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CONSIDERANDO:
El Decreto 2474 de 2008, reglamentario de la Ley 1150 de 2007, dispuso n su artículo 89,
que todas las entidades del Estado sometidas al imperio de la Ley 80 de 1993, deberán
contar con un Manual de Contratación en el cual se establezcan los procedimientos
internos, los funcionarios intervinientes y todos los asuntos propios de la realización de los
procesos de selección así como la vigilancia y control de la ejecución contractual.
En virtud de lo anterior,
DECRETA:
CAPITULO I
GENERALIDADES
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a.- Etapa Precontractual.- La que contiene todos los actos preparatorios para la
suscripción del contrato.
b.- Etapa Contractual.- Es la que va desde la suscripción del contrato hasta que quede en
firme su liquidación.
PARÁGRAFO: Para efectos de contabilización de los términos a que alude este manual,
cuando se hable de días se tomarán en cuenta los hábiles a menos que expresamente se
determine lo contrario y los de meses y años se contarán conforme al calendario.
CAPITULO II
SECRETARIAS GESTORAS DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN Y
GRUPO DE CONTRATACIÓN
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Así mismo las Secretarías Gestoras, tendrán a su cargo, la elaboración de los estudios y
documentos previos, de los pre - pliegos, de los pliegos definitivos, la evaluación de las
propuestas, la suscripción del contrato y el seguimiento y control, de su ejecución.
b.- Los abogados designados para el efecto por la Jefe de la Oficina Jurídica del
Departamento.
d.- Los profesionales de otras disciplinas designados por los Secretarios de Despacho
gestores de los respectivos procesos de contratación de que se trate.
b.- Revisar los borradores de estudios previos, pre – pliegos y pliegos definitivos
elaborados por las Secretarías Gestoras de los procesos de contratación respectivos, de
conformidad con los criterios establecidos en este manual y los instrumentos de
planificación de la entidad.
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c.- Orientar a las Secretarías Gestoras de los procesos de contratación respectivos, en las
respuestas motivadas que deben darse a las observaciones a los pre pliegos efectuadas
por los interesados en participar, a los pliegos definitivos e informes de evaluación, en la
elaboración de adendas y demás comunicaciones que demande el proceso pre
contractual.
c.- Asignar por escrito las funciones específicas a los colaboradores del Grupo.
d.- Coordinar la ejecución de las actividades, logro de objetivos y obtención de metas del
Grupo.
e.- Informar al Asesor Jurídico de las situaciones que alteren el normal desarrollo de las
funciones del Grupo.
g.- Refrendar con la firma los actos o documentos en general sean el resultado de los
procesos o funciones desarrolladas por el Grupo.
b-. Atender las instrucciones y funciones asignadas por el Coordinador del Grupo.
c.- Ejecutar las actividades tendientes al logro de objetivos y obtención de las metas del
Grupo.
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d.- Informar al Coordinador las situaciones que alteren el normal desarrollo de las
funciones del Grupo.
ARTÍCULO 13.- CONTROL DE GESTIÓN DEL GRUPO: El control de gestión del Grupo de
Contratación, se efectúa considerando el logro de los objetivos y metas de los procesos
de los cuales se encargaron o fueron motivo de su creación, a la luz de los principios de
Control Interno y el Sistema de Gestión de Calidad.
CAPITULO IV
ETAPA PREPARATORIA EN LOS PROCESOS DE CONTRATACIÓN
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PARÁGRAFO PRIMERO: El origen de los proyectos para todos los efectos debe estar en
cabeza de la Secretaría Gestora responsable del sector. Las entidades públicas de
cualquier orden y nivel y las entidades privadas (comunitarias, organizaciones sociales,
ONG’s etc.) podrán presentar sus iniciativas o proyectos a la respectivas Secretarías
Gestoras y la responsabilidad en la presentación de éstos al Banco de Proyectos y su
ejecución corresponderá a aquellas.
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Son los documentos definitivos que sirven de soporte para la elaboración del proyecto de
pliego de condiciones para que los interesados puedan valorar adecuadamente el alcance
de lo requerido por la entidad así como la distribución de riesgos que la entidad propone.
3.- Describirá los fundamentos jurídicos que soportan la modalidad de selección, es decir
si es licitación, concurso de méritos, selección abreviada ó contratación directa.
4.- Realizará el análisis que soporta el valor del costo estimado del contrato, indicando las
variables que ha utilizado para calcular el presupuesto de la respectiva contratación, así
como su monto y el de posibles costos asociados al mismo.
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Cuando el estudio de precios del mercado basado en información del SICE no incluya las
características especiales de los bienes y servicios de uso común o de uso en contratos de
obra a adquirir, la entidad, además de la consulta en el SICE, efectuará los estudios de
mercados adicionales que considere necesarios. (Parágrafo del artículo 13 del Decreto
3512 de 2003).
5.- Justificará los factores de selección que permitan identificar la oferta más favorable de
conformidad con lo señalado en el presente decreto.
6.- Soportará la tipificación, estimación y asignación de los riesgos previsibles que puedan
afectar el equilibrio económico del contrato.
7.- Analizará la exigencia de las garantías destinadas a amparar los perjuicios de naturaleza
contractual o extra contractual derivados del incumplimiento del ofrecimiento o del
contrato según el caso así como la pertinencia de la división de aquellas.
Como método de análisis de mercado la Ley 598 de 2000 creó el Sistema de Información
para la Vigilancia de la Contratación Estatal, SICE, el Registro Único de Precios de
Referencia, RUPR y estableció en el Catálogo Único de Bienes y Servicios, CUBS los códigos
que identifican los productos que forman parte del universo de bienes y servicios que el
Estado puede contratar, por lo que su uso es obligatorio para efectos de la contratación
que requieran las entidades públicas; aspectos estos reglamentados por el Decreto No.
3512 de 2003.
Por expresa disposición del art. 6º del Decreto 2170 del 2002, antes de la adjudicación del
contrato es obligatoria la consulta del Catálogo Único de Bienes y Servicios y del Registro
Único de Precios de Referencia, en todos los procesos contractuales, sin importar la
cuantía, en concordancia con el Acuerdo 005 del 2005, expedido por la Contraloría
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La Entidad debe registrar en el portal del SICE los contratos legalizados, dentro de los
primeros cinco (5) días hábiles del mes siguiente de que se trate, en cumplimiento de las
obligaciones emanadas del Decreto 3512 de 2003. Así mismo deberá registrar, en el Portal
del SICE, la información básica de las compras efectuadas, diligenciando el formato que se
encuentra disponible para tal efecto.
a) Precio Regulado. Son los fijados por el Gobierno Nacional o territorial, que no están al
arbitrio de quien los vende, ni permiten competencia de los mismos con el precio.
b) Exigencia del Certificado de Registro de Precios (Decreto 3512, artículo 13, literal c.)
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c.- Procedimiento:
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Una vez agrupados los elementos, se efectúa el análisis de consumo de cada ítem
que conforman las anteriores categorías en un periodo de un año y la existencia de
ellos en Almacén. Efectuado el análisis, se prioriza y define la necesidad real de la
adquisición, para la elaboración del Plan de Compras.
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a.- Objetivo: La adquisición de los bienes que necesiten las dependencias o unidades
administrativas del Departamento del Cauca en el nivel central para atender su adecuado
funcionamiento y organización.
El plan de compras tiene que ver con la especificación que en cumplimiento con las Eliminado: especificción
normas vigentes sobre la planeación y programación, el Departamento debe presupuestar
para la adquisición de los elementos necesarios para el adecuado funcionamiento de
todas sus dependencias tanto misionales como de apoyo. Dicha programación debe
formularse teniendo como marco el cumplimiento de los principios de economía,
eficiencia, eficacia y equidad dentro de unos términos de calidad, cantidad y oportunidad.
d.- Cobertura: El Plan de Compras del Departamento cubre las necesidades de las
dependencias del nivel central, atendiendo las partidas presupuestales de gastos de
funcionamiento y de inversión sin discriminar las fuentes de recursos que las componen.
e.- Periodo: El Plan de compras debe elaborarse para el periodo de un año, es decir, el
mismo de la vigencia fiscal. Sin embargo, su ejecución dependerá de la disponibilidad de
recursos de acuerdo con el respectivo PAC. Debe ir ajustándose durante la misma de
acuerdo con la dinámica de la entidad y sus dependencias, es decir, que cada ajuste
deberá registrarse ante el Portal SICE de la Contraloría General.
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f.- Formato: Tal como lo ha definido el SICE, el Plan de Compras habrá de elaborarse de
conformidad con los formatos que se tienen establecidos por la Contraloría general de la
República para el efecto, teniendo en cuenta, en forma precisa para cada elemento el
CUBS correspondiente. Deben incluirse no solo los bienes sino también los servicios
destinados a funcionamiento e inversión. De conformidad con la ley el Plan de Compras es
uno solo para la respectiva entidad, sin importar la fuente de financiación.
15.2.2 Presupuesto Oficial: Establecer los ítems que conformarán el presupuesto oficial,
detallando su descripción técnica, unidad de medida, cantidad, valor unitario y valor final.
Para el valor se deberán tener en cuenta:
Las licencias ambientales se deben obtener antes de la apertura del proceso de selección,
salvo que las mismas constituyan parte del objeto del contrato.
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En caso de no contar con personal de planta para ejercer la interventoría, el costo de una
interventoría externa deberá tenerse en cuenta por la Secretaría Gestora dentro de la
valoración de los costos que se hagan del respectivo proyecto, para proceder a la
contratación respectiva.
De igual manera se considerará el costo de supervisión que se ejerza por parte del
Departamento el cual estará compuesto por los costos de logística, transportes y demás
costos operativos necesarios para ejercer adecuadamente la citada supervisión.
En este sentido, el Contratista asume los efectos derivados de los riesgos que se hubiesen
establecido en el respectivo proceso de contratación, además de aquellos que se
desprendan de la matriz de riesgos, otras cláusulas o estipulaciones del respectivo
contrato que llegare a celebrarse, o que se deriven de su naturaleza.
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a.- Los efectos, favorables o desfavorables, derivados de las variaciones en los precios de
mercado de los materiales, los insumos y las cantidades de obra necesarios para ejecutar
en los términos del respectivo Contrato y de sus Apéndices.
d.- Los efectos desfavorables, de todos y cualesquiera daños, perjuicios o pérdidas de los
bienes de su propiedad causados por terceros diferentes del Departamento, sin perjuicio
de su facultad de exigir a terceros diferentes del Departamento la reparación o
indemnización de los daños y perjuicios directos y/o subsecuentes cuando a ello haya
lugar.
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A partir de la fecha de suscripción del Contrato, el Departamento podrá asumir los efectos
derivados de los riesgos que se listan a continuación, además de aquellos que de manera
expresa y clara se desprendan de otras cláusulas o estipulaciones del contrato y sus
apéndices.
b.- Los efectos desfavorables originados por nuevas normas durante la ejecución del
contrato y que sean aplicables al proyecto.
ASIGNACION DEL
TIPIFICACION DEL RIESGO ESTIMACION DEL RIESGO
RIESGO
CLASE PROP.
PONDERAC
DESCRIPCION CONCEPTO DEPTO Y/O EVALUAC. VALORAC.
CLASE
CONTR
Efecto
económico
ESTUDIOS Y derivado de
X BAJO 5
DISEÑOS diseños
deficientes e
incompletos.
Efectos
CONSTRUCCION
económicos
DEMORA EN EL
derivados por la
INICIO
demora en los
PREVISTO
trámites para X BAJO 5
PARA LA
legalización,
EJECUCION DE
Perfeccionamie 40%
LA OBRA
nto e iniciación
de los trabajos.
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Efecto
favorable o
desfavorable
ocasionado por
la selección,
FUENTES DE
explotación y X MEDIO 10
MATERIALES
manejo de los
insumos
provenientes de
las fuentes de
materiales.
Efecto
económico
OTROS
derivado del
PERMISOS Y
incumplimiento
AUTORIZACION
de trámites con
ES X BAJO 5
autoridades
(Diferente a
gubernamental
permisos
es o la
ambientales)
obtención de
los mismos.
Efecto
favorable o
desfavorable
derivado del
esquema fijado
en su programa
para la
ejecución de la
obra:
localización de
campamento,
compra e
ingreso de
PROGRAMAC.
materiales, X MEDIO 10
DE OBRA
ingreso y
suministro de
equipos, mano
de obra,
mantenimiento
de vías de
accesos y
públicas que
sean de
competencia
del contratista
por su
utilización.
Los efectos
económicos
desfavorables
ocasionados
por el
CALIDAD DE
incumplimiento X ALTO 20
LAS OBRAS
de las normas y
especificacione
s técnicas que
regulan el
contrato.
RIESGO Efecto
económico X BAJO 5
GEOLOGICO
derivado de la
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presencia de
zonas
inestables no
previstas en los
estudios y
diseños.
Los efectos
económicos
derivados de un
análisis
insuficiente de
los precios
PRECIOS unitarios
X MEDIO 10
UNITARIOS realizados por
el contratista,
en cuanto a:
equipos,
transporte,
materiales y
mano de obra.
El efecto
producido por la
variación
atípica de los
precios,
determinados
por el
Departamento
Nacional de
Estadística
Dane a través
del Índice de
AJUSTE DE
Costos de la X MEDIO 10
PRECIOS
Construcción
Pesada (ICCP).
Y los cambios
en las variables
Macroeconómic
FINANCIEROS O
as de
DE MERCADO
Colombia, pero
sin limitación a
20%
inflación
devaluación y
tasas de
interés.
Los efectos
económicos
derivados de la
expedición de
nuevas normas,
al igual que la
imposición de
RIESGO nuevos
REGULATORIO impuestos X BAJO 5
DE LEY locales o
nacionales
posteriores al
cierre del
presente
proceso
licitatorio, así
como la
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aplicación de la
ley de
Intervención.
Los efectos
económicos
derivados de
cualquier
reclamación en
razón a la
ejecución de las
obras; así como
parálisis de las
mismas por
SOCIALES efectos X MEDIO 10
ocasionados
por el no pago
de las
obligaciones en
materia de
proveedores,
salarios,
seguridad
social integral y
parafiscales.
Efectos
económicos
ocasionados
por parálisis de
los trabajos
ADQUISICION
derivados por la X MEDIO 10
DE PREDIOS
demora en la
adquisición y
entrega de
predios al
contratista.
SOCIAMBIENTA-
Cualquier
LES Y
incumplimiento
PREDIALES
derivado del
trámite y la
obtención de
los permisos
ambientales
30%
con las
PERMISOS Y
Corporaciones
AUTORIZACION
Autónomas X BAJO 5
ES
Regionales y la
AMBIENTALES
obtención del
Paz y Salvo
derivado de las
actividades
correspondiente
s al cierre de
los permisos
obtenidos.
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Efectos
económicos
ocasionados
por el trámite
para la
ZONAS DE
disposición de X MEDIO 10
DEPOSITO
materiales
sobrantes
producto de la
ejecución de la
obra.
Efecto
económico
CAUSAS
ocasionado por X MEDIO 10
NATURALES NO
Daño
FUERZA MAYOR ASEGURABLE
emergente 10%
O CASO (lluvias
Efecto
FORTUITO extraordinarias)
económico
X BAJO 5
ocasionado por
Lucro Cesante
TOTALES 100%
ASIGNACION DEL
TIPIFICACION DEL RIESGO ESTIMACION DEL RIESGO
RIESGO
CLASE
PROP.
PONDERAC
DESCRIPCION CONCEPTO DPTO Y/O EVALUAC. VALORAC.
CLASE
CONTR
Efecto económico
derivado de
REVISION ESTUDIOS
diseños X 5
Y DISEÑOS
deficientes e
incompletos
Efecto económico
desfavorable,
causado por falta
COSTOS DE
de control del
PERSONAL Y OTROS X MEDIO 10
personal
SUPERVISON COSTOS DIRECTOS
propuesto y del
SEGUIMIENTO Y
presupuesto de 40%
CONTROL DE LA
Costos Directos.
CONSTRUCC.
Efecto económico
causado por la
aprobación de
una mala
EJECUCION DEL programación, o
X X MEDIO 10
CONTRATO DE OBRA falta de
seguimiento y
control al
programa de obra
aprobado.
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Efectos
económicos
desfavorables por
el incumplimiento
en el control,
CALIDAD DE LAS ejecución de
X ALTO 20
OBRAS ensayos
requeridos y
Especificaciones
Técnicas que
regulan el
contrato.
Efecto económico
causado por la
HONORARIOS falta de pago de X BAJO 5
los emolumentos
El efecto
producido por la
variación atípica
de los precios,
determinados por
el Departamento
Nacional de
Estadística Dane
FINANCIEROS y los cambios en X MEDIO 10
las variables
Macroeconómica
s de Colombia,
pero sin
limitación a
inflación
devaluación y
tasas de interés.
Efecto económico
desfavorable, al
FINANCIEROS O DE no incluir dentro
15%
MERCADO del cálculo del
Factor
Multiplicador,
Costos de
FACTOR
Personal, X MEDIO 10
MULTIPLICADOR
Prestaciones
Sociales, Costos
Indirectos,
Impuestos y
timbres,
perfeccionamient
o y honorarios.
Los efectos
económicos
derivados de la
expedición de
nuevas normas,
al igual que la
RIESGOS
imposición de X BAJO 5
REGULATORIOS
nuevos
impuestos locales
o nacionales
posteriores al
cierre del
presente proceso
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licitatorio, así
como la
aplicación de la
ley de
Intervención.
Efecto económico
desfavorable,
causado por la
parálisis de la
Prestación de los
SEGURIDAD SOCIAL Servicios
X BAJO 5
INTEGRAL propuestos por la
falta de los pagos
correspondientes
a Salud, Pensión
y Salarios de sus
trabajadores.
Efecto económico
desfavorable,
causado por la
parálisis de la
Prestación de los
Servicios
propuestos por la
falta de los pagos
PAGO DE de los aportes al
X BAJO 5
PARAFISCALES SENA, CAJAS
LEGISLACION
DE 15%
LABORAL
COMPENSACIÓ
N, BIENESTAR
FAMILISR, con
base en los
porcentajes
establecidos por
ley.
Efecto económico
desfavorable,
causado por la
parálisis de la
Prestación de los
Servicios
causados por la
PAGO A TERCEROS falta de pago a X BAJO 5
terceros
(proveedores,
subcontratos,
etc.) y/o
derivados de
cualquier
reclamación.
Efecto económico
desfavorable
causado por falta
GESTIÓN DE
GESTIÓN DE de gestión y
AVANCE FÍSICO DE X MEDIO 10 20%
INTERVENTORÍA propuestas, para
OBRA
solucionar
impases de
carácter técnico
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Efecto económico
desfavorable
causado por falta
de gestión y
propuestas, para
solucionar
impases en la
FRENTES DE falta de personal,
X MEDIO 10
TRABAJO profesional y/o
técnico en obra,
con el fin de
llevar a cabo en
el tiempo
estimado la
construcción del
proyecto.
Efecto económico
y de tiempo
desfavorable, por
la carencia de
comunicación
Interventor -
Contratista de
documentación
Técnica que
registre todos los
avances,
retrasos,
DOCUMENTAC. impases,
X BAJO 5
TÉCNICA liberaciones, así
como lo
correspondiente
al tema, así como
la documentación
requiera para
control y
vigilancia del
PMA a su debido
tiempo y en
correspondiente
orden
cronológico.
Efecto económico
desfavorable, por
la falta de llevar
control
administrativo y
DOCUMENTACIÓN
financiero X BAJO 5
ADMINISTRATIVA
registrado en
documentos
respectivamente
detallados y
soportados.
Efecto económico
CAUSAS ocasionado por X MEDIO 10
NATURALES daño emergente
NO ASEGURABLES 10%
FUERZA MAYOR O Efecto económico
CASO FORTUITO ocasionado por X MEDIO 10
lucro cesante.
TOTALES 100%
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15.2.7.5 Bajo modelo de matriz descrito también pueden tenerse en cuenta en contratos
de suministro o compraventa los siguientes riesgos: desconocimiento geográfico y de
localización de los bienes; incumplimiento de las especificaciones técnicas que afecten la
calidad de los bienes y en consecuencia se solicite el correspondiente reemplazo que se
consideren inadecuados o ineficientes; riesgo de transporte; riesgo de acceso al lugar de
ejecución del contrato; riesgo de seguridad; riesgo por bodegaje y almacenamiento; riesgo
por traslado de máquinas y equipos; riesgo de mantener el precio ofertado; riesgos del
giro normal de su negocio; demoras por procesos de importación de bienes o materiales;
riesgos de no funcionalidad
Una vez expedida la viabilidad por parte de la Secretaría de Planeación, ésta la remitirá a
la Oficina de Presupuesto para que se expida el respectivo Certificado de Disponibilidad
Presupuestal – CDP, el cual será enviado a la Secretaría Gestora que requiere la
contratación, para los trámites pre - contractuales correspondientes.
El CDP, debe utilizarse para adelantar la contratación respectiva y no podrá utilizarse para
amparar varias contrataciones, de tal manera que una vez registrado presupuestalmente
el compromiso, el saldo del respectivo CDP será anulado, excepto para proceso
contractuales relacionados con obras públicas.
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Además de los requisitos mínimos establecidos en el artículo 6° del Decreto 2474 de 2008.
Las Secretarías Gestoras observarán en los Pliegos las siguientes reglas:
17.1.2. Presentación de las propuestas: Las propuestas estarán conformadas por DOS (2)
sobres que se presentarán cerrados, separados e identificados como SOBRE No.- 1 y
SOBRE No.- 2.
No habrá sorteos de fórmulas para la calificación del factor precio. Se escogerá una sola
de ellas la cual se determinará en los pliegos de condiciones para calificar a los
proponentes habilitados.
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17.1.6. Firma de la propuesta: Toda propuesta debe estar firmada por el REPRESENTANTE
LEGAL del proponente o por APODERADO constituido para tal efecto. Se entenderá
firmada la propuesta con la firma de la carta de presentación.
Los miembros del consorcio o unión temporal deberán designar la persona que los
representará para todos los efectos y señalarán las reglas básicas que regulen las
relaciones entre ellos y su responsabilidad.
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La duración del consorcio o de la unión temporal, será igual al término de vigencia del
contrato y un año más, sin perjuicio de las obligaciones asumidas por concepto de la
garantía única, caso en el cual subsistirá hasta el vencimiento de la misma.
No podrá haber cesión del contrato entre los miembros del consorcio o unión temporal.
17.2.1.3 Acreditación del objeto social para personas jurídicas: El oferente que sea
persona jurídica debe acreditar que su objeto social comprende las actividades requeridas
en el proceso de contratación respectivo, lo cual acreditará con el Certificado de
Existencia y Representación legal expedido por la Cámara de Comercio de su jurisdicción.
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Deberá tenerse en cuenta para procesos contractuales que se inicien en los tres primeros
meses del año que las personas jurídicas por disposiciones de orden contable, deben
aprobar sus estados financieros de la vigencia anterior hasta el 31 de marzo de la
siguiente vigencia, por lo tanto en este evento se solicitará la información financiera
pasado un año atrás.
Las personas naturales o jurídicas, al igual que cada uno de los integrantes del Consorcio o
Unión Temporal, bien sea persona natural o jurídica, deberán presentar los documentos
Financieros a Diciembre 31 del año inmediatamente anterior, los cuales deberán contar
con todos los requisitos que exige la ley.
Los estados financieros deberán estar acompañados de sus respectivas notas, las cuales
deberán especificar las principales políticas, prácticas contables y administrativas y se
debe hacer claridad sobre las principales cuentas del balance general clasificado de
acuerdo con los artículos 114, 115 y 116 del Decreto Reglamentario 2649 de 1993.
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Si se está obligado a tener revisor fiscal deberá acompañar la información financiera con
su correspondiente dictamen.
Cuando el Proponente sea persona natural y no haya tenido que declarar renta con
anterioridad, en reemplazo de este documento debe anexar una certificación firmada por
un Contador Público indicando la causal de no declarante y el certificado de ingresos y
retenciones del año inmediatamente anterior.
Para el caso de las personas naturales y jurídicas extranjeras que tengan domicilio o
sucursal en Colombia, la contabilidad de los negocios que celebren en el país, deberá
presentarse con sujeción a las leyes nacionales.
Las personas naturales y las personas jurídicas extranjeras, que no tengan domicilio o
sucursal en Colombia deberán presentar la información conforme lo exigen los artículos
259 y 260 del Código de Procedimiento Civil y el artículo 480 del Código de Comercio,
acompañado de traducción simple al idioma español, con los valores convertidos a la
moneda nacional, a la tasa de cambio de la fecha de cierre de los mismos, avalados con la
firma de un contador público con Tarjeta Profesional expedida por la Junta Central de
Contadores de Colombia.
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17.2.3.5. Cuando la experiencia del proponente haya sido adquirida como empleado del
sector público: La acreditación se hará con las certificaciones de la entidad pública
empleadora, en las cuales se indique detalladamente las funciones y labores
desempeñadas de conformidad con lo solicitado en el respectivo pliego de condiciones.
17.2.3.6. Cuando la experiencia del proponente haya sido adquirida como empleado del
sector privado: La acreditación se hará con las certificaciones del empleador en las cuales
se indique detalladamente las funciones y labores desempeñadas de conformidad con lo
solicitado en el respectivo pliego de condiciones. Además se deberá anexar la copia del
contrato.
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D/M/A
Audiencia Pública Aclaración de Pliegos AUDITORIO
HORA
Verificación de cumplimiento de requisitos
habilitantes (capacidad jurídica, condiciones de
experiencia, capacidad financiera y D/M/A
Comité Evaluador
organización de los proponentes. (Numeral 1°,
art. 5°, Ley 1150 de 2007 y art. 11 del Decreto
2474 de 2008).
Publicación y traslado del informe de SECRETARÍA GESTORA, (Físico)
verificación de requisitos habilitantes. Sobre D/M/A y Portal Único de
No.- 1. Cinco (5) días hábiles. Contratación
D/M/A
Legalización del Contrato. SECRETARÍA GESTORA
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ETAPA PRELIMINAR
PROCESO DE SELECCIÓN
Fase Inicial
Resolución por la cual se ordena
D/M/A SECRETARÍA GESTORA (Físico),
el inicio del proceso de
(Art. 5° del Decreto 2474 de y Portal Único de Contratación
Concurso de Méritos
2008 )
Publicación WEB de Pliego de
D/M/A SECRETARÍA GESTORA (Físico), y Portal
Condiciones definitivo y
Único de Contratación
consulta de los mismos
Visita al sitio de las obras SECRETARÍA GESTORA
(SI ES DEL CASO) D/M/A
(HORA)
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CONCURSO DE MÉRITOS
Término para presentar SECRETARÍA GESTORA (Físico), y Portal
propuestas D/M/A Único de Contratación
(20 días hábiles) (HORA)
EVALUACIÓN
ADJUDICACIÓN
Audiencia Pública de
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D/M/A
Audiencia para el sorteo de Consolidación de
(Artículo 45 y Numeral 3° Auditorio
Oferentes (Si son más de 10)
del Artículo 44 Decreto
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2474)
Plazo para presentar propuestas
(sobre No.- 1 y 2) y audiencia pública para D/M/A
Auditorio
apertura de sobre No.- 1 (HORA)
D/M/A
(Numeral 1°, art. 5°, Ley
Verificación de cumplimiento de requisitos
1150 de 2007; art. 11 del
habilitantes (capacidad jurídica, condiciones de Comité Evaluador
Decreto 2474 de 2008,
experiencia y capacidad financiera)
Numeral 5° inciso 2°
Artículo 44).
17.4.1. Para Contratos de Obra. Se podrán pactar las siguientes formas de pago:
a.- Contrato a Precio Global.- Hay contrato a precio global cuando las partes acuerdan
una suma determinada y única como contraprestación de las obligaciones que adquiere el
contratista. En el contrato a precio global el contratista adquiere la responsabilidad de
realizar una obra con determinadas especificaciones y la entidad se obliga a pagarle una
suma global pactada, estando a cargo del contratista el alea implícito en este tipo de
contratación, como son los imprevistos que resulten por una mayor cantidad de obra con
relación a la calculada en el momento de celebrar el contrato, o por ítem no previstos etc.
El valor del contrato de obra a precio global lo conforma la suma de la obra a ejecutar y el
de la utilidad del contratista por estar estos componentes integrados en un único
concepto cual es el “precio global”.
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En esta modalidad de pago el valor del contrato está íntimamente ligado al concepto de
precio de la obra obtenido del presupuesto elaborado por el oferente y propuesto por la
entidad contratante.
El precio global puede ser objeto de ajuste para lo cual podrá establecerse
contractualmente una fórmula para tal efecto y podrá pagarse por partes una vez se vayan
ejecutando las obras.
b.- Contrato a Precios Unitarios.- El valor contractual se estimará en una cifra que resulte
de multiplicar las cantidades de obra estimadas por el valor unitario acordado y sumar
esos productos. Este último valor será el precio del contrato. Por la naturaleza propia de
esta modalidad el precio total del contrato tiene una significación secundaria, pues éste
varía en proporción a la modificación que sufran tanto las cantidades de obra como los
precios de esas unidades, en la ejecución del contrato.
El valor de pago a precios unitarios, lo conforma la suma del valor de la obra a ejecutar,
denominada costos directos y el valor de la administración, de los imprevistos y la utilidad
del contratista, denominados costos indirectos ( Administración, impuestos, retenciones,
legalización, pólizas, imprevistos, utilidad, financiación).
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Con base en lo anterior, el único elemento que señala el valor del contrato de
Administración Delegada es el de los honorarios que han de pagarse al administrador
delegado, puesto que esa es la verdadera y única contraprestación que a él corresponde
por los servicios que suministra como manejador de los recursos o fondos que la entidad
le suministra y como director técnico de los trabajos que le han sido previamente
diseñados. El administrador delegado tiene la obligación de rendir cuentas, es un
contratista bajo especial subordinación y no es autónomo.
Para el pago de los honorarios el Departamento se regirá por lo dispuesto por el Decreto
No.- 2090 de 1989.
17.4.2. Para Contratos de Consultoría.- Para los diferentes contratos de consultoría que
puede llegar a celebrar el Departamento de conformidad con lo dispuesto en el numeral
segundo del artículo 32 de la ley 80 de 1993, se podrán pactar las siguientes formas de
pago las cuales no son inflexibles ni excluyentes, porque su uso depende del tipo de
servicio a contratar, las características del proyecto y las necesidades y conveniencias de la
entidad:
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a.- Reembolso con base en tarifas para diferentes categorías de personal, más
reconocimiento de los costos directos. Bajo esta modalidad, se imputan a los costos del
contrato todos los costos de personal que se causen, de acuerdo con una tarifa
previamente definida para cada categoría. Las tarifas pueden ser horarias, diarias,
semanales o mensuales, según la naturaleza, características y duración del proyecto. Las
tarifas así pactadas son integrales, es decir, incluyen los sueldos, las prestaciones sociales,
los costos directos, los costos financieros, los costos indirectos (administrativos,
transporte, equipos, materiales de oficina, etc.) y los honorarios o utilidad del Consultor.
b.- Reembolso de sueldos reales del consultor, afectados por un factor multiplicador
aplicable sobre sueldos, más costos directos. Bajo esta modalidad, el reembolso se hace
sobre la base de los sueldos realmente pagados al personal vinculado al servicio de la
consultoría, afectados por un factor multiplicador , que tenga en cuenta las prestaciones
sociales, los costos indirectos y los honorarios o utilidad del consultor. El factor
multiplicador se pactará teniendo en cuenta la estructura de costos y de personal del
consultor. El reembolso de los costos directos se reconocerá en forma independiente pero
adicional al reembolso de sueldos afectados por el factor multiplicador.
El factor multiplicador está conformado por los siguientes componentes del costo:
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Subtotal 2.-
Alquiler de oficinas
Servicios Públicos
Mantenimiento y operación de oficinas
Papelería, útiles de oficina y fotocopias
Gastos legales y bancarios
Capacitación de Personal
Vigilancia y aseo
Jubilaciones
Gastos de transporte y vehículos
Revistas y Publicaciones Técnicas
Actualización tecnológica (Software, equipos)
Sistematización administración
Personal administrativo
Personal técnico no facturable
Personal técnico con sueldo por encima de topes
Preparación de propuestas
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Subtotal 3.-
4.- Honorarios
F= 1+2+3
Notas:
Este sistema será aplicado por el Departamento para concurso de méritos cuyo objeto
será la Interventoría de obra pública.
c.- Reembolso de costos del Consultor, mas pago de una suma fija por concepto de
honorarios. En este sistema, se le reembolsan al Consultor todos los costos de personal
(sueldos y prestaciones sociales), los costos directos (relacionados con la ejecución del
trabajo), y los costos indirectos (gastos generales y de administración, relacionados con la
organización y funcionamiento del consultor, expresados como un porcentaje de los
costos de personal), más un honorario fijo por la realización del trabajo, que representa
los honorarios o la utilidad del consultor.
Este sistema se aplicará por el Departamento para concurso de méritos cuyo objeto sea la
relación de estudios o proyectos en los cuales el alcance del trabajo por ejecutar y la
duración del mismo sean definidas. Cuando el contrato supere un plazo de un (1) año, se
podrá pactar un sistema de reajuste para el momento del valor correspondiente a los
honorarios del consultor, que compensen al consultor el efecto de la inflación como
cualquier modificación en el alcance o duración del trabajo.
La suma fija puede calcularse sobre la base de un porcentaje del costo estimado del
contrato o del proyecto o como un porcentaje de los costos estimados de personal,
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d.- Suma Global. Cuando el alcance del trabajo y tiempo requerido se puedan determinar
en forma razonable, se podrá acordar como pago una suma global que compense todos
los costos, gastos y la utilidad.
Este esquema podrá ser utilizado por el Departamento cuando se trate de actividades de
consultoría que no requieran mayor complejidad ó puedan contratarse en forma directa
por ser su cuantía mínima, de conformidad con los estudios previos y los estudios de
mercado.
CAPITULO V
CONTRATACIÓN DIRECTA, CONTRATOS DE ASOCIACIÓN, CONTRATOS CON
COOPERATIVAS Y PRECOOPERATIVAS DE TRABAJO ASOCIADO Y CONTRATACIÓN DE
SERVICIOS DE SALUD
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b.- En la ejecución de los contratos de servicios médicos, deberá existir un control sobre la
expedición de órdenes que efectúen el Centro Regulador de Urgencias y el Centro
Regulador de Servicios Ambulatorios, a fin de que el interventor con anticipación pueda
establecer el monto ejecutado para evitar servicios por fuera del valor del contrato.
21.3 Para la contratación de personal que requiera la Secretaría de Salud para cumplir
con su fin misional.
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CAPITULO VI
CONTRATACIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA
El Secretario en quien recaiga la delegación para contratar, podrá contratar hasta una
cuantía equivalente a diez (10) salarios mínimos legales mensuales vigentes, en forma
directa, previa existencia de los Estudios Previos y de la solicitud de dos (2) ofertas o
cotizaciones de acuerdo con el directorio de proveedores, estableciendo claramente la
descripción técnica del objeto a contratar, la forma de pago y el plazo de su ejecución, de
tal manera que las ofertas se puedan presentar bajo parámetros de igualdad que
permitan una selección objetiva, teniendo en cuenta que el único parámetro de
escogencia serán los precios de mercado.
Para cuantías que superen los diez (10) salarios mínimos legales mensuales en adelant e, el
Secretario en quien recaiga la delegación solicitará por escrito, previa existencia de los
estudios técnicos, un número no inferior a tres (3) ofertas o cotizaciones de conformidad
con el directorio de proveedores, estableciendo claramente la descripción técnica del
objeto a contratar, la forma de pago y el plazo de su ejecución, de tal manera que las
ofertas se puedan presentar bajo parámetros de igualdad que permitan una selección
objetiva. Dicha selección se efectuará por parte del Comité Evaluador que para el efecto
designe el Secretario, el que evaluará las ofertas y elaborará el cuadro comparativo de las
mismas recomendando al Secretario contratar con la oferta más favorable para la entidad.
Dicha base debe al menos contener los siguientes datos: nombre del propietario, nombre
del establecimiento de comercio, si lo tiene, su identificación, dirección comercial,
dirección de la residencia, teléfonos, productos que ofrece y los demás datos que se
consideren necesarios para la consulta de proveedores al momento de contratar.
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CAPITULO VII
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2. Se podrá conceder el uso de la palabra por una sola vez al oferente que así lo solicite,
con el objeto de replicar las observaciones que sobre la evaluación de su oferta se hayan
presentado por los intervinientes.
3. Toda intervención deberá ser hecha por una sola persona que represente al oferente, y
estará limitada a la duración máxima que la entidad haya señalado previamente.
4. Durante la audiencia los asistentes deberán observar una conducta respetuosa hacia los
servidores públicos y los demás presentes. Quien preside la audiencia podrá tomar las
medidas necesarias para preservar el orden y correcto desarrollo de la misma, pudiendo
excluir de ella, a quien con su comportamiento altere su normal curso.
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26.3 Excepción.
Si dentro del plazo comprendido entre la adjudicación del contrato y la suscripción del
mismo:
- Sobreviene una inhabilidad o incompatibilidad o
- Se demuestra que el acto se obtuvo por medios ilegales.
Se podrán modificar los elementos de la futura contratación que a su criterio hayan sido
determinantes en la declaratoria de desierta, a fin de subsanar las condiciones que no
permitieron la terminación exitosa del proceso fallido. En ningún caso podrá modificarse
el objeto esencial de la contratación.
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CAPITULO VIII
ETAPA CONTRACTUAL
27.1 Perfeccionamiento.
Los contratos que celebre el DEPARTAMENTO deberán ser elaborados por escrito.
Los contratos estatales se perfeccionan con la firma de las partes, lo que implica que
existe un acuerdo sobre el objeto, la contraprestación.
El plazo para realizar la firma del contrato debe ser señalado previamente en los pliegos
de condiciones, teniendo en cuenta su naturaleza, objeto y cuantía.
El perfeccionamiento marca el momento a partir del cual inicia la existencia del contrato y
se generan obligaciones entre las partes.
Una vez numerado y fechado el contrato por la Oficina Jurídica del Departamento ésta
enviará copia a la Oficina de Presupuesto para el respectivo registro presupuestal.
27.2 Legalización
Una vez perfeccionado el contrato, este deberá ser legalizado para lo cual se requiere
del cumplimiento de los siguientes requisitos:
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b.- Pago del impuesto de timbre nacional: El Contratista deberá pagar el importe
correspondiente al impuesto de timbre nacional si a ello hubiere lugar, en la forma y
dentro del término establecido en el contrato ó en la normatividad vigente.
Están exentos de publicación los contratos cuya cuantía sea inferior al diez (10) por ciento
de la menor cuantía, aún cuando excedan en su valor los cincuenta salarios mínimos
legales vigentes.
d.- Cumplidos los requisitos establecidos en los anteriores literales, y cuando estén dadas
las condiciones técnicas, financieras y administrativas para iniciar la ejecución del
contrato, el contratista y el interventor suscribirán la respectiva ACTA DE INICIO, a partir
de la cual empezará a contarse el plazo contractual.
El plazo establecido en el presente literal, será utilizado por el interventor designado para
informarse acerca de los estudios previos, la modalidad de selección que se adelantó, el
alcance del objeto contractual y todas las demás condiciones contractuales sobre las
cuales debe ejercer la supervisión y control.
27.3 Otros Aspectos que se deben tener en cuanta en la elaboración de las minutas.
a.- El plazo que tiene el contratista para la legalización del contrato, es de cinco (5) días
hábiles, dentro del cual deberá presentar a la Administración Departamental la Garantía
Única de Cumplimiento con los respectivos amparos establecidos y el recibo de
publicación del contrato en la Gaceta Departamental editada y publicada por Talleres
Editoriales del Departamento. Si vencido dicho plazo el contratista no ha efectuado la
legalización respectiva o ha expresado por escrito las razones de fuerza mayor que le han
impedido realizar la legalización, el Departamento procederá a dejar sin efecto el contrato
y suscribirá uno nuevo con quien haya quedado en segundo lugar en caso de licitaciones,
concursos o selecciones abreviadas, o a suscribir el contrato con otro contratista, previos
requisitos de ley, en los demás casos.
Para dar aplicación a esta medida, es necesario que en el clausulado del contrato quede
establecida esta circunstancia, el plazo para la legalización y las consecuencias de no
legalizar en ese lapso.
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b.- En todas las minutas de contratos, convenios y órdenes se deberá determinar quien
ejercerá la interventoría. En dichas minutas no se incorporarán los nombres propios de
quienes ejercerán la interventoría, sino la circunstancia de su designación por parte del
Secretario en quien recaiga la delegación, ó la contratación externa cuando así se
determine por la Administración, de conformidad con lo definido en el presente Manual.
c.- En las minutas deberán incluirse las causales para imponer multas y el procedimiento
para hacerlo de conformidad con los parámetros establecidos en el presente manual.
d.- En la minuta se establecerá que el último pago se efectuará con el Acta de Recibo Final
del contrato.
En estas condiciones las obligaciones nacidas del contrato son todas y la obligación
recíproca es hasta la conclusión del objeto contractual, sin que puedan entenderse
limitadas o disminuidas esas obligaciones en razón de una cláusula de valor que no hace
cosa distinta de señalar un “ estimativo” del mismo; pero en la cual, por el mismo sistema
de contratación , lo que se está advirtiendo es que puede cambiar el valor en virtud a las
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cantidades de obra que realmente se ejecuten, por lo tanto este fenómeno se denomina :
MAYORES CANTIDADES DE OBRA y no requerirán de contrato adicional, solamente de la
aprobación previa del interventor y de la correspondiente disponibilidad presupuestal,
obra que será reconocida en el Acta de Liquidación final del contrato.
Por lo anterior, la mayor cantidad de obra que resulte por encima del estimativo inicial en
los contratos de obras celebrados a precios unitarios, no implica, en forma algún cambio
de objeto ni cambio en su valor.
Será viable una ADICIÓN al contrato cuando se agrega al alcance físico inicial del contrato
algo nuevo, es decir, cuando existe una verdadera ampliación del objeto contractual.
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Anticipo: Son recursos estatales, dados al contratista para que sea devuelto en obra,
bien o servicio.
Características:
No se ha configurado el pago.
Se va amortizando (convirtiendo en pago)
Debe haber plan de inversión
Hay control en la inversión
No hay retefuente porque no es pago
Es menor el riesgo
Es inembargable
Pago anticipado:
Características:
Es un pago.
No se amortiza
Es de libre inversión
No hay control
Sujeto a retención en la fuente
Es mayor el riesgo para la entidad
Es embargable
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De conformidad con la naturaleza del objeto del contrato se establecerán en la minuta del
contrato, causales que darán lugar a la imposición de multas. A continuación se detallan
algunas a manera de ejemplo que podrán ser acondicionadas a cada minuta así:
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Por mal uso del anticipo, el uno por ciento (1%) del valor anticipado, sin perjuicio
de las sanciones penales a las que haya lugar.
En el evento en que el Contratista incurra en una o varias de las causales de multas a que
hace relación el numeral anterior, se iniciará el siguiente procedimiento de apremio con
plena aplicación del derecho al debido proceso:
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1. Una vez constatado por el Interventor del contrato, que el Contratista ha incurrido o
está incurriendo en una o varias de las causales de multa señalados, pondrá en
conocimiento de aquél el hecho y lo requerirá por escrito, para que dentro del término
que se le señale, proceda a poner a disposición del contrato, los elementos necesarios y
adelante las actividades que le permitan conjurar la situación que lo puso en condiciones
de apremio.
Los contratos estatales, una vez extinguidos por cualquier causa, normal o anormal, deben
ser liquidados.
Con la suscripción del acta de liquidación del contrato se pone fin a la relación contractual
entre las partes.
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a) Liquidación por mutuo acuerdo: cuando las partes dentro del término fijado en los
pliegos de condiciones o sus equivalentes la realicen conjuntamente.
Si no se ha pactado tal término, la liquidación se realizará dentro de los cuatro (4) meses
siguientes a la expiración del término previsto para la ejecución del contrato o a la
expedición del acto administrativo que ordene la terminación, o a la fecha del acuerdo
que la disponga.
Todos los contratos deben ser liquidados por parte del Departamento,
independientemente de la forma normal o anormal de terminación de ellos.
a) Contratos terminados:
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CAPITULO X
INTERVENTORÍA
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La designación se informará por escrito a quien habrá de ejercerla, con el envío de toda la
documentación pre y contractual. La designación del Interventor debe recaer en una
persona idónea, con conocimientos, experiencia y perfil apropiado al objeto de la
Interventoría. Para tal efecto, se debe tener en cuenta que el perfil profesional de la
persona designada o seleccionada, se ajuste al objeto del contrato, así como la
disponibilidad y logística para desarrollar las funciones.
En el ejercicio de sus funciones el interventor deberá tener en cuenta que la actividad del
DEPARTAMENTO, se enmarca dentro de los principios constitucionales contenidos en el
artículo 209 y de manera especial en los mandatos de la Ley 80 de 1993 y sus decretos
reglamentarios.
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Los servidores públicos que ejerzan funciones de Interventoría, tienen las mismas
responsabilidades y además responden disciplinariamente.
El actual Régimen disciplinario, Ley 734 de 2002 consagra en su artículo 48, numeral 34,
como una de las faltas gravísimas para los Interventores la de no exigir, el interventor, la
calidad de los bienes y servicios adquiridos por la entidad estatal, o en su defecto, los
exigidos por las normas técnicas obligatorias, o certificar como recibidas a satisfacción,
obra que no ha sido ejecutada a cabalidad.
La Interventoría es una función que cumple una persona natural o jurídica, designada por
el DEPARTAMENTO, directamente con sus funcionarios o externamente a través de
terceros para controlar, colaborar, absolver, prevenir, exigir y verificar la ejecución y el
cumplimiento de los trabajos, servicios, obras y actividades contratadas, teniendo como
referencia los principios rectores de la Ley de Contratación Estatal (Ley 80 de 1993), los
decretos reglamentarios, las cláusulas de los contratos, los pliegos de condiciones y demás
documentos que originaron la relación contractual entre el DEPARTAMENTO y el
Contratista: consultor/ constructor / concesionario / proveedor/ profesional/ otros.
La Interventoría implica una posición imparcial en todos los aspectos de la ejecución del
contrato, por tanto se reflejará en la interpretación del contrato y en la toma de deci-
siones. La Interventoría debe ser consecuente en sus objetivos principales:
Controlar: Este objetivo es el más importante y se logra por medio de una labor de
inspección, colaboración, asesoría, supervisión, comprobación y evaluación, labor
planeada y ejecutada de manera permanente sobre todas las etapas del desarrollo
del contrato, con el fin de establecer si la ejecución se ajusta a lo pactado.
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Asegurar mediante una interventoría proactiva, la calidad del desarrollo del objeto
del contrato.
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Desde los siguientes tópicos se pueden medir los alcances de la Interventoría: Técnico,
financiero, administrativo y legal.
32.6.2 Financiera
Objetivo: Verificar la el adecuado desarrollo financiero desde el inicio del contrato hasta la
liquidación del mismo, de modo que permita realizar un seguimiento económico de todas
las transacciones involucradas.
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32.6.3 Legal
Algunas de las obligaciones, sin limitarse a ellas, que debe cumplir el interventor
designado o contratado por el DEPARTAMENTO son:
a.- Conocer plenamente el objeto del contrato, el sitio o área donde habrá de
ejecutarse el contrato, su ubicación, vecindades y accesos, áreas de trabajo y de
almacenamiento y todas las demás condiciones de la obra, los servicios
domiciliarios y aspectos de ocupación.
b.- Conocer y verificar las especificaciones técnicas y los planos de la obra, tanto
topográficos como técnicos (de suelos, estructurales, hidráulicos, sanitarios y/o
eléctricos) y arquitectónicos, con el fin de constatar la total pertinencia y
coordinación entre ellos, para su debida aplicación en la ejecución del objeto del
contrato. En el evento de no presentar igualdad entre las especificaciones
particulares establecidas en la cantidad de obras y las fijadas en las
especificaciones generales de construcción establecidas por la Administración,
primarán aquellas que figuren en los respectivos planos.
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c.- Establecer que las cantidades de la obra del contrato y las especificaciones
particulares del proyecto estén debida y completamente definidas, a partir de la
información suministrada, y presentar un informe al DEPARTAMENTO sobre
aspectos que puedan repercutir en el normal desarrollo del contrato, antes de
suscribir el Acta de Iniciación.
d.- Exigir al Contratista la entrega de los análisis de precios unitarios de todas las
actividades incluidas en la propuesta económica, cuando estos no hayan sido
solicitados dentro del proceso de selección.
6. Exigir y recibir del contratista, para efectos de revisión y control, informes ó previa a la
suscripción del acta de iniciación la actualización de la programación de los trabajos
entregada en la propuesta si es del caso.
32.7.1.2 Legales
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c. Revisar con el Contratista de obra antes y durante la ejecución del contrato, las
referencias topográficas (puntos topográficos, coordenadas y cotas), de tal forma
que le permitan al constructor localizar adecuadamente el proyecto sobre el
terreno. Exigirle al Contratista la permanencia de las referencias topográficas
establecidas, su protección, traslado o reposición cuando sea necesario. Participar
al inicio de la obra y en forma activa en el control de la ejecución de la localización
y el replanteo del proyecto, el diseño y ubicación de los campamentos y los sitios
de almacenamiento de materiales de obra y en general en todas las actividades
preliminares de la construcción.
d. Verificar que se cumpla con la calidad de las obras ejecutadas. Efectuar control
de calidad de los materiales a partir de lo establecido en las especificaciones
técnicas, control de la ejecución del proyecto, control de los métodos
constructivos, controles topográficos de las secciones, localización y nivelación de
los elementos estructurales. En caso de incumplimiento se abstendrá de recibir la
obra e informará por escrito lo correspondiente.
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l. Elaborar, con base en los cortes mensuales o quincenales de obra, las actas de
recibo parcial de obra y todos los hechos que sucedan en su ejecución, las cuales
suscribirá conjuntamente con el contratista. De igual manera deberá presentar un
informe mensual con una completa reseña fotográfica de la obra, correspondiente
al mes del informe.
ll. Exigir para la ejecución de la obra o del contrato, materiales, mano de obra y
elementos de primera calidad que estén conformes con las normas y
especificaciones establecidas en los planos, cantidades de obra y pliegos de
condiciones o cotización que hayan servido de base para la adjudicación del
contrato.
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m. Ordenar todos los análisis y pruebas de laboratorio que sean requeridos para
establecer exactamente las condiciones técnicas y/o de uso que demande el
correcto desarrollo del objeto contractual, y con base en los resultados de los
mismos proceder a su aprobación si son satisfactorios y llenan todos los requisitos
exigidos. Para el caso de obras civiles, en cuanto a los ensayos de los concretos se
deberá tener en cuenta lo establecido en el Código Colombiano de Construcciones
sismorresistentes. Para ensayos y aceptación de otros materiales se deberán usar
las condiciones estipuladas por el Icontec y códigos específicos que regulen la
materia.
n. Aportar copia de los resultados de todas las pruebas o ensayos que serán
conservados en el fólder del proyecto, discriminando la ubicación, orden y fechas
de ejecución.
r. Verificar que el contratista cuente con todos los medios y recursos para
mantener la seguridad dentro de la obra, brindando así seguridad a quienes allí
laboran y ocasionalmente transitan por los alrededores de la obra.
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2. Ordenar lo necesario para que la ejecución de los trabajos se lleve a cabo sin perjuicios
para terceros.
6. Resolver las consultas que presente el contratista y hacer las observaciones que estime
conveniente.
7. Emitir un concepto técnico previo sobre la adición y/o prorroga solicitada cuando debe
adicionarse el objeto y por tanto modificarse el valor y/o prorrogarse el plazo de
ejecución del contrato. en este sentido deberá p resentar para el trámite de aprobación y con
la anticipación suficiente los estudios que indiquen la necesidad realización de actividades
o acciones complementarias o adicionales estipulando, el plazo adicional que pueda ser
requerido para la ejecución de las mismas y las valoración de las mismas que constituirían
una modificación del valor y/o plazo de los contratos.
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10. Emitir un concepto técnico previo sobre la suspensión del contrato que se solicite y
someterlo a la aprobación por parte del Secretario Delegado para contratar y elaborar el
acta respectiva cuando por causas de fuerza mayor, no imputables ni a la Interventoría, ni
al Contratista o al DEPARTAMENTO, deba suspenderse temporalmente el contrato. Una
vez recibida la comunicación de aprobación, procederá a suscribir conjuntamente con el
contratista y Secretario Delegado un acta denominada de suspensión temporal.
12. Realizar una verificación previa a la entrega de la obra, bien o servicio contratado, a fin
de constatar el cumplimiento del contrato y ordenar el mejoramiento de aspectos
deficientes.
14. Firmar en compañía del Secretario Delegado para contratar el acta de liquidación final
del contrato, dejando constancia de las reclamaciones que se presenten y de los asuntos
que no se hubiesen podido superar de común acuerdo entre las partes del contrato.
15. Dar información de todo acto relacionado con el contrato a cualquier autoridad
competente que la requiera.
32.7.2.2 Legales
3.- En caso de ampliación del plazo ó suspensión del contrato, verificar que el contratista
amplíe los plazos de las pólizas respectivas y éstas sean debidamente aprobadas.
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8. Elaborar, revisar, suscribir y radicar las actas y demás documentos necesarios para la
ejecución de los contratos, incluyendo las actas de pago, de recibo parcial, ajuste,
suspensión, reiniciación, pólizas etc.
10. Cumplir y hacer que se cumpla por parte del contratista, lo establecido la Ley
relacionado con el Sistema General de Seguridad Social Integral y los aportes parafiscales
cuando a ellos hubiere lugar.
11. Emitir conceptos de acuerdo con las solicitudes presentadas por el Contratista.
13. Controlar los amparos de la garantía única (manejo del anticipo, cumplimiento del
contrato, calidad de los bienes y/o servicios, responsabilidad civil extracontractual,
prestaciones sociales, etc.) y la vigencia (término de duración) de cada uno de ellos, ante
un posible incumplimiento por parte del contratista de conformidad con lo pactado en el
contrato.
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32.7.2.3 Financieras
3. Si se pactó anticipo, hacer entrega del mismo previa verificación del cumplimiento de
los requisitos establecidos para ello.
5. Si en la forma de pago del contrato se tiene pago anticipado, realizar la entrega del
mismo una vez perfeccionado y legalizado el contrato.
6. Radicar los documentos para pago y llevar un estricto control sobre el valor apropiado y
reservado para el contrato.
1.- Exigir de conformidad con la naturaleza del contrato, el informe final consolidado de
las actividades o acciones adelantadas durante el plazo contractual.
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32.7.3.2 Legales
2. Para contratos de obra pública: Elaborar y suscribir con el contratista el acta de Recibo
Final de Obra relacionando en la misma las cantidades finales definitivas y las situaciones
presentadas en el contrato de obra, tales como las prorrogas, suspensiones, ampliaciones,
mayores cantidades de obra, adiciones y estado de la obra ejecutada.
3. Elaborar y suscribir con el Contratista el Acta de Liquidación del contrato asumiendo así
plena responsabilidad por la veracidad de la información en ella contenida, y en esa
medida garantizar el cumplimiento de todas y cada una de las obligaciones contractuales
de las partes.
32.7.3.3 Financieras
1. Cancelar, si a ello hubiere lugar, la cuenta bancaria que sirvió para el manejo del
anticipo del contrato.
32.8 ACTAS
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32.8.1 Definición
32.8.2.1 Acta de inicio: Documento que determina el comienzo del plazo contractual.
Marca el inicio del desarrollo físico del contrato y por tanto, el punto de partida para el
control del plazo y seguimiento por parte del Interventor.
32.8.2.2 Acta de obra, de entrega del bien o del servicio: Su finalidad es la de registrar la
obra, el bien o servicio que se pacta en el contrato.
32.8.2.3 Acta de pago parcial: Corresponde al pago que se efectúa una vez ejecutado un
determinado porcentaje del objeto contratado o al cabo de un determinado período.
32.8.2.4 Acta de precios no previstos: Puede darse en aquellos contratos pactados por
precios unitarios y globalizados donde circunstancias externas imprevistas alteran los
precios del mercado. La ley permite reajustes con el objeto de no romper el equilibrio de
la ecuación contractual. El Interventor debe tener presente que este reajuste debe ser
autorizado por el ordenador del gasto y que implica una modificación al contrato.
32.8.2.6 Acta de reiniciación: Una vez superados los inconvenientes que hayan motivado
la suspensión del contrato, se elaborará nueva acta que dará continuidad al mismo.
32.8.2.8 Acta de liquidación final: En ésta el Secretario Delegado ó el ordenador del gasto,
el Interventor y el Contratista declaran conjuntamente que se dio cumplimiento a todas
las obras, bienes y servicios pactados originalmente, dentro del tiempo previsto y además
declaran encontrarse a paz y salvo.
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El interventor deberá presentar al Secretario Delegado para contratar el informe final del
Contrato, dentro del cual incluirá su concepto respecto a la calidad de obra, bien o
servicio y al cumplimiento contractual del contratista, esto con el fin de que la
Administración tenga una base legal y cierta para certificar o hacer constar cualquier
hecho en estos aspectos.
34.1 Debe definirse desde los estudios previos si el objeto del contrato va a desarrollarse
directamente por la entidad ejecutora, porque se ha demostrado su capacidad
administrativa y operacional para ejecutar el objeto contractual directamente, ó si lo hará
a través de procesos de selección del contratista de acuerdo con los procedimientos
previstos en las normas contractuales.
Los recursos del Departamento se girarán a una cuenta especial abierta para los fines
exclusivos del convenio. De conformidad con la disponibilidad de recursos de Tesorería, el
giro se efectuará por la totalidad de los recursos a dicha cuenta. Si no pudiere efectuarse
el giro total se efectuarán giros parciales de conformidad con lo que se estipule en el
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Convenio. A partir de la fecha del giro de los recursos, empezará a correr el plazo
contractual.
34.3 De la cuenta especial, destinada para los fines del Convenio, se girarán los siguientes
porcentajes, si no se pacta contractualmente unos diferentes:
50%: Con los contratos de obra debidamente perfeccionados y legalizados. Para pagar lo
que corresponda al anticipo de los mismos.
34.4 El control técnico del objeto del Convenio, estará a cargo única y exclusivamente de
la entidad ejecutora. La supervisión del Convenio no asumirá responsabilidad alguna por
este aspecto.
34.5 Las funciones del supervisor designado por el Departamento para los convenios
Interadministrativos son de carácter administrativo y financiero exclusivamente de
conformidad con las actividades que se detallan a continuación:
a.- Verificar que los aportes del Departamento sean incorporados en el presupuesto de la
entidad ejecutora.
b.- Verificar la apertura a la cuenta bancaria del convenio por parte de la entidad
ejecutora del mismo.
c.- Autorizar los desembolsos del Convenio una vez la entidad ejecutora envíe copia de los
contratos y sus anexos. (Resolución de adjudicación, pólizas, certificado de aprobación de
pólizas, publicación y pago de timbre si hay lugar).
e.- Recibir los productos ó metas físicas que componen el objeto del contrato. Bajo la
exclusiva responsabiliad del ente ejecutor.
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