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MACROPROCESO:
Optimizar el manejo de los recursos financieros con el fin de garantizar el recaudo de los ingresos y el pago de los compromisos de manera transparente, eficiente y oportuna así como
OBJETIVO:
la administración de los excedentes en forma eficiente y segura.
Este proceso cubre los procedimientos del recaudo y registro de ingresos, registro de egresos, administración de recursos financieros, arqueos de cajas menores y de títulos,
ALCANCE: conciliaciones bancarias y la depuracion de sus partidas, procedimientos relacionados con las cuentas bancarias y chequeras, legalización de avances y cajas menores, la presentación
de informes por requerimientos tanto internos como externos y todo lo relacionado con la presentación , consolidación de la retención en la fuente e ICA, facturación y cuentas por pagar.
• Extracto bancario
• Efectivo
• Cheques
• Vouchers
• Resolución de base de caja
• Consulta internet de ingresos
•Usuarios • Usuarios
• Consignación
•Ministerio de Educación • Contabilidad
• Reporte exitoso ACH RECAUDAR Y REGISTRAR INGRESOS Ingresos registrados y conciliados en el sistema
Nacional • Entidad financiera
• Delegación de pago del PAC, del Ministerio de
•Entidad financiera
Educación Nacional
• Reportes generados en SIA
• Informe de conciliacion de valores recaudados por
matrícula
•Archivo plano generado por el banco de recaudos
de matrículas
•Proveedores de bienes y
Egresos registrados en el sistema, con los soportes servicios
Tesorería Ordenes de pago y documentos soporte REGISTRAR EGRESOS respectivos •Responsable de caja menor,
•Funcionarios
•Contabilidad
CÓDIGO: U-CP- 12.004
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MACROPROCESO:
Optimizar el manejo de los recursos financieros con el fin de garantizar el recaudo de los ingresos y el pago de los compromisos de manera transparente, eficiente y oportuna así como
OBJETIVO:
la administración de los excedentes en forma eficiente y segura. •Entidad financiera
•Superintendencia financieras, Estados financieros de entidades crediticias, flujo
ADMINISTRAR RECURSOS FINANCIEROS Inversión de recursos realizada •Tesorerías
•Entidades crediticias de caja
•Contabilidad
•Ministerio de Educación
• Reporte de cheques generado •Control interno disciplinario
Nacional.
• Actas de arqueos efectuados •Responsable de caja menor
•Ministerio de Hacienda y Crédito Políticas y directrices EFECTUAR CONTROLES DE TESORERÍA
• Documentos de control elaborados •Tesorero
Público
•Contabilidad.
•Tesorerías Sedes
REQUISITOS APLICABLES
INTERNOS Estatuto tributario
Acuerdo del Consejo Superior Universitario No. 077 de 1982. Código Comercio
Acuerdo del Consejo Superior Universitario No. 135 de 1983.
Acuerdo del Consejo Superior Universitario No. 159 de 1983.
Acuerdo del Consejo Superior Universitario No. 037 de 1983.
Acuerdo del Consejo Superior Universitario No. 002 de 1984.
Acuerdo del Consejo Superior Universitario No. 09 de 1986.
Resolución de Rectoría No. 818 de 1986.
Acuerdo del Consejo Superior Universitario No. 1 de 1989.
Acuerdo del Consejo Superior Universitario No. 025 de 1992.
Resolución de Vicerrectoría de Bienestar Universitario No. 939 de 1993.
Acuerdo del Consejo Superior Universitario No. 074 de 1995.
Acuerdo del Consejo Superior Universitario No. 072 de 1996.
Resolución 543 Rectoría General de 1999.
Resolución de Rectoría No. 048 del 10 de febrero de 2000.
Acuerdo del Consejo Superior Universitario No. 004 de 2001.
Resolución de Rectoría No. 01111 del 5 de septiembre de 2003.
Acuerdo del Consejo Superior Universitario No. 019 de 2003.
Resolución de la Vicerrectoría de Sede Bogotá No. 120 de 2003
Acuerdo del Consejo Superior Universitario No. 014 de 2003.
Resolución No. 120 de la Vicerrectoría de la Sede Bogotá del 2003.
Resolución 344 Rectoría de 2004.
Resolución 22 de la Dirección Nacional Financiera y Administrativa de 2004.
Resolución 150 Gerencia Nacional Financiera y Administrativa del 2004.
Resolución 1082 Rectoría del 2004.
Acuerdo del Consejo Superior Universitario No. 012 de 2004.
Acuerdo del Consejo Superior Universitario No. 040 de 2004.
Acuerdo 003 del Consejo Académico del 2004.
Resolución 1271 Rectoría de 2004.
Resolución 1489 Rectoría de 2004.
Acuerdo del Consejo Superior Universitario No. 010 de 2005.
Acuerdo del Consejo Superior Universitario No. 049 de 2005.
Acuerdo del Consejo Superior Universitario No. 001 de 2005.
Resolución 226 Rectoría del 2005.
Resolución 748 de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa del 2005.
Acuerdo del Consejo Superior Universitario 031 de 2006.
Resolución 135 de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa del 2006.
Resolución 293 Rectoría del 2006.
Resolución No. 329 de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa del 2006.
Resolución 55 de Rectoría del 2007.
Resolución 085 de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa del 2007.
Resolución 511 de Rectoría del 2007.
Resolución 1463 de Rectoría del 2007
Resolución 116 de Rectoría del 2007.
Resolución 503 de Rectoría del 2007.
Resolución 141 de Rectoría del 2007.
Resolución 311 Gerencia Nacional Financiera y Administrativa del 2007.
CÓDIGO: U-CP- 12.004
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MACROPROCESO:
INDICADORES
Informe de concentración de recursos financieros, no se puede exceder del 20% en una entidad financiera.
CÓDIGO REGISTRO NOMBRE DEL REGISTRO CÓDIGO DE LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL PARA ARCHIVO
Recibo de caja
Planilla de control de entrega de consignación
Factura
Comprobante de ingreso
Comprobante de anulación de un comprobante de ingreso.
Estado diario de fondos y valores
Planilla detalle recaudo por caja
Planilla de anulados
Planilla cierre de cajas
Ordenes de pago firmadas y documentos soporte
Ordenes de pago anuladas.
Relación de ordenes de pago firmada
Reporte de traslado de fondos generado en QUIPU
Nota débito por traslado de fondos del banco
Nota crédito por traslado de fondos generado en QUIPU
Oficio al banco para traslado de fondos
Nota débito generada en QUIPU
Comprobante de egreso generado en QUIPU firmada
Comprobante de anulación de un comprobante de egreso o nota débito.
Reporte de cheques pendientes de entrega
Cheque.
Estado Diario de Fondos y Valores.
Movimiento Detallado de Bancos.
Reporte del portal bancario de pago enviado
Reporte del portal bancario de pago pendiente de respuesta
Reporte del portal bancario de pago exitoso
Informe de riesgo crediticio
Acta comité nacional de inversiones
Circular que contiene las entidades financieras autorizadas para invertir
Formato de flujo de caja proyectado por proyectos
Formato de flujo de caja proyectado consolidado
Cotizaciones
Cuadro comparativo de alternativas de inversión financiera firmado
Orden de inversión generada desde QUIPU.
Carta de instrucciones al banco para constituir o redimir la inversión.
Copia de la certificación de depósito en valores para títulos desmaterializados.
Consignación
Respuesta de autorización o negación para liquidar anticipadamente una inversión financiera,
copia del título materializado
Reporte de inversiones vigentes
Correo electrónico informando los resultado de la negociación global para la constitucion de una
Acta de arqueo de cheques o bonos de subsidio familiar
Reporte cheques en blanco
Reporte cheques por cobrar en ventanilla
Reporte cheques anulados sin movimiento
Reporte cheques anulados con movimiento
Reporte de inversiones vigentes
Acta de arqueo caja menor con manejo de cuenta bancaria
Acta de arqueo caja menor sin manejo de cuenta bancaria
Formato de la Dirección del Tesoro para autorizar marcar cuenta bancaria exenta del GMF.
Respuesta de autorización o negación para abrir la cuenta bancaria.
Respuesta de autorización o negación para saldar la cuenta bancaria.
CÓDIGO: U-CP- 12.004
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MACROPROCESO:
Informe de pagos por convenios de cooperacón y asistencia técnica para el apoyo y ejecución de
sus programa y proyectos con organismos internacionales
ELABORÓ: NODO NACIONAL - NODO BOGOTÁ REVISÓ: COMITÉ TÉCNICO SIMEGE APROBÓ: DIVISIÓN NACIONAL DE TESORERÍA