Aprende Access

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes
Aprende Access
Autor: Lucrecia Liutti
1
Presentación del curso

Aprende a crear tablas y sus relaciones, a identificar una llave Primaria y Foránea.
También puedes crear un Cuadro combinado, un Cuadro de Texto y crear una Barra
de Botones y activarla en el formulario. Como muchas otras cosas, entre ellas, hacer
cálculos en formularios y aprender a insertar el calendario para seleccionar la fecha
y asignarla a un campo.
2
1. Creación de Tabla
Tabla: Se define como un objeto de la base de datos de ACCESS, que permite

realizar una colección organizada de información referente a un tema especifico y
que se encuentra constituido por columnas (campo) y filas (registros), los cuales
permiten el ingreso de información.
Seleccionado en Objetos: Tabla y se de pulsar el botón New
Se colocan los campo previamente determinados dependiendo de la necesidad, el

nombre de los campos lo determina el usuario.
Se debe de ingresar cada campo completamente, determinando el nombre, tipo de
dato y propiedades de cada campo
3
2. Reglas para la creación de nombre de campos
1.Cada campo debe de tener un máximo de 64 caracteres en el nombre.

2.No pueden existir dos campos con el mismo nombre en una tabla.
3.No se debe de utilizar guión menor ni dejar espacios en blanco.
4.Se puedo utilizar mayúsculas para escribir los nombres de los campos:
Cod_Carrera
5.Se puede utilizar el guión mayor para separar los nombres de los campos:
Cod_Carrera
6.No se puede iniciar el nombre de un campo con espacios en blanco
7.No utilizar un punto como espacio de un campo
8.Definir el tamaño del campo de acuerdo a la información que almacenara
4
3. Llave Principal
- Access crea automáticamente un índice con el campo clave principal de una tabla
y es utilizado para buscar registros y crear combinaciones entre tablas.
- No admite valores duplicados en los mismos,
- El orden de los campos en una clave principal de múltiples campos determina el
orden predeterminado de la tabla.
- Si no se crea ninguna clave principal cuando se esta guardando la tabla aparecerá
automáticamente
- si se define Yes, creara un campo de tipo Auto numérico a la tabla y se establecerá
dicho campo como clave principal, si se elige no, no se creara ninguna clave
principal.
- Si no se establece una llave principal no se podrá realizar ninguna relación y la

búsqueda y ordenamiento se realizara mucha mas lentos.
- No acepta valores Nulos.
- Para crear una llave principal, debe de estar en Vista de Diseño, ubique el cursos
en el campo que se desee y haga clic en el botón derecho del mouse y
automáticamente se despliega una ventana (1) en la cual se podrá seleccionar la
llave para el campo deseado,
- Se puede seleccionar la llave principal a través del botón que se encuentra situado
en la barra de herramientas (2)
- También se puede seleccionar una llave a través del menú. Para ello debe de
colocar el cursos en el campo deseado, seleccionarlo: EDICION, CLAVE PRINCIPAL.(3)
5
4. Llave Foránea
- Es llamada clave Externa, es uno o mas campos de un tabla que hacen referencia
al campo o campos de clave principal de otra tabla, una clave externa indica como
esta relacionadas las tablas. Los datos en los campos de clave externa y clave
principal deben coincidir, aunque los nombres de los campos no sean los mismos.
- Los campos continuos se deben de marcos ambos campos y de la misma forma
como se selecciona la Llave Primaria se debe de seleccionar la Llave Externa o Llave
Foránea, utilizando el botón de Barra de Herramientas, Mouse o utilizando el Menú y
la opción Edit. (Debe de aparecer una flecha)
- Si los campos no son continuos:

- Seleccionar el primer campo
- Presionar Control y sin soltarlo se debe seleccionar el otro campo (Seleccionar la
Llave Externa de la misma Forma que la Llave Principal)
- La Llave Foránea también se determinar en el momento de las relaciones entre las

tablas en la cual la Llave Primaria se realizar la unión con el otro campo de otra
tabla y automáticamente se vuelve una llave foránea
6
5. Grabar la Tabla
- Seleccionar Archivo, Guardar (1) o se puede presionar el disket que se encuentra

localizado en la barra de herramientas. (2)
- Se debe de escribir seguidamente el nombre de la tabla y pulsar Enter
- En el caso que no se haya definido una Clave Principal, le aparecerá el siguiente

mensaje, en el cual se debe de cancelar y definir una Campo Clave y volverlo a
grabar
7
6. Relaciones entre Tablas
- La Relación se define como una asociación establecida entre campos comunes de

dos tablas, en la que se pueden combinar información de varias tablas, por medio
de campos comunes.
- Tipos de Relaciones:
- Uno a Uno nUno a Varios
- Varios a Varios
- PROCESO
- Abrir la base de datos que contiene las tablas que va a relacionar
- aga clic en el icono de Relaciones que se encuentra en la barra de Herramientas (1)
o se puede activar desde el menú Tools (Herramientas) y la Opción Relationships
(Relaciones) (2)
- Agregue a la ventana Relaciones, las tablas que se van a relacionar.

- Active el menú Relaciones
- Se activa un ventana que mostrara la tablas a escoger
- Seleccione la tabla
- Haga clic en botón agregar
También se puede realizar desde la barra de herramientas, un botón llamado
8
Mostrar Tabla para que presente la ventana
- Seguidamente presentara todos las tablas que se eligieron, para que se realice
todas las relaciones posibles.
- Arrastre el campo CLAVE PRINCIPAL de una Tabla hacia el campo (principal o
externa) de la otra tabla, dependiendo del tipo de relación. De esta manera se
realiza el enlace entre ambas.
- Al momento de arrastrar el nombre del campo hacia la ubicación de la clave

principal de la otra tabla, presenta un cuadro de dialogo que permite definir el tipo
de combinación. nSe debe de activar el botón Exigir Integridad Referencial.
Integridad Referencia es un sistema de Reglas que utiliza Access para garantizar que
las relaciones entre los registros de las tablas relacionadas son validas y que no se
eliminan ni modifican accidentalmente Datos relacionados. La relación de uno a
varios se presenta de esta manera cuando se activa Exigir Integridad Referencial
9
7. Presentación Final de las Relaciones
- Cerrar la ventana de Relaciones y se despliega un mensaje donde indica que si no

desea guardar las relaciones y se debe de poner que Yes (Si).
10
8. Creación de Cuadro Combinado
Permite seleccionar un valor de una lista, con el fin de no escribirlo. Con un cuadro
combinado, puede hacer una de las dos cosas sin utilizar demasiado espacio en un
formulario. Un cuadro combinado es como un cuadro de texto y un cuadro de lista
combinados. También permite ingresar un nuevo valor. nLos cuadros combinados
se realizan, a través de haber identificado las Llaves Foráneas, las cuales hacen
referencia a otra tabla donde se encuentra la Llave Primaria. nPROCESO: nDebe de
estar colocado en la Vista de Diseño del Formulario nIdentificar la llave Foránea (1) e
identificar la Tabla de donde se encuentra la Llave Primaria (2)
- Seleccionar el campo, que en este caso seria CodCarrera. El campo debe de

aparecer como se muestra a continuación.
- Se debe de eliminar el campo con las teclas Delete, Supr o Back Space.
- Se debe de seleccionar el botón que se encuentra en el cuadro de Herramientas
(1) , si no aparece el cuadro de Herramientas presionar este botón.

- Colocar el cursor en el formulario donde se desea agregar el cuadro combinado y
de un clic. Access muestra la siguiente pantalla
11
Selección el botón SIGUIENTE

Se debe de elegir de la Tabla de donde es la Llave Primaria, que en este caso seria
Carreras
Selección el botón SIGUIENTE nSeleccione el campo que desee para el listado de

los datos, para ello elija que campo desea pasar y con los botones cambia de área
de disponibles a campos seleccionados.
> Traslada un campo
>> Traslado todos los campos
< Regresa un campo
<< Regresa todos los campos
- Selección el botón SIGUIENTE nDesactivar la opción de ocultar Columna Clave
12
- Se elige el campo que uno quiere que tome como referencia

Colocar el campo que ha sido eliminado (CodCarrera)

- Seguidamente mostrara una pantalla donde debe de escribir el nombre del campo
(Nombre del Cuadro Combinado)
13
Finalizar
Se debe de procurar que el nombre de los cuadros combinados sean cortos para
facilitar la escritura de la formula. PROCESO lFormulario (Vista Diseño) lSeleccionar
el campo de Cuadro Combinado lClic Derecho del Mouse lPropiedades lOther / All
lName lCambio de Nombre
14
9. Creación de Cuadro de Texto
- Se borra la etiqueta que trae el Cuadro de Texto

- Se debe de escribir la formula en el cuadro de texto con el nombre del cuadro
combinado =[Nombre del Cuadro Combinado].[Column](Numero de la columna), en
este caso seria =[a].[column](1), esta formula es la que se escribe en el Cuadro de
Texto.
- Automáticamente cuando se cambia la elección del cuadro combinado cambia el

contenido del cuadro de Texto
15
A.
B.
16
10. Crear Barra de Botones
- Processor
- Hacer click en Herramientas (1)
- Opción personalizar (2)
- Automáticamente se abrira una nueva ventana en la cual:

-Seleccionar Barra de Herramientas (3)
-Seleccionar las operaciones a efectuar -Nueva (4)
-Nombre en el cual se desea registrar la barra de herramientas (5)
-Aceptar (6)
- Se elige otra pestaña que en este caso seria comando (1) y se selecciona nSe
arrastra el comando hasta la barra personalizada(2)
- Se aplica, cerrar al formulario
17
- Seleciona nuevamente el formulario (1)

- Herramientas
- Personalizar
- Barra de Herramientas
- Propiedades nAutomatica se despliega una ventana donde tendra que elegir el
nombre de la Barra de Herramientas (2)
- Cerrar Ventana Propiedades
- Cerrar Ventatna Personalizada
- Tambien se puede seleccionar de la siguiente forma:

- Abrir Formulario en Vsita de Diseño
- Propiedadesde la tabla (1)
- Barra de Herramientas, elegir la barra creada (2)
18
19
11. Crear Botones y Activarla
- Crear o abrir la base de datos ne la que se creará el formulario.

- Cree el formulario utilizando el procedimiento que se desee (Vista de Diseño o
Asistente)
- Modifique el formulario en Vista de Diseño
- Si ya tiene formulario creado abralo en Vista de Diseño
- Haga clic en el boton llamado Cuadro de Herramientas

- En este momento se despliega el cuadro que contiene la mayor parte de las
herramientas que utilizará para modificar el formulario
- Active el botón Asistente para Controles
- Inserte un texto para el título en el Encabezado de Formulario

- Inserte un texto para el Encabezado de Pagina
- Modifique las etiquetas en la seccion de Detalles
- Agregar Botones de Comandos:
- Haga clic en Boton de Comando
- Automaticamente se abrira la siguiente ventana
- Seleccione la opción adecuada, según el botón que se desee crear.
20
- Seleccione la opción adecuada, según el botón que se desee crear.
- Continue el proceso haciendo clic en el botón Siguiente
- Defina si desea imagen o texto para la presentación del boton.

- Haga clic en Siguiente
- Escriba el nombre que le dará al boton (1)
- Haga clic en Finalizar (2)
- Repita el procedimiento para cada uno: Agregar un nuevo registro y eliminar

registro
- Utilizando el asistente de controles, agregue otros botones de comandos
- Exploracion de registro:
- Ir al Primer Registro (1)
- Ir al Ultimo Registro (2)
- Ir al Registro Anterior (3)
- Ir al Registro Siguiente (4)
- Operaciones con Formularios
- Salir del Formulario (5)
- Imprimir el Formulario (6)
- Actualizar Datos del Formulario (7)
- Otros ....
21
- Clic en el boton de Autoformulario y cambie el fondo para el formulario
22
12. Proceso de Calculos en Formulario
Los formularios tambien permiten realizar procesos de calculo.

- Proceso
- Cree un formulario que incluya los datos que contendrán las fórmulas
- Abra el formulario en Vista de Diseño
- Ubique el cursor en el cuadro de texto donde creará la formula
- Escriba formula
- Guarde los cambios
- Abra el formulario en Vista Formulario
- Ingrese datos y compruebe que se realizaron los cálculos
23
13. Crear un Objeto Calendario
- Seleccionar un Formulario
- Abrir el Formulario en Vista de Diseño
- Seleccionar Insertar en Menú (1)
- Seleccionar Contro Active (2)
- Seguidamente abrira una ventana (3)
- Seleccioanr Microsoft Date and Time Picker Control 6.0 (sp4) (4)
- Hay que Ordenar toda la distribución de la tabla ya que el calendario se posicion

sobre todos los campo
- Sobre el Calendario debe de realizar un clic con el boton derecho y seleccionar
propiedades.(1)
- Seleccionar la ficha que dice Otra (2)
- Colocar un nombre facil de utilizar (3)
- Cambiar la Tabulacion de Si a No (4)
24
25
14. Crear Evento
- Los eventos generalmente se definen para realizar cálculos en los campos de los
formulario o subformularios, asi como para efectuar validaciones utilizando la
funcion IF THEN ELSE (Si una condicion se cumple, entonces realice este proceso)
- Ejemplo:
- If Promedio > 60 then MsgBox "Aprobado" Else MsgBox "Reprobado"
- Se puede realizar un calculo luego del ingreso de un campo
- Ejemplo:
- PrecioVenta = CostoProducto * 1.15
- Los eventos generalmente se definen en los campos que producen un resultado,
no asi en los que reciben el resultado de un operación. En el ejemplo anterior el
evento debera definirse en el campo de CostoProduccion, ya que al momento de
ingresar el costo se debe generar el precio de venta.
- Clic sobre el derecho sobre el Calendario
- Se elige Generar Evento (1)
- Automaticamente generara una nueva ventana en la cual se elige Generar Codigo
(2)
- Se despliega un nueva ventana donde se realiza el evento (3)
- Realizacion del Evento

- Private Sub Fechacalendario1_Click()
- Indica el inicio del evento (Private Sub) el campo que ejecuta el evento
(Fechacalendario1) y la accion que ejecuta el evento (Click())
- If Fechacalendario1 > Now() Then
- Compara que la fecha seleccionada no sea mayor a la del sistema
- MsgBox "Debe seleccionar una fecha menos o igual a la del sistema"
26
- Define el mensaje que se mostrara en la pantalla
- Fecha.SettFocus
- Hace que se seleccione de nuevo el campo que se llama fecha para volver a
ingresar o seleccionar una fecha en el objeto calendario
- Else nInicio de lo que se va a hacer si la fecha selecionada no es mayor a la del
sistema
- Fecha = Fechacalendario1
- Asisgnacion de la fecha seleccionada al cmapo fecha para que la guarde
- Refresh
- Actualiza la información del formulario que se esta usando
- End If
- Fin del If
- End Sub
- Fin del evento para el campo Fechacalendario
27
15. Diseñar un Informe de Datos Agrupados
Los Informes permiten mostrar los datos en formato impreso, donde usted puede
colocar la información de la manera que desee presentarla. La mayo parte de la
información contenida en un informe procede de alguna tabla o consulta. Esta sirve
como base para obtener los datos. Existen dos manera de crear un informe: En Vista
de Diseno o por medio de un Asistente. En Vista de Diseno puede crear el informe
usted mismo sin asistentes, mientras que con asistente lo creara por medio de una
secuencia de pantallas que "lo llevaran de la mano" para su creacion.
PROCESOS:
- Cree o abra una base de datos que contenga por o menos una tabla o alguna
consulta
- Haga un clic en el objeto de base de datos llamado Informes (1)
- Ubique el cursor en la opcion Crear un Informe en Vista de Diseno (2)
- Haga clic en el boton Nuevo (3)
- Automaticamente se abrira la siguiente ventana (4)
- Se escogera Asistente para Informes (5)
- Entre la lista que se despliega se escogera la tabla a la cual se va a realizar el
informe (6)
- Hacer clic en Siguiente
- Elija la tabla consulta de donde se obtendran los datos. Para ello haga clic en
flechas de despliegue de la ventana rotulada: Elija la tabla o consulta donde
proceden los datos del objeto. nSeleccione el nombre (1) nSelecciones los campos
que involucran en el informe. Esto se logra haciendo clic en el campo y luego
haciendo clic en el boton Flecha:
28
> Traslada una campo (2)

>> Traslada todos los campos (3)
< Regresa un campo (4)
<< Regresa todos los campo (5)
Ahora el asistente le pregunta si desea agregar algun nivel de agrupamiento. Por
medio de esta opcion puede crear prioridades en el informe. Este procedimiento es
opcional
- Al finalizar haga clic en el boton Siguiente

- El siguiente cuadro permite crear ordenamientos en base a un campo
- Puede ordenar los registros en forma ascendente o descendentes, en base a uno o
mas campos
- Al finalizar el procedimiento debe hacer clic en el boton Siguiente

- Defina el tipo de distribucion que desee aplicar al informe. Este puede ser en
columnas, tabular y justificado. Ademas puede definir el tipo de orientacion ya sea
29
columnas, tabular y justificado. Ademas puede definir el tipo de orientacion ya sea
horizontal o vertical
- Al finalizar el procedimiento debe hacer clic en el boton Siguiente

- Defina algun diseno especial para el informe.
- Resumen Total
30
- Haga clic en Siguiente nAhora ha llegado el momento de ponerle nombre al

informe. Tambien este cuadro puede definir que procedimientos desea que se
ejecute al finalizar el informe. Para ello tenemos dos opciones. La primera es ver el
informe en Vista Previa y la segunda es ir a la vista diseno para modificar el informe.
Haga clic en el boton Finalizar.
31
16. Salto de Pagina
- Clic en botón derecho del pie del campo (1)

- Seleccionar ordenar y agrupar (2)
- Escoger pie de grupo SI y encabezado de grupo SI (3)
- Luego me voy a propiedades del pie del campo y en formar nueva página, marco
después de la sección (4)
Informe de 3 Hojas
32
17. Menú utilizando Panel de Control
- Proceso:
- Crear la Base de datos
- Cree las tablas, relaciones, informes, consultas
- Generar macros para cada una de las consultas. Es necesario ya que en el panel de
control debera accesar a cada consulta a traves de una macro
- Creacion de la Macros para las consultas:
- Selecciones Macros
- Pulse sobre Nuevo
- Cierre El Macro
- Precionar Enter para grabar la macro
- Escriba el nombre del macro

- Precionar Aceptar o pulsar Enter
33
- Se puede observa que ya fue creada la macro, para cada consulta se debe de
seguir el mismo proceso que se ha realizado anteriormente
34
18. Generacion del Panel de Control
- Proceso:
- Seleccione Herramientas en el menu (1)
- De clic sobre la opcion Utilidades de la Base de Datos (2)
- Pulse clic sobre Administrador del Panel de Control (3)
- Automaticamente se abrira una nueva ventana (4)
- Pulser Enter o clic en Boton Si (5)
- Se abrira una nueva ventana (6)
- Pulse clic sobre boton Nueva (7)
- Se abrira una nueva ventana
- No es necesario que se borre el texto que aparece en esta ventana, solamente
escriba el nombre que se desee y automáticamente se borrará
- Pulse sobre Nueva ...
- Pulse aceptar nPulse sobre Nueva ...
35
- Pulse aceptar
- Dee star forma crea el formato externo de su panel de control.
36
19. Cree los controles de cada uno de los Menus
- Seleccione Modificar...
- Muestra la siguiente ventana
-Pulse sobre Nuevo...

-Muestra la siguiente ventana
-Seleccione la flecha y de clic sobre formularios (1) Ambos espacios deben llevar el
Mismo texto
- Aguegar Formulario
- Proceso:
- Debe de Cambiar el tipo de Comando a la opcion ¨Abrir el formulario en modo
Edicion
- Se debe de elegir en formulario los formularios que se desean ingresar en el menu
- El nombre del Formulario debe de ser igual al de Texto como se muestra en la
grafica siguiente
- Se pulsa el boton aceptar
37
- Se abre muestra esta ventana con los formularios elegidos

- Se pulsa el boton cerrar de Modificaciones de Panel de Control
- Muestra la Ventana de Adminstrador de Panel de Control (1)
- Pulse el boton de Cerrar
- Se presentar el campo de la siguiente forma (1)
- Se pulsa el boton de formulario (2)
- Se presentara asi (3)
- Se Selecciona el menu que en este caso el nombre que se le asigno fue Menú (4)
- Al momento de presionar cualquiera de los botones se despliega el informe al cual
se le llamo
- Ejemplo
- Estudiantes (5)
- Asignacion de Curso (6)
38

Aprende Access

Uploaded by

Document Information

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Aprende Access

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

Presentación del curso

Tabla: Se define como un objeto de la base de datos de ACCESS, que permite

Se colocan los campo previamente determinados dependiendo de la necesidad, el

2. Reglas para la creación de nombre de campos

1.Cada campo debe de tener un máximo de 64 caracteres en el nombre.

- Si no se establece una llave principal no se podrá realizar ninguna relación y la

- Si los campos no son continuos:

- La Llave Foránea también se determinar en el momento de las relaciones entre las

- Seleccionar Archivo, Guardar (1) o se puede presionar el disket que se encuentra

- En el caso que no se haya definido una Clave Principal, le aparecerá el siguiente

6. Relaciones entre Tablas

- La Relación se define como una asociación establecida entre campos comunes de

- Agregue a la ventana Relaciones, las tablas que se van a relacionar.

También se puede realizar desde la barra de herramientas, un botón llamado

Mostrar Tabla para que presente la ventana

- Al momento de arrastrar el nombre del campo hacia la ubicación de la clave

7. Presentación Final de las Relaciones

- Cerrar la ventana de Relaciones y se despliega un mensaje donde indica que si no

8. Creación de Cuadro Combinado

- Seleccionar el campo, que en este caso seria CodCarrera. El campo debe de

- Se debe de seleccionar el botón que se encuentra en el cuadro de Herramientas

(1) , si no aparece el cuadro de Herramientas presionar este botón.

Selección el botón SIGUIENTE

Selección el botón SIGUIENTE nSeleccione el campo que desee para el listado de

- Selección el botón SIGUIENTE nDesactivar la opción de ocultar Columna Clave

- Se elige el campo que uno quiere que tome como referencia

Selección el botón SIGUIENTE

Selección el botón SIGUIENTE

(Nombre del Cuadro Combinado)

9. Creación de Cuadro de Texto

- Se borra la etiqueta que trae el Cuadro de Texto

- Automáticamente cuando se cambia la elección del cuadro combinado cambia el

10. Crear Barra de Botones

- Automáticamente se abrira una nueva ventana en la cual:

- Seleciona nuevamente el formulario (1)

- Tambien se puede seleccionar de la siguiente forma:

11. Crear Botones y Activarla

- Crear o abrir la base de datos ne la que se creará el formulario.

- Si ya tiene formulario creado abralo en Vista de Diseño

- Haga clic en el boton llamado Cuadro de Herramientas

- Inserte un texto para el título en el Encabezado de Formulario

- Seleccione la opción adecuada, según el botón que se desee crear.

- Defina si desea imagen o texto para la presentación del boton.

- Repita el procedimiento para cada uno: Agregar un nuevo registro y eliminar

- Clic en el boton de Autoformulario y cambie el fondo para el formulario

12. Proceso de Calculos en Formulario

Los formularios tambien permiten realizar procesos de calculo.

13. Crear un Objeto Calendario

- Hay que Ordenar toda la distribución de la tabla ya que el calendario se posicion

14. Crear Evento

- Realizacion del Evento

15. Diseñar un Informe de Datos Agrupados

> Traslada una campo (2)

- Al finalizar haga clic en el boton Siguiente

- Al finalizar el procedimiento debe hacer clic en el boton Siguiente

- Al finalizar el procedimiento debe hacer clic en el boton Siguiente

- Haga clic en Siguiente nAhora ha llegado el momento de ponerle nombre al

16. Salto de Pagina

- Clic en botón derecho del pie del campo (1)

17. Menú utilizando Panel de Control

- Precionar Enter para grabar la macro

- Escriba el nombre del macro

18. Generacion del Panel de Control