MS Access manual creación tablas relaciones

Centro de Bachillerato Tecnolgico, industrial y de servicios 142 Centro de Estudios Tecnolgicos, industrial y de servicios 146
Manual de Access Diseo de Sistemas de Informacin Academia de Informtica
MS-ACCESS
ELABORADO POR: ADRIANA VELASQUEZ CORTES (CETis 146) ALMA ANGELICA VELASQUEZ VIGIL (CBTIS 142)
MANUAL DE PRACTICAS SEMESTRE FEBRERO-JULIO11
Semestre Febrero-Julio11 L.I. Alma A. Velsquez Vigil
1 L.I. Adriana Velsquez Corts
INDICE
Fundamentacin Objetivo . Competencias genricas ... Competencias disciplinares Objetivo del submodulo .. Prueba diagnstica .. Introduccin Inicio de Access ... . Creacin de bases de datos ...... Creacin de tablas .. . Relaciones .. Diseo de consultas .................. Informes Formularios .. Bibliografa Glosario .. 3 3 3 3 4 4 5 6 7 8 12 16 19 21 26 26
FUNDAMENTACION
En este manual conoceremos las caractersticas que convierten a Access en una herramienta profesional imprescindible para todo tipo de empresas, y en especial para aquellas que necesitan manejar grandes volmenes de informacin. Conoceremos las ventajas que podemos obtener de las bases de datos relaciones frente a las bases de datos simples; Veremos los inconvenientes de tener todos los datos en una nica tabla y la imposibilidad de manejarlos con un mnimo de eficiencia. Aprenderemos la importancia de una buena planificacin antes de comenzar su creacin. Tambin veremos los tipos de relaciones entre las bases de datos y aprenderemos a crearlas y gestionarlas Abordaremos los formularios, consultas orientadas a las bases de datos relacionales, as como los informes.
Semestre Febrero-Julio11 L.I. Alma A. Velsquez Vigil 2 L.I. Adriana Velsquez Corts
COMPETENCIAS GENERICAS
1.- Se conoce y valora a si mismo y aborda problemas y retos teniendo en cuenta los objetivos que persigue Elige alternativas y cursos de accin con base en criterios sustentados y en el marco de un proyecto de vida. 4.- Escucha, interpreta y emite mensajes pertinentes en distintos contextos mediante la utilizacin de medios, cdigos y herramientas apropiados. Maneja las tecnologas de la informacin y la comunicacin para obtener informacin y expresar ideas. 5.- Desarrolla innovaciones y propone soluciones a problemas a partir de mtodos establecidos. Sigue instrucciones y procedimientos de manera reflexiva comprendiendo como cada uno de sus pasos contribuye al alcance de un objetivo 8.-Participa y colabora de manera efectiva en equipos diversos Asume una actitud constructiva, congruente con los conocimientos y habilidades con los que cuenta dentro de distintos equipos de trabajo.
COMPETENCIAS DISCIPLINARES
7.- Valora y describe el papel del arte, la literatura y los medios de comunicacin en la recreacin o la transformacin de una cultura, teniendo encuentra los propsitos comunicativos de distintos gneros. 12.- Utiliza las tecnologas de la informacin y comunicacin para investigar, resolver problemas, producir materiales y transmitir informacin.
Objetivo General del Submdulo
El alumno ser capaz de crear Bases de Datos, tablas, relaciones, consultas e informes utilizando Microsoft Access
PRUEBA DIAGNOSTICA
Este pequeo cuestionario te va a ayudar a medir tus conocimientos en el manejo de MS. Access, lo ideal es que lo contestes antes de iniciar y al final del submodulo. Conceptos Bsicos de Access 1. Define el concepto de base de datos, tabla, campo, registro 2. Qu es Access 3. Qu es una Consulta 4. Qu es un Formulario 5. Qu es un Informes Partes principales de la ventana de Access 6. 7. Como entrar a Access Indica el nombre y la funcin de los siguientes iconos
8. 9. 10. 11.
12. 13. 14. 15.
Menciona tres formas de Salir de Access Menciona las pasos a seguir para crear una tabla Menciona 4 tipos de datos que se manejan en la creacin de campos Contesta lo siguiente con respecto a las propiedades de los campo: a. Para que se utiliza el Formato? b. Para que se utiliza la mascara de entrada? c. Para que se utiliza Ttulo? d. Para que se utiliza la Regla de Validacin? e. Para que se utiliza Texto de Validacin? f. Para que se utiliza Requerido? Qu es un campo clave? Como se crea el campo clave? Qu es una Relacin? Tacha el icono que se utiliza para crear una relacin
a)
b)
c)
16. 17. 18. 19.
Cuales son los tipos de relaciones que existen? Menciona los pasos a seguir para crear una relacin Como se elimina una relacin? Qu es la integridad referencial?
Introduccin
Microsoft Access es un programa, utilizado en los sistemas operativos Microsoft Windows, para la gestin de bases de datos creado y modificado por Microsoft y orientado a ser usado en entornos personales o en pequeas organizaciones. Es un componente de la suite Microsoft Office. Permite crear ficheros de bases de datos relacionales que pueden ser fcilmente gestionadas por una interfaz grfica sencilla. Adems, estas bases de datos pueden ser consultadas por otros programas. Este programa permite manipular los datos en forma de tablas (formadas por filas y columnas), crear relaciones entre tablas, consultas, formularios para introducir datos e informes para presentar la informacin. Microsoft Access permite: Almacenar datos: una base de datos almacena datos relacionados conun asunto o propsito particular
Facilita las tareas de agregar, actualizar, organizar y eliminar datos. Buscar datos: puede ubicarse un dato fcil y rpidamente. Analizar e imprimir informacin: se pueden realizar clculos con los datos almacenados en la base de datos Manejar datos: una base de datos permite manejar con relativa facilidad grandes volmenes de datos. Compartir datos: la mayora de los programas de bases de datos. permiten que ms de un usuario acceda simultneamente a los mismos
INICIO DE ACCESS
1. Clic en el botn Inicio y luego Programas. y luego Enter, lo cual nos Barra de ttulo llevar a la siguiente pantalla:
2. Del conjunto de programas Office, buscar
Barra de acceso rpido
Permite crear una base de datos
Seccin que nos permite crear o abrir una base de datos
CREACION DE BASE DE DATOS

a. Clic en el icono Base de Datos en Blanco b. Una vez hecho esto, Access solicitar
el nombre de la base de datos
c. Dar clic en el icono

presionar Crear.
para proporcionar el nombre de la base de datos, as como su ubicacin,
d. A continuacin, Access mostrar la siguiente pantalla, en donde se presenta la Vista Hoja de Datos:
BANDA DE OPCIONES ACTIVIDAD 1. ESCRIBE EL NOMBRE DE LOS ICONOS QUE FORMAN LA BANDA
Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecern pequeos recuadros junto a las pestaas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que debers pulsar para acceder a esa opcin sin la necesidad del ratn.
CREACION DE TABLAS
a. Clic en el icono Ver
y le las siguientes opciones, elegir Vista diseo
b.
Nos pide el nombre de la primera tabla a crear en el siguiente cuadro
c. Posteriormente nos mostrara la ventana para disear la base de datos VISTA DISEO
Una tabla es el elemento principal de cualquier base de datos ya que todos los dems objetos se crean a partir de stas. En esta ventana, a la izquierda aparece el Panel de Exploracin, en donde se muestran los objetos que son creados dentro de la base de datos. Al inicio solo se mostrar el nombre de la tabla, pues el nico objeto que por el momento tenemos. Puedes ocultarlo haciendo clic en el botn Ocultar ACTIVIDAD 2: Inicar las partes que forman la ventana en Vista Diseo .
Partes de la ventana: a. Panel de exploracin b. Barra de ttulo c. Barra de herramientas d. Barra de mens e. Nombre de campo. f. Tipo de datos. g. Descripcin. h. Propiedades del campo i. Barra de estado ACTIVIDAD 3: Indica la funcin de los iconos de la barra de herramientas que aparecen a continuacin:
ACTIVIAD 4. Escribe en tu libreta los tipos de datos de Access, as como una breve descripcin de ellos
Caractersticas de cada propiedad: Las opciones que se muestran, depende del tipo de campo que se haya seleccionado.
Tamao de campo. En esta propiedad se establece cual ser el tamao mximo del campo. Solo se puede emplear con el tipo texto y numrico. o Texto. Se mide en caracteres. El tamao mximo es de 255 caracteres. o Numrico. El tamao de los datos numricos se mide segn el tipo seleccionado: Byte Nmeros comprendidos entre 0 y 255 Entero Nmeros comprendidos entre -32768 y 32768 Entero largo Nmeros entre -2147483648 y 2147483648 Simple Nmeros reales entre -342823x1038 y 342823x1038 Formato. Con esta propiedad se establece la forma en que aparecer el dato. Esta propiedad solo se pueda apreciar cuando se han terminado de escribir los datos y se pasa a otro campo.
Tipo Texto. No tiene formato predefinido. Tipo Numrico, moneda y autonumrico. Entre las formas de representar estos datos se encuentran:
Para los tipos Fecha y hora se encuentran:
Lugares decimales. Para indicar el nmero de caracteres habr despus del punto. Solo se muestra con lo tipos de datos numricos. Mascara de entrada. Esta propiedad permite aadir una plantilla para escribir datos. Para escribir una mscara se utilizan alguno caracteres especiales: Carcter de mscara 0 9 # L ? A A & C ,.:-/ < > ! Significado en el patrn Obliga a introducir un nmero Se puede introducir un nmero, un espacio o nada. Se puede introducir un nmero, espacio, +, - o nada. Obliga a introducir una letra. Se puede introducir una letra o nada. Obliga a introducir una letra o nmero. Se puede introducir una letra, un nmero o nada. Obliga a introducir un carcter cualquiera o un espacio. Se puede introducir cualquier carcter, un espacio o nada. Se utilizan como separadores decimales, miles, horas y fechas Convierte a minsculas los caracteres situados por la derecha del smbolo Convierte en maysculas los caracteres situados por la derecha del smbolo La mscara se rellena de derecha a izquierda, cuando se definen caracteres opcionales en el extremo izquierdo de la mscara. El smbolo puede situarse en cualquier parte de la mscara El carcter situado a su derecha se convierte en un carcter fijo
Ttulo. Esta propiedad se utiliza para que el nombre de un campo en Vista de Hoja de datos sea distinto del nombre del campo en la Vista Diseo. Valor Predeterminado. Si se escribe un valor en esta propiedad, Access lo asignar automticamente al campo. Regla de validacin. Permite limitar los valores que se introducen en un campo. Texto de validacin. Solo se escribe si hay una regla de validacin. Se refiere al mensaje de error que aparecer si se viola la regla de validacin.
Requerido. Si se elige SI ser obligatorio aadir un dato para cada registro de la tabla. Permitir longitud cero. Es similar al anterior, pero se refiere a los campos Texto y permite o no las cadenas vacas. Indexado. Es una de las formas que existen para crear ndices en las tablas. Las opciones son las siguientes: o o o SI (Con duplicados). El campo se indexar, pero permitir tener valores duplicados. SI (Sin duplicados). El campo se indexar pero no permitir valores repetidos. NO. El campo no se indexar
CREACION DE CAMPOS CLAVE

Una clave es un dato que define por si solo a un registro de una tabla. Al crear una tabla debe indicarse cual ser el campo clave. Para ello debe definirse un campo que se sabe con certeza que no se repetir en ninguno de los registros de la tabla, ya que este dato debe ser nico en l tabla. Para crear un campo clave, seleccionarlo en la ventana de diseo y pulsar el botn , de la barra de herramientas o bien del men Edicin, seleccionar la opcin Clave Principal, y lo veremos de la siguiente forma:
Indica que el Id de la tabla es la llave primaria.
RELACIONES
Cuando se crea una relacin entre tablas, no es necesario que los campos relacionados tengan el mismo nombre. Sin embargo, los campos relacionados deben tener el mismo tipo de datos a menos que el campo de la clave principal sea un campo Autonumrico Para crear una relacin 1. Clic en el men Herramientas de base de datos
2. Clic en el icono de relaciones
, lo te llevar a la siguiente pantalla:
a)
Seleccionar las tablas que van a relacionarse y presionar Agregar b) Una vez que se han seleccionado las tablas presionar cerrar
a)
Al terminar tendrs una pantalla como la siguiente:
RELACIONAR TABLAS
b) Seleccionar el campo que va a relacionar ambas tablas, dado un clic y sin soltar el ratn arrastrar a la
siguiente tabla, al campo que tienen en comn y soltar.
En este ejemplo, sera seleccionar el campo Id de la tabla de Autor y arrastar hacia el campo idautor de la tabla de Libro-Autor
Al soltar aparecer el siguiente cuadro de dilogo Esta ventana indica: a) El nombre de las tablas a relacionar b) Los campos que se relacionan c) El tipo de relacin (uno a varios) En este punto debes poner mucha atencin, porque no debe haber relaciones uno a uno (porque estaras relacionando dos llaves principales (recuerda que los identificar por medio de este smbolo
INTEGRIDAD REFERENCIAL
La integridad referencial es un sistema de reglas que utiliza Microsoft Access para garantizar que las relaciones entre los registros de tablas relacionadas son vlidas y que no se eliminan ni modifican accidentalmente datos relacionados. Se puede establecer la integridad referencial cuando se cumplen todas las condiciones siguientes: El campo coincidente de la tabla principal es una clave principal Los campos relacionados tienen el mismo tipo de datos. Ambas tablas pertenecen a la misma base de datos de Microsoft Access
REGLAS DE LA INTEGRIDAD REFERENCIAL . Cuando se utiliza la integridad referencial, se aplican las reglas siguientes: No puede introducir un valor en el campo de clave externa de la tabla relacionada que no exista en la clave principal de la tabla principal. No puede eliminar un registro de una tabla principal si existen registros coincidentes en una tabla relacionada. No puede cambiar un valor de clave principal en la tabla principal si ese registro tiene registros relacionados.
RELACIONES: Relacin 1 a 1. Se crea esta

relacin cuando se relacionan 2 claves principales.
Relacin 1 a varios. Se crea esta

relacin cuando se relaciona 1 clave nica con la clave ajena de la segunda tabla.
ACTIVIDAD 5 : RELACIONA TODAS LAS TABLAS, AL FINAL DEBEN QUEDAR DE LA SIGUIENTE FORMA:
CERRAR UNA BASE DE DATOS

Una base de datos se puede cerrar de varias formas: 1. Cerrando Access 2. Clic en el botn de Office y pulsar Cerrar Base de
datos
3. O clic en el botn Cerrar
ACTIVIDAD 6: ESCRIBE EN TU LIBRETA LAS DIFERENTES OPCIONES QUE EXISTEN PARA ABRIR UNA BASE DE DATOS
DISEO DE CONSULTAS
ACTIVIDAD 7: Investigar a) Qu significa SQL b) Para que se utiliza c) Estructura bsica d) Operadores aritmticos, relacionales, lgicos e) Clausulas min, max, avg, sun, count. Una consulta es el conjunto de instrucciones que permiten extraer o seleccionar informacin de una tabla que cumple con determinadas condiciones. Para crear una consulta con una tabla Seleccionar el men Crear Clic en el icono Diseo de Consulta 3. Del cuadro de dialogo Mostrar tabla, seleccionar la tabla o tablas que se utilizaran en la consulta y presionar el botn Agregar, al final, presionar Cerrar
1. 2.
1.
La(s) tabla(s) seleccionada(s) quedar de la siguiente forma:
2.
3.
Sobre la parte gris (junto a la tabla) presionar el botn derecho y seleccionar la opcin Vista SQL En este cuadro, escribirs el cdigo en SQL para crear una consulta, ejemplo: Nombre de todos los autores
4. Graba la consulta con el nombre de Ejemplo1 5. Para ejecutar tu consulta, dar un clic en el icono de la barra de herramientas 6. Lo que vers a continuacin es el resultado de una consulta realizada, solo muestra el nombre de
los autores
1. 2.
ACTIVIDAD 8. Hacer las consultas que se realizaron en el saln de clases, con la base de datos de biblioteca. Para crear una consulta con ms de una tabla Seleccionar el men Crear Clic en el icono Diseo de Consulta 3. Del cuadro de dialogo Mostrar tabla, seleccionar las tablas que se utilizaran en la consulta y presionar el botn Agregar, al final, presionar Cerrar. Las tablas deben quedar de la siguiente forma:
4.
5.
Sobre la parte gris (junto a la tabla) presionar el botn derecho y seleccionar la opcin Vista SQL En este cuadro, escribirs el cdigo en SQL para crear una consulta, ejemplo: Nombre la editorial que publica el libro con clave 1001
6.
El resultado que veremos a continuacin ser el siguiente:

Informes
El asistente para informes constituye una forma muy sencilla de crear un informe. PASOS:
1. Del men Crear seleccionar Asistente para informes

2. Access mostrara el siguiente cuadro de dialogo
3.
Seleccionar la tabla que se incluir en el Informe Seleccionar los campos i. El icono > permite seleccionar un campo a la vez ii. El icono >> permite seleccionar todos los campos c. Presionar el botn Siguiente El siguiente cuadro se dialogo nos permitir indicar como deseamos que se agrupe la informacin
a. b.
4. 5. 6.
Cada vez que se seleccione un campo presionar > Dar clic en Siguiente El siguiente cuadro nos preguntar sobre los criterios de ordenacin, seleccionar Ninguno El siguiente cuadro nos preguntar sobre la forma en que deseamos que aparezca la informacin
Elegir Distribucin en Pasos y Orientacin Horizontal 7. 8. 9. Presionar Siguiente Elige un estilo El siguiente cuadro nos pedir el nombre del Informe, en este caso ser libro
10. Clic en Finalizar
ACTIVIDAD 9. DISEA LOS INFORMES PARA CADA UNA DE LAS TABLAS

VISTA DEL INFORME
FORMULARIOS
Los formularios sirven para definir pantallas generalmente para editar los registros de una tabla o consulta. Para crear un formulario realiza lo siguiente: OPCION DISEO DE FORMULARIO
1. Del men Crear, selecciona la opcin Diseo del formulario 2. Lo primero que vers ser un formulario en blanco en la vista diseo y tenemos que ir incorporando
los distintos objetos que queremos aparezcan en l..
Observar como la barra de formulario:
opciones ahora muestra las opciones necesarias para agregar objetos al
ACTIVIDAD 10. ESCRIBE EL NOMBRE DE LOS ICONOS DE LA BANDA DE OPCIONES
3. Cambia el fondo del color del formulario a. Selecciona el formulario y busca la propiedad Color de fondo, y selecciona el color de tu preferencia de la paleta que se muestra
Ahora vamos a empezar a agregar diferentes objetos al formulario: 4. Etiqueta (Formulario de libros), observa cmo cambia la propiedad Ttulo a. Cambiar el color de fondo (Propiedad Color de fondo) b. Modificar el ancho de los bordes (Propiedad Ancho de los bordes) c. Modificar el color de los bordes (Propiedad Color de los bordes) d. Modificar la fuente (nombre de la fuente; para este ejemplo elige Castellar) e. Modificar el tamao de la fuente (Propiedad Tamao de la fuente) f. Alinear al centro el ttulo (Propiedad Alineacin del texto) g. Elige fuente cursiva y modifica el color del texto
5. Agrega un logotipo y el nombre de la escuela
6. Ahora mira como va quedando el formulario, cambia de la vista diseo a la vista formulario (banda de opciones) ES MUY IMPORTANTE QUE OBSERVES LO QUE SUCEDE EN EL FORMULARIO CUANDO REALIZAS ESTOS CAMBIOS.
AGREGAR CAMPOS
1. Dar clic en el icono 2. De lado izquierdo de tu pantalla se mostrar una ventana con las tablas existentes en la base de datos,
elige la tabla de libros. Selecciona cada campo de la tabla y llvalo hacia el formulario. Es aspecto de tu formulario ser semejante a lo siguiente
3.
4. Cambia a vista Formulario y observa el formulario
AGREGAR BOTONES
1. Clic en el icono
2. Dibujar el botn sobre el formulario, una vez que se tenga el tamao deseado, soltar el botn y Access mostrar el siguiente cuadro de dialogo
Este cuadro nos permitir indicar la funcin de cada botn de comando que se agregue al formulario.
3. El botn que acabamos de agregar ser para ver el siguiente registro de la tabla, para lo cual realizar
lo siguiente:
a) Del cuadro de dialogo anterior seleccionar la Categora Exploracin de

registros.
b) Y en Acciones, selecciona Ir al registro siguiente

c) Presiona el botn siguiente d) Del siguiente cuadro de dialogo vas a seleccionar el aspecto final del botn
e)
f)
Elige Flecha derecha Presiona Siguiente El siguiente cuadro de dialogo nos pedir el nombre del botn , en este caso el nombre ser Siguiente y presiona Finalizar
g) Cambia a vista formulario para que pruebes el botn que acabas de crear. ACTIVIDAD 11. CREA LOS FORMULARIOS DE TODAS LAS TABLAS, ASI COMO LOS BOTONES PARA MANIPULAR LOS REGISTROS DE LA BASE DE DATOS: a) Ir al primer registro b) Ir al ltimo registro c) Agregar registros d) Eliminar registros e) Salir del formulario ANOTA EN TU LIBRETA LOS PASOS A SEGUIR PARA CADA UNO DE ELLOS
Bibliografa a Utilizar:
Aprenda Access 97 Visualmente. Trejos Hermanos Sucesores, S.A. Microsoft Access 2000. Francisco Pascual. Alfaomega.
Pginas de Internet http://www.areaint.com/access1.htm http://office.microsoft.com/es-es/access/HA100646163082.aspx
GLOSARIO
Actualizacin en cascada Para las relaciones que exigen integridad referencial entre las tablas, consiste en la actualizacin de todos los registros relacionados en la tabla o tablas relacionadas cuando cambia un registro de la tabla principal. Actualizar En una base de datos de Access, volver a mostrar los registros de un formulario u hoja de datos para reflejar los cambios realizados por otros usuarios. En un proyecto de Access, volver a ejecutar una consulta subyacente al formulario u hoja de datos activos para reflejar los cambios en los registros. Archivos de datos Archivo de base de datos o de proyecto de Access. Una base de datos de Access almacena objetos de base de datos y datos en archivos .mdb. Un archivo de proyecto no contiene datos y se utiliza para establecer una conexin con una base de datos de Microsoft SQL Server. rea de colocacin rea de una vista Tabla dinmica o Grfico dinmico en la que puede colocar campos de la lista de campos para mostrar los datos de stos. Las etiquetas de cada una de las reas de colocacin indican los tipos de campos que puede crear en la vista. rea de columna Parte de la vista Tabla dinmica que contiene campos de columna. Base de datos de Microsoft Access
Coleccin de datos y objetos como, por ejemplo, tablas, consultas o formularios, relacionados con un tema o una finalidad determinados. El motor de base de datos Microsoft Jet administra los datos. Botn de comando Control que ejecuta una macro, llama a una funcin de Visual Basic o ejecuta un procedimiento de evento. En ocasiones, se denomina botn de pulsacin en otras aplicaciones. Clusula Where Parte de una instruccin SQL que especifica los registros que se deben recuperar. Clave principal Uno o varios campos (columnas) cuyos valores identifican de forma exclusiva cada uno de los registros de una tabla. Una clave principal no puede permitir valores Nulo y siempre debe tener un ndice nico. Este tipo de clave se utiliza para relacionar una tabla con las claves externas de otras tablas. Consulta Pregunta sobre los datos almacenados en las tablas o peticin para realizar una accin con los datos. Una consulta puede reunir datos de varias tablas que actan como origen de datos de un formulario, informe o pgina de acceso a datos. Etiqueta Control que muestra texto descriptivo (por ejemplo un ttulo, un epgrafe o instrucciones) en un formulario, informe o pgina de acceso a datos. Las etiquetas pueden estar asociadas a otro control. Formulario Objeto de base de datos de Access en el que se incluyen controles para realizar acciones o para especificar, mostrar y editar datos en los campos. ndice Funcin que acelera la bsqueda y la clasificacin de una tabla basndose en valores de clave y que puede garantizar la exclusividad en las filas de una tabla. La clave principal de una tabla se indiza automticamente. Algunos campos no se pueden indizar debido al tipo de datos que contienen. Informe
Objeto de base de datos de Access que imprime informacin cuyo formato y organizacin se establecen de acuerdo con las especificaciones del usuario. Entre los ejemplos de informes se encuentran los resmenes de ventas, las listas de telfonos y las etiquetas postales. Integridad referencial Reglas que se deben observar para mantener las relaciones definidas entre tablas al introducir o eliminar registros. Mscara de entrada Formato que se compone de caracteres de visualizacin literales (como parntesis, puntos y guiones) y caracteres de mscara que indican dnde se deben especificar los datos, as como el tipo de datos y el nmero de caracteres permitidos. Normalizar Minimizar la duplicacin de informacin en una base de datos relacional mediante un diseo de tabla eficaz. Regla de validacin Propiedad que define valores de entrada vlidos para un campo o registro de una tabla o un control de un formulario. Access muestra el mensaje especificado en la propiedad TextoDeValidacin cuando se infringe la regla. Relacin Asociacin establecida entre campos comunes (columnas) en dos tablas. Una relacin puede ser de uno a uno, uno a varios o varios a varios. Uno a uno Asociacin entre dos tablas en la que el valor de la clave principal de cada registro de la tabla principal se corresponde con el valor del campo o campos coincidentes de un nico registro de la tabla relacionada. Uno a varios Asociacin entre dos tablas en la que el valor de la clave principal de cada registro de la tabla principal se corresponde con el valor del campo o campos coincidentes de varios registros de la tabla relacionada. Tabla Objeto de base de datos que almacena los datos en registros (filas) y campos (columnas). Estos datos estn relacionados normalmente con una categora determinada, por ejemplo empleados o pedidos.
Validacin Proceso que consisten en comprobar si los datos especificados cumplen determinadas condiciones o limitaciones. Valor predeterminado Valor que se especifica automticamente en un campo o control al agregar un nuevo registro. Se puede aceptar el valor predeterminado o reemplazarlo escribiendo un valor distinto. http://office.microsoft.com/es-mx/access-help/glosario-de-access-HP001059160.aspx

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Manual de Access Diseo de Sistemas de Informacin Academia de Informtica

MANUAL DE PRACTICAS SEMESTRE FEBRERO-JULIO11

Semestre Febrero-Julio11 L.I. Alma A. Velsquez Vigil

1 L.I. Adriana Velsquez Corts

Semestre Febrero-Julio11 L.I. Alma A. Velsquez Vigil

3 L.I. Adriana Velsquez Corts

Objetivo General del Submdulo

12. 13. 14. 15.

16. 17. 18. 19.

2. Del conjunto de programas Office, buscar

Barra de acceso rpido

Permite crear una base de datos

Seccin que nos permite crear o abrir una base de datos

Semestre Febrero-Julio11 L.I. Alma A. Velsquez Vigil

6 L.I. Adriana Velsquez Corts

CREACION DE BASE DE DATOS

c. Dar clic en el icono

para proporcionar el nombre de la base de datos, as como su ubicacin,

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7 L.I. Adriana Velsquez Corts

Semestre Febrero-Julio11 L.I. Alma A. Velsquez Vigil

8 L.I. Adriana Velsquez Corts

a. Clic en el icono Ver

y le las siguientes opciones, elegir Vista diseo

Nos pide el nombre de la primera tabla a crear en el siguiente cuadro

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9 L.I. Adriana Velsquez Corts

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Para los tipos Fecha y hora se encuentran:

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CREACION DE CAMPOS CLAVE

Indica que el Id de la tabla es la llave primaria.

Semestre Febrero-Julio11 L.I. Alma A. Velsquez Vigil

12 L.I. Adriana Velsquez Corts

2. Clic en el icono de relaciones

, lo te llevar a la siguiente pantalla:

Al terminar tendrs una pantalla como la siguiente:

Semestre Febrero-Julio11 L.I. Alma A. Velsquez Vigil

13 L.I. Adriana Velsquez Corts

Semestre Febrero-Julio11 L.I. Alma A. Velsquez Vigil

RELACIONES: Relacin 1 a 1. Se crea esta

Relacin 1 a varios. Se crea esta

Semestre Febrero-Julio11 L.I. Alma A. Velsquez Vigil

15 L.I. Adriana Velsquez Corts

CERRAR UNA BASE DE DATOS

3. O clic en el botn Cerrar

La(s) tabla(s) seleccionada(s) quedar de la siguiente forma:

Semestre Febrero-Julio11 L.I. Alma A. Velsquez Vigil

El resultado que veremos a continuacin ser el siguiente:

1. Del men Crear seleccionar Asistente para informes

Semestre Febrero-Julio11 L.I. Alma A. Velsquez Vigil

19 L.I. Adriana Velsquez Corts

Semestre Febrero-Julio11 L.I. Alma A. Velsquez Vigil

20 L.I. Adriana Velsquez Corts

10. Clic en Finalizar

ACTIVIDAD 9. DISEA LOS INFORMES PARA CADA UNA DE LAS TABLAS

VISTA DEL INFORME

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22 L.I. Adriana Velsquez Corts

Observar como la barra de formulario:

opciones ahora muestra las opciones necesarias para agregar objetos al

ACTIVIDAD 10. ESCRIBE EL NOMBRE DE LOS ICONOS DE LA BANDA DE OPCIONES