Project: e‐housing 

Objective  :  To  provide  financial  assistance  to  the  families  of  SC  communities  for  construction  of  house 
without any time delay. 
 

Beneficiaries of the Project:  
1. Scheduled Caste people in Kerala  
2. Scheduled Caste Development Department of Kerala 

Client Department:  Scheduled Caste Development Department, Government of Kerala. 

Brief description of the Project: 
The SC Development Department is giving financial assistance for construction of house to the families of SC 
community. The houses are constructed by the beneficiaries themselves and the amounts are being released 
to the beneficiaries in installments on the construction of the house reaching certain stages. 
In  the  previous  manual  system  for  disbursement  of  housing  assistance,  the  SC  beneficiaries  submit  the 
application form for getting assistance from Govt. in the prescribed formats along with necessary supporting 
documents  to  the  District  Development  officer  (DDO)  of  SC  Department  directly  or  to  the  Scheduled  Caste 
Development Officer (SCDO) in the corresponding Block Panchayats/ Municipal Corporations/ Municipalities. 
The application is verified and processed by the SCDO and thereafter at the District Office of SC Dept. to issue 
the sanction order. The beneficiary then executes an agreement with the Department before receiving the 1st 
installment of payment. After completing each stage of the work, SCDO conducts site inspections and Certified 
Stage certificates are sent to the DDO for disbursing the next installments of the payment. The amounts are 
being  released  to  the  beneficiaries  in  installments  through  the  SCDOs  in  the  Block  Panchayats/  Municipal 
Corporations/Municipalities.  
In spite of best intentions there is delay in these disbursements, as allotments have to be secured from the 
DDOs, bills written up in Block Offices and counter‐signed in District Offices, amounts drawn from Treasuries, 
Demand Drafts taken from the Bank, given to the beneficiaries, who have to then take them to the Bank and 
draw the cash. This process also entails considerable follow up by the beneficiary, who has to sacrifice several 
days of work to finally get the funds.  
The new e‐housing system is a web enabled solution. The beneficiary submits the application with necessary 
supporting documents to the (Scheduled Caste Development Officer) SCDO. The SCDO verify the application 
and supporting documents, conduct detailed enquiry on the applicant and site inspection, and if everything is 
found  in  order,  enter  the  details  in  the  application  in  the  e‐housing  system,  upload  the  scanned  images  of 
supporting documents, and recommend the application with his remarks. The e‐housing system generates a 
unique number to the case, with the number denoting the District, the Local Body, year and the number of the 

1
beneficiary,  and  forwards  the  application  to  the  inbox  of  the  District  Office  Clerk.  The  District  Office  Clerk 
verifies the application online and checks the system‐generated draft sanction order online and passes it on to 
the inbox of the Junior Superintendent. The Junior Superintendent verifies the application and draft sanction 
order,  and  recommends  it  to  the  District  Development  Officer  for  Scheduled  Castes  (DDO)  for  approval  of 
sanction order. The DDO approves and issues the final sanction order, also instructing the beneficiary to open 
a Savings Bank account in a convenient Post Office. This sanction order reaches the inbox of SCDO.  
  
On receipt of sanction order, the SCDO shall give a printout of the order to the beneficiary and help him to 
open a Post Office Savings Bank account. After account opening, the beneficiaries are required to execute an 
agreement in the presence of SCDO. The agreement is generated through the online software and printed by 
the  SCDO  and  signed  by  the  beneficiary  and  the  SCDO.  Based  on  the  agreements  executed,  the  SCDO 
generates the first installment claim statement through the e‐housing system and forward it online to District 
Development Office along with agreements executed. In the District Office, the claim statement first reaches 
the  District  Office  Clerk  and  from  there  to  Junior  Superintendent  for  verification  and  remarks.  The  Junior 
Superintendent forwards it online to the DDO for approval. The DDO approve the claim statement online and 
issue a Disbursement order Head Post Office‐wise.   
 
The disbursement order along with Demand draft for the amount is given to the respective Head Post Offices 
for  crediting  the  amounts  in  the  Postal  Savings  Bank  Accounts  of  the  beneficiaries.    Similarly,  for  releasing 
subsequent installments, the SCDO is required to verify the completion of the prescribed stage of construction 
and furnish the verification certificate online to the DDO for arranging release of further installments through 
the  Postal  Savings  Bank  Accounts  of  the  beneficiaries.  The  SMS  alert  system  in  the  e‐housing  system  sent 
messages  to  the  beneficiaries  during  the  disbursement  of  each  installment  amount.

2
The processes are highly user specific and are done by authorized users only. All the authorized users are given logins also. Encryption has been done in the 
critical areas of the system. 
PROCESS FLOW OF E‐HOUSING SYSTEM 

3
Role of C‐DIT in the project: 
 
• System Study and Development of new web based system for disbursement of financial Assistance for home 
construction 
• Time  bound  implementation  of  e‐housing  system  which  includes  database  creation  of  existing  beneficiaries 
and hands‐on training to the various levels of users. 
• 24 * 7 telephonic support and query resolution for all stakeholders and Beneficiaries. 
• Maintenance and Updation of the new system. 

ii. Brief description of the key persons who are involved in this  
1. Shri. Paul P. Antony, Former Principal Secretary, SC/ ST Development Department 
2. Shri. K. Sasidhara IAS, Director, Scheduled Caste Development Department 
3. Shri. Pranab Jyothi Nath IAS, Registrar, C‐DIT 
4. Shri. Salim T.K, IT Nodal Officer, Scheduled Caste Development Department 
5. Smt. Deepa N., Team Leader, C‐DIT 
6. Smt. Rajitha K.S, C‐DIT 
7. Shri Aneez M., C‐DIT 
8. Shri.LixonDas R.S, C‐DIT 
 

iii. Achievements of the project/ outcome of the project  

• Disbursement of housing assistance to almost 16500 beneficiaries are done online through this system.  
• An  amount  of  Rs.  35.62  lakhs  has  been  disbursed  as  on  date  through  the  system  during  the  current 
financial year. 
• Opened Postal Savings Bank account for the beneficiaries. 
• The beneficiaries can withdraw their amounts from their Postal SB accounts within no time. 
• The  e‐housing  system  is  a  web  based  software  and  hence  can  be  accessed  from  anywhere  and  at  any 
time.  
• This new system made the whole process transparent to the beneficiaries. The beneficiary can monitor 
the present status of their application and fund details through the online software without going to the 
department.  
• The time for processing an application had been reduced drastically to one third of time taken earlier in 
the manual system. 

4
 • Reduced  paper  works  in  the  SCDO  offices  and  SC  District  offices  which  in  turn  reduced  the  amount  of 
human effort. 
• The  e‐housing  system  reduces  the  time  delay  in  the  disbursement  process  and  simplifies  the 
disbursement mechanism of housing assistance. This enables timely disbursement of each installments of 
housing assistance to the beneficiary. 
• The  amount  is  disbursed  directly  to  the  postal  savings  bank  account  of  the  beneficiary  and  hence 
inappropriate utilization of the amount can be avoided.  
• The e‐housing system improved the functional efficiency of the SC Department. 
• Various  reports  which  can  be  used  for  audit  purposes  and  for  fine  tuning  the  policies  related  with  the 
housing scheme can be generated in minutes. 
 

iv. Details of the challenges that you faced while implementing the project & how did you overcome 
them 
• To make the public aware of the new e‐housing scheme 
• Handholding  to  the  Departmental  staff  at  the  14  District  Offices,  155  block  level  offices  and  at  the 
Directorate