Folleto de Introducción

Introducción a
Microsoft Office X

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Norsk ordbok: Bokmål: Copyright © J. W. Cappelens Forlag A•S 1996.
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Dei nemnde rettshavarane har alle rettar.
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Tabla de contenido
Introducción
Presentación de Office X para Mac ...............................................................2
Mejoras de Office X ......................................................................................3
Herramientas para ahorrar tiempo de Office X .............................................4
Cambiar identidades en Office X ..................................................................5
Obtener la información necesaria ..................................................................6
Word
Presentación de Word X para Mac ................................................................8
Novedades de Word X...................................................................................8
Conceptos básicos de Word X.......................................................................9
Funcionamiento de Word X.........................................................................14
Escribir un documento científico o un informe.....................................15
Trabajar juntos en un documento ..........................................................19
Crear una página Web...........................................................................21
Crear un folleto .....................................................................................24
Crear un formulario...............................................................................27
Crear diseños de fondo personalizados .................................................32
Crear e imprimir sobres.........................................................................34
Crear etiquetas postales.........................................................................35
Excel
Presentación de Microsoft Excel X .............................................................40
Novedades de Excel X.................................................................................40
Conceptos básicos de Excel X.....................................................................41
Funcionamiento de Excel X.........................................................................47
Ordenar y filtrar una lista ......................................................................48
Obtener información sobre cómo afecta el formato de celdas al
modo en que Excel ordena números .....................................................54
Utilizar las funciones de la hoja de cálculo para realizar un
seguimiento de datos financieros ..........................................................56
Crear gráficos y previsiones de ventas y publicarlos en Web...............60
Prever los resultados de ampliar un negocio.........................................65
Crear una plantilla .................................................................................71
PowerPoint
Presentación de Microsoft PowerPoint X para Mac....................................83
Novedades de PowerPoint X .......................................................................83
Conceptos básicos de PowerPoint X ...........................................................85
Funcionamiento de PowerPoint X ...............................................................91
Crear una película de un álbum de fotos ...............................................91
Crear una presentación de ejecución automática ..................................96
Crear una presentación utilizando el Asistente para autocontenido......98
Crear una presentación utilizando un diseño de presentación.............107
Crear una banda sonora de fondo para una presentación ....................113
Entourage
Presentación de Entourage X para Mac.....................................................118
Novedades de Entourage X .......................................................................118
Conceptos básicos de Entourage X............................................................120
Funcionamiento de Entourage X ...............................................................127
Personalizar la Libreta de direcciones con imágenes..........................128
Crear y administrar una lista de tareas ................................................129
Crear una nota y vincularla a una tarea ...............................................131
Agregar al calendario un evento que ocurre una sola vez...................133
Invitar a alguien a un evento ...............................................................134
Agregar al calendario un evento periódico .........................................136
Personalizar el Calendario agregándole los días no laborables...........138
Organizar los contactos en la Libreta de direcciones ..........................138
Enviar un mensaje a todos los miembros de un grupo........................141
Internet Explorer
Presentación de Internet Explorer 5.1 para Mac........................................144
Novedades de Internet Explorer 5.1 ..........................................................144
Conceptos básicos de Internet Explorer 5.1...............................................145
Funcionamiento de Internet Explorer 5.1 ..................................................149
Suscribirse a las páginas Web favoritas ..............................................150
Reunir lo mejor del Web .....................................................................152
Investigar un tema en el Web..............................................................154
Llevar un seguimiento de las pujas de una subasta en línea ...............157
Office
Introducción...............................................................................................161
Realizar tareas utilizando varios programas de Office X ..........................161
Crear la agenda de una reunión familiar .............................................161
Crear una presentación con gráficos animados ...................................168
Presentación de Office X
Presentación de Office X para Mac ...............................................................2

Mejoras de Office X ......................................................................................3
Herramientas para ahorrar tiempo de Office X .............................................4
Cambiar identidades en Office X ..................................................................5
Obtener la información necesaria ..................................................................6
1
Presentación de Office X para Mac
Microsoft® Office X para Mac® incluye una serie de programas de productividad útiles
para realizar las tareas cotidianas en la oficina, en casa y en el colegio. Ampliado y
mejorado para que se ejecute correctamente en el nuevo sistema operativo para Mac OS
X de Apple, Office X está diseñado para ayudarle a comunicarse de modo más eficaz,
aumentar la productividad y completar los proyectos de manera más fácil, más rápida y
más divertida que nunca. En los capítulos de este manual encontrará información sobre:
Microsoft® Word X para Mac® Este eficaz procesador de textos es muy fácil de usar.
Si es la primera vez que utiliza Word, verá lo sencillo que es crear cartas, informes y
otros documentos. Si ya conoce Word, quizás desee explorar algunos de sus nuevos y
completos componentes, por ejemplo, el Administrador de combinación de datos y las
plantillas personalizables, que permiten crear de manera eficaz complejos documentos
como envíos masivos de correo o catálogos de productos.
Microsoft® Excel X para Mac® Este excelente programa de hoja de cálculo y análisis
permite evaluar, calcular y analizar datos. En casa puede utilizar Excel para crear
presupuestos mensuales o para evaluar un préstamo. En la oficina, podrá emplear otras
funciones más avanzadas para administrar, controlar y poner en gráficos importantes
datos empresariales.
Microsoft® Entourage™ X para Mac® Este completo programa de administración de
correo electrónico e información personal le permite comunicarse con otros, administrar
información personal y llevar el control de su apretada agenda, todo en un sólo
programa muy fácil de usar. Entourage X incluye muchas funciones nuevas y otras
mejoradas que permiten mostrar y crear, de manera fácil, mensajes, eventos, contactos,
tareas, notas y vistas personalizadas.
Microsoft® PowerPoint® X para Mac® Este programa de presentación de gráficos
ayuda a elaborar atractivas presentaciones y películas de diapositivas, tanto en casa
como en la oficina. Si utiliza PowerPoint X, verá lo fácil que resulta alegrar las
reuniones de trabajo con gráficos animados, o crear un álbum de vídeo de sus hijos para
mostrárselo a la familia.
Además de las herramientas de productividad de Office X, en esta introducción también
encontrará información sobre:
Microsoft® Internet Explorer 5.1 Este innovador explorador de Web, diseñado en
exclusiva para la plataforma Macintosh, es fácil de instalar, de administrar y de utilizar.
Independientemente de que se encuentre buscando información nueva o examinando sus
sitios Web favoritos, Internet Explorer le ayuda a obtener los mejores resultados de
World Wide Web.
2
Al final encontrará un capítulo en el que se ofrecen diferentes maneras de trabajar en las
tareas que utilizan más de un programa. Los programas de Office están diseñados para
funcionar juntos perfectamente y las tareas de ese capítulo final ilustran el modo de
utilizarlos en conjunto.
A medida que vaya analizando este manual, irá obteniendo información acerca de las
nuevas funciones de cada programa, una sección denominada Conceptos básicos y
algunos ejemplos de tareas reales que le proporcionarán sugerencias para utilizar Office
X. También puede obtener los archivos de ejemplo utilizados en las tareas de ejemplo y
leer más artículos sobre Office X haciendo clic en el siguiente vínculo (o escribiendo
esta dirección en la barra de direcciones de su explorador)
http://www.microsoft.com/mac/resources/booklinks.asp.
Mejoras de Office X
Office X proporciona muchas funciones nuevas en todo el conjunto de programas, y
muchas de las que ya disponía se han mejorado y son ahora más fáciles de utilizar. En
los siguientes capítulos se describen las nuevas funciones de cada programa y se ofrecen
escenarios, procedimientos y sugerencias para utilizarlas. Estas son las mejoras de
Office X:
Apariencia similar a Mac OS X Office X obtiene los mejores resultados del nuevo
diseño de Mac OS X, que incorpora una interfaz “aguamarina”, una novedad que
permite encontrar y utilizar las funciones más fácilmente.
Estabilidad y receptibilidad Office X utiliza componentes clave de la moderna
arquitectura Mac OS X, lo que da como resultado un conjunto de programas que son
más estables y receptivos que nunca.
Compatibilidad con Office 2001 para Mac, Office 98 Edición para Macintosh y
Windows® Office Comparta archivos libremente con los usuarios de Office 2001 para
Mac y Office 98 Edición para Macintosh. Además, Office X emplea los mismos
formatos de archivo que Windows Office XP/2000/97, por lo que podrá intercambiar
archivos entre plataformas fácilmente.
Compatibilidad con AppleWorks 6 y FileMaker Pro Office X funciona ahora con
documentos de AppleWorks 6.0, de modo que puede importar documentos en Word X.
Además, debido a la compatibilidad con FileMaker Pro, también puede conectarse con
los servidores de FileMaker Pro.
Mejoras de la Ayuda en pantalla Ahora es más rápido encontrar ayuda. Además
incluye la denominada búsqueda de texto, una función que permite buscar temas de la
Ayuda que contienen palabras concretas escribiendo sólo en el globo del Ayudante de
Office o en la Ayuda de Viewer, una o dos palabras en vez de una frase completa.
3
Herramientas para ahorrar tiempo de Office X
Herramientas en Internet Microsoft Office le ayuda a incrementar la productividad
proporcionando fácil acceso a herramientas de Office en el Web. Dichas herramientas
ofrecen servicios electrónicos desde el sitio Web de Microsoft Office. Por ejemplo,
puede utilizar las herramientas de los servicios del directorio Web para obtener
información sobre contactos, agregar esa información a Microsoft Entourage o buscar
mapas para importar a un documento de Word. También encontrará en este sitio
plantillas en línea, imágenes prediseñadas y servicios de consulta. Además, podrá
encontrar gran cantidad de artículos sobre productividad y descargas de Office X
visitando el sitio Web de Mactopia en http://www.microsoft.com/mac. Para obtener
acceso a estas herramientas de Internet, haga clic en Herramientas en Internet en el
menú Herramientas de cualquier programa de Office X.
Paleta de formato Todas las herramientas de formato de Office X se reúnen ahora en
una paleta única, mejorada y contextual. Podrá trabajar mejor y más rápidamente sin
tener que buscar comandos en barras de herramientas o menús desplegables. La Paleta
de formato presenta de forma automática las herramientas adecuadas para cada tarea.
Por ejemplo, cuando seleccione texto, la Paleta de formato mostrará los comandos de
formato de texto. Si selecciona una imagen, se verán entonces los comandos para
modificar imágenes.
4
Galería de proyectos La Galería de proyectos se basa en tareas y permite encontrar el
documento, plantilla o asistente adecuado para crear cualquier tipo de proyecto en
Office X. Puede desplazarse y elegir entre docenas de ejemplos de facturas, catálogos,
boletines, diarios y otros tipos de documentos. Además, puede basar documentos
nuevos en otros que ya haya creado utilizando la nueva función Basados en recientes.
Cada vez que seleccione un archivo de la categoría Basados en recientes de la Galería
de proyectos, creará un nuevo documento con el mismo texto, diseño y formato que el
documento anterior.
Cambiar identidades en Office X

Si su equipo lo utiliza más de un usuario, puede establecer identidades independientes
de modo que cada persona pueda configurar sus propias preferencias. Se almacena
información personal de cada uno de los usuarios del equipo y esos valores individuales
se utilizan en cada uno de los programas de Office.
En Entourage, esta función garantiza que cada persona vea sólo sus propios mensajes,
eventos y otros elementos sin iniciar una sesión como otro usuario. En Microsoft Word,
Excel y PowerPoint, la identidad activa define al autor de un documento. La identidad
activa también determina qué información de contacto aparece en los documentos
creados mediante plantillas, por ejemplo, el remite de una carta creada en Word. Como
el usuario puede marcar y recibir un aviso para hacer un seguimiento de cualquier
documento de Office, las identidades también garantizan que cada persona reciba avisos
sólo de sus propios documentos.
5
Para obtener más información sobre las identidades de Office, busque el tema
"Identidades" en la Ayuda en pantalla de Entourage.
Obtener la información necesaria

El sitio Web de Microsoft Mactopia contiene la información más actual sobre Office X
para Mac, como actualizaciones de productos, descargas, noticias y actualizaciones, y
otros recursos que le ayudarán a obtener los mejores resultados de estos programas. Por
ejemplo, puede descargar la herramienta para quitar de su equipo Microsoft Office 2001
o una versión de prueba de The Magic School Bus® de Scholastic. Puede visitar
Mactopia haciendo clic en Visitar el sitio Web de Mactopia en el menú Ayuda de
cualquier programa de Office X, o escribiendo la dirección URL
http://www.microsoft.com/mac en la barra de direcciones de su explorador.
6
Microsoft Word X para Mac
Presentación de Word X para Mac ................................................................8

Novedades de Word X...................................................................................8
Conceptos básicos de Word X.......................................................................9
Funcionamiento de Word X.........................................................................14
Escribir un documento científico o un informe.....................................15
Trabajar juntos en un documento ..........................................................19
Crear una página Web...........................................................................21
Crear un folleto .....................................................................................24
Crear un formulario...............................................................................27
Crear diseños de fondo personalizados .................................................32
Crear e imprimir sobres.........................................................................34
Crear etiquetas postales.........................................................................35
7
Presentación de Word X para Mac
Microsoft® Word X para Mac® es un procesador de textos y un programa para realizar
publicaciones para crear documentos para la casa, la oficina y el colegio. Este capítulo
se divide en tres secciones principales:
Novedades de Microsoft Word X Información general sobre las mejoras del producto
y las nuevas funciones.
Conceptos básicos de Word X Una introducción al modo de utilizar muchas de las
funciones principales de Word para los que utilizan este programa por primera vez.
Funcionamiento de Word X Ejemplos de las muchas tareas que puede realizar con
Word X y los pasos que le ayudarán a lograrlas.
Además de explorar y analizar esta introducción, puede encontrar más información
sobre Word en la Ayuda de Word (en el menú Ayuda, haga clic en Buscar en la Ayuda
de Word o en Contenido de la Ayuda de Word) y en el sitio Web de Mactopia en
http://www.microsoft.com/mac.
Novedades de Word X
Si ha utilizado Word anteriormente, quizás desee saber lo que ha cambiado. La nueva
versión, Word X, ofrece un gran número de funciones avanzadas que facilitan aun más
la creación de documentos, cartas, páginas Web y otro tipo de material impreso o en
línea de manera profesional:
Multiselección En Word X, puede seleccionar varios elementos en párrafos, listas o
celdas de tablas, aunque no se encuentren unos junto a otros. Seleccione el primer
elemento, mantenga presionada la tecla ! y seleccione los elementos adicionales para
cambiar o aplicar otro formato a todos a la vez. También puede utilizar esta función
para buscar y reemplazar texto o formato.
Borrar formato Puede utilizar esta función para borrar el formato y volver a
establecerlo rápidamente en caracteres y párrafos específicos. Borrar formato permite
quitar cualquier formato aplicado manualmente a un carácter o párrafo, y establecer su
estilo en el predeterminado.
Libreta de direcciones de Office y barra de herramientas Contacto Word X
incluye nuevas y adecuadas funciones con Microsoft® Entourage™ X para Mac®. Puede
utilizar la barra de herramientas Contacto para agregar o administrar los contactos de la
Libreta de direcciones de Office, y para insertar información sobre contactos
directamente en los documentos. También puede utilizar la Libreta de direcciones de
Office como origen de datos a la hora de enviar información en un correo electrónico
utilizando el nuevo Administrador de combinación de datos de Word.
8
Administrador de combinación de datos El Administrador de combinación de datos
facilita la creación de formularios, etiquetas, sobre, catálogos y otro tipo de documentos
que desee compartir con otros en una ventana simplificada. Cuando utilice la Libreta de
direcciones de Office como origen de datos, Word X ofrece nuevas opciones de
consulta para seleccionar sólo los registros que desee incluir en la combinación de
datos. También puede utilizar el Administrador de combinación de datos para
seleccionar contactos específicos de la Libreta de direcciones de Office y para enviar
sus formularios como mensajes de correo electrónico.
Mejoras de la Ayuda Ahora es más rápido encontrar ayuda. Ahora incluye la
denominada búsqueda de texto, una función que permite buscar temas de la Ayuda de
Word que contengan palabras concretas. Por ejemplo, para obtener Ayuda sobre el
modo de crear un boletín, escriba boletín en el globo del Ayudante o en el cuadro
Buscar de la ventana Ayuda. Además, cuando encuentre el tema que esté buscando,
podrá imprimirlo para consultarlo de forma rápida y fácil.
Conceptos básicos de Word X

Si es la primera vez que utiliza Word, a continuación se describen algunas de las
funciones más importantes que debe conocer:
• Crear documentos nuevos
• Crear un nuevo documento en blanco
• Crear un nuevo documento basado en una plantilla o asistente
• Estilos de párrafo y de caracteres
• Aplicar un estilo de párrafo o de carácter
• Utilizar interlineado de doble línea
• Crear una lista numerada o con viñetas
• Configurar un documento para imprimirlo
• Cambiar los márgenes de página
• Selecccionar la orientación de página
• Seleccionar el tamaño del papel
9
Crear documentos nuevos
Ahora que ya está preparado para empezar a aprender los conceptos básicos de Word X,
puede comenzar creando un documento nuevo. Existen dos formas de crear un
documento nuevo: puede crear un nuevo documento en blanco o crear un documento
nuevo basado en una plantilla. Las plantillas facilitan la creación de tipos concretos de
documentos, por ejemplo, menús, cartas, catálogos o páginas Web. En esta sección
aprenderá a:
• Crear un nuevo documento en blanco
• Crear un nuevo documento basado en una plantilla o en un asistente
Crear un nuevo documento en blanco

• En la Galería de proyectos, haga clic en Documentos en blanco en la lista
Categoría y, a continuación, haga clic en Documento de Word.
Nota Cuando abra Word por primera vez, se abrirá la Galería de proyectos.
También puede abrir la Galería de proyectos en cualquier momento haciendo
clic en Galería de proyectos en el menú Archivo.
Crear un nuevo documento basado en una plantilla o en un

asistente
1. En la Galería de proyectos, seleccione Documentos de Word en el menú
emergente Mostrar.
2. En la lista Categoría, seleccione el tipo de documento que desee crear.
3. Haga doble clic en la plantilla o asistente que desea utilizar.
10
Estilos de párrafo y carácter
Un estilo es un conjunto de características de formato que se pueden aplicar al texto de
un documento para cambiar su aspecto rápidamente. Cuando se aplica un estilo, se
aplican una serie de formatos de una sola vez. Por ejemplo, puede aplicar formato al
título de un informe para resaltarlo. En vez de tener que realizar tres pasos para aplicar
al título un formato y un tamaño de fuente diferentes y que además esté centrado, puede
conseguir el mismo resultado en un paso aplicando el estilo Título.
Al iniciar Microsoft Word, el nuevo documento en blanco está basado en la plantilla
Normal y el texto que escriba utiliza el estilo Normal. Esto significa que cuando
empiece a escribir, Word utilizará la fuente, el tamaño de fuente, el interlineado, la
alineación de texto y cualquier otro formato definido por el estilo Normal. El estilo
Normal es el estilo base de la plantilla Normal, lo que significa que sirve como base
para otros estilos de la plantilla.
En la plantilla Normal hay otra serie de estilos además del Normal. En la lista de estilos
de la Paleta de formato, en Fuente, podrá ver otros básicos. Para obtener una vista
previa y seleccionar otros estilos, haga clic en Estilo en el menú Formato y, a
continuación, haga clic en Todos los estilos en el menú emergente Lista.
En esta sección aprenderá a:
• Aplicar estilo de párrafo o carácter
• Utilizar interlineado de doble línea
• Crear una lista numerada o con viñetas
Aplicar un estilo de párrafo o de carácter

Siga uno de estos procedimientos:
• Para aplicar un estilo de párrafo, haga clic en el párrafo o seleccione el
grupo de párrafos que desee cambiar.
• Para aplicar un estilo de carácter, haga clic en la palabra o seleccione las
palabras que desee cambiar.
• En la Paleta de formato, en Fuente, seleccione un estilo en el cuadro Estilo.
• Para obtener más información sobre estilos de párrafo y carácter, busque el
tema “Aplicar formato al texto utilizando estilos” en la Ayuda de Word.
11
Utilizar interlineado de doble línea
El interlineado de doble línea es la cantidad de espacio en sentido vertical entre las
líneas de texto de un documento.
1. Seleccione el párrafo en el que desea utilizar el interlineado de doble línea.
2. En la Paleta de formato, en Alineación y espaciado, haga clic en Espacio
doble , situado junto a Interlineado.
Crear una lista numerada o con viñetas

1. Sitúe el cursor donde desee empezar la lista.
2. En la Paleta de formato, haga clic en Numeración o Viñetas en

Fuente.
3. Escriba el texto de la lista.
Cada línea comenzará por un número o viñeta.
4. Cuando haya escrito la lista, haga clic en Numeración o Viñetas en la Paleta
de formato para finalizarla.
Sugerencias
• Para terminar una lista, presione RETORNO dos veces.

• Para modificar el estilo de una lista: seleccione la lista, haga clic en
Numeración y viñetas en el menú Formato y, a continuación, elija las
opciones que desee.
Configurar un documento para imprimirlo

Puede imprimir el documento una vez creado. Los siguientes procedimientos subrayan
algunas de las tareas básicas que puede realizar al imprimir documentos de Word. Para
obtener más información sobre cómo imprimir documentos, busque los temas “Imprimir
un documento” o “Hacer que el documento que aparece en pantalla coincida con el
documento impreso” en la Ayuda de Word. En esta sección aprenderá a:
• Cambiar los márgenes de página
• Seleccionar la orientación de la página
• Seleccionar el tamaño del papel
12
Cambiar los márgenes de la página
1. En el menú Ver, seleccione Diseño de página.
2. Señale un límite de margen de la regla horizontal o de la regla vertical. Cuando
el puntero se convierta en una flecha de dos puntas, arrastre el límite del
margen.
Margen
Límite de margen
Sugerencias
• Para especificar los límites de margen exactos, mantenga presionada la
tecla OPCIÓN mientras arrastra el límite del margen; la regla mostrará las
medidas de los márgenes. Si prefiere escribir las medidas, haga clic en
Documento en el menú Formato, haga clic en la ficha Márgenes y
establezca los márgenes que desee.
• Para cambiar los márgenes de parte de un documento, seleccione el texto,
haga clic en Documento en el menú Formato, haga clic en la ficha
Márgenes y establezca los márgenes que desee. En el menú emergente
Aplicar a, haga clic en Texto seleccionado. Word inserta
automáticamente saltos de sección (página siguiente) antes y después del
texto con los márgenes nuevos. Si el documento ya está dividido en
secciones, haga clic en una sección o seleccione varias secciones y, a
continuación, cambie los márgenes.
Seleccionar la orientación de la página

1. En el menú Archivo, haga clic en Configurar página.
2. En Orientación, haga clic en la orientación que desee.
Sugerencia Para cambiar la orientación de página en una parte del documento,
seleccione las páginas y, a continuación, cambie la orientación según el
procedimiento habitual. En el menú emergente Configuración, haga clic en
Microsoft Word. En el menú emergente Aplicar configuración de página a, haga
clic en Texto seleccionado. Word inserta automáticamente saltos de sección antes y
después de las páginas con la nueva orientación. Si el documento ya está dividido
en secciones, haga clic en una sección o seleccione varias secciones y, a
continuación, cambie la orientación.
13
Seleccionar el tamaño del papel
1. En el menú Archivo, haga clic en Configurar página.
2. Seleccione un tamaño de papel en el menú emergente Tamaño del papel.
Sugerencias
• Para cambiar el tamaño del papel de una parte del documento, seleccione
las páginas y, a continuación, cambie el tamaño del papel según el
procedimiento habitual. En el menú emergente Configuración, haga clic en
Microsoft Word. En el menú emergente Aplicar configuración de página
a, haga clic en Texto seleccionado. Word inserta automáticamente saltos de
sección antes y después de las páginas con el nuevo tamaño de papel. Si el
documento ya está dividido en secciones, haga clic en una sección o
seleccione varias secciones y, a continuación, cambie el tamaño del papel.
• Si desea especificar un tamaño de papel personalizado, haga clic en
Microsoft Word en el menú emergente Configuración. Haga clic en
Personalizar y, a continuación, escriba las dimensiones de la página en el
menú emergente Ancho y alto.
Ahora que se han repasado algunas de las características básicas de Word, es el
momento de emprender tareas más avanzadas. En la siguiente sección se le mostrará el
modo de hacerlo.
Funcionamiento de Word X
En esta sección encontrará escenarios reales para utilizar Word X. Muchos de estos
ejemplos están basados en una tarea o manera determinada de utilizar Word. Puede
utilizar las sugerencias que se ofrecen como punto de partida. A medida que se vaya
familiarizando con Word X, encontrará muchas otras formas de realizar sus tareas de
manera más rápida y fácil.
Estos son los escenarios que se incluyen en esta sección:
• Escribir un documento científico o un informe
• Trabajar juntos en un documento
• Crear una página Web
• Crear un folleto
• Crear un formulario
• Crear un diseño de fondo personalizado
• Crear e imprimir sobres
• Crear etiquetas postales
14
Escribir un documento científico o un informe
Tanto si es estudiante como si es un profesional, Word le proporciona todas las
herramientas que necesita para organizar, escribir y dar formato a un documento
científico extenso o a un informe desde el esquema a la página de título. En este
escenario aprenderá a:
• Crear un esquema
• Convertir los puntos del esquema en títulos
• Agregar una página de título
• Numerar las páginas de un documento
• Crear una tabla de contenido
• Insertar una nota al pie o una nota al final
Crear un esquema
1. Haga clic en Nuevo documento en blanco .

2. En el menú Ver, elija Esquema.
3. Escriba los puntos principales del esquema, presionando RETORNO después de
cada entrada.
15
4. En la barra de herramientas Esquema, haga clic en Aumentar nivel y en
Disminuir nivel para ajustar los niveles de los temas de esquema.
Aumentar nivel Mover hacia arriba
Disminuir nivel Mover hacia abajo
Para obtener más información acerca de los esquemas, busque el tema “Organizar
un nuevo documento utilizando la vista Esquema” en la Ayuda de Word.
Convertir los puntos del esquema en títulos

Word convierte automáticamente los puntos del esquema en estilos de título. Los
nuevos títulos y subtítulos crean la estructura del documento y también pueden
utilizarse posteriormente para crear una tabla de contenido.
1. Cuando esté satisfecho con la organización del esquema, en el menú Ver haga
clic en Diseño de página.
En la vista Diseño de página, Word convierte el esquema en varios niveles de
estilos de título.
2. Escriba el cuerpo del documento e inserte los gráficos y otras imágenes que
desee.
Sugerencia Haga clic en Ortografía y gramática en el menú Herramientas
para que Word revise la ortografía y la gramática del documento.
Para obtener más información sobre estilos de párrafo y carácter, consulte el tema
“Aplicar un estilo de párrafo o de carácter” en la página 11 de este manual.
Ahora que ya dispone de un documento básico, agréguele algunos toques de acabado,
por ejemplo, una página de título, números de página y una tabla de contenido.
16
Agregar una página de título
Dé a su documento un aspecto profesional generando una página de título atractiva.
1. Haga clic al principio del documento y escriba el texto que desee para la página
de título.
2. En el menú Insertar, seleccione Salto y haga clic en Salto de página.
3. Para evitar que el texto de la página de título aparezca en la tabla de contenido,
seleccione dicho texto y, a continuación, seleccione Normal en el cuadro Estilo
de la Paleta de formato.
4. Utilice la Paleta de formato para seleccionar el nombre de la fuente, el tamaño,
el estilo, el color y la alineación del texto de la página de título.
Numerar las páginas del documento

1. Haga clic en la primera página del documento.
2. En el menú Insertar, haga clic en Números de página.
3. En el menú emergente Posición, haga clic en Parte inferior (pie de página) o
en Parte superior (encabezado).
4. Seleccione otras opciones que desee.
Sugerencia Si no desea que aparezca el número de página en la primera página
del documento, desactive la casilla de verificación Número en la primera página.
Para obtener más información sobre la numeración de páginas, busque el tema “Agregar
números de página” en la Ayuda de Word.
Crear una tabla de contenido

Puede crear una tabla de contenido en función de los estilos de título del documento.
1. En el documento, haga clic en la posición en la que desee insertar la tabla de
contenido.
2. En el menú Insertar, haga clic en Índice y tablas y, a continuación, en la ficha
Tabla de contenido.
3. En el cuadro Mostrar niveles, escriba el número de niveles de título que desee
incluir en la tabla de contenido y haga clic en Aceptar.
Sugerencias
• Para actualizar una tabla de contenido, selecciónela y presione la tecla F9.
• Puede insertar un salto de página antes y después de la tabla de contenido.
En el menú Insertar, seleccione Salto y haga clic en Salto de página.
17
Ya casi está terminado el informe. Como paso final, puede que desee agregar notas al
pie o notas finales al informe para acreditar las fuentes o agregar una explicación a algo
que haya mencionado en el cuerpo del informe. En el siguiente procedimiento se le
mostrará el modo de hacerlo.
Insertar una nota al pie o una nota al final

Una nota al pie o al final consta de dos partes vinculadas: la marca de referencia de nota
y el texto correspondiente a la nota. Puede numerar automáticamente las marcas o crear
sus propias marcas personalizadas. Al agregar, eliminar o mover notas numeradas
automáticamente, Word vuelve a numerar las marcas de referencia de notas.
Puede agregar un texto de nota de cualquier extensión y darle formato del mismo modo
que a cualquier otro texto. Puede personalizar los separadores de notas, que son las
líneas que separan el texto del documento del texto de las notas.
1. En la vista Diseño de página (menú Ver), haga clic donde desee insertar la
marca de referencia de nota.
2. En el menú Insertar, haga clic en Nota al pie.
3. En Insertar, haga clic en Nota al pie o en Nota al final.
4. En Numeración, haga clic en la opción que desee y, a continuación, haga clic
en Aceptar.
Word inserta el número de nota y sitúa el punto de inserción a continuación del
número de nota.
5. Escriba el texto de la nota.
6. Haga clic en el documento donde desea seguir escribiendo.
Nota En documentos impresos y en los que está viendo en pantalla, Word
incluye, de manera predeterminada, notas de fin de página y de fin de documento.
Puede cambiar la ubicación de las notas al pie para que aparezcan inmediatamente a
continuación del texto. De manera similar, puede cambiar la ubicación de las notas
al final para que aparezcan al final de cada sección.
Para obtener más información acerca de las notas al pie y las notas al final, busque el
tema “Información general de las notas al pie y las notas al final” en la Ayuda de Word.
18
Trabajar juntos en un documento
Utilice un sistema de control de cambios codificado por colores para colaborar con
alguien en el mismo documento o para modificar el documento de otro usuario. Esta
función permite al autor del documento ver las sugerencias o cambios realizados por
otros colaboradores. En este escenario aprenderá a:
• Controlar los cambios en un documento
• Agregar comentarios y cambios
• Incorporar cambios marcados
Controlar los cambios en un documento

Cuando se activa el control de cambios, Microsoft Word utiliza marcas de revisión, el
equivalente de “línea roja” o “línea negra” en el ámbito jurídico, para indicar cambios
realizados. Una vez revisado el documento, podrá ver los cambios realizados por cada
revisor marcados con un color diferente.
1. Abra el documento de Word en el que desea trabajar con otras personas.
2. En el menú Herramientas, elija Control de cambios y haga clic en Resaltar
cambios.
3. Active la casilla de verificación Efectuar control de cambios al modificar y
haga clic en Aceptar.
4. En el menú Ver, elija Barras de herramientas y, a continuación, haga clic en
Revisión.
5. Si comparte la red con la persona que va a revisar el documento, colóquelo en
una carpeta pública. En caso contrario, puede enviar el documento como datos
adjuntos de un correo electrónico.
Sugerencia Para adjuntar el documento en un mensaje de correo electrónico, en
la barra de herramientas Revisión haga clic en Enviar a destinatario de correo
(como datos adjuntos) . Para obtener más información acerca de los
programas de correo electrónico que puede utilizar con esta función, busque el tema
“Programas necesarios para enviar documentos por correo electrónico” en la Ayuda
de Word.
19
Agregar comentarios y cambios
Los revisores pueden introducir los cambios directamente en el texto, así como agregar
comentarios que aparecerán cuando sitúe el puntero en las áreas de texto marcadas.
1. Abra el documento que desee revisar.
2. Si la barra de herramientas Revisión no está visible, en el menú Ver, seleccione
Barras de herramientas y, a continuación, haga clic en Revisión.
3. Efectúe las modificaciones que desee en el documento.
4. Para agregar un comentario, seleccione el texto o el elemento sobre el que desee
hacer un comentario o haga clic al final del texto. En la barra de herramientas
Revisión haga clic en Insertar comentario y, a continuación, agregue el
comentario en el panel de comentarios.
Este texto resaltado muestra el lugar en el que el revisor ha insertado un comentario.
Cuando sitúe el puntero del mouse (ratón) sobre las iniciales del revisor, se muestra
el comentario. Word marca los comentarios con el nombre del revisor.
Esta línea muestra que un revisor ha efectuado un cambio o ha agregado un

comentario en esta parte del texto.
Sugerencia Para modificar los comentarios, en la barra de herramientas
Revisión haga clic en Modificar comentario y, a continuación, realice los

cambios que desee en el panel de comentarios. Vuelva a hacer clic en
Modificar comentario cuando haya terminado el proceso de modificación.
20
Incorporar cambios marcados
Cuando los revisores hayan incorporado cambios o agregado comentarios al documento,
puede revisar dichos cambios y comentarios y elegir aceptarlos o rechazarlos
individualmente.
1. Abra el documento revisado, que ahora contiene las modificaciones y
comentarios del revisor.
2. En la barra de herramientas Revisión, haga clic en Cambio siguiente o en
Cambio anterior para buscar las secciones modificadas del documento.

Si la barra de herramientas Revisión está oculta, en el menú Ver, seleccione
Barras de herramientas y, a continuación, haga clic en Revisión
3. Siga uno de estos procedimientos:
• Para incorporar un cambio, haga clic en Aceptar cambio en la barra

de herramientas Revisión.
• Para rechazar un cambio, haga clic en Rechazar cambio .

4. Para leer el comentario de un revisor, sitúe el puntero sobre el texto resaltado.
Sugerencia También puede aceptar o rechazar cambios manteniendo presionada
la tecla CONTROL, haciendo clic en una de las secciones cambiadas del documento
y eligiendo Aceptar cambio o Rechazar cambio en el menú contextual.
Crear una página Web

No necesita aprender otro programa para crear una página Web. La creación de una
página con Word es divertida y rápido. En este escenario aprenderá a:
• Crear una página Web basada en una plantilla
• Agregar un hipervínculo
• Guardar un documento como página Web
21
Crear una página Web utilizando una plantilla
En este ejemplo se utilizará la plantilla Ciprés con un diseño sencillo para crear una
página Web. No obstante, puede utilizar cualquier plantilla de página Web para crear
páginas Web con un excelente aspecto.
1. En la Galería de proyectos (menú Archivo), haga clic en el triángulo situado
junto a Páginas Web en la lista Categoría y, a continuación, haga clic en
Ciprés.
2. Haga clic en Diseño sencillo y, a continuación, en Aceptar.
Se creará un documento conteniendo tres columnas y con un texto explicativo corto
en el primer párrafo. Este documento tiene aplicado el tema Ciprés.
3. Para reemplazar el texto del documento, selecciónelo y escriba lo que desee.

4. Efectúe los cambios que considere oportunos, como insertar imágenes o
cambiar el color de la fuente, del mismo modo que si se tratara de cualquier
otro documento.
Sugerencias
• Para crear una página Web desde el principio, en la Galería de proyectos,
seleccione Documentos en blanco en la lista Categoría y, a continuación,
haga clic en Página Web.
• Para utilizar un tema diferente para una página Web, en el menú Formato
haga clic en Tema, seleccione el que desee de la lista Tema y, a
continuación, haga clic en Aceptar.
22
Agregar un hipervínculo
Puede mejorar la calidad de las páginas Web mediante la inserción de hipervínculos,
que pueden consistir en gráficos o en texto coloreado o subrayado. Los hipervínculos se
representan mediante imágenes “interactivas” o texto, donde el usuario hace clic para ir
a otra ubicación. La ubicación puede ser el disco duro del usuario, la intranet de su
organización o en Internet, en una página de World Wide Web. Por ejemplo, puede
crear un hipervínculo que vaya a un gráfico de Microsoft Excel. En este ejemplo se
insertará texto hipervinculado.
1. Haga clic donde desee mostrar el vínculo en la página.
2. En el menú Insertar, haga clic en Hipervínculo.
3. En el cuadro Vincular a, escriba o pegue la dirección del sitio Web, archivo o
dirección correo electrónico que desee vincular por ejemplo con:
El vínculo que escriba se agregará automáticamente también al cuadro
Mostrar.
4. Si desea mostrar el texto del hipervínculo en su documento además de en la
dirección del sitio Web, cambie el texto del cuadro Mostrar y escriba, por
ejemplo, Mactopia.
5. Haga clic en Aceptar.
Sugerencia Para quitar un vínculo, seleccione el texto, en el menú Insertar,
haga clic en Hipervínculo y, a continuación, haga clic en Quitar vínculo.
Guardar un documento como página Web

1. En el menú Archivo, haga clic en Guardar como página Web.
2. Asigne un nombre a la página y, a continuación, siga uno de estos
procedimientos:
• Haga clic en Guardar todo el archivo en HTML.
Esta opción guarda todas las propiedades del documento en el archivo
HTML. Utilícela si el documento tiene elementos específicos de Word,
como comentarios, información de encabezado o pie de página, u otras
propiedades de documento que desee mantener.
• Haga clic en Guardar sólo información en pantalla en formato HTML.
Esta opción guarda sólo los elementos y atributos del documento Word que
se pueden mostrar en un explorador Web. Utilice esta opción si desea
reducir el tamaño del archivo HTML y no es preciso conservar las
propiedades específicas de Word del documento.
23
3. Haga clic en Opciones Web.
4. En la ficha General, escriba un título para la página Web.
6. Haga clic en Guardar.
Nota Para publicar la página Web en Internet, consulte con el proveedor de
servicios Internet los requisitos de espacio y Protocolo de transferencia de archivos
(FTP).
Crear un folleto
No necesita ser un profesional para crear un folleto atractivo que llame la atención. La
próxima vez que necesite un folleto para anunciar una venta, un alquiler o un evento,
utilice Word. Sus versátiles herramientas de imágenes, dibujo y formato son fáciles de
utilizar. En este escenario aprenderá a:
• Crear un diseño de folleto
• Insertar una imagen
• Agregar texto y darle formato
• Insertar WordArt
Primero, en un papel cree un esquema del aspecto que debe tener el folleto y después
reprodúzcalo en Word.
24
Crear un diseño de folleto
Una forma fácil de crear un diseño para un folleto es utilizar una tabla. Una tabla se
compone de filas y columnas de celdas que puede rellenar con texto y gráficos para
crear interesantes diseños de página.

2. En el menú Ver, haga clic en Diseño de página.
3. Haga clic en Tablas y bordes .

4. Aparecerá la barra de herramientas Tablas y bordes.
5. Sitúe el puntero en el lugar en el que desea la tabla y después arrastre para crear
el borde de la tabla.
6. Arrastre dentro de los bordes de la tabla para crear filas y columnas.
7. Para borrar una línea, haga clic en Borrador en la barra de herramientas

Tablas y bordes y arrastre hasta donde desee borrar.
8. Cuando haya acabado de dibujar la tabla, haga clic en Dibujar tabla en la

barra de herramientas Tablas y bordes para recuperar el cursor normal.
Pruebe estas sugerencias de diseño

Cambiar el ancho de columna o el alto de fila Sitúe el puntero sobre el límite hasta
que aparezcan las flechas dobles y, a continuación, arrastre el límite hasta conseguir el
ancho de columna y el alto de fila que desee.
Cambie la orientación del folleto En el menú Archivo, haga clic en Configurar

página y, a continuación, haga clic en el icono vertical u horizontal que aparece junto a
Orientación.
25
Elimine los bordes de la tabla Seleccione la celda o celdas de la tabla cuyos bordes
desee eliminar. En la barra de herramientas Tablas y bordes, haga clic en Borde
exterior y, a continuación, haga clic en Sin borde.
Insertar una imagen

1. Haga clic donde desee insertar una imagen.
• Para insertar una imagen de la Galería de imágenes, en el menú Insertar,
seleccione Imagen y, a continuación, haga clic en Imágenes prediseñadas.
Haga clic en la categoría que desee y, a continuación, en la imagen. Haga
clic en Insertar.
• Para insertar una imagen desde otro archivo, seleccione Imagen en el menú
Insertar y, a continuación, en Desde archivo. Localice la imagen que
desea insertar y haga doble clic en la misma.
Sugerencia Para cambiar el tamaño de una imagen, haga clic en ella, sitúe
el puntero sobre una de las esquinas hasta que se transforme en una flecha doble
y arrastre para conseguir el tamaño que desee. Para mover una imagen,
arrástrela a una nueva ubicación.
Para obtener más información acerca de cómo insertar imágenes en un documento,
busque el tema “Gráficos en Word” en la Ayuda de Word.
Agregar texto y aplicarle formato

1. Escriba el texto que desee en cada columna de la tabla que ha creado.
2. Utilice la Paleta de formato para dar formato al texto y seleccione el nombre,
el tamaño, el estilo, el color y la alineación de fuente.
26
Insertar WordArt
WordArt puede realzar el texto más allá del estilo o tamaño de fuente.
Dibujo.
2. Haga clic donde desee insertar WordArt y, a continuación, en la barra de
herramientas Dibujo, haga clic en Insertar WordArt .
3. En la Galería de WordArt, haga clic en el estilo de WordArt que desee y, a
4. Escriba el texto que desee, seleccione cualquier otra opción que desee y haga
clic en Aceptar.
Sugerencias
Para mover WordArt en un documento, arrástrelo a la ubicación que desee.
Para quitar WordArt de un documento, selecciónelo y, a continuación, haga clic
en Cortar en el menú Edición.
5. Utilice la barra de herramientas WordArt (menú Ver, submenú Barras de
herramientas) para modificar el texto o cambiar su forma, su posición o sus
colores.
Sugerencia ¿Desea agregar un borde a la página del folleto? En el menú

Formato, haga clic en Bordes y sombreado. Haga clic en la ficha Borde de
página y seleccione las opciones que desee.
Crear un formulario
Word le ayuda a crear formularios profesionales y actualizables que puede adaptar a las
necesidades de su organización. Un formulario es un documento estructurado con
espacios reservados para escribir información. Puede utilizar Word para crear
formularios que:
Los usuarios puedan ver y rellenar en Word Este formulario se distribuye u
obtiene mediante correo electrónico o un recurso de red. Puede utilizar rellenos,
casillas de verificación y listas desplegables.
27
Se puedan imprimir y después rellenar en papel Puede insertar espacios en
blanco que los usuarios deben rellenar y casillas de verificación que muestran
opciones como Sí y No.
Se distribuyan en el Web Los usuarios ven y rellenan el formulario en un
explorador. Después, los usuarios envían la información a una base de datos en un
servidor HTTP.
El formulario descrito en esta sección puede distribuirse mediante la red de una
organización o como datos adjuntos en un mensaje de correo electrónico.
Nota Las listas desplegables sólo muestran un elemento cuando se imprime un
formulario. Si va a imprimir un formulario para distribuirlo, evite el uso de listas
desplegables.
Para obtener más información sobre formularios, busque el tema “Crear formularios” en
la Ayuda de Word.
En este escenario aprenderá a:
• Crear el diseño de un formulario
• Agregar una lista desplegable
• Proteger el formulario
• Guardar el formulario
• Probar el formulario
• Distribuir el formulario
Crear el diseño de un formulario

Primero, en un papel cree un esquema del aspecto que debe tener el formulario, o utilice
uno existente como guía. Esto facilitará el uso de una tabla de Word para diseñar el
diseño básico del formulario.
Formularios.
28
3. En la barra de herramientas Formularios, haga clic en Insertar tabla ,
seleccione el número de columnas y filas que desee y haga clic en Aceptar.
4. Para agregar texto al formulario, como encabezados de columna o etiquetas de

campo, haga clic en una celda y escriba el texto.
Sugerencias
• Presione la tecla TAB o utilice las teclas de flecha para desplazarse entre
celdas de una tabla. Presione RETORNO para agregar una nueva línea a
una celda.
• Para crear formularios más complejos puede utilizar la característica
Dibujar tabla.
Agregar una lista desplegable

Una vez que haya creado la estructura básica el formulario y haya introducido el texto
que debe aparecer en la tabla, pruebe el grupo de características denominado campos de
formulario. Este grupo incluye campos de texto (en los que los usuarios introducen
información), casillas de verificación y listas desplegables (que ofrecen a los usuarios
una lista predeterminada de opciones que pueden seleccionar). En el siguiente
procedimiento se muestra cómo agregar una lista desplegable.
1. En el formulario, haga clic donde desee agregar la lista desplegable.
2. En la barra de herramientas Formularios, haga clic en Campo con lista
desplegable y, a continuación, en Opciones de campos de
formulario .
3. En el cuadro Elemento de la lista, escriba el texto que desea que se muestre y,
a continuación, haga clic en Agregar.
Repita el paso 3 por cada elemento que desee incluir en la lista desplegable.
29
Sugerencias
• Para agregar instrucciones a una lista desplegable, haga clic en Agregar
ayuda en el cuadro de diálogo Opciones de campo de formulario con
lista desplegable, haga clic en Escriba su propio texto, escriba el
texto que ayudará a los usuarios a realizar sus selecciones y, luego,
• Para mostrar el texto de ayuda en la barra de estado, haga clic en la
ficha Barra de estado.
• Para mostrar el texto de ayuda en un cuadro de mensaje cuando los
usuarios presionen la tecla AYUDA, haga clic en la ficha Tecla de
ayuda (F1).
4. Cuando haya terminado de escribir los elementos de la lista, haga clic en
Aceptar.
5. Siga las instrucciones del siguiente procedimiento, “Proteger el formulario” en
la página 30, para mostrar la lista desplegable y ponerla a disposición de los
usuarios.
Nota También puede agregar campos de texto de formulario y campos de

casilla de verificación de formulario utilizando la barra de herramientas
Formularios.
Proteger el formulario
Cuando haya agregado los campos de formulario y el texto que desee, el formulario
debe ser bloqueado para que los usuarios puedan incluir información utilizando los
campos de formulario. Al bloquear el formulario permitirá a los usuarios introducir
información pero evitará que cambien los campos del mismo.
• En la barra de herramientas Formulario, haga clic en Proteger
formulario .
Nota Si desea modificar el formulario, deberá quitar la protección. Para ello,
vuelva a hacer clic en Proteger formulario.
30
Guardar el formulario
Al hacer que el archivo sea de sólo lectura, los usuarios tendrán que guardar el
formulario relleno con un nombre diferente. Así se evita que haya muchos usuarios
rellenando el formulario y guardando los datos de otra persona.
1. En el menú Word, haga clic en Opciones y, a continuación, en Aceptar.
2. En Opciones de Compartir archivos (sólo para el documento actual), active
la casilla de verificación Recomendado sólo lectura y, a continuación, haga
clic en Aceptar.
Notas
• Deberá desactivar la casilla de verificación Recomendado sólo lectura para
modificar y guardar el formulario.
• Cualquier usuario del documento podrá desactivar la casilla de verificación
Recomendado sólo lectura. Puede bloquear el archivo para evitar que otros
modifiquen el formulario. Para obtener más información acerca de cómo
bloquear archivos, busque el tema “Establecer privilegios de acceso” en la
Ayuda de Mac, o pregunte al administrador del sistema.
Probar el formulario
Antes de distribuir el formulario, compruebe si los campos del mismo funcionan del
modo deseado y si ha definido el documento como de sólo lectura.
1. Guarde, cierre y vuelva a abrir el documento de formulario.
2. Rellene el formulario como lo haría un usuario.
3. Cuando haya terminado, haga clic en Guardar .

Se abrirá un cuadro de diálogo solicitando que escriba un nombre para el
documento.
31
Distribuir el formulario
Ahora está preparado para distribuir el formulario. Puede enviarlo como datos adjuntos
de un mensaje de correo electrónico o colocarlo en una carpeta de red pública. Realice
uno de los siguientes procedimientos para distribuir el formulario.
• Para enviarlo como datos adjuntos de un mensaje de correo electrónico, en el
menú Archivo, seleccione Enviar a y, a continuación, haga clic en Enviar a
destinatario de correo (como datos adjuntos).
Un nuevo mensaje de correo electrónico se creará automáticamente con el
formulario como datos adjuntos. Dirija el mensaje a los destinatarios que desee
y envíelo.
• Para colocar el formulario en una red pública, guarde o copie el archivo en la
carpeta de la red pública donde desee almacenar el formulario.
Crear diseños de fondo personalizados

Personalice el aspecto de su correspondencia personal creando un diseño de fondo con
membrete que contenga un diseño de plantilla de Word. Estos diseños pueden
personalizarse fácilmente modificando sus fuentes, colores o imágenes. En este
• Seleccionar un estilo para el diseño de fondo
• Agregar toques de diseño personal
Seleccionar un estilo para el diseño de fondo

En este procedimiento se utiliza una plantilla integrada en la Galería de proyectos,
llamada Carta-Fantasía. No obstante, puede utilizar este procedimiento con cualquier
plantilla de la Galería de proyectos.
1. En la Galería de proyectos (menú Archivo), haga clic en Cartas y sobres en
la lista Categoría.
2. Desplácese hasta el estilo Carta-Fantasía y haga doble clic en él.
3. Seleccione el texto “Nombre y apellidos” y reemplácelo con su nombre y
apellidos o con el nombre de su organización. Haga lo mismo con el remite.
32
Agregar toques de diseño personal
Es muy fácil cambiar el nombre de la fuente, el tamaño, el estilo, el color y la alineación
así como cambiar el tamaño o mover las imágenes de las plantillas. En el siguiente
procedimiento cambiará el color de la fuente, ajustará la imagen del fondo y después
guardará su diseño de fondo como una plantilla de modo que puede reutilizarlo cuando
necesite enviar una carta.
1. Para cambiar el color de fuente, seleccione el texto que desee cambiar, haga clic
en el cuadro Color de fuente en la Paleta de formato y, a continuación, haga
clic en el color que desee.
Sugerencia También puede utilizar la Paleta de formato para efectuar
otros cambios de fuente.
2. Para ajustar la imagen de fondo, en el menú Ver, haga clic en Encabezado y
pie de página.
3. Haga clic en cualquier punto de la imagen para seleccionarla.
Cuando se selecciona una imagen, la sección Imagen aparece en la Paleta de formato.
33
4. Arrastre la imagen para moverla o utilice las opciones de la Paleta de formato
en Imagen para efectuar otros cambios. Cuando haya finalizado de cambiar la
imagen, haga clic en Encabezado y pie de página en el menú Ver para cerrar
la vista Encabezado y pie de página.
5. Cuando esté satisfecho con el diseño de fondo, en el menú Archivo, haga clic
en Guardar como.
6. Escriba Mi diseño en el cuadro Guardar como y, a continuación, haga clic en
Plantilla de documento en el menú emergente Formato.
7. Compruebe que Mis plantillas se muestra en el menú emergente Dónde.
Si Mis plantillas no se muestra en el menú emergente Dónde, utilice el
explorador de columna para desplazarse a Microsoft Office X/Plantillas/Mis
plantillas.
Notas
• La próxima vez que desee utilizar este diseño de fondo, en el menú
Archivo, haga clic en Galería de proyectos, en Mis plantillas en la lista
Categoría y, luego, haga clic en la plantilla Mi diseño.
• También puede crear un sobre que le vaya bien al diseño de fondo copiando
la información de la dirección de la plantilla a la sección remite de un sobre.
Para aprender a utilizar Word para crear un sobre, consulte la siguiente
sección: “Crear e imprimir sobres.”
Crear e imprimir sobres

Puede utilizar Word para crear sobre profesionales. Cuando cree un sobre, la
información del mismo se guarda con la carta, de modo que ambos se puedan volver a
imprimir o modificar para enviarlos de nuevo.
Crear e imprimir un sobre

1. Abra la carta para la que desea crear un sobre.
2. En el menú Herramientas, haga clic en Sobres.
3. En el cuadro Dirección, siga uno de estos procedimientos:
• Introduzca o modifique la dirección de correo.
• Haga clic en para insertar una dirección de correo de la Libreta de

direcciones de Office.
4. En el cuadro Remite, siga uno de estos procedimientos:
34
• Introduzca o modifique la dirección de correo.
• Haga clic en para insertar una dirección de correo de la Libreta de

direcciones de Office.
• Si no desea incluir remite, active la casilla de verificación Omitir.
Sugerencia Para que el remite aparezca automáticamente en el cuadro de
diálogo Sobre, escriba la información que desee en Información del usuario
en el cuadro de diálogo Opciones (menú Word).
5. Para adjuntar el sobre a la carta, active la casilla de verificación Insertar este
sobre en el documento activo.
6. Para seleccionar el tamaño del sobre, haga clic en Configurar página, haga clic
en el tamaño de sobre que desee en el menú emergente Tamaño del papel y, a
continuación, en Aceptar.
7. Para imprimir el sobre, insértelo según especifique su impresora y haga clic en
Imprimir.
Crear etiquetas postales

¿Está preparado para enviar el anuncio de un nacimiento. ¿Invitaciones de boda?
¿Tarjetas de felicitación para sus amigos y familiares? El Administrador de
combinación de datos de Word, que incluye formatos incorporados de la mayoría de
etiquetas postales comerciales, facilita la impresión de etiquetas postales con nombres y
direcciones de la Libreta de direcciones de Office. En este escenario aprenderá a:
• Preparar el documento principal para etiquetas postales
• Seleccionar el origen de datos
• Obtener una vista previa y combinar datos de Entourage
Preparar el documento principal para etiquetas postales

Para crear las etiquetas postales en Word, lo primero que se crea es un documento
principal. El documento principal contiene las instrucciones de la combinación de datos,
que indican a Word qué información se va a incluir de la Libreta de direcciones de
Office así como el formato de la información y el modo en que se ha de ser impresa. Al
crear etiquetas postales, Word combina las instrucciones del documento principal con la
información de la Libreta de direcciones de Office en un nuevo documento.

2. En el menú Herramientas, haga clic en Administrador de combinación
de datos.
35
3. En Documento principal, haga clic en Crear y, a continuación, en Etiquetas.
El Administrador de combinación de datos

4. En Información de impresora, haga clic en el tipo de impresora que va a
utilizar.
5. En el menú emergente Etiquetas, haga clic en el fabricante de las etiquetas que
desee utilizar.
6. En la lista Número de producto, haga clic en el tipo de etiqueta que desee
utilizar.
El alto, el ancho y el tamaño del papel del tipo seleccionado aparecerá en
Información de etiquetas.
Sugerencia Guarde este documento como Etiquetas postales. Podrá volver a
utilizarlo como el documento principal la próxima vez que desee imprimir etiquetas
postales.
Ahora que ha creado un documento para etiquetas postales, tendrá que insertar algunas
de las direcciones que desee imprimir en las etiquetas. En el siguiente procedimiento se
le mostrará el modo de hacerlo.
Seleccionar el origen de datos

En el ejemplo de este procedimiento, utilizará la información de contacto de la Libreta
de direcciones de Office como el origen de datos de sus etiquetas. Para obtener más
información acerca de cómo crear y organizar contactos en la Libreta de direcciones de
Office, consulte “Organizar los contactos en la Libreta de direcciones” en la página 138
de este manual.
36
1. En el Administrador de combinación de datos, en Origen de datos, haga clic en
Obtener datos y, a continuación, en Libreta de direcciones de Office.
2. Haga clic en Insertar campo de combinación y, a continuación, en un campo
que desee que aparezca en las etiquetas, por ejemplo, Nombre. El campo
insertado aparecerá en el cuadro Etiqueta de muestra. Repita el paso 2 por
cada campo que desee agregar a las etiquetas.
3. En el cuadro Etiqueta de muestra, inserte los espacios, retornos y otro tipo de
formato que desee que aparezca entre los campos de la etiqueta.
El cuadro de diálogo Modificar etiquetas.

El documento principal contiene ahora los campos y el diseño que haya
especificado en el cuadro de diálogo Modificar etiquetas.
Sugerencia Cuando cierre el cuadro de diálogo Modificar etiquetas, puede
utilizar la Paleta de formato para efectuar cambios de texto o de formato en el
documento principal. Para obtener más información acerca de cómo modificar
el documento principal, busque el tema, “Modificar el documento principal para
las etiquetas” en la Ayuda de Word.
37
Obtener una vista previa y combinar datos de Entourage
Antes de imprimir las etiquetas postales, puede obtener una vista previa para asegurarse
de que presentan el aspecto deseado. Cuando lo haga, Word mostrará los nombres y las
direcciones de una sola página de etiquetas para que pueda hacerse una idea del aspecto
que tendrán cuando se impriman. También puede cambiar el diseño y el formato
mientras obtiene la vista previa de las etiquetas.
1. En Administrador de combinación de datos, en Vista previa, haga clic en
Ver datos combinados .
2. Word mostrará los nombres y las direcciones de la Libreta de direcciones de
Office en lugar de los campos combinados.
Sugerencia Para obtener una vista previa de un contacto determinado, haga
clic en los botones de flecha o escriba un número de registro en el cuadro Ir a
registro .
3. Cuando esté satisfecho con el diseño de las etiquetas, haga clic en el botón
Combinar en nuevo documento en Combinar.
Se creará un nuevo documento que contendrá las etiquetas postales. Puede
modificar, guardar o eliminar este documento sin que afecte al documento
principal ni a la Libreta de direcciones de Office.
Nota Si modifica el documento principal, necesitará combinar otra vez los datos
de la Libreta de direcciones para que los cambios se reflejen en las etiquetas
postales.
Utilizar Word con soltura

Ahora que ya ha realizado varias tareas en Word, ya puede utilizar Word con más
seguridad. Descubra las muchas funciones de Word que convierten la creación de
documentos personales y empresariales en una tarea fácil y rápida.
Para obtener más información acerca de Word, busque en la Ayuda de Word (en el
menú Ayuda, haga clic en Buscar en la Ayuda de Word o en Contenido de la Ayuda
de Word), o vaya al sitio Web de Mactopia en http://www.microsoft.com/mac.
38
Microsoft Excel X para Mac
Presentación de Microsoft Excel X .............................................................40

Novedades de Excel X.................................................................................40
Conceptos básicos de Excel X.....................................................................41
Funcionamiento de Excel X.........................................................................47
Ordenar y filtrar una lista ......................................................................48
Obtener información sobre cómo afecta el formato de celdas al modo en
que Excel ordena números ....................................................................54
Utilizar las funciones de la hoja de cálculo para realizar un seguimiento
de datos financieros...............................................................................56
Crear gráficos y previsiones de ventas y publicarlos en Web...............60
Prever los resultados de ampliar un negocio.........................................65
Crear una plantilla .................................................................................71
39
Presentación de Microsoft Excel X
Microsoft® Excel X para Mac® es un programa de hoja de cálculo y análisis que permite
evaluar, calcular y analizar datos. En casa, puede utilizar Excel para crear presupuestos
mensuales, evaluar un préstamo o catalogar el inventario de una vivienda, por ejemplo.
En la oficina, podrá emplear las funciones más avanzadas para administrar, controlar y
poner en gráficos importantes datos empresariales. Si sigue los ejemplos de este
capítulo, podrá empezar a explorar lo que puede hacer con Excel. Esperamos que estos
ejemplos le ayuden a obtener sus propias ideas sobre las tareas que puede realizar con
Excel.
Este capítulo se divide en tres secciones principales:
Novedades de Excel X Información general sobre las mejoras del producto y las
nuevas funciones.
Conceptos básicos de Excel X Selección de las funciones más básicas, especialmente
útiles si es la primera vez que utiliza Excel.
Funcionamiento de Excel X Ejemplos de las muchas tareas que puede realizar con
Excel X y los pasos que le ayudarán a lograrlas.
sobre Excel en la Ayuda de Excel (en el menú Ayuda, haga clic en Buscar en la Ayuda
de Excel o en Contenido de la Ayuda de Excel) y en el sitio Web de Mactopia en
Novedades de Excel X
Si ha utilizado Excel anteriormente, quizás desee conocer lo que ha cambiado. Excel X
ofrece una serie de funciones avanzadas que facilitan aun más su personalización y uso.
Autorrecuperación de los libros La función Autorrecuperación está ahora activada de
manera predeterminada y permite guardar los libros automáticamente en el intervalo
que se especifique. Excel recupera los cambios no guardados que se realicen en los
documentos cuando el programa deja de funcionar o se produce un corte de suministro
eléctrico. Por ejemplo, si se define que Autorrecuperación guarde cada cinco minutos,
no se perderán más de cinco minutos de trabajo. Los valores de esta función se definen
en Opciones.
Teclas de método abreviado personalizables Establezca las teclas de método
abreviado para que funcionen cómo lo hacían en Excel 98, o personalícelas según sus
preferencias. Puede asignar métodos abreviados a comandos que aún no los tengan o
quitar los que ya no desee. Si no está satisfecho con los cambios que realiza, puede
40
volver en cualquier momento a la configuración predeterminada de teclas de método
abreviado.
Excel que contengan palabras concretas. Por ejemplo, para obtener Ayuda sobre el
modo de utilizar el Administrador de listas, escriba Administrador de listas en el globo
del Ayudante o en el cuadro Buscar de la ventana Ayuda. Además, cuando encuentre el
tema que esté buscando, podrá imprimirlo para consultarlo de forma rápida y fácil.
Integración de REALbasic REALbasic es una herramienta para crear aplicaciones
propias muy eficaz y fácil de usar. Posee un entorno visual de desarrollo y depuración
completamente integrado. Para ayudarle a migrar de Visual Basic a REALbasic, puede
copiar y pegar código BASIC del editor de Visual Basic al editor de REALbasic. El
Value Pack incluye una versión de prueba de REALbasic.
Conceptos básicos de Excel X

Si es la primera vez que utiliza Excel, a continuación se describen algunas de las
• Crear un nuevo libro en blanco
• Explorar la ventana del libro de Excel
• Escribir texto o datos
• Introducir una fórmula
• Ajustar el ancho de las columnas
• Insertar una columna
• Insertar una fila
• Dar nombre a una hoja de cálculo en un libro
• Introducir días de la semana automáticamente
• Introducir una serie de números automáticamente
• Crear y dar formato a títulos
41
Crear un nuevo libro en blanco
• En la Galería de proyectos, haga clic en Documentos en blanco en la lista
Categoría y, a continuación, haga clic en Libro de Excel.
Nota Cuando abra Excel por primera vez, se abrirá la Galería de proyectos.
Explorar la ventana del libro de Excel

La siguiente ilustración muestra algunas de las partes de un libro de Excel que utilizará
con más frecuencia.
Cuadro Nombre Encabezado de fila
Barra de fórmulas Celda activa
Botón Seleccionar todo Encabezado de columna

Para familiarizarse con la hoja de cálculo de Excel, realice esta acciones básicas:
• Para seleccionar una celda, haga clic en ella.
• Para seleccionar un rango de celdas, arrastre por el rango.
• Para seleccionar celdas o rangos de celdas no adyacentes, seleccione la primera
celda o el primer rango de celdas y, a continuación, mantenga presionada la
tecla ! mientras selecciona las demás celdas o los demás rangos de celdas.
• Para seleccionar un rango de celdas grande, haga clic en la primera celda del
rango, mantenga presionada la tecla MAYÚSCULAS y haga clic en la última
celda del rango. Puede desplazarse para hacer visible la última celda.
• Para seleccionar una fila o una columna entera, haga clic en el encabezado de la
fila o en el encabezado de la columna.
42
• Para seleccionar las celdas de la hoja de cálculo, haga clic en el botón
Seleccionar todo.
Escribir texto o datos

1. Haga clic en la celda en la que desee introducir el texto o los datos.
2. Escriba el texto o los datos y presione ENTRAR o TAB.
Introducir una fórmula

En Excel, una fórmula es una ecuación que realiza operaciones en los datos de una hoja
de cálculo. Las fórmulas pueden efectuar operaciones matemáticas, como suma o
multiplicación, o bien pueden comparar valores de la hoja de cálculo o unir texto. Las
fórmulas pueden hacer referencia a otras celdas en la misma hoja de cálculo, a celdas en
otras hojas de cálculo del mismo libro o a celdas en hojas de otros libros. Todas las
fórmulas de Excel comienzan por un signo igual (=) seguido de los números, los
operadores (+, -, *, etc.) y funciones opcionales de Excel. Por ejemplo, la fórmula
=(B4+25)/SUM(D5:F5) agrega 25 al valor de la celda B4 y después divide el
resultado por la suma de los valores de las celdas D5, E5 y F5.
1. Haga clic en la celda en la que desee crear una fórmula.
2. Haga clic en Calculadora en la barra de fórmulas.

3. Haga clic en los botones como si estuviera presionando los botones de una
calculadora “real” y, a continuación, haga clic en Aceptar.
La fórmula se introducirá en la celda seleccionada y el resultado de la misma se
mostrará en la hoja de cálculo.
Nota La fórmula contenida en una celda se muestra en la barra de fórmulas

cuando la celda está seleccionada.
Para obtener más información acerca de la estructura y el orden de los elementos de una
fórmula, busque el tema, “Crear fórmulas” en la Ayuda de Excel.
43
Ajustar el ancho de las columnas
Puede ajustar el ancho de las columnas de una hoja de cálculo para acomodar las
palabras o números que no quepan. También puede hacer las columnas más estrechas
para que quepan más en la pantalla o en una hoja de cálculo impresa.
• Para ajustar automáticamente el ancho de una columna, haga doble clic en el
límite de la derecha de cada encabezado de columna.
Excel automáticamente ajusta el ancho de columna para que quepa la entrada

más larga de un celda de dicha columna.
• Para ajustar manualmente el ancho de una columna, arrastre el límite de la
misma hasta que alcance el ancho deseado.
Insertar una columna

Es posible que desee agregar otra columna de datos entre las dos columnas de la hoja de
cálculo. En vez de mover los datos de una de las columnas existente, puede insertar una
nueva en la hoja de cálculo.
1. Haga clic en una celda de la columna situada inmediatamente a la derecha del
lugar donde desee insertar la nueva columna. Por ejemplo, para insertar una
nueva columna a la izquierda de la Columna B, haga clic en una celda de la
columna B.
2. En el menú Insertar, haga clic en Columnas.
Se agregará una nueva columna a la hoja de cálculo a la izquierda de la columna en la
que hizo clic.
Insertar una fila

Es posible que desee agregar otra fila de datos entre las dos filas de la hoja de cálculo.
En vez de mover los datos de una de las filas existente, puede insertar una nueva en la
hoja de cálculo.
1. Haga clic en la celda situada justo debajo del lugar donde desea insertar la
nueva fila. Por ejemplo, para insertar una nueva fila por encima de la Fila 5,
haga clic en la Fila 5.
2. En el menú Insertar, haga clic en Filas.
Se insertará una nueva fila encima de la fila en la que hizo clic.
44
Dar nombre a una hoja de cálculo de un libro
Puede cambiar el nombre de cualquiera de las hojas de cálculo de un libro.
• Haga doble clic en la etiqueta de la hoja cuyo nombre desea cambiar y, a
continuación, escriba el nuevo nombre de la hoja de cálculo.
Introducir días de la semana automáticamente

La función Autorrellenar rellena datos pertenecientes a una serie, por ejemplo, los días
de la semana, para que no tenga que introducir toda la información manualmente. Puede
utilizar esta función con meses, años y otras series.
1. Seleccione una celda y escriba Lunes.
2. Sitúe el puntero en la esquina inferior derecha de la celda hasta que se convierta
en el controlador de relleno y, a continuación, arrástrelo por las celdas que
desee rellenar.
La función Autorrellenar rellena las celdas con los días de la semana.

Nota También puede utilizar la función Autorrellenar para introducir
automáticamente series de meses, fechas, horas o números.
Introducir una serie de números automáticamente

Del mismo modo que rellena los días de la semana, la función Autorrellenar puede
introducir series de números automáticamente, por ejemplo, 10, 20, 30, 40, etc.
1. Seleccione una celda y escriba el valor inicial: 10, por ejemplo.
2. En la celda situada debajo de la que haya escrito el valor inicial, escriba el
siguiente valor de la serie: 20, por ejemplo.
Nota La diferencia entre los dos elementos iniciales determinará la cifra de
incremento de la serie.
3. Seleccione las dos celdas en las que ha escrito.
45
4. Arrastre el controlador de relleno sobre el rango de celdas que desee rellenar.
• Para rellenar en orden ascendente, arrastre el controlador de relleno hacia

abajo.
• Para rellenar en orden descendente, arrastre el controlador de relleno hacia
arriba.
Nota Para especificar el tipo de serie, mantenga presionada la tecla
CONTROL mientras arrastra el controlador de relleno sobre el rango. Suelte el
botón del mouse (ratón) y haga clic en el comando adecuado en el menú
contextual. Por ejemplo, si el valor inicial es la fecha ENE-2002, haga clic en
Rellenar meses para la serie FEB-2002, MAR-2002, y así sucesivamente.
También puede hacer clic en Rellenar meses para la serie ENE-2003, ENE-
2004 y así sucesivamente.
Crear y dar formato a títulos

Excel ofrece numerosas opciones de formato que facilitan la lectura de una hoja de
cálculo. ¿Desea probar algunas de ellas? En esta sección, creará una hoja de cálculo
igual que la del siguiente ejemplo.
1. Haga clic en la celda C2, escriba Mi primera hoja de cálculo y presione la

tecla RETORNO.
Formato.
3. Seleccione la celda en la que ha escrito y las celdas D2 a F2 a la derecha de ella
y, a continuación, en la barra de herramientas Formato, haga clic en Combinar
y centrar .
Excel alinea el texto en el centro de las celdas combinadas.
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4. En la barra de herramientas Formato, haga clic en Negrita .
Esto hará que Mi primera hoja de cálculo pase a tener el texto en negrita.
5. Sitúe el puntero sobre el borde inferior del título de la fila 2 y arrástrelo hasta
que aparezca “Alto: 32.00” en la Información de pantalla.
La fila 2 se hace más ancha para proporcionar más espacio al título.

6. Para centrar verticalmente el título en la fila, selecciónelo, haga clic en
Alineación del texto en la Paleta de formato y, a continuación, haga clic en
Centrar en la línea Vertical.
Funcionamiento de Excel X
En esta sección encontrará escenarios reales para utilizar Excel X. Muchos de estos
ejemplos están basados en una tarea o manera determinada de utilizar Excel. Puede
familiarizando con Excel X, encontrará muchas otras formas de realizar sus tareas de
manera más rápida y fácil.
• Ordenar y filtrar una lista
• Obtener información sobre cómo afecta el formato de celdas al modo en que
Excel ordena números
• Usar las funciones de la hoja de cálculo para realizar un seguimiento de datos
financieros
• Crear gráficos y previsiones de ventas y publicarlos en Web
• Prever los resultados de ampliar un negocio
• Crear una plantilla
47
Ordenar y filtrar una lista
El Asistente para listas le ayuda a crear, ordenar y analizar una lista de distribución.
Para aprender cómo hacerlo, vuelva a crear la lista de distribución para Deportes de
aventura que se utiliza en este proyecto o siga el proceso con una lista propia. En este
• Crear una lista utilizando el Asistente para listas
• Ordenar rápidamente los datos de una lista
• Ordenar la lista de datos utilizando más de una columna
• Utilizar Autofiltro para mostrar un subconjunto de una lista
• Aplicar formato condicional a las celdas de una lista
• Unir nombres y apellidos
Crear una lista utilizando el Asistente para listas

Deportes de aventura es un negocio ficticio de viajes de aventura que vende viajes
organizados y excursiones a pequeños grupos. En este escenario, creará una lista para
Deportes de aventura igual que la del siguiente ejemplo.
1. En la Galería de proyectos (menú Archivo), haga doble clic en Asistente para

listas.
Nota Cuando abra Excel por primera vez, se abrirá la Galería de proyectos.
2. En el paso 1 del Asistente para listas, haga clic en Siguiente para aceptar la
configuración predeterminada.
48
3. En el cuadro Nombre de columna, escriba Apellido (el primer nombre de
columna para la lista de Deportes de aventura), haga clic en Texto en el menú
emergente Tipo de datos y, a continuación, en Agregar.
Nota El tipo de datos determina el modo en que se aplica formato a las
celdas de la lista. El formato de celda sólo afecta al modo en que se ordenan los
datos en las celdas. Para garantizar que los datos se ordenen correctamente,
seleccione un tipo de datos que coincida con el tipo de información que se
introducirá en la lista. Por ejemplo, para un campo de fecha, seleccione Fecha
como tipo de datos.
4. Repita el paso 3 para cada uno de los otros cuatro nombres de columna que se
muestran en la ilustración de arriba. Seleccione los siguientes tipos de datos:
• Texto para la columna Nombre
• Texto para la columna Región de viaje
• Fecha para la columna Fecha de viaje
• Moneda para la columna Costo de viaje
El paso 2 del Asistente para listas debe ser parecido a la siguiente ilustración:
49
5. Para modificar el formato de Fecha de viaje de modo que siga mostrando Mes-
Año en vez de mes y día (MM/DD), haga clic en Fecha de viaje en la lista
Columnas, haga clic en Configuración, en la lista Seleccione un formato
haga clic en Marzo-01 y, a continuación, en Aceptar.
6. En el paso 2 del Asistente para listas, haga clic en Siguiente.
7. En el cuadro Nombre de lista, escriba un nombre para la lista, por ejemplo
Deportes de aventura, seleccione otras opciones que desee y haga clic en
Finalizar.
Excel crea un formato de lista que se puede ordenar y analizar fácilmente una
vez que se agregan los datos.
8. Agregue los datos a la lista introduciendo la información para cada columna en

una fila diferente, comenzando por la que está situada directamente debajo del
nombre del campo. Utilice los datos del ejemplo que se muestra en la
ilustración que aparece al principio de este escenario. Agregue al menos 3 filas
de datos a la lista.
Nota Escriba las fechas con el formato MM/AA — 12/00, por ejemplo. Para
los costos del viaje, escriba sólo el número; no escriba signos de dólar ($) ni
comas.
Sugerencia Ahora es un buen momento para guardar su trabajo. Para guardar el
archivo, haga clic en Guardar y, a continuación, escriba un nombre en el cuadro

Guardar como, por ejemplo Deportes de aventura.
50
Ordenar rápidamente los datos de una lista
Una vez que ha introducido registros en una lista, puede reorganizar la información
rápidamente mediante ordenación. Por ejemplo, si Deportes de aventura desea enviar un
cupón de descuento a quienes hayan viajado con ellos en los dos últimos años, Excel
puede ordenar la lista por fecha de viaje.
1. Seleccione el nombre de campo Fecha de viaje.
2. Haga clic en Orden descendente para ver primero las fechas de viaje más
recientes.
Excel ordena la lista por fecha de viaje en orden descendente.
Ordenar la lista de datos utilizando más de una columna

Puede ordenar hasta tres columnas de una hoja de cálculo a la vez. Aquí, primero
ordenará la lista de Deportes de aventura por dos columnas, primero por región y
después por fecha de viaje.
1. Haga clic en cualquier punto dentro del rango de la lista.
2. En el menú Datos, haga clic en Ordenar.
51
3. Escriba los mismos valores de la siguiente ilustración.
Excel primero ordena la lista por región, y después ordena por fecha las entradas de una
misma región.
Sugerencia Compruebe siempre el resultado de una operación de ordenación antes
de continuar. Si prefiere la organización anterior, en la barra de herramientas Estándar
haga clic en Deshacer .
Utilizar Autofiltro para mostrar un subconjunto de una lista

El filtrado es una buena forma de encontrar un subconjunto de datos de una lista y
trabajar con él. Una lista filtrada muestra únicamente las filas que cumplan los criterios.
A diferencia de la operación de ordenar, la de filtrar no reorganiza una lista sino que
oculta las filas que no desea que aparezcan. Por ejemplo, si Deportes de aventura desea
ver cuántos clientes han viajado a Asia, Autofiltro puede facilitar la tarea.
1. Haga clic en las flechas situadas junto a Región de viaje y, a continuación,
haga clic en Asia.
Se muestran los registros de los clientes que han viajado a Asia y se ocultan
todos los demás.
Sugerencia Si no aparecen flechas de lista desplegable en los títulos, en la
barra de herramientas Lista, haga clic en Autofiltros .
52
2. Para mostrar todos los registros, haga clic en las flechas de Autofiltro situadas
junto a Región de viaje y, a continuación, en (Todas).
Aplicar formato condicional a las celdas de una lista

Puede aplicar formato a las celdas de una hoja de cálculo para que se muestren distintas
según la relación entre su contenido y un valor constante que defina el usuario. Por
ejemplo, si Deportes de aventura desea resaltar en verde todos los viajes que cuesten
más de 2.000 $, el formato condicional puede gestionar la tarea.
1. Seleccione la columna Costo de viaje.
2. En la barra de herramientas Lista, haga clic en Configuración de columnas
y, a continuación, en Formato condicional.
3. En Condición 1, asegúrese de que la opción Valor de la celda está
seleccionada en el primer menú emergente, haga clic en mayor que en el
segundo menú emergente y después escriba 2000 en el cuadro siguiente.
4. Haga clic en Formato.
5. En el menú emergente Color, haga clic en un tono verde y después en Aceptar.
6. Haga clic en Aceptar en los dos cuadros de diálogo restantes.
La lista, con el formato condicional aplicado, tendrá un aspecto similar al
siguiente:
Unir nombres y apellidos

Si piensa utilizar la lista para generar correo, conviene agregar un nuevo campo que una
el nombre y el apellido de un cliente. Esto se consigue fácilmente utilizando una
fórmula común de Excel.
1. Seleccione la columna C y, en el menú Insertar, haga clic en Columnas.
2. En la Barra de fórmulas, escriba nombre.apellido para dar nombre al campo.
53
3. Haga clic en la celda C2, en Modificar fórmula en la Barra de fórmulas,
escriba B2&" "&A2 (asegúrese de dejar un espacio entre las comillas) y, a
continuación, presione la tecla RETORNO.
4. Haga clic en Sí cuando el Ayudante le pregunte si desea convertirla en una

columna calculada. Haga clic en Sí otra vez para confirmar.
archivo, haga clic en Guardar .
Obtener información sobre cómo afecta el formato

de celdas al modo en que Excel ordena números
Cuando ordena una lista de números de Excel, es posible que algunos de los números no
resulten en el orden deseado. El motivo puede ser que Excel haya almacenado algunos
de los números como texto en vez de como números. Cuando se ordena una columna
que incluye tanto datos almacenados como texto como datos almacenados como
números, Excel ordena los valores de texto independientemente de los números.
Por ejemplo, suponga que desea ordenar los importes de ventas de la siguiente
ilustración de menor a mayor. En el ejemplo, el valor de Tenis se introdujo en una
celda con formato de texto. No hubo ventas en Fútbol, por tanto, la celda está vacía.
54
Si ordena por la columna Ventas en orden ascendente, este será el resultado:
Debido a que el valor de Tenis es texto, Tenis se coloca debajo de Safari. El valor de
Fútbol se coloca al final de la lista porque las celdas en blanco siempre se ordenan las
últimas. Existen diversas maneras de modificar los datos para que se ordenen como
desee, con Fútbol y Tenis en la primera y segunda fila. Para decidir la mejor forma de
proceder, necesita comprender el modo en que Excel almacena los diferentes tipos de
valores.
Números introducidos como texto

Hay dos modos en que el número que introduzca en Excel se ordene como texto en vez
de como número:
• Escribir un apóstrofe al principio de un número, o
• Escribir un número en una celda cuyo formato anterior fuese de texto
Formatos de números almacenados como texto

En una celda que tenga el formato de número General, el texto que introduzca se alinea
a la izquierda y los números a la derecha, de modo que la alineación pueda ayudar a
buscar números que estén almacenados como texto. Sin embargo, cambiando la
alineación, u otros formatos de celda, no cambia el modo en que Excel almacena un
valor que se haya introducido en una celda. Aunque cambie el formato de número de
una celda, el valor almacenado como texto no cambiará a un valor almacenado como
número y viceversa. Para almacenar el valor como número, debe volver a introducir el
número en la celda con nuevo formato.
Números en datos externos

Cuando importe datos a Excel de un origen de datos externo, por ejemplo, una base de
datos o una página Web, Excel puede reconocer si el tipo de datos es números o texto.
Si el origen de datos externo almacena números como texto, Excel también los
almacena como texto. Por ejemplo, si un campo de la base de datos externa contiene
números para algunos registros y texto para otros, Excel puede almacenar los valores de
la misma manera para que algunos de los valores de una columna de números se
almacenen como texto.
55
Buscar números almacenados como texto
Los números almacenados como texto pueden tener el mismo aspecto que otros
números, por tanto, la manera más fácil de encontrarlos es ordenarlos en una lista e
identificar las filas que no estén en orden.
Utilizar las funciones de la hoja de cálculo para

realizar un seguimiento de datos financieros
Independientemente de que esté realizando operaciones con una calculadora en la
oficina o intentando calcular sus finanzas en casa, utilice las funciones de hoja de
cálculo SI (IF) y SUMAR.SI de Excel para facilitar la tarea de realizar un seguimiento y
analizar los datos de una hoja de cálculo. En este escenario aprenderá a:
• Utilizar la función de hoja de cálculo SI
• Utilizar la función de hoja de cálculo SUMAR.SI
Utilizar la función de hoja de cálculo SI

La función de hoja de cálculo IF devuelve un valor condicional, es decir, “si x es
verdadero, devolver valor y; si no, devolver valor z.” Básicamente, es la versión del
concepto de programación Si...Entonces...Si no en Excel.
56
Veamos un ejemplo. Supongamos que es usted el responsable de realizar un
seguimiento y comprar género para una tienda del gourmet. Cuando el número de
unidades de un artículo está por debajo de una nivel definido, sabrá que ha llegado el
momento de hacer el pedido de más. Superficialmente, determinar qué es lo que se ha
de pedir parece fácil: ordenar la hoja de cálculo y hacer el pedido de los artículos cuyas
unidades en stock están por debajo de un valor concreto. No obstante, algunos artículos
se venden más rápido que otros, por tanto, no vale aplicar una regla para todo. De
algunos artículos tendrá gran cantidad y de otros no tendrá suficientes. Si introduce un
nivel de reordenación personalizado para cada artículo y una fórmula utilizando la
función SI de Excel, podrá saber de inmediato cuándo debe hacer el pedido de cada uno
de los artículos. La hoja de cálculo tendrá un aspecto similar a este:
La fórmula =SI(F2>E2, "Hacer pedido", "") de la celda G2 compara las

unidades en stock (E2) con el nivel de reordenación (F2) e inserta el texto especificado
("Hacer pedido") o deja la celda en blanco (""). Si desea ver texto en vez de una
celda en blanco (por ejemplo, “No hacer pedido”), cambie la fórmula a =SI(F2>E2,
"Hacer pedido", "No hacer pedido").
57
A continuación se muestra otro ejemplo de la función SI.
La fórmula =SI(G4="Hacer pedido", ((F4-E4)*1.5), "") de la celda H4

prueba el valor de G4. Si Estado del pedido es “Hacer pedido” (G4="Hacer pedido"),
Excel encuentra la diferencia entre el nivel de reordenación y las unidades en stock y
multiplica la diferencia por 150 por ciento (((F4-E4)*1,5)). Si el valor de la prueba
es falso, Excel deja la celda en blanco.
Utilizar la función de hoja de cálculo SUMAR.SI

La función de hoja de cálculo SUMAR.SI suma valores basados en un criterio y un
rango. La función SUMAR.SI tiene cuatro partes: el nombre de la función, el rango que
debe buscar el criterio, el criterio y los valores que se van a sumar. Veamos un ejemplo.
58
Supongamos que invierte en fondos mutualistas y en acciones individuales, y desea
saber el número de acciones que tiene en cada una de las inversiones. La lista Hoja de
cálculo de mis inversiones enumera las 10 corporaciones principales de cada fondo
además de las acciones individuales.
Para calcular el número total de acciones ABCD que posee, utilice la función
SUMAR.SI =SUMIF(C:C, "ABCD", E:E) en la celda H2. Excel busca en la columna
C (C:C) con el criterio ("ABCD") y después suma el número de acciones de la columna
E (E:E) que cumplen con el criterio. Excel encuentra “ABCD” dos veces en la columna
C (celdas C9 y C33) y les agrega los valores correspondientes en la columna E (85
acciones de la celda E9 y 22,5 acciones en la celda E33), para un total de 107,5
acciones.
59
Crear gráficos y previsiones de ventas y publicarlos
en Web
Cuando recopila y analiza los datos de ventas, puede ver la marcha actual y predecir las
ventas futuras. Utilizando las funciones de predicción de Excel, puede hacer todo esto y
después publicar los datos en Web o en una intranet local. En el siguiente escenario se
utiliza como ejemplo un resumen de ventas de Líneas Aéreas Cielo Azul y se obtendrá
información sobre:
• Crear un gráfico de columnas
• Actualizar un gráfico
• Crear un gráfico de línea de tendencia
• Determinar las tendencias de ventas
• Guardar un gráfico como página Web
Antes de empezar
Los ejercicios de este escenario utilizan un ejemplo de un libro de Excel que está
disponible en Mactopia. Para descargar el archivo para utilizarlo en este ejercicio, visite
el sitio Web de Mactopia en http://www.microsoft.com/mac/resources/booklinks.asp, y
descargue el archivo sales_summary.xls.
60
Puede mostrar los datos de ventas de un libro de Excel en un gráfico de dos o tres
dimensiones. Por ejemplo, en este ejercicio creará el siguiente gráfico de ventas
trimestrales de Líneas Aéreas Cielo Azul, una organización ficticia.
Crear un gráfico de columnas

1. Abra el archivo sales_summary.xls, que contiene los datos de ventas
trimestrales de Líneas Aéreas Cielo Azul.
2. Haga clic en Hoja1 si no está seleccionada.
3. Seleccione las celdas A3 a F7 para mostrar en el gráfico los datos que
contienen.
4. Haga clic en Asistente para gráficos .

5. En el paso 1 del asistente, haga clic en Siguiente para aceptar la configuración
del gráfico de columnas predeterminada.
61
6. En el paso 2 del asistente, haga clic en la ficha Serie.
Observe que el Asistente para gráficos automáticamente utiliza los valores de la

columna A para las etiquetas en serie y los valores de la fila 3 de la hoja de cálculo para
las etiquetas del eje X.
Nota Si selecciona los datos de una hoja de cálculo que todavía no tiene
etiquetas para las filas y las columnas, en el Asistente para gráficos puede
especificar nombres de serie y valores del eje X.
7. Haga clic en Siguiente.
8. En el paso 3 del asistente, haga clic en Siguiente.
9. En el paso 4 del asistente, seleccione En una hoja nueva y haga clic en
Finalizar.
Excel crea un gráfico de los datos y lo agrega al libro como Gráfico1.
Nota Es conveniente que guarde el trabajo con cierta frecuencia para evitar la pérdida
de datos, tiempo y esfuerzo. Para guardar el archivo, haga clic en Guardar .
62
Actualizar un gráfico
Un gráfico se vincula a los datos a partir de los que se crea y se actualiza
automáticamente cuando se cambian éstos.
1. Haga clic en la ficha Hoja1, que contienen los datos del gráfico creado en el
procedimiento anterior.
2. En la celda que contiene el valor que desea cambiar, escriba un nuevo valor y, a
continuación, presione RETORNO.
El cambio de valor se refleja en el gráfico.
Crear un gráfico de línea de tendencia

Las líneas de tendencias representan visualmente la dirección de las ventas. Ofrecen una
forma de proyectar una tendencia en las ventas y analizar los problemas de predicción,
lo que se denomina análisis de regresión. Mediante el análisis de regresión, puede
ampliar una línea de tendencia de un gráfico más allá de los datos de ventas reales para
predecir los ingresos futuros.
1. Haga clic en la primera columna del gráfico.
2. En el menú Gráfico, haga clic en Agregar línea de tendencia, en Logarítmica
y, a continuación, en Aceptar.
Nota Para obtener ayuda para decidir qué tipo de línea de tendencia es mejor
para su gráfico, busque el tema “Elegir la mejor línea de tendencia para los
datos” en la Ayuda de Excel.
63
Determinar las tendencias de ventas
La función TENDENCIA puede ayudarle a calcular la dirección probable de las ventas.
Utilizando una fórmula matricial, que calcula varios valores a la vez, puede predecir las
ventas de los próximos meses a partir de las cifras de los últimos meses.
1. Haga clic en la ficha Hoja2, que contiene los datos de ventas de Líneas Aéreas
Cielo Azul correspondientes a los tres primeros trimestres fiscales.
2. Seleccione la celda E4, que contendrá la cifra de ventas previstas para el cuarto
trimestre en Europa.
3. En la barra de herramientas Estándar, haga clic en Pegar función , en

Todas en la lista de categoría Función y, a continuación, haga doble clic en
TENDENCIA en la lista de nombres de funciones.
Si no aparece el cuadro de diálogo Tendencia, asegúrese de que el Ayudante de
Office está activado y vuelva a intentarlo.
4. En el cuadro Conocido_y, escriba B4:D4, que son las cifras de ventas de los
tres primeros trimestres en Europa.
5. Deje en blanco el cuadro Conocido_x, en el cuadro Nuevo_x, escriba 4, que
representa el trimestre para el que se predicen las ventas y, a continuación, haga
clic en Aceptar.
Excel proyecta una cifra de ventas de 75 para el cuarto trimestre en Europa.

6. Para predecir las cifras de ventas del cuarto trimestre para Sudámerica y Asia
Oriental, copie la celda E4 y péguela en las celdas E5 y E6.
64
Guardar un gráfico como página Web
Puede guardar sólo el gráfico de ventas, en vez de todo el libro, como una página Web y
publicarla en Web o en una intranet local.
1. Haga clic en la ficha Gráfico1.
3. Si desea cambiar el nombre del gráfico, haga clic en Hoja y escriba un nuevo
nombre.
4. Haga clic en Opciones Web, seleccione las opciones que desee y, a
(FTP).
Prever los resultados de ampliar un negocio

Cuando desee ampliar su negocio, y evitar sorpresas económicas, Excel cuenta con
herramientas que le ayudan a determinar los objetivos y a analizar los datos. Puede crear
y modificar diferentes escenarios que le permiten evaluar varios resultados de negocio.
• Utilizar la Búsqueda de objetivos
• Definir las variables
• Crear una línea de base para comparar escenarios alternativos
• Crear varios escenarios
• Ver un escenario
• Comparar escenarios
• Modificar un escenario
Antes de empezar
Los ejercicios de este escenario utilizan un ejemplo de un libro de Excel que está
disponible en Mactopia. Para descargar el archivo que se usa en este ejercicio, visite el
sitio Web de Mactopia en http://www.microsoft.com/mac/resources/booklinks.asp, y
descargue el archivo scenarios.xls.
65
Utilizar Buscar objetivo
Buscar objetivo le ayuda a ver en qué medida necesita cambiar las variables para
alcanzar un objetivo específico. En este ejercicio, evaluará los ingresos mensuales que
necesita un negocio ficticio para tener unos ingresos de operación de 15.000 $,
suponiendo que todos los demás factores permanecen inalterados.
1. Abra la hoja de cálculo de ejemplo, scenarios.xls, que contiene las cifras del
presupuesto mensual de Deportes de aventura, una organización ficticia.
2. En el menú Archivo, haga clic en Guardar como, asigne al documento el
nombre Escenarios1 y, a continuación, guárdelo en el disco duro. (Usuarios de
Netscape: asigne al documento el nombre Escenarios1, guárdelo en el disco
duro y, a continuación, abra el documento).
3. Haga doble clic en la ficha Hoja1 y cambie su nombre a Presupuesto mensual.
4. En la hoja de cálculo Presupuesto mensual, haga clic en la celda B20, que
contiene el importe de los ingresos de operación actuales.
5. En el menú Herramientas, haga clic en Buscar objetivo.
6. Asegúrese de que la celda B20 se muestra en el cuadro Definir celda y escriba
15000 en el cuadro con el valor.
7. Haga clic dentro del cuadro para cambiar la celda, en la celda B3 de la hoja de
cálculo y, a continuación, en Aceptar.
El valor de la celda B3 se actualizará al valor necesario para alcanzar el objetivo
de 15.000 en la celda B20.
8. En el cuadro de diálogo Estado de la búsqueda de objetivo, haga clic en
Cancelar.
También puede utilizar Buscar objetivo para cambiar distintas variables (no
sólo los costos laborales) con el fin de ayudar a este negocio a conseguir el
presupuesto mensual del objetivo. Veamos ahora otra forma de cambiar
variables utilizando el Administrador de escenarios.
Definir las variables

El Administrador de escenarios le ayuda a examinar las diferentes variables que puede
cambiar para aumentar los ingresos mensuales del negocio. El resultado de cada cálculo
que prueba se denomina escenario.
1. En la hoja de cálculo Presupuesto mensual, seleccione las celdas A3 a B20.
2. En el menú Insertar elija Nombre y, a continuación, haga clic en Crear.
66
3. Asegúrese de que está activada la casilla de verificación Columna izquierda y
Este paso da nombre a la celda del rango seleccionado con las etiquetas de la
Columna A. Puede ver estos nombres en el Cuadro de nombres de la barra de
fórmulas y también al crear los escenarios. A continuación creará una línea de
base y, después, agregará los escenarios para ver cómo cambiar las variables
afecta al presupuesto de operación de la organización ficticia.
Crear una línea de base para comparar escenarios alternativos

1. En la hoja Presupuesto mensual, seleccione las celdas B3 a B6, que son las
que cambiará para mostrar distintos escenarios.
2. En el menú Herramientas, haga clic en Escenarios.
3. En el cuadro de diálogo Administrador de escenarios, haga clic en Agregar.
4. Para asignarle un nombre al escenario, en el cuadro Nombre del escenario,
escriba Presupuesto actual y haga clic en Aceptar.
5. Haga clic en Aceptar y, a continuación, haga clic en Cerrar en el cuadro de
diálogo Administrador de escenarios.
Ahora que ya ha creado la línea de base, puede crear algunos escenarios alternativos
para compararlos con la línea de base. En el siguiente procedimiento se explica cómo
hacerlo.
Crear varios escenarios

En este ejercicio, creará diferentes escenarios para ver cómo afectan al presupuesto de
operación.
1. En la hoja de cálculo Presupuesto mensual, en el menú Herramientas, haga
clic en Escenarios.
2. En el cuadro de diálogo Administrador de escenarios, haga clic en Agregar.
3. Para asignarle un nombre al escenario, en el cuadro Nombre del escenario,
escriba Aumentar mano de obra y haga clic en Aceptar.
4. Para cambiar el presupuesto para la mano de obra, escriba 75300 en el cuadro
Mano de obra y haga clic en Aceptar.
Aparece el cuadro de diálogo Administrador de escenarios, y en la lista
Escenarios se muestra ahora Aumentar mano de obra. A continuación
agregará un escenario para aumentar el presupuesto de materiales.
5. Haga clic en Agregar, escriba Aumentar materiales en el cuadro Nombre del
escenario y elija Aceptar.
67
6. Haga doble clic en el cuadro Materiales, escriba 2125 y haga clic en Aceptar.
Escenarios se muestra ahora Aumentar materiales. A continuación agregará
un escenario para aumentar el presupuesto de producción.
7. Haga clic en Agregar, escriba Aumentar producción en el cuadro Nombre
del escenario y elija Aceptar.
8. Haga doble clic en el cuadro Producción, escriba 7500 y haga clic en Aceptar.
Escenarios se muestra ahora Aumentar producción. Finalmente, agregará un
escenario para aumentar el presupuesto de viajes.
9. Haga clic en Agregar, escriba Aumentar viajes en el cuadro Nombre del
escenario y elija Aceptar.
10. Haga doble clic en el cuadro Viajes, escriba 3000 y haga clic en Aceptar.
Escenarios se muestra ahora Aumentar viajes.
11. Ya ha terminado de agregar escenarios. Deje abierto el cuadro de diálogo
Administrador de escenarios para el siguiente ejercicio.
68
Ver un escenario
Ahora mire los distintos escenarios para ver cómo cada uno cambia el presupuesto de
operación mensual.
1. En el cuadro de diálogo Administrador de escenarios, haga clic en Aumentar
mano de obra en la lista Escenarios y, a continuación, en Mostrar.
La hoja de cálculo se actualiza para mostrar el modo en que aumentar el
presupuesto de mano de obra afecta a los ingresos de operación.
2. Repita el paso 1 para cada uno de los otros escenarios para ver cómo afectan al
importe de Ingresos de operación.
3. Cuando haya terminado, haga clic en Cerrar en el cuadro de diálogo
Administrador de escenarios.
Los escenarios se guardan con el libro, y allí los encontrará la próxima vez que los
necesite. En el siguiente procedimiento se muestra el modo de comparar escenarios
utilizando un resumen.
Comparar escenarios
Puede comparar fácilmente las alternativas creando un resumen del escenario.
clic en Escenarios.
2. Seleccione Presupuesto actual en la lista Escenarios.
3. Haga clic en Resumen.
69
4. Asegúrese de que está seleccionada la opción Resumen del escenario y de que
B20 se muestra en el cuadro Celdas de resultado y, a continuación, haga clic
en Aceptar.
Excel agrega al libro una nueva hoja con el nombre Resumen del escenario,
que muestra el resultado de cada escenario.
Modificar un escenario
Si detecta un error o desea ajustar una cifra, puede volver a un escenario para realizar
correcciones. Vamos a cambiar el Escenario aumentar viajes como ejemplo de la
forma de hacerlo.
1. Mantenga presionada la tecla CONTROL y haga clic en la ficha de la hoja
Resumen del escenario y, a continuación, en Eliminar en el menú contextual.
2. Haga clic en Aceptar en la hoja Resumen del escenario.
clic en Escenarios.
4. Haga clic en Aumentar viajes en la lista Escenario y, a continuación, en
Modificar.
5. Desactive la casilla de verificación Evitar cambios en Protección y haga clic
en Aceptar.
70
6. Cambie el valor del cuadro Viajes a 2400 y, a continuación, haga clic en
Aceptar.
Ahora que ha cambiado el valor del escenario Aumentar viajes, puede volver a
crear el resumen que eliminó en el paso 1.
7. Haga clic en Presupuesto actual en la lista Escenario y, a continuación, en
Resumen.
8. Asegúrese de que está seleccionada la opción Resumen del escenario y de que
B20 se muestra en el cuadro Celdas de resultado y, a continuación, haga clic
en Aceptar.
Excel crea una nueva hoja de cálculo Resumen del escenario para reflejar el
cambio.
archivo, haga clic en Guardar .
Crear una plantilla

Una plantilla es un libro que se emplea como base para otros libros similares. Puede
crear plantillas propias para hojas que reutilice con frecuencia, por ejemplo, facturas.
Esto significa que no tiene que agregar o eliminar manualmente los datos y el formato
cada vez que las necesite.
En este escenario, creará una factura y la guardará como plantilla. Entonces,
simplemente creará una plantilla para cada uno de sus clientes rellenado la información
de la plantilla. A la hora de facturar, puede rellenar la factura electrónicamente y
enviarla por correo electrónico, o bien imprimirla y después enviarla por correo o fax.
• Crear una plantilla de factura
• Introducir el marco de la plantilla de factura
• Insertar un logotipo
• Guardar la factura como una plantilla
• Agregar etiquetas y celdas con nombres
• Dar nombre a una celda o rango de celda utilizando etiquetas de celda
adyacentes
• Dar nombre a un rango de celdas con la función Definir Nombre
• Dar nombre a una celda o a un rango de celdas utilizando el Cuadro de
nombres
• Calcular un valor de hoja de cálculo utilizando una fórmula
71
• Copiar una fórmula en otras celdas
• Agregar una fórmula para calcular un subtotal utilizando Autosuma
• Calcular el impuesto sobre las ventas
• Calcular el total de la factura
• Guardar los cambios de la plantilla
• Abrir la plantilla que desee utilizar
Crear una plantilla de facturas

1. Abra un nuevo libro de Excel.
2. Haga doble clic en la ficha Hoja1 y, a continuación, escriba Factura.
Introducir el marco de la plantilla de facturas

Escriba en una hoja de cálculo el texto que aparece en la siguiente imagen. Es
importante que escriba la información en las mismas celdas que se muestran en la
imagen para que las fórmalas que se usarán en los siguientes pasos sean correctas.
La hoja de cálculo debería tener este aspecto.
72
Insertar un logotipo
Este proceso supone que el archivo del logotipo existe en su equipo. Utilice su propio
logotipo o use una de las imágenes de la Galería de imágenes
1. Seleccione la celda A1.
2. En el menú Insertar, seleccione Imagen y haga clic en Desde archivo ( o
Imágenes prediseñadas).
3. Localice la carpeta que contiene el logotipo que desee insertar.
4. Haga clic en el logotipo y, a continuación, en Insertar.
El logotipo se inserta en la esquina superior izquierda de la factura. En el
siguiente paso, cambiará el tamaño de la fila 1 para ajustarla al logotipo.
Sugerencia Para cambiar el tamaño del logotipo, haga clic en la imagen,
sitúe el puntero sobre una de las esquinas hasta que se transforme en un
controlador de tamaño y después arrastre para conseguir el tamaño que desee.
Para mover el logotipo, arrastre la imagen.
5. Para cambiar el tamaño de la fila 1, arrastre el límite entre las filas 1 y 2 hasta
que la fila 1 alcance la altura que desee.
Guardar la factura como plantilla

Antes de dar los toques finales a la plantilla de factura, es una buena idea que guarde el
trabajo. Cuando se guarda como plantilla, este documento conserva toda la información
estándar de la factura para que la próxima vez que necesite preparar una factura, pueda
abrir un nuevo archivo basado en esta plantilla.
1. En el menú Archivo, haga clic en Guardar como.
2. En el cuadro Guardar como, escriba un nombre para la plantilla, por ejemplo
Mi plantilla, haga clic en Plantilla en el menú Formato y, a continuación, en
Guardar.
3. Deje abierta la plantilla de factura para utilizarla en los siguientes
procedimientos.
Nota Si cierra la plantilla, tendrá que abrirla de nuevo para efectuar cualquier
cambio. De manera predeterminada, las plantillas se almacenan en
Microsoft Office X/Plantillas/Mis plantillas.
73
Agregar etiquetas y celdas con nombre
Normalmente, las hojas de cálculo contienen rótulos en la parte superior de cada
columna y a la izquierda de cada fila que describen los datos de la hoja. Puede utilizar
estos rótulos dentro de fórmulas cuando desee hacer referencia a los datos En la hoja de
cálculo pueden utilizarse también nombres descriptivos que no sean rótulos para
representar a las celdas, los rangos de celdas, las fórmulas o los valores constantes.
Dar nombre a una celda o rango de celdas utilizando etiquetas

de celda adyacentes
En algunas hojas de cálculo, es más fácil escribir una fórmula cuando se asigna un
nombre a una celda o a un rango de celdas. En este procedimiento y en los dos
siguientes aprenderá tres formas de asignar nombre a celdas.
Primero, asignemos nombre a las celdas correspondientes a las cantidades subtotal,
impuesto sobre las ventas y total adeudado.
1. En su plantilla Mi factura, seleccione las celdas D24 a E26.
2. En el menú Insertar elija Nombre y, a continuación, haga clic en Crear.
3. Asegúrese de que está activada la casilla de verificación Columna izquierda y
4. Haga clic en la celda E24.
El nombre de celda Subtotal aparece en el Cuadro de nombres en el extremo

izquierdo de la Barra de fórmulas.
5. Haga clic en la celda E25 y después en la celda E26.
Cada nombre de celda que se muestra en el Cuadro de nombres corresponde a
la etiqueta de las celdas adyacentes D25 y D26.
Dar nombre a un rango de celdas con la función Definir

nombre
Otra forma de dar nombre a un rango de celdas es utilizar la función Definir nombre En
este procedimiento, utilizaremos la función Definir nombre para asignarle un nombre a
un rango de celdas para tarifa de facturación.
1. Selecciones las celdas D11 a D23.
2. En el menú Insertar elija Nombre y, a continuación, haga clic en Definir.
74
3. Asegúrese de que Tarifa de facturación esté seleccionado y, a continuación,
Al rango de celdas de D11 a D23 se le da el nombre de Tarifa_facturación.

Mientras las celdas siguen estando seleccionadas, cambiemos su formato para
incluir un símbolo de dólar ($).
4. En la Paleta de formato, en Número, haga clic en Moneda en el menú
emergente Formato.
Al introducir una tarifa para el trabajo realizado, Excel incluye automáticamente
el símbolo de dólar.
Dar nombre a una celda o a un rango de celdas utilizando el

Cuadro de nombres
En este procedimiento se emplea la tercera forma de asignar nombre a una celda o rango
de celdas: el cuadro Nombre, para definir un nombre para las celdas de la factura que
contendrán los importes facturados.
1. Seleccione las celdas E11 a E23.
2. Haga clic en el Cuadro de nombres.
La referencia de celda E11 se resalta en el Cuadro de nombres.
3. Escriba Facturado y presione la tecla RETORNO.
Al rango de celdas se le da el nombre Facturado.
75
4. Con las celdas seleccionadas, en la Paleta de formato, en Número, haga clic
en Moneda en el menú emergente Formato.
Al introducir una fórmula para el importe facturado, Excel incluye
automáticamente el símbolo de dólar ($).
Nota Al hacer clic en la flecha de Cuadro de nombres aparece una lista de
los nombres que ha definido para esta factura.
Ya ha terminado de asignar nombre a celdas y rangos. En el siguiente procedimiento,

agregará algunas fórmulas para calcular cuánto debe un cliente.
Sugerencia Ahora es un buen momento para guardar su plantilla. En el menú
Archivo, haga clic en Guardar como. Asegúrese de que Mi factura se sigue
mostrando en el cuadro Guardar como y que en el menú emergente Formato se
muestra Plantilla y, a continuación, haga clic en Guardar. Cuando Excel le indique
que Mi factura.xlt ya existe, haga clic en Reemplazar.
Deje abierta la plantilla de factura para utilizarla en los siguientes procedimientos.
Calcular un valor de hoja de cálculo utilizando una fórmula

Para calcular el importe a facturar a un cliente, escriba una fórmula que multiplique el
número de horas facturadas por la tarifa por hora.
2. En la Barra de fórmulas, haga clic en Modificar fórmula para empezar a

escribir la fórmula.
3. Haga clic en la celda C11, escriba * (asterisco) para indicar multiplicación y, a
continuación, haga clic en la celda D11.
La referencia de celda C11, seguida de un asterisco, y la celda D11 se muestran
en la celda E11.
76
4. Presione RETORNO.
Excel muestra una cantidad cero ($0.00) en la celda E11. La celda E11 también
contiene una fórmula que calcula la cantidad que se va a facturar a un cliente.
La fórmula que se muestra en la barra de fórmulas cuando está seleccionada
E11.
Sugerencia Para comprobar que la fórmula es correcta, escriba 5 en la celda
C11, escriba 50 en la celda D11 y presione la tecla RETORNO. La celda E11
debe mostrar $250,00. Cuando acabe de comprobar la fórmula, elimine los
números que haya escrito en las celdas C11 y D11 para que los datos no se
queden almacenados en la plantilla. No borre nada de la celda E11.
Copiar una fórmula en otras celdas

Según la tarea que se desee ejecutar en Excel, pueden utilizarse referencias relativas de
celda, que son referencias a celdas relacionadas con la posición de la fórmula, o
referencias absolutas, que son referencias de celda que siempre hacen referencia a las
celdas ubicadas en una posición específica. Si un signo de dólar ($) precede a la letra o
al número, por ejemplo $A$1, la referencia de la fila o la columna es absoluta. Las
referencias relativas se ajustan automáticamente cuando se copian, pero las referencias
absolutas no.
Ahora que ya ha escrito una fórmula, puede aplicarla a otras celdas de la hoja de cálculo
copiándola. En este caso, utilice referencias relativas, que Excel incorpora
automáticamente, como verá en el siguiente procedimiento.
2. Sitúe el puntero en la esquina inferior derecha de la celda hasta que se convierta
en el controlador de Autorrellenar y, a continuación, arrástrelo hacia abajo
hasta la celda E23.
La fórmula de la celda E11 se copia en cada celda del rango seleccionado.
Como no se especificó ninguna referencia absoluta, la fórmula se actualiza
automáticamente para hacer referencia a las celdas de la misma fila que la
fórmula.
Sugerencia Para obtener más información sobre referencias de celda absolutas y
relativas, busque el tema “Diferencia entre referencias relativas y absolutas” en la
Ayuda de Excel.
77
Agregar una fórmula para calcular un subtotal utilizando
Autosuma.
Ninguna factura está completa sin una cantidad total adeudada, por tanto, los tres
procedimientos siguientes muestran el modo de agregar un subtotal, impuesto sobre las
ventas y total adeudado.
1. En el menú emergente Nombre, haga clic en Subtotal.
La celda E24, situada a la derecha de la celda Subtotal, se convierte en la celda
activa.
2. Haga clic en Autosuma .

Un borde móvil aparece alrededor de las celdas que se utilizan en la fórmula, y
la celda E24 contiene la fórmula SUMA (Facturado).
La celda E24 contiene ahora una fórmula que calcula el subtotal de la factura.
4. En el cuadro de diálogo Administrador de listas, haga clic en No.
C11, escriba 50 en la celda D11 y, a continuación, presione la tecla RETORNO. La
celda E24 debe mostrar $250,00. Cuando acabe de comprobar la fórmula, elimine
los números que haya escrito en las celdas C11 y D11 para que los datos no se
queden almacenados en la plantilla. No borre nada de la celda E24.
78
Calcular el impuesto sobre las ventas
El siguiente paso es calcular el impuesto sobre las ventas. Primero escribirá el tipo de
impuesto en la factura para poder utilizarlo en los cálculos. A continuación, escribirá la
fórmula que calcula los impuestos sobre las ventas de su área. Una vez que ha escrito la
fórmula del impuesto sobre las ventas, puede aplicarla a todas las facturas.
1. Haga clic en la celda B25, escriba Tipo de impuesto: (asegúrese de incluir los
dos puntos) y presione la tecla TAB.
2. En la celda C25, escriba 0,086 y presione la tecla RETORNO.
3. En el menú emergente Nombre, haga clic en Impuesto_ventas.
La celda E25, con el nombre Impuesto sobre las ventas, se convierte en la
celda activa.
4. Para multiplicar el subtotal por el tipo de impuesto, haga clic en Modificar
fórmula en la Barra de fórmulas, en la celda E24, escriba * y, a
continuación, haga clic en la celda C25.
La celda E25 contiene ahora una fórmula que calcula la cantidad
correspondiente al impuesto sobre las ventas de la factura.
celda E25 debe mostrar $21,50. Cuando acabe de comprobar la fórmula, elimine los
números que haya escrito en las celdas C11 y D11 para que los datos no se queden
almacenados en la plantilla. No borre nada de ninguna otra celda.
Calcular el total de la factura

Para crear el total de la factura, necesita crear una fórmula que agregue el subtotal al
impuesto sobre las ventas.
1. Asegúrese de que la celda E26 está seleccionada.
2. Haga clic en Modificar fórmula en la Barra de fórmulas y, a

continuación, en la celda E24.
El nombre de la celda Subtotal aparece en la fórmula.
3. Escriba +, haga clic en la celda E25 y presione la tecla RETORNO.
La celda E26 contiene ahora una fórmula que calcula el total adeudado de la
factura.
79
celda E26 debe mostrar $271,50. Cuando acabe de comprobar la fórmula, elimine
los números que haya escrito en las celdas C11 y D11 para que los datos no se
queden almacenados en la plantilla. No borre nada de ninguna otra celda.
Guardar los cambios de la plantilla

En el ejercicio anterior hemos asignado nombre al archivo de la plantilla y lo hemos
guardado. Ahora que se han introducido las fórmulas para calcular los valores de la
factura automáticamente, guarde el archivo otra vez, esta vez para que muestre una
imagen preliminar de la factura en la Galería de proyectos.
1. En el menú Archivo, haga clic en Propiedades.
2. En la ficha Resumen, active la casilla de verificación Guardar imagen
preliminar y, a continuación, haga clic en Aceptar.
4. Asegúrese de que Mi factura se sigue mostrando en el cuadro Guardar como
y que en el menú emergente Formato se muestra Plantilla y, a continuación,
haga clic en Guardar.
5. Cuando Excel le indique que Mi factura.xlt ya existe, haga clic en Reemplazar.
Una vista previa de la plantilla se mostrará ahora cuando la seleccione en la
Galería de proyectos.
80
Abrir la plantilla que desee utilizar
Una vez creada la plantilla, podrá utilizarla una y otra vez para crear facturas. Sólo
tendrá que abrirla y rellenar las áreas que necesite. También puede enviar la factura a
sus clientes por correo electrónico o imprimirla y enviarla por correo postal o por fax.
1. En el menú Archivo, haga clic en Galería de proyectos.
2. En la lista Categoría, haga clic en Mis plantillas y, a continuación, haga clic
en Mi factura.
Sugerencia Excel incluye algunas plantillas prediseñadas. Para utilizar dichas
plantillas, instálelas desde el Value Pack y, a continuación, haga clic en la que desee
en la Galería de proyectos.
Utilizar Excel con soltura

Ahora que se han explorado algunas de las características y capacidades de Excel, es el
momento de que emprenda tareas más avanzadas por sí mismo.
Para obtener más información acerca de Excel, busque en la Ayuda de Excel ((en el
menú Ayuda, haga clic en Buscar en la Ayuda de Excel o en Contenido de la Ayuda
de Excel) o vaya al sitio Web de Mactopia en http://www.microsoft.com/mac.
81
Microsoft PowerPoint X para Mac
Presentación de Microsoft PowerPoint X para Mac....................................83

Novedades de PowerPoint X .......................................................................83
Conceptos básicos de PowerPoint X ...........................................................85
Funcionamiento de PowerPoint X ...............................................................91
Crear una película de un álbum de fotos ...............................................91
Crear una presentación de ejecución automática ..................................96
Crear una presentación utilizando el Asistente para autocontenido......98
Crear una presentación utilizando un diseño de presentación.............107
Crear una banda sonora de fondo para una presentación ....................113
82
Presentación de Microsoft PowerPoint X
para Mac
Microsoft® PowerPoint® X para Mac® es un programa de presentación de gráficos que
ayuda a elaborar atractivas presentaciones con aspecto profesional. En las
presentaciones se pueden incluir animaciones, transiciones especiales entre diapositivas,
gráficos y elementos multimedia, como imágenes, películas y sonidos. PowerPoint
proporciona muchas formas de realizar presentaciones, como personalmente en
reuniones, en el Web o utilizando películas QuickTime. Este capítulo se divide en tres
secciones principales:
Novedades de Microsoft PowerPoint X Información general sobre las mejoras y las
funciones del producto.
Conceptos básicos de PowerPoint X Una introducción al modo de utilizar muchas de
las funciones principales de PowerPoint, especialmente seleccionadas para los que
utilizan este programa por primera vez.
Funcionamiento de PowerPoint X Ejemplos de las muchas tareas que puede realizar
con PowerPoint X y los pasos que le ayudarán a lograrlas.
sobre PowerPoint en la Ayuda de PowerPoint (en el menú Ayuda, haga clic en Buscar
en la Ayuda de PowerPoint o en Contenido de la Ayuda de PowerPoint) y en el sitio
Web de Mactopia en http://www.microsoft.com/mac.
Novedades de PowerPoint X
La última versión de PowerPoint incluye mejoras y nuevas funciones que facilitan más
que nunca la creación de excelentes presentaciones. Si ha utilizado versiones anteriores
de PowerPoint, seguro que le interesará obtener información sobre lo que ha cambiado
en PowerPoint X.
Apariencia similar a Mac OS X PowerPoint presenta ahora un nuevo aspecto basado
en la interfaz de usuario “aguamarina”. Este nuevo aspecto es agradable a la vista y
facilita la localización de las herramientas.
Paquetes PowerPoint La nueva opción Paquete PowerPoint permite empaquetar la
presentación y todos los archivos vinculados en una carpeta de modo que pueda
moverla a una red compartida o ponerla en un disco o en un CD sin perder ninguna de
las imágenes vinculadas, los sonidos, las películas, los hipervínculos u otro tipo de
archivos.
83
Películas de PowerPoint PowerPoint X incluye mejoras en las Películas de
PowerPoint, que son presentaciones guardadas en películas QuickTime. Estas películas
ofrecen ahora un mayor nivel de fidelidad entre la presentación original y la película
que se crea. Por ejemplo, las películas pueden incluir ahora cualquier combinación de
animaciones, transición de diapositivas y funciones interactivas como botones de acción
e hipervínculos.
Transparencia verdadera PowerPoint X proporciona un mayor poder de
manipulación de la imagen al permitirle decidir el nivel de transparencia de un dibujo o
imagen.
Transiciones de QuickTime Totalmente compatible con Apple QuickTime,
PowerPoint puede utilizar las transiciones de QuickTime para moverse por las
diapositivas de una presentación. Además, PowerPoint utiliza las funciones de
transparencia verdadera de Mac OS X para admitir los efectos de entrada y cambio
gradual.
Varios patrones de diapositivas Igual que PowerPoint 2001, PowerPoint X admite el
uso de más de un patrón de diapositivas y patrón de título en una presentación. Puede
aplicar patrones de diapositivas y patrones de títulos a una o varias diapositivas en
cualquier momento. Y si necesita copiar diapositivas de una presentación en otra, puede
hacer que PowerPoint copie además los patrones de diapositivas y de títulos.
Herramientas de Office en Internet Microsoft Office le ayuda a incrementar la
productividad proporcionando fácil acceso a herramientas de Office en el Web. Dichas
herramientas ofrecen servicios electrónicos desde el sitio Web de Microsoft Office. Por
ejemplo, puede utilizar las herramientas de los servicios del directorio Web para obtener
información sobre contactos, agregar esa información a Microsoft Entourage o buscar
mapas para importar a un documento de Word. También encontrará en este sitio
plantillas en línea, imágenes prediseñadas y servicios de consulta. Además, podrá
encontrar gran cantidad de artículos sobre productividad y descargas de Office X
visitando el sitio Web de Mactopia en http://www.microsoft.com/mac. Para obtener
acceso a estas herramientas de Internet, haga clic en Herramientas en Internet en el
menú Herramientas de cualquier programa de Office X.
Motor de búsqueda de texto en la Ayuda Puede utilizar el Ayudante de Office para
llevar a cabo búsquedas de texto en todos los temas de la Ayuda de cada programa. Por
ejemplo, para obtener ayuda sobre cómo dar formato a un gráfico, escriba dar formato
a un gráfico en el globo del Ayudante. Para obtener los mejores resultados en la
búsqueda de Temas de Ayuda, escriba en el Ayudante sólo unas pocas palabras en lugar
de una frase o pregunta completa. Por ejemplo, para buscar ayuda acerca de cómo
imprimir más de una copia de un archivo a la vez, escriba imprimir copias. También
puede imprimir los temas de la Ayuda para consultarlos más fácilmente.
Compatibilidad multilingüe PowerPoint proporciona total compatibilidad con los
valores de idioma de Mac OS X y facilita más que nunca el uso de la utilidad de
Registro del idioma de Microsoft. Asimismo, PowerPoint permite mostrar, introducir e
imprimir valores expresados en euros.
84
Conceptos básicos de PowerPoint X
Si es la primera vez que utiliza PowerPoint, a continuación se describen algunas de las
• Crear presentaciones
• Crear una presentación desde cero
• Crear una presentación a partir de una plantilla de diseño
• Crear una presentación a partir del contenido y el diseño sugeridos
• Insertar imágenes y sonidos
• Insertar una imagen
• Insertar imágenes de la Galería de imágenes
• Insertar música o sonido en una diapositiva
• Guardar presentaciones
• Guardar una presentación como página Web
• Guardar una presentación para que se abra siempre como una presentación
con diapositivas
• Guardar una presentación como un Paquete PowerPoint
Crear presentaciones
Se puede crear una presentación nueva de varias maneras, según desee desee comenzar
con una presentación en blanco que pueda adaptar a sus necesidades, con un diseño
creado o con una presentación que ya incluya diseño y sugerencias de contenido.
Crear una presentación desde cero

Crear una presentación desde cero permite personalizarla completamente.
1. En la Galería de proyectos, haga clic en Documentos en blanco en la lista
Categoría y, a continuación, haga clic en Presentación de PowerPoint.
Nota Cuando abra PowerPoint por primera vez, se abrirá la Galería de
proyectos. También puede abrir la Galería de proyectos en cualquier momento
haciendo clic en Galería de proyectos en el menú Archivo.
2. Seleccione el diseño que desee como diapositiva de título, Diapositiva de
título, por ejemplo, y haga clic en Aceptar.
85
3. Escriba el contenido que desee para la diapositiva.
Puede agregar texto en el panel de diapositivas o en el panel de esquema.
4. Haga clic en Nueva diapositiva .

5. Seleccione un diseño para la siguiente diapositiva y, a continuación, haga clic
en Aceptar.
6. Agregue el contenido que desee.
Repita los pasos del 4 al 6 por cada nueva diapositiva.

8. En el cuadro Guardar como, escriba el nombre de la presentación y, a
continuación, haga clic en Guardar.
Sugerencia Para ver el aspecto de la presentación, haga clic en la primera
diapositiva y, después, en Presentación , en la esquina inferior izquierda de la
ventana de PowerPoint. Haga clic para cambiar de diapositiva.
Crear una presentación a partir de una plantilla de diseño

Las plantillas de diseño son presentaciones que ya incluyen un formato de fondo y
combinaciones de colores. Con ellas, lo único que tiene que hacer es agregar texto.
1. En la Galería de proyectos (menú Archivo), haga clic en la flecha situada
junto a Presentaciones en la lista Categoría y, a continuación, haga clic en
Diseños.
2. Haga clic en el diseño que desee y, a continuación, en Aceptar.
Para ver una lista de diseños y tipos de documentos en lugar de vistas previas en
miniatura, haga clic en Lista en el menú emergente Ver.
3. Seleccione un diseño para la diapositiva de título.
4. En la diapositiva de título, escriba el título y demás elementos que desee.
5. Haga clic en Nueva diapositiva y, a continuación, seleccione el diseño de

la siguiente diapositiva.
6. Agregue el contenido que desee.
Repita los pasos 5 y 6 por cada nueva diapositiva.
86
8. Dé un nombre a la presentación y, a continuación, haga clic en Guardar.
Crear una presentación a partir del contenido y el diseño

sugeridos
PowerPoint incluye plantillas de contenido, que contienen elementos de diseño y
contenido sugerido para tareas específicas, como crear un certificado o llevar a cabo una
reunión de aprendizaje.
Contenido.
2. Haga clic en la presentación que desee y, a continuación, en Aceptar.
PowerPoint abre una presentación de muestra a la que puede agregar sus
propios textos e imágenes.
3. Modifique la presentación de muestra para que se ajuste a sus necesidades.
Por ejemplo, sustituya el texto del ejemplo por uno escrito por usted, agregue o
elimine diapositivas, y agregue las imágenes y elementos que desee.

5. Dé un nombre a la presentación y, a continuación, haga clic en Guardar.
Insertar imágenes y sonidos

Puede hacer que las presentaciones resulten más atractivas agregando imágenes y
sonidos. Las imágenes y sonidos también pueden ayudar a destacar ciertos puntos.
Puede insertar imágenes y sonidos de otros programas diferentes a PowerPoint o utilizar
las imágenes, sonidos y películas de la Galería de imágenes.
87
Insertar una imagen
1. Abra la diapositiva en la que desee agregar una imagen.
2. En la vista Normal, elija Imagen en el menú Insertar y, a continuación, haga
clic en Desde archivo.
3. Utilice el explorador de columna para buscar la carpeta que contenga la imagen
que desee insertar y, a continuación, haga clic en ella.
• Para incrustar la imagen en la diapositiva, haga clic en Insertar.
• Para vincular la imagen de la presentación con el archivo de imagen de la
unidad de disco duro, active la casilla de verificación Vincular al archivo
y, a continuación, haga clic en Insertar.
Nota Si vincula una imagen con una presentación, la imagen de la presentación
reflejará los cambios efectuados en el archivo de imagen original. No obstante, una
imagen vinculada no pasa a formar parte de la presentación. Para guardar archivos
vinculados, consulte el procedimiento “Guardar una presentación como un Paquete
de PowerPoint” en la página 90 en este capítulo.
Insertar imágenes de la Galería de imágenes

La Galería de imágenes contiene una amplia variedad de imágenes, sonidos y películas
que podrá insertar inmediatamente y utilizar en sus presentaciones.
1. Abra la diapositiva en la que desee agregar una imagen prediseñada.
2. Haga clic en Insertar imagen prediseñada .

3. Haga clic en la categoría que desee y después haga clic en la imagen.
4. Haga clic en Insertar.
Insertar música o sonido en una diapositiva

1. Abra la diapositiva en la que desee agregar música o sonido.
2. En el menú Insertar, señale Películas y sonidos.
88
• Para insertar un sonido de la Galería de imágenes, haga clic en Sonido de la
Galería, busque el sonido que desee y, a continuación, haga clic en
Insertar.
Nota Hay sonidos adicionales disponibles en el Value Pack de Office X.
• Para insertar un sonido desde otro lugar, haga clic en Sonido de archivo,
busque la carpeta que contenga el sonido, seleccione el archivo y, a
continuación, haga clic en Insertar. Haga clic en Sí para que el sonido se
reproduzca automáticamente cuando muestre la diapositiva, o en No para
que el sonido se reproduzca sólo cuando haga clic en el icono de sonido
durante una presentación.
En la diapositiva aparecerá un icono de sonido.
• Para abrir el sonido en la vista Normal, haga doble clic en el icono de
sonido.
• Para cambiar la configuración de la reproducción, por ejemplo, para repetir
el sonido o agregarle un efecto de animación, en el menú Presentación elija
Animaciones y, a continuación, haga clic en Personalizar.
Guardar presentaciones
En la sección “Crear presentaciones”, aprendió a guardar una presentación haciendo clic
en Guardar . De este modo se guarda una presentación como archivo de
presentación de PowerPoint, que funciona muy bien en muchos aspectos. Sin embargo,
PowerPoint proporciona muchas más formas de guardar las presentaciones. Puede
guardar las presentaciones como páginas Web, guardarlas para que se abran
automáticamente como presentaciones de diapositivas o guardar las presentaciones y
todos los archivos vinculados como Paquetes PowerPoint.
Guardar una presentación como página Web

Si convierte la presentación en una página Web, podrá compartirla con más personas.
Los usuarios sólo necesitarán un explorador Web para ver una presentación Web.
1. Abra la presentación que desea guardar en Web.
89
3. Dé un nombre a la presentación, haga clic en una ubicación y, a continuación,
haga clic en Opciones Web.
4. En la ficha General, escriba un título para la página en el cuadro Título de la
página Web y haga clic en Aceptar.
(FTP).
Guardar una presentación para que se abra siempre como una

presentación con diapositivas
Puede guardar una presentación de modo que se abra automáticamente como una
presentación con diapositivas en vez de que se abra para ser modificada en PowerPoint.
Podría guardar una presentación como una presentación con diapositivas si se
encontrara configurando un equipo para ofrecer una presentación en una reunión y
deseara iniciar la presentación con diapositivas desde el escritorio.
1. Abra la presentación que desee guardar como una presentación con
diapositivas.
3. En el menú emergente Formato, haga clic en Presentación de PowerPoint.
Nota PowerPoint guarda la presentación como un archivo con extensión de
archivo .pps, lo que indica que se trata de una presentación con diapositivas de
PowerPoint. Al abrir este tipo de archivos desde el escritorio o desde el Finder, se
iniciará automáticamente como una presentación con diapositivas. Para modificar el
archivo, abra PowerPoint y abra su presentación con diapositivas de PowerPoint
haciendo clic en Abrir en el menú Archivo y, a continuación, doble clic en
Presentación de PowerPoint.
Guardar una presentación como un Paquete PowerPoint

Si va a compartir la presentación con otros, puede guardarla como Paquete PowerPoint.
Cuando se guarda un Paquete, PowerPoint automáticamente reúne en una carpeta todos
los archivos vinculados (imágenes, sonidos, películas, etc.) que utilice sus presentación.
Así, la presentación será portátil y, por tanto, fácil de copiar, almacenar en un disco
compacto, enviar y compartir.
1. Abra la presentación que desee guardar como un Paquete PowerPoint.
90
3. En el menú emergente Formato, haga clic en Paquete PowerPoint.
4. En el cuadro Guardar como, escriba un nuevo nombre para la presentación.
Funcionamiento de PowerPoint X
Ahora que ya ha aprendido algunas de las cuestiones básicas sobre el uso de
PowerPoint, puede empezar a utilizarlo para crear atractivas presentaciones. En esta
sección encontrará tareas reales que puede realizar con PowerPoint X. Puede utilizar
estos ejemplos como punto de partida y después personalizarlos según sus necesidades.
• Crear una película de un álbum de fotos
• Crear una presentación de ejecución automática
• Crear una presentación utilizando el Asistente para autocontenido
• Crear una presentación utilizando un diseño de presentación
• Crear una banda sonora de fondo para una presentación
Crear una película de un álbum de fotos

Puede crear una película de un álbum de fotos para revivir sus vacaciones favoritas,
guardar los queridos recuerdos de familia o revisar los modernos aparatos que vio en la
feria de muestras. En este ejemplos se utilizan unas vacaciones, pero puede emplear los
mismos procedimientos para compilar cualquier álbum de fotos y guardarlo como una
película QuickTime. PowerPoint permite combinar fotos, texto, película de vídeo y
sonidos o música de fondo para crear una presentación multimedia. Y puede guardar el
resultado en Web o enviarlo por correo electrónico a otras personas. Utilizando el
ejemplo de crear una película de un álbum de fotos a partir de las imágenes y sonidos
recopilados durante unas vacaciones, en este escenario aprenderá a:
• Comenzar con una presentación en blanco
• Insertar fotos de un escáner o una cámara digital
• Insertar película de vídeo
• Incluir música o sonido
• Configurar transcripciones de diapositivas
• Guardar un presentación como una película de PowerPoint
91
Comenzar con una presentación en blanco
Cuando comienza a partir de cero con una presentación en blanco, tiene la flexibilidad
de poder decidir la organización, el diseño y la combinación de colores que va a utilizar.
1. En la Galería de proyectos (menú Archivo), seleccione Documentos en
blanco en la lista Categoría.
2. Haga clic en Presentación de PowerPoint y, a continuación, en Aceptar.
3. Haga clic en un diseño para la diapositiva de título, Diapositiva de título, por
ejemplo, y haga clic en Aceptar.
4. En la diapositiva de título, escriba el título y demás elementos que desee.
5. Haga clic en Nueva diapositiva , elija un diseño para la siguiente

diapositiva y, a continuación, haga clic en Aceptar.
6. Agregue el contenido y después repita el paso 5 siempre que desee crear
diapositivas adicionales.
Insertar fotos de un escáner o una cámara digital

Si durante sus vacaciones tomó fotos con una cámara de fotos, puede digitalizarlas para
utilizarlas en su presentación. Si tomó las fotos con una cámara digital, puede insertar
las imágenes en PowerPoint. Puede insertar las fotos directamente desde un escáner o
una cámara digital siempre que estos dispositivos sean compatibles con TWAIN o
admitan complementos de Adobe Photoshop.
1. Muestre la diapositiva en la que desee insertar la imagen digitalizada.
2. Coloque la imagen en el escáner o conecte al equipo la cámara digital que
contiene la imagen.
3. En el menú Insertar, elija Imagen y haga clic en Desde escáner o cámara.
4. Seleccione su escáner o cámara digital en el menú emergente Dispositivos y, a
continuación, haga clic en Adquirir.
• Si el dispositivo seleccionado es un escáner y desea utilizar la configuración
predeterminada para digitalizar la imagen, haga clic en Calidad Web y,
después, en Insertar para digitalizar la imagen.
• Si el dispositivo seleccionado no es un escáner (por ejemplo, una cámara
digital) o si desea personalizar la configuración antes de digitalizar la
imagen, haga clic en Personalizar inserción. PowerPoint iniciará el
programa que se entregó con el dispositivo. Siga las instrucciones del
dispositivo que esté utilizando.
92
6. Si fuese necesario, utilice las herramientas de las barras de herramientas Paleta
de formato o Imagen para recortar o girar una imagen, y ajustar su brillo,
contraste, color y otras características.
Notas
• Algunos dispositivos van acompañados de más de un programa de software.
Si no está seguro de qué software debe utilizar, consulte la documentación
del dispositivo o póngase en contacto con el fabricante.
• El botón Insertar puede no estar disponible en algunos escáneres debido a
que el software de éstos no admite digitalización automática. En su lugar,
utilice el botón Personalizar inserción.
Insertar película de vídeo

Si ha realizado tomas con vídeo durante sus vacaciones, puede insertar la película en
una presentación de PowerPoint. Los archivos de vídeo deben tener un formato que
utilice PowerPoint, como QuickTime, QuickTime VR, MPEG o Vídeo para Windows.
1. En la vista Normal, muestre la diapositiva a la que desee agregar vídeo.
2. En el menú Insertar, seleccione Películas y sonidos, haga clic en Película de
archivo, busque la carpeta que contiene el vídeo y, a continuación, haga doble
clic en el vídeo que desee.
3. Haga clic en Sí cuando PowerPoint le pregunte si desea que la película se
reproduzca automáticamente cuando se muestre la diapositiva.
Incluir música o sonido

Puede agregar música o sonido a su álbum de fotos y así proporcionarle un efecto
dramático o gracioso. Cualquier sonido que haya grabado durante sus vacaciones puede
valer para darle un toque diferente.
1. En la vista Normal, muestre la diapositiva a la que desee agregar música o
sonido.
93
2. En el menú Insertar, elija Películas y sonidos y, a continuación, siga uno de
estos procedimientos:
• Para insertar un sonido de la Galería de imágenes de Microsoft, haga clic en
Sonido de la Galería, elija una categoría y, a continuación, haga doble clic
en el sonido que desee.
• Para insertar un sonido desde un archivo en su equipo, haga clic en Sonido
de archivo, busque la carpeta que contenga el sonido, selecciónelo y, a
continuación, haga clic en Insertar.
Nota Para abrir el sonido en la vista Normal, haga doble clic en el icono de
sonido.
Insertar música o sonidos de fondo de sus vacaciones puede agregar una dimensión
extra a su álbum de fotos.
Configurar transiciones de diapositivas

Las transiciones entre diapositivas, por ejemplo, un efecto de cambio gradual, pueden
hacer visualmente más atractivo su álbum de fotos.
1. En la vista Normal, seleccione la diapositiva o diapositivas a las que desee
agregar una transición.
2. En el menú Presentación, haga clic en Transición de diapositiva.
94
3. En Efecto, en el menú emergente, haga clic en la transición elegida y, a
continuación, seleccione las demás opciones que desee.
Haga clic en la transición que desee aplicar.
Haga clic para seleccionar la velocidad de transición de la diapositiva y para obtener

una vista previa de todo el efecto.
Haga clic para aplicar la transición a la diapositiva seleccionada.

• Para aplicar la transición a la diapositiva seleccionada, haga clic en
Aplicar.
• Para aplicar la transición a cada una de las diapositivas de la presentación,
haga clic en Aplicar a todas.
5. Para ver la transición, en el menú Presentación haga clic en Vista previa de la
animación.
6. Repita los pasos del 1 al 5 para cada diapositiva a la desee agregar una
transición diferente.
95
Guardar una presentación como una película de PowerPoint
Una vez creada la presentación en PowerPoint, puede convertirla en una película. Puede
compartir su película de PowerPoint enviándola por correo electrónico, publicándola en
Web o reproduciéndola en su equipo.
1. En el menú Archivo, haga clic en Crear una película.
2. Para ajustar las opciones de la película de PowerPoint, haga clic en Ajustar
configuración y, a continuación, haga clic en Siguiente.
3. Seleccione las opciones que desee y haga clic en Aceptar.
4. En el cuadro Guardar como, escriba el nombre de la película.
Si la película la van a ver usuarios de Microsoft Windows, active la casilla de
verificación Anexar extensión de archivo.
Sugerencia Para reproducir una película de PowerPoint, asegúrese de que tiene
instalado QuickTime versión 4.1 o superior y, a continuación, haga doble clic en el
archivo de película de PowerPoint.
Crear una presentación de ejecución automática

Mediante la utilización de una presentación automática, puede comunicar información
sin necesidad de estar presente para ejecutar la presentación. Las presentaciones
autoejecutables son estupendas para eventos como una reunión familiar, una fiesta de
cumpleaños o una feria de muestras. Puede configurar una presentación para que se
ejecute automáticamente y se reinicie al finalizar, o configurarla para que el usuario
pueda recorrerla utilizando un mouse (ratón). En este escenario aprenderá a:
• Configurar una presentación automática
• Establecer intervalos automáticos
• Establecer intervalos manuales con botones de acción
• Agregar narración sonora
Configurar una presentación automática

1. Cree una presentación de PowerPoint o abra una que haya creado.
2. En el menú Presentación, haga clic en Configurar presentación.
3. Haga clic en Examinada en exposición (pantalla completa) y, a continuación,
96
Establecer intervalos automáticos
Puede registrar los intervalos automáticamente al ensayar una presentación. En modo de
ensayo, PowerPoint controla el tiempo que aparece una diapositiva y establece el
intervalo correspondiente. Cuando termine, podrá aceptar los intervalos o volver a
intentarlo.
1. En el menú Presentación, haga clic en Ensayar intervalos para iniciar la
presentación en modo de ensayo.
2. Cuando considere que ha transcurrido el tiempo suficiente, haga clic en la
pantalla para avanzar a la siguiente diapositiva.
3. Cuando llegue al final de la presentación, haga clic en Sí para aceptar los
intervalos, o en No si no desea conservarlos.
Establecer intervalos manuales con botones de acción

Con los intervalos manuales, los usuarios pueden desplazarse por la presentación a su
ritmo utilizando el mouse (ratón). Puede guiar la ruta de desplazamiento insertando
botones de acción. Estas formas de fácil identificación, tales como flechas hacia la
derecha y hacia la izquierda, permiten a los usuarios saltar fácilmente de una diapositiva
a otra.
1. En la vista Normal, seleccione la diapositiva en la que desee colocar un botón.
Sugerencia Para colocar botones en cada diapositiva, en el menú Ver
seleccione Patrón y, a continuación, haga clic en Patrón de diapositivas.
2. En el menú Presentación, seleccione Botones de acción y, a continuación,
haga clic en el botón que desee, por ejemplo, en Diapositiva siguiente.
3. Haga clic en el lugar de la diapositiva en el que desee colocar el botón.
4. En el menú emergente Hipervínculo a, haga clic en Diapositiva siguiente y,
después, en Aceptar.
Sugerencia Para cambiar el tamaño del botón, utilice el controlador de tamaño
para arrastrar la forma hasta obtener el tamaño que desea. Para mantener la relación
entre el ancho y el alto de la forma, mantenga presionada la tecla MAYÚSCULAS
mientras la arrastra.
Agregar narración sonora

Puede grabar una narración de una presentación completa o sólo de las diapositivas
seleccionadas. Recuerde que utilizar una narración sonora no es una buena idea si la
presentación se va a realizar en un lugar con mucho ruido o si entre el público va a
haber personas sordas o con dificultades de audición. Para grabar una narración, conecte
un micrófono al equipo.
97
1. En el menú Presentación, haga clic en Grabar narración.
Aparecerá un cuadro de diálogo con el número de minutos que puede grabar, así
como con otras opciones.
2. Haga clic en Grabar para comenzar la grabación.
3. Avance a través de la presentación y vaya agregando la narración.
4. Cuando aparezca el cuadro de mensajes, haga clic en Sí para guardar los
intervalos con la narración. Para guardar sólo la narración, haga clic en No.
En la esquina inferior derecha de cada diapositiva que tenga narración,
aparecerá un icono de sonido.
Nota Al proyectar la presentación, la narración se reproducirá
automáticamente.
Crear una presentación utilizando el Asistente para

autocontenido
El Asistente para autocontenido crea una presentación basada en los datos que le
proporcione sobre el tipo de presentación que desea crear y el modo en que piensa
presentarla. El asistente también abre una presentación de muestra para ayudarle con el
contenido y el diseño. Puede utilizar el Asistente para autocontenido para crear
presentaciones para muchos de los temas empresariales más comunes. En este escenario
se creará una presentación para recomendar una nueva estrategia y en él aprenderá a:
• Utilizar el Asistente para autocontenido
• Modificar una presentación
• Vincular diapositivas con un sitio Web
• Ordenar las diapositivas de la presentación
• Crear notas de orador
• Crear documentos para el público
• Mostrar una presentación
• Crear transparencias para proyector
98
Utilizar el Asistente para autocontenido
1. En la Galería de proyectos (menú Archivo), seleccione Documentos en
blanco en la lista Categoría y haga doble clic en Asistente para
autocontenido.
2. En la primera página del asistente, haga clic en el tipo de presentación que
piensa crear, por ejemplo, Recomendar una estrategia.
3. Complete el resto del Asistente y, a continuación, haga clic en Finalizar.

El asistente proporciona una presentación de muestra de nueve diapositivas.
Sugerencia Para cambiar el diseño de las diapositivas de la presentación,
haga clic en Diseño de diapositiva en el menú Formato, seleccione el diseño
que desee utilizar y, a continuación, haga clic en Aplicar.
99
Modificar una presentación
El Asistente le ofrece una estructura predeterminada para la presentación. Es muy fácil
agregar, eliminar y modificar diapositivas en PowerPoint para ajustarlas a las
necesidades de una presentación específica.
Vista Normal Vista Clasificador de diapositivas
Vista Esquema Vista Presentación con diapositivas
Vista Diapositiva
Cree y modifique la presentación en las cuatro primeras vistas de PowerPoint. Utilice la
vista Presentación con diapositivas para ensayar y realizar la presentación.
1. Escriba nuevo texto en lugar del texto de muestra. Puede utilizar la barra de
desplazamiento para pasar a otras diapositivas o escribir el texto en el panel de
esquema.
Sugerencia Para agregar una diapositiva, haga clic en Nueva
diapositiva . Para eliminar una diapositiva, selecciónela en el esquema y, a

continuación, presione la tecla SUPR.
2. Una vez que haya terminado, haga clic en Guardar en el menú Archivo.
100
Vincular diapositivas con un sitio Web
Amplíe el alcance de su presentación vinculando una diapositiva a un sitio apropiado de
Web. También puede agregar un hipervínculo a texto o a objetos de una presentación y
utilizarlo para ir a otra presentación, a otra diapositiva de la misma presentación o a un
archivo de otro programa. Para obtener más información acerca de cómo crear otros
tipos de hipervínculos, busque el tema “Crear hipervínculos en una presentación” en la
Ayuda de PowerPoint.
1. Seleccione el texto o el objeto que desea vincular.

2. En el menú Insertar, haga clic en Hipervínculo.
3. En el cuadro Vincular a, escriba o pegue la dirección Web con la que desee
vincularse y, a continuación, haga clic en Aceptar.
4. El vínculo aparece en la diapositiva.
Sugerencias
• Para que aparezca una señal visual al situar el puntero sobre el hipervínculo,
haga clic en Hipervínculo y, a continuación, en Información en pantalla.
Escriba el texto que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.
• Para obtener una vista previa del aspecto que tendrá un hipervínculo en la
presentación con diapositivas, en el menú Ver haga clic en Presentación
con diapositivas.
101
Ordenar las diapositivas de la presentación
En la vista Clasificador de diapositivas puede obtener una vista previa de toda la
presentación en forma de diapositivas en miniatura, por lo que resulta fácil cambiar el
orden de las diapositivas.
1. En el menú Ver, haga clic en Clasificador de diapositivas.

2. Para mover una diapositiva, arrástrela a la ubicación que desee.
Crear notas del orador

Puede crear notas correspondientes a cada diapositiva como ayuda para recordar los
puntos importantes durante una presentación.
1. En el menú Ver, haga clic en Página de notas.
102
2. Haga clic en el cuadro de notas y, a continuación, escriba las notas para la
diapositiva actual.
3. Utilice la barra de desplazamiento para ir hasta las demás diapositivas a las que
desee agregar notas.
Nota El texto que escriba en la vista notas no es visible en la diapositiva.
Sugerencia Para ampliar la vista, haga clic en la flecha situada junto a
Zoom y haga clic en un porcentaje.
Crear documentos para el público

Los documentos de las diapositivas ayudan a los asistentes a la presentación a tomar
notas y a conservar los puntos importantes para futuras referencias. Los documentos
sólo muestran las diapositivas y no incluyen notas del orador.
1. En el menú Ver, seleccione Patrón y, a continuación, haga clic en Patrón de
documentos.
2. Para agregar un registro de fecha y hora a los documentos, seleccione
<fecha/hora> en Área de fecha, en el menú Insertar haga clic en Fecha y
hora, seleccione el formato que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.
103
3. Para cambiar la combinación de colores o el fondo de la diapositiva (a fin de
facilitar la lectura de los documentos), en el menú Formato haga clic en
Combinación de colores del documento o en Fondo del documento y realice
los cambios.
Nota Los cambios que realice en el Patrón de documentos sólo aparecen en
los documentos, no en las diapositivas de la presentación.
4. En la barra de herramientas Patrón de documentos, haga clic en el número de
diapositivas que desea en cada página. Puede imprimir los documentos con 2, 3,
4, 6 o 9 diapositivas por página.
5. En la barra de herramientas Patrón, haga clic en Cerrar.

6. En el menú Archivo, elija Imprimir.
7. En el menú emergente que contiene la palabra Diseño, haga clic en Microsoft
PowerPoint.
104
8. En el menú emergente Imprimir, haga clic en el número de diapositivas que
desea en cada documento y, a continuación, en Imprimir.
Mostrar una presentación

Cuando complete la presentación, puede obtener una vista previa de la misma o
mostrarla. La vista Presentación con diapositivas convierte un monitor en una pantalla
similar a la de un proyector para mostrar la presentación.
1. En el menú Ver, haga clic en Presentación.
2. Haga clic en una diapositiva cada vez para avanzar en la presentación.
Sugerencia Para finalizar una presentación antes de llegar a la última
diapositiva, presione la tecla ESC.
105
Crear transparencias para proyector
Puede imprimir las diapositivas como transparencias en color o en blanco y negro, y
realizar la presentación utilizando un retroproyector. Si sabe de antemano que va a
utilizar transparencias, elija la opción que crea conveniente cuando el Asistente para
autocontenido pregunte, “¿Qué tipo de reproducción desea utilizar? ” El asistente ajusta
la reproducción para obtener transparencias de la mejor calidad.
Si su impresora no permite realizar transparencias para proyector o no dispone de

opciones de color de alta calidad, puede llevar la presentación en un disco (o enviarla
por correo electrónico) a un servicio de impresión.
106
Crear una presentación utilizando un diseño
de presentación
Por ejemplo, puede crear una presentación para orientación de empleados utilizando un
diseño de presentación en lugar del Asistente para autocontenido. Los diseños de la
presentación determinan el aspecto que ésta tendrá aplicándole una combinación de
colores, formatos personalizados y fuentes con estilos, pero no proporciona contenido.
Puede utilizar los diseños de presentaciones siempre que desee un diseño creado, pero el
contenido deberá proporcionarlo usted. En este escenario aprenderá a:
• Seleccionar un diseño de presentación
• Insertar imágenes
• Aplicar efectos de animación
• Utilizar el Desplazamiento por diapositivas
Seleccionar un diseño de presentación

Puede seleccionar una plantilla de diseño que resulte atractiva al público y coordinarla
con el mensaje que desee transferir.
Diseños.
107
2. Haga clic en el diseño que desee y, a continuación, en Aceptar.
3. Haga clic en un diseño para la diapositiva de título, Diapositiva de título, por

ejemplo, y haga clic en Aceptar.
4. Escriba el contenido que desee.
108
6. Seleccione un diseño para la primera diapositiva y, a continuación, haga clic en
Aceptar.
Este diseño es una buena opción para diapositivas que incluyen texto e imágenes.
7. Para crear diapositivas adicionales, repita los pasos 5 y 6.
Sugerencia Para aplicar el mismo diseño a todas las diapositivas de la
presentación, active la casilla de verificación No volver a mostrar este cuadro
de diálogo. Si desea que el cuadro de diálogo Nueva diapositiva vuelva a estar
presenta, seleccione Cuadro de diálogo Nueva diapositiva en la ficha Ver del
cuadro de diálogo Opciones (menú PowerPoint, comando Opciones).
109
Insertar imágenes
La inclusión de imágenes en las diapositivas puede hacer que la presentación para
orientación de empleados resulte más interesante y atractiva.
1. Para insertar imágenes prediseñadas, muestre la diapositiva a la que desee
agregar una imagen.
2. En el menú Insertar, seleccione Imagen y haga clic en Imágenes
prediseñadas.
3. Seleccione la imagen que desee y después haga clic en Insertar.
4. Para ajustar o alterar la imagen, en la Paleta de formato, utilice las
herramientas de Imagen.
Sugerencia Para insertar imágenes propias en la Galería de imágenes de
Microsoft, busque el tema “Agregar una imagen a la Galería de imágenes” en la
Ayuda de PowerPoint.
Aplicar efectos de animación

Puede hacer que la presentación de orientación sea entretenida utilizando animación
para realzar una línea de texto o una imagen.
1. En la vista Normal, seleccione la diapositiva que contiene el texto o los objetos
que desea animar.
2. En el menú Presentación, elija Animaciones y, a continuación, haga clic en
Personalizar.
3. En Seleccione los elementos para animar, seleccione el texto o el objeto que
desea animar.
110
4. En la ficha Efectos, seleccione las opciones que desee.
5. Haga clic en Reproducir para ver el aspecto de la selección cuando se le aplica

animación.
6. Para cambiar el orden de animación, haga clic en la ficha Orden y animación,
seleccione ésta para el objeto en Orden de animación y, a continuación, haga
clic en una de las flechas para desplazarla hacia arriba o hacia abajo en la lista.
7. Para establecer el intervalo, en la ficha Orden y animación, seleccione la
animación para el objeto y, a continuación, una de las siguientes opciones en
Iniciar animación:
• Para iniciar manualmente la animación haciendo clic en el botón del mouse
(ratón), haga clic en Al hacer clic con el mouse.
• Para iniciar la animación automáticamente, haga clic en Automáticamente
y, a continuación, introduzca el número de segundos que deben transcurrir
entre animaciones.
Sugerencia Una forma rápida de aplicar efectos de animación es seleccionar
el objeto que desee animar (en vista Normal) seleccionar Animaciones en el
menú Presentación y hacer clic en la opción que desee.
111
Utilizar el Desplazamiento por diapositivas
El Desplazamiento por diapositivas ayuda a localizar y a saltar a diapositivas que no
están en secuencia. En presentaciones que solicitan la participación del público, por
ejemplo, en una presentación para orientación de empleados, esta función permite
responder a preguntas y volver a puntos tratados anteriormente en la presentación con
mayor facilidad.
1. Para mostrar la barra de Desplazamiento por diapositivas, en el menú
PowerPoint, haga clic en Opciones.
2. En la ficha Ver, haga clic en Desplazamiento por diapositivas en el menú
emergente Presentación y, a continuación, haga clic en Aceptar.
3. En el menú Ver, haga clic en Presentación.
La barra de Desplazamiento por diapositivas aparece en la parte inferior de la
pantalla.
4. Para mostrar una miniatura de cada diapositiva, seleccione la barra de
desplazamiento y mantenga presionado el botón del mouse (ratón).
Puede desplazarse fácilmente a diapositivas concretas de la presentación moviendo la

barra de Desplazamiento por diapositivas para ver las miniaturas de las mismas.
112
Crear una banda sonora de fondo para una
presentación
Puede crear una banda sonora de fondo para su presentación estableciendo un sonido
que se reproduzca mientras la presentación se esté ejecutando. Si la presentación es más
larga que el sonido, éste se reiniciará. Las bandas sonoras de fondo pueden ser útiles
para las presentaciones que se ejecuten sin supervisión y no tengan narración.
Dependiendo del origen de la banda sonora y del tipo de presentación, existen diferentes
maneras de agregar una banda sonora de fondo que se reproduzca continuamente a una
presentación. PowerPoint admite muchos formatos de archivos de sonido comunes,
incluidos los archivos MP3. En este escenario aprenderá a:
• Utilizar un archivo de sonido como banda sonora de fondo en una presentación
• Utilizar un archivo de sonido como banda sonora de fondo en una película de
PowerPoint
Utilizar un archivo de sonido como banda sonora de fondo en

una presentación
1. Abra la presentación a la que desee agregar una banda sonora.
2. En el menú Insertar, señale Películas y sonidos y, a continuación, haga clic en
Sonido de archivo.
3. Localice el sonido que desee y después haga clic en Insertar.
4. Haga clic en Sí cuando PowerPoint le pregunte si desea que el sonido se
reproduzca automáticamente cuando se muestre la diapositiva.
5. En la primera diapositiva, asegúrese de que está seleccionado el icono de sonido
.
Personalizar.
113
7. En la ventana Personalizar animación, haga clic en la ficha Opciones y
cambie los valores para que coincidan con los que se muestran en la siguiente
ilustración y, a continuación, haga clic en Aceptar.
La ficha Opciones de la ventana Personalizar animación

Notas
• Para garantizar que el sonido se reproduzca continuamente durante toda la
presentación, puede introducir el valor máximo, 999, en el cuadro Después
de __ diapositivas.
• Si activa la casilla de verificación Repetir la reproducción hasta su
interrupción la banda sonora se reproducirá hasta que finalice la presentación.
Si la presentación está configurada para que el sonido se repita continuamente
(como ocurre en modo de exposición), la banda sonora volverá a empezar
cuando la presentación vuelva a la primera diapositiva. Si no desea que el
sonido se reinicie cuando vuelva a empezar la presentación, quizás sea una
buena idea que utilice como sonido de banda sonora de fondo un tema musical
de un CD y que ejecute el programa de reproducción de CD de Apple mientras
la programación se esté ejecutando.
114
• Active la casilla de verificación Ocultar después de la reproducción para
ocultar el icono de sonido en la primera diapositiva cuando se esté viendo la
presentación.
Utilizar un archivo de sonido como banda sonora de fondo en

una película de PowerPoint
1. Abra la presentación guardada a la que desee agregar una banda sonora.
2. En el menú Archivo, haga clic en Crear una película.
3. Haga clic en Ajustar configuración y, a continuación, en Siguiente.
4. En el menú emergente Banda sonora de fondo, haga clic en Seleccionar
banda sonora.
La ventana Opciones de las películas
115
5. Localice el sonido que desee y después haga clic en Elegir.
Nota PowerPoint admite muchos formatos de archivos de sonido comunes,
incluidos los archivos MP3.
6. En la ventana Opciones de las películas, seleccione cualquier otra opción que
desee y haga clic en Aceptar.
7. Haga clic en Guardar para guardar una presentación como una película de
PowerPoint.
Utilizar PowerPoint con soltura

Ahora que ya ha conoce PowerPoint y ha practicado su uso, puede empezar a utilizarlo
solo. Para obtener más información sobre PowerPoint, puede leer la Ayuda de
PowerPoint o visitar el sitio Web de Mactopia en http://www.microsoft.com/mac. A
medida que utilice PowerPoint para sus proyectos, vaya intentando nuevas acciones y
así irá descubriendo todas las funciones que convierten la creación de presentaciones en
una tarea fácil y divertida.
116
Microsoft Entourage X para Mac
Presentación de Entourage X para Mac.....................................................118

Novedades de Entourage X .......................................................................118
Conceptos básicos de Entourage X............................................................120
Funcionamiento de Entourage X ...............................................................127
Personalizar la Libreta de direcciones con imágenes..........................128
Crear y administrar una lista de tareas ................................................129
Crear una nota y vincularla a una tarea ...............................................131
Agregar al calendario un evento que ocurre una sola vez...................133
Invitar a alguien a un evento ...............................................................134
Agregar al calendario un evento periódico .........................................136
Personalizar el Calendario agregándole los días no laborables...........138
Organizar los contactos en la Libreta de direcciones ..........................138
Enviar un mensaje a todos los miembros de un grupo........................141
117
Presentación de Entourage X para Mac
Microsoft® Entourage™ X para Mac® es un completo programa de administración de
correo electrónico e información personal que le permite comunicarse con otros y
organizar información personal. Este capítulo se divide en tres secciones principales:
Novedades de Entourage X Información general sobre las mejoras del producto y las
nuevas funciones.
Conceptos básicos de Entourage Selección de las funciones más básicas,
especialmente útiles si es la primera vez que utiliza Entourage.
Funcionamiento de Entourage X Ejemplos de las muchas tareas que puede realizar
con Entourage X y los pasos que le ayudarán a lograrlas.
sobre Entourage en la Ayuda de Entourage (en el menú Ayuda, haga clic en Buscar en
la Entourage de Excel o en Contenido de la Ayuda de Entourage) y en el sitio Web
de Mactopia en http://www.microsoft.com/mac.
Novedades de Entourage X
Si ha utilizado Entourage anteriormente, quizás desee conocer lo que ha cambiado. La
nueva versión, Entourage X, ofrece un gran número de funciones avanzadas que
facilitan aun más la comunicación con otros y la organización de información personal.
Apariencia similar a Mac OS X Entourage X obtiene los mejores resultados del
nuevo diseño de Mac OS X, que incorpora una interfaz “aguamarina”, una novedad que
permite encontrar y utilizar las funciones más fácilmente. Los nuevos botones de
exploración y el menú Ir a (disponible en el menú Archivo) le ayudarán a moverse
entre funciones con rapidez. Además, los nuevos métodos abreviados de teclado de OS
X permiten realizar tareas específicas más rápidamente. Por ejemplo, presione !+M
para minimizar de inmediato la ventana activa.
Contenido enriquecido Vamos a comunicarnos. Personalice sus mensajes de correo
electrónico insertando directamente en ellos imágenes, imágenes de fondo, sonidos y
películas. Entourage es compatible ahora con contenido enriquecido en mensajes, firmas
y notas.
Cortar, copiar y pegar mejorados Copie o corte texto con formato de un documento
de Microsoft Office y péguelo en un elemento de Entourage. El texto pegado, incluidas
las fuentes, colores de fuente y tamaños, listas con viñetas, numeraciones y
alineaciones, conserva las opciones de formato que se hayan seleccionado en el
documento original. Además, si el documento de Office contiene gráficos, tablas u otros
elementos gráficos, simplemente péguelos en un elemento de Entourage como una
imagen.
118
Lista de las direcciones utilizadas recientemente Poner la dirección a un mensaje no
ha sido nunca tan fácil. Cuando cree un mensaje y comience a escribir la dirección, una
lista de las direcciones utilizadas recientemente le permite de modo inmediato elegir
entre las personas con las que ha intercambiado mensajes recientemente, así como entre
los contactos y grupos de su Libreta de direcciones. ¿Qué ocurre si la lista es demasiado
larga? Con solo hacer clic en un botón todas las direcciones se eliminan, excepto las de
la Libreta de direcciones. Si prefiere excluir las direcciones utilizadas recientemente de
la lista, desactive la función.
Calendario rediseñado Los nuevos diseños dan como resultado una versatilidad
mejorada: cambie entre las vistas Día, Semana, Semana laboral y Mes con un solo clic.
Lleve un seguimiento de la lista de tareas rápidamente con el nuevo panel Tareas que
mantiene visibles las tareas actuales mientras comprueba los eventos en cualquier vista
Calendario. También puede personalizar la vista mostrando u ocultando la lista Vistas o
el calendario en miniatura.
Formatos de dirección internacionales La Libreta de direcciones puede almacenar
direcciones con el formato correcto de muchos países diferentes. ¿Necesita flexibilidad?
Puede utilizar un único formato de dirección para la mayoría de los contactos y aplicar
después un formato específico para los contactos individuales a medida que los crea. Si
su Libreta de direcciones no tiene el formato de dirección que necesita, puede crear un
formato de dirección personalizado.
Compatibilidad con las llaves de Mac OS ¿Está cansado de buscar contraseñas?
Guárdelas en el lugar adecuado. Si guarda la contraseña de una cuenta, por ejemplo, la
contraseña para recibir mensajes de su cuenta de correo, Entourage la agrega
rápidamente a las llaves de Mac OS.
Compatibilidad de zona horaria en el Calendario Entourage X realiza con precisión
el seguimiento de los eventos de calendario importantes, independientemente de donde
vaya o de si se trata de eventos creados por usted o invitaciones enviadas o recibidas de
otras personas en zonas horarias diferentes. Si cambia de zona horaria, Entourage ajusta
los eventos del Calendario en consecuencia.
Entourage que contengan palabras concretas. Por ejemplo, para obtener Ayuda sobre
cómo aplicar formato al texto de un mensaje, escriba aplicar formato a texto en el
globo del Ayudante o en el cuadro Buscar de la ventana Ayuda. Además, cuando
encuentre el tema que esté buscando, podrá imprimirlo para consultarlo de forma rápida
y fácil.
Notificaciones de Office Su programación siempre estará al día. Independientemente
de que sea un aviso oportuno para una tarea, evento o documento de Office que haya
marcado para su seguimiento, o un aviso de Microsoft.NET Alert que indique la
importancia de un paquete recién recibido, las Notificaciones de Office mostrarán todos
estos elementos en una única ventana, incluso si Entourage o los otros programas de
Office no se están ejecutando.
119
Mejoras en el rendimiento Si administra grandes volúmenes de mensajes, contactos u
otros elementos, notará que el rendimiento ha mejorado significativamente cuando los
busque, abra y organice. En Entourage X, el almacenamiento de datos se ha mejorado
de varias formas, así las operaciones son ahora más rápidas y fáciles
independientemente del modo en que utilice Entourage.
Además de estas nuevas funciones, Entourage X sigue proporcionando otras funciones
que seguro que ya conoce si ha utilizado la versión anterior de Entourage. Para obtener
más información, busque el tema “Funciones de Microsoft Entourage 2001” en la
Ayuda de Entourage.
Conceptos básicos de Entourage X

Si es la primera vez que utiliza Entourage, a continuación se describen algunas de las
• Las cuentas de correo
• Configurar una cuenta
• Configurar la cuenta predeterminada
• Cambiar o eliminar una cuenta
• Crear carpetas y subcarpetas para mensajes
• El Calendario
• Cambiar la vista Calendario
• Crear un evento
• Guardar el Calendario como página Web
• Identidades
• Crear una identidad
• Cambiar a otra identidad
• Personalizar mensajes
• Activar o desactivar el formato HTML de un mensaje
120
Las cuentas de correo
Puede utilizar Entourage para enviar y recibir mensajes de correo electrónico, participar
en grupos de noticias y obtener acceso a los servicios de directorio de Internet. Para
ello, lo primero que tiene que hacer es establecer una conexión con Internet. Puede
hacerlo a través de un proveedor de servicios de Internet (ISP) utilizando un módem, o a
través de una red. Una vez establecida la conexión a Internet, es hora de configurar
Entourage con los valores adecuados para su cuenta de correo. El Asistente para
configurar cuentas le ayudará a realizar esta tarea. También puede configurar una cuenta
manualmente.
Para configurar su cuenta de correo, necesita la siguiente información:
• El tipo de cuenta de correo que tiene: POP, IMAP o Hotmail
• Su dirección de correo electrónico
• Su Id. de cuenta y su contraseña
Note El Id. de cuenta no es la dirección de correo electrónico. Normalmente,
es el texto de la dirección de correo electrónico que va delante del carácter @.
• La dirección de los servidores de recepción y envío de correo (excepto en las
cuentas de Hotmail)
Si no dispone de esta información, póngase en contacto con el proveedor de servicios de
Internet o con el administrador del sistema.
Configurar una cuenta

Utilice este procedimiento para configurar una cuenta de correo para enviar y recibir
correo electrónico en Entourage. También puede establecer cuentas con servicios de
directorio o noticias que le permitan participar en grupos de noticias o que proporcionen
acceso a los servicios de directorio de Internet.
1. En el menú Herramientas, haga clic en Cuentas.
2. Haga clic en la ficha correspondiente al tipo de cuenta que desee configurar:
Correo, Noticias o Servicio de directorio.
3. Haga clic en Nuevo.
121
4. Siga las instrucciones del Asistente para configurar cuentas para establecer la
cuenta.
Para configurar su cuente sin el asistente, haga clic en Configurar cuenta
manualmente.
Nota Si activa la casilla de verificación Guardar contraseña en las llaves de
Mac OS mientras escribe la información de su cuenta, Entourage almacena su
contraseña para que no tenga que volver a escribirla cada vez que se conecte
con el servidor. Sin embargo, si guarda la contraseña, cualquiera que tenga
acceso a su equipo también tendrá acceso a su cuenta.
Configurar la cuenta predeterminada

Si configura más de una cuenta de cualquier tipo, puede designar una de ellas como la
predeterminada. La cuenta de correo predeterminada es aquella desde la que se enviarán
automáticamente los nuevos mensajes, a no ser que especifique lo contrario.
2. Haga clic en la ficha correspondiente al tipo de cuenta predeterminada que
desee configurar: Correo, Noticias o Servicio de directorio.
3. Haga clic en la cuenta que desee que sea la predeterminada y, a continuación,
haga clic en Predeterminado.
Cambiar o eliminar una cuenta

2. Haga clic en la ficha correspondiente al tipo de cuenta que desee cambiar o
eliminar: Correo, Noticias o Servicio de directorio.
3. Haga clic en la cuenta y, a continuación, siga uno de estos procedimientos:
• Para cambiar la información de la cuenta, haga clic en Modificar e
introduzca los cambios que desee.
Para obtener más información sobre las opciones, busque el tema
“Opciones de cuentas” en la Ayuda de Entourage.
• Para eliminar la cuenta, haga clic en Eliminar.
Ahora que ha creado una cuenta de correo electrónico, ha llegado el momento de
organizar y administrar los mensajes que envíe y reciba. Para los que no conocen el
programa, en el siguiente procedimiento se muestra una manera fácil de crear carpetas y
subcarpetas de mensajes adicionales.
122
Crear carpetas y subcarpetas para mensajes
1. Haga clic en Correo y, a continuación, siga uno de estos procedimientos:
• Para crear una carpeta nueva, seleccione Nuevo , mantenga presionado

el botón del mouse (ratón) y, a continuación, haga clic en Carpeta.
• Para crear una subcarpeta, en la lista Carpetas, haga clic en la carpeta para
la que desea crear una subcarpeta, seleccione Nuevo , mantenga
presionado el botón del mouse y, a continuación, haga clic en Subcarpeta.
2. Escriba el nombre que desee asignar a la subcarpeta y, a continuación, presione
RETORNO.
Sugerencia Para crear una carpeta de servidor para una cuenta de IMAP o
Hotmail, haga clic en la cuenta en la lista Carpetas antes de crear la carpeta.
El Calendario
El Calendario es un organizador fácil de usar que le ayuda a distribuir su tiempo y estar
al día de las actividades que lo ocupan. Puede utilizarlo para programar eventos,
establecer avisos y enviar o recibir invitaciones. El Calendario proporciona diversas
maneras de ver eventos y le permite personalizarlo para que se adapte a sus necesidades.
Hasta puede guardarlo como página Web para compartirlo con los amigos y la familia.
Cambiar la vista del Calendario

Puede ver los eventos del Calendario por día, semana, semana laboral o mes, o en forma
de lista. El calendario en miniatura que aparece en el panel inferior izquierdo del
Calendario permite ver el intervalo de días que seleccione.
1. Haga clic en Calendario .

2. En el menú Calendario, haga clic en Día, Semana laboral, Semana o Mes.
3. En el calendario en miniatura, haga clic en el día, la semana, la semana laboral
o el mes que desea ver.
Sugerencias
• Para mostrar esta vista en formato de lista, haga clic en Lista en el menú
Calendario.
• Para mostrar rápidamente una fecha concreta, haga clic en Ver fecha y, a
continuación, escriba la fecha que desee.
123
Crear un evento
En el Calendario puede programar eventos igual que lo hace en una agenda de papel o
en un calendario de pared. Puede organizar un evento de un día o de varios días, por
ejemplo, un cumpleaños o unas vacaciones, o un evento de más corta duración, como
una cita con el dentista o una reunión de negocios. Los eventos pueden aparecer en el
Calendario una vez, o se pueden repetir en los intervalos que especifique.
2. Haga clic en Nuevo .

3. En el cuadro Asunto, escriba el nombre u otra información que identifique la
cita o evento.
4. Para especificar un lugar para el evento, escríbalo en el cuadro Ubicación.
5. Escriba las fechas y las horas en que darán comienzo y terminarán los eventos.
Sugerencia También puede crear un evento nuevo haciendo doble clic en la
fecha y hora del evento en las vistas Día, Semana laboral y Semana (menú
Calendario). La fecha y hora correctas se introducirán automáticamente en la
nueva ventana de eventos. Puede crear un nuevo evento para todo el día haciendo
doble clic en el encabezado de día de las vistas Día, Semana laboral y Semana, o
haciendo doble clic en un día en la vista Mes (menú Calendario).
Guardar el Calendario como página Web

Para compartir su calendario con otros, puede guardarlo en formato Web. Al hacerlo,
Entourage crea un archivo HTML y lo guarda en su equipo junto con la carpeta que
contiene los demás archivos y gráficos HTML necesarios para mostrar la información
en el Calendario. Después puede publicar los archivos en un sitio Web o adjuntarlos en
un mensaje.

3. En Duración, escriba las fechas que desee incluir en los cuadros Fecha inicial
y Fecha final.
4. En Título, en el cuadro Título de la página Web, escriba el nombre que desee
asignar a la página Web.
124
7. Especifique un nombre de archivo y una ubicación para el archivo de la página
Web y haga clic en Guardar.
Notas
• Cuando se guarda un Calendario como página Web, Entourage crea el archivo
nombre de archivo.htm principal con su correspondiente carpeta nombre de
archivo que contiene los elementos individuales del calendario Web. Para ver
un calendario Web en un explorador, abra el archivo nombre de archivo.htm
principal. Si traslada el calendario Web a otra ubicación, asegúrese de trasladar
el archivo principal y su carpeta al mismo lugar.
• Puede guardar el calendario en incrementos calendario-mes completos.
Identidades
Si varias personas utilizan el mismo equipo, se pueden establecer distintas identidades
de manera que cada persona pueda adaptar Entourage, u otras aplicaciones de Office, de
acuerdo con sus preferencias. En Entourage, esta función garantiza que cada persona
vea sólo sus propios mensajes, eventos y otros elementos sin iniciar una sesión como
otro usuario.
Para obtener más información sobre las identidades de Office, busque el tema
“Identidades” en la Ayuda de Entourage.
Crear una identidad

Las identidades almacenan las preferencias de una persona y la configuración de su
cuenta, además de la información de la Libreta de direcciones y del Calendario, las
programaciones, las tareas y muchas cosas más. Una identidad puede asimismo
almacenar información personal, por ejemplo, su dirección postal y de correo
electrónico, una vez que la haya introducido como contacto y que la haya marcado
como Este contacto soy Yo. Puede ver rápidamente qué contacto contiene la
información personal de una identidad porque al lado del mismo en la Libreta de
direcciones aparecerá este símbolo .
1. En el menú Entourage, haga clic en Cambiar identidad.
2. Si aparece un mensaje de confirmación, haga clic en Cambiar.
3. Para pedirle a cada usuario que seleccione una identidad cada vez que se inicie
Microsoft Entourage, active la casilla de verificación Mostrar esta lista al
iniciar.
4. Haga clic en Nuevo.
125
5. En el cuadro Nombre de identidad, escriba el nombre que desee asignar a la
nueva identidad.
Nota Una vez creada una identidad, el Asistente para configurar Entourage
aparece para ayudarle a configurar una cuenta e importar información.
Cambiar a otra identidad

Puede cambiar de identidad en cualquier momento utilizando el comando Cambiar
identidad del menú Entourage. Al hacerlo, se cierra la ventana Entourage y se puede
elegir una identidad diferente en el cuadro de diálogo que aparece a continuación.
También puede mostrar este cuadro de diálogo automáticamente cuando se inicia
Entourage para que cada persona pueda elegir una identidad al utilizarlo. Cuando hay
una identidad en uso, se le llama “identidad activa”.
1. En el menú Entourage, haga clic en Cambiar identidad.
2. Si aparece un mensaje de confirmación, haga clic en Cambiar.
3. Haga doble clic en la identidad a la que desee cambiar.
Personalizar mensajes
Con Microsoft Entourage, puede enviar y mensajes en dos formatos: HTML (Lenguaje
de marcas de hipertexto) y texto sin formato.
HTML Este es el formato de texto estándar de World Wide Web. Con HTML, puede
agregar un énfasis especial y estructurar el texto de un mensaje aplicando una variedad
de formatos, como formato de texto, numeraciones, viñetas, alineaciones y colores de
fondo. Para realzar aun más el texto de un mensaje, puede agregar gran cantidad de
elementos multimedia, como imágenes, sonidos, películas e imágenes de fondo.
Nota Los programas de correo electrónico que no pueden leer HTML muestran
los mensajes HTML como texto sin formato o como un archivo adjunto. En ambos
casos, el destinatario puede leer el texto del mensaje. Por otro lado, los mensajes en
formato HTML suelen ser más grandes y tardan más en enviarse o recibirse,
especialmente los que contienen elementos multimedia.
Texto sin formato Si no envía un mensaje en formato HTML, Entourage
automáticamente lo envía como texto sin formato. Estos mensajes no contienen
formato, por tanto, al enviarlos el usuario puede estar seguro de que el mensaje que
reciba el destinatario tendrá el mismo aspecto que el que él ve.
126
Activar o desactivar el formato HTML de un mensaje
• En el menú Formato, haga clic en HTML.
Notas
• Podrá desactivar el formato HTML de los mensajes que envíe, pero no de
los mensajes que reciba.
• Si desactiva el formato HTML de un mensaje, desaparecerán todos los
formatos de texto y los elementos multimedia entre líneas, como las
imágenes, se convertirán en datos adjuntos.
Funcionamiento de Entourage X
En esta sección encontrará escenarios reales para utilizar Entourage X. Muchos de estos
ejemplos están basados en una tarea o manera determinada de utilizar Entourage. Puede
familiarizando con Entourage X, encontrará muchas otras formas de realizar sus tareas
de manera más rápida y fácil.
• Personalizar la Libreta de direcciones con imágenes
• Crear y administrar una lista de tareas
• Crear una nota y vincularla a una tarea
• Agregar al Calendario un evento que ocurre una sola vez
• Invitar a alguien a un evento
• Agregar un evento periódico al Calendario
• Personalizar el Calendario agregándole los días no laborables
• Organizar los contactos de la Libreta de direcciones
• Enviar un mensaje a todos los miembros de un grupo
127
Personalizar la Libreta de direcciones con imágenes
Puede utilizar la Libreta de direcciones para almacenar las direcciones de correo
electrónico, del trabajo y de casa de los amigos y la familia, así como sus números de
teléfono y fax, cumpleaños y aniversarios. Por tanto, ¿por qué no agregar también sus
imágenes? De este modo tendrá un bonito recuerdo de ellos cada vez que consulte la
Libreta de direcciones. En este escenario aprenderá a agregar una imagen a la Libreta de
direcciones.
Agregar una imagen a la Libreta de direcciones
1. Haga clic en Libreta de direcciones .

2. Haga doble clic en el nombre del contacto cuya imagen desee incluir en la
Libreta de direcciones.
3. Haga clic en la ficha Personal.
4. Utilice el Finder para localizar el archivo que contiene la imagen.
5. Arrastre el archivo hasta el cuadro de imagen.
128
6. Haga clic en Guardar para actualizar la información de este contacto.
Una vez que guarda el contacto, una miniatura de la imagen aparece en las
fichas Resumen y Personal del contacto y en el panel de vista previa de la vista
Libreta de direcciones. Si el panel de vista previa está oculto, haga clic en Vista
previa en el menú Ver.
Sugerencia Haga clic en la imagen para verla a tamaño completo en su
propia ventana.
Crear y administrar una lista de tareas

Cuando gestiona un proyecto en marcha, por ejemplo, la plantación y el mantenimiento
de un jardín, puede crear y administrar una lista de tareas en Microsoft Entourage y
recibir los avisos oportunos en las fechas de vencimiento de las tareas. Utilizando un
proyecto de jardinería como ejemplo, en este escenario aprenderá a:
• Crear una lista de tareas periódicas
• Asignar tareas a categorías
129
Crear una lista de tareas periódicas
1. Haga clic en Tareas .

3. En el cuadro Tarea, escriba un nombre para la tarea, por ejemplo, Riego.
4. Para establecer una programación de riego, haga clic en uno de los modelos de
periodicidad del menú emergente Tiene lugar.
5. Para recibir notificación de la hora en la que tiene que regar, active la casilla de
verificación Aviso e introduzca la fecha y la hora de aviso.
6. Haga clic en Guardar .

7. Para agregar otras tareas periódicas relativas a un ciclo de jardinería, por
ejemplo, comprar semillas, plantar o desherbar, repita los pasos del 2 al 6.
Asignar tareas a categorías

Si asigna todas las tareas de jardinería a una única categoría y le aplica un código de
color, podrá distinguirlas fácilmente de otras tareas en la lista.
1. Por ejemplo, para crear la categoría Jardín, en el menú Edición, seleccione
Categorías y, a continuación, haga clic en Modificar categorías.
2. Haga clic en Nueva y, a continuación, escriba Jardín.
3. Para aplicar el color verde a la categoría Jardín, haga clic en la flecha situada
junto al color actual y, a continuación, haga clic en Verde.
130
4. Cierre la ventana Categorías.
5. Para asignar todas las tareas de jardinería de la lista de tareas a la categoría
Jardín, seleccione la primera tarea, mantenga presionada la tecla ! y, a
continuación, seleccione otras tareas de jardinería.
6. En el menú Edición, elija Categorías y, después, haga clic en Jardín.
Las tareas de jardinería de la lista aparecen en verde.
Crear una nota y vincularla a una tarea

Cree notas electrónicas en Microsoft Entourage tal como lo hace con las notas de papel
adhesivo. Utilice notas para incluir direcciones Web, preguntas o ideas. Cuando vincule
una tarea concreta, por ejemplo Regar, a una nota que contiene detalles sobre la
programación de riego de su jardín, puede localizar rápidamente la información que
necesita para realizar una búsqueda. Continuando con el ejemplo del proyecto de
jardinería, en este escenario aprenderá a:
• Crear una nota
• Vincular una nota a una tarea
• Abrir una nota vinculada desde una tarea
Crear una nota
1. Haga clic en Notas .

3. En el cuadro Título, escriba un nombre para la nota, por ejemplo, Regadera.
4. En el área de texto, escriba el texto de la nota y, a continuación, haga clic en
Guardar .
131
Sugerencia Para incluir una dirección Web de sus Favoritos de Internet
Explorer, haga clic en Hipervínculo y, a continuación, haga clic en Desde
Favoritos de IE.
Vincular una nota a una tarea

1. Para vincular la nota Regadera a la tarea Riego, en la lista Notas, haga clic en la
nota Regadera.
2. Haga clic en Vincular .

3. En la ventana Vínculos a, haga clic en la flecha situada junto a Vincular a
existente y luego en Tarea.
4. Arrastre la tarea Riego hasta el área Vincular a del Generador de vínculos.
La lista Tareas mostrará un vínculo junto a la tarea.
5. Cierre el Generador de vínculos.
Abrir una nota vinculada desde una tarea

1. En la lista de tareas, haga clic una tarea, por ejemplo en Regar.
2. Haga clic en la flecha situada junto a Vincular , elija Notas y, a

continuación, haga clic en Regadera, por ejemplo.
132
Agregar al calendario un evento que ocurre una
sola vez
Una vez que ha fijado y confirmado un evento que ocurra una sola vez, por ejemplo,
una conferencia o sus próximas vacaciones, márquelo en el Calendario. Utilizando unas
vacaciones como ejemplo, en este escenario aprenderá a:
• Crear un evento de calendario que dure varios días
• Ver un intervalo de días en el Calendario
Crear un evento de calendario que dure varios días

3. En el cuadro Asunto, escriba el nombre del evento, por ejemplo, Mis
vacaciones.
4. En el cuadro Ubicación, escriba el destino. París, por ejemplo.
5. Active la casilla de verificación Todo el día y, a continuación, introduzca las
fechas de los días primero y último de las vacaciones en los cuadros Inicio y
Fin.

Entourage agrega los días de sus vacaciones al Calendario.
133
Ver un intervalo de días del Calendario
• En el calendario en miniatura, sitúe el puntero en el primer día del intervalo,
mantenga presionado el botón del mouse (ratón) y, a continuación, seleccione el
último día del intervalo.
El Calendario puede mostrar un intervalo de fechas de hasta seis semanas.
Invitar a alguien a un evento

Cuando invita a una o varias personas a un evento enviándoles una invitación
electrónica, la fecha se agrega automáticamente al Calendario. También puede cambiar
o cancelar fácilmente el evento. Utilizando unas vacaciones como ejemplo, en este
• Crear un evento
• Invitar a otras personas a un evento
• Enviar avisos de cancelación de eventos
Crear un evento

3. En el cuadro Asunto, escriba el nombre del evento, por ejemplo, Almuerzo.
134
4. Para especificar un lugar para el evento, escríbalo en el cuadro Ubicación.
5. Escriba las fechas y horas que desee en los cuadros Inicio y Fin.
6. Para establecer un aviso para el evento, active la casilla de verificación Aviso.
Invitar a otras personas a un evento

1. En el Calendario, haga doble clic en el evento al que desea invitar a otras
personas.
2. Haga clic en Invitar .

3. En el cuadro A, siga uno de estos procedimientos:
• Para invitar a una persona o a un grupo que se encuentre en la Libreta de
direcciones, o con el que haya intercambiado recientemente correo electrónico,
escriba las primeras letras del nombre y, a continuación, haga clic en el nombre
apropiado en el menú emergente.
• Para invitar a alguien que no figura en la Libreta de direcciones, o con quien no

ha intercambiado recientemente correo electrónico, escriba su dirección de
correo electrónico y, a continuación, haga clic en Agregar.
4. Para invitar personas o grupos adicionales, repita el paso 2.
5. Haga clic en Enviar ahora o en Enviar más tarde.
Nota Si el programa de correo electrónico del destinatario admite Internet
Calendaring (iCalendar), dicha persona puede responder a su invitación
aceptándola, aceptándola provisionalmente o rechazándola.
135
Enviar avisos de cancelación de eventos
1. En el Calendario, haga doble clic en el evento para el cual ha enviado
invitaciones.
2. Haga clic en Cancelar invitaciones .

Se mostrará un mensaje. Si desea enviar un aviso de cancelación a los invitados al
evento, haga clic en Sí.
Agregar al calendario un evento periódico

Puede programar eventos en el Calendario del mismo modo que lo haría en un
calendario de pared. Cuando se inscribe en una clase o programa cualquier otro evento
periódico, puede hacer que éstos aparezcan en el calendario en los intervalos de tiempo
que especifique. Utilizando una clase de yoga como ejemplo, en este escenario
aprenderá a:
Crear un evento periódico

3. En el cuadro Asunto, escriba el nombre del evento, por ejemplo, Yoga.
136
4. En los cuadros Inicio y Fin, introduzca la fecha y la hora en que comienza y
termina la primera clase.
5. En el menú emergente Tiene lugar, haga clic en el número de veces que hay
clase.
6. Para especificar una fecha de finalización, haga clic en Modificar y siga uno de
estos procedimientos:
• Para crear un evento que se repita un número concreto de veces, haga clic
en Finalizar después de y escriba el número de veces que hay clase.
• Para crear un evento que se repita hasta una fecha concreta, haga clic en
Finalizar el y escriba la fecha del último día de clase.
137
Personalizar el Calendario agregándole los días

no laborables
Puede resultar útil e interesante marcar los acontecimientos importantes y las estaciones
del año. Entourage permite agregar al Calendario días no laborables específicos de un
país, una región o una religión.
Agregar días no laborables al Calendario

1. En el menú Archivo, haga clic en Importar.
2. Siga las instrucciones del Asistente para importar para importar los días no
laborables.
Organizar los contactos en la Libreta de direcciones

La Libreta de direcciones es el lugar idóneo para guardar las direcciones y números de
teléfono de los amigos, la familia y los contactos profesionales. Facilite su uso
organizando los contactos por grupos y asignándoles categorías codificadas por colores.
• Crear un contacto en la Libreta de direcciones
• Crear un contacto en la Libreta de direcciones
• Asignar contactos a categorías
Crear un contacto en la Libreta de direcciones
138
3. En la ventana Crear contacto, introduzca la información que desee para el
contacto y ejecute uno de los siguientes procedimientos:
• Para guardar este contacto y cerrar la ventana Crear contacto, haga clic en
Guardar y cerrar .
• Para escribir más información acerca de este contacto, haga clic en Más.
Introduzca cualquier otra información que desee, haga clic en Guardar
y, a continuación, haga clic en el botón de cierre.
4. Para crear contactos adicionales, repita los pasos 2 y 3.
Crear un grupo en la Libreta de direcciones

Si se crea un grupo, se podrá enviar fácilmente el mismo mensaje a dos o más personas
a la vez.

3. En el cuadro Nombre de grupo, escriba un nombre para el grupo, por ejemplo,
Equipo A.
139
4. Haga clic en Agregar y, a continuación, siga uno de estos procedimientos:
• Para agregar a una persona que se encuentre en la Libreta de direcciones, o
con el que haya intercambiado recientemente correo electrónico, escriba las
primeras letras del nombre y, a continuación, haga clic en el nombre
apropiado en el menú emergente.
• Para agregar a una persona que no figura en la Libreta de direcciones o con

quien no ha intercambiado recientemente correo electrónico, escriba su
dirección de correo electrónico; por ejemplo: alguien@microsoft.com.
5. Para agregar un miembro adicional al grupo, repita el paso 4.
6. Haga clic en Guardar grupo .

Sugerencia Si prefiere que los destinatarios del mensaje no vean las direcciones
de los otros miembros del grupo, active la casilla de verificación No mostrar
direcciones cuando se envíen mensajes al grupo, cuando envíe un mensaje al
grupo.
140
Asignar contactos a categorías
Puede organizar los contactos de la Libreta de direcciones en categorías codificadas por
colores tales como Trabajo, Personal, Familia, etcétera. Después, cuando los vea en la
Libreta de direcciones, estos contactos aparecerán en el color de la categoría a la que los
haya asignado.
1. Para crear una categoría, en el menú Edición, seleccione Categorías y, a
continuación, haga clic en Modificar categorías.
2. Haga clic en Nuevo, escriba un nombre para la categoría, por ejemplo Club de
excursionismo y, a continuación, presione RETORNO.
Entourage asigna un color diferente a cada categoría que cree. Para cambiar el
color, haga clic en la flecha que aparece junto al color que desea cambiar y, a
continuación, haga clic en el color que desee.
3. Haga clic en el botón de cierre.
4. Para asignar un contacto a una categoría, seleccione el contacto en la Libreta de
direcciones.
5. En el menú Edición, elija Categorías y, a continuación, haga clic en la
categoría a la que desea asignar el contacto.
Enviar un mensaje a todos los miembros de un grupo

¿Piensa hacer una reunión? He aquí una forma fácil de enviar el mismo mensaje a
varios destinatarios a la vez utilizando Microsoft Entourage. Para obtener ayuda para
crear un grupo de contactos en la Libreta de direcciones, consulte “Organizar los
contactos en la Libreta de direcciones” en la página 138 de este manual. En este
escenario se aprende a crear y enviar un mensaje a un grupo, por ejemplo, a toda la
familia o a un foro literario.
Crear y enviar mensajes a un grupo
1. Haga clic en Correo .

3. En el cuadro Para, escriba las primeras letras del nombre del grupo, por
ejemplo fa de Familia.
4. Haga clic en el nombre del grupo en el menú emergente y presione RETORNO.
5. En el cuadro Asunto, escriba el asunto del mensaje.
141
6. En el cuadro de texto, escriba el mensaje.
7. Para enviar el mensaje ahora, haga clic en Enviar ahora .
Utilizar Entourage con soltura

Ahora que se han explorado algunas de las características y capacidades de Entourage,
es el momento de que emprenda tareas más avanzadas por sí mismo.
Puede encontrar más información sobre Entourage en la Ayuda de Entourage (en el
menú Ayuda, haga clic en Buscar en la Ayuda de Entourage o en Contenido de la
Ayuda de Entourage). Consulte también los artículos y sugerencias sobre Entourage
que encontrará en el sitio Web de Mactopia en http://www.microsoft.com/mac.
142
Microsoft Internet Explorer 5.1
Presentación de Internet Explorer 5.1 para Mac........................................144
Novedades de Internet Explorer 5.1 ..........................................................144
Conceptos básicos de Internet Explorer 5.1...............................................145
Funcionamiento de Internet Explorer 5.1 ..................................................149
Suscribirse a las páginas Web favoritas ..............................................150
Reunir lo mejor del Web .....................................................................152
Investigar un tema en el Web..............................................................154
Llevar un seguimiento de las pujas de una subasta en línea ...............157
143
Presentación de Internet Explorer 5.1 para Mac
Microsoft® Internet Explorer para Mac® le ayuda a obtener los mejores resultados de
World Wide Web, independientemente de que se encuentre explorando sus sitios Web
favoritos o buscando información nueva. Este capítulo se divide en tres secciones
principales:
Novedades de Internet Explorer 5.1 Información general sobre las mejoras del
producto y las nuevas funcione.
Conceptos básicos de Internet Explorer 5.1 Selección de las funciones más básicas,
especialmente útiles si es la primera vez que utiliza Internet Explorer.
Funcionamiento de Internet Explorer 5.1 Ejemplos de las muchas tareas que puede
realizar con Internet Explorer 5.1 y los pasos que le ayudarán a lograrlas.
sobre Internet Explorer en la Ayuda de Internet Explorer (en el menú Ayuda, haga clic
en Ayuda de Internet Explorer) y en el sitio Web de Mactopia en
Novedades de Internet Explorer 5.1

Si ha utilizado Internet Explorer anteriormente, quizás desee conocer lo que ha
cambiado. La nueva versión, Internet Explorer 5.1, ofrece un gran número de funciones
avanzadas que facilitan aún más la exploración y las búsquedas en Web.
Gestor de subastas Lleve un seguimiento del estado de una subasta en línea. El
Gestor de subastas puede monitorizar una subasta y avisarle cuando su puja ya no sea la
mayor o si la puja va a finalizar.
Álbum de Internet Reúna imágenes y páginas Web, como artículos nuevos y recibos
de comercio electrónico e-commerce, para poder consultarlos en el futuro. El Álbum de
Internet ofrece información instantánea en tiempo real, por tanto, incluso si cambia una
página Web, puede guardar un registro de la página original.
Barras de herramientas personalizables Cambie el aspectos de las barras de
herramientas. Elija los botones que desea que se vean, o seleccione un conjunto
predefinido. También puede especificar el color de las barras de herramientas.
Ayudante para búsquedas Encuentre información en Internet de una manera más
fácil que nunca. Ahora puede especificar la categoría de la información que está
buscando y dejar que el Ayudante para búsquedas seleccione y emplee los mejores
sitios para buscar ese tipo de información.
Mostrar vínculos relacionados Encuentre páginas Web similares rápidamente. Sin
tener que buscarlas personalmente, podrá encontrar páginas Web relacionadas con la
que esté consultando.
144
Configuración de la resolución Desbloquee páginas Web con texto que antes era
demasiado pequeño para leerlo en los equipos Macintosh. Internet Explorer muestra
automáticamente las páginas Web a 96 ppp (puntos por pulgada), es decir, la resolución
estándar de los sitios Web creados con equipos basados en Windows. Por tanto, resulta
fácil leerlos en Macintosh. También puede elegir ver las páginas con la resolución
estándar de Macintosh, 72 ppp, o con cualquier otra resolución que desee.
Opción de idioma preferido Vea las páginas en el idioma que desee. Para sitios Web
que ofrecen contenido en varios idiomas, puede hacer que Internet Explorer muestre las
páginas en el idioma preferido y según las prioridades que especifique.
Nuevo motor de procesamiento Experimente una presentación de página mejor y
más rápidamente. Internet Explorer 5.1 es compatible con las estándares más actuales de
Web e Internet, incluidos HTML 4.0, XML 1.0, CSS 1.0, DOM 1.0 y PNG (Portable
Network Graphic) 1.0.
Además de estas nuevas funciones, Internet Explorer 5.1 sigue proporcionando otras
funciones que seguro que ya conoce si ha utilizado la versión anterior de Internet
Explorer.
Conceptos básicos de Internet Explorer 5.1

Si es la primera vez que utiliza Internet Explorer, a continuación se describen algunas
de las funciones más importantes que debe conocer:
• Explorar el Web
• Cambiar la página principal
• Personalizar las barras de herramientas
• Agregar un botón a la barra de botones
• Mover un botón en la barra de botones
• Quitar un botón de la barra de herramientas
• Cambiar el estilo de los botones de la barra de botones
• Agregar un vínculo a la barra de Favoritos
• Cambiar el color de la barra de herramientas
• Guardar páginas Web
• Guardar una página Web
• Guardar una imagen como página Web
145
Explorar el Web
Internet Explorer proporciona excelentes funciones para explorar el Web y reunir y
organizar toda la información que necesite. Pero, antes de empezar necesitará establecer
una conexión con Internet. Puede hacerlo a través de un proveedor de servicios de
Internet (ISP) utilizando un módem, o a través de una red. Una vez establecida la
conexión con Internet, podrá explorar el Web. Para obtener información acerca de cómo
establecer una conexión, consulte la Ayuda de Mac.
Puede explorar el Web y visitar sus páginas de varias maneras. Puede visitar una página
Web escribiendo su dirección, por ejemplo www.microsoft.com, en el cuadro Dirección
de Internet Explorer. También puede visitarla haciendo clic en un hipervínculo, es decir,
en un texto o imagen especial que permite saltar a otra página Web o a otro lugar de la
misma página. (Cuando se mueve el puntero sobre un hipervínculo, el puntero se
convierte en .) Para moverse entre páginas Web que haya visitado anteriormente,
haga clic en Atrás o en Adelante en la barra de botones.
Sugerencias
• Si escribe (en el cuadro Dirección) la dirección de una página Web en la que
haya entrado anteriormente, Internet Explorer muestra una lista de direcciones
similares a la que está escribiendo. Si ve en la lista alguna dirección que le
interese, haga clic en ella para visitarla.
• Si tarda mucho en abrirse, haga clic en Detener.
• Si recibe un mensaje indicando que no se puede mostrar una página Web, o si
desea asegurarse de que está viendo la última versión de la página, haga clic en
Actualizar.
Cambiar la página principal

Si hay alguna página Web que visite más que otras, puede que le resulte útil convertirla
en página principal. Ésta aparecerá cada vez que inicie Internet Explorer o haga clic en
Inicio en la barra de botones Puede convertir en página principal la página que desee
mediante el siguiente procedimiento:
1. En el menú Explorador, haga clic en Opciones.
2. En Explorador Web, haga clic en Presentación del explorador.
3. En el área de la Página principal, siga uno de estos procedimientos:
• Para especificar una nueva página principal, escriba la dirección de la página
Web en el cuadro Dirección.
• Para que se muestre una página en blanco, haga clic en Ninguna.
• Para restaurar la página principal predeterminada, haga clic en Usar
predeterminada.
146
Personalizar barras de herramientas
Las barras de herramientas de Internet Explorer ofrecen métodos abreviados adecuados
que podrá emplear para explorar el Web, visitar sus páginas favoritas y mucho más.
Puede personalizar las barras de herramientas de Internet Explorer de varias formas. Por
ejemplo, puede:
• Agregar, mover o quitar botones de la barra de botones, o elegir un conjunto
predeterminado de botones
• Cambiar el estilo de los botones de la barra de botones
• Agregar un vínculo a la barra de Favoritos
• Cambiar el color de las barras de herramientas
Agregar un botón a la barra de botones

La barra de botones contiene un conjunto predeterminado de botones que resultan
útiles para navegar por el Web. Si agrega botones que utilice con frecuencia a dicha
barra, puede hacer que la realización de tareas resulte más rápida y sencilla.
1. En el menú Ver, elija Personalizar barras de herramientas.
2. En la página que aparece, siga uno de estos procedimientos:
• Para agregar un botón, arrástrelo de la página Personalizar barras de
herramientas a la ubicación que desee de la barra de botones.
• Para agregar un conjunto de botones predefinidos, arrastre el conjunto de
botones que desee hasta la barra de botones.
3. En la página Personalizar barras de herramientas, haga clic en Volver.
Mover un botón de la barra de botones

Ahora que ya ha agregado los botones que desea, puede cambiar su orden mediante el
siguiente procedimiento:
• Mantenga presionada la tecla ! y arrastre el botón a la nueva posición.
Quitar un botón de la barra de botones

Si la barra de botones contiene botones que no necesita, puede quitarlos.
• Mantenga presionada la tecla CONTROL y haga clic en el botón, y después
haga clic en la opción Eliminar del menú contextual.
Sugerencia También puede quitar un botón de la barra de botones
manteniendo presionada la tecla ! y arrastrando el botón a la Papelera.
147
Cambiar el estilo de los botones de la barra de botones
Además de agregar, mover y quitar botones de la barra de botones, puede elegir
mostrar u ocultar los iconos de los botones.
1. En el menú Explorador, haga clic en Opciones.
2. En Explorador Web, haga clic en Presentación del explorador.
3. En el área de configuración de las barras de herramientas, haga clic en el
menú emergente Estilo de barra de herramientas.
Sugerencia Para cambiar rápidamente el estilo de la barra de botones,
mantenga presionada la tecla CONTROL y haga clic en la barra de botones y, a
continuación, en el estilo que desee en el menú contextual.
Agregar un vínculo a la barra de Favoritos

Si visita algunas páginas Web más a menudo que otras, puede llevar un seguimiento de
ellas agregando vínculos a la barra de Favoritos. Después, podrá volver a esas páginas
haciendo clic en los vínculos creados.
1. En el menú Ver, asegúrese de que la casilla de verificación situada junto a la
barra de Favoritos esté marcada.
Si no está marcada, haga clic en la barra de Favoritos.
2. Realice uno de estos procedimientos:
• Para agregar un vínculo a la página Web que esté viendo, arrastre el
símbolo de la página , por ejemplo, del cuadro Dirección a la barra de
Favoritos.
• Para agregar el destino de un vínculo a la página Web que esté viendo,
arrástrelo a la barra de Favoritos.
Cambiar el color de las barras de herramientas

• En el menú Ver, elija Colores del explorador y haga clic en el color que desea.
Guardar páginas Web

A medida que vaya visitando páginas Web, seguro que irá encontrando información que
desee guardar para consultarla en el futuro o compartirla con otras personas,
especialmente con los que no tengan acceso al Web o no dispongan de equipo. Con
Internet Explorer, puede guardar en su equipo una página Web o una parte de la misma,
por ejemplo, una imagen, un vínculo o un texto.
148
Guardar una página Web
Utilizando Internet Explorer, puede guardar una página Web como archivo Web. Un
archivo Web es un archivo único que puede contener la página Web que esté guardando
así como cualquier archivo vinculado con la página. Así, cuando abra el archivo Web en
Internet Explorer, podrá ver la página Web tal y como aparece en WWW, aunque no
esté conectado a Internet. Además, como las páginas Web se guardan en un archivo
único, puede mover el archivo Web fácilmente a otro equipo.
2. Especifique un nombre y una ubicación para el archivo.
3. En el menú emergente Formato, haga clic en Archivo Web.
4. Para especificar qué elementos de página, es decir, imágenes o sonidos, desea
incluir en el archivo Web, haga clic en Opciones, seleccione las opciones que
desee y haga clic en Aceptar.
Guardar una imagen como página Web

• Arrastre la imagen de la página Web a su escritorio.
Funcionamiento de Internet Explorer 5.1

En esta sección encontrará escenarios reales para utilizar Internet Explorer 5.1. Muchos
de ellos están basados en una tarea concreta o muestran una forma interesante de utilizar
Internet Explorer. Puede utilizar las sugerencias que se ofrecen como punto de partida.
A medida que se vaya familiarizando con Internet Explorer, encontrará muchas otras
formas de realizar sus tareas de manera más rápida y fácil.
• Suscribirse a las páginas Web favoritas
• Reunir lo mejor del Web
• Investigar un tema en el Web
• Llevar un seguimiento de las pujas de una subasta en línea
149
Suscribirse a las páginas Web favoritas
Las páginas Web cambian tan rápidamente que resulta difícil cuándo cambian el
contenido de sus páginas favoritas. Al suscribirse a las páginas Web, puede hacer que
Internet Explorer compruebe las actualizaciones automáticamente y puede ver
rápidamente si las páginas han cambiado sin tener que visitarlas. Esto resulta útil si
desea por ejemplo controlar los precios de un billete de avión o monitorizar un sitio de
noticias de Internet. Es importante que observe que subscribirse a páginas Web no
significa que tenga que pagar tarifas. Simplemente permite que Internet Explorer
compruebe los cambios de una página. En este escenario aprenderá a:
• Suscribirse a una página Web
• Comprobar el estado de las suscripciones
Suscribirse a una página Web

1. Vaya a la página a la que desea suscribirse.
2. En el menú Favoritos, elija Suscribirse.
3. Haga clic en Suscribirse.
Sugerencia Cuando un usuario se suscribe a una página Web, Internet Explorer
automáticamente utiliza los valores de Suscripciones del cuadro de diálogo
Preferencias de Internet Explorer (menú Explorador, comando Preferencias)
para determinar cuándo debe comprobar los cambios de la página y cómo debe
notificar los cambios. Sin embargo, puede elegir los valores de programación y
notificación personalizadas por cada página Web a la que se suscriba. Para ello,
haga clic en la ficha Favoritos de Barra del explorador, haga doble clic en el
símbolo situado junto a suscripción y, a continuación, seleccione las opciones que
desee.
Comprobar el estado de las suscripciones

Cuando un usuario se suscribe a una página Web, Internet Explorer agrega la página a la
lista de Favoritos y la marca con un símbolo que le permite ver si el sitio se ha
actualizado desde la última vez que lo visitó. Para comprobar el estado de sus
suscripciones, siga este procedimiento:
150
1. En la Barra del Explorador, haga clic en la ficha Favoritos.
Si la Barra del Explorador está oculta, haga clic en Barra del Explorador en
el menú Ver.
Los símbolos de la ficha Favoritos indican el estado de las suscripciones.
Ha visto la última actualización de esta suscripción.
Esta suscripción se ha actualizado desde la última vez que la vio.
No se han podido comprobar las actualizaciones de esta suscripción. Para averiguar

el motivo, haga doble clic en este símbolo y, a continuación, haga clic en la ficha
Suscribirse.
2. Para ir a una suscripción, haga clic en ella.
Sugerencia Para obtener más información acerca de la lista de Favoritos,
consulte el tema “Páginas favoritas” en la Ayuda de Internet Explorer.
151
Reunir lo mejor del Web
El Álbum de Internet es un excelente lugar para almacenar una colección de páginas
Web e imágenes de Internet. Por ejemplo, si está programando un viaje de aventura y
necesita buscar y comprar algunos artículos, utilice el Álbum de Internet para reunir
“recortes” de botas de montaña, mochilas, tiendas de campaña y otros objetos que
encuentre en el Web. Cuando esté preparado para comprar, toda la información
recopilada estará en el lugar adecuado. Y si la página Web cambia, seguirá teniendo las
páginas e imágenes originales almacenadas en al Álbum de Internet. En este escenario
aprenderá a:
• Agregar un recorte al Álbum de Internet
• Ver un recorte del Álbum de Internet
• Organizar el Álbum de Internet
Agregar un recorte al Álbum de Internet

Utilizando el Álbum de Internet, puede almacenar páginas e imágenes de tantas páginas
Web como desee. Para agregar una página o una imagen al Álbum de Internet, siga este
procedimiento:
1. En la Barra del Explorador, haga clic en la ficha Álbum.
el menú Ver.
2. Localice la página Web o la imagen que desee agregar.
152
• Para agregar una página Web, haga clic en Agregar en la ficha Álbum.
• Para agregar una imagen de la página Web, arrastre la imagen a la ficha
Álbum.
La ficha Álbum muestra las páginas Web y las imágenes que haya agregado como
recortes.
Ver un recorte del Álbum de Internet

el menú Ver.
2. En la ficha Álbum, haga clic en el recorte.
153
Organizar el Álbum de Internet
A medida que recopile recortes, puede ir organizándolos en el Álbum de Internet
reorganizando los recortes de la lista, moviéndolos a carpetas específicas y agregando
separadores.
el menú Ver.
• Para agregar una carpeta o separador, haga clic en Organizar y seleccione
la opción que desee.
• Para mover una carpeta, un separador o un recorte, arrástrelo a su nueva
ubicación.
• Para cambiar el nombre de una carpeta o recorte, mantenga presionado el
botón del mouse (ratón) y, a continuación, haga clic en Modificar nombre.
Escriba un nuevo nombre y presione la tecla RETORNO.
• Para eliminar una carpeta, separador o recorte, mantenga presionado el
botón del mouse y, a continuación, haga clic en Eliminar.
Investigar un tema en el Web

Internet es una excelente herramienta para recopilar información sobre cualquier tema,
desde planear unas vacaciones hasta adoptar un animal de compañía. Sin embargo,
existe tanta información sobre la mayoría de los temas que encontrar y ordenar la que le
interese puede convertirse a veces en un reto. Cuando desee realizar una investigación
en el Web sobre un tema concreto, Internet Explorer puede ayudarle a que sea una tarea
rápida y sencilla. En este escenario aprenderá a:
• Utilizar el Ayudante para búsquedas
• Utilizar el panel del Marcador de páginas
• Copiar una página en el Marcador de páginas
154
Utilizar el Ayudante para búsquedas
Cuando especifique lo que está buscando, por ejemplo, un sitio Web sobre un tema
concreto o la dirección de una empresa particular, el Ayudante para búsquedas lo
encuentra automáticamente utilizando los sitios de búsquedas especializados en buscar
ese tipo de información.
1. Para abrir el Ayudante para búsquedas, haga clic en la ficha Buscar de la Barra
del Explorador.
el menú Ver.
2. En la ficha Buscar, seleccione la categoría que mejor se adapte a la información
que está buscando.
3. Escriba la información que desea buscar y, a continuación, elija Buscar.
El Ayudante para búsquedas enumera las páginas Web que contienen la información
que está buscando.
Sugerencia Para indicar los sitios de búsquedas en los que desea que
busque el Ayudante, haga clic en Personalizar en la ficha Buscar.
155
Utilizar el panel del Marcador de páginas
Cuando esté investigando el Web para buscar un tema, es muy probable que
encuentre páginas Web que contengan una serie de vínculos a otras páginas, en las
que puede encontrar la información que busca. El Marcador de páginas le puede
ayudar a realizar un seguimiento de todos los vínculos de una página sin tener que
utilizar el botón Atrás ni perder su posición. Si agrega una página al Marcador de
páginas, sigue estando visible en la ficha Marcador de páginas mientras esté
examinado sus vínculos. Cuando haga clic en un vínculo, puede ver la página de
destino del vínculo en la ventana principal. Además, puede ir hacia atrás y hacia
delante de forma sencilla entre la página original y las páginas de destino.
Copiar una página en el Marcador de páginas

1. Vaya a la página que desea copiar en el Marcador de páginas.
2. En la Barra del Explorador, haga clic en la ficha Marcador de páginas.
el menú Ver.
3. En la ficha Marcador de páginas, haga clic en Agregar.
El Marcador de páginas deja abierta una página para que pueda explorar los vínculos sin
perder su posición.
Sugerencia Para ver sólo los vínculos de la página Web que haya copiado, haga
clic en Vínculos en la ficha Marcador de páginas. Para ver la página Web
completa, vuelva a hacer clic en Vínculos.
156
Llevar un seguimiento de las pujas de una subasta
en línea
La próxima vez que participe en una subasta en línea, deje que Internet Explorer lleve el
seguimiento de la misma. El Gestor de subastas puede llevar un seguimiento del estado
de una subasta y avisarle cuando cambie la puja más alta, cuando la suya no sea la más
alta, cuando se vaya a terminar la puja o cuando se cierre la subasta. En este escenario
aprenderá a:
• Llevar el seguimiento de una subasta
• Comprobar el estado de las subastas de las que lleva un seguimiento
• Visitar una de las subastas de las que lleva un seguimiento
• Organizar la lista de las subastas de las que lleva un seguimiento
Llevar el seguimiento de una subasta

El Gestor de subastas monitoriza el estado de cuantas subastas desee en diferentes sitios
de subastas. Para cada subasta cuyo seguimiento desee realizar, siga uno de estos
procedimientos:
1. Vaya a la página Web de la subasta que desee realizar el seguimiento.
2. En el menú Herramientas, elija Seguimiento de subastas.
El cuadro de diálogo Seguimiento de subastas ofrece un resumen de la subasta cuyo

seguimiento desea seguir.
157
3. Si está registrado en el sitio de subastas, escriba su nombre de usuario del sitio
en el cuadro Id. de usuario.
4. Haga clic en Personalizar.
5. En la ficha Opciones, especifique con qué frecuencia deberá Internet Explorer
comprobar el estado de la subasta y cómo deberá avisarle de los cambios del
mismo.
Comprobar el estado de las subastas de las que lleva un

seguimiento
El Gestor de subastas le ayuda a comprobar el estado de una subasta sin tener que
volver al sitio original de la subasta si realiza el siguiente procedimiento:
• En el menú Herramientas, haga clic en Gestor de subastas.
Los símbolos de la ventana Gestor de subastas indican el estado de las subastas de las que
lleva un seguimiento.
La subasta está en curso.
La subasta está cerrada.
Visitar una de las subastas de las que lleva un seguimiento

• Para visitar una de las subastas de las que lleva un seguimiento, en el menú
Favoritos, seleccione Favoritos de subastas y haga clic en la subasta que
desee.
158
Organizar la lista de las subastas de las que lleva un
seguimiento
Si lleva un seguimiento de varias subastas, es una buena idea organizarlas moviéndolas
a carpetas específicas, cambiándoles el nombre y agregando separadores.
1. En el menú Herramientas, haga clic en Gestor de subastas.
• Para agregar una carpeta nueva o separador, en el menú Favoritos, haga clic en
Organizar y seleccione la opción que desee.
• Para mover una carpeta, un separador o una subasta, arrástrela a su nueva
ubicación.
• Para cambiar el nombre de una carpeta o una subasta, mantenga presionado el
botón del mouse (ratón) y, a continuación, haga clic en Modificar nombre.
Escriba un nuevo nombre y presione la tecla RETORNO.
• Para eliminar una carpeta, un separador o una subasta, haga clic en ella y,
después, haga clic en Eliminar.
Sugerencia Para aprender a recopilar imágenes en el Álbum de Internet de
artículos comprados en subastas y recibos, consulte “Reunir lo mejor del Web” en
la página 152 de este manual.
Utilizar Internet Explorer con soltura

Ahora que ya ha conoce Internet Explorer y ha practicado su uso, puede empezar a
utilizarlo solo. Para obtener más información sobre Internet Explorer, puede leer la
Ayuda de Internet Explorer o visitar el sitio Web de Mactopia en
159
Microsoft Office X para Mac
Introducción...............................................................................................161
Realizar tareas utilizando varios programas de Office X ..........................161
Crear la agenda de una reunión familiar .............................................161
Crear una presentación con gráficos animados ...................................168
160
Introducción
Ahora que ya ha explorado muchas de las acciones que puede llevar a cabo con cada
uno de los programas de Microsoft® Office X para Mac® y ha visto como funciona
Internet Explorer 5.1 para Mac®, ha llegado el momento de que intente realizar tareas en
las que se combinen funciones de varios programas a la vez.
Realizar tareas utilizando varios programas de

Office X
Los programas de Office están diseñados para facilitarle el uso de funciones de todos
ellos en un mismo proyecto. En esta sección se describen algunos ejemplos de tareas
que puede llevar a cabo utilizando varios programas de Office.
En esta sección se ofrece información sobre los siguientes temas:
• Crear la agenda de una reunión familiar
• Crear una presentación con gráficos animados
Crear la agenda de una reunión familiar

¿Va a dar una fiesta? ¿Tiene que organizar un seminario? ¿Está preparando una reunión
familiar? Puede realizar todas estas tareas con la ayuda del Administrador de
combinación de datos de Microsoft® Word X para Mac® y de la Libreta de direcciones
de Microsoft® Entourage™ X para Mac®. Luego, cuando empiecen a llegar respuestas,
utilice una hoja de cálculo de Microsoft® Excel X para Mac® para efectuar un
seguimiento de quién viene y cuándo. En este escenario, aprenderá a planificar una
reunión familiar para que practique estas funciones en Office X.
161
• Agregar miembros de la familia a la Libreta de direcciones
• Crear una categoría en la Libreta de direcciones
• Asignar contactos a una categoría en la Libreta de direcciones
• Crear un diseño de carta
• Utilizar el Administrador de combinación de datos para crear una carta modelo
• Utilizar la Libreta de direcciones de Office como origen de datos
• Combinar datos de contactos en la carta modelo
• Organizar las respuestas de la familia en una hoja de cálculo de Excel
• Ordenar las respuestas de la familia
Agregar miembros de la familia a la Libreta de direcciones

de Entourage
Antes de poder enviar una carta o una invitación a todos los miembros de su familia,
necesita agregar cada uno de los miembros a la Libreta de direcciones. Asegúrese de
que escribe la información de la dirección completa en cada uno de los registros de
contactos. Por ejemplo, si desea utilizar la Libreta de direcciones para imprimir en
sobres las direcciones de todos los miembros de la familia, necesita escribir la dirección
del trabajo o de casa en cada uno de los registros.
Puede omitir este paso si ya dispone de registros de contactos de todos los miembros de
su familia en la Libreta de direcciones.
1. Inicie Entourage.

3. Para agregar a alguien como contacto en la Libreta de direcciones, haga clic en
Nuevo .
4. Escriba la información que desee y, a continuación, haga clic en Guardar y
nuevo .
Sugerencia Para escribir una dirección particular, asegúrese de hacer clic en
Domicilio en el menú emergente Dirección.
5. Repita el paso 4 por cada nuevo contacto que desee agregar a la Libreta de
direcciones.
162
6. Cuando haya escrito la dirección del último contacto que desee agregar, haga
clic en Guardar y cerrar .
Nota Para cambiar la información de un contacto, haga doble clic en el nombre
de dicho contacto en la Libreta de direcciones y efectúe los cambios que desee en
cualquiera de las fichas.
Crear una categoría en la Libreta de direcciones

Puede crear una categoría denominada Reunión en la Libreta de direcciones que
incluya a todos los contactos que desee invitar a una reunión familiar. Después, cuando
esté preparado para realizar la combinación de datos, puede seleccionar esta categoría
en vez de tener que seleccionar los registros individualmente.
1. En el menú Edición, elija Categorías y, después, haga clic en Modificar
categorías.
2. Haga clic en Nuevo , escriba un nombre para la categoría y, a

continuación, presione RETORNO.
3. Para cambiar el color de la categoría, haga clic en la flecha situada junto al
color actual y, a continuación, haga clic en el color deseado.
4. Cuando haya terminado, cierre el cuadro de diálogo Categorías.
Asignar contactos a una categoría en la Libreta de direcciones

Una vez creada la categoría Reunión, puede asignar los contactos que desee invitar a la
reunión.
1. Seleccione el primer contacto de la Libreta de direcciones que desee asignar a la
categoría Reunión.
2. Mantenga presionada la tecla ! y haga clic en los demás contactos que desee.
3. Haga clic en Categorías .

4. Active la casilla de verificación Reunión y haga clic en Aceptar.
Los nombres mostrados en la Libreta de direcciones pasarán a tener el color que
haya seleccionado en la categoría Reunión.
163
Crear la carta de la reunión familiar
Utilice el Administrador de combinación de datos de Word cuando desee enviar la
misma carta a varias personas y personalizar las direcciones. Es necesario que cree un
diseño de carta antes de poder combinar datos en ella.
1. Inicie Word.
2. En la Galería de proyectos (menú Archivo), haga clic en Documentos en
blanco en la lista Categoría y, a continuación, haga clic en Documento de
Word.
3. Escriba el contenido de la carta y aplique los formatos que desee.
4. En la barra de herramientas Estándar, haga clic en Guardar .

5. En el cuadro Guardar como, escriba Reunión.doc, seleccione una ubicación
para este documento y, a continuación, haga clic en Guardar.
Deje abierta la carta para utilizarla en los siguientes procedimientos.
Utilizar el Administrador de combinación de datos para crear

una carta modelo
Con la ayuda del Administrador de combinación de datos, puede enviar la carta que
haya creado a todos los miembros de su familia, con la dirección de cada uno de ellos y
con un saludo personalizado.
1. En el menú Herramientas, haga clic en Administrador de combinación de
datos.
2. En Documento principal, haga clic en Crear y, a continuación, en Cartas
modelo.
La carta se convertirá en el documento principal de la combinación de datos.
Utilizar la Libreta de direcciones de Office como origen de

datos
Un origen de datos es un archivo, por ejemplo, una categoría en la Libreta de
direcciones, que contiene el nombre y la dirección de todas las personas a las que desea
enviar la misma carta.
1. En el Administrador de combinación de datos, en Origen de datos, haga clic en
Obtener datos y, a continuación, en Libreta de direcciones de Office.
164
2. Para personalizar el saludo de la carta, arrastre un campo a la carta y colóquelo
donde desee que aparezca. Por ejemplo, si desea que la carta empiece por
“Querido” seguido del nombre del contacto, arrastre el campo Nombre a la
carta. Después puede escribir Querido seguido de un espacio antes del campo
Nombre y escribir luego un espacio y familia seguido de una coma.
3. Haga clic en Guardar para guardar los cambios efectuados en la carta

modelo.
Sugerencias
• Para obtener una vista previa del aspecto que tendrá la carta con los datos
combinados, haga clic en Ver datos combinados en Vista previa en el
Administrador de combinación de datos . Vuelva a hacer clic en
Administrador de combinación de datos para volver al documento y
realizar los ajustes que considere necesarios.
• La Libreta de direcciones de Office contiene toda la información de
contactos que haya escrito en Entourage. Puede abrir y cambiar los registros
de los contactos de la Libreta de direcciones de Office mientras trabaja en
Word.
Combinar datos de contacto en la carta modelo

Una vez creada la carta de la reunión familiar e identificado el origen de datos (la
Libreta de direcciones de Office), ha llegado el momento de combinar los datos de la
categoría Reunión de la Libreta de direcciones de Office para crear varias copias de la
carta, una para cada persona que desee invitar a la reunión.
1. En Administrador de combinación de datos, en Combinar, haga clic en Ver
datos combinados.
2. Haga clic en Categorías en el menú emergente Mostrar destinatarios por.
Todas las categorías se seleccionarán de manera predeterminada.
165
3. Desactive todas las casillas de verificación menos Reunión y haga clic en
Aceptar.
4. Haga clic en Combinar en nuevo documento .

Se creará un documento nuevo que contendrá la carta de cada uno de los
contactos de la categoría Reunión. Word inserta automáticamente un salto de
página entre las cartas.
5. En la barra de herramientas Estándar, haga clic en Guardar .

6. Escriba un nombre para el documento nuevo, seleccione una ubicación y, a
continuación, haga clic en Guardar.
7. Haga clic en Imprimir para imprimir las cartas.

Sugerencia Para obtener información acerca de cómo crear sobre o etiquetas
postales utilizando el Administrador de combinación de datos, consulte “Crear e
imprimir un sobre” en la página 34 y “Crear etiquetas postales” en la página 35 de
este manual.
Organizar las respuestas de la familia en una hoja de cálculo

de Excel
En vez de tener que recordar quién viene a la reunión, la hora de llegada y el lugar en
que se alojarán, escriba la información en una hoja de cálculo de Excel. Así, podrá
ordenar y organizar la información por fechas para garantizar que nadie se queda
esperando en el aeropuerto. Si no ha utilizado nunca Excel, consulte el tema “Conceptos
básicos de Excel X” en la página 41, en el capítulo dedicado a Excel en este manual.
1. Inicie Excel.
blanco en la lista Categoría y, a continuación, haga clic en Libro de Excel.
166
3. En la fila 1 de la nueva hoja de cálculo en blanco, escriba los encabezados que
se muestran en esta ilustración en las columnas A a G.
4. Seleccione la fila 1 y haga clic en Negrita en la Paleta de formato.

Sugerencia Para aumentar el ancho de una columna, haga doble clic en el
límite de la derecha de cada encabezado de columna.
5. Escriba en la hoja de cálculo la información correspondiente a cada miembro de
la familia.
Sugerencias
• Si aparece una ventana de mensaje preguntando si desea utilizar el
Administrador de listas, haga clic en No.
• Utilice el reloj de 24 horas cuando escriba las oras de salida y de llegada.
6. Para asignar un nombre a la hoja de cálculo, haga doble clic en la ficha Hoja1,
situada en la parte inferior del libro y escriba un nombre.

8. Escriba un nombre para el libro, seleccione una ubicación y, a continuación,
Ordenar las respuestas de la familia

Puede utilizar las funciones de ordenar de Excel para reorganizar filas según el
contenido de las columnas por las que elija ordenar. Por ejemplo, puede ver los
miembros de la familia que viajan en el mismo vuelo, los que se alojan en el mismo
hotel o los que llegan primero.
1. Para ordenar la información por fecha y hora, seleccione todas las filas de la
hoja de cálculo que contengan datos, incluidos los encabezados.
2. En el menú Datos, haga clic en Ordenar.
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3. En el menú emergente Ordenar por, haga clic en Fecha llegada; en el menú
emergente Luego por, haga clic en Hora llegada y, después en Aceptar.
Excel ordena la lista de la familia en función de la información de llegada.
Crear una presentación con gráficos animados

Los efectos de animación pueden ayudar a atraer la atención del público y a destacar los
puntos clave durante una presentación. La próxima vez que desee mostrar estadísticas
de mercadotecnia con cierto estilo, hágalo visualmente agregando gráficos animados a
una presentación de PowerPoint. En este proyecto aprenderá a animar un gráfico para
resaltar los datos de venta claves. No obstante, puede aplicar las mismas técnicas para
animar otro tipo de información.
• Crear una presentación de PowerPoint
• Crear un gráfico a partir de los datos de una hoja de cálculo de Excel
• Actualizar un gráfico en Excel
• Insertar un gráfico de Excel en una diapositiva de PowerPoint
• Animar un gráfico en una presentación de PowerPoint
Crear una presentación de PowerPoint

1. Inicie PowerPoint.
blanco en la lista Categoría y haga doble clic en Asistente para
autocontenido.
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3. En la primera página del Asistente, haga clic en Ventas y mercadotecnia en el
menú emergente Categoría y, a continuación, en Productos y servicios.
4. Complete el resto del Asistente y, a continuación, haga clic en Finalizar.

Sugerencias
• Si desea cambiar el diseño de diapositiva, la combinación de colores, el
fondo o la fuente, vaya al menú Formato y examine las opciones.
• Para obtener instrucciones detalladas acerca de cómo crear una
presentación, consulte “Crear una presentación utilizando el Asistente para
autocontenido” en la Ayuda de PowerPoint.
Crear un gráfico a partir de los datos de una hoja de cálculo de

Excel
Después de introducir y organizar los datos en una hoja de cálculo de Excel, también
puede mostrarlos en un gráfico de dos o tres dimensiones.
1. Abra la hoja de cálculo de Excel que contiene los datos o cree una hoja de
cálculo nueva y agréguele datos, como los datos que se muestran en la siguiente
hoja de cálculo.
Nota Si aparece una ventana de mensaje preguntando si desea utilizar el
Administrador de listas, haga clic en No.
2. Seleccione las celdas que contienen los datos que desea presentar en el gráfico.
169
3. Haga clic en Asistente para gráficos .
4. En los pasos 1 y 2 del Asistente, haga clic en Siguiente para aceptar las
selecciones predeterminadas.
5. En el paso 3, asigne un nombre al gráfico, por ejemplo Gastos del viaje, y haga
clic en Siguiente.
6. En el paso 4 del asistente, seleccione En una hoja nueva y haga clic en
Finalizar.
Para cambiar el formato del gráfico, en el menú Gráfico haga clic en Opciones de
gráfico, seleccione las opciones que desee y haga clic en Aceptar.
Actualizar un gráfico en Excel

Un gráfico se actualiza automáticamente cuando se cambian los datos en la hoja de
cálculo a partir de la cual se creó.
1. Haga clic en la ficha correspondiente a la hoja de cálculo que contiene los datos
del gráfico (Hoja1).
2. En la celda que contiene el valor que desea cambiar, escriba un nuevo valor.
4. Haga clic en la ficha correspondiente a la hoja de cálculo que contiene los datos
del gráfico (Gráfico1) para ver los resultados.
5. Para guardar los resultados, haga clic en Guardar .
Insertar un gráfico de Excel en una diapositiva de PowerPoint

1. Abra la presentación de PowerPoint en la que desee insertar el gráfico de Excel.
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3. Haga clic en un diseño de diapositiva y, a continuación, en Aceptar.
4. En el menú Insertar, haga clic en Objeto y, a continuación, en Crear desde

archivo.
171
5. Localice el libro de Excel que contiene el gráfico, haga clic en Insertar y, a
El libro aparece en la diapositiva. Si el gráfico no aparece, haga doble clic en la
hoja de cálculo y, a continuación, haga clic en la ficha correspondiente al
gráfico.
La presentación de PowerPoint incluye una hoja de cálculo de Excel.
Animar un gráfico en una presentación de PowerPoint

Alegre su presentación con animaciones.
Personalizar.
2. En la ficha Efectos, en Seleccione los elementos para animar, haga clic en el
gráfico, seleccione una animación, los efectos de salida y los sonidos que desee.
3. Para cambiar el orden de la animación, haga clic en la ficha Orden y
animación, seleccione la animación de entrada o de salida del objeto en Orden
de animación y, a continuación, haga clic en una de las flechas para desplazarla
hacia arriba o hacia abajo en la lista.
172
4. Para establecer el intervalo, seleccione la animación de entrada o salida para el
objeto y, a continuación, una de las siguientes opciones en Iniciar animación:
• Al hacer clic con el mouse (ratón), para iniciar manualmente la animación
haciendo clic con el botón del mouse (ratón).
• Automáticamente, para iniciar la animación de manera automática
mientras se muestra la dispositiva. Introduzca el número de segundos que
deben transcurrir entre animaciones.
5. Haga clic en Reproducir en el cuadro Vista previa para ver el aspecto de la
selección cuando se le aplica animación.
6. Haga clic en Aceptar cuando haya terminado de establecer los efectos de la
animación.
Utilizar Office X con soltura

Ahora que ya conoce Office e Internet Explorer y ha practicado su uso conjunto, puede
empezar a utilizarlo estos programas solo. Para obtener ayuda sobre las funciones
específicas de los programas de Office X o de Internet Explorer 5.1, busque en la Ayuda
de cada programa (menú Ayuda). Si desea obtener información sobre temas con
procedimientos, sugerencias y trucos, actualizaciones de productos, descargas gratuitas,
etc. de los productos Microsoft para Mac, visite el sitio Web de Mactopia en
173

Folleto de Introducción

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Folleto de Introducción

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Introducción a

Presentación de Office X para Mac ...............................................................2

Cambiar identidades en Office X

Obtener la información necesaria

Presentación de Word X para Mac ................................................................8

Conceptos básicos de Word X

Crear un nuevo documento en blanco

Crear un nuevo documento basado en una plantilla o en un

Aplicar un estilo de párrafo o de carácter

doble , situado junto a Interlineado.

Crear una lista numerada o con viñetas

2. En la Paleta de formato, haga clic en Numeración o Viñetas en

• Para terminar una lista, presione RETORNO dos veces.

Configurar un documento para imprimirlo

Seleccionar la orientación de la página

1. Haga clic en Nuevo documento en blanco .

Aumentar nivel Mover hacia arriba

Disminuir nivel Mover hacia abajo

Convertir los puntos del esquema en títulos

Numerar las páginas del documento

Crear una tabla de contenido

Insertar una nota al pie o una nota al final

Controlar los cambios en un documento

Este texto resaltado muestra el lugar en el que el revisor ha insertado un comentario.

Esta línea muestra que un revisor ha efectuado un cambio o ha agregado un

Revisión haga clic en Modificar comentario y, a continuación, realice los

2. En la barra de herramientas Revisión, haga clic en Cambio siguiente o en

Cambio anterior para buscar las secciones modificadas del documento.

• Para incorporar un cambio, haga clic en Aceptar cambio en la barra

• Para rechazar un cambio, haga clic en Rechazar cambio .

Crear una página Web

3. Para reemplazar el texto del documento, selecciónelo y escriba lo que desee.

Guardar un documento como página Web

1. Haga clic en Nuevo documento en blanco .

3. Haga clic en Tablas y bordes .

7. Para borrar una línea, haga clic en Borrador en la barra de herramientas

8. Cuando haya acabado de dibujar la tabla, haga clic en Dibujar tabla en la

Pruebe estas sugerencias de diseño

Cambie la orientación del folleto En el menú Archivo, haga clic en Configurar

Insertar una imagen

Agregar texto y aplicarle formato

Sugerencia ¿Desea agregar un borde a la página del folleto? En el menú

Crear el diseño de un formulario

4. Para agregar texto al formulario, como encabezados de columna o etiquetas de

Agregar una lista desplegable

Nota También puede agregar campos de texto de formulario y campos de

3. Cuando haya terminado, haga clic en Guardar .

Crear diseños de fondo personalizados

Seleccionar un estilo para el diseño de fondo

Cuando se selecciona una imagen, la sección Imagen aparece en la Paleta de formato.

Crear e imprimir sobres

Crear e imprimir un sobre

• Haga clic en para insertar una dirección de correo de la Libreta de

• Haga clic en para insertar una dirección de correo de la Libreta de

Crear etiquetas postales

Preparar el documento principal para etiquetas postales

1. Haga clic en Nuevo documento en blanco .

El Administrador de combinación de datos

Seleccionar el origen de datos

El cuadro de diálogo Modificar etiquetas.

Utilizar Word con soltura

Presentación de Microsoft Excel X .............................................................40

Conceptos básicos de Excel X