.

Federacion Ecuatoriana de Notaries

Memorando·

De:

Presidentes de los Colegios de Notaries y a todos Y a todos los Notarios del Pais

Dr. Jorge Machado Cevallos

22 de Marzo del 2011

Regulaci6n para entrega de las capias de

Fecha:

Asunto:

Documentos contenidos en los protocolos

De las Notarias del Pais

Apreciados Colegas:

Les saluda cordialmente a la vez que me permito rernltira ustedes a fin de que sea difundido a todas las Notarias del Pais el Instructivo N°2 - 2011 que contiene el modele de sollcltud de copias de los documentos contenidos en los protocolos de las Notarias que deben lIenar los petlcionarios, para proteqer lainformaci6n personal Y patrimonial contenidas en dlchos documentos,

Aprovecho la oportunidad para reiterar el testimonio de mlalta consideraci6n y estirna,

Atentamente,

." lrlonr.!aE10-16y

Ay. l~ejJrtl){i('a del Salvador Edificio Torre XX! Ber. Piso . TeU::(593-2,12462-047

)4-13 -&j I • Fa»: 2456-651

• Emaii: ten <'r'II(1rior@vailoo,es

.'\

I·,',. ... dt.' r:.L' .. 'I, I i I Ec uutoriana I. Ie- I"ll)i;u'ios

INSTRUCTIVO NOT ARI.<\.L NU2 - 2011

· \ ,It INTO: Atcncion de capias de archive en aplicacicn a ln garnnria cunstituclnnat ill: pnHl'~~cion de informacion personal y pan-imonial.

PRECEDENTES

: khl.!il ~l los requerimientos efectuados per In Defensoria de! Pueblo orienrados a que I;", NU1Cirias como lnstitucion Publica deb an cumplir can la obligacion cit subir a un I" Ili,iI de la \VEB las lnformaciones generadas de sus despachos en uplicacion " 10 ,11:'I">IiL:Slll en la Ley Organica de Transparencia y Acceso a la Informacion Publica. r:11 II11 L':didad Lit' Presidente de lu Federncion Ecuatoriana de Norarios junto con el Dr. I ,:IIUlldu Arregui Aguirre Presideute del Colegio Notaries de Pichincha, concurrimos a Lil, I;ilkr organizado par La Defensora del Pueblo el dia jueves 17 de Marzo d01 .201 I.

· II d'iJEk expusirnos ante este organisrno, que In informacion de los documeruos que sc '11:'111:111 en las notarias provieuen del interes personal y patrimonial de las personas y

· Illl' 1)( II' consiguiente no nos encontramos denrro del regimen previsto en esla Ley , "":llli,';l, relevandonos en consecuencia de subir a la WEB In informacion privada en j,I': 1I\,1.11"las.

-: II' 1:.·ln hargo, a fin de dar cumplirniento a las leyes que a continuacion se ex prcsan; cs '_'.'III,-"l)](.:n[.;;' para protegeI'd derecho a la privacidad de las personas v liberar de ""1 I'lll.~dbilidad al notario en el rnunejo de esta informacion, curnplir con el siguienre iJJ::lllIl'ri\() Notarial

I.· D~· cuufurmidud con 10 dispuesto en el Art. 40 de la Ley Notarial cualquier jll'I'SOIlU pucdc pedir copia 0 testimonio de Ia Escritura Matriz 0 Compulsn de los liilClllllnllos prorocolizados

.! . FI :,\1"1. 66 numeral 19 de la Constirucicn de In Republica dispone:

.x rr. li(l (Derecho de Iibcl·tad).- Se recouoce y garantizara a las personas

! lJ._ "iFI derecho a la proreccirin de datos de caracrer personal, que incluye el

\. ,In'l':-'O )' la decision sobre Informacion y datos de este caracrer, asi como su (:lIIT,'.~p()Hdicntc proreccion. La recolecciun, archivo, procesamicnro , distribucion 0

.\ dirll.~iim de est os datos 0 informuciun requeriran In aurorizacion del titular 0 el IH~wda!() de In Ley"

· ~'.'. ~'~J :\ rr. 2 De la Ley Organ ica de Tra nsparencia y Acceso H In I nfnrmaciun

i' 1"11 :1(1" cxpresa:

ir/,J1l'Ui 1.1,1 'n">

. \1', N''J~;:lI/'i.1 ,I d"-/ _'\'u/l'atiur ~".'I/fli·l>I:1 I;" ,·'1> \".,\'} ~l'eJ'. Piso h'/j,,-r ')1: I' .: ! .1 !t}.:I.{I~)?

~\J~l.,' \',..-/ ~ l'\!~ .~ }_)(lntJ51 i':Nwi!. ,i~ ",' .. 'r,d,jl'l 1~!·yolJ()o.t~~

I ')

I

•

1"'1. .. _1,' -"l t\),\ Ecuatoriana ,.1.' r'iI")!"arios

:~ lit.l,'ilJ d~ la Ley).- "La presente Ley ga rautiza y norma el eje rcicin del dcr echo (I. Il'I;~ uu-n tal de las personas a la info rmaciou cnnfcrme a las garan tias c'hll"';q.!,radas en la Ccnstitucieu Pulitica de la Republica, Pacto Il\tcrn~lcionnl de I 'c"l"c"dlils Civiles y Politicos, Conveneion Inreramericana sobre Derechus Humunos " 'll-,ll;i.~ instrumentos internaciunales vigenres, de los cuales nuestro pais cs

• 1,.', - (Intormacion Puhlicaj,» "Sc cunsidera informucion puhticu, lotio .I" ,-; lIB" n I [, en cualq uier forrnato que se encucntru en podet· de las iust iru c iuucx I, ,.11111:;\;-' ) de ius personas juridicas a las que se refieren esta Ley, cunrenidos, ,'Il'at! Il:-, II ohrenidos por ellas, que se encuenrran bajo su respunsuhilidad u sc 11.1 \ :LI! producido con recursos del Estado" .

. ',lul 1~11 la aplicacion de t!Sla ley radica en que pOI' el hecho de que los dLlL'lIm~lHUS

I" .. 1..11\:·; sun publicos, St! confunde con las circunstancias de que l:!1 cum..-:nid\) de I~I

1,1" 11:,I\_-jI1ll privada tambien sea considerada como publica.

~ I vrt. (1 de ln Ley del Sistema del Registro de Datos Publicus dispone:

" \,', ,.' ... rhilidud y confidencialidad.« Son confidenciales los datos de cnructer ,,, ".oIll;d, i:des como: idcologia, afiliacion politica 0 sindical, etnia, exradu cit- salud, '/I 1\'111 a ,:il'lI1 sexual, religion, eondlcion rn igraroria y los dermis atiuen res a la "Ii Illlid ad personal y en especial aquella inlormacion cuyo uso p uhlico areure ':',iOl L':i io!'> dereches humanos cousagrados en la Consritucion e iusrrumenros • ."C·, a:H,:iPllalcs.

i , :1, ".""11 ,I estus datos solo scn\ pusible 1.:011 autnrizaciou expresa del titular de la lH;''''jHHCil'lIl, po r mandate de la ley 0 {lor urrlcn judicial.

1 :1I\lujl'lI son cnnfidenciales los' datos cuya reserva haya sido declarudo por hi .iu l urulud cumpeteute, los que esten amparados bajo sigilo bancario o bursatil, y I,,~ lllH' pudicran afectar h) seguridad interna o extcrna del Estadu,

j _. _Hl1ol'idad 0 funcinnariu que por In naturaleza de sus funciunes custodie datos dl" \';ll"a~:(er pursunal, debera adoprar las m edidas de seguridad neccsarias para 111.llvger y garanrizar la reserve de hi informacion que reposa en sus archivox.

I';, 1',1 <in:I,.'der a la informacinri sobre cl patrimonio de las personas el soliciranre IIt-lkra jusrificar y motivar su requerimiento, declararel uso que hara y cuusiguur 'il~ ,LilWi hasicos de identidad, tales como: uumhres y apellidos cumpletus, numero 11,'1 ':\I~UIlll'llro de irlentidad 0 cedula de ciududania, dircccion dumicilin r ia ). lu~ d"ll';'~ daros que mediante; el respcctlvo rcglarueuto se determincn. Un usn distiuro

J (/: .. .'~. r , . , .• i" 1

I ~ . .' '

".,~ I.: ,~.'I~ ,')·~li\·(Jr.ior .• ' .. I \.\"1 3t'),. Pi.':.·r) .~·!·'~2··i.I-t7

1. (\ 1:: .. ',;

_'i.'io-(>5 f

1~:';:deraci6n Ecuatoriana de Notaries

ill declarado dara Iugar a la determinacion de responsabilidades, sin perjuicio de las acciones legales que el/la titular de Ia informacion pueda ejercer.

La Direcrora 0 Director Nacional de registro de Datos Publicus, definirii los dermis datos que integraran el sistema national y el tipo de reserva y acccsibilidad."

1:11 cousecuencia a lin de acondicionar In aplicacion tanto del derecho a obtener copias de los documentos incorporados en los protocolos y libros de las Notarias con el Dcrecho ,I la Proteccion de Informacion de caracter 'personal y patrimonial, es indispensable requerir de los usuaries que 10 hagan por escrito de acuerdo al forrnulario adjuruo.

Con este precedente:

l'

1.- SE lNSTRUYE A LOS SENORES NOTARIOS DEL PAIS: QUE SF: EXl.IA A rODA PERSONA QUE SOLICITE COPLL\S DE LOS DOClJMENTOS DEL PROTOCOLO Y DE LOS LIBROS DE LAS NOTARIAS. LLENE [-:L. FORtdULARIO DE PETlcrON QUE SE ADJUNTA COMO MODELO, QUE CADA NOT'ARIA DI::BERA ENTREGAR DEBrDAIvlENTE IMPRESO CON SELLO, NUMBRE Y DESIGNACION DE LA'. ;NOTARIA CORRESPONDIENTE, ESTE I:ORtv[ATO DE PETICION DEBERA SER NUMERADO EN FORMA SECUENCIAL.

2.~ UNA VEZ QUE HAYA SIDO LLENADO Y ATENDIDO EL PEITrO.RIO DE COPIA SE CONSERVARA EN UN LIBRO ESPECIAL DE SOLICITUDES DE COPIAS DE ARCHIVO.

3.- EN LA ESCRJTURA MATRIZ 0 DOCUMENTO PROTOCOLIZADO SE ANOTARA JUNTO A LA INFORMACION DEL NUMERO DE COPIAS Y FECHA EN QUE 5E CONCEDE, EL NUMERO DE REGlSTRO DE ESTA PETICION.

4.- COR RESPONDE AL NOTARfO, UNA VEZ VERIFICADA LA RAZON 0 rvlO'1'IVO DE LA SOLICITUD DE COPIt\, AUTORIZAR SU ENTREGA.~ SE R.FCOMIENDA QUE EL 1\1'10nVO DE SOLICITUD SEA EXPUCITA, NO SE PUEDE ACEP"fAR QUE SE PONGAN RAZONES SIN EXPLICACION CL,·\JZf\, CON EXPRESIONES COMO "PARA TRAMITE" 0 "POR INTERES PERSONAL"

Irianda E 10-16 Y

,ell'. l~dPl/b'ic" tid Salvador EdU~('i" Torre XXI 3<!r. Piso T,!(:',:/593-2! 2462·047 U·J_)·S61 • FI1_r: 2456·651 EIIJaa:.t'!II_eCII'ldor@y(lJl()o.~s

1:,'..;:d.erw:i611 Ecuatoriana r.k Notarios

)." NO S"f:: REQUERlRA MOTIYACION 81 ES EL,PROPIO INTEREZADO EL QUE SUUClTA LA COPIA

().- AORADECERE DAR CUMPLIMIENTO A ESTE INSTRUCTIVO,

-:' J"·ittll'/I.t 1'.' I OJ .. ,' (J Y

.. kr. '~"·I'Ii!'lil.'L1 de! Salvador i:;'dUh'(11 Torre XXI 3er. Piso '}d!~:(5Ih -, : J 2-ib2·(J47 ;].J4.Hitd • F(I.Y: 2456·65 J Er",~iJ;.J<.'II_"'·h(ld(l,.@.\'allOo.~s