ICES-Nº 9145 16/04/2011

Manual de Correspondencia.

Para crear una base de datos

en Word debemos realizar los
siguientes pasos...

1. Seleccionar la opción
“Correspondencia”.

2. Luego dirigirse a
“Seleccionar
Destinatarios”

3. A continuación...

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4. Luego de realizar la
opción anterior
aparecerá la siguiente
tabla:

5. Para utilizar una base

de datos ya creada,
debemos ir a la
opción
“Correspondencia/Sel
eccionar
destinatarios/Usar
lista ya existente”.

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Luego buscamos la
ubicación donde se
encuentre guardado el
documento y lo abrimos.

6. Una base de datos ya

creada en Excel se
utiliza en Word de la
siguiente manera:

Seguimos el paso anterior

(5), y buscamos el
archivo con extensión
“xlsx”… y hacemos click
en “Abrir”, se nos
aparecerá de la siguiente
manera:

(Allí elegimos la hoja

donde tenemos
almacenado nuestra base
de datos “Ej: Primera”, y

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aceptamos para poder

abrirlo).

Seguido de esto, utilizar

la opción “Editar lista de
destinatarios” para poder
utilizar nuestra base de
datos de Excel.

7. Para personalizar la
estructura de una base
debemos realizar
nuevamente el paso
“5” y se nos
aparecerá este cuadro:

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(Primero hacer click en el

archivo ubicado en
“Origen de Datos”, luego
en “Edición”...)

8. Hacer click en
“Personalizar
Columnas”

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9. Aquí podemos
MODIFICAR la
estructura mediante la
opción “Agregar,
Eliminar y/o Cambiar
Nombre”...

10. Tenemos “dos”

opciones para poder
agregar información,
ya sea a los campos
de la estructura...

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O en la información de la
base de datos...

11. Para eliminar

información en la
base seguimos los
pasos “7, 8 y 9”.
Primero clickear en el

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nombre de algún
campo que deseemos
eliminar y luego en
“Eliminar”

12. Para combinar una

información entre
base de datos y un
documento de Word
debemos...
Primero crear un
nuevo Documento
en Word (Ej:
Carta) y
almacenarlo.

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Luego utilizamos
la base de datos ya
creada.
Presionamos en
“Iniciar
combinación de
correspondencia”
y allí en “Cartas”

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13. Luego para poder

visualizar los cambios
en el documento
original, previamente
debemos ir a la
opción “Insertar
campo combinado”.
Colocar el dato que
necesitemos asignar.

Se verá en la carta de la
siguiente manera…

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Finalizando dichos pasos

previos, podremos
visualizar estos cambios
en el documento con la
opción “Vista Previa de
Resultados”

Y obtendremos el
siguiente resultado sobre
el cambio del documento
original…

14. Un “Campo
Combinado” es
cuando deseamos
agregar campos
individuales de la
base de datos al
documento original.

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15. Para buscar

información en una
base de datos,
debemos ir a la
opción “Editar lista de
destinatarios” y luego
allí, abierta nuestra
base de datos
podremos Filtrar,
buscar destinatarios y
buscar duplicados.
Como nos muestra la
ilustración…

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