Manual de Access Concordia

Universidad La Concordia
Licenciatura en Informatica y Adminstracion

Bases de Datos
Reseña Histórica
EN 1970 TED COD, Investigador Asociado con IBM fue quien estableció los fundamentos
de la teoría de bases de datos.
En 1976 CHEN introduce el modelo de entidad-vinculo (ER) y se desarrollaron lenguajes

de consulta como SQUARE, SEQUEL, SQL, QBE Y QUEL.
En 1980 se desarrollaron SGBD (Sistema Gestor de Bases de Datos) para computadoras

personales, como DBASE Y PARADOX. Estos permitieron a los usuarios de PC definir y
manipular datos aunque carecían de recursos para multivista / multiacceso y de
separación entre programas y datos.
En 1983 se habían implementado mas de 100 sistemas relacionales y aparecieron DB2,

ORACLE, SYBASE, INFORMIX, ETC.
En 1985 se publica la norma preliminar de SQL influencia de los lenguajes de cuarta

generación, esta permitió la creación de aplicaciones bajo redes y sistemas distribuidos.
En 1990 se demanda extender las capacidades de los SGBD para nuevas aplicaciones,
aparición de SGBD comerciales orientados a objetos, demandan las aplicaciones que
utilicen datos de diferentes fuentes, demanda para aprovechar procesadores paralelos
masivos.
1
Access Mauricio Ramos Dávila
Bases de Datos
Conceptos Básicos
Base de datos
Es un conjunto de datos relacionados entre sí. Por datos entendemos hechos conocidos
que pueden registrarse y que tienen un significado implícito.
Propiedades de una base de datos
 Una base de datos representa algún aspecto del mundo real, en ocasiones llamado
minimundo o universo de discurso.
 Una base de datos es un conjunto de datos lógicamente coherente
 Toda base de datos se diseña, construye y puebla con datos para un propósito
especifico
Tabla
Es un conjunto de registros similares que están agrupados en forma matricial (tabular),

correspondientes a las filas el nombre de registros y a las columnas el nombre de
campos, existe la posibilidad de imaginar la tabla como una sucesión progresiva de
fichas, cada ficha corresponde a un registro y cada registro tiene los mismos campos.
Campos
Num. de Nombre Carrera Semestre Edad

Control
9510201711 Claudia López de Mendoza P. Informática 9 24
9510201780 Mauricio Ramos Dávila Informática 9 24 Registros
9510201710 Emiliano Ramos López de M. Administración 7 22
Una tabla es una colección de datos sobre un tema específico, como productos o
proveedores. La utilización de una tabla diferente para cada tema significa que se
almacenan los datos sólo una vez, lo cual hace aumentar la eficacia de la base de datos,
y reduce errores de entrada de datos.
Campo
Es el componente básico de información que integra a una base de datos.
Registro
Es una colección de valores o elementos de información relacionados, donde cada valor
se forma de uno o más bytes y corresponde a un determinado campo del registro.
2
Bases de Datos
Base de datos Simple

Una base de datos simple es aquella que se organiza de manera similar a la descrita para
los ficheros de las bibliotecas, o de los directorios con fichas que observamos en algunas
oficinas.
Base de Datos Relacional

Sistema diseñado para el manejo de la información que se deriva de la concatenación
lógica de una o varias tablas que guardan relación entre sí.
Sistema Gestor de Bases de Datos (Sistema de Administración de Bases de Datos)

Es el que se encarga de manejar los enlaces de las tablas generadoras de la información,
Entre sus funciones básicas se concretan a la adición de nueva información, actualización
de datos, generación de información bajo pedido (incluyendo consultas de los datos
originales o realizando cálculos con los mismos), y la impresión de la misma información
deseada.
Consulta
Es una búsqueda realizada bajo criterios o condiciones, con la finalidad de extraer
solamente los datos de utilidad, pudiendo exhibirlos y/o imprimirlos.
Formulario
Se refiere a una forma vacía de una ficha dispuesta para recibir los datos con que
deseamos alimentar una tabla.
La mayor parte de la información de un formulario procede de un origen de registros base.

Parte de la información del formulario se almacena en el diseño del mismo.
Informe
Un informe es un método eficaz de presentar los datos en formato impreso. Dado que
tiene el control sobre el tamaño y el aspecto de todo el informe, puede mostrar la
información en la manera que desee verla.
Es la presentación de una información procedente de una base de datos acomodada con

criterios establecidos por el usuario.
Objeto
Es un bloque de datos independiente / autónomo: tabla, consulta, informe, texto, grafico,
dibujo o macro que se crearon por una aplicación (incluyendo al portapapeles) diferente al
paquete que sé esta utilizando actualmente.
Macro
Una macro es un conjunto de una o más acciones que cada una realiza una operación
determinada, tal como abrir un formulario o imprimir un informe. Las macros pueden
ayudar a automatizar las tareas comunes. Por ejemplo, puede ejecutar una macro que
imprima un informe cuando el usuario haga clic en un botón de comando.
Importar
Importar significa crear una copia de la base de datos, en base a que la base de datos
original esta hecho en un manejador de bases de datos distinto (FoxPro, Dbase, Clíper al
cual hacemos la importación)
3
Bases de Datos
Tipos de Datos Access
La siguiente tabla resume todos los tipos de datos de campo disponibles en Microsoft
Access, su utilización y su tamaño de almacenamiento.
Tipo de datos Utilización Tamaño
Texto Texto o combinaciones de texto y Hasta 255 caracteres.

números como, por ejemplo,
direcciones. Asimismo, números Microsoft Access sólo almacena
que no requieren cálculos como, por los caracteres insertados en un
ejemplo, números de teléfono, campo; no almacena espacios de
números de pieza o códigos caracteres correspondientes a
postales. posiciones no utilizadas en un
campo Texto. Para controlar el
número máximo de caracteres
que se pueden insertar,
establezca la propiedad Tamaño
Del Campo (FieldSize)
Memo Texto y números de gran longitud Hasta 64.000 caracteres.

como, por ejemplo, notas o
descripciones.
Numérico Datos numéricos que se han de 1, 2, 4, u 8 bytes. 16 bytes para

utilizar para cálculos Id. de réplica (GUID)
matemáticos, exceptuando los exclusivamente.
cálculos relacionados con dinero
(utilice en este caso el tipo -32768 a 32768
Moneda). Establezca la
propiedad Tamaño Del Campo
(FieldSize) para definir el tipo
Numérico específico.
Fecha/Hora Fechas y horas. 8 bytes.
Moneda Valores de moneda. Utilice el tipo 8 bytes.

de datos Moneda para evitar el
redondeo durante los cálculos.
Precisión de 15 dígitos a la
izquierda del separador de
decimales y de 4 dígitos a la
derecha del mismo.
Autonumérico Números secuenciales 4 bytes. 16 bytes para Id. de

exclusivos (con incremento de réplica (GUID) exclusivamente.
una unidad) o números aleatorios
que se insertan automáticamente
4
Bases de Datos
cuando se agrega un registro.

Sí/No Campos que van a contener sólo 1 bit.
uno de dos valores posibles, como
Sí / No, Verdadero / Falso, Activado
/ Desactivado.
Objeto OLE Objetos (como, por ejemplo, Hasta 1 gigabyte (limitado por el
documentos de Microsoft Word, espacio en disco).
hojas de cálculo de Microsoft Excel,
imágenes, sonidos u otros datos
binarios), creados en otros
programas mediante el protocolo
OLE, que se pueden vincular a, o
incrustar en, una tabla de Microsoft
Access. Se debe utilizar un marco
de objeto dependiente en un
formulario o en un informe para
mostrar el objeto OLE.
Hipervínculo Campo que va a almacenar Hasta 64.000 caracteres.

hipervínculos. Un hipervínculo
puede ser una dirección URL.
Asistente para Crea un campo que permite elegir El mismo tamaño que el campo
búsquedas un valor de otra tabla o de una lista de clave principal que también es
de valores mediante el empleo de el campo de búsqueda;
un cuadro combinado. La elección normalmente 4 bytes.
de este opción en la lista de tipos de
datos inicia un asistente que realiza
la definición automáticamente.
Nota: Los tipos de datos Numérico, Fecha / Hora, Moneda y Sí / No proporcionan

formatos de visualización predefinidos. Establezca la propiedad Formato (Format) para
elegir entre los formatos disponibles para cada tipo de datos. También se puede crear un
formato de visualización personalizado para todos los tipos de datos.
5
Bases de Datos
Diseño de Bases de Datos
1.- El primer paso que aparece es la recolección y análisis de requerimientos, durante

el cual los diseñadores entrevistan a los futuros usuarios de la base de datos para
entender y documentar sus requerimientos de información. El resultado de este paso será
un conjunto de requerimientos del usuario redactado en forma concisa. Estos
requerimientos deben especificarse en la forma mas detallada y completa que sea
posible. En paralelo con la especificación de requerimientos de datos, conviene
especificar los requerimientos funcionales conocidos de la aplicación. Estos consisten en
las operaciones definidas por el usuario (o transacciones) que se aplicaran a la base de
datos, e incluye la obtención de datos y la actualización. Se acostumbra usar técnicas
como los diagramas de flujos de datos para especificar los requerimientos funcionales.
2.- Una vez recabados y analizados todos los requerimientos, el siguiente paso es crear
un esquema conceptual para la base de datos mediante un modelo de datos conceptual
de alto nivel. Este paso se denomina diseño conceptual de la base de datos. El
esquema conceptual es una descripción concisa de los requerimientos de información de
los usuarios y contiene descripciones detalladas de los tipos de datos, los vínculos y las
restricciones, estas se expresan mediante los conceptos del modelo de alto nivel. Puestos
que estos conceptos no incluyen detalles de implementación, suelen ser más fáciles de
entender, de modo que pueden servir para comunicarse con usuarios no técnicos. El
esquema conceptual de alto nivel también puede servir como referencia para asegurarse
de satisfacer todos los requerimientos todos los requerimientos de los usuarios y de que
no haya conflictos entre dichos requerimientos. Este enfoque permite a los diseñadores
de la base de datos concentrarse en especificar las propiedades de los datos, sin
preocuparse por detalles del almacenamiento; en consecuencia tienen menos problemas
para elaborar un buen desempeño conceptual.
Una vez diseñado el esquema conceptual, es posible utilizar las operaciones básicas del
modelo de datos para especificar transacciones de alto nivel que correspondan a las
operaciones definidas por el usuario que se hayan identificado durante el análisis
funcional. Esto también sirve para confirmar que el esquema conceptual satisfaga los
requerimientos funcionales identificados. Se puede modificar en este momento el
esquema conceptual si no resulta factible especificar algunos requerimientos funcionales
en el esquema inicial.
3.- El siguiente paso en este proceso de diseño consiste en implementar de hecho la base
de datos con un SGBD comercial (ITERBASE, DBASE, FOXPRO, CLIPPER, ORACLE,
ACESS, ETC.), la mayoría de los SGBD disponibles hoy en el mercado utilizan un
modelo de datos de implementación, así que el esquema conceptual se traduce del
modelo de datos de alto nivel al modelo de datos de implementación. Este paso se
denomina diseño lógico de las bases de datos o transformación de modelos de
datos, y su resultado es un esquema de base de datos especificado en el modelo de
datos de implementación del SGBD.
4.- El paso final es la fase de diseño físico de la base de datos, durante la cual se
especifican las estructuras de almacenamiento internas y la organización de los archivos
de la base de datos. En paralelo con estas actividades, se diseñan e implementan
programas de aplicación de forma de transacciones de base de datos que correspondan
a las especificaciones de transacciones de alto nivel.
6
Bases de Datos
Creando una Tabla en Access

1
Seleccionar base de datos en blanco
Enseguida dar clic en el botón de Aceptar
Anotaciones:
1.Especificar una dirección en un directorio
2.Dar un nombre al archivo (base de datos)
3.Dar Clic en el botón de crear
Anotaciones:
7
Bases de Datos
1
De un clic en tablas
2
De un doble clic en
crear una tabla en
vista de diseño
Anotaciones:
Nombre del campo
Tipo de Datos del Campo

tdel campo
Anotaciones:
8
Bases de Datos
1.- Marcar un campo

llave
2.- Clic en icono de llave
3.-Clic en guardar a asignar

un nombre: Alumnos
Anotaciones:
Llenar todos los campos con registros

6
Anotaciones:
9
Bases de Datos
Creando una Consulta en Access

Antes que nada para realizar primero una consulta es necesario conocer que es lo que
vamos a consultar y de donde vamos a extraer la información (que tabla) y por supuesto
que exista el dato (Ver ejercicio 2).
1
2 Clic en Nuevo
1 Clic en Consultas
3 Seleccionar Vista
de Diseño y luego
de Clic en Aceptar
Anotaciones:
1.- Seleccione la (s)

tabla (s) a utilizar
en la Consulta.
2.- Clic en Agregar
3.- Cerrar
Anotaciones:
10
Bases de Datos
Relacionando Tablas en Access
Anotaciones:
¿ Por qué conviene definir relaciones ?
Una vez creadas tablas diferentes para cada tema de la base de datos de Microsoft
Access, necesita una forma de indicarle a Microsoft Access cómo debe volver a combinar
esa información. El primer paso de este proceso es definir relaciones entre las tablas. Una
vez realizada esta operación, puede crear consultas, formularios e informes para mostrar
información de varias tablas a la vez.
¿ Cómo funcionan las relaciones ?
En el ejemplo anterior, los campos de las cinco tablas deben coordinarse de modo que
muestren información acerca del mismo alumno. Esta coordinación se lleva a cabo
mediante las relaciones entre las tablas. Una relación hace coincidir los datos de los
campos clave (normalmente un campo con el mismo nombre en ambas tablas). En la
mayoría de los casos, estos campos coincidentes son la clave principal de una tabla, que
proporciona un identificador único para cada registro, y una clave externa de la otra tabla.
Por ejemplo, los alumnos pueden relacionarse por él numero de control y con la tabla de
calificaciones.
11
Bases de Datos
Relación uno a varios
La relación uno a varios es el tipo de relación más común. En este tipo de relación, un
registro de la Tabla Maestros puede tener muchos registros coincidentes en la Tabla
Materias pero un registro de la Tabla Materias sólo tiene un registro coincidente en la
Tabla Maestros.
Contiene un solo
registro de la tabla
Tabla Maestros maestros.
Tabla Materias
Puede tener
muchos registros
coincidentes con
la tabla maestros
Relación varios a varios
En una relación varios a varios, un registro de la Tabla Alumnos puede tener muchos
registros coincidentes en la Tabla de Materias y Alumnos y viceversa. Este tipo de
relación sólo es posible si se define una tercera tabla (denominada tabla de unión
“Calificaciones”) cuya clave principal consta de al menos dos campos: las claves externas
de las Tablas Alumnos y Materias.
Llave principal de la
tabla que se relaciona
Tabla Alumnos con materias.
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Bases de Datos
Llave principal
Tabla Materias que se relaciona
con la tabla
alumnos.
Se unen las dos

llaves y forman
Tabla Calificaciones una nueva tabla
“Calificaciones”
Relación uno a uno
En una relación uno a uno, cada registro de la Tabla A sólo puede tener un registro
coincidente en la Tabla B y viceversa. Este tipo de relación no es habitual, debido a que la
mayoría de la información relacionada de esta forma estaría en una sola tabla. Puede
utilizar la relación uno a uno para dividir una tabla con muchos campos, para aislar parte
de una tabla por razones de seguridad o para almacenar información que sólo se aplica a
un subconjunto de la tabla principal. Por ejemplo la tabla de alumnos con la tabla de
carreras.
Tabla Alumnos
Tabla Carreras
Por cuestiones de seguridad se creo otro la Tabla de carreras pero adelante se dará una
breve explicación.
13
Bases de Datos
Definir relaciones
Para definir una relación, es necesario agregar a la ventana Relaciones las tablas que se
desea relacionar y, a continuación, arrastrar el campo clave de una tabla y colocarlo en el
campo clave de la otra tabla. También puede definir relaciones mediante el teclado.
El tipo de relación que crea Microsoft Access depende de cómo están definidos los
campos relacionados.
 Se crea una relación uno a varios si uno de los campos relacionados es una clave
principal o tiene un índice único.
 Se crea una relación uno a uno si ambos campos relacionados son claves
principales o tienen índices únicos.
 Una relación varios a varios es en realidad, dos relaciones uno a varios con una
tercera tabla cuya clave principal consta de dos campos: las claves externas de las
otras dos tablas.
Nota: Si arrastra un campo que no es una clave principal y que no tiene un índice único a
otro campo que tampoco es una clave principal ni tiene un índice único, se crea una
relación indeterminada. En las consultas que contienen tablas con una relación
indeterminada, Microsoft Access muestra una línea de combinación predeterminada entre
las tablas, pero no se exige la integridad referencial y no hay garantías de que los
registros sean únicos en ninguna tabla.
Al resultado de una consulta se llama hoja de respuesta dinámica.
14
Bases de Datos
Búsquedas en Access
1.- Para realizar una búsqueda lo primero que hay que hacer es seleccionar una tabla o
formulario y abrirlo.
1. Clic en tablas
2. Seleccionar una
tabla y de un
doble clic.
2.- Posicionarse en el campo de búsqueda en el cual requiero hacer mi búsqueda de dato

por ejemplo: buscar al alumno MAURICIO RAMOS DAVILA, me tengo que posicionar en
el campo nombre.
Posicionar el cursor en el campo nombre
15
Bases de Datos
3.- Irse al menú principal y buscar la opción de Edición y de ahí seleccionar la opción de
buscar.
Menú de Edición
4.- Poner en el recuadro de (buscar) los datos a buscar y después dar clic en el botón
de buscar siguiente.
16
Bases de Datos
Ordenación de Datos en Access
1.- Para realizar una ordenación de datos de una tabla es necesario primero seleccionar
la tabla a ordenar ( tabla de Alumnos).
1. Clic en tablas
2. Seleccionar una
tabla y de un
doble clic
2.- Después de acceder a la tabla hay que seleccionar presentar la tabla en modo vista
hoja de datos.
3.- Después hay que selección la columna la cual queremos ordenar y dar clic en el
botón de ordenación o dar clic en el menú principal registros y después seleccionar
la opción ordenar.
Creando un Filtro en Access
Hemos podido ver los registros agrupados en una consulta es decir en base a un alumno
en base a un numero de control o en base a una carrera pero que tal si podemos ver los
registros en base a un filtro donde podamos aplicar uno o varios criterios o un rango en
especial.
Cuando se crea un filtro esta proporcionando a Access un conjunto de criterios que

describen los registros que se desean ver, Access usa estos criterios para seleccionar los
17
Bases de Datos
registros deseados de la tabla o de la hoja de respuestas dinámica en la que se basa el

formulario. Posteriormente, cuando desee ver de nuevo todos los registros de la tabla o
de la hoja de respuesta dinámica, bastara con elegir el comando mostrar todos los
registros, el menú registros o hacer clic en el botón mostrar todos los registros de la barra
de herramientas.
Primero cree el filtro y después aplique el filtro al conjunto de registros actual.
1.- Una vez abierta una tabla o formulario o ver la presentación de registros en modo vista
hoja de datos seleccionar la opción del menú registros, filtro y después seleccionar filtro u
orden avanzado.
1.- Registros 2.- Filtro 3.- Filtro u orden Avanzado
2.- Especificar campo, criterio y aplicar filtro.
1.- Seleccionar campo

con doble clic
2.- Seleccionar orden de

presentación
3.- Especificar criterio
4.- Aplicar filtro
18
Bases de Datos
Tabla con ejemplos de cómo se puede hacer un filtro en base a un criterio.
Campo Expresión Descripción
CiudadEnvío "Londres" Muestra los pedidos enviados a

Londres.
CiudadEnvío "Londres" O "Hedge End" Utiliza el operador O (Or) para

mostrar los pedidos enviados a
Londres o a Hedge End.
FechaEnvío Entre #5-Ene-95# Y #10-Ene- Utiliza el operador Entre...Y

95# (Between...And) para mostrar los
pedidos enviados no antes del 5-
Ene-95 ni después del 10-Ene-
95.
FechaEnvío #2/2/95# Muestra los pedidos enviados el

2-Feb-95.
PaísEnvío En("Canadá", "Reino Unido") Utiliza el operador En (In) para

mostrar los pedidos enviados a
Canadá o al Reino Unido.
PaísEnvio Negado "EE.UU." Utiliza el operador Negado (Not)

para mostrar los pedidos
enviados a países distintos de
EE.UU.
NombreEnvío Como "S*" Muestra los pedidos enviados a

los clientes cuyo nombre empieza
por S.
NombreCompañía >="N" Muestra los pedidos enviados a

compañías cuyo nombre
comienza por las letras N a Z.
IdPedido Der([IdPedido], 2)="99" Utiliza la función Der (Right) para

mostrar los pedidos con valores
de IdPedido que terminan en 99.
NombreCompañía Longitud([NombreCompañía]) Utiliza las funciones Longitud

>Val(30) (Len) y Val (Val) para mostrar los
pedidos de las compañías cuyo
nombre tiene más de 30
caracteres.
19
Bases de Datos
Creando un Formulario en Access
1.Seleccionar formulario.
2. Seleccionar Asistente p/
formularios.
3. Seleccionar la tabla o
consulta.
4. Clic en Aceptar.
5. Seguir el asistente paso

a paso.
Anotaciones:
20
Bases de Datos
Creando un Informe en Access
1.Seleccionar formulario.
2. Seleccionar Asistente p/
formularios.
3. Seleccionar la tabla o
consulta.
4. Clic en Aceptar.
5. Seguir el asistente paso

a paso.
Anotaciones:
21
Bases de Datos
Importando una Base de Datos en Access
Cabe señalar que cuando importamos una base de datos se genera una copia de la base
de datos original en Access, posteriormente de que generamos la importación de la base
de datos si nosotros introducimos un registro nuevo o modificamos algún registro estos no
actualizan la base de datos generada (importada) en Access.
1. Abra una base de datos o cambie a la ventana Base de datos de la base de datos
abierta.
Puede crear un nuevo archivo (base de
datos) o abrir uno existente.
2.- Para importar archivos, en el menú Archivo, elija a Obtener datos externos y haga
clic en Importar.
3.- Para vincular archivos, en el menú Archivo, elija a Obtener datos externos y haga
clic en Vincular tablas.
22
Bases de Datos
4. En el cuadro de diálogo Importar, seleccione uno de los tipos de archivos de Dbase.
1.- Especificar su
ubicación en buscar
en:
2.- Seleccionar el tipo

de archivo
3.- De un clic en
importar
5.- Haga clic en la flecha a la derecha del cuadro Buscar en, seleccione la unidad y la
carpeta donde está ubicado el archivo.dbf y haga un doble clic en su icono.
Importante Si vincula a un archivo en una red de área local, asegúrese de que utiliza una
ruta de acceso UNC (Convención universal de asignación de nombres), en lugar de
confiar en la letra de unidad de una unidad de red asignada en el Explorador de Windows.
Una letra de unidad puede variar según el equipo y no siempre está definida, mientras
que una ruta UNC es un método fiable y coherente para que Microsoft Access localice el
origen de datos que contiene la tabla vinculada.
o Si está importando, Microsoft Access crea una tabla con el nombre según
el del archivo que ha seleccionado e importa los datos del archivo.dbf.
Vaya al paso 7.
o Si está vinculando, Microsoft Access presenta un cuadro de diálogo donde

puede asociar los archivos de índice de Dbase. Vaya al paso 5.
6. Haga doble clic en cada archivo índice de Dbase (ndx o mdx) que desea utilizar y luego
seleccione Cerrar. Si no hay índices seleccione Cancelar para continuar.
7. En el cuadro de diálogo Seleccionar identificador de registro único, seleccione un

índice que identifique de forma unívoca a cada registro. Este índice no debe contener
valores duplicados o Microsoft Access no podrá actualizar correctamente los datos de las
consultas con combinaciones.
8. Si desea importar o vincular otro archivo de Dbase, repita los pasos 4, 5 y 6.
23
Bases de Datos
Vincular una Base de Datos en Access
Abra una base de datos o cambie a la ventana Base de datos de la base de datos abierta.
Puede crear un nuevo archivo (base de

datos) o abrir uno existente.
Para importar tablas, en el menú Archivo, elija Obtener datos externos y haga clic en
Importar.
Para vincular tablas, en el menú Archivo, elija Obtener datos externos y haga clic en
Vincular tablas.
Asegúrese de que está seleccionado Microsoft Access

(*.mdb;*.adp;*.mdw;*.mda;*.mde;*.ade), en el cuadro Tipo de archivos del cuadro de
diálogo Importar (o Vincular).
24
Bases de Datos
Presione la flecha derecha del cuadro Buscar en, seleccione la unidad y la carpeta donde
está ubicada la base de datos de Access (.MDB) o el proyecto de Access (.ADP) que
desea importar o vincular y luego haga un doble clic en el icono de la base de datos.
1.- Especificar su
ubicación en buscar en:
2.- Seleccionar el tipo de

archivo.
3.- De un clic en
importar.
Importante Si vincula a un archivo en una red de área local, asegúrese de que utiliza
una ruta de acceso UNC (Convención universal de asignación de nombres), en lugar de
confiar en la letra de unidad de una unidad de red asignada en el Explorador de Windows.
Una letra de unidad puede variar según el equipo y no siempre está definida, mientras
que una ruta UNC es un método fiable y coherente para que Microsoft Access localice el
origen de datos que contiene la tabla vinculada.
En el cuadro de diálogo Importar objetos, haga clic en cada una de las tablas que desee
importar o vincular.
Si está importando y desea importar sólo las definiciones de las tablas seleccionadas (no
los datos que contienen), seleccione Opciones y debajo de Importar tablas, haga clic en
Sólo definición. Obtener más información sobre cómo importar otros objetos de base de
datos.
25
Bases de Datos
Seguridad en Access
La seguridad de las bases de datos es un área amplia que abarca varios temas, entre
ellos los siguientes:
Cuestiones éticas y legales relativas al derecho de tener acceso a cierta información. Es

posible que parte de esta se considere privada y que las personas no autorizadas no
puedan tener acceso a ella legalmente. En Estados Unidos, los gobiernos federales y de
varios estados tiene leyes sobre confidencialidad de la información.
Cuestiones de política en el nivel gubernamental, institucional o corporativo, relacionadas

con las clases de información que no deben estar disponibles para él publico; por ejemplo,
clasificaciones de crédito y expedientes médicos personales.
Cuestiones relacionadas con el sistema, como niveles del sistema en los que deben
manejarse las diversas funciones de seguridad; por ejemplo, el nivel del hardware físico,
el nivel del sistema operativo o el nivel de SGBD.
La necesidad en algunas organizaciones de identificar múltiples niveles de seguridad y de

clasificar os datos y los usuarios según estos niveles; por ejemplo, secreto máximo,
secreto confidencial y no clasificado. La política de seguridad de la organización con el
permiso para tener acceso a las diversas clasificaciones de los datos se deben hacer
cumplir.
Como aplicar una clave de acceso a una base de datos en Access
1.- Abrir el archivo (base de datos) en modo exclusivo como se señala abajo.
26
Bases de Datos
2.- Una vez abierto el archivo (base de datos) irse al menú principal y seleccionar
Herramientas, Seguridad, Establecer contraseña para la base de datos, como se
muestra en figura de abajo.
3.- Una vez habiendo seleccionado la opción de establecer contraseña para la base de
datos, aparecerá un recuadro como el que se muestra en la parte de abajo donde nos
pide una contraseña y que confirmemos poniendo nuevamente la clave.
4.- Una vez establecida la contraseña para poder abrir el archivo (base de datos) nos
mostrara un recuadro el cual nos pide la contraseña establecida.
27
Bases de Datos
Como eliminar una clave de acceso a una base de datos en Access
1.- Abrir el archivo (base de datos en modo exclusivo)
2.- Una vez abierta la base de datos Seleccionar dentro del menú principal herramientas,
seguridad, anular la contraseña establecida para la base de datos.
28
Bases de Datos
3.- Después de haber seleccionado esta opción aparecerá un recuadro el cual nos pide la
contraseña establecida antes de eliminarla.
Una vez hecha esta operación la clave de acceso quedara anulada.
29
Bases de Datos
Ejercicios
Ejercicio 1 (Excel)
1.Realizar una tabla en Excel con los siguientes campos:
NO_CONTROL, NOMBRE, SEMESTRE, EDAD, DESCRIPCIÓN, NUM_MATERIAS,

DURACIÓN, NO_RECIBO, FECHA, COSTO, DESCRIPCIÓN, CREDITOS, NOMBRE,
EDAD, ESPECIALIDAD, SUELDO.
1.1.- Introduzca los siguientes datos:
NO_CONTROL NOM_ALUMNO SEMESTRE EDAD DES_CARRERA

9510201710 CARLOS EMILIANO RAMOS LOPEZ DE MENDOZA 7 22 ADMINISTRACION
9510201711 CLAUDIA LOPEZ DE MENDOZA PALACIOS 9 24 INFORMATICA
9510201780 MAURICIO RAMOS DAVILA 9 24 INFORMATICA
9510201715 CARLOS RAMOS DAVILA 7 22 ADMINISTRACION
NUM_MATERIAS DURACION NO_RECIBO FECHA COSTO DES_MATERIA

50 9 2 08/17/99 1500.00 ECONOMIA
61 9 4 08/18/99 1000.00 ADMINISTRACION
61 9 1 08/16/99 1000.00 INGENIERIA
50 9 3 08/18/99 1500.00 DERECHO
CREDITOS NOM_PROFE EDAD ESPECIALIDAD SUELDO

10 CARLOS SALINAS DE GORTARI 45 ECONOMIA 1000
5 VICENTE FOX QUEZADA 40 ADMINISTRACION 2000
8 CUAHTEMOC CARDENAS SOLORZANO 60 INGENIERO 1200
7 MIGUEL DE LA MADRID HURTADO 63 DERECHO 1500
1.2. REALIZA LA SIGUIENTE CONSULTA
_NOMBRE DE LOS ALUMNOS INSCRITOS EN LA CERRERA DE INFORMATICA
Resultado
9510201711 CLAUDIA LOPEZ DE MENDOZA PALACIOS 9 24 INFORMATICA

61 9 4 08/18/99 1000.00 ADMINISTRACION
61 9 1 08/16/99 1000.00 INGENIERIA

5 VICENTE FOX QUEZADA 40 ADMINISTRACION 2000
30
Bases de Datos
_DESPUÉS BUSCAR QUE EL NUMERO DE CONTROL SEA IGUAL AL: 9510201780.
Resultado

61 9 1 08/16/99 1000.00 INGENIERIA

Ejercicio 2 (creando tablas y llenando campos)
Elaborar las siguientes tablas y llenar los campos con los siguientes registros.
Tabla Materias
Tabla Maestros
Tabla Carreras
Tabla Calificaciones
31
Bases de Datos
Ejercicio 3 (Consulta general )
En la tabla de alumnos realizar una consulta general de todos los alumnos.
Resultado
En la tabla de alumnos realizar una consulta donde muestre a los alumnos de la carrera
de Informática y los campos de numero de control, nombre y edad.
Resultado
Nota: Consulta es aquella búsqueda que realizamos sabiendo de antemano que

existe el dato, Búsqueda es aquella búsqueda que realizamos sabiendo que puede
existir o no el dato.
Ejercicio 4 ( consulta con criterios)

Realice una consulta en la tabla de alumnos donde muestre a los alumnos con el criterio
de que los alumnos sean del 9 semestre. Solamente muestre el nombre y la clave de la
carrera.
Resultado
32
Bases de Datos
Ejercicio 5 ( consulta con criterios)

Realizar una consulta en la tabla de alumnos, donde el primer criterio será que la clave de
la carrera sea igual a: admin. y el segundo criterio que sean del 7 semestre.
Resultado
Ejercicio 6 (relacionando 2 tablas )
Realizar una consulta general donde aparezca solamente el nombre de los alumnos y la
descripción de la carrera en la que se encuentran ( relacionando 2 tablas ).
Resultado
Ejercicio 7 (relacionando todas las tablas de Access)
Realizar una consulta relacionando todas las tablas ( alumnos, maestros, calificaciones,
carreras y materias ) donde aparezcan los números de control, nombres de los alumnos,
la carrera en la que se encuentran y las materias que están cursando actualmente.
Resultado
Ejercicio 8 (relacionando todas las tablas de Access)
Realizar una consulta relacionando todas las tablas ( alumnos, maestros, calificaciones,
carreras y materias ) donde aparezca numero de control, nombre, carrera, materias, el
mes calificado, la calificación y el maestro que imparte la materia de todos los alumnos.
33
Bases de Datos
Resultado
Ejercicio 9 (filtro)
Crear un filtro en una consulta general de alumnos donde el criterio será que muestra una
relación de todos los alumnos que tienen 24 años.
Resultado
Ejercicio 10 (filtro)
Crear un filtro en una consulta general de alumnos donde el criterio será que muestra una
relación de todos los alumnos que tienen entre 22 y 24 años.
Resultado
Ejercicio 11 (Importando)
Haga una base de datos (tabla) en FoxPro e importe la base de datos a Access
Resultado
Ejercicio 11 ( importando y generando consulta)
34
Bases de Datos
Genere una consulta a partir del alumno Mauricio Ramos Dávila, relacionando todas las
tablas (incluyendo la importada) donde aparezca él numero de control, nombre del
alumno, carrera, semestre, fecha de inscripción, numero de recibo y costo de la
inscripción.
35
Bases de Datos
Resultado
Ejercicio 12 ( seguridad)
El siguiente ejercicio trata de introducir a nuestra base de datos una clave de acceso y
posteriormente la eliminemos mediante la explicación hecha anteriormente.
Clave: SYSCON
36
Bases de Datos
Bibliografía
 Elmasri/Navathe. 1997. Sistemas de Bases de Datos. Segunda Edición. Addison

Wesley.
 Luis Valera, Eduardo Willebaldo, José M. Haro.1997. Curso de Access. ITAa..
 Microsoft. 1999. Ayuda de Microsoft Access Versión 2000. Microsoft.
37

Manual de Access Concordia

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Universidad La Concordia

Licenciatura en Informatica y Adminstracion

En 1976 CHEN introduce el modelo de entidad-vinculo (ER) y se desarrollaron lenguajes

En 1980 se desarrollaron SGBD (Sistema Gestor de Bases de Datos) para computadoras

En 1983 se habían implementado mas de 100 sistemas relacionales y aparecieron DB2,

En 1985 se publica la norma preliminar de SQL influencia de los lenguajes de cuarta

Propiedades de una base de datos

 Una base de datos es un conjunto de datos lógicamente coherente

Es un conjunto de registros similares que están agrupados en forma matricial (tabular),

Num. de Nombre Carrera Semestre Edad

9510201711 Claudia López de Mendoza P. Informática 9 24

9510201780 Mauricio Ramos Dávila Informática 9 24 Registros

9510201710 Emiliano Ramos López de M. Administración 7 22

Base de datos Simple

Base de Datos Relacional

Sistema Gestor de Bases de Datos (Sistema de Administración de Bases de Datos)

La mayor parte de la información de un formulario procede de un origen de registros base.

Es la presentación de una información procedente de una base de datos acomodada con

Tipos de Datos Access

Tipo de datos Utilización Tamaño

Texto Texto o combinaciones de texto y Hasta 255 caracteres.

Memo Texto y números de gran longitud Hasta 64.000 caracteres.

Numérico Datos numéricos que se han de 1, 2, 4, u 8 bytes. 16 bytes para

Moneda Valores de moneda. Utilice el tipo 8 bytes.

Autonumérico Números secuenciales 4 bytes. 16 bytes para Id. de

cuando se agrega un registro.

Hipervínculo Campo que va a almacenar Hasta 64.000 caracteres.

Nota: Los tipos de datos Numérico, Fecha / Hora, Moneda y Sí / No proporcionan

Diseño de Bases de Datos

1.- El primer paso que aparece es la recolección y análisis de requerimientos, durante

Creando una Tabla en Access

Seleccionar base de datos en blanco

Enseguida dar clic en el botón de Aceptar

1.Especificar una dirección en un directorio

2.Dar un nombre al archivo (base de datos)

3.Dar Clic en el botón de crear

Nombre del campo

Tipo de Datos del Campo

1.- Marcar un campo

2.- Clic en icono de llave

3.-Clic en guardar a asignar

Llenar todos los campos con registros

Creando una Consulta en Access

1.- Seleccione la (s)

2.- Clic en Agregar

Relacionando Tablas en Access

¿ Por qué conviene definir relaciones ?

¿ Cómo funcionan las relaciones ?

Relación uno a varios

Relación varios a varios

Se unen las dos

Relación uno a uno

Al resultado de una consulta se llama hoja de respuesta dinámica.

2.- Posicionarse en el campo de búsqueda en el cual requiero hacer mi búsqueda de dato

Posicionar el cursor en el campo nombre

Ordenación de Datos en Access

Creando un Filtro en Access

Cuando se crea un filtro esta proporcionando a Access un conjunto de criterios que

registros deseados de la tabla o de la hoja de respuestas dinámica en la que se basa el

Primero cree el filtro y después aplique el filtro al conjunto de registros actual.

1.- Registros 2.- Filtro 3.- Filtro u orden Avanzado

2.- Especificar campo, criterio y aplicar filtro.

1.- Seleccionar campo

2.- Seleccionar orden de