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MANUAL DE USUARIO

Sistema Administrador de Tareas

Capítulo I
Introducción

El Sistema Administrador de Tareas permite al área Docente de la Unidad Educativa Delta el


ingreso de Tareas, Horarios y Comunicados para su publicación en la Agenda Escolar para
alumnas y padres de familia.

Requerimientos

Para tener acceso al Sistema Administrador de Tareas, se requiere:

• Pc o Portátil con acceso a Internet.


• Tener instalado dentro del equipo alguno de los exploradores de internet: Internet
Explorer v.7.0 ó posterior, Mozilla Firefox v.3.6 ó posterior, Safari 4.0 ó posterior.

Capítulo II
Ingreso al Sistema

Para ingresar al Sistema Administrador de Tareas, debe iniciar alguno de los exploradores de
internet de su equipo. Como se indica en la figura, puede utilizar cualquiera de los antes
citados como requerimiento.

Figura 2.1

Una vez ingresado a alguno de los exploradores de Internet antes descritos, digitamos la
dirección: http://agenda.uedelta.k12.ec; la cual nos llevará a la página de acceso al Sistema
Administrador de Tareas. (Figura 2.2)

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Figura 2.2

Una vez cargada la pantalla de acceso al Sistema Administrador de Tareas, deberá ingresar su
usuario y contraseña proporcionada por el Dpto. de Sistemas; dando clic en el botón Iniciar
sesión. Figura 2.3.

Figura 2.3

NOTA: El usuario y contraseña son los mismos utilizados para el acceso al Sistema Académico
para el ingreso de Calificaciones.

En el caso de existir algún inconveniente con la contraseña, se crearon 2 opciones de fácil


utilidad para las maestras; estas son:

Olvidó contraseña: Permite recordar la contraseña olvidada. Al ingresar a esta opción nos
muestra la siguiente pantalla:

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Figura 2.4

Una vez que hayamos ingresado el usuario presionamos el botón Enviar (Figura 2.4), y la
contraseña será enviada a la dirección de correo electrónico registrado de la maestra; como lo
indica el mensaje de confirmación en pantalla. (Figura 2.5)

Figura 2.5

A la dirección de correo electrónico registrado, llegará el email con la contraseña solicitada.


(Figura 2.6)

NOTA: Se recomienda memorizar la contraseña y eliminar el correo electrónico de


recordatorio para evitar algún inconveniente con el uso de la contraseña.

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Figura 2.6

Cambiar contraseña: Permite cambiar la contraseña para acceso al Sistema; debe tener en
cuenta que para realizar el cambio debe recordar la contraseña actual. Al ingresar a esta
opción nos muestra la siguiente pantalla:

Figura 2.7

Luego se presentará en pantalla un mensaje de confirmación de que la contraseña fue


cambiada con éxito.

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Figura 2.8

Una vez recibido el mensaje de confirmación puede cerrar la ventana.

NOTA: El cambio de contraseña solo afecta al sistema Administrador de tareas, mas no al


sistema Académico de notas.

Capítulo III
Opciones del Sistema

Al ingresar correctamente al sistema Administrador de Tareas, las maestras tendrán


habilitadas diferentes opciones dependiendo de sus funciones. Así tenemos las opciones:

• Mantenimiento de Tareas, habilitada para todas las maestras que laboran en la


Unidad Educativa.
• Mantenimiento de Horarios, sólo para las Dirigentes.
• Mantenimiento de Detalle de Horarios, sólo para las Dirigentes.
• Mantenimiento de Recurrentes, sólo para las Dirigentes.
• Mantenimiento de Comunicados, sólo para las Dirigentes.
• Reportes, sólo para las Coordinadoras Académicas y Directora General.

Las pantallas que maneja el sistema tienen un estándar de botones, los mismos que aparecen
en todas y cada una de las opciones. (Figura 3.1)

Figura 3.1

Nuevo: Nos permite crear un nuevo registro, ya sea de tarea, horario, detalle de horarios,
detalle de horario recurrente, o un comunicado.

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Una vez seleccionada esta opción procederemos a llenar toda la información solicitada según
sea el caso una tarea, horario, detalle de horario, detalle de horario recurrente o un
comunicado. Con esto se activarán los siguientes botones (Figura 3.2)

Figura 3.2

Grabar: Grabar la información que hemos ingresado, es decir crear el registro.


Cancelar: Cancelar la acción de crear un nuevo registro.

<<: Me permite ir al primer registro creado.

<: Me permite ir al registro anterior.

Editar: Esta opción nos permite realizar algún cambio al registro creado. En el caso de las
tareas esta opción solo se activará si la tarea no ha vencido, es decir si no ha pasado aún la
fecha de entrega. Para los otros casos esta opción estará siempre disponible cuando
consultemos un registro.

Una vez seleccionada esta opción procederemos a editar toda la información que deseemos
según sea el caso una tarea, horario, detalle de horario, detalle de horario recurrente o un
comunicado. Con esto se activarán los siguientes botones (Figura 3.3)

Figura 3.3

Actualizar: Me permite guardar los cambios realizados cuando editamos un registro.


Cancelar: Cancelar la acción de editar o actualizar un registro.

Eliminar: Nos permite borrar un registro, ya sea este una tarea, horario, detalle de horario,
detalle de horario recurrente o un comunicado.

>: Me permite ir al siguiente registro.

>>: Me permite ir al último registro creado.

Existe un botón estándar en la mayoría de las pantallas, el mismo que nos permite abrir un
calendario y seleccionar con doble clic la fecha en la que se debe presentar la tarea, horario, y
comunicado (Figura 3.4)

Figura 3.4

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El control dentro del calendario, posee los siguientes botones:

 « - » Nos permite recorrer años hacia adelante o hacia atrás.


 < - > Nos permite recorrer meses hacia adelante o hacia atrás.

Mantenimiento de Tareas

La pantalla de mantenimiento de tareas, es la opción principal dentro del sistema. A esta


tienen acceso todas las maestras registradas, y al momento de ingresar automáticamente se
asocia a los cursos que tiene asignados.

Esta pantalla nos permite realizar consultas de información de tareas ingresadas


anteriormente, para así poder editarlas o eliminarlas. Tenemos 3 opciones de ayuda y
consultas:

Nos permite consultar una tarea. En el cuadro de texto ingresamos un id que


recordemos de la tarea que deseamos consultar, luego presionamos el botón

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Consultar y nos devolverá toda la información referente a ese id. Caso contrario, si no
recordamos un id presionamos el botón Consultar y nos mostrará una pantalla de ayuda con
todas las tareas ingresadas (Figura 3.5)

Figura 3.5

Si deseamos editar o verificar la información ingresada de una tarea, debo dar clic en el
número que posee la columna de Id.; esto nos regresará a la pantalla principal del ingreso de
tareas con la información seleccionada.

Figura 3.6

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Existen otras 2 maneras de realizar consultas y esto es mediante los botones Buscar por Título
y Buscar por Materia; en el que se presentará la información en una pantalla similar a la Figura
3.5.

Debe ingresar en el cuadro de texto la inicial del título, parte del título o
todo el título que desea buscar y presionando este botón se abrirá la
misma pantalla que cuando se presiona el botón Consultar.

Debe seleccionar una de las materias que tiene asociada y al presionar


este botón presentará una pantalla con la consulta de todas las tareas,
según la materia seleccionada.

Una vez seleccionado un registro, se activan los botones de Editar o Eliminar para poder
realizar cualquiera de esas acciones. Si seleccionamos la opción de Editar se habilitaran todos
los cuadros de textos y aparecerá una barra de herramientas similar a la de Word que nos
permitirá darle formato a la descripción de la tarea, y así editar la información de la misma.

Figura 3.7

El mantenimiento de tareas nos permite agregar hasta 3 archivos como adjuntos a la tarea,
debemos seleccionar un archivo de nuestro disco utilizando el botón de examinar de cada uno
de los archivos que se permiten subir.

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Figura 3.8

Los tipos de archivos que podemos adjuntar a las tareas son los siguientes:

• Archivos de Microsoft Office - Word, Excel, PowerPoint


• Archivos de Adobe Reader - PDF
• Archivos de Imágenes – JPG, GIF
• Archivos Comprimidos – RAR, ZIP

NOTA: Entre los 3 archivos a adjuntar no pueden pesar más de 2MB, caso contrario el sistema
no permitirá subir el archivo.

Al presionar el botón de Grabar o de Actualizar, y tenemos archivos por adjuntar; el sistema


nos presentará un mensaje indicándonos los archivos que se están subiendo y que estarán
disponibles para descargarse de la Agenda. (Figura 3.9)

Figura 3.9

Para proceder a eliminar un archivo adjunto que grabamos de manera incorrecta, debemos
seleccionar la tarea de la que deseamos corregir el archivo y procedemos a presionar el botón
Editar, con esto habilitaremos la opción de eliminar el archivo dando clic en el ícono celeste
que se encuentra junto al archivo. Como se indica en la Figura 3.10, y de manera ampliada
viendo toda la pantalla. (Figura 3.11)

Figura 3.10

NOTA: Una vez eliminado el archivo, éste no puede ser recuperado y deberá volverse a subir.

El mantenimiento de tareas posee una restricción adicional en cuanto al número de tareas


diarias que pueden agregarse por curso, el cual se ha determinado en 4 tareas máximo por
curso para este periodo lectivo. El sistema no permitirá ingresar más tareas, si el curso ya
posee el máximo de tareas agregadas.

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Figura 3.11

Mantenimiento de Horarios

La pantalla de mantenimiento de horarios, nos va a permitir crear la parte principal de los


horarios; esto es darle un nombre al mismo y crearle un rango de fechas al que va a
pertenecer. Al igual que la opción de tareas, maneja el mismo juego de botones Nuevo, <<, <,
Editar, Eliminar, >, >>, con las mismas funcionalidades de esa pantalla. (Figura 3.12)

Nos permite consultar un horario. En el cuadro de texto ingresamos un id que


recordemos del horario que deseamos consultar, luego presionamos el botón
Consultar y nos devolverá toda la información referente a ese id. Caso contrario, si no
recordamos un id presionamos el botón Consultar y nos mostrará una pantalla de ayuda con
todos los horarios ingresados (Figura 3.13)

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Figura 3.12

Figura 3.13

Existen otras 2 maneras de realizar consultas y esto es mediante los botones Buscar por
Descripción y Buscar por Curso; en el que se presentará la información con los horarios
ingresados.

Debe ingresar en el cuadro de texto la inicial de la descripción, parte


de la descripción o toda la descripción que desea buscar y
presionando este botón se abrirá la misma pantalla que cuando se presiona el botón
Consultar.

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Debe seleccionar alguno de los cursos que tiene asociado y al presionar


este botón presentará una pantalla con la consulta de todas los horarios, según el curso
seleccionado.

Una vez seleccionado un registro, se activan los botones de Editar o Eliminar para poder
realizar cualquiera de esas acciones. Si seleccionamos la opción de Editar se habilitaran todos
los cuadros de textos y así editar la información del horario.

NOTA: El sistema validará que las fechas ingresadas sean correctas, es decir la inicial siempre
va a ser menor a la final.

Mantenimiento de Detalle de Horarios

La pantalla de mantenimiento de detalle de horarios, nos va a permitir el detalle de los


horarios; esto es según rango de fechas al horario que va a pertenecer ingresar las materias y
sus horas. Al igual que la opción de horario, maneja el mismo juego de botones Nuevo, <<, <,
Editar, Eliminar, >, >>, con las mismas funcionalidades de esa pantalla. Adicional a estos
botones tenemos el botón de Agregar. (Figura 3.14)

Figura 3.14

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Debemos seleccionar inicialmente el curso para el que vamos a crear el detalle del horario, con
ello aparecerán en la lista de horarios, los creados en la pantalla de horarios (Figura 3.12) para
así poder crear el detalle del mismo.

Agregar: Este botón va a permitir agregar al detalle materia por materia, según vaya
perteneciendo al horario. El sistema validará que la fecha seleccionada esté dentro del rango
del horario que estamos agregando (Figura 3.15), además de que la materia no esté
previamente ya seleccionada y que las horas seleccionadas estén correctas la hora de inicio
menor a la hora final.

Figura 3.15

La materia agregada se creará y se mostrará en el cuadro dentro de la pantalla (Figura 3.14)


con un id temporal así T-1. Una vez que ya hayamos Agregado todas las materias al detalle
procederemos a presionar el botón Grabar para de estar manera confirmar el detalle y se
crearán id definitivo para cada materia agregada. Creado el detalle, el mismo puede ser
Editado en el caso que deseemos cambiar alguna información de la materia agregada;
debemos seleccionar el Id dando un clic para que se habilite la opción de Editar. (Figura 3.16)

Figura 3.16

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NOTA: Si intentamos agregar una materia que se encuentra en el detalle, el sistema nos
presentará un mensaje de error y nos enviara de regreso a la pantalla de ingreso para corregir
el error.

Figura 3.17

Mantenimiento de Horarios Recurrentes

La pantalla de mantenimiento de horarios recurrentes tiene el mismo funcionamiento que la


pantalla de Detalle de Horarios, la única diferencia que en vez de seleccionar la fecha a la que
pertenece el horario de la materia que estamos ingresando; se debe seleccionar que días
recurrentes durante el periodo del horario ocurrirán para la materia a seleccionar.

Figura 3.18

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Mantenimiento de Comunicados

La pantalla de mantenimiento de comunicados, nos va a permitir crear comunicados para las


alumnas y padres a manera de nota informativa en la Agenda. Al igual que la opción de tareas,
maneja el mismo juego de botones Nuevo, <<, <, Editar, Eliminar, >, >>, con las mismas
funcionalidades de esa pantalla. (Figura 3.12)

Figura 3.19

Nos permite consultar un comunicado. En el cuadro de texto ingresamos un


id que recordemos del comunicado que deseamos consultar, luego
presionamos el botón Consultar y nos devolverá toda la información referente a este. Caso
contrario, si no recordamos un id presionamos el botón Consultar y nos mostrará una pantalla
de ayuda con todos los comunicados ingresados (Figura 3.20)

Si deseamos editar o verificar la información ingresada de un comunicado, debo dar clic en el


número que posee la columna de Id.; esto nos regresará a la pantalla principal del ingreso de
comunicados con la información seleccionada. (Figura 3.21)

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Figura 3.20

Figura 3.21

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Existen otras 2 maneras de realizar consultas y esto es mediante los botones Buscar por Título
y Buscar por Curso; en el que se presentará la información en una pantalla similar a la Figura
3.20.

Debe ingresar en el cuadro de texto la inicial del título, parte del título o
todo el título que desea buscar y presionando este botón se abrirá la
misma pantalla que cuando se presiona el botón Consultar.

Debe seleccionar uno de los cursos que tiene asociado y al presionar este
botón presentará una pantalla con la consulta de todos los comunicados,
según el curso seleccionado.

Una vez seleccionado un registro, se activan los botones de Editar o Eliminar para poder
realizar cualquiera de esas acciones. Si seleccionamos la opción de Editar se habilitaran todos
los cuadros de textos y aparecerá una barra de herramientas similar a la de Word que nos
permitirá darle formato a la descripción del comunicado, y así editar la información de la
misma.

Una vez concluido el uso del administrador de tareas, se recomienda salir del sistema
utilizando la opción Cerrar sesión que se encuentra junto al nombre de la maestra que ingresó
al sistema.

Figura 3.22

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Capítulo IV
Soporte y Ayuda del Sistema

El sistema Administrador de Tareas ha sido elaborado de manera sencilla y amigable lo que


permitirá un fácil manejo de la publicación de las tareas para la Agenda Escolar.

Debemos tener en cuenta ciertos aspectos:

• Al estar publicado y disponible en el internet, la velocidad con que se ingrese y se


utilice el sistema dependerá de la velocidad de conexión de Internet con la que
contemos.
• EL sistema administrador de tareas no tendrá restricción de horario ni lugar, ya que se
puede ingresar desde cualquier equipo que posea una conexión a internet.
• Este documento de ayuda estará disponible siempre al ingresar al Administrador de
Tareas, se encontrará un link de acceso:

Para mayor información, duda o en caso se presente algún error; por favor escribirnos a
agendadelta@uedelta.k12.ec

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