Capítulo: Introducción

La comunicación oral es una de las primeras cosas que hacemos y practicamos cada día
en nuestra vida. Gran parte del trabajo realizado en la oficina se hace oralmente; por lo
que es necesario que toda la información que se intercambia con otras personas sea
clara, segura, comprensible y cortés. Es importante mantener un tono agradable y
cordial en nuestras conversaciones, ya que a la lo largo del tiempo hemos desarrollado
un estilo personal de expresión.

La comunicación escrita es uno de los medios de comunicación que ha ido

evolucionando, es decir, la correspondencia comercial, ha ido recogiendo toda esta
cosecha de despersonalización. Cada texto está clasificado según una redacción, la
cual se realiza de una manera, un estilo, una forma y un esquema propio. Vamos
aprendiendo métodos de creación automático que nos ahorra tiempo, además los
avances tecnológicos nos ayudan aún más en esta labor.

Así también la redacción de documentos de una empresa o institución es una de las

tareas más comunes de una administrativa. Sin embargo, cada texto necesita una
redacción diferente ya sea una carta, un oficio, un informe, una solicitud, etc.; por lo
que en este curso les ofreceremos las reglas básicas para redactar cualquier tipo de
documento.

Capítulo: ¿Qué es la comunicación?

Comunicar significa manifestar o hacer saber a otro alguna cosa.

En el acto de comunicación intervienen cinco elementos.

EL EMISOR: El que habla o escribe.

EL RECEPTOR: El que escucha o lee.
EL MENSAJE: Lo que el emisor transmite al receptor.
EL CÓDIGO: O sistema de señales convenido previamente para poder entenderse.
EL CANAL: Medio a través del cual llega el mensaje (Voz humana, escritura, teléfono,
convencional, etc.)

Dentro de la comunicación escrita, tenemos las siguientes características:

Claridad: Es la que no deja lugar a duda respecto a su significado, no da lugar a malos

entendidos.
Concesión: Es la que emplea el menor número de palabras posibles para expresar los
conceptos.
Sencillez y naturalidad: Carece de afectación y rebuscamiento, usa palabras de fácil
comprensión.
Totalidad. No dejar impresión al destinatario que el mensaje es incompleto, debe tener
todas las ideas esenciales relacionadas al tema.
Capítulo: Redacción

Conceptos:

1.- Etimológicamente significa poner en orden, compilar.

2.- Es el arte de transmitir por escrito los pensamientos o conocimientos previamente

ordenados. Dar forma escrita a la expresión de una idea o cosa.

3.- Es un escrito en el que se desarrolla de una manera clara y precisa un tema

determinado.
"Es realizar por escrito un conjunto ordenado de pensamientos, de acuerdo a las
cualidades de coherencia, claridad y belleza."

Objetivos

1.- Informar al lector sobre decisiones, proyectos o ideas.

2.- Influir en la actitud que ha de adoptar el lector al leer el mensaje.

Características

Vitales y Complementarias.

1.- Vitales (Fondo o contenido)

a.- Claridad
Es como las ideas o pensamientos se expresan en una forma concisa o breve, la cual se
consigue utilizando frases cortas y signos de puntuación. No deja lugar a dudas respecto
a su significado. La redacción debe de ser clara y fácil de comprender, los lectores
deben de estar seguros de la intención de los escritos, esto se logra mediante.
1) La selección de palabras y frases que expresen el significado exacto y se interpreten
de una sola manera.
2) Evitar el estilo telegráfico que sacrifica claridad por brevedad.
3) Generalizando, hay que utilizar la voz activa en oraciones cortas y sencillas,
evitando expresiones vagas sin sentido y ambiguas (confusas, dudosas, equívocas).

b.- Precisión
La redacción no debe de tener hechos erróneos, ni otras equivocaciones. Debe
presentar solo hechos esenciales y exactos, sin ninguna desviación o exageración.

El uso correcto de la gramática, de la puntuación y ortografía, también contribuyen a

que la redacción sea clara y fácil de comprender.

c.- Breve pero completa

Debe limitarse a hechos esenciales, ser breve y al caso. Debe abarcarse el tema
completamente manteniendo el escrito lo más breve posible, si es necesario las
explicaciones deben incluirse como anexos.

d.- Coherencia
Es el desarrollo y la disposición lógica de un tema. Se logra considerando primero el
tema desde el comienzo hasta el fin y ordenar sus partes en orden lógico y que guarden
armonía entre sí, que permite su comprensión y razonamiento.

e.- Unidad
El escrito debe adherirse a una sola idea principal, este principio no solo debe aplicarse
a cada oración y párrafo, sino también a todo su escrito, si se tiene que considerar más
de un tema prepare un documento por separado.

f.- Cortesía
Los documentos deben ser redactados en términos corteses (amables, atentos,
agradables) y respetuosos; pero con el cuidado de no caer en adulación.

g.- Belleza
Cuando el contenido se ha expresado en un estilo agradable y atractivo que deleita al
lector y a la vez de elegancia a lo que e ha querido expresar, el cual se consigue dándole
al contenido una naturalidad y sencillez; evitando las frases articuladas y rebuscadas.

h- Seriedad
Sin incurrir en sequedad.

2.- Complementarias (Es la forma)

a.- Corrección, concerniente a:

1) Errores ortográficos.
2) Impresión desigual de letras.
3) Márgenes mal colocados.
4) Cartas descentradas.
5) Puntuación incorrecta.
6) Borrones.
7) División incorrecta de palabras.
8) Ideas y oraciones cortadas e incompletas.
9) Cartas ajadas y mal doblada.
10) Párrafos muy anchos o muy angostos.

b.- Cohesión
Unión, enlace, afinidad.

c.- Creación de interés

d.- Lenguaje positivo
e.- Modernismo

Elementos de la redacción:

Fondo: Son las ideas que el autor utiliza para desarrollar el tema.
Forma: El modo particular que el autor tiene para expresar esas ideas.

10 Reglas de "Oro para redactar"

1.- Haga una introducción breve.

2.- Evite frases que aburran y que cansen al lector antes de llegar al asunto.
3.- Sin olvidar la cortesía vaya directamente al objetivo principal.
4.- Sea positiv@ emplee frases agradables. Si va a comunicar algo que contenga malas
noticias no lo manifieste al principio.
5.- Para la elaboración de los documentos (correspondencia), debe de contestar las
siguientes preguntas:
a.- ¿Quién?
b.- ¿Cuándo?
c.- ¿Cómo?
d.- ¿Dónde?
e.- ¿Por qué?

6.- Dé fechas y datos concretos, nunca escriba:

a.- En un futuro
b.- Más tarde
c.- Oportunamente

7.- Evite cierres demasiado formales o aburridos, así como también, cierres con palabras
articuladas.
8.- Sea segur@ al escribir, evite palabras como: Creo que, quizá, talvez...
9.- Incluya dentro de la carta u oficio párrafos que sean de mayor interés, para que no
parezca demasiado común, monótono o sin sentido.
10.- Haga que su lector disfrute lo que usted ha escrito.

Reglas básicas para una correcta redacción

1.- Antes de escribir se debe tener toda la documentación perteneciente, profundice en

el caso, hecho o lo que se esté dando y desde ese punto de vista enfoque su redacción.
2.- Fíjese siempre un objetivo, esto ayuda a redactar con precisión y claridad; piense
siempre antes de escribir.
3.- Dar al tema el orden estructural o lógico: Sujeto, verbo y predicado.
4.- Escriba frases cortas; pero que den una idea completa y clara.
5.- Utilice palabras fáciles de comprender, no dé la impresión de fatuidad (arrogancia,
altanería, orgullo).
6.- No haga uso de palabras que tenga duda, ni haga repeticiones. No utilice dos
palabras con el mismo significado. Evite palabras innecesarias.
7.- Utilice sinónimos cuando esté hablando del mismo tema. Consulte un buen
diccionario.
8.- Nunca corte un nombre propio, cifras, ni siglas al final del renglón (o margen
derecho).
9.- Utilice correctamente el lenguaje y evite en lo posible la utilización de gerundios.
10.- No haga párrafos largos (8 líneas máximo) y no abuse de la puntuación.

Aspectos básicos de la redacción

1.- Expresión, escritura o forma que se refiere al conjunto de vocablos y frases

utilizadas para transmitir los pensamientos.
2.- Contenido, fondo o tema a que se refieren, las ideas o pensamientos que se quieren
expresar en el escrito o informe (documento en si).
Contenido: Se refiere al documento.
Tema: Lo específico.
Fondo: Lo entendible, de lo que hemos hablado.

Sugerencias para conseguir una buena técnica de redacción

1.- Conocimiento de estructura sintáctica.

2.- Observar la expresión oral de los que nos rodean.
3.- Adquisición de una riqueza léxica, para asimilar nuevos vocablos.
4.- Realizar ejercicios de análisis de lectura.
5.- Realizar síntesis de escrituras.
6.- Interés por la lectura de libros, periódicos, revistas, proyectos, informes, etc.

Capítulo: Partes de la gramática que ayudan a tener una excelente redacción

¿Qué es gramática?

Ciencia que describe sistemáticamente y en su totalidad el lenguaje o las lenguas.

//Disciplina que atiende a los aspectos sintácticos y morfológicos del lenguaje o de las
lenguas.//

Morfología: Estudio de la palabra y sus accidentes gramaticales .

//Estudio de las formas de las palabras consideradas aisladamente//.

Sintaxis: Estudio de la palabra en la frase.

//Parte de la gramática que estudia la coordinación de las palabra en las oraciones//.

Prosodia: Es el estudio de las palabras en su correcta pronunciación.

//Tratado de la pronunciación y acentuación de las letras, sílabas y palabras//.

Ortografía: Es el estudio de las palabras en su correcta escritura.

//Parte de la gramática que enseña la manera de escribir correctamente//.

Así también los signos auxiliares y de puntuación, juegan un papel muy importante al
momento de redactar:

Puntuación: Punto(.), coma(,), punto y coma(;), dos puntos(:), puntos suspensivos(...)

Signos
Auxiliares: Interrogación (¿?), admiración (¡!), el paréntesis ( ), diéresis o crema (¨ü),
comillas (" "), el guión (-), la raya ( ).

Capítulo: El verbo
Alexander

desayuna temprano.
toma el autobús de las siete y media.
llega a su trabajo a las ocho.
trabaja sin descanso hasta la una.
piensa en la hora de volver a casa.

1. Lexema o raíz: Es la parte de la forma verbal que contiene el significado básico

del verbo, es decir, es la parte que nos informa de la acción que ocurre.
El lexema del verbo se obtiene quitando las terminaciones: ar, er, ir al infinitivo de los
verbos.

Ejemplos:
cant-ar beb-er sacud-ir
bail-ar com-er viv-ir
am-ar tem-er exig-ir

2.- Morfemas o desinencias: Los morfemas de los verbos son las terminaciones que
se añaden al lexema para construir las distintas formas verbales.

Las desinencias se obtienen al quitar el lexema a una forma verbal.

Ejemplo:
Cant-ábamos beb-eremos sacud-o

La conjugación: Es el conjunto de todas las formas de un VERBO que resultan de la

combinación de un lexema verbal con todas las desinencias verbales posibles.

Éstas se distribuyen en tres conjugaciones:

- Primera conjugación.
Está formada por todos los verbos cuyo infinitivo termina en ar.
Cantar amar salar

- Segunda conjugación.
Formada por todos los verbos terminados en er.
Coser temer comer

- Tercera conjugación.
Pertenecen todos los verbos terminados en ir.
Recibir partir vivir

Las desinencias o terminaciones aportan significados gramaticales (accidentes

gramaticales) como: Número, persona, tiempo o modo.

Accidentes Gramaticales del verbo

1.- Número: Estas formas verbales pueden estar en singular o en plural.

a.- Singular: Cuando la acción la realiza una persona.
Ejemplos:
Yo escribo
Tú hablas
Él duerme
Ella duerme
b.- Plural: Se da cuando la acción es realizada por varias personas.
Ejemplo:
Nosotros escribimos
Vosotros habláis
Ellos duermen
Ellas duermen

2.- Persona: Las formas verbales pueden estar en:

a.- Primera persona Cuando la acción la realiza el hablante solo o con otros.
Ejemplo: Yo juego
Nosotros(as) lavamos

b.- Segunda persona Una forma verbal está en segunda personal cuando la acción la
realiza el oyente solo o con otras personas distintas del hablante.

Ejemplo: Tú juegas
Vosotros(as) laváis

c.- Tercera persona Se da cuando la acción es realizada por una o varias personas
distintas del hablante y el oyente.
Ejemplo:
Él juega
Ella juega
Usted juega
Ellos lavan
Ustedes lavan

d.- Algunas formas verbales no expresan la persona gramatical que realiza la acción del
verbo; por esa razón se llaman formas no personales del verbo las cuales son:
Infinitivo, gerundio y participio.

Infinitivo> cantar
Gerundio> cantando
Participio> cantado

3.- Tiempo*: Las formas verbales sitúan la acción en un tiempo determinado y

cada uno de ellos constas de seis formas que varían en número y persona.

El pasado: Indica que la acción corresponde a un momento anterior al presente.

Ejemplo: Jugaba antes, esta mañana.

El presente: Señala que la acción coincide con el momento en el que se está hablando.
Ejemplo: Juego ahora, en este momento.

El futuro: Se refiere a una acción situada en un tiempo que aún no ha llegado.

Ejemplo: Jugaré después, más tarde.
4.- El modo: Las formas verbales nos informan de la actitud que tiene el hablante
cuando habla.
Esta información depende del modo en que esté la forma verbal.

a.- Indicativo Cuando hablamos de acciones que consideramos reales o seguras.

Ejemplo: Ayer llovió
Hoy llueve
Mañana lloverá

b.- Subjuntivo Cuando nos referimos a acciones que consideramos posibles, deseables
o dudosas.
Ejemplo: Ojalá llueva
Quizá lloviera

c.- Imperativo Empleamos el modo imperativo cuando dirigimos órdenes afirmativas al

oyente.
Ejemplo: Siéntate pronto
Venid aquí

Capítulo: La carta comercial

La correspondencia comercial ha perdido parte de la función que ejercía en épocas

anteriores como único contacto entre una compañía y sus clientes u otras firmas; ya que
se suele acudir a métodos más rápidos y directos de comunicación (E-Mail o Correos
Electrónicos); pero no por ello hemos de creer que pierde importancia.

La carta es una de las categorías de correspondencia que más modalidades presenta,

debido a los diferentes destinatarios y u correspondiente trato.

Las partes de una carta comercial son las siguientes:

1.- Membrete

Es una forma útil de introducir lo datos más importantes de la empresa que envía la
carta, ya que debe aportar la siguiente información básica:

- Logotipo o anagrama de la empresa (optativo), que puede estar impreso a varias tintas.
- Nombre completo de la empresa o la persona
- Breve identificación (por ejemplo: maquinaria de construcción, pediatra, asesoría
jurídica, psicológica, etc.)
- Dirección (Calle, número, piso, ciudad, código postal, provincia, domicilio, país.)
- Apartado Postal
- Número de teléfono (Telex, telefax, telegramas).
- También puede informar sobre: La instancia o el departamento que envía la carta,
otras filiales, sucursales u oficinas; miembros de la presidencia, la gerencia o la
administración; así como lemas de la empresa, las referencias del destinatario y del
remitente.
Actualmente es muy usual que el papel de cartas de una empresa tenga el membrete
impreso y este suele estar bien en la parte izquierda del mismo u ocupando todo el
ancho superior de la hoja.

Es norma común que las empresas que utilizan membrete lo incluyan no tan sólo en el
papel de la carta, sino también en los sobres. En estos casos aparecerá impreso al pie en
la parte anterior del sobre y no en la solapa.

2.- Referencias

Se caracterizan por un número correlativo e iniciales de la dependencia o unidad que

elabora la nota. Estas suelen describirse después del membrete y figuran en el margen
superior izquierdo del papel (esto último depende del estilo de mecanografiado).

3.- Fecha

Se escribe en el ángulo superior derecho del papel, dejando de 2 a 3 líneas después del
membrete, a 1 espacio por debajo de las referencias; debe incluir el día, mes y año.

Se acostumbra a no escribir la localidad (lugar) del remitente cuando ésta aparece en el

membrete. Si no, debe citarse anteponiéndose al día y después de una coma.

Como normas generales de escritura cabe recordar que no es aconsejable emplear

número para citar el mes, sino que debe aparecer el nombre en minúscula y precedido
de la preposición "de" (que no siempre suele incluirse).

4.- Asunto

Es el resumen del objeto de la carta y aparecerá normalmente en el margen superior

izquierdo del papel, después del nombre de la dependencia o unidad que elabora la
nota.

Tanto las referencias y el asunto, aunque no siempre se incluyen, son dos factores
importantes en la correspondencia comercial, ya que facilitan operaciones posteriores de
clasificación y archivo de la misma.

5.- El destinatario

Es importante que se cite el destinatario de igual manera en el sobre que en el interior de

las cartas, ya sea un particular, una empresa o instituciones gubernamentales, el
tratamiento que se escriba debe ser el mismo.

Ejemplos:

Ingeniero Señora
Luis Fernando Ponce María José Hernández Fuentes
Gerente General de IBM 1ª. C. Pte., Av. Bernal, No. 1577,
Presente. Col. Vista Hermosa, Zona 1,
Guatemala, Guatemala, C.A.
6.- El saludo

Este va aunado con algunas frases de entrada. En las cartas comerciales el saludo es uno
de los componentes primordiales, ya que es el inicio de la carta, el primer contacto con
el destinatario. A tal efecto se han estandarizado una serie de expresiones y fórmulas
típicas de saludo que son las más empleadas:

- Estimad@ señor@ (Licenciad@, ingeniero, arquitecto):

- Estimados señores:
- Distinguido señor:

Aunado a esto, puede utilizar frases como las siguientes:

- Me es grato enviarle un atento y cordial saludo...

- Es un placer el poder saludarle y desearle el mejor de los éxitos en el desarrollo de tan
delicadas funciones.
- Me es grato referirme a usted y desearle éxitos al frente de tan prestigiosa empresa.
- Etc.

Estas expresiones se escriben en el margen izquierdo, dos líneas después de la dirección

o destinatario, y deben usarse en plural o singular, femenino o masculino como
correspondan.

Es recomendable se eviten siempre las fórmulas demasiado extensas y rebuscadas, pues

tan solo se trata de un saludo.

7.- La introducción

Tal como su nombre lo indica, sirve para iniciar e introducir el contenido de la carta. El
estilo de la introducción es siempre cortés, aunque el tema de la carta sea una
reclamación; pero también directo. Es decir, debe ser una forma clara y concisa de
comenzar el cuerpo de estas

En ella se dirá algo que atraiga como un potente imán la atención del lector. Una vez
leída no le quedará más remedio que seguir adelante. Procure que este inicio sea
excelente, pues es el punto donde muchas cartas son echadas a un lado.

Ejemplos:

- En respuesta a su carta del día 7 del presente mes...

- Muchas gracias por su nota (carta u oficio) del...
- Apreciamos su comunicación del...
- Me es grato manifestarle (comunicarle) que ...
- Me es grato referirme a
- Me complace referirme a usted...
- Creo oportuno manifestarle...
- Le comunico...
- Les suplicamos sírvanse ponerse en contacto...
- Atentamente (respetuosamente) me dirijo a usted...
- En relación con
- Expreso a usted atentamente, ...
- De conformidad a su atento pedido de fecha...
- Confirmándole nuestra carta del día 7 del presente mes y año

Como podemos observar estas expresiones ayudan a redactar la carta, ya que de forma
directa, están abordando el tema por el que se lleva a cabo la correspondencia.

8.- Exposición, cuerpo o desarrollo

El cuerpo de la carta es la exposición lógica, ordenada y concreta del contenido de la

misma. Es muy importante destacar en este apartado que, además del estilo al que nos
referimos, el contenido no debe tratar más de un tema; es decir, de forma concisa y con
estilo concreto pero cortés, debe de quedar expuesto un único tema.

En esta segunda fase se exponen los datos que pueden despertar el interés del lector.
Argumentos, hechos y beneficios, debidamente ordenados, conducen al interés por el
objeto que debe transformarse en el deseo de obtenerlo. Por último hay que concluir y
lograr incitar al lector a actuar, ya sea comprar un producto, para una cuenta, cambiar de
opinión, otorgar lo solicitado, etc.

En este sentido se deben redactar párrafos cortos (máximo 8 líneas), que irán precedidos
o no de sangría (5 espacios) dependiendo del tipo o estilo de la carta.

Es norma pulcra dejar una línea en blanco entre párrafos.

9.- La despedida o cierre

El escrito finaliza siempre con una fórmula cortés, al igual que el saludo, esto
introducirá a la firma. Aunque casi siempre esta última expresión está precedida por
otra en la que se concluye pidiendo respuesta, disculpando las molestias, etc.; es una
forma más de resumir todo el contenido de la carta. Para ello utilizaremos fórmulas que
se escriben a la izquierda o a la derecha, las cuales deben ser breves y recogerse, a ser
posible, en dos frases como las siguientes.

- En espera de sus noticias...

- Esperamos que....
- Con mi agradecimiento anticipado...
- Disculpen las molestias ocasionadas...
- Gracias por la deferencia que le brinde a la presente...
- Muchas gracias por...
- Le agradezco su fineza...
- Le agradeceré la atención a la presente...
- Agradezco su...
- Anexo a la presente...
- Sin otro particular al cual referirme...
- Sin más por el momento, reitero las muestras de...
- Lo que informo a usted...
- Lo que remito a usted...
- Le saluda atentamente...
- Sin otro particular, le saluda atentamente...
- Atentamente,
- Cordialmente,
- Afectuosamente,
- Muy atentamente,

10.- La antefirma y firma

A menos que sea muy extensa, la despedida forma una unidad visual con la antefirma.

Este grupo final se compone de: Breve despedida, nombre de la compañía (Sello),
rúbrica, nombre del firmante (tratamiento) y cargo, en este orden.

11.- Anexos

Son aquellos documentos que se adjuntan a la carta. Deben citarse en el margen

izquierdo de la hoja, introducidos por la palabra Anexos, detallándose el tipo de
documentos que son.

12.- Iniciales

Son las iniciales (abreviaturas [1]) del nombre de la persona que firma, que ordena se
elabore la carta y de quien la elabora, las cuales se colocan en mayúsculas sostenidas, y
en minúsculas de quien la digitó o mecanografió.

Ejemplo:

13.- Posdatas

Jamás las incluya, pues indica poca atención o un descuido. Hay una excepción, se trata
de las posdatas hechas con toda la intención en las cartas de ventas en las cuales se
incluyen datos que se requiere resaltar o que tenga mayor atención. Estas P.D. van
colocadas al margen inferior izquierdo antes de las iniciales (se escriben con tamaño
de letra más pequeña que el texto de la carta)

NOTA: Si la pieza de correspondencia requiere de otra u otras páginas, éstas deben ser
de la misma calidad de la primera, en las que es conveniente incluir el nombre y la fecha
(Referencia), por si alguna de ellas queda separada. Además, se numeran las páginas
siguientes a la primera, normalmente en el margen inferior.

[1]Un principio básico con relación a las abreviaturas es no abusar de ellas. Utilice solo
las necesarias y sobre todo las obligatorias, como: Sr., Sra., Srta., en las Direcciones.
Sin embargo, estas mismas abreviaturas NO DEBEN utilizarse en el SALUDO ni
dentro del TEXTO.

Capítulo: Estilos de correspondencia. Elaboración de una correspondencia

Existen tres estilos de correspondencia: Estilo semibloque, bloque o bloque extremo.

La forma tradicional de escribir cartas es en estilo semibloque, se caracteriza porque
el saludo y texto van marginados a la izquierda, es decir, con párrafos sangrados (5
espacios = tabulación) al inicio de cada uno de ellos y se utiliza para correspondencia
de carácter oficial.

El estilo bloque se caracteriza porque el saludo y el texto de la carta van marginados a

la izquierda, sin sangría o tabulación. Puede utilizarse en correspondencia oficial,
comercial o privada.

Estilo bloque extremo, se utiliza para correspondencia comercial o privada y se

caracteriza porque todas sus partes se colocan al margen izquierdo desde la referencia
hasta las iniciales.

ALGUNOS ASPECTOS QUE SE DEBEN TOMAR EN CUENTA AL

MOMENTO DE ELABORAR UNA CORRESPONDENCIA

1.- Toda carta deberá ir escrita a espacio sencillo, independientemente del tamaño del
texto (con letra tipo Arial No. 11)

2.- Los márgenes dentro de la página, para el área de texto serán. 4 cm. a la izquierda y
3 cm. a la derecha; en el margen superior 4 cm. y margen inferior será de 3 cm.

3.- Un buen personal de oficina domina las reglas básicas de la ortografía.

4.- Se deben redactar párrafos cortos (máximo 8 líneas), que irán precedidos o no de
sangría, dependiendo del estilo o tipo de la carta.

5.- Es norma pulcra dejar una línea en blanco entre párrafos.

6.- Cuando la despedida consiste en una sola palabra, ésta va seguida de coma (,)
Ejemplo: Atentamente, Cordialmente, Muy atentamente,

7.- La firma se hará de puño y letra, inmediatamente después de la despedida, sobre la

antefirma, con TINTA AZUL. Evite el uso de bolígrafos o tintas de otro color.

8.- Evite expresiones como: "cien aniversario" o "quinientos aniversario". Elija

correctamente los números:

Cardinales: Uno, dos, tres, cuatro, cinco, etc.

Ordinales: Primero, segundo, tercero, cuarto, quinto, etc.
Partitivos: Mitad, tercio, cuarto, etc.

Conviene conocer lo signos matemáticos más frecuentes, cuando el ordinal acompaña

directamente al nombre, evite las cifras a favor de las letras. Los ordinales primero y
tercero del masculino pierden la "o" final.

9.- La numeración romana se utiliza principalmente para señalar siglos, el orden de

sucesión de los reyes o capítulos, departamentos, partes de una cosa, etc.

Estos números deben escribirse siempre en letras versales o mayúsculas.

Ejemplo: Siglo XIX Rey V Capítulo I
Siglo XX Enrique VIII Capítulo VII
Siglo XXI Juan Pablo II Título III

Además de la uniformidad debe mantenerse un criterio lógico. Y así cuando las

cantidades sean muy abundantes, debe recurrirse a las cifras; pero si solo se refiere a
una cantidad dentro del texto, hay que preferir las letras.

10.- La escritura de los porcentajes. El error más frecuente consiste en escribir "cien por
cien" o "cien por ciento", lo correcto es escribir: ciento por ciento. En estas expresiones
no debe mezclar cifras y letras.

11.- Se debe dejar un espacio entre 100 y el signo tanto por ciento %, pues son dos
elementos diferentes; pero el signo tanto por mil es con dos ceros en el divisor 0/00.

12.- Un principio básico en relación con las abreviaturas es no abusar de ellas. Utilice
solo las necesarias y sobre todo las obligatorias, como: Sr., Sra., Srta., en las
direcciones. Sin embargo estas mismas abreviaturas no deben utilizarse en el saludo ni
dentro del texto, éstas ocupan un lugar importantísimo en la correspondencia comercial.

13.- En los documentos que requieran de parrafeado, se utilizan los siguientes esque-
mas (viñetas):

CAPÍTULO I TITULO I
CAPÍTULO II TÍTULO II
CAPÍTULO III TÍTULO III

14.- Hay que suprimir todo lo que sea superfluo, sea información u adjetivos. Las
muletillas carecen de significado real; pero hay manera de erradicarlas.

15.- El uso endémico del GERUNDIO (ando, endo...) es otro fallo del "lenguaje
comercial".

16.- Evitar las REDUNDANCIAS o las llamadas "frases con doble refuerzo", estas
consisten en usar dos vocablos con igual significado o en unir adjetivos con significados
similares; por otra parte la redacción es confusa y repetitiva.

17.- No deben aparecer en sus cartas las siguientes frases o términos en desuso:
Agradeciéndole por anticipado
En respuesta a
Les anticipamos las gracias
Prontas noticias
Aprovechamos la ocasión
Aprovechamos la oportunidad
Quedamos a su disposición
En espera de
Quedo de usted
Muy señores nuestros
Muy señor mío
De nuestra consideración
 Espero verme honrado
Quedamos a sus órdenes
Nos complace
Ponemos en su conocimiento
Con el agrado de siempre
Nos es grato
Q.e.s.m. (que estrecha su mano)
Quedamos a la espera
Tener el gusto de
Deseando
Se hace del conocimiento de
Sin más por el momento
Quedo atento y seguro servidor
Esperando su pronta respuesta
Su muy afecto amigo
Su affmo. S.s. /su afectísimo y seguro servidor)
A su órdenes
La presente tiene por objeto
Confirmándole
Le suplicamos
Se sirva notificaciones
A la mayor brevedad posible
De orden del señor

Damos respuesta

Se reitera de Ud. Su atto. y affmo. (se reitera de usted su atento y afectísimo)

Rogándoles
Les anunciamos
Les informamos
Nos reiteramos gustosos
Nos permitimos
A la espera
Habiendo tenido conocimiento
Cumplimentando
Acuse recibo
Adjunto a la presente
Agradeciéndole de antemano
Aprovecho la oportunidad
De los corrientes
Debidamente firmada
Deseo por este medio
Deseo por este medio explicarle
El objetivo de la presente
En contestación a su carta
Es para mí un honor dirigirme
Hemos recibido
Me despido
Me dirijo a usted
Me suscribo
 No omito manifestarle
Por medio de la presente
Quisiera expresarle
Mis agradecimientos
Su atento y seguro servidor

18.- Algunas frases o términos sustitutos a emplear son:

Esperamos que
Muchas gracias
Anexo
Le agradeceré
Firmada
Me es grato manifestarle que
Expreso a usted atentamente
Le comunico
En relación con
Agradezco su
Apreciamos su comunicación del
Atentamente
Cordialmente
Me es grato referirme a
Respetuosamente
Estimados señores
Creo oportuno manifestarle
Expreso a usted atentamente
Le agradezco... gracias por
Afectuosamente
Hago referencia a su

19.- Es preciso despojar a la carta comercial de la pomposidad y la verborrea

(charlatanería, cháchara, palabrería). No utilice abreviaturas en la despedida.

20.- Tratamientos especiales a personas cuyos cargos signifiquen dignidad, poder o

cargos importantes:

Capítulo: Tipos de correspondencia I

EL OFICIO

Es un documento de comunicación escrita, expuesto ampliamente y de carácter oficial,

estructurado en una introducción, contenido y cierre.

De acuerdo al Art. 28 de la Ley de Símbolos Patrios, Capítulo VIII, Decreto Legislativo

No. 115, toda correspondencia OFICIAL llevará el lema DIOS UNIÓN LIBERTAD,
escrito con mayúsculas y sin comas que separen las palabras.

A esta norma se exceptúa la correspondencia dirigida a empresarios, organizaciones

gremiales, instituciones de carácter privado; funcionarios o personas particulares se
diferencian del anterior lineamiento únicamente en que NO llevarán el lema:
DIOS UNIÓN LIBERTAD.

Toda carta OFICIAL se elaborará en papel membretado del Ministerio o de la

Dependencia que emite el documento, en tamaño 8½" x 11", en estilo Semibloque.

Cuando el Oficio va dirigido a los Señores Presidentes o Vicepresidentes, Ministros o

Viceministros de Estado, en el margen inferior izquierdo posterior a la firma y antes de
las iniciales, se deberá escribir con mayúsculas sostenidas (en negrita) según sea el caso
la frase:

AL SEÑOR MINISTRO DE .....

ING. ...
E.S.D.O.

EL MEMORÁNDO

Es un modelo de comunicación escrita de uso exclusivamente interno a la institución o

empresa, redactado en forma extractada o concisa. Sirve para la comunicación entre los
diferentes niveles jerárquicos o entre funcionarios con similar jerarquía.

Se puede utilizar de acuerdo a las necesidades o importancia de la información, para

remisiones, solicitudes, instrucciones o disposiciones; comunicaciones extensas como
informes; etc. Preferiblemente el Memorando no debe exceder de una página.

Los cargos del destinatario, remitente y de quienes reciben copia, se escribirán debajo
del nombre según corresponda.

La firma de quien remite irá en el margen superior derecho, al lado del nombre.

No se utilizarán líneas, puntos u otro adorno tipográfico para separar el bloque de texto
con el bloque donde va el destinatario, remitente, asunto y la fecha

Los nombres y cargos de quienes recibirán copia (c.c.), irán al margen inferior
izquierdo, con letra tamaño 9, antes de las iniciales de quien firma, ordena y elabora la
nota.

LAS CIRCULARES

Son escritos de carácter oficial o administrativo que responden a un estilo de

comunicados, pues suelen informar sobre leyes, instrucciones o disposiciones, cambios
en una institución o empresa (cambio de dirección, disolución-suspensión de una firma,
fundación de una nueva empresa, condiciones de contratos, etc.)

Son disposiciones por escrito de carácter administrativo, emitidas por la autoridad

superior del servicio aduanero, como expresión concreta de las relaciones jerárquicas y
de las potestades administrativa que las leyes le confieren.

El estilo de estos comunicados es muy privado, ya que la mayoría de las veces se dirige
a un círculo de personas muy limitado y cerrado (funcionarios de una institución o
accionistas de una empresa). Dentro de este grupo de personas se enviará el mismo
texto de circular, sin variar el contenido.

EL INSTRUCTIVO

Es un documento que tiene por objeto orientar en detalle para llevar a cabo
determinadas actividades, estableciendo normas a seguir, tiene validez para un período
de tiempo determinado.

Conjunto de disposiciones por escrito de carácter administrativo, emitidas por la

autoridad superior del servicio aduanero, que regula un determinado proceso y
desarrollo de actividades, que son de cumplimiento para el funcionario y empleado
aduanero, el cual deberá ser divulgado hacia terceros para su conocimiento y aplicación
en lo que corresponda.

SOLICITUD

Es un escrito por medio del cual una persona se dirige a otra (de igual o superior
jerarquía), para exponerle cualquier problema o situación de carácter oficial o personal.

Capítulo: Tipos de correspondencia II

LOS INFORMES

Es un tipo de escrito muy empleado en la correspondencia comercial y se utiliza para

conseguir noticias, información acerca de un suceso, situación, negocio o persona.

Según el contenido del informe podemos distinguir varios tipos:

1.- Informes personales: Una empresa solicita a otra información sobre una persona
a la que normalmente piensa contratar.

2.- Informes comerciales: Cuando una empresa desea iniciar un negocio con otra,
suele solicitar información acerca de ella a otra empresa con la que hay comerciado
anteriormente.

3.- Otros informes: Informes bancarios que suelen solicitarse para comprobar las
condiciones económicas de un particular o una empresa; e Informes que redactan
representantes y viajantes de una empresa.

EL ACTA

Es un documento que generalmente sirve para hacer constar, en detalle, los acuerdos
que se tomaron durante una reunión.

También sirve para demostrar la transparencia de un procedimiento de toma de decisión

sobre el cual pudiese haber algún reclamo posterior o una solicitud de aclaración. Por tal
motivo debe guardar estricta formalidad y garantizar su confiabilidad, en cierto
momento, como instrumento legal.
Por lo tanto, toda Acta debe:

1.- Elaborarse en papel membretado de la institución o empresa que la emite.

2.- Llevar el correspondiente número correlativo (En letras o cifras).
3.- Escribirse a renglón seguido (sin espacios en blancos), con texto justificado.
4.- Identificar con precisión la hora de inicio, de cierre y fecha en que se llevó a cabo
la reunión.
5.- Detallar a las personas participantes (nombre y cargo) y ausente, por cada parte
respectiva.
6.- Debe identificarse en forma clara el asunto que se está tratando.
7.- Por cada acuerdo tratado se consigna un número en el orden en que se han visto,
así: PRIMERO, SEGUNDO, TERCERO (en mayúsculas sostenidas).
8.- Hacer un listado de los acuerdos logrados.
9.- Firma de los presentes por jerarquía de cargo (se escriben los títulos, nombres y
cargos).

EL CURRÍCULO

En las ofertas de servicios de un particular a una empresa, es generalmente

imprescindible la presentación del Currículo, también conocido como Currículum Vitae,
en el que el interesado debe hacer una relación de toda su experiencia profesional y
académica, además de aportar sus datos personales. Sea claro y breve, no mienta ni
exagere sus aptitudes o experiencia profesional.

La información se detalla esquemáticamente, pero siempre se puede acompañar de

documentos que certifiquen lo dicho, aunque en un primer momento es preferible
entregar tan solo el Currículo y, si se le pide, presentar la documentación acreditativa.
Es preferible entregar este documento personalmente.

Es norma que si se envía por correo, se acompañe de una carta breve de presentación.

LOS RECIBOS

Son aquellos documentos que reconocen haber recibido una empresa o persona, cierta
cantidad de dinero de otra.

LA FACTURA

Es un tipo de documento que el vendedor envía al comprador en el que detalla el género

comprendido en la venta. Cada empresa suele tener facturas impresas de antemano, en
las que acostumbran a figurar el membrete de la firma o compañía.