup.htm – localizado na
raiz do CD do Microsoft Project, contém instruções de Set-Up inclusive de Rede (network). 3. projdb.htm –
Localizado no C:\Program Files\Microsoft Office\Office\1033; descreve o formato da base de dados do
Microsoft Project. 4. ole_db.htm – localizado no C:\Program Files\Microsoft Office\Office\1033; descreve
o formato da tabela e as especificações para acessar o Microsoft Project através do seu provisionamento
de OLE-DB. 5. svrsetup.htm – localizado na raiz do CD do Microsoft Project ou no ponto de instalação;
contém instruções de set-up do servidor. 6. svrdb.htm – localizado no C:\Program Files\Microsoft
Office\Office\1033; descreve o formato do servidor de banco de dados da Microsoft Project Central. –
Nota: a pasta 1033 ao English Locale ID (identificação de localização do idioma inglês). Outros idiomas
têm diferentes nomes de pastas de Locale ID.
Dirce Quandt de Oliveira 256
Administração Por Projetos
• Esta nova versão permite que você instale um “Language Pack” (pacote de línguas que
possibilita o uso de recursos multi-idiomáticos no Project© como fazer diversos
ajustes nele para suportar o processamento com vários idiomas), assim a sua
instalação do Project© 2000 poderá mostrar na tela, seus menus e caixas-de-diálogo
em outros idiomas.
• formato da versão nova é híbrido, ou seja, também usa o mesmo da versão 98, de
modo que você pode usar seus arquivos antigos e usar arquivos que não foram gerados
na versão 2000. Quando você salvar nesse formato anterior (MPP), lembre-se que o
Project© 98 não inclui todas as características e recursos da versão 2000, assim ele
poderá não funcionar direito na 98, algumas informações poderão se perder, mas o
Project© lhe mandará um bilhete de alerta na hora certa.
• Já a OLE-DB é um recurso de interface de acesso aos dados que permite que muitos
aplicativos trabalhem com dados transferidos do banco de dados do Project©, também
leia mais detalhes no arquivo README respectivo. (3)
N
este capítulo, bem como de modo geral neste livro todo, o leitor encontrará muitas
sugestões de como usar bem o sistema Project, mas há alguns aspectos,
algumas funções, fundamentais e utilíssimas, que após a criação do Plano Básico
(BASELINE), o leitor deve procurar entender bem e usar bastante, para tirar o máximo
de proveito do que o software Project oferece, principalmente nesta sua versão 2000,
funções estas especificamente para um excelente trabalho de Administração do Projeto.
Fique atento ao texto a seguir extraído/traduzido do próprio Help do Project 2000:
Nos tópicos abaixo você pode aprender sobre Filtros, Grupos, Tabelas e Telas, disponíveis
no Microsoft Project.2000. O que você quer saber sobre:
Filtros − especifique qual informação sobre atividades ou recursos você deseja que seja
mostrada numa tela; por exemplo, quando você aplicar o filtro “Critical”, somente as
Telas − a combinação de uma ou mais telas (Gantt Chart, Resource Sheet, etc.) e, se
aplicável, uma tabela e um filtro. Usando telas, você pode entrar, organizar, e examinar
informações numa boa variedade de formatos.
Há 3 tipos de TELAS:
Com o Microsoft Project 2000 você pode ter na sua tela informações sobre projetos,
organizadas por dados das atividades, ou por dados dos recursos. Use os dados das
atividades quando você quer entrar, mudar, ou consultar dados das atividades. Use os
dados dos recursos quando você quiser entrar, mudar, ou consultar dados dos recursos.
Telas Disponíveis
A lista a seguir contém todas as telas disponíveis no Microsoft Project 2000, inclusive
aquelas tradicionalmente usadas pelos profissionais de administração de projetos (tais
como o Gráfico de Gantt e o Diagrama da Rede PERT), bem como aquelas com formatos
especializados para entrar dados e exibir dados. V ocê pode trabalhar com as telas pré-
definidas abaixo, ou criar as suas telas pessoais de propósitos especiais.
Tela Descrição
Bar Rollup
Uma lista de atividades sumarizadas contendo rótulos para
todas as subatividades; use esta tela através da macro
“Rollup_Formatting” para ver todas as atividades
concisamente legendadas nas barras das atividades
sumarizadas.
Calendar
Um calendário mensal mostrando atividades e durações; use
esta tela de atividades para mostrar as atividades programas
numa semana específica ou faixa variação de semanas.
Detail Gantt
Uma lista de atividades e informações, e um quadro/gráfico
mostrando as folgas e as restrições de tempo; use esta tela de
atividades para checar quanto uma atividade pode ser
“empurrada” para frente sem afetar outras atividades, ou seja
para testar o efeito geral de cada folga ou restrição, de tempo,
de cada atividade, sobre o geral.
Gantt Chart
Uma lista de atividades, e informações relacionadas, e um
gráfico que demonstra atividades e durações com tempo
“estourado”. Use esta tela para entrar e programar sobre uma
lista de atividades.
Levelling Gantt
Uma lista de atividades, com informações sobre o “retardo”
(delay) e o “atraso” (slack) de atividades, e um gráfico de barras
mostrando a situação anterior e posterior ao Nivelamento. Use
esta tela de atividades para checar o valor do Retardo da
atividade.
Milestone Date Rollup
Uma lista das atividades sumarizadas, contendo um rótulo
para todas as subatividades. Use esta tela com a macro
“Rollup_Formatting”, pata ver todas as atividades rotuladas
concisamente com marcas de datas e MILESTONE nas barras
das atividades sumarizadas.
Milestone Rollup
Uma lista das atividades sumarizadas, contendo rótulos para
todas as subatividades. Use esta tela através da macro
“Rollup_Formatting” para ver todas as atividades rotuladas
concisamente com marcas de MILESTONEs nas barras das
atividades sumarizadas.
Network Diagram
Um Diagrama da Rede mostrando todas as atividades e a
interdependência entre as atividades. Use esta tela para ver a
“teia” das atividades e para criar e refinar a sua programação
Dirce Quandt de Oliveira 259
Administração Por Projetos
PA Pessimistic Gantt
Um Gráfico de Gantt mostrando o pior cenário da sua
programação de datas e prazos. Use esta tela quando estiver
executando uma análise da Rede PERT acerca das durações
das atividades, ou uma análise da programação geral de datas
e prazos.
Relationship Diagram
Um Diagrama da Rede que mostra as predecessoras e as
sucessoras para cada atividade. Num projeto grande, use esta
tela das atividades, para focalizar as dependências das
atividades individuais, e as interdependências em geral da
rede.
Resource Allocation
Um uso combinado com a tela Resource Usage permite-lhe ter
uma visão alta e bem ampla da utilização dos recursos, e ter
um Gráfico de Gantt de Nivelamento (Leveling Gantt) − de
recursos − na parte inferior da tela.
Resource Allocation
Uma tela combinando 2, na parte de cima do monitor você tem
a tela Resource Usage (Uso dos Recursos) e embaixo a
Levelling Gantt (Gantt do Nivelamento). Use-a para resolver
problemas de sobre-alocação de recursos.
Resource Form
Um formulário para a entrada e a edição de informações sobre
recursos específicos.
Dirce Quandt de Oliveira 260
Administração Por Projetos
Resource Graph
Um gráfico mostrando a alocação: de recursos, de custos, ou de
carga-de-trabalho em relação ao tempo. Use-a para consultar
um recurso ou um grupo deles, em relação ao tempo.
Resource Name Form
Um formulário para se entrar e editar o nome do recurso e
outras informações dos recursos.
Resource Sheet
Uma listagem dos recursos e informações correlacionadas; use
essa tela de recursos para entrar e editar informações numa
tela tipo planilha Excel.
Utilização dos Recursos
Uma listagem dos recursos mostrando: a sua alocação, seus
custos, ou informações sobre a carga-de-trabalho, para cada
recurso que estiver com “estouro” de prazos. Use essa tela para
consultar os custos, a alocação da carga-de-trabalho para cada
recurso, e para acertar os detalhes do conjunto geral dos
recursos.
Task Details Form
Uma tela para se rever e editar o acompanhamento detalhado
da execução de cada atividade, e as suas informações sobre a
sua programação de datas e prazos.
Task Entry
Uma tela combinando um Gráfico de Gantt no topo do monitor,
e um Formulário das Atividades na parte de baixo dela. Use-a
para adicionar, editar, e rever, informações detalhadas sobre
atividades selecionadas no Gráfico de Gantt.
Task Form
Um formulário para entra editar informações sobre atividades
específicas.
Task Name Form
Um formulário para entrar e editar o nome de cada atividade e
outras informações sobre ela.
Task Sheet
Uma lista de atividades e informações relacionadas. Use esta
tela para entra e programar atividades, numa folha tipo
planilha do Excel.
Task Usage
Uma lista das atividades mostrando todos os recursos
relacionados a elas, agrupados à cada atividade. Use essa tela
de atividades, para ver quais recursos estão alocados para
atividades definidas na hora por você, e para ajustar o conjunto
geral dos recursos em relação às atividades.
Tracking Gantt
Dirce Quandt de Oliveira 261
Administração Por Projetos
Filtros Disponíveis
Existirão momentos em que você precisará consultar somente um tipo particular de
informação no seu projeto. Por exemplo, você poderá querer ver os Milestones do seu
projeto, ou ver as atividades não iniciadas ainda. Se o seu projeto envolve muitas
atividades e muitos recursos, os filtros podem lhe ser muito úteis para ver uma gama
específica de informações. Os filtros permitem a você ver somente as informações
desejadas e esconder as demais. Selecionar informações lhe permitem apenas vê-las mas
não deleta-las na tela.
O Microsoft Project 2000 provê filtros de atividades para se ver aspectos específicos
de atividades específicas e filtros de recursos para ver aspectos específicos deles. Se
nenhum dos filtros fornecidos dentro do Project© 2000 satisfaz as suas necessidades,
você poderá criar um novo filtro, ou modificar um já existente, personalizando filtros ao
seu critério.
Filtros de Atividades
Filtro Descrição
Tasks With Fixed Dates Mostra todas as atividades que não tenham uma
Restrição do tipo ASAP (As Soon As Possible) ou, que tenham a sua data de início
atualizada como iniciada.
Tasks / Assignments With Overtime Mostra as atividades ou as indicações, que
estejam operando em horas-extras de carga-de-trabalho.
To Level Tasks Mostra as atividades sumarizadas de nível mais alto.
Unconfirmed Mostra aquelas atividades as quais, no mínimo, tenham um recurso
atribuído.
Unstarted Tasks Mostra as atividades não iniciadas.
Update Needed Mostra atividades que tiveram mudanças (tais como a revisão
das datas de início e/ou fim, ou a re-atribuição de recursos) e precisam ser remetidas para
atualização ou confirmação.
Using Resource É um filtro interativo que mostra todas as atividades que usam
um determinado recurso.
Using Resource In Date Range Mostra as atividades designadas para um
recurso indicado pelo usuário, e que tenham datas de início ou término indicado pelo
usuário, e antes de uma data estabelecida pelo usuário.
Work Overbudget É um filtro calculado que mostra todas as atividades com a
programação da carga-de-trabalho maior do que a carga-de-trabalho estimada no plano-
básico.
Filtros de Recursos
Os filtros pré-definidos do Microsoft Project 2000 são os seguintes:
Filtro Descrição
35
Duração Estimada ou Estimated Duration, é um dado básico para o cálculo dos tempos na Rede
PERT pelo Project©, e sumariamente indica 4 opções de entrada/cálculo: a primeira automática quando
você cria uma atividade no Gantt Chart e não digita uma duração, então o sistema assume a duração = 1
dia seguida de um ponto de interrogação, a segunda refere-se a sua primeira digitação portanto a
duração entrada no Plano-Básico, a terceira pode ser calculada pelo método PERT, ou seja pela fórmula
probabilística de se entrar com 3 durações (otimista, pessimista e a mais provável) resultando numa data
calculada/estimada, e por fim a quarta é deixar que o Project© calcule a data estimada baseado na
disponibilidade de recursos, essa é a mais a mais realista caso você esteja entrando com todos os dados
de recursos de forma bem detalhada e segura.
Dirce Quandt de Oliveira 264
Administração Por Projetos
Grupos Disponíveis
No Project© 2000 você pode pré-definir para categorizar e consultar as informações em
telas, sobre as atividades do seu projeto e seus recursos respectivos, tudo numa ampla
variedade de modos. V ocê também pode criar os seus próprios grupos personalizados. Há
2 tipos pré-definidos de grupos de atividades: Grupos de Atividades os quais você pode
aplicar à telas de folhas sobre atividades, e Grupos de Recursos os quais você pode
aplicar à telas de folhas sobre recursos.
Grupos de Atividades
Grupo Descrição
Grupos de Recursos
Resource Allocation View Uma tela combinada (36) com a tela Resource Usage
no topo do monitor, e na parte baixa do monitor a tela Leveling Gantt. Use esta tela de
recursos para solver problemas de sobre-alocação de recursos.
Resource Usage View Uma lista de recursos mostrando: alocação, custos, ou
informações da carga-de-trabalho, para cada recurso em regime de horas-extras. Use esta
tela de recursos para mostrar os custos ou a alocação da carga-de-trabalho, para cada
recurso e para ajustar as definições de carga-de-trabalho para as atribuições dos
recursos.
Resource Sheet View Uma lista dos recursos e informações relacionadas. Use
esta tela de recursos para entrar e editar informações dos recursos e editar informações
sobre os recursos num estilo de planilha eletrônica de cálculo (tipo Excel©).
Grupo Descrição
36
Tela combinada – uma tela que contém 2 telas. A tela na parte inferior do monitor mostra
informações detalhadas sobre as atividades, e, a tela na parte superior do monitor mostra os recursos
escolhidos pelo usuário. Por exemplo, você pode ter o Gráfico de Gantt na parte superior do monitor, e a
Ficha das Atividades na parte inferior do monitor. Quando você selecionar uma atividade na tela do
Gráfico de Gantt, a Ficha das Atividades exibirá informações detalhadas sobre esta atividade.
A
dministração de projetos é o definir, planejar, programar, e controlar as atividades
que devem ser completadas para alcançar sua meta e a distribuição dos recursos
para executar essas atividades. Definir e planejar são necessários, com eles você
sabe o que vai acontecer pela programação de datas e prazos, que é importante pois
assim você sabe quando você fará isto. E controlar é importante porque as coisas nunca
acontecem exatamente como se planejou. Conhecer sua meta é importante, e que você
esteja em cima de mudanças. Isto significa, constantemente localizar problemas e
replanejar com o avanço físico do projeto.
Como um gerente de projeto, você tem êxito quando você satisfaz as exigências de seu
cliente ou a sua administração, e conhece suas metas de projeto nos prazos e dentro de
seu orçamento. Programe a utilização de softwares simplificadores de administração de
projetos, como o Project© e ganhe velocidade para tocar este processo. Ele deve lhe dar
acesso fácil às informações e, importante, assim você pode tomar decisões enquanto há
folga para entrar em ação corretiva. V ocê usa o software para modelar seu projeto, assim
você pode planejar suas exigências de recursos e evitar conflitos.
37 O texto acima é protegido por direitos autorais, cujo autor aprovou a divulgação deste excerto de:
Administrando Projetos com Microsoft Project© - por Gwen Lowery, traduzido e adaptado pela autora
deste livro.
Dirce Quandt de Oliveira 268
Administração Por Projetos
Criar o seu plano-básico envolve três passos iniciais. Primeiro, você especifica o que você
vai fazer, definindo as atividades que devem ser completadas para alcançar suas metas.
Então você especifica quando as atividades devem ser feitas (seja dando a duração, e/ou
os recursos, e/ou as datas de início e/ou término). De fato, o computador faz a planificação
para você; você fornece as informações sobre a sucessão das atividades, como eles são
relacionados umas às outras, e se qualquer tarefa tem que começar ou tem que terminar
a um tempo específico (as restrições de datas ou durações, e o tipo de data que você
entrou no sistema). V ocê então especifica como, nomeando as pessoas, equipamentos, e
custos, para completar as atividades. O programa de computador cria a programação de
datas e prazos, baseado nas informações que você provê.
Claro é, que os passos não são independentes. Depois de ver a primeira programação,
você re-avaliará sua lista de atividades e recursos, para assegurar que está criando a
melhor programação para ajustar a situação. E você não deve fazer isto sozinho. V ocê
terá uma programação melhor e mais firme para o projeto se você envolver a equipe do
projeto no processo de planejamento, e claro, consultando amplamente os usuários e
executantes envolvidos na execução do projeto.
V ocê pode usar um plano de projeto e sua programação para muitas coisas. Por exemplo,
ela pode o ajudar em:
V ocê também pode usar uma programação de projeto como o plano-básico contra o qual
você confere o avanço físico do seu projeto. Assim, você planeja, assim você sabe o que
será feito, quando será feito, quem fará isto, e quanto custará. Tendo um plano ajuda
para todos a verem o que precisa se fazer e quando eles precisam fazer isto. Ajuda na
comunicação, alerta a todos os envolvidos sobre prazos finais e fatais, e reduz a incerteza.
E localizando o progresso atual do projeto e comparando isto com a sua programação
original, você pode ver as divergências do plano, se antecipar a qualquer problema, e
corrigir qualquer demora antes que os efeitos fiquem severos. Com um plano, há uma
chance melhor de completar o projeto com sucesso!
Se você usar um software de administração de projeto como o Project©, então ele lhe dará
suporte para você definir as metas de projeto, planejar as atividades e recursos, e leva-lo
a cabo e administrar o projeto. Mas, o computador pode o ajudar incomensuravelmente.
Ele provê informação em dia, e dá para habilidade de você testar idéias e ver os
resultados na programação de datas e prazos, e nos custos.
Quando você está usando um computador para programar seu projeto, você tem que
entrar:
Uma vez que você entrou esta informação “atualizada", você pode usar o software para
fazer o seguinte:
Outra vantagem para ao fazer o seguimento do seu projeto, é que você cria um registro
preciso do projeto, e o tempo que levou para executar cada tarefa. Estes dados históricos
podem lhe ajudar a fazer estimativas para projetos no futuro. Se lembre sempre de que
aquele software de administração de projeto é apenas uma ferramenta. Ele não lhe pode
ajudar a determinar as atividades e as relações delas (você deve elaborar a Rede
PERT/CPM inicial sozinho), mas pode lhe ajudar a aperfeiçoar a programação de datas e
prazos, e pode reduzir tempos e custos. O software faz todos os cálculos de programação
de datas e prazos rapidamente, assim você pode experimentar com opções alternadas de
execução mais eficazes. Simulando o projeto, pode você pode fazer análises tipo “What-
If?”, (que tal se?), para achar o ótimo equilíbrio de custos, recursos, e tempos.
Com CPM, cálculos da programação de datas e prazos são baseadas nas durações das
atividades, e nas relações entre as atividades. A programação é calculada duas vezes −
primeiro, da frente para trás, a partir da primeira data de início mais cedo, e então, de
trás para diante, a partir da última data de término mais tarde. V ocê então terá duas
séries de datas, as de Início e Término calculadas do início para o fim, também chamas
de datas-mais-cedo, e junto terá as de Início e Término calculadas do fim para o começo,
também chamas de datas-mais-tarde, A diferença entre os pares de começo e datas de
fim para cada tarefa é o flutuador ou folga da atividade. Tempo de folga é a quantia de
tempo que uma tarefa pode ser demorada/atrasada sem comprometer negativamente a
data de conclusão de projeto. O caminho crítico é aquela sucessão de atividades que
representam o tempo total mais longo exigido para completar o projeto. Uma demora em
qualquer tarefa no caminho crítico causa uma demora na conclusão do projeto. Atividades
não-críticas são aquelas que não estão no caminho-crítico e por isso não tem folga.
Uma vantagem deste método é que você pode experimentar em como acelerar o projeto,
encurtando a duração de várias atividades críticas, e então conferir o tempo, custos, e
recursos para ver como eles são afetados pela mudança. Experimentando deste modo,
você pode determinar a programação ótima para um projeto (é evidente que isso feito a
mão é um trabalho enorme que só se justifica em rede PERT/CPM de até 30 no máximo
50 atividades).
O método PERT (project evaluation and reviw tecnique) foi desenvolvido pela firma de
consultoria Booz, Allen and Hamilton para controlar o Projeto Polaris, o primeiro
submarino atômico do mundo, e nada mais é simplistamente falando, do que o Método
CPM, só que na forma de um Diagrama de Blocos (38) e o cálculo do tempo é
38
O método de diagramação e desenho da rede PERT na forma de diagrama de blocos advém do
método NEOPERT francês, por isso esse modo de desenhar o PERT também é chamado de “método
francês” o qual representa os eventos de início e fim da atividade e a própria atividade num único bloco
Dirce Quandt de Oliveira 272
Administração Por Projetos
probabilístico, ou seja, uma fórmula para achar o tempo estimado entre 3 tempos
alternativos: o pessimista, o otimista e o mais-provável.
sendo a flecha de união das atividades meramente para indicar as interligações e os caminhos, isso
porque o método original é chamado de “método americano” o qual representa o evento inicial de uma
atividade por um pequeno círculo seguido de uma flecha que simboliza a atividade propriamente dita,
seguida de outro círculo que representa então o evento final; (eventos não têm duração, ou a sua
duração é = 0). Vide explicação mais detalhada no capítulo sobre PERT nesse livro.
Dirce Quandt de Oliveira 273
Administração Por Projetos
C
omo o Project© 2000 programa a Data de Início e de Término de uma
Atividade? Ele leva em conta muitos fatores, incluindo as Dependências entre as
Atividades, as Restrições de tempo entre as Atividades, e, interrupções como
Feriados (municipais, estaduais e federais), Dias Santos ou Dias Não-Trabalhados. E o
mais importante: o Project© 2000 programa cada Atividade usando a fórmula …
...onde, a Duração é o valor atual do tempo que ocorre antes que a Atividade seja
encerrada; é o período de tempo de trabalho ativo requerido para se executar e terminar
uma Atividade. Isto é geralmente, o montante de tempo de trabalho, desde o início até o
fim da Atividade, conforme definido pelo Plano-Básico do Projeto e pelo calendário do uso
dos Recursos. O tempo decorrido é o montante de tempo que uma Atividade gasta para
ser terminada, tempo este baseado num dia de 24 horas e uma semana de 7 dias (de
trabalho = dias corridos) e incluindo feriados e outros dias não-trabalhados; minutos,
horas, dias e semanas, podem ser considerados neste contexto de tempo. Obs.: uma
Duração é sempre seguida de uma abreviação da unidade de tempo a que ela se refere.
Compreender esta fórmula é importante para compreender como as mudanças que você
faz às Atividades afetam a Programação de Datas e Prazos do Projeto.
V ocê pode incrementar a precisão das suas estimativas para as Durações das Atividades
de vários modos. Use a sua própria experiência passada, como gerente de projeto e como
parte de equipes de projetos, e a experiência passada dos seus companheiros de trabalho
envolvidos na execução de projetos semelhantes. Procure responder, e obter respostas, à
perguntas como estas:
Observe qualquer diferença entre uma nova atividade e atividades similares executadas
no passado e leve isso em conta quando estiver estimando a duração de uma atividade.
Inclua as considerações abaixo nas suas estimativas de durações das atividades:
V ocê também pode paralelamente levantar estimativas pela comparação das 3 durações
clássicas (método PERT – probabilístico): a Otimista, a Pessimista e a +Provável,
considerando aí como +Provável o período total de tempo de trabalho ativo esperado para
uma atividade, ou seja, o valor do tempo desde o início esperado até o término esperado
de uma atividade.
V ocê pode entrar uma duração precisa de uma atividade, ou uma nova estimativa de
duração (estimated duration) para substituir a duração que o Project© 2000 atribuiu
como default para cada atividade do seu Projeto. Quando você entra com uma nova
atividade, o Project© 2000 atribui para ela uma duração estimada de um dia, e um ponto
de interrogação após o valor da duração indica que ela foi estimada pelo sistema.
3 Para indicar ou destacar a nova duração com sendo estimada, tecle um ponto de
interrogação ao final, evite a Restrições inflexíveis, pois eles “amarrarão” os
cálculos do sistema (consulte o capítulo sobre Restrições de Datas).
4 Tecle ENTER.
Dica: você pode programar a sua atividade mais efetivamente entrando uma duração, e
ligando-a à outra(s) atividade(s), e deixando o Project© calcular a data de início e término
para você; por sua grande flexibilidade em programar tempos,
Se você não digitar nada nesse campo, o Project© 2000 calculará e determinará um valor
para você, baseado nas informações contidas em outros campos, você pode substitui-la a
qualquer tempo, ou pelo contrário, o Project© 2000 irá calcular e estabelecer sozinho este
dado, caso você cancele o que entrou antes.
Por definição, dizemos que o campo ESTIMATED (data estimada), pelo valor SIM ou o
NÃO, indica que a duração de uma atividade é ou não Estimada, por você usuário quando
a resposta for SIM, e pelo sistema quando a resposta for NÃO; você sempre poderá
mudar o valor da duração, ou ajusta-la novamente, alternando a resposta para SIM ou
NÃO, no campo ESTIMATED.
Quanto a forma de calcular, por default, quando você entra com uma nova atividade, lhe é
atribuída uma estimativa de duração de 1 Dia, se você juntar a isso um sinal de
interrogação, após digitar qualquer valor de duração no campo DURATION, a duração
passará a ser entendida pelo Project© 2000 como uma Duração Estimada; se por outro
lado, depois, você remover o ponto de interrogação, a duração é considerada ajustada no
seu valor entrado agora, e não sofre nenhum tipo de alteração por cálculo (e os eventuais
cálculos anteriores são desconsiderados).
Por exemplo, se você está construindo uma nova programação usando durações de
atividades estimadas, e você quer atualiza-las acertando um novo valor conforme você
recebeu de seu pessoal envolvido no Projeto, então esse é um uso muito útil, adicionando o
campo ESTIMATED a tabela de entrada de dados da tela do GANTT CHART.
Lembretes:
(a) V ocê também pode indicar se uma atividade tem uma duração estimada na
caixa de diálogos TASK INFORMATION. Clique em Task Information com o
botão direito do mouse e então clique na aba GENERAL, secione ou limpe o
(b) Por default, quando você primeiramente adiciona uma nova atividade, à ela é
dada a duração de 1 Dia, se você não quer que essa duração de 1 dia seja uma
duração estimada, você pode mudar esta opção: no menu TOOLS clique em
OPTIONS e então clique na aba SCHEDULE, então limpe o “check-box” onde
diz “New Tasks Have Estimated Durations” para excluir esta opção
automática.
V ocê pode filtrar por atividades com durações estimadas, vá ao menu PROJECT, clique
em FILTERED FOR, e então clique em Tasks With Estimated Durations.
FAZENDO O ACOMPANHAMENTO E A
ADMINISTRAÇÃO DA EXECUÇÃO DO PROJETO
Desde que você já tenha feito o planejamento do seu Projeto, incluindo a Rede
PERT/CPM, e o projeto já foi iniciado, quanto aos seus trabalhos físicos, você pode então
começar já a acompanhar as datas reais de início e de término das atividades, e/ou as
suas porcentagens de execução/avanço, e a situação atual da carga-de-trabalho.
Dirce Quandt de Oliveira 278
Administração Por Projetos
Para manter o seu projeto dentro das especificações do plano básico é óbvio, você deve
manter as datas de início e término dentro do previsto. A tela TRACKING GANTT lhe
ajuda a detectar e focar problemas, as atividades que variem em relação ao Plano-Básico.
V ocê poderá com essa tela alterar as relações de dependência, reatribuir recursos, ou até
fazer uma reunião com os envolvidos, re-arranjar tudo ou quase, e assim tentar o mais
importante: manter as “deadlines”, ou seja: as metas finalistas que não devem, e
algumas não podem, ser alteradas.
A medida em que você entrar com os dados de atualização, a barra superior se move para
mostrar um afastamento do plano-básico. Por exemplo, se após data de início de uma
atividade ela se mover ainda por mais 2 dias, e estiver por volta de metade do término,
por volta de 55%, a barra vermelha da programação se estenderá por mais 2 dias além da
barra abaixo no plano-básico.
Na prática, faça o seguinte: clique no menu V IEW (exibir), depois clique em TRACKING
GANTT, já para ver os campos da variância, clique em V IEW (exibir), depois em TABLE,
e depois em V ARIANCE, se necessário tecle TAB no teclado para ver os diferentes
campos da variância, então no menu V IEW (exibir) clique em TOOLBARS e depois em
TRACKING.
V eja como aparecerá uma Barra de Ferramentas com diversos botões que terão ampla e
pratica serventia para você atualizar rapidamente as suas atividades, aí então atualize
os dados do avanço físico das atividades do seu projeto, conforme segue:
Lembre-se, você deve ter salvado/gravado o plano-básico (BASELINE) para poder entrar
com as informações da variância.
Primeiramente decida que método de acompanhamento você usará, e quais itens irá
verificar, por exemplo, datas de início e término das atividades, e/ou a porcentagem do
seu avanço físico, o avanço no uso da carga-de-trabalho dos recursos, e os custos do uso
dos recursos. Depois decida a sistemática de divulgação aos usuários, e a formatação do
conjunto de relatórios e telas para eles consultarem.
Também, de início, salve o seu plano-interino (Interim-Plan) o qual lhe serve como plano-
de-trabalho para processar seus dados de atualização, assim você não perde o seu plano
básico nem altera o seu plano real. Salvando o plano-interino você salva um conjunto de
dados de datas atualizadas no seu início e fim, os quais você depois compara com o plano-
básico ou o plano real atualizado. Atualize um plano-interino para adicionar uma
atividade ou mudar as datas de início e término de uma atividade num plano-interino.
39
Microsoft Project Central Um produto corporativo (para empresas de um certo porte), é um produto
da Microsoft®, o qual possibilita que o planejamento seja feito em parceria, entre todos os envolvidos na
empresa, bem como que a disseminação das informações sobre as atualizações dos projetos, também seja
feita entre os membros do grupo de trabalho e o gerente do projeto, integrados em rede de computadores,
Dirce Quandt de Oliveira 280
Administração Por Projetos
diálogo clique em WORKGROUP, e aí em “Default Workgroup Message for …”, opte por
WEB.
e também envolvendo colaboradores externos (através da Internet), permitindo assim a todos eles, o
trabalho conjunto e o intercâmbio de informações sobre os projetos num WEB Site.
40
Escopo – Fonte: Dic. Aurélio Versão 3 é escopo- [Do gr. skopós, oû, '(o) que observa', '(o) que
observa do alto ou de longe', < v. gr. sképtesthai, 'observar', 'examinar'.] El. comp. 1. = 'ver'; 'visão':
escopofobia, escopófobo. Escopo (ô). [Do lat. scopu < gr. skopós.] S. m. 1. Alvo, mira, intuito; intenção:
& 2. Inform. Em um programa, o módulo onde uma variável, constante, rotina, etc., pode ser lida, alterada
ou executada, e fora do qual ela não é acessível. [Cf. escopro (ô).]
Dirce Quandt de Oliveira 283
Administração Por Projetos
Depois que seu projeto começar e você estiver fazendo o acompanhamento do progresso
real das atividades, você pode revisar sua programação de datas & prazos para
identificar problemas reais, ou problemas potenciais com a programação de datas &
prazos das atividades. Atente para as dicas abaixo:
41
Progress line (Linha do Progresso) Uma representação visual do progresso de seu projeto,
exibida na tela do Gráfico de Gantt. Para uma data-de-progresso informada, o Project© 2000 desenha
uma linha de progresso conectando atividades em desenvolvimento, criando assim um gráfico no Gráfico
de Gantt, com picos apontando à esquerda para indicar a carga-de-trabalho que está atrasada na
programação, e picos apontando à direita para indicar a carga-de-trabalho que está adiantada em
relação à programação; a distância de um pico da linha vertical indica o grau para o qual a atividade
está adiantada ou atrasada na data-do-progresso ou data-dos-dados.
o Analise a sua programação de datas & prazos; depois de você projetar uma
programação básica, você devia verifica-la para descobrir problemas ou omissões
que exijam ajustes.
42
Data-dos-Dados é o mesmo que a “Status-Date” da versão em inglês, é uma data que você
estabelece, menor ou maior do que a data do sistema, ou seja, o dia de hoje, no ato do processamento
das informações, e é usada para informar da forma adequada, sobre os Tempos, Custos, Recursos, e/ou
as condições de execução de um projeto.
Dirce Quandt de Oliveira 285
Administração Por Projetos
Depois de você identificar problemas na sua programação de datas e prazos, você pode
usar uma variedade de estratégias para administrar a sua programação do projeto. Por
exemplo, você pode simplesmente mudar a duração de uma atividade para coloca-la
atrás, retroagi-la, na programação, ou você pode ajustar outros fatores que estejam
afetando a programação, como interdependências, restrições, e principalmente recursos.
A seguir temos algumas dicas válidas para estes casos:
Depois de você fazer os ajustes necessários, você devia avaliar quaisquer efeitos que suas
mudanças podem ter causado em outros projetos (se for o seu caso de ter vários projetos)
e comunicar as mudanças aos membros da equipe e pessoal externo envolvido. Por
exemplo:
1. Mude uma duração de atividade; se for possível, é o caminho mais simples para
conseguir que seus prazos/datas recuem, é via encurtar durações de atividades,
especialmente para atividades que estão no caminho-crítico, negocie com os
envolvidos, os responsáveis e os usuários, para eles assumirem este esforço,
mesmo que não seja a atividade deles que vá atrasar, mas cujas atividades deles
estejam “no caminho” daquela que vai atrasar.
3. Fixe uma sobreposição (lead time) ou demora (lag time) para atividades que as
comportem; uma maneira de ajudar a manter seus prazos e datas em ordem é
sobrepondo atividades que acontecem no caminho crítico ou demorando uma
atividade não-crítica, de forma que um recurso pode trabalhar em outra atividade
mais crítica.
4. Reveja e mude as restrições das atividades; uma restrição para uma atividade
pode colocar automaticamente, uma limitação de tempo na atividade, que você não
pode querer. Uma restrição inflexível colocada em uma atividade, especialmente
se a atividade caiu no caminho crítico, pode limitar a capacidade do Project© de
replanejar atividades. Se uma atividade não precisa iniciar ou terminar em uma
data específica, mude a restrição inflexível para "ASAP = As Soon As Possible”.
10. Ajuste a quantia de tempo que um recurso passa em uma atividade; ajustando a
quantia de recursos de tempo que os recursos gastam em atividades críticas, as
durações destas tarefas podem diminuir. Isto é porque o default do Project© 2000 é
usar a programação “Effort-Driven”, por meio de que, como horas de trabalho são
adicionadas às atividades, as durações destas atividades diminuirão.
16. Cheque o impacto em outros projetos; depois de fazer mudanças nas atividades em
sua programação, verifique para ter certeza de que você não afetou outros projetos,
por mudar atividades que são ligadas com outras atividades externas em outros
projetos.
17. Salve uma cópia de segurança do seu plano; você poderá querer salvar uma cópia
do plano como um auxílio se você planejar fazer ajustes importantes que você pode
ter que desfazer.
18. Consiga trazer atividades de volta a correta programação de datas e prazos, nos
tempos certos; uma maneira de manter a programação no prazo é mudando
ajustes específicos em atividades que afetam sua duração e suas inter-relações
com outras atividades. Por exemplo, mudando uma atividade que começa depois de
outra atividade, para elas começarem ao mesmo tempo poderá ajudar a trazer as 2
para dentro da data de término ao mesmo tempo. Também, mudando como
recursos são atribuídos nas atividades no caminho-crítico podem ter um efeito
semelhante.
19. Avalie o impacto em outros projetos; depois de você fazer mudanças para seu
plano, tenha certeza que você não afetou a planificação de outros projetos com as
interdependências do seu projeto.
Então, como já dissemos várias vezes antes, o objetivo deste livro é acima de tudo, passar
ao leitor o que nos parece essencial na chamada Administração de Projetos: dicas,
técnicas e métodos de acompanhar, revisar, replanejar o projeto, e também alertar os
envolvidos, discutir com eles alternativas e soluções, sendo o Gerente de Projetos o agente
técnico de apontar caminhos e alternativas quanto a parte de racionalizar o uso do
Tempo e dos Recursos, para manter a rota em direção a META.
P
rontificado o planejamento básico da execução do seu Projeto, ele deve (sempre) ser
rediscutido com os usuários, com os responsáveis, com os setores envolvidos, com os
contratados externos, e com a equipe do projeto, de forma a revisa-lo, melhora-lo e o
manter sempre na frente dos acontecimentos, principalmente os negativos, para que ele
sirva realmente como ferramenta de trabalho diário, não apenas de planejamento inicial,
mas após esse início teórico, sirva de ferramenta de acompanhamento, informação e
correção de desvios, para que as metas e os prazos e as datas finais se cumpram,
juntamente com o orçamento de recursos e custos. Como dicas para isso tudo, listamos
abaixo os tópicos principais para esse fim, seguidos da explicação detalhada destes itens.
43
Triângulo do Projeto É o inter-relacionamento do trio de: tempo, dinheiro, e escopo, em um
projeto. Se você ajustar qualquer um destes três elementos, os outros dois são afetados. Por exemplo, se
você ajustar o plano do projeto para encurtar a programação. você poderia aumentar custos e diminuir o
escopo. Enquanto todos os três elementos são importantes, tipicamente um terá mais influência em seu
projeto, e ditará as decisões que você fará quando estiver aperfeiçoando ou ajustando seu projeto.
Dirce Quandt de Oliveira 291
Administração Por Projetos
9. Remova uma atividade se você quiser cumprir com a data de término removendo
atividades, as quais você perceber que podem não ser feitas, embora num conceito
mais exigente elas devessem, pois remover atividades pode diminuir a qualidade
da implementação global do projeto. As atividades que devem ser feitas
obrigatoriamente devem sempre permanecer no plano original e no atualizado, e só
as atividades consideradas opcionais podem ser removidas.
11. Encurte uma atividade no caminho crítico. V ocê pode alcançar em tempo a data de
término do projeto modificando valores que impliquem na duração das atividades,
bem como também valores da designação da carga-de-trabalho de recursos para
atividades no caminho-crítico.
12. Reveja e mude as restrições nas atividades. Muitas vezes datas cadastradas com
restrição inflexível (como MSO-Must Start On, ou, MFO-Must Finish On) estão
fixadas inadvertidamente, ou mesmo sem justificativa, nas atividades. Se você
estabelecer restrições mais flexíveis para as atividades, principalmente aquelas
no caminho-crítico, o Project© 2000 pode calcular a programação com menos
restrições (e suas conseqüências) e mais flexibilidade, e você poderá ser capaz de
cumprir a data de término.
13. Quebre uma atividade em atividades menores. Às vezes uma única atividade é
composta de vários elementos diferentes que podem ser trabalhados em
simultaneidade por diferentes recursos. Se você quebrar uma atividade do
caminho-crítico nestes elementos diferentes, com diferentes atribuições de
recursos, você pode ser capaz de cumprir a data de término.
15. Acerte as Sobreposições e as Demoras (Lead ou Lag) nas atividades, se você quiser
examinar, ou adicionar, ou ajustar, essas interligações, entre atividades
interligadas. Adicionando a Sobreposição (Lead Time) entre atividades
interligadas pode ajudar no cumprimento da data de término. Adicionando uma
Espera/Demora (Lag Time), onde necessário, pode tornar a programação
automática de datas mais realista.
16. Atribua recursos adicionais se você quiser diminuir a duração de uma atividade no
caminho-crítico. Atribuir mais recursos para diminuir os trabalhos referentes a
duração de uma atividade, desde que a atividade seja tipo “Effort-Driven”, e não do
tipo “Fixed-Duration”, será um fator decisivo no cumprimento dos prazos.
18. Ajuste a quantia de tempo que um recurso passa em uma atividade. Se você quiser
mudar a quantia de carga-de-trabalho atribuída para um recurso em uma
atividade no caminho-crítico, mude a definição das unidades do recurso na
atividade, ou coloque o recurso para começar na atividade em uma data anterior a
atual.
19. Mude a data de início do projeto. Chocante não? Mas é uma verdade, um axioma,
muito esquecido pelo GP: uma das maneiras mais simples para cumprir a
data de término do projeto é começar o projeto mais cedo. Se isto é uma
opção para seu projeto, tente mudar a data de início primeiro, acelerando todas as
suas fazes preparatórias dos setores da empresa em geral, e o seu trabalho de
planejamento, o qual não deve nem ser empecilho para o início dos trabalhos nesse
caso, pois o que importa é o prazo.
21. Reduza o escopo do projeto para alcançar a data de término planejada, cortando o
desperdício de tempo, de atividades mal planejadas, ou até cortando fases do
projeto. V ocê pode diminuir o escopo removendo atividades, diminuindo a duração
das atividades , ou abaixando os padrões de qualidade.
22. Ajuste uma atividade no caminho crítico. Reveja e ajuste os detalhes das
atividades no caminho-crítico, se você quiser evitar cortar escopo. Os métodos para
refinar atividades no caminho-crítico incluem: ajustar as dependências, o
relacionamento, a interligação e as restrições, entre as atividades, e encurtar as
durações e a carga-de-trabalho dos recursos.
23. Ajuste uma atribuição de recurso para concretizar a data de término planejada, se
você puder atribuir recursos adicionais, substituir um recurso mais lento por um
mais rápido, ou ajuste a quantia de tempo que um recurso gasta em uma atividade
para ajudar a cumprir o prazo final.
25. V erifique o choque de mudanças de âmbito dos outros projetos. Se você estiver
trabalhando com multi-projetos, tenha certeza que qualquer mudança que você
fizer no seu plano, para aperfeiçoar a data de término, são atualizados em
quaisquer outros projetos que estejam ligados ou consolidados em seu projeto.
26. Destaque visualmente o caminho crítico para ver como as mudanças você fez para
aperfeiçoar para o cumprimento da data de término final, afetam o caminho-
crítico. Isto pode ajudar você a ver se realmente alcançou sua meta de data de
término almejada.
27. Revise antes as datas e os custos do projeto, se você quiser ver o resultado nas
datas de início e término do projeto, e se você realmente alcançou sua meta de
alcançar sua data final almejada. V ocê também pode ver se algumas de suas
mudanças acrescentaram ou diminuíram o prazo do caminho-crítico do projeto.
Gráfico da Curva S
É um gráfico que pode ser plotado (44) com o Excel© da Microsoft™, usando-se
informações acumuladas e organizadas cronologicamente, como os dados dos campos
BCWP (Custo Orçado do Trabalho Executado) e o Cumulative Cost (Custo
Acumulado) − vide explicação um pouco mais adiante − estes dados já constantes dos
relatórios e telas onde hajam campos com informações sobre Recursos, são ambos do
Project© 2000, e mostram graficamente informações de VALOR ADQUIRIDO (earned
value) cuja descrição também está neste texto mais adiante um pouco.
Este gráfico da “Curva S” é plotado quando você usar o Analisador de Dados Divididos no
Tempo (Analyze Timescaled Data) no Wizard do Excel©, localizado na sua Barra de
Ferramentas. Para isso use o Wizard Excel© e depois clique no Menu FERRAMENTAS e
depois na opção ANÁLISE DE DADOS. Então escolha: “Usar dados em gráficos”:
Para facilitar a sua compreensão do que o Excel© faz para criar a sua “CURV A S”,
explicamos que, quando você cria um gráfico a partir dos dados de uma planilha que usa
datas, ou dados com datas associadas, e estas formam o eixo das categorias (x) no gráfico,
o Excel© usa automaticamente um eixo das categorias de escala de tempo. Exibição de
44
PLOTADO, vem de PLOTTER Fonte Dic. Port. Aurélio: [Do ingl. (to) plot.] V. t. d. 1. Mat. Locar
(3). 2. Bras. Mar. Locar (2) numa carta náutica a posição de (embarcação, aeronave, alvo, etc.). − Fonte
Dic. Ing./Port. Michaelis: plot [plót] s. pedaço m. de terra, nesga f.; canteiro m.; conspiração f. || v.
levantar a planta de, delinear, demarcar; marcar; conspirar.
Dirce Quandt de Oliveira 295
Administração Por Projetos
datas O eixo das categorias de escala de tempo exibe datas em ordem cronológica em
intervalos específicos ou "unidades base", mesmo que as datas na planilha não estejam
em ordem ou nas mesmas unidades base.
O Excel© inicialmente define as unidades base da escala de tempo (dias, meses ou anos)
de acordo com a menor diferença entre duas datas dos dados. V ocê pode alterar a
definição da unidade base e, o Excel© irá redesenhar o gráfico. Por exemplo, se houver
dados para preços de ações em que a menor diferença entre as datas seja sete dias, o
Excel© irá predefinir a unidade base da escala de tempo para dias. V ocê pode alterar a
unidade base para meses para exibir o desempenho das ações por um período maior,
como no primeiro gráfico do exemplo. Para alterar a unidade base, clique no eixo, clique
em Eixo selecionado no menu Formatar e nas opções desejadas da guia Escala. Horas e
gráficos de escala de tempo
V ocê não pode criar gráficos de escala de tempo, como é o caso da “CURV A S”, a partir de
dados medidos em intervalos de horas, minutos ou segundos. Somente dias, meses e anos
são considerados unidades base em gráficos de escala de tempo. Gráficos típicos que
podem usar um eixo de escala de tempo, são aqueles onde os eixos de escala de tempo
estão disponíveis em gráficos de ações e em gráficos de linhas, colunas, barras e de área
2D e 3D, exceto quando esses gráficos tiverem rótulos de categoria de vários níveis.. Os
eixos de escala de tempo não estão disponíveis em relatórios de gráfico dinâmico. Dica:
não é possível ter um eixo de escala de tempo se as datas do gráfico aparecerem na
legenda. V ocê pode alterar o modo como os dados são plotados no gráfico, para que as
datas apareçam no eixo das categorias.
Para plotar seqüências de dados a partir das linhas da planilha em vez das colunas e
vice-versa, clique no gráfico, então no menu Gráfico, clique em Dados de Origem e depois
na guia Intervalo de Dados, depois clique em Seqüências em linhas ou em Seqüências em
colunas. Observações: você também pode alterar a orientação de uma seqüência de
dados. Séries de Dados: Um grupo de pontos de dados que são plotados em um gráfico;
cada seqüência de dados em um gráfico tem uma cor, ou padrão, exclusivo e é
representada na legenda do gráfico.
V ocê pode plotar uma ou mais seqüências de dados em um gráfico. Gráficos de pizza têm
somente uma seqüência de dados.) clicando em, Por Linha (Por Linha = Faz a plotagem
de seqüências de dados do gráfico a partir dos dados das linhas.) ou, em Por Coluna (Por
Coluna = Faz a plotagem de seqüências de dados do gráfico a partir dos dados das
colunas.), ambos na barra de ferramentas “Gráfico”. Este procedimento não se aplica ao
Relatório de Gráfico Dinâmico, é um gráfico interativo que fornece uma análise gráfica,
dos dados de listas, dos bancos de dados e dos relatórios de gráfico dinâmico, já
existentes. Após criar um relatório de gráfico dinâmico, é possível exibir níveis diferentes
de detalhe ou reorganizar o layout de um gráfico arrastando os campos e itens ou exibindo
e ocultando itens das listas drop-down para os campos. Para alterar a orientação de uma
seqüência em um relatório de gráfico dinâmico, você deve alterar o lay-out (45) do
relatório.
45
Alterar o layout de um relatório de gráfico dinâmico no Excel©, arrastando um campo Para
usar este procedimento, a opção para ocultar botões de campo. Clique no relatório de gráfico dinâmico.
Na barra de ferramentas Tabela dinâmica, clique em Gráfico dinâmico e siga um destes procedimentos:
Para ocultar os botões, selecione Ocultar botões de campos de gráfico dinâmico. Para mostrar os botões,
desmarque Ocultar botões de campos de gráfico dinâmico deverá estar desmarcada para que os botões
de campo estejam exibidos. Siga um destes procedimentos: Para mover um campo e todos os itens
associados a ele, arraste o botão do campo a partir da barra de ferramentas Tabela dinâmica (ou da área
do gráfico) para uma nova posição. Para transformar um campo de seqüência em um campo de categoria,
arraste o botão do campo de seqüência para a área do campo de categoria. Em seguida, mova o campo
de categoria anterior para a área do campo de seqüência. Para transformar um campo de categoria em um
campo de seqüência, execute o procedimento inverso. Para criar um campo de página, arraste o botão de
campo para a área do campo de página (sobre a dica de tela Solte campos de página aqui). Para
remover campos de página, de seqüência ou de categoria arraste o botão de campo para fora da área
para soltar. Observações: O que fazer se os dados demorarem a aparecer Se os dados demorarem a
aparecer quando você arrastar os campos para o lugar, use o Assistente da Tabela Dinâmica, e do
Gráfico Dinâmico, para alterar o layout. Campos de Dimensão e os dados OLAP: em relatórios de gráfico
dinâmico que são baseados em dados de origem OLAP, os campos de dimensão podem ser usados
apenas como campos de categoria, seqüência ou página do gráfico dinâmico. Esses campos são
identificados por um símbolo no início da linha da lista de campos, na barra de ferramentas Tabela
dinâmica. Os campos identificados por um símbolo no início da linha, na barra de ferramentas, podem ser
usados apenas como campos de dados. Campos de dimensão OLAP funcionam como conjuntos Quando
você move um campo de dimensão para alterar o layout, todos os níveis e itens da dimensão se movem
com ele. Alguns campos não podem ser arrastados Em alguns casos, você não pode arrastar certos
campos. No Excel© como alterar a ordem de plotagem da seqüência de dados Clique em uma
seqüência de dados no gráfico que você deseja alterar. Para alterar a ordem de plotagem da seqüência
de dados em um gráfico de superfície, clique no código da legenda. No menu Formatar, clique em
Seqüência de dados selecionada ou em Código de legenda e na guia Ordem da seqüência. Na caixa
Ordem da seqüência, clique na seqüência que você deseja mover. Para colocar a seqüência na ordem
desejada, clique em Mover para cima ou em Mover para baixo.
No Menu V IEW (exibir), aponte para TABLE (Tabelas) e então clique em MORE
TABLES (Mais Tabelas). Na Lista de Tabelas, clique em EARNED V ALUE (V alor-
Adquirido), e então clique em APPLY (Aplicar). A V ariância do Custo para cada
atividade aparece no campo CV ; para a V ariância na Programação (SV ) estando na Lista
de Tabelas, clique em EARNED V ALUE (V alor-Adquirido), e então clique em APPLY
(Aplicar), a SV , V ariância da Programação, para cada atividade, aparecerá no campo
denominado de SV .
Para você achar o CPI o Project© 2000 não faz este cálculo automaticamente, mas basta
você criar uma coluna na sua tela, e assim criar um campo chamado CPI, o qual será
obtido pela simples fórmula de: (CPI = BCWP/ACWP). Para encontrar o valor do SPI você
também terá que criar o cálculo manualmente, do mesmo modo que para o CPI, só que
pela fórmula onde: (SPI = BCWP/BCWS).
Para criar um campo, se você ainda não o sabe, basta clicar em INSERT (Inserir) na
Barra de Menus, depois clique em COLUMN (Coluna), ai na caixa de Nome de Campo
(Field Name), digite o nome do novo campo, resultante da aplicação de uma fórmula,
como BCWS, e clique OK. Repita a operação para criar os demais campos que você
deseja, assim o sistema estará preparado para depois disso você estabelecer as fórmulas
Dirce Quandt de Oliveira 300
Administração Por Projetos
Se for do seu interesse, opcionalmente, faça uso do Gráfico da Curva S para controlar o
Avanço físico, ou seja o quanto cada atividade e o projeto como um todo, avançaram em
termos da duração prevista, seja em dias ou qualquer outra unidade de tempo que você
estiver usando. Repita o cálculo agora em cima das afirmações dos responsáveis pelas
atividades e daí sumarize o cálculo em termos do projeto todo, quanto ao avanço em
porcentagem do trabalho realizado.
Esses números e valores serão considerados pelo Project© 2000 caso você crie campos
para eles, como colunas no Gráfico de Gantt, depois é só passar esses valores para o
EXCEL© proceder a montagem e impressão do Gráfico da Curva S, como indicado antes,
assim como é usado na maioria das empresas de engenharia de projetos e obras no
mundo todo.
Crie também os campos de Previsão Restante de cada um dos dados acima tratados, ou
seja, para o Avanço Físico do Projeto, crie o campo Previsão de Avanço Físico do Projeto, e
para o campo Avanço do Projeto em %, crie o Realizado e o Restante.
Além das diversas análises que já sugerimos que sejam feitas pelo GP e sua equipe
durante a vida útil do projeto, deve-se sempre estar atento também a fatores específicos
de ameaça ao sucesso do projeto, entre as quais citamos a seguir as principais, primeiro
numa lista sucinta de dicas básicas, e depois num detalhamento prático das mesmas:
Dirce Quandt de Oliveira 302
Administração Por Projetos
Depois de um projeto começar, eventos que são difíceis de prever e antecipar, podem criar
novos riscos (46). Por exemplo, um tempo chuvoso fora de época e/ou anormalmente forte,
pode ameaçar a data de término de um projeto de construção. Avaliando e solucionando
riscos, periodicamente durante o projeto, pode ajudar você a manter o projeto dentro do
planejado (pelo plano-básico) e do programado (pelos cálculos do Project© 2000).
Verifique as atividades com durações estimadas, dentre elas ache as atividades com
durações muito longas ou muito curtas, pois durações incertas contribuem para aumentar
a incerteza no cálculo da data de término do projeto.
Verifique as atividades com durações longas, se você quiser ver atividades às quais
os atrasos na programação ou os aumentos de custo, podem ter um choque significativo
na data de término ou nos custos do projeto.
Examine o caminho crítico, se você quiser ver ou remover atividades críticas que estão
em risco de atrasar, e então de causarem impacto negativo em outras, e atrasar a data de
término do projeto.
Veja as atividades com dependências externas, se você quiser ver que atividades
poderiam estar atrasadas por eventos de qualquer natureza fora de seu projeto,
aumentando o risco de falhas no cumprimento da programação do seu projeto.
Examine as restrições nas atividades, se você quiser ver atividades que são
46
Risco É um evento ou situação que pode afetar negativamente o escopo do projeto, a sua
programação de datas & prazos, o orçamento, e/ou a qualidade. Probabilidade de Risco: é uma
estimativa de que um evento ou ameaça em particular, venha a ocorrer.
Verifique as atividades que estão atrasadas, se você quiser ver que atividades
colaboram para que hajam atrasos de progresso real versus progresso planejado, e que
podem fazer o projeto terminar em data posterior ao planejado.
Identifique materiais com um provedor único, se você quiser ver que materiais
podem demorar na entrega e atrasar o projeto, se seus provedores únicos são incapazes
de entregar na hora certa.
De acordo com a política e a as estratégias da sua empresa, e do seu projeto, você pode
definir parâmetros para criar uma escala de probabilidade de risco, e introduzi-la no
Project© 2000. Para isso faça o seguinte:
3) Remover uma atividade, serve para quando você quer reduzir o escopo de
um projeto, e deste modo diminuir o risco de que o projeto leve mais tempo
do que o planejado para a sua conclusão,
As fontes que podem melhor lhe ajudar a identificar riscos são: a lista de atividades, a
programação de datas & prazos, e as pessoas-chave envolvidas em planejar e executar o
projeto. No seu planejamento no Project© 2000, avalie primeiro as atividades de caminho
crítico, então depois as atividades não-críticas.
Procure por:
Dirce Quandt de Oliveira 306
Administração Por Projetos
Mas, você não poderá identificar todos os seus riscos no projeto, se você só analisar a
programação do Project© 2000. V ocê também deve se reunir com os recursos humanos
principais, envolvidos/alocados no projeto, e pedir a eles para identificarem os riscos.
Deixe gerentes de projeto experientes revisarem seu plano, e converse com as pessoas que
são peritas em áreas específicas do projeto. Por exemplo, se você estiver trabalhando com
uma contratada, converse com pessoas que usaram aquela contratada.
Damos-lhe a seguir mais “pistas” de novos tipos de riscos que ameaçam os projetos, no
sentido de fornecer-lhe mais subsídios para a sua tarefa de gerenciar projetos, onde
muito mais do que o planejar e atualizar o planejamento, o que distingue a real
capacidade do GP está em prever, antecipar, os eventos que possam ameaçar as 2 coisas
principais num projeto>: a sua Data de Término Contratual, e o limite financeiro do
Orçamento do seu projeto. Assim aqui vão mais algumas dicas para lhe alertar em como
se prevenir de riscos e ameaças ao bom cumprimento do escopo, dos custos, das datas e
dos prazos, do seu projeto:
Identifique atividades de alto risco se você quiser ver quais atividades que são
mais prováveis para tomar mais tempo de execução do que o esperado, quais
atrasem além de suas datas de término previsto, demorem a iniciar ou terminar
outras atividades, ou causem que o projeto termine mais tarde.
Identifique riscos de orçamento se você quiser ver que atividades que estão com
custos acima do orçamento, ou prováveis de se tornar acima do orçamento, ou
prováveis de causar que o projeto inteiro “estoure” o orçamento.
Identifique riscos em recursos, para isso veja os recursos que estão trabalhando
próximos, em, ou acima de sua disponibilidade máxima; que podem atrasar o
projeto se estiverem ausentes; ou que possuam habilidades especializadas que
façam o projeto depender deles.
Especifique as probabilidades de risco se você quiser determinar a probabilidade
de que uma atividade venha a incorrer em um risco que cause uma perda de
dinheiro ou uma demora na execução do projeto.
Evite ou reduza riscos revisando o planejamento do projeto se você quiser
minimizar os riscos no orçamento e na programação: removendo atividades,
mudando durações de atividades, substituindo recursos caros por menos caros, e
fazendo outros ajustes à lista de atividades e designações de recursos.
Prepare um plano de emergência e contingência se você quiser ter um plano que
diga as ações a se tomar se eventos de risco acontecerem, de forma que você possa
responder à aqueles eventos tão depressa e eficazmente quanto possível.
Cabe agora ao GP aplicar todas essas propostas e sugestões e, além delas, usar a sua
imaginação e capacidade gerencial, em prever situações de ameaça ao bom andamento e
cumprimento das metas finais do projeto e, junto com a sua equipe, e somando a
capacidade e visão prática dos envolvidos na sua execução, tomar medidas preventivas,
corretivas e saneadoras aos riscos que possam vir a surgir mais adiante no tempo,
evitando assim a óbvia necessidade de correção “a posteriori” a qual raramente evita o
fracasso no cumprimento do Cronograma e do Orçamento; onde a sua capacidade de
análise da REDE PERT/CPM e as informações em geral do PROJECT©, muito lhe serão
úteis. Desejo-lhe Sucesso!
47
Adaptado e ampliado de um texto de Jim Chapman cuja home-page na Internet é: www.pm.com
(lembramos ao leitor que todos os endereços eletrônicos de sites na Internet que constarem deste livro
estão sujeitos a mudanças ou cancelamentos por parte do seu responsável.
projeto, onde você simplesmente lista as atividades e informa as datas e/ou durações das
atividades. Se de um lado este sistema pode satisfazer a necessidade de apresentar um
diagrama PERT da programação de datas & prazos para permitir o gerenciamento,
todavia não é adequado para a administração de projetos de qualquer tamanho,
complexidade e/ou risco.
O método prático descrito a seguir fornece um meio mais fácil de entendimento, para a
operação e uso do MS-Project© 2000, usando suas características de administração de
recursos, para tornar o seu plano do Projeto, mais realista e de resultados mais factíveis.
No ambiente do seu projeto, grande parte do trabalho do GP é administrar escassos
recursos de apoio da Equipe do Projeto para mesmo assim alcançar sucesso no projeto.
Deste modo estas instruções foram escritas para o GP aproveitar as facilidades do MS-
Project© versão 2000 para maximizar estes recursos, para isso veja os comentários
nestas páginas seguintes, sobre os 6 Passos Básicos à serem dados somente após você,
primeiramente, haver elaborado a sua Rede PERT/CPM “a mão” :
1º Passo:
O primeiro passo ao iniciar o uso do MS-Project© 2000 é clicar em no Menu File e depois
no Comando Project Information, e definir a data de início do projeto: a Project Start
Date. A Project Start Date será a Data de Início default para todas as atividades, até
que você estabeleça as relações de dependência entre elas. Se o seu projeto é de longa
duração, neste momento você também poderá ajustar o Calendar, para marcar os
feriados e dias não trabalháveis. (clique na Barra de Menus em Tools e depois em
Change Working Time…).
2º Passo:
O próximo passo é o de elaborar a Lista das Atividades, digitando-as preenchendo a
coluna esquerda do Gantt Chart, e organizando-as numa WBS (Work Breakdown
Structure) orientada para a finalização/entrega do Projeto. Quando e se necessário
indicar que uma Atividade é Subatividade de outra, entre com ela logo abaixo da
Atividade Principal, digite a Subatividade e depois de dar ENTER clique no botão da
seta a direita, de INDENT, para endentar a nova atividade embaixo da anterior, para
estabelecer os laços de Sumarização de Atividades. Esse processo de Sumarizar as
Atividades é um recurso muito interessante para você aprofundar o nível de detalhe da
Rede PERT/CPM, mas ao mesmo tempo manter a compreensão clara do todo através da
existência das Atividades principais (é como se você tivesse 2 redes PERT no seu Projeto,
uma mais sumária outra mais ampla). Isso lhe ajudará muito no acompanhamento,
medição e relato do avanço físico do Projeto. Quanto a WBS, ela deve ser desenhada como
um Organograma o qual deve conter ou os Setores da sua empresa que estarão envolvidos
como responsáveis pela execução das atividades do Projeto (é o mais indicado), ou conter
o nome das Especialidades as quais serão necessárias para execução do Projeto (e que
também indicam responsabilidade pela sua execução), como exemplo citamos, num caso
de Construção Civil, criar uma WBS com as áreas de Projeto Arquitetônico, Cálculo
Estrutural, Construção Predial, Elétrica, Hidráulica, etc. Para entrar com os dados do
WBS, clique em Project na Barra de Menus, depois clique no comando WBS no Menu
Dirce Quandt de Oliveira 309
Administração Por Projetos
3º Passo:
Após a definição e digitação no Project, da Lista das Atividades e da WBS, você deve
então entrar com a definição dos Recursos e a estimativa de carga de trabalho em
homem/hora (WORK). Dicas Importantes! Se para o seu Projeto o controle dos Recursos é
fundamental que seja meticulosamente preciso, então você não deve entrar com Datas e
Durações antes da entrada dos Recursos. Isso porque o módulo de cálculos do Project
calculará os tempos da Rede PERT/CPM totalmente em função da necessidade de
Recursos, caso você não estabeleça Datas e Durações, e ao invés disso entrar com as
Homens/Horas de Trabalho (WORK) e a Atribuição de Recursos Materiais e de
Equipamentos, para cada Atividade, deixando assim que o Project determine as Datas
e Durações posteriormente de forma automática. Uma Atividade com uma Duração fixa,
como a de um “Entrega do Prédio para Início das Instalações dos Equipamentos”, poderá
ser entrada como uma Duração Fixa (é o seguinte: clique em PROJECT na Barra de
Menus, depois em TASK INFORMATION, ou simplesmente clique com o botão direito
com a seta do mouse sobre a Atividade desejada, e daí clique em Task Information no
Menu Pop-Up, em ambos os casos surge a importante janela da TASK INFORMATION a
qual possui 5 abas GENERAL, PREDECESSORS, RESOURCES, ADV ANCED e
NOTES; clique em ADV ANCED, na janela que surgirá, há um campo com o nome
TASK TYPE, clique na seta para escolher entre as opções: FIXED DURATION, FIXED
UNITS e FIXED WORK, escolha FIXED DURATION, mas as demais Atividades nessa
primeira operação do seu Projeto no Project devem ser todas as demais classificadas
como FIXED UNITS ou FIXED WORK, conforme o caso, se for o caso de recursos
materiais, ou recursos humanos, e importante: você não deve marcar/selecionar a opção
SCHEDULLING IGNORES RESOURCE CALENDAR, que é para deixar o Project
considerar os recursos no cálculo de datas e durações. Enquanto estiver fazendo o
planejamento inicial, é útil usar um código abreviado, como a inicial do nome do Recurso.
Quando você já tiver esse planejamento inicial feito, você sempre poderá substituir o
código abreviado dos Recursos pelos Nomes completos/corretos, se necessário (Nota: se
você não tiver Recursos atribuídos, quando as Horas de Trabalho forem adicionadas, a
estimativa de WORK será alterada quando você adicionar um Recurso, de modo que você
deve ficar alerta para assegurar-se de que não perderá os seus dados de estimativa de
Horas Trabalhadas (WORK). V ocê pode preservar estes dados salvando o Projeto com
BASELINE (os cálculos iniciais do Project) e assim depois abrindo a coluna BASELINE
WORK para consultar o dado inicial). Após a devida inclusão da atribuição dos Recursos
e dos gastos de Homens/Hora (WORK), é chegada a hora de verificar as Datas e Durações
calculadas automaticamente pelo Project e verificar se são realistas e equilibradas do
Dirce Quandt de Oliveira 310
Administração Por Projetos
seu ponto de vista. Faça os ajustes que julgar necessários, ajuste tanto a alocação dos
recursos, como a estimativa de homens/hora, para obter durações realistas para as
Atividades
4º Passo:
O próximo passo é para estabelecer as dependências ou as precedências entre as
Atividades. Estes relacionamentos de dependência normalmente serão do tipo Fim-Para-
Início (Finish-To-Start), mas você pode acrescentar um Tempo de Espera (Lag), ou uma
sobreposição entre Atividades (Lead), para refinar e demonstrar precisamente a
interdependência. Quando os relacionamentos de precedência são digitados, a Rede
PÈRT/CPM muitas vezes é diagramada para criar uma figura bem organizada
graficamente. É recomendável que você gaste o seu tempo para organizar o arranjo físico
da Rede PERT/CPM do seu Projeto. O arranjo feito automaticamente pelo Project não é
dos mais legíveis e fáceis de analisar a lógica da Rede, o que é fundamentalmente
indispensável. Um truque é usar o ZOOM para reduzir ao mínimo a sua Rede PERT/CPM
(PERT CHART) e com a seta do mouse “arrastar e colar” as Atividades em novas
posições mais claras do ponto de vista de uma análise gerencial do desempenho do
planejamento e cumprimento do Projeto. Após essa reorganização estar satisfatória
maximize o ZOOM ao tamanho maior e depois imprima a Rede PERT/CPM, pois ela
impressa será muito mais visível e mais fácil de várias pessoas, como o GP, sua Equipe, e
os Responsáveis pelas Atividades, poderem se “debruçar” sobre ela em Reuniões de
Replanejamento, as quais são semanalmente necessárias, inclusive para V ER e analisar
o Caminho-Crítico e os Caminhos-Quase-Críticos, aliás todo esse processo dos Passos 2 a
4 devem ser discutidos junto com os Responsáveis pelas Atividades e demais envolvidos
na sua execução. Só assim, no mínimo assim, você terá um plano realista para gerenciar
com sucesso!
5º Passo:
Neste ponto, a próxima tarefa é a de Salvar este Plano. Salve-o como Baseline (Plano
Básico Inicial), Salve este plano clicando em TOOLS na Barra de Menus, depois em
TRACKING no Menu Drop-Down, e depois em SAV E BASELINE.
6º Passo:
Se você pretende fazer medições e aferições do desempenho do andamento e cumprimento
do seu Projeto, salve uma cópia desta Programação de Datas e Prazos como sendo a sua
BASELINE (Plano Básico) das suas medidas de desempenho, para as comparações
seguintes. Use a opção V IEW (exibir) na Barra de Menus, seguida da opção RESOURCE
USAGE no Menu Drop-Down, para avaliar a expansão do trabalho por tipos de categorias
de Recursos, por toda a duração do Projeto. Estas horas podem ser transformadas num
Plano dos Gastos de Recursos para controlar os gastos totais do Projeto em Recursos, e
para medir o valor realizado contra os valores estimados contidos no seu Baseline. Aí
para facilitar o tratamento dos números, simplesmente copie a janela toda desta tela e
cole-a no EXCEL, onde você poderá efetuar qualquer cálculo e tabulação, e mesmo
gráficos, para retratar bem o gasto de trabalho por tipo ou por estimativas de custos
O
objetivo deste modelo de MDS é o de identificar e correlacionar as atividades
exigidas para o ciclo de vida de um projeto, no processo de desenvolvimento de um
sistema ou de um software. O modelo é projetado para facilitar-lhe a criar uma
disciplina prática e não burocrática e/ou sufocante, enfocando os passos e processos
exigidos para você iniciar com sucesso um processo de desenvolvimento de
sistema/software. V ocê pode usar o modelo como está, ou modifica-lo para um
desenvolvimento recursivo, iterativo permanentemente.
48
Customizar vem do inglês customize, adaptar, personalizar; modificar um sistema para satisfazer os
requerimentos do cliente; we used customized computer terminals = nós usamos terminais de
computadores personalizados. - Fonte: Dicionário de Informática Dic-Maxi Michaelis Eletrônico versão 4.
49
MDS = Metodologia de Desenvolvimento de Sistemas. Metodologia, segundo o Dic. Aurélio v.3, =
[De método + -logia(vide nota no final).] S. f. 1. A arte de dirigir o espírito na investigação da verdade.
Dirce Quandt de Oliveira 312
Administração Por Projetos
2. Filos. Estudo dos métodos e, especialmente, dos métodos das ciências: 2 [Cf., nesta acepç.,
epistemologia e teoria do conhecimento.] 3. Liter. Conjunto de técnicas e processos utilizados para
ultrapassar a subjetividade do autor e atingir a obra literária. Nota: LOGIA = [Do gegor. -logía < gr. -
logos < gr. lógos, ou < v. gr. légein.] El. comp. 1.= 'discurso', 'expressão', 'linguagem'; 'estudo', 'ciência';
'coleção': tropologia (< gr.); genealogia (< gr.), mineralogia, oftalmologia; antologia (< gr.), terminologia.
[V. log(o)- e -ia1.]
Dirce Quandt de Oliveira 313
Administração Por Projetos
A fase anterior produziu uma definição clara do problema atual e a sua solução,
agora nesta fase, deverá ser elaborada a Modelagem Definitiva do Sistema, deve-
se discutir esta modelagem com todos os usuários e envolvidos, e proceder às
revisões necessárias, até a certeza pelos usuários de que os modelos de
processamentos dos dados estão corretos, e as informações disponibilizadas pelo
sistema satisfazem as necessidades dos usuários.
5. Desenvolvimento do Sistema
7. Treinamento
8. Documentação do Sistema
Durante a fase de utilização piloto, se implanta uma cópia real do sistema, num
extrato da população total dos usuários efetivos, que recebe o novo sistema
completo, para que estes usuários determinem a sua validação real e definitiva. A
conclusão bem sucedida da fase de utilização piloto levará a liberação do sistema
para sua implantação, mas o seu fracasso mesmo que mínimo, permite uma
revisão dos problemas e sua solução, sem que os usuários tenham o dissabor de
usar o sistema real pela primeira vez, encontrar erros, e não ter alternativas, pois
no Sistema Piloto, a sistemática atual de trabalho, manual ou mecânica, não é
substituída, é um processamento em paralelo e só em alguns setores chave. O
Desenvolvimento só será dado como completo, após aprovação total pelos usuários.
Deve ser precedida de uma campanha publicitária interna para explicar a toda
empresa os conceitos básicos do novo sistema, e suas vantagens e características
físicas. Os passos principais desta fase são os da definição da estratégia e
metodologia para a Liberação Final, a definição dos recursos necessários para se
proceder a assunção do sistema pela área de operações, a entrega para a área de
operações inicializar o sistema, e através do uso temporário em paralelo, fazer a
apresentação final ao contratante, para formalizar o encerramento do projeto.
Este modelo de MDS é customizável, primariamente ele foi projetado para ser funcional
para a maioria das necessidades de metodologias de desenvolvimento de sistemas,
inclusive cliente-servidor, processamento distribuído e processamento centralizado, e
pequenas redes em pequenas empresas ou setores isolados. Dependendo da metodologia
que você necessite usar no momento, partes do método (como protótipo) podem ser
removidas, ou ao contrário, ampliados para um grau de detalhe maior. Por exemplo,
identificar cada módulo como um subprojeto, que deve ter seus parâmetros de integração
da modularidade definidos, e um subprojeto com os parâmetros de rede e/ou
telecomunicações, e poder ser adaptada para prover detalhes maiores em cada caso.
Os itens abaixo servem para que você tenha um resumido roteiro, quase que um “Check-
List”, útil para se programar e agendar as suas atividades e tarefas relacionadas com a
atividade geral de Gerência de Projetos.
1. Iniciando o Projeto
- Definir e Nomear o Gerente do Projeto
- Definir e Nomear a Equipe do Projeto
- Definir e Disponibilizar Local de trabalho da equipe do projeto e recursos
operacionais.
2. Elaborando o Plano
2.1 Definindo o Projeto
- Iniciando um Levantamento Preliminar e Elaboração da Pré-Definição do Projeto
- Abrindo um arquivo do projeto
Dirce Quandt de Oliveira 318
Administração Por Projetos
4. Encerrar o projeto
- Revisar as informações finais do projeto
- Consolidar as informações no MS-Project©
Primeiramente, considerando apenas o âmbito deste livro, e não um caso real, onde o
procedimento seria mais complexo conforme nossas explicações anteriores, vamos
diretamente elaborar a Rede PERT/CPM do Projeto MDS com base nas explicações
dadas no capítulo anterior, para isso o primeiro passo é o de levantarmos a lista das
atividades com os seus dados básicos agregados.
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------
LISTA GERAL DAS ATIVIDADES – Projeto M D S
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------
Nº Ativ. − Descrição da Atividade − Duração − Predecessora − Responsável ( 50)
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
50
Códigos dos Responsáveis DIR = Diretor, GP = Gerente do Projeto, CONTR = Contratante,
GAN = Gerente de Análise de Sistemas, GPG = Gerente de Programação, GFI – Gerente
Financeiro, GAD = Gerente Administrativo.
Dirce Quandt de Oliveira 321
Administração Por Projetos
51
Técnica JAD – Joint Application Design (Técnica de Desenvolvimento Conjunto da Aplicação –
entre técnicos e usuários)
Dirce Quandt de Oliveira 322
Administração Por Projetos
Observações: desde já avisamos ao leitor, que neste exemplo de caso prático, acima,
não tivemos maiores cuidados em examinar e revisar a montagem das dependências, das
relações, interligações e restrições de datas. Isso porque de fato, na primeira
52
O caractér “W” no caso, indica semana para o Project©, como explicado anteriormente.
Dirce Quandt de Oliveira 324
Administração Por Projetos
Após montar a rede e a revisar com os informantes, se ela está correta na quantidade de
atividades, aí então se deve partir para um primeiro aprimoramento nas dependências,
etc., e retornando aos informantes para nova revisão, assim sucessivamente, até para se
descobrir “caminhos” de execução do trabalho de forma mais racional.
Depois deverão ser identificados os recursos, e estes nos obrigarão a uma nova e
definitiva revisão das dependências, das relações, interligações e restrições de datas, por
que os custos e recursos são a variável mais importante como critério de organizar,
racionalizar e economizar o TEMPO (atividades e suas interligações) pois se os recursos
fosse infinitos o tempo o seria também.
Exercícios: faça você este processo revisional acima indicado; imagine que este
exemplo é uma situação real, elabore o desenho da 1ª versão da Rede PERT (a lápis), faça
alterações, e quando ela estiver melhor, monte-a no Project© 2000, e depois volte para
revisões sucessivas, até você mesmo descobrir uma rede PERT que atenda bem aos
requisitos de um TEMPO menor, com menor uso de RECURSOS, por um CUSTO total
menor. Não se esqueça de gravar arquivos diferentes (o BASELINE e vários INTERIM
PLAN) para poder analisar o que você obteve de progresso, ou retroagir no seu
planejamento.
Agora que você já tem a sua lista de atividades e a sua Rede PERT/CPM montada no
desenho manual e revisou-a, vamos passa-la para o computador:
Com base no trabalho já realizado, ou seja, a sua Rede PERT e a Lista das Atividades,
vá preenchendo os dados básicos necessários, ID (número da atividade) o qual é dado
automáticamente pelo sistema, seguido por TASK NAME (Nome da Atividade),
DURATION (Duração), PREDECESSORS [Nº da(s) Atividade(s) Predecessora(s)], e, as 2
colunas criadas por você: RESPONS. (nome/cód. do responsável), e RECURSOS (cód. das
iniciais dos recursos designados), tudo conforme a tela de exemplo a seguir:
Para inserir os dados sobre as atividades, você pode digita-los diretamente sobre as
célunas do GANTT, principalmente porque neste primeiro momento de entrada de dados
estes são poucos (Descrição da Atividade, Duração, Predecessoras). Mas se você quiser ter
uma visão maior, até pode-se dizer um controle maior, use então o seguinte procedimento:
estando com o ponteiro do mouse apontado para a linha/célula da primeira atividade,
clique ali com o botão direito do mouse e surgirá uma lista drop-down, onde você escolher
a opção TASK INFORMATION como indicado na figura a seguir:
Na tela acima, mostrando a aba GENERAL, você digita os dados gerais da atividade,
como explicado a seguir:
Para abrir esta caixa-de-diálogo e esta aba, estando em qualque tela, clique na atividade
desejada e então clique em TASK INFORMATION e depois clique na aba GENERAL.
Use esta aba para entrar, revisar, ou alterar as informações básicas sobre a atividade
selecionada. V ocê pode:
Dirce Quandt de Oliveira 328
Administração Por Projetos
Para o preenchimento correto desta aba sobre dados das atividades predecessoras, siga
as instruções a seguir:
Para abrir esta caixa-de-diálogo e a sua aba indicada, estando em qualquer tela, clique
na atividade desejada, e então clique em TASK INFORMATION e depois na aba
PREDECESSORS. V ocê poderá selecionar e mudar múltiplas atividades de uma vez só,
com as abas TASK INFORMATION e a PREDECESSORS, só que esta só é disponível se
apenas uma atividade for selecionada. Use esta aba para entrar, revisar, ou mudar
informações das predecessoras sobre a atividade selecionada. V ocê pode:
Para abrir esta caixa-de-diálogo e a aba respectiva, estando em qualquer tela, clique na
atividade, e então clique em TASK INFORMATION. Depois clique na aba RESOURCES.
Use esta aba para entrar, revisar, ou alterar a alocação de recursos, e as unidades dos
recursos, para a atividade selecionada.
Observações: por default, o seu projeto é ajustado para automáticamente adicionar novos
recursos assim que você estiver fazendo as alocações. Em outras palavras, se você estiver
trabalhando na aba RESOURCES da caixa-de-diálogo TASK INFORMATION, e você
quiser designar um novo recurso que não esteja ainda identificado no agrupamento de
recursos (resource pool) você simplesmente digita o nome do recurso. Mas se quiser, você
pode mudar estes acertos. Estando no menu TOOLS, clique em OPTIONS e então clique
na aba GENERAL. Limpe o check box AUTOMATICALLY ADD NEW RESOURCES
AND TASKS. Se você mudar este ajuste e você quiser designar um novo recurso na aba
RESOURCES da caixa-de-diálogo TASK INFORMATION, você pode digitar o nome do
recurso, mas então o Project© 2000 pede para você confirmar o novo recurso quando você
fechar a aba ou clicar em OK.
Para o preenchimento correto da complexa aba ADV ANCED (Dados Avançados), siga as
instruções a seguir (não se esqueça que maiores dados do que aqueles que já apontamos
como básicos na 1ª entrada, de inclusão de atividades, DEV EM ser deixados para uma 2ª
oportunidade, SALV O se os responsáveis e os usuários têm como informar com segurança
ao GP sobre esses dados mais completos e complexos):
Para abrir esta caixa-de-diálogo e a aba, estando em qualquer tela, clique na atividade
desejada, e então clique em Task Information e depois na aba Advanced. Use esta aba
para entrar, revisar, ou alterar informações suplementares sobre a atividade. V ocê pode:
Entrar uma data-limite (deadline) para a atividade selecionada, se você quer ser
alertado sobre as datas-limite ultrapassadas.
Alterar a restrição da atividade que afete as datas programadas.
Especificar o tipo de atividade para a atividade selecionada, e para saber como as
alterações nas atividades afetarão a programação das datas e prazos das
atividades.
Especificar o calendário de atividade para a atividade selecionada.
Definir a atividade selecionada como sendo effort-driven, ou como um milestone.
ω Deadline: entre uma data limite que indique se e quando você quer que a
atividade termine, no máximo.
ω Constraint type: especifique qualquer tipo de restrição das datas de início e
término. Os tipos de restrição são:
baseado nas durações e nas dependências das atividades entre si. V ocê pode ajustar o
tipo default de atividade para todo o projeto, estando no menu TOOLS clique em
OPTIONS, e então clique na aba SCHEDULE, no box DEFAULT TASK TYPE clique o
tipo de atividade padrão que você quer estabelecer.
Preenchidos os dados da aba ADV ANCED (Dados Avançados), clique na aba NOTES
(Notas Gerais s/ a Atividade), cuja tela está representada a seguir:
Para abrir esta caixa-de-diálogo e a aba, estando em qualquer tela de atividades, clique
na atividade selecionada, e então clique em TASK INFORMATION e depois clique na
aba NOTES. Use esta aba para entrar ou revisar notas para uma atividade selecionada.
V ocê pode:
Adicionar novas notas sobre uma atividade.
Revisar ou acrescer dados às notas existentes.
Formatar a fonte e o alinhamento dos dados nas notas.
Inserir objetos dentro das notas.
Dirce Quandt de Oliveira 333
Administração Por Projetos
Obervações: Quando você adicionnar uma nota a uma atividade, o indicador de notas
aparece no campo INDICATOR, você pode pousar o ponteiro do seu mouse sobre o
indicador de notas, para ler as notas, você pode clicar duplo no indicador de notas para
abrir a aba NOTES. Para incluir notas às atividades quando você imprime uma tela de
atividades, tais como a tela do Gráfico de Gantt, no menu FILE clique em PAGE SETUP,
e então clique na aba V IEW, selecione o check-box PRINT NOTE. Para entrar notas sobre
o projeto inteiro antes de uma atividade individual, no menu FILE clique em
PROPERTIES e então na aba SUMMARY. Digite as suas notas no box COMMENTS.
V ocê também pode agregar às atividades sumarizadoras, no menu TOOLS clique em
OPTIONS e então clique na aba V IEW, selecione o check-box PROJECT SUMMARY
TASK, e então clique em OK. Na aba NOTES da caixa-de-diálogo TASK INFORMATION
para a atividade sumarizadora do projeto, entre com a sua nota.
Para a fase de atualização dos dados das atividades, você pode alterar direto na tela do
Gráfico de Gantt, apontando com o mouse diretamente a célula da informação a ser
alterada/atualizada. Mas a maneira mais específica para as alterações é a de, com o
ponteiro do mouse apontado para a atividade que se deseja atualizar, 1º se clicar em
TOOLS na Bara de Menus, depois na lista drop-down clicar em TRACKING
(Acompanhamento), seguido de UPDATE TASKS (Atualizar Atividades) conforme
indicado na tela a seguir:
Para abrir esta caixa-de-diálogo, estando com qualquer atividade na tela, vá ao menu
TOOLS, aponte para TRACKING e então clique em UPDATE TASKS. Use esta caixa-de-
diálogo para atualizar os dados de avanço em atividades selecionadas. Após você entrar
com estas informações, o Project© 2000 executa qualquer cálculo necessário e muda os
valores atualizados para os campos afetados. V ocê pode:
Ajustar a porcentagem de execução para atividades selecionadas.
Entrar as durações: real, e/ou remanescente, para atividades selecionadas.
Entrar as datas de início e término para atividades selecionadas.
Atualizar informações de avanço, para uma atividade escolhida ou para várias
atividades ao mesmo tempo.
Já para a inclusão de uma nova atividade, após tudo já definido, a 1ª Rede PERT já
entrada e o Plano-Básico gravado, Estela na tela do Gráfico de Gantt com o arquivo do
seu projeto aberto, e coloque o ponteiro do mouse sobre a atividade imediatamente
ABAIXO daquela que você quer criar, e clique em INSERT (Inserir) na Barra de Menus e
depois na linha NEW TASK (Nova Atividade), deste modo automaticamente se criará
uma nova linha acima com as mesmes células já previamente definidas para o seu
projeto.
Para depois entrar com os dados da nova atividade, clique com o botão direito do mouse
sobre a linha da nova atividade, e escolha a opção TASK INFORMATION para entrar
com os dados completos da nova atividade, como já explicado acima, nas páginas
anteriores.
V ocê deve ter percebido que na tela do Gráfico de Gantt não existe a coluna para a
informação sobre o responsável, e ela também não aparece na caixa TASK
INFORMATION, então você terá que criar antes estes campos no seu projeto no Project©
2000.
Lembre-se que há várias páginas atrás nós lhe dissemos que essa coluna teria que ser
criada, então recapitulanso, use a opção de Menu INSERT (Inserir) e clique em COLUMN
(Coluna), aí crie a coluna RESPONS. Correspondente ao campo Responsável pela
Atividade. Também se pode entrar com um novo dado clicando no Menu TOOLS
(Ferramentas) e depois em CUSTOMIZE (Personalizar), onde você pode criar um Campo
pessoal o qual poderá ser depois uma coluna.
Dirce Quandt de Oliveira 336
Administração Por Projetos
Para você criar essas colunas, damos as seguintes dicas, além do que já foi indicado
acima.
Nesta primeira, abaixo, marque TASK (Atividade), escolha TEXT (Texto) e depois clique
no botão RENAME (Renomear), como segue:
Digite o título da coluna, RESPONSÁV EL, e clique em OK, como indicado a seguir:
Agora clique no botão V ALUE LIST (Lista dos V alores), para poder digitar/entrar com a
relação dos nomes ou códigos dos Responsáveis, os quais serão usados para preencher
estes dados no novo campo respectivo:
Não deixe de marcar na indicação de que você vai querer posteriormente entra com mais
itens na lista, o que será inevitável na prática verdadeira, e outros detalhes como você
pode ver na tela a seguir:
Isto tudo feito, como indicado acima, clique em OK para processar as opções definidas, as
quais serão usadas na tela do GANTT para inserir a nova coluna, como indicado a seguir:
Mas, é evidente e já foi dito antes, que você só deve entrar com os valores de quantidades
de Recursos quando tiver definido claramente: a Organização do Planejamento, o
Controle dos Custos e o seu Processamento, e na seqüência, o mesmo para os Recursos,
Materiais e Humanos, adequadamente, para a instituição/entidade onde ou para quem,
você está trabalhando e aplicando o Project© 2000, após isso, colete os dados “em campo”
junto aos responsáveis pelas atividades, entre com os dados no sistema, e chame os
responsáveis e usuários, para juntos revisarem muito bem esse plano de
Custos/Recursos, o qual é fundamental para a gerência do projeto, e seu sucesso, tanto
nos Tempos como nas metas de custos e prazos, e objetivos gerais empresariais. Podemos
dizer que entrar com os recursos e custos é a parte mais difícil do planejamento.
Para abrir essa caixa-de-diálogo, estando no menu PROJECT (projecto), aponte para
WBS (work breackdown strucuture), e finalmente clique em DEFINE CODE (definir
código), e aí use esta caixa-de-diálogo para criar, revisar, os dados da WBS do seu projeto,
e também para revisar um formato uniforme de código WBS ou máscaras WBS.
Os códigos WBS são geralmente únicos, isto é, cada atividade tem um código WBS
separado, assim usar o campo WBS dado pelo sistema é mais prático e útil do que você
criar um código próprio, salvo se a sua empresa tem uma lei-de-formação própria, para a
codificação de gerenciamento de projetos. Nessa caixa você pode:
1. LEVEL (nível): indica o nível sumário que corresponde à máscara do código WBS
em definição, este campo se incrementa automaticamente assim que você entra
com cada máscara de código adicional.
2. SEQUENCE (seqüência): deve-se entrar com o tipo de caractér para o código da
máscara, as alternativas de tipo de caractér para este campo são − NÚMEROS
(classificáveis), LETRAS MAIÚSCULAS (classificáveis), LETRAS MINÚSCULAS
(classificáveis), e CARACTERES (não-classificáveis).
3. LENGTH (comprimento): entre um número representativo do comprimento
necessário para este nível do código WBS, o comprimento máximo de todo o código
WBS é de 255 caracteres.
4. SEPARATOR (separador): entre com o caracter que será usado para separar os
níveis do código WBS; o separador default é um espaço em branco.
A seguir os detalhes sobre a Tabela de Máscaras de Códigos de WBS; entre uma coluna
diferente para cada nível da WBS que você definir, pois cada nível em seqüência é
construído sobre o outro para criar a máscara completa do código WBS.
Usar a sua própria estrutura de códigos de WBS, dependerá se a sua empresa ou o seu
cliente necessitam de uma estrutura de WBS com formato próprio, nesse caso você pode
criar uma máscara própria que o Project© 2000 usará para atribuir os correspondentes
códigos WBS para as atividades, dependendo do seu lugar na hierarquia do projeto.
7. Repita os passos 3-6 para cada seqüência do código (string) que você quer especificar;
especifique uma seqüência do código (string) para cada nível de atividades endentadas na
sua sumarização de atividades.
8. Se você não quer que o Project© 2000 designe um código WBS a cada vez que você for
entrar uma nova atividade, limpe check-box GENERATE WBS CODE (código WBS
gerado), para novas atividades.
9. Se você que usar o mesmo código WBS para diferentes atividades, limpe o check-box
V ERIFY UNIQUENESS (verificação de unicidade) de novos códigos WBS.
Observações:
Para designar um código WBS para uma atividade, numa folha de atividades, clique no
campo a direita de onde você quer inserir o campo código WBS. No menu INSERT
(inserir) clique em COLUMN (coluna), e no box FIELD NAME (nome do campo), clique em
WBS, aí o código WBS aparece para cada atividade, correspondente ao nível de
sumarização das atividades. Para classificar por código WBS, vá ao menu PROJECT
(projecto), aponte para SORT (classificação), e então no box SORT BY (classificar por...)
clique em WBS.
Afora a parte dos Recursos e Custos, cujas colunas e campos comentamos acima, e que
está mais detalhada nos 2 subcapítulos mais adiante sobre Recursos e Custos, vamos
prosseguir com o processamento do Project© 2000 quanto aos dados iniciais e principais,
relativos às atividades. Os quais já foram entrados, então agora cabe uma revisão por
cada responsável, para isso, imprima um relatório para cada, para isso clique em V IEW
(Exibir) na Barra de Menus, depois clique em REPORTS (Relatórios), conforme indicado
a seguir:
Surgirá então uma caixa-de-diálogo como a que se segue, na qual você deve clicar sobre o
ícone “da mão” com o título CUSTOM (Personalizar), que é para se direcionar às opções
de detalhamento dos tipos de relatórios você quer obter, e clique em SELECT (
Selecionar) para entrar com a sua opção.
Nessa caixa-de-diálogo sugerimos que você opte por um relatório contendo as atividades,
então clique em TASK (Atividade) e depois em EDIT... (Editar...), como indicado a seguir:
Agora forneça os parâmetros para que o relatório seja o mais indicado para os seus
usuários. Assim sendo, clique na aba DEFINITION (Definição), onde você deverá indicar:
name/nome = TASK (relatório contendo todas as atividades), period/período = ENTIRE
PROJECT (todo o projeto), table/tabela = SCHEDULE (as informações do relatório serão
aquelas todas sobre a programação de datas e prazos), filter/filtro = ALL TASKS
(selecionar todas as atividades do projeto para compor o relatório), marque “Show
Summary Tasks / Mostrar Atividades Sumarizadoras” e “Gray Bands / Pauta Cinza”.
Clique então em DETAILS (Detalhes).
Isso tudo feito clique finalmente em OK para processar o relatório, o qual terá a
aparência a seguir, e deverá então ser distribuído para todos os responsáveis e usuários,
uma cópia impressa, ou xerox do original, para cada um deles.
Mesmo antes de você entrar na questão da definição dos Custos e Recursos, use agora o
que já foi feito para revisar várias vezes o que foi entrado, bem como a resposta dos
Responsáveis e seus comentários.
Neste teste de exemplo, do nosso Projeto MDS, use a sua imaginação e capacidade, para
alterar os dados para melhor, buscando racionalizar os prazos, durações e data de
término final, usando todas as dicas que lhes demos antes, tais como paralelizar
atividades, aglutinar atividades, e principalmente usar bem os recursos possíveis de
otimizar os prazos contidos na definição e redefinição dos Tipos de Relacionamento (FS,
SS, FF e SF), os tipos de Interligação das Atividades (o valor de LAG [delay] e o LEAD
[overlap]), e finalmente a boa utilização do tipo de Restrição de Datas por Atividade
(ASAP e ALAP que são as mais recomendáveis ou as outras, SNET, SNLT, MSO FNET,
FNLT e MFO). Evidentemente você terá que dar a máxima atenção ao(s) CAMINHO(S)
CRÍTICO(S) e as FOLGAS (Float ou Slack).
Tudo isso antes de entrar com dados de Custos e/ou Recursos (na verdade entrar com
Recursos sem os Custos diminui muito o efeito positivo da automação do Project© 2000).
Observe que agora há mais 3 barras de ferramentas, uma lhe permite entrar nova de
data de término do projeto para efeito de simular um novo recálculo geral, a outra é muito
importante pois lhe permite transferir dados para serem processados numa planilha no
EXCEL©, entre eles os dados para a geração do “Gráfico da Curva S” e outros gráficos, e
por fim a barra de alternativas para uma análise do tipo PERT (datas otimistas,
pessimistas e + prováveis).
Outra opção para se ter uma visão mais fácil e rápida das atividades e assim poder fazer
revisões nelas, é a de clicar na barra de menus em V IEW (Exibir), e depois em MORE
V IEWS (Mais Telas), como a seguir indicado:
Na tela, ao invés do GANTT default, surgirá uma ampla ficha de uma atividade, com
todos os dados pertinentes a ela, e assim você poderá fazer as devidas alterações, se
Dirce Quandt de Oliveira 353
Administração Por Projetos
quiser, senão, pode passar para outra atividade, adiante ou para trás, clicando num dos 2
botões a direita em cima (PREV IOUS – anterior e NEXT – próxima), como indicado na
figura a seguir:
Para a atualização dos dados gerais do projeto propriamente dito, clique em TOOLS ,
depois em TRACKING , e finalmente em UPDATE PROJECT, conforme a tela a seguir:
E surgirá a caixa de diálogo solicitada, para que você providencie a digitação e definição
dos dados de atualização, acompanhamento e controle das atividades do projeto.
Para abrir esta caixa-de-diálogo, estando com qualquer tela de atividades em exibição, e
no Menu TOOLS (Ferramentas), aponte para TRACKING (Controle), e então clique em
UPDATE PROJECT (Atualizar Projeto).
• Reprogramar a execução das atividades incompletes para que elas comecem após
uma data que você especificar.
• Atualizar ou reprogramar a execução das atividades tanto para o projeto todo ou
para atividades selecionadas.
Para atualizar a carga-de-trabalho (WORK) como terminado, clique nesta opção para
atualizar o trabalho que realmente ocorreu, para isso entre a data na qual você está
atualizando a programação. Quando você clicar nesta opção o Project© 2000 trata as suas
datas programadas como datas reais e ajusta o campo %COMPLETE (% terminada)
para refletir essa imformação.
Se a data programada para início e término é superior à data que você entrou na
caixa-de-diálogo, a atividade é considerada não-iniciada, e é ajustada para 0%
concluída,
Se a data programada de término é anterior a data que você entrou, a atividade é
considerada concluída, e ela é ajustada para 100% terminada,
Se a data programada para início é anterior a data que você entrou agora, e a data
programada para término é posterior a data entrada agora, a atividade é
considerada em execução, e o Project© 2000 calcula a porcentagem concluída.
Quando você atualizar as datas das atividades, o Project© 2000 atualizará o campo
%COMPLETE (% concluída), outrossim, você poderá fazer o sistema calcular a
porcentagem aproximada da atividade que foi concluída, como sendo a data que você
entrou nesta caixa-de-diálogo. Alternativamente você pode deixar a porcentagem
concluída ajustada em 0, se a atividade estiver em execução, ou ajustar para 100 se a
atividade estiver terminada.
O Project© 2000 também ajusta a data de início real, a qual indica que a atividade está
em execução, e há a opção RESCHEDULE UNCOMPLETED WORK TO START AFTER...
(reprograme as tarefas incompletas para iniciar após...), clique nesta opção para fazer
com que o Project© 2000 reprograme as tarefas remanescentes que permanecem sem
serem feitas, esta reprogramação é ativada entrando-se uma nova data para as tarefas.
Se uma atividade não iniciou numa data especificada, então a atividade será
deslocada para adiante, e o Project© 2000 reprograma a tarefa, ajustando a data
programada de início para a sua data especificada e aplicando a restrição tipo
“SNET – Não Iniciar Antes De...”,
Quando você reprogramar as atividades com esta opção, o Project© 2000 acerta os
campos STOP AND RESUME (parar e recomeçar), a data informada da última
atualização é localizada no campo STOP, e a sua data especificada para a reprogramação
é localizada no campo RESUME.
V ocê pode definir uma opção tanto para especificar que as atividades estão em execução,
como que elas estão sendo postergadas. No menu TOOLS (ferramentas) clique em
OPTIONS (opções) e então clique na aba SCHEDULE (programação), assegure-se que o
check-box SPLIT IN-PROGRESS TASKS (separar as atividades em execução) está
selecionado, isto permite ao Project© 2000 reprogramar as atividades inconclusas
através do check-box UPDATE PROJECT (atualizar o projeto). O check-box SPLIT IN-
PROGRESS (separar as atividades em execução) é selecionado por default. Para saber
mais sobre uma opção específica, faça o indicado abaixo:
Por fim, não podemos deixar de lhe lembrar o óbvio que o meio mais importante para
analisar e revisar qualitativamente o planejamento do projeto e sua atualização, é o de
analisar a tela do NETWORK DIAGRAM (Diagrama da Rede), ou seja, a Rede PERT do
seu projeto, e para os responsáveis e usuários você deve imprimir uma Rede PERT/CPM
completa, colar com cola e/ou durex, e usa-la nas suas reuniões de “Discussion Meeting”
com os responsáveis e usuários, e também botar na parede da sua sala para discutir com
a sua equipe do projeto.
Em reuniões com poucas pessoas, você pode usar o próprio microcomputador “ao vivo”, ou
em reuniões maiores se você dispuser de um equipamento tipo “data-show”, nestes casos,
coloque a sua Rede PERT na tela, e então clique em PROJECT (Projeto) na barra de
menus, seguido de FILTERED FOR: (Filtrado Por:) no menu drop-down, então escolha na
lista seguinte os vários e muito úteis modos de apresentar as atividades na Rede PERT
na tela, de modo a permitir uma análise crítica mais acurada por todos os presentes,
conforme indicado na tela acima. Explore as outras opções constantes na lista do Menu
PROJECT (Projeto), são interessantes e válidas embora nem tanto quanto a que lhe
indicamos antes.
O
Project© 2000 trata os recursos como o principal fator de partida, avanço e
conclusão das atividades de um projeto. Como e por que? V amos explicar
resumidamente; há 2 tipos de recursos, os recursos de mão-de-obra e os recursos
materiais.
RECURSO DE TRABALHO
Quando o usuário começa a usar um recurso de trabalho, ele o fará no contexto do tempo
disponibilizado no projeto. Ele definirá um novo recurso de trabalho indicando quanto de
tempo será gasto, ou a quantia máxima de unidades que será usada. O recurso tem que
ser alocado como um todo (no projeto), por exemplo: tempo total (100%), tempo parcial
(50%), ou múltiplo (300%) para 3 carpinteiros alocados, por ex.
Igualmente, quando você aloca um recurso de trabalho a uma atividade, você especifica a
parte do tempo disponível para ela. Isto é referido como sendo as unidades de alocação. O
recurso pode ser alocado por tempo total (100%) na tarefa, ou por tempo parcial (20% por
exemplo com um tempo remanescente disponível para outras alocações), ou múltiplo
(200% por exemplo para 2 encanadores designados para uma atividade).
RECURSOS MATERIAIS
Temos também os recursos materiais, que são geralmente consumíveis, como materiais
de escritório, materiais de construção, ou quaisquer outros grupos de materiais
consumíveis, usados para executar-se as atividades do projeto. Exemplos específicos de
recursos materiais incluem concreto, aço, tubos e canos, madeira e vidro. Os recursos
materiais são diferentes dos recursos de trabalho (pessoas e equipamentos), os quais
usam mais quantidades da unidade de tempo, do que materiais para executarem as
atividades.
Quando você atribue um recurso material para uma atividade você tem que estabelecer a
unidade de consumo (quilogramas, caixas, frascos,...) e a sua quantidade a ser consumida
na execução da atividade (10 quilogramas, 5 caixas, 180 frascos), e também deverá
estabelecer se o material terá seu uso baseado no tempo (material de consumo variável)
ou não (material de consumo fixo).
V ocê pode regular o uso e o consumo dos recursos materiais numa tarefa designada, o
valor da carga-de-trabalho, ou do material usado, para as alocações dos recursos
materiais, podem ser variáveis ou fixas. Para com o material de consumo variável, a
quantia do material usado muda se o montante das designações se altera (exceto quando
se tratar de uma atividade com carga-de-trabalho fixa).
Na parte de tabela da tela acima indicada, mude a utilização de material para uma
destinação, entrando um novo valor no campo WORK. Por exemplo, se você quer indicar
que serão usadas 80 toneladas de aço nesta alocação de recursos, então digite 80.
Pode-se entrar informações sobre recursos por uma das 3 maneiras a seguir:
Tendo-se a lista pronta, pode-se entrar todas as informações de uma vez pela
RESOURCE SHEET (folha de recursos) no menu V IEW (exibir) do Project© 2000, as
quais são, basicamente: Nome do Recurso, Unidades Máximas, Grupo, Tipo, e Custo.
Com esse cadastro poderá fazer as devidas alocações de recursos a cada atividade. Mas,
se preferir, pode entrar os dados de cada recurso à medida que fizer a alocação de recurso
Dirce Quandt de Oliveira 361
Administração Por Projetos
para cada atividade. Apenas consideramos essa abordagem passível de confusão e troca
de informações.
Após você já ter criado o plano básico do seu projeto no Project© 2000, você já pode entrar
com os dados de recursos.
Use a RESOURCE SHEET (folha de recursos) no menu V IEW (exibir) para cadastrar a
relação de profissionais, equipamentos, e recursos materiais, o que se somará ao seu
plano básico, facilitando o trabalho da sua equipe de projeto, bem como a condução eficaz
do controle da execução do projeto via Project© 2000 abrangendo Tempos, Recursos e
Custos.
V ocê pode elaborar uma lista preliminar de recursos com destaque para o nome dos
recursos, para obter a aprovação do corpo gerencial e das chefias financeira e de compras,
se necessário. Assim que você completar os dados dos recursos, você poderá completar a
lista geral dos recursos com o detalhamento necessário, incluindo uma revisão nos nomes
deles. O procedimento operacional é o seguinte:
Se um recurso não inicia nem termina nas mesmas datas em que o projeto inicia ou
termina, você pode especificar as datas iniciais e finais de disponibilidade dos recursos,
na caixa-de-diálogo RESOURCE INFORMATION (informações sobre recursos).
V ocê pode especificar as unidades disponíveis de recursos para o projeto como um todo,
por exemplo; full-time (tempo integral) 100%, part-time (tempo parcial) 50% por
exemplo, ou multiple (múltiplos) como por exemplo 300% de 3 carpinteiros no projeto.
O
custo total de um projeto normalmente considera a inclusão dos valores dos
custos de forma divisional, por rateio, por uso, ou por custo-fixo, aplicados por
atividade, por recurso, ou por tarefa. O custo por rateio, abrange os custos por
carga-de-trabalho, ou recursos, tais como pessoas ou equipamentos, aos quais você
estabeleceu rateios, geralmente por hora, padrão ou extraordinária. Quando você
estabelece um recurso para uma atividade, o Project© 2000 calcula o custo total do
recurso, usando o que você entrou para o rateio de recursos por hora, e o tempo que ainda
levará para terminar a atividade.
Os custos de material por rateio, são custos de recursos de materiais consumíveis, tais
como material de construção ou material de escritório, aos quais você atribue rateios
padronizados. Rateios de recursos materiais são designados por valores unitários da
unidade do material, tais como o rateio por quilograma ou metro. Quando você designa
um recurso material para uma atividade, o Project© 2000 calcula os custos totais do
material, usando o padrão de rateio que você atribuiu, e a quantidade de material
necessário para terminar a atividade.
V ocê também pode montar e usar uma tabela de rateio de custos, ela é uma coleção de
ratieos de recursos para recursos materiais e de carga-de-trabalho; você pode usar até 25
níveis diferentespara entrar mudanças futuras nos rateios, tais como taxa de incremento
de rateio de preços ou de índice de melhoria de equipamentos (tipos/modelos de
equipamentos), e especificar as datas em que essas alterações deverão tomar efeito. Por
exemplo, se você conhece um recurso que aumentará de preço dentro de 1 ou 2 semanas ou
meses, você pode fazer com que o Project© 2000 automáticamente cemece a usar o novo
rateio na data designada.
Podem ser criadas até 5 tabelas de rateio de custo; assim você pode designar até 5
conjuntos diferentes de rateios que um recurso pode contabilizar para tipos diferentes de
cargas-de-trabalho. Por exemplo, você pode pagar mais para um carpinteiro fazer o
acabamento do trabalho do que para preparar/montar o mesmo, assim você pode aplicar
um a tabela de rateio para as designações de acabamento de trabalho de carpinteiro, e
outras para os trabalhos de preparação e montagem.
Dirce Quandt de Oliveira 364
Administração Por Projetos
Para fazer alterações nas tabelas de rateio de custos, execute os seguintes passos:
O sistema Project© 2000 usa rateios padrão para calcular os custos para qualquer valor
de carga-de-trabalho necessária para completar uma designação de tarefa. Ele não
calcula automaticamente os adicionais de horas-extras, a menos que o usuário
especifique isso para o sistema.
V eja como aplicar estes rateios de horas extras e calcular os custos de horas extras, antes
é melhor entender que o Project© 2000 calcula a carga-de-trabalho necessária para
terminar uma atividade usando o rateio padrão de cada recurso designado à ela. O
Dirce Quandt de Oliveira 365
Administração Por Projetos
sistema não calcula o custo das horas de carga-de-trabalho adicional, usando os rateios
de hras extras que você entrou, até que você especifique aquelas horas como sendo horas
extras. V eja então:
2. No menu V IEW aponte para TABLE (tabela) e então clique em WORK (carga-
de-trabalho)
7. Pressione a tecla TAB para se mover para o campo que não está visível; se as
atribuições de recursos estão ocultas, então clique no símbolo de sumarização
(outline) para exibi-lo.
Assim sendo, deixamos claro que, para o sistema Project© 2000, o valor do trabalho
extraordinário que você especificar, não será somado ao valor da carga-de-trabalho para a
atividade, porque este valor será sempre a representação do total da carga-de-trabalho. O
trabalho em horas extras meramente representa a parcela do valor total da carga-de-
trabalho que deveria ser considerada e rateada como sendo horas-extras. Quando você
entrar com horas extras a duração da atividade, portanto, será encurtada.
Exemplificando melhor podemos dizer que se uma pessoa está programada para
trabalhar 40 horas, nas quais estão incluídas 8 horas normais e 2 horas extras, por dia, e
você então deve designar que há 10 horas de carga-de-trabalho por dia, e designar que
deste total 2 horas são horas extras, e não 8 horas normais, mais 2 horas extras, por dia.
Deste modo o trabalho será executado em 4 dias e não em 5.
Os assim chamados custos por-uso são taxas únicas de remuneração para o uso de um
recurso, como um determinado equipamento, eles podem entrados somando-se com o
custo de um recurso em bases de rateio, por exemplo, equipamentos alugados podem ter
também uma taxa de entrega ou de acionamento a cada vez que for usado, isso em
somatória ao valor cobrado por hora de locação.
Os custos por-uso dependem da quantidade do trabalho a ser feito, eles são custos
lançados uma vez só, que são atribuídos cada vez que o recurso é usado. Enquanto um
recurso por-uso para um recurso de mão-de-obra depende da quantia de unidades de
recurso utilizada, um custo por-uso para um recurso material é aplicado somente uma
vez. Explicando mais detalhadamente, podemos dizer que, se cada pedreiro (para
assentamento de tijolos numa atividade) tem um custo por-uso de R$ 100,00 pela
empreitada, e a atividade total consumirá 3 pedreiros, o custo deste recurso ascenderá a
R$ 300,00. Mas, o recurso de material argamassa, que tem um custo de entrega na obra,
por-uso, da ordem de R$ 10,00 somente será aplicado uma vez, independente do peso da
argamassa entregue e necessária ao término da atividade.
Custos fixos são custos ajustados para uma atividade, os quais permanecem contantes
independentemente: da duração da atividade, da carga-de-trabalho executada por um
recurso de mão-de-obra, ou da quantia de unidades de recursos materiais, designados.
Um custo de recurso com base em rateio pode aumentar, quando uma atividade toma
mais tempo, mas não no caso de um custo fixo. Por exemplo, se um carpinteiro é pago por
hora, e é programado para terminar a atividade em cinco dias, mas a atividade leva sete
dias, o carpinteiro será pago a mais do que o planejado. Mas se o carpinteiro é pago por
um custo fixo pela carga-de-trabalho empreitada, então o custo será o mesmo,
indiferentemente de quanto tempo a tarefa durar.
Os custos fixos podem ser designados para uma atividade em somatória aos custos
baseados em rateio, como por exemplo, no caso de um recurso designado para uma
atividade onde poderão também ocorrer despesas de viagem, as quais poderão ser
adicionadas como custo fixo para a mesma atividade. Custos fixos são incluídos no custo
total de cada fase (ou seja as atividades sumarizadoras) e para o projeto inteiro.
Já se você quer entrar um custo fixo para o projeto todo, por exemplo, se você está apenas
interessado nos custos globais do projeto, não nos custos por atividades, ou se você quer
adicionar o valor de uma taxa geral de administração, ou valor total dos serviços
prestados, então clique no menu TOOLS (ferramentas) e depois na aba V IEW
(parâmetros de exibição), aí no box OUTLINE OPTIONS FOR... (opções de sumarização
para...) selecione o check box PROJECT SUMMARY TASK (atividade sumarizadora do
projeto), e então clique em OK.. De volta ao menu (estando com o Gráfico de Gantt na
tela), no campo “nome da atividade” (task name), selecione a atividade sumarizadora do
projeto, depois clique em V IEW (exibir), em seguida clique na opção TABLE: (tabela), e
estando no menu drop-down escolha a primeira opção COST (custos), aí estando no
campo “Fixed Cost”, digite um valor para o custo total do projeto.
Para definir, entrar e processar Custos Materiais, você pode entrar um rateio único, ou
múltiplos rateios, para cada recurso de material no projeto, para calcular o custo dos seus
recursos materiais consumíveis (tais como material de escritório ou material de
construção) e você pode regular um custo por-uso para os materiais utilizados.
Siga abaixo os passos indicados para estes procedimentos em suas várias alternativas
de opções:
Aperte a tecla TAB para se mover para o campo que está oculto, no menu V IEW, clique
em RESOURCE SHEET (folha de recurso), no menu V IEW (exibir), aponte para TABLE
(tabela), e então clique ENTRY (entradas), no campo RESOURCE NAME (nome do
recurso) selecione um recurso material ou digite o nome de um novo recurso material,
clique RESOURCE INFORMATION (informações sobre recursos) e então clique a aba
GENERAL (parâmetros gerais).
Depois, para um novo recurso material, clique no box RESOURCE TYPE (tipo do recurso)
para entrar os dados de um novo recurso material, aí digite o nome da unidade de medida
para o recurso material no box MATERIAL LABEL (identificação do material), depois se
você quiser, estando em relação a RESOURCE AV AILIBILITY (disponibilidade de
recursos), digite datas nos campos AV AILABLE FROM (disponível desde...) e
AV AILABLE TO (disponível até).
Após isso tudo feito, clique na aba COSTS (custos) e então clique TAB-A nas tabelas de
rateio de custos, e no campo STANDARD RATE, digite um rateio. Na próxima coluna,
digite um valor, ou uma porcentagem, mudando do rateio anterior no campo STANDARD
RATE (rateio padrão). Finalmente, no campo EFFECTIV E DATE (data de efetivação)
digite a data a partir da qual o novo rateio tomará efeito. Para entrar com conjuntos de
rateios adicionais, repita os passos acima, na ABA-B nas tabelas de rateio de custos,
salvo aqueles que forem óbviamente excludentes.
Entre com um rateio por recurso material, se você quer basear os custos de materiais de
consumo em um rateio por recurso material. Entre múltiplos rateios por recurso material
se você trabalha com diferentes classificações/tipos de um material, ou necessita
incorporar mudanças no rateio de materiais em datas específicas. Por exemplo, você pode
usar as abas da tabela de rateio de custos para entrar rateios para diferentes
classificações/tipos de piso cerâmico ou carpete/forração, e incluir incrementos ou
descontos nos custos, os quais você espera que ocorram em momentos de tempo
específicos durante o projeto.
Para você entrar com os dados de custos de recursos materiais por-uso, você pode, ou
entrar um custo por-uso para cada recurso material, ou então entrar com múltiplos custos
por-uso para cada recurso material.
10. GLOSSÁRIO
E
ste Glossário não objetiva a consulta para se obter a tradução pura e simples de
palavras em inglês, mesmo que elas existam no corpo do MS-Project©, para isso
sugerimos a consulta a um bom dicionário inglês-português. O serviço deste
Glossário é o de tentar ajudar ao leitor na compreensão dos termos técnicos do sistema
MS-Project© e dos termos técnicos de APP e PERT/CPM em inglês, necessários a nosso
ver a boa utilização do sistema. Muitos termos não estão explanados aqui por já estarem
explicados amplamente no próprio corpo do texto do livro quando do aparecimento da
explicação do uso do termo.
zero. Se você selecionar a opção Prorated (Pro-Rata), os Custos lançados (accrue) como
Carga-de-Trabalho (WORK), são colocados na programação até acontecer, e assim que a
Carga-de-Trabalho (Work) é atualizada, e informada à sua execução, são então
calculados pela multiplicação dos Custos unitários pelas Cargas-de-Trabalho inseridas.
Um exemplo de Recurso num Projeto é o de um Consultor cujas horas de trabalho
contratadas são pagas após o término das Atividades designadas à ele. No campo
“Accrue At” na tela da “Resource Sheet”, selecione a opção END. Tão logo cada Atividade
atribuida ao Consultor estiver marcada como terminada, os valores de pagamento do
Consultor são lançados na Atividade. Lembre-se: o campo “Accrue At” é disponível como
“default” na “Resource Sheet”, o esquecimento de acertar este campo ao seu critério, faz
então que se mantenha o padrão de que qualquer Custo usado para cada Recurso, seja
sempre lançado (accrued) no Início da Atividade.
ACTUAL COST = Actual Cost (Custo Atual ou Custo Atualizado) – O campo “Actual
Cost” mostra a somatória dos Custos incorridos para a Carga-de Trabalho (Work) já
executada por um Recurso, para todas as Atividades em que ele estiver designado.
Calcula-se assim: se o Recurso não tiver sido ainda informado qualquer trabalho
executado, em qualquer Atividade designada, o campo “Actual Cost” contém o valor R$
0,00. Assim que a Carga-de-Trabalho executada é informada pelo Recurso, o Project
calcula o Custo Atual, este resultado do cálculo representa o Custo da Carga-de-Trabalho
executada até agora, mais qualquer Custo usado/ocorrido para o Recurso. Como e quando
os Custos Atuais são calculados depende da Carga-de-Trabalho normal atualizada
(Actual Work) e a Carga-de-Trabalho em horas-extras executada e atualizada (Actual
Work), e a Taxa Padrão (standard rate), Taxa de Horas Extras (overtime rate), Custo
Usado (Cost Per Use), e os ajustes dos lançamentos (accrual) na caixa-de-diálogo
“Resource Information”. Em suma, o Actual Cost =
(Actual Work X Standard Rate) + (Actual Overtime Work X Overtime Rate) + Per Use
Costs. V ocê deve usar o campo “Actual Cost” somando esse valor na “Resource Sheet”
para revisar as despesas resultantes da carga-de-trabalho atualizada de todas as
Atividades atribuídas, baseado na informação do sistema sobre o “Actual Work”, custo
por hora, e outros custos incorridos. Para exemplificar seu uso variado, citamos: digamos
que você está acompanhando os custos de um recurso o qual foi designado para 15
atividades diferentes através de toda a duração do projeto, a qual momento você pode
usar o campo “Actual Cost” para ver quanto este recurso tem ainda de custo para gastar.
No fim do projeto, você pode usar o campo “Actual Field” para ver quanto do orçamento
foi gasto para este recurso, ajudando-o nas analises e nos futuros planejamentos.
ARQUIVO = é uma coleção de registros, um local onde são guardados dados e
informações sobre algum assunto correlato. V ide CAMPO e vide REGISTRO. No Project©
o usuário gera um arquivo com o seu trabalho de projeto, o nome é dado pelo usuário,
sempre seguido da terminação .MPP.
ARRANJO = termo usado para indicar a diagramação de diagramas, ou arranjo físico
de unidades dentro de uma instalação ou local em geral. V ide também LAYOUT e
LAYOUT NOW.
e LAG TIME (pois ambos são as expressões dos tipos de interligação de atividades
possíveis no Project©), bem como vide também OV ERLAP ou SOBREPOSIÇÃO.
DEMORA = tempo de demora de interligação de atividades, retardo. vide DELAY e
OV ERLAP.
DURAÇÃO = duração é a informação probabilística ou determinística de quanto tempo
(em horas, dias, semanas, meses) levar-se-á para executar a atividade. Informação obtida
junto aos usuários que trabalhan com a atividade. V ide também DURAÇÃO
ESTIMADA.
DURAÇÃO ESTIMADA = Duração Estimada ou Estimated Duration, é um dado básico
para o cálculo dos tempos na Rede PERT pelo Project©, e sumariamnete indica 4 opções
de entrada/cálculo: a primeira automática quando você cria uma atividade no Gantt
Chart e não digita uma duração, então o sistema assume a duração = 1 dia seguida de
um ponto de interrogação, a segunda refere-se a sua primeira digitação, portanto a
duração entrada no Plano-Básico, a terceira pode ser calculada pelo método PERT, ou
seja pela fórmula probabilística de se entrar com 3 durações (otimista, pessimista e a
mais provável) resultando numa data calculada/estimada, e por fim a quarta é deixar
que o Project© calcule a data estimada baseado na disponibilidade de recursos, essa é a
mais a mais realista caso você esteja entrando com todos os dados de recursos de forma
bem detalhada e segura.
DURATION = vide DURAÇÃO.
EDIT/CLEAR = para limpar o conteúdo de células de atividades.
EDP = (estrutura da divisão do projeto), vide também WBS e EDT. A EDP é
tradicionalmente considerada sinônima de EDT e WBS, mas a EDP também pode ser
montada independentemente das outras 2, para facilitar a codificação de em que partes
se divide o projeto (por exemplo, num caso de obras civis, poderia ser (hipoteticamente)
em: 01-Levantamento Topográfico, 02-Levantamento Planialtimétrico, 03-
Terraplanagem, 04-Fundações, 05-Estrutura, 06-Cobertura, 07-Paredes, 08-Tubulações,
08-Eletricidade, 09-Hidráulica, 10-Acabamento, 11-Paisagismo.
EDT = (estrutura da divisão do trabalho). A EDT do mesmo modo que a EDP, também
poderia ser mais útil na codificação das Atividades e Subatividades se tivesse uma
estrutura própria, a qual, por exemplo, seguindo a idéia acima, de um caso de obra civil,
poderia ser: 01-Planejamento, 02-Projeto, 03-Calculo Estrutural, 04-Alvenaria, 05-
Acabamento, 06-Elétrica, 07-Hidráulica, 08-Administração. V ide também WBS.
EFFORT DRIVEN = (esforço executado), adicionando-se ou diminuindo-se recursos
(humanos e materiais) atribuídos a uma atividade, com o “Effort Driven” escolhido (na
ficha TASK INFORMATION...), o sistema automaticamente pode alterar a duração total
da atividade, mas não altera a quantidade da carga-de-trabalho (WORK). É um método
de programar Recursos e Datas do Project©, que baseia a duração da atividade na
quantia da carga-de-trabalho (WORK) que a atividade requer, e a quantidade de
unidades de Recursos; este método do “effort driven” é o default no método de
programação de Recursos do MS-Project©.
ESPERA = ou demora, também chamado de tempo de espera ou tempo de demora, é um
tipo de interligação de atividades; retardo. V ide também DELAY, DEMORA , LAG
TIME, ou, SOBREPOSIÇÃO, OV ERLAP, LEAD TIME.
PODE começar antes que a atividade (A) termine, X tempos ou X %. V ide também
LAG TIME ou ESPERA/DEMORA, DELAY, e, LEAD TIME ou OV ERLAP,
SOBREPOSIÇÃO.
LAG TIME = tipo de interligação de atividades; é um tempo de demora/espera entre
atividades que tem uma dependência. Por exemplo, se o leitor precisa de uma espera de 2
dias entre o término de uma atividade e o início de outra, o leitor pode estabelecer um
relacionamento de Fim-para-Início (FS) e especificar um LAG, um “tempo-de-espera” de 2
dias. O leitor deve entrar o LAG como um valor POSITIV O. V ide também DELAY,
DEMORA, ESPERA, SOBREPOSIÇÃO, OV ERLAP, e LAG TIME ou LEAD TIME.
LAYOUT = (arranjo ou diagramação de desenho), na Barra de Menus clique em
FORMAT e depois, no “pop-down”, clique na 9ª linha onde há a opção LAYOUT, ela vai
lhe abrir uma caixa-de-diálogo pequena, contendo algumas úteis maneiras de alterar − ou
o PERT CHART ou o GANTT CHART ou o CALENDAR ou o TRACKING GANTT. No
caso do PERT não deixe de optar pelo LINK da direita, aquele com as linhas de
interligação com ângulos retos, pois é menos confuso que o de linhas “diretas” de uma
atividade para a outra (53), bem como marcar as 3 opções abaixo e depois clicar no botão
OK para finalizar. No GANTT não recomendamos mudar nada.
LAYOUT NOW... (arranjo via sistema), nesta opção o Project© fará um layout “por
conta dele”, assim só a use se você tiver “bagunçado” a sua rede de precedências,
tornando-a de difícil utilização, ou use-a experimentalmente, garantindo antes um
arquivo anterior de segurança, para o caso de você não aceitar ou não gostar do layout da
rede de precedências gerada pelo sistema Project©.
LEAD TIME = tipo de interligação de atividades; é uma sobreposição de tempo entre
duas atividades que tem uma dependência. Por exemplo, se uma atividade pode começar
quando sua predecessora estiver com 50% de conclusão, o leitor pode especificar um
relacionamento de Fim-para-Início (FS) com um LEAD, um “tempo-de-sobreposição” de
50% para a atividade sucessora. O leitor deve entrar o LEAD como um valor NEGATIV O.
V ide também DELAY, OV ERLAP, e LAG TIME.
LINHAS DE ANDAMENTO = vide PROGRESS LINES.
LINK / UNLINK = ligar, desligar / conectar, desconectar, atividades e suas interelações.
LINKS BETWEEN PROJECTS = (interligação entre projetos), cria uma dependência
entre atividades de projetos diferentes. Na Barra de Menus clique em TOOLS e depois
em LINKS BETWEEN PROJECTS. Em WINDOW (janela) na Barra de Menus clique em
NEW WINDOW (nova janela), aperte a tecla CTRL (control) e aí escolha o outro projeto
para abri-lo clicando em OK. Clique em V IEW (exibir) na Barra de Menus depois clique
em GANTT CHART (gráfico de Gantt), nele aponte a flecha do mouse para a atividade
predecessora desejada e arraste-a para cima da atividade sucessora escolhida, no outro
projeto. As duas então ficarão ligadas no modo FS.
53
NA = aquí indicamos ao leitor uma deficiência do Project© em relação a outros softwares do mesmo
gênero, é que há em outros softwares, linhas default de interligação entre as atividades, que seguem um
padrão de linhas retas, quebradas em ângulos retos, mas que seguem cada uma independente da outra,
mesmo quando várias se destinam a uma mesma atividade (tipo a “E” depende de “A”, “B”, “C” e “D”), assim
cada linha é totalmente visível da onde vem e para onde vai. Sendo que no Project©, num exemplo como
esse, todas as linhas se juntam em direção a “E”, ficando como se fosse uma única linha, diminuindo a
visualização geral. Obs.: essa deficiência foi bem minimizada na Versão 2000.
Dirce Quandt de Oliveira 381
Administração Por Projetos
você. Quando um novo Recurso for criado, essa passa a ser a Taxa Padrão até que você a
mude. V ocê pode entrar diferentes Taxas Padrão (standard rate) na Caixa-de-Diálogo
RESOURCE INFORMATION (Informações sobre Recursos). V ocê pode ter Taxas
diferentes, para Atividades diferentes, usando Tabelas com múltiplas Taxas de Custos.
Isto é muito útil se o Recurso tem taxas diferentes, para diferentes Atividades, usando
múltiplas tabelas de taxas de custos. V ocê também pode especificar diferentes taxas
padrão, de Custos dos Recursos, para diferentes períodos de tempo. Isso é útil quando um
Recurso é programado para um aumento efetivo numa determinada data. Quando você
especificar múltiplas Taxas V ariáveis, a Taxa exibida no campo RATE é para o período
corrente, atualizado, de tempo. V ide também OV T.RATE (overtime rate).
STATUS DATE = (data da situação), na Barra de Menus clique em PROJECT e depois
em PROJECT INFORMATION para indicar esta data. V ide também ATUALIZAÇÃO.
SUBATIVIDADE = é uma Atividade que faz parte, está incorporada, a uma Atividade
Sumarizadora; o leitor pode criar/designar subatividades usando o recurso do OUTLINE.
SUMARIZAR = uma estrutura hierárquica para o projeto, que mostra como algumas
atividades se ajustam dentro de atividades agrupadoras maiores; no MS-PROJECT© as
Subatividades são agregadas em Atividades Sumarizadoras ou OUTLINE.
TABLE = (tabela), clicando-se em V IEW (exibir) na Barra de Menus, encontra-se na 10ª
linha do “pop-down” a opção TABLE:, seguida de alguma palavra, sendo ENTRY o padrão
geral, se você clicar nela terá outro “pop-down” que listará as seguintes opções: COST
(custos), ENTRY (entrada de dados), HYPERLINK (endereços eletrônicos de ligação na
INTERNET), SCHEDULE (programação de datas & prazos), SUMMARY (sumário),
TRACKING (acompanhamento & atualização), USAGE (utilização de recursos),
V ARIANCE (variância entre fatores), WORK (execução de trabalho nos recursos
humanos), e para quem quer variar há a opção MORE TABLES...(Mais Tabelas...). Essas
tabelas permitem se ver o GANTT CHART, o TASK USAGE (uso de recursos na
atividade) e o TRACKING GANTT (gráfico de Gantt com dados da atualização do
projeto), de modo variado e dinâmico, opção extremamente útil.
TAREFA = é o termo em português técnico que se usa para designar o trabalho, a
realizar e o realizado, por recursos humanos, geralmente medidos em homens/horas, e
também o trabalho gasto pelos recursos de materiais usados no trabalho pessoal destes
recursos humanos, de modo a poder se alocar tempo de uso destes recursos na execução
das atividades, as quais são os passos, etapas e fases à serem cumpridos num projeto.
Em inglês o termo que corresponde ao TAREFA é a palavra WORK. V ide ATIV IDADE
e WORK.
TASK(s) = tarefa. Todavia na tradução do Project em inglês para a versão em português,
a Microsoft usa o termo TAREFA para traduzir TASK, embora pela nossa vivência
profissional na área de GP, tarefa seja mais próximo de empreitada, o que a coloca muito
próxima de trabalho e materiais, e ATIV IDADE comprende simplesmente uma ação com
ou sem recursos, e até sem gasto de horas (a classicamente chamada “dummy activity), a
qual possui um evento inicial e um final, como por exemplo, “V isita de Inspeção”,
“Reunião c/ Subcontratados”, “Entrega na Obra”, “Disponibilidade de Telefone, Água e
Luz”, etc. Porisso nos outros sistemas em que trabalhamos, na IBM, UNISYS e outras, a
terminologia era ACTIV ITY ou ATIV IDADE e não TASK ou TAREFA, embora com a
Para atualizar a sua programação de datas & prazos, e também de recursos & custos, v.
deve avaliar a situação (STATUS) de cada atividade e atualizar a informação apropriada
na sua programação (para entrar estas informações use a opção TRACKING no Menu
TOOLS na Barra de Menus), v. pode atualizar qualquer informação incluída no seu plano
inicial, tanto minimamente como em detalhes. O Microsoft™ Project© pode usar os
valores atuais que v. entrou, para re-programar as partes restantes (a realizar) do seu
projeto. V ocê pode também usar estas informações para monitorar o progresso (positivo
ou negativo) das atividades, controlar os custos e recursos, bem como guardar estes
registros do andamento real do seu projeto para uso em futuros planejamentos de
projetos. V ocê pode entrar valores para cinco variáveis do projeto, embora em muitos
casos é mais fácil entrar a informação que v. tem mais disponível e permitir ao Project©
calcular as outras variáveis. Na verdade muitas das informações que v. entrar permitirão
ao Project© processar os dados e gerar automaticamente novas outras informações
atualizadas sobre o seu projeto. Por exemplo, quando v. atualiza a duração atual de uma
atividade, o Project© atualiza a porcentagem da atividade que foi completada e atualiza
a duração remanescente da atividade automaticamente. Portanto, v. só precisa entrar
informações para um desses valores para cada atividade. Se v. quer entrar uma nova
data atual (data base para os cálculos) para o seu projeto que está atrasado, e manter
controle do seu projeto dia por dia, v. pode usar os campos do trabalho atual dividido em
fases de tempo, e, os campos de custos, na tela “Task Usage and Resource Usage”. V ocê
também pode rápida e facilmente atualizar o seu projeto e reprogramar o trabalho
remanescente a partir da data de hoje, isso pode lhe ajudar a conseguir que o seu projeto
fique totalmente “em dia” e sem trabalho a fazer em datas que já passaram, pois tudo
que restar a iniciar ou concluir será reprogramado a partir de hoje. V ide também
ATUALIZAÇÃO.
TIMELINE = escala do tempo, é o conceito linear de distribuição das tarefas ao longo do
período de sua vida, ou seja, de início e fim do projeto.
UNIDADES-DE-TEMPO = uma abreviatura que represente a unidade de medida para
a duração do tempo de trabalho ou tempo decorrido (tempo decorrido incluí tempo
trabalhado e não-trabalhado), veja a tabela explicativa a seguir:
minutos m em
horas h eh
dias d ed
semanas w ew
meses (*) mo emo
♦ The Complete Planning Guide for Microsoft Project (for Windows 95 and Windows 3.1),
Thomas C. Belanger, Ed. Butterworth-Heinemann
54
Como já salientamos no Capítulo 2, a Bibliografia acima, é indicada para aqueles que querem ou
precisam dominar mais profundamente as Técnicas de: Planejamento Empresarial, Elaboração de
Projetos, Planejamento e Controle de Projetos, Pesquisa Operacional, Técnica PERT/CPM, e tudo o mais
que faz parte do universo de conhecimentos administrativos usados no conceito de Projeto como tratado
pelo MS-PROJECT, todavia, para todos os leitores, não deixem de ler bem o nosso Capítulo 4.
Dirce Quandt de Oliveira 392
Administração Por Projetos
♦ Global Project Management Handbook, Cleland, D.I. and R. Gareis, McGraw-Hill, Inc.
S
egue-se uma lista de endereços na INTERNET, tanto de sites em português
como em outros idiomas o que prova a absoluta universalidade do tema e do
PERT/CPM, são HomePages que dizem respeito às técnicas de Administração
de Projeto, PERT/CPM, MS-PROJECT e outros assuntos correlatos. Antecipadamente
nos desculpe se algum endereço não for acessado, mas podem haver problemas técnicos
momentâneos (leia a mensagem de retorno do sistema) ou o mesmo se encontra
desatualizado, isso se deve a dinâmica da Internet e claro, aos internautas que ao
mudarem os endereços das suas páginas não os linkam às novas ou ao desativa-las não
dão baixa nos cadastros efetuados nos sites buscadores.
A INTERNET hoje é, junto com os livros, o melhor local para se encontrar rapidamente
textos sobre qualquer assunto e de alta qualidade técnica. Use-a e explore-a para
ampliar seus conhecimentos em APP. Uma das fontes de consulta mais ampla é o
Buscador ALTAV ISTA cujo enderêço é ⇒ http://www.altavista.com/ ⇐ mas também
há o LYCOS, o EXCITE, o YAHOO!, dos USA, e os brasileiros, o CADÊ?, o RADAR_UOL,
o SEEK, o ZEEK, o AONDE, e os buscadores de língua portuguesa, como o SAPO,
português (http://www.sapo.pt) e o GERTRUDES (
http://stoat.shef.ac.uk:8080/gertrudes/ ), e outros.
Para fazer uma busca de forma concentrada utilize um Site que nós mesmos
desenvolvemos para o leitor, cujo endereço eletrônico é:
http://www.geocities.com/CollegePark/Lab/3665/perdido.html , nele o leitor
encontrará (num só lugar) mais de 20 buscadores brasileiros e dezenas do mundo inteiro,
sempre em constante atualização, e... é Grátis!
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13) Help of Charlie Chen's MS Project WWW V ersion The Help of Charlie Chen's MS
Project WWW V ersion. The author of this thesis is Mr. Charlie Chen. He presented at
Knowledge Systems Institute
in May 6,...
http://saturn.ksi.edu/people/students/charliechen/charthesis/help.html
14) AutoPLAN II Extension For MS Project AutoPLAN Extension for Microsoft Project.
Project Management for Workgroups. AutoPLAN Extension for Microsoft Project
intergrades Microsoft Project files..
http://www.aipc.com.au/Autoplan/MicrosoftExtension.html
15) Contents of Charlie Chen's MS Project Telemarketing. May 6, 1995. by Charlie Chen.
Contents of Charlie Chen's MS Project. This thesis includes many figures.You may
consider to turn off the...
http://saturn.ksi.edu/people/students/charliechen/charthesis/contents.html
16) Help of Tony Liao's MS Project WWW V ersion The Help of Tony Liao's MS Project
WWW V ersion. The author of this thesis is Mr. Tony Liao. He presented at Knowledge
Systems Institute in April 12, 1995..
http://saturn.ksi.edu/people/students/tonyliao/tonythesis/help.html
17) CORSO MS- PROJECT J. -CORSO MS- PROJECT- OBIETTIV I Il corso illustra le
metodologie e le tecniche per l'utilizzo del programma Microsoft Project, per la gestione
di...
http://www.akros.it/jrichie.htm
18) The Approval Page of Charlie Chen's MS Project The Approval Page of Charlie Chen's
MS Project. Last update: June 5, 1995; V ersion 1.0.1. This page was modified by Alex
Tsai . You may email any...
http://saturn.ksi.edu/people/students/charliechen/charthesis/approval.html
19) Advanced MS Project 4.0 for the Mac Advanced Microsoft Project 4.0 for the
Macintosh. Course Overview. Microsoft Project 4.0 is one of the leading project
management software programs for...
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http://www.hi-tech.co.il/venus/v-c208.htm
22) Project Management Solutions: Intro to MS Project 4.0 Intro to Microsoft Project 4.0.
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schedule building. They will learn how.
http://www.pmsolutions.com/mspbas.htm
23) Heinz School MS Project Courses The Application of Knowledge: Project Courses and
Internships. System Synthesis. Year-long project courses of ten to twelve students and a
faculty advisor.
http://www.heinz.cmu.edu/heinz/ms/projects.html
25) Intro to MS Project 4.0 for the Mac Introduction to Microsoft Project 4.0 for the
Macintosh. Course Overview. Microsoft Project 4.0 is one of the leading project
management software programs.
http://www.gestalt-sys.com/mac/introproj.htm
26) MS Project Tutorial: Creating a Schedule Create New Schedule. To create a new
schedule 1. From the File menu of MS Project, choose New.2. In the Start Date box, type
the date on which you want...
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27) MS Project Student Tutorial Student Tutorial. Step through the five sections below,
in order, and follow along with Microsoft Project as you build a sample schedule. 1....
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28) MS Project Advanced Microsoft Project 4.0 Advanced. Overview: Students will learn
how to use Microsoft Project 4.0 for Windows to manage a project plan after a project
has...
http://www.pmsolutions.com/mspadv.htm
29) KnowledgeLink - MS Project 3.0 Microsoft Project 3.0 for Windows. Course Outline
Duration: 2 Day This course provides a solid foundation for the productive use of
Microsoft Project for..
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30) BWH MS Project Brigham & Women's Hospital Surgical Planning Lab. The Multiple
Sclerosis Project. Brain MRI with MS Lesions. Major components of The Multiple
Sclerosis...
http://splweb.bwh.harvard.edu:8000/pages/ppl/mark/ms/ms.html
31) MS Project 4.1 - Megasoft MS Project 4.1. Microsoft® Project für Windows® 95 ist
ein professionelles Projektplanungsprogramm, mit dem Sie das Planen und Steuern
von...
http://www.megasoft.de/megasoft/business/project.html
32) MS Project of Alex Tsai MS Project of Alex Tsai. "The life of man is a kind of
accumulation of challenges." My MS Project was titled "Application of World Wide Web".
My advisor...
http://saturn.ksi.edu/~alextsai/msproject.html
35) PHD or MS project TITLE: Intravascular MRI CONTACT PERSON: Ergin Atalar,
PhD, (5-9617), eatalar@mri.jhu.edu. DESCRIPTION: Atherosclerosis is a disease of the
vessel wall...
http://www.mri.jhu.edu/jobs/proj1.html
36) PlanV iew MS Project Data Exchange Copyright © 1996, PlanV iew,Inc.,e-
mail:market@planview.com.
http://www.planview.com/product/dexch.htm
37) PE/ED: MS-Project MS-Project. Ces cours sont destinés aux personnes qui ont à
conduire des projets ou à gérer des unités de production et qui veulent utiliser un
logiciel...
http://www.cern.ch/Training/ENSTEC/BUR/msp_F.html
38) MS Project Grundkurs nbsp; Kursdatum. 20-21 mars. 14-15 maj. 27-28 augusti MS
Project Grundkurs. Kurslängd. 2 dagar. Dokumentation. Ingår i kurspriset. Innehåller.
http://www.index.se/msprojectgrund.htm
40) CMS MS Project Tips Microsoft® Project Tips. Tip #1 for new users - Stay Away from
the Start and Finish fields! Don't fill them in manually. Instead of thinking from the.
http://www.criticalmass-usa.com/cmsmstips.htm
41) BWH MS Project The Multiple Sclerosis Project. Introduction. Brain MRI with MS
Lesions. The Multiple Sclerosis (MS) Project in the MRI Division of the Department of...
http://splweb.bwh.harvard.edu:8000/pages/ppl/mark/ms/intro.html
42) ØK Data: MS PROJECT MS PROJECT. Formål. Efter kurset vil kursisten være i
stand til selvstændigt at udarbejde og styre projekter. Deltagere. Kurset...
http://www.eacdata.dk/ydelser/kurser/msproject.html
43) MS Project CENTRUM EDUKACYJNE EDUSOFT. tel.: (0-22) 661 93 83, 661 93 82
tel./fax (0-22) 661 91 51. MS Project. CZAS TRWANIA: 5 dni (5 x 4 godziny)
CHARAKTERYSTYKA:..
http://www.edusoft.com.pl/opisy/ms/project.html
44) KnowledgeLink - MS Project 4.0: Advanced Microsoft Project 4.0 for Windows:
Advanced. Course Outline Duration: 1 Day This course is designed for the advanced
Project user. Topics covered,include:.
http://www.knowlink.com/location/descript/WINDOWS/PROJCT41.HTM
45) MS Project Modular Training 160; Modular MS Project Training. PMSI can tailor a
MS Project training class at your facility to your requirements. The modules currently
available for...
http://www.prog-mgmt.com/services/prjtrain.htm
47) Transitional Resources, Inc.: Intro. To Ms Project V .4.0 For Windows Intro. To Ms
Project V .4.0 For Windows. Prerequisites: Intro to MS Windows v.3.1 or equivalent
knowledge. 1. Fundamentals of Project Management....
http://www.outsourceage.com/availclass/projectmanage/msproject4/msproject4a.html
48) CMS MS Project Macro Sample Batch Replace Macro. A surprising omission from
Microsoft® Project 4.0/95 is the Edit, Replace function usually found in Word, Excel, etc.
Except for.
http://www.criticalmass-usa.com/cmsms.htm
49) Multiple Sclerosis (MS) Project: computer-assisted MRI lesion detection, volum
Multiple Sclerosis (MS) Project. Computer-assisted analysis of magnetic resonance (MR)
images in multiple sclerosis (MS) is one of the most important...
http://www.mipg.upenn.edu/~miki/MSPROJ/msproj.html
53) MS-Project Hi-Tech College Course Syllabus. In case your browser is not Hebrew
enabled, click here. MS-Project. Course: number 208. MS-PROJECT. úøùôàîä èôåñåø÷éî
ìù..
http://www.hi-tech.co.il/venus/hebrew/208.htm
54) The Approval Page of Tony Liao's MS Project The Approval Page of Tony Liao's MS
Project. Last update: June 5, 1995; V ersion 1.0.2. This page was modified by Alex Tsai .
You may email any suggestions.
http://saturn.ksi.edu/people/students/tonyliao/tonythesis/approval.html
55) Transitional Resources, Inc.: Advanced Ms Project V .4.0 For Windows Advanced Ms
Project V .4.0 For Windows. Prerequisites: Intro to MS Project v.4.0 or equivalent
knowledge. 1. Baseline Plan. Put together the baseline plan..
http://www.outsourceage.com/availclass/projectmanage/msproject4/msproject4b.html
58) MS Project Page Microsoft Project. Microsoft Project has been widely recognized for
more than five years as the easiest-to-use project management software. MS Project...
http://www.oakwoodsys.com/msprojct.html
59) 141. MS-Project 141. MS-Project. Course Overview. This 9 hour (3 @ 3 hour sessions)
covers how to create and organize schedules, tasks, people and equipment, and assign...
http://www.plplstc.com/141.html
62) ELN: Configuring MS Project 95 to Work With Lotus Notes Configuring MS Project
95 to Work With Lotus Notes. Microsoft Project 95 was released prior to Lotus Notes
version 4.0; therefore the initial release of...
http://www.e-office.nl/eurohome/project.html
64) The Label on the Cover of Charlie Chen's MS Project The Label on the Cover of
Charlie Chen's MS Project. Last update: May 16, 1995; V ersion 1.0.0. This page was
modified by Alex Tsai . You may email any...
http://saturn.ksi.edu/people/students/charliechen/charthesis/cover.html
65) The Label on the Cover of Tony Liao's MS Project The Label on the Cover of Tony
Liao's MS Project. Last update: May 14, 1995; V ersion 1.0.1. This page was modified by
Alex Tsai . You may email any...
http://saturn.ksi.edu/people/students/tonyliao/tonythesis/cover.html
66) PMB Graduate Students by Year of Graduation PMB Graduate Students by Year of
Graduation. This Page last updated on 10 December 1996. 1997 1996 1995 1994 1993
1992 1991 1990. 1997. CURRENT CLASS....
http://www.usuhs.mil/prevmed/projsht.html
68) MSEP -- Spring Course Schedule Course Offerings - Spring Term (96-2) January 4,
1996 through April 27, 1996. Oakland Campus Course Schedule. Subject/ Course Title
Day Time Bldg/ CRN...
http://www.engrng.pitt.edu/~msepwww/msep_sched96_2.html
69) CHEST Dealer Services Price List CHEST Dealer Services Price List. This list is
correct as at 20 August 1996. Product Price Note Adobe Systems UK Ltd Acrobat
Catalogue 2.0 (Windows only)..
http://www.chest.ac.uk/dmupri.html - size 25K - 28 Aug 96
72) Win95 Products New Products for Windows 95! MS Office for Windows 95. Microsoft
Office for Windows 95, the next generation of powerful, integrated tools! Both...
http://www.catalink.com/ms.htm
73) C/S Glue C/S Glue. C/S Glue is a software tool that integrates the performance
measurement data in wInsight with true schedule status in either MS Project or...
http://www.prog-mgmt.com/prodinfo/csglue.htm
74) Computer Training Company and Trainers Listings Home. Email. Help. Alpha.
Category. Product. Region. CTN Training Profile. Betsy Gutherie. Betsy Guthrie has been
doing computer training since 1981 when..
http://206.54.11.3/training/profiles/p105.htm
75) PlanV iew Data Exhange Data Sheet Features of PlanV iew Data Exchange. Any file
using the standard MPX format can be imported. Any user based on security can import
MS Project file. Any...
http://www.planview.com/product/dexchds.htm
76) Business and Personal Computers. 1996-97 Glendale Community College. Business
and Personal Computers Course Descriptions. BPC 101AA. Introduction to...
http://www.gc.maricopa.edu/kiosk/CourseDescriptions_57/allcoursedescripts/BPC_descp.
html
80) Magic V LSI CMOS Design Information Some useful Magic V LSI software design
links and mag files.
http://www.rsl.ukans.edu/~mlinhart/magic/magic.html
83) PERT/CPM Next: Crashing the Project Up: A Tutorial on Network Previous:
Minimum Cost Flow. PERT/CPM. The final network models we discuss are the PERT
and CPM...
http://mat.gsia.cmu.edu/orclass/networks/node11.html
86) Capitulo 5 - Reynaldo Chile Palomino CAPÍTULO 5.- AS REDES DE PETRI E SUA
RELAÇÃO COM OS SISTEMAS DE PRODUÇÃO. 5.1 - Introdução. Como visto...
http://www.eps.ufsc.br/disserta/palomino/capit_5/cp5a_pl.htm
87) DISC 4370 Schedule DISC 4370. SYSTEMS ANALYSIS AND DESIGN. Michael
Walters: Instructor. Course Schedule: Spring, 1997. For Instructor's background. For
Profiles of the class.
http://www.cba.uh.edu/inetcrse/disc4370/d4370sch.htm
88) UAS: Spring 1996 Schedule of Classes, Business Administration UNIV ERSITY OF
ALASKA SOUTHEAST. Business Administration(465-6530) BA 151 Introduction to
Business 3 cr Sec 1 10366 M,W 03:00p-04:15p HA 101 Goes J....
http://www.jun.alaska.edu/uas/schedule/ScheBA.shtml
90) RM Orca. 1. É possível trabalhar com BDI para apenas alguns grupos de custo? 2. É
possível alterar o lay out dos relatórios que já estão montados no...
http://www.rm.com.br/suporte/faqorca.htm
95) FCS - Project Management (Set). Project Management (Set) Course Code TA020.
Explains PERT (Project Evaluation and Review Technique) and CPM (Critical Path
Method) to help students...
http://www.firstclass.ca/desc/ta020.htm
96) Project Management Certficate Program: International Institute for Learning, Inc.
The Project Management Certificate Program: The Kerzner Approach to Project
Management Excellence. Credits...
http://www.iil.com/CertificateProgram.html
98) WEB HTC MIAMI DIRECCIÓN DE PROYECTOS. (15 Horas) - Panorámica General
de la Gestión de Proyectos. - Proyectos de Empresa: El Proyecto como medio...
http://www.htcmiami.com/proy.html
101) http://www.interaccess.com/ihpnet/pert.cpm
102) http://www.geocities.com/SiliconValley/Heights/1143/
103) http://www1.unitele.com.my/~santha/networknotes.htm
104) http://www.sytsma.com/cism640
105) http://www.atsc.army.orj/cgi-bin/atdl.dll/fm/100-11/fm10011.htm
111) Se você quer converter as suas programações de datas e prazos geradas pelo MS-
Project em gráficos mostrando o formato da WBS delas, há um software pronto
disponível no site http://www.criticaltools.com/WBSMAIN.htm o qual faz isso
para você. V ocê pode fazer um download de uma cópia de avaliação diretamente pela
Internet. Ela é limitada para imprimir até 50 atividades, mas dá uma boa idéia de como
é o produto completo, o qual custa US$199.00 a venda na própria home-page.
INDICAÇÃO:
Recomendamos ao leitor que não deixe de visitar o nosso site, nossa home-page pessoal
na Internet, muito simplista, mas onde nas páginas em português, inglês, espanhol,
francês, italiano e alemão, encontrará mais links muito proveitosos na área de
administração de projetos, os quais lhe permitirão contatos interessantes, ampliando os
conhecimentos contidos neste livro. O endereço eletrônico é:
www.geocities.com/quandt_brazil
13. Conclusão...
Agora você já está “diplomado” em MS-PROJECT, mas é a prática
que lhe conduzirá à perfeição. Explore as Redes PERT/CPM que
você montou, esgote os recursos principais que o sistema lhe
oferece e depois, para teste inicial, experimente um caso
real, da sua própria vivência, aplicando à ele todos os
aspectos da Administração Por Projetos auxiliada por
computador, através deste software de APP da Microsoft, o
PROJECT, nas suas diversas versões.
ANEXO
Anexo a este livro segue o link onde o leitor encontra alguns arquivos, todos para o seu treinamento e
testes no uso do PROJECT; eles contém os modelos de Rede PERT/CPM elaboradas e desenvolvidas
no decorrer da leitura do livro.
Antes de baixar os arquivos para o seu computador, primeiramente o leitor deve criar uma pasta na raiz
do drive C:\ com o nome PROJBOOK. Então estando no Internet Explorer (browser), o leitor deve
fazer o download (baixar) o conteúdo para esta nova pasta.
Após o download, estando dentro da pasta C:\PROJBOOK o leitor deve explorar o conteúdo destes
arquivos os quais muito lhe auxiliarão na compreensão prática do livro. Há um conjunto de arquivos de
imagens que se referem à Rede PERT manualmente elaborada, referente ao “Projeto CCP” que segue a
seguinte ordem:
Assim sendo, conforme o exposto no sub-capítulo “Obtenção das Folhas da Rede PERT/CPM do
Exemplo PROJETO CCP – CONSTRUÇÃO DA CASA PRÓPRIA”, contido no Capítulo 9, as folhas
da Rede PERT estão agora anexadas no arqquivo anexos.zip, em 21 arquivos formato JPEG, com o
nome “REDE-CCP-99”, onde 99 = nº seqüencial do arquivo e da Rede PERT, a qual após impressa
pelo leitor, deverá ser montada por ele com base na numeração indicada no canto inferior direito das
páginas, o qual segue a seguinte ordem: X-Y, onde X é o nº seqüencial da LINHA e Y é o nº seqüencial
da folha na linha, conforme esquema a seguir:
……………………………………….Folha-1…….….até…….…….Folha-7
Linha1………………………………………………………………...................………………………
………………….……...…………………………………………………………………………………
……………………
Linha2……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
……………..…………………………………………………………………………………………….L
inha3…………………………………………………………………………………………..…
OBS.: No total são 21 folhas, que devem ser juntadas seqüencialmente, e coladas, preferencialmente,
com fita durex tipo “Mágica”, da Scotch, (semelhante ao papel vegetal).
ou acesse http://www.ieditora.com.br/anexos_2.cfm