Manual WebUntis Admin2011

Agenda
Livro de Ponto
Plataforma de Gestão de Recursos Online e Livro de Ponto Digital

Índice
ÍNDICE.............................................................................................................................................. 2
INTRODUÇÃO................................................................................................................................. 5
ACESSO AO WEBUNTIS................................................................................................................ 7
ADMINISTRADOR DA PLATAFORMA...................................................................................... 7
JANELA PRINCIPAL....................................................................................................................... 8
MENU CONFIGURAÇÕES........................................................................................................... 11
DEFINIÇÕES............................................................................................................................................... 12
EXPORTAÇÃO DE DADOS DO UNTIS PARA O WEBUNTIS..............................................13
MENU ADMINISTRADOR: Mensagens para o Dia.......................................................................................16
UTILIZADORES E DIREITOS DOS UTILIZADORES.............................................................18
UTILIZADORES........................................................................................................................................... 19
DIREITOS DE ACESSO................................................................................................................ 19
Grupos de Utilizadores e Direitos de Utilizadores......................................................................................19
UTILIZADORES............................................................................................................................ 22
MENU: UTILIZADOR........................................................................................................................................23
Grupos de Utilizadores...................................................................................................................................26
Alunos, Pais e Encarregados de Educação.................................................................................................. 33

Grupos para os diferentes serviços da escola.................................................................................................35
FORMATOS DE HORÁRIOS......................................................................................................................... 36
Definições dos Horários............................................................................................................................. 42
MENU DADOS BASE.................................................................................................................... 43
DADOS BASE: IMPORTAR ALUNOS............................................................................................................ 44

Fotografias dos alunos - Atribuição Manual..................................................................................................49
Fotografias dos alunos - atribuição automática..............................................................................................50
Alunos: Mudar de TURMA............................................................................................................................52
Anular a Matrícula..........................................................................................................................................54
Dados Base: Motivos de Dispensas................................................................................................................55
Grupos de Alunos...................................................................................................................................... 55
Definir grupos de alunos a partir das turmas..................................................................................................60
Dados Base: Motivos de Ausência.................................................................................................................65
Dados Base: Comunicações / Participações...................................................................................................67
Livro de Ponto: Definições......................................................................................................................... 68

AUSÊNCIAS..................................................................................................................................................69
Interrupção da Ausência.................................................................................................................................69
Ver alunos com fotografias na página de sumários....................................................................................72

Cargos.............................................................................................................................................................73
Livro de Ponto: Recomendações................................................................................................................ 73

Página Inicial..................................................................................................................................................73
MENU HORÁRIO.......................................................................................................................... 74
GESTÃO DE RECURSOS............................................................................................................. 75
Recurso em Sala........................................................................................................................................ 75
Reservar Recursos..................................................................................................................................... 79
Reservar Salas........................................................................................................................................... 81
MENU LIVRO DE PONTO........................................................................................................... 84
PERÍODO LIMITE PARA REALIZAR O SUMÁRIO...............................................................85
RELATÓRIOS................................................................................................................................ 86
RELATÓRIO DE FALTAS............................................................................................................ 87
WEBUNTIS: LIVRO DE PONTO................................................................................................ 90
RELATÓRIOS: PROFESSORES.................................................................................................. 93
MARCAR REUNIÕES................................................................................................................... 94
FALTAS DOS PROFESSORES/BLOQUEAR ACESSO............................................................97
PERMUTAS................................................................................................................................. 101
LANÇAR AULAS NO PERÍODO DE INTERRUPÇÃO..........................................................106
GENERALIDADES:.................................................................................................................... 107
Inforários Software, Lda

HORÁRIOS / TEXTOS.............................................................................................................. 107
Definições............................................................................................................................................... 108
Legenda.................................................................................................................................................. 108
Indicação do utilizador que fez a Reserva................................................................................................. 109
Horas de Atendimento aos EE.................................................................................................................. 109
Edição de horários: Limitar visualização................................................................................................... 111
Detalhes: Horários Públicos..................................................................................................................... 112
Diversos.................................................................................................................................................. 112
Calendário: Formato ICS.......................................................................................................................... 113
Salas e Grupos de Salas........................................................................................................................... 117
Mensagens.............................................................................................................................................. 117
Lista de destinatários de mensagens........................................................................................................ 118

Alterar Sala para uma Aula..........................................................................................................................124
Importar Recursos e Tipo de Recursos.........................................................................................................125
Selecção de Reservas....................................................................................................................................126
NOTAS IMPORTANTES........................................................................................................... 126
Calendário Escolar................................................................................................................................... 126
Ano Lectivo............................................................................................................................................. 126
Códigos................................................................................................................................................... 127
CÓPIAS DE SEGURANÇA......................................................................................................... 128

INTRODUÇÃO
A vida de uma escola gira em volta de horários de alunos, professores e turmas. Tanto os
alunos como os Pais e Encarregados de Educação, ou os professores devem estar informados
das alterações dos horários que, periodicamente podem acontecer na escola.
Tradicionalmente, a única forma de publicar as alterações era através do papel e da sua
afixação em lugares públicos, mas internos da escola, contudo apenas os que a frequentavam
a ela tinham acesso.
Com a criação da World Wide Web abriram-se novas possibilidades que permitem divulgar
e tornar acessíveis estas informações não só a todos os que frequentam a escola, mas
também a todos os que estão fora dos limites físicos da escola.
A plataforma WebUntis encontra-se nesta linha de orientação, uma vez que, permite aos pais
e encarregados de educação, aos alunos e aos professores, entre outros, o acesso a um
conjunto vasto de informações, mas não de forma indiscriminada, pelo contrário, de forma
selectiva e organizada.
A escola decide quem tem acesso aos dados e que tipo de informação ficará acessível
através da Internet. A plataforma WebUntis tem aplicações em dois grandes âmbitos, para os
quais foram criados dois módulos próprios:

WebUntis Agenda
Este módulo funciona, de certa forma, como uma central de

reservas de salas e outros recursos da escola. Permite uma gestão
Agenda centralizada nas mãos de um responsável ou descentralizada,
dando direitos de reservar salas e recursos a determinadas pessoas.
Por outro lado, permite organizar aulas extras, actividades

extracurriculares, agendar reuniões, etc.., de forma rápida e prática.
WebUntis Livro de Ponto
Com este módulo pode organizar os sumários das aulas, as faltas

Livro de Ponto
dos alunos e todo o tipo de documentação, incluindo as
aprendizagens, os testes, comunicados aos encarregados de
educação e informação imediata entre os vários
professores, etc.
O WebUntis permite libertar o professor do tradicional livro de ponto e os funcionários

deixam de lado a penosa tarefa de abrir livros de ponto.
Os professores podem aceder ao livro de ponto fora da escola, podendo actualizar os
sumários, registar TPC’s, marcar faltas aos alunos ausentes, redigir os relatórios de
participação disciplinar ou outras ocorrências e enviar comunicados ao Director de Turma
sobre os alunos, quer seja de mau comportamento, de falta de material, de alterações de
horários, etc…
ACESSO AO WEBUNTIS
Bem-vindo ao WebUntis a sua nova plataforma online de Gestão de Recursos Escolares e

Livro de Ponto Digital.
Siga este manual passo a passo para configurar e optimizar a plataforma WebUntis,
adequando-a à realidade da sua escola.
Para aceder à plataforma introduza o endereço fornecido pela Inforários, no seu browser:
Introduza o nome da escola, o nome do utilizador e a password. Clique em LOGIN.

ADMINISTRADOR DA PLATAFORMA
Recomendamos que depois do LOGIN altere a password por questões de segurança. Para
isso clique no menu PERFIL e depois em Alterar Password.
JANELA PRINCIPAL
A janela principal contém todos os menus e respectivas opções, pelo que é muito fácil
trabalhar nesta janela e neste sistema de menus.
A Barra de Ferramentas Horizontal contém os Menus Básicos, a Vertical, à esquerda,

contém os menus essenciais ao desenvolvimento do trabalho.

Pode utilizar o calendário de navegação para seleccionar a semana actual para o
aparecimento do horário, visualização de salas e listas de reservas.
As mensagens do dia, na janela principal, serão introduzidas pelo administrador do sistema.
A lista, Aulas seguintes, mostra as próximas aulas do/a professor/a para esse dia.
Menu Horizontal
O menu horizontal está colocado no topo da janela principal.
Menu de navegação
O menu de navegação encontra-se à esquerda, na

janela principal. É aqui que acede às principais
funções da plataforma e onde cada professor
encontra a sua informação.
Quando clica nos itens do menu principal, aparecem os submenus.
É através dos itens dos submenus que acede às funções WebUntis.
O número e o tipo de itens no menu podem diferir da figura apresentada, devido aos direitos
atribuídos.
Calendário de Navegação
Utilize o calendário “em baixo” para seleccionar a semana que deseja visualizar.
Se a visualização de uma página depender da data (por ex. horários ou reservas), os dados
para a semana seleccionada no calendário serão apresentados.

MENU CONFIGURAÇÕES
DEFINIÇÕES
Clique no menu CONFIGURAÇÕES \ DEFINIÇÕES, onde deverá, em primeiro lugar,

definir a língua a ser adoptada como pré-definição para todos os utilizadores.
Deverá definir também:
 O Servidor de e-mail e o SMTP do seu correio electrónico. No campo

Administrador: Endereço de E-mail deve introduzir o e-mail do Administrador
como remetente;
 No campo Equipa de Horários: Endereço de E-mail deverá indicar o e-mail do

responsável pelos Horários, deste modo o responsável será informado caso ocorra
algum erro na importação de dados do Untis;
 O número de linhas a mostrar por página;
 O tempo limite da sessão que específica o tempo que durará o período de

inactivação, antes de um utilizador ser automaticamente desligado do sistema;
 O número de linhas a mostrar por página, antes do início de nova página.

EXPORTAÇÃO DE DADOS DO UNTIS PARA O WEBUNTIS

A exportação de dados do Untis realiza-se a partir do menu <FICHEIRO> do Untis,
clicando de seguida na opção
IMPORTAR\EXPORTAR-> WEBUNTIS.
Antes de realizar a exportação deverá introduzir os

dados da ligação, nome do servidor Web, por
exemplo, melpomene.webuntis.com.
Não deve introduzir o endereço

http://, nem indicar uma página web.
A porta definida por defeito é a 80.
Introduza nos campos

correspondentes o Nome da escola;
O nome do utilizador é Untis e

password: admin
O botão <Dados Base> é usado para transferir o nome da escola, ano escolar, horário,
férias escolares, disciplinas, aulas, professores, salas, alunos (se tiver o Horário do Aluno ou
módulo do curso de programação) e serviços para o WebUntis. A transferência de dados
está dependente de um intervalo de tempo especificado.
A opção "Juntar Turmas Divididas" apenas será eficaz se trabalhar com grupos de aulas
no Untis, quando as aulas de uma turma são divididas por várias aulas. Quando esta opção
estiver activa, estas aulas serão combinadas para formar um única aula no WebUntis. O
acasalamento será realizado de acordo com o que foi introduzido no campo da aula
principal.
Assegure que nenhum dos dados base é alterado; é suficiente transferi-los uma vez no início
de cada ano lectivo. No entanto, poderá repetir a exportação de dados tantas vezes quantas
desejar sem nenhum risco. Note que os elementos dos dados base no WebUntis podem ser
modificados ou criados, mas não eliminados.
Utilize o botão AULAS para exportar as aulas e os horários para o WebUntis. Na primeira
exportação de dados deve indicar a data de início e fim do ano lectivo. Em exportações ao
longo do ano lectivo, a transferência irá começar com a data fornecida com o botão. O Untis
propõe sempre Segunda-feira da semana seguinte.
Deverá transferir aulas do início do ano lectivo. Se o ano lectivo já tiver começado, clique na
opção "Data de início" e seleccione "Início das aulas " . (poderá sempre reescrever a pré-
definição "De data" quando transferir os dados da aula).
Nota:
Se desejar não transferir certas aulas/turmas/disciplinas para WebUntis, deverá
assinalar o(s) elemento(s) em questão com um _ (underscore) no campo "Código
Estatístico", em Dados base, no Untis.
Nota Importante:
Os dados relativos ao início e fim do ano lectivo não podem voltar a ser alterados, pelo
que aconselhamos a ter em atenção o limite do calendário escolar para os cursos
Profissionais e CEF’s.

Finalmente, pode transferir as substituições e alterações realizadas nos horários no Módulo
Substituições, através do botão <SUBSTITUIÇÕES>. A data pré-definida aqui será sempre
a data actual. A transferência da substituição terá, provavelmente, de ser lançada pelo menos
uma vez por dia.
Nota Importante:
Verifique que os elementos dos dados base (professores, salas, disciplinas)
estão sincronizados com o nome abreviado já existente no WebUntis. Se precisar alterar o
nome abreviado, deverá fazer essa alteração no Untis e no WebUntis. Desta forma todos
os elementos com o antigo nome serão mantidos no WebUntis e novos elementos com
novos nomes serão criados.
Assim, recomendamos fortemente que faça todas as mudanças nos nomes abreviados antes
de começar a trabalhar com o WebUntis.
Se já tem os dados do Untis, Turmas, Professores, Salas, Horários definidos para o ano
lectivo em curso, faça a exportação de dados!
Se não tem passe à fase seguinte.
MENU ADMINISTRADOR: Mensagens para o Dia
O Administrador pode publicar comunicados no espaço reservado para “Mensagens do

Dia”, muito útil para divulgar actividades ou informações à comunidade educativa.
Clique em “Mensagens para o dia” | Novo e escreva a mensagem.

Defina as datas entre as quais a mensagem ficará visível e active o campo Público, se
pretende que a mensagem seja visível por elementos não registados na plataforma.
PRINCÍPIOS COMUS
Em cada janela poderá aceder às características dos elementos,

clicando no botão “tratar” ou no nome do elemento de cor azul,
onde poderá fazer alterações.
No botão “NOVO” poderá criar um novo elemento, adicionando-o à sua base de

dados.
UTILIZADORES E DIREITOS DOS UTILIZADORES
UTILIZADORES
Aplica-se o princípio de uma conta por cada tipo de utilizador (professores, funcionários,
alunos…) com direitos pré-definidos.
Na criação da conta de cada utilizador deverão ser definidos os seus direitos de utilização,
estando estes definidos por grupos. Cada utilizador tem de pertencer a um grupo de
utilizadores que o autoriza a executar determinadas opções, por exemplo, PROFESSOR
para os professores - o programa atribui automaticamente direitos diferentes ao professor
que desempenha as funções de DT - FUNCIONÁRIOS, ALUNOS, SECRETARIA, etc.
A cada grupo devem ser atribuídos direitos de utilização diferentes, definidos pelo
administrador.
No menu Configurações-> Direitos de Acesso pode criar novos grupos, ou redefinir os

direitos dos grupos de utilizadores criados por defeito no WebUntis.
Na opção Configurações-> Utilizador pode criar os utilizadores desejados, tantos quantos

os necessários.

DIREITOS DE ACESSO
Grupos de Utilizadores e Direitos de Utilizadores
Cada utilizador do WebUntis tem de estar inserido num determinado Grupo de Utilizadores,
que lhe confere determinados direitos de acesso e de utilização das várias opções dos menus.
Confirme os grupos de utilizadores já criados por defeito.
Admin- É a categoria máxima, tem totais direitos para administrar o sistema, para atribuir
direitos aos utilizadores e criar grupos de utilizadores, etc…
Untis- Tem o direito de Importar e Exportar dados do Untis.
Professores - É uma categoria standard para Professores que atribui automaticamente

direitos diferentes para Professores e Directores de Turma.
Serviços – É uma categoria para os serviços internos da escola. Tem direitos de consulta dos
Dados Base (professores, alunos, salas, recursos) consulta de horários dos professores,
turmas, salas e recursos.
Alunos/Pais - É uma categoria para Alunos/Pais e Encarregados de Educação (Permite
consultar o horário, calendário de marcação de testes, faltas, comunicações/ participações,
justificar faltas, comunicação com DT).
Para visualizar os direitos atribuídos por defeito aos grupos de utilizadores ou alterar, clique
em Direitos no campo Direitos.
Direitos dos utilizadores:
Activar os Campos
Activam-se as opções disponíveis clicando no quadrado , activando uma opção de cada vez
nessa linha ou no símbolo verde para activar todas as opções dessa linha.
Para Desactivar, clique no quadrado seleccionado com ou no símbolo para desactivar
todas as opções dessa linha.
O campo permite distinguir dois tipos de permissão a atribuir a um utilizador.

Por norma, e sem este campo seleccionado, as permissões que atribuímos são aplicadas às
turmas que o utilizador lecciona. Contudo, este botão permite-nos atribuir permissões
diferentes para todas as turmas.
Exemplo:

Com o campo + assinalado o utilizador, além de ter todas as permissões (Ler, Alterar, Criar
e Apagar) para as suas turmas, pode ter a permissão de consultar (Ler) todas as outras
turmas sem no entanto as poder Alterar, Criar ou Apagar.
Detalhes da aula
Este direito permite ao utilizador introduzir um texto adicional relativamente às aulas. Este
texto pode ser acedido no horário e pode servir para informar alunos sobre as especificidades
da aula.
Selecção de professor para a aula
Por defeito, os professores apenas podem ver as suas aulas. Utilize este direito para permitir
aos professores verem as aulas dadas pelos seus colegas.
Livro de Ponto
Todos os professores com este direito podem introduzir ausências, sumários e outros dados
do livro de ponto das suas próprias aulas. Este direito é suficiente para a utilização diária do
livro de ponto entre os professores.
Sumários
Este direito permite aos professores verem os sumários dos outros colegas.
Ausências de alunos
Este direito destina-se por ex. à secretaria da escola e activa o menu <Livro de Ponto> |
<Ausências>. Pode então ser utilizado para introduzir as ausências dos alunos para a escola
inteira desde um ponto central. Introduzir ausências não está limitado aos alunos do
"próprio" professor - estende-se a todos os alunos da escola.
Activar "Ler" activa sempre o direito para escrever.
UTILIZADORES
O WebUntis segue a lógica de uma conta por cada utilizador, competindo ao Administrador
a atribuição dos utilizadores às respectivas contas de utilizadores.
O administrador deverá atribuir as permissões aos utilizadores, em função dos respectivos

grupos, permitindo uma adequada utilização da plataforma WebUntis por todos os
utilizadores.
Nesta altura já devemos ter utilizadores na plataforma:

Professores – Exportação do Untis (ver página 14)
Alunos – Importação de alunos (ver página 44)
MENU: UTILIZADOR
Acesso através do Untis
Os dados no WebUntis podem ser actualizados através do Untis. Isto é particularmente

importante para a correcta visualização das alterações nos horários. A fim dos dados serem
sincronizados, um utilizador WebUntis deve ser especificado no Untis e a este utilizador
deve ser dada a autorização de utilização "Acesso através do WebUntis".
No entanto, não é suficiente se um professor aparece na lista dos dados base, o professor
deve ter uma conta de utilizador com direitos.
A maioria dos utilizadores deverá também ter atribuída uma função. As funções
"Professor" , "Aluno" e "Desconhecido" estão habitualmente disponíveis.
No menu Utilizador, tem acesso ao nome de todos os Utilizadores (Professores, Alunos,

etc) para que, de forma automática, possa criar os utilizadores e respectivas passwords.

Assim, neste menu, clique em GESTÃO DE ACESSOS.
De seguida, clique em CRIAR UTILIZADORES PARA OS PROFESSORES OU PARA

OS ALUNOS.
Ao criar os utilizadores WebUntis pode activar a opção “Criar Password automaticamente”

e deste modo, o WebUntis atribuirá a cada professor um código que corresponde ao seu
código de horário e uma password.
No caso dos alunos o código atribuído corresponde à abreviatura identificada na Plataforma

(em princípio corresponde ao nº de processo do aluno).
Pode optar por não solicitar a criação de password, deixando essa tarefa para cada professor.
Para inserir NOVOS utilizadores, (Professores, Alunos, Funcionário, Secretaria, etc.) que
não constam do Untis, aceda ao menu Configurações -> Utilizador / clique no botão
NOVO e preencha os campos apresentados na janela.

Depois de preencher todos os campos clique em Guardar.
Após a criação de novos utilizadores deverá aceder, de novo, ao menu Utilizador, clicar em
Gestão de acessos para incluir o novo utilizador na respectiva categoria - professores,
alunos, serviços, etc.
Falta agora atribuir os utilizadores aos Grupos, para que usem a plataforma de
acordo com os direitos definidos para a sua categoria.
Grupos de Utilizadores
Para atribuir os utilizadores ao respectivo grupo, clique em Configurações | Direitos de
Acesso e, no campo “Direitos de Acesso”, clique na conta à qual pretende atribuir os
utilizadores. Por ex. Professores
Na nova janela deverá configurar os vários campos de acordo com os critérios
definidos na sua escola. (Ver imagem em baixo)
Máximo de Reservas (Só com o Módulo WebUntis Agenda)

Aqui define-se o número de Reservas que cada utilizador deste grupo pode efectuar. A
introdução de um limite do número de reservas permitirá impedir que um mesmo utilizador
realize, de forma exagerada, reservas de salas ou de outros equipamentos, impossibilitando
outros docentes de usufruir também dessa possibilidade.
Reservas até (Dias) (Só com o Módulo WebUntis Agenda)

Impede que os Utilizadores façam reservas com muita antecedência, como por exemplo para
todo o Período Lectivo ou para todo o Mês…
Os Utilizadores não podem/podem alterar a password – A definir pelo Administrador.
A atribuição dos utilizadores à respectiva conta é feita a partir dos campos “Todos os
Utilizadores” e “Utilizadores Autorizados”.

Deverá seleccionar na caixa, “Todos os Utilizadores”, os utilizadores que pertencem ao
grupo dos professores e deslocar, nas setas, para a caixa “Utilizadores Autorizados”.
Proceda da mesma forma para os restantes utilizadores, atribuindo-os às respectivas contas.
Este procedimento deverá ser realizado sempre que seja criado um novo Utilizador.
Definir Direitos para o Grupo Professores
Na janela “Direitos de Acesso” clique sobre Direitos.
Selecciona, na nova janela, os direitos que pretende atribuir aos professores. Recomendamos
a seguinte definição para este grupo de utilizadores:

Directores de turma
Para além dos direitos dos professores 'normais' os directores de turma precisam de
direitos para definir os cargos (Delegado e subdelegados de turma) as Dispensas e impressão
de listagens de faltas.
O WebUntis tem a informação dos professores que são Directores de Turma pelo que lhes
atribui, automaticamente, mais direitos do que aos restantes professores.
Exemplo para Alunos/Pais
No menu Direitos de Acesso, deverá cria em “Novo” o Grupo de Utilizadores

“Alunos/Pais”.
No menu UTILIZADOR botão GESTÃO DE ACESSOS pode, de forma automática, criar

para os alunos os respectivos utilizadores com passwords, ou sem password.

Volte ao menu Direitos de Acesso e clique na conta Aluno/Pais.
Na caixa, “Todos os Utilizadores”, seleccione todos os alunos e desloque-os, clicando na

seta, para a caixa “Utilizadores Autorizados”.
Alunos, Pais e Encarregados de Educação
O acesso de alunos, pais e encarregados de educação é uma extraordinária vantagem que a

plataforma WebUntis vem trazer à relação entre a escola e os encarregados de educação.
O acesso web a esta plataforma permite que se consulte o horário do respectivo aluno, que
se consultem as suas faltas, que imprima o modelo de justificação de faltas pré- preenchido,
consultar o calendário de marcação de testes, etc.
Deverá configurar os direitos de acesso “Alunos” conforme apresentado na figura:
Definir Direitos para o Grupo de Alunos / Pais
Na janela “Direitos de Acesso” clique sobre Direitos.
Selecciona, na nova janela, os direitos que pretende atribuir aos alunos e aos pais, não
esquecendo que, cada aluno/Encarregado de Educação só deverá ter acesso à informação
que lhe diz respeito e nunca à informação relativa a outros alunos.

Exemplo de direitos de acesso para Alunos/Pais:
A plataforma WebUntis disponibiliza a informação a alunos/pais e encarregados de

educação, tornando a relação Família/Director de Turma mais eficaz.
Menu disponível para Alunos/Pais
Como pode verificar pela imagem, o menu apresenta apenas as faltas dadas por esta aluna.
O encarregado de educação pode utilizar o impresso disponível em, “Justificação da

Ausência”, para justificação de faltas.
Tem ainda acesso ao mapa de marcação de testes e anotações no livro de ponto sobre esta
aluna.

Grupos para os diferentes serviços da escola
(Portaria / PBX / Secretaria / Reprografia / Pisos ou Blocos)
A criação de contas independentes para cada tipo de serviço propicia um melhor

desempenho, nomeadamente no acesso às mensagens que vai ser necessário trocar entre
todos. Por exemplo, para dar conhecimento da ausência de um professor…
Terão apenas acesso aos horários das Turmas / Professores / Salas e direito de
visualização dos dados base.
Crie utilizadores para os vários SERVIÇOS e reduza substancialmente os gastos de papel na

sua escola…
FORMATOS DE HORÁRIOS
Os formatos dos horários são configurados pelo Administrador no menu Configurações ->
Formato de Horários \ NOVO.
Na nova janela deverá definir o nome do novo formato, ex: Horários/Turmas Dia, e activar
todos os campos necessários para a visualização dos horários do formato em causa.
Na imagem em baixo temos um exemplo para Horários diurnos.
Para horários nocturnos devemos definir no campo “Ver Horário HH: mm… “ o horário
nocturno da grelha semanal do Untis.
Neste formato apenas aparecerão os horários nocturnos.

Se desejar expandir ou reduzir a célula do horário, clique num dos botões , , ou .
Clicando num dos espaços reservados (aula, professor, disciplina, sala, ???), quando
estender a célula do horário, abre outra janela na qual poderá seleccionar o tipo de elementos
e detalhes que serão visualizados na célula do horário.
Após a configuração, clique em Guardar para activar as suas opções e o novo Formato.
A maioria das opções de definições para o formato do horário são auto-explicativas. A

secção que se segue contém algumas informações adicionais sobre as opções individuais:

Configurações Genéricas
Mínimo de altura e largura

O mínimo de tamanho e altura da célula pode ser definido para cada formato nas
configurações de horário em <Configurações> | <Formatos de Horários>:
Legenda
Pode igualmente definir se pretende que apareça a legenda no rodapé do horário:
A legenda aparece então no rodapé:

Link para os detalhes da aula
Se esta opção estiver activa e o texto sobre a aula apresentada existir, um ícone irá aparecer
no canto superior direito da aula, que poderá ser usado para aceder ao texto.
Substituições, DTs, Vigilâncias
Vigilâncias de intervalos, Substituições e hora de atendimento aos encarregados de educação

podem ser visualizadas ou ocultadas nos horários.

Definições dos Horários
No menu Configurações> Definições de Horários, pode acrescentar algumas

configurações aos horários, se pretende visualizar com nome Abreviado ou nome Completo,
activar a opção “Público”…
Activando a opção no campo 'público' permite que os horários sejam visualizados no

exterior da plataforma, antes do Login. Atenção que apenas os formatos de horários
assinalados com a opção "Disponível para acesso público" podem ser visualizados.
Definições de cor
Pode seleccionar várias definições de cor para a exibição de aulas individuais no horário
utilizando a função <Configurações> | <Definição de cor> no menu de navegação.
O botão <Cores Standard> permite que seja restaurada a selecção original de cores.
Se desejar modificar a definição de cores, clique numa das zonas coloridas a seguir às
colunas existentes. Poderá então seleccionar uma nova cor na janela que é exibida.

MENU DADOS BASE
A partir do menu “Dados Base” inserimos os dados principais para o trabalho na plataforma
WebUntis.
Os dados podem ser introduzidos com recurso à importação do Untis, ou directamente na

plataforma preenchendo os vários campos.
A forma mais rápida é o recurso à importação. Os Professores, Disciplinas, Salas, Grelha

semanal, Definição do ano lectivo são exportados automaticamente a partir do Untis.
DADOS BASE: IMPORTAR ALUNOS
Tem à sua disposição um interface simples para a importação dos alunos. Os dados dos
alunos devem estar num ficheiro de texto (ASCII) ou em CSV e os campos devem ser
separados por caracteres convencionais (vírgula, ponto e vírgula, tabulação).
Pondere importar os alunos de um outro programa, por ex. do programa de alunos. Guarde o
ficheiro de cada turma em formato Excel, elimine toda a informação que não vai ser usada
pelo WebUntis, ficando apenas os seguintes campos:
Número do aluno; Nome completo; Número do processo de cada aluno;

Abra um novo campo e escreva, à frente de cada aluno a respectiva turma;
Após este trabalho grave o ficheiro com a extensão *.csv .
Agora que já tem todos os ficheiros das turmas em formato csv pode importar os alunos para
o WebUntis.
Para isso, no menu DADOS BASE\ALUNOS, deve clicar no botão IMPORTAR conforme
mostra a imagem.
Na nova janela clique em “Procurar” e indique o caminho para a pasta da turma que vai
importar.
Clique no botão “Importar”.

Na nova janela, estabeleça a correspondências entre os campos do ficheiro cvs e os campos
de associação do WebUntis, como mostra na imagem.
Proceda da forma descrita anteriormente, para importar

cada turma da sua escola.
Podemos optar por uma associação de campos

diferente, por exemplo, associar o [“número de
ordem” do aluno na turma] ao campo [Apelido] e o
[Nome do aluno] ao campo [Último nome]. Esta
associação permitirá que o número do aluno apareça
nas listagens e nos Relatórios antes do nome do aluno.
É comum, ao longo do ano, aparecer um aluno novo e que tem de ser introduzido na
respectiva turma. Neste caso, não vamos usar o recurso de importação, mas recorrer à
introdução manual preenchendo todos os campos de identificação do aluno.
Para adicionar um novo aluno clique em Dados Base | Alunos, na nova janela seleccione a
turma onde quer inserir o novo aluno e clique em NOVO.
Preencha todos os campos, obedecendo ao mesmo princípio usado na importação. Confira

pelo exemplo, na imagem abaixo.

Clique em Guardar.
Fotografias dos alunos - Atribuição Manual
Pode inserir as fotografias dos alunos de duas formas. Uma a uma (atribuição manual) ou
todos os alunos de uma só vez (atribuição automática).
Para inserir uma só foto de um aluno clique em <Dados Base> | <Alunos> e depois em
<Tratar >, no aluno para o qual pretende inserir a foto. Agora, clique no link <Inserir
imagem>.
Pode agora procurar o ficheiro de imagem que quer importar.
Deve usar os campos Max. de Altura e Largura para a imagem de importação, lembre-se que
é necessário para limitar a altura ou a largura, de forma que as proporções da imagem
permaneçam inalteradas ao importar. Após a importação, a foto do aluno aparecerá na ficha
técnica.

Fotografias dos alunos - atribuição automática
A lista dos alunos em (<Dados Base> | <Alunos>) também disponibiliza a função <
Importar Imagem>:
Depois de ter activado esta função abre-se uma nova janela onde deverá procurar um
ficheiro zip, contendo as diferentes fotografias. Neste caso, os nomes das fotografias devem
obedecer a uma das seguintes regras:
1. o nome do ficheiro (foto) e o nome do aluno são idênticos ou

2. o nome do ficheiro (foto) está sob a forma de Apelido_Nome ou
3. o nome do ficheiro (foto) é o número de processo do aluno no sistema de Administração.
Aconselhamos a última opção. Guarde a foto de cada aluno com o respectivo número de
processo;
O ficheiro .zip deverá ser obtido da seguinte forma:

Junte todas as fotografias em 1 ou 2 pastas;
Seleccione as fotos todas da pasta e guarde em ficheiro Zip.
É este ficheiro .zip, que contém as fotos de todos os alunos identificadas com o respectivo nº
de processo, que será importado.
Por último, no campo <Identificação> associe a < Nº de Processo>.

Alunos: Mudar de TURMA
Por vezes alguns alunos mudam de turma durante o ano, nesse caso proceda da seguinte
forma:
Entre na lista de alunos em <Dados base> | <Alunos> e clique no botão <Tratar> para
abrir os dados da página do aluno seleccionado.
Agora, clique no botão <Alterar Turma> e seleccione a nova turma para a qual o aluno
será transferido e a data da transferência, em seguida, clique em <Guardar>.
Em seguida, caso seja necessário, seleccione os grupos de alunos onde pretende integrar o
aluno em causa e, finalmente, <Guardar>.
Se clicou por engano em <Cancelar> em vez de <Guardar>, mais tarde deve completar a
atribuição do aluno ao grupo de alunos em <Aulas> | <Grupos de Alunos>.

Anular a Matrícula
Quando um aluno anula a sua matrícula numa disciplina, durante o ano lectivo, temos que
actualizar o grupo de alunos nesta disciplina.
Exemplo: O aluno "X", anula a matrícula à disciplina de PORT.
Clique <Aulas> | <Aulas: Turmas> e seleccione a turma do aluno "X" do 12ºB.
Clique sobre o símbolo de "Grupos de alunos" e crie o grupo de alunos. Neste grupo de
alunos irá seleccionar apenas os alunos que se encontram a frequentar a disciplina. Se o
Grupo de alunos já existe clique no símbolo e desseleccione o aluno que deixou de
frequentar a disciplina.
Atribua uma data de saída e confirme, clicando em <Guardar>.

Dados Base: Motivos de Dispensas
Em Dados Base | Motivos de dispensas o administrador pode definir os motivos possíveis
de dispensa.
Quando um aluno é dispensado de uma disciplina, o professor pode inserir esta informação
no <Livro de Ponto> em <Dispensas de Aulas>.

Grupos de Alunos
São várias as situações em que precisamos definir grupos de alunos diferentes para
determinadas aulas a partir de uma única relação de turma. Por exemplo, Disciplinas de
opção diferentes na mesma turma, um semestre com Ed. Tecnológica e outro com Ed.
Musical, os turnos de BG/FQ-A, alunos dos clubes e cujos grupos se formam a partir de
várias turmas, por exemplo, grupos de Desporto Escolar, etc.
O princípio base dos grupos de alunos é o seguinte:
 A cada turma pertence um grupo de alunos. Exemplo: Uma disciplina pode estar
acasalada com outra, onde metade dos alunos da turma vão a uma disciplina e a outra
metade vai à outra disciplina.
Exemplo:
Os alunos do 11ºA têm 3 TL +3TL de BIO-GEO, com o professor "1" e também ao
mesmo tempo 3 TL +3TL de FQ-A, com o professor "2" . No Untis devem definir-se
estas aulas acasaladas. Os alunos que estão na disciplina de BIO-GEO são diferentes dos
alunos de FQ-A. Estão organizados em turnos.
Conselho para o administrador do sistema:
Há dois tipos de direitos para os utilizadores trabalharem com grupos de alunos:

1. a atribuição dos alunos e
2. criar o grupo de alunos
Cada professor que pretenda atribuir alunos à disciplina terá de ter direitos de Atribuição
de Alunos. Não precisam do direito Aulas/grupo de alunos. Este direito permite, mudar o
nome do grupo de alunos ou as turmas a partir das quais os alunos são atribuídos.
Grupos de Alunos
No início de cada ano lectivo, cada professor deve verificar se os alunos atribuídos à sua
disciplina estão correctos. Esta confirmação faz-se em <Minhas Aulas> do menu <Aulas>.
Esta confirmação é feita no campo <Alunos> . Se no campo <Grupos de alunos> só
figurar o símbolo isso significa que nenhum grupo de alunos foi ainda atribuído. Se não
há Grupos de Alunos definido, o WebUntis pressupõe que todos os alunos da turma
pertencem a essa disciplina.
Se nem todos os alunos da turma pertencerem a uma disciplina, então primeiro tem de criar
um Grupo de Alunos.
Comece a atribuição de alunos com um clique no símbolo , que irá exibir a lista de grupos
de alunos já existentes. Normalmente não tem nenhum grupo de alunos, deverá clicar em
<Novo> para adicionar um novo grupo alunos.

Irá abrir-se uma lista de alunos que podem ser atribuídos a esta disciplina.
Seleccione os alunos deste Grupo de alunos e clique em Guardar.
Se clicar em Voltar tem acesso ao grupo de alunos agora definido.

Pode verificar agora, na lista de Aulas do professor, ou da turma o símbolo grupos de
alunos (<Lista de Alunos>) e também o símbolo (grupo <Grupos de Alunos>).
Esse símbolo permite o acesso directo à atribuição de alunos para o grupo de alunos
criado.
A Plataforma WebUntis permite que, enquanto administrador, defina, no caso de ter duas
disciplinas à mesma hora, por ex. semestrais, quais são os alunos que pertencem a uma
disciplina e quais pertencem à outra e entre que datas esta situação se verifica.

Definir grupos de alunos a partir das turmas
Os grupos de alunos podem também ser criados a partir do menu AULAS | Aulas: Turmas.
No exemplo em baixo vamos criar o grupo de alunos para as disciplinas semestrais de
EM/ET
Clique no símbolo , na linha da aula de EM para abrir o grupo de alunos.
Surgirá o grupo de alunos de EM. Clique em “Novo”.

Na nova janela seleccione os alunos e introduza as datas de início e fim da disciplina para
cada aluno. Clique em GUARDAR.
Grupos de alunos: Alunos em 2 Turmas
Por vezes temos alunos matriculados num ano de escolaridade, por exemplo no 11º, e com
disciplinas em atraso, pelo que também se encontram a frequentar essas disciplinas no 10º
ano.
No WebUntis apenas podemos ter o aluno matriculado numa turma, mas podemos incluir os
alunos em simultâneo noutra turma, criando grupos de alunos.
Como fazer:
No menu Aulas | Aulas: Turmas seleccionar a turma na qual o aluno vai frequentar a
disciplina em atraso e clicar, na linha da disciplina, no campo “Grupos de alunos” .
Na nova janela, clicar em Novo.
Irá abrir a relação dos alunos da turma. Na parte de baixo da janela, clique em Voltar.

Surgirá a janela que se segue e nesta deverá clicar no ícone “Tratar” .
Deverá agora seleccionar a turma onde se encontram matriculados os alunos que vão
frequentar a disciplina de Matemática no 10ºCT1 ano. Nas setas, desloque a turma do
menu “Turmas possíveis” para “Turmas” e clique em Voltar.
Tem agora criado o grupo de alunos com as 2 turmas envolvidas, 10ºCT1 e 11ºCT1.
Falta apenas seleccionar os respectivos alunos.
Clique, no campo “Alunos”, no ícone .
Surgirá a relação de alunos das 2 turmas, no exemplo, 10ºCT1 e 11ºCT1.
Deverá seleccionar todos os alunos da turma base, 10ºCT1 e apenas os alunos com a
disciplina em atraso da turma 11ºCT1. Clique em Guardar.
Pode confirmar que, na relação de alunos da página do livro de ponto da turma 10ºCT1 já se
encontram os
alunos com a
disciplina de
Matemática em
atraso.

Dados Base: Motivos de Ausência
Podemos definir e ordenar os motivos de ausências que poderão ser seleccionados pelo
professor, quando marca a falta a um aluno ausente ou pelo Director de Turma.
No menu Dados Base | Motivos de Ausência, clique em NOVO.
Na nova janela preencha os campos <Abreviatura e Nome completo> e clique em

Guardar.
Sempre que pretenda fazer alterações a um motivo já existente clique em “Tratar „ .

Pode ainda definir, clicando no botão “Tratar „ , os motivos de ausência que, quando
atribuídos, justificam automaticamente a falta do aluno.
A definição de um conjunto alargado de tipos de Justificação permitirá ao Director de Turma

e ao professor, quando marca a falta, a selecção fácil do motivo de ausência.
A imagem abaixo mostra a janela de Ausência dos alunos da Turma do 11ºB.
No campo MOTIVO podemos verificar que não foi ainda seleccionado o motivo específico
pelo professor que marcou a falta.

O Director de Turma tem disponível o campo ESTADO “ ?“ que dará acesso à janela de
Justificação de faltas, onde encontrará os motivos de ausência já definidos pelo
administrador e que poderá seleccionar.
Dados Base: Comunicações / Participações
Em Dados Base | Comunicações/Participações, o administrador pode definir um conjunto

padrão de tipos de Comunicações/Participações mais comuns, podendo ser seleccionados
pelos professores quando precisarem de recorrer a esta opção.
No menu, Dados Base | Comunicações/Participações, clique em NOVO e crie os tipos de

Comunicações/Participações adequados à sua escola, quer para reportar problemas quer para
comunicar aspectos positivos e de incentivo.
Anotações para o Livro de Ponto
Ao procurar uma Comunicação/Participação no Livro de Ponto, o professor terá disponíveis
todas as opções introduzidas pelo administrador em Dados Base |
Comunicações/Participações.

Livro de Ponto: Definições
A definição de parâmetros para o Livro de Ponto encontram-se em <Livro de Ponto>

<Definições>. No final guardam-se as opções seleccionadas.
Podemos indicar um motivo de ausência standard, motivo de Ausência para todos os alunos
e outro para os atrasos. Estes motivos standards definem-se em <Livro de Ponto>
<Definições>. Em caso de atrasos e de ausência será anotado o motivo automaticamente por
defeito. Se num determinado aluno o motivo for outro, o professor pode alterá-lo
manualmente.
Justificação
Cada aluno tem a possibilidade de imprimir um formulário de Justificação de faltas, o qual

dispõe de espaço própria para assinatura do encarregado de educação.
Para isso, é necessário que tenha acesso ao Livro de Ponto.
AUSÊNCIAS
Interrupção da Ausência
Quando uma Ausência é interrompida (Retorno à escola), p. ex. quando os alunos a faltar se
apresentam a um exame, podemos directamente anular ou tratar de modo genérico nas
ausências.
Anotações
Podemos ter em conta os Atrasos em certos relatórios:

No exemplo seguinte, pode verificar o efeito produzido por esta opção:
Atrasos
Em caso de atraso tem também alguns relatórios para impressão, quer por Turma quer por
Aluno:
Ver alunos com fotografias na página de sumários
Para visualizar as fotos na página dos sumários seleccione esta opção em <Livro de Ponto>
<Definições>.

Cargos
Também pode tornar visíveis as fotos nos cargos, por ex. Delegados e Subdelegados. Clique
em <Dados Base> | <Cargos>, em seguida, clique no botão <Tratar> e depois <inserir
imagem>. Na nova janela clique no botão <Importar> para procurar o ficheiro que contém
a imagem.
Livro de Ponto: Recomendações
Página Inicial
Cada utilizador pode definir a aparência de sua página inicial, no seu perfil de utilizador.
Também pode indicar aqui, se deve aparecer na página inicial as turmas do professor ou as
aulas do dia.

MENU HORÁRIO
Neste menu poderá ter acesso aos horários, das turmas, dos professores, dos alunos, de salas
e até de disciplinas ou recursos existentes na escola.
Poderá também consultar os horários dos recursos existentes:

GESTÃO DE RECURSOS
Os Recursos definem-se no menu DADOS BASE\ Recursos. No menu Dados Base pode
criar novas turmas, alunos, professores, salas, entre outros elementos essenciais ao
funcionamento do programa, neste caso iremos abordar a Reserva de Recursos.
Recurso em Sala
Se o recurso se encontra adjudicado a uma sala, e portanto é um recurso fixo e permanente
numa determinada sala, devemos então introduzir o recurso e a respectiva sala. A atribuição
de um recurso a uma sala facilita a procura de salas livres com um determinado equipamento
audiovisual ou outro.
Exemplo:
Procura de uma sala livre que tenha ligação à Internet ou Videoprojector…

Departamento e Edifício/Bloco
1-Podemos identificar um recurso como pertencente a um Grupo Disciplinar ou

Departamento, bem como a um edifício da escola, ou bloco de aulas.
2- Introduzir um responsável por um recurso, por exemplo um SmartBoard, deverá ter

alguém responsável pela sua correcta utilização e manutenção
3- Etc…
Pode introduzir primeiro os recursos e depois inseri-los nos diferentes tipos de recursos, ou
ao contrário, primeiro criar os tipos de recursos e depois, quando criar os recursos associar
logo a que tipo de recursos é que pertence.
Depois de introduzir os Tipos de Recursos existentes na escola, deverá introduzir os

recursos existentes dentro de cada tipo de recurso.
Na janela “Novo Recurso” deverá preencher todos os campos.

É nesta fase que decidimos a que departamento, serviço, sala, pertence o recurso,
identificamos o responsável e se está ou não disponível para requisição.
Na Reserva de Recursos, que são Salas ou meios Audiovisuais, etc, há dois níveis de gestão
que exigem níveis diferentes de autorização.
O primeiro nível de autorização permite a um utilizador apenas fazer uma Pré-Reserva

condicionada à aprovação e confirmação do Administrador.
Uma Reserva feita com autorização máxima, não necessita de nenhuma confirmação do
Administrador, é uma reserva definitiva.
Os dois tipos de reservas, Pré-Reserva e Reserva confirmada só se distinguem pelo grau de

autorização, não pelo modo de efectuá-las. Por isso não será feita nenhuma distinção neste
manual entre uma e outra. Será referida sempre como RESERVA!
Na visualização e na impressão a cores, uma reserva e uma Pré-Reserva distinguem-se pela

cor de fundo.
Para realizar Reservas de Salas ou de material audiovisual, entre no menu < Reservar > \ \
Reservar Recursos ou Reservar Sala.
Reservar Recursos
Depois de indicar a data desejada, o tipo de material que pretende, a periodicidade, o dia da
semana e a hora, deve clicar no botão PROCURAR.
Escolha o recurso desejado e, de seguida, clique no botão SEGUINTE:

Nesta nova janela preencha os espaços desejados e clique no botão RESERVAR.
Por fim obterá o comprovativo da sua reserva.

Reservar Salas
A Reserva de salas segue os mesmos procedimentos da reserva de recursos:
No botão de pesquisa AVANÇADA, indique a DATA, a HORA, a PERIODICIDADE, o
Dia da semana e, de seguida, clique no botão PROCURAR.

Irá então visualizar as SALAS livres e disponíveis.
Seleccione a sala pretendida e clique em SEGUINTE.
Seleccione professores, Turmas e Disciplinas para a sala que pretende reservar.

Por fim terá a confirmação da Reserva efectuada que poderá imprimir ou ver em formato pdf
e guardar como comprovativo.
Os utilizadores podem visualizar as suas reservas no menu \ Reservar \ Minhas Reservas.
O botão “Activar a selecção” está configurado, por defeito, para apenas visualizar as
reservas da presente semana. Se pretender visualizar todas as reservas, desactive esta opção.

No botão “Tratar” poderá alterar alguns dados da sua reserva, incluir mais professores,
alunos, etc..
MENU LIVRO DE PONTO
Este menu contém as hiperligações fundamentais que servirão de base ao trabalho dos
professores, Dt’s e consultas de alunos e pais.
Deverá configurar o livro de ponto de acordo com a especificidade da escola.

Período limite para realizar o sumário
É no menu “Definições” que deverá determinar o nº de dias que os professores terão para
realizar o sumário, data a partir da qual o acesso aos sumários anteriores ficará bloqueado.
Sempre que os professores deixem sumários em atraso terá de redefinir um período mais
alargado, permitindo assim a actualização dos sumários.
RELATÓRIOS
O director de turma tem acesso, no menu Livro de Ponto | Relatórios, a um vastíssimo

conjunto de relatórios que lhe permite acompanhar toda a acção do conselho de turma,
comportamento dos alunos e assiduidade.
No menu Relatórios o director de turma deverá seleccionar o relatório de registo de faltas

que lhe irá permitir lançar as faltas dos alunos, no programa de Gestão de alunos.
Para uma mais fácil gestão, recomendamos o procedimento que se segue:

Relatório de faltas
Recomendamos o Relatório “Faltas por disciplina”
Antes da impressão do relatório de faltas, as mesmas deverão ser tratadas pelo director de
turma no menu de Ausências. (Estado das faltas = Justificadas e Injustificadas)
Podemos optar por não tratar as faltas que os alunos não justificam que o programa
considera-as como Injustificadas.
Relatório: Faltas por Disciplina / Só de um aluno

Pode pedir o relatório de todos os alunos da turma para datas específicas, no exemplo, para
todo o 1º período.

WebUntis: Livro de Ponto
Deve ser introduzida uma rotina diária de elaboração dos sumários na respectiva aula.
O ideal será definir o WebUntis como Home page dos computadores das salas de aula,
de forma a optimizar o tempo do professor.
Após o login, o WebUntis exibe o trabalho do dia do respectivo professor, para a sua
componente lectiva e não lectiva. Ao professor bastará clicar no livrinho verde para que a
página de sumário se abra.
Caso não seja possível escrever o sumário na aula, algum tempo depois a possibilidade de o
fazer na janela do dia desaparece. No entanto pode realizar igualmente o sumário, acedendo
ao menu Livro de Ponto\Escrever Sumário e escolher a turma para a qual pretende fazer o
Sumário. Pode também fazê-lo pelo menu Livro de Ponto\Aulas de Hoje-Turmas.
Clique no botão e terá acesso à janela onde pode preencher o sumário, marcar as faltas
aos alunos ausentes, ou ainda, inserir uma participação disciplinar ou simplesmente uma
comunicação ao Director de Turma ou aos pais.

O Professor DT terá acesso, além das opções dos restantes professores, a um menu mais
completo que lhe permitirá aceder a todo o conjunto de informações veiculadas pelos
professores do conselho de turma, respeitantes aos alunos da sua direcção de turma.
RELATÓRIOS: Professores
Os professores têm acesso aos relatórios de sumários, de faltas ou listagens de alunos, pelo
menu AULAS | Minhas Aulas:
Na linha da aula clica em RELATÓRIOS.

Aparece a janela de relatórios e selecciona as datas e o tipo de relatório. Pode visualizar em
pdf ou em Excel.

MARCAR REUNIÕES
Com o WebUntis, marcar reuniões de Conselho de Turma, de Grupo ou de Departamento

passa a ser uma tarefa simples e fácil.
As reuniões podem ser marcadas pelo Coordenador de Departamento, pelo Delegado de

Grupo Disciplinar ou pelo Director de Turma uma vez que, todos os professores têm acesso
a este direito.
Como fazer…
No menu RESERVAS clique em MARCAR REUNIÕES.
No exemplo, vamos marcar uma reunião de Conselho de Turma.
Nesta janela seleccione, no calendário, o dia da reunião. Indique a Duração da reunião e

active o campo, “Seleccione os Prof. da Turma com selecção de Turma”, para que o
programa seleccione os professores do Conselho de Turma. Por fim escolha a Turma e
clique em PROCURAR.
O programa apresenta-lhe, na grelha da semana sombreado a verde, os tempos livres onde é

possível marcar uma reunião para o Conselho de Turma.
Clique no sombreado, no dia e hora que pretende para a reunião.
Na nova janela pode confirmar que o programa seleccionou os professores do Conselho de

Turma e deverá preencher ou confirmar os elementos apresentados.

Confirme a reserva da reunião no botão RESERVAR.
Na barra lateral clique no menu “MINHAS RESERVAS” e verifique a reserva da reunião.
Para marcar uma reunião de Departamento, Grupo, etc… o procedimento é o descrito para
as reuniões de Conselho de Turma, no entanto, como no WebUntis não está definido o grupo
que pretendemos reunir, os professores terão de ser seleccionados na coluna
PROFESSORES.
Mantenha pressionada a tecla “Ctrl” e seleccione os professores para a reunião.

Clique no botão procurar e de seguida concretize a reserva, concluindo o processo
anteriormente descrito.
A reunião surgirá marcada no horário de cada professor.

Faltas dos Professores/Bloquear acesso
A gestão diária das faltas dos professores é realizada no programa de horários Untis, no
Módulo “Horários de Substituição”. Aqui introduzimos os professores que se encontram a
faltar e podemos proceder à respectiva substituição.
No menu “AUSÊNCIAS” marcamos a falta ao professor ausente e no menu
“SUBSTITUIÇÕES” procedemos à substituição por outro docente, de acordo com os
critérios definidos pela escola.
Para bloquear o acesso aos sumários pelo professor ausente terá, apenas, de exportar a
informação para a plataforma WebUntis, tarefa que se realiza de forma simples.
No Untis entre no menu FICHEIRO, clique na opção Import. / Export. -> WebUntis

Na nova janela clique no botão “SUBSTITUIÇÃO”
Pode efectuar esta operação tantas

vezes quantas forem necessárias ao
longo do dia.
No caso de ter conhecimento que

um professor vai faltar, com vários
dias de antecedência, pode registar
a falta no Untis e proceder à
exportação, ficando a mesma activa
para o dia respectivo.
Horário, na plataforma WebUntis, do Professor ausente.

Na imagem, o professor encontra-se a faltar na 2ª-feira e foi substituído no 2º tempo lectivo.
Os funcionários têm de imediato acesso à informação no WebUntis, pela consulta do

horário do professor ausente, onde consta o dia da falta com cor diferente e o nome
dos professores que irão fazer a "substituição".
Os professores a quem for distribuído o serviço de substituição terão, na sua página do dia, a
turma à qual vão fazer a "substituição" e para a qual terão de elaborar o respectivo sumário.

Permutas
O Untis, no Módulo “Horários de Substituição”, permite permutar aulas de forma simples,
arrastando uma aula para outro tempo lectivo livre no horário do professor e dos alunos ou,
pelo mesmo processo, por troca com outra aula.
No exemplo, permutámos a aula de CMA de 2ª feira com a aula de MAT de 5ª feira.
A plataforma WebUntis permite que estas alterações se concretizem igualmente no livro de

ponto.
Após a alteração exporte para WebUntis, clicando no botão “SUBSTITUIÇÃO” da janela

de exportação.
Na plataforma WebUntis a permuta aparece sinalizada a cor diferente (no caso, a cor rosa e
cinza).
Pode ainda introduzir a informação de permuta ou a que desejar. Para tal, clique em cima da
aula permutada e na nova janela clique no ícone (i).
Introduza a informação que pretende para a aula e clique em GUARDAR.
O professor terá a aula que permutou disponível para escrever o sumário, marcar as faltas…

CRIAR AULAS EXTRA
Por vezes precisamos lançar novas aulas, nomeadamente para as turmas dos cursos
profissionais e CEF’s. Estas aulas extra podem ser lançadas nos horários de duas formas:
1- A partir do programa Untis, no Módulo Substituições, colocando as aulas

penduradas;
2- Lançar nova aula a partir da janela de detalhes do Interactivo do Módulo de
Substituições;
3- Directamente no WebUntis.
Para atribuir aula extra no WebUntis aceda ao menu Aulas | Minhas Aulas e clique na linha
da aula para a qual pretende criar a nova aula, no campo Actualizar Sumários.
Na janela “Actualizar Sumários” clique no botão “Aula Extra”.
Na janela “Aula Extra” seleccione a duração da aula, por exemplo 45 minutos, a semana,
atribua uma sala e sinalize se pretende colisão de professores, no caso de pretender colocar
a aula com par pedagógico ou em turnos.

Após a sua selecção, o calendário exibirá, a verde, os espaços disponíveis para a colocação
da aula extra.
Seleccione o dia e a hora, clicando na respectiva quadrícula.
Confirme a reserva da aula em OK.

A aula fica marcada no horário do professor e da turma, com cor diferente, azul no exemplo
em baixo, e disponível para a elaboração do sumário.
LANÇAR AULAS NO PERÍODO DE INTERRUPÇÃO
O calendário escolar é exportado do programa de horários com os períodos de interrupção
lectiva bloqueados, para o lançamento de novas aulas.
Para tornar esta tarefa possível deverá autorizar reserva no menu <Dados Base | Férias>.
Clique no ícone “Tratar” , no período pretendido.
Active “Reserva Possível” e clique em guardar.
Para lançar as aulas proceda como descrito para a colocação de Aulas Extra.

Generalidades:
Horários / Textos
Os <Textos> inseridos no Untis podem agora ser visualizados nos horários WebUntis
-versão 2010.
Se o campo Texto for activado no WebUntis,
irá aparecer, como se apresenta na imagem, nos horários WebUntis:

Definições
Definições Básicas - Mínimo de Altura e Largura
Em <Configurações> <Formatos de Horários> pode definir para cada formato, o mínimo

de altura e largura, das Horas do horário.
Legenda
Por outro lado, também pode indicar se desejar uma legenda por baixo dos horários,
explicando o significado das cores de cada Hora do Horário.
A legenda terá esta visualização:

Indicação do utilizador que fez a Reserva
Se um utilizador reservar um recurso pode ser útil saber quem foi.
As definições terão de ser realizadas em (<Configurações> | <formatos de Horários>).
Horas de Atendimento aos EE
WebUntis 2010 permite activar e desactivar, nos horários, as Horas de Atendimento aos
Encarregados de Educação.
Atenção: Deve indicar no Untis que uma Disciplina tem o significado de "Hora de
Atendimento aos EE", através do símbolo "S" em <Dados base> -> <Disciplinas>
Edição de horários: Limitar visualização
Se não trabalha com horários anuais ou quer limitar a visualização de horários a uns dias em
particular, defina, no menu <Configurações> -> <Definições de Horários>, o período para
o qual se editam os horários:

Exemplo: Pode evitar que outros colegas ou alunos possam ver os horários do segundo
semestre, pois estes ainda não estão acabados, sem contudo impedir a visualização dos
horários do 1º semestre.
Também aqui pode definir se quer ou não divulgar os <Detalhes> que nos horários são
editados através de um clic do rato.
Detalhes: Horários Públicos
Nesta mesma página, pode igualmente indicar se quer também visualizar os <Detalhes>
(através de um clic do rato) no campo <Horários Públicos>:
Diversos
Indicação da data da última actualização dos dados.
No Horário, a data da última actualização dos dados é fixada pelo Untis.
Calendário: Formato ICS
O calendário está no formato (iCAL) e são exportados neste formato.

Genericamente tem duas possibilidades:
1. Do horário do professor. Neste caso serão exportados todos os dados relativos a uma
semana.
2. A partir do menu Aulas | Minhas Aulas | Relatórios e exportamos os dados relativos à

actividade seleccionada:
Nesta janela também pode definir o intervalo de tempo a visualizar nos dados no calendário.
Guarde o ficheiro exportado do WebUntis ICS e pode depois importá-lo a partir da sua caixa
de correio electrónico (por ex. Microsoft Outlook):

Indique que pretende o calendário em formato (ICS-) e serão importados neste formato.
Procure o ficheiro exportado do WebUntis:
Alguns programas permitem a importação directamente para o seu calendário. Este é o

procedimento recomendado, pois assim importa os dados sem problemas de sincronização.
Os calendários diferentes são visualizados.

Salas e Grupos de Salas
As Salas podem também ser atribuídas a grupos de salas.
Mensagens
Confirmação de Leitura e Impressão
O sistema interno de mensagens do WebUntis mostra-lhe igualmente se a mensagem já foi

lida pelo destinatário. Abra <Minhas Mensagens>. A mensagem recebida caso tenha sido
lida tem um sinal "+" antes do destinatário, caso ainda não tenha sido lida, aparece um
sinal '-' que significa que o destinatário ainda não abriu a mensagem.
As mensagens também podem ser impressas em formato *.pdf.
Lista de destinatários de mensagens
Pode facilmente enviar mensagens para múltiplos destinatários, clicando em <Lista

Distribuidora>.
Siga estes passos para criar uma nova lista de destinatários:
1. No menu <Minhas Mensagens> clique em <Lista Distribuidora>.

2. Clique no botão <Novo>:
3. Defina um nome para a nova lista de destinatários e atribua os utilizadores que pretende
para essa lista, no nosso exemplo, atribuímos os professores de Matemática, depois clique
em<Guardar>.
Semestre
O ano lectivo pode ser dividido em vários semestres, trimestres, etc,. Encontra esta opção
em (<Dados Base> | <Anos Lectivos), o que apresenta vantagens sobretudo nos relatórios.

Opção Reserva
Para reservar Salas, também podemos indicar a capacidade como critério de pesquisa.
A capacidade da sala também será exibida na lista de resultados:

Por outro lado, as reservas podem ser feitas por outros utilizadores que têm autorização para
o efectuar:
Lista de Salas
Podemos seleccionar as salas que figuram em <Reservar> <Lista: Salas> Tipo de
Recursos.
Bloquear Reservas
Até agora, já era possível excluir algumas ou todas as salas das reservas em
<Administrador> | <Bloquear Salas>. Com a versão 2010 do WebUntis também é
possível bloquear a reserva de recursos.
Isto é especialmente útil se tem um plano de manutenção de rotina para os seus

equipamentos.

Alterar Sala para uma Aula
Siga os seguintes passos para mudar a sala de uma hora de aula já existente:
1. Clique sobre a hora em que quer mudar a Sala.
Irá abrir a janela de Detalhe do horário.

2. Clique sobre o símbolo <Procurar Sala Livres> (Binóculos).
Abrir-se-á uma nova janela para mudar a Sala.

3. Escolha uma Sala livre. Tem à sua disposição vários filtros de pesquisa que já
conhece das Reservas "Normais".
Importar Recursos e Tipo de Recursos
Também pode importar os Recursos e Tipo de Recursos a partir de um ficheiro de texto.
O procedimento para isso, é feito de maneira semelhante à importação de dados alunos.

Selecção de Reservas
A selecção de Reservas que se encontra no menu <Reservar> | <Minhas Reservas>

foi desenvolvido e melhorado para a versão 2010:
Permite efectuar pesquisas para reservas futuras.
Notas importantes
Para que os programas Untis e WebUntis sejam compatíveis a 100% deve ter em atenção os
seguintes pontos:
Calendário Escolar
Não deve alterar o calendário do ano lectivo no Untis, durante o ano lectivo, pois vai causar
problemas na exportação para o WebUntis.
Ano Lectivo
O WebUntis importa do Untis os dados relativos ao início e fim do ano lectivo.

Saiba que, a partir desse momento (primeira exportação para o WebUntis), os dados de
início e de fim do ano lectivo não podem ser mais alterados no Untis.
Códigos
Os códigos ou nomes curtos (ao contrário de nomes completos) são utilizados para verificar
a coincidência de dados entre Untis e WebUntis. Assim, os códigos dos elementos, não
devem ser alterados depois do início do ano lectivo. Se, no entanto, tiver absoluta
necessidade de o fazer, será essencial mudar o código no Untis e no WebUntis de modo a
que os códigos sejam iguais nos dois sistemas.
No exemplo acima os códigos dos professores são representados pelo nº administrativo do

professor na escola e o respectivo código de grupo.
Para melhor seriação dos professores, quer no programa de horários quer no WebUntis,
aconselhamos a colocação do código do grupo disciplinar antes do nº administrativo.
O código de um professor nunca deverá ser atribuído a outro, uma vez que atribuirá ao novo
professor todo o historial do primeiro professor.

CÓPIAS DE SEGURANÇA
Admin (Admin)-> Configurações ->Cópia de Segurança \

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Manual WebUntis Admin2011

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Agenda

Plataforma de Gestão de Recursos Online e Livro de Ponto Digital

EXPORTAÇÃO DE DADOS DO UNTIS PARA O WEBUNTIS..............................................13

MENU ADMINISTRADOR: Mensagens para o Dia.......................................................................................16

UTILIZADORES E DIREITOS DOS UTILIZADORES.............................................................18

Grupos de Utilizadores e Direitos de Utilizadores......................................................................................19

Alunos, Pais e Encarregados de Educação.................................................................................................. 33

Definições dos Horários............................................................................................................................. 42

MENU DADOS BASE.................................................................................................................... 43

DADOS BASE: IMPORTAR ALUNOS............................................................................................................ 44

Livro de Ponto: Definições......................................................................................................................... 68

Ver alunos com fotografias na página de sumários....................................................................................72

Livro de Ponto: Recomendações................................................................................................................ 73

MENU LIVRO DE PONTO........................................................................................................... 84

PERÍODO LIMITE PARA REALIZAR O SUMÁRIO...............................................................85

WEBUNTIS: LIVRO DE PONTO................................................................................................ 90

FALTAS DOS PROFESSORES/BLOQUEAR ACESSO............................................................97

LANÇAR AULAS NO PERÍODO DE INTERRUPÇÃO..........................................................106

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Indicação do utilizador que fez a Reserva................................................................................................. 109

Horas de Atendimento aos EE.................................................................................................................. 109

Edição de horários: Limitar visualização................................................................................................... 111

Detalhes: Horários Públicos..................................................................................................................... 112

Calendário: Formato ICS.......................................................................................................................... 113

Salas e Grupos de Salas........................................................................................................................... 117

Lista de destinatários de mensagens........................................................................................................ 118

NOTAS IMPORTANTES........................................................................................................... 126

Calendário Escolar................................................................................................................................... 126

Ano Lectivo............................................................................................................................................. 126

CÓPIAS DE SEGURANÇA......................................................................................................... 128

Inforários Software, Lda

Este módulo funciona, de certa forma, como uma central de

Por outro lado, permite organizar aulas extras, actividades

WebUntis Livro de Ponto

Com este módulo pode organizar os sumários das aulas, as faltas

O WebUntis permite libertar o professor do tradicional livro de ponto e os funcionários

Bem-vindo ao WebUntis a sua nova plataforma online de Gestão de Recursos Escolares e

Introduza o nome da escola, o nome do utilizador e a password. Clique em LOGIN.

Inforários Software, Lda

A Barra de Ferramentas Horizontal contém os Menus Básicos, a Vertical, à esquerda,

Inforários Software, Lda

As mensagens do dia, na janela principal, serão introduzidas pelo administrador do sistema.

O menu horizontal está colocado no topo da janela principal.

O menu de navegação encontra-se à esquerda, na

Inforários Software, Lda

Clique no menu CONFIGURAÇÕES \ DEFINIÇÕES, onde deverá, em primeiro lugar,

Deverá definir também:

 O Servidor de e-mail e o SMTP do seu correio electrónico. No campo

 No campo Equipa de Horários: Endereço de E-mail deverá indicar o e-mail do

 O número de linhas a mostrar por página;

 O tempo limite da sessão que específica o tempo que durará o período de

 O número de linhas a mostrar por página, antes do início de nova página.

Inforários Software, Lda

Antes de realizar a exportação deverá introduzir os

Não deve introduzir o endereço

A porta definida por defeito é a 80.

Introduza nos campos

O nome do utilizador é Untis e

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O Administrador pode publicar comunicados no espaço reservado para “Mensagens do

Clique em “Mensagens para o dia” | Novo e escreva a mensagem.

Inforários Software, Lda

Em cada janela poderá aceder às características dos elementos,

No botão “NOVO” poderá criar um novo elemento, adicionando-o à sua base de