Manual de Word

Correspondencia

Matías Green - David Braga - Federico Carrizo

 Matías Green, David Braga, Federico Carrizo

 Crear una Base de datos:

a. Para crear una base de datos en Word se abre la pestaña correspondencia.
b. A continuación se presiona el botón “Seleccionar Destinatarios”.
c. Una vez apretado el botón se presiona “Escribir nueva lista” y aparece una
ventana como esta.

d. Se personaliza y se completa con los datos correspondientes.

 Utilizar una base de datos en Word y Excel:

a. Una vez creada la base de datos se activan los botones de la pestaña
correspondencia.
b. Se presiona nuevamente el botón “Seleccionar Destinatario”
c. Luego se aprieta el botón “Usar Lista Existente”
d. Se abre una ventana en la que debemos buscar el archivo ya sea en Microsoft
Office Word o Microsoft Office Excel.

 Modificar la estructura de una base de datos:

 Para modificar la estructura de una base de datos cuando se está creando se

debe presionar el botón “Personalizar columnas..” y desde ahí se puede
agregar campos, eliminarlos o cambiar el nombre de alguno si es necesario y
además se puede determinar el orden de cada uno.

 Para modificar la estructura de una base ya creada se debe ingresar al

documento donde se encuentra la misma, que será un documento de
Microsoft Office Access, y allí abriendo la pestaña “Hoja de datos” se verán los
iconos:

 Nuevo Campo (se abre un asistente con plantillas existentes).

 Insertar (agrega un campo en el cual hay que hacer clic para que se
active el cursor y ponerle el nombre que desee).

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 Eliminar (se selecciona anteriormente el campo que se desee

eliminar).
 Cambiar nombre (se selecciona anteriormente el campo al cual se
desee cambiar el nombre).

 Agregar información a una base de datos:

Se abre el documento donde se encuentra la base de datos. Este va a ser abierto en la
aplicación Microsoft Office Access donde se podrá agregar información presionando

en la pestaña “Inicio” la opción “Nuevo”.

 Eliminar o Modificar información en una Base de datos:

Se abre el documento donde se encuentra la base de datos. Este va a ser abierto en la
aplicación Microsoft Office Access donde se podrá eliminar información seleccionando
el campo o registro correspondiente y presionando en la pestaña “Inicio” la opción
“Eliminar”.
Para Modificar se abre el mismo documento, se hace un clic en el campo o registro
correspondiente, se activa el cursor y se modifica la información.

 Visualizar cambios de un documento combinado:

Presionar el botón “Vista previa de resultados”, opción que se encuentra en la pestaña
“correspondencia”, luego se puede ir cambiando de destinatario utilizando los
controles de “primer registro” , “registro anterior” , “registro posterior” o
“ultimo registro” .

 ¿Qué son Campos de combinación?

Es un campo que es sustituido por un valor de la base de datos cuando se ejecuta la
acción de combinar.

 ¿Cómo se busca un dato dentro de la base?

Para buscar un dato dentro de la base se debe entrar a Microsoft Office Word,
desplegar la pestaña “Correspondencia” y presionar el icono “Buscar destinatario”

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se abre una ventana en la que pregunta que dato se quiere

buscar y en qué campo se encuentra ese dato.

 ¿Cómo filtrar datos?

Una vez creada la base de datos, se ingresa a Microsoft Office Word, se despliega la
pestaña “Correspondencia”, se hace clic en el icono “Editar lista de destinatarios”,

luego en el icono “Filtrar” y allí se abre una ventana con tres cuadros de
lista: “Campo”, “Comparación” y “Comparar con:”

 ¿Cómo combino la información entre la base y algún documento de Word?

Dentro de Microsoft Office Word, en la pestaña correspondencia, seleccionamos con
que base de datos deseamos trabajar (“Seleccionar destinatarios”), si es con una ya
existente se presiona “Usar lista ya existente” y se busca el archivo, y si se desea crear
una se presiona “Crear una lista”. Desde Word se presiona el icono “Insertar campo
combinado” y se desplazara una barra con los campos que tenga dicha base.

Ej: «Ciudad» «Nombre» «Apellidos»

Una vez terminada la carta, sobre, etiqueta, etc. Presionamos la vista previa y
comprobamos la información ya ingresada en los documentos y ya está listo para
imprimir o enviar por correo electrónico.

 ¿Cómo utilizar la opción reglas?

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Ya creada la base de datos, se ingresa en Microsoft Office Word, en la pestaña

“Correspondencia” y se presiona el botón “Reglas”, se desplaza una barra con
diferentes opciones. Se elige una y se abre una ventana. Ejemplo: