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Un documento de Excel se llama libro, y está compuesto por hojas, que a su vez se dividen en celdas.
Una celda es la intersección de una fila y una columna de la hoja, y están nombradas por etiquetas
columna-fila. Este nombre se puede cambiar; basta con seleccionar una celda, colocar el cursor en la
parte superior izquierda, donde aparece su nombre, y escribir otro. Del mismo modo podemos
renombrar rangos de celdas.
Para seleccionar toda una columna o fila, haremos clic en la etiqueta de la misma.
Formato de celdas
Las celdas admiten por defecto cualquier valor, pero podemos cambiar esto. Seleccionamos cualquier
celda (o conjunto de celdas), pulsamos el botón derecho sobre la selección, y elegimos Formato de
celdas en el menú contextual. Aparece una ventana con varias pestañas.
La primera de ellas, llamada Número, permite cambiar el tipo de datos que una celda acepta.
• Combinar celdas.- Podemos convertir dos o más celdas en una sola utilizando esta opción. Una vez
combinadas, podemos dejarlas tal y como estaban al principio.
• Orientación.- Para inclinar un cierto número de grados el contenido de una celda.
La tercera pestaña se utiliza para ajustar la fuente que utilizaremos en la celda.
La siguiente pestaña, Bordes, nos permite señalar el contorno de una celda, con distintos trazos y
colores, mientras que la pestaña Tramas cambiará el color de fondo de la celda.
Operaciones básicas
Podemos calcular rápidamente la suma de un conjunto de números, sin utilizar fórmulas: basta con
seleccionar las celdas deseadas, y la suma aparecerá en la barra de estado:
Si pulsamos el botón derecho del ratón sobre este resultado, veremos las siguientes operaciones:
- suma.- Suma el contenido de las celdas.
- min.- Devuelve el número más pequeño.
- max.- Devuelve el número más grande.
- promedio.- Devuelve la media de las celdas.
- cuenta.- Devuelve el número de celdas seleccionadas que tienen algo escrito.
- cuenta num.- De entre todas las celdas, devuelve el total que contienen números.
Si queremos sumar celdas que no sean adyacentes, las seleccionaremos pulsando CTRL.
Operadores y funciones
Para que Excel realice una operación matemática, es necesario anteponer un signo igual (=) a la fórmula
introducida (de no hacerlo, lo escrito se tomará como simple texto).
Excel dispone de una gran variedad de funciones, que nos ayudarán en nuestro trabajo. Una función
tiene la siguiente sintaxis: nombre_funcion(argumento;argumento2;…)
El nombre de la función se escribirá en mayúsculas o minúsculas, indiferentemente. Excel devolverá un
error si el nombre es incorrecto. El número de argumentos es variable de una función a otra, existiendo
funciones sin argumento, como PI(), que devuelve el número pi.
sumar 60 números, no tendremos suficiente. La solución son los rangos. Para sumar las celdas a1 hasta
la a60, escribiremos: =SUMA(A1:A60).
En la barra de herramientas tenemos el botón autosuma , con el que podremos realizar esta
operación de una forma muy sencilla. Situamos el cursor en la celda que contendrá el resultado de la
suma, y pulsamos el botón; por defecto, la lista de argumentos se completa automáticamente,
seleccionando celdas adyacentes. Si el rango es el correcto, validamos la fórmula; si no, hacemos la
selección que nos interesa, y la lista de argumentos se actualiza sola.
Para copiar el contenido de una celda en otra, podemos utilizar los típicos comandos copiar, cortar y
pegar, pero Excel proporciona un método más rápido para copiar: el controlador de relleno. El
controlador está situado en la parte inferior derecha de cualquier celda seleccionada:
Para copiar, basta con colocar el ratón sobre el controlador, mantener pulsado el botón izquierdo y
arrastrar en la dirección a copiar.
Cuando copiamos una fórmula de una celda en otra, la copia se realiza de forma relativa a la posición de
la celda. Vamos a entenderlo con un ejemplo:
Segundo ejemplo:
En la siguiente figura, la celda c1 contiene la fórmula a1+b1. Si copiamos esta celda a la c2, el resultado
será 0 porque la fórmula se convierte en a2+b2. Esto es así porque hemos variado la fila original de la
celda.
Tercer ejemplo:
Cuarto ejemplo:
En las celdas a1 hasta a4 tenemos cuatro números. A cada número queremos sumarle una cantidad fija,
el 6 que se encuentra en la celda b1. Escribimos la fórmula en la celda c1: a1+b1. Si ahora copiamos
esta celda en c2, c3 y c4, el resultado será incorrecto. Las fórmulas resultado serán:
Podemos aprovechar la fórmula para el resto de sumas, sin necesidad de reescribirla para cada celda. En
este caso, lo que varía de una celda a otra es la fila, y queremos que la celda b1 se quede fija en el
resultado; si colocamos un signo de $ delante de la parte de la fórmula que queremos fijar, tendremos el
resultado deseado:
Y ahora sí es correcto:
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Errores
Cuando cometemos un error en una celda, Excel informa del tipo concreto de error. Conociéndolo,
podremos resolverlo de forma relativamente sencilla.
Error ####
Realmente no es un error. Estos símbolos aparecen cuando el resultado de la celda es más largo que el
ancho de la propia celda. Para corregirlo, basta con aplicar alguno de los métodos vistos en el punto
Formato de celdas, o bien uno de los siguientes:
- Hacemos clic con el botón derecho en la etiqueta de la columna que queremos ensanchar,
seleccionamos Ancho de celda y escribimos un número mayor.
- Llevamos el ratón hasta la intersección de dos columnas; cuando el cursor del ratón se
transforme en una flecha, , pulsamos el botón izquierdo y, sin soltarlo,
arrastramos.
- También podemos llevar el cursor a la misma posición que el punto anterior, y hacer doble clic
cuando estemos en la intersección.
Error #¿NOMBRE?
Este error aparece cuando hemos escrito mal el nombre de la función.
Error #¡DIV/0!
Error de división por cero. Puede ser una división explícita, como 3/0, o quizá estamos dividiendo por
una celda vacía.
Error #¡VALOR!
Si hay algún argumento incorrecto en la función, aparecerá este error en la celda. Por ejemplo, si
dividimos un número entre una letra.
Error #¡NUM!
Este error se da cuando, en una función de argumentos numéricos, alguno de ellos es incorrecto. Por
ejemplo, la función RAIZ(4) devuelve la raíz cuadrada de 4, pero la función RAIZ(-4) dará error, ya que
no se puede hacer la raíz cuadrada de un número negativo.
Error #¡REF!
Este error es difícil de corregir. Tenemos la siguiente situación:
La celda B6 muestra el resultado de sumar el rango A1:B3. Si borramos la columna A por completo (no
el contenido de la celda, sino la columna en sí), la función de la celda B6, SUMA(A1:B3), perderá los
datos de la columna A, y no podrá realizar el cálculo.
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Inmovilizar paneles
En ocasiones, podemos tener una hoja con un buen número de columnas o de filas, tantas que habrá
que desplazar la hoja para verla completa. Al hacer esto, los posibles títulos que tengamos al principio
de la tabla desaparecerán, y no sabremos qué estamos viendo exactamente. Para solucionar esto,
podemos inmovilizar paneles.
Para inmovilizar la primera fila, colocamos el cursor en la segunda fila, y en la primera columna. En el
menú Ventana seleccionamos Inmovilizar paneles. Para volver a dejar las cosas como estaban, en el
menú Ventana seleccionamos Movilizar paneles.
Para inmovilizar la primera columna, colocamos el cursor en la segunda columna, y en la primera fila.
Para inmovilizar filas y columnas a la vez, colocamos el cursor justo debajo de la fila que queremos fijar,
y justo a la derecha de la columna que queremos inmovilizar.
Lo mismo ocurre al imprimir una hoja. Si ocupa más de una página, la fila de títulos aparecerá sólo en la
primera página impresa. Para repetirla en todas las páginas, vamos al menú Archivo > Configurar
página > Hoja, y en el bloque Imprimir títulos seleccionamos filas o columnas, según nos convenga.
Comparar documentos
Podemos comparar dos documentos en paralelo, de forma que mientras desplazamos uno, el otro lo
hace de forma automática. Para esto, primero abrimos los documentos a comparar; en cualquiera de
ellos, vamos al menú Ventana > Comparar en paralelo con. Los documentos se abrirán en dos ventanas
horizontales. Como están sincronizados por defecto, al mover la barra de desplazamiento de uno vemos
que también lo hace la del otro. Esta sincronización podemos desactivarla gracias a la barra de
herramientas que se abre con esta opción:
El primer botón de la barra está activo por defecto, y es el que habilita la sincronización. Si lo pulsamos,
podremos mover los documentos de forma independiente. El segundo botón sirve para restablecer las
ventanas a su posición original, es decir, si queremos que la comparación se haga con los documentos
organizados verticalmente, iremos al menú Ventana > Organizar > Vertical. Si pulsamos ese botón, las
ventanas volverán a ser horizontales. Por último, el botón Cerrar en paralelo desactiva esta opción.
Si Hacemos clic con el botón derecho del ratón en la pestaña de la hoja, aparecerá un menú contextual
con varias opciones:
• Insertar.- Desde aquí podemos agregar una nueva hoja de cálculo al libro, un gráfico, y otras
plantillas. Otra forma de agregar una hoja nueva es a través del menú Insertar > Hoja de cálculo
• Eliminar.- Borra la hoja de cálculo seleccionada del libro.
• Cambiar nombre.- El nombre de la hoja se edita en la propia etiqueta, para cambiarlo a otro con
más sentido.
• Mover o copiar.- Al seleccionar esta opción se abre una ventana con diferentes opciones:
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Por defecto, esta opción mueve una hoja de un libro a otro. Si queremos hacer una copia de la hoja,
deberemos activar la opción Crear una copia. En cuanto a la opción Antes de la hoja, sirve para indicar
en qué parte del libro queremos mover o copiar una hoja.
• Seleccionar todas las hojas.- Si pulsamos esta opción, todas las hojas del libro quedarán
seleccionadas.
• Color de la etiqueta.- Esta opción abre una ventana donde podremos seleccionar un color que
identificará de mejor manera las hojas.
Si durante el trabajo en una hoja necesitamos un dato existente en otra hoja del libro (o de un libro
diferente), podemos hacer referencia a ella con la siguiente sintaxis:
Nombre_de_la_hoja!celda_que_buscamos
Supongamos que tenemos dos hojas, llamadas hoja1 y hoja2. En la hoja hoja2 hay un dato, en la celda
A5, que nos interesa sumar con otro que existe en la hoja hoja1, por ejemplo la cantidad 1000. La
referencia y la suma quedarían así:
=hoja2!A5 + 1000
En cuanto a la referencia a una celda de otro libro, por defecto se hace de forma absoluta. Si ahora
tenemos dos libros, libro1 y libro2, y una hoja en cada uno, hoja1 y hoja2, la referencia quedaría así:
=[libro2.xls]hoja2!$A$5 + 1000
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Formato condicional
Un formato condicional aplica un formato personalizado a un conjunto de celdas que cumplen una
determinada condición. Basta con seleccionar esas celdas, menú Formato > Formato condicional.
Configurada la condición, el botón Formato permitirá cambiar el aspecto de las celdas que la cumplan.
Filtros
Un filtro aplicado a un conjunto de datos oculta aquellos datos que no cumplen una determinada
condición, y deja en pantalla los que sí la cumplen. De esta forma, cuando tenemos una gran cantidad
de datos, podemos ocultar los que no nos interesen, trabajando así con un subconjunto de los datos
originales.
Vamos a ver cómo aplicar un filtro. Como vamos a utilizar el autofiltro, es necesario dejar una fila en
blanco sobre los datos a filtrar:
Ahora seleccionamos los datos a filtrar, incluyendo en la selección la fila en blanco que hemos insertado:
Menú Datos > Filtro > Autofiltro. La fila en blanco se rellena automáticamente con la cabecera del
filtro:
Supongamos que queremos mostrar aquellas ciudades donde se hizo una venta de 50 libros o menos.
Abriríamos la cabecera del filtro correspondiente al campo ciudad, eligiendo Personalizar:
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Y completaríamos la condición:
Las partículas Y y O intermedias están basadas en el álgebra de Boole, y se utilizan para más de una
condición. Por ejemplo, podríamos buscar aquellas celdas con valor mayor a 10 Y menor a 20 (datos
entre 10 y 20), o bien celdas con valor menor que 10 o mayor que 20 (datos menores que 10, datos
mayores que 20, o ambos).
Para eliminar la acción de un filtro, en la lista desplegable de las cabeceras pulsaremos la opción Todas,
y para quitar el filtro volveremos al menú Datos > Filtro > Autofiltro.
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Listas
Podemos generar listas numéricas y alfanuméricas fácilmente desde Excel.
Numéricas
Una serie numérica lineal puede ser generada gracias al controlador de relleno. Basta con introducir el
primer elemento de la serie, arrastrar la celda desde el controlador de relleno, y pulsar sobre el icono
que aparece una vez finalizada la operación.
2. Arrastramos
1. Introducimos elemento
3. Clic en el icono
5. Se genera la serie
Alfanuméricas
Si escribimos cualquier día de la semana o mes del año, Excel podrá generar el resto de información del
mismo modo.
En la ventana Entradas de lista vamos añadiendo los elementos de nuestra lista, separándolos con un
Intro. Terminada la lista, pulsamos el botón Agregar.
Ordenación
Para ordenar una hoja de cálculo, Excel dispone de la orden Datos > Ordenar.
Al realizar la operación, los datos se resaltan automáticamente. Además, si los datos disponen de una
fila de títulos (fila de encabezamiento), Excel la tomará como el nombre de la columna por la cual
ordenar, como podemos ver en Ordenar por (en la ventana Ordenar).
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Para hacer una ordenación de una parte de la hoja (un conjunto de filas o de columnas), basta con
seleccionar lo que nos interese y repetir los pasos.
Datos externos
En ocasiones es necesario llevar a Excel datos procedentes de ficheros creados con otras aplicaciones, y
los comandos copiar y pegar no serán de utilidad. Para resolver este problema, Excel permite la
importación de esos datos. Veamos un ejemplo con un fichero de texto.
Es importante aquí el hecho de que los datos se encuentran previamente formateados en distintas
columnas.
Pasos a seguir:
Las marcas verticales indican la separación de columnas que se va a realizar, y los triángulos superiores
sirven para mover la columna a izquierda y derecha. Si hacemos un clic en la regla, aparecerá una
nueva columna; para quitar una columna, arrastramos el triángulo hacia arriba.
5. En este caso, Excel crea una columna innecesaria, marcada en azul en la imagen. Para quitarla,
arrastramos el triángulo fuera de la regla.
Este es el resultado:
6. Pulsamos Siguiente.
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7. Pulsamos Finalizar.
Ahora decidimos si importamos los datos en esta hoja o en una nueva. Pulsamos Aceptar y habremos
acabado.
En el caso anterior, el fichero de texto se encontraba bien formateado, pero es posible que nos
encontremos con esta otra situación:
En este caso, no podemos definir columnas como antes, ya que los datos no se encuentran formateados
adecuadamente; seguiremos los pasos 1 y 2, hasta llegar a esta pantalla:
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Para conseguir separar los datos en columnas, estos deben estar delimitados por algún carácter, es
decir, que entre cada par de datos exista ese carácter. Podemos ver que Excel propone algunos en la
sección Separadores: tabulación, punto y coma, coma y espacio en blanco.
Si el fichero de texto utiliza un carácter distinto, podemos añadir en el apartado Otro. Por ejemplo, el
fichero podría ser así:
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En este caso, el carácter # será añadido por el usuario, y la ventana quedaría así:
Vemos que, tras indicar que el carácter separador es #, los datos se formatean en columnas
automáticamente.
Gráficos
Para crear un gráfico, vamos a partir de una tabla como esta:
Seleccionamos todo el contenido, y vamos al menú Insertar > Gráfico. Aparecerá la siguiente ventana:
Desde aquí elegimos el tipo de gráfico. Tomaremos como ejemplo el gráfico por defecto, Columnas.
Tras pulsar el botón Siguiente, podemos escoger entre generar el gráfico por filas o por columnas:
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El siguiente paso permite añadir distintos elementos a un gráfico, como los títulos, información de los
ejes, etc.
Al hacer un clic en el fondo del gráfico, aparece un recuadro azul que bordea los datos implicados en el
mismo. De esta forma, si necesitamos extraer filas o columnas del gráfico (o añadir), basta con
modificar el tamaño de este recuadro.
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Impresión
Para imprimir una hoja de cálculo, podemos establecer qué queremos que se imprima exactamente.
Basta con seleccionar lo que queremos imprimir, menú Archivo > Área de impresión > Establecer
área de impresión. De esta manera, las columnas seleccionadas se imprimirán en una sola hoja, y las
filas en tantas como sea necesario.
También es posible excluir columnas (o filas) de la impresión. Seleccionamos la fila o columna que
deseamos ocultar, botón derecho del ratón y elegimos Ocultar.
Otra forma de hacer esto es desde el menú Ver > Vista previa de salto de página. Aparecerá la hoja,
con un zoom reducido, y un borde azul, que indica qué se imprime. Desde aquí también podemos ocultar
filas o columnas:
Funciones
Desde el menú Insertar > Función tenemos acceso al conjunto de funciones que incorpora Excel,
agrupadas por categorías:
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La inserción de una función se hará entonces a través de un asistente, que pedirá los parámetros
necesarios. Por ejemplo, para la función SUMA:
Podemos ver que el nombre de la función se añade automáticamente a la celda, y la ventana queda a la
espera de los parámetros adecuados. Estos parámetros podrán ser introducidos por teclado, u obtenidos
desde la propia hoja, escribiendo el nombre de la celda o haciendo un clic con el ratón en la celda
deseada.
Una vez introducida la celda, si fuera necesario modificarla se puede volver a mostrar la ventana
anterior. Basta con colocar el cursor sobre el nombre de la función, y pulsar el botón fx de la barra de
fórmulas:
Cuando realizamos una operación entre matrices, de forma que el resultado debe ser otra matriz, nos
encontramos con que esa matriz no aparece. Los pasos para obtenerla son los siguientes:
Seleccionamos el tamaño de la matriz resultado (en este caso, 2x2), de forma que la primera celda de la
selección sea la que contiene la fórmula:
Pulsamos la combinación de teclas Ctrl Mayúsculas Intro. Con esto tenemos la matriz.
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Anidar funciones
En ocasiones una función será un parámetro de otra función, como en este caso:
=SENO(COS(2))
Para conseguir este resultado desde la ventana anterior, seguiremos estos pasos:
La ventana queda a la espera de la introducción del parámetro. El menú Insertar > Función no está
disponible aquí, pero podemos obtener el listado de funciones pulsando sobre la siguiente flecha: