Na Trevisioli Advogados, se o email é mantido em um servidor,.

Mesmo se os emails não forem mantidos

em um servidor, provavelmente você ainda se preocupará com o espaço ocupado por eles. É difícil

encontrar uma mensagem se houver trilhões de emails a serem classificados.

Portanto, como você sabe quando está próximo do limite? Como saber quando será necessário executar

etapas para limpar a caixa de correio? Vocês saberão como o Outlook poderá ajudá-lo a encontrar

respostas para essas perguntas.

O tamanho da caixa de correio é determinado pelo tamanho das pastas dentro dela.

Como você pode ver na ilustração acima, sua caixa de correio é composta de subpastas. O tamanho da

caixa de correio é determinado pelo tamanho de cada subpasta dentro dela. Quando você envia e recebe

mensagens, essas pastas vão sendo preenchidas, portanto, a caixa de correio também começa a ser

preenchida.

O que acontece quando um limite é atingido?

Assim que uma caixa de correio atinge o limite máximo, o administrador pode iniciar a funcionalidade de

limitação: por exemplo, em 90 MB você pode receber um aviso; em 100 MB não conseguirá mais enviar

emails; em 110 MB não receberá mais emails.

Na Lista de Pastas (para acessá-la basta clicar em Lista de Pastas no menu Ir), clique em Tamanhos de

Pastas para ver o tamanho de suas pastas de email.

Para ver o tamanho da caixa de correio e das pastas de email dentro dela, clique em Tamanhos de Pastas

no Painel de Navegação. A caixa de diálogo Tamanho da Pasta é exibida, assim como o tamanho da caixa

de correio e das pastas.

Exibir o tamanho da caixa de correio dessa maneira pode ajudá-lo a identificar áreas que talvez queira

ajustar e reduzir. Entraremos em detalhes sobre como fazer isso mais adiante, neste curso. Por enquanto,

lembre-se de que clicar em Tamanhos de Pastas é uma maneira conveniente de descobrir o tamanho de

sua caixa de correio ou o espaço que uma pasta específica está ocupando.
Sua caixa de correio é composta de pastas. As pastas de email são mostradas somente aqui (no menu Ir,

clique em Email). Você pode ver todas as pastas da caixa de correio clicando em Lista de Pastas no menu

Ir.

Caixa de Entrada.

Outras pastas de email.

Obviamente, o seu conteúdo.

A principal pasta de email é a Caixa de Entrada. É nela que os emails são entregues. A Caixa de Entrada

fica dentro da caixa de correio juntamente com outras pastas criadas pelo Outlook para armazenar

informações. Algumas das outras pastas que contêm emails incluem Itens Excluídos, Rascunhos, Caixa

de Saída e Itens Enviados. Talvez você nunca tenha pensado nelas como pastas, mas saber o espaço

que estão ocupando é a primeira etapa para manter a caixa de correio em ordem.

É útil poder localizar as mensagens grandes.

Saber o tamanho de mensagens individuais pode ajudá-lo a controlar o tamanho da caixa de correio

enquanto trabalha.

Também é válido estar ciente do tamanho da mensagem ao enviar emails. Dessa forma, você não obstruirá

intencionalmente a caixa de correio de outra pessoa ou não tentará enviar mensagens que não podem ser

enviadas (por exemplo, se o administrador do sistema definir um limite de tamanho para a mensagem que

pode ser enviada).

Esta lição mostra como usar o Outlook para localizar rapidamente mensagens grandes e descreve quais

partes de uma mensagem afetam o seu tamanho.

O tamanho médio de uma mensagem é de cerca de 30 KB.

Dissemos anteriormente que o tamanho da caixa de correio é determinado pelo tamanho das pastas que

contém. Seguindo esse raciocínio lógico, o tamanho da pasta é determinado pelo tamanho das mensagens

(ou compromissos do calendário, informações sobre contato, anotações etc.) dentro dela.

O tamanho médio das mensagens varia de uma organização para outra e de uma pessoa para outra. Uma

estimativa aproximada é de que a mensagem tenha, em média, cerca de 30 KB. Além disso, como o

tamanho da caixa de correio, as limitações de tamanho da mensagem são definidas por um administrador

de sistema no servidor e não há como alterá-las no Outlook.

A maioria das organizações impõe algum tipo de limitação de tamanho para emails recebidos e enviados.

Por exemplo, em algumas organizações, uma mensagem com mais de 1 MB pode não ser recebida ou

enviada. Talvez seja conveniente pesquisar um pouco e ver se a sua organização ou o seu provedor tem

limites específicos de tamanho para mensagens enviadas ou recebidas.

Exibir mensagens com base no tamanho.

Se o seu objetivo é reduzir o tamanho total de sua caixa de correio ou de uma das pastas que ela contém,

uma estratégia é ler e responder, arquivar ou excluir mensagens com base no tamanho. Para isso, você

pode usar ferramentas do Outlook para monitorar o tamanho de mensagens específicas. Saber o tamanho

(e também os limites de tamanho de sua organização) garantirá a entrega ou o recebimento apropriado das

mensagens.

Ao observar as mensagens da Caixa de Entrada (ou de qualquer outra pasta que armazene emails), você

pode agrupá-las por tamanho.

Se você apontar para Organizar por no menu Exibir e clicar em Tamanho, suas mensagens serão

armazenadas em grupos, como Minúscula (< 10 KB), Pequena (10 a 25 KB) e assim sucessivamente.

Verifique se a opção Mostrar em Grupos (também no submenu Organizar por) está selecionada.
Para ver mais informações sobre as mensagens, talvez seja necessário ocultar ou redimensionar os painéis

no Outlook.

Painel de Navegação.

Painel de Leitura.

Com o Painel de Navegação e o Painel de Leitura fechados, você pode ver campos individuais, como

Tamanho.

Se você está interessado no tamanho fora do intervalo das opções "Minúscula", "Pequena" etc., pode

manipular a janela do Outlook para poder ver o tamanho exato de cada mensagem da Caixa de Entrada.

Como a maioria das exibições internas inclui o campo Tamanho por padrão, para ver o tamanho, basta

criar mais espaço na lista de mensagens. Por exemplo, se você ocultar o Painel de Navegação e

redimensionar ou fechar temporariamente o Painel de Leitura, poderá ver mais informações sobre as

mensagens da lista, incluindo os respectivos tamanhos.

Descubra o tamanho de uma mensagem salvando um rascunho.

A pasta Rascunhos.

Uma mensagem salva na pasta Rascunhos.

O tamanho da mensagem é exibido.

Embora não seja possível alterar os limites de tamanho das mensagens (eles são definidos pelos

administradores de sistema do servidor de email), é bom saber quais são eles para não ultrapassá-los.

Sabe o tamanho (em média, o tamanho de uma mensagem é de cerca de 30 K) garantirá que as

mensagens sejam entregues ou recebidas de forma apropriada.

Às vezes, os limites de tamanho de email são apenas práticos e não oficiais. Por exemplo, se a sua tia

Mindy está usando um modem realmente lento para baixar emails, talvez seja conveniente, por

camaradagem, enviar-lhe apenas mensagens pequenas. Isso significa verificar o tamanho da mensagem

de saída, antes de enviá-la.

Para isso, basta salvar uma cópia de rascunho da mensagem e mostrar o tamanho do arquivo das

mensagens da pasta Rascunhos. Você encontrará a pasta Rascunhos na Lista de Pastas do Painel de

Navegação.

Observação Se a sua mensagem contiver um arquivo anexo, o tamanho do arquivo na pasta

Rascunhos poderá ser um pouco menor do que ao enviar a mensagem.

Vários atributos alteram o tamanho de uma mensagem.

No Outlook, você tem três opções de formato de email: texto sem formatação, RTF e HTML. O menor tipo é

a mensagem de texto sem formatação. À medida que você adiciona atributos a uma mensagem, ou seja, a

torna mais sofisticada adicionando formatação ou imagens, seu tamanho aumenta. Adicionar um anexo

grande também aumentará o tamanho da mensagem.

Para obter mais informações sobre formatos de mensagem, consulte o curso "Controlar o modo de envio e

de exibição de emails".

Dica Por padrão, o Outlook usa o Microsoft Word como editor de email. Você pode configurar o Word

para remover dos emails o formato HTML dispensável, antes do envio, tornando as mensagens menores.

Instruções de como ativar esse recurso estão no Cartão de Referência Rápida, no final deste curso.

Armazene mensagens localmente em seu próprio computador nos arquivos do Arquivo Morto e das Pastas

Particulares.

Para que a caixa de correio ocupe pouco espaço no servidor, você precisa limpá-la. Para isso, o Outlook

permite a criação de pastas especiais que armazenam mensagens de email no seu próprio computador.

Você pode armazenar mensagens de email do Outlook (e outros dados do Outlook) automaticamente, em

um arquivo morto, ou manualmente, em um arquivo de Pastas Particulares. Esta lição fornecerá uma breve

introdução a esses arquivos.

Continue a leitura para obter mais informações e, em seguida, clique em Próxima para continuar a lição

sozinho.

Há muito mais para saber sobre esses arquivos locais do Outlook. Se estiver interessado em obter mais

detalhes, sugerimos o curso "Arquivar os emails no seu próprio computador".

Essa mensagem soa familiar?

A mensagem à esquerda soa familiar? Você se sente culpado ao clicar em Não nessa caixa de diálogo por

não saber muito bem o que significa AutoArquivar? Não se preocupe, sabemos que não é nada pessoal.

Mas, talvez, se ajudássemos você com os detalhes, aprenderia a gostar de AutoArquivar. Por outro lado,

você pode aprender apenas o suficiente para recusar de forma diplomática porque prefere arquivar

manualmente.

Arquivar remove itens, como emails, da caixa de correio e os armazena automaticamente em pastas que

possuem hierarquia e nomes iguais aos das pastas da caixa de correio

Fig. 1 Você verá essa caixa de diálogo se o recurso AutoArquivar estiver ativado.
Fig. 2 Você pode alterar as configurações do recurso AutoArquivar na caixa de diálogo AutoArquivar.

Também é possível usar essa caixa de diálogo para desativar o recurso caso prefira arquivar itens

manualmente.

Há duas maneiras de arquivar: permitir que o Outlook arquive as mensagens automaticamente em

intervalos regulares ou arquivar nos horários que você especificar.

O recurso AutoArquivar permite estabelecer uma agenda e arquivar várias pastas ao mesmo tempo em

intervalos definidos. Você saberá que esse recurso está ativado se periodicamente receber uma caixa de

diálogo amigável como aquela da Figura 1. Por padrão, o Outlook ativa o recurso AutoArquivar.

A vantagem do recurso AutoArquivar é que ele não arquiva mensagens simplesmente, ele também as

exclui. Para manter todas as mensagens, ajuste as configurações do recurso AutoArquivar de forma

apropriada, como mostra a Figura 2.

Para alterar as configurações do recurso AutoArquivar, clique em Opções no menu Ferramentas, clique na

guia Outras e clique em AutoArquivar.

Você pode arquivar manualmente clicando em Arquivo Morto no menu Arquivo. Especifique os detalhes

na caixa de diálogo Arquivo Morto.

Com o arquivamento manual, você tem maior controle sobre o que e quando arquivar.
Você pode executar o recurso AutoArquivar a qualquer momento clicando em AutoArquivar na caixa de

diálogo Limpar Caixa de Correio. Outra alternativa é arquivar apenas itens específicos. Abra a caixa de

diálogo Arquivo Morto (mostrada na imagem) clicando em Arquivo Morto no menu Arquivo.

Explicaremos como fazer um arquivamento simples na sessão prática no final desta lição.

Observação Se armazenar informações em um arquivo morto em seu próprio computador, você

conseguirá lê-las apenas nesse computador.

Dicas:

Fig. 1 Use a configuração Esvaziar a pasta Itens Excluídos ao sair para excluir mensagens

automaticamente. Para acessar essa caixa de seleção, clique em Opções no menu Ferramentas e clique

na guia Outras.

Fig. 2 Clique com o botão direito do mouse em Itens Excluídos e selecione o comando Esvaziar Pasta

Itens Excluídos no menu de atalho.

Quando você exclui um email, ele vai para a pasta Itens Excluídos. Essa pasta pode aumentar

rapidamente de tamanho, portanto, é necessário limpá-la sempre.

Como a sua vontade provavelmente é de livrar-se dos itens excluídos em primeiro lugar, excluí-los

permanentemente é uma maneira fácil de reduzir o tamanho.

Você pode especificar quando e como deseja limpar a pasta Itens Excluídos: limpá-la automaticamente ao

sair do Outlook ou fazer isso manualmente quando desejar.

Limpar automaticamente Marque a caixa de seleção, conforme mostra a Figura 1, e a sua caixa de

correio estará sempre mais limpa.

Limpar manualmente Se você preferir ter maior controle sobre quando os itens serão apagados da pasta

Itens Excluídos, poderá esvaziá-la manualmente. Basta clicar nela com o botão direito do mouse, como na

Figura 2, ou usar a caixa de diálogo Limpar Caixa de Correio. Você está notando um padrão em relação à

ferramenta Limpar Caixa de correio? Ela é um excelente recurso de limpeza

Salve anexos em um local fora da caixa de correio clicando no comando Salvar Anexos do menu Arquivo.

Esse comando está disponível quando você tem um email aberto.

Os anexos podem ocupar muito espaço. Se não for necessário armazená-los na caixa de correio, melhor.

Em vez disso, use o comando Salvar Anexo do menu Arquivo e salve-os em um local conveniente de seu

disco rígido. Depois de salvar o anexo, você poderá excluir a mensagem (se não for mais necessária). Você

também pode clicar no ícone do anexo com o botão direito do mouse e clicar em Remover para remover o

anexo, mas manter a mensagem.

Antes de começar a salvar anexos no disco rígido, procure um local do qual irá se lembrar. Por exemplo, se

o anexo for uma foto, talvez seja conveniente salvá-lo na subpasta Minhas Imagens da pasta Meus

Documentos. Além disso, ao salvar o anexo, procure atribuir-lhe um nome que ajude a lembrar seu

conteúdo e contexto.
Arquive regularmente as mensagens armazenadas na pasta Itens Enviados.

Manter as mensagens enviadas pode ser uma maneira útil de controlar quem disse o que para quem. Mas,

não é necessário manter esse tipo de registro em sua caixa de correio, na qual são armazenadas as

mensagens enviadas (Itens Enviados), a não ser que você arquive as mensagens.

Para especificar as configurações de arquivamento da pasta AutoArquivar, clique com o botão direito do

mouse na pasta Itens Enviados, clique em Propriedades e selecione a guia AutoArquivar.

Se preferir arquivar manualmente, clique em Arquivo Morto no menu Arquivo e selecione a pasta Itens

Enviados.

Não responda a emails não solicitados. Livre-se deles.

Não responda a lixos eletrônicos ou a correntes. Além disso, não clique em links contidos nesse tipo de

email que digam "Clique aqui para ser removido desta lista de endereçamento" ou algo semelhante. Ao

responder a esses links de "remova-me" ou clicar neles, você estará permitindo ao remetente saber que o

seu email é válido e, provavelmente, encorajando um número maior desse tipo de lixo eletrônico.

Como o lixo eletrônico e outros emails não solicitados (também conhecidos como "spam") estão se

tornando um incômodo cada vez maior, o Outlook possui vários recursos especificamente projetados para

ajudar a evitá-los. O Cartão de Referência Rápida, no final do curso, inclui links para referências sobre

como lidar com o lixo eletrônico.