Microsoft Access XP

Capítulo 2

Al término de este capítulo esperamos que logren los siguientes objetivos:

! Aprender a utilizar el comando Buscar y los pasos para realizar las búsquedas.
! Aprender a insertar y eliminar registros y campos. Conocer sus diferencias.
! Realizar un adecuado orden de los campos de la tabla, utilizando los iconos de la barra
de herramientas.
! Interpretar las definiciones y utilización de los diferentes tipos de filtros.
! Comprender la utilización del comando Reemplazar y su diferencia con el comando Bus-
car.

Organización de Contenidos

Capítulos Temas de Aprendizaje Contenidos Mínimos

Buscar Datos Buscar datos. Búsquedas avanza-

das. Reemplazar.

Ordenar Ordenar datos

Capítulo 2

Filtros. Filtro por selección

Filtros Filtro excluyendo la selección. Filtro
por formulario. Filtro u orden avan-
zado. Guardar filtros.

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Buscar Datos

Buscar Datos

Este comando le permite buscar una cadena de caracteres dentro de una tabla, consulta o
formulario. Por ejemplo, suponga que posee una tabla con los datos de miles de empleados,
y necesita visualizar la información relacionada sólo con uno de ellos. Podrá, entonces, apli-
car el comando Buscar para presentar rápidamente esos datos en pantalla, evitando revi-
sar registro por registro.
Puede acceder a este comando con alguna de las siguientes opciones:

1ª Opción Desde el Menú Edición

Pulse el menú Edición> Buscar...

Clic

2ª Opción Desde la Barra de Herramientas

Pulse el icono que se encuentra

en la Barra de Herramientas:

Se presenta el cuadro siguiente:

Paso 1: Ingrese el dato que desea buscar

Paso 2: Indique el lugar

donde desea buscar el
dato: aparecerá el cam-
po donde se encuentra
el cursor titilando o la
opción Tabla que inclu-
ye todos los campos

Paso 3: Indique el sector del dato buscado que Paso 4: Pulse este botón para
debe coincidir con los datos de la tabla. comenzar la búsqueda

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Una vez realizados estos pasos, Access seleccionará el primer dato que encuentre en la
tabla, tal como se observa en la siguiente figura:

Con el botón Buscar siguiente podrá pasar al próximo dato de la tabla que coincida con la
información buscada. Si no hubiere un nuevo dato, observará el siguiente mensaje:

Clic

ATENCIÓN: En el casillero Buscar en: encontrará siempre dos opciones:

1-El Nombre de la Tabla, que se utiliza para buscar el dato en todos los campos
2-El Nombre del campo en el cual se encuentra el cursor, es decir el campo activo;
de esta manera, sólo se buscará en esa columna.

Búsquedas Avanzadas

Para realizar una búsqueda Avanzada sobre la tabla, tenga en cuenta los siguientes pasos:

1- Ingrese al cuadro Buscar desde el menú o desde la Barra de Herramientas.

2- Observe las opciones que se encuentran en la parte inferior del cuadro:

3- En el casillero Buscar indique la dirección de búsqueda dependiendo de la posición del

cursor; encontrará tres opciones:

*Arriba: Busca solamente hacia arriba de

la posición del cursor.
*Abajo: Busca solamente hacia abajo de
la posición del cursor.
*Todos: Busca en toda la tabla, en todos los sentidos.

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4- Si activa el casillero Mayúsculas y minúsculas, Access respetará las Mayúsculas y

minúsculas que usted coloque en el cuadro Buscar, y solo mostrará los datos de la tabla que
coincidan con esto:

TRUCO
Si desea buscar un determinado dato y no recuerda el texto completo, Microsoft
Access le permite utilizar los siguientes comodines:

Comodín Función Ejemplo

Remplaza a uno o más ca- Si desea buscar todos los datos que
*
racteres de cualquier tipo. empiezan con las letras LOP debe
(Asterisco)
colocar: LOP*

? Si desea buscar todos los datos que

Remplaza un caracter en posean una E como tercera letra
(Signo de cualquier posición.
Pregunta) debe colocar: ??E*

Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente, que se ubica en el Capítulo 2,

Tema: Buscar Datos, Subtema: Buscar datos, Por ejemplo.

Reemplazar

Este comando busca una cadena de caracteres en una tabla y los cambia por otro texto que
se haya definido. Por ejemplo, puede buscar el apellido de un empleado dentro de una tabla,
consulta o formulario, y reemplazarlo por otro apellido o texto.
Para utilizar este comando puede elegir alguna de las siguientes opciones:

1º Opción Desde el Menú Edición

Pulse el menú Edición>Reemplazar... Clic

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2º Opción Desde la Barra de Herramientas

IDesde la barra de herramientas, puede activar el icono de Buscar y acceder al cuadro.

Allí deberá, entonces, elegir la solapa Reemplazar:

Clic en la solapa de Reemplazar

3º Opción Desde el teclado

Pulse simultáneamente las teclas:

A continuación, y con cualquiera de estas opciones, aparecerá un cuadro en el que deberá

realizar los siguientes pasos:

Paso 1: Ingrese
el dato que
desea modificar
Paso 2: Ingrese
el dato que
ocupará el lugar
del anterior Clic

Paso 3: Pulse el botón Reemplazar

para realizar los cambios entre la pa- Paso 4: Reemplaza todas
labra buscada por la palabra activa. aquellas palabras que coin-
ciden con la búsqueda.

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Ordenar

Ordenar Datos

Microsoft Access permite establecer un orden en las tablas a través de alguno de los
campos.
Para ello debe seleccionar el campo por el cual desea ordenarla (por ejemplo: Apellidos o
Nombres), y utilizar alguna de las siguientes opciones:

1º Opción Desde la Barra de Menú

Pulse en el menú
Registros> Ordenar Seleccione algunas de las
opciones:
Clic Clic

2º Opción Desde la Barra de herramientas

Realice un clic en el icono correspondiente

Clic
3º Opción Desde el Menú Contextual

Con el botón secundario del Mouse haga un clic sobre el Título del campo que desea
ordenar y seleccione alguna de las dos opciones:

Clic

Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente, que se ubica en el Capítulo

2, Tema: Ordenar, Subtema: Ordenar datos, Por ejemplo.

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Filtros

Filtros
´
Un filtro es un conjunto de criterios que se aplican sobre las tablas, consultas o formularios,
para limitar el número de registros visualizados y sólo observar la información necesaria.
Los filtros no modifican ni eliminan información, sólo ajustan la cantidad de datos visualizados.
Por ejemplo, si trabaja con tablas demasiado grandes, tal vez necesite que Access le mues-
tre un listado sólo con los registros que cumplan con un determinado criterio, como los clien-
tes de una localidad específica, los datos de un determinado empleado, o simplemente to-
dos los empleados que perciben el mismo sueldo. Deberá, entonces «filtrar» la información,
y para tal fin, dispone de cuatro tipos de filtros:

*Filtro por selección

*Filtro excluyendo la selección
*Filtro por formulario
*Filtro u orden avanzado

Filtro por selección

Este tipo de filtro permite seleccionar directamente desde la tabla el dato que se desea
visualizar. Una vez seleccionado el dato y aplicado el filtro, se observará un listado de aque-
llos registros que contengan el dato seleccionado en ese mismo campo. La selección pue-
de realizarse sobre un dato puede ser un texto entero, la primera letra, un número o una
parte de una palabra. Por ejemplo se puede seleccionar la terminación EZ del apellido
PEREZ de un cliente, y aplicar el filtro para obtener a todos los clientes cuyo apellido termi-
ne de igual modo (todos los PEREZ, GONZALEZ, DOMINGUEZ,etc.
Para utilizar este tipo de filtro debe tener en cuenta los siguientes pasos:

Paso 1: Abra la tabla correspondiente y seleccione el dato que desea visualizar. En nuestro caso,
tomaremos el apellido Mare para visualizar a TODOS los clientes que cumplen con esta condición:

Seleccione el dato que quiere visualizar

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Paso 2: Elija filtro por selección:

Desde la barra de herramientas Desde el menú Registros>Filtro por selección

Clic Clic

Observe que la tabla se reduce y muestra sólo los registros

que contienen el mismo dato seleccionado

Paso 3: Desactive el icono de Filtro desde la Barra de herramientas, cuando quiera volver a
visualizar todos los registros.

Filtro excluyendo la selección

Este tipo de filtro se utiliza cuando no existe un dato específico para buscar sino todo lo
contrario, cuando se necesitan ver todos los registros excepto UNO de ellos. Este filtro per-
mite, entonces, filtrar los registros excluyendo los datos seleccionados.
Para realizar un filtro excluyendo la selección, realice los siguientes pasos:
Paso 1: Abra la tabla en la que aplicará el filtro.
Seleccione el dato que NO quiere visualizar

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Paso 2: Desde el menú Registros elija Filtro excluyendo la selección.

Clic

Automáticamente se aplicará el filtro en la tabla:

Observe que aparecen todos los datos EXCEPTO el que fue previamente seleccionado.

Paso 3: Desactive el icono de Filtro desde la Barra de herramientas, cuando quiera volver a
visualizar todos los registros.

ATENCIÓN: Los filtros por selección y excluyendo la selección no pueden ser

almacenados, por lo que deberá volver a realizar todos los pasos cada vez
que necesite visualizar estos datos.

Filtro por formulario

Al seleccionar este tipo de filtro, se presenta la ventana Filtro por formulario, mediante la cual
se pueden filtrar los datos, colocando un valor o criterio en el campo correspondiente. Para
utilizar este tipo de Filtro tenga en cuenta los pasos que se detallan a continuación:
Paso 1: Ubíquese en la tabla y active el filtro por formulario.

Desde el icono de la Desde el menú Registros>Filtro por formulario

Barra de Herramientas

Clic
Clic

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La tabla con el Filtro por formulario no muestra resultados aún, pero muestra listas
desplegables en todos los campos. Se puede elegir un dato entero desde esas listas (un
apellido como Pedreto) o se pueden pedir datos menos precisos, como los Apellidos que
comienzan P.
En este caso se procederá así:

Paso 1: Elija el Filtro por formulario desde el icono o desde el menú Registros.

Paso 2: Ingrese un criterio.

Filtre los clientes que su apellido comiencen con la letra P, y para ello escriba P* en el
campo Apellido. El asterisco indicará que no se conocen las letras que van después de la P

Paso 3: Active el filtro pulsando el icono de Filtro desde la Barra de herramientas.

Observe los apellidos que comienzan con P

Paso 4: Desactive el icono de Filtro cuando quiera volver a visualizar todos los registros.

TRUCO

Para filtrar dos o más criterios en un mismo campo puede utilizar la solapa Or
que muestra el filtro por formulario. Por ejemplo, supongamos que usted
desea visualizar los clientes que residan en Morón y en San Justo

- Desde la solapa Buscar, escriba el criterio o elija la localidad de la lista desplegable del
campo que corresponda, en este caso en Localidad elija Morón.

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- Seleccione la solapa Or y elija desde el campo Localidad San Justo.

- Finalmente observará los clientes residentes en Morón y en San Justo.

SUGERENCIA

Desde el menú contextual también puede ingresar un valor o criterio para

filtrar una serie de datos; en ese caso, realice los siguientes pasos:

1. Presione el botón secundario del Mouse sobre el campo donde desea establecer
el filtro. En la opción Filtrar por: escriba el valor que desea filtrar en ese campo tal
como se observa en la siguiente imagen:

2. Pulse la tecla Enter y observará el resultado correspondiente.

ATENCIÓN: Puede almacenan los Filtros por formulario, cuando se encuentre

en la edición del filtro, desde el menú Archivo elija Guardar como consulta...
Este tema será detallado en la explicación del «Filtro u orden avanzado»

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Filtro u orden avanzado

Este tipo de Filtro es el más utilizado ya que permite establecer tres puntos fundamentales
para presentar un listado:

*El campo sobre el cual se realizará el filtro.

*El orden que debe presentar el listado.
*El criterio o condición para obtener el listado final.

1ºdebe
Si desea utilizar este tipo de filtro, Opción Desde
tener el Menú
en cuenta los siguientes pasos:

Pulse en el menú Edición>

Filtro>Filtro u orden avanzado

Clic

2º Opción Desde la Barra de Herramientas

Pulse el icono Filtro u Orden Avanzado

Clic

Al seleccionar este tipo de filtro se presentará la ventana Filtro, con dos sectores diferencia-
dos: el área superior muestra la lista con los campos de la tabla para seleccionar aquellos en
los que se va a agregar alguna condición; el sector inferior, en tanto, muestra los campos
elegidos y debajo de cada uno de ellos, permite definir las características del filtro (el orden
de sus datos y el tipo de dato que se desea ver)

Campos de la tabla

Datos que
definen a las
condiciones
del filtro

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Paso 1: Para seleccionar el nombre del campo desde el sector superior de la ventana, debe realizar
DOBLE CLIC sobre el nombre correspondiente. Podrá realizar estos pasos para cada uno de los
campos en los que necesite aplicar un filtro. También puede arrastar el nombre de cada campo
hasta el casillero «Campo» de la cuadrícula inferior.

Opción 1: Opción 3: Haga un clic

Opción 2: También
Realice un y despliegue la lista del
puede arrastrar
DOBLE CLIC casillero para elegir un
el nombre de
sobre el nombre de campo
cada campo
nombre de desde la lista.
campo

Paso 2: Desde el casillero «Orden» podrá indicar cómo ordenar el resultado del filtro,eligiendo entre
las opciones Ascendente, Descendente y Sin ordenar.

Clic Clic

Paso 3: Desde el casillero «Criterio», puede establecer la condición con la que debe cumplir el
campo.
Por ejemplo, si desea presentar un listado con los registros de los clientes que
realicen el pago con cheque, en el casillero de criterio del campo Modo de
Pago deberá escribir la palabra «Cheque»

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Paso 4: Desde el casillero O, puede establecer una segunda condición sobre el campo.

Por ejemplo, si el listado que necesita debe mostrar los registros

de clientes que realicen el pago con Cheque o Efectivo, deberá
completar los casilleros como se observa en la siguiente figura:

SUGERENCIA

Recuerde que al establecer una condición puede utilizar los comodines (*, ?)
cuando trabaja con textos. También puede usar operadores (>,< o =) si trabaja
con números. Por ejemplo:
Si desea Buscar: La condición que debe colocar es:

Textos que empiecen con L L*

Textos que posean una A como segunda letra ?A*
Números mayores a 254 >254
Números menores o iguales a 100 <=100

Paso 5: Finalmente ejecutaremos el filtro para obtener el listado con las condiciones especificadas.
Para esto, puede optar por cualquiera de los siguientes caminos:

Pulse el icono que se encuentra Menú Filtro>Aplicar filtro u ordenar

en la Barra de Herramientas

Al aplicar el filtro visualizará el listado de registros de acuerdo con las condiciones que haya
establecido. Así, se observa la siguiente imagen:

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En la parte inferior aparece indica- Los registros cumplen

da la cantidad de registros filtrados. con las condiciones
pedidas en el filtro.

ATENCIÓN: Si desea quitar el filtro para visualizar nuevamente todos los registros:

Puede hacer un clic en el menú Registros y elegir la opción «Quitar filtro u orden»

Clic

O hacer un clic en el icono de Filtro de la Barra de Herramientas:

Clic

Guardar filtros

Si utiliza un filtro por formulario o un filtro u orden avanzado frecuentemente, tiene la

posibilidad de guardarlo y volver a abrirlo en cualquier momento, evitando así tener que
crearlo cada vez que lo necesite.
Realice para ello, los pasos que se detallan a continuación:

- Cree el filtro deseado, de modo que vea en pantalla los registros desados.
- Vuelva a la edición del filtro (vaya al menú Registros elija Filtro u orden avanzado, no
importa si ha aplicado este tipo de filtro o el de formulario)

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 Microsoft Access XP

Desde el menú contextual

Despliegue el
menú contextual

Clic

Desde la Barra de Herramientas

Pulse el icono Guardar como consulta

desde la Barra de Herramientas:

Desde la Barra de Menú

Realice un clic en el menú

Archivo>Guardar como consulta...

Clic

Aparece entonces el cuadro de «Guardar como consulta»; escriba un nombre y acepte:

Ingrese un
nombre Clic

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 Microsoft Access XP

Para abrir un filtro guardado:

Los filtros se almacenan como consultas, por lo tanto podrá encontrarlos guardados en la
solapa de Consultas cuando abre la base de datos. Realice entonces los siguientes pasos:

Paso 1: Seleccione la
categoría de objetos
Consultas al abrir la
Base de Datos.

Clic

Encontrará los filtros

que almacenó, junto
con las consultas que
más adelante luego
aprenderá a crear.

Paso 2: Haga doble

sobre cualquiera de
Clic
los filtros guardados
y podrá ver los
datos filtrados.

Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente, que se ubica en el Capítulo

2, Tema: Filtros, Por ejemplo.

Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente, que se ubica en el Capítu-

lo 2, Tema: Repaso General, Subtema: Práctica Laboral Por ejemplo.

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 Microsoft Access XP

Actividad 2

Con el crecimiento de la empresa, usted necesita realizar algunas modificaciones en la base

de datos: incorporar nuevos clientes, películas y buscar y ordenar algunos datos.
Para ello realice la siguiente práctica integradora de conocimientos:

1. Abra la Base de datos “Video Club” creada en la actividad anterior.

2. Ingrese 5 registros nuevos en la tabla “Clientes” y “Películas”.

3. Elimine 1 registro de la tabla “Alquileres”.

4. Ordene la tabla “Clientes” según el campo Apellido.

5. En la tabla “Clientes” aplique un filtro por selección que muestre todos los clientes de
la misma Ciudad.

6. En la tabla “Alquileres” aplique un filtro por formulario para visualizar los alquileres
posteriores al día 15/07/02.

7. Aplique un filtro para visualizar las películas de Calificación ATP y Género Infantil.

8. Aplique un filtro par visualizar las películas de Calificación para mayores de 18 años
que pertenezcan al Género Suspenso.

9. Busque en la tabla de “Clientes” todos los Apellidos que comiencen con P y en la

tabla “Películas” todas las aquellas que comiencen con L.

10. Aplique un filtro por orden avanzado en la tabla de “Clientes”. Haga doble clic en el
campo Nombre de modoque aparezca visible en la cuadrícula inferior. Luego elija para
éste un Orden Ascendente y en Criterios coloque C*

11. Aplique el filtro para ver los resultados.

12. Guarde el filtro con el nombre «Clientes con C»

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Repaso del Capítulo 2

En la Base de datos de una empresa que posee miles de registros de clientes, se deben
realizar algunas modificaciones sobre los datos personales y evaluar los pedidos realizados
por zonas; por lo tanto:

a. ¿Qué comodines suelen utilizarse para buscar datos en una base de datos? ¿Cómo
se utilizan cada uno de ellos?

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b. Si desea cambiar en un solo paso, el nombre de un producto que se repite en varios

registros de la misma tabla. ¿Qué comando debe utilizar? Enumere los pasos.

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c. Supongamos que debe presentar un listado de registros con todos los clientes de la
zona de San Justo. Enumere los tipos de filtros que puede utilizar y sus diferencias.

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d. ¿Cuáles son las principales características de un Filtro u orden avanzado? ¿En qué
casos se utiliza?

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 Microsoft Access XP

e. Explique los pasos que debe realizar para ejecutar un filtro por selección.

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f. ¿Los resultados de qué tipos de filtros pueden guardarse?

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