Gestión de Proyectos de Software

MAESTRÍA EN INGENIERÍA

Universidad EAFIT

ESTUDIO DE CASO
Administración de Proyectos Software

Grupo HDS:
Hugo Hernán Henao Hernández
Diego Mauricio Torres Arias
Soraya García Jurado

Agosto 13 de 2010

Historia de las revisiones

Fecha Versión Descripción Autor

13/Agosto/2010 1.0 Primera entrega Soraya García Jurado
Diego Mauricio Torres
Arias
Hugo Hernán Henao
Hernández

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1. ACTA DE CONSTITUCIÓN

FECHA: Agosto 1 de 2010 CIUDAD:

Armenia, Quindío - Colombia

JUSTIFICACIÓN / PROPÓSITO

Luego de desarrollar un plan estratégico de sistemas PEI, “El FESTIN” ha

decidido cambiar todo su software operativo y de gestión por un potente ERP
(Enterprise Resource Planning), que actualmente domina el mercado,
denominado el PAS, este proyecto ha sido considerado uno de los más
importantes de la compañía.

La empresa El FESTIN cumple 50 años de existencia en el mes de Junio de

2011 por lo cual su interés principal es tener el proyecto totalmente finalizado
para esa fecha, con el fin de darlo a conocer como uno de sus importantes
logros alcanzados en su aniversario de bodas de oro de operación.

DESCRIPCIÓN DEL PRODUCTO O SERVICIO

Implantación del software operativo y de gestión denominado PAS (ERP),

incluyendo los procesos de instalación, migración de datos y puesta en
funcionamiento con capacitación a funcionarios de la empresa El Festín bajo
las pautas del Instituto de Administración de proyectos (PMI) y siguiendo los
lineamientos del PMBok.

• Compra de licencias, 300 en total distribuidas en todas las áreas de la

compañía, por un valor de $1.300 millones de pesos.

• 4000 horas hombre estimadas en el proceso de implantación.

• Compra de paquete de implantación por $800 millones. Si se demoran

menos de 4000 horas solo cobrar lo consumido en horas hombre y si se
demoran más de 4000 horas El FESTIN solo pagara hasta el 15% de mas
en las horas presupuestadas, es decir solo pagara 600 horas adicionales

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a una tarifa de $150.000 por hora. Si se pasan de este límite de horas

(en total 4600) TecPAS asumirá ese costo.

• Tiempo total proyectado de implantación de la solución en toda la

empresa: 10 meses.

• Compra de servidor para efectos de instalación del ERP – PAS.

• Compra e instalación de los siguientes módulos:

○ Contabilidad (CBPAS)

○ Nomina (NMPAS)

○ Presupuestos (PPPAS)

○ Inventarios (INPAS)

○ Producción (PRPAS)

○ Compras (COPAS)

○ Cuentas por Cobrar y pagar

○ Ventas (VTPAS)

• Migración de datos.
• Capacitación a 300 empleados administrativos que van a utilizar el PAS,
en los diversos módulos que ellos necesiten.

ENTREGABLES FINALES

1. 300 licencias adquiridas del sistema ERP PAS.

2. Servidor instalado y en servicio 7*24*365.
3. Módulos ERP – PAS (Contabilidad (CBPAS), Nomina (NMPAS), Presupuestos
(PPPAS), Inventarios (INPAS), Producción (PRPAS), Compras (COPAS),
Cuentas por Cobrar y pagar, Ventas (VTPAS)) Instalados y funcionando.
4. 300 empleados administrativos capacitados en los diferentes módulos del
PAS.
5. Datos de la empresa migrados al nuevo sistema.

INFORMACIÓN HISTÓRICA

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La empresa productora de alimentos empaquetados , EL FESTIN, es una

compañía con cuarenta y nueve años (49) de existencia, dedicada al
procesamiento y empaquetamiento de alimentos (arroz, maíz, arveja, frijol,
habichuela, lentejas, entre otros), tiene cerca de 1200 empleados distribuidos
así: 30 directivos, 430 empleados administrativos y 740 empleados en las
labores operativas. La compañía vende cerca de 300.000 millones anuales y
tiene la sede principal en Armenia y cinco sedes en Pereira, Manizales, Ibagué,
Medellín y Neiva, que dependen administrativamente de la sede central.

En cuanto al área informática, la empresa El Festín ha contado con sistemas

de cómputo en algunas de las áreas de alto volumen de transacciones como
Contabilidad, Nómina y Presupuestos, con un sistema modular de
procesamiento independiente a nivel de aplicativos de escritorio no
integrados, por lo cual se ha decidido la adquisición e implantación de un
sistema ERP para el soporte integral a las áreas críticas administrativas con el
fin de optimizar la gestión y eficiencia interna de la empresa a nivel
administrativo.

SUPUESTOS

• Cuando así se necesite los empleados podremos destinar dos horas

adicionales para el proceso de capacitación.
• Presupuesto por un valor de $2.100’000.000 aprobado para compra de
licencias, capacitación, desarrollo e instalación del paquete y migración
de datos.
• Presupuesto de $50´000.000 para compra y puesta a punto de nuevo
servidor.
• Podrán usar las instalaciones de la empresa en horario nocturno para
capacitación.
• Se tendrán cursos de capacitación en el mismo horario para diferentes
módulos del paquete al mismo tiempo (máximo 3 al tiempo).
• Un empleado podrá ser capacitado hasta un máximo de tres módulos.
• Cada empleado de cada sección estará atento a la correcta migración
de los datos a su cargo dentro de la nueva plataforma.
• Se realizarán pruebas funcionales del sistema quince (15) días antes de
la migración de datos.
• Se realizarán pruebas con datos migrados durante dos (02) semanas.

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1. En ningún momento se suspenderá el servicio de la empresa El festín al

público.
2. El sistema con datos migrados y funcionando en el nuevo servidor con
todos sus módulos a punto, deberá estar listo para el 28 de mayo de
2011.
3. El total de inversión no deberá ser mayor a $ 2.292.000.000 de pesos
m/l.
4. El personal de la empresa proveedora deberá estar localizable las 24
horas.
5. Los empleados asignados al proceso de capacitación deberán
permanecer los días lunes, miércoles y viernes de 6:00 a 8:00 p.m. en
las oficinas.
6. Un empleado puede ser capacitado en más de un módulo.
7. La migración de datos deberá realizarse los fines de semana y por
divisiones según se vayan instalando los respectivos módulos
receptores de los datos.
8. El sistema a punto y funcionando será presentado en público el día 3 de
junio de 2011 en las instalaciones de la empresa El Festín.

FIRMAS

____________________________________
___________________________________

Representante Legal Representante Legal

Empresa EL FESTIN Empresa TecPAS
C.C. C.C.

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1. ENUNCIADO PRELIMINAR DEL ALCANCE

Entregables / Sub- Descripción Criterio de Aceptación

entregables

1. 300 licencias Compra del número de Documentación de

adquiridas del licencias requeridas para licencias adquiridas
sistema ERP - PAS. el uso del sistema ERP - debidamente entregada.
PAS para la empresa El
Festín.
2. Servidor Adecuación total del El servidor y el motor de
instalado y en equipo servidor de datos BDD debe operar al
servicio 7*24*365. y aplicaciones, puesto 100%.
en producción.
3. Módulos ERP – Implantación completa
PAS instalados y de los módulos
funcionando. componentes del
sistema ERP – PAS por
parte de la empresa
TecPAS
3.1.Módulo Implementación del Módulo contable
Contabilidad módulo contable con debidamente instalado y
(CBPAS) duración de 4 meses.. operando al 100%.

3.2.Módulo Nómina Implementación del Módulo de nómina

(NMPAS) módulo de nómina con debidamente instalado y
duración de 4 meses.. operando al 100%.
3.3.Módulo Implementación del Módulo de presupuestos
Presupuestos módulo de presupuestos debidamente instalado y
(PPPAS) con duración de 3 operando al 100%.
meses..
3.4.Módulo Implementación del Módulo de inventarios
Inventarios módulo de inventarios debidamente instalado y
(INPAS) con duración de 2 operando al 100%.
meses..
3.5.Módulo Implementación del Módulo de producción
Producción módulo de producción debidamente instalado y
(PRPAS) con duración de 3 operando al 100%.
meses.
3.6.Módulo Compras Implementación del Módulo de compras
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(COPAS) módulo de compras con debidamente instalado y

duración de 3 meses. operando al 100%.
3.7.Módulo Cuentas Implementación del Módulo cuentas por
por cobrar y módulo cuentas por cobrar y pagar
pagar cobrar y pagar con debidamente instalado y
duración de 3 meses. operando al 100%.
3.8.Módulo Ventas Implementación del Módulo de ventas
(VTPAS) módulo de ventas con debidamente instalado y
duración de 4 meses. operando al 100%.
4. 300 empleados Capacitación al número Plan de capacitación
administrativos de empleados estimados cumplido y debidamente
capacitados en los de la empresa en los ejecutado.
diferentes módulos módulos componentes
del PAS. del sistema ERP – PAS
por parte de la empresa
TecPAS
4.1.Módulo Capacitación en el Evidencias soporte de la
Contabilidad módulo contable con capacitación orientada
(CBPAS) duración de 32 horas sobre el módulo
para 40 empleados.. contable al personal
designado, en el tiempo
establecido y con los
resultados proyectados.
4.2.Módulo Nómina Capacitación en el Evidencias soporte de la
(NMPAS) módulo de nómina con capacitación orientada
duración de 18 horas sobre el módulo de
para 20 empleados.. nómina al personal
designado, en el tiempo
establecido y con los
resultados proyectados.
4.3.Módulo Capacitación en el Evidencias soporte de la
Presupuestos módulo de presupuestos capacitación orientada
(PPPAS) con duración de 24 sobre el módulo de
horas para 35 presupuestos al personal
empleados.. designado, en el tiempo
establecido y con los
resultados proyectados.
4.4.Módulo Capacitación en el Evidencias soporte de la
Inventarios módulo de inventarios capacitación orientada
(INPAS) con duración de 18 sobre el módulo de
horas para 40 inventarios al personal
empleados.. designado, en el tiempo
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establecido y con los

resultados proyectados.
4.5.Módulo Capacitación en el Evidencias soporte de la
Producción módulo de producción capacitación orientada
(PRPAS) con duración de 24 sobre el módulo de
horas para 24 producción al personal
empleados.. designado, en el tiempo
establecido y con los
resultados proyectados.
4.6.Módulo Compras Capacitación en el Evidencias soporte de la
(COPAS) módulo de compras con capacitación orientada
duración de 18 horas sobre el módulo de
para 50 empleados.. compras al personal
designado, en el tiempo
establecido y con los
resultados proyectados.
4.7.Módulo Cuentas Capacitación en el Evidencias soporte de la
por cobrar y módulo cuentas por capacitación orientada
pagar cobrar y pagar con sobre el módulo de
duración de 24 horas cuentas por cobrar y
para 16 empleados.. pagar al personal
designado, en el tiempo
establecido y con los
resultados proyectados.
4.8.Módulo Ventas Capacitación en el Evidencias soporte de la
(VTPAS) módulo de ventas con capacitación orientada
duración de 24 horas sobre el módulo de
para 35 empleados.. ventas al personal
designado, en el tiempo
establecido y con los
resultados proyectados.
5. Datos de la Traslado de datos de Plan de migración
empresa migrados al cada uno de los módulos presentado y cumplido.
nuevo sistema. componentes al nuevo Migración de datos en
sistema con pruebas de todos los módulos al
funcionamiento y 100%.
resultados satisfactorios
al 100%
6. Documentos de Entrega de Actas de cierre
formalización cierre documentación de debidamente
del proyecto. informe final y actas de documentadas y
aceptación y cierre del tramitadas con los
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proyecto a la empresa El soportes pertinentes del

Festín. proceso.
1. WBS (EDT)

Proyecto
Sistema ERP-PAS Empresa El
Festín

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1. Adquisición de licencias 2. Instalación de servidor 4. Capacitación de 4. Migración de datos de

empleados en la empresa al nuevo
del sistema ERP PAS. y puesta en servicio.
módulos del ERP PAS. sistema.

2. Implantación de
2.1 Compra del 5.1 Traslado de datos
módulos ERP-PAS,
servidor con del sistema anterior
Instalados y

2.2 Instalación y 5.2 Monitoreo y

pruebas pruebas de

2.3 Puesta en 4.1 Capacitación 5.3 Puesta en

producción servidor módulo Contabilidad producción sistema

4.2 Capacitación
3.1 Implantación módulo Nomina
módulo Contabilidad
4.3 Capacitación
3.2 Implantación módulo Presupuestos
módulo Nomina
4.4 Capacitación
3.3 Implantación módulo Inventarios
módulo Presupuestos
4.5 Capacitación
3.4 Implantación módulo Producción
módulo Inventarios
4.6 Capacitación
3.5 Implantación módulo Compras
módulo Producción
4.7 Capacitación
3.6 Implantación módulo Cuentas por
módulo Compras
4.8 Capacitación
3.7 Implantación módulo Ventas (VTPAS)
módulo Cuentas por

3.8 Implantación
módulo Ventas (VTPAS)

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1. CRONOGRAMA o PLAN DEL PROYECTO

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Codigo Actividad

1 Compras
Compra Módulos Totales ER
1,1
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1,2 Servidor
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1,3 Aire acondicionado

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2. DIAGRAMA ORGANIZACIONAL

Equipo directivo

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3.

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4. MATRIZ DE ROLES Y FUNCIONES

WBS

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5.

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6. MATRIZ DE COSTOS/PRESUPUESTO BASE

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7. MATRIZ DE EROGACIONES

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8. MATRIZ DE COMUNICACIONES

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9. MATRIZ DE RIESGOS

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No. Probabilidad de Descripción del riesgo Impacto Estrategia de Plan de contingencia

ocurrencia mitigación

1 1 Falta de apoyo y compromiso 4 • Involucrar totalmente y • Establecer una

directivo para la ejecución del desde el inicio de la estrategia de
proyecto. concepción del socialización a la alta
proyecto, a la parte gerencia de los avances
directiva y a miembros y beneficios a corto,
con poder de decisión mediano y largo plazo,
de la empresa que trae la ejecución
contratante. del proyecto a la
• Comunicación empresa El Festín.
permanente a la alta
gerencia y demás
involucrados internos y
externos, con una
periodicidad definida
desde el inicio, de los
avances y progresos
en la ejecución del
proyecto.

2 5 Falta de presupuesto para la 5 • Planeación del

del proyecto • Presentación y
inversión en la plataforma con suficiente aprobación por las
tecnológica proyectada. anticipación bajo partes involucradas, del
parámetros presupuesto base y
presupuestales viables plan de erogaciones
y debidamente calculados para el
aprobados por la alta proyecto.
gerencia antes de la • Seguimiento continúo a
contratación e inicio de la ejecución
ejecución. presupuestal para
• Gestionar las debidas definición de ajustes
disponibilidades y económicos en forma

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reservas oportuna si se requiere.

presupuestales por las
partidas o rubros
correspondientes una
vez aprobado el
presupuesto base.
base.
• Utilización de
herramientas de
software libre como el
sistema operativo para
la dotación de los
equipos de cómputo y
el servidor principal con
el objetivo de disminuir
costos totales de
implantación.

3 5 Resistencia al cambio por 4 • Los usuarios contarán

contarán • Establecimiento y
parte de los usuarios con una herramienta de socialización periódica
involucrados. comunicación directa del plan de
para resolver sus capacitaciones y
problemas tecnológicos generación de una
que se convertirá en un política de incentivos y
centro de asistencia beneficios del proyecto
tecnológica y que motiven al personal
completamente y funcionarios
aceptada. participantes en él.
• Se dictarán las
capacitaciones
correspondientes a los
funcionarios para
adquirir las habilidades
requeridas en el
manejo de la nueva

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herramienta y se
contará con la debida
documentación y
material de apoyo
dispuesto a través de
diferentes medios:
físico, virtual, intranet,
entre otros.

4 5 Líder usuario con poca 4 • Entrenamiento • Apoyo en el superior

experiencia en el cargo. intensivo en
habilidades de gestión
operativa de proyectos
y en habilidades
propias del cargo que • Involucrar personal
desempeña.
• Desarrollo del sentido
de pertenencia con la
empresa.al funcionario
designado.
inmediato del
funcionario para
complementar el
proceso.
experto en el tema de
la empresa El Festín,
como apoyo y asesoría
permanente al proceso.

5 5 Rotación del personal o 4 • Revisión de incentivos • Establecimiento de la

cambios en el equipo líder del permanentes al
proyecto. personal participante
de acuerdo al logro de
resultados.
• Definición de roles
precisos para los
integrantes del equipo
participante del
proyecto. • Supervisión
• Establecer cronograma
con tiempos de
dedicación,
responsabilidades y
matriz de roles y
funciones con la
definición de los
involucrados, roles,
responsabilidades y
tiempos asignados a su
desempeño en el
proyecto.
permanente por parte
de la Gerencia del
proyecto.

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resultados esperados
que se siga en forma
puntual por los
diferentes niveles
directivos y operativos
involucrados en el
proyecto.

6 5 Problemas de comunicación 4 • Mantener el rol de Líder • Establecer el rol de

entre los diferentes de comunicaciones en
involucrados del proyecto ambas empresas:
contratante y
consultora, informando
y generando los
debidos instrumentos a
difundir al interior y
exterior de los equipos
de trabajo.
Líder de
comunicaciones dentro
del equipo ejecutor del
proyecto y al interior de
la empresa contratante
con la misión de
divulgación y enlace
entre los diversos
actores participantes
internos y externos.

7 1 Exceder tiempos estimados 5 • Proyectar un porcentaje • Establecimiento y

de ejecución del proyecto. de tiempo de holgura control del cronograma
para las actividades a del proyecto y los
ejecutar. diagramas de
• Motivación por parte de actividades desde la
la Gerencia del planeación.
proyecto al equipo de
trabajo para el
cumplimiento de las
metas establecidas.

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8 2 No entrega oportuna de 5 • Iniciar los trámites para • Aplicación o ejecución

equipo de cómputo y/o las adquisiciones con de las pólizas de
licencia de motor de BDD por por lo menos un mes de cumplimiento y
parte de los proveedores. anticipación a lo garantía, y cobro de
proyectado en el multas y sanciones
cronograma base. hacia el proveedor.
• Exigencia de pólizas de
cumplimiento y
garantía de entrega a
los proveedores
seleccionados para las
adquisiciones.
• Establecimiento de
multas y vedas a los
proveedores por
incumplimiento.

Escala de ocurrencia: 1 Poco probable; 5 Medianamente probable; 10 Muy probable.

Nivel de impacto: 1 Bajo; 3 Medio; 5 Alto.

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