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Microsoft Access 2003 - I I
TABLA DE CONTENIDO
CAPITULO 10...............................................................................................................................................................3
Introducción..............................................................................................................................................3
Utilización de los formularios....................................................................................................................3
Uso de autoformularios.........................................................................................................................3
Uso del asistente para formularios........................................................................................................5
Formularios emergentes........................................................................................................................8
Desplazamiento en formularios: métodos de teclado..........................................................................10
Búsqueda y ordenación en un formulario................................................................................................11
Realización de una búsqueda sencilla................................................................................................11
Realización de una búsqueda rápida en un campo del formulario......................................................12
Aplicar un filtro a un formulario...............................................................................................................12
Uso del asistente para formularios para crear un formulario basado en varias tablas........................12
CAPITULO 11.............................................................................................................................................................19
Introducción a los informes.....................................................................................................................19
Creación de un autoinforme en columnas...............................................................................................19
Uso del asistente para informes para crear un informe basado en una sola tabla..................................22
Uso del asistente para informes para crear un informe basado en varias tablas....................................26
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CAPITULO 10
Introducción
Hasta este punto, probablemente comprenda todos los mecanismos de diseño y elaboración de
bases de datos (y la conexión con bases de datos externas), la introducción y presentación de los
datos de las tablas y la elaboración de consultas. Antes de pasar a los formularios, es necesario
comprender las tablas y las consultas, ya que la mayoría de los formularios que se diseñen tendrán
una tabla o consulta subyacente.
Los formularios se consideran el principal interfaz entre los usuarios y la aplicación de Access.
Podemos diseñar formularios con muchos propósitos diferentes:
Uso de autoformularios
La manera más sencilla de crear un formulario básico es a través de los asistentes para
autoformularios. Access ofrece asistentes para la creación de autoformularios en columnas,
autoformularios en tabla (tabular) y autoformularios en hoja de datos. Además de asistentes para
gráficos y tablas dinámicas.
1 Desde la ventana
de la base de datos
seleccione Formularios
y haga clic en Nuevo.
2 Seleccione la
tabla ALUMNOS y
los campos a
utilizar y haga clic
en el botón
Siguiente.
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Además de los asistentes para autoformularios y los asistentes para gráficos y tablas dinámicas,
puede utilizar el Asistente para formularios que proporciona Access para la creación de formularios
que permiten un poco más de control sobre los campos que incluirá el formulario, el diseño del
fondo y opciones para la creación de formularios que contienen campos de más de una tabla o que
están basados en consultas que utilizan campos procedentes de más de una tabla o consulta. El
asistente para formularios también ofrece la posibilidad de crear otro tipo de formulario: Justificado.
1 En la ventana de la
base de datos, seleccione
Formularios, haga clic en
Nuevo y seleccione
Asistente para formularios
(también puede hacer
doble clic sobre Crear un
formulario utilizando el
asistente).
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2 Seleccione la tabla o
consulta en base a la
cual desea crear el
formulario.
4 Haga clic
en
Siguiente.
3 De la lista de
campos de la tabla o
consulta
seleccionada,
agregue los campos
en el orden en que
desea aparezcan en
el formulario.
Este botón permite Este botón agregaEste botón Este botón “devuelve”
agregar campos todos los campos de“devuelve” campos todos los campos de
individualmente. una sola vez. individualmente. una vez.
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8
Resultado...
Un formulario
Justificado.
Formularios emergentes
Algunas veces, resulta de gran utilidad proporcionar información en una ventana que sea
visualizada en la parte superior, independientemente de donde se encuentre el enfoque en su
aplicación. Este tipo de ventana flotante se denomina formulario emergente.
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Formularios modales
A medida que vayamos añadiendo funcionalidad a nuestra aplicación, nos encontraremos con
situaciones en las que necesitaremos obtener alguna entrada del usuario o comunicar una cierta
información importante al usuario antes de que Access pueda continuar. Access proporciona un
tipo especial de formulario, denominado modal, que requiere una respuesta (o ser cerrado) antes
de poder continuar trabajando con la aplicación. Los cuadro de diálogo que aparecen para mostrar
mensajes dentro de las aplicaciones del Office son un ejemplo de ventanas modales ya que, para
poder continuar trabajando dentro de la aplicación, es necesario que usted acepte, responda a una
pregunta o cierre la ventana correspondiente.
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A pesar de que el desplazamiento a través de los formularios es similar al de una hoja de datos,
existen algunas diferencias normalmente dadas en la forma en que se diseña un formulario la cual
determina la forma en que trabaja un formulario con los datos.
Si está introduciendo nuevos datos, posiblemente sea más sencillo utilizar el teclado en lugar del
ratón para desplazarse a través del formulario. Las siguientes tablas listan algunas de las
combinaciones de teclas que puede utilizar con los formularios para moverse entre los campos y
los registros, y para las acciones de un cuadro de lista o un cuadro combinado.
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F4 o Alt + Flecha
Abre un cuadro combinado o un cuadro de lista desplegable.
abajo
Cuando utilizamos los formularios para presentar y editar los datos, podemos buscar y ordenar
los datos en una nueva secuencia de la misma forma que si se tratase de una hoja de datos.
Podemos introducir criterios de búsqueda del mismo modo que si se tratase de una hoja de
datos. Nótese que en un formulario, además, podemos realizar una búsqueda sobre cualquier
control que podamos seleccionar, incluyendo los controles que presentan valores calculados.
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Al igual que en una hoja de datos, podemos elegir cualquier control que contenga datos a partir
de una hoja de respuestas dinámica subyacente y hacer clic en el botón Orden ascendente o el
botón Orden descendente de la barra de herramientas para volver a ordenar la secuencia de
los registros que vemos basándonos en el contenido del campo seleccionado. No podemos
realizar una ordenación rápida sobre los campos que se encuentran en un subformulario.
Al igual que en las hojas de datos, puede definir un filtro utilizando la facilidad de definición Filtro
por selección, Filtro por formulario o Filtro avanzado.
Uso del asistente para formularios para crear un formulario basado en varias tablas
El Asistente para formularios permite crear formularios basados en dos tablas relacionadas,
llamados Formulario Principal / Subformulario. Estos formularios también pueden crearse a partir
de consultas que reúnen datos de más de una tabla.
Para crear un Formulario que muestre los registros de los alumnos a través de un Formulario
principal y que para cada alumno, muestre los registros de Calificaciones en un Subformulario...
1 En la ventana de la
base de datos, seleccione
Formularios, haga clic en
Nuevo y seleccione
Asistente para formularios
(también puede hacer
doble clic sobre Crear un
formulario utilizando el
asistente).
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2 Seleccione la tabla
ALUMNOS. Esta será la
tabla origen para el
Formulario Principal.
4 Haga Clic
en Siguiente.
3 De la lista de
campos agregue los
campos en el orden
en que desea
aparezcan en el
formulario.
Este botón permite Este botón agrega todosEste botón Este botón “devuelve”
agregar campos los campos de una sola“devuelve” campos todos los campos de
individualmente. vez. individualmente. una vez.
5 Seleccione ahora la tabla CALIFICACIONES. Esta tabla será el origen de los datos para el
subformulario.
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8 Seleccione la distribución que desea dar al subformulario y después haga clic en Siguiente.
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10 Escriba el nombre para el formulario principal y para el subformulario y haga clic en Finalizar.
Resultado…
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El Asistente para formularios crea un formulario Ilamado Formulario Principal el cual contiene otro
formulario Ilamado Calificaciones. Este tipo de formularios es muy útil para mostrar información
proveniente de tablas con relación "uno a varios" en donde el formulario Principal muestra la
información de la tabla "uno" y el subformulario muestra la información de la tabla "varios".
Hasta este punto hemos creado formularios utilizando los asistentes. En el siguiente capítulo
estudiaremos las técnicas para la modificación de este tipo de formularios para ajustarlos a
nuestras necesidades.
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1. Cree un formulario Principal que contenga los datos principales de los alumnos y
un subformulario que contenga la información de las calificaciones. El formulario
principal se llamará CONSULTA DE CALIFICACIONES POR ALUMNO y el
subformulario se llamará CONSULTA DE CALIFICACIONES POR ALUMNO
Subformulario.
2. Cree un formulario Principal que contenga los datos principales de los alumnos y
dos subformularios, uno que contenga la información de los pagos y otro que
contenga la información del detalle de los pagos. El formulario principal se
llamará CONSULTA DE PAGOS POR ALUMNO, el primer subformulario se
llamará CONSUL TA DE PAGOS POR ALUMNO Subformulario y el segundo
subformulario se Ilamará CONSULTA DE PAGOS POR ALUMNO Sub
Subformulario. Sugerencia: Diseñe una consulta de selección que retina la
información necesaria y, en base a esta consulta, cree el formulario utilizando el
asistente para formularios.
3. Cree un formulario justificado Ilamado ALUMNOS para la captura de los alumnos
4. Cree un formulario en tabla (tabular) Ilamado INSTRUCTORES para la captura
de los instructores.
5. Cree un formulario en tabla (tabular) Ilamado CAJEROS para la captura de los
cajeros
6. Cree un formulario en tabla (tabular) Ilamado CONCEPTOS para la captura de
los conceptos
7. Cree un formulario en tabla (tabular) Ilamado MATERIAS para la captura de las
materias
8. Cree un formulario en tabla (tabular) Ilamado CARRERAS para la captura de las
carreras
9. Cree un formulario en columnas Ilamado CALIFICACIONES para la captura de
las calificaciones
10. Cree un formulario Principal Ilamado PAGOS con subformulario Ilamado
DETALLE DE PAGOS.
Subformulario para la captura de pagos y detalle de pagos respectivamente.
11. Cree un formulario que muestre los datos de un instructor y que contenga un
subformulario para mostrar los datos principales de los alumnos que cursan
materias con ese instructor. El formulario Principal se Ilamará CONSULTA DE
ALUMNOS POR INSTRUCTOR y el subformulario se Ilamará CONSULTA DE
ALUMNOS POR INSTRUCTOR Subformulario.
12. Cree un formulario principal con subformulario para mostrar los alumnos por
carrera. El formulario principal deberá Ilamarse CONSUL TA DE ALUMNOS
POR CARRERA y el subformulario deberá Ilamarse CONSUL TA DEALUMNOS
POR CARRERA Subformulario.
13. Cree un formulario que muestre los conceptos de pago y que contenga un
subformulario que muestre los pagos registrados por tal concepto. El formulario
principal se Ilamará CONSULTA DE PAGOS POR CONCEPTO y el
subformulario se Ilamará CONSUL TA DE PAGOS POR CONCEPTO
Subformulario.
14. Cree un formulario con subformulario para mostrar los alumnos por materia. El
formulario principal se Ilamará CONSUL TA DE ALUMNOS POR MATERIA y el
subformulario deberá Ilamarse CONSUL TA DE ALUMNOS POR MATERIA
Subformulario.
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CAPITULO 11
Introducción a los informes
Aun cuando es posible imprimir un formulario, el objetivo principal de estos es permitir una
presentación sencilla de los registros o de pequeños grupos de registros relacionados visualizados
en pantalla de forma atractiva. Los formularios no constituyen la mejor manera de imprimir y
resumir grandes cantidades de datos de la base de datos.
Los informes constituyen la mejor manera de crear una copia impresa de la información extraída y
calculada a partir de los datos de la base de datos. Los informes poseen dos ventajas principales
sobre otros métodos de impresión:
Los informes están diseñados para agrupar datos, presentar cada grupo de manera independiente
y efectuar cálculos. Los informes funcionan de la siguiente manera:
Al igual que los formularios, podemos incluir imágenes y gráficos en cualquier sección de un
informe. También podemos incluir subinformes o subformularios dentro de las secciones de un
informe.
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Utilice los botones de desplazamiento para ver más hojas del informe.
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Uso del asistente para informes para crear un informe basado en una sola tabla
El uso del asistente para informes que proporciona Access es muy similar al uso del asistente para
formularios. Para crear un informe llamado CATÁLOGO DE ALUMNOS POR CARRERA que
incluya los datos más relevantes de cada alumno...
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3 Seleccione los campos que desea que aparezcan en el informe y haga clic en el botón Siguiente.
4 Observe que el asistente agrupará la información por carrera. Haga clic en el botón Siguiente.
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5 Seleccione los criterios de ordenación para los datos. Haga clic en Siguiente.
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9 Resultado...
Uso del asistente para informes para crear un informe basado en varias tablas
También puede utilizar el asistente para informes para crear informes basados en más de una
tabla. Para crear un Informe de los alumnos y sus calificaciones...
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3 Cambie a la tabla CALIFICACIONES y agregue los campos necesarios. Después haga clic en Siguiente.
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5 El
asistente
sabe que
el informe
es por
alumno y
propone
por
omisión,
agrupar
por
alumno.
Haga clic
en el botón
Siguiente.
6 La
información
del informe
saldrá
ordenada de
manera
ascendente
de acuerdo a
los agrupamientos.
En este paso
puede
especificar
un orden
para la
información
que
constituye “el
detalle” del
informe.
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8 Active las
opciones de
resumen que
desee para
cada uno de
los campos de
tipo numérico
de su informe y
acepte.
10 Seleccione
las opciones
de
distribución
para el
informe.
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13 Resultado...
Cambie al diseño del informe, abra el diálogo de propiedades y observe la propiedad Origen del
registro dentro de la ficha Datos. El asistente para informes crea una consulta y asigna la
instrucción SQL correspondiente como origen de los datos para el informe!. De esta manera el
informe es independiente de cualquier consulta ya que la instrucción SQL se encuentra incrustada
al informe mismo.
NOTAS IMPORTANTES: Cuando utiliza el asistente para informes para crear un informe que
contiene datos agrupados, el asistente permite especificar diferentes criterios para agrupar la
información. Se tiene acceso a estas opciones haciendo clic en el botón Opciones de
agrupamiento, siempre y cuando existan agrupamientos.
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Esta última opción es muy interesante ya que, si desea un informe de ventas trimestrales basta que
agrupe por fecha de venta y seleccione la opción Trimestre para los intervalos de agrupamiento.
Puede obtener el mismo informe por Año, Mes Semanal, Diario, por hora e incluso por minuto,
basta que modifique la selección para el intervalo de agrupamiento.
La opción Normal para los campos de tipo Fecha / Hora agrupa por día.
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1 Diseñe una consulta que reúna la información que necesita en sus etiquetas y guárdela con el
nombre PARA ETIQUETAS CORRESPONDENCIA ALUMNOS.
2 En la ventana de la base de datos cambie a Informes y haga clic en el botón Nuevo. Seleccione
Asistente para etiquetas y seleccione la consulta creada en el punto anterior. Acepte.
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3 Siga los pasos del asistente para crear etiquetas Avery de 52 mm x 72 mm en forma continua 2
al paso. Fuente Arial de 8 puntos con espesor de fuente Fino en color Azul. Ordenadas por alumno
También puede crear sus propios diseños de etiquetas y guardarlos para futuros usos. Estando en
la primera ventana que muestra el asistente para etiquetas, haga clic en el botón Personalizar...
para ver una lista de diseños de etiquetas personalizadas o bien crear un nuevo diseño.
Por último, para que el informe de etiquetas postales no dependa de una consulta, copie la
instrucción SQL de la consulta PARA ETIQUETAS CORRESPONDENCIA ALUMNOS y asígnela
como origen del registro dentro de las propiedades del informe ETIQUETAS
CORRESPONDENCIA ALUMNOS. Después, puede eliminar la consulta.
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