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Introducción a SAP y Funciones
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INDICE
6.3 ORDENAR........................................................................................................................................................ 42
7 ÓRDENES DE IMPRESIÓN.......................................................................................65
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Para acceder al sistema se debe ejecutar el Logon de SAP, bien realizando doble clic
sobre el icono de acceso directo al mismo, como se muestra en la imagen, o mediante el
menú de Windows Inicio > Programas > SAP Front End > SAP Logon:
ENTORNOS
CONFIGURADOS
Se debe tener en cuenta que, en función de los distintos entornos que cada usuario tenga
configurados, podrán aparecer más o menos entradas, pudiendo asimismo variar sus
denominaciones mediante el icono .
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Para acceder al entorno deseado se debe hacer doble clic sobre el acceso al mismo o
bien pulsar :
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• Mandante: no modificar
• Usuarios: usuario SAP
• Clave de acceso: contraseña o clave de acceso proporcionada
• Idioma: posibilidad de escoger otros idiomas. Por defecto, si se deja vacío se
accederá en ES - Español.
La primera vez que se accede al sistema éste nos solicitará que cambiemos la clave:
En cualquier caso, el cambio de clave será solicitado de forma automática por el sistema
de forma periódica, por motivos de seguridad.
Por último, se debe destacar que si el usuario ya se encuentra dentro del sistema, antes
de acceder al mismo el sistema mostrará la siguiente pantalla, debiendo escoger una de
las opciones proporcionadas:
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2 MENÚ INICIAL
BARRA DE
HERRAMIENTAS
BARRA DE
PULSADORES
ACCESO A CARPETAS Y
TRANSACCIONES
Desde el menú principal de SAP se accede a las distintas transacciones de acceso a los
informes, funcionalidades de contabilización, visualización de datos maestros, etc …
• Favoritos: donde el usuario puede almacenar los accesos a las transacciones que
más utilice, pudiendo asimismo definir carpetas para organizar las transacciones.
• Menú SAP: que recoge las distintas transacciones y carpetas que las contienen. En
este caso, se trata de un menú común para todos los usuarios, si bien, en función de
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las autorizaciones que cada uno posea, no se podrá acceder a todas las
transacciones.
Para desplegar una carpeta se debe realizar pulsar el triángulo situado a su izquierda o
bien realizar doble clic en el nombre de la misma:
Para ejecutar la transacción sólo se ha de realizar doble clic sobre la misma, tras lo que
aparecerá la pantalla inicial:
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Para ello, se debe tener activada la opción “Visualizar nombres técnicos” en las opciones
del menú del Detalles:
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Como se ha comentado, para ejecutar una transacción, sólo es necesario realizar doble
clic sobre la misma. Sin embargo, si el usuario conoce el código de la transacción en
SAP, es posible teclear el mismo en el área de comandos situada en la parte superior
izquierda del menú inicial de SAP, pulsando a continuación Enter o Continuar :
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Si se desea incluir una nueva carpeta, se debe seleccionar la opción de menú Favoritos >
Insertar carpeta:
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O bien pulsando el botón derecho del ratón sobre la carpeta en la que se desea incluir
una transacción:
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Asimismo, cabe mencionar que es posible arrastrar con el ratón una transacción del Menú
SAP hasta la carpeta Favoritos, con lo que será incluida en esta última:
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Por último, para borrar una carpeta o transacción de la carpeta de Favoritos, se debe
marcar con el ratón y seleccionar la opción de menú Favoritos > Borrar:
Acción que de nuevo es posible realizar pulsando el botón derecho del ratón sobre la
carpeta o transacción a eliminar de Favoritos:
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3 LA BARRA DE HERRAMIENTAS
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Generar modo nuevo: Al pulsar este icono se abrirá una nueva sesión en SAP
(accediendo al menú inicial), pudiendo trabajar en paralelo en ambas sesiones.
Se debe destacar que, al posicionar el puntero del ratón sobre un icono, aparecerá el
significado del mismo:
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Como se ha comentado, para crear un nuevo modo es posible pulsar el icono Generar
modo nuevo o bien seleccionar la siguiente opción del menú Sistema > Crear modo:
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Para ello, se debe posicionar el cursor en el campo en cuestión y pulsar el icono , que
aparece a su derecha (si no aparece dicho icono es porque no se ha definido matchcode
para dicho campo).
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Se debe destacar que el valor asterisco * en SAP sirve de comodín, de forma que
introducido al inicio o/y final de una cadena de texto el sistema buscará todas las
coincidencias con el texto en cuestión sin importar si antes y/o después de dicho texto
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aparece algún otro caracter. En este sentido, en el caso anterior, el sistema devuelve
todos aquellos clientes cuyo nombre comienza por “VOCENTO”, mostrando 2
posibilidades.
Para seleccionar el valor deseado, se debe realizar doble clic sobre el valor o bien
marcarlo y aceptar .
Para buscar todos los valores posibles para un determinado campo se deberán dejar
vacío los filtros de búsqueda (o bien utilizar el valor *) y aceptar :
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Para ello, se ha de posicionar el cursor sobre el campo deseado y realizar doble clic sobre
el mismo, o bien pulsar el icono o seleccionar la opción de menú Tratar > Opciones de
selección (todas estas posibilidades no están presentes en todas las transacciones). A
continuación se mostrarán las posibilidades de selección:
Por último, se deberá seleccionar la opción deseada, realizando doble clic sobre la misma
o bien marcándola y pulsando aceptar . Tras ello, el sistema mostrará la opción de
selección a aplicar sobre el campo en cuestión:
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OTRAS OPCIONES
Como se puede observar, no sólo es posible seleccionar un listado de valores, sino que
empleando de las diferentes pestañas también es posible introducir intervalos de valores,
excluir valores individuales o excluir intervalos, pudiendo utilizar varios de estos criterios a
la vez (por ejemplo, seleccionar un intervalo de valores excluyendo un valor específico
contenido en dicho intervalo).
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Al pulsar dicho icono, se mostrará la siguiente ventana, donde se deberá indicar la ruta
donde se ha almacenado el fichero de valores, en formato .txt, que se desea cargar:
PERMITE INDICAR LA
RUTA DONDE SE
LOCALIZA EL
FICHERO A IMPORTAR
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El formato del fichero .txt debe ser una lista de una única columna, como el ejemplo que
se muestra a continuación:
Por último, se ha de destacar que es posible realizar una carga de valores desde un
listado contenido en el propio portapapeles. Así, si el usuario ha seleccionado un listado
de valores contenidos, por ejemplo, en un fichero Excel, y pulsa copiar, con lo que los
valores permanecen en el portapapeles de Windows, puede importar directamente estos
valores en la selección múltiple de SAP pulsando el icono Upload del portapapeles :
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6.1 VARIANTES
Por tanto, una variante es una selección previamente registrada que podrá se utilizada en
futuras ejecuciones de una transacción.
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En este sentido, una vez que se han introducido las selecciones que el usuario desea
realizar, deberá pulsar el icono , tras lo que se mostrará la siguiente ventana:
En esta ventana el usuario debe indicar un nombre para la variante o consulta que se
desee almacenar y una descripción.
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A continuación se desplegará una nueva ventana con todas las variantes almacenadas
para dicha transacción, pudiendo establecer filtros para facilitar la búsqueda de la variante
deseada:
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Por último, se deberá seleccionar la variante deseada, realizando doble clic sobre la
misma o bien marcándola y pulsando Seleccionar, tras lo que se volverá a la pantalla
inicial de la transacción con las condiciones de selección almacenadas en la variante:
A continuación es posible modificar cualquier dato, por ejemplo una fecha, pudiendo a
continuación ejecutar el informe.
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Por ejemplo, es posible filtrar por el valor específico del campo división en la pantalla
inicial de selecciones generales, pulsando el icono Delimitaciones opcionales:
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En la parte superior derecha de la pantalla se muestran para cada una de estas carpetas
los campos que están activados para poder realizar dichas selecciones.
Así, en el caso de las partidas contabilizadas en una división concreta, se deberá abrir la
carpeta “Documentos” y buscar el campo. Para activar el campo se deberá seleccionar el
mismo y pulsar el icono o bien hacer doble clic sobre el campo en cuestión, tras lo
cual el campo pasará a la parte derecha de la pantalla y se podrán introducir las
selecciones deseadas:
De este modo, al pulsar ejecutar se visualizará el informe de partidas sólo para aquellas
partidas con división = OTRO en la posición del cliente, no seleccionando el resto de
partidas.
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6.3 ORDENAR
Una vez ejecutado el informe, sobre el listado que devuelve la transacción empleada, es
posible ordenar el mismo por un campo determinado.
Por ejemplo, si se desean ordenar las partidas por el campo Importe en ML, se deberá
pulsar la cabecera o título de dicho campo (cabecera de la columna Importe en ML) para
seleccionarlo y hacer clic en los iconos para tal efecto:
Con ello, el informe de partidas se ordenará por sus importes (en el ejemplo, ordenación
descendente):
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6.4 FILTROS
Por ejemplo, si el usuario desea filtrar por el valor “DV” del campo Clase de documento,
puede hacerlo utilizando una de las dos opciones siguientes:
Con ello aparece la siguiente pantalla, en la que se deberá introducir la/s clase/s de
documento que se desea/n filtrar:
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Como se puede observar ha desaparecido del listado las partidas que no contengan la
clase de documento “DV”, mostrando únicamente aquellas partidas con la clase de
documento “DV”.
Para desactivar el filtro se puede ordenar por cualquiera de los campos y así se
eliminarán todos los filtros. Otra posibilidad es pulsar , tras lo que aparecerá la
siguiente pantalla:
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En dicha pantalla se visualizan en la parte izquierda los campos que actualmente están
filtrados (Clase de documento) y en la parte derecha los campos que se visualizan en la
lista y, por tanto, por los que se puede introducir un filtro adicional.
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Con ello se abrirá de forma automática la siguiente pantalla, en la que se debe introducir
el valor o valores a filtrar:
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Después de introducir la división a filtrar, sólo habrá que pulsar Enter o para aplicar el
filtro al informe.
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6.5 SUBTOTALES
Otra posibilidad que ofrecen los informes o listados en SAP es el cálculo de subtotales por
el campo/s que deseemos.
Por ejemplo, si el usuario desea calcular subtotales para cada valor del campo Clase de
documento, debe realizar clic en la cabecera del campo por el que se pretende realizar
subtotales y después pulsamos el icono :
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Como se puede observar, los subtotales aparecen como una línea separadora de color
amarillo.
Al igual que en caso de los filtros, se puede subtotalizar por varios campos de forma
simultánea. Para ello pulsamos el icono (sin que esté seleccionado ningún campo) y
aparece una pantalla similar a la vista para el caso de los filtros, en la que se visualizan a
la izquierda todos los campos que actualmente están ordenados y subtotalizados.
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Para subtotalizar nuevos campos o eliminar los subtotales de los actuales, se pueden
emplear los iconos , pulsando Enter o para aplicar las modificaciones al
informe.
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En este apartado se describe el proceso para visualizar los campos que el usuario
necesite analizar, configurando su longitud y el orden en el que deben aparecer.
Asimismo, se describe cómo almacenar este layout para el propio usuario.
Una vez dentro del informe deseado, es posible pulsar el icono , de modificación de la
disposición de campos o layout del informe:
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Desactivar el
campo
seleccionado
Activar el
campo
seleccionado
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En este momento será posible subtotalizar, ordenar, crear filtros, etc. por el campo
visualizado.
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Una vez configurado la disposición con los campos que se deseen, se puede almacenar
dicha estructura de dicha disposición para poder traerla automáticamente cada vez que se
vuelva a necesitar.
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Nota: en el caso de que la disposición no sea específica para el usuario que la crea (es
posible marcar dicha opción en la ventana anterior), deberán comenzar por el caracter “/”
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Al aceptar se abrirá una hoja Excel con el informe, que se deberá almacenar antes de
cambiar de pantalla o se perderá:
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7 ÓRDENES DE IMPRESIÓN
A continuación se visualizará un listado con las últimas órdenes spool generadas por el
usuario:
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Por último, para imprimir se deberá marcar la orden spool deseada (normalmente la más
reciente, es decir, la primera que aparece en el listado) y pulsar Imprimir.
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8 OTRAS FUNCIONES
Para finalizar, en este epígrafe se describen algunas funciones adicionales que pueden
resultar muy útiles para el trabajo diario en SAP.
1. Duplicado de Pantalla
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En SAP es posible pulsar las teclas Ctrl. + Y (“Control” e “Y” de forma simultánea) para
seleccionar un área de texto. Tras ello, se mostrará un puntero para seleccionar el área a
copiar.
Se debe destacar que estas funcionalidades sólo están presentes en determinados tipos
de listados del sistema.
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