AUDITORA ADMINISTRATIVA I.

Definiciones de Auditora administrativa:

1.1 Definiciones de diversos autores Es el examen completo y constructivo de la estructura organizativa de una empresa, institucin o departamento gubernamental o de cualquier otra entidad, as como de sus mtodos de control, medios de operacin y empleo que d a sus recursos humanos y materiales.1 La Auditoria administrativa es la revisin objetiva, metdica y completa de la satisfaccin de los objetivos institucionales; con base en los niveles jerrquicos de la empresa; en cuanto a su estructura y la participacin individual de los integrantes de la institucin.2 La Auditoria administrativa puede definirse como un examen completo y constructivo de la estructura organizativa de una empresa, institucin o departamento gubernamental; o de cualquier otra entidad y de sus mtodos de control, medios de operacin y empleo que d a sus recursos humanos y materiales.3 Es la tcnica de control administrativo que examina-sistemtica e integralmente- el grado de eficiencia en la aplicacin del proceso administrativo a las distintas funciones de una entidad, as como la manera en que esta eficiencia influye en la efectividad de las mismas.4 Una auditora administrativa es la revisin analtica total o parcial de una organizacin con el propsito de conocer su nivel de desempeo y perfilar oportunidades de mejora sustentable.5 para innovar valor y crear una ventaja competitiva

Jos Mara Melgar Callejas, Auditora administrativa una necesidad permanente de la empresa moderna Jos Antonio Fernndez Arena, Auditora 3 William P. Leonard, Auditora Administrativa 4 Eduardo Mancillas Prez, Auditora administrativa : un enfoque cientfico 5 Enrique Benjamn Franklin, Auditora administrativa
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Definicin personal La Auditora administrativa es un examen objetivo, sistemtico y profesional de todo o parte del proceso administrativo de una organizacin en un perodo determinado, con el fin de determinar cul ha sido su desempeo, poder encontrar las deficiencias y las oportunidades de mejora para crear una ventaja competitiva sustentable.

II. Importancia de la auditora administrativa

En nuestros das las empresas requieren incrementar su productividad para ser competitivas en este ambiente globalizado, la Auditora administrativa es la principal herramienta de apoyo de la Administracin de una empresa en el camino de la eficiencia, motivo por el cual la Administracin debe ser revisada constantemente para determinar posibles prdidas, deficiencias y oportunidades de mejoramiento debido a que las decisiones tomadas afectan la eficiencia en las funciones bsicas de una empresa.

Planeacin

Obtencin de la Informacin

Evaluacin

Informe

Seguimiento

Trabajos Preliminares Diagnstico Administrativo Investigacin Preliminar Programa de Auditora

Instrumentos para la obtencin de datos  Observacin  Encuesta

Clasificacin y anlisis de la informacin Conclusiones y recomendaciones

Consideraciones generales Contenido del informe general

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III. Proceso de la auditora administrativa

3.1 Planeacin Que es la etapa en la cual se establecen los lineamientos de carcter general que regularan la aplicacin de la auditoria administrativa para garantizar la cobertura de los factores ms importantes y trascendentes. 3.1.1 Trabajos Preliminares Tienen como objetivo dejar en claro, tanto al auditor como al cliente, las razones de la auditora, las caractersticas bsicas del asunto o problema administrativo planteado y las condiciones y caractersticas del trabajo que va a realizar el auditor. En consecuencia el auditor deber informarse en forma general sobre el rubro de la empresa para conocer someramente las principales caractersticas de la industria a la que pertenece para comunicarse con mayor facilidad y propiedad desde el principio, pues de ello depender la personalidad de la relacin que entablar con el cliente. 3.1.2 Diagnstico administrativo e Investigacin Previa Debe llevarse a cabo una evaluacin panormica que nos dar una descripcin preliminar y aproximada, sin entrar en detalle, de la forma como en la empresa o unidad que se va a auditar se entiende y practica la administracin general, teniendo como marco de referencia la teora de la ciencia administrativa. El diagnstico administrativo; se llevar a cabo basndonos en entrevistas, apoyadas en cuestionarios cerrados a los directivos de la unidad auditada. La investigacin previa; se apoyar preponderantemente en la observacin directa de instalaciones y operaciones, reforzada con entrevistas de carcter abierto preferentemente a supervisores.

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Se debe elaborar un informe interno del diagnstico para los auditores, conteniendo sus impresiones generales sobre la administracin de la organizacin y las caractersticas generales de sta para ser utilizado en la definicin del Programa de Auditora administrativa y prever a su vez el personal necesario. Tambin se elaborar un informe para el cliente que contenga lo siguiente:  Situacin actual de la administracin  Propuestas de cmo la Auditora administrativa puede ayudar a la empresa.  Programa general del trabajo de auditora.  Beneficios previstos.  Honorarios y costos  Condiciones de la prestacin del servicio. 3.1.3 Programacin de la Auditora El programa de Auditora administrativa, consiste en un documento gua donde a partir del objetivo de Auditora administrativa, se relacionan en forma secuencial las actividades especficas que los auditores llevarn a cabo para la obtencin de la informacin, anlisis y evaluacin, as como la emisin de las recomendaciones respectivas; tambin se sealar las personas que llevarn a cabo cada actividad, los empleados, los directivos de los distintos niveles, as como los obreros que como colaboradores o informantes habrn de participar en dichas actividades.

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3.2 Obtencin de Informacin Se inicia con la ejecucin de los programas, el auditor levantar informacin con el objeto de examinar y evaluar como se est aplicando el proceso administrativo, si se han alcanzado, cmo y en qu medida los objetivos, las polticas, los diferentes procesos que se llevan a cabo en la empresa. Dicha informacin debe ser suficiente, confiable, vlida y sistemtica de tal manera que le permita llegar a conclusiones y elaborar recomendaciones con bases slidas. Instrumentos para la obtencin de datos: A. La contrastacin por observacin Con la observacin se obtendr informacin que no se encuentra registrada en ningn tipo de documento, o cuando queremos corroborar informacin obtenida por otro medio, motivo por el cual el auditor debe tener cuidado de no influir con su observacin en el comportamiento de la persona observada y en caso de una situacin anormal, no debe continuarse con la observacin, hasta que las cosas se normalicen. El auditor requiere de objetividad y rigurosidad, para no permitir que sus valores subjetivos influyan. B. Las contrastaciones por encuesta a) Cuestionario: El auditor deber considerar:  Definir el objetivo del cuestionario  Decidir qu informacin desea, cmo la usar y cmo se organizarn y analizarn las respuestas.  Disear preguntas claras y sencillas, directas y en el nivel del encuestado.  Usar preferentemente preguntas de respuesta cerrada o de opcin mltiple.  Las preguntas nunca deben incluir la respuesta.  Evitar el uso de palabras que permitan la interpretacin subjetiva.  Dar un orden lgico a las preguntas.

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 Hacer un buen diseo del formato del cuestionario, para que invite a su resolucin.  En cuanto a su aplicacin: a) si se usa una muestra de la poblacin, sta debe ser representativa; b) concientizar al encuestado sobre la importancia de sus respuestas. b) Entrevista: Permite ahondar ms en la realidad, obtener adems de una respuesta, una opinin sobre los hechos, ya que las preguntas se complementan y apoyan unas con otras, y puede esperarse que algunas respuestas confirmen, corrijan o inclusive contradigan otras. c) La contrastacin por documentacin: Las fuentes naturales son los archivos, ya sean manuales o electrnicos 3.3 Evaluacin Es en este momento cuando el auditor pone en juego toda su capacidad, conocimientos y experiencia, para llegar a hacer las recomendaciones pertinentes, para lo cual ser necesario predeterminar indicadores que le permitan llevar a cabo
una evaluacin ya no slo cualitativa sino cuantitativamente de las evidencias y

hallazgos encontrados. 3.3.1 Clasificacin y anlisis de la informacin A. Clasificacin: Es probable que haya necesidad de hacer clasificacin de datos con la finalidad de trabajarlos estadsticamente. Entre los criterios utilizados tenemos:  Por perodo; se podran clasificar por mes para apreciarse las tendencias, tasas de variacin, cambios aleatorios, etc.  Por responsabilidades; para poder detectar ciertas actividades que no corresponden al nivel en que se encuentran.  Por estructura; Las diferentes funciones bsicas de la empresa, detectando nmero de empleados, inversin en instalaciones, etc.
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 Por factores influyentes; detectando los factores principales que influyen para que se den los accidentes en la fbrica entres otros. B. Anlisis de problemas: Se busca analizar causas y determinar si existe una relacin entre ciertos factores y algunos hechos, para lo cual se debera: 1. Conocer el problema o situacin que se analiza. 2. Describir el problema o situacin. 3. Descomponerlo en sus elementos con el fin de conocer todos sus detalles. 4. Comprender y examinar crticamente cada elemento. 5. Ordenar cada elemento de acuerdo con el criterio de clasificacin elegido, hacer comparaciones y buscar analogas o discrepancias con otros hechos. 6. Definir las relaciones que operan entre cada elemento, considerados individualmente y en conjunto, as como su relacin con el medio. 7. Formular un diagnstico de la situacin. 3.3.2 Conclusiones y recomendaciones A. Las conclusiones; son los juicios sobre la falsedad o veracidad de las hiptesis utilizadas, tales inferencias se realizan con base en los datos obtenidos durante la contrastacin de hiptesis. B. Las recomendaciones; el auditor debe ser consciente que al emitirlas adquiere una responsabilidad social pues repercutirn en la empresa y en quienes participan en ella de manera importante para un mejoramiento en la administracin de la empresa, es la culminacin del trabajo del auditor, aunque posteriormente venga la implementacin, esta probablemente no est en manos del auditor, sino en el mismo cliente. Para elaborar las recomendaciones el auditor deber guiarse de lo siguiente:  Utilidad que reporta al cliente.
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 Sujecin a los objetivos y polticas establecidas.  Requerimientos del cliente.  Recursos disponibles.  Costo de ejecucin.  Riesgos probables.  Tiempos de realizacin.  Desarrollo de la empresa  Condiciones legales. 3.4 Informe Es un documento importante donde suele reflejarse la calidad y efectividad con que se llev a cabo el trabajo de auditora, por lo tanto se debe poner especial esmero en su elaboracin, cuidando tanto los aspectos de forma, contenido y oportunidad. 3.4.1 Consideraciones generales  Presentar los hechos en orden de importancia.  Tener presente quienes sern los que leern el informe.  El informe no debe ser demasiado largo, ni escrito en forma tediosa.  Tener perfectamente claro el asunto que se est tratando.  Deben preverse los intereses del cliente, para redactar el informe en ese sentido.  Estar seguro de poseer las pruebas de todo lo que se presenta en el informe.  Debern presentarse tanto las deficiencias encontradas como las recomendaciones propuestas.  Presentacin oportuna.  Deber estar apoyado con los anexos necesarios.

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3.4.2 Contenido del informe general 1. Introduccin 2. Antecedentes 3. Tcnicas empleadas 4. Diagnstico 5. Propuesta 6. Estrategia de implantacin 7. Seguimiento 8. Conclusiones y recomendaciones 9. Anexos 3.5 Seguimiento La responsabilidad de seguimiento depender de lo que el cliente haya solicitado, en ocasiones es el mismo personal de la empresa quin se encarga de la total implementacin de las recomendaciones, pero es responsabilidad del auditor ver en qu forma puede coadyuvar para que sus recomendaciones tengan el xito esperado, tanto por l como por el cliente. IV. Tema libre terico: Dimensin y objeto de la Auditora administrativa

4.1 La dimensin de la Auditoria administrativa Es la amplitud, en cuanto a qu tanto del Proceso Administrativo abarcar. 4.2 El objeto la Auditoria administrativa Se refiere especficamente a lo que va a estudiar, en este caso la Administracin o Proceso Administrativo.

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Desde su dimensin puede ser: 4.1.1 Total Cuando el objeto de estudio son todas las funciones del proceso Administrativo. 4.1.2 Parcial Cuando el objeto de estudio es solo una funcin del proceso Administrativo. 4.1.3 Fragmentaria Cuando el objeto de estudio es algn elemento de una funcin del proceso administrativo; como polticas, procedimientos, divisin del trabajo delegacin de autoridad, tipo de liderazgo, comunicacin, estndares, tcnicas de medicin, etc.

Relacin de la dimensin, objeto y alcance de la Auditora Administrativa

Tcnica Auditora Administrativa

Dimensin Total Parcial

Objeto Todo el proceso administrativo Una funcin del proceso y y

Alcance Toda la empresa Un departamento de la empresa y Una funcin de la

administrativo

empresa Fragmentaria Un elemento de una funcin del proceso administrativo y Una subfuncin de la empresa

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Bibliografa

Mancilla Prez, Eduardo J. 2001 La auditora administrativa: un enfoque cientfico, Mxico: Editorial Trillas Benjamn Franklin, Enrique. 2001 Auditora administrativa, Mxico: Mc Graw Hill, 1 ed. William P. Leonard, 1989 Auditora Administrativa. Mxico: Editorial Diana http://fcasua.contad.unam.mx/apuntes/interiores/docs/2005/administracion/7/1750. pdf http://www.uv.mx/iiesca/revista/documents/auditoriaadm2003-1.pdf

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NDICE
I. Definiciones de Auditora administrativa: ............................................................................ 1 1.1 1.2 II. III. 3.1 3.1.1 3.1.2 3.1.3 3.2 3.3 3.3.1 3.3.2 3.4 3.4.1 3.4.2 3.5 IV. 4.1 4.2 4.1.1 4.1.2 4.1.3 Definiciones de diversos autores................................................................................... 1 Definicin personal ....................................................................................................... 2 Importancia de la auditora administrativa....................................................................... 2 Proceso de la auditora administrativa .............................................................................. 3 Planeacin ..................................................................................................................... 3 Trabajos Preliminares ................................................................................................... 3 Diagnstico administrativo e Investigacin Previa ...................................................... 3 Programacin de la Auditora ....................................................................................... 4 Obtencin de Informacin ............................................................................................ 5 Evaluacin ..................................................................................................................... 6 Clasificacin y anlisis de la informacin ..................................................................... 6 Conclusiones y recomendaciones ................................................................................. 7 Informe .......................................................................................................................... 8 Consideraciones generales ........................................................................................ 8 Contenido del informe general .................................................................................. 9 Seguimiento................................................................................................................... 9 Tema libre terico: Dimensin y objeto de la Auditora administrativa .......................... 9 La dimensin de la Auditoria administrativa ................................................................ 9 El objeto la Auditoria administrativa ............................................................................ 9 Total......................................................................................................................... 10 Parcial ...................................................................................................................... 10 Fragmentaria ........................................................................................................... 10

Bibliografa ................................................................................................................................. 11

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Ao del Centenario de Machu Picchu para el Mundo

Facultad de Ciencias Empresariales Escuela de Contabilidad

Tema

: Auditora Administrativa

Alumna Turno Ciclo Docente

: Correa Cruzado, Wendy Cindy : Tarde : : VIII

Dr. Dante Chvez Abanto Trujillo Per 2011

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