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OUTSOURCING
Sistemas de Información
Cuarto Año
OUTSOURCING
ÍNDICE
1. Generalidades
1.1. Concepto …………………………………………………………………………………………………………………… 2
1.2. Orígenes ……………………………………………………………………………………………………………………. 2
1.3. Desarrollo en Áreas no Informáticas………………………………………………………………………….. 2
1.4. Entorno Socio Económico en que se plantea ……………………………………………………………… 3
1.5. El outsourcing en las Administración Públicas ……………………………………………………………. 4
1.6. El triunfo del outsourcing …………………………………………………………………………………………… 4
1.7. Penetración del outsourcing en los diferentes sectores económicos ………………………….. 5
Bibliografía ………………………………………………………………………………………………………………..……15
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OUTSOURCING
OUTSOURCING
1. GENERALIDADES
CONCEPTO:
ORÍGENES
El outsourcing se realiza hace unos años, con el nombre de Facilities Management, aunque presentaba
esquemas diferentes al actual. Desde sus orígenes, el outsourcing ha venido evolucionando de modo
que las distintas áreas de las organizaciones se han ido externalizando.
En un futuro, aparecerán las llamadas empresas virtuales, dedicadas únicamente al core business que
tienen externalizadas todas sus funciones. Para ello, se debe identificar el verdadero núcleo de negocio,
para llegar hacia el concepto de empresa virtual.
En Ecuador el outsourcing se ha convertido en un negocio rentable y de gran demanda en parte por la
legislación laboral existente. Esta solución de externalizar funciones, no ha sido debidamente normada
en el País, y constantemente existen desproporciones entre los beneficios y normas laborales .
El outsourcing es un proceso que no termina en el área informática, cada vez que se extiende más en
otros tipos de procesos:
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Logística
•Distribución
•Almacenamiento
•Stocks
•Gestión de vehículos
Subcontratar la ejecución de todos o de parte de los trabajos informáticos es una operación que tiene
gran transcendencia, del que se obtienen grandes ventajas, pero en ellos también enormes riesgos, si no
se toman las medidas oportunas y se adoptan una serie de precauciones.
Se precisa una buena planificación, un contrato que contemple todos los aspectos que se dan en esta
operación y una buena elección de la empresa que ejecute el trabajo.
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Por las características especiales de este tipo de servicios, su contratación dentro de las
Administraciones Públicas presenta una doble dificultad:
- La complejidad de definir claramente el objeto, precio y plazo del contrato.
- La necesidad de adaptar las peculiaridades de este tipo de contratación al marco legal de los
contratos del Estado.
Entre los factores que han contribuido con el triunfo del outsourcing, están:
- Tendencia generalizada hacia la subcontratación de actividades ajenas al núcleo central de
negocio.
- Creciente complejidad de los sistemas de información.
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1. Redes de datos
2. Gestión de redes de voz
3. Sistemas de integración de proyectos.
La globalización de la economía y, por ende, del mercado laboral, sostenido por Internet, favorece a la
expansión del outsourcing.
La penetración del outsourcing en los diferentes sectores económicos ha sido desigual , los motivos para
esta diferenciación son:
Sector Financiero
Sector pionero, debido a su espíritu
Sector Industrial
innovador en cuanto se relaciona con El primero en emplear el outsouurcing.
las TIC.
Sector de servicios
Sector energético
•Compuesto en su mayoría por PYMES.
Sector con poco desarrollo en el àrea Clase de outsourcing de menor
de outsourcing. importe individual .
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Gráfica comparativa de la penetración del outsourcing en los sectores con mayor impacto
Fuente: http://www.noticasmedicas.es
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2. EL OUTSOURCING:
UNA NUEVA ESTRATEGIA EMPRESARIAL
DIFERENCIAS ENTRE ESTE SISTEMA DE CONTRATACIÓN Y LA
CONTRATACIÓN DE TRABAJO EN LAS OFICINAS DE SERVICIOS
La realización de trabajos puntuales en oficinas de servicios es algo que se ha venido realizando desde
los primeros tiempos de la informática. Lo que se realiza son trabajos determinados complementarios
de los que se vienen realizando en el departamento de informática para resolver cuellos de botella o por
falla de potencia de los ordenadores de la misma.
En un inicio, el outsourcing reducía costos, o era una forma de eliminar personal difícil de manejar.
- Out – Tasking: Es una variedad de outsourcing que consiste en designar un nuevo modelo de
contratación de servicios en el que las empresas usuarias firman acuerdos con otras empresas
para la gestión de determinadas tareas informáticas. Estas firmas no se hacen cargo de todas
las tecnologías de información del usuario, solo de temas muy específicos.
- Tendencias del outsourcing: De acuerdo con Leslie P. Wilcocks, en su publicación <<Reducir los
riesgos de la subcontratación informática>>, sostiene que existen siete grandes tendencias en
el outsourcing informático:
a) Outsourcing extraterritorial: Propiciado por las diferencias de salarios y el avance y
reducción de costes de las comunicaciones.
b) Outsourcing de valor añadido: Los contratantes se implican a la vez en el desarrollo de
algún producto demandado por el mercado que incorpora valor añadido a la operación.
c) Participación de capital: Acuerdos de asociación o de creación de nuevas entidades.
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EL PSEUDO-OUTSOURCING
Son las operaciones que vienen realizando algunos grupos empresariales, creando nuevas empresas
dedicadas específicamente a gestionar la informática de todas las empresas del grupo.
Con este procedimiento lo que se pretende es deshacerse del personal informático trasladándolo desde
grandes empresas, a otras en las que es más fácil flexibilizar la plantilla sin grandes escándalos ni
perjuicios de imagen.
EL E-SOURCING
El e-sourcing tiene su origen en el e-procurement. Este último está dirigido a compras de bienes y
servicios muy estandarizados. Con ello se genera un gran número de transacciones de valor bajo.
Por su parte, el e-sourcing es un sistema que soporta procesos de compra complejos, siendo el volumen
de transacciones alto deficiente. El mercado del e-sourcing incluye tecnologías basadas en Internet que
facilitan desde soluciones puras de e-sourcing hasta sistemas dinámicos de transacción y subasta.
El proceso del e-sourcing es el siguiente:
1. El comprador pide a los proveedores ofertas sobre un producto o servicio detallando los
requisitos que deben reunir aquéllas.
2. El sistema recopila todas las ofertas que reúnen los requisitos exigidos.
3. El sistema facilita al comprador información suficiente para valorarlas y así elegir la más
conveniente.
FACILITIES MANAGEMENT
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Desde el momento en que una organización piensa en subcontratación, se generan una serie de
temores, miedos y prevenciones. Las mayores preocupaciones se presentan en las siguientes áreas: la
Dirección General y la Dirección General de Sistemas de Información, especialmente el Departamento
de Informática.
La firma de un contrato de outsourcing no tiene que suponer la pérdida de control sobre la información
de la empresa, sino la disposición de una mejor información más actual y más estructurada.
Para eliminar temores y evitar posibles males posteriores es muy importante saber elegir el
suministrador del servicio.
- En los contratos se debe establecer una comisión de seguimiento y control en la que debe
participar personal de la organización y del suministrador que gestionará el proyecto de forma
que este último conozca en todo momento las necesidades e su cliente, y este conozca y
controle lo que se viene haciendo.
- La calidad de los servicios se garantizará mediante acuerdos de nivel de servicio de cada
proceso.
- La situación se podrá verificar mediante los correspondientes informes de las auditorías
informáticas periódicas que se realicen.
En caso de que el outsourcing sea parcial: nóminas, explotación, mantenimiento, no existe ningún
problema en la continuidad de la Dirección de Sistemas de Información. En caso de outsourcing total su
continuidad también está garantizada.
El suministrador tecnológico aportará recursos técnicos y humanos, que liberará de aspectos rutinarios
que antes tenían que asumir y les permitirá a otras tareas que aporten valor añadido, se puede dedicar
más a sus objetivos: desarrollar la arquitectura que la información de la empresa requi ere.
Ventajas
Las ventajas del outsourcing dependen en gran manera de los objetivos que se hayan fijado en la frase
contractual. La principal es el olvido de la gestión informática y la posibilidad de dedicar todos los
esfuerzos hacia otras áreas de la empresa.
La subcontratación ayuda a reforzar la posición de las organizaciones frente a sus competidores más
directos, siendo el requisito más importante es que los terceros puedan realizarla mejor.
a) Flexibilidad en la prestación y en el coste del servicio: La flexibilidad permite una mejor adaptación a
la circunstancias del mercado por la probabilidad de sustituir costos fijos por variables.
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b) Descargar a la dirección de parte de sus actividades: Dejar estas actividades en manos de terceros,
permite a los directivos concentrarse en otras tareas más propias del negocio principal de la
organización.
c) Ventajas competitivas en su segmento de mercado: Una mayor eficacia y control de los gastos
operativos pueden obtener una ventaja competitiva dentro de su sector al poder disponer de un
sistema de información más potente que permita reaccionar ante l os cambios del negocio y del
mercado.
d) Adaptación total a las necesidades cambiantes de la empresa: Todas las transiciones crean graves
problemas a las organizaciones y para evitar esto, es importante la colaboración de un
suministrador tecnológico externo.
e) Medios suficientes por las puntas de trabajo de las nuevas implantaciones: El outsourcing elimina el
problema de las cargas variantes de trabajo, aprovechando la economía de escala que se produce al
atender a varios clientes.
f) Puesta al día técnica y humana: Al incorporar nuevas tecnologías, esto supone ahorro de
adquisición de equipos y aplicaciones, mantenimiento, formación y obsolescencia.
g) Se obliga a sistematizar y delimitar la función de soporte e implantación de la microinformática: Un
suministrador externo puede mantener estos equipos en perfecto uso y tecnológicamente al día.
h) Reducción de costos: Optimización de activos y recursos humanos, condiciones más ventajosas de
mantenimiento, menores gastos de formación, menores precios de adquisición o alqu iler.
i) Eliminación de las contingencias laborales: Absentismo, enfermedades y vacaciones del personal.
j) Fiscalidad: Posibilidad de convertir una inversión en gasto.
k) Financiación: Liberar recursos que se pueden invertir en la actividad principal de la empresa .
Inconvenientes
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Para obtener el máximo de provecho del outsourcing es fundamental determinar con claridad los
objetivos que se pretenden alcanzar. Tener en claro, qué se espera del outsourcing, y cuál es la situación
real respecto de las áreas que se desean externalizar, estudiando la posibilidad de obtener beneficios
similares con los medios propios.
Las empresas, a la hora de elegir un proveedor de outsourcing, suelen valorarlo por las siguientes
razones:
1. Competencia técnica
2. Solvencia financiera
3. Comprensión del negocio
4. Política y cultura de la empresa
Las razones que pueden impulsar a una empresa a decidirse por contratar outsourcing varían de unas a
otras, pueden ser las siguientes:
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Las preguntas que debería hacerse la Dirección de una empresa antes de optar por el outsourcing
deberían ser:
Además es conveniente evaluar la confianza; perennidad en un futuro a largo plazo; es tructura nacional
o multinacional del capital; prestigio y experiencia en el sector; capacidad tecnológica demostrable;
experiencias de otros clientes.
Las características que se deben estudiar detenidamente son:
- Situación financiera
- Capacidad de procesamiento y de integración de sistemas
- El posible fallo del operador en cumplir lo pactado.
- Experiencia demostrada en otros cl ientes
- Independencia de marca
- Garantía de continuidad
- Flexibilidad contractual
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EL OUTSOURCING ESTRATÉGICO
Uno de los objetivos para cambiar a otro suministrador es que éste preste el servicio e mejores
condiciones que el anterior, o a su vez, que ofrezca un mejor precio en las mismas condiciones.
Una de los problemas que se presenta es la dificultad a la hora del realizar l a operación de traspaso si no
se ha especificado claramente en el contrato.
Una posible desventaja en este tipo de contratación, es la dificultad de la vuelta atrás. Cuando se decide
el outsourcing de forma global, la vuelta a gestionar todas las funciones por la empresa puede ser
costosa.
Se puede dar que, el outsourcing resulte más caro que el sistema tradicional dependiendo del grado de
organización y de control del presupuesto que se tenga en la empresa, en este caso, hablamos de
cambio de un mejor servicio, que generará mayor productividad de la empresa.
La empresa que realiza outsourcing se beneficia singularmente de la economía de escala distribuyendo
una serie de gastos comunes entre todos sus clientes.
En el contrato de outsourcing ha de figurar el plan de retorno en que se especifique qué se ha de hacer
en el caso de que se tome la decisión de volver a asumir las funciones informáticas en la organización.
La resolución contractual puede ser por:
a) Transcurso del tiempo de duración: en donde el cliente puede optar por recuperar la
realización directa del servicio, o realizar una contratación con otro proveedor
b) Incumplimiento grave del proveedor
Entre los factores psicológicos que se deben tener en cuenta al implantar outsourcing, están:
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Una preparación adecuada, una oferta concreta, unos procedimientos de contratación apropiados y un
control vigente de cómo se aplican las cláusulas del contrato contribuyen a garantizar que la experiencia
del outsourcing sea un éxito.
Para implantar el proceso outsourcing es fundamenta l tener muy claros los objetivos que se pretenden
alcanzar.
a) La alta dirección debe determinar que funciones deben mantenerse en la propia empresa
porque suelen ser aquellas que proporcionan una ventaja competitiva.
b) Del resto de las funciones se debe identificar cuáles son las mejores para implantar el
outsourcing.
c) Es indispensable comparar cuánto cuesta realizar esta tarea internamente frente a lo que pude
suponer la realización por parte de un proveedor externo.
d) Selección del proveedor de servicios. Para ello deberá decidir qué tipo de relación desean:
proveedor o socio estratégico. Es necesario:
o Evaluar el compromiso del suministrador con el cliente
o Nivel de experiencia
o Grado de satisfacción que tienen sus clientes
e) Involucración del departamento de recursos Humanos dados los problemas de tipo laboral que
se suelen presentar.
f) Contratación, en donde incluya:
o Indicador del nivel de calidad de servicio.
o Medidas que se aplicarán para optimizar el proceso.
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Normas a seguir
EL PACTO DE CONFIDENCIALIDAD
Es importante tener en cuenta que la información a la que accede el suministrador en algunos casos: los
de carácter personal, gozan de protección legal especial.
Cuando no hay datos de carácter personal por medio, suele bastar simplemente con una cláusula de
contrato. No hay inconveniente para que se incluya como anexo al contrato un pacto de
confidencialidad en el que, de forma más detallada, se incluya aquello que se desea proteger de ambas
partes, así como las sanciones previstas en caso de que se falte al deber de confidencialidad.
BIBLIOGRAFÍA
[1] Emilio del Peso Navarro, “Manual de outsourcing informático”. Segunda Edición. Ediciones Díaz de
Santos, 2003, pp. 5–51.
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