4.4 Protección de hojas de cálculo................................................................................

21
Unidad Temática I: Fundamentos de Excel

ÍNDICE

1 Introducción..........................................................................................................1
2 Introducción a las hojas de Cálculo: W95 y Excel ............................................1
2.1 Descripción de la ventana de Excel.......................................................................... 1
2.2 La hoja de cálculo...................................................................................................... 2
3 Creación y uso de Hojas de Cálculo ...................................................................4
3.1 Creación de una hoja de cálculo .............................................................................. 4
3.2 Apertura de una hoja de cálculo .............................................................................. 4
3.3 Introducción y modificación de información en Hojas de Cálculo ....................... 5
3.3.1 Activar una celda ................................................................................................. 5
3.3.2 Selección de grupos de celdas.............................................................................. 5
3.3.3 Introducción de información en una celda ........................................................... 6
3.3.4 Introducción de información en varias celdas...................................................... 6
3.3.5 Introducción de fórmulas ..................................................................................... 7
3.3.6 Modificación de la información de una celda ...................................................... 8
3.3.7 Borrado de información de una celda .................................................................. 8
3.3.8 Inserción de notas en una celda............................................................................ 8
3.3.9 Borrado de la información de un grupo de celdas................................................ 9
3.4 Edición de una hoja de cálculo................................................................................. 9
3.4.1 Deshacer y Rehacer............................................................................................ 10
3.4.2 Copiar, Cortar y Pegar ....................................................................................... 10
3.4.3 Inserción y eliminación de celdas ...................................................................... 12
3.4.4 Buscar y reemplazar información ...................................................................... 13
3.4.5 Definición de nombres de celdas ....................................................................... 13
3.4.6 Introducción de constantes................................................................................. 14
3.4.7 Menús contextuales............................................................................................ 15
3.5 Manejo de ventanas ................................................................................................ 16
3.6 Guardar un libro de trabajo .................................................................................. 18
3.7 Salir de la aplicación ............................................................................................... 19
4 Operativa con libros de trabajo........................................................................20
4.1 Nombrar hojas de cálculo....................................................................................... 20
4.2 Duplicar y Mover hojas de cálculo ........................................................................ 20
4.3 Insertar y Eliminar hojas de cálculo...................................................................... 21

DSIC-UPV Pedro Alonso Jordá 1 DSIC-UPV Pedro Alonso Jordá 2

Unidad Temática I: Fundamentos de Excel 1 Introducción
1 Introducción
El objetivo de esta Unidad Temática es el de introducir al alumno en el conoci-
miento de los fundamentos del manejo de las hojas de cálculo en general, y en
concreto, en el manejo y edición de los libros de trabajo de Microsoft Excel, que
es la hoja de cálculo distribuida en el paquete de aplicaciones de oficina Microsoft
Office. Las partes en que está dividida esta Unidad Temática son las siguientes:
• Introducción a las hojas de Cálculo: W95 y Excel
• Creación y uso de Hojas de Cálculo
• Introducción y modificación de información en Hojas de Cálculo
• Operativa con libros de trabajo
El proceso de trabajo con la Unidad Temática consiste en leer las secciones
hasta su comprensión, probar los conceptos dados sobre la aplicación en el orde-
nador y realizar los ejercicios propuestos.
2 Introducción a las hojas de Cálculo: W95 y Excel
Las aplicaciones de hojas de cálculo permiten al usuario disponer de matrices
compuestas por celdas en las cuales se introducen datos. El contenido de estas
celdas, los datos, se relacionan entre si adecuadamente para realizar los cálculos
convenientemente de manera que dados unos datos de entrada situados en ciertas
celdas se calculen automáticamente los datos contenidos en otras celdas.
Las distintas aplicaciones de hojas de cálculo permiten trabajar con estas matri-
ces de datos de forma cómoda y amena al usuario ofreciendo ciertas facilidades
para su manejo. Desde su aparición hasta la fecha han ido evolucionando de mane-
ra que se ha facilitado notablemente la interacción del usuario con las mismas, la
potencia de cálculo, la versatilidad, la interconexión con otras aplicaciones, así
como otras características.
2.1 Descripción de la ventana de Excel
Cuando se abre Excel aparece una ventana (Figura 2.1), la ventana de aplicación y
un libro en blanco en la ventana del libro de trabajo inmersa en la anterior. Ambas
ventanas funcionan como otra ventana cualquiera de Windows, es decir, puede ser
maximizada, minimizada, cerrada o abierta.
En la parte superior se encuentra la barra de título en la que se muestra el nom-
bre de la aplicación y el título del libro de trabajo actual. La barra de menús mues-
tra los menús de la aplicación y a partir de ahí van apareciendo las distintas barras
de herramientas visibles. Excel exhibe dos barras de herramientas cuando se ini-
DSIC-UPV Pedro Alonso Jordá 1 DSIC-UPV
Unidad Temática I: Fundamentos de Excel 2 Introducción a las hojas de Cálculo: W95 y Excel
cia, la barra de herramientas estándar y la barra de herramientas de formato. Se
pueden visualizar otras barras de herramientas mediante el comando Barra de
herramientas del menú Ver.
Seguidamente aparece la hoja de cálculo sobre la cual se encuentra la barra de
fórmulas. Mientras se introduce información en una celda se activa la barra de
fórmulas. Cuando está activa aparecen tres botones ( ): para cancelar o
confirmar lo que se está escribiendo o para activar el asistente para funciones. A la
izquierda de la caja de fórmulas está la casilla de nombre. Por defecto, figura el
nombre de la celda activa, por ejemplo C4, pero estos nombres pueden cambiarse.
A la derecha figura una flecha para acceder a la lista de nombres definidos. Se
pueden definir tanto celdas como grupos de celdas o rangos.
Por último, se ve la propia hoja de cálculo. En un libro de trabajo de Excel, se
dispone de un cierto número de hojas de cálculo. Cada una de la hojas de cálculo
puede ser visualizada para trabajar con ella mediante su activación por medio de
las solapas inferiores denominadas Hoja1, Hoja2, etc. Mediante los iconos de des-
plazamiento situados a la izquierda de estas solapas pueden hacerse visibles todas
las solapas correspondientes a las hojas de cálculo disponibles en el libro de traba-
jo actual.
Por último, abajo del todo aparece la barra de estado. En ella, aparecen mensa-
jes indicativos del estado en el que se encuentra la aplicación, es decir, si está lista
para trabajar con ella, si está calculando, imprimiendo, etc.
2.2 La hoja de cálculo
Una hoja de cálculo de Excel es una matriz compuesta por 16384 filas identifica-
das mediante números y 256 columnas identificadas por letras.
Durante el trabajo con una hoja de cálculo sólo es visible parte de esta matriz.
Para poder acceder a otras celdas se utilizan las barras de desplazamiento vertical
y horizontal utilizadas en las ventanas de Windows (Figura 2.1). Excel puede tener
abiertos varios libros de trabajo a la vez, cada uno de ellos asignado a una ventana
que puede ser maximizada, minimizada o cerrada utilizando los iconos correspon-
dientes.
Ejercicio
1. Iniciar Excel.
2. Minimizar la ventana del libro de trabajo.
3. Minimizar la ventana de la aplicación.
4. Maximizar la ventana de la aplicación y la ventana del libro de trabajo.
5. Activar la Hoja3 en el libro de trabajo.
Pedro Alonso Jordá 2
Unidad Temática I: Fundamentos de Excel 2 Introducción a las hojas de Cálculo: W95 y Excel Unidad Temática I: Fundamentos de Excel 3 Creación y uso de Hojas de Cálculo

6. Usar las barras de desplazamiento horizontal y vertical para recorrer el área
de la hoja de trabajo hasta que se vea la celda M100.
8. Utilizar el icono de desplazamiento en la hoja para visualizar la solapa de la
Hojal en el libro de trabajo.
9. Pulsar la tecla Ctrl+AvPág (o usar el icono desplazamiento hacia adelante)
hasta que Hoja9 se convierta en la hoja activa.
10. Selecciona el comando Archivo/Cerrar. Elige No si te pregunta si se desean
guardar los cambios.

3 Creación y uso de Hojas de Cálculo

En este apartado se ve la operativa básica del manejo de documentos de Excel y la
edición de las hojas de cálculo que componen los libros de trabajo.

3.1 Creación de una hoja de cálculo

Inicialmente se dispone de varias hojas de cálculo disponibles cada vez que se abre
un libro de trabajo nuevo. Si no existe un libro de trabajo abierto se abre uno me-
diante el comando Nuevo del menú Archivo o pulsando el primer icono de la barra
de herramientas estándar.

3.2 Apertura de una hoja de cálculo

Si se quiere abrir un libro de trabajo que ya existe, dentro del menú Archivo se
selecciona Abrir o se selecciona el segundo icono amarillo de la barra de
herramientas estándar y aparece el cuadro de diálogo Abrir (Figura 3.1).

Figura 2.1 Ventana de Excel.

7. Utilizar el icono de desplazamiento en la hoja para llegar hasta la última hoja

en el libro de trabajo. Figura 3.1 Cuadro de diálogo de apertura de libros de trabajo de Excel.

DSIC-UPV Pedro Alonso Jordá 3 DSIC-UPV Pedro Alonso Jordá 4

Unidad Temática I: Fundamentos de Excel 3 Creación y uso de Hojas de Cálculo
Ahora se tienen dos opciones, teclear directamente el nombre del libro de traba-
jo que se desea abrir incluyendo la ruta de acceso completa, (o sea, si el nombre
del libro de trabajo es saldo y está en el disquete, se debería poner a:saldo.xls) o
bien, buscarlo en la relación de libros de trabajo grabados. Para ello, en primer
lugar, se debe seleccionar la unidad en la que se encuentra, después seleccionar el
directorio o carpeta en el que se encuentra, y por fin, una vez localizado, efectuar
un doble "clic" sobre él con el ratón, o bien, efectuar un "clic" sobre él y después
un "clic" sobre el botón Aceptar. Es conveniente fijarse bien en la caja de texto
Nombre del archivo, Excel presenta la expresión *.xl*. Esta expresión provoca la
visualización de todos los archivos, sea cual sea su nombre, pero cuya extensión
sea empiece por xl. Esto es así porque Excel, para que sea más fácil reconocer los
archivos que han sido creados por él, les asigna por defecto una extensión que
comienza por las letras xl. Este cuadro también se puede utilizar poniendo, por
ejemplo, inf*.xl*, para que presente todas las hojas que empiecen por inf y sea más
rápida la búsqueda de un archivo.
Una vez abierto un libro de trabajo se pueden introducir datos en cualquiera de
las hojas de cálculo disponibles en él activando las celdas con el ratón y escribien-
do los datos.
3.3 Introducción y modificación de información en Hojas de Cálculo
El proceso de edición de hojas de cálculo consiste básicamente seleccionar (acti-
var) la o las celdas previamente para introducir después nueva información en las
mismas o modificar la información existente.
3.3.1 Activar una celda
Para poder introducir o modificar el contenido de una celda es necesario activarla
previamente. Para ello, existen diversas formas de activar una celda:
• Situándose con el puntero sobre ella y haciendo "clic".
• Moviéndose por la ventana mediante las flechas o la tecla de tabulación
(Tab para ir a la siguiente celda, Shift+Tab para ir a la anterior).
• Pulsando la tecla Intro/Enter. (Puede no funcionar si no hay ciertas opcio-
nes activadas)
• Comando ir a… del menú de Edición.
3.3.2 Selección de grupos de celdas
Es posible realizar la selección de grupos enteros de celdas para trabajar con ellas
de diversos modos:
DSIC-UPV Pedro Alonso Jordá
Unidad Temática I: Fundamentos de Excel 3 Creación y uso de Hojas de Cálculo
• Selección de una columna entera: llevar el puntero del ratón a la barra de
identificación de las columnas, y hacer "clic" sobre la letra que identifica
la columna deseada.
• Selección de una fila: llevar el puntero del ratón a la barra de identifica-
ción de las filas y hacer "clic" sobre el número que identifica la fila desea-
da.
• Selección de un rango de celdas: llevar el puntero a una celda determina-
da, pulsar el botón del ratón y, sin soltarlo, arrastrarlo en una dirección de-
terminada. También se puede seleccionar la celda inicial y posteriormente
pulsar la tecla Shift y hacer "clic" en la última celda del rango.
Mediante la opción ir a … del menú de Edición, indicando en la casilla de
referencia el rango que se desea seleccionar, por ejemplo B3:E5.
• Selección múltiple de celdas no contiguas: pulsar la tecla Control y sin
soltarla ir haciendo "clic" con el ratón sobre las celdas deseadas.
• Selección de toda la hoja de cálculo: llevar el ratón al rectángulo vacío
que se encuentra a la izquierda de la columna A, y encima de la línea 1 y
hacer "clic".
3.3.3 Introducción de información en una celda
• Lo primero es activar la celda en la que se desea introducir la información.
• Introducir una cadena de texto o un número. Se observará que los datos in-
troducidos aparecen en la barra de fórmulas.
• Una vez introducida la información, ésta no queda fija hasta que se valide
la entrada pulsando el icono , pulsando la tecla Intro o se cambie de
celda activa.
3.3.4 Introducción de información en varias celdas
Otra utilidad importante es la de poder introducir el mismo valor en varias celdas.
Para ello se seleccionan las celdas, se introduce el valor, y se pulsa Ctrl+Intro.
Ejercicio
1. Crear un libro de trabajo nuevo (Archivo/Nuevo...).
2. Introducir el nombre de la compañía Bienes Raíces, S. A. en la celda A1.
3. Activar la celda A2 e introducir Ventas Trimestrales.
4. Escribir casas en la celda A5, condominios en la celda A6 y Total en la celda
A7.
5 DSIC-UPV Pedro Alonso Jordá 6
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5. Introducir los datos siguientes en las celdas conforme se listan. Una forma muy útil de introducir fórmulas en una celda es mediante el Asisten-
te para funciones. En las aplicaciones para Windows suelen haber cierto tipo de
Celda B4 C4 D4 E4 B5 C5 herramientas denominadas Asistentes. Estas herramientas permiten llevar a cabo
ciertas acciones que comportan cierta complejidad de una manera sencilla y guiada
Dato T1 T2 T3 T4 100 125
a través de una serie de cuadros de diálogo sucesivos dotados de la suficiente in-
Celda D5 E5 B6 C6 D6 E6 formación como para llevar a término la acción con éxito.
Dato 150 175 250 275 300 325 El Asistente para funciones de Excel permite construir fórmulas para ser intro-
ducidas en celdas de manera sencilla y guiada. Una vez activada la celda en la que
se ha de introducir la fórmula, se pincha con el ratón en la barra de fórmulas y se
3.3.5 Introducción de fórmulas activa el asistente pulsando .
La principal función de una hoja de cálculo es efectuar una serie de operaciones
con ciertos datos. Estos datos se van introduciendo en las distintas celdas de la 3.3.6 Modificación de la información de una celda
hoja. Luego en este momento, falta ver la manera de operar con esos datos.
• Hacer "clic" sobre la celda a modificar.
Las operaciones en una hoja de cálculo se establecen mediante fórmulas que re-
lacionan las distintas celdas. Esto es así para que al cambiar el contenido de una • Situarse en la barra de fórmulas y modificar los datos pertinentes.
casilla pueda variar el resultado de las operaciones que se efectúan en la hoja sin ó
necesidad de modificar las operaciones. La fórmula introducida en una celda rela-
ciona varias celdas de forma que utiliza los datos de las mismas como operandos • hacer doble “clic” sobre la celda y modificar su contenido.
para calcular el resultado de la fórmula. Es importante tener en cuenta que la fór-
mula relaciona las celdas y no su contenido, es decir, que cuando cambia el conte- 3.3.7 Borrado de información de una celda
nido de la celda que contiene el operando, el resultado de la fórmula cambia. Esta • Si la celda se está rellenando en ese momento, se hace "clic" en el cuadro
es la característica principal de las hojas de cálculo y en ello radica su potencia y
utilidad. de cancelación .

Para introducir una fórmula simple, suma, resta..., en una celda, en primer lugar
se activa ésta, se introduce el signo = y posteriormente el identificador de las cel-
das o los números que intervengan en la operación a efectuar (+,-,*,/). Si se desea
introducir una celda no hace falta teclear su referencia, es suficiente con hacer
"clic" sobre dicha celda.
Ejercicio
1. Siguiendo con el libro de trabajo del ejercicio anterior, utilizar la función
SUM para sumar los valores en las celdas B5:B6. Esto es, introducir en la cel-
da B7 lo siguiente: =SUMA(B5:B6).
2. Una forma distinta de hacerlo es la siguiente: introducir en la celda C7,
=SUMA(. Ahora seleccionar con el ratón la celda C5 y sin soltar arrastrar
hasta la celda C6. Verás que aparece el rango que se ha seleccionado en la
fórmula. Cerrar el paréntesis y pulsar Intro. Ciertas fórmulas como la suma
pueden sumar diversos operandos, diversas celdas independientes o pertene-
cientes a un rango como en este caso.
• Si la celda ya tiene información, se activa y se pulsa la tecla de borrar ←.
3.3.8 Inserción de notas en una celda
Las notas de las celdas constituyen una información asociada a las celdas que sue-
le utilizarse para describir las características de su contenido.
• Al ejecutar el comando Insertar/Notas aparece un cuadro de diálogo que
permite añadir, consultar o eliminar notas en una celda de la hoja de cálcu-
lo.
• Cuando existe una nota en una celda aparece en dicha celda una marca en
la esquina superior derecha en forma de punto rojo.
• Al situar el cursor del ratón sobre una celda que posee una nota aparece un
cuadro de información amarillo con el texto introducido en la nota al igual
que sucede al situar el cursor del ratón sobre los iconos de herramientas de
Excel.

DSIC-UPV Pedro Alonso Jordá 7 DSIC-UPV Pedro Alonso Jordá 8

Unidad Temática I: Fundamentos de Excel 3 Creación y uso de Hojas de Cálculo
3.3.9 Borrado de la información de un grupo de celdas
• Seleccionar en primer lugar el rango de celdas que se desea borrar, y pos-
teriormente, utilizar la opción Borrar del menú de Edición, o pulsar la te-
cla Supr.
Al utilizar la opción Borrar del menú de Edición existen varias opciones. Una
celda contiene cuatro tipos de información: los propios datos, el formato de los
datos de la celda, fórmulas y notas. Estos cuatro tipos de información pueden co-
existir o no, por lo tanto, se puede borrar independientemente cada uno de estos
datos o todos según lo que se desee:
• TODO: formatos, fórmulas, datos y notas.
• FORMATOS: sólo borra los formatos: negrita, bordes de las celdas, ...
• CONTENIDO: borra sólo el contenido de las celdas seleccionadas (datos o
fórmulas).
• NOTAS: borra sólo las notas de las celdas seleccionadas.
3.4 Edición de una hoja de cálculo
Las herramientas proporcionadas por las aplicaciones de hojas de cálculo son nu-
merosas, potentes y versátiles, de manera que facilitan la interacción del usuario
con la aplicación. Pero es necesario dedicar tiempo a su aprendizaje puesto que la
eficiencia del trabajo del usuario depende en gran medida de su habilidad para
manejar estas herramientas. Puede ser al principio algo tedioso aprender su mane-
jo, sobre todo porque existen varias maneras de realizar lo mismo, lo cual es una
ventaja siempre que se sepan manejar todas ellas pero es, a su vez, una desventaja
cuando se trata de aprender su manejo.
Otra nota importante a destacar de cara a aumentar la eficiencia del trabajo del
usuario frente a la aplicación concierne al uso del teclado y del ratón. La mayor
parte de operaciones de edición puede ser realizada tanto con un dispositivo como
por el otro. El manejo de ratón es cómodo, visual e intuitivo pero en la práctica
bastante ineficiente debido a que se requiere cierta precisión a la hora de pulsar en
los numerosos objetos de la pantalla, sobre todo si se trabaja con una gran preci-
sión del monitor. Se une a esto, que la bola del ratón suele recoger gran cantidad
de suciedad de la mesa sobre la que se desplaza aumentando la imprecisión en los
desplazamientos de del cursor sobre la pantalla, con lo que el trabajo con el ratón
puede llegar a convertirse en algo realmente tedioso.
Sin embargo, la utilización del teclado es mucho más precisa y rápida en la
práctica, por lo que es aconsejable aprender los medios de acceder a las herramien-
DSIC-UPV Pedro Alonso Jordá
Unidad Temática I: Fundamentos de Excel 3 Creación y uso de Hojas de Cálculo
tas de la aplicación a través del teclado para conseguir hacer de la edición de las
hojas de cálculo un trabajo realmente eficiente y útil. En los menús, así como en
las opciones mostradas en los mismos, suele aparecer una letra subrayada indican-
do que con la combinación de teclas Alt+letra_subrayada se puede desplegar di-
cho menú o activar dicha opción. Y mediante las flechas se puede acceder a cada
una de las opciones. En ciertas opciones de un menú (las más utilizadas) aparece
una combinación de teclas que permite activar dicha opción directamente sin nece-
sidad de hacerlo a través del menú correspondiente.
3.4.1 Deshacer y Rehacer
Un comando muy importante que ofrece Excel es Deshacer, comando que se en-
cuentra en el menú Edición. Este comando permite deshacer la última operación
realizada, de forma que se pueda devolver la hoja de cálculo a la apariencia o con-
tenido que tenía antes de efectuar la última operación. Hay que tener presente que
no tiene efecto sobre todos los comandos, hay algunas operaciones que no admiten
la opción Deshacer, y que sólo tiene efecto sobre la última operación realizada, no
se puede recuperar el valor que había dos o tres operaciones antes. El comando
Rehacer realiza la operación contraria, es decir, repite la última operación realiza-
da.
Tanto un comando como el otro se encuentran en el menú de Edición, pueden
ser accedidos a través de los iconos correspondientes de la barra de herramientas
estándar , o mediante las combinaciones de teclas Ctrl+z y Ctrl+y respec-
tivamente.
3.4.2 Copiar, Cortar y Pegar
Si se conoce otra aplicación de Windows en la que se lleve a cabo algún tipo de
edición con Microsoft Word se conocen entonces las operaciones de Copiar, Cor-
tar y Pegar puesto que son las mismas con algunas variantes.
Para poder realizar las operaciones de copiado o cortado es necesario seleccio-
nar previamente un objeto, en el caso de las hojas de cálculo éste será, el contenido
de una celda.
Cortar Pegar
Copiar
9 DSIC-UPV Pedro Alonso Jordá 10
Unidad Temática I: Fundamentos de Excel 3 Creación y uso de Hojas de Cálculo
Una vez seleccionado, se puede copiar o cortar el objeto. Una vez copiado o
cortado dicho objeto, éste se puede pegar en otra celda cualquiera de la hoja de
cálculo. La diferencia entre cortar y pegar radica en que cortar hace desaparecer el
objeto cortado mientras que copiar no. Estas operaciones pueden ser accedidas a
través del menú de Edición, de los iconos de la barra de herramientas estándar o
mediante las teclas Ctrl+c (Copiar), Ctrl+x (Cortar) y Ctrl+v (Pegar).
Existe otro método para duplicar información que consiste en seleccionar la
celda que ya tiene el dato y el resto de las celdas que se desea que tengan la misma
información, y a continuación elegir la opción Llenar del menú de Edición.
Esta operación de llenado se puede efectuar también con el ratón. Para ello se
selecciona la celda a copiar, se sitúa el cursor sobre el cuadro de autorrellenado o
arrastre, que es el cuadradito que aparece en la esquina inferior derecha (observar
que el cursor del ratón cambia de forma a una cruz cuando se sitúa encima), se
efectúa un "clic" sobre el mismo y sin soltarlo se arrastra el ratón a las celdas des-
tino.
Cuadrado de autorrellenado
De la manera expuesta se copia el contenido de una celda en otra celda, sea este
contenido una fórmula o una constante (numérica o cadena de texto). Las propie-
dades de formato también son copiadas. Sin embargo, las notas no se copian de
esta manera.
Para pegar sólo el valor resultado de una fórmula, o sólo los formatos de una
celda copiada o cortada previamente es necesario utilizar la opción Pegado Espe-
cial del menú de Edición que ofrece una ventana de diálogo que permite seleccio-
nar los datos a pegar de la celda o celdas copiadas.
Figura 3.2 Cuadro de diálogo Pegado Especial.
DSIC-UPV Pedro Alonso Jordá 11
Unidad Temática I: Fundamentos de Excel 3 Creación y uso de Hojas de Cálculo
Una última posibilidad de Pegado Especial muy útil es la del pegado de víncu-
los. Mediante esta opción, la celda destino del pegado toma la información pegada
pero con la salvedad de que cada vez que cambie la celda origen de contenido, la
celda destino se actualizará a dicho valor, es decir, estará completamente vinculada
a la celda origen. Es una manera de tener una misma información en distintas cel-
das susceptible a cambios en una sola celda original.
3.4.3 Inserción y eliminación de celdas
En el menú de Insertar se dispone de tres opciones: insertar una celda una colum-
na o una fila. La inserción de una celda, que será vacía, provoca un desplazamiento
del contenido de las celdas adyacentes. Este desplazamiento se solicita al usuario
mediante el cuadro de diálogo de la Figura 3.3.
Figura 3.3 Cuadro de diálogo Insertar celdas.
Hay que tener en cuenta que la numeración de las filas y columnas es estática,
la columna siguiente a la D es la E y esto no varía nunca. Por lo tanto, el efecto de
insertar una celda es el de desplazar el contenido de unas celdas a otras. Por ejem-
plo, dada la siguiente hoja de cálculo:
se selecciona la celda A1 y se inserta una celda desplazando el resto a la derecha
quedando como sigue:
De la misma forma que se inserta una única celda se puede insertar una colum-
na o una fila vacía entera con el consiguiente desplazamiento de las celdas adya-
centes. Para ello se selecciona la columna o fila y se accede al menú de Insertar.
DSIC-UPV Pedro Alonso Jordá 12
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Otra forma de insertar celdas consiste en efectuar una selección de tantas filas o
celdas como se desee insertar, pulsar la tecla Shift, situar el cursor sobre el cuadro
de arrastre y desplazar el mismo hacia el exterior de la selección.
El comando complementario a Insertar es Eliminar. Al igual que en Insertar,
Eliminar provoca un desplazamiento del contenido de las celdas adyacentes, esta
vez en sentido contrario. También se pueden eliminar celdas pulsando la tecla
Shift, haciendo "clic" sobre el cuadro de arrastre y, en lugar de efectuar el arrastre
hacia fuera de la selección, efectuarlo hacia dentro.
Esta técnica de efectuar el desplazamiento hacia dentro con el cuadro de arras-
tre pulsado permite borrar el contenido de las celdas seleccionadas pero sin pulsar
la tecla Shift.
3.4.4 Buscar y reemplazar información
Existen dos comandos de uso habitual y frecuente que desempeñan tareas de bús-
queda y/o de reemplazo dentro de la hoja de cálculo, son Buscar y Reemplazar.
Ambos comandos se encuentran en el menú de Edición.
Figura 3.4 Cuadro de diálogo Buscar.
En estos comandos hay que fijarse bien puesto que presentan una serie de op-
ciones sobre los que se desea buscar, no es lo mismo buscar un dato que sea parte
de una fórmula, que buscar un dato que sea el resultado de una fórmula.
3.4.5 Definición de nombres de celdas
Es posible mejorar mucho la operatividad y mantenimiento de una hoja de cálculo
asignando un nombre significativo a determinadas celdas. Por ejemplo, se supone
que la celda E5 contiene el margen comercial que se aplica a los distintos artículos
sobre el precio de compra. Dándole a dicha celda el nombre margen se puede po-
ner dicho nombre en las fórmulas en lugar de la referencia de la celda (E5). Es
DSIC-UPV Pedro Alonso Jordá 13
Unidad Temática I: Fundamentos de Excel 3 Creación y uso de Hojas de Cálculo
evidente que resulta más fácil de comprender ya que puede quedar, suponiendo
que en la celda C5 esté el precio de coste, =MARGEN*C5. Por supuesto, podemos
definir un nombre para la celda C5 y obtener, por ejemplo:
=MARGEN*PRECIO_COSTE.
Los nombres no pueden tener espacios y deben empezar con una letra.
Para dar un nombre a una celda, en primer lugar se debe activar dicha celda,
posteriormente, hay que poner el nombre que se desea crear en la casilla de nom-
bre de celda (principio de la barra de fórmulas) que tiene el nombre de la celda a
la que hace referencia. A partir de ese momento, estos nombres se pueden escribir
directamente en las fórmulas. También se puede acceder directamente a la celda o
celdas que tienen nombre mediante la lista que se despliega al lado de la casilla de
nombres.
De igual manera que se le asigna nombre a una celda se le puede asignar nom-
bre a un rango de celdas: se selecciona el rango y se pone el nombre en la casilla
nombre de celda.
3.4.6 Introducción de constantes
Para introducir un texto sólo hay que activar una celda e introducirlo. Para introdu-
cir un número se hace de la misma forma. Para introducir un número como si fuera
un texto en una celda, por ejemplo el año 1993, se debe poner entre comillas y
precedido del signo igual. Este es también el método a emplear en el caso de que
se vaya a introducir un número en una fórmula y se desee que se comporte como
cadena alfanumérica.
El mayor número que se puede introducir es 1,798E308 y el menor 2,225E-308.
Estos números se pueden introducir como número entero, decimal o en notación
científica. Los números negativos deben introducirse precedidos del signo. Los
números decimales se expresan mediante su parte entera y decimal separadas por
una coma; hay que asegurarse que la configuración de Windows 95 es la española
y esta separación no se ha de efectuar con un punto. Si el número no cabe en una
celda aparecerá #####. Para solucionarlo tan sólo hay que ampliar el ancho de la
columna.
Hay otro tipo de constantes que hacen referencia a valores lógicos: VERDA-
DERO y FALSO. Estos valores lógicos se pueden introducir directamente en la
celda, o también se pueden obtener como resultado de la evaluación de una expre-
sión que devuelve un valor lógico. Estos valores se corresponden con los valores
numéricos de 1 y 0 respectivamente. Por ejemplo, si en la celda A1 se tiene el va-
lor VERDADERO, en la celda A2 se tiene el valor VERDADERO y en la celda
A3 se tiene la fórmula =A1+A2, el resultado en A3 sería un 2.
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3.4.7 Menús contextuales 3. Inspeccionar el contenido de las celdas.

Existe un mecanismo de uso general para la mayor parte de las aplicaciones para 4. Introducir Qrt1 en la celda B4.
Windows que es el Menú Contextual. Mediante la utilización del Menú Contex- 5. Seleccionar el rango de celdas B4:E4 y ejecutar el comando Edi-
tual, o sea, sensible al contexto se puede facilitar el trabajo activando las opciones ción/Llenar/Hacia la derecha.
más usuales, dependiendo del trabajo que se esté realizando en la hoja, con tan
6. Ahora deshacer la operación anterior.
solo pulsar el botón derecho del ratón. El menú que se activará no es el mismo si
se está editando una celda en la hoja de cálculo que si el cursor está sobre la barra 7. Usar la misma operación realizada en el punto 2 para extender el contenido
de herramientas. Siempre presenta las opciones más habituales según el trabajo de la celda B4 a las celdas C4, D4 y E4. Observar las diferencias entre estas
que se esté realizando, es decir, según dónde está posicionado el cursor del ratón dos maneras de copiado de celdas.
cuando se pulsa el botón derecho para activar el menú contextual, evitando de esta 8. Insertar una columna a la izquierda de la columna B. Seleccionar la columna
forma la búsqueda de los comandos por los distintos menús de Excel. B pulsando en la B y hacer Insertar/Columnas.
Por ejemplo, para activar las opciones de copiar y pegar no es necesario activar 9. Eliminar la fila 3. Para ello seleccionarla pulsando en el 3 e ir a Edi-
el menú de Edición, tan sólo hay que pulsar el botón derecho del ratón sobre la ción/Eliminar. Observar bien lo que pasa, la fila ha sido eliminada pero han
celda a copiar o pegar y se abrirá el menú sensible al contexto con una serie de sido reordenadas las filas.
operaciones usuales que se pueden realizar, entre las cuales se encuentran Cortar,
Copiar y Pegar como muestra la Figura 3.5.
3.5 Manejo de ventanas
En el menú Ventanas de la aplicación aparecen varias opciones que permiten hacer
más manejable el trabajo con una hoja de cálculo de Excel. Su función, en defini-
tiva, es la de poder trabajar con una hoja demasiado grande como para poder
visualizarla toda en la pantalla. La descripción de las opciones del menú Ventana
(Figura 3.6) son las siguientes:
• Nueva ventana: abre una ventana nueva como si se tratase de un libro de
trabajo nuevo, pero esta ventana visualiza el mismo libro de trabajo de
manera que es posible trabajar sobre distintas partes de una misma hoja de
cálculo trabajando sobre ventanas distintas. Cada ventana ofrece un vista
de la misma hoja de cálculo.

Figura 3.5 Menú Contextual de Edición de Excel.

Ejercicio
1. Siguiendo con el libro de trabajo del ejercicio anterior, ejecutar el comando
Edición/Deshacer, para quitar la fórmula introducida.
2. Como lo que se ha de hacer es introducir una fórmula parecida a la de la cel-
da B7, seleccionar esta celda y mover el cursor del ratón a la esquina inferior
derecha de la misma hasta que aparezca en forma de una cruz negra. Apretar
el botón izquierdo del ratón y arrastrar hasta que queden seleccionadas las
celdas B7, C7, D7 y E7. Figura 3.6 Menú Ventana de Excel.

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• Organizar: al disponer de varias ventanas de libros de trabajo distintos o

no, estas pueden ser organizadas sobre la pantalla de diferentes formas se-
gún el cuadro de diálogo que aparece al seleccionar esta opción (Figura
3.7).
• Ocultar: permite ocultar una ventana de la misma forma que si se hubiese
cerrado, solo que permanece abierta en la aplicación aunque no visible. Es 2. Ahora, inmovilizar la sección (Ventana/Inmovilizar secciones) y realizar
útil para permitir un manejo momentáneo más cómodo del resto de las desplazamientos mediante la barra de desplazamiento vertical observando lo
ventanas abiertas y poder recuperar la ventana oculta rápidamente. que ocurre.
• Mostrar: es la operación contraria a ocultar.
3.6 Guardar un libro de trabajo
• Dividir: permite la posibilidad de desplazarse a lo largo de un libro de tra-
Al terminar una sesión de trabajo se ha de guardar el libro de trabajo en el disco.
bajo sobre la misma ventana conservando fija una porción de la hoja. La
Si el nombre que tiene la hoja de cálculo es el que proporciona Excel, por defecto,
opción Dividir divide la hoja en cuatro partes, sólo una de ellas se encuen-
o sea, Libro1, lo más lógico es guardarlo con un nombre significativo. Dentro del
tra activa en un momento determinado y las barras de desplazamiento sólo
menú Archivo se debe escoger la opción Guardar como …, apareciendo el cuadro
actúan sobre esa división. También se puede dividir la ventana mediante el
de diálogo de la Figura 3.8.
acceso a la esquina superior o inferior derecha de la misma, en esas posi-
ciones, el cursor del ratón adquiere una forma especial que, al pulsar y
arrastrar, permite la división de la ventana.

Figura 3.7 Cuadro de diálogo Organizar ventanas de la opción Organizar del menú
Ventana.
• Inmovilizar secciones: permite realizar la división de manera que las lí-
neas de división queden disimuladas.
Ejercicio
1. Siguiendo con el libro de trabajo del ejercicio anterior, dividir la pantalla bajo
la fila 6. Para ello, llevar el cursor del ratón a la esquina superior derecha de
la hoja sobre la barra de desplazamiento vertical hasta que éste tome una for-
ma especial.
Pinchar y arrastrar hasta situar la barra horizontal que aparece en la fila 7.
Figura 3.8 Cuadro de diálogo Guardar como del menú Archivo.
En primer lugar se cambiará el nombre del libro. Como está resaltado el nom-
bre actual, tan solo se debe poner el nuevo nombre para que reemplace automáti-
camente al anterior. Posteriormente, se debe elegir la carpeta en la que se desea
guardar el libro creado. Una vez seleccionada la unidad y la carpeta, tan sólo resta
hacer "clic" en el botón Aceptar.
También es posible guardar áreas de trabajo compuestas por varios libros de
trabajo. Las áreas de trabajo no son más que ficheros que, cuando son abiertos,
permiten cargar de golpe varios libros de trabajo existentes con los cuales, por
cualquier motivo, se desea trabajar siempre a la vez. Para crear áreas de trabajo,

DSIC-UPV Pedro Alonso Jordá 17 DSIC-UPV Pedro Alonso Jordá 18

Unidad Temática I: Fundamentos de Excel 3 Creación y uso de Hojas de Cálculo
se selecciona la opción Guardar área de trabajo… del menú Archivo en el mo-
mento en que se tienen cargados en la aplicación los archivos que se desea que
formen parte del área de trabajo. La extensión de estos archivos es *.xlw.
3.7 Salir de la aplicación
Hacer "clic" sobre el menú Archivo, dentro de este escoger la opción Salir, tam-
bién se puede utilizar el cuadro de control de la ventana o las teclas Alt+F4. En el
caso de que se haya hecho alguna modificación y no se haya guardado, Excel pre-
guntará si se desea guardar los cambios en el documento, se hace "clic" sobre la
opción que corresponda y la aplicación terminará.
Ejercicio
1. Siguiendo con el libro de trabajo del ejercicio anterior, guardar el libro de
trabajo con el nombre Ejercicio1.xls en un disquete cerrarlo (Archi-
vo/Cerrar).
Ejercicio
1. Abrir un libro de trabajo nuevo.
2. Pasar a la hoja de trabajo 2.
3. Introducir los números 100, 150 y 178 en las celdas B1, B2 y B3 respectiva-
mente.
4. Seleccionar la celda B4. En este punto se va a utilizar el Asistente para fun-
ciones para sumar los números del rango Bl:B3. Seleccionar la casilla de edi-
ción, pinchar el icono fx y seguir las instrucciones buscando la función SU-
MA en la categoría Todas por orden alfabético.
Una vez realizados los pasos indicados aparecerá la suma en la celda mientras
que en la barra de fórmulas aparecerá la fórmula de la celda.
5. Nombrar a la celda B4 cambio. Para ello, seleccionar la ventana de nombre de
celda que pone B4 en introducir el nuevo nombre.
DSIC-UPV Pedro Alonso Jordá 19
Unidad Temática I: Fundamentos de Excel 4 Operativa con libros de trabajo
6. Nombrar al rango B1:B3 Ventas. Para ello, seleccionar el rango y aplicarle el
nombre igual que antes.
7. Activar la celda cambio. Para ello, utilizar la flecha hacia abajo de la ventana
de nombres de celdas.
8. Copiar la celda seleccionada y usa Edición/Pegado Especial/Pegar vínculos
para pegarla en la celda B15 de la Hoja3. Observar la forma que tiene ahora
el contenido de dicha celda en la ventana de edición.
9. Seleccionar el rango Ventas en la Hoja2 y cortarla. Pegar ahora la selección
en el rango de celdas C1:C3 de la misma hoja.
10. Cambiar el número de la celda C1 a 200 y observar los resultados en la celda
B4 de la Hoja2 y la celda B15 de la Hoja3.
4 Operativa con libros de trabajo
Las operaciones de edición vistas en el punto 3 no sólo permiten trabajar con cel-
das de una misma hoja de trabajo sino que permiten trabajar entre celdas de distin-
tas hojas de calculo de un mismo libro o de distintos libros de trabajo.
Además del copiado, cortado y pegado de celdas, es posible copiar, cortar y pe-
gar hojas de cálculo de uno o más libros de trabajo.
4.1 Nombrar hojas de cálculo
El nombre de las hojas de cálculo puede ser cambiado pulsando dos veces sobre la
solapa en la que figura el nombre de la hoja.
4.2 Duplicar y Mover hojas de cálculo
• Para seleccionar varias hojas de cálculo se pulsa sobre las solapas corres-
pondientes con la tecla de Control pulsada. Si van a ser varias hojas conse-
cutivas las seleccionadas, entonces, se activa la primera y, después, se se-
lecciona la última con la tecla Shift apretada.
• Pinchando sobre la solapa de una hoja de cálculo con el ratón y arrastrando
se pueden mover las hojas de cálculo de una posición a otra cambiando su
orden.
DSIC-UPV Pedro Alonso Jordá 20
Unidad Temática I: Fundamentos de Excel 4 Operativa con libros de trabajo Unidad Temática I: Fundamentos de Excel 4 Operativa con libros de trabajo

• Para duplicar una hoja de cálculo, se realiza la misma operación que en el
caso anterior pero con la tecla Control pulsada.
• De la misma manera que en los casos anteriores, se pueden mover y dupli-
car hojas de cálculo entre libros distintos de trabajo, para lo cual, es con-
veniente que estén visibles sus ventanas correspondientes, por ejemplo,
organizadas en mosaico.
estas últimas celdas desbloqueadas, ya que el resto permanecerán bloqueadas pues-
to que es así como vienen por defecto. Las celdas bloqueadas suelen contener fór-
mulas que realizan cálculos o valores fijos y que no se desea que se modifiquen;
también son aquellas celdas que no contienen ningún dato ni lo han de contener.
Se puede proteger de golpe todas las hojas de cálculo de un libro de trabajo.

4.3 Insertar y Eliminar hojas de cálculo

• Para insertar una nueva hoja de cálculo en blanco se accede al menú Inser-
tar y se elige la opción Hoja de cálculo.
• Para eliminar una hoja de cálculo se selecciona ésta y se elige la opción
Eliminar hoja del menú de Edición.

4.4 Protección de hojas de cálculo

Excel proporciona dos niveles de protección: protección del documento completo
y protección de celdas.
La protección de un documento se activa al guardarlo, para ello se procede co-
mo sigue:
1. Dentro del menú Archivo se activa guardar como y dentro del cuadro
de diálogo (ver Figura 3.8) se selecciona Opciones. Cuando se abre el
nuevo cuadro de diálogo se introduce una contraseña de protección
y/o una contraseña contra escritura. Cuando se elige Aceptar, Excel
pide una confirmación de la contraseña. Figura 4.1 Ventana solapada Protección del cuadro de diálogo Celdas del menú Formato.
2. Para borrar las contraseñas, dentro del mismo cuadro de diálogo, se
selecciona la contraseña a borrar y posteriormente se pulsar la tecla de
Ejercicio
borrar.
En el otro nivel de protección se tiene una protección orientada a las celdas de 1. Siguiendo con el ejercicio anterior, pasar a la hoja de trabajo 4.
una hoja de cálculo. Las celdas tienen varias propiedades accesibles mediante la 2. Introducir un nombre en la celda Al.
opción Celdas del menú Formato; entre ellas está la de protección (Figura 4.1). 3. Nombrar la hoja de trabajo Hoja4 como mi nombre. Para ello pulsa dos veces
Por defecto, todas las celdas de una hoja de cálculo están bloqueadas, es decir, en la solapa Hoja4.
no se puede cambiar su contenido. Pero, para que el bloqueo de las celdas tenga 4. Guardar el libro de trabajo sin cerrarlo con el nombre de archivo Ejerci-
efecto, es necesario proteger la hoja de cálculo mediante la opción Proteger hoja cio2_1.xls.
del menú de Herramientas. Sólo cuando se proteja la hoja de cálculo quedarán 5. Usar los iconos de desplazamiento para activar la última hoja en el libro de
realmente bloqueadas las celdas que tengan dicha propiedad activa. trabajo.
En el proceso usual de protección de celdas, se seleccionan aquellas que se des- 6. Seleccionar las hojas Hoja6, Hoja7 y Hoja8, mediante el ratón y la tecla de
ea no queden bloqueadas, es decir, aquellas que recibirán datos de entrada o cons- mayúsculas (Shift) y borrarlas.
tantes. Una vez protegida la hoja de cálculo, sólo se podrá modificar el contenido 7. Seleccionar la Hoja9 e insertar una hoja nueva.

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8. Cambiar a 3 la cantidad de hojas por omisión en un libro de trabajo en • BRUTO es la diferencia entre los ingresos totales menos los gastos totales
Herramientas/Opciones/General. de la columna correspondiente.
9. Abrir un libro de trabajo nuevo y observar lo que pasa. Guardarlo con el
nombre Ejercicio2_2.xls sin cerrarlo. • Los impuestos son el 35% de los Bº BRUTOS y el Bº NETO es la diferen-
cia entre los beneficios brutos y los impuestos.
10. Seleccionar el comando Ventana/Organizar y probar las distintas opciones
para mostrar los libros de trabajo abiertos.
11. Copiar la hoja mi nombre en el libro de trabajo nuevo abierto con tres hojas, Ing. y Gast. 1997
para que aparezca antes de Hoja3. Para ello, es conveniente poner las venta-
nas en mosaico, seleccionar la hoja con el ratón y arrastrar.
INGRESOS 1Trim. 2Trim. 3Trim. 4Trim. TOTAL
12. Cerrar ambos libros de trabajo a la vez utilizando la opción Guardar área de
trabajo… con el nombre de Ejercicio2.xlw del menú Archivo. En lo sucesivo, Ventas 2500 3000 2850 2700 11050
se pueden abrir ambos libros de trabajo a la vez abriendo el fichero Ejerci- Otros 125 60 0 100 285
cio2.xlw.
TOTAL 2625 3060 2850 2800 11335

Ejercicio GASTOS
1. Abrir un libro de trabajo nuevo. Sueldos 100 100 100 100 400
2. Teclear en cada una de las celdas lo que aparece en la siguiente tabla y obser- Electricidad 25 24 22 28 99
var los resultados, en concreto los que se refieren a fórmulas. Desplazam. 5 8 7 6 26
Otros 12 15 20 10 57
A B C D E F
TOTAL 142 147 149 144 582
1 Ing. y Gast. 1997
2 Bº BRUTO 2483 2913 2701 2656 10753
3 INGRESOS 1Trim. 2Trim. 3Trim. 4Trim. TOTAL Impuestos 869,05 1019,55 945,35 929,6 3763,55
4 Ventas 2500 3000 2850 2700 =suma(b4:e4) Bº Neto 1613,95 1893,45 1755,65 1726,4 6989,45
5 Otros 125 60 0 100 =suma(b5:e5) Tabla 1. Ingresos y Gastos 1997.
6 TOTAL =b4+b5 =c4+c5 =d4+d5 =e4+e5 =f4+f5
4. Desbloquear todas las celdas que no pertenezcan a filas y columnas de TO-
7 TALES, Impuestos, Bº BRUTO y Bº NETO.
5. Nombrar las siguientes celdas:
3. Completar la tabla de manera que aparezca como la Tabla 1. Para ello hay • La celda F6 como Tingresos.
que tener en cuenta lo siguiente: • La celda F13 como Tgastos.
• La celda F15 como Bruto.
• Los totales es el resultado de la suma de los valores de las filas o columnas • La celda F16 como Impuestos.
correspondientes, es decir, los totales de gastos serán resultado de la suma
• La celda F17 como Neto.
de las filas o columnas de gastos.

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6. Nombrar la Hoja como Entradas.

7. Hacer un resumen en la Hoja2, con las celdas que se han nombrado, de mane-
ra que en la celda A1 ponga Resumen del Año y en las celdas A2:A6 figuren
las cantidades anteriores. Para ello se ha de utilizar la opción de Pegado Es-
pecial pegar vínculos o introducir “=Tingresos” sucesivamente.
8. Nombrar la Hoja2 como Resumen año.
9. Eliminar la Hoja3.
10. Proteger las dos hojas de trabajo. Ahora se dispone de un esquema resumen
automático de datos para cualquier año con sólo copiar este fichero de trabajo
en otro. No utilizar contraseña.
11. Guardar el libro de trabajo con el nombre de Ejercicio3.xls.

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