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Microsoft Access 2003 - I I

Microsoft Access 2003 - II

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TABLA DE CONTENIDO
CAPITULO 10...............................................................................................................................................................3
Introducción..............................................................................................................................................3
Utilización de los formularios....................................................................................................................3
Uso de autoformularios.........................................................................................................................3
Uso del asistente para formularios........................................................................................................5
Formularios emergentes........................................................................................................................8
Desplazamiento en formularios: métodos de teclado..........................................................................10
Búsqueda y ordenación en un formulario................................................................................................11
Realización de una búsqueda sencilla................................................................................................11
Realización de una búsqueda rápida en un campo del formulario......................................................12
Aplicar un filtro a un formulario...............................................................................................................12
Uso del asistente para formularios para crear un formulario basado en varias tablas........................12
CAPITULO 11.............................................................................................................................................................19
Introducción a los informes.....................................................................................................................19
Creación de un autoinforme en columnas...............................................................................................19
Uso del asistente para informes para crear un informe basado en una sola tabla..................................22
Uso del asistente para informes para crear un informe basado en varias tablas....................................26

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CAPITULO 10
Introducción

Hasta este punto, probablemente comprenda todos los mecanismos de diseño y elaboración de
bases de datos (y la conexión con bases de datos externas), la introducción y presentación de los
datos de las tablas y la elaboración de consultas. Antes de pasar a los formularios, es necesario
comprender las tablas y las consultas, ya que la mayoría de los formularios que se diseñen tendrán
una tabla o consulta subyacente.

Utilización de los formularios

Los formularios se consideran el principal interfaz entre los usuarios y la aplicación de Access.
Podemos diseñar formularios con muchos propósitos diferentes:

• Presentar y editar los datos.


• Controlar el flujo de la aplicación.
• Introducción de los datos.
• Presentación de mensajes.
• Imprimir información.

Uso de autoformularios

La manera más sencilla de crear un formulario básico es a través de los asistentes para
autoformularios. Access ofrece asistentes para la creación de autoformularios en columnas,
autoformularios en tabla (tabular) y autoformularios en hoja de datos. Además de asistentes para
gráficos y tablas dinámicas.

Para crear un autoformulario en columnas basado en la tabla ALUMNOS...

1 Desde la ventana
de la base de datos
seleccione Formularios
y haga clic en Nuevo.

2 Seleccione la
tabla ALUMNOS y
los campos a
utilizar y haga clic
en el botón
Siguiente.

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3 Seleccione la distribución del Formulario y haga clic en finalizar.

4 Access crea un formulario automático.

Este es un formulario en columnas, presenta en una sola pantalla la información de un registro.


Observe que las etiquetas probablemente no se vean completas; que el asistente crea un cuadro
de texto para cada uno de los campos que no son del tipo Buscar o de tipo objeto OLE (como la
fotografía). Además, este tipo de asistentes siempre tomaren todos los campos de la tabla o
consulta que sirve de base para el formulario.

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5Ahora puede guardar el formulario y


cerrarlo.

Genere un autoformulario en tabla basado en


la tabla INSTRUCTORES. Resultado...

Los autoformularios en tabla son útiles cuando


se basan en tablas o consultas que contienen
pocos campos, ya que, permiten ver varios
registros en una misma pantalla.

Genere un autoformulario en hoja de datos basado en la tabla CAJEROS. Resultado...

Los formularios en hoja de datos son muy


similares a las tablas.

Uso del asistente para formularios

Además de los asistentes para autoformularios y los asistentes para gráficos y tablas dinámicas,
puede utilizar el Asistente para formularios que proporciona Access para la creación de formularios
que permiten un poco más de control sobre los campos que incluirá el formulario, el diseño del
fondo y opciones para la creación de formularios que contienen campos de más de una tabla o que
están basados en consultas que utilizan campos procedentes de más de una tabla o consulta. El
asistente para formularios también ofrece la posibilidad de crear otro tipo de formulario: Justificado.

Para crear un formulario justificado basado en la tabla ALUMNOS...

1 En la ventana de la
base de datos, seleccione
Formularios, haga clic en
Nuevo y seleccione
Asistente para formularios
(también puede hacer
doble clic sobre Crear un
formulario utilizando el
asistente).

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2 Seleccione la tabla o
consulta en base a la
cual desea crear el
formulario.
4 Haga clic
en
Siguiente.
3 De la lista de
campos de la tabla o
consulta
seleccionada,
agregue los campos
en el orden en que
desea aparezcan en
el formulario.

Este botón permite Este botón agregaEste botón Este botón “devuelve”
agregar campos todos los campos de“devuelve” campos todos los campos de
individualmente. una sola vez. individualmente. una vez.

5 Seleccione Justificado y después en Siguiente.

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6 Seleccione el estilo que desee y haga clic en el botón Siguiente.

7 Acepte o escriba el nombre para el formulario y haga clic en el botón Finalizar.

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8
Resultado...
Un formulario
Justificado.

Formularios emergentes

Algunas veces, resulta de gran utilidad proporcionar información en una ventana que sea
visualizada en la parte superior, independientemente de donde se encuentre el enfoque en su
aplicación. Este tipo de ventana flotante se denomina formulario emergente.

Para hacer que el formulario INSTRUCTORES sea emergente...

1 Abra el formulario INSTRUCTORES


en su vista Diseño.

2 Haga doble clic sobre el Selector de


formulario para ver las propiedades del
formulario.

3 En la ficha Otras establezca a Si el valor de propiedad Emergente.

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4 Cierre el diálogo de propiedades, guarde y cierre el formulario.


5 Abra el formulario INSTRUCTORES (el cual ahora es un formulario emergente). Pruebe
abriendo otros formularios, tablas o consultas y observe que el formulario INSTRUCTORES
permanece "por arriba" de todas las demás ventanas abiertas (aún cuando el formulario no sea la
ventana activa).

Formularios modales

A medida que vayamos añadiendo funcionalidad a nuestra aplicación, nos encontraremos con
situaciones en las que necesitaremos obtener alguna entrada del usuario o comunicar una cierta
información importante al usuario antes de que Access pueda continuar. Access proporciona un
tipo especial de formulario, denominado modal, que requiere una respuesta (o ser cerrado) antes
de poder continuar trabajando con la aplicación. Los cuadro de diálogo que aparecen para mostrar
mensajes dentro de las aplicaciones del Office son un ejemplo de ventanas modales ya que, para
poder continuar trabajando dentro de la aplicación, es necesario que usted acepte, responda a una
pregunta o cierre la ventana correspondiente.

Para hacer que el formulario INSTRUCTORES sea modal...

1 Abra el formulario INSTRUCTORES


en su vista Diseño.

2 Haga doble clic sobre el Selector de


formulario para ver las propiedades del
formulario.

3 En la ficha Otras establezca a Si el valor de propiedad modal.

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4 Cierre el diálogo de propiedades, guarde y cierre el formulario.


5 Abra el formulario INSTRUCTORES (el cual ahora es un formulario emergente y también es
modal), y pruebe tratando de abrir otros formularios, tablas o consultas y observe que no es posible
mientras el formulario INSTRUCTORES permanezca abierto ya que, el enfoque no podrá salir del
formulario hasta que este sea cerrado.

Desplazamiento en formularios: métodos de teclado

A pesar de que el desplazamiento a través de los formularios es similar al de una hoja de datos,
existen algunas diferencias normalmente dadas en la forma en que se diseña un formulario la cual
determina la forma en que trabaja un formulario con los datos.

Si está introduciendo nuevos datos, posiblemente sea más sencillo utilizar el teclado en lugar del
ratón para desplazarse a través del formulario. Las siguientes tablas listan algunas de las
combinaciones de teclas que puede utilizar con los formularios para moverse entre los campos y
los registros, y para las acciones de un cuadro de lista o un cuadro combinado.

Métodos de teclado para los campos y registros

Teclas Movimiento en campos y registros

Tab Le Ileva al siguiente campo.

Mayas + Tab Le Ileva al campo anterior.

Inicio Le Ileva al primer campo del registro actual.

Fin Le Ileva al último campo del registro actual.

Re Pág Le Ileva al campo actual del registro anterior.

Av Pág Le Ileva al campo actual del registro siguiente.

Ctrl + Flecha arriba Le Ileva al campo actual del primer registro.

Ctrl + Flecha abajo Le Ileva al campo actual del último registro.

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Ctrl + Inicio Le Ileva al primer campo del primer registro.

Ctrl + Fin Le Ileva al último campo del último registro.

Si está en un subformulario y se encuentra seleccionado un campo, esta


combinación de teclas le Ileva al siguiente campo del formulario principal. Si
el subformulario está en el último campo de la secuencia de tabulación del
Ctrl +Tab formulario principal, la combinación le Ileva al primer campo del siguiente
registro principal. Si se encuentra en un subformulario y además se
encuentra seleccionado un control ficha, se activan las sucesivas fichas. Si
no se encuentra en un subformulario, le Ileva al siguiente campo.

Si se encuentra en un subformulario con un control ficha, alterna entre la


selección de las fichas. Si se encuentra en un subformulario que no posee
un control ficha, le Ileva al campo anterior del formulario principal. Si el
Ctrl +Mayas +Tab
subformulario está en el primer campo de la secuencia de tabulación del
formulario principal, le Ileva al último campo del registro anterior principal. Si
no se encuentra en un subformulario, le Ileva al campo anterior.
Ctrl + Mayas +
Le Ileva al primer campo del formulario principal.
Inicio
F5 Le Ileva al cuadro del número de registro.

Métodos de teclado para un cuadro de lista o un cuadro combinado

Teclas Acción en un cuadro de lista o un cuadro combinado

F4 o Alt + Flecha
Abre un cuadro combinado o un cuadro de lista desplegable.
abajo

Flecha abajo Le Ileva una línea hacia abajo.

Flecha arriba Le Ileva una línea hacia arriba.

AvPág Le Ileva hacia abajo hasta el siguiente grupo de líneas.

RePág Le Ileva hacia arriba hasta el siguiente grupo de líneas.

Tab Sale del cuadro.

Búsqueda y ordenación en un formulario

Cuando utilizamos los formularios para presentar y editar los datos, podemos buscar y ordenar
los datos en una nueva secuencia de la misma forma que si se tratase de una hoja de datos.

Realización de una búsqueda sencilla

Podemos utilizar la característica Buscar de Access en un formulario de la misma manera que


en una hoja de datos. En primer lugar, seleccione el campo y, a continuación, elija el comando
Buscar del menú Edición o haga clic en el botón Buscar de la barra de herramientas.

Podemos introducir criterios de búsqueda del mismo modo que si se tratase de una hoja de
datos. Nótese que en un formulario, además, podemos realizar una búsqueda sobre cualquier
control que podamos seleccionar, incluyendo los controles que presentan valores calculados.

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Realización de una búsqueda rápida en un campo del formulario

Al igual que en una hoja de datos, podemos elegir cualquier control que contenga datos a partir
de una hoja de respuestas dinámica subyacente y hacer clic en el botón Orden ascendente o el
botón Orden descendente de la barra de herramientas para volver a ordenar la secuencia de
los registros que vemos basándonos en el contenido del campo seleccionado. No podemos
realizar una ordenación rápida sobre los campos que se encuentran en un subformulario.

Aplicar un filtro a un formulario

Una de las características más importantes de Access en un formulario es su habilidad para


limitar u ordenar la información visualizada en el formulario sin tener que crear una nueva
consulta. Esta restricción se Ileva a cabo con un filtro que el usuario define mientras está
utilizando el formulario. Cuando el filtro sea aplicado, solamente verá los datos que coincidan
con el criterio introducido.

Al igual que en las hojas de datos, puede definir un filtro utilizando la facilidad de definición Filtro
por selección, Filtro por formulario o Filtro avanzado.

Uso del asistente para formularios para crear un formulario basado en varias tablas

El Asistente para formularios permite crear formularios basados en dos tablas relacionadas,
llamados Formulario Principal / Subformulario. Estos formularios también pueden crearse a partir
de consultas que reúnen datos de más de una tabla.

Para crear un Formulario que muestre los registros de los alumnos a través de un Formulario
principal y que para cada alumno, muestre los registros de Calificaciones en un Subformulario...

1 En la ventana de la
base de datos, seleccione
Formularios, haga clic en
Nuevo y seleccione
Asistente para formularios
(también puede hacer
doble clic sobre Crear un
formulario utilizando el
asistente).

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2 Seleccione la tabla
ALUMNOS. Esta será la
tabla origen para el
Formulario Principal.
4 Haga Clic
en Siguiente.
3 De la lista de
campos agregue los
campos en el orden
en que desea
aparezcan en el
formulario.

Este botón permite Este botón agrega todosEste botón Este botón “devuelve”
agregar campos los campos de una sola“devuelve” campos todos los campos de
individualmente. vez. individualmente. una vez.

5 Seleccione ahora la tabla CALIFICACIONES. Esta tabla será el origen de los datos para el
subformulario.

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6 Agregue los campos de CALIF/CACIONES que desea aparezcan en el subformulario y después


haga clic en Siguiente.

7 Seleccione si desea Formulario con subformulario o si desea Formularios vinculados y después


haga clic en el botón Siguiente.

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8 Seleccione la distribución que desea dar al subformulario y después haga clic en Siguiente.

9 seleccione el estilo que desea para el formulario y haga clic en Siguiente.

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10 Escriba el nombre para el formulario principal y para el subformulario y haga clic en Finalizar.

Resultado…

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El Asistente para formularios crea un formulario Ilamado Formulario Principal el cual contiene otro
formulario Ilamado Calificaciones. Este tipo de formularios es muy útil para mostrar información
proveniente de tablas con relación "uno a varios" en donde el formulario Principal muestra la
información de la tabla "uno" y el subformulario muestra la información de la tabla "varios".

Hasta este punto hemos creado formularios utilizando los asistentes. En el siguiente capítulo
estudiaremos las técnicas para la modificación de este tipo de formularios para ajustarlos a
nuestras necesidades.

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Prácticas: Utilizando los asistentes, cree los siguientes formularios.

1. Cree un formulario Principal que contenga los datos principales de los alumnos y
un subformulario que contenga la información de las calificaciones. El formulario
principal se llamará CONSULTA DE CALIFICACIONES POR ALUMNO y el
subformulario se llamará CONSULTA DE CALIFICACIONES POR ALUMNO
Subformulario.
2. Cree un formulario Principal que contenga los datos principales de los alumnos y
dos subformularios, uno que contenga la información de los pagos y otro que
contenga la información del detalle de los pagos. El formulario principal se
llamará CONSULTA DE PAGOS POR ALUMNO, el primer subformulario se
llamará CONSUL TA DE PAGOS POR ALUMNO Subformulario y el segundo
subformulario se Ilamará CONSULTA DE PAGOS POR ALUMNO Sub
Subformulario. Sugerencia: Diseñe una consulta de selección que retina la
información necesaria y, en base a esta consulta, cree el formulario utilizando el
asistente para formularios.
3. Cree un formulario justificado Ilamado ALUMNOS para la captura de los alumnos
4. Cree un formulario en tabla (tabular) Ilamado INSTRUCTORES para la captura
de los instructores.
5. Cree un formulario en tabla (tabular) Ilamado CAJEROS para la captura de los
cajeros
6. Cree un formulario en tabla (tabular) Ilamado CONCEPTOS para la captura de
los conceptos
7. Cree un formulario en tabla (tabular) Ilamado MATERIAS para la captura de las
materias
8. Cree un formulario en tabla (tabular) Ilamado CARRERAS para la captura de las
carreras
9. Cree un formulario en columnas Ilamado CALIFICACIONES para la captura de
las calificaciones
10. Cree un formulario Principal Ilamado PAGOS con subformulario Ilamado
DETALLE DE PAGOS.
Subformulario para la captura de pagos y detalle de pagos respectivamente.
11. Cree un formulario que muestre los datos de un instructor y que contenga un
subformulario para mostrar los datos principales de los alumnos que cursan
materias con ese instructor. El formulario Principal se Ilamará CONSULTA DE
ALUMNOS POR INSTRUCTOR y el subformulario se Ilamará CONSULTA DE
ALUMNOS POR INSTRUCTOR Subformulario.
12. Cree un formulario principal con subformulario para mostrar los alumnos por
carrera. El formulario principal deberá Ilamarse CONSUL TA DE ALUMNOS
POR CARRERA y el subformulario deberá Ilamarse CONSUL TA DEALUMNOS
POR CARRERA Subformulario.
13. Cree un formulario que muestre los conceptos de pago y que contenga un
subformulario que muestre los pagos registrados por tal concepto. El formulario
principal se Ilamará CONSULTA DE PAGOS POR CONCEPTO y el
subformulario se Ilamará CONSUL TA DE PAGOS POR CONCEPTO
Subformulario.
14. Cree un formulario con subformulario para mostrar los alumnos por materia. El
formulario principal se Ilamará CONSUL TA DE ALUMNOS POR MATERIA y el
subformulario deberá Ilamarse CONSUL TA DE ALUMNOS POR MATERIA
Subformulario.

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CAPITULO 11
Introducción a los informes

Aun cuando es posible imprimir un formulario, el objetivo principal de estos es permitir una
presentación sencilla de los registros o de pequeños grupos de registros relacionados visualizados
en pantalla de forma atractiva. Los formularios no constituyen la mejor manera de imprimir y
resumir grandes cantidades de datos de la base de datos.

Los informes constituyen la mejor manera de crear una copia impresa de la información extraída y
calculada a partir de los datos de la base de datos. Los informes poseen dos ventajas principales
sobre otros métodos de impresión:

• Los informes pueden comparar, resumir y calcular subtotales a partir de grandes


cantidades de datos.
• Los informes pueden ser creados para generar facturas, pedidos de compra, etiquetas
postales, elementos de presentación y otros tipos de documentos de salida que podrían ser
necesarios para dirigir un negocio de manera eficiente.

Los informes están diseñados para agrupar datos, presentar cada grupo de manera independiente
y efectuar cálculos. Los informes funcionan de la siguiente manera:

• Podemos definir hasta un máximo de 10 criterios de agrupación para independizar los


diferentes niveles de detalle.
• Podemos definir encabezados y pies independientes para cada grupo.
• Podemos efectuar cálculos complejos, no sólo dentro de un grupo o de un conjunto de
filas, sino también a través de los grupos.
• Además de los encabezados y pies de página, podemos definir un encabezado y un pie
para todo el informe.

Al igual que los formularios, podemos incluir imágenes y gráficos en cualquier sección de un
informe. También podemos incluir subinformes o subformularios dentro de las secciones de un
informe.

Creación de un autoinforme en columnas

Para crear un autoinforme en columnas basado en la tabla ALUMNOS.

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1 En la ventana de la base de datos, cambie a Informes y haga clic en el botón Nuevo.

2 Seleccione Autoinforme en columnas y seleccione la tabla ALUMNOS de la lista desplegable.


Después, haga clic en el botón Aceptar.

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3 Resultado... Un autoinforme en columnas


Utilice las barras....
de desplazamiento
para ver toda la......
hoja.........................

Utilice los botones de desplazamiento para ver más hojas del informe.

4 Guarde el informe con el nombre FICHAS DE ALUMNOS. Después ciérrelo.


Utilice el método descrito anteriormente para generar los siguientes informes en tabla
(tabular):

• Informe tabular del catálogo de conceptos Ilamado CATALOGO DE CONCEPTOS.

• Informe tabular del catálogo de cajeros Ilamado CATALOGO DE CAJEROS.

• Informe tabular del catálogo de carreras Ilamado CATALOGO DE CARRERAS.

• Informe tabular del catálogo de materias Ilamado CATALOGO DE MATERIAS.

• Informe tabular del catálogo de instructores Ilamado CATALOGO DE INSTRUCTORES.

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Uso del asistente para informes para crear un informe basado en una sola tabla

El uso del asistente para informes que proporciona Access es muy similar al uso del asistente para
formularios. Para crear un informe llamado CATÁLOGO DE ALUMNOS POR CARRERA que
incluya los datos más relevantes de cada alumno...

1 En la ventana de la base de datos, cambie a Informes y haga clic en el botón Nuevo.

2 Seleccione Asistente para informes y haga clic en el botón Aceptar.

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3 Seleccione los campos que desea que aparezcan en el informe y haga clic en el botón Siguiente.

4 Observe que el asistente agrupará la información por carrera. Haga clic en el botón Siguiente.

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5 Seleccione los criterios de ordenación para los datos. Haga clic en Siguiente.

6 Seleccione las opciones de distribución para el informe y haga clic en Siguiente.

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7 Seleccione el estilo para su informe. Después haga clic en el botón Siguiente.

8 Escriba el título que desea para el informe y haga clic en Finalizar.

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9 Resultado...

Uso del asistente para informes para crear un informe basado en varias tablas

También puede utilizar el asistente para informes para crear informes basados en más de una
tabla. Para crear un Informe de los alumnos y sus calificaciones...

1 En la ventana de la base de datos, seleccione Informes y haga clic en el botón Nuevo.


Seleccione Asistente para informes y acepte.

2 Seleccione la tabla ALUMNOS y agregue los campos necesarios.

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3 Cambie a la tabla CALIFICACIONES y agregue los campos necesarios. Después haga clic en Siguiente.

4 El asistente propone crear un informe por alumno. Haga clic en Siguiente.

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5 El
asistente
sabe que
el informe
es por
alumno y
propone
por
omisión,
agrupar
por
alumno.
Haga clic
en el botón
Siguiente.

6 La
información
del informe
saldrá
ordenada de
manera
ascendente
de acuerdo a
los agrupamientos.
En este paso
puede
especificar
un orden
para la
información
que
constituye “el
detalle” del
informe.

7 Haga clic en el botón Opciones de resumen.

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8 Active las
opciones de
resumen que
desee para
cada uno de
los campos de
tipo numérico
de su informe y
acepte.

9 Al regresar al diálogo anterior, haga clic en el botón Siguiente.

10 Seleccione
las opciones
de
distribución
para el
informe.

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11 Seleccione el estilo que desea para el informe y haga clic en Siguiente.

12 Escriba el título para el informe y haga clic en Finalizar.

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13 Resultado...

Cambie al diseño del informe, abra el diálogo de propiedades y observe la propiedad Origen del
registro dentro de la ficha Datos. El asistente para informes crea una consulta y asigna la
instrucción SQL correspondiente como origen de los datos para el informe!. De esta manera el
informe es independiente de cualquier consulta ya que la instrucción SQL se encuentra incrustada
al informe mismo.

NOTAS IMPORTANTES: Cuando utiliza el asistente para informes para crear un informe que
contiene datos agrupados, el asistente permite especificar diferentes criterios para agrupar la
información. Se tiene acceso a estas opciones haciendo clic en el botón Opciones de
agrupamiento, siempre y cuando existan agrupamientos.

Para agrupamiento de campos de tipo Texto.

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Para agrupamiento de campos de tipo numérico.

Para agrupamiento de campos de tipo Fecha / Hora.

Esta última opción es muy interesante ya que, si desea un informe de ventas trimestrales basta que
agrupe por fecha de venta y seleccione la opción Trimestre para los intervalos de agrupamiento.
Puede obtener el mismo informe por Año, Mes Semanal, Diario, por hora e incluso por minuto,
basta que modifique la selección para el intervalo de agrupamiento.

La opción Normal para los campos de tipo Fecha / Hora agrupa por día.

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Asistente para etiquetas


Access proporciona un asistente para crear etiquetas postales en base a una tabla o consulta. Para
crear etiquetas para el envío de correspondencia a los alumnos...

1 Diseñe una consulta que reúna la información que necesita en sus etiquetas y guárdela con el
nombre PARA ETIQUETAS CORRESPONDENCIA ALUMNOS.

2 En la ventana de la base de datos cambie a Informes y haga clic en el botón Nuevo. Seleccione
Asistente para etiquetas y seleccione la consulta creada en el punto anterior. Acepte.

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3 Siga los pasos del asistente para crear etiquetas Avery de 52 mm x 72 mm en forma continua 2
al paso. Fuente Arial de 8 puntos con espesor de fuente Fino en color Azul. Ordenadas por alumno

También puede crear sus propios diseños de etiquetas y guardarlos para futuros usos. Estando en
la primera ventana que muestra el asistente para etiquetas, haga clic en el botón Personalizar...
para ver una lista de diseños de etiquetas personalizadas o bien crear un nuevo diseño.

Por último, para que el informe de etiquetas postales no dependa de una consulta, copie la
instrucción SQL de la consulta PARA ETIQUETAS CORRESPONDENCIA ALUMNOS y asígnela
como origen del registro dentro de las propiedades del informe ETIQUETAS
CORRESPONDENCIA ALUMNOS. Después, puede eliminar la consulta.

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