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Introdução
O Microsoft Excel é uma planilha eletrônica capaz de executar cálculos, funções gráficas e
de banco de dados, além de muito mais. No nosso dia a dia podemos construir uma planilha no
Excel para fazer o controle do extrato bancário, controle de notas escolares, controle de estoque
da empresa, despesas e receitas, controlar o pagamento de funcionários e muito mais.
COLUNA - as colunas são identificadas com letras de A a Z e combinações de letras (AB, AC,
etc) até totalizarem 256 colunas.
Intervalo de células
selecionadas
Inserindo dados
Para digitar dados nas células do Excel, basta que ela esteja ativa. O dado digitado (texto,
função, etc.) aparece na célula e na barra de fórmulas. Para ativar uma célula, basta clicar sobre
ela com o ponteiro do mouse no formato de uma cruz branca.
Outra forma de ativar uma célula é usando uma das quatro setas de movimentação do seu
teclado.
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Observação: Quando você copia uma célula pressionando CRTL, aparece um sinal muito
pequeno do símbolo (+) junto à célula que está sendo copiada.
No Microsoft Excel, uma pasta de trabalho é o arquivo no qual você trabalha e armazena
seus dados. Ao abrirmos o Excel, por padrão é criada uma pasta chamada Pasta 1.
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Planilhas
Use as planilhas para listar e analisar os dados. Você pode inserir e editar dados em diversas
planilhas simultaneamente e realizar cálculos com base nos dados dessas planilhas.
Inserindo planilhas
Clique sobre o menu Inserir > Planilha. A nova planilha aparecerá antes da planilha atual.
Renomeando planilhas
Você pode dar um nome a sua planilha para que seja capaz de identificar o assunto do qual
ela trata.
Clique com o botão direito do mouse sobre o nome da planilha que quer renomear;
Clique em Renomear. Digite o nome da planilha e pressione a tecla Enter.
Excluindo planilhas
Posicione-se na planilha que quer excluir;
Clique em Editar > Excluir planilha. Confirme a exclusão clicando em Ok.
Movendo planilhas
Clique sobre o nome da planilha que quer mover, mantenha o botão do mouse
pressionado e arraste a planilha para o local desejado. O novo local será indicado por uma
pequena seta.
Perceba que aparece uma pequena caixa de texto amarela identificando a largura atual da
coluna. Isso é útil se você possui um valor já definido de largura.
O mesmo funciona com as linhas. Apenas posicione o mouse sobre a linha que divide os
números que identificam as linhas e arraste para cima ou para baixo para aumentar ou reduzir
respectivamente.
Para inserir colunas, clique no menu Inserir > Colunas. A nova coluna aparece no lado esquerdo
da coluna que possui a célula atualmente selecionada.
Formatando as células
Assim como nos editores de texto, é possível no Excel alterarmos a fonte, cor, tamanho,
alinhamento, dentre outras opções.
Formatar a fonte
Selecione as células desejadas;
Utilize a barra de formatação para realizar as alterações:
Inserir bordas
Selecione a seqüência de células o qual que inserir uma borda;
Clique sobre o menu Formatar > Células;
Clique na guia Borda. Surgirá a janela:
Escolha um dos estilos de linha para a borda. Mais abaixo defina uma cor para esta linha;
Após, clique sobre um dos botões Contorno ou Interna para aplicar a borda;
Para eliminar as linhas clique sobre o botão Nenhuma;
Clique Ok quando terminar.
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Alinhar o conteúdo das células
Além dos tradicionais botões de alinhamento na barra de formatação, existem outras opções de
alinhamento bastante interessantes.
Selecione as células que serão alinhadas;
Clique sobre o menu Formatar > Células;
Clique na guia Alinhamento. Veja a figura:
Orientação do texto
Em Orientação, clique sobre o texto vertical para orientar seu texto na posição vertical ou defina
um ângulo de giro para o texto das células selecionadas digitando o valor ou utilizando o pequeno
controle de ângulo como você vê abaixo:
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Mesclar células
Ao selecionarmos duas ou mais células, podemos uni-las, transformando-as em uma única célula
para, por exemplo, inserirmos um título para a nossa planilha.
Selecione a seqüência de células que quer mesclar.
Clique no botão Mesclar células.
Para cancelar uma mesclagem, basta selecionar a célula mesclada e clicar novamente no
botão Mesclar células.
Inserindo fórmulas
Para tornar os dados realmente úteis você precisa criar fórmulas. Elas podem desempenhar
tarefas simples como somar valores de duas ou mais células ou tarefas mais complexas.
O uso de fórmulas pode ajudá-lo a analisar os dados de uma planilha. Através de fórmulas, você
pode executar operações tais como adição, multiplicação e comparação de valores da planilha.
Toda vez que desejar incluir valores calculados em uma planilha o melhor recurso a utilizar será
fórmula.
Uma Fórmula no Excel sempre inicia com o sinal de "=", para visualizar a fórmula basta clicar
duas vezes sobre a célula que a contêm ou clicar uma vez e visualizar o conteúdo da célula na
barra de fórmulas.
Os operadores
Os Operadores são usados para especificar a operação, como adição, subtração ou
multiplicação, a ser executada nos elementos de uma fórmula.
Operadores Aritméticos:
+ adição
- subtração
/ divisão
* multiplicação
% porcentagem
^ exponenciação
Por exemplo, a fórmula: =10^2*25% eleva 10 ao quadrado e multiplica o resultado por 0,25,
gerando o resultado 25. Experimente fazer o teste em uma célula do Excel, mas lembre-se, você
só verá o resultado na célula depois que teclar Enter.
Dica: ao invés de digitar a fórmula toda, você pode clicar sobre as células que farão parte da
operação. Veja a figura abaixo:
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Para efetuar a soma dos valores mostrados, proceda da seguinte maneira:
Selecione a célula A3;
Digite o sinal de =;
Clique sobre a célula A1. O endereço da mesma aparece logo após o =;
Digite o sinal de adição “+”;
Clique sobre a célula A2, pressione a tecla Enter e veja o resultado.
Se você renomear as planilhas, a fórmula deverá conter os nomes corretos das planilhas. Veja o
exemplo.
=ContasReceber!A10-ContasPagar!B20
Esta fórmula irá subtrair o valor da célula A10 da planilha “ContasReceber” com o valor da célula
B20 da planilha “ContasPagar”.
Funções
O uso de funções:
Uma função é uma fórmula especial, pré-definida, que toma um ou mais valores (os parâmetros),
executa uma operação e produz um valor ou valores. As funções podem ser usadas isoladamente
ou como bloco de construção de outras fórmulas. O uso de funções simplifica as planilhas,
especialmente aquelas que realizam cálculos extensos e complexos. Por exemplo, ao invés de
digitar a fórmula =A1+A2+A3+A4+...+A200, você pode usar a função SOMA(A1:A200), para
calcular a soma das células do intervalo entre a célula A1 e a célula A200.
Se uma função aparecer no início de uma fórmula, anteceda-a com um sinal de igual, como em
qualquer fórmula. Os parênteses informam ao Excel onde os argumentos iniciam e terminam,
lembre-se de que não pode haver espaço antes ou depois dos parênteses. Os argumentos
podem ser números, textos, valores lógicos ou referências.
Vamos aprender algumas funções básicas do Excel. Nesta lição aprenderemos a utilizar as
seguintes funções:
SOMA()
MÉDIA()
MÁXIMO()
MÍNIMO()
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=SOMA(A1:A3) resultará 15
=SOMA(A1:A3;15;5) resultará 35
Importante: O nome da função deve ser escrito com o acento, caso contrário será gerado um
erro.
Exemplo:
=MÉDIA(5;6;7) , irá retornar o valor 6
=MÉDIA(A1:A20), irá retornar a média dos valores na faixa de A1 até A20.
Vamos simular a média das notas de cada bimestre de um boletim escolar. Para tal, siga os
passos:
Digite os valores mostrados na figura abaixo:
São usados argumentos que sejam números, células vazias, valores lógicos ou representações
de números em forma de texto. Argumentos que sejam valores de erro ou texto que não possa
ser traduzido em números causarão erros.
Exemplo:
Se o intervalo A1:A5 contiver os números 10, 7, 9, 27 e 2, então:
=MÁXIMO(A1:A5) resultado 27
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Função Mínimo =MÍNIMO( )
Esta função é bem parecida com a função MÁXIMO(), só que retorna o menor número de uma
lista de argumentos, ou que esteja dentro do intervalo de células.
Exemplo:
Se A1:A5 contiver os números 10, 7, 9, 27 e 2, então:
=MÍNIMO(A1:A5) resultado 2
=MÍNIMO(A1:A5;0) resultado 0
Autopreenchimento
O autopreenchimento permite que você digite o início de uma série contínua e o Excel
continuará essa série. Imagine que você precisa inserir em sua planilha uma série de números
que vai do valor 1 até o 20, cada valor em sua própria célula de forma seqüencial. Bastaria digitar
os dois primeiros valores e o Excel completaria o restante. Veja o exemplo.
Faça a soma dos dois primeiros valores. Coloque o resultado na célula C3.
Em seguida selecione a célula C3. observe que no canto inferior direito da célula
selecionada existe um pequeno quadradinho preto. Veja abaixo:
Comentários
O recurso inserir comentário permite que você insira uma caixa de texto onde poderá digitar uma
anotação ou lembrete que poderão ser impressos na planilha ou visualizados no momento
desejado.
Inserindo comentários
Selecione a célula desejada;
Clique sobre o menu Inserir > comentário;
Na caixa flutuante que aparece, digite o texto desejado;
Agora cada vez que o mouse for posicionado sobre a célula que recebeu o comentário
este será exibido. Um pequeno ponto vermelho indicará as células que possuem
comentários.
Ocultando/exibindo comentários
Para que os comentários fiquem visíveis sem a necessidade do mouse, clique sobre o
menu Exibir > Comentários. Para ocultá-los, clique novamente em Exibir >
Comentários, desmarcando a opção.
Editando comentários
Para editar o comentário, basta selecionar a célula que o contém e em seguida clicar no
menu Inserir > Editar comentário.
Excluindo comentários
Para excluir o comentário, basta selecionar a célula que o contém e em seguida clicar no
menu Editar > Limpar > Comentários.
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Caixa de diálogo
Configurar página
Configurando margens
Na caixa de diálogo Configurar página dê um clique na guia Margens, com isso será exibida a
janela indicada na figura a seguir:
Nesta tela podemos configurar margens Superior, Inferior, Esquerda e Direita, além das margens
do Cabeçalho e Rodapé.
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No destaque a planilha
centralizada na folha
Visualizando a Impressão
Para visualizar a impressão dê um clique no botão ( ). Será exibida uma
prévia do que será impresso, conforme indicado na figura a seguir:
Área de impressão
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Clique no botão Zoom para aproximar o documento ou afasta-lo. Você poderá usar o
mouse para aproximar uma determinada área da folha.
Nesta tela você pode utilizar o botão Próxima, para visualizar a próxima página, caso a
planilha possua diversas páginas. O botão Anterior volta uma página. Para imprimir basta
clicar no botão Imprimir. Para sair da visualização de impressão, pressione a tecla ESC ou
pressione o botão Fechar.
Classificar dados
Caixa de diálogo
Classificar
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Classificar por
Permite que você escolha a coluna segundo a qual deseja classificar os dados, e que selecione
as opções crescente ou decrescente para a ordem de classificação.
Selecione o botão de opção Crescente para colocar o menor número, o início do alfabeto ou a
data mais antiga em primeiro lugar na lista de itens classificados.
Selecione o botão de opção Decrescente para colocar o maior número, o final do alfabeto ou a
data mais recente em primeiro lugar na lista de itens classificados.
No nosso exemplo marque a opção Nome caso não esteja e coloque em ordem Crescente.
AutoFiltro
O recurso AutoFiltro permite a seleção de dados de maneira rápida e prática em sua planilha,
através de critérios previamente estabelecidos por você.
Como o nome diz, ele filtra os dados e quando você precisar imprimir, serão impressos somente
os dados filtrados. Além disso, o filtro pode ser facilmente removido. Você seleciona os dados
necessários sem precisar alterar a planilha original nem criar uma nova.
Inserindo AutoFiltro
Para utilizar o recurso AutoFiltro, digite a tabela conforme mostra a figura abaixo:
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Vamos fazer com que sejam exibidos, por exemplo, apenas os nomes iguais a Eduardo. Dê um
clique na setinha para baixo ao lado da coluna Nomes. Será exibida uma lista com todos os
nomes. Dê um clique em Eduardo, conforme indicado na figura a seguir:
Serão exibidos apenas os nomes iguais a Eduardo, conforme indicado na figura a seguir.
Observe também que a setinha mudou sua cor para azul, indicando que nesta coluna foi feita
uma filtragem.
Personalizando a filtragem
Vamos para outro exemplo. Para filtrar os telefones que comecem com 3333, clique na seta ao
lado de Telefones e selecione a opção Personalizar. Surge a janela Personalizar AutoFiltro, na
caixa de texto abaixo de Telefone você deve selecionar a opção começa com e na frente digitar
3333. Em seguida clique no botão OK. Veja a figura a seguir:
Após a filtragem dos dados a planilha deve ficar como a figura a seguir:
A opção E associada a uma segunda condição significa que você deseja que as duas condições
devem ser atendidas na filtragem ao mesmo tempo.
A opção OU associada a uma segunda condição significa que você deseja que uma condição ou
a outra seja atendida.
Colocando isso num exemplo prático, no caso da planilha, clique na setinha ao lado de Telefone,
escolha a opção Personalizar marque a opção E, configure a segunda condição como a primeira
– começa com - porém trocando o prefixo do telefone para 4444 e clique no botão OK. Veja a
figura:
Observe que não foi mostrado nenhum dado da planilha. Isso pode ser explicado pelo motivo de
não existir nenhum telefone que comece com 3333 e 4444 ao mesmo tempo.
Retire o filtro feito clicando no menu Dados > Filtrar > Mostrar todos e repita o processo
anterior, marcando agora a opção OU e clique no OK. Observe que agora foram exibidos os
telefones que começam com 3333 e também os que começam com 4444, visto que a condição
especificada é que devem ser exibidos àqueles telefones que comecem com 3333 ou que
comecem com 4444.
Gráficos
O gráfico permite que você visualize mais claramente dados da planilha. O gráfico gera uma
imagem permitindo comparação entre valores através de visualização gráfica, como o próprio
nome diz.
Construindo um gráfico
Antes de qualquer coisa, precisamos digitar os dados que darão origem ao gráfico. Digite os
valores como mostrado na figura abaixo:
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Em seguida selecione os dados desde a célula A2 até a célula B6. Clique no ícone Assistente de
gráfico . O assistente de gráfico abre a janela Assistente de gráfico – etapa 1 de 4 – tipo
de gráfico, o que significa que você está na primeira etapa de uma série de 4 etapas e que essa
primeira etapa recebe o nome Tipo de gráfico. Nessa etapa você deve selecionar o tipo do
gráfico que deseja construir, veja a figura a seguir:
De acordo com o
gráfico escolhido,
Escolha aqui aqui você escolherá o
o tipo de subtipo de gráfico.
gráfico que
quer usar.
Mantenha o mouse
pressionado sobre
este botão e você
poderá visualizar o
seu gráfico.
Na figura anterior, clique nos tipos de gráfico para conhecê-los e também conhecer seus subtipos.
Para a nossa planilha, vamos selecionar o tipo Colunas e o subtipo Colunas agrupadas,
conforme a figura.
Em seguida clique no botão Avançar para passar à etapa 2 da construção do gráfico – dados de
origem do gráfico. Essa etapa mostra o intervalo de dados que você selecionou previamente
para a construção do gráfico. Caso você verifique que esse não é o intervalo correto, pode alterá-
lo no próprio assistente de gráfico bastando para isso selecionar novamente o intervalo correto de
dados no mesmo instante em que o assistente de gráfico estiver ativo.
Visualização do
gráfico
Permite escolher se a
plotagem dos dados
será horizontalmente
em linhas ou Intervalo dos
verticalmente em dados
colunas
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Repare as várias guias e veja que a guia Título está selecionada. Ela possui as seguintes
opções.
Agora clique na guia Eixos e verá uma janela conforme a figura a seguir.
Desmarcando as opções Eixo das categorias (X) e Eixo dos valores (Y). Os nomes das
cidades e os valores que identificam o número de habitantes ficarão ocultos.
Clique na guia, Legenda. Nela você pode determinar se deseja ou não que a legenda seja
exibida e selecionar o local onde a mesma deve aparecer. Veja a figura e no caso do gráfico que
está sendo construído, como a legenda não traz nenhuma informação relevante, desmarque essa
opção, você verá que o gráfico vai parecer mais claro, mas atenção, muitas vezes a legenda pode
ser de extrema importância para um melhor entendimento do gráfico.
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Legenda do
gráfico
Clique na guia Rótulos de dados. Nessa guia você poderá definir se deseja ou não que rótulos
ou valores sejam mostrados diretamente no gráfico. Muitas vezes isso pode ajudar na
interpretação do gráfico, mas em outras pode confundir. Experimente todas as opções, mas ao
final deixe marcada a opção Mostrar valor, que para o gráfico em questão parece ser bastante
interessante. O número de habitantes de cada cidade será mostrado acima da barra que
representa aquele módulo. Veja a figura a seguir:
Rótulos de dados
Agora clique no botão Avançar e surgirá a Etapa 4 de 4 – local do gráfico. Nessa etapa você
deve determinar o local onde o gráfico que você criou será inserido. Você pode escolher dois
locais:
Como nova planilha: você estará criando uma nova guia de planilha e deve dar o nome a
ela no local onde está sendo sugerido Gráfico1. Nesse caso, o gráfico ocupará uma
planilha só para ele, mas mesmo assim continuará vinculado a planilha de origem,
significando que toda alteração feita na planilha afetará também o gráfico.
Como objeto em: você estará inserindo o gráfico como um objeto na planilha escolhida.
Repare que uma lista Drop Down permite que você escolha em qual planilha deseja inserir
o gráfico e já está sendo sugerida a planilha que contém os dados que foram utilizados
para a confecção do mesmo.
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Faça como a figura a seguir que mostra a seleção da opção Como nova planilha e foi dado o
nome da planilha Censo 2000 e em seguida, clique no botão Concluir.
A planilha Censo 2000 foi criada e seu gráfico foi inserindo nela. Agora observe que o gráfico já
vem com padrões de fonte e cores definidos, mas você pode alterá-los a qualquer momento. Para
isso, basta dar um clique no local onde deseja mudar e selecionar as alterações a serem feitas.
Você ainda pode fazer várias alterações em seu gráfico como redefinir alguns parâmetros
que foram definidos nas etapas do assistente de gráfico, mudar o tipo e o subtipo de gráfico,
alterar o local do gráfico, fazendo com que ele passe a ser um objeto em alguma planilha ao invés
de ser uma planilha. Para fazer essas modificações, repare que você possui na barra de menus a
opção Gráfico. Clique nela e vejamos algumas de suas opções. Veja a figura a seguir:
Selecione a opção Tipo de gráfico e mude o tipo do gráfico para Pizza, mantendo o subtipo
aquele que o Excel sugere. Em seguida clique no botão OK. Observe que seu gráfico é alterado
para o novo subtipo escolhido. Após, clique no menu Gráfico > Opções de gráfico. Vá até a
planilha Legenda e marque a opção Mostrar legenda. Clique em OK. Veja a figura abaixo
exibindo o gráfico com as novas modificações
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AutoFormatação
A AutoFormatação aplica bordas e sombreamento automaticamente às células selecionadas.
Para isso, faça como mostra abaixo:
Selecione o intervalo de células que você deseja formatar.
No menu Formatar, clique em AutoFormatação. Surge a janela:
EXERCÍCIOS
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EXERCÍCIO 1
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EXERCÍCIO 2
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EXERCÍCIO 3
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EXERCÍCIO 4
EXERCÍCIO 4
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