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TIPOS DE DATOS
Al comienzo vimos que un dato es cualquier información que se introduce en una celda de Excel. Excel,
como programa de hoja de cálculo que es, puede trabajar no sólo con esos datos y realizar cálculos, sino
de otras formas.

Dependiendo del tipo de datos que introduzcas en una celda, Excel podrá trabajar con ese dato de una
manera o de otra. Por ejemplo, si introduces un número en una celda, Excel podrá sumar ese dato con
otro, pero si escribes un texto en una celda, Excel no podrá sumar ese dato con ningún otro.

Por tanto, es muy importante conocer cuáles son los tipos de datos que se pueden introducir en Excel,
puesto que ello determinará qué puedes hacer con esos datos.

Hay tres tipos de datos que se pueden introducir en Excel: texto, fechas y valores. En caso de que Excel
no pueda reconocer un dato como una fecha o como un valor, automáticamente lo considerará un texto. En
los siguientes apartados veremos los conceptos básicos de cada tipo, así como la manera de introducirlos
en las hojas de cálculo.

Texto

Los datos de tipo texto son cualquier combinación de letras, números y símbolos (puntos, guiones,
caracteres especiales, etcétera) que Excel no pueda considerar un valor o una fecha (en los dos
siguientes apartados veremos qué datos considera Excel que sean fechas o valores). En el caso de que
quieras forzar a Excel a que considere como de tipo texto un dato que puede considerar como fecha o
valor, introduce un apóstrofe (‘) delante del dato. Por ejemplo, 2345 es un dato que Excel considerará un
valor; sin embargo, si introduces ‘2345, Excel lo considerará como un dato de texto.

Frente a los otros dos tipos de datos, los de tipo texto se caracterizan porque no se puede operar
matemáticamente con ellos. Fundamentalmente se usan como rótulos para los datos de tipo valor o fecha,
para nombres y, en general, para realizar anotaciones de todo tipo. Los datos de tipo texto se alinean por
omisión con respecto al borde izquierdo de la celda en la que estén.

Puedes introducir cientos de caracteres en una celda, aunque es posible que no puedas verlos todos si la
celda no es lo suficientemente ancha y la que esté a la derecha contenga datos (consulta el apartado
«Desbordamiento» más adelante en este mismo capítulo).
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Fechas

El segundo tipo de datos que Excel distingue es el de fechas. Excel puede hacer operaciones con fechas;
por ejemplo, puede calcular cuántos días han pasado desde el 8 de noviembre de 1966, cuántos días hay
entre dos fechas, el tiempo transcurrido entre dos horas, etcétera.

Sin embargo, para que Excel pueda hacer todas esas operaciones (que se denominan aritmética de
fechas) es necesario que reconozca como fechas los datos que se introduzcan. Cuando las reconoce, Excel
alinea por omisión las fechas con respecto al lado derecho de la celda donde se introducen y las muestra
con un formato determinado.

Un formato es una modificación de la apariencia que un dato tiene en pantalla, pero que no altera al dato
en sí. Por ejemplo, un Renault Clio es un modelo de coche; el color concreto de cada Clio podría
considerarse un formato, puesto que sólo cambia la apariencia estética, pero no el coche en sí.

Llevado a Excel, un dato puede tener un formato de negrita o no, y eso hará que se vea distinto en
pantalla; sin embargo, el dato en sí no habrá cambiado, sino solamente su apariencia estética en la
pantalla. Más adelante hay un capítulo dedicado a los formatos.

Como te decía, es necesario que las fechas se introduzcan en las celdas de una forma que Excel pueda
reconocer para que las considere como tales (y además, lógicamente, tiene que ser una fecha válida). La
tabla 2.1 muestra todas las formas posibles.

Tabla 1.1. Forma que debe tener un dato para que

Excel lo reconozca como una fecha

Excel también reconoce la mayoría de las formas comunes de fechas. Si utilizas una de ellas (como por
ejemplo, 8/11), Excel la reconocerá como fecha, pero la introducirá en la celda con una de las formas de la
tabla 2.1.
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Consejo

Si quieres introducir la fecha actual en una celda, pulsa Ctrl+Mayus +, (coma), y si deseas insertar la hora
actual, pulsa Ctrl+Mayus+. (punto). Esto es distinto que utilizar una función para obtener la fecha y hora
actuales (hay un capítulo dedicado a las funciones más adelante), ya que al contrario de las funciones, que
actualizan la fecha y la hora cada vez que se abre el libro de trabajo, las fechas y horas introducidas así
no cambian por sí mismas.

Valores

El tercer y último tipo de dato que Excel reconoce es el tipo valor. Los valores son, en general, números y
se caracterizan fundamentalmente porque es posible realizar operaciones matemáticas con ellos.

Al igual que ocurre con las fechas, para que Excel considere que un dato es un valor debe poder
reconocerlo como tal, y para ello se deben introducir los valores con una forma aceptada por Excel.

Para estar seguro de que Excel reconoce un dato como un valor, sólo tienes que seguir estas dos sencillas
reglas:

1. Introduce sólo números (ni letras ni símbolos).

2. Los únicos símbolos que Excel reconoce como partes de un dato de tipo valor son los siguientes:
a) La coma decimal (para los números fraccionarios).
b) El punto de millar.
c) El símbolo € (euro) delante o detrás del número.
d) El signo menos (para los números negativos); si lo prefieres, también puedes usar paréntesis en
lugar del signo menos.
e) El símbolo de porcentaje (%) para introducir tantos por ciento; por ejemplo, 10% es lo mismo
que 0,1.
f) El signo de división para números fraccionarios; por ejemplo, 5 1/4 es lo mismo que 5,25.
g) El signo de exponenciación (E o e) para notaciones científicas; por ejemplo, 5,5E+02 es lo
mismo que 550.

Cuando Excel reconoce un dato como de tipo valor, lo alinea con respecto al borde derecho de la celda.
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El Euro

Un tipo especial de número es el que se utiliza para representar valores monetarios. Para escribir
cantidades monetarias, Excel pone a tu disposición un botón desplegable llamado Estilo de moneda en la
cinta de opciones, dentro del grupo de comandosMoneda (en la ficha Inicio), que te permite expresar el
valor que escribas en euros o en otras monedas (figura 1.1). A menos que le digas lo contrario con este
comando, Excel toma los valores monetarios primero como euros.

Figura 1.1. El botón Estilo moneda y la opción de Euro

que te permite expresar los valores de las celdas con
el símbolo del Euro

Además, desde Excel 2000, se incluye una herramienta para el euro, pero tienes que habilitarla en
Opciones de Excel: pulsa primero el Botón Office; ve a la pestaña Complementos y haz clic en el botón I r
del desplegable Administrar Complementos de Excel. Activa la casilla Herramientas para el Euro en la
ventana que aparece y acepta (es posible que Excel te pida una instalación para terminar).

Aviso

El botón Estilo de moneda lo único que hace es añadir el símbolo del Euro (u otro) al valor escrito en una
celda, pero no realiza ningún tipo de conversión ni de pesetas a euros ni viceversa.

Para convertir cantidades de pesetas a euros y viceversa debes introducir unas fórmulas muy sencillas.
Observa la figura 1.2. En la celda A1 hemos introducido el valor 1000 y en la B1 la fórmula que nos
permite convertir el valor de dicha celda a euros (observa que en la celda B1 aparece el valor 6,01, pero
en la barra de fórmulas se muestra la fórmula «=A1/166,386»). En las celdas A2 y B2 se realiza la
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conversión inversa. En este caso, la fórmula introducida en la celda B2 es «=A2*166,386».

Si habilitaste el complemento para el Euro, más fácil es el uso de la herramienta EuroValue EuroValue
(que instala el complemento), con la que tan solo tenemos que seleccionar una conversión y marcar la
casilla que contenga el valor que queramos convertir, sin embargo, con este método no tenemos una casilla
con su fórmula (figura 1.2).

Figura 1.2. Conversión de pesetas a euros y de euros a pesetas

Desbordamiento

El desbordamiento es un fenómeno que se produce cuando el dato que contiene una celda no cabe en el
tamaño de la misma. Entonces, dependiendo del tipo de dato del que se trate, el desbordamiento se
comportará de una manera o de otra.

Si el dato es de tipo texto pueden ocurrir dos cosas:

 Si la celda que hay a la derecha de la que se ha desbordado está vacía, Excel utilizará ese espacio
para mostrar el texto que no cabe en la celda en la que está el dato.
 Si la celda que hay a la derecha de la que se ha desbordado contiene un dato, Excel sólo mostrará
la parte del texto que quepa en la celda. Esto no altera para nada al dato en sí, sino únicamente a
la manera en la que aparece en pantalla (en este caso, truncado porque no hay sitio para que se
pueda ver en su totalidad).
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Si el dato es valor o fecha, entonces Excel mostrará en la celda las marcas de desbordamiento (#) para
avisarte (ten en cuenta que si sólo mostrase parte del número te podría inducir a error). De nuevo, el
dato en sí no cambia, sino únicamente la manera en la que aparece en pantalla (puedes comprobar que el
dato no ha cambiado seleccionando la celda en cuestión y mirando su contenido en la barra de fórmulas en
lugar de en la propia celda).

Hay varias maneras de solucionar un desbordamiento. Las más comunes son aumentar la anchura de la
celda o disminuir el tamaño de la fuente. Ambas las veremos más adelante. En la figura 1.3 puedes ver el
efecto que producen distintos desbordamientos.

Figura 1.3. El efecto que producen distintos desbordamientos

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GESTIONAR HOJAS DE GRAN TAMAÑO EN EXCEL

La mayoría de las hojas de cálculo con las que se trabaja en realidad se podrían calificar «de gran
tamaño», es decir, hojas cuyos datos ocupan más de lo que se puede ver en una sola pantalla.

En estas situaciones resulta muy interesante contar con diversas técnicas que facilitan enormemente el
trabajo.

Dividir

La técnica Dividir consiste en dividir la ventana del documento en dos o cuatro secciones. Una vez
dividida, en una de las secciones puedes ver la parte de la hoja de cálculo que te interese. Así es posible
tener a la vez en pantalla zonas muy distantes de la hoja de cálculo.

Para dividir la ventana ve a la ficha Vista de la cinta de opciones y ejecuta el comando Dividir dentro del
grupo Ventana. Verás que aparecen dos barras cruzadas que dividen la ventana en cuatro secciones
(figura 2.1). Si quieres cambiar el tamaño de las secciones, sólo tienes que arrastrar las barras, haciendo
clic sobre ellas y manteniendo pulsado el botón del ratón mientras las desplazas a su nueva posición.

La sección activa es aquella en la que está el puntero de celda (en la figura 2.1 es la sección superior
izquierda, puesto que el puntero de celda está en A1). Puedes decidir la parte de la hoja que ves en cada
una de las secciones. Si te fijas, ahora hay dos barras de desplazamiento verticales y dos horizontales.
Para desplazar lo que se ve en cualquier sección debes utilizar las barras de desplazamiento que le
corresponden. Por ejemplo, para desplazar lo que se ve en la sección superior izquierda debes usar la
barra de desplazamiento vertical superior y la barra horizontal izquierda.
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Figura 2.1. La ventana dividida en cuatro secciones

Figura 2.2. Ejemplo de la utilidad de la técnica Dividir

 En la sección superior izquierda, ver el comienzo de los datos.

 En la sección inferior izquierda, ver los datos de resumen que hay al final de la tabla de datos
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(observa que en la sección superior izquierda se ve hasta la fila 12, mientras que en la inferior
izquierda se ve desde la fila 101 hasta la 111).
 En la sección superior derecha, ver la tabla de comisiones que hay a la derecha de la tabla de
datos (de nuevo, en la sección superior izquierda se ve hasta la columna G y en la superior derecha
se ve a partir de la columna L).

Para quitar las divisiones ejecuta de nuevo el comando Dividir.

Ya has visto que puedes utilizar el ratón para cambiar el tamaño de las divisiones, pero si quieres también
puedes usarlo para crearlas. Si utilizas el ratón para crear divisiones, podrás elegir tener sólo dos
secciones, en lugar de las cuatro que aparecen con el comando Dividir.

Fíjate en el botón que hay en el extremo superior de la barra de desplazamiento vertical y en el que hay
en el extremo derecho de la horizontal. Si sitúas el puntero del ratón sobre cualquiera de ellos, verás que
se transforma en una flecha de dos cabezas. Haz clic, mantén pulsado el botón del ratón y arrástralo para
crear la división (observa la figura 2.3).

Figura 2.3. Crear divisiones con el ratón

Si quieres quitar las divisiones con el ratón:

 Arrastra la barra de división horizontal al extremo superior de la ventana del documento (hasta
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que esté pegada a los nombres de las columnas).

 Arrastra la barra de división vertical al extremo derecho de la ventana del documento (hasta que
esté pegada a la barra de desplazamiento vertical).

Inmovilizar secciones

La hoja que aparece en la figura 2.4 es un ejemplo muy representativo del trabajo que muchas veces se
realiza en Excel: una gran tabla de datos con los que se realizan cálculos. Normalmente se sitúan las
cabeceras de las columnas en la fila superior (en este caso en las filas 5 y 6) para saber qué significa
cada dato. El problema de estas tablas radica en que si te desplazas hacia abajo, las cabeceras de las
columnas se pierden por la parte superior de la pantalla, de manera que pierdes la referencia de los datos
que contiene cada columna. Por ejemplo, en la figura 2.4 nos hemos desplazado hasta la fila 50, con lo que
ya no se ven las cabeceras de las columnas y, por tanto, es difícil recordar qué significan los datos de
cada una de las columnas.

Figura 2.4. Al desplazar la hoja hacia abajo, las cabeceras

de las columnas se pierden por la parte superior de la
pantalla

Excel cuenta con el comando Inmovilizar paneles para solucionar este problema. Si lo ejecutas, verás un
desplegable con tres opciones; la primera hace que la parte de la hoja que esté por encima y a la izquierda
de la celda activa quede inmovilizada en la pantalla tal y como se vea en ese momento. Y las otras dos son
más fáciles de usar, como explica su icono. Por ejemplo, ve a la celda A7 y ejecuta la primera opción del
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comando Inmovilizar paneles, conseguirás que todo lo que hay por encima se inmovilice en pantalla. De
esta manera, aunque te desplaces a la celda A50, las cabeceras de las columnas seguirán estando en
pantalla (figura 2.5).

Figura 2.5. Hemos inmovilizado las cabeceras de las columnas

para tenerlas en pantalla aunque desplacemos la hoja

Observa que cuando utilizas el comando Inmovilizar paneles aparece una línea en pantalla que muestra qué
parte de la misma está inmovilizada. Para quitar la inmovilización usar el mismo comando y elegir,
Movilizar paneles.

Zoom

El zoom permite modificar la ampliación de la hoja de cálculo en pantalla: si amplías la hoja cabrán menos
celdas en la pantalla, aunque se verán más grandes; por el contrario, cuando se reduce cabrán más celdas
en la pantalla, aunque se verán más pequeñas.

Para modificar en nivel de ampliación puedes utilizar el comando Zoom en la ficha Vista de la cinta de
opciones o, lo que es todavía más fácil, el control deslizable Zoom Zoom que está en el extremo derecho
de la barra de Estado.

En la figura 2.6 puedes observar el aspecto de la hoja de cálculo si ejecutas el comando Zoom situado en
la barra de herramientas y seleccionas a continuación la opción 5 0%.
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Figura 2.6. La hoja de cálculo con una ampliación

(reducción en este caso) del 50%

Si quieres personalizar el nivel de ampliación, en lugar de seleccionar una de las opciones que te ofrece el
cuadro desplegable Zoom puedes hacer clic en su interior y escribir directamente el nivel de ampliación
que deseas.
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La gestión de las ventanas en Excel

De la GUIA – TALLER DE APRENDIZAJE 1 recordarás que Excel se ejecuta en una ventana que se
denomina ventana de la aplicación, y que dentro de esta ventana aparece la ventana del documento, es
decir, del libro de trabajo.

En lo que llevamos de libro hemos trabajado con la ventana de Excel maximizada (es decir, ocupando toda
la pantalla) y con la ventana del documento también maximizada (es decir, ocupando todo el espacio
disponible dentro de la ventana de Excel). Sin embargo, ya sabes que es posible restaurar cualquiera de
las dos ventanas mediante sus respectivos botones Maximizar/Restaurar. También, hasta ahora hemos
estado trabajando con un solo libro de trabajo.

Pues bien, Excel permite tener abiertas más de una ventana de documento a la vez. En cada una de las
ventanas de documento que abras puedes decidir qué quieres tener: la misma hoja de cálculo, hojas de
cálculo diferentes o libros de trabajo diferentes.

En los siguientes apartados veremos cómo hacer todo esto. Para que te resulte más fácil apreciar el
resultado de cada opción, antes de nada restaura la ventana del documento.

Ver la misma hoja en ventanas diferentes

Si quieres tener la misma hoja de cálculo en dos ventanas diferentes, ejecuta el comando Nueva ventana
en la ficha Vista. Como puedes ver en la figura 3.1, Excel abre una nueva ventana y muestra en ella la
misma hoja que tenías abierta.
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Figura 3.1. La misma hoja de cálculo en dos ventanas diferentes

En lo que llevamos de libro hemos trabajado con la ventana de Excel maximizada (es decir, ocupando toda
la pantalla) y con la ventana del documento también maximizada (es decir, ocupando todo el espacio
disponible dentro de la ventana de Excel). Sin embargo, ya sabes que es posible restaurar cualquiera de
las dos ventanas mediante sus respectivos botones Maximizar/Restaurar. También, hasta ahora hemos
estado trabajando con un solo libro de trabajo.

Pues bien, Excel permite tener abiertas más de una ventana de documento a la vez. En cada una de las
ventanas de documento que abras puedes decidir qué quieres tener: la misma hoja de cálculo, hojas de
cálculo diferentes o libros de trabajo diferentes.

En los siguientes apartados veremos cómo hacer todo esto. Para que te resulte más fácil apreciar el
resultado de cada opción, antes de nada restaura la ventana del documento.

Ver la misma hoja en ventanas diferentes

Si quieres tener la misma hoja de cálculo en dos ventanas diferentes, ejecuta el comando Nueva ventana
en la ficha Vista. Como puedes ver en la figura 3.1, Excel abre una nueva ventana y muestra en ella la
misma hoja que tenías abierta.
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Observa que al abrir la nueva ventana han ocurrido algunas cosas:

 En la barra del título de cada una de las ventanas del documento aparece el nombre del libro de
trabajo, como es habitual, pero ahora además del nombre aparecen dos puntos y un número Ventas
mensuales:1). Esto te indica que tienes (abiertas más de una ventana para ese libro de trabajo.
Lógicamente, la ventana activa es aquella en la que esté el puntero de celda.
 Si despliegas el comando Cambiar ventana, verás que aparece en una lista una entrada por cada una
de las ventanas que tengas abiertas, una marca junto a la ventana activa en cada momento.

Si quieres pasar de una ventana a otra, sólo tienes que hacer clic en aquella a la que quieras pasar en la
lista del comando Cambiar ventana. También puedes usar la combinación de teclas Alt+Tab para pasar de
una ventana a otra (esto es muy útil cuando tienes maximizadas las ventanas de documento).

En cada una de las ventanas puedes ver la hoja de cálculo como quieras y trabajar en ella. Así, y de forma
similar al comando Dividir, puedes usar esta técnica para ver zonas distintas de la hoja de cálculo en cada
ventana.

Si quieres cerrar una de las ventanas, haz clic en su botón Cerrar, que está a la derecha del botón
Maximizar/Restaurar (tiene forma de aspa). Fíjate en que no es el comando Cerrar del Botón Office; si
ejecutases este comando se cerrarían todas las ventanas que estuvieran abiertas que perteneciesen al
mismo libro de trabajo.

Ver distintas hojas en distintas ventanas

Una vez que tienes abiertas más de una ventana, puedes decidir libremente lo que quieres ver en cada una
de ellas. Puede ser, como en el apartado anterior, la misma hoja de cálculo, pero también pueden ser
distintas. Pasa a la ventana en la que quieras ver la segunda hoja de cálculo y haz clic en su pestaña. Excel
te mostrará la segunda hoja en esa pestaña.

Ahora puedes utilizar el comando Cambiar ventana, las teclas Ctrl+Tab o el ratón para pasar de una a
otra, como en el caso anterior.

Abrir más de un libro de trabajo a la vez

Igual que puedes tener dos hojas de cálculo del mismo libro de trabajo abiertas en una ventana diferente
cada una, también puedes abrir más de un libro de trabajo a la vez.

Cada libro de trabajo que abras aparecerá en su propia ventana, que se sumará a las que ya tuvieras
abiertas.
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Para abrir un segundo o sucesivos libros de trabajo usa el comando Botón Office, Abrir que ya conoces.
En la figura 3.2 he abierto un segundo libro de trabajo que se suma a las dos ventanas de libro Ventas
mensuales que ya tenía abierto (observa las respectivas barras del título).

Figura 3.2. Dos libros de trabajo distintos en tres ventanas

Puedes seguir pasando de una ventana a otra como has visto en los apartados anteriores. Cuando quieras
cerrar un libro de trabajo entero (es decir, con todas las ventanas que tenga abiertas), ejecuta el
comando Cerrar del Botón Office.

Organizar las ventanas en pantalla

El problema de abrir varias ventanas a la vez que no estén maximizadas es que la pantalla se puede volver
confusa. Puedes mover y cambiar el tamaño de las ventanas de documento de Excel como harías con
cualquier otra ventana de Windows. Sin embargo, en ocasiones te resultará más fácil utilizar el comando
Organizar todo de la ficha Vista para poner un poco de orden entre las ventanas.

Si ejecutas el comando Organizar todo, Excel mostrará el cuadro de diálogo Organizar ventanas (figura
3.3). Elige una de las opciones y pulsa Intro. Excel organizará las ventanas en la pantalla siguiendo el
orden que le hayas indicado.
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Figura 3.3. El cuadro de

diálogo Organizar ventanas

En la figura 3.4 he organizado las ventanas de la figura 3.2 con la opción Horizontal del cuadro de diálogo
Organizar ventanas. Si activas la opción Ventanas del libro activo que aparece en la parte inferior del
cuadro de diálogo Organizar ventanas, Excel sólo organizará las ventanas correspondientes al libro de
trabajo que estuviese activo cuando ejecutaste el comando Organizar. Por ejemplo, si pasas a cualquiera
de las ventanas del libro de trabajo Ventas mensuales y usas esta opción, Excel sólo organizará las dos.

Figura 3.4. Las ventanas organizadas horizontalmente

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Por último, cuando vayas a salir de Excel debes tener en cuenta dos detalles:

1. Excel recuerda cuántas ventanas pertenecientes al mismo libro estaban abiertas al cerrar dicho
libro. De esta manera, cuando se abre un libro de trabajo que se cerró teniendo dos ventanas
abiertas, Excel vuelve a abrir las dos ventanas.
2. Excel recuerda si la ventana del documento estaba maximizada al salir del programa o no. De esta
manera, al volver a entrar en el programa Excel dispondrá la ventana del documento de la misma
forma que tenía cuando salió de él.

Por tanto, antes de salir de Excel recuerda disponer las ventanas de la manera en la que quieras
encontrarlas la próxima vez que abras ese libro de trabajo.
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RESULTADOS POR ERROR

Según lo visto hasta ahora, crear fórmulas parece una tarea sencilla, y ciertamente lo es. Sin embargo,
uno se acostumbra rápidamente a crear fórmulas y comienza a crear hojas de cálculo más y más
complejas. Y entonces empiezan a aparecer los errores en las fórmulas.

Cuando se comete un error en una fórmula, Excel nos avisa mediante una serie de mensajes que aparecen
en la celda en la que se ha cometido el error, de manera que podemos identificar el origen del problema.
Los errores de los que nos avisa Excel son los siguientes:

 # # # # #. Marcas de desbordamiento. La columna no es lo suficientemente ancha para mostrar

el resultado de la fórmula. Aumenta el ancho de la columna, disminuye el tamaño de la fuente o
cambia el formato de la celda (todo esto veremos cómo hacerlo más adelante).

 #¡DIV/0! División por cero. Ten en cuenta que Excel considera que las celdas vacías tienen el valor
cero.

 # N / A.No disponible. Normalmente porque la fórmula hace referencia a una función o valor no
disponibles.

 #¿NOMBRE? Nombre desconocido. La fórmula hace referencia a un nombre que Excel no conoce.

 #¡NUM! Número no válido. La fórmula está usando un número no válido (generalmente en una
función).

 #¡REF! Referencia no válida. La fórmula contiene una referencia que ya no es válida, porque se
haya borrado la celda o puesto otra en su lugar.

 #¡VALOR! Operando no válido. Por ejemplo, no se puede sumar un texto a un número.

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FUNCIONES EN EXCEL

Una función es una fórmula compleja que Excel tiene empaquetada de manera que el usuario pueda
utilizarla con facilidad. Hay cientos de funciones distintas que sirven para realizar todo tipo de
operaciones. Todas se emplean de la misma manera, incorporándose a las fórmulas que creemos para
aumentar su potencia.

Las partes de una función

Todas las funciones tienen dos partes:

 Su nombre, que describe la operación que se va a realizar.

 Los argumentos, que vienen a ser los operandos de la función. Los argumentos siempre siempre
aparecen entre paréntesis a continuación del nombre de la función. Normalmente son de dos tipos:
referencias a celdas o rangos y valores.

En la tabla 5.1 puedes ver varios ejemplos de funciones, con sus nombres, sus argumentos y una
explicación de su funcionamiento.

Tabla 5.1. Varios ejemplos de funciones

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Argumentos

Antes de continuar conviene hacer algunos comentarios sobre los argumentos de las funciones.
 Algunas funciones no necesitan argumentos, como la función AHORA() que devuelve la fecha y
hora actuales.
 Otras funciones pueden necesitar uno o más argumentos. Cuando necesitan varios, los argumentos
se separan por punto y coma. Por ejemplo, la función SUMA(A1:A5;B1:B5) suma -todos los números
que haya en los rangos A1:A5 y B1:B5.
 Algunas funciones tienen argumentos opcionales, es decir, que se pueden emplear o no. Por
ejemplo, la función PAGO (que veremos más adelante en un ejemplo en este mismo capítulo) sirve
para calcular las mensualidades de un préstamo y tiene cinco argumentos, tres obligatorios y dos
opcionales. El último argumento es tipo, y es opcional. Si se omite, Excel realiza el cálculo de la
cuota del préstamo suponiendo que los pagos se realizan al final de cada período (por ejemplo, a
fin de mes); sin embargo, si se introduce un 1 Excel realiza el cálculo suponiendo que los pagos se
realizan al comienzo de cada período.
 En el caso de que una función contenga varios argumentos opcionales y sólo se quiera introducir
alguno de ellos, los que no se introduzcan deben, en todo caso, estar separados por su
correspondiente punto y coma. En el caso de la función PAGO, si se quiere introducir el argumento
tipo pero no el anterior (que también es opcional), habría que escribir =PAGO(C8;C6;C4;;1) –en el
ejemplo que se verá posteriormente en este mismo capítulo–. Observa que delante del último
argumento (el 1) hay dos punto y coma. En medio de ellos iría el primer argumento opcional, pero
como no queremos introducirlo simplemente no se escribe nada.
 Hay funciones que pueden emplear argumentos de distinto tipo. Por ejemplo, la función
CELDA(«formato»;A1) emplea como primer argumento una palabra clave y como segundo
argumento la referencia a una celda. Esta función devuelve el tipo de formato de una celda.
 Un argumento también puede ser una fórmula u otra función. El único requisito es que el resultado
de la fórmula o función debe ser del mismo tipo que el argumento que espera la función. Por
ejemplo, SUMA(A1; B7; ALEATORIO()*100) suma las celdas A1, B7 y el resultado de la función
ALEATORIO() multiplicado por 100. La función ALEATORIO devuelve un número aleatorio entre 0
y 1, así que al multiplicarlo por 100 se obtiene un número aleatorio entre 0 y 100.
 Si el argumento de una función es un rango y se insertan celdas en el mismo, el argumento se
expande para dar cabida a las nuevas celdas insertadas. Si se eliminan celdas, entonces el
argumento se contrae. Por ejemplo, si tenemos la función SUMA(A1:A5) e insertamos dos celdas
en A2, el argumento de la función cambiará automáticamente a SUMA(A1:A7).
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Introducir funciones

Todas las funciones aparecen siempre dentro de una fórmula. Una función puede ir sola en la fórmula o
actuando como un operando más de la fórmula o de otra función.

Veámoslo en la práctica. Si vas a la hoja Total del libro de trabajo Ventas mensuales verás que todavía no
hemos introducido el cálculo de los totales de cada mes. En las hojas Zona Norte y Zona Sur hemos
utilizado una fórmula sencilla para calcular esos totales, pero en la hoja Totalvamos a utilizar la función
SUMA (que sirve para sumar celdas) para realizar el cálculo.

Una vez en la celda C10, la función se introduce de la siguiente manera:

1. Introduce el signo igual para comenzar la fórmula (recuerda que todas las funciones van dentro de
una fórmula).
2. Escribe a continuación el nombre de la función (en este caso, SUMA).
3. Introduce un paréntesis abierto para escribir el argumento de la función.
4. Introduce el rango de las celdas que quieres sumar (C5:C9). Observa que Excel muestra un
recuadro coloreado alrededor de las celdas seleccionadas.
5. Escribe un paréntesis cerrado para terminar la introducción del argumento.
6. Pulsa Intro para validar la introducción de la fórmula en la celda (figura 5.1).

Figura 5.1. La función que calcula la suma de las ventas totales

en enero (observa la barra de fórmulas)
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Seleccionar el argumento de la función con el ratón

Como sabes, los argumentos de las funciones vienen a ser los operandos de las mismas. Igual que se puede
utilizar el ratón para seleccionar los operandos de una fórmula, también puedes usarlo para seleccionar
los argumentos de una función. El procedimiento es el siguiente:

1. Introduce el signo igual.

2. Escribe el nombre de la función y el abre el paréntesis que contendrá el argumento.
3. Usa el ratón para seleccionar el rango en la hoja de cálculo. Si el rango está en otra hoja, antes
de seleccionarlo deberás hacer clic en la pestaña de la misma para pasar a ella. Si el rango
pertenece a otro libro de trabajo, deberás abrirlo y pasar a la hoja en la que esté antes de
seleccionarlo.
4. Si la función consta de más de un argumento, introduce un punto y coma para separar el
siguiente argumento. Luego pasa a la hoja de cálculo o libro de trabajo en el que quieras
seleccionar el siguiente rango y repite el proceso.
5. Cuando haya seleccionado todos los argumentos de la función, añade un paréntesis de cierre y
pulsa Intro para introducir la función. Si has seleccionado un rango perteneciente a otra hoja
de cálculo o a otro libro de trabajo, Excel te devolverá a la hoja de cálculo en la que estabas
introduciendo la fórmula.

Vamos a utilizar este procedimiento para introducir la función que calcule las ventas de febrero de la
hoja Total:

1. Ve a la celda D10 e introduce un signo igual para comenzar la fórmula.

2. Introduce el nombre de la función y un paréntesis abierto: SUMA(.
3. Sitúa el puntero del ratón en la celda D5, haz clic y mantén pulsado el botón del ratón.
4. Arrastra el ratón hacia abajo para seleccionar el rango D5:D9. A medida que desplaces el
ratón, Excel irá poniendo un recuadro de línea móvil discontinua alrededor de las celdas por las
que pases (figura 5.2).
5. Cuando termines de seleccionar el rango escribe un paréntesis de cierre y pulsa Intro Intro.
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Figura 5.2. Seleccionar el argumento con el ratón