Selección e Implantación de

un Sistema de Gestión
integrado para la Empresa

Manuel Cabello
Digital Learning
http://digitallearning.es
Marzo 2007
Todas estas presentaciones, así como documentación
adicional, se encuentran disponibles en nuestra web,
tanto para su consulta como descarga:

http://www.digitallearning.es
 Selección e implantación
de un Sistema de Gestión

Vamos a analizar el proceso de selección e implantación de un Sistema

de Gestión. Lo vamos a hacer desde el punto de vista más general,
considerando los Sistemas de Gestión Integrados (ERP)
Este enfoque, permite analizar todos los elementos que deben
considerarse para una correcta selección e implantación del sistema.
Para sistemas más 'simples', podemos tener esta metodología como
referencia y aplicar los elementos convenientes según el alcance del
sistema.
En la última parte de la presentación, a modo de ánexo, veremos con
que opciones contamos para dotar a nuestra organización de un
Sistema de Gestión Integrado y principales pros y contras de cada una
de ellas

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 Costes

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 TCO (Coste Total Propiedad)

Elementos a tener en cuenta en la adquisición y explotación de un Sistema

de Gestión (TCO:Total Cost Ownership)

PRODUCTO SERVICIOS Implantación

➢ Licencias ➢ Consultoría
➢ Implementación
➢ Instalación
Infraestructura Tecnológica ➢ Configuración
➢ Parametrización
➢ Hardware ➢ Personalización
➢ Software ➢ Formación
➢ Sistema Operativo
➢ Base de Datos SERVICIOS Post-instalación
➢ Comunicaciones / ➢ Mantenimiento
interoperabilidad ➢ Actualizaciones
PERSONAL Interno ➢ Soporte
➢ Equipo Proyecto
➢ Administradores Sistema Otros
➢ Soporte usuario ➢ Gastos explotación
➢ Formación técnicos ➢ No disponibilidad 'Downtime'
➢ Personal indirecto ➢ Coste de cambio 'Lock-in'

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Distribución Costes típicos
implantación de un ERP

Distribución de costes en la implantación de un ERP

Licencias (Software) 30,20%

Consultoría 24,10%
Hardware 17,80%
Formación 13,50%
Equipos de implantación 10,90%
Otros 3,30%
Fuente: Mabert, Soni y Venkatraman
Production and Inventory Management Journal, 2000

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 Algunas cifras sobre TCO

TCO de ERP en Millones$ Comparativa TCO de CRM

alquiler vs propiedad

Fuente: The Performance Advantage, APICS,1999

●
Variaciones significativas entre los estudios
●
Coste solución ERP varía en función de módulos
instalados, tipología empresa, consultores,...
●
Aparecen soluciones más enfocadas a Pyme de menor
complejidad (alcance) y coste.

●
Precios orientativos en soluciones sw privativo (2007):
- ERP 'básico-medio'
licencias: entorno 1500 €/usuario
consultores/implantación: entorno 6000 €
- alquiler/pago por uso CRM: 30-200 €/usuario-mes
- licencias CRM 'básico-medio': 500–1500 €/usuario

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 Selección de un Sistema de
Gestión: Tipología de Empresa

Nuevo proyecto / Empresa en desarrollo /

Grado desarrollo expansión / consolidación,...

Organización: tamaño, departamentos,

centros de trabajo-sucursales...
Complejidad Clientes / Proveedores/ Mercados
Productos /Servicios: tipologías,modelo de
negocio/operaciones, ..

Perfil Recursos humanos / Sector / Cultura de la

organización,...

TIC Infraestructura, Sistemas implementados

Aplicaciones, herramientas en uso

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 Soluciones por tipología de
Empresa (tamaño)

Presentamos una distribución orientativa de tipos de soluciones según segmentos

de empresa clasificadas por su tamaño.
Según vimos, hay otros apartados que pueden ser tan o más significativos y solo el
conjunto nos indicará que tipo de solución es la más indicada

Gran Empresa: > 50 M€ / > 250 empleados ERP-CRM-SCM

ERP-CRM-SCM
Mediana Empresa: 10–50 M € / 50-250 empleados 'básicos'/ 'avanzados'
Suites / ERP-CRM
Pequeña Empresa: 2-10 M€ / 10–50 empleados 'básicos'

Microempresa: < 2 M€ / < 10 empleados Aplicaciones / Suites

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 Criterios de selección de un
Sistema de Gestión

¿Cubren nuestras necesidades actuales?

Funcionalidades ¿y las posibles necesidades futuras?

¿podemos seguir operando cómo lo

Adaptación a los procesos estamos haciendo? Si son necesarios
de la empresa cambios ¿son realmente mejoras en
nuestros procesos actuales?

Adecuación al sector ¿tienen soluciones especializadas en

nuestro sector? ¿a qué nivel?

Arquitectura, escalabilidad, estándares,

Evaluación técnica infraestructura necesaria, plataformas
disponibles, herramientas de
administración, herramientas de
personalización, integración con otros
sistemas/herramientas (*)
elaborado por Digital Learning 10
 Criterios de selección de un
Sistema de Gestión

(*) Integración con sistemas o herramientas existentes:

Este es un aspecto muy importante a considerar. Hay Organizaciones que

cuentan con aplicativos que gestionan información o transacciones que son
necesarias para determinadas áreas/operaciones de la empresa que no
pueden ser reemplazadas con el nuevo Sistema de Gestión que se va a
implementar (o el esfuerzo para que así fuera lo hacen desaconsejable).

Puede ser habitual que estos aplicativos e incluso las plataformas sobre las
que corren, sean ya tecnólogicamente anticuadas/obsoletas. Se suele
denominar con el término sitemas 'legacy' (sistemas heredados)

Es fundamental chequear que el nuevo Sistema de Gestión permitirá una

solución viable que pueda integrar lo más automatizadamente posible, el
flujo de procesos e información que gestionan estos aplicativos.

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 Criterios de selección de un
Sistema de Gestión

Rápidez de implementación, facilidad

Facilidad de uso configuración, de uso, ayuda online,
documentación

Referencias. Soporte al producto/versión.

Fabricante Visión / planes. ¿Continuidad en el
mercado?

¿quién implementa la solución? Know how.

Implementadores Metodología. Recursos. Localización.
Referencias. Soporte postventa

TCO: Coste total de propiedad

Evaluación económica Facilidades/Gestión financiación/ayudas

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 Implantación de un
Sistema de Gestión

Un inadecuado planteamiento previo no solo afecta al proyecto de implantación en

sí, sino también a la posterior explotación del propio sistema ERP

Resultados de diversas encuestas sobre la explotación de un ERP

empresas españolas que consideran que explotan

el potencial de su ERP instalado (*).................................... 46 %

empresas españolas que consideran poco o nada

explotado su ERP (*)........................................................... 54 %

empresas norteamericanas que consideran que la

implantación de su ERP es insatisfactoria (**)..................... 51 %

idem que están muy satisfechas con su ERP(***)............... 41 %

Fuentes: (*) Estudio Grupo Penteo, 2002

(**) Robins-Gioia survey, 2002
(***) Aikan survey, 2002

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 Implantación de un Sistema de
Gestión

La implantación de un ERP es un proyecto complejo que ha de gestionarse

adecuadamente para minimizar las desviaciones de las previsiones y expectativas
establecidas.

Resultado encuesta empresas Norteamericanas que habían implantado un ERP

Exito: implantación de todas las funcionalidades,

realizada en tiempo y costes previstos................................ 10 %

Promedio de costes incurridos sobre lo presupuestado...... 178 %

Promedio de tiempo empleado sobre lo planificado............ 230 %

Grado de implementación de funcionalidades

respecto a las que se deseaban inicialmente...................... 41 %

Fuente: P.Aiken
ERP considerations, 2002

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 Implantación de un Sistema de
Gestión

Respecto a las implantaciones de CRM, los datos de las estudios son dispares. A
nivel global, los analistas presentan unos resultados similares a los obtenidos en
ERP. En cambio, en España, el estudio realizado por Penteo muestra mucho mejores
datos que los obtenidos en ERP.

Resultados de diversas encuestas sobre la explotación de un CRM

Proyectos CRM a nivel internacional que no logran sus objetivos (*)....... 65 %

Empresas españolas satisfechas con su inversión en CRM (**) .............. 90 %

Estas diferencias de percepción, aparte de por las particularidades/ enfoques de los estudios realizados,
pueden tener su origen en que el parque de instalaciones CRM en España, tiene un elevado porcentaje
en desarrollos propios de las empresas, lo que puede afectar a la percepción subjetiva de los encuestados

Fuentes: (*) Estudios de Gartner Group y Meta Group, 2004

(**) Estudio Grupo Penteo, 2002

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 Implantación: aspectos claves

¿Qué vamos a hacer? ¿cuáles son las

Análisis de requerimientos especificaciones?

¿Qué queremos conseguir? ¿Cuáles

Objetivos claros son los parametros que vamos a
medir?

Compromiso Dirección Apoyo y seguimiento del proyecto

¿quienes van a hacerlo? ¿quién

Equipo de Proyecto dirige, coordina y controla todo la
implementación?

¿como lo vamos a hacer? ¿en cuánto

Planificación tiempo?: Fases,recursos, responsables,
'milestones',...

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 Implantación: aspectos claves

¿hemos considerado el tiempo y

Participación del personal recursos que deben contribuir al
proyecto? ¿pueden compatibilizarlo
con sus tareas habituales?

¿cómo funciona? ¿saben los

Formación usuarios trabajar con el nuevo
sistema? ¿qué cambios o nuevas
posibilidades tienen?

¿cuándo empieza a funcionar? ¿se

Puesta en marcha desconectan los anteriores
sistemas? ¿cómo y cuando
migramos los datos entre ambos

¿como lo vamos a hacer? ¿en

Comunicación cuánto tiempo y con quiénes?:
Fases, responsables,recursos,
'milestones', ..

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 Implantación: Equipo de
Proyecto

Director de Proyecto: 'prestigio' interno, conocimiento de la Compañía y sus

procesos, respaldo de la alta dirección

Consultores externos: Acordar/fijar perfiles, nivel de experiencia, integración

con el equipo de proyecto. Preservar know-how de la implementación

Integrantes del equipo de proyecto: equipo multifuncional. Conocimiento/

representación de todas las áreas afectadas

Involucración de todos los niveles: no solo usuarios o solo directivos.

Distintos niveles de visión e interlocución

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 Proyecto de implantación ERP

Fuente: IBdos
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Tiempos medios de
implantación

Fuente: ERP Survey 2003

Revista Computer@Produktion

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 Plan de Formación y Soporte

Fuente: SAP
elaborado por Digital Learning 21
 Plan de Formación y Soporte


Prepárame (Prepare Me)


• Prepárame para los cambios

• Comunicación corporativa


Díme (Tell Me)


• Díme lo que tengo que hacer

• Díme lo que se espera que se haga


Muéstrame (Show Me)


• Enseñame cómo trabaja

• Enseñame cómo lo haría un experto


Déjame (Let Me)


• Déjame practicar
• Déjame aprender de mis errores


Ayúdame (Help Me)
• Dame ayuda en línea y/o tutoriales
• Dame soporte

Fuente: SAP
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 Anexo: opciones disponibles
para un Sistemas de Gestión

A modo de ánexo, Vamos a revisar tres modelos a los que podemos optar
para dotar a nuestra Organización de un Sistema de Gestión (Integrado).

Adquisición e implementación de una solución 'estándar' en nuestros

equipos

Pago por uso (alquiler)

Desarrollo a medida

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 Sistemas de Gestión: adquisición
solución estándar

Beneficios frente a un desarrollo a medida propio:

Garantía de funcionamiento de los proveedores líderes (soluciones ya probadas)

Acceso a un know-how de procesos de negocio
Asesoramiento y servicio
Integración
Beneficiarse del I+D del fabricante
Opciones/módulos disponibles ante posible ampliación de nuestro modelo/procesos
de negocio

Desventajas:

Cambios a veces perjudiciales en nuestros procesos de negocio

Excesiva estándarización (poca diferenciación con la competencia)
Puede que la solución no encaje con particularidades de nuestro sector/microsector
Dependencia en cambios de versiones o migración a otras tecnologías: productos
descontinuados/pérdida de soporte
Dependencia en cambios en el fabricante: adquisiciones, fusiones (en software
propietario) o abandono del proyecto (en software libre)

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 Sistemas de Gestión: adquisición
solución estándar

Implementación de una solución estándar 'in-house':

Software propietario
Pago de licencias (por equipos, por usuarios concurrentes...) y de los
servicios que se contraten (análisis previo, instalación, soporte,
personalización)
Gratuito (usualmente aplicaciones de bajo nivel o versiones 'entry-level').
Pago por acceso a versiones más avanzada o por servicios (actualizaciones,
soporte,...)

Software código abierto (software libre)

Usualmente licencias gratuitas (no siempre. libre ≠ gratuito)
Acceso al código fuente para estudiarlo y/o modificarlo
Contratación voluntaria de servicios: soporte, actualizaciones,...

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 Sistemas de Gestión Integrados:
software libre/código abierto

Beneficios soluciones sw libre:

Usualmente no hay coste de licencias o con precio muy asequible:
Menor lock-in (inversión inicial menor)
No incremento de coste por número de instalaciones o usuarios
Las derivadas de ser código abierto: transparencia/seguridad, posibilidad de
adaptación, correción de bugs, soporte de la comunidad... (know-how)
Menos sujeto a cambios en políticas comerciales de empresas

En cuanto a desventajas, deberíamos hablar más de elementos a analizar/tener en

cuenta, ya que algunos productos desarrollados con esta filosofía están teniendo un
gran avance que los empiezan a equiparar a las mejores soluciones del sw privativo

Comprobar desarollo/'madurez' del proyecto (referencias y parque instalado)

Comprobar red de servicio y soporte (no solo basado en la comunidad)

Continuidad: es ambivalente. Al no haber garantías contractuales del 'fabricante', el proyecto

puede detenerse o bifurcarse. Por otro lado, no está sujeto a problemas típicos del sw
privativo: descontinuación de producto por adquisición/fusión de empresas, el código
puede seguir siendo mantenido/desarrollado por otras personas que lo estudien....

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 Sistemas de Gestión Integrados:
pago por uso

Fórmula 'pago por uso': la aplicación se considera un servicio que se utiliza. Se

paga una cuota mensual en función de usuarios y funcionalidades que
contratemos.
El SI (HW y SW) reside en las instalaciones del proveedor que es responsable del
mantenimiento y servicio (SLA) del sistema
Se accede a través de Internet y la interacción con la aplicación se realiza con el
navegador
Mediante un sistema de claves, podemos tener distintos perfiles de usuarios y
niveles de acceso al igual que en una solución 'in-house'
No hay un proceso de instalación, aunque sí cierta parametrización en la puesta en
marcha y posible carga de datos.
Bajo esta modalidad se engloban diversas concepciones y denominaciones

ASP: Application Service Provider

SaaS (Software as a Service)
'bajo demanda' (on demand)

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 Sistemas de Gestión Integrados:
pago por uso

Beneficios:

No es necesaria una infraestructura compleja de hardware y software, por lo que

minimizamos la inversión inicial en equipos y sistemas (en teoría menor lock-in)
Rapidez de puesta en marcha
No es necesario personal técnico dedicado (backup's, migraciones,..)
Mayor flexibilidad ante nuestras necesidades.

Desventajas:

Déficit en personalización
Déficit en especialización en el sector
Necesaria una excelente conectividad Internet (velocidad, disponibilidad..)
Internet no siempre es controlable por nosotros
'Dependencia' de una compañía externa (SLA)
Suceptibilidad por la seguridad de la información (fuera de nuestras instalaciones)
Posible lock-in por la escasa o nula interoperabilidad entre distintos servicios lo que
nos obliga a trabajar con un solo proveedor

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 Sistemas de Gestión
Integrados: desarrollo a medida

Beneficios:

Ajuste a nuestra necesidades:

Funcionalidad que se necesita: no adquirir opciones que no utilizamos. Mejor

adecuación para los casos no cubiertos para nuestro sector/microsector
Sin cambio en los procesos (salvo 'voluntarios'). Más facilidad en la Gestión del
cambio. Preservar nuestra forma de hacer las cosas que sean una ventaja
competitiva en el mercado.

Know-how más fácil de preservar en la compañía

Marcamos el ritmo de implantación
Menor dependencia de factores externos: cambios en el fabricante o en las
versiones del producto adquirido (nueva tecnología, cambio de propietarios,..)
Mayor agilidad de respuesta ante cambios o modificaciones urgentes

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 Sistemas de Gestión Integrados:
desarrollo a medida

Desarrollar la aplicación a partir de unas especificaciones definidas por la propia

empresa
En cuanto a recursos, puede abordarse con:

Recursos internos: exige 'know-how' técnico y de gestión de proyectos

Recursos externos: contratación de una compañía especialista en este tipo de desarrollos.
Exige la supervisión por parte de un recurso cualificado interno, para que se cumplan
adecuadamente las especificaciones y los tiempos
Mixto: la empresa realiza el diseño y subcontrata partes del desarrollo para evitar el
aumento de recursos técnicos.

Existen numerosas opciones en cuanto a tecnología a utilizar (entorno y lenguaje

de programación, plataformas,...) y metodología de desarrollo, saliéndose del
alcance de este curso.
No tiene sentido en funcionalidades estándar (p.ej.:un programa de contabilidad).
'No inventar la rueda'

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 Sistemas de Gestión
Integrados: desarrollo a medida

Beneficios:

Ajuste a nuestra necesidades:

Funcionalidad que se necesita: no adquirir opciones que no utilizamos. Mejor

adecuación para los casos no cubiertos para nuestro sector/microsector
Sin cambio en los procesos (salvo 'voluntarios'). Más facilidad en la Gestión del
cambio. Preservar nuestra forma de hacer las cosas que sean una ventaja
competitiva en el mercado.

Know-how más fácil de preservar en la compañía

Marcamos el ritmo de implantación
Menor dependencia de factores externos: cambios en el fabricante o en las
versiones del producto adquirido (nueva tecnología, cambio de propietarios,..)
Mayor agilidad de respuesta ante cambios o modificaciones urgentes

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 Sistemas de Gestión
Integrados: desarrollo a medida

Desventajas:

Esfuerzo en recursos internos: dedicación

Know-how técnico necesario: gestión de proyectos de desarrollo de sofware,
tecnología de diseño y programación,...
Podemos desconocer 'best-practices' que nos podrían beneficiar
Si no se realiza una adecuada revisión de los procesos podemos estar
automatizando cosas ineficientes o erróneas
Necesario un fuerte perfil de negocio y conocimiento de la empresa de los
analistas: experiencia en extraer/'exprimir' las especificaciones de los usuarios
Desarrollo nuevo: fallos de diseño ó de funcionamiento que se descubren una vez
implantado el sistema
Exige gran disciplina para no desviar recursos del proyecto a otras tareas urgentes.
La familiaridad con el equipo de proyecto puede ser perjudicial: menor
atención/dedicación que a un consultor externo

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 Sistemas de Gestión Integrados:
alternativas/selección

Resumen alternativas que nos ofrece el mercado en sistemas de

gestión:

Tipología de Solución Posibles Características

Sistema integrado: ERP, CRM, SCM propiedad / pago por uso

in-house / online
Suite de gestión
código propietario / abierto
Aplicaciones básicas gestión
sectoriales / generalistas
Desarrollos a medida
personalizadas / estándar
Combinación de varios tipos de soluciones

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