Preparando o WinSIGAA para um novo Período Letivo

Na preparação do sistema para o início de um novo ano ou período letivo, recomendamos que sejam
observados alguns detalhes e procedimentos.

Para iniciarmos a utilização do WinSIGAA com informações referentes a 2011, vá até a opção SISTEMA no
menu superior (canto superior direito), e clique em “ano letivo atual” . Selecione como ano letivo padrão
“2011”.

Lembre-se que a criação de um novo ano NÃO interfere nas informações referentes aos anos
anteriores.

Caso queira trabalhar somente com os dados de 2011, ao entrar no sistema clique no botão “Detalhes” e
altere o campo “Ano Letivo” para 2011. A partir daí, toda vez que o sistema for acessado assumirá o ano
selecionado como padrão.

Seguem as informações e cadastros que devem ser observados com atenção:

 Séries, Vagas e Classes

 Tipos de Parcelas e Planos de Pagamento
 Tipos de Descontos
 Requerimento
 Termos de Matrícula
 Contrato
 Tabela de Documentos
 Tabela de Categorias
 Rematrícula em Lote
 Restrição de Pagamentos
Séries/Vagas/Classes
Para o início das reservas/matrículas para o próximo ano, devemos informar a quantidade de vagas
previstas para o novo ano, por série e turno (ACADÊMICO/CADASTRO/SÉRIES,VAGAS,CLASSES) por
meio da opção “Insere“

Lembre-se de checar se os dados estão sendo incluídos realmente para o ano letivo = “2011”

Significado de alguns campos

O sistema possui o recurso de HELP para que o significado de todos os campos das telas sejam
apresentados.

Basta apertar o botão F1 em qualquer tela do sistema em que a informação seja necessária.
Aparecerá, por exemplo, as seguintes informações:

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Informações Importantes:

 Lançamento de faltas: Informe se o lançamento de faltas dos alunos desta série/ano é feito por
DISCIPLINA ou por BIMESTRE, sendo:
POR BIMESTRE: Quando o cálculo de freqüência é feito de acordo com os dias letivos (normalmente
usado de 1º ao 5º ano do Ensino Fundamental);
POR DISCIPLINA: Quando o cálculo de freqüência é feito pela quantidade de aulas dadas em cada
disciplina.
 IDADE MÍNIMA E IDADE MÁXIMA: Deverá ser informada em anos e meses, a idade dos alunos para
matrícula, por exemplo: sete anos e seis meses = 7.06
O sistema calcula a idade dos alunos tendo como base:
 31 de dezembro do ano letivo para alunos dos cursos Regulares, Técnicos e Livres;
 A data de início das aulas em caso de cursos Supletivos.
 VAGAS PREVISTAS PARA A SÉRIE: O número máximo de alunos que a escola comportará para
cada SÉRIE e em cada TURNO.
Exemplo: Vagas previstas na série (1º ano da manhã) = 45, ou seja:
1º ano A da manhã = 20 vagas
1º ano B da manhã = 25 vagas

 Classe e Descrição: Nomenclatura (“A”, “B”, “C”, ....) da classe e descrição, que passa a aparecer nas
telas de PESQUISA DE TURMAS e pode ser usado como facilitador na identificação das turmas.
 Nº máximo de alunos: Quantidade máxima de alunos da classe.

A divisão das classes não precisa, necessariamente, ser informada no momento da criação das vagas da
SÉRIE. Pode ser feito posteriormente através da INCLUSÃO.

Lembre-se que, todas estas informações poderão ser alteradas a qualquer momento através
do item “alteração” .

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GERAÇÃO DE PARCELAS DE MATRÍCULA

Muitos colégios iniciam antes do final do ano letivo o período de reserva de vaga/matrícula para o ano letivo
seguinte. Normalmente são geradas parcelas de reserva de vaga/matrícula divididas em 2, 3, ou mais vezes
para facilitar o pagamento pelos pais. (FINANCEIRO/PARCELAS/GERAÇÃO DE PARCELAS).

Com o WinSIGAA, podemos gerar estas parcelas referentes a 2011 para alunos de 2010, mesmo ANTES
DA MATRÍCULA EFETIVADA. Para isso, informe em “Ano Letivo Base” 2010 e em “Ano Letivo de Validade”
2011. O sistema levará em consideração a nova série ou curso do aluno no ano seguinte. Para que esse
processo ocorra corretamente, devemos conferir e atualizar o cadastro de cursos,
(ACADÊMICO/CADASTRO/CURSOS): Veja os campos de “SÉRIE INICIAL”, “SÉRIE FINAL”, e “PRÓXIMO
CURSO”, informações que serão responsáveis pela geração de valores para a série correta do aluno.

Veja abaixo um exemplo:

Aluno: Joãozinho - Série em 2010: 5º ano do Ensino Fundamental I (no nosso exemplo, curso 020)
Veja o cadastro do curso 020 (Ensino Fundamental I – 1º ao 5º ano) no SIGAA:

O Joãozinho, em 2011, se não for reprovado estará na 6º ano do Ensino Fundamental II (no nosso exemplo,
curso 030). Então, os valores que devem ser gerados para ele, referentes a 2011, são os do curso 030, ou
seja, o curso indicado no campo “PRÓXIMO CURSO” do nosso cadastro de cursos.

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Na tela de geração de parcelas (FINANCEIRO/PARCELAS/GERAÇÃO) também é possível consultar o que

representa cada campo no HELP, apertando F1 .

Tomando como base o exemplo do nosso aluno Joãozinho, que será rematriculado no 6º ano do Ensino
Fundamental II. Então, mesmo que a geração seja somente para o curso 020 (1º ao 5º ano) temos que
informar o valor do curso 030 (Ensino Fundamental II). O WinSIGAA não irá gerar parcelas para a série final
dos cursos onde não estejam preenchidos os campos “PRÓXIMO CURSO” no cadastro de cursos.

Quando não quisermos efetuar a geração para determinado curso, basta deixar o campo do
“VALOR ATUAL” com R$ 0,00 (zero)

Planos de Pagamento

Para agilizar a geração de parcelas no ATO DA MATRÍCULA ou na REMATRÍCULA EM LOTE e padronizar

valores e descontos vale lembrar alguns detalhes importantes sobre os Planos de Pagamento do módulo
financeiro (FINANCEIRO/CADASTRO/TIPOS DE PARCELA):

Durante a matrícula ou a rematrícula em lote as parcelas selecionadas como OBRIGATÓRIAS e os planos

cadastrados com GERAÇÃO AUTOMATICA e como PLANO PADRÃO farão com que as parcelas sejam
geradas automaticamente.
Na tela de matrícula, a aba FINANCEIRO trará os dados do tipo de parcela, plano de pagamento, quantidade
de parcelas, valor de cada parcela, valor total (quantidade de parcelas X valor da parcela), dia de
vencimento, tipo (útil ou corrido), Ano e Mês de início de geração da parcela.

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Durante a Matrícula, os itens abaixo podem ser modificados ou incluídos na própria linha do Tipo de
Parcela/Plano de Pagamento:
 Plano de Pagamento: pode ser alterado caso exista mais de um plano cadastrado para o tipo de
parcela;
 Qtd: caso queira alterar a quantidade de parcelas que será gerada para o aluno (o valor da parcela será
modificado automaticamente)
 Parcela e Total: Valor da parcela e da anuidade do plano de pagamento, que pode ser alterado para
esse aluno;
 Dia e Tipo: dia e tipo para vencimento das parcelas;
 Ano e Mês Início: Ano e Mês em que será o vencimento da primeira parcela.

Bolsas/Descontos

Bolsa (%): Indica a porcentagem de desconto do aluno na matrícula deste curso. Caso a instituição utilize
Tipos de Descontos este campo poderá ficar em branco e a escolha da bolsa poderá ser feita marcando com
√ o desconto desejado.
Validade: Indica a validade da bolsa do aluno. Como padrão o sistema traz o dia 31 de dezembro do ano
letivo. Caso seja concedido ao aluno, por exemplo, uma bolsa até junho, altere a data de validade da bolsa e,
a partir desta data, os valores gerados pelo financeiro não levarão em consideração a bolsa cadastrada.
Descrição da Bolsa/Desconto:
Marcando com √ o desconto desejado, o valor do campo % será aplicado às parcelas dessa matrícula do
aluno.
Início e Fim: Mês e Ano de validade do desconto marcado. Virá preenchido se houver valor cadastrado no
Tipo de Desconto, mas poderá ser alterado. Exemplo: 01/09 (Janeiro de 2009)
%: Indica a porcentagem de desconto concedido ao aluno na matrícula. Virá preenchido se houver valor
cadastrado no Tipo de Desconto, mas poderá ser alterado.

IMPORTANTE: O aluno pode ter mais de um desconto para a mesma matrícula. Por exemplo: 10% desconto
irmãos e 30% desconto promocional, com data de início e fim do desconto diferentes para cada tipo de
desconto, sempre informando o mês e ano de início e fim.
Os descontos somente serão válidos para as parcelas e planos de parcelas que tenham o Tipo de
Desconto associado.

Após salvar a matrícula aparecerá a tela com os dados para a confirmação da geração e as parcelas serão
incluídas na Ficha Financeira.

IMPORTANTE: O ideal é que os dados FINANCEIROS sejam os últimos preenchidos durante a matrícula.
Após selecionar a opção salvar, o sistema trará o seguinte:

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Na tela de Parcelas Geradas na matrícula, temos:
 As parcelas marcadas com √ serão automaticamente geradas. Ao desmarcar, cancelamos a geração da
parcela.
 Os Valores e Vencimentos podem ser alterados nessa tela;
 Na coluna de Imp, com 2 cliques selecionamos as parcelas para impressão, que serão enviadas para a
impressora assim que o botão “salvar” for selecionado. NÃO POSSIBILITA A IMPRESSÃO DE
PARCELAS AGRUPADAS. As impressões agrupadas podem ser feitas pela Impressão de Parcelas.

DOCUMENTOS DISPONÍVEIS PARA MATRÍCULA

Os documentos cadastrados no sistema (CONTRATOS, REQUERIMENTOS, MATRÍCULA, RESERVA E

QUESTIONÁRIOS) que podem ser impressos no momento da matrícula ou da rematrícula em lote
(ACADÊMICO / ALUNOS / MATRÍCULA e REMATRÍCULA EM LOTE) ou para vários alunos ao mesmo
tempo, mesmo antes da efetivação da matrícula (ACADÊMICO / IMPRESSOS / DOCUMENTOS DE
MATRÍCULAS).

Na tela de MATRÍCULA, clicando no botão de impressão, aparecerá a tela a seguir para a seleção dos
documentos EXISTENTES a serem impressos. O Questionário RESPONDIDO para o aluno aparecerá para
impressão com o nome que foi cadastrado no sistema:

Na opção de DOCUMENTOS DE MATRÍCULA a impressão pode ser individual, por curso, por classe ou
para toda a instituição, mesmo antes da efetivação da matrícula para o ano seguinte. Selecionando o ano de
validade posterior ao ano letivo atual o sistema imprimirá a documentação levando em conta os dados de
curso, série e turno prováveis para 2011 (curso e série seguintes).

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Significado de alguns campos:

 Ano e Período Base: Ano e período no qual os alunos estão matriculados atualmente.
 Ano e Período Validade: Ano e período para o qual serão impressos os itens selecionados. Dessa
forma a impressão será realizada mesmo que o aluno ainda não tenha efetivado a matrícula no ano
letivo de validade.
 Opções: Selecione os documentos que deseja imprimir. Os QUESTIONÁRIOS aparecerão logo abaixo
do Requerimento de Matrícula, com os nomes criados pela instituição. Nessa tela de exemplo
chamamos os Questionários de “Ficha Médica” e “Atendimento”.
 Categorias: selecione caso queira que a impressão ocorra apenas para alguma categoria associada aos
alunos.

Requerimento

O Requerimento de Matrícula pode ser criado nesta opção.

Podemos imprimir o Requerimento para 2011, mesmo antes da matrícula efetivada, para todos os alunos,
independente do ano letivo, curso, série, classe ou turno. Para cadastrá-lo basta clicar no item do menu que
a tela do Word será aberta para a inclusão das informações e campos desejados.

Podemos incluir no conteúdo dos textos do sistema, campos do cadastro de alunos, como nome do aluno,
nome do responsável financeiro, endereço, etc. Para que estes sejam impressos diretamente pelo sistema.
Veja as instruções em “Criando Textos no WinSigaa”

Termos de Matrícula

O principal objetivo do texto de matrícula e/ou reserva, é a segurança da escola com relação às condições
para efetivação da matrícula do aluno, a serem notificadas ao pai ou responsável.
(ACADÊMICO/CADASTRO/TERMOS DE MATRÍCULA).

Selecione insere para incluir um novo termo de matrícula.

Informe o ano letivo de 2011 e o curso que deseja incluir os textos. Clique em salvar para gravar essas
informações .

Clique no botão do Word e informe qual documento deseja editar (Matricula ou Reserva).

Após a criação do primeiro texto de reserva ou matrícula, o sistema permite que o mesmo seja copiado para
outro curso, através dos recursos de “copiar” e “colar“ do “Word”.

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Lembre-se de que, no momento da matrícula ou da rematrícula automática você poderá optar pela impressão
ou não dos textos de reserva, matrícula, requerimento, contrato ou todos. Na opção de “DOCUMENTOS DE
MATRÍCULAS” no menu IMPRESSOS, a impressão poderá ser realizada para um aluno, um curso, uma
série ou para todos os alunos da escola.

Contrato

Para a inclusão do contrato, escolha a opção ACADÊMICO/CADASTRO/CONTRATO.

Caso a escola utilize contratos diferenciados apenas por CURSO, basta incluí-los preenchendo apenas o
campo CURSO. Os documentos serão válidos para todas as séries e turnos do curso.
Se a escola utilizar contratos com textos diferentes por CURSO, SÉRIE e TURNO, basta criá-los
separadamente.
Se houver um contrato cadastrado, por exemplo, para o curso 020, série 1, turno M, as matrículas feitas
nessa série utilizarão esse contrato.

Se já houverem modelos criados em anos anteriores o sistema permite copiar estes documentos facilitando
assim o trabalho, se já houver documentos criados automaticamente o sistema já pergunta como mostra a
imagem abaixo:

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Tabela de Documentos

Neste item devem ser cadastrados todos os documentos solicitados no ato da matrícula (ACADÊMICO/
CADASTRO/TABELA DE DOCUMENTOS). Durante a matrícula, devem ser marcados os documentos do
aluno que não foram entregues. O WinSigaa possibilita a impressão de relatórios dos documentos pendentes
para agilizar a cobrança (ACADÊMICO/RELATÓRIOS/ALUNOS/DOCUMENTOS PENDENTES).

Tabela de Categorias

O cadastro de categorias (ACADÊMICO/CADASTRO/TABELA DE CATEGORIAS). Tem a finalidade de

identificar alunos com uma mesma característica. Na matrícula do aluno pode-se identificá-lo com uma ou
mais categorias (filho de funcionário, estagiário empresa X, etc). O sistema permite a geração de relatórios,
etiquetas, filtros, etc. com a seleção desses dados.

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As categorias que estiverem com SIM no cadastro serão ANUAIS, ou seja, vão ter validade APENAS para o
ano letivo daquela matrícula, enquanto as demais (filho de funcionário no exemplo acima) serão válida para
todas as matrículas de qualquer ano letivo do aluno.

Rematrícula em Lote

Com o recurso de Rematrícula em Lote que está no módulo ACADÊMICO/ALUNOS/REMATRÍCULA EM

LOTE, temos a possibilidade de matricular para o ano letivo seguinte os alunos do ano letivo atual.

A rematrícula inclui os alunos no ano letivo seguinte, na série seguinte, para o mesmo turno do ano letivo
anterior. Dados como: série seguinte e turno, poderão ser alterados posteriormente em caso de alteração do
turno ou reprovação da série do aluno. Podemos matricular todos os alunos ou apenas os que efetuaram o
pagamento da matrícula.

Significado de alguns campos:

 Ano Letivo e Período: ano e período para o qual os alunos serão matriculados;
 Classe: Pode ser deixado em branco para que a matrícula seja feita para todos os cursos. Informar
apenas quando desejar efetuar a rematrícula de uma classe;
 Documentos Pendentes: marcando um ou mais documentos da lista, esses documentos serão incluídos
como PENDENTES na matrícula DE TODOS os alunos rematriculados. Normalmente usado quando a
rematrícula é feita antes da assinatura do “Contrato de Prestação de Serviços” para marcar em cada
aluno a pendência desse documento;
 Prontuários: Quando o usuário deseja incluir os prontuários para rematrícula “manualmente”. Basta
digitar o prontuário e clicar no “+” para incluí-lo no quadro abaixo que traz os prontuários selecionados
para rematrícula;
 Verificar pagamento de Parcela: O WinSigaa estará apresentando para rematrícula somente os alunos
que efetuaram o pagamento da parcela selecionada, após a sua baixa bancária ou pagamento no
terminal de caixa e que ainda não tiveram a sua matrícula efetuada. Caso está opção não seja
selecionada o WinSigaa mostrará na tela TODOS os alunos que estão ativos no ano anterior para serem
rematriculados para o ano letivo seguinte.
 Copiar Questionário: Copia para o novo ano letivo os questionários existentes no ano letivo atual.
Normalmente usado para “ficha médica” para que sejam realizadas apenas as alterações do novo ano.
 Imprimir: Imprimirá o formulário escolhido, com o texto já criado e os dados do ano letivo para matrícula;
 Opções: Manter bolsa para o próximo ano: Quando esta opção estiver marcada com √, a bolsa do
cadastro do aluno no curso de rematrícula referente ao ano letivo atual será mantida no novo ano letivo;

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 Manter Vencimento Diferenciado: Quando esta opção estiver marcada com √, o vencimento
diferenciado do cadastro do aluno no curso de rematrícula referente ao ano letivo atual será mantido no
novo ano letivo;
 Manter Quantidade de Parcelas: Quando esta opção estiver marcada com √, o plano de pagamento do
aluno no curso de rematrícula referente ao ano letivo atual será mantida no novo ano letivo;
 Bloquear Inadimplentes: Marcando essa opção, os alunos com parcelas em aberto (parcelas pendentes
levando em consideração a data especifcada no campo Parcelas com vencimento até) não serão
rematriculados e aparecerão todas as vezes que o procedimento de rematrícula for executado;
 Bloquear Reprovados: Selecionando essa opção APÓS O CÁLCULO DE MÉDIAS DO PERÍODO
LETIVO, os alunos com Avaliação Final diferente de APROVADO não serão rematriculados.

Os alunos somente serão matriculados quando no campo “ATUAL” estiver constando

curso/série/turno para o próximo ano letivo.

NÃO SE ESQUEÇA DE ALTERAR A SÉRIE DE MATRÍCULA EM 2011

PARA OS ALUNOS RETIDOS em 2010.

Restrição de Pagamentos
Caso haja a necessidade de BLOQUEIO de matrículas no sistema, o recurso de Restrição de Pagamento
(FINANCEIRO/CADASTRO/RESTRIÇÃO DE PAGAMENTO) poderá auxiliar.
Na tela de matrícula temos o botão de cifrão que indica se um aluno possui ou não parcelas VENCIDAS, o
que servirá para identificar inadimplentes. Parcelas pendentes, mas que ainda não venceram NÃO SÃO
exibidas nesse botão.

Além disso, na tela de Restrição de Pagamentos podemos incluir alunos que não devem efetuar nenhum tipo
de pagamento NA ESCOLA, o que previne que uma rematrícula seja realizada de forma indesejada. Para
esses alunos aparecerá uma mensagem com o texto cadastrado no terminal de caixa:

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IMPORTANTE:
Para que os recursos do WinSigaa sejam aproveitados da maneira que melhor atenda as necessidades da
escola, gostaríamos de apresentar alguns pontos e solicitar que os mesmos fossem discutidos antes que os
procedimentos de matrícula habitualmente usados prejudiquem os resultados que a direção espera do
sistema:

ACOMPANHAMENTO DAS MATRÍCULAS

Rematrícula para 2011 com verificação de pagamento: possibilita a rematrícula dos alunos que efetuaram
algum tipo de pagamento para 2011. Utilizando o recurso do SIGAA de geração de parcelas para alunos de
2009 com validade para 2011, pode-se gerar uma parcela para o próximo ano, que quando efetuado o
pagamento, garantirá a vaga do aluno.
Neste caso, diariamente, a secretaria executa a rotina de "Rematrícula em Lote" e são efetivadas somente as
matrículas dos alunos que efetuaram esse pagamento (na escola ou no banco). Essa opção gera aos
mantenedores/gestores uma visão dos períodos/datas em que mais são realizadas matrículas na escola.
Proporciona um acompanhamento da ocupação das vagas/classes sempre real.
Outro recurso é o comparativo da evolução das matrículas com as realizadas no mesmo dia/mês dos anos
anteriores. Basta acessar o módulo GERÊNCIA/MATRICULAS/COMPARATIVO ANO X ANO.

Rematrícula para 2011, no momento real da matrícula: Caso os responsáveis pelo aluno compareçam
pessoalmente na escola para a efetivação da matrícula, esta pode ser realizada naquele momento. Os dados
cadastrais do aluno já estão disponíveis no sistema, bastando apenas alterar endereço e telefones, caso seja
necessário. Esse processo também possibilita, como na opção anterior, o acompanhamento diário das
matrículas, das vagas, da ocupação das salas e o comparativo com as matriculas realizadas nos anos
anteriores.

Bom Trabalho!

Quality – Tecnologia e Sistemas

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