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El Sistema Empresa
(Las empresas comienzan a preocuparse más por los empleados, tanto en los aspectos
específicos del trabajo como en los aspectos motivacionales y participativos)
A las empresas se las define como Sistemas Abiertos, ya que intercambian información,
materiales y energía con su medio ambiente. La empresa desarrolla cierta capacidad adaptativa
respecto de los cambios del medio ambiente, llevando a que la misma funcione en un estado
estable o en equilibrio dinámico.
Continua, Adaptativa
Contabilidad
Gerencial Operativa
Orientación Toma de Decisiones Control Patrimonial
Información Integra Información Registra sobre info. Histórica
Objetivo Planeamiento y Control Valuación, Registración y Control
Enfoque Principal Gestión Patrimonio y Financiero
Criterio Principal Eficiencia Seguridad y Protección Patrimonio
Orientación Pasado-Presente y Futuro Pasado y Presente
Valuación Monetaria y Operativa Monetaria
Periodicidad Operativa Periódica
Usuarios Internos Externos
Atributos de la Info Oportuna y Eficaz Verificables y Comparables
Guía Básica Características Operativas Normas Contables y Legales
Transacciones y
Hechos Sobre Base Económica Sobre Base Jurídica
Los contadores tienen que ser usuarios de un sistema de contabilidad programado por un lic. en
computación o un programador, no pueden ponerse a programar, sino que deben usarlos
inteligentemente.
Los profesionales en Ciencias Económicas deben opinar en la definición del sistema. La función
del mismo es integrar un sistema computarizado que brinde información útil para el análisis,
toma de decisiones y que solucione los problemas de una empresa en particular.
Bibliografía:
Si lo deseado difiere de lo que se tiene en realidad entonces estamos frente a un problema, por
lo que habrá que tomar decisiones para solucionarlo. Entonces tendremos que detectar cuales
son las causas del problema, es decir los desvíos del porque la realidad es distinta de lo
deseado. Luego habrá que buscar alternativas posibles para solucionar el problema, los
distintos caminos de acción que me conducen a lo deseado. Entonces tendré que analizar las
distintas alternativas, analizar costos, etc.
La Toma de Decisiones:
Decidir: Es la acción humana que enfrentada al suceso externo debe identificar los futuros
estados de ese suceso y determinar posibles cursos de acción, que respondan a pautas
preferidas o preestablecidas.
La toma de decisiones es un proceso en el que uno escoge entre dos o más alternativas.
Tipos de Decisiones
Programadas: Son así en la medida que son repetitivas y se ha desarrollado un método definido
para manejarlas. Se basan en soluciones anteriores y se apoyan en un procedimiento, regla o
política.
Son situaciones que no están estructuradas por impredecibles, variables e inestables, por lo que
ante la aparición del problema se debe hacer el proceso de decisión.
La Teoría General de Sistemas busca encontrar un marco teórico para describir las relaciones
del mundo empírico. La aplicación de la Teoría de Sistemas intenta separar los planteos
erróneos del “espacialismo “ con que se encaraban los estudios económicos y adm en los años
70’. En esos años la ciencia buscaba deducir la explicación del todo a partir de las explicaciones
de las partes, este es el modo analítico de pensar.
En cambio, el modo sintético de pensar, analiza las partes como parte de un sistema más
amplio y expuesto en términos de su papel dentro del sistema.
(La Teoría General de Sistema primero mira el todo y luego a partir del todo se analiza cada
parte en particular).
Ackoff respecto a la naturaleza de los sistemas expreso lo siguiente: “un sistema es un conjunto
de dos o mas elementos que satisface las siguientes tres condiciones:
De acuerdo con lo anterior, un sistema es un todo que no puede ser dividido en partes
independientes. De esto se derivan dos de sus propiedades más importantes:
• Cada parte de un sistema tiene propiedades que se pierden cuando se separan del
sistema
• Cada sistema tiene algunas propiedades, esenciales, que no tiene ninguna de sus
partes
Principios de los Sistemas (Enfocado en Sistemas de Información Contable)
Determinismo: Todo fenómeno del conjunto que actué a través de los sistemas es resultado de
causas definidas (Relac. Causa-Efecto)
Equifinalidad: El sistema debe diseñarse para alcanzar un mismo objetivo a través de acciones,
premios, etc. (se puede lograr el mismo objetivo por distintos caminos)
(En un Sistema abstracto los límites son determinados de acuerdo al nivel de percepción,
intención y objetivos del observador respecto del funcionamiento interno del sistema)
3. Entradas y Salidas: Una entrada es cualquier ingreso del ambiente al sistema, y una
salida es cualquier elemento que sale del sistema, atravesando los límites hacia el
ambiente. ( En ciertos sistemas se genera una corriente de control en las entradas de
modo que detecte los errores previamente a su ingreso)
Dentro del sistema debe existir algún medio de transferencia de la información que representan
estas salidas, de manera que cada subsistema pueda realizar su trabajo interactuando con los
demás. Estas interacciones e interconexiones entre los subsistemas se llaman interfases. (Una
nota de pedido seria una interfase entre el sistema de cliente y el sistema de comercialización).
En todo proceso de control existen entonces elementos esenciales que son los siguientes:
Clases de Sistemas
Los sistemas abiertos son los que intercambian información, materiales y energía con su
ambiente. Presentan la característica de ser adaptativos respecto a los cambios que se
producen en su ambiente; esto es ase ajustan a los cambios de su medio ambiente de forma tal
de preservar su existencia. (este mecanismo de respuesta y adaptación de los sistemas al
medio ambiente se llama homeostasis)
En cambio, los sistemas cerrados son auto contenidos, no interactúan con el medio ambiente.
Cuando un sistema trabaja de una manera previsible, cuando la interacción de sus elementos
se conoce con certeza y cuando la evolución del mismo se puede determinar con precisión a
partir del conocimiento de su estado actual y de sus operaciones, se dice que el sistema es
determinístico.
Sistema Hombre-Maquina
Un elemento esencial es el lenguaje que puede ser definido como el medio de expresión que
deforma a la información, poniendo en signos externos entendibles los conceptos teóricos que
se desean transmitir.
Para que la Información sea eficaz debe tener 4 características básicas:
Algunos aspectos negativos, que pueden ser expresados como los errores que con mayor
frecuencia se presentan cuando del manejo de Información se trata:
Desde una Perspectiva Situacional de la empresa dentro del entorno en que actúa, podemos
identificar dos tipos básicos de información: la información interna y la información del contexto.
Desde una Perspectiva Temporal es posible clasificarla como reflejando el pasado, el presente
y el futuro de la operación
Desde una Perspectiva Funcional, tenemos información para el planeamiento, para el control y
para la toma de decisiones.
La Información Contable debe ser UTIL, para ello debe cumplir 3 condiciones:
Para poder determinar el valor de la información debemos preguntarnos que esperamos de ella.
La diferencia entre estos valores representa el máximo que podemos incrementar nuestra
ganancia esperada por medio de la información.
Como este análisis lo hacemos con respecto a la información perfecto es obvio que debe
pagarse menos de este valor si sospechamos, como ocurre siempre, que la información no será
perfecta.
Bibliografía:
Faga Cap 2 y 3
Mario Bertoletti “Economía de la Información”
Como casi todos los recursos de una organización, la información presenta el conocido
fenómeno de los rendimientos decrecientes: pasado un cierto nivel de información, incrementos
de ella producen incrementos del valor de la información cada vez menores.
La información tiene valor porque reduce nuestra incertidumbre acerca de la naturaleza del
mundo que nos rodea. Esa es la función y ese es el valor de la información: reducir nuestra
incertidumbre acerca del mundo que nos rodea y por lo tanto permitirnos tomar mejores
decisiones.
Teoría de la Decisión
Podemos decir que decidir es elegir uno entre varios modos alternativos de actuar. Hay que
decidir cuando hay que hacer algo, pero hay más de una manera diferente de hacerlo.
El criterio de decisión del valor esperado puede enunciarse así: elegir la alternativa que
maximice el valor esperado de la utilidad. Es decir, hay que calcular el valor esperado de cada
alternativa y elegir aquella que tenga mayor valor esperado.
En este problema de decisión las probabilidades asignadas a los diferentes estados juegan un
papel fundamental. Si esas probabilidades cambiasen, nuestra decisión podría modificarse.
Valor de la Información
Definimos el valor de la información como el incremento del valor esperado causado por la
información. El valor de la información es la diferencia entre el valor esperado con las
probabilidades a posteriori y el valor esperado de la alternativa óptima con las probabilidades a
priori.
La información no tiene valor per se, sino en función del problema a que se aplica. Podríamos
extender la conclusión y decir que el valor de la información depende de quien decide.
Criticas al Modelo
El modelo formado por las matrices de decisión e información y el método de cálculo del valor
de la información es un modelo cuantitativo que tiene ciertas deficiencias. Las principales son
las siguientes:
Enfoque Comunicacional: Utiliza metodologías para crear Sistemas de Información que traten
selectivamente los circuitos funcionales de la empresa
Enfoque Decisional: Busca comunicar información para que los niveles jerárquicos tomen
decisiones con racionalidad económica
Enfoque Conductista: Tiene como propósito ejercer influencia sobre la acción (como bajar la
estrategia de los niveles superiores a los mas bajos)
Lo que determina si se requiere la inclusión del PED en una organización o en algunos sectores
de ella, es si el sistema existente puede ser mejorado con la incorporación de esa tecnología.
En teoría si un sistema manual produce resultados eficientes y útiles, no habrá motivo para la
incorporación de computadoras. Pero ante un crecimiento en el volumen de las operaciones o
un aumento en la complejidad de los procedimientos o una mayor interrelación de las
actividades, con la incorporación de un sistema de PED se pueden obtener importantes
mejoras.
Los datos deben ser capturados lo mas cercado posible, tanto en tiempo como en espacio de la
fuente de transacción. Puede ser muy difícil y en ocasiones imposible, regresar y capturar datos
luego que una transacción ya ocurrió.
Registro: Para que los datos captados puedan ser utilizados, se deberán registrar de acuerdo
a las características del equipo utilizado por el sistema, a fin que sean utilizables por dicho
sistema
Identificación de datos: Los datos archivados deben identificarse para posibilitar su posterior
recuperación. A estos elementos individuales de los archivos se los llama campos. Cada datos
se identifica con un nombre y un valor asociado a el.
Clasificación de Datos: Cuando se registra una transacción, se debe efectuar sobre esta una
clasificación en base a algún o algunos atributos de la misma, de modo que invocando dicho
atributo a posteriori, la información pueda ser recuperada.
3. Producir Informes
Dentro de las salidas posibles la producción de informes adquiere especial significatividad. Toda
salida de un sistema de información debe alcanzar uno o más de los siguientes objetivos:
Dentro de esta función de emisión de informes se deben producir dos procesos sumamente
importantes a fin de aumentar la eficiencia en la utilización de los informes:
Filtrado de Información: Los Sistemas de Información deben contar con algún modelo que
permita filtrar del volumen total de datos recolectados, aquellos que no proporcionen una
información de real utilidad para los usuarios de esa información.
Una transacción es cualquier tarea, actividad o suceso, ya sea generado internamente o fuera
de la organización, que afecta a esta.
Los SPT tienen el objetivo de mejorar la eficacia y la eficiencia en el desarrollo de las
actividades rutinarias de una organización.
Los datos de tales transacción se almacenan para su uso posterior: para tenerlos registrados en
otra transacción posterior; para establecer comparaciones; para emitir informes. Vale decir que
los archivos de datos existentes también se usan como entrada de los STP
Los SPT proveen básicamente dos salidas. Una es la confección de documentos: facturas por
ventas, notas de créditos, recibos. La otra salida son los informes de operaciones, que son
resúmenes establecidos como salida rutinaria, que sintetizan la información de las
transacciones realizadas por el sistema.
• Operaciones Matemáticas: Los datos obtenidos son sometidos a una serie de cálculos,
a fin de obtener resultados útiles de acuerdo a cada operación.
• Clasificación: Es el agrupamiento de datos según alguna condición particular
• Ordenamiento: Es el proceso por el cual los datos se disponen según una secuencia o
sucesión pre-determinada
• Síntesis: La gran cantidad de datos de las transacciones se sintetizan de modo de
poder obtener una presentación mas breve y concisa
• Almacenamiento: Las organizaciones mantienen almacenados gran cantidad de
registros de eventos y operaciones que afectan su desempeño.
Como SIA se conoce al manejo de los datos orientados a tomar decisiones y resolver
problemas por parte de los administradores.
Al ser posible la identificación de los requerimientos de la información ante decisiones que con
cierta frecuencia vuelven a presentarse, el SIA, dispone la elaboración de esos informes y
reportes con forma y contenido preestablecidos, con la frecuencia solicitada, y en los cuales se
van incorporando los nuevos detalles aparecidos desde la ultima vez que se brindo información.
C) Sistema de Apoyo para la Toma de Decisiones (SAD)
EL SPT esta orientado hacia las operaciones. Por el contrario el SIA ayuda a los
administradores a resolver problemas y tomar decisiones altamente estructuradas. En tanto el
SAD esta dirigido a aquellas decisiones que no son de naturaleza recurrente y que
posiblemente no vuelvan a presentarse. El SAD ayuda a directores y administradores a tomar
este tipo de decisiones que implican situaciones únicas, no muy estructuradas.
Es muy difícil diseñar con anticipación tanto la forma como el contenido de los informes
necesarios, por lo que el SAD debe tener mucha mas flexibilidad que los otros sistemas de
información en lo referido al acceso a la base de datos y a otras fuentes externas de datos.
El SAD apoya, ayuda, pero de ninguna manera reemplaza el criterio del decidor.
Una función que tiene el SAD es la de crear nueva información, analizando la que se posee mas
la incorporación de datos proporcionados por otras fuentes. Esta creación de información surge
de interrelacionar todos esos datos en un modelo que permita proporcionar información
adicional a la utilizada par armar dicho modelo.
Las Herramientas del SAD son: Un mecanismo de Interfaz (como se relaciona), Subsistemas de
Datos (Medio para recuperar datos mediante un sofá especial) y Subsistemas de Modelos
(almacena y recupera el modelo requerido).
Las características distintivas de cada función hace que estas tengan necesidades especificas
de información por lo que podría llegar a considerarse un sistema de información de ayuda para
cada una de ellas.
Estos dos Sistemas están relacionados entre si porque se usan en decisiones no estructuradas;
esto lleva que el Sistema Experto se desprenda del Sistemas de Apoyo a Decisiones para
problemas no estructurados y alta incertidumbre.
Sistemas Expertos: Son reglas que imitan el conocimiento humano. Contienen bases de
conocimiento con reglas empíricas.
El área del conocimiento se establece como un sistema de reglas que son verificadas contra
hechos que describen la situación real (Si A entonces B)
Produce cadenas de inferencia, que son como el sistema uso reglas para extraer conclusiones.
Los marcos son estructura de Datos, y estos marcos son redes de nodos y relaciones
organizadas con cierta jerarquía.
El Sistema de Información como Ventaja Competitiva (del Libro de Porter que habla de
Cadena de Valor)
Bibliografía
Volpentesta Cap 5
Seen Cap 13
Desinterés del personal clave, Resistencia al Cambio, Conflicto de Intereses, Apego al Sistema
Antiguo
Una metodología se define como una disposición lógica y secuencial de pasos y procedimientos
orientados hacia el desarrollo de una tarea.
A la metodología del Ciclo de Vida se la considera compuesta por 3 etapas: Análisis, Diseño e
Implementación. En nuestro caso, se le agregara en esta exposición una primera etapa de
Síntesis.
Esta metodología es especialmente apropiada para aquellos estudios en los cuales los
requerimientos del sistema son predecibles debido a su alta estructuración.
También permite manejar es estudio como un proyecto en el cual una de las etapas del
desarrollo esta bien definida, por lo que también esta metodología resulta apropiada para la
creación de grandes sistemas.
La metodología del Ciclo de Vida consta de cuatro etapas que a su vez están formadas por
distintas fases, donde cada una de ellas desarrolla distintas actividades y obtiene resultados
concretos.
1. Etapa de Síntesis
Fases: Investigación Preliminar
La realiza una persona de la empresa o una ajena a ella; su actividad es realizar un estudio
sobre un sistema actual para tratar de mejorarlo o la creación de uno. Lo anterior puede
comenzar por la detección de amenazas, como por el aprovechamiento de oportunidades.
Esta es una fase introductoria que no aporta alternativas de solución, más bien permite a la
gente de sistemas comprender la solicitud del estudio a fin de elaborar un panorama sincrético,
en base al cual se determina por medio del estudio de factibilidad, la aceptación o rechazo del
trabajo.
A. Definir el Objeto de Estudio: Se define el objetivo del estudio como las tareas que va a
involucrar. (que se requiere y porque motivos).
B. Trazar el Panorama Sincrético: Para trazar el Panorama Sincrético hay que hacer una
búsqueda de información que abarque los aspectos de la organización y su ambiente y
de esta manera comprender el suprasistema que contiene el sistema que va a ser
estudiado.
C. Evaluar la Factibilidad: Aclara los riesgos o beneficioso que puede llegar a ser el
sistema en estudio. Tipos de Factibilidad
Factibilidad Técnica: Evalúa si los medios técnicos existentes son los apropiados para la
implementación del sistema.
Factibilidad Operativa: Si va a ser usado el nuevo sistema de info en la org, si están capacitados
para hacerlo funcionar.
Factibilidad Económica: Determinar si los beneficios relativos al nuevo sistema son mayores a
sus costos
Factibilidad Organizativa: Grado en que los distintos rangos de la organización tiran para el
mismo lado (Interpretar el clima y la cultura organizacional)
Entrevistas: Solo se consideran entrevistas con personal técnico o ejecutivo. Sirve para conocer
las reales motivaciones y problemas.
Observación y Visitas: Lo realiza la gente de Sistemas para obtener una visión global de la
organización.
2. Etapa de Análisis
Es el estudio que se realiza sobre un sistema actual de la organización para determinar donde
son necesarios los cambios que la mejoren. Interesa estudiar el sistema actual para comprender
las necesidades y requerimientos del nuevo sistema.
La única forma de poder investigar cuales son las necesidades y requerimientos es estudiando
el sistema actual, recopilando todos los datos relacionados a este.
(La entrevista puede ser estructurada y no estructuradas, debe se clara, apropiada, etc….)
Se usan cuando hay que entrevistar a mucha gente, son en forma anónima habitualmente y
pueden ser cuestionarios abiertos o cerrados.
Lo malo es que el que haya alguien observando hace cambiar el ambiente del trabajo (la
observación puede ser participativa o externa).
Árboles de Decisión
Se expresa como una sucesión encadenada de condiciones que desembocan en una acción.
Tablas de Decisión
Son matrices donde se vuelcan en columnas y filas las condiciones y las acciones.
Tabla de Entrada Limitada: Son aquellas en que los valores de las condiciones pueden ser
únicamente SI o NO y las condiciones se escriben en forma de pregunta. Mientras que los
valores de las acciones se coloca en cada una X
Tabla de Entrada Extendida: Las condiciones pueden asumir más de dos valores y las acciones
en vez de valorarse con una X se les coloca la acción específica a efectuar.
Tabla de Entrada Mixta: Se combinan en una misma tabla características de las dos tablas
anteriores.
Encadenamiento de Tablas: Cuando los problemas a resolver son muy complejos se puede
recurrir a otra tabla y esta se llama encadenamiento. Estas tablas pueden ser:
Cerradas: Reciben de otra instrucciones de ejecución de acciones y una vez cumplida, la ultima
acción es retornar a la tabla anterior.
( Ver Prácticos)
Lenguaje Estructurado
Se utilizan para procesos no tan complejos, se expresan por medio de acciones directas como “
sumar facturas, luego archivarlas”.
Estructura Decisional: Cuando ante una condición se puede emprender mas de una acción es
necesario utilizar la estructura decisional.
Estructura Iterativa: Operaciones que se repiten una y otra vez hasta que se logre un
determinado resultado o mientras se presenten ciertas condiciones.
Cursogramas
Las ventajas son que resulta más sencillo y rápido apreciar un proceso que leer una norma, su
poder de síntesis permite ubicar a cualquier lector en el tema,.
Se tratan de obtener conclusiones sobre la eficacia y eficiencia del sistema a la luz de los
objetivos identificados en el inicio del estudio, más precisamente, en base a la determinación del
panorama sincrético.
Del análisis y evaluación que se hace de la eficiencia y eficacia del sistema en curso surgirán
los requerimientos a satisfacer del nuevo diseño. Los requerimientos son los detalles y
características que deben estar presentes en el nuevo sistema de modo que este actué con un
desempeño superior al anterior. ( por ejemplo, baja de costos, mejorar atención clientes, etc.)
Herramientas
Técnica del Interrogatorio: Conjunto de preguntas, cuyas respuestas brindan los elementos
necesarios en los que se basaran las conclusiones.
Capacidad: Se determina por la aptitud del sistema para alcanzar los objetivos que se tuvieron
en cuenta al momento de recomendar su funcionamiento.
Comunicación: Se evalúa como el sistema difunde la información entre los distintos sectores
para coordinar e integrar tareas.
3. Etapa de Diseño
La etapa de diseño es una etapa de síntesis, ya que necesita agrupar todas las partes que se
separaron de modo que finalmente conformen un conjunto unificado.
El Método del diseño se inicia con formulaciones generales en las cuales no se consideran los
detalles. Una vez realizado ese diseño general se realiza una prueba de factibilidad que si se
resuelve positivamente, habilita para entrar en la siguiente fase de diseño detallado.
El sistema debe ser sencillo y que no de lugar a confusión por parte del personal de la
organización.
En esta etapa el sistema pasa por un estudio de factibilidad y debe ser aprobado por el personal
de línea que va a ser el usuario del mismo y por ello no debe entrarse en detalle.
Se especifica la vista en el diseño general, determinando quien hace cada cosa y como. Se
lleva al papel el sistema ( se formaliza). Se diseñan las herramientas: cursogramas,
organigramas, DFD, manuales, normas, es decir se elabora un programa de implementación.
Secuencia de Diseño
Cabe señalar que la secuencia de actividades varia dependiendo de la naturaleza del sistema,
pero sin embargo una manera común de comenzar el diseño es por sus salidas.
B. Diseño de las entradas: Después de determinar lo que el usuario necesita como salida, se
requiere diseñar las entradas que van a producir esas salidas.
D. Diseño de Procedimientos: Los procedimientos se especifican para todo el personal que esta
o va a estar vinculado al sistema, determinando que tareas deben ejecutarse y quienes son los
responsables de las mismas.
Finalmente se prueba el sistema. Los hombres de sistemas junto a los usuarios reunirán los
elementos necesarios para preparar y efectuar una prueba integra del funcionamiento de las
actividades del sistema.
Las pruebas se hacen con el explicito objetivo de hallar errores, esto significa que se busca que
el sistema falle.
La aprobación de los resultados de las pruebas corresponde a los usuarios, quienes deberán
expresar su satisfacción respecto a que el sistema cubre todas sus expectativas.
4. Etapa de Implementación
Representa las tareas por las cuales el nuevo sistema es llevado a la práctica reemplazando al
anterior.
Tiene como objetivo obtener un programa de implementación de modo de coordinar los distintos
sectores para lograr la efectiva puesta en marcha.
En esta fase se programan las actividades necesarias para lograr la implementación ( que
actividades y cuando deben realizarse); elaborar las instrucciones de la implementación y la
determinación del personal y la asignación de las responsabilidades.
Para operar bien los sistemas, el personal relacionado con su uso, debe recibir las suficientes
capacitaciones y entrenamientos que les permita conocer como deben utilizarlo, sus funciones,
etc.
La conversión significa el reemplazo del sistema anterior por el nuevo sistema. Hay que
traspasar archivos, o sea compatibilizar los datos de esos archivos al formato y estructura del
nuevo archivo, para después poder cargarlos al mismo.
Los métodos tradicionales de conversión son:
Trabajo en Paralelo: Opera el sistema nuevo en forma paralela al viejo ( Bueno, ante
inconvenientes tiene el antiguo sistema, puede comparar. Malo: altos costos, resistencia al
cambio.
Sistema Piloto: Se prueba el sistema en un solo sector o unidad; si tiene éxito se implementa en
toda la organización por medio de los anteriores métodos.
Arranque por Fases: Se implementa el nuevo sistema mediante módulos, en caso que uno
tengo problemas se puede volver atrás fácilmente.
Una vez que el sistema fue implementado, se verifica que todo funcione como fue planeado. Tal
vez sea necesario hacer reparaciones o mejoras que adapten el sistema a situaciones
novedosas.
El mantenimiento se hace hasta que el sistema deja de ser útil y ahí comienza el estudio para
reemplazarlo por un nuevo sistema.
También puede mostrarse cuales son las funciones lógicas básicas y los requerimientos del
sistema, sin entrar a considerar los detalles de su implementación física actual o futura.
El diseño físico de los archivos, programas y métodos de entrada/salida deberá ser hecho por
alguien que tenga un conocimiento técnico actualizado, basado en la comprensión de los
requerimientos lógicos completos del sistema.
El análisis estructurado se orienta a especificar que es lo que hace o debe hacer un sistema,
independientemente de la manera en que esto se lleva a cabo, es decir, independientemente de
la forma física en que se ejecuten las actividades. El sistema se explica por medio de modelos
gráficos que siguen el flujo de datos mostrando que datos circulan por el sistema, cuales se
almacenan, cuales ingresan y cuales egresan.
Las dos herramientas más utilizadas son: El Diagrama Lógico de Flujo de Datos y el Diccionario
de Datos.
Representa la descripción lógica del flujo de datos del mismo, independientemente de sus
componentes físicos.
Los DFD utilizan solo cuatro símbolos, que al igual que los conceptos que representan se
encuentran en un nivel lógico:
2. Flujo de Datos: Representa tanto a un dato individual como un conjunto de datos que
pasan de un proceso a otro por algún medio físico como informes, notas de ventas.
La punta de la flecha indica la dirección del flujo y durante su recorrido debe describirse de
manera conveniente su contenido.
Diccionario de Datos
Nombre
Descripción
Sinónimos
Longitud
Descripción de las Estructuras de Datos: Dentro de una estructura de datos se dan diferentes
tipos de relaciones entre sus componentes que es útil identificar y diferenciar.
Relación Permanente significa que dentro de la estructura de datos existen componentes que
siempre deben incluirse para lograr una completa descripción de los mismos. Por Ej.: Nombre,
Cliente
“ El DFD muestra las fuentes y destinos de los datos ( en consecuencia los limites del sistema),
identifica y asigna nombre a las funciones lógicas, identifica y da nombre a los grupos de
elementos de datos que conectan una función con otra, e identifica los almacenamientos de
datos a los cuales tienen acceso. Se analiza cada flujo de datos y sus estructuras y las
definiciones de sus elementos de datos componentes se almacenan en el diccionario de datos.
Cada función lógica puede ser fraccionada en diagramas de flujo de datos mas detallados.
Cuando ya no resulta de utilidad subdividir las funciones lógicas se expresa su lógica externa
empresaria utilizando árboles de decisión, lenguaje estructurado y otras herramientas. Los
contenidos de cada almacenamiento de datos son analizados y almacenados en el diccionario
de datos.
Estos documentos configuran una descripción completa del sistema, ya sea el sistema existente
en una empresa o el nuevo sistema que se va a construir. Cuando se ha preparado el paquete
completo para el nuevo sistema tenemos una especificación funcional lógica, una presentación
detallada de lo que hará el sistema, la cual es, en lo posible, independiente de las
consideraciones físicas de cómo será implementado. Este tipo de especificación funcional
brindara al diseñador una idea clara del resultado final que debe alcanzar y una evidencia
escrita de las preferencias del usuario para los casos en que haya que adoptar soluciones de
compromiso. En este punto el analista transfiere la responsabilidad primaria del trabajo técnico
a un diseñador, y continua con los otros aspectos del proyecto ( tales como planificar la prueba
y aceptación del sistema).
Si el analista y el diseñador son una misma persona, esta ahora cambia de sombrero y mira la
especificación funcional lógica con los ojos de un diseñador, confiado en el conocimiento de que
la misma representa una base firme de requerimientos a partir de los cuales debe diseñarse el
sistema.
Cuando se utiliza combinado con otra metodología de estudio de sistemas es útil para identificar
los requerimientos del sistema o su factibilidad o para evaluar su diseño o una aplicación
determinada.
2. Construcción de un Prototipo
La construcción del primer prototipo esta a cargo del hombre de sistemas, quien desarrolla
rápidamente en el menor tiempo posible, un sistema que funcione; esto quiere decir un sistema
que proporcione las salidas que los usuarios buscaban.
El usuario debe usuario debe comprender que ese prototipo al responder solo a unas pocas
necesidades básicas, se encuentra incompleto, y que básicamente sirve para que lo vaya
probando y para estimular y generar nuevas ideas hacia otras direcciones.
El usuario debe comenzar a utilizarlo para realizar la evaluación del mismo, tratando de ganar
experiencia que le permita entenderlo y establecer que hace o que no hace el sistema para
satisfacer sus necesidades.
Estableciendo su finalización cuando la evolución del sistema determina que este ha crecido lo
suficiente como para satisfacer todas las necesidades y que por otro lado incluye todas las
características necesarias.
También se considera finalizado el proceso cuando se considera que una nueva iteración no
agregaría nada de valor al sistema.
La metodología del Diseño Evolutivo contrasta con todas las otras metodologías, ya que en
estas el énfasis esta puesto en la definición precisa, durante el desarrollo de las primeras fases,
de las necesidades del usuario y de los requerimientos del sistema, seguido de un minucioso y
sistemático desarrollo posterior. En tanto el diseño evolutivo pone énfasis en la rapidez de la
respuesta que se le de al usuario en base a las necesidades que este pudo definir en forma no
muy precisa. Esta metodología es usada principalmente en sistemas de apoyo a las decisiones
y en sistemas administrativos muy sencillos y casi nunca se la utiliza para sistemas de
procesamiento de transacciones.
Pasos
1. Pedido de un Usuario
2. Representación Abreviada de los Requisitos
3. Especificaciones del Diseño del Prototipo
4. Creación del Sofá
5. Prueba de Modificaciones
Sistema del Proceso de Transacciones: Ordena, clasifica, resume, calcula los datos. Requiere
que los registros con los datos para registrar transacciones estén agrupados en archivos
( colecciones de datos) para ser procesador y almacenados.
Los datos deben estar organizados en conjuntos que hagan posible su procesamiento.
El objetivo de almacenar y organizar datos en una base de datos es representar las relaciones
entre las entidades de interés para la organización.
Los registros que contienen un archivo se almacenan juntos y son recabados por formas de
acceso.
Los sistemas de administración de base de datos no son sistemas de información, pero los dos
interactúan.
Existe independencia entre programas de aplicación y bases de datos, lo que permite modificar
uno sin modificar el otro.
Beyer trata de agrupar ambos conceptos en uno solo, al cual llamo Contabilidad de Eficiencia,
afirmando que un único sistema de registro debe dar satisfacción simultánea a los objetivos de
la contabilidad financiera y de la contabilidad gerencial.
El Modelo de Mc Carthy
Propone un modelo contable que tiene por finalidad integrar la contabilidad con el concepto de
base de datos y se denomina de “enterelacion” . Se fundamenta en que una base de datos es
un conjunto de entidades o entes del mundo real y relaciones entre estos entes.
El desarrollo de este modelo se orienta en los lineamientos del llamado Análisis Estructurado,
es decir que estos datos que representan una parte de la realidad se organicen de forma
estructurada. El proceso del análisis estructurado puede representarse gráficamente:
En el nivel 1 el sistema trata de ser un modelo de una parte de la realidad, que en el contexto de
la contabilidad es una empresa
En el nivel 2 la descripción de la realidad se refiere a aquellos aspectos que son de interés para
los usuarios del sistema, que para la contabilidad incluye información acerca de dos aspectos:
el estado económico de la empresa y los eventos que alteran ese estado económico
En el nivel 3 pasamos de la realidad al modelo de datos, el mismo intenta ser una descripción
de la estructura lógica del sistema tal como es vista por los usuarios.
El nivel 4 no es tratado en detalle, por cuanto debería ser resuelto en el tiempo de aplicación
práctica del modelo, dependiendo de las características y configuraciones del equipo de
computación que se utilice.
Capitulo 8 Sistemas de Información Contable
La Información aparece como interfaz abstracta en tanto existan sistemas u objetos y halla un
observador inteligente. El conocimiento del sistema objeto ( Empresa) y la compresión del
observador ( Contador) son condición necesarias para dar valor a los datos, resolver el método
para que sean convertidos en información y tratarlos en un modelo de decisión.
Para dar valor a los datos y luego transformarlos en información se usa el conjunto de reglas,
principios y normas generadas por la contabilidad que se aplican en el sistema contable con una
finalidad específica.
Objetivos del Sistema Contable: Deben proporcionar detalles para responder algunas de estas
preguntas
Cuando se diseña un sistema de información se debe separar el problema de las personas, hay
que enfocar solamente el problema, independientemente de las personas, tampoco se deben
fijar posiciones, sino poner criterio objetivo al problema.
El Contador como analista del sistema analiza lo que se quiere resolver, es decir, busca la
solución que un sistema de información debe brindar. El mismo es el intermediario entre los
usuarios y los programadores de un sistema. Los primeros son quienes tienen los problemas y
los segundos los que intentan crear sistemas que resuelvan los problemas.
El analista de sistemas encuentra difícil los requerimientos y problemas, debido que a veces no
tiene la suficiente información.
Además el gerente le cuesta explicar como decide, es decir como se realiza habitualmente la
toma de decisiones en la empresa, por lo que se complica al analista entender los problemas
que a este se le presentan con respecto a la obtención de la información.
Otro de los problemas es que el análisis puede verse abrumado por los detalles, ya sean de la
empresa o del mismo sistema de información a implantar.
El documento con los detalles del nuevo sistema, que puede llamarse especificación del
sistema, constituye una especie de contrato entre el usuario y el analista. Se busca llegar a que
el usuario diga “ si es esto lo que yo quiero” , entonces a partir de allí se busca hacer física el
sistema.
Para ello se grafica la secuencia del procedimiento en relación con los sectores que intervienen,
obteniendo así un Diagrama de Flujo Intersectorial o de encadenamiento intersectorial. Este
diagrama tiene la virtud de mostrar el flujo básico de la información y de los procedimientos
operativos que se generan en el sistema. ( Por Ej. Cursograma)
Los cursogramas implican definir una serie de secuencias de operaciones encadenadas dentro
de un procedimiento que circula por distintos sectores de la organización.
Ubicación de los Símbolos: Se ubican dentro de columnas, donde cada una de ellos representa
una unidad funcional de la organización.
Cruce de Líneas: En lo posible debe evitarse que las líneas de secuencias verticales y
horizontales se crucen. Si es necesario que atraviesen tanto símbolos como columnas, se
utilizaran puentes, en forma de media circunferencia.
Entradas y Salidas de líneas a Símbolos: La entrada de líneas puede hacerse por la parte
superior o lateral y su salida por la parte inferior o la parte lateral.
Formularios de Varios Ejemplares: Cuando haya que dibujar formularios con varias copias, se
dibujan superpuestos y desplazados tantas figuras como haya de copias.
Varios Ejemplares en un mismo formulario: Se identificara cada uno de los ejemplares con un
número de letra, número, color, etc.
Hoy existen nuevos enfoques de gestión que no solo buscan medir actividades y la gestión de la
organización con indicadores financieros.
Los cuadros de mandos integrales ( o tableros de control) proporcionan marco para considerar
estrategia de 4 marcos diferentes:
Este sistema permite redefinir relaciones con clientes, reestructurar procesos internos, enseñar
nuevas habilidades al personal y utilizar nuevas tecnologías de información, aprovechando
mejor los sistemas de información contables tanto financieros como gerenciales.
Aparece cultura centrada en trabajo en equipo para apoyar estrategia. La empresa crea nueva
organización basada en la estrategia y la característica común es que pone a la estrategia en el
centro.
A mediados del Siglo XX usaban el presupuesto como elemento de gestión e indicadores para
el accionista y normas de calidad.
En la actualidad, los mejores marcos financieros no captan toda la dinámica de los resultados
basados en el conocimiento, es decir en el capital intelectual. ( Relaciones con
clientes/Proveedores/Recursos Humanos) los conocidos bienes intangibles.
Para alcanzar resultados sostenidos en el tiempo están cambiando enfoques específicos por
visiones globales donde la estrategia es el centro del modelo de gestión
Diferenciación Competitiva
Las ventajas competitivas en el futuro dependerán de las nuevas tecnologías en los procesos y
de las innovaciones en los productos
Según Porter, hay 5 fuerzas competitivas que afectan utilidades
1. Competidores Potenciales
2. Productos Sustitutos
3. Poder Negociación Compradores
4. Poder de Negociación Proveedores
5. Competidores Actuales
• Liderazgo en Costos
• Diferenciación
• Enfoque ( Nicho de Mercado)
Las transacciones que realizan las empresas afectan el patrimonio de manera cualitativa y/o
cuantitativa.
El Sistema de Información debe estar alineado a la estrategia de la empresa. Esta necesita que
la información fluya para determinar actividades operativas y que otra información llegue a
tiempo y en forma organizada para la toma de decisiones, con el máximo conocimiento de
causa posible y para controlar el momento que se detecte una desviación entre lo previsto y lo
real.
El Circuito de Circularización y Procesos son gráficos que permitan seguir el desarrollo de los
factores integrantes del sistema de información de una empresa, también se denominan
cursogramas
Entre dirección superior e información contable existe una relación sujeto/objeto, en la que lo
más importante es el reconocimiento de las necesidades del sujeto que puedan ser satisfechas
con las cualidades del objeto.
La contabilidad puede y debe ser considerada como la base de datos empresarial, que
recogiendo y registrando los datos útiles para la empresa, tanto internos como externos
( perspectiva situacional), del pasado, del presente y proyecciones al futuro ( perspectiva
temporal), de la situación y movimientos patrimoniales, económicos y financieros de la
organización ( perspectiva operacional), los procese y emita y ponga a disposición de quien
deba utilizarla ( la dirección superior), la información que le permita llevar a cabo eficazmente su
gestión.
Cada uno de los participantes del proceso debe conocer con claridad que debe hacer, cuando
hacerlo y de que manera.
• Planeamiento de Futuro
• Administración, coordinación y control del presente
• Toma de decisiones permanente
Las tareas de planeamiento requieren de información interna y del contexto basada tanto en la
realidad del pasado, que nos indica cuales han sido las condiciones imperantes en otros
momentos en el entorno general, como del presente, que nos sitúa ante la realidad del
momento actual, y también del desarrollo de previsiones de futuro.
Así que el primer conjunto informático a ser considerado es el referido a los datos del contexto,
que son aquellos datos que reflejan el entorno que rodea la
organización. (Información relativa al contexto macro e información particular del
contexto micro).
De este modo, la dirección superior recogerá toda la información necesaria de entre toda la
información posible, para llevar a cabo las tareas de planeamiento y su correlato numérico, que
es la presupuestación.
Para las tareas de Adm., Coordinación y Control del presente; la información debe ser la misma
(en cuanto a su calificación), la única diferencia entre ambas es de orden temporal y la misma
información hoy considerada útil para las tareas de administrar, coordinar y controlar, mañana lo
será para efectuar una nueva planificación.
(Para Toma de Decisiones es igual, solo cambia a veces la necesidad de tiempo de info.)