HORAS EXTRA

para tu vida, no para tu trabajo

Tercera edicin

Copyright 2010-2011 Javier Eguluz Prez y Miguel Snchez Prez

ndice de contenidos
Introduccin..................................................................................................1 Mide tus fugas de productividad............................................................ 2 El entorno de trabajo ideal....................................................................... 6 Utiliza tu ordenador eficazmente........................................................14 Mantenimiento productivo...................................................................24 Productividad en el navegador .............................................................33 GTD, getting things done ........................................................................43 Utiliza bien el correo electrnico ........................................................50 Retoma el control del telfono..............................................................73 Planifica mejor tus tareas ......................................................................76 Mejora tu concentracin........................................................................82 Gestin de proyectos ...............................................................................87 Reuniones tiles........................................................................................95 Oficina digital.......................................................................................... 106 Contraseas siempre a mano.............................................................. 117 Tus archivos siempre contigo.............................................................121 Captura informacin sin esfuerzo ....................................................127 Descubre y comparte informacin til............................................132 Uso productivo de redes sociales.......................................................138 Unifica toda tu informacin clave.................................................... 142 Tu nueva vida profesional....................................................................145

Utiliza bien el correo electrnico

El correo electrnico es una herramienta imprescindible en el mbito empresarial. Y seguir sindolo por mucho tiempo, ya que es rpido, fcil de usar y est disponible en multitud de dispositivos. Segn un estudio de la consultora IDC, el trabajador TIC medio dedica unas 13 horas semanales a gestionar su email (fuente: http://bit.ly/email-13horas). Si trabajas dando soporte al usuario o en el departamento comercial, resulta lgico que dediques gran parte de tu jornada laboral al correo electrnico. Si tu trabajo es de otro tipo, seguramente es un error darle tanta importancia al email. Las personas productivas saben que para gestionar bien tu tiempo, debes controlar tu propia agenda. Por eso no puedes dejar que el correo electrnico interrumpa continuamente tu verdadero trabajo ni que las tareas y peticiones que te llegan por email condicione toda tu actividad diaria. Aprende a retomar el control de tu email con las siguientes recomendaciones para leer, escribir y responder correctamente a los correos electrnicos.

Lee y gestiona el email eficazmente

Como nunca van a dejar de llegarte nuevos emails, la solucin ms eficaz consiste en auto-limitarte a priori el tiempo que dedicas a gestionar el correo electrnico.

Dedica menos tiempo al correo electrnico

Si utilizas RescueTime (pgina 1) ya te habrs dado cuenta del despilfarro de tiempo que te supone gestionar tu correo electr50

nico. El primer paso, por tanto, consiste en reducir drsticamente el tiempo dedicado a procesar el email. Si observas la siguiente figura, vers claramente la diferencia entre controlar o ser controlado por el correo electrnico.

La parte superior muestra el esquema de la jornada laboral de una persona poco productiva. A primera hora de la maana comprueba su correo electrnico y no lo cierra hasta que concluye su jornada. Durante el da comprueba su correo cada vez que le llega un nuevo mensaje o cada vez que transcurren unos cuantos minutos sin hacerlo. La parte inferior muestra la jornada laboral de una persona que es capaz de controlar su correo electrnico, ya que aplica las siguientes recomendaciones para mejorar la lectura del email: Si tu trabajo te lo permite, nunca compruebes el correo electrnico a primera hora. Al comenzar la jornada ests descansado y es mejor que aproveches tu energa en tareas importantes. Imponte una estricta disciplina de lectura. Reserva breves espacios de tiempo a lo largo del da para atender al correo. Ejemplo: 15 minutos a las 10:00, 13:00 y 17:00. Cierra la aplicacin de correo electrnico fuera de los perodos reservados y elimina todos los notificadores que tengas instalados.

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Recibe menos correos electrnicos

Cuantos menos mensajes recibas, menos tiempo tendrs que dedicar a gestionarlos. Por eso resulta imprescindible que te des de baja cuanto antes de: Cualquier lista de correo que no aporte nada til en tu trabajo. Estas listas son una fuente inagotable de mensajes. Boletines electrnicos o newsletters que ya no lees. Si el proceso de darse de baja es complicado o no funciona, marca los boletines como spam o crea un filtro que borre automticamente esos mensajes. Alarmas y notificaciones automticas como las que generan las redes sociales (facebook, twitter, linkedin).

Limpia tu bandeja de entrada

Resulta habitual encontrase con bandejas de entrada que almacenan todos los mensajes recibidos durante los ltimos aos. En realidad, una bandeja de entrada slo debera contener los mensajes que se encuentran en espera de ser procesados. Cada vez que proceses un correo electrnico, haz que desaparezca de la bandeja de entrada archivndolo, movindolo a una carpeta o borrndolo. Si realizas este mantenimiento de forma sistematizada, conseguirs que tu bandeja de entrada est casi siempre vaca. Esta prctica se conoce como inbox zero y es uno de los fundamentos de la metodologa GTD aplicada al email, tal y como se explica ms adelante. En cualquier caso, no te obsesiones con tener siempre vaca la bandeja de entrada. Tu productividad no se va a resentir significativamente por tener unos pocos mensajes pendientes de procesar.

Ordena automticamente tu bandeja de entrada

Si recibes muchos tipos diferentes de correos electrnicos, resulta conveniente ordenarlos por carpetas. Por ejemplo, podras crear una carpeta para cada proyecto importante en el que ests 52

trabajando, otra carpeta para los mensajes de tus compaeros de trabajo y otra para los mensajes poco importantes. Una vez creadas las carpetas, ya puedes mover los mensajes de la bandeja de entrada a su carpeta correspondiente. El problema es que esta tarea va a requerir que dediques demasiado tiempo a gestionar el correo electrnico. Te recomendamos que no pierdas el tiempo ordenando manualmente los mensajes recibidos. Todas las aplicaciones de correo electrnico incluyen la opcin de crear filtros. Entre otros muchos usos, los filtros permiten ordenar automticamente los mensajes de la bandeja de entrada. En la prctica Un filtro de correo electrnico procesa automticamente los mensajes recibidos segn unas reglas predefinidas. As puedes etiquetar, archivar, reenviar y borrar cualquier mensaje en funcin de su asunto, contenido, remitente y otros parmetros. Con ayuda de los filtros puedes hacer por ejemplo que todos los mensajes relacionados con el Proyecto ACME se coloquen automticamente en una carpeta llamada ACME. As seran ms fciles de procesar y no apareceran en la bandeja de entrada. Antes de crear un filtro de este tipo, debes pensar bien qu tienen en comn todos los mensajes que quieres ordenar. Si en vuestra empresa utilizis correctamente el correo electrnico, es posible que aadas el texto [Proyecto ACME] o algo similar como prefijo de todos los mensajes relacionados con ese proyecto. Los mensajes que recibes de tu cliente no incluyen ese prefijo en el asunto, pero tienen en comn que su remitente siempre es el mismo (por ejemplo, cliente@acme.com) Una vez determinadas las caractersticas comunes de los mensajes, la lgica del filtro ser la siguiente: todos los mensajes cuyo asunto comience por [Proyecto ACME] o provengan de 53

cliente@acme.com, se mueven automticamente a la carpeta ACME. El razonamiento para crear un filtro es independiente de la aplicacin de correo electrnico que utilices. La creacin del propio filtro s que depende de la aplicacin que utilices. Seguidamente se explica cmo crear el filtro anterior tanto en Gmail como en Outlook 2007. Si utilizas el servicio de correo de Gmail, sigue estos pasos para crear el filtro: Accede a Gmail, pincha el icono de la parte superior derecha de la pgina y despus, pincha el enlace Configuracin del correo Selecciona la pestaa Filtros y pincha el enlace Crear un filtro nuevo

La primera pantalla que aparece permite establecer las condiciones que deben cumplir los mensajes a los que se va a aplicar el filtro. La condicin del primer filtro es que el asunto empiece por [Proyecto ACME]. Escribe ese texto en el recuadro correspondiente a la condicin Asunto y despus pulsa el botn Paso Siguiente

La segunda pantalla permite indicar la accin que se va a realizar sobre todos los mensajes seleccionados por la 54

condicin anterior. Siguiendo el ejemplo anterior, se van a mover todos los mensajes a una carpeta llamada ACME. Gmail denomina etiquetas a las carpetas, as que selecciona la opcin Aplicar la etiqueta y en la lista desplegable elige el valor Etiqueta nueva... para crear la etiqueta ACME. Si adems de guardar los mensajes en la carpeta ACME quieres quitarlos de la bandeja de entrada, selecciona la opcin Omitir Recibidos (Archivarlo). Por ltimo, si quieres que el filtro tenga efecto retroactivo, selecciona la opcin Aplicar tambin el filtro a las N conversaciones siguientes, que permite aplicar esa misma accin a todos los mensajes pasados que cumplan la condicin del filtro. La siguiente imagen resume las tres acciones del filtro:

Pulsa el botn Crear filtro para guardar los cambios y volver a la pantalla principal de los filtros de Gmail. Vuelve a repetir todos los pasos anteriores para crear el segundo filtro del proyecto ACME. La nica diferencia es que ahora la condicin es que el remitente del mensaje debe ser cliente@cursoproductividad.com

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TRUCO En la condicin De: tambin se pueden escribir emails incompletos como @acme.com y publicidad@ Para indicar varias direcciones, no las separes con comas sino con la barra vertical | que se encuentra en la tecla del nmero 1.

Una vez creados los filtros, cualquier mensaje relacionado con el proyecto ACME se guardar directamente en la carpeta ACME, sin ni siquiera pasar por la bandeja de entrada. Gmail muestra las carpetas personales debajo de las carpetas estndar del correo electrnico (recibidos, importante, enviados, todos). Para que te resulte ms fcil visualizar la carpeta en la que se encuentran los mensajes, asigna un color diferente a cada carpeta: pulsa el pequeo cuadrado que se encuentra a la derecha del nombre de la carpeta y selecciona un color de la lista que se muestra.

TRUCO Pincha el cuadrado de la parte derecha de una carpeta y selecciona el valor Mostrar si hay sin leer en la opcin llamada En la lista de etiquetas. As la carpeta slo se mostrar en el listado cuando contenga al menos un correo electrnico sin leer. De esta forma reducirs drsticamente la sensacin de agobio al entrar en el correo electrnico.

Si utilizas Outlook como aplicacin de correo electrnico, los filtros se denominan Reglas y Alertas. En este caso tambin es necesario crear dos reglas diferentes para satisfacer las condiciones planteadas. Pincha sobre el men Herramientas y selecciona la opcin Reglas y Alertas. Pulsa el botn Nueva regla... para que se muestre la primera ventana del asistente de creacin de reglas. 56

En la seccin Iniciar desde una regla en blanco, selecciona la opcin Comprobar los mensajes cuando lleguen y pulsa el botn Siguiente. En la segunda ventana, selecciona la primera opcin de la parte superior (de personas o lista de distribucin).

A continuacin, pincha el enlace azul que se muestra en la parte inferior de la ventana (dentro de la seccin Paso 2).

En la nueva ventana que se muestra, escribe la direccin cliente@cursoproductividad.com y pulsa el botn OK para guardar los cambios.

Pulsa el botn Siguiente para terminar de definir la regla. La nueva ventana que aparece permite indicar la accin que se aplica a todos los mensajes que cumplen las condiciones establecidas anteriormente. Siguiendo con el mismo ejemplo, los mensajes se van a mover a una carpeta llamada ACME.

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Selecciona la primera opcin de la lista (mover a la carpeta especificada)

En la parte inferior de esa misma ventana, pincha en el enlace azul especificada y selecciona o crea la carpeta a la que se van a mover los mensajes. Para este ejemplo se crea la carpeta ACME pulsando el botn Nueva... Pulsa el botn Finalizar para guardar los cambios y empezar a aplicar la regla a los nuevos mensajes recibidos. Despus de crear la regla basada en la direccin del remitente, sigue los mismos pasos para crear la regla basada en el contenido del asunto. La nica diferencia es que ahora la condicin que debes elegir en la primera ventana es la segunda opcin (con cierto texto en el asunto).

Pincha despus el enlace azul de la parte inferior de la ventana, escribe el texto que debe contener el asunto y pulsa el botn Aadir.

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Guarda los cambios de esta segunda regla y observa cmo se aplica a los nuevos mensajes recibidos. Independientemente de la aplicacin que utilices para crear los filtros, una buena prctica consiste en crear slo unos pocos filtros para los proyectos ms importantes en los que ests trabajando. Definir cientos de filtros es tan til como no definir ninguno, as que no abuses de ellos.

La bandeja de entrada inteligente de Gmail

Gmail el servicio de correo electrnico de Google dispone de un nuevo tipo de bandeja de entrada llamada Prioritarios. Su principal caracterstica es que est dividida en tres partes: mensajes importantes, mensajes destacados y resto de mensajes. Gmail determina automticamente si los mensajes que recibes son importantes o no. Para ello analiza tu actividad en el pasado (a qu personas escribes o respondes y qu tipos de mensajes borras o ignoras) para predecir la importancia de cada mensaje recibido. Para configurar el tipo de bandeja de entrada, accede a las opciones de configuracin de tu cuenta pinchando el icono de la parte superior derecha de la pgina y despus, pinchando el enlace Configuracin del correo. A continuacin, selecciona la pestaa Recibidos y elige el tipo de bandeja de entrada deseada.

Direcciones de correo electrnico desechables

Muchos servicios de Internet solicitan una direccin de correo electrnico vlida para poder registrarte. Si slo ests haciendo pruebas o si el servicio es poco importante, es mejor no proporcionar la direccin de correo que utilizas habitualmente. As evitars que tu bandeja de entrada se llene de mensajes basura o poco importantes. En estos casos puedes hacer uso de una direccin de correo desechable. Estas direcciones tienen una apariencia y funciona59

miento normales, pero son de dominio pblico o caducan en poco tiempo. Mailinator (http://www.mailinator.com) es uno de los servicios ms conocidos y fciles de utilizar. Tan slo tienes que entrar en su sitio web y escribir cualquier palabra en el recuadro Check your inbox! Si escribes por ejemplo la palabra cursoproductividad, al pulsar el botn Go!, Mailinator crea una direccin de correo llamada cursoproductividad@mailinator.com y que puedes utilizar para registrarte en cualquier servicio de Internet. Las direcciones creadas por Mailinator son de acceso libre y pblico. Cualquier otra persona puede escribir la palabra cursoproductividad para generar la misma direccin y ver todos los mensajes recibidos en esa cuenta. As que jams utilices este servicio si vas a recibir informacin personal o confidencial. Existen servicios de direcciones desechables que funcionan de otra manera. Mint Email (http://www.mintemail.com) genera direcciones de correo temporales que caducan a las tres horas. Accede a su sitio web, pincha el enlace Create New Temporary Email y Mint Email te mostrar la direccin creada para ti. La ventaja de este servicio es que la direccin generada es una sucesin aleatoria de caracteres, por lo que es casi imposible de adivinar. En la prctica esto significa que son ms seguras que las de Mailinator porque otros usuarios no vern los mensajes recibidos. En cualquier caso, recuerda que no debes utilizar ningn servicio de este tipo para recibir correos electrnicos con informacin personal o confidencial.

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Escribe mejores correos electrnicos

Cada mensaje de correo electrnico enviado suele generar uno o ms mensajes de respuesta. Para reducir el nmero de mensajes recibidos es necesario que escribas menos mensajes. La recomendacin ms til para escribir mejores emails consiste en dejar siempre claro el propsito del mensaje. As el destinatario sabr si tu mensaje pregunta, solicita o simplemente informa, pudiendo responder lo antes posible. Si tienes dificultades para dejar claro el propsito, prueba a comenzar tus emails de la siguiente manera: Hola XXX, te escribo este email para ... Escribir frases muy cortas y directas es la mejor forma de dejar claro el propsito de un mensaje. Este estilo de escritura puede confundirse por mala educacin, as que es mejor utilizarlo solamente en los mensajes dirigidos a compaeros de trabajo o gente de mucha confianza. Si te diriges a ese tipo de personas, tambin puedes eliminar cualquier formalismo innecesario (saludos, despedidas, agradecimientos). Observa los dos siguientes correos electrnicos:

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Los dos mensajes cumplen el mismo propsito, pero el de la izquierda tiene 65 palabras y el de la derecha solamente 15. El mensaje de la izquierda incluye saludos y formalismos innecesarios para los mensajes internos de la empresa. Adems, utiliza frases largas y transmite informacin superflua e innecesaria. El mensaje de la derecha slo transmite informacin til de la forma ms breve posible. El problema es que algunas personas se pueden sentir ofendidas si reciben un email tan directo. Te recomendamos que solamente utilices este estilo en los mensajes internos de la empresa y despus de haberlo acordado con el resto de tus compaeros.

El asunto lo dice todo

El asunto de un mensaje es la clave para dejar claro su propsito. Algunos autores recomiendan incluso aadir un prefijo al asunto para definir explcitamente el propsito: Q, de question o pregunta IMP, de important o importante REQ, de request o solicitud FYI, de for your information o para tu informacin Las siglas anteriores no son de uso frecuente en idiomas diferentes al ingls, por lo que deben adaptarse, tal y como muestran los siguientes ejemplos de asuntos: Importante: la reunin de maana se retrasa Solicitud: necesito la copia del informe del cliente ACME Informacin: convocatoria de la reunin de seguimiento Pregunta: enviaste la propuesta comercial al cliente? El asunto debe ser suficiente para entender el contenido completo del mensaje, por lo que es recomendable escribirlo en ltimo lugar, justo antes de enviar el mensaje. Por ltimo, el asunto tambin es importante para facilitar la creacin de filtros y reglas. Si aades algn elemento comn a 62

todos los mensajes que estn relacionados, ser muy fcil despus aplicarles una misma accin. La forma ms sencilla de conseguirlo es aadir una o ms etiquetas entre corchetes o parntesis al principio del asunto: [Proyecto ACME] Agenda de la prxima reunin [Proyectos] [ACME] Agenda de la prxima reunin (ACME) Agenda de la prxima reunin Ahora ya puedes crear un filtro con la condicin de que el asunto contenga el texto de alguna de las etiquetas utilizadas.
TRUCO Si no quieres ensuciar el asunto prefijando etiquetas, puedes utilizar la notacin de las etiquetas de Twitter: adelas al final del asunto prefijando cada etiqueta con el carcter # Ejemplos: Reunin de maana a las 9:00 #proyecto_acme, Reunin de maana a las 9:00 #proyectos #acme

Mejora tus correos electrnicos de respuesta

En primer lugar debes ser consciente de que no es obligatorio contestar a todos los mensajes que recibas. Ignorar, archivar y borrar mensajes es fundamental para retomar el control de tu correo electrnico. Si tu bandeja de entrada cuenta ahora mismo con miles de mensajes pendientes de leer y cientos de mensajes esperando una respuesta, deberas declarar la bancarrota del email. Asume que no vas a poder gestionar esta situacin y borra o archiva todos los mensajes de la bandeja de entrada. Adems de vaciar toda la bandeja de entrada, puedes enviar un mensaje automtico a los remitentes de todos los mensajes pendientes de respuesta. Explcales que has tenido que borrar su mensaje para empezar de nuevo, pero que pueden volver a envirtelo si realmente era importante.

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Si limitas la gestin del email a breves espacios de tiempo a lo largo del da, no pierdas el tiempo respondiendo a un mensaje especfico. Si responder te va a costar ms de un minuto, no lo hagas y convierte la respuesta en una tarea pendiente. Responder con frases cortas y directas sigue siendo una recomendacin vlida, pero no es suficiente. La clave para mejorar tu productividad reside en limitar la longitud de las respuestas. Algunos autores recomiendan seguir un modelo parecido al de los mensajes SMS, cuya longitud mxima siempre es de 160 caracteres. Como no resulta fcil ni productivo contar los caracteres que llevas escritos, proponen como alternativa contar las frases. Para limitar tus respuestas, haz que los mensajes contengan siempre tres frases o menos. Esta idea surgi en el sitio web http://three.sentenc.es Como se trata de una tcnica novedosa, puedes utilizar la firma de tus mensajes para explicar el motivo de que sean tan concisos:

Si tres frases es un lmite demasiado estricto para el tipo de respuestas que envas, tambin existen variantes para cuatro frases (http://four.sentenc.es), cinco (http://five.sentenc.es), etc. Otra tcnica muy eficaz para que tus respuestas sean concisas consiste en utilizar como firma el texto enviado desde el mvil.

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Todos los dispositivos mviles actuales aaden una firma predefinida a todos los mensajes enviados. El telfono iPhone aade por ejemplo el texto enviado desde mi iPhone y los dispositivos BlackBerry utilizan mensajes promocionales como BlackBerry de movistar, all donde ests est tu oficin@. Por esta razn, aadir el texto enviado desde el mvil, aun cuando no sea cierto, da a entender al destinatario que el mensaje ha sido escrito en un mvil y por tanto es comprensible que sea muy conciso. Si tu trabajo exige responder muchos correos electrnicos de la misma forma, crea respuestas estandarizadas. Tambin puedes utilizar alguna aplicacin para expandir texto, tal y como se explica a continuacin.

Expande tu texto
Ser conciso al escribir o responder correos electrnicos no es suficiente para ser realmente productivo. El verdadero secreto consiste en escribir la misma cantidad de texto pero pulsando menos teclas. Para ello se utilizan aplicaciones que expanden el texto cuando se activa una determinada combinacin de teclas. Imagina que cuando respondes al correo electrnico, escribes una y otra vez la frase Si tiene alguna duda ms, no dude en ponerse en contacto con nosotros en el telfono 900-XXX-XXX de 9:00 a 17:00 o en la direccin contacto@acme.com. Escribir esa frase siempre a mano es ridculo; copiar y pegarla cada vez que la necesitas es muy incmodo. Con la ayuda de las aplicaciones que expanden texto podras escribir solamente la palabra dudas y justo despus pulsar la tecla Tabulador para que se reemplace automticamente por la frase anterior. La mejor aplicacin para expandir texto en Windows se llama Texter y puedes descargarla gratis en http://bit.ly/dZmAkT Despus de instalarla, pincha dos veces sobre el icono que se aade cerca del reloj de Windows para empezar a configurar las sustituciones de texto: 65

Para configurar la primera sustitucin de texto, pulsa el botn y escribe lo siguiente en la ventana que se muestra: La opcin Hotstring es la palabra clave que activa la sustitucin, el recuadro grande es donde se escribe el texto completo y la opcin Trigger indica qu tecla debe pulsarse para que la sustitucin sea efectiva. Inicialmente la tecla es el Tabulador (Tab), aunque tambin puedes utilizar el Enter, la barra espaciadora (Space) o ninguna tecla (Instant). Pulsa el botn OK para guardar los cambios. Comprueba el resultado escribiendo la palabra dudas dentro de un email y pulsando despus la tecla Tabulador. La frase completa sustituir mgicamente a la palabra clave dudas.

Lo mejor de Texter es que no slo funciona dentro del correo electrnico, sino que lo puedes utilizar en cualquier aplicacin y 66

lugar que permita introducir texto. Por ese motivo Texter mejora tu productividad desde el primer instante. No es obligatorio que el texto sustituido sea una frase larga, ya que tambin es efectivo sustituyendo palabras. Imagina que trabajas en una empresa llamada ACME Sistemas y que cada da escribes decenas de veces ese nombre. Si configuras en Texter la siguiente sustitucin, ganars muchas horas al cabo del ao:

La tcnica de expandir texto tiene dos inconvenientes importantes: la memorizacin de las palabras clave y su activacin no intencionada. Si utilizas siglas o letras como palabras clave, se soluciona el segundo problema, pero te resultar difcil acordarte de todas las sustituciones. Te recomendamos que utilices palabras clave mal escritas, imposibles de confundir con palabras normales pero fciles de recordar. Puedes utilizar por ejemplo la palabra ssaludo (con dos letras s al principio) para expandir un saludo formal: Igualmente, para aplicar la tcnica de firmar algunos emails con el texto enviado desde el mvil, utiliza la siguiente sustitucin:

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Si utilizas el sistema operativo Mac OS X, existe una alternativa a Texter llamada TextExpander (http://bit.ly/textexpander). Esta aplicacin tambin est disponible para los dispositivos mviles iPhone e iPad (http://bit.ly/cTda46).

GTD, metodologa para el correo electrnico

Como has aprendido en el captulo anterior, para procesar con GTD slo necesitas utilizar la pregunta requiere una accin o no?. Aplcala a cada mensaje que recibas y clasifcalo, segn la respuesta, en las siguientes carpetas o etiquetas: Prximo. Es un mensaje que requiere una accin prioritaria, pero completarla supone ms de dos minutos. En espera. Necesitas que alguien te responda o complete una accin antes de que puedas continuar. Algn da. No requiere tu accin inmediata, pero s quieres almacenarlo para el futuro. Carpetas con nombres de los proyectos que ests desarrollando. Los mensaje con tareas o informacin vinculada a un proyecto deben ser almacenados en su carpeta correspondiente. Completa inmediatamente los mensajes que te supongan un trabajo inferior a dos minutos. Una vez finalizada la tarea asociada a un mensaje, muvelo a la carpeta general donde archivas todo tu correo. Y si ya no va a servir ni como referencia, puedes eliminarlo.

Correo electrnico mvil

Hay una razn principal por las que el correo electrnico en el mvil puede mejorar tu productividad: la ubicuidad. En cualquier momento y lugar puedes atender mensajes y avanzar en sus tareas asociadas. No se trata de comprobar el correo constantemente, sino de aprovechar tiempos muertos. Por 68

ejemplo, mientras haces un trayecto en taxi puedes responder a un cliente y ser una tarea menos esperndote en la oficina. Los dispositivos mviles son ya una herramienta profesional tan comn como los ordenadores. No aprovechar su utilidad puede generarte una brecha de productividad respecto al resto del mercado. Seguiras utilizando mquinas de escribir mientras tu competencia avanza con ordenadores? En la prctica

Sincronizar Gmail en iPhone

1. Conecta tu iPhone a Internet y abre la aplicacin Ajustes. 2. Elije la opcin Mail, Contactos, Calendarios. 3. En la pantalla Cuentas pulsa Aadir cuenta... 4. Selecciona Microsoft Exchange (no importa que haya una opcin Google Mail). 5. Introduce tu direccin completa de Gmail en los campos Correo y Nombre de usuario. Indica tambin tu contrasea en el campo correspondiente y deja Dominio sin rellenar. Pulsa Siguiente. 6. En la pantalla Exchange, introduce como Dominio m.google.com. Pulsa Siguiente. 7. Selecciona los servicios Google que deseas sincronizar con tu telfono. Marca Correo. Tambin tienes la opcin de sincronizar tus contactos para usar los de Gmail en vez de los de la tarjeta SIM. Y la posibilidad de sincronizar Google Calendar con el calendario de tu iPhone. Pulsa Aceptar. 8. Al abrir la aplicacin Correo ya puedes recibir, leer y enviar mensajes de tu cuenta Gmail.

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Puedes encontrar ms informacin sobre cmo sincronizar servicios Google con otros mviles en http://google.es/mobile/sync En dispositivos con Android la sincronizacin de Gmail y otros servicios Google es automtica desde el primer uso del aparato.

Reconocimiento de voz
Muchas veces, al acabar de leer un mensaje de correo ya se tiene clara la respuesta. El problema es el tiempo que supone escribirla. Generalmente, dictarla y pulsar Enviar es una opcin ms productiva, al margen de las habilidades que se tengan en mecanografa. En la prctica

Windows
Windows 7 lleva integrada la funcin de reconocimiento de voz y puedes activarla en slo tres pasos. 1. En el Panel de Control, selecciona la opcin Reconocimiento de voz. 2. Configura el micrfono y sigue el asistente para que tu ordenador aprenda a entender tu voz. 3. Di activar el micrfono cuando quieras iniciar un dictado en tu correo electrnico, documento de texto, etc. 70

Adems del dictado, Windows permite el control del sistema mediante comandos de voz. Puedes encontrar un listado con los ms comunes en http://bit.ly/win-cvoz. Existen soluciones ms avanzadas, aunque no estn incluidas en Windows y son de pago. Dragon NaturallySpeaking (http://bit.ly/voz-dragon) es una de las aplicaciones de reconocimiento de voz con mayor prestigio internacional.

Mac
Mac lleva integrado el reconocimiento de comandos de voz, pero no soporta dictado. Para activar el control mediante comandos, sigue estos pasos: 1. Accede a Preferencias del Sistema 2. En la seccin Sistema selecciona Habla. 3. Elige Reconocimiento de voz y en tems hablados marca Activado. 4. En el globo flotante con un micrfono que aparece en la zona superior derecha de la pantalla, pulsa la flecha inferior y selecciona Abrir ventana de comandos de voz para consultar cules puedes utilizar. Para dictar puedes comprar MacSpeech Dictate International (http://bit.ly/macSpeech), aunque actualmente no soporta espaol.

Dispositivos mviles
Sus teclados y pantallas no son el mejor medio para escribir textos correctos rpidamente. Por eso el reconocimiento de voz resulta especialmente til en estos dispositivos y muchos cuentan ya con soluciones especficas. En los que utilizan el sistema operativo Android, el reconocimiento de voz es una funcin integrada desde la versin 2.1. Si desconoces cul tienes instalada, puedes consultarlo en Ajustes > Acerca del telfono > Versin de Android. 71

Entre sus caractersticas, permite utilizar la voz siempre que tambin se ofrece el uso del teclado. El acceso a esta funcin aparece representado por el icono de un micrfono.

Si tu Android es versin 2.1 o superior y no te aparece este micrfono, puedes activarlo con estos pasos dentro de la aplicacin Ajustes: Idioma y teclado > Teclado de Android > Introduccin de voz > En teclado principal. En dispositivos con sistema operativo iOS (iPhone/iPod Touch y iPad) puedes lograr reconocimiento de voz instalando gratuitamente Dragon Dictation (http://bit.ly/ios-dictation). Esta aplicacin tambin est disponible para varios modelos de Blackberry con acceso al App World (http://bit.ly/bbdictation). En dispositivos Nokia con sistema operativo Symbian (S60 3 edicin, Feature Pack 1 o posterior) puedes utilizar Vlingo. Es una aplicacin gratuita disponible en el OVI Store (http://bit.ly/ovi-vlingo). El protagonismo de los dispositivos mviles como herramientas profesionales crece constantemente. Usar la voz o el teclado para escribir en ellos determinar cada vez ms la productividad que logres utilizndolos.

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