GESTÃO DE EVENTOS

Porém, no âmbito da ABNT (Associação Brasileira de Normas Técnicas) não existe um

Comitê específico para o setor de Eventos, ao contrário do que ocorre em centenas de países,
trazendo, por conseqüência, grandes dificuldades na padronização da terminologia. Com base
na experiência de efetiva atuação na área, alguns profissionais elaboraram uma "Norma"
provisória.
Em sua origem da palavra é do latim "eventu", onde dentre os conceitos apresentados
podemos adotar a expressão "acontecimento". Acontecer, por sua vez, vem do latim
"contigescere", ou seja, ser ou constituir fato de importância na vida social ou em outros
âmbitos. Assim, levando-se em conta a correlação existentes entre "eventos &
acontecimento", definimos de EVENTO como iniciativa que tenha o objetivo de reunir
pessoas para finalidade diversas, tais como: comemorações, festividades, intercâmbio de
conhecimentos & experiências, troca de informações, etc. Portanto, dada a abrangência do
termo, evento pode ser uma simples reunião de negócios ou, até mesmo, um amplo congresso
técnico & científico ou uma festa particular (DIAS, 1996).
O evento pode ser empregado com sucesso em campanhas institucionais e de mercado.
Seu objetivo é criar conceitos e reforçar a imagem de produtos, serviços, pessoas, entidades e
organizações, por meio da aproximação entre os participantes.
A imagem de uma instituição no mercado é valiosa, pois torna-a competitiva e, por
apresentar características complementares ao evento.
De acordo com Cesca (1997, p. 14), evento “é a execução do projeto devidamente
planejado de um acontecimento, com o objetivo de manter, elevar ou recuperar o conceito de
uma organização junto ao seu público de interesse”. É um fato que desperta a atenção,
podendo ser notícia e, com isso, torna-se uma mídia poderosa de divulgação.
É importante salientar que, independente da razão do evento, a tarefa de planejar,
organizar e executar deve ser assessorada por um profissional gabaritado para que o resultado
seja revertido sempre em sucesso.

1.1.Turismo
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Segundo Andrade (2002, p. 38), “turismo é o complexo de atividades e serviços

relacionados aos deslocamentos, transportes, alojamentos, alimentação, circulação, de
produtos típicos, atividades relacionadas aos movimentos culturais, visitas e entretenimento”.
Turismo é, pois, o conjunto de serviços que tem por objetivo, o planejamento, a
promoção e a execução de viagens e os serviços de recepção, hospedagem e atendimento aos
indivíduos e aos grupos, fora de suas residências habituais.
Turismo pode ser visto como um deslocamento de pessoas para locais diferentes de sua
residência habitual, e a realização de atividades nesse local, pois como podemos observar
segundo Mc Intosh e Gupta (1990 apud OLIVEIRA, 2002, p.39) turismo é o

Movimento temporário de pessoas para locais de destino distintos de seus lugares de

trabalho e moradia, incluindo também as atividades exercidas durante a permanência
desses viajantes nos locais de destino e as facilidades para promover suas
necessidades.

Segundo a (OMT), Organização Mundial de Turismo (1994), o “fenômeno turístico”

seriam as atividades realizadas pelas pessoas durante viagens e permanência em lugares
diferentes do seu local de residência habitual, por um período de tempo consecutivo inferior a
um ano, para ócio, negócios e outras finalidades.
É através do motivo que levam as pessoas a viajarem é que podemos segmentar o
turismo pois segundo Beni (1998, p. 149):

O motivo da viagem, entretanto, é o principal meio disponível para se segmentar o

mercado. Os maiores segmentos desse mercado, por afluência de turistas, são: turismo
de descanso ou férias; de negócios e compras; estudantil; de congressos, convenções,
encontros e similares; familiar e de amigos; de saúde ou medico terapêutico.

Ainda segundo Beni (1998, p. 147):

Existem vários conceitos para definir o que é turismo esse movimento surgiu há
muitos anos e desde então procura-se pelo melhor conceito, o turismo esta
relacionado a viagens.
Existem vários tipos de turismo que podem ser classificados de diferentes maneiras:
Turismo emissivo: envia turista para fora do país. É um turismo economicamente
passivo não traz dividendos para o país ou cidade.
Turismo receptivo: recebe os turistas que vêem de fora. Ele é o ativo movimentando a
economia local.
Podemos classificar o turismo como nacional ou estrangeiro, de acordo com a
nacionalidade do turista.
Turismo nacional: turismo interno, realizado dentro do país.
Turismo estrangeiro: turismo externo, realizado fora do país de origem do turista.
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Como podemos observar, com o deslocamento de um local para o outro existe o

turismo, ou seja, está relacionado com viagens, e com o turismo um grande leque de serviços
e produtos necessários para atender as necessidades do turista que vão desde a programação
da viajem até a hospedagem e alimentação do turista.
As pessoas são levadas a fazer turismo por muitos motivos seja por lazer, espírito de
aventura, curtir o tempo ócio, pela motivação cultural, religiosa, congresso dentre outros.

1.2. Turismo de Eventos

De um modo geral, o turismo de eventos é a atividade exercida por viajantes que se

deslocam de um lugar para o outro afim de participar, de reuniões empresariais, palestras,
estudos, cursos, cultos, em fim, participando de alguma organização sendo ela cultural,
religiosa ou empresarial desde que haja um objetivo a ser alcançado, aumentando e
melhorando a imagem turística da cidade através da divulgação do evento em si e deixando
informações acessíveis aos turistas, sobre os produtos e a cultura da região onde ocorre o
evento.
Para Andrade (1992, apud Matias, 2001):

Turismo de evento é o conjunto de atividades exercidas por pessoas que viajam a fim
de participar dos diversos tipos de eventos que visam ao estudo de alternativas, de
interesses de determinada categoria profissional, associação, clubes, crenças
religiosas, corrente cientifica ou outra organização com objetivos para atingir metas
profissionais e culturais, técnicos e operacionais, de aperfeiçoamento setorial ou de
atualização.

Goidanich (2003, p. 7), diz que;

O turismo de eventos é uma forma de divulgar a imagem turística da cidade receptora,

porque, geralmente, os integrantes de um evento deslocam-se por motivos
específicos: participação nos trabalhos e maior integração entre eles. Entretanto, estão
acessíveis para receber informações sobre os produtos turísticos da região.

1.3 Eventos

Como eventos é uma atividade bastante dinâmica, sua definição ainda é motivo de
especulações, pois conforme vai evoluindo sua conceituação vai se modificando. De acordo
com Matias (2001, p. 61), e a experiência de vários especialistas da área de eventos, pode ser
definido como:
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a) Ação do profissional mediante pesquisa, planejamento, organização, coordenação,

controle e implementação de um projeto, visando atingir seu público-alvo com medidas
concretas e resultados projetados.
b) Conjunto de atividades profissionais desenvolvidas com o objetivo de alcançar o seu
público-alvo pelo lançamento de produtos, apresentação de uma pessoa, empresa ou entidade,
visando estabelecer o seu conceito ou recuperar a sua imagem.
c) Realização de um ato comemorativo, com finalidade mercadológica ou não, visando
apresentar, conquistar ou recuperar ou seu público-alvo.
Os eventos, de certa forma, mexem muito com as emoções e sentimentos das pessoas,
temos que fazer o possível e o impossível para que nada saia errado, pois um detalhe é o
suficiente para acabar com a festa ou programação de qualquer cliente. Portanto, para que um
evento saia tudo como se espera, é importante que seja feito todo um planejamento antes do
evento.
Segundo Matias (2001, p.97), dividi-se em quatro fases diferentes e consecutivas, como:
1ª -Concepção – incorporação da idéia;
2ª -Pré-evento – planejamento e organização;
3ª -Trans-evento – realização;
4ª -Pós-evento – avaliação e encerramento.
Alguns passos a serem tomados dentro de um evento para que se chegue com sucesso ao
final de um evento: estabelecer o objetivo; fazer pesquisas com os clientes, com o intuito de
buscar informações sobre suas preferências e não preferências; definir o público para o evento
ou o que se pretende alcançar; definir local, data e horário do evento; contratar os serviços
prestados no evento e acompanhar e controlar todo o evento.
O penúltimo item citado acima é essencial para o andamento e desenvolvimento eficaz
das agências prestadoras de serviços na área de eventos.
Conforme afirma Meirelles (1999, p. 65) :

As parcerias são fundamentais para o organizador, pois são recursos que a maioria
dos eventos sociais pede, como: decoração, na área de músicas, fotografias,
arquitetos, recepcionistas, técnicos de som e iluminação, suporte áudio visual,
floricultura, assessores de imprensa, motoristas, buffet, segurança, garçons e limpeza.

Para realização destes eventos– embora a organização de eventos não seja prerrogativa
de qualquer profissão – é necessário que uma equipe de profissionais bem preparados e
qualificados seja montada, para que tudo possa ocorrer com eficiência e eficácia. E o
organizador de eventos deve acarretar em sua bagagem como profissional, algumas
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características que causam um grande diferencial no mercado, para o bom desenvolvimento

do trabalho, como por exemplo: liderança, higiene-pessoal, trabalho em equipe, boa
aparência, comportamento social, ter domínio próprio, ser persuasivo, saber ouvir, saber falar
tendo boa expressão verbal e dominar as técnicas de redação.

1.3.1. Classificação dos eventos

De acordo com Cesca (1997) :

Os eventos podem ser classificados em institucionais e promocionais (comerciais),

isso lógico do ponto de vista das organizações. De forma mais abrangente são
considerados como folclóricos, religiosos, políticos, sociais, cívicos, artísticos,
científicos, culturais, técnicos, desportivos, etc.

Conforme já informado anteriormente, não há eventos sem planejamento e nem

planejamento sem a definição da classificação do evento que se pretende realizar.
Segundo Matias (2001), os eventos são classificados da seguinte forma:
a) Data de realização:
• Fixo – a data é invariável., ex: Natal, Dia das mães, 7 de setembro.
• Móvel – sempre acontece, mas não tem data definida. Ex: carnaval, Pecuária.
• Esporádica – evento de realização temporária acontece em função de fatos
extraordinários. Ex: Morte do presidente da república, casamentos, cerimoniais
fúnebres.
b) Abrangência:
• Mundiais
• Internacionais
• Latino-americanos
• Brasileiros
• Regionais
• Municipais
c) Dimensão:
• Evento de pequeno porte – presença reduzida de participantes, máximo de 200
participantes. Ex: Seminários, festa de aniversário.
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• Evento de médio porte – exige uma maior infra-estrutura; média de 500

participantes, podendo chegar até 1000 participantes. Ex: Palestras, congressos regionais,
exposição.
• Evento de grande porte – envolve um grande número de participantes, beneficia
área de turismo local, hotéis, transporte, eventos nacionais ou internacionais. Ex: Grande
Feira, festa do peão de Boiadeiro.
• Macro evento – mobiliza milhares de pessoas em sua organização; divulgação em
âmbito nacional e internacional atrai pessoas de diferentes partes do mundo. Ex: Copa do
Mundo, Rock in Rio.
d) Tipo:
• Baseado em reuniões dialogais:
• Congresso
• Colóquio
• Mesa redonda
• Reunião
• Conferência
• Palestra
• Workshop
• Brainstorming
• Simpósio
• Concessão
• Entrevista coletiva
Baseado em reuniões coloquiais sociais:
• Nascimentos
• Almoço ou jantar
• Coffee-break
• Coquetel
• Happy-hour
• Café da manhã
• Chá da tarde
• Casamentos
• Aniversários
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• Despedidas
• Nascimentos
Eventos competitivos
• Concurso
• Torneio
• Campeonatos
Eventos expositivos
• Exposição
• Mostra
• Leilões
• Excursões
• Shows
• Festivais
• Desfiles
• Inauguração
• Pedra fundamental
• Feira
• Salão
• Noite de autógrafos
E uma outra classificação não citada por Matias, mas relatada por outros autores é sobre
o perfil dos participantes, que pode ser:
• Geral – público não definido, apenas limita-se o número de participantes. Ex:
Desfile de escola de samba.
• Dirigido – evento restrito ao público que possui afinidade com o tema. Ex:
Congresso de medicina.
• Específico – evento realizado para público claramente definido. Ex: Congresso
de ginecologia.
De acordo com Dias (1996) pode-se definir alguns eventos do tipo:
- Congresso: evento promovido por entidades associativa, visando debater assuntos de
interesse de uma determinado ramo profissional;
- Convenção: atividade realizada por organização empresarial, caracterizada por ações
comercial, comemorativa, vendas, etc.;
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- Seminário: conjunto de exposições verbais (palestras) para pessoas que têm

conhecimento (técnico, científico, acadêmico) dos assuntos a serem debatidos;
- Simpósio: evento com a participação de especialistas de renome, onde esses
conferencistas não debatem entre si, ao contrário da Mesa-Redonda. Perguntas e respostas são
feitas diretamente com o público;
- Fórum: tipo de atividade menos técnica, cujo objetivo é o de sensibilizar a opinião
pública para certos problemas sociais;
- Jornada: reunião de determinado grupo de profissionais realizada periodicamente para
debater assuntos que, em geral, não são objeto de discussão em Congresso;
- Social: Com finalidade de interação, comemoração de datas, promovido por empresas,
entidades classistas, públicas ou particulares, para um número limitado de convidados.

1.3.1.2. Eventos Sociais

Segundo Giacaglia (2004),

O mercado com relação a eventos tem buscado alternativas para complementar e

quebrar a frieza e as formalidades dos eventos mais utilizados, como congressos,
seminários, palestras, etc. A preocupação com elevação da qualidade de vida dos
profissionais passou a nortear as atividades escolhidas por essas empresas. Dessa
forma, surgiram os eventos de cunho social.

Giacaglia (2004, p.57) acrescenta ainda que: “existem inúmeras possibilidades de

eventos que – com atividades de cunho social – que permitem as empresas a atingirem seus
propósitos de forma eficaz e prazerosa ao mesmo tempo”.
Sendo apresentado em geral estes eventos como: aniversário, passeio, baile, casamento
formaturas, etc.
Para Zanella (2003, P. 32), “estes eventos também podem ser compostos por,
festividades de datas especiais comemorativas, concursos de beleza feminina, festas populares
tradicionais e festa de Ano Novo”.
Os eventos de cunho social, por terem maior poder de atração do público-alvo, são
muito eficazes, afinal a realização destes é muito mais empolgante e agradável, se comparado
a um evento formal como palestras intermináveis e a descontração do ambiente aproxima com
maior facilidade os convidados. Além disso, não há exigências quanto ao ambiente e local
para a realização desse tipo de evento.
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Enfim, evento social não pode ser visto como apenas um trabalho ou “mais um” evento,
pois este é na maioria das vezes a realização de um sonho pessoal, o que o torna tão
importante e procurado pela sociedade em geral.

REFERÊNCIAS

CESCA, C. G. G. Organização de Eventos: manual para planejamento e execução. 4. ed.

São Paulo : Summus, 1997.

CHIAVENATO, I. Gestão de Pessoas: O novo papel dos recursos humanos nas

organizações. Rio de Janeiro : Campus, 1999.

_____________________. Administração: teoria, processo e prática. 3. ed. São Paulo:

Makron, 2000.

DIAS, V. D. Eventos. Porto Alegre: Intermédio, 1996.

MARTIN, V. Manual Prático de eventos. São Paulo: Atlas, 2003.

ZANELLA, L.C. Manual de Organização de eventos, planejamento e operacionalização.

São Paulo : Atlas, 2003.