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En Base no resulta nada intuitivo, o por lo menos no como en Access, pero si podemos establecer un
mecanismo para definir máscaras de entrada .
Para poder introducir datos con una máscara de entrada deberemos utilizar el control Campo
Enmascarado. Para acceder a este control primero deberemos hacerlo visible, ya que por defecto en la
barra de controles de formulario no aparece.
Dentro de la barra Controles de Formulario localiza el botón Más campos de control, al pulsarlo
aparecerá una nueva barra de herramientas Mas controles.
En esta última barra de herramientas deberás localizar el botón Campo enmascarado, que es el que
necesitamos para introducir datos con una máscara de entrada.
CAMPO ENMASCARADO
-Clic botón derecho del ratón sobre el control y pinchar en Campo de Control
-Aparecerá una ventana con las propiedades del control
-En Máscara de Entrada introducir la máscara (puede ser a, A, C, c, etc, y hay que poner tantas veces
la letra como caracteres queramos introducir en el campo, ver más abajo todas las posibilidades)
-En Máscara de caracteres introducir la máscara (_ representa cada letra que podemos introducir)
Significado de las letras para Máscara de entrada:
L
Una constante de texto. Esta posición no puede ser editada. El carácter se
muestra en la posición correspondiente de la Máscara de caracteres.
a
Pueden introducirse los caracteres de la a-z y de A-Z. Las letras mayúsculas no se
convertirán en minúsculas.
A
Pueden introducirse los caracteres de la A-Z. Las letras minúsculas se
convertirán automáticamente en mayúsculas.
c
Pueden introducirse los caracteres de la a-z y del 0-9. Las letras mayúsculas no se
convertirán en minúsculas.
C
Pueden introducirse los caracteres de la a-z y del 0-9. Las letras minúsculas se
convertirán automáticamente en mayúsculas.
N
Sólo pueden introducirse los caracteres del 0-9.
x
Pueden introducirse todos los caracteres imprimibles.
X
Pueden introducirse todos los caracteres imprimibles. Si se escribe alguna letra minúscula,
se convertirá automáticamente en mayúscula.
-------------------
"_" o "espacio" (sin las comillas) Según se quiera subrayado o no la máscara de entrada de txt. Por
cada letra de éstas podremos introducir una letra o número en el control.
Ejemplo:
Si introduzco 1234567890 [ENTER] quedará formatado así: 123-456-7890 (subrayado por debajo antes
de escribir los números)
Ejemplo 2:
Resultado: 452-265-334
Espero haberme explicado bien. Si no es así, no temas, en este foro hay personas excepcionales que
además de haberme ayudado mucho, seguro lo harán mejor que yo.
Saludos.
Importante: para poder reutilizar el documento con los campos de la base de datos, es preciso
almacenarlo en formato OpenDocument (odt), pues en formato Word (.doc) no funcionará.
La pulsación de "Seleccionar lista de direcciones" nos permitirá seleccionar la base de datos "datos" que
hemos registrado anteriormente.
Adicionalmente, desde aquí podríamos agregar otra base de datos, crear una nueva lista de
direcciones, o filtrar los datos según algún criterio.
Tras aceptar el diálogo, podemos asignar el bloque de direcciones para nuestra combinación, según
diferentes diseños que podemos seleccionar pulsando el botón "Más".
Pulsando el botón "Editar" podremos eliminar los campos que no sean necesarios; en nuestro ejemplo
eliminaremos "Compañía" y "Código Postal". Un cuadro con vista previa nos permitirá comprobar el
resultado final.
El paso 4 del asistente nos permitirá crear un saludo personalizado, útil en el caso de que dispongamos
de algún campo que permita determinar el género masculino o femenino de nuestros contactos.
Al pulsar "Siguiente", un cuadro de diálogo nos permitirá comprobar el progreso del proceso de
combinación.
Tras efectuar la combinación, llegaremos al paso 7 del asistente, que nos permitirá editar
individualmente el documento combinado, en caso de desearlo.
Finalmente llegamos al paso final del asistente. Aquí podemos seleccionar entre diferentes opciones:
guardar el documento inicial, el combinado, imprimir este último o enviarlo como correo electrónico;
cada una de estas posiblidades nos mostrará diferentes opciones.
Es recomendable guardar el documento inicial, lo que nos permitirá volver a reutilizar el mismo
documento en otras ocasiones. Para ello bastará tan sólo volver a llamar al asistente, optando en el
primer paso por "Empezar a partir de un documento inicial guardado recientemente".
Este método que hemos detallado nos resultará útil para escribir cartas o enviar correos masivos, pero
¿qué ocurre si deseamos imprimir etiquetas o utilizar los campos de la base de datos para algo
diferente al típico bloque de direcciones?
Para ello utilizaremos la opción de "Imprimir en serie" que hemos recuperado desde las profundidades
de los comandos ocultos de OpenOffice.org.
Recuperar la opción “Impresión en serie”
En la lista de “Categorías” del diálogo “Agregar comandos” que emerge, seleccionar “Documentos”;
seguidamente en la lista de “Comandos” seleccionar “Impresión en serie” y pulsar el botón “Agregar”.
Tras cerrar el diálogo “Agregar comandos” y aceptar el diálogo “Personalizar”, ya tendremos disponibles
en el menú Herramientas las dos opciones: el nuevo “Asistente para combinar correspondencia”,
implantado en la versión 2.0 y el veterano “Impresion en serie”.
Ahora podemos utilizar cualquiera de las dos opciones para crear nuestras combinaciones de
correspondencia. Para usarlas necesitaremos registrar la base de datos que vayamos a utilizar en
OpenOffice.org. Aunque el “Asistente para combinar correspondencia” permite registrar la base de
datos sobre la marcha, será mucho mejor registrar la base de datos como un proceso independiente.
Imprimir en serie
Para ilustrar el uso de esta opción, veremos la creación de unas etiquetas que contendrán los datos de
la base “datos” que hemos registrado anteriormente.
Importante: para poder reutilizar el documento con los campos de la base de datos, es preciso
almacenarlo en formato OpenDocument (odt), pues en formato Word (.doc) no funcionará.
Seguidamente insertaremos los campos apropiados en la primera etiqueta. Esto lo podemos efectuar
mediante tres métodos diferentes.
1. Inserción de campos
El menú Insertar -> Campos -> Otros nos mostrará un cuadro de diálogo donde seleccionando la
pestaña “Base de datos” podremos seleccionar cada campo de la base de datos deseada (“datos” en el
ejemplo) y pulsar el botón “Insertar” para añadirlos al documento.
2. Arrastre desde el navegador de bases de datos
El menú Ver -> Fuentes de datos (o la simple pulsación de <F4>) abre el navegador que nos permite
manejar con facilidad las bases de datos registradas en el sistema. En el navegador, seleccionamos la
tabla con los datos deseados, que se mostrarán en el mismo panel. Bastará con arrastrar el
encabezado de la columna deseada hasta el documento para que se inserte el campo correspondiente.
Abrimos el menú Herramientas -> Imprimir en serie y en el diálogo que aparece, seleccionamos “A partir
de este documento”, seguidamente “Fuente de datos existente” y al aceptar aparecerá el diálogo de
“Campos”, pero restringido a la pestaña “Base de datos”. Esto funcionará así solamente en el caso de
que no hayamos insertado aún ningún campo en el documento; si ya tenemos algún campo en el
documento, aparecerá el diálogo de “Imprimir en serie” que veremos más adelante.
En un diseño de etiquetas, a no ser que deseemos que se repita una misma etiqueta en toda la página,
necesitaremos añadir un campo de “Registro Siguiente” para que cada etiqueta refleje un contacto
diferente.
Tras añadir el resto de campos que necesitemos en la etiqueta, activaremos el menú Ver -> Nombres
de Campos para poder examinar los cambios que se producirán y activamos el menú Insertar ->
Campos -> Otros.
En la pestaña Base de datos, seleccionamos “Registro siguiente” en la lista “Tipo de campo”, y tras
pulsar “Insertar” en nuestro diseño de etiqueta aparecerá el campo correspondiente, que provocará el
salto de registro de una etiqueta a otra.
Una vez diseñada la etiqueta en la primera celda, copiaremos su contenido y lo pegaremos en el resto
de celdas. Con ello ya tendremos nuestra página de etiquetas perfectamente preparada para
imprimarlas en serie.
Para finalizar el proceso activaremos el cuadro de diálogo para “Impresión en serie”. Al abrir el menú
Herramientas -> Impresión en serie, determinaremos que vamos a crear “A partir de este documento”,
tras lo cual nos aparecerá el cuadro de diálogo, que muestra una vista previa de la base de datos y
diversas opciones.
Exploremos un poco las diferentes posibilidades:
• Si deseamos filtrar la base de datos, podemos hacerlo mediante los iconos de los embudos en
la barra de herramientas, “Autofiltro” y “Filtro estándar”.
• Podemos ordenar los datos con los iconos “Ordenar ascendente” y “Ordenar descendente”
• Podemos seleccionar registros individuales manteniendo pulsada la tecla <Ctrl> mientras
pulsamos en la barra de selección de registro.
• En la sección “Registros” escogeremos entre combinar “Todos”, “Registros seleccionados” (sólo
si hemos seleccionado individualmente) o “Del” para escoger desde un registro de una posición
determinada hasta otro.
• En la sección “Destino” podemos escoger “Impresora” o “Archivo”
• Importante: si escogemos “Archivo”, preparar un directorio temporal para descargar la
combinación, pues a diferencia del “Asistente para combinar correspondencia” la combinación
no se efectúa en un sólo documento, sino que crea un documento para cada registro
combinado, así que si escogemos una carpeta de trabajo corriente, corremos el riesgo de
llenarla de documentos.
• Los últimos apartados “Nombre de archivo a partir de”, nos permitirán escoger entre nombrar los
documentos de combinación a partir del contenido de un “Campo de la base de datos”, o
“Manualmente” escogiendo un nombre base. Por ejemplo, si escogemos el nombre “carta”, la
Impresión en serie creará documentos carta-0, carta-1, carta-2, etc.
Con esto finalizamos esta visión general sobre las peculiaridades de la combinación de correspondencia
en OpenOffice.org.
Clave Principal o Llave Primaria
Una clave principal es un campo o conjunto de campos que identifican de forma única cada registro de
una Tabla de OpenOffice Base: así, si por ejemplo hay un cliente con el código o ID 10, no podrá
haber otro.
En caso de que tengamos que relacionar varias tablas entre sí, deberemos definir una clave principal en
cada una ellas, que será del mismo tipo de campo. Así podemos tener dos tablas relacionadas: una con
los datos de los clientes y un campo código como clave principal, y otra con los pedidos efectuados por
los mismos con otro campo código también clave principal.
En la Vista diseño los campos definidos como llave primaria se mostrarán con el icono a la izquierda
del nombre del campo.
Para Eliminar una Llave primaria hay que hacer click con el botón derecho sobre el icono a la izquierda
del nombre del campo y seleccionar nuevamente Llave primaria.
Campos indexados
Los índices hacen que las consultas basadas en los campos indexados sean más rápidas, y también
aceleran las operaciones de ordenación y agrupación.
Por ejemplo, si buscas empleados basándose en un campo llamado Nombre, puedes crear un índice
para este campo para hacer más rápida la búsqueda.
Los índice se pueden crear
para un sólo campo o para
varios a la vez.
A continuación, en el cuadro
de diálogo que se nos
muestra haremos click en el
icono y seleccionaremos
el/los campo(s) que
deseemos indexar y en la
columna Orden de
clasificación indicaremos si la
ordenación del mismo es
ascedente o descendente.
Finalmente, haremos click en
el botón Cerrar.
Al ordenar por varios campos hay que tener en cuenta que el orden en que se establecen los campos
marca el modo en que se ordenará la información: según el ejemplo anterior primero se ordena por
Nombre y en caso de que éste coincida, por Apellidos:
Para eliminar un índice, lo seleccionamos en el cuadro de diálogo anterior y hacemos click en el icono
.
Regla de Validación
Esta propiedad existente en Microsoft Access no está disponible a nivel de tabla en OpenOffice
Base, pero en un formulario podemos usar el control campo formateado que se halla en la barra de
herramientas Controles de formulario.
Campos Formateados
En caso de tener que validar un valor
introducido, por ejemplo que un número
esperado esté entre 10 y 20, usaremos el
control llamado campo formateado que
se halla en la barra de herramientas
Controles de formulario.
Campos Enmascarados
Si necesitamos dar una entrada
formateada al valor introducirdo por
el usuario usaremos el campo
enmascarado que se encuentra
en la barra de herramientas Más
controles.
Según el ejemplo, se ha aplicado una máscara para introducir un número de teléfono: la letra N indica
que se debe escribir un dígito, y la L que en esa posición va un carácter.
Otras posibilidades para configurar una máscara de entrada:
Formato de Campo
Autofiltro
Con este tipo de filtro se mostrarán los registros que contengan el valor seleccionado.
Para crearlo, en la Vista de Datos nos situaremos sobre el valor de un registro para después hacer
click en el icono Autofiltro de la barra de herramientas Datos de tabla.
Por ejemplo, en la tabla anterior nos situaremos en el campo Provincia de un registro cuya provincia
sea Madrid y haremos click en el icono anteriormente mencionado:
Con el icono el icono podemos conmutar entre ver la tabla con o sin filtro.
Filtro estándar
Podemos crear un filtro avanzado estableciendo varias condiciones desde la Vista de Datos haciendo
click en el icono para después definir los criterios deseados en el siguiente cuadro de diálogo:
Continuando con la Tabla de ejemplo anterior obtendríamos como resultado los registros cuyo campo
ID sea mayor de 4 y la Provincia sea Madrid:
De este modo podemos crear un filtro por eliminación. Según el siguiente ejemplo se mostrarían
todos los registros cuyo campo ID tenga un valor diferente a 5:
Relaciones
Normalmente cuando tenemos una base de datos con varias Tablas es necesario relacionar entre sí
algunas de ellas.
Crear relaciones
Para crear una relación iremos al menú Herramientas,
Relaciones: se nos mostrará el cuadro de diálogo de la
derecha, en el que iremos seleccionando las Tablas
deseadas y haciendo click en el botón en Agregar.
En este cuadro de diálogo podremos modificar los campos implicados en la Relación, entre otras
acciones a realizar en caso de actualización o eliminación de datos.
Activando la opción Actualizar en cascada permite que cuando se actualice un dato en la Tabla
origen se modifique automáticamente en la Tabla destino: por ejemplo, si cambiamos el código de
un cliente en Clientes, se actualizará en Pedidos.
Activando la opción Eliminar en cascada haremos que al borrar un código de la Tabla principal se
borren todos los registros con el ese código en la otra Tabla.
Tipos de combinación
Si hacemos click en el botón Tipo de combinación que mostrará la siguiente ventana en la que
podremos especificar algunas características.
Si seleccionamos las opciones 2 ó 3 sólo se incluirán los registros de una de las tablas, mientras
en la otra sólo se incluirán los que se indiquen en cada caso.
Por ejemplo, si seleccionamos la opción 2, se incluirá la tabla Clientes completa y sólo los
registros de Pedidos que tengan códigos de clientes existentes en Clientes.