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da Reforma do Estado
9
Agências
Executivas
Ministra
Cláudia Costin
Chefe de Gabinete
José Walter Vazquez Filho
Secretária da Reforma do Estado
Angela Santana
Secretário de Tecnologia da Informação
Rainer Weiprecht
Secretário de Recursos Humanos
Luiz Carlos de Almeida Capella
Secretário de Logística e Projetos Especiais
Carlos César Pimenta
Presidente da ENAP
Escola Nacional de Administração Pública
Regina Silvia Viotto Monteiro Pacheco
Colaborador:
Paulo Daniel Barreto Lima
Cadernos MARE
da Reforma do Estado
Agências
Executivas
Caderno 9
Brasília - DF / 1998
Conselho Editorial
Ciro Campos Christo Fernandes - presidente
Cláudio Seiji Sato
Frederico Raphael C. Durão Brito
Sheila Maria Reis Ribeiro
Selene Marinho Machado
Maria Lúcia Casasanta Brüzzi
Letícia Schwarz
Marianne Nassuno
Ministério da Administração
MARE Federal e Reforma do Estado
Impresso no Brasil
CDD - 351.0073
Sumário
1
O que são
Agências Executivas
A
denominação Agência Executiva é uma qualificação a ser
concedida, por decreto presidencial específico, a autarquias
e fundações públicas , responsáveis por atividades e serviços
exclusivos do Estado. O Projeto Agências Executivas,
portanto, não institui uma nova figura jurídica na administração pública,
nem promove qualquer alteração nas relações de trabalho dos
servidores das instituições que venham a ser qualificadas.
2
Administração
Gerencial
N
o que diz respeito ao modelo de gestão, o Projeto Agências
Executivas visa promover, nas instituições candidatas à
qualificação como Agência Executiva, a implementação de
um modelo de administração gerencial, caracterizado por
decisões e ações orientadas para resultados, tendo como foco as
demandas dos clientes e usuários da instituição, baseadas no
planejamento permanente e executadas de forma descentralizada e
transparente, para o Núcleo Estratégico, para os servidores e para a
sociedade.
3
Planejamento &
Efetividade
P
ara que uma instituição cumpra com efetividade sua missão,
é imprescindível que suas ações decorram de um planejamento
organizado e permanente, baseado na consciência sobre as
políticas e diretrizes públicas às quais a organização se vincula,
no conhecimento das expectativas de clientes e usuários, levando em
conta as condições e meios de que dispõe.
Planejamento e Participação
Para que as ações resultantes de um planejamento se realizem,
concretizando a implementação das políticas públicas formuladas, é
Planejamento & Efetividade 15
Orientação ao Planejamento
1 - Definindo a Missão
Para que se possa definir a missão de uma instituição é preciso,
primeiro, compreender as diretrizes do Governo e o espaço legal para
a sua área de atuação. Assim, essa definição, no caso das Agências
Executivas, deve ser acordada com seu Ministério supervisor, levando-
se em conta os marcos referenciais existentes, como, por exemplo,
suas competências legais, a Constituição Federal, o Plano Diretor da
Reforma do Aparelho do Estado, o Plano Plurianual, o Orçamento e
os programas e objetivos de Governo.
Exemplo:
Exemplo:
Exemplo:
4 - Identificando Macroprocessos
e Definindo Objetivos Estratégicos
Conhecida por todos a razão de ser da instituição, é preciso
identificar quais são seus macroprocessos, ou seja, os grandes conjuntos
de atividades-fim, por meio dos quais a organização realiza sua missão.
Essa é a etapa de identificação dos processos institucionais mais
importantes, vinculados às atividades finalísticas da organização. Assim,
a administração interna da instituição não deve ser considerada como
macroprocesso; ela será fundamental em outro momento do
planejamento estratégico, quando se buscar a adequação de estruturas,
quadro de pessoal, processos e procedimentos.
Exemplo:
Exemplo:
6 - Identificando Problemas
Os fatores críticos identificados constituem importante insumo
para a estratégia de atuação da instituição. Uma vez conhecidos, é
preciso identificar sua presença ou ausência, ou seja, identificar os
problemas que fazem com que não se tenham as condições
consideradas como críticas para o sucesso. Com a identificação dos
problemas, é possível caracterizar a importância relativa de cada um,
estabelecendo, dessa forma, uma relação de prioridades estratégicas.
Exemplo:
- no caso da instituição de saneamento, se houver impacto
ambiental negativo na instalação da rede de esgoto de
determinada região, a instituição terá um problema a ser
resolvido, para o que precisará definir estratégias de ação.
Exemplo:
• ser compreensível;
• ter aplicação fácil e abrangente;
• ser interpretável de forma uniforme (não permitindo
diferentes interpretações);
• ser compatível com o processo de coleta de dados existente;
• ser preciso quanto à interpretação dos resultados;
• ser economicamente viável a sua aferição;
• oferecer subsídios para o processo decisório.
Um indicador pode ser representado por uma unidade simples,
como horas, metros, reais, número de relatórios, tempo, etc. ou por
unidades multidimensionais, que expressam uma relação, como
número de acidentes por horas trabalhadas, número de certificados
atuais em relação ao desejado, etc.
Exemplo:
- se a meta de uma organização é reduzir o número de
acidentes em 15% com relação aos índices de 1993, até
mm/aa, a medida de resultado será: percentagem de
redução dos índices de acidentes na data prevista;
Planejamento & Efetividade 23
11 - Coleta de Dados
Para medir o desempenho institucional é necessário coletar os
dados que serão analisados, com base nos indicadores de desempenho
definidos. Entretanto, desenvolver novos sistemas de coleta de dados
pode ser dispendioso; o tempo e o esforço devem ser comparados
com os benefícios. O entusiasmo pela construção de um novo sistema
deve ser contido pela realidade dos custos da coleta e do processamento
dos dados. Normalmente, pode ser feita uma melhoria nos sistemas de
coleta e processamento já existentes, a um custo razoável.
Roteiro:
4
Autonomia &
Controle
V
isando dotar as Agências Executivas da agilidade e da
flexibilidade indispensáveis para garantir efetividade às suas
ações, no cumprimento de sua missão, o Projeto Agências
Executivas prevê a concessão de algumas autonomias como
condição intrínseca ao modelo de gestão que se pretende ver
implementado e mantido nas Agências.
Reformulando o Controle
Em contrapartida às medidas de organização administrativa,
que representam um primeiro esforço no sentido da
desregulamentação e da revisão de normas que afetam a gestão na
administração autárquica e fundacional, pretende-se a progressiva
substituição de uma cultura de controles meramente burocráticos por
uma cultura de controle mais eficaz e menos oneroso, que focalize os
resultados efetivamente alcançados. O Contrato de Gestão será o
instrumento fundamental que propiciará essa transição, permitindo o
aperfeiçoamento e o fortalecimento da capacidade do Ministério
supervisor para exercer um acompanhamento e uma avaliação efetivos
do desempenho institucional das Agências.
Relatórios de Desempenho
Como principal ferramenta para o acompanhamento e
avaliação dos contratos de gestão, as Agências Executivas
apresentarão, com periodicidade mínima semestral, relatórios de seu
desempenho no cumprimento dos compromissos acordados no
Contrato.
5
O Contrato
de Gestão
N
o âmbito do Projeto Agências Executivas, conforme já
mencionado, o Contrato de Gestão constitui o principal
instrumento para a supervisão ministerial, para a gestão
estratégica da instituição e para a consolidação da
administração gerencial. Isso porque a elaboração do Contrato baseia-
se, necessariamente, no planejamento, que culminará com o
estabelecimento dos objetivos e metas a serem atingidos durante sua
vigência, assim como de indicadores de desempenho que permitam
avaliar, de forma objetiva, os resultados apresentados, em comparação
com os compromissos acordados no documento.
Conteúdo Básico
O Contrato de Gestão deve conter, no mínimo, cláusulas que
tratem dos seguintes aspectos:
• indicadores de desempenho;
• meios e condições necessários à execução dos
compromissos pactuados: explicitação dos recursos
disponíveis e dos níveis de autonomia concedidos à
instituição;
• sistemática de avaliação: definição das instâncias da
instituição, do Ministério supervisor ou de natureza coletiva,
responsáveis pelo acompanhamento do desempenho
institucional, da periodicidade (no mínimo semestral) e dos
instrumentos de avaliação e de comunicação dos resultados;
• condições de revisão, suspensão e rescisão do contrato;
• definição de responsáveis e de conseqüências decorrentes
do descumprimento dos compromissos pactuados;
• obrigações da instituição, do Ministério supervisor e dos
Ministérios intervenientes;
• condições de vigência e renovação do contrato;
• mecanismos de publicidade e controle social.
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6
Qualificando
instituições
como Agências
Executivas
O
processo de qualificação de uma autarquia ou fundação
se dá em quatro etapas: (1) decisão do Ministério supervisor
e da instituição a ser qualificada; (2) assinatura de Protocolo
de Intenções, com a constituição de Comissão
Coordenadora, que será responsável pela condução do processo de
transformação; (3) assinatura de Contrato de Gestão; (4) decreto de
qualificação da instituição como Agência Executiva.
Etapas
1 - Decisão
A inserção de uma instituição no Projeto Agências Executivas
se inicia com a manifestação de interesse por parte do Ministério
supervisor e da instituição. Nessa etapa são realizadas reuniões de
esclarecimento sobre o Plano Diretor e os objetivos e condições do
Projeto. Essas reuniões se dão, inicialmente, com os dirigentes do
Ministério e da instituição.
Qualificando instituições como Agências Executivas
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5 - Decreto de Qualificação
Consiste na elaboração, e encaminhamento à Presidência da
República, de Exposição de Motivos e Decreto de qualificação da
instituição como Agência Executiva.
Anexos
Anexo I
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ANEXO1
LEI 9.649 DE 27 DE MAIO DE 1998
“Art. 51. O Poder Executivo poderá qualificar como Agência Executiva a autarquia ou fundação que
tenha cumprido os seguintes requisitos:
§ 1º A qualificação como Agência Executiva será feita por ato do Presidente da República.
§ 1º Os Contratos de Gestão das Agências Executivas serão celebrados com periodicidade mínima
de um ano e estabelecerão os objetivos, metas e respectivos indicadores de desempenho da entidade,
bem como os recursos necessários e os critérios e instrumentos para a avaliação do seu
cumprimento.
ANEXO 2
QUALIFICAÇÃO/DESQUALIFICAÇÃO
CONTRATO DE GESTÃO
O PRESIDENTE DA REPÚBLICA, no uso das atribuições que lhe confere o art. 84,
incisos IV e VI da Constituição e de acordo com o disposto nos arts. 51 e 52 da Medida Provisória
nº 1.549-38, de 31 de dezembro de 1997.
DECRETA:
I - objetivos e metas da entidade, com seus respectivos planos de ação anuais, prazos de
consecução e indicadores de desempenho;
II - demonstrativo de compatibilidade dos planos de ação anuais com o orçamento e com o
cronograma de desembolso, por fonte;
III - responsabilidades dos signatários em relação ao atingimento dos objetivos e metas definidos,
inclusive no provimento de meios necessários à consecução dos resultados propostos;
IV - medidas legais e administrativas a serem adotadas pelos signatários e partes intervenientes
com a finalidade de assegurar maior autonomia de gestão orçamentária, financeira, operacional e administrativa
e a disponibilidade de recursos orçamentários e financeiros imprescindíveis ao cumprimento dos objetivos e
metas;
V - critérios, parâmetros, fórmulas e conseqüências, sempre que possível quantificados, a serem
considerados na avaliação do seu cumprimento;
VI - penalidades aplicáveis à entidade e aos seus dirigentes, proporcionais ao grau do
descumprimento dos objetivos e metas contratados, bem como a eventuais faltas cometidas;
VII - condições para sua revisão, renovação e rescisão;
VIII - vigência.
§ 1º Os contratos de gestão fixarão objetivos e metas relativos, dentre outros, aos seguintes
itens:
a) satisfação do cliente;
b) amplitude da cobertura e da qualidade dos serviços prestados;
c) adequação de processos de trabalho essenciais ao desempenho da entidade;
d) racionalização de dispêndios, em especial com custeio administrativo;
e) arrecadação proveniente de receitas próprias, nas entidades que disponham dessas fontes de
recursos.
§ 7º Por ocasião do termo final do contrato de gestão, será realizada, pelo Ministério
supervisor, avaliação conclusiva sobre os resultados alcançados, subsidiada por avaliações realizadas
pelos Ministérios referidos no § 1º do art. 3º deste Decreto.
§ 1º O contrato de gestão será publicado no Diário Oficial da União, pelo Ministério supervisor,
por ocasião da sua celebração, revisão ou renovação, em até quinze dias, contados de sua assinatura.
ANEXO 3
FLEXIBILIDADES
Art. 2º Fica delegada ao Ministro titular do Ministério supervisor competência para realizar
concurso público e nomear os candidatos habilitados a cargos integrantes da lotação de Agência
Executiva, observada a disponibilidade de recursos orçamentários e a existência de vagas.
§ 2º Findo o prazo de que trata o § 1º deste artigo, sem que o MARE tenha se manifestado,
o Ministério supervisor poderá realizar o concurso.
O PRESIDENTE DA REPÚBLICA, no uso das atribuições que lhe confere o art.84, incisos
IV e VI, da Constituição, e de acordo com o disposto no parágrafo 2º do art. 51 da Medida Provisória nº
1.549-38, de 31 de dezembro de 1997.
DECRETA:
Art. 2º Não se aplicará às Agências Executivas os limites anuais estabelecidos pelo Decreto nº
948, de 5 de outubro de 1993, referentes à realização de serviços extraordinários, desde que sejam previamente
atestadas a existência de recursos orçamentários disponíveis e a necessidade dos serviços para o cumprimento
dos objetivos e metas do contrato de gestão.
Art. 3º Fica delegada aos Ministros supervisores competência para aprovação ou readequação
das estruturas regimentais ou estatutos das Agências Executivas, sem aumento de despesas, observadas as
disposições específicas previstas em lei e o quantitativo de cargos destinados à entidade.
Art. 4º Fica permitida a subdelegação, aos dirigentes máximos das autarquias e fundações
qualificadas como Agências Executivas, da competência para autorizar os afastamentos do País, prevista no
art. 2º do Decreto nº 1.387, de 7 de fevereiro de 1995, de servidores civis das respectivas entidades.
Art. 6º Não se aplica às Agências Executivas que tenham editado regulamento próprio,
dispondo sobre o registro de assiduidade e pontualidade de seus servidores, o disposto no § 7º do art. 6º
do Decreto nº 1.590, de 10 de agosto de 1995, alterado pelo art. 4º do Decreto nº 1.867, de 17 de abril de
1996.
Art. 8º Fica delegada competência aos Ministros supervisores para a fixação de limites
específicos, aplicáveis às Agências Executivas, para a concessão de suprimento de fundos para atender a despesas
de pequeno vulto, prevista no inciso III do art. 45 do Decreto nº 93.872, de 23 de dezembro de 1986, observadas
as demais disposições do referido Decreto.
Art. 9º As Agências Executivas poderão editar regulamento próprio dispondo sobre valores de
diárias no País e condições especiais para sua concessão, objetivando atender, dentre outras, a situações
específicas de deslocamentos entre localidades próximas ou para regiões com características geográficas especiais
com o uso de meios de transporte alternativos ou o oferecimento de facilidades por terceiros, inclusive
quando incluídas ou não no custo de taxas de inscrição em eventos de interesse institucional.
Art. 10. Ficam as Agências Executivas dispensadas da celebração de termos aditivos a contratos
e a convênios de vigência plurianual, quando objetivarem unicamente a identificação dos créditos à conta dos
quais devam correr as despesas relativas ao respectivo exercício financeiro.
Art. 1ºOs arts. 5º, 24, 26, 57 e 120 da Lei nº 8.666, de 21 de junho de 1993, passam a vigorar
com as seguintes alterações:
“ Art. 5º .............................................................................................
............................................................................................................
Parágrafo único. Os percentuais referidos nos incisos I e II deste artigo, serão de 20% (vinte
por cento) para compras, obras e serviços contratados por sociedade de economia mista e empresa pública,
bem assim por autarquia e fundação qualificadas, na forma da lei, como Agências Executivas.”
Anexo 4
49
ANEXO 4
PROTOCOLO DE INTENÇÕES
CLÁUSULA I - DO OBJETIVO
O presente Protocolo tem como objetivo a consolidação da(o) Y como unidade-piloto do Projeto
Agências Executivas, mediante ações conjuntas do MARE, por intermédio da Secretaria de Reforma
do Estado, do X e da(o) Y, que propiciem a reestruturação estratégica e a modernização da Unidade-
Piloto, em consonância com as diretrizes do Plano Diretor da Reforma do Aparelho do Estado.
§ 1º O Projeto Agências Executivas visa implementar um modelo de gestão voltado para resultados,
que utilize princípios de qualidade e administração participativa, de forma a ensejar um melhor
atendimento das demandas da sociedade, compatível com a missão da instituição.
Parágrafo Único. As partes que ora firmam o presente Protocolo de Intenções indicarão os
representantes, que serão nomeados pelo Ministro de Estado da Administração Federal e Reforma
do Estado - MARE, e pelo Ministro de Estado X, mediante Portaria Interministerial, no prazo de
30 (trinta) dias a contar da assinatura deste Instrumento.
II - ao X caberá:
IV - ao MARE caberá:
CLÁUSULA IV - DA PUBLICAÇÃO
Os casos omissos serão dirimidos entre as partes, tendo por base o Plano Diretor da Reforma do
Aparelho do Estado.
O presente Protocolo terá vigência de dois anos, podendo ser prorrogado, alterado ou rescindido, a
qualquer tempo, por manifestação das partes, ou, ainda, ser desdobrado em ações complementares
que deverão ser objeto de prévios entendimentos formais e expressos, se for o caso, em instrumentos
próprios.
E, por estarem de acordo com as cláusulas e condições fixadas, firmam o presente Protocolo em
três vias, de igual teor e forma.
XXXXXXXXXXX XXXXXXXX
Ministro de Estado da Administração Ministro de Estado X
Federal e Reforma do Estado
XXXXXXXX YYYYY
Secretária da Reforma do Estado Presidente/Diretor da(o) Y
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PLANO DE AÇÃO
• macroprocessos
• fatores críticos
• principais produtos
• clientes e fornecedores externos
• grupos de interesse
• pontos fracos e fortes
• ameaças e oportunidades
* prazo:
* responsável:
* prazo:
* responsável:
• objetivos estratégicos
• metas (incluindo redução de custos, qualidade e quantidade de serviços)
• indicadores de desempenho
• meios e condições
* prazo:
* responsável:
ANEXO 5
PORTARIA INTERMINISTERIAL
Art. 1º Nomear (nome), (cargo), do MARE/SRE, (nome), (cargo), do Ministério XIX, e (nome), (cargo), da(o) (nome da
instituição)
, para compor a Comissão Coordenadora prevista na Cláusula II do Protocolo de Intenções supra citado.
Art. 2º Os membros da Comissão poderão convidar outros profissionais para contribuir na execução dos
trabalhos, bem como delegar competências inerentes a suas atividades.
Art. 3º A Comissão será coordenada pelo representante do(a) (nome de uma das instituições referidas no art. 1º) e se reunirá
com periodicidade mínima quinzenal, devendo a primeira reunião ocorrer no prazo de 5 dias, contados da assinatura
desta Portaria.
I - Acompanhar a execução do Plano de Ação anexo ao Protocolo de Intenções, garantindo que os prazos
acordados sejam respeitados.
II - Propor aos signatários do Protocolo de Intenções alterações dos prazos acordados no Plano de Ação,
mediante Nota Técnica justificando a necessidade das mudanças propostas.
III - Avaliar os produtos apresentados pela instituição, previstos no Plano de Ação, com base nas definições
constantes do manual de orientação ao planejamento estratégico, integrante do Protocolo de Intenções, sob a
forma de anexo.
IV - Elaborar ata de suas reuniões, divulgando-as para todo o corpo funcional.
V - Encaminhar, mensalmente, aos titulares das instituições signatárias do Protocolo de Intenções, relatório
de acompanhamento e avaliação da execução do Plano de Ação, apresentando, quando for o caso, sugestões de
ações que, no entendimento da Comissão, se façam necessárias.
Art. 5º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação e terá a mesma vigência do Protocolo de
Intenções.
XXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXX
Ministro de Estado da Administração Ministro de Estado xxxxxxx
Federal e Reforma do Estado.
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